BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Tata naskah dinas by cometjunkie44

VIEWS: 0 PAGES: 136

									                     Lampiran:     Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan
                                   NOMOR PER.18/MEN/2005
                                   Tentang Pedoman Umun Tata Naskah Dinas di
                                   Lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan




                                     BAB I
                                 PENDAHULUAN



A. Latar Belakang


      Tata naskah dinas yang seragam dan berlaku secara nasional akan
  sangat mendukung kelancaran arus komunikasi dan informasi antarinstansi
  Pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan
  pembangunan.
      Dalam rangka mencapai tujuan tersebut, Menteri Pendayagunaan
  Aparatur     Negara      telah       mengeluarkan      Keputusan      Nomor
  72/KEP/M.PAN/07/2003 Tanggal 24 Juli Tahun 2003 tentang Pedoman Umum
  Tata Naskah Dinas untuk digunakan sebagai acuan umum penyelenggaraan
  administrasi umum dan penyusunan pedoman tata naskah dinas yang
  disesuaikan dengan keperluan instansi masing-masing.
      Pada saat ini penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan
  Departemen Kelautan dan Perikanan (DKP) mengacu kepada ketentuan yang
  tercantum dalam Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor
  KEP.32/MEN/2002.
      Untuk memutakhirkan dan mengaktualkan sistem tata naskah dinas di
  lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan, telah dibentuk Tim
  Peninjauan Kembali yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Kelautan dan
  Perikanan Nomor KEP.24/MEN/SJ/2005. Tim dimaksud bertugas untuk
  melakukan revisi terhadap KEP.32/MEN/2002 dengan mengacu kepada
  Keputusan     Menteri     Pendayagunaan        Aparatur    Negara     Nomor
  72/KEP/M.PAN/07/2003, yang dapat digunakan baik untuk keperluan internal
  Departemen Kelautan dan Perikanan maupun dalam berkoordinasi dengan
  instansi atau pihak lain di luar Departemen Kelautan dan Perikanan.


                                                                              4
B. Maksud dan Tujuan


        Pedoman tata naskah dinas ini merupakan hasil peninjauan terhadap
  Pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang telah ditetapkan berdasarkan
  Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.32/MEN/2002.


  1. Maksud
     Maksud penyusunan Pedoman Umum ini adalah memutakhirkan dan
     mengaktualkan substansi yang berkaitan dengan penyelenggaraan tata
     naskah dinas yang akan digunakan sebagai pedoman bagi seluruh jajaran
     DKP      sesuai    dengan      ketetentuan   terakhir   dari    Kementerian
     Pendayagunaan       Aparatur      Negara     sebagai    institusi   pembina
     ketatalaksanaan.


  2. Tujuan
     Tujuan penyusunan Pedoman Umum ini adalah tercapainya kelancaran
     komunikasi kedinasan, khususnya dalam tata persuratan, baik di dalam
     lingkungan DKP maupun di instansi lain,        sehingga dapat mendukung
     pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan
     dengan lebih efektif dan efisien.


C. Sasaran

  Sasaran penyusunan Pedoman Umum ini adalah

  1. tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran mengenai
     penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh unit kerja di lingkungan DKP
     baik di kantor pusat maupun di daerah;
  2. terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur
     lainnya dalam lingkup administrasi umum;
  3. tercapainya kelancaran komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan
     dalam pengendalian;
  4. tercapainya daya guna dan hasil guna penyelenggaraan tata naskah dinas;
  5. terwujudnya efisiensi dalam penyelenggaraan tata naskah dinas.


                                                                               5
D. Asas-Asas


  1. Asas Efektif dan Efisien
     Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan
     efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas,
     spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang
     baik, benar, dan lugas.


  2. Asas Pembakuan
     Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang
     telah dibakukan. Petunjuk teknis tata naskah dinas di lingkungan DKP,
     baik di kantor pusat maupun di daerah, mengacu kepada Pedoman Umum
     Tata Naskah Dinas yang membakukan jenis dan         penyusunan naskah
     dinas, serta tata cara penyelenggaraannya.


  3. Asas Pertanggungjawaban
     Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari
     segi isi, format, prosedur, kearsipan, kewenangan, dan keabsahan.


  4. Asas Keterkaitan
     Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas terkait dengan kegiatan
     administrasi umum dan unsur administrasi umum lainnya.


   5. Asas Kecepatan dan Ketepatan
     Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja atau satuan
     organisasi, tata naskah dinas harus dapat diselesaikan secara tepat waktu
     dan tepat sasaran, antara lain dilihat dari kejelasan redaksional,
     kemudahan prosedural, kecepatan penyampaian, dan distribusi.


  6. Asas Keamanan
     Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansinya mulai dari
     penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan,
     kearsipan, dan distribusi. Dalam rangka mewujudkan tata naskah dinas

                                                                            6
     yang efektif   dan efisien, pengamanan naskah dan aspek legalitasnya
     perlu dilihat sebagai penentu yang paling penting.


E. Ruang Lingkup
  Ruang lingkup Tata Naskah Dinas di Lingkungan DKP meliputi
  1. Pendahuluan;
  2. Tata Naskah Dinas;
  3. Prosedur dan Pengelolaan Naskah Dinas;
  4. Persuratan Elektronis;
  5. Pengangkatan Pelaksana Tugas, Pelaksana Harian, dan Serah Terima
     Jabatan;
  6. Penutup.




                                                                        7
                                     BAB II
                             TATA NASKAH DINAS



A. Pengelompokan


  Jenis tata naskah dinas yang digunakan di lingkungan DKP dibedakan
  sebagai berikut.

  1.   tata naskah dinas yang berfungsi sebagai sarana penyampaian informasi
       dan sejenisnya, antara lain
       a. surat dinas,
       b. nota dinas,
       c. memorandum,
       d. surat edaran,
       e. surat undangan,
       f. surat panggilan,
       g. surat pengantar,
       h. surat peringatan, dan
       i. pengumuman;


  2.   tata naskah dinas yang berfungsi memberi keterangan, petunjuk
       tugas/perintah, hak dan kewajiban, dan sejenisnya, antara lain
       a. surat keterangan,
       b. surat izin,
       c. surat kuasa,
       d. surat perintah,
       e. surat tugas,
       f. surat pernyataan,
       g. surat perjanjian, dan
       h. piagam penghargaan,




                                                                          8
3.   tata naskah dinas yang isinya harus segera disampaikan kepada yang
     berhak menerima, antara lain
     a. telegram,
     b. teleks,
     c. radiogram,
     d. faksimile, dan
     e. Surat Elektronik/Sur-el (Electronic Mail/E-Mail);


4.   tata naskah dinas yang berupa catatan/naskah yang bersifat alat
     pembuktian, antara lain
     a. berita acara,
     b. berita acara pemeriksaan (diatur sendiri),
     c. risalah,
     d. laporan,
     e. naskah serah terima,
     f. lembar disposisi (disesuaikan dengan struktur unit organisasi yang
        bersangkutan), dan
     g. kartu kendali;


5.   tata naskah dinas yang dirumuskan dalam susunan dan bentuk peraturan
     perundang-undangan yang diatur dalam Keputusan Menteri Kelautan
     dan Perikanan tersendiri;


6.   tata naskah dinas yang mempunyai tingkat kerahasiaan, yaitu
     a. surat sangat rahasia,
     b. surat rahasia, dan
     c. surat terbatas,
     Surat yang mempunyai tingkat kerahasiaan sebagaimana poin a,b, dan
     c tidak menggunakan format Tata Naskah Dinas Memorandum dan
     Nota Dinas.


7.   tata naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang,
     memerlukan pengesahan pertanggungjawaban berupa paraf disamping

                                                                         9
       kiri nama pejabat yang berwenang, baik materi maupun teknis, dari
       pejabat yang menyusun konsep.


B. Pengertian

  1.   Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang
       mencakup       pengaturan    jenis,     format,   penyiapan,    pengamanan,
       pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan serta media yang digunakan
       dalam komunikasi kedinasan.
  2.   Naskah dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi
       kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan
       DKP dalam rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan
       pembangunan.
  3.   Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan
       bentuk redaksional, termasuk tata letak dan penggunaan lambang, logo,
       dan cap dinas.
  4.   Kewenangan penandatanganan naskah dinas adalah hak dan kewajiban
       yang ada pada seorang pejabat untuk menandatangani naskah sesuai
       dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
  5.   Surat dinas adalah naskah dinas yang digunakan secara tertulis, bersifat
       kedinasan, berisi pemberitahuan, pernyataan, permintaan/penawaran,
       anjuran, saran, dan sebagainya yang ditujukan kepada instansi atau
       pihak lain di luar DKP sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
  6.   Nota dinas adalah bentuk naskah dinas intern yang dibuat oleh seorang
       pejabat antarunit Eselon I yang berbeda dalam melaksanakan tugas
       untuk    menyampaikan       petunjuk,    pemberitahuan,   pernyataan   atau
       permintaan kepada pejabat lain, serta memuat hal yang bersifat rutin,
       catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dan
       dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.
  7.   Memorandum adalah bentuk naskah dinas intern antara Menteri dan
       pejabat Eselon I atau antarpejabat dalam unit kerja Eselon I yang sama
       yang     bersifat   mengingatkan      suatu   masalah   dan    menyampaikan
       saran/pendapat kedinasan.


                                                                                10
8.   Surat edaran adalah naskah dinas yang berisi penjelasan dan petunjuk
     lebih lanjut sehubungan dengan ditetapkannya peraturan, perundang-
     undangan, instruksi, petunjuk pelaksanaan, dan petunjuk teknis.
9.   Surat undangan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan
     tentang adanya suatu acara/kegiatan, pertemuan, atau upacara dengan
     harapan penerima undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang
     telah ditetapkan. Surat undangan dapat dibedakan menjadi
     a. surat undangan kenegaraan, yaitu surat undangan yang dikeluarkan
        oleh Ketua MPR/DPR, Presiden, Menteri, Sekretaris Negara, atau
        Panitia Negara untuk menghadiri upacara kenegaraan;
     b. surat undangan resmi, yaitu surat undangan yang resmi dikeluarkan
        oleh Ketua MPR/DPR, Menteri, atau pemimpin lembaga pemerintah
        nondepartemen untuk menghadiri upacara resmi, baik yang dihadiri
        oleh maupun yang tidak dihadiri oleh Presiden/Wakil Presiden.
     c. surat undangan biasa, yaitu surat undangan yang dikeluarkan oleh
        pejabat untuk menghadiri acara resmi.
10. Surat panggilan adalah naskah dinas yang berisi panggilan dari pejabat
     yang berwenang agar orang yang dipanggil melaksanakan sesuatu
     sesuai dengan isi surat yang dimaksud.
11. Surat    pengantar      adalah     surat   dinas    yang     digunakan    untuk
     menyampaikan/mengantar pengiriman dokumen atau barang dan pada
     umumnya tidak memerlukan penjelasan.
12. Surat      peringatan    adalah     naskah   dinas    yang    berisikan   suatu
     teguran/peringatan     atas     kealpaan/kelalaian/kekeliruan    yang    telah
     dilakukan oleh seorang pejabat/pegawai,           yang bertentangan dengan
     ketentuan/peraturan yang berlaku.
13. Pengumuman adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan atau
     informasi tertentu untuk diketahui oleh intern organisasi masyarakat.
14. Surat keterangan adalah naskah dinas tentang pernyataan dari pejabat
     yang berwenang sebagai tanda bukti kebenaran atas sesuatu hal untuk
     memperoleh kelancaran dan kemudahan dalam pelaksanaan tugas atau
     untuk kepentingan tertentu.



                                                                                 11
15. Surat izin adalah naskah dinas yang berisikan keterangan yang diberikan
     kepada seorang pejabat tentang izin untuk melakukan sesuatu kegiatan,
     menggunakan fasilitas, dan/atau pembebasan dari suatu kewajiban
     dalam batas waktu tertentu.
16. Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisikan pernyataan tentang
     pemberian      wewenang/kuasa      dari    seorang     pejabat   kepada
     pejabat/pegawai atau orang lain untuk melakukan sesuatu untuk dan
     atas nama pejabat yang memberi kuasa.
17. Surat perintah adalah naskah dinas yang dibuat oleh pimpinan/pejabat
     atasan kepada bawahan dan memuat perintah apa yang harus dilakukan.
18. Surat tugas adalah naskah dinas        yang dibuat oleh atasan kepada
     bawahan dan memuat apa yang harus dilakukan.
     Perbedaan Surat Perintah dengan Surat tugas yaitu terletak pada inti
     tugas. Pada Surat Perintah, tugas bukan menjadi lingkup kewajiban yang
     menerima perintah, sedangkan pada Surat tugas adalah lingkup
     kewajiban menerima tugas.
19. Surat pernyataan adalah surat yang berisi pernyataan tentang suatu hal
     yang sifatnya harus dipertanggungjawabkan dan mendapat sanksi jika
     isinya tidak benar.
20. Surat perjanjian adalah naskah yang memuat persetujuan antar dua
     pihak atau lebih mengenai suatu hal (harta, pendidikan, pekerjaan, dan
     sebagainya) yang menimbulkan hak dan kewajiban pada masing-masing
     pihak.
21. Telegram adalah tulisan yang memuat berita penting yang perlu segera
     disampaikan dalam waktu terbatas, disusun dengan gaya tersendiri
     (gaya telegram), dikirim dengan alat telegram.
22. Teleks adalah tulisan berita penting yang dengan mengingat waktunya
     harus segera disampaikan kepada si alamat dengan dikirim.
23. Faksimili adalah berita yang dikirim melalui mesin faksimile.
24. Perkantoran elektronis (Electronic Office, e-Office) adalah aplikasi
     perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke
     proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas LAN.



                                                                          12
25. Persuratan elektronis/Sur-el (Electronic Mail/e-Mail) adalah sistem
    korespondensi yang menggunakan media elektronis, baik dalam lingkup
    internal maupun eksternal.
26. Penelusuran surat (Mail Tracking) adalah sistem yang menelusuri dan
    memantau seluruh aliran korespondensi secara elektronis untuk
    memastikan korespondensi diproses dengan benar dan transparan.
27. Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses
    pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh beberapa
    pihak dan saksi.
28. Risalah adalah laporan mengenai jalannya suatu pertemuan yang
    disusun secara sistematis dan materinya dipertanggungjawabkan oleh
    pembuat dan/atau pelaksana pertemuan itu sendiri sehingga mengikat
    sebagai dokumen resmi dari kejadian/peristiwa yang disebut di
    dalamnya.
29. Laporan adalah uraian tertulis tentang masalah/peristiwa yang telah
    terjadi sebagai telaahan/telitian pejabat/pelaksanaan tugas.
30. Naskah serah terima adalah risalah resmi mengenai penyerahan dan
    penerimaan     sesuatu       hak/penguasaan/pertanggungjawaban        yang
    dimaksudkan    sebagai    bukti   tertulis   berpindahnya   sesuatu   hak/
    penguasaan/pertanggungjawaban.
31. Surat sangat rahasia disingkat (SR), tingkat keamanan isi surat dinas
    yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan
    keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan
    yang tidak berhak, akan membahayakan keamanan dan keselamatan
    negara.
32. Surat rahasia disingkat (R), tingkat keamanan isi surat dinas yang
    berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara. Jika
    disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak, akan
    merugikan negara.
33. Surat terbatas adalah surat dinas yang berisikan keterangan- keterangan
    yang bersifat rahasia, tetapi permasalahannya perlu diketahui oleh
    beberapa pejabat secara terbatas.



                                                                            13
34. Papan nama instansi adalah papan yang bertuliskan nama instansi/unit
    organisasi yang bersangkutan.
35. Cap dinas adalah cap yang digunakan untuk mengesahkan suatu naskah
    dinas dan kertas berharga lainnya setelah ditandatangani oleh pejabat
    yang bersangkutan.
36. Cap jabatan adalah cap yang dalam tulisannya menyebutkan nama
    jabatan pejabat yang menandatangani surat. Cap jabatan hanya
    digunakan untuk Menteri dan pejabat struktural Eselon I.
37. Cap dinas departemen adalah cap yang dalam tulisannya menyebutkan
    nama instansi atau unit organisasi dan digunakan           untuk menyertai
    tanda tangan pejabat yang bertindak atas nama instansi atau unit kerja
    yang bersangkutan.
38. Prosedur tetap (Protap) adalah naskah dinas yang memuat serangkaian
    petunjuk pemimpin tentang tata cara serta urutan suatu kegiatan
    operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh seluruh
    pegawai/pejabat atau unit organisasi tertentu.
39. Kartu kendali adalah formulir untuk mencatat, menyampaikan menelusuri
    lokasi dan sebagai pengganti arsip.
40. Piagam penghargaan adalah tanda atau surat keterangan/pernyataan
    tertulis atau tercetak dari Menteri kepada staf/seseorang atas jasa atau
    partisipasinya dalam sesuatu hal/kegiatan atau peristiwa.




                                                                            14
C. Susunan dan Format


  1. Surat Dinas
     a. Kepala Surat Dinas
        Bagian kepala surat dinas memuat keterangan tentang
        1) lambang negara di tengah atas/simetris (untuk surat dinas yang
           ditandatangani oleh Menteri), logo di kiri atas (untuk surat dinas
           yang ditandatangani oleh pejabat Eselon I atas nama Menteri), dan
           kepala surat;
        2) nama dan alamat instansi serta nomor telepon, faksimile, dan surat
           elektroniknya jika ada (kepala naskah dinas);
        3) nomor, sifat, lampiran, dan hal surat di kiri atas berurut kebawah;
        4) tanggal, bulan, dan tahun di kanan atas (sebaris dengan Nomor);
        5) alamat yang dituju di kiri atas.


     b. Batang Tubuh Surat Dinas
        Bagian batang tubuh surat dinas memuat keterangan tentang
        1) pendahuluan/alinea pembuka, yang berisi latar belakang, maksud,
           dan tujuan surat secara singkat dan jelas;
        2) inti surat/alinea isi, yang berisi uraian tentang maksud dan tujuan
           surat dinas;    diuraikan   dengan    kalimat-kalimat   yang singkat,
           padat, dan jelas;
        3) penutup/alinea penutup, yang berisi ucapan terima kasih.


     c. Kaki Surat Dinas
        Bagian kaki surat dinas memuat keterangan tentang
        1) titelatur atau jabatan (dengan huruf awal kapital);
        2) tanda tangan pejabat yang menandatangani surat;
        3) nama jelas pejabat yang menandatangani surat (dengan huruf awal
           setiap unsurnya kapital), berikut NIP-nya;
        4) cap dinas/jabatan;




                                                                                 15
      5) tembusan kepada instansi atau pejabat yang dipandang perlu dan
         yang terkait dengan isi surat dinas (di kiri bawah, tanpa kata Yth.
         atau kata sebagai laporan).


.   d. Pembuatan Surat Dinas
      Surat dinas yang ditandatangani oleh
      1) Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat dengan
         lambang negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri Kelautan
         dan Perikanan Republik Indonesia berwarna emas dengan huruf
         kapital.
      2) Pejabat Eselon I atas nama Menteri Kelautan dan Perikanan
         menggunakan kepala surat dengan logo DKP di sebelah kiri atas,
         berwarna biru dan bertuliskan Departemen Kelautan dan Perikanan
         dengan huruf kapital.
      3) Pejabat Eselon I, yang karena jabatannya, menggunakan kepala
         surat berlogo DKP di sebelah kiri atas dan nomenklatur unit
         kerjanya yang terletak di bagian atas tengah, di sebelah kanan logo
         DKP.
      4) Pejabat Eselon II di lingkungan unit kerja Eselon I yang karena
         jabatannya, menggunakan kepala surat berlogo DKP di sebelah kiri
         atas serta nomenklatur unit kerja Eselon I.
      5) Kepala UPT menggunakan kepala surat berlogo DKP di sebelah
         kiri atas serta nomenklatur UPT dan unit kerja Eselon I.




                                                                         16
Format Penulisan Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Menteri Kelautan
dan Perikanan




                                        MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                              REPUBLIK INDONESIA


                                                                                   11/2 spasi                   Kepala
                                                                                                                Surat
         Nomor       : ...                                               Jakarta, 20 Januari 2005
         Sifat   : ...                          1 spasi
         Lampiran: ...
         Hal     : ...

                              3 spasi
         Yth. ...
         Jalan ...                         1 spasi


        10-15 ketukan         4 spasi                                                     5 ketukan

                 ………………………………………………………………………………………………
         ………………………………………………………………………………………………………                                                   1½
         ………………………………………………………………………………………………………                                                   spasi
         ………………………………………………………………………………………………………                                                                Batang
                                                                                                                Tubuh
         ……………................................
                                                                                                                Surat
                                           2 spasi
            ………………………………………………………………………………………………
                                           spasi
         ………………………………………………………………………………………………………

                                                                                                4 spasi


                                                               Menteri Kelautan dan Perikanan,


                                                                          ttd. dan cap          4 spasi


                                                                         Freddy Numberi
                                                                                                                Kaki
                                                                                                                Surat
 Tembusan:
 1. …
 2. …
 3. …
 4. …

 Keterangan:
 Jika tembusan itu hanya satu, tidak dinomori




                                                                                                           17
Format Penulisan Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat Eselon I
Atas Nama Menteri Kelautan dan Perikanan



            DEPARTEMEN KELAUTAN
               DAN PERIKANAN
             REPUBLIK INDONESIA
                                                                                                         1½ spasi
                                                                                                                              Kepala
              Nomor : ...                                                                     Jakarta, 20 Januari 2005        Surat
              Sifat   : ...
              Lampiran: ...                           1spasi
              Hal     : ...


                                            3 spasi
               Yth. ...
               Jalan ...                          1spasi


                                            4 spasi
              10-15 ketukan                                                                                5 ketukan

                       …………………………………………………………………………………………………………
               …………………………………………………………………………………………………………………
 1½ spasi
               …………………………………………………………………………………………………………………
               ………………
   2 spasi
                       …………………………………………………………………………………………………………
               …………………………………………………………………………………………………………………                                                                    Batang
               ………………………………………………..                                                                                           Tubuh
                                                                                                                              Surat
                       …………………………………………………………………………………………………………
               …………………………………………………………………………………………………………………
               ……………………………………………………………………


                       ………………………………………………………………………….

                                                                                                                4 spasi

                                                                    a.n. Menteri Kelautan dan Perikanan,
                                                                             Sekretaris Jenderal


                                                                                    ttd. dan cap                4 spasi

                                                                                 Andin H. Taryoto
                                                                                 NIP 080034569                                Kaki
                                                                                                                              Surat
              Tembusan:
              1. …
              2. …
              3. …
              4. …
              5. …

 Keterangan:
 - Gambar logo Departemen Kelautan dan Perikanan di sebelah kiri atas berwarna
 - Tulisan Departemen Kelautan dan Perikanan dengan huruf besar berwarna biru




                                                                                                                         18
Format Penulisan Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat Eselon I

                           DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                   SEKRETARIAT JENDERAL
                          JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                         TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
                        SURAT ELEKTRONIK setjen@dkp.go.id, KOTAK POS 4130 JKP 10041

                                                                                      1½ spasi

 Nomor : ...                                                              20 Januari 2005                  Kepala
 Sifat   : ...                                                                                             Surat
 Lampiran: ...                 1 spasi
 Hal     : ...

                        3 spasi
 Yth. ...
 Jalan ...                     1 spasi


 10-15 ketukan           4 spasi                                                       5 ketukan

        …………………………………………………………………………………………………………
 …………………………………………………………………………………………………………………
 …………………………………………………………………………………………………………………
                                                                                                 11/2 spasi
 …………………………………………………………………………………………………………………
 …………………………………………………………………………………………………………………
 ………………………………….................                                                                            Batang
                                                                                                           Tubuh
                                           2 spasi                                                         Surat
        …………………………………………………………………………………………………………
 …………………………………………………………………………………………………………………
 ………………………………………………


        ………………………………………………………………………………

                                                                                            4 spasi

                                                                  Sekretaris Jenderal,

                                                                                            4 spasi
                                                                       ttd. dan cap
                                                                    Andin H. Taryoto
                                                                    NIP 080034569
                                                                                                           Kaki
 Tembusan:                                                                                                 Surat
 1. …
 2. ...
 3. ...




                                                                                                      19
Format Penulisan Surat Dinas yang Ditandatangani oleh Pejabat
Eselon II
                                 DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                          SEKRETARIAT JENDERAL
                                 JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                                TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
                              SURAT ELEKTRONIK setjen@dkp.go.id, KOTAK POS 4130 JKP 10041

                                                                                         1½ spasi
 Nomor : ...                                                                   20 Januari 2005                     Kepala
 Sifat   : ...                                                                                                     Surat
 Lampiran: ...                            1 spasi
 Hal     : ...

                                3 spasi

 Yth. Kepala Dinas Perikanan dan Kelautan Provinsi Riau
      Jalan Pattimura No. 6, Pekanbaru 28131              1 spasi

                               4 spasi
 10-15 ketukan                                                                              5 ketukan

    ………………………………………………………………………………………………………………………
 …………………………………………………
                                              2 spasi
 1.   …………………………………………………………………………………………………………………………
      ………………………………………………...

 2.   …………………………………………………………………………………………………………………………
      …………………………………………………………………………………………………………………………                                                  1½
      …………………………………………….                                                                              spasi
                                                                                                                   Batang
 3.   ………………………………………………………
                                                                                                                   Tubuh
                                                                                                                   Surat
      a. ………………………………………………………………………………………………………………………
        ………………………………………………………………………………………………………………………
        ………………………………………………………………………………………………………………………
        …………………………...

      b. ………………………………………………………………………………………………………………………
        ………………………………………………………………………………………………………………………
        …………………………………

        ………………………………………………………...
                                                                                                    4 spasi


                                                                   a.n. Sekretaris Jenderal
                                                             Kepala Biro Umum dan Perlengkapan,


                                                                          ttd. dan cap
                                                                                                    4 spasi
                                                                                                                   Kaki
                                                                       Farida A. Lukman                            Surat
                                                                         NIP 140078965
 Tembusan:
 1. ...
 2. ...




                                                                                                              20
2. Nota Dinas


    a. Kepala Nota Dinas
      Bagian kepala nota dinas memuat keterangan tentang
      1)   nama instansi, tanpa alamat dan tanpa garis bawah (kepala
           naskah dinas);
      2)   kata nota dinas (ditulis dengan huruf kapital, tanpa garis
           bawah/NOTA DINAS), yang          ditempatkan di bagian tengah
           atas lembar naskah/simetris;
      3)   nomor (dengan huruf kapital/NOMOR) diletakkan di bawah kata
           nota dinas;
      4)   pejabat/alamat yang dituju (Yth.);
      5)   pejabat yang mengirim (Dari);
      6)   hal;
      7)   lampiran (apabila diperlukan);
      8)   tanggal, bulan, dan tahun.


    b. Batang Tubuh Nota Dinas
      Bagian batang tubuh nota dinas            pada   prinsipnya memuat
      keterangan yang sama dengan surat dinas, yaitu terdiri dari
      pendahuluan, inti nota dinas, dan penutup.


    c. Kaki Nota Dinas
      Bagian kaki nota dinas memuat keterangan tentang
      1)   tanda tangan pejabat;
      2)   nama jelas pejabat yang menandatangani nota dinas;
      3)   tanpa cap;
      4)   tembusan/salinan kepada yang dipandang perlu dan ada
           kaitannya dengan isi, tanpa kata Yth.




                                                                      21
d. Pembuatan Nota Dinas
  1)   Nota dinas ditandatangani oleh pejabat Eselon I dan Eselon II,
       yang   menggunakan kepala surat unit kerja masing-masing,
       tanpa logo dan alamat.
  2)   Nota Dinas yang ditandatangani unit kerja yang tidak berada
       dalam satu gedung yang sama, dalam hal ini berada di daerah,
       menggunakan surat dinas.




                                                                   22
Format Nota Dinas


                        DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                               SEKRETARIAT JENDERAL

                                          2 spasi

                                     NOTA DINAS
                                 NOMOR ...
                                                                                              Kepala
                                          2 spasi                                             Surat
      Yth.    : 1. ...
                2. ...
                3. ...
                4. ...                              1 spasi
                5. ...
      Dari    : ...
      Hal     : ...
      Lampiran: Satu berkas
      Tanggal : ...



                     4 spasi
10-15 ketukan                                                           5 ketukan
                ……………………………………………………………………………………
      ………………………………………………………………………………………………
      ………………………………………………………………………………………………
      ………………………………………………………………………………………………
                                                                                              Batang
      ………………………………………………………………………………………………                                                    Tubuh
                                                                               1½spasi
                                                                                              Surat
      ………………………………………………………………………………………………
      ……………………………………………………………………………

                ………………………………………………………….                                        2 spasi



                                                                     4 spasi
                                                              ttd.

                                                    Charles B. Purba                          Kaki
                                                                                              Surat
      Tembusan:
      1. ...
      2. ...




                                                                                         23
Format penulisan Nota                Dinas   berasal    dari   unit       pengolah       surat
menggunakan atas nama


                       DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                            SEKRETARIAT JENDERAL

                                              2 spasi

                                        NOTA DINAS
                                     NOMOR ...                                                      Kepala
                                                                                                    Surat
                                              2 spasi
     Yth.    : 1. ...
               2. ...
               3. ...
               4. ...                                           1 spasi
               5. ...
     Dari    : Sekretaris Jenderal
     Hal     : ...
     Lampiran: Satu berkas
     Tanggal : ...



                       4 spasi
 10-15 ketukan                                                                     5 ketukan
                 ……………………………………………………………………………………
     ………………………………………………………………………………………………
     ………………………………………………………………………………………………
     ………………………………………………………………………………………………
                                                                                                    Batang
     ………………………………………………………………………………………………                                                           Tubuh
                                                                                       1½spasi
                                                                                                    Surat
     ………………………………………………………………………………………………
     ……………………………………………………………………………

                 ………………………………………………………….                                               2 spasi




                                                        a.n. Sekretaris Jenderal

                                                                  ttd.             4 spasi          Kaki
                                                                                                    Surat
                                                            Saut Hutagalung

     Tembusan:
     1. ...
     2. ...




                                                                                               24
4. Memorandum


   a. Kepala Memorandum
      Bagian kepala memorandum memuat keterangan tentang
      1)    nama instansi, tanpa alamat dan tanpa garis bawah (kepala
            naskah dinas);
      2)    kata memorandum (ditulis dengan huruf kapital, tanpa   garis
            bawah/MEMORANDUM), yang ditempatkan di bagian tengah
            atas lembar naskah/simetris;
      3)    nomor (dengan huruf kapital, tanpa titik dua/NOMOR) surat
            diletakkan di bawah kata MEMORANDUM;
      4)    pejabat/alamat yang dituju (Yth.);
      5)    pejabat yang mengirim (Dari);
      6)    hal;
      7)    lampiran (apabila diperlukan);
      8)    tanggal, bulan, dan tahun.


   b. Batang Tubuh Memorandum
      Bagian Isi memorandum pada prinsipnya sama dengan isi nota dinas
      dan disusun secara singkat, jelas, dengan bahasa yang sederhana
      dan efisien.


   c. Kaki Memorandum
      Bagian kaki memorandum memuat keterangan tentang
      1) tanda tangan pejabat;
      2) nama jelas pejabat yang menandatangani memorandum itu;
      3) tanpa cap;
      4) tembusan/salinan (tanpa kata Yth.) kepada yang dipandang perlu
           dan yang ada kaitannya dengan isi.




                                                                     25
d. Pembuatan Memorandum
  Memorandum yang ditandatangani oleh
  1) Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat
     Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri
     Kelautan dan Perikanan.
  2) Pejabat Eselon I, Eselon II, dan Eselon III menggunakan kepala
     surat unit kerjanya masing-masing, tanpa logo dan alamat.
  3) Memorandum yang ditandatangani unit kerja yang tidak berada
     dalam satu gedung yang sama, dalam hal ini berada di daerah,
     menggunakan surat dinas.




                                                                 26
Format Memorandum


                        DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                            SEKRETARIAT JENDERAL

                                            2 spasi

                                    MEMORANDUM                                               Kepala
                                 NOMOR ...                                                   Surat

                                            2 spasi
    Yth.    : ...
    Dari    : ...
    Hal     : ...
    Lampiran: Satu berkas               1spasi
    Tanggal : ...



                       4 spasi
 10-15 ketukan                                                              5 ketukan
             …………………………………………………………………………………….
    ………………………………………………………………………………………………
    ………………………………………………………………………………………………                                          1½spasi
    ………………………………………………………………………………………………                                                     Batang
                                                                                             Tubuh
    ………………                                                                                   Surat
                   2 spasi
             ……………………………………………………

                                                                        4 spasi
                                                            ttd.

                                                       Riyani Indrati


 Tembusan:
 1. ...                                                                                      Kaki
 2. ...                                                                                      Surat




                                                                                        27
Format penulisan Memorandum                   berasal        dari     unit         pengolah       surat
menggunakan atas nama


                       DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                           SEKRETARIAT JENDERAL

                                                  2 spasi

                                    MEMORANDUM                                                               Kepala
                                 NOMOR ...                                                                   Surat

                                                  2 spasi
    Yth.    : Kepala Biro Umum dan Perlengkapan
    Dari    : Kepala Biro Hukum dan Organisasi
    Hal     : ...
    Lampiran: Satu berkas                              1 spasi
    Tanggal : ...



                      4 spasi
 10-15 ketukan                                                                              5 ketukan
             …………………………………………………………………………………….
    ………………………………………………………………………………………………
    ………………………………………………………………………………………………                                                         1½spasi
    ………………………………………………………………………………………………                                                                     Batang
                                                                                                             Tubuh
    ………………                                                                                                   Surat
                   2 spasi
             ……………………………………………………




                                                     a.n. Kepala Biro Hukum dan Organisasi

                                                                        ttd.           4 spasi

                                                                    Tini Martini
                                                                                                             Kaki
                                                                                                             Surat
Tembusan:
1. ...
2. ...




                                                                                                        28
4.   Surat Edaran


     a. Kepala Surat Edaran
        Bagian kepala surat edaran memuat keterangan tentang
        1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
        2) tanggal, bulan, dan tahun;
        3) pejabat/alamat tujuan;
        4) kata surat edaran (ditulis dengan huruf kapital, tanpa garis
           bawah/SURAT EDARAN), yang ditempatkan di bagian tengah
           atas lembar naskah/simetris;
        5) nomor (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR) di
           bawah kata SURAT EDARAN;
        6) substansi atau materi surat edaran.


     b. Batang Tubuh Surat Edaran
        Bagian batang tubuh surat edaran memuat keterangan tentang
        1) penjelasan secara rinci mengenai cara pelaksanaan peraturan,
           kebijakan, perintah, petunjuk teknis, dan lain-lain;
        2) tidak adanya muatan sanksi atas dasar surat edaran itu sendiri;
        3) tidak adanya muatan kekuatan instruktif/perintah.


     c. Kaki Surat Edaran
        Bagian kaki surat edaran memuat keterangan tentang
        1) titelatur jabatan;
        2) tanda tangan pejabat;
        3) nama jelas pejabat yang menandatangani surat dan NIP-nya;
        4) cap dinas/jabatan;
        5) tembusan (apabila diperlukan), tanpa kata Yth.




                                                                             29
d. Pembuatan Surat Edaran
  Surat edaran yang ditandatangani oleh
  1) Menteri Kelautan dan Perikanan       menggunakan kepala surat
     Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri
     Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia;
  2) pejabat Eselon I atas nama Menteri menggunakan kepala surat
     berlogo DKP berwarna biru di sebelah kiri, dan bertuliskan
     Departemen Kelautan dan Perikanan berwarna biru.
  3) pejabat Eselon I dan Eselon II yang karena jabatannya
     menggunakan kepala surat unit kerjanya masing-masing.




                                                                30
Format Surat Edaran

                                  DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                         SEKRETARIAT JENDERAL
                                  JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                                 TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
                               SURAT ELEKTRONIK setjen@dkp.go.id, KOTAK POS 4130 JKP 10041

                                                                                    11/2 spasi
                                                                              20 Januari 2005

                                                                                    2 spasi
 Yth.   1. …
        2. …                                           1spasi
        3. …                                                                                                      Kepala
        4. …                                                                                                      Surat
        …
                                                           2 spasi

                                         SURAT EDARAN
                                      NOMOR …

                                                           2 spasi
                                               TENTANG

                              ……………………………………………………………
                                                                                           1½spasi
                         ………………………………………………………………….


                                                           4 spasi
 10-15 ketukan                                                                                   5 ketukan
        ………………………………………………………………………………………………………
 ………………………………………………………………………………………………………………                                                          1½
                                                                                                     spasi
 ……………………………………………………..                                                                                           Batang
                                                                                                                  Tubuh
                                                                               2 spasi                            Surat
        1.   …………………………………………………………………………………………………..

        2.   …………………………………………………………………………………………………..

        3.   ………………………………………………………………………………………………….

        ………………………………………………………………………………………………..

                                                                                                     4 spasi

                                                                      a.n. Sekretaris Jenderal
                                                                Kepala Biro Hukum dan Organisasi,
                                                                                                                  Kaki
                                                                                                                  Surat
                                                                            ttd. dan cap             4 spasi

                                                                        Narmoko Prasmadji
                                                                          NIP 180002947
 Tembusan:
 1. Sekretaris Jenderal DKP
 2. …




                                                                                                             31
5. Surat Undangan


    a. Kepala Surat Undangan
       Bagian kepala surat undangan memuat keterangan tentang
       1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
       2) tanggal, bulan, dan tahun;
       3) nomor;
       4) sifat,
       5) lampiran;
       6) hal;
       7) alamat yang dituju.


    b. Batang Tubuh Surat Undangan
       Bagian batang tubuh surat undangan memuat
       1) kalimat yang berisikan tentang maksud surat undangan;
       2) hari dan tanggal;
       3) waktu;
       4) tempat;
       5) acara;
       6) pemimpin rapat;
       7) penutup.


    c. Kaki Surat Undangan
       Bagian kaki surat undangan memuat keterangan tentang
       1) titelatur atau nama jabatan (dengan huruf awal setiap unsurnya
          kapital);
       2) tanda tangan pejabat;
       3) nama jelas pejabat yang menandatangani surat itu (huruf awal
          setiap unsurnya kapital), berikut NIP-nya;
       4) cap dinas/jabatan;
       5) tembusan (apabila diperlukan), tanpa kata Yth.




                                                                      32
d. Pembuatan Surat Undangan
  Surat undangan yang ditandatangani oleh pejabat Eselon I dan
  Eselon II, yang karena jabatannya menggunakan kepala surat unit
  kerjanya masing-masing.




                                                               33
Format Surat Undangan

                                  DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                         SEKRETARIAT JENDERAL
                                  JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                                TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
                               SURAT ELEKTRONIK setjen@dkp.go.id, KOTAK POS 4130 JKP 10041


                                                                                      11/2 spasi
 Nomor : ...                                                                    20 Januari 2005               Kepala
 Sifat   : ...                               1 spasi                                                          Surat
 Lampiran: ...
 Hal     : ...

 Yth. 1. ...
      2. ...                                 1 spasi
      3. ...
      4. ...

 10-15 ketukan                 4 spasi                                                       5 ketukan

        …………………………………………………………………………………………………………
 ………………………………………
                                                       2 spasi
        Hari/tanggal   : ...
        Waktu          : ...
        Tempat         : ...
                                                                                                              Batang
        Acara          : ...                                                                                  Tubuh
        Pimpinan Rapat: ...                                                                                   Surat

        ………………………………………………………………………………………………………
                                                                                    1½spasi
 ………………………………………

         ………………………………………………………………..


                                                                                           4 spasi


                                                                 Kepala Biro Perencanaan dan KLN,

                                                                                           4 spasi
                                                                           ttd. dan cap

                                                                         Saut Hutagalung                      Kaki
                                                                         NIP 080066375                        Surat

 Tembusan:
 1. Sekretaris Jenderal DKP
 2. ...




                                                                                                         34
6. Surat Panggilan


    a. Kepala Surat Panggilan
        Bagian kepala surat panggilan memuat keterangan tentang
       1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
       2) kata surat panggilan (ditulis dengan huruf kapital, tanpa garis
          bawah/SURAT PANGGILAN),              yang ditempatkan di bagian
          tengah atas lembar naskah/simetris;
       3) nomor surat (ditulis dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/
          NOMOR) ditulis di bawah kata surat pangilan.


    b. Batang Tubuh Surat Panggilan
       Bagian batang tubuh surat panggilan memuat keterangan
       tentang
       a. identitas pejabat yang dipanggil;
       b. maksud pemanggilan;
       c. waktu (tanggal dan saat/pukul).


    c. Kaki Surat Panggilan
      Bagian kaki surat panggilan memuat keterangan tentang
       1) tempat, tanggal, bulan, dan tahun;
       2) titelatur jabatan;
       3) tanda tangan pejabat;
       4) nama jelas pejabat yang menandatangani surat itu;
       5) cap dinas/jabatan;
       6) tembusan (apabila dipandang perlu), tanpa kata Yth.


    d. Pembuatan Surat Panggilan
       Surat panggilan menggunakan kepala surat dan bercap dinas sesuai
       dengan kewenangan pada unit kerjanya masing-masing.




                                                                        35
Format Surat Panggilan
                                      DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                          SEKRETARIAT JENDERAL
                                  JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                                 TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
                                SURAT ELEKTRONIK setjen@dkp.go.id, KOTAK POS 4130 JKP 10041
                                                                                                                Kepala
                                                                                                                Surat
                                                       2 spasi

                                          SURAT PANGGILAN
                                        NOMOR ....


                                                       4 spasi
         Yth.
         a. Nama              : ...
         b. NIP               : ...                                   1½spasi
         c. Pangkat/Golongan: ...
         d. Jabatan           : ...
         e. Unit organisasi   : ...
         d. Alamat rumah      : ...
   10-15 ketukan                                                                               5 ketukan
                                                                      2 spasi
         Guna mendapatkan penjelasan sehubungan dengan ……………………………………........
                                                                                                                Batang
 …………………………………………………………………………………………..                                                                           Tubuh
                                                                                                                Surat
          Untuk segera datang/menghadap pada:

         a. Hari      : ...
         b. Tanggal: ...
         c. Waktu : ...
         d. Tempat : ...


         ………………………………………………………………………………………………………
 ………….................


                                                                                                4 spasi

                                                                      Jakarta, 20 Januari 2005

                                                                 Kepala Biro Umum dan Perlengkapan,

                                                                                                                Kaki
                                                                                ttd. dan cap    4 spasi         Surat


                                                                           Farida A. Lukman
                                                                            NIP 140078965




                                                                                                           36
7. Surat Pengantar


    a. Kepala Surat Pengantar
       Bagian kepala surat pengantar memuat keterangan tentang
       1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
       2) tanggal, bulan, dan tahun;
       3) pejabat/alamat yang dituju;
       4) kata   surat pengantar (dalam huruf kapital, tanpa garis bawah/
          SURAT PENGANTAR), yang ditempatkan di tengah atas lembar
          naskah/simetris;
       5) nomor (dalam huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR) yang
          ditulis di bawah kata surat pengantar.


    b. Isi Surat Pengantar
       Isi surat pengantar merupakan sebuah tabel yang terdiri dari kolom
       nomor urut, kolom jenis yang dikirim, kolom jumlah yang dikirim, dan
       kolom keterangan.


    c. Kaki Surat Pengantar
       Bagian kaki surat pengantar memuat keterangan tentang
       1) tanggal diterima, tanda tangan, dan nama jelas penerima;
       2) titelatur atau nama jabatan dengan huruf awal setiap unsurnya
          kapital;
       3) tanda tangan pejabat;
       4) nama jelas pejabat (dengan huruf awal kapital pada setiap
          unsurnya) yang menandatangani surat dan NIP-nya;
       5) cap dinas.


    d. Pembuatan Surat Pengantar
       Kepala surat pengantar menggunakan kepala surat         yang sesuai
       dengan unit kerja masing-masing.




                                                                        37
Format Surat Pengantar
                                    DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                           SEKRETARIAT JENDERAL
                                    JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                                   TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
                                 SURAT ELEKTRONIK setjen@dkp.go.id, KOTAK POS 4130 JKP 10041

                                                                                               1½ spasi
                                                                                  14 Nopember 2005
                                                                                                               Kepala
                                            3 spasi                                                            Surat
      Yth. ...



                                           3 spasi

                                      SURAT PENGANTAR
                                  NOMOR ...

                                           3 spasi

             No.
                              Jenis yang Dikirim         Banyaknya             Keterangan
             Urut

                 1.   Buku Kabinet Indonesia           5 (lima) buku    Untuk dipergunakan
                                                                                                               Batang
                      Bersatu 2004 - 2009                               seperlunya.                            Tubuh
                                                                                                               Surat




                                                        4 spasi

      Diterima tanggal: ...
      Tanda tangan : ...
      Nama jelas      : ...

                                                                                                4 spasi


                                                          a.n. Kepala Biro Umum dan Perlengkapan
                                                                  Kabag. TU dan Persuratan,
                                                                                                               Kaki
                                                                                                4 spasi        Surat
                                                                          ttd. dan cap

                                                                         Riyani Indrati
                                                                        NIP 080069658


 Tembusan:
 1. ...
 2. ...




                                                                                                          38
8. Pengantar Faksimile


  a. Kepala Pengantar Faksimile
     Bagian kepala pengantar faksimile memuat keterangan tentang
     1) kepala surat;
     2) kata pengantar berita faksimile (dalam huruf kapital, tanpa garis
        bawah/PENGANTAR BERITA FAKSIMILE), yang ditempatkan di
        tengah atas lembar naskah dinas/simetris;
     3) nomor, tanggal, dan jumlah halaman (dalam huruf awal kapital)
        yang ditulis di sebelah kanan di bawah kata pengantar faksimile;
     4) ruang legalisasi pejabat Eselon II dengan nama lengkap, berikut
        NIP-nya, yang     ditulis di sebelah kiri di bawah kata pengantar
        faksimile.


  b. Batang Tubuh Pengantar Faksimile
     Bagian batang tubuh pengantar faksimile memuat keterangan tentang
     1) pejabat dan alamat yang dituju (Yang terhormat);
     2) pejabat dan alamat yang mengirim (Dari);
     3) hal yang memuat garis besar isi naskah dinas yang akan dikirim
        melalui mesin faksimile (Hal);
     4) penutup yang berisi ucapan terima kasih.


  c. Kaki Pengantar Faksimile
     Bagian kaki pengantar faksimile memuat keterangan tentang
     1) titelatur atau jabatan pembuat;
     2) tanda tangan pejabat yang menandatangani surat itu;
     3) nama jelas pejabat yang menandatangani surat dan NIP-nya;
     4) cap dinas/jabatan.


  d. Pembuatan Pengantar Faksimile
     Kepala surat pengantar faksimile disesuaikan dengan wewenang dan
     jabatan pejabat penanda tangan legalisasi.



                                                                           39
Format Surat Pengantar Faksimile


             DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                        SEKRETARIAT JENDERAL


                                PENGANTAR
                              BERITA FAKSIMILE

          RUANG LEGALISASI            Nomor         : …
  Kepala Biro Umum dan Perlengkapan
                                      Tanggal       : …

                                      Sifat         : Biasa/Rahasia
          Farida A. Lukman
           NIP 140078965              Jumlah Halaman: …




Yang terhormat: ...

Dari          : ...

Hal            : ...


       ……………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………….


                                                 Pembuat,
                                              ……………………..




                                                ……………………




                                                                      40
ISI BERITA




         Jakarta, …………….




                           41
9. Surat Peringatan

    a. Kepala Surat Peringatan
       Bagian kepala surat peringatan memuat keterangan tentang
       1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
       2) kata surat     peringatan (dengan huruf        kapital, tanpa garis
          bawah/SURAT PERINGATAN),             yang   ditempatkan di bagian
          tengah atas lembar naskah/simetris;
       3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR),
          yang ditulis di bawah kata surat peringatan.

    b. Batang Tubuh Surat Peringatan
       Bagian batang tubuh surat peringatan memuat keterangan tentang
       1) nama pejabat (dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya),
          berikut NIP-nya;
       2) pangkat/golongan;
       3) jabatan;
       4) unit organisasi;
       5) isi peringatan.

    c. Kaki Surat Peringatan
       Bagian kaki surat peringatan memuat keterangan tentang
       1) tempat, tanggal, bulan, dan tahun;
       2) titelatur jabatan;
       3) tanda tangan pejabat;
       4) nama jelas pejabat yang menandatangani surat itu, berikut NIP-
           nya;
       5) cap dinas/jabatan;
       6) tembusan (apabila dipandang perlu), tanpa kata Yth.

    d. Pembuatan Surat Peringatan
       Surat peringatan ditandatangani oleh pejabat Eselon I, Eselon II,
       dan Eselon III, yang karena      jabatannya, mereka menggunakan
       kepala surat unit kerjanya masing-masing.


                                                                           42
Format Surat Peringatan
                                             DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                                        SEKRETARIAT JENDERAL
                                             JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                                            TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
                                          SURAT ELEKTRONIK setjen@dkp.go.id, KOTAK POS 4130 JKP 10041
                                                                                                                              Kepala
                                                                                                                              Surat
                                                                         2 spasi

                                                    SURAT PERINGATAN
                                                 NOMOR ...

                                                                         4 spasi


           Nama                   : ...
           NIP                    : ...
           Pangkat/Gol. : ...                                                         1½spasi
           Jabatan                : ...
           Unit organisasi: …
  10-15 ketukan                                                                                           5 ketukan
                                                                                      2 spasi

                    ……………………………………………………………………………………………                                                                       Batang
                                                                                                                              Tubuh
        ….............................................................                                                        Surat

                    ………………………………………………………..…………………………………
        ……………………………………………………………………………………………………
        ………………………………………………


                    ……………………………………………………………………………………………
        ………………………………………. .........


                                                                                                               4 spasi


                                                                                   Jakarta, 20 Januari 2005
                                                                                    a.n. Sekretaris Jenderal
                                                                                   Kepala Biro Kepegawaian,

                                                                                           ttd. dan cap
                                                                                                               4 spasi        Kaki
                                                                                                                              Surat
                                                                                   Wahyono Hadi Parmono
                                                                                      NIP 080028472


    Tembusan:
    1. ...
    2. ...




                                                                                                                         43
10. Lembar Pengumuman


     a. Kepala Pengumuman
       Bagian kepala pengumuman memuat keterangan mengenai
       1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
       2) kata    pengumuman      (dengan   huruf    kapital,   tanpa   garis
            bawah/PENGUMUMAN), yang ditempatkan di tengah atas
            lembar naskah/simetris;
       3) nomor (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/ NOMOR)
            yang ditulis di bawah kata pengumuman;
       4) kata tentang;
       5) nama/judul pengumuman.


     b. Batang Tubuh Pengumuman
       Batang tubuh pengumuman dirumuskan dalam bentuk uraian.


     c. Kaki Pengumuman
       Bagian kaki pengumuman memuat: keterangan tentang
       1) nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun;
       2) titelatur atau nama jabatan;
       3) tanda tangan pejabat;
       4) nama jelas pejabat yang menandatangani pengumuman itu,
            berikut NIP-nya;
       5) cap dinas/jabatan;
       6) tembusan/salinan, dengan kata Yth., yang dibuat apabila
            dipandang perlu.


     d. Pembuatan Pengumuman
       Pengumuman yang ditandatangani oleh
       1)    Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat
             Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri
             Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia dengan huruf
             kapital.

                                                                          44
2)   Pejabat Eselon I, atas nama Menteri Kelautan dan Perikanan,
     menggunakan logo DKP di sebelah kiri atas berwarna biru dan
     bertuliskan Departemen Kelautan dan Perikanan.
3)   Pejabat Eselon I dan Eselon II yang karena jabatannya
     menggunakan kepala surat sesuai dengan unit kerjanya
     masing-masing.




                                                              45
Format Pengumuman

                                       DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                                SEKRETARIAT JENDERAL
                                      JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                                     TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
                                   SURAT ELEKTRONIK setjen@dkp.go.id, KOTAK POS 4130 JKP 10041



                                                                2 spasi
                                                                                                                                   Kepala
                                                    PENGUMUMAN
                                                                                                                                   Surat
                                                NOMOR ...

                                                                2 spasi
                                                       TENTANG

                                                   2 spasi
                                            …………………………………


                                                               4 spasi
10-15 ketukan                                                                                                     5 ketukan
       ………………………………………………………………………………………………………...
 ....……………………………………………………………………………………………………………...
                                             1½spasi
 ………………………………………………………………………………………………………………...
 .…………………………………………………………………………………                                                                                                  Batang
                                                                                                                                   Tubuh
                                                                                                                                   Surat
       ………………………………....................................................................................................
                                                                                                                 2 spasi
 ………………………………………………….


                                                                                                                 4 spasi


                                                                                    Jakarta, 20 Januari 2005
                                                                                 Kepala Biro Kepegawaian
                                                                                            selaku
                                                                          Ketua Panitia Pengadaan Calon Pegawai
                                                                           Negeri Sipil, Departemen Kelautan dan
                                                                              Perikanan Tahun Anggaran 2005

                                                                                                                 4 spasi           Kaki
                                                                                             ttd. dan cap                          Surat


                                                                                     Wahyono Hadi Parmono
                                                                                        NIP 080028472

 Tembusan:
 1. ...
 2. ...




                                                                                                                              46
11. Surat Keterangan


    a. Kepala Surat Keterangan
       Bagian kepala surat keterangan memuat
       1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
       2) kata surat keterangan (dengan huruf kapital, tanpa garis
          bawah/SURAT KETERANGAN), yang ditempatkan di bagian
          tengah atas lembar naskah/simetris;
       3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR),
          yang ditulis di bawah kata surat keterangan.


    b. Batang Tubuh Surat Keterangan
       Bagian tubuh surat keterangan memuat keterangan tentang
       1) identitas pejabat yang membuat keterangan;
       2) identitas orang/pegawai/pejabat yang diterangkan;
       3) maksud pemberian keterangan;
       4) penutup.


    c. Kaki Surat Keterangan
       Bagian kaki surat keterangan memuat: keterangan tentang
       1) nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun;
       2) titelatur jabatan;
       3) tanda tangan pejabat;
       4) nama jelas pejabat yang menandatangani dan NIP;
       5) cap dinas/jabatan;
       6) tembusan (apabila dipandang perlu), tanpa kata Yth.




                                                                        47
d. Pembuatan Surat Keterangan
  Surat keterangan yang ditandatangani oleh
  1) Menteri menggunakan kepala surat Lambang Negara berwarna
     emas dan bertuliskan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik
     Indonesia, dengan huruf kapital.
  2) Pejabat Eselon I, Eselon II, dan Eselon III, sesuai dengan
     kewenangan di bidang masing-masing, menggunakan kepala
     surat sesuai dengan unit kerja masing-masing.




                                                               48
Format Surat Keterangan

                                  DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                         SEKRETARIAT JENDERAL
                                   JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                                 TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
                                 SURAT ELEKTRONIK setjen@dkp.go.id, KOTAK POS 4130 JKP 10041
                                                                                                                Kepala
                                                       2 spasi                                                  Surat

                                       SURAT KETERANGAN
                                      NOMOR ...


                                                      4 spasi

  10-15 ketukan                                                                                5 ketukan
        Yang bertanda tangan di bawah ini:
        a. Nama          : ...
        b. NIP          : ...
        c. Jabatan       : ...                                     1½ spasi

        d. Alamat Kantor: ...

        menerangkan bahwa:                                         2 spasi
                                                                                                                Batang
        a. Nama          : ...                                                                                  Tubuh
        b. NIP           : ...                                                                                  Surat

        c. Jabatan       : ...
                                                                   1½ spasi
                           ...
        d. Alamat Rumah: ...

        ………………………………………………………………………………………………………
        ……………….


        ……………………………………………………….


                                                                                                 3 spasi


                                                                    Jakarta, 20 Januari 2005
                                                                    Kepala Biro Keuangan,


                                                                                                                Kaki
                                                                             ttd. dan cap                       Surat
                                                                                                 4 spasi

                                                                       Charles B. Purba
                                                                        NIP 060042946




                                                                                                           49
12. Surat Izin


    a. Kepala Surat Izin
       Bagian kepala surat izin memuat keterangan tentang
       1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
       2) kata surat izin (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/SURAT
          IZIN), yang ditempatkan di bagian tengah atas lembar naskah
          (simetris);
       3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titi (NOMOR),
          yang ditulis di bawah kata surat izin.


    b. Batang Tubuh Surat Izin
       Bagian batang tubuh surat izin memuat keterangan tentang
       1) identitas pejabat yang diberi izin;
       2) maksud pemberian izin;
       3) ketentuan lain tentang izin yg diberikan.


    c. Kaki Surat Izin
       Bagian kaki surat izin memuat keterangan tentang
       1) tempat, tanggal, bulan, dan tahun;
       2) titelatur jabatan;
       3) tanda tangan pejabat;
       4) nama jelas pejabat (dengan huruf awal kapital di setiap unsur)
          yang menandatangani surat izin itu, berikut NIP-nya;
       5) cap dinas/jabatan;
       6) tembusan (apabila dipandang perlu), tanpa kata Yth.


    d. Pembuatan Surat Izin
       Surat     izin   menggunakan   kepala    surat   dinas   sesuai   dengan
       kewenangan di unit kerjanya masing-masing.




                                                                             50
Format Surat Izin

                                      DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                              SEKRETARIAT JENDERAL
                                       JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                                      TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
                                     SURAT ELEKTRONIK setjen@dkp.go.id, KOTAK POS 4130 JKP 10041
                                                                                                                     Kepala
                                                                                                                     Surat
                                                            2 spasi

                                                SURAT IZIN
                                             NOMOR ...

                                                            4 spasi
  10-15 ketukan                                                                                     5 ketukan

        1. Diberikan kepada:
           a. Nama            : ...
           b. NIP             : ...
           c. Pangkat/Gol. : ...                                          1½ spasi
           d. Jabatan         : ...
           e. Unit organisasi: ...

                                                                          2 spasi
        2. Untuk              : ...                                                                                  Batang
                                                                                                                     Tubuh
                               ...
                                                                                                                     Surat
                               ...
                                ...


        3. Ketentuan lain     : ...
                                ...
                                ...
                                ...

                                                                                                      4 spasi



                                                                           Jakarta, 20 Januari 2005
                                                                               Sekretaris Jenderal,

                                                                                                                     Kaki
                                                                                     ttd. dan cap     4 spasi        Surat

                                                                                Andin H. Taryoto
                                                                                NIP 080034569




                                                                                                                51
13.   Surat Kuasa


      a. Kepala Surat Kuasa
         Bagian kepala surat kuasa memuat keterangan tentang
        1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
        2) kata surat kuasa (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/SURAT
           KUASA), yang ditempatkan di tengah atas lembar naskah/simetris;
        3) nomor (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/NOMOR), yang
           ditulis di bawah kata surat kuasa.


      b. Batang Tubuh Surat Kuasa
         Batang tubuh surat kuasa dirumuskan dalam bentuk uraian tentang
        1) identitas pemberi kuasa;
        2) identitas penerima kuasa;
        3) wewenang yang dikuasakan.


      c. Kaki Surat Kuasa
        Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tentang
        1) nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun;
        2) tanda tangan pejabat;
        3) nama jelas pejabat pemberi dan penerimai kuasa, dan NIP-nya;
        4) materai secukupnya apabila diperlukan;
        5) cap dinas/jabatan;
        6) tembusan (apabila dipandang perlu), tanpa kata Yth.


      d. Pembuatan Surat Kuasa
        Surat kuasa yang ditandatangani oleh
        1) Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat
           Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri Kelautan
           dan Perikanan Republik Indonesia.
        2) Pejabat Eselon I, Eselon II, dan Eselon III menggunakan kepala
           surat sesuai dengan unit kerja masing-masing.



                                                                           52
Format Surat Kuasa

                                      DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                            SEKRETARIAT JENDERAL
                                      JALAN MEDAN MERDEKA TUIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                                     TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
                                   SURAT ELEKTRONIK setjen@dkp.go.id, KOTAK POS 4130 JKP 10041
                                                                                                                    Kepala
                                                                                                                    Surat

                                                         2 spasi
                                              SURAT KUASA
                                            NOMOR ...

                                                         4 spasi
  10-15 ketukan                                                                                  5 ketukan

        Yang bertanda tangan di bawah ini:
        Nama               : ...
        NIP                : ...
                                                                                   11/2 spasi
        Pangkat/golongan: ...
        Jabatan            : ...
                                                                                   2 spasi
        Sesuai dengan kewenangan dalam jabatan memberi kuasa kepada:
                                                                                                                    Batang
        Nama               : ...
                                                                                                                    Tubuh
        NIP                : ...                                                                                    Surat
        Pangkat/Golongan: ...
        Jabatan            : ...
                                                                                    2 spasi
 untuk …………………………………………………………………………………….............................
 …………………………………………….


        ………………………………………………………………………………………………………
 ………………………..
                                                                                                     3 spasi

                                                                           Jakarta, 20 Januari 2005

             Yang diberi kuasa                                        Kepala Biro Hukum dan Organisasi,

                                                                                                     4 spasi
                                                                                  ttd. dan cap

        ………………………….                                                         Narmoko Prasmadji                       Kaki
                                                                              NIP 180002947                         Surat

 Tembusan:
 1. ...
 2. ...




                                                                                                               53
14. Surat Perintah


   a.   Kepala Surat Perintah
        Bagian kepala surat perintah memuat keterangan tentang
        1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas), dengan huruf
           kapital, tanpa garis bawah;
        2) kata    surat   perintah   (dengan    huruf   kapital,   tanpa   garis
           bawah/SURAT PERINTAH), yang ditempatkan di bagian tengah
           atas lembar naskah/simetris;
        3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/ NOMOR),
           yang ditulis di bawah kata surat perintah.


  b.    Batang Tubuh Surat Perintah
        Bagian batang tubuh surat perintah memuat keterangan tentang
        1) pertimbangan dikeluarkannya surat perintah;
        2) dasar/landasan pengeluaran surat perintah;
        3) kata diperintahkan (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/
           DIPERINTAHKAN), yang dicantumkan di tengah lembar naskah;
        4) diktum yang memuat nama pejabat, pangkat/golongan, dan jabatan
           penerima perintah;
        5) jenis tugas atau kegiatan yang diperintahkan;
        6) penutup.


  c.    Kaki Surat Perintah
        Bagian kaki surat perintah memuat keterangan tentang
        1) tempat dikeluarkannya surat perintah;
        2) tanggal, bulan, dan tahun;
        3) titelatur jabatan;
        4) tanda tangan pejabat;
        5) nama jelas (dengan huruf awal setiap unsurnya kapital) pejabat
           yang menandatangani surat itu, berikut NIP-nya;
        6) cap dinas/jabatan;
        7) tembusan (apabila diperlukan), tanpa kata Yth.

                                                                              54
d.   Pembuatan Surat Perintah
     Surat perintah yang ditandatangani oleh
     1) Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat
        Lambang Negara berwarna emas dan bertuliskan Menteri Kelautan
        dan Perikanan Republik Indonesia.
     2) Pejabat Eselon I atas nama Menteri, menggunakan kepala surat
        berlogo Departemen Kelautan dan Perikanan di sebelah kiri
        berwarna biru dan di bawahnya bertuliskan Departemen Kelautan
        dan Perikanan.
     3) Pejabat Eselon I dan Eselon II, yang karena jabatannya,
        menggunakan kepala surat unit kerjanya masing-masing.




                                                                   55
Format Surat Perintah
                                   DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                           SEKRETARIAT JENDERAL
                                   JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                                  TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
                                                                                                                   Kepala
                                 SURAT ELEKTRONIK setjen@dkp.go.id, KOTAK POS 4130 JKP 10041
                                                                                                                   Surat
                                                                             2 spasi
                                          SURAT PERINTAH
                                      NOMOR ...
  10-15 ketukan                                      5 ketukan
                                            4 spasi
        Pertimbangan : …………………………………………………………………………………
                          …………………………………………………………………………………
             1½ spasi     …………………………………………………………………………………
                          …………………………………………….
                                                                                                    2 spasi
        Dasar           : ………………………………………………………………………………

                                                DIPERINTAHKAN

        Kepada          : ………………………………………..............................................................
                          …………………………………………………………………………………...
                          …………………………………………………………………………………...                                                       Batang
                                                                                                                   Tubuh
                          .…………………………………
                                                                                                                   Surat

        Untuk           : 1 ………………………………………………………………………………..
                            …….……………………………………….
                          2. ………………………………………………………………………………..
                            ………………………………………………………………………………...
                            ..…………………………………………………………………..


        Pembiayaan      : …………………………………………………………………………………
                          ……………………



                  …………………………………………………………………………………………
        ………………………………………………………
                                                                                              3 spasi

                                                                Dikeluarkan di Jakarta
                                                                pada tanggal 20 Januari 2005

                                                                Kepala Biro Perencanaan KLN,

                                                                                                                   Kaki
                                                                          ttd.dan cap          4 spasi             Surat

                                                                       Saut Hutagalung
                                                                       NIP 080066375




                                                                                                              56
15. Surat Tugas


   a.   Kepala Surat Tugas
        Bagian kepala surat tugas memuat keterangan tentang
        1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas), dengan huruf
           kapital, tanpa garis bawah;
        2) kata surat tugas (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah/SURAT
           TUGAS), yang ditempatkan di bagian tengah atas lembar
           naskah/simetris;
        3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/ NOMOR),
           yang ditulis di bawah kata surat tugas.


   b.   Batang Tubuh Surat Tugas
        Bagian batang tubuh surat tugas memuat keterangan tentang
        1) pendahuluan/alinea pembuka, memuat alasan penugasan, diikuti
           perintah penugasan;
        2) nama       lengkap,     NIP,   pangkat/golongan,   dan      jabatan
           pejabat/pegawai penerima tugas, apabila penerima tugas kolektif;
        2) inti surat memuat uraian penugasan yang harus dilaksanakan dan
           jadwal waktu;
        3) penutup berisi penegasan perintah tugas dan pelaporannya.


   c.   Kaki Surat Tugas
        Bagian kaki surat tugas memuat keterangan tentang
        1) tempat dikeluarkannya surat perintah;
        2) tanggal, bulan, dan tahun;
        3) titelatur jabatan;
        4) tanda tangan pejabat;
        5) nama jelas (dengan huruf awal setiap unsurnya kapital) pejabat
           yang menandatangani surat itu, berikut NIP-nya;
        6) cap dinas/jabatan;
        7) tembusan (apabila diperlukan), tanpa kata Yth.



                                                                              57
c.   Pembuatan Surat Tugas
     Surat tugas yang ditandatangani oleh
     1)   Menteri Kelautan dan Perikanan menggunakan kepala surat
          Lambang Negara berwarna emas          dan bertuliskan Menteri
          Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia;
     2)   Pejabat Eselon I atas nama Menteri menggunakan kepala surat
          berlogo Departemen Kelautan dan Perikanan di sebelah kiri
          berwarna biru dan di bawahnya bertuliskan Departemen Kelautan
          dan Perikanan.
     3)   Pejabat Eselon I dan Eselon II, yang karena jabatannya,
          menggunakan kepala surat unit kerja masing-masing.




                                                                     58
Format Surat Tugas
                                            DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                                      SEKRETARIAT JENDERAL
                                          JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                                         TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
                                       SURAT ELEKTRONIK setjen@dkp.go.id, KOTAK POS 4130 JKP 10041                                                      Kepala
                                                                                                                                                        Surat
                                                                                2 spasi
                                                            SURAT TUGAS
                                                          NOMOR ...

10-15 ketukan                                                                                                                              5 ketukan
                                                                                4 spasi

          Dalam rangka melaksanakan tugas.............................................................., dengan ini kami
 menugasi:

 1. Nama             : ...
    Pangkat/Golongan : ...                                                        1 spasi
    Jabatan          : ...

 2. Nama             : ...
    Pangkat/Golongan : ...                                                        1 spasi
    Jabatan          : ...                                                                                                                              Batang
                                                                                                                                                        Tubuh
          untuk melaksanakan................................................................................................................            Surat

 pada:
 1. ...
 2. . ...
 mulai tanggal...............s.d.............................
                                                                       2 spasi
       Demikian untuk dilaksanakan dan setelah selesai dilaksanakan, agar menyampaikan
 laporan.
 Kepada instansi terkait kami minta bantuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas tersebut.

                                                                                                                                      4 spasi

                                                                                                       Ditetapkan di Jakarta
                                                                            1
                                                                          1 /2 spasi                   pada tanggal ...
                                                                                                       Sekretaris Jenderal,

                                                                                                                                     4 spasi
                                                                                                              ttd. dan cap                              Kaki
                                                                                                                                                        Surat
                                                                                                          Andin H. Taryoto
                                                                                                          NIP 080034569


 Tembusan:
 1. ...
 2. ...




                                                                                                                                                   59
16. Berita Acara


   a. Kepala Berita Acara
      1) lambang negara berwarna kuning emas;
      2) Kata BERITA ACARA (dengan huruf kapital, tanpa garis bawah),
         yang ditempatkan     di bagian tengah atas (simetris) dari lembar
         naskah.


   b. Batang Tubuh Berita Acara
       Bagian batang tubuh berita acara dirumuskan dalam bentuk uraian.


   c. Kaki Berita Acara
      Bagian kaki berita acara memuat keterangan tentang
      1) nama terang pegawai/orang yang berhubungan dengan isi berita
         acara;
      2) saksi.


   d. Pembuatan Berita Acara
      Berita acara ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan dan saksi
      menggunakan lambang negara berwarna kuning emas.




                                                                          60
Format Berita Acara Sumpah Jabatan di Lingkungan Departemen Kelautan
dan Perikanan




                                                                                                                                             Kepala
                                                                                                                                             Surat
                              DEPARTEMENI KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                      REPUBLIK INDONESIA                                                        1 spasi

                         NASKAH BERITA ACARA SERAH TERIMA JABATAN
   10-15 ketukan           ..................................................................................
                             DEPARTEMENI KELAUTAN DAN PERIKANAN                                                           5 ketukan


          Pada hari ini Jumat tanggal Sepuluh bulan Juni tahun Dua ribu lima, bertempat di Kantor
 1spasi   Departemen Kelautan dan Perikanan Jalan Medan Merdeka Timur Nomor 16 Jakarta,
          berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 47/M Tahun 2005 tanggal 29 Maret 2005
          dilakukan serah terima jabatan antara :

          1.   Nama       : ...
               NIP        : ...
               Jabatan    : ...                                                                                 1 spasi
                            Selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama
          2. Nama         : ...
               NIP        : ...                                                                                                              Batang
               Jabatan    : ...                                                                                                              Tubuh
                            Selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua                                                                          Surat
          menyatakan sebagai berikut :
                                                                                      2 spasi
                                                                Pasal 1
          Pihak Pertama menyerahan kepada Pihak Kedua, jabatan, wewenang, tugas dan
          tanggung jawab ................                                                                                     1 spasi

          Pihak Kedua menerima kepada Pihak Kedua, jabatan, wewenang, tugas dan tanggung
          jawab ................

          Demikian naskah Berita Acara Serah Terima Jabatan ini dibuat dan ditandatangani oleh
          kedua belah pihak pada tanggal tersebut di atas.
                                                            2 spasi
           Pihak Kedua                                                                            Pihak Pertama              1 spasi
          Yang menerima                                                                         Yang menyerahkan

                                                                                                                             4 spasi
          ………………….                                                                               ...………………….                                 Kaki
                                                                                                                                             Surat
                                           Mengetahui/Menyaksikan :

                                                                                  4 spasi
                                                 ...………………




                                                                                                                                        61
17. Laporan


   a.   Kepala Laporan
        1) nama dan alamat instansi (kepala naskah dinas);
        2) Bagian    kepala laporan memuat       judul laporan yang seluruhnya
           ditulis dalam huruf kapital     dan    diletakkan di tengah-tengah
           (simetris).


   b.   Batang Tubuh Laporan
        Bagian tubuh laporan berisi keterangan tentang
        1) pendahuluan yang memuat penjelasan umum, maksud, dan tujuan,
           ruang lingkup, serta sistematika laporan;
        2) materi laporan terdiri dari kegiatan yang dilaksanakan, faktor   yang
           mempengaruhi, hasil      pelaksanaan kegiatan, hambatan          yang
           dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan;
        3) simpulan dan saran yang         perlu disampaikan sebagai bahan
           pertimbangan;
        4) penutup merupakan akhir laporan yang memuat harapan dan
           ucapan terima kasih.


   c.   Kaki Laporan
        Bagian kaki laporan memuat keterangan tentang
        1) tempat dan tanggal pembuatan laporan;
        2) nama jabatan/pejabat pembuat laporan yang ditulis dengan huruf
           awal kapital pada setiap unsurnya;
        3) tanda tangan dan cap unit kerja;
        4) nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital setiap
           unsurnya.




                                                                              62
Format Laporan
                                              DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                                        SEKRETARIAT JENDERAL
                                            JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                                           TELEPON (021) 3529070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
                                         SURAT ELEKTRONIK setjen@dkp.go.id, KOTAK POS 4130 JKP 10041
                                                                                                                                                   Kepala
                                                                                                                      1                            Surat
                                                                                                                     1 /2 spasi
                                                          LAPORAN
                                                       NOMOR …

                                            TENTANG
                                   …………………………………………………………….
                                                                                                                     2 spasi

           Pendahuluan
           1. Umum
           2. Maksud dan Tujuan                            1 spasi
           3. Ruang Lingkup
           4. Dasar

           Tugas yang Harus Dilaksanakan
           ………………………………………………………………………………………………………...
 1 spasi   ....……………………………………………………………………………………………………...
           dan seterusnya
                                         2 spasi
           Hasil yang Dicapai                                                                                                                      Batang
           ………………………………………………………………………………………………………...                                                                                              Tubuh
           .........................................................................................................................……………….        Surat
           ………………………………………………………………………………………………………...

           Kesimpulan dan Saran
           ………………………………………………………………………………………………………...
           ………………………………………………………………………………………………………...
           ………………………………………………………………………………………………………...

           Penutup
           ………………………………………………………………………………………………………...


                                                                                                                            4 spasi

                                                                                    Dibuat di          : ...
                                                                                    pada tanggal: ...
                                                                                    Kepala Biro Umum dan Perlengkapan,                             Kaki
                                                                                                                                                   Surat
                                                                                                    ttd. dan cap            4 spasi

                                                                                                 Farida A. Lukman




                                                                                                                                              63
18. Kartu Kendali


   Format Kartu Kendali terdiri beberapa kolom antara lain kolom untuk
   nomor urut surat, kode klasifikasi, tanggal, indek surat, asal atau tujuan
   surat, ringkasan perihal, nomor surat, dari lampiran, unit pengolah, unti
   kerja yang dituju serta kolom paraf penerima surat.
   Kartu Kendali terdiri dari 3 (tiga) lembar yang masing-masingnya
   digunakan sebagai :
   a. lembar I berwarna putih digunakan sebagai penganti buku agenda;
   b. lembar II berwarna kuning digunakan sebagai arsip atau buku ekspedisi
      / bukti penerima serta pengendali surat di unit pengolah;
   c. lembar III berwarna merah digunakan sebagai pengendali surat dan
      harus menyatu dengan surat di unit pengolah/kerja yang dituju.
   Untuk penerima surat, membubuhkan paraf dan nama jelas pada kolom
   paraf.




                                                                          64
Format Kartu Kendali




                       65
19. Piagam Penghargaan

   a.   Kepala Piagam Penghargaan
        Bagian kepala Piagam Penghargaan memuat keterangan tentang
        1) lambang negara berwarna kuning emas;
        2) kata Piagam Penghargaan (dengan huruf kapital, dengan garis
           bawah/ PIAGAM PENGHARGAAN), yang ditempatkan di bagian
           tengah atas lembar naskah/simetris;
        3) nomor surat (dengan huruf kapital, tanpa tanda titik dua/ NOMOR),
           yang ditulis di bawah kata Piagam Penghargaan.

   b.   Batang Tubuh Piagam Penghargaan
        Bagian batang tubuh surat tugas memuat keterangan tentang
        1) kalimat “Menteri Kelautan dan Perikanan memberikan Penghargaan
           yang sebesar-besarnya kepada”;
        2) nama     lengkap,    pangkat,   jabatan   pejabat/pegawai   penerima
           penghargaan dan unit kerja;
        3) kalimat penghargaan yang disesuaikan dengan latar belakang
           pemberian penghargaan.

   c.   Kaki Surat Piagam Penghargaan
        Bagian kaki surat tugas memuat keterangan tentang
        1) tempat dikeluarkannya Piagam Penghargaan;
        2) tanggal, bulan, dan tahun;
        3) titelatur jabatan;
        4) tanda tangan pejabat;
        5) nama jelas (dengan huruf awal setiap unsurnya kapital) pejabat
           yang menandatangani surat itu, berikut NIP-nya;
        6) cap dinas/jabatan;


   d.   Pembuatan Piagam Penghargaan
        Piagam Penghargaan ditandatangani oleh Menteri Kelautan dan
        Perikanan, menggunakan kepala surat dengan lambang negara
        berwarna kuning emas.



                                                                             66
Format Piagam Penghargaan




                                                                                                                Kepala
                                                                                                                Surat

                                  PIAGAM PENGHARGAAN
                                        NOMOR ...
                                                                           4 spasi


     Menteri Kelautan dan Perikanan memberikan penghargaan yang sebesar-besarnya

     kepada :

              Nama            : ...

              Pangkat         : ...
                                                                                                                Batang
                                                  1 ½ spasi
                                                                                                                Tubuh
              Jabatan         : ...
                                                                                                                Surat
              Unit Kerja      : ...
                                                  2 spasi
                  Atas jasa dan darmabaktinya yang telah diberikan selama bertugas sebagai
     ............................ sejak tanggal ....................... sampai dengan saat diberhentikan
     dengan hormat dari dinas ....................... dengan hak pensiun pada tanggal
     .....................
                                                                                           4 spasi

                                                      Diberikan di : ...
                                                      Pada tanggal : ...

                                                      MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN                            Kaki
                                                                                                                Surat
                                                                      ttd. dan cap         4 spasi

                                                               FREDDY NUMBERY




                                                                                                           67
D.   Pembuatan


     1. Papan Nama Instansi


       a.   Macam Papan nama Instansi
            Papan nama instansi di lingkungan DKP terdiri dari papan nama
            kantor di pusat dan di daerah.
            1)   Papan Nama Kantor di Pusat
                 Papan nama kantor di pusat adalah
                 (i)    Departemen Kelautan dan Perikanan;
                 (ii)   Badan Riset Kelautan dan Perikanan;
                 (iii) Pusat Pengembangan Aparatur Kelautan dan Perikanan;
                 (iv) Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kelautan
                        dan Perikanan;
                 (v)    Pusat Data, Statistik, dan Informasi;
                 (vi) Pusat Karantina Ikan.
            2)   Papan Nama Kantor di Daerah
                 Jenis papan nama kantor di daerah adalah
                 (i)    pelabuhan-pelabuhan perikanan;
                 (ii)   balai-balai besar;
                 (iii) balai-balai;
                 (iv) stasiun-stasiun;
                 (v)    loka-loka;
                 (vi) Sekolah Tinggi Perikanan, akademi, dan Sekolah Usaha
                        Perikanan Menengah.


       b.   Bentuk dan Ukuran
            Bentuk papan nama adalah empat persegi panjang dengan ukuran
            1) 250 x 100 cm,
            2) 200 x 75 cm, dan
            3) 150 x 70 cm.
            Ukuran tersebut dapat            disesuaikan dengan luas tanah dan
            bangunan dengan memperhatikan segi estetika.

                                                                            68
c.     Warna dan Huruf
       Warna dasar papan nama adalah putih dengan warna tulisan biru
       dicetak dengan huruf kapital berukuran sama dan diatur sedemikian
       rupa sehingga mudah dibaca. Besarnya huruf/angka disesuaikan
       dengan ukuran papan nama dan jumlah huruf/angka yang
       digunakan.


d.     Logo
       Logo yang digunakan adalah logo Keputusan Menteri Kelautan dan
       Perikanan Nomor KEP.17/MEN/2001 tanggal 6 Maret 2001, dengan
       lambang laut dan gelombang, lingkaran tiga dimensional dan garis
       larikan, stilasi ikan, serta tulisan Departemen Kelautan dan
       Perikanan, yang ditempatkan di sebelah kiri atas. Besar logo
       disesuaikan dengan besarnya ukuran papan nama kantor.


e.     Bahan
       Papan nama kantor/instansi terbuat dari bahan yang tahan lama.


f.     Pemasangan
       Papan nama kantor/instansi ditempatkan di lokasi yang strategis
       dan mudah dibaca.

      CONTOH PAPAN NAMA KANTOR UPT




         DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
               SEKRETARIAT JENDERAL
        SEKOLAH TINGGI PERIKANAN
     JALAN AUP PASAR MINGGU, PO.BOX 7239/JKPSM
     TELEPON (021) 7805030, FAKSIMILE (021) 7806874
                     JAKARTA SELATAN


                                                                        69
2. Sarana Surat-Menyurat


  a.   Pengetikan       dalam     bentuk    semi    block   style   dengan
       menggunakan jenis huruf
       1) Pica,
       2) Arial 12, dengan
       3) spasi 1 atau 1,5 disesuaikan dengan kebutuhan.

  d.   Ukuran Kertas
       1) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS
          maksimal 70 gram, antara lain untuk kegiatan surat-menyurat,
          penggandaan, dan dokumen pelaporan.
       2) Penggunaan kertas HVS di atas 70 gram atau jenis lain hanya
          terbatas untuk jenis naskah dinas yang mempunyai nilai
          keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu lama.
       3) Penyediaan surat berlambang negara dan/atau logo instansi,
          dicetak di atas kertas 70 gram.
       4) Kertas yang digunakan untuk surat-menyurat adalah A4 yang
          berukuran 297 x 210 mm.
       5) Folio ganda (420 x 330 mm) di samping kertas A4 untuk
          kepentingan tertentu korespondensi dapat menggunakan kertas
          dengan ukuran
          (a)     A3 kuarto ganda (297 x 420 mm),
          (b)     A5 setengah kuarto (210 x 148 mm), dan
          (c)     folio (210 x 330 mm).




                                                                        70
      c.    Ukuran Blangko/Formulir


              Blangko/Formulir                 Ukuran         Jenis
No.                                                                   Keterangan
                                                             Kertas
1.    Model A1 digunakan untuk

      a. berita acara,surat keputusan        Folio/70 gram    HVS
                                             210 x 330-


      b. surat edaran, pidato, pelantikan    Folio/70 gram    HVS     bergantung
                                             210 x 330                pada
                                                                      kebutuhan
                                             A4/ 70 gram      HVS
                                             297 x 210 mm
2.    Model A2 digunakan untuk

      naskah dinas                           A4/ 70 gram      HVS
                                             297 x 210 mm

3.    Model A3 digunakan untuk

      surat dinas berbahasa Inggris          A4/ 70 gram      HVS
                                             297 x 210 mm

4.    Model B1 digunakan untuk

      surat dinas                            A4/ 70 gram      HVS
                                             297 x 210 mm


5.    Model B2 digunakan untuk

      surat dinas, surat keterangan, surat   A4/ 70 gram      HVS
      izin, pengumuman, surat                297 x 210 mm
      peringatan, berita acara, surat
      perintah, surat pengantar, edaran

6.    Model B3 digunakan untuk

      surat keputusan dan mutasi             Folio/70 gram    HVS
      pegawai                                210 x 330

7.    Model B4 digunakan untuk

      surat dinas a.n. Menteri berbahasa     A4/ 70 gram      HVS
      Inggris                                297 x 210 mm




                                                                               71
Keterangan:
i. Model A1 :     Blangko/formulir dengan lambang negara di tengah (simetris),
                  di bawahnya tanpa tulisan MENTERI KELAUTAN DAN
                  PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA;                 warna tulisankuning
                  emas. Blangko tersebut digunakan untuk jenis tulisan dinas
                  berupa berita acara, sambutan, keputusan, surat edaran, atau
                  pidato yang ditandatangani oleh Menteri.


ii. Model A2 :    Blangko/formulir dengan lambang negara di tengah (simetris)
                  berwarna      kuning   emas     yang   di   bawahnya   bertuliskan
                  MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN. Blangko tersebut
                  digunakan untuk tulisan dinas yang ditandatangani oleh
                  Menteri untuk surat yang tidak diatur dalam Model A1.


iii. Model A3 :   Blangko/formulir dengan lambang negara di tengah (simetris)
                  berwarna kuning emas yang bertuliskan MINISTRY OF
                  MARINE        AFFAIRS    AND      FISHERIES      REPUBLIC     OF
                  INDONESIA. Blangko tersebut digunakan untuk surat dinas
                  internasional yang ditandatangani oleh Menteri. Pada catatan
                  kaki surat bertuliskan         alamat lengkap   (nomor telepon,
                  faksimile/surat elektronik).


iv. Model B1 :    Blangko/formulir dengan gambar logo departemen di sisi kiri,
                  bertuliskan     DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                  REPUBLIK INDONESIA, warna tulisan biru. Blangko tersebut
                  digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh
                  pejabat Eselon I atas nama Menteri.


v. Model B2 :     Blangko/formulir dengan gambar logo departemen di sisi kiri,
                  bertuliskan     DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERlKANAN
                  dan unit kerja Eselon I/pusat/UPT di tengah (simetris), warna
                  tulisan biru.    Blangko/formulir tersebut      digunakan untuk
                  semua naskah dinas yang ditandatangani baik oleh pejabat

                                                                                 72
                  Eselon I/kepala pusat/kepala UPT atas wewenang jabatannya
                  maupun oleh pejabat eselon di bawahnya, atas nama pejabat
                  Eselon I/kepala pusat/kepala UPT tersebut.


vi. Model B3 :    Blangko/formulir     (berukuran folio) dengan gambar garuda
                  hitam di tengah (simetris). Blangko/formulir tersebut diperlukan
                  untuk naskah dinas atas nama Menteri yang berkaitan dengan
                  surat   keputusan,     misalnya    surat    keputusan    tentang
                  pembentukan tim dan mutasi kepegawaian.


vii. Model B4 :   Blangko/formulir   (berukuran     A4)    dengan   gambar    logo
                  departemen di sisi kiri, bertuliskan (bahasa Inggris) MINISTRY
                  OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES REPUBLIC OF
                  INDONESIA, warna tulisan biru.          Blangko/formulir tersebut
                  digunakan untuk naskah dinas yang ditandatangani oleh
                  pejabat Eselon I atas nama Menteri.




                                                                                 73
       d.   Ukuran sampul surat (amplop) adalah sebagai berikut.


                                          Ukuran     Warna
No.             Sampul Surat                                  Keterangan
                                          Sampul     Sampul
                                         105 x 227   Putih
1.    MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN     250 x 353   Coklat        Model A2
                                         270 x 400   Coklat

      MINISTER OF MARINE AFFAIRS AND
2.                                       105 x 227    Putih        Model A3
      FISHERIES REPUBLIC OF INDONESIA

                                         105 x 227   Putih
      DEPARTEMEN KELAUTAN DAN
3.                                       250 x 353   Coklat        Model B1
      PERIKANAN
                                         270 x 400   Coklat

                                         105 x 227   Putih
      MINISTRY OF MARINE AFFAIRS AND
4.                                       250 x 353   Coklat        Model B4
      FISHERIES REPUBLIC OF INDONESIA
                                         270 x 400   Coklat

      SEKRETARIAT JENDERAL               105 x 227   Putih
5.    DEPARTEMEN KELAUTAN DAN            250 x 353   Coklat        Model B2
      PERIKANAN                          270 x 400   Coklat

      MINISTRY OF MARINE AFFAIRS AND     105 x 227   Putih
6.                                       250 x 353   Coklat        Model B3
      FISHERIES SECRETARIAT GENERAL




                                                                         74
3. Cap Dinas


  1. Bentuk dan Ukuran Cap Dinas Tata Cara Penggunaannya
     Cap jabatan di lingkungan DKP dibuat untuk Menteri Kelautan dan
     Perikanan Republik Indonesia serta        Departemen Kelautan dan
     Perikanan Republik Indonesia.      Bentuk dan ukuran cap dinas di
     lingkungan DKP tersebut adalah bulat, seperti tampak pada contoh
     gambar,     yang terdiri dari dua lingkaran: lingkaran luar/terbesar
     berdiameter empat cm.


  2. Penggunaan Cap Dinas
     Penggunaan cap dinas ditentukan sebagai berikut.
     1)   Jenis cap dinas, yang dibedakan menjadi dua, yaitu
          (i) cap dinas jabatan untuk Menteri dan pejabat struktural
               Eselon I;
          (ii) cap dinas departemen, unit kerja Eselon I, pusat, dan UPT.


     2)   Ukuran Cap Dinas




                                           40 mm
                                       39 mm
                                   30 mm




                                        MENTERI


                                        LAMBANG NEGARA


                                        REPUBLIK INDONESIA




                                                                            75
           3)   Bentuk Cap Dinas
                a. Cap dinas jabatan Menteri digambarkan dengan
                    (i)     lingkaran luar yang berisi tulisan MENTERI KELAUTAN
                            DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA, dengan
                            huruf kapital;
                    (ii)    ingkaran dalam berisi gambar burung garuda;
                            cap dinas ini digunakan untuk naskah dinas yang
                            ditandatangani oleh Menteri atau Menteri ad interim;
                            contohnya,


                                 Jabatan                       Cap
                                 Menteri
                               Kelautan dan
                                Perikanan




                b. Cap dinas jabatan struktural Eselon I digambarkan dengan
                    (i)     lingkaran luar yang berisi        tulisan DEPARTEMEN
                            KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA,
                            dengan huruf kapital;

                    (ii)    lingkaran dalam yang         bertuliskan nama jabatan
                            struktural Eselon I dengan menggunakan huruf kapital
                            yang dibatasi dengan dua garis horizontal.Cap dinas ini
                            digunakan        untuk   naskah   dinas    keluar   yang
                            ditandatangani oleh pejabat struktural Eselon I.


Urutan Direktorat Jenderal (sesuai dengan Permen 07) adalah
1.   Sekretaris Jenderal;
2.   Inspektur Jenderal;
3.   Direktur Jenderal Perikanan Tangkap;



                                                                                  76
4.   Direktur Jenderal Perikanan Budidaya;
5.   Direktur Jenderal Pengawasan dan Pengendalian Sumber Daya Kelautan
     dan Perikanan;
6.   Direktur Jenderal Kelautan, Pesisir, dan Pulau-Pulau Kecil;
7.   Direktur Jenderal Pengolahan dan Pemasaran Hasil Perikanan;
8.   Badan Riset Kelautan dan Perikanan.


                         Contohnya,


                           Titelatur atau Nama
                                                          Contoh Cap
                                 Jabatan

                            Sekretaris Jenderal




                             Inspektur Jenderal




                             Direktur Jenderal
                            Perikanan Tangkap




                                                                       77
Titelatur atau Nama
                         Contoh Cap
      Jabatan

  Direktur Jenderal
 Perikanan Budidaya




   Direktur Jenderal
   Pengolahan dan
      Pemasaran
   Hasil Perikanan




  Direktur Jenderal
Kelautan, Pesisir, dan
 Pulau-Pulau Kecil




  Direktur Jenderal
  Pengawasan dan
Pengendalian Sumber
 Daya Kelautan dan
      Perikanan




 Kepala Badan Riset
Kelautan dan Perikanan




                                      78
c. Cap dinas organisasi departemen digambarkan dengan
   (i)    lingkaran luar      yang   berisi   tulisan DEPARTEMEN
          KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA,
          dengan huruf kapital;


   (ii)   lingkaran dalam yang berisi gambar burung garuda.
          Cap dinas ini digunakan untuk naskah dinas yang
          ditandatangani oleh pejabat struktural Eselon I atas
          nama Menteri.
          Contohnya,


            Nomenklatur atau
                                              Contoh Cap
            Nama Organisasi

              Departemen
              Kelautan dan
               Perikanan




d. Cap dinas unit organisasi Eselon I digambarkan dengan
   (i)    lingkaran luar yang berisi          tulisan DEPARTEMEN
          KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA
          (dengan menggunakan huruf kapital);


   (ii)   lingkaran dalam bertuliskan nama unit organisasi Eselon
          I dengan menggunakan huruf kapital yang dibatasi dua
          garis horizontal;
          Cap dinas ini digunakan untuk naskah dinas keluar yang
          ditandatangani oleh pejabat Eselon II atas nama pejabat
          Eselon I.



                                                              79
Contohnya,


 Nomenklatur atau Nama
                           Contoh Cap
  Organisasi Unit Kerja

    Sekretariat Jenderal




    Inspektorat Jenderal




     Direktorat Jenderal
     Perikanan Tangkap




     Direktorat Jenderal
     Perikanan Budidaya




                                        80
Nomenklatur atau Nama
                           Contoh Cap
 Organisasi Unit Kerja

    Direktorat Jenderal
Pengolahan dan Pemasaran
     Hasil Perikanan




   Direktorat Jenderal
  Kelautan, Pesisir, dan
   Pulau-Pulau Kecil




   Direktorat Jenderal
    Pengawasan dan
Pengendalian Sumber Daya
 Kelautan dan Perikanan




Badan Riset Kelautan dan
       Perikanan




                                        81
  e. Cap dinas pusat digambarkan dengan
      (i)    lingkaran luar      yang   berisi   tulisan DEPARTEMEN
             KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA
             (dengan menggunakan huruf kapital);


      (ii)   lingkaran dalam yang bertuliskan nama pusat (dengan
             menggunakan huruf kapital), yang dibatasi dengan dua
             garis horizontal.

             Cap dinas unit organisasi pusat digunakan untuk naskah
             dinas keluar yang ditandatangani kepala pusat atas
             wewenang jabatannya atau pejabat struktural Eselon III
             atas nama kepala pusat.


             Contohnya,


 Nomenklatur
  atau Nama
                                         Contoh Cap
Organisasi Unit
     Kerja


Pusat di bawah
  Sekretariat     1.                              2.
   Jenderal




                  3.                               4.




                                                                 82
f. Pembuatan dan Pengamanan/Penanggung                       Jawab Cap
   Dinas
   Pembuatan      cap dinas        jabatan      Menteri,   a.n.   Menteri,
   Sekretaris Jenderal, Inspektur Jenderal, Direktur Jenderal,
   Kepala      Badan,     dan     Sekretariat     Jenderal     merupakan
   kewenangan Biro Umum dan Perlengkapan, Sekretariat
   Jenderal.
   Untuk pertimbangan keamanan, penggantian cap dinas
   harus dilakukan oleh Biro Umum dan Perlengkapan dengan
   menyerahkan cap dinas yang lama dan dibuatkan Berita
   Acara Serah Terima.


   Untuk pengamanan dan mencegah penyalahgunaan cap
   dinas dari pengguna yang telah ditetapkan, penyimpanan cap
   dinas diatur sebagai berikut.
  (i)    Cap dinas jabatan Menteri, a.n. Menteri, Sekretaris
         Jenderal,      dan Sekretariat Jenderal disimpan di Biro
         Umum dan Perlengkapan, Sekretariat Jenderal.
  (ii)   Cap dinas Jabatan             Direktur Jenderal, Inspektur
         Jenderal, dan Kepala Badan disimpan pada Sekretariat
         Direktorat     Jenderal/Inspektorat      Jenderal/Badan      dan
         sebagai penanggung jawab adalah masing-masing
         Kepala Bagian Umum.


g. Penempatan Cap Dinas
   (i)   Penempatan         cap      dinas       disesuaikan      dengan
         penggunaan kepala surat          dan berada di sebelah kiri
         tanda        tangan        pejabat        yang        berwenang
         menandatanganinya seraya sedikit menimpa tanda
         tangan tersebut. Tidak dibenarkan            penempatan      cap
         dinas tepat di tengah-tengah atau di atas tanda tangan
         pejabat yang berwenang. Apabila terdapat lebih dari
         satu pejabat yang menandatangani suatu naskah dinas,

                                                                       83
                            cap dinas itu ditempatkan di sebelah kiri tanda tangan
                            pejabat yang lebih tinggi tingkatnya.
                     (ii)   Naskah dinas yang ada hubungannya dengan kerja
                            sama pemerintah dengan luar negeri (berbahasa
                            Inggris) tidak menggunakan cap dinas.
                     (iii) Naskah kerja sama DKP dengan instansi lain di dalam
                            negeri    menggunakan     cap   jabatan   masing-masing
                            pejabat penanda tangan.


E.   Kewenangan dan Paraf


          Pada hakikatnya,           setiap surat ke luar menjadi tanggung jawab
     pimpinan instansi yang bersangkutan. Surat ditandatangani oleh pejabat
     yang mempunyai kewenangan atau yang mendapat pelimpahan wewenang,
     sesuai dengan tanggung jawabnya berdasarkan ketentuan kedinasan yang
     berlaku.

          Kewenangan dalam penandatanganan surat harus memperhatikan
     kesesuaian dengan jenjang struktural pejabat yang dituju.

          Surat dinas, sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang,
     memerlukan pengesahan pertanggungjawaban, baik materi maupun teknis,
     dari pejabat yang bersangkutan.


     1. Pelimpahan Wewenang Penandatanganan dan Paraf dalam
        Naskah Dinas


                Sepanjang    tidak    ditentukan   secara   khusus    oleh   peraturan
        perundang-undangan yang berlaku, kewenangan penandatanganan
        dapat dilimpahkan kepada pejabat bawahan.            Pelimpahan wewenang
        hanya ditujukan untuk pejabat yang secara struktural berada di
        bawahnya.
                Pelimpahan wewenang dimaksudkan untuk menunjang kelancaran
        tugas dan ketertiban jalur komunikasi yang bertanggung jawab.


                                                                                    84
Pelimpahan wewenang harus mengikuti jalur struktural dan paling
banyak dua rentang jabatan struktural di bawahnya.
     Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi di luar
lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan ditentukan sebagai
berikut.
a.   Surat Menteri yang ditujukan kepada pempinan instansi di luar
     lingkungan DKP ditandatangani oleh Menteri dan diparaf oleh
     Sekretaris Jenderal, sebagai penanggung jawab administrasi Kantor
     DKP, dan oleh pejabat Eselon I yang bersangkutan dengan materi
     sebagai penanggung jawab teknis.
b.   Apabila Menteri mendelegasikan penandatanganan surat kepada
     pejabat setingkat di bawahnya, penandatanganan dilakukan oleh
     pejabat tersebut dengan penyebutan a.n. (atas nama).
c.   Apabila pejabat yang diberi wewenang menandatangani surat
     tersebut beralangan, penandatanganan dapat didelegasikan kepada
     pejabat yang setingkat di bawahnya dengan penyebutan u.b. (untuk
     beliau) setelah pencantuman a.n. (atas nama).
d.   Surat pimpinan unit kerja Eselon I yang ditujukan kepada pimpinan
     instansi di luar DKP ditandatangani oleh yang bersangkutan, dan
     sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf oleh Sekretaris
     Inspektorat   Jenderal/Sekretaris   Direktorat   Jenderal/Sekretaris
     Badan dan/atau penanggung jawab materi dengan tembusan
     kepada Menteri. Surat Sekretaris Jenderal, sebelum ditandatangani,
     harus diparaf terlebih dahulu oleh Kepala Biro/Kepala Pusat yang
     menjadi penanggung jawab materi.
e.   Apabila pejabat Eselon I mendelegasikan penandatanganan surat
     kepada pejabat setingkat di bawahnya, penandatanganan dilakukan
     oleh pejabat tersebut dengan penyebutan a.n. (atas nama).
f.   Apabila pejabat yang diberi wewenang menandatangani surat
     tersebut beralangan, penandatanganan dapat didelegasikan kepada
     pejabat setingkat di bawahnya dengan penyebutan u.b. (untuk
     beliau) setelah pencantuman a.n. (atas nama).



                                                                      85
          g.   Staf Ahli Menteri, sesuai dengan tugas dan fungsinya,
               memberikan telaahan, pertimbangan, dan saran pemecahan
               masalah secara konseptual mengenai hal-hal tertentu menurut
               keahliannya yang berkaitan dengan kelautan dan perikanan kepada
               Menteri Kelautan dan Perikanan. Oleh karena itu, Staf Ahli Menteri
               tidak berwenang untuk membuat dan menandatangani surat dinas
               yang ditujukan kepada pemimpin/pimpinan instansi di luar DKP.
          h.   Staf    Ahli    Menteri   hanya   berwenang       untuk     membuat         dan
               menandatangani Memorandum dan Nota Dinas kepada Menteri dan
               Pejabat Eselon I di lingkungan Departemen Kelautan dan Perikanan
               sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.




Contoh lembar pengesahan untuk surat Menteri



    Lembar Pengesahan                              Menteri Kelautan dan Perikanan

    No.          Nama Pejabat            Paraf
     1.    Penanggung Jawab Materi
     2.    Penanggung Jawab Teknis
    …      ……………………….                            ……………………………………….

   Tembusan:
   1. Presiden Republik Indonesia
   2. ………….. dan seterusnya




                                                  a.n. Menteri Kelautan dan Perikanan RI
                                                           Sekretaris Jenderal,



                                                       ………………………………….

 Tembusan:
 1. Menteri Kelautan dan Perikanan RI
 2. ……………….. dan seterusnya




                                                                                            86
                                                 a.n. Sekretaris Jenderal
                                                 a.n. Sekretaris Jenderal
                                                  Kepala Biro Keuangan,
                                                  Kepala Biro Keuangan,




                                               ………………………………….
                                               ………………………………….
Tembusan:
Tembusan:
1. Sekretaris Jenderal
3. Sekretaris Jenderal
2. ……………….. dan seterusnya
4. ……………….. dan seterusnya




                                          a.n. Menteri Kelautan dan Perikanan RI
                                                    Sekretaris Jenderal
                                                              u.b.
                                                 Kepala Biro Kepegawaian,




                                                ……………………………….
Tembusan:
1. Sekretaris Jenderal
2. ............. dan seterusnya




                                            a.n. Sekretaris Jenderal
                                       Kepala Biro Umum dan Perlengkapan
                                                      u.b.
                                          Kepala Bagian Perlengkapan,




                                        ……………………………………….

Tembusan:
1. Kepala Biro Umum dan Perlengkapan
2. ……………….. dan seterusnya




                                                                                   87
                                     BAB III
            PROSEDUR DAN PENGELOLAAN NASKAH DINAS




A. Penanganan Naskah Dinas

  1.   Naskah Dinas Masuk

       a.   Penerima Surat
            Penerima surat bertugas
            1)   menerima surat (dinas, pribadi, atau yang salah alamat)
                 yang masuk ke DKP;
            2)   memilah (surat biasa, surat rahasia, surat pibadi);
            3)   membuka dan memeriksa kelengkapan surat;
            4)   menyampaikan kepada pengarah.

       b.   Pengarah Surat
            Tugas pengarah surat adalah
            1)   membaca surat dan menentukan kategori surat (kecuali surat
                 rahasia):
                 (i)    surat dengan kategori penting dicatat dalam kartu kendali
                        (KK), rangkap tiga;
                 (ii)   surat dengan kategori biasa diberi lembar pengantar -
                        surat biasa (PSB), rangkap dua;
                 (iii) surat rahasia diberi Lembar Pengantar Surat Rahasia
                        (PSR), rangkap dua;
            2)   mengembalikan dengan segera surat-surat yang salah alamat
                 kepada pengirimnya atau meneruskannya           ke alamat yang
                 semestinya;
            3)   mengirimkan surat-surat yang bersifat pribadi ke alamat yang
                 bersangkutan, tanpa dibuka;
            4)   meneruskan surat tertutup/rahasia kepada alamat yang dituju
                 sesuai dengan prosedur penerimaan surat rahasia;




                                                                              88
     5)   mencantumkan pengarahan dan kode klasifikasi pada Lembar
          Disposisi;
     6)   menyerahkan surat-surat kepada pencatat.


c.   Pencatat Surat
     Pencatat surat bertugas
     1)   mencatat surat pada Lembar PSB;
     2)   meneruskan surat beserta Lembar PSB atau PSR pada unit
          tata usaha yang dituju;
     3)   menerima kembali Lembar PSB atau PSR asli yang sudah
          diparaf oleh unit tata usaha yang dituju sebagai arsip pada unit
          tata usaha departemen.

d.   Unit Tata Usaha
     Unit tata usaha bertugas
     1)   menandatangani atau memaraf lembar PSB atau PSR dan
          mengembalikannya kepada pencatat;
     2)   memeriksa jumlah dan kelengkapan surat sesuai dengan
          Lembar PSB atau PSR;
     3)   menyampaikan surat yang disertai lembar disposisi kepada
          pimpinan pengolah;
     4)   menyimpan surat rahasia dalam berkas khusus surat rahasia.

e.   Proses Naskah Dinas Masuk
     Proses naskah dinas sangat rahasia, rahasia, dan terbatas masuk
     adalah sebagai berikut:.
     1)   Penerima surat menandatangani tanda terima              dengan
          memberikan nama jelas, tanggal, dan waktu.
     2)   Pengarah surat melengkapi baju surat dengan menggunakan
          Lembar PSR rangkap dua dengan mengisi
          (i)    Unit Pengolah/Unit Kerja penerima surat;
          (ii)   tanggal disampaikan;
          (iii) nomor urut;
          (iv) tanggal dan nomor surat.

                                                                       89
          3)   Surat dalam keadaan masih tertutup bersama dengan Lembar
               PSR secara langsung disampaikan sesuai dengan alamat
               surat yang dituju.
          4)   Setelah Lembar PSR ditandatangani oleh penerima surat,
               dengan nama jelas, tanggal, dan waktunya di bagian Lembar
               PSR,
               (i)     lembar pertama sebagai pengganti buku agenda dan
                       bukti penerimaan disimpan di Unit Kearsipan (Bagian
                       Tata     Usaha      dan   Persuratan,   Biro   Umum     dan
                       Perlengkapan);
               (ii)    lembar kedua menempel pada surat (dalam keadaan
                       tertutup) dan disimpan pada unit pengolah.

2.   Naskah Dinas Keluar


     a.   Penyiapan Surat Dinas Biasa/Penting
          1)   Pengolahan Surat
               (i) Pembuatan konsep surat dinas dapat dilakukan oleh
                      pejabat yang berhak menandatangani surat tersebut atau
                      oleh    pejabat/petugas    yang   ditunjuk   sesuai   dengan
                      pedoman yang telah ditetapkan.
               (ii) Batas waktu jawaban disesuaikan dengan sifat pengiriman
                      surat yang bersangkutan
                         Amat segera/kilat dengan batas waktu 24 jam setelah
                         surat diterima;
                         Segera dengan batas waktu 2 x 24 jam setelah surat
                         diterima;
                         Biasa dengan batas waktu maksimum 5 hari kerja.
               (iii) Konsep surat yang telah dibuat selanjutnya diperiksa oleh
                       atasan langsung pengonsep surat.
               (iv) Bagian persuratan unit tata usaha dan/atau sekretaris
                       pimpinan memeriksa konsep surat dari aspek tata
                       persuratan dan teknis penulisan.


                                                                                90
     (v)     Konsep surat diajukan kepada pejabat yang berhak
             menandatanganinya untuk pemeriksaan substansi.
     (vi) Setelah diperiksa dan disetujui sebagaimana tersebut
             pada Butir 2) sampai dengan           Butir 4), dilakukan
             pengetikan surat bersih, dengan jumlah lembar sesuai
             dengan tujuan, ditambah satu lembar yang diparaf, untuk
             selanjutnya ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
     (vii) Konsep naskah disimpan dalam berkas bersama arsip
             surat bersih. Surat bersih yang telah ditandatangani dan
             yang sudah dibubuhi paraf oleh pengonsep surat
             disimpan sebagai arsip.


2)   Pengiriman Surat Dinas
     Apabila surat dinas ke luar telah siap, surat dinas tersebut
     harus segera dikirim ke alamat yang dituju setelah dicatat oleh
     petugas pengendali surat keluar.
     Prosedur pencatatan surat oleh pengendali surat dilakukan
     sebagai berikut:
     (i)     surat dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga;
     (ii)    surat asli beserta tembusan arsip dikirim ke bagian tata
             usaha untuk diberi nomor surat pada KK;
     (iii)   surat asli beserta KK Lembar Ke-3 diteruskan kepada
             pengolah surat, sedangkan KK Lembar Ke-1 sebagai
             nomor urut, dan KK Lembar Ke-2 beserta arsip surat
             disimpan di bagian tata usaha departemen.
     (iv) Kecepatan Penyampaian
                Amat    segera/kilat:    surat   yang    sudah   harus
                diselesaikan/ dikirim/disampaikan pada hari yang
                sama dengan batas waktu 24 jam;
                Segera: surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim/
                disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam; dan
                Biasa: surat dinas yang harus diselesaikan/dikirim/
                disampaikan menurut urutan yang diterima oleh

                                                                    91
                     bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan
                     caraka/kurir, batas waktu lima hari


b.   Proses Naskah Dinas Keluar
     Proses naskah dinas sangat rahasia, rahasia, dan terbatas keluar
     adalah sebagai berikut.
     1)   Konsep surat harus dibuat sendiri oleh pejabat yang akan
          menandatangani atau pejabat yang ditunjuk menangani surat
          rahasia itu dan langsung menentukan tingkat keamanannya
          (sangat rahasia, rahasia, atau terbatas).
     2)   Setelah ditentukan tingkat keamanannya dan disetujui, konsep
          itu diparaf oleh pengonsep dan langsung             diserahkan ke
          petugas      sandi      negara     untuk    diproses,       kemudian
          ditandatangani oleh pejabat yang berwenang menandatangani
          surat tersebut.
     3)   Petugas sandi negara meminta nomor kepada petugas
          penomoran       surat     dengan    menggunakan     Kartu    Kendali
          Rangkap tiga dan petugas mengisi
          (i)    nomor urut,
          (ii)   tanggal permintaan nomor surat,
          (iii) kode klasifikasi,
          (iv) hal,
          (v)    alamat yang dituju,
          (vi) unit pengolah, dan
          (vii) paraf petugas sandi negara.
          Arsip surat sangat rahasia, rahasia, dan terbatas berada di
          kamar sandi dan menjadi tanggung jawab petugas sandi
          negara, sedangkan unit kearsipan hanya menyimpan kartu
          kendali lembar pertama dan lembar kedua.
     4)   Kegiatan pengamplopan dilakukan oleh petugas sandi negara
          dengan menggunakan amplop. Untuk                 tingkat keamanan
          Naskah Dinas Sangat Rahasia digunakan tiga amplop sebagai
          berikut.

                                                                            92
     (i)    Amplop pertama, setelah ditutup dengan lem, dibubuhkan
            lak segel pada tiga tempat bagian    sambungan amplop,
            kemudian dicap segel di atasnya. Apabila tidak terdapat
            cap   segel,   setelah   amplop   ditutup   dengan   lem,
            dibubuhkan cap jabatan pada tiga tempat bagian
            sambungan amplop. Pada amplop dibubuhi alamat
            lengkap, nomor kode surat, cap dinas dan cap SANGAT
            RAHASIA (dengan huruf kapital), kemudian dimasukan ke
            dalam amplop kedua.
     (ii)   Amplop kedua ditangani dengan cara yang sama, seperti
            menangani amplop pertama,           kemudian dimasukan
            kedalam amplop ketiga.
     (iii) Amplop ketiga ditutup dengan lem, seperti halnya surat
            biasa. Pada muka amplop dibubuhkan alamat lengkap,
            nomor surat, cap dinas     tanpa dibubuhi cap SANGAT
            RAHASIA.
     (iv) Untuk tingkat keamanan naskah dinas rahasia dan
            Terbatas, digunakan dua amplop dengan pengaturan
            amplop pertama yang ditangani dengan cara yang sama,
            hanya tidak perlu dibubuhi lak segel, lalu dimasukan ke
            dalam amplop kedua,      kemudian ditutup dengan lem;
            pada muka amplop dibubuhi alamat lengkap, nomor surat,
            dan cap dinas,     tanpa dibubuhi cap RAHASIA atau
            TERBATAS.
     (v)    Pengiriman naskah dinas sangat rahasia, rahasia, dan
            terbatas memerlukan perlakuan khusus dan dilakukan
            oleh caraka/kurir atau perusahaan jasa ekspedisi.


5)   Penulisan Alamat Pengirim dan Tujuan
     Pada sampul surat selalu harus dicantumkan alamat pengirim
     dan alamat tujuan. Alamat pengirim dicetak atau dituliskan
     pada bagian kanan atas sampul dengan susunan dan bentuk
     huruf yang sama dengan yang tertulis atau tercetak pada

                                                                   93
     kepala surat,     yaitu lambang negara/logo instansi, nama
     instansi/jabatan, dan alamat instansi. Alamat tujuan ditulis
     sama seperti alamat yang tercantum pada kepala surat, alinea
     pertama alamat tujuan dimulai pada baris di bawah bagian
     tengah sampul.


6)   Melipat   Surat   dan   Memasukkannya     ke   dalam   Sampul
     Surat/Amplop
     Surat yang sudah siap mau dikirim dapat kehilangan
     penampilannya apabila cara melipatnya dan memasukkannya
     ke dalam sampul surat/amplop kurang cermat dan tidak hati-
     hati. Surat yang sudah dilipat sudut-sudutnya harus bertemu
     dan lipatannya harus lurus dan tidak kusut. Sebelum surat itu
     dilipat, terlebih dahulu perlu dipertimbangkan sampul surat
     yang akan dipergunakannya.


7)   Contoh Melipat Surat yang akan Dimasukkan          ke dalam
     Sampul Surat Dinas




            ………..                         ………..
       ………                            ………
       ……….                           ………
       ………………………..                    ………………………..
       ………………………..                    …..
       ………………..                       …

                     ……….
                      …….


        1.                                2.




                                                                94
                            ……….                               ……….
                                                           ………
                       ………..                               ………
                       ………………………..                         ………………………..
                       ………
                                                       3.

                                                     …….
                                                                 ………….
                                                                 ……………
                                                                 ………


                  4.                                   5.


Keterangan Gambar:
1. Lembar kertas surat
2. Sepertiga bagian bawah kertas surat dilipat ke depan.
3. Sepertiga bagian atas lembaran kertas surat dilipat ke belakang ke bawah.
4. Surat dimasukkan ke dalam sampul dengan bagian kepala surat menghadap
   ke depan.
5. Pada sampul, semua keterangan yang ada dalam alamat tujuan surat ditulis
   sama seperti alamat yang tercantum pada kepala surat, kata pertama
   alamat/tujuan surat dimulai pada baris di bawah bagian tengah sampul.


B. Penomoran Naskah Dinas Keluar


          Nomor surat keluar dinyatakan dengan huruf dan angka sebagai berikut:
   1234/ABC/PQ.00/XY/0000.

   Penjelasan:
   1234      : Nomor urut surat.
   ABC       : Kode unit kerja asal surat atau pejabat yang menandatangani.
   PQ.00 : Digit yang digunakan untuk kode klasifikasi surat sebagaimana
           pedoman klasifikasi surat (dengan huruf kapital) diatur dalam
           ketentuan tersendiri.



                                                                               95
XY        : Digit yang digunakan untuk membubuhkan bulan penerbitan surat
            (dengan angka Romawi).

0000      : Digit yang digunakan untuk membubuhkan tahun penerbitan surat.

Kode nomenklatur unit kerja Eselon I di lingkungan Direktorat Jenderal dan
Inspektorat Jenderal dapat dikembangkan sesuai dengan jumlah unit kerja
Eselon II, yaitu
 1. Sekretariat Direktorat Jenderal
 2. Direktorat atau Inspektorat I
 3. Direktorat atau Inspektorat II
 4. Direktorat atau Inspektorat III
 5. Direktorat atau Inspektorat IV

Klasifikasi Surat:
 Surat Biasa                  B–1234
 Surat Rahasia                R–1234
 Surat Sangat Rahasia SR–1234

Lain-Lain:
     a.   Penomoran naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat Eselon I
          atas nama Menteri mengikuti penomoran a.n. Menteri.
     b.   Penomoran naskah dinas lain, seperti nota dinas dan surat edaran,
          menggunakan kode tersendiri untuk membedakan satu dengan yang
          lain.
          Contohnya,
              INS Instruksi
              SE Surat Edaran
              ST Surat Tugas
              ND Nota Dinas
              SP Surat Perintah
              M    Memorandum
     c.   Penomoran keputusan pengangkatan dalam jabatan struktural
          dilakukan oleh Biro Kepegawaian.




                                                                         96
C. Pengendalian Surat dan Penataan Arsip

   1.   Pengendalian Surat
        Pengendalian surat adalah proses kegiatan pengelolaan surat sejak
        diterima, diarahkan, dicatat di unit kearsipan sampai diterima dan
        ditangani oleh unit pengolah hingga dikirim oleh unit kearsipan.
        a.   Pengendalian terhadap surat masuk               penting/biasa    dilakukan
             sebagai berikut:
             1)   surat penting dengan menggunakan kartu kendal;
             2)   surat biasa dengan menggunakan lembar pengantar biasa.
        b.   Pengendalian       terhadap     surat   masuk    penting/biasa     rahasia
             dilakukan sebagai berikut
             1)   naskah dinas masuk          yang tingkat kerahasiaannya sangat
                  tinggi ditujukan langsung kepada Menteri Kelautan dan
                  Perikanan.
             2)   naskah dinas     ke luar     yang tingkat kerahasiaannya sangat
                  tinggi yang ditujukan kepada Presiden dan Menteri langsung
                  ditandatangani     oleh     Menteri   Kelautan      dan    Perikanan,
                  sedangkan      yang      tingkat   kerahasiaannya    kurang     tinggi
                  ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal.
             3) Untuk naskah dinas rahasia mengenai kepegawaian, hanya usul
                  mutasi pejabat Eselon II ke atas disampaikan langsung kepada
                  Menteri Kelautan dan Perikanan, sedangkan usul mutasi
                  pejabat Eselon III ke bawah disampaikan kepada Sekretaris
                  Jenderal.
             4)   Untuk menjaga kerahasiaan, berkas-berkas surat                sangat
                  rahasia, rahasia, dan terbatas dikelola oleh petugas sandi
                  negara dan disimpan di kamar sandi.
             5)   Penggandaan naskah dinas rahasia, rahasia, dan terbatas
                  hanya dilakukan apabila ada perintah dari unit pengolah
                  (pencipta) atau pejabat yang ditunjuk.
        c.   Untuk proses pengolahan surat digunakan kartu disposisi.




                                                                                     97
    2. Penataan Arsip
       a.      Dosir adalah pengelompokan arsip yang saling berkaitan dalam
               satu kegiatan pekerjaan, disatukan dalam satu himpunan.
       b.      Rubrik adalah pengelompokan arsip yang penyusunannya diurutkan
               atas dasar kesatuan masalah.
       c.      Seri adalah pengelompokan arsip yang disusun berdasarkan
               kesamaan jenis permasalahan.



D. Pengamanan Arsip

           Pengamanan arsip adalah kegiatan penyelamatan, baik fisik maupun
  informasi, yang terkandung dalam naskah/surat dinas dari pihak-pihak yang
  tidak berhak. Faktor pengamanan arsip dinas perlu diperhatikan, dengan
  mengingat sering terjadi kebocoran informasi yang disebabkan oleh petugas
  pengelola surat      kurang berhati-hati baik disengaja maupun tidak. Untuk
  mengatasi masalah tersebut, pengamanan informasi dan naskah/surat dinas
  adalah     sejak       pembuatan     konsep    sampai    dengan     pengetikan,
  penandatanganan, penomoran, dan pengiriman yang harus dilakukan dengan
  hati-hati. Perlakuan khusus diperlukan bagi surat-surat yang bersifat rahasia,
  sangat rahasia, dan terbatas. Untuk keperluan tersebut, pemimpin unit kerja
  dapat memproses surat dinas tersebut secara tersendiri atau mempercayakan
  kepada staf yang dapat dipercaya integritasnya.
           Pada prinsipnya pengamanan arsip bermula dari pembuatan konsep,
  pengetikan,      penomoran,    penggandaan,     dan     pendistribusian,   serta
  pengarsipan.


1. Pembuatan Konsep Naskah/Surat Dinas
           Kebocoran informasi naskah/surat dinas sering kali terjadi pada tahap
  pembuatan konsep. Oleh        karena itu, upaya-upaya sebagai berikut      harus
  dilakukan.
  a. Konsep naskah/surat dinas dibuat secara tersendiri oleh pejabat yang
     akan menandatangani atau pejabat lain yang ditunjuk, sedangkan untuk




                                                                                98
     konsep yang tidak dibuat oleh penandatanganan surat, konsep tersebut
     harus disetujui terlebih dahulu oleh pejabat penandatanganan surat.
  b. Apabila materi naskah/surat dinas menyangkut lebih dari satu unit kerja,
     konsep terlebih dahulu disampaikan kepada unit-unit terkait untuk disetujui
     dengan membubuhkan paraf pada naskah/surat dinas dimaksud.
  c. Khusus untuk      naskah/surat dinas yang mempunyai tingkat ke rahasia
     yang tinggi, perlu dilakukan hal-hal berikut.
     (i)    Konsep harus dibuat sendiri oleh pejabat yang menandatangani atau
            pejabat yang ditunjuk.
     (ii)   Konsep dibuat dalam bentuk formulir tersendiri yang dibedakan
            dengan surat yang lain (bukan rahasia).
  d. Setelah dibubuhi paraf oleh pejabat yang berwenang, konsep naskah/surat
     dinas tersebut diserahkan kepada petugas yang mempunyai integritas
     yang tinggi terhadap ke rahasiaan dokumen di lingkungan DKP atau diketik
     sendiri oleh pejabat yang bersangkutan.


2. Pengetikan Naskah/Surat Dinas
     Yang dimaksud dengan pengetikan dalam hal ini adalah pengetikan
  konsep akhir surat yang akan ditandatangani. Pengetikan dapat dilakukan
  dengan      komputer. Hal-hal yang    harus diperhatikan, antara lain, adalah
  bahwa
  a. pengetikan dengan menggunakan komputer akan menghasilkan produk
     yang sama; jadi untuk membedakan yang asli dan tembusan               dapat
     dipergunakan cap/stempel yang menyebutkan asli dan tembusan;
  b. sebaiknya, naskah/surat dinas yang sifatnya rahasia, apabila diketik
     dengan menggunakan komputer, setelah proses pembuatan selesai, fail
     yang berisi surat tersebut dihapus atau dapat disimpan dalam disket
     khusus dan penyimpanannya dilakukan secara tersendiri.


3. Penomoran Naskah/Surat Dinas
     Pada prinsipnya, penomoran naskah/surat dinas yang bersifat rahasia
  tersebut sama dengan surat biasa. Namun, pemberian nomor harus tertutup.



                                                                              99
4. Penggandaan Naskah/Surat Dinas
     Penggandaan naskah/surat dinas harus disesuaikan dengan kebutuhan,
  dan dapat dilakukan dengan fotokopi atau percetakan. Naskah/surat dinas
  hasil penggandaan dianggap asli apabila diberi tanda tangan dan stempel
  basah oleh pejabat yang berwenang. Khusus penggandaan surat rahasia
  tidak boleh lebih dari jumlah alamat yang dituju.


5. Pendistribusian dan Pengarsipan Naskah/Surat Dinas
  a. Setiap naskah surat dinas disampaikan sesuai dengan ketentuan dan
     prosedur yang sudah ditetapkan.
  b. Naskah/surat yang bersifat rahasia disampaikan sesuai dengan ketentuan
     dan prosedur yang sudah ditetapkan.
  c. Naskah/surat dinas yang telah disampaikan, arsipnya disimpan dan diatur
     melalui ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan sebagaimana
     Keputusan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP.88/MEN/SJ/2002,
     tetapi diperlakukan secara khusus.
  d. Mekanisme pengamanan surat sebagai arsip, pada hakikatnya,          akan
     berakhir pada penyusutan arsip yang meliputi proses pemindahan arsip
     inaktif dan unit pengolah kepada unit kearsipan dalam lingkungan DKP.




                                                                             100
                                      BAB IV
                          PERSURATAN ELEKTRONIS




         Persuratan   elektronis,   adalah   suatu   sistem   korespondensi   yang
menggunakan media elektronis. Penggunaan persuratan elektronis berakibat
DKP dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat,
transparan, tertib, terpadu, produktif, akurat, aman, dan efisien, khususnya bagi
kegiatan pemerintahan sebagai fasilitator utama untuk melancarkan dan
mendukung semua kegiatan. Kegiatan ini sejalan dengan pergeseran paradigma
dari regulasi menghambat (wall regulation) menuju regulasi mendorong (enabling
regulation).
         Persuratan elektronis lingkup DKP melalui intranet, merupakan salah
satu jawaban untuk mewujudkan penyelenggaraan kepemerintahan yang baik
(good governance) dan pemerintahan yang bersih (clean government), sekaligus
meningkatkan kinerja aparatur dalam rangka meningkatkan transparansi dan
akuntabilitas, sehingga masyarakat mendapatkan pelayanan yang baik.



A. STATUS


          Persuratan elektronis lingkup DKP digunakan sebagai pengganti nota
   dinas yang merupakan suatu bentuk naskah dinas resmi mengenai hal-hal
   yang berhubungan dengan masalah kedinasan intern antar unit kerja eselon I
   yang berbeda dalam lingkungan DKP. Selain nota dinas persuratan elektronis
   lingkup DKP digunakan sebagai pengganti memorandum yang merupakan
   suatu bentuk naskah dinas resmi antara Menteri dan pejabat eselon I atau
   antar pejabat unit kerja eselon I yang sama. Nota dinas dan memorandum
   yang menggunakan sarana persuratan elektronis bukan merupakan dokumen
   rahasia.




                                                                               101
            Dalam pelaksanaan persuratan elektronik lingkup DKP pengiriman nota
     dinas dan memorandum telah dilakukan melalui beberapa pentahapan yaitu
     (1)   Proses sosialisasi di setiap lingkungan satuan kerja lingkup DKP, telah
           dilaksanakan sejak tanggal 21 November 2005 sampai dengan 31
           Desember 2005;
     (2)   Penggunaan persuratan elektronik dan naskah dinas tertulis yang
           merupakan masa transisi di setiap lingkungan satuan kerja lingkup DKP,
           dilakukan sejak tanggal 02 Januari 2006 sampai dengan 31 Maret 2006;
     (3)   Penggunaan resmi nota dinas dan memorandum melalui persuratan
           elektronis, harus sudah dimulai terhitung mulai tangal 01 April 2006.


B. SUSUNAN DAN FORMAT


            A. Sistem Dokumen Internal merupakan suatu sistem informasi
     berbasis Web atau sering disebut sebagai Situs atau Site. Dengan
     demikian, pada dasarnya sistem dapat diakses oleh semua orang dari
     komputer di mana saja asalkan terhubung dengan Komputer Server
     tempat Situs ini disimpan. Dalam memanfaatkan fungsi-fungsi yang
     disediakan oleh Situs ini, setiap orang harus memiliki otoritas tertentu.
     Dengan     kata    lain,   semua   orang    dapat    mengunjungi      situs   ini
     (http://persuratan.dkp.go.id)           dan dapat melihat halaman muka
     (Cover Page seperti Gambar 1 di bawah ini) yang menyediakan form
     pengisian Nama Login dan Password untuk mendapatkan otoritas
     penggunaan fungsi-fungsi yang tersedia.




B.




                                                                                   102
                            Gambar 1. Login User
       C. Dalam aplikasi persuratan elektronik sebagai system dokumen
internal Departemen Kelautan dan Perikanan, memiliki fungsi-fungsi
dasar yang dikelompokkan menjadi 6 (enam) menu, yaitu
1. Menu Inbox yaitu menu untuk melihat surat yang diterima;
2. Menu Buat Dokumen yaitu menu untuk membuat surat/dokumen yang
   akan dikirim sesuai tujuan;
3. Menu Sent yaitu menu untuk melihat status surat yang telah dikirim
   apakah telah dibaca atau belum;
4. Menu Ubah Profil yaitu menu untuk merubah identitas sesuai dengan
   profil pengguna dan otoritas yang dimiliki oleh masing-masing pengguna;
5. Menu Daftar Anggota DKP yaitu menu daftar identitas anggota pengguna
   system dokumen internal ini, berupa nama, alamat, jabatan dan nomor
   pesawat/hp/tlp;
6. Menu     Hubungi      Administrator      yaitu   menu     untuk    menghubungi
   administrator sebagai pengelola sistem.

Setiap orang (pejabat struktural) akan dapat dimasukkan ke dalam daftar pengguna
dan memperoleh otoritas untuk dapat menggunakan fungsi di atas atau kombinasinya.
Fungsi-fungsi secara lengkap yang tersedia pada Administrasi Persuratan dapat dilihat
pada penjelasan berikut ini:


1. MENU INBOX

           D.     Menu Inbox ini khusus untuk menampilkan daftar surat
   masuk dengan identitas pengirim, subyek surat dan tanggal surat
   diterima. Tampilan menu ini, seperti terlihat pada gambar berikut ini:




           E.     Dalam menu Inbox ini, kelompok pengguna memiliki
   fasilitas sebagai otoritas pengguna yaitu melihat daftar surat dan


                                                                                  103


                          Gambar 2. Menu Inbox
 mencetak isi surat yang ditujukan pada dirinya serta menghapus
 surat yang telah dibaca. Fungsi-fungsi selengkapnya, adalah
       Melalui daftar keseluruhan surat masuk (seperti terlihat pada menu
 inbox pada Gambar 2 di atas), dapat dipilih surat yang akan dibaca dengan
 cara “klik” judul surat pada kolom Subyek yang tersedia di daftar surat
 seperti yang tertera di layar Gambar 2. Hyper-text pada kolom “Subyek”
 akan menampilkan informasi tentang atribut dan isi surat, termasuk
 lampiran (jika ada). Tampilan yang akan terlihat seperti Gambar 3 di
 bawah ini.




                      Gambar 3. Atribut dan isi surat
“Cetak dokumen”

       Untuk mencetak (print) dokumen surat yang masuk dapat dilakukan
 dengan ”klik” cetak dokumen, sehingga terlihat tampilan seperti berikut




                                                                           104
                    Gamber 4. Menu Cetak Dokumen

      Kemudian dengan memilih tombol “cetak” maka dokumen siap tercetak
(print), dan untuk menutup tampilan tersebut dapat memilih tombol ”tutup” yang
terdapat di sebelahnya.

      Menghapus daftar surat yang tidak digunakan lagi oleh pengguna (seperti
terlihat pada menu inbox pada Gambar 2 di atas). Fungsi penghapusan surat ini
dapat dilakukan dengan cara “klik” kolom check list pada kotak kosong surat yang
akan dihapus seperti pada Gambar 5, selanjutnya “klik” pada kolom “hapus”.



          “Check list”

                                        “hapus”




                          Gambar 5. Kolom hapus surat




                                                                             105
2. MENU MEMBUAT DOKUMENT

        F.     Menu Buat Dokumen ini adalah untuk melakukan
  pembuatan surat dan melakukan pengiriman atas nama pengguna,
  seperti terlihat pada Gambar 6 berikut ini




                      Gambar 6. Menu buat dokumen


        Untuk membuat surat yang akan dikirim, dilakukan dengan mengisi
  kolom-kolom yang telah disediakan dalam aplikasi seperti pada Gambar 6,
  sebagai berikut :

  a. Kirim Untuk : Ini merupakan kolom isian untuk memilih tujuan surat
     keluar dengan memilih/klik alamat yang sudah ada seperti pada
     Gambar 7;




                       Gambar 7. Kolom pilihan alamat surat


                                                                      106
b. Subyek : Kolom Subyek merupakan kolom isian judul surat tujuan;

c. Pesan : Kolom Pesan merupakan kolom isian pesan yang akan

   disampaikan dengan mengisi kolom yang telah disediakan;

d. Header : Kolom Header merupakan kolom isian identitas unit kerja
   dengan cara memilih/klik nama unit kerja pengirim seperti yang telah
   tersedia;

e. Dokumen : Kolom Dokumen merupakan kolom isi / berita surat (Sesuai
   dengan      format   “Microsoft   Word”)   dengan   cara   mengetik    isi
   surat/beritanya sesuai keinginan;

f. File Attachment 1 – 5 : Kolom ini merupakan kolom lampiran apabila
   ingin mengirim surat di sertakan lampiran data lainnya baik berupa file
   gambar maupun teks dengan jumlah file maksimal dapat dikirim sampai
   dengan 5 file lampiran. Kolom file lampiran ini dapat di isi dengan “klik”
   pada kolom “browse” dan memasukkan sesuai dengan nama file yang
   akan dilampirkan.

g. Kirim :     Ini merupakan kolom untuk mengirim surat apabila telah di isi
   kolom-kolom pada point a – f, untuk mengirim surat tersebut “klik”
   tombol “kirim” seperti pada Gambar 8.




                    Gambar 8. Tombol kirim surat




                                                                         107
3. MENU SENT
        G.
        H.     Menu Sent adalah menu untuk melihat status surat yang
  telah dikirim apakah telah dibaca si penerima atau belum, maupun
  melihat kembali isi surat yang telah dikirim sebelumnya, seperti
  terlihat pada Gambar 9 berikut ini




                          Gambar 9. Menu sent


4. MENU UBAH PROFIL
        Menu Ubah Profil yaitu menu untuk melengkapi maupun merubah
  identitas sesuai dengan profil pengguna dan otoritas yang dimiliki oleh
  masing-masing. Seperti terlihat pada Gambar 10 di bawah ini.




                                                                      108
                        Gambar 10. Menu ubah profil

        Pada menu Ubah Profil identitas juga terdapat fasilitas mengganti
  password. Penggantian password ini adalah untuk alasan keamanan surat
  yang anda gunakan. Langkah-langkah dalam mengganti identitas adalah
  sebagai berikut

  a. Password Baru : Ini kolom isian untuk mengganti password lama
     menjadi password baru sesuai keinginan pengguna.

  b. Ketik Lagi Password Baru : Ini merupakan kolom       isian password
     kedua, untuk pengisiannya sama dengan password pada point a.

  c. Untuk kolom isian berikutnya diisi sesuai dengan identitas yang
     diinginkan.
  d. Apabila telah melengkapi/mengganti identitas sesuai dengan yang
     diinginkan, untuk selanjutnya “klik” tombol “Update Profile” yang
     terdapat pada bagian bawah menu seperti pada gambar 10 di atas.


5. MENU DAFTAR ANGGOTA
        I.     Menu Daftar Anggota ini untuk menampilkan data
  identitas anggota yang telah terdaftar di dalam system aplikasi ini,
  seperti terlihat pada Gambar 11 berikut ini




                    Gambar 11. Menu Daftar Anggota


                                                                       109
        Untuk melihat/menampilkan identitas anggota yang lebih lengkap
  “klik” kolom nama yang dimaksud, selanjutnya contoh kolom tampilan
  identitas anggota secara detil seperti pada Gambar 12.




                       Gambar 12. Kolom Identitas

        Untuk daftar anggota/pengguna baru dalam system aplikasi surat ini
  dapat menghubungi Administrator di PUSDATIN pada Ext. 1638 atau
  alamat e-mail pusinfo@dkp.go.id.


6. MENU HUBUNGI ADMINISTRATOR
        Menu ini khusus untuk fasilitas memberikan saran, kritik, pertanyaan
  dan keluhan bagi pengguna/pemakai ybs dengan pengelola aplikasi
  (Administrator) melalui fasilitas pada Gambar 13 berikut ini




                                                                        110
                    Gambar 13. Menu Administrator
            Untuk menghubungi administrator isilah kolom-kolom          yang telah
     disediakan selengkap mungkin, selanjutnya kirim dengan “klik” tombol
     “kirim”, selanjutnya pertanyaan, keluhan maupun saran akan terkirim dan
     dijawab/ditanggapi   oleh   Administrator/pengelola    aplikasi   ini   melalui
     identitas yang telah diisi pengguna.


C. PENGELOLAAN

  1. Penomoran
     Pada prinsipnya penomoran naskah nota dinas dan memorandum yang
     dikirim melalui persuratan elektronik sama dengan surat biasa.
  2. Pengarsipan dan pengamanan (storage)
     a. Setiap naskah surat nota dinas/memorandum disampaikan sesuai
        dengan ketentuan dan prosedur yang sudah ditetapkan;
     b. Arsip surat nota dinas/memorandum dapat disimpan dan diatur melalui
        ketentuan dan prosedur yang telah ditetapkan sebagaimana keputusan
        Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor KEP 88/MEN/SJ/2002, namun
        diperlakukan secara khusus;
     c. Mekanisme pengamanan surat sebagai arsip pada hakekatnya akan
        berakhir pada penyusutan arsip yang meliputi proses pemindahan arsip
        inaktif dan unit pengolah kepada unit kearsipan dalam lingkungan DKP.



D. KONDISI DARURAT

        Dalam Keadaan sistem informasi berbasis web atau sering disebut
  sebagai situs atau site http://persuratan.dkp.go.id tidak dapat digunakan akibat
  adanya gangguan teknis, maka sistem persuratan manual/non – elektronis
  digunakan sebagaimana biasa.




                                                                                111
                                     BAB V
                PENGANGKATAN PELAKSANA TUGAS,
           PELAKSANA HARIAN, DAN SERAH TERIMA JABATAN



     Pada dasarnya, penyelenggaraan tugas di lingkungan DKP harus berjalan
lancar    dan      secara      fungsional        harus   ada     pejabat     yang
mempertanggungjawabkannya. Oleh karena itu, dalam hal seorang pejabat
Eselon I dan Eselon II, karena suatu hal beralangan dan tidak dapat
melaksanakan tugasnya, demi kelancaran pelaksanaan tugas dapat diangkat
pejabat pelaksana tugas      atau pejabat pelaksana harian dari pejabat yang
kedudukannya sejajar atau setingkat lebih rendah dari pejabat yang digantikan,
dengan ketentuan sebagai berikut.


A.   Pengangkatan Pelaksana Tugas


     1.   Pengangkatan seorang pegawai negeri sipil (PNS) sebagai pelaksana
          tugas apabila di lingkungan instansi terdapat kekosongan jabatan yang
          diakibatkan antara lain karena meninggal dunia, diberhentikan dari
          jabatan, pensiun, maka untuk menjamin kelancaran pelaksanaan tugas
          ditunjuk pejabat lain di lingkungannya sebagai pelaksana tugas (Plt).


     2.   Ketentuan pengangkatan pelaksana tugas
          1) ditetapkan dengan surat perintah;
          2) tidak perlu dilakukan pelantikan;
          3) tidak diberikan tunjangan jabatan;
          4) tidak menyebabkan pemberhentian dari jabatan definitif PNS yang
             bersangkutan;
          5) dapat diangkat PNS yang menduduki jabatan struktural sebagai
             Pelaksana Tugas dalam jabatan struktural yang setara atau
             setingkat lebih tinggi dalam lingkungan kerjanya;




                                                                                  112
      6) yang tidak menduduki jabatan struktural PNS itu hanya dapat
         diangkat sebagai Pelaksana Tugas dalam jabatan setinggi-tingginya
         Eselon IV.


 3.   Pejabat yang memberi Surat Perintah Tugas
      1) Apabila terdapat kekosongan pejabat Eselon I, Menteri menunjuk
         seorang pejabat Eselon I lainnya atau seorang pejabat Eselon II di
         lingkungan pejabat yang kosong;
      2) Apabila terdapat kekosongan pejabat Eselon II, pejabat Eselon I
         yang membawahkan pejabat yang beralangan tersebut menunjuk
         seorang pejabat Eselon II lain di lingkungannya atau seorang
         pejabat Eselon III di lingkungan pejabat yang berhalangan kosong;
      3) Apabila terdapat kekosongan pejabat Eselon III, pejabat Eselon II
         yang membawahkan pejabat yang beralangan tersebut menunjuk
         seorang pejabat Eselon III lain di lingkungannya atau seorang
         pejabat Eselon IV di lingkungan pejabat yang kosong;

      4) Apabila terdapat kekosongan pejabat Eselon IV, pejabat Eselon III
         yang membawahkan pejabat yang beralangan tersebut menunjuk
         seorang pejabat Eselon IV lain di lingkungannya atau seorang staf
         di lingkungan pejabat yang kosong.

4. Pegawai Negeri Sipil yang diangkat sebagai pelaksana tugas tidak
  memiliki kewenangan mengambil kebijakan atau menetapkan putusan
  yang mengikat, antara lain pembuatan DP-3, penetapan surat putusan,
  surat perizinan, surat penyidikan, laporan keuangan, dan penjatuhan
  hukuman disiplin.

5. Kewenangan yang mengikat sebagaimana angka 4 dilakukan oleh pejabat
  di atasnya.




                                                                        113
B.    Pengangkatan Pelaksana Harian

      1.    Pengangkatan seorang PNS sebagai pelaksana harian dilakukan
            apabila di lingkungan unit kerja terdapat pejabat yang beralangan,
            antara lain karena sedang melakukan kunjungan ke daerah atau ke luar
            negeri, mengikuti pendidikan dan pelatihan/kursus, menunaikan ibadah
            haji, dirawat di rumah sakit, cuti, atau alasan lain yang serupa dengan
            itu.

      2.    Sehubungan dengan hal tersebut, apabila terdapat pejabat yang tidak
            dapat melaksanakan tugas sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari kerja,
            maka untuk tetap menjamin kelancaran pelaksanaan tugas, agar setiap
            atasan dari pejabat yang tidak dapat melaksanakan tugas segera
            menunjuk pejabat lain di lingkungannya sebagai Pelaksana Harian.

      3.    Ketentuan pengangkatan Pelaksana Harian
            a)      ditetapkan dengan surat perintah;
            b)      tidak perlu dilakukan pelantikan;
            c)      tidak diberikan tunjangan jabatan;
            d)      tidak menyebabkan pemberhentian dari jabatan definitif PNS yang
                    bersangkutan;
            e)      dapat diangkat PNS yang menduduki jabatan struktural sebagai
                    Pelaksana Harian dalam jabatan struktural yang setara atau
                    setingkat lebih tinggi dalam lingkungan kerjanya;
            f)      yang tidak menduduki jabatan struktural PNS itu hanya dapat
                    diangkat sebagai Pelaksana Harian dalam jabatan setinggi-
                    tingginya Eselon IV.

     4.    Ketentuan pejabat yang memberi perintah sebagai Pelaksana Harian
           adalah sebagai berikut:
           a)      Apabila yang beralangan tersebut adalah pejabat Eselon I, Menteri
                   mengangkat Pejabat Eselon I lainnya atau pejabat Eselon II di
                   lingkungan unit kerjanya.




                                                                                 114
        b)   Apabila yang beralangan tersebut adalah pejabat Eselon II, pejabat
             Eselon I mengangkat pejabat Eselon II lainnya atau pejabat Eselon
             III di lingkungan unit kerjanya;
        c)   Apabila yang beralangan tersebut adalah pejabat Eselon III pejabat
             Eselon II mengangkat pejabat Eselon III lainnya atau pejabat Eselon
             IV di lingkungan unit kerjanya.

        d)   Apabila yang berhalangan tersebut adalah pejabat Eselon IV, maka
             pejabat Eselon III mengangkat pejabat Eselon IV atau Staf yang
             berpengalaman sesuai bidangnya di lingkungan unit kerjanya.


     5. PNS atau pejabat yang ditunjuk sebagai Pelaksana Harian tidak memiliki
        kewenangan untuk mengambil atau menetapkan keputusan yang
        mengikat, seperti pembuatan DP-3, penetapan surat keputusan,
        penjatuhan hukuman disiplin, dan sebagainya.

     6. Pejabat Eselon III yang ditunjuk sebagai Pelaksana Harian Eselon II,
        tidak berwenang untuk menandatangani surat dinas yang ditujukan
        kepada pimpinan instansi di luar DKP yang mempunyai kedudukan
        jabatan lebih tinggi dari jabatanya, terkecuali kepada pejabat yang
        mempunyai kedudukan jabatan yang setara.

C.   Serah Terima Jabatan

     1. Serah terima jabatan dilakukan dalam hal pejabat lama diberhentikan
        karena pensiun atau karena mutasi ke jabatan lain atau karena
        dibebaskan dari jabatan dihadapan/disaksikan oleh atasan langsung
        jabatan yang bersangkutan.


     2. Serah terima jabatan dimaksudkan agar tugas jabatan dilaksanakan
        dengan berkesinambungan dan untuk memperjelas pelaksanaan tugas.




                                                                            115
3. Pelaksanaan serah terima jabatan segera setelah pejabat penggantinya
   dilantik/diambil sumpah (selambat-lambatnya 2 hari setelah pelantikan).


4. Apabila pejabat penggantinya belum ditetapkan, pelaksanaan serah
   terima jabatan dilakukan oleh pejabat lama kepada atasan langsung atau
   kepada pejabat lain yang diserahi tugas.


5. Yang perlu melakukan serah terima jabatan adalah jabatan Eselon I, II,
   kepala UPT, dan apabila dipandang perlu untuk jabatan Eselon III.


6. Serah terima jabatan diselenggarakan dalam upacara khidmat dan
   dihadiri oleh pejabat yang menyerahkan, pejabat yang menerima dan
   pejabat atasan langsung sekaligus sebagai saksi serta undangan.


7. Upacara serah terima jabatan dihadiri oleh
   1) yang menyerahkan jabatan;
   2) yang menerima jabatan;
   3) atasan langsung;
   4) undangan.




                                                                        116
                                  BAB VI
                                 PENUTUP




Pedoman Umum Tata Naskah Dinas ini disusun untuk digunakan dan dijadikan
acuan oleh seluruh pejabat dan/atau pegawai di lingkungan DKP.



                                   Ditetapkan di Jakarta
                                   pada tanggal 1 Desember 2005


                                   Menteri Kelautan dan Perikanan

                                                  ttd.


                                           Freddy Numberi




                                                                     117
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL A1




 Keterangan :
 Lambang negara berwarna kuning emas khusus untuk SK Menteri dan untuk berita acara yang
 ditandatangani hanya oleh Menteri Kelautan dan Perikanan

Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL A2




                                                                                       118
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL A2




                          MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                REPUBLIK INDONESIA




 Keterangan :
 Lambang negara dan tulisan Menteri Kelautan dan Perikanan Republik Indonesia berwarna
 kuning emas
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL A3




                                                                                     119
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL A3




                         MINISTRY OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES
                                  REPUBLIC OF INDONESIA




 Keterangan :
 Lambang negara dan tulisan Ministry of Marine Affairs and Fisheries Republic of Indonesia
 berwarna kuning emas


                   ADDRESS : JL. MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16 JAKARTA 10110
           PHONE : (021) 3519070 (HUNTING), FAX. : (021) 3520351, E-MAIL : menteri@dkp.go.id
                                      PO. Box : 4130 JKP 10041
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B1



                                                                                               120
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B1




    DEPARTEMEN KELAUTAN
        DAN PERIKANAN
      REPUBLIK INDONESIA




Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2




                                         121
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2

                        DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                SEKRETARIAT JENDERAL
                           JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                          TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
                        SURAT ELEKTRONIK setjen@dkp.go.id, KOTAK POS 4130 JKP 10041




Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2




                                                                                      122
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2

                        DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                 INSPEKTORAT JENDERAL
                          JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                         TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520336
                        SURAT ELEKTRONIK ..........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041




 ..




Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2




                                                                                                 123
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2

                       DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                 DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN TANGKAP
                         JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                        TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520356
                       SURAT ELEKTRONIK .........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041




Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2




                                                                                               124
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2


                            DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                 DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN BUDIDAYA
                   JALAN HARSONO R.M. NO. 3 GEDUNG B RAGUNAN PS. MINGGU, JAKARTA 1250
                          TELEPON (021) 7890552 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 78835853
                          SURAT ELEKTRONIK .................................., ........................................




Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2



                                                                                                                          125
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2

                       DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                      DIREKTORAT JENDERAL PENGOLAHAN
                       DAN PEMASARAN HASIL PERIKANAN
                         JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                        TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520844
                       SURAT ELEKTRONIK ........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041




Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2




                                                                                              126
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2

                       DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                   DIREKTORAT JENDERAL KELAUTAN, PESISIR
                          DAN PULAU-PULAU KECIL
                         JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                        TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520357
                       SURAT ELEKTRONIK .........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041




Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2




                                                                                               127
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2

                      DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
           DIREKTORAT JENDERAL PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN
                  SUMBERDAYA KELAUTAN DAN PERIKANAN
                     JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                    TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520346
                   SURAT ELEKTRONIK ..........................., KOTAK POS 4130 JKP 10041




Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2




                                                                                            128
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2

                         DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                     BADAN RASET KELAUTAN DAN PERIKANAN
                        JALAN M.T. HARYONO KAVLING 52 - 53, JAKARTA 12770
                      TELEPON (021) 79180303 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 79180458
                     SURAT ELEKTRONIK ..............................., KOTAK POS 4130 JKP 10041




Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2




                                                                                                  129
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2

                       DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
          PUSAT PENGEMBANGAN APARATUR KELAUTAN DAN PERIKANAN
                       JALAN M.T. HARYONO KAVLING 52 - 53, JAKARTA 12770
                     TELEPON (021) 79180303 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 79180464
                  SURAT ELEKTRONIK pusdiklatap@dkp.go.id, KOTAK POS 4130 JKP 10041




Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2




                                                                                     130
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2

                      DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
               PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
                        KELAUTAN DAN PERIKANAN
                      JALAN M.T. HARYONO KAVLING 52 - 53, JAKARTA 12770
                    TELEPON (021) 79180303 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 7987525
                   SURAT ELEKTRONIK ............................., KOTAK POS 4130 JKP 10041




Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2




                                                                                              131
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2

                       DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                     PUSAT DATA, STATISTIK DAN INFORMASI
                         JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                        TELEPON (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3519133
                       SURAT ELEKTRONIK setjen@dkp.go.id, KOTAK POS 4130 JKP 10041




Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2




                                                                                     132
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2

                       DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                     DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN TANGKAP
                  PELABUHAN PERIKANAN SAMUDERA JAKARTA
                             JALAN MUARA BARU UJUNG JAKARTA 14440
                            TELEPON (021) 6617865 FAKSIMILE (021) 6617868
                            SURAT ELEKTRONIK ......................., ........................




Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2




                                                                                                 133
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2

                        DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                                       PUSAT KARANTINA IKAN
                      JALAN RAYA SETU NO. 1 CILANGKAP, JAKARTA TIMUR 13880
                           TELEPON (021) 8448506 FAKSIMILE (021) 8448679
                        SURAT ELEKTRONIK ............................, ......................................




Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2




                                                                                                                134
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2

                       DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                     BALAI KARANTINA IKAN SOEKARNO HATTA
                              JALAN ............................................................
                        TELEPON .......................... FAKSIMILE. .................................
                                         KOTAK POS ..........................




Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2




                                                                                                          135
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B2

                                  DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN
                              BALAI KARANTINA IKAN SOEKARNO HATTA
                                          JALAN ............................................................
                                    TELEPON .......................... FAKSIMILE .................................
                                                    KOTAK POS ..........................




                                        WILAYAH KERJA BANDAR LAMPUNG
           Jalan........................... BANDAR LAMPUNG Telepon ................ Fax. ................
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B3




                                                                                                                     136
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B3




 Lambang negara berwarna hitam, yang diperlukan untuk naskah dinas atas nama
 Menteri yang berkaitan dengan surat keputusan.
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B4



                                                                           137
Contoh Blangko/Formulir Surat MODEL B4

                      MINISTRY OF MARINE AFFAIRS AND FISHERIES
                                SECRETARIAT GENERAL
                       ADDRESS : JALAN MEDAN MERDEKA TIMUR NO. 16, JAKARTA 10110
                          PHONE (021) 3519070 (HUNTING), FAKSIMILE (021) 3520351
                               E-MAIL : setjen@dkp.go.id, PO. BOX 4130 JKP 10041




                                                                                   138
      NAMA-NAMA UNIT KERJA (ESELON I) DALAM BAHASA INGGRIS
       DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN KELAUTAN DAN PERIKANAN



1.   SECRETARIAT GENERAL         :   SEKRETARIAT JENDERAL

2.   INSPECTORAT GENERAL         :   INSPEKTORAT JENDERAL

3.   DIRECTORATE GENERAL OF      :   DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN
     CAPTURE FISHERIES               TANGKAP

4.   DIRECTORATE GENERAL OF      :   DIREKTORAT JENDERAL PERIKANAN
     AQUACULTURE                     BUDIDAYA

5.   DIRECTORATE GENERAL OF      :   DIREKTORAT JENDERAL PENGAWASAN
     SURVEILLANCE AND CONTROL        DAN PENGENDALIAN SUMBER DAYA
     OF MARINE RESOURCES AND         KELAUATAN DAN PERIKANAN
     FISHERIES

6.   DIRECTORATE GENERAL OF      :   DIREKTORAT JENDERAL KELAUTAN,
     MARINE COASTAL, AND SMALL       PESISIR DAN PULAU-PULAU KECIL
     ISLANDS

7.   DIRECTORATE GENERAL OF      :   DIREKTORAT JENDERAL PENGOLAHAN
     FISHERIES PRODUCT               DAN PEMASARAN HASIL PERIKANAN
     PROCESSING AND MARKETING

8.   AGENCY FOR MARINE AND       :   BADAN RISET KELAUTAN DAN
     FISHERIES RESEARCH              PERIKANAN




                                                                 139

								
To top