MATERI I DATA DAN INFORMASI by grapieroo8

VIEWS: 1,039 PAGES: 6

									                               MATERI I
                          DATA DAN INFORMASI


I. Bentuk Data dan Informasi
       Data adalah fakta yang yang mewakili suatu objek (benda, orang, atau lainnya)
atau suatu kejadian. Sedangkan informasi merupakan hasil pengolahan data. Dalam
Kadir (1999: 7) dinyatakan bahwa sejumlah penulis menggunakan istilah data untuk
menyatakan nilai-nilai yang secara aktual terkandung dalam basis data sedangkan
informasi digunakan untuk menyatakan makna nilai ketika dipahami oleh pengguna.
Dengan kata lain, informasi dapat dikatakan sebagai data yang telah diorganisasikan ke
dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan seseorang, entah itu manajer, staf, ataupun
orang lain di dalam suatu organisasi atau perusahaan. Menurut Encyclopedia of
Computer Science and Engineering (dalam Kadir: 1999), definisi standar “Informasi
adalah data yang digunakan dalam pengambilan keputusan”. Alasannya adalah bahwa
informasi bersifat relatif; relatif terhadap situasi, relatif terhadap waktu saat keputusan
diambil, juga relatif terhadap pembuat keputusan, dan bahkan juga terhadap latar
belakang pengambil keputusan. Dalam Sutanta (2004:4) disebutkan bahwa data
didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian-kejadian nyata atau fakta-fakta
yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang tidak acak yang
menunjukkan jumlah, tindakan, atau hal. Sedangkan informasi merupakan hasil
pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan
mempunyai kegunaan dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya
secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang.
       Data dan informasi yang ada mempunyai berbagai bentuk salah satunya adalah
tulisan. Data atau informasi yang berbentuk tulisan mempunyai beberapa kelemahan
antara lain membutuhkan waktu untuk membaca tulisan. Kelemahan yang lain yaitu
tidak mudah dipahami oleh semua orang. Hal ini terkait dengan bahasa yang dimengerti
oleh pembaca tulisan tersebut. Sebagai contoh tulisan “Dilarang Merokok” hanya akan
dipahami oleh orang yang memahami bahasa indonesia. Oleh karenanya, tulisan
seringkali tidak cukup untuk menyampaikan informasi, sehingga diperlukan cara lain.
       Seiring dengan perkembangan teknologi, jenis data semakin bervariasi. Selain
angka dan huruf, sekarang gambar, tanda, gerakan, warna, suhu, dan berbagai kondisi
lingkungan di sekitar kegiatan manusia dapat dicatat ke dalam komputer dan diolah
untuk dijadikan informasi dengan bentuk yang semakin bervariasi. Beberapa bentuk
data dan informasi dapat dilihat pada tabel di bawah ini


         Bentuk
                           Contoh                          Keterangan
 Data/Informasi
Tulisan/teks         Nama orang           Berupa kumpulan huruf dan angka
                     Tanggal lahir
                     Harga barang
Tanda                                     Berupa bentuk-bentuk khusus yang mudah
                                          diketahui maksudnya


Warna                Merah,       Hijau, Warna-warna tertentu menunjukkan maksud-
                     Kuning               maksud tertentu, misalnya merah berarti
                                          berhenti, hijau berjalan, dan kuning berhati-
                                          hati
Suara                Dering telpon        Suara-suara tertentu yang menunjukkan suatu
                     Nada tunggu          kejadian, misalnya dering telpon dan nada
                                          tunggu pesawat telepon
Gambar bergerak      Film binatang,       Rekaman bergerak berupa video atau audio
(film)               film peristiwa       video multimedia dari suatu kejadian.
Gambar diam          Foto orang, foto     Rekaman yang bersifat diam dari suatu objek.
(foto)               koran (dalam
                     mikrofilm)
Getaran atau         Gempa bumi,          Getaran atau getaran yang menunjukkan
gerakan fisik        video game           terjadinya suatu peristiwa tertentu
Aroma                Bau parfum           Aroma dari berbagai benda
Biometrik            Sidik jari, denyut   Data yang berasal dari tubuh manusia.
                     jantung, susunan
                     gigi, suara, DNA
(Winarno, 2004)
II. Fungsi Informasi
       Dalam Sutanta (2004: 5) disebutkan beberapa fungsi informasi yaitu antara lain:
   1. Menambah pengetahuan
       Dengan adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerimanya
       sehingga dapat menggunakannya untuk bahan pertimbangan dalam pengambilan
       keputusan.
   2. Mengurangi ketidakpastian
       Dengan informasi akan dapat diperkirakan apa yang akan terjadi sehingga
       mengurangi ketidakpastian dalam pengambilan keputusan.
   3. Mengurangi resiko kegagalan
       Dengan adanya informasi perkiraan tentang apa yang akan terjadi akan
       membantu dalam langkah-langkah antisipasi sehingga resiko kegagalan akan
       dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat
   4. Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan
       Dengan adanya informasi akan menyebabkan keanekaragaman pendapat akan
       berkurang sehingga proses pengambilan keputusan lebih terarah
   5. Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusan-keputusan yang
       menentukan pencapaian sasaran dan tujuan.
       Dengan adanya informasi yang diperlukan akan memberikan standar, aturan,
       ukuran, dan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan
       yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasar informasi yang diperoleh.


III. Pengolahan Data dan Informasi
       Agar data dapat berguna dalam menunjang pengambilan keputusan maka data
harus diolah menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pengambil keputusan. Karena
data mewakili objek atau kejadian, maka data harus dapat menggambarkan dengan tepat
objek atau kejadian yang diwakiliya. Pengolahan data digunakan untuk mengubah data
menjadi informasi yang diperlukan oleh pengambil keputusan. Beberapa bentuk
kegiatan pengolahan data antara lain:
   a. Pengolahan secara aritmatika (perkalian, pembagian, penambahan, pengurangan,
       pembulatan atau penghilangan pecahan).
   b. Pengolahan secara statistika (rataan, minimum, maksimum, standar deviasi, dan
       distribusi frekuensi).
   c. Pengolahan data dengan pengurutan, pengelompokan, pemilahan, pengabaikan
       data yang tidak diperlukan.
Informasi yang telah diperoleh dapat diolah lagi menjadi informasi lain yang lebih
bermanfaat. Proses tersebut dinamakan pengolahan informasi.
   Contoh : seorang nasabah bank memiliki rekening dan melakukan kegiatan transaksi
   selama satu bulan. Bank melakukan pengolahan data, sehingga dapat diketahui
   nasabah tersebut telah berapa banyak melakukan penyetoran dan berapa banyak
   melakukan pengambilan kas, sehingga akhirnya diketahui saldo barunya. Jumlah
   pengambilan, jumlah setoran, dan saldo baru, merupakan informasi.
   Informasi seorang nasabah tersebut kemudian diolah lebih lanjut dengan pengolahan
   informasi. Bank menggabungkan transaksi semua nasabah, sehingga diketahui
   berapa    jumlah   setoran   semua    nasabah   dalam   satu   bulan,   dan    jumlah
   pengambilannya, sehinga diketahui saldo kumulatifnya.
(Winarno, 2004)


IV. Kualitas Informasi
       Kualitas informasi menentukan apakah suatu informasi berguna atau tidak.
Informasi dapat berguna jika kualitasnya baik baik buruknya kualitas informasi
dipengaruhi oleh tiga penentu, yaitu:
   a. Isi informasi
   b. Waktu penyajian
   c. Bentuk penyajian
Ketiga penentu tersebut dapat dikendalikan oleh manajemen sehingga manajemen harus
menjaga agar penentu (variabel) tersebut dapat meningkatkan kualitas informasi.
   a. Isi Informasi
            Isi informasi adalah berbagai hal yang menjadi pokok laporan. Syarat-syarat
   isi infomasi yang baik antara lain:
       1. Akurasi atau ketepanan (accuracy), yaitu ketepatan informasi dengan objek
            yang diwakilinya.
   2. Relevansi (relevance), yaitu kesesuaian antara informasi dengan masalah
       yang akan dipecahkan berdasarkan informasi tersebut.
   3. Kelengkapan (completeness), yaitu cukup tidaknya informasi jika digunakan
       sebagai bahan pertimbangan untuk membuat keputusan.
   4. Ringkas (conciseness), yaitu jumlah informasi yang harus ditampilkan tanpa
       berlebihan.
   5. Lingkup atau cakupan (scope), artinya informasi yang disampaikan harus
       dapat meliputi semua objek yang harus disampaikan.
   6. Kinerja informasi (performance), artinya seberapa sering informasi dapat
       berguna bagi pembuat keputusan.
b. Waktu Penyajian
       Dalam penyajian informasi, harus memperhatikan waktu penyajiannya.
Informasi yang terlambat disajikan tidak ada gunanya lagi. Waktu penyajian
informasi yang baik harus memenuhi beberapa syarat, antara lain:
   1. Ketepatan waktu (timeliness), yaitu informasi disampaikan saat informasi
       tersebut diperlukan dalam pengambilan keputusan. Biasanya saat paling baik
       adalah saat akan dilakukan analisis.
   2. Keterkinian (currency) informasi, artinya informasi harus benar-benar
       mencerminkan keadaan paling baru. Misalnya laporan penjualan minggu ini,
       meliputi Senin hingga Minggu, untuk dirapatkan pada Senin berikutnya.
       Informasi harus menunjukkan penjualan hingga menit-menit terakhir toko
       tutup pada hari minggu, bukan informasi hingga minggu pagi ketika toko
       baru buka.
   3. Frekuensi (frequency) penyampaian informasi harus sesuai dengan frekuensi
       pengambilan keputusan oleh manajemen. Bila informasi terlalu sering
       disampaikan, juga belum tentu baik bagi manajemen, karena hanya akan
       menyebabkab biasnya informasi. Apabila manajemen membuat keputusan
       seminggu sekali, maka informasi juga perlu disediakan seminggu sekali
       sebelum pembuatan keputusan dilakukan.
   4. Cakupan waktu (time period) harus sesuai dengan informasi yang
       diperlukan. Untuk pembuatan keputusan strategis, informasi yang diperlukan
       adalah informasi jangka panjang. Sebaliknya, untuk keputusan sederhana
       (yang bersifat operasional, misalnya memindahkan lokasi barang dagangan),
       tidak diperlukan informasi yang mencakup rentang waktu lama.
c. Bentuk Informasi
       Karakteristik informasi antara satu dengan yang lain berbeda-beda sehingga
bentuk penyajiannya juga berbeda. Sebagai contoh, informasi yang berkaitan
dengan rentang waktu akan lebih mudah dipahami jika disajikan dengan grafik yang
berbentuk kurva. Informasi hasil polling/voting mengenai suatu hal akan lebih
mudah dipahami dan lebih menarik jika disajikan dalam bentuk diagram lingkaran
atau batang. Pemilihan bentuk penyajian informasi akan sangat mempengaruhi
keberhasilan pembaca informasi dalam memahami informasi tersebut. Syarat-syarat
bentuk penyajian informasi yang baik antara lain:
   1. Kejelasan (clarity), adalah seberapa jelas dan seberapa tajam infromasi dapat
       dipahami pembaca. Misalnya biaya gaji saja, mungkin belum jelas bagi
       manajemen, melainkan harus dipisahkan biaya gaji pokok, biaya gaji
       variabel, dan biaya lembur.
   2. Rincian (detail) laporan, artinya laporan harus dapat ditampilkan atau dapat
       disediakan bila diperlukan oleh pembacanya. Biasanya manajemen hanya
       memerlukan informasi secara garis besar saja, misalnya total penjualan.
   3. Urutan (order) penyajian informasi, artinya penyajian informasi harus
       memperhatikan urutan dari informasi yang disajikan sehingga dapat
       mempermudah pembaca informasi. Urutan bisa ditentukan dari urutan nama
       (abjad) atau urutan angka, atau urutan tanggal. Sebagai contoh untuk
       mencari informasi dari seorang mahasiswa lebih mudah dilakukan jika data
       tersebut diurutkan berdasarkan nomor induk atau nama mahasiswa.
   4. Cara penyajian (presentation), artinya penyajian informasi harus melihat
       kecocokan informasi dengan cara penyajiannya. Cara penyajian informasi
       ada berbagai cara antara lain dengan grafik, warna, kata-kata, perbandingan,
       garis runtutan, dan sebagainya.
   5. Sarana (media) pelaporan yang tepat

								
To top