1 BAB I Data dan Informasi 1.1. Data Data by grapieroo8

VIEWS: 1,128 PAGES: 43

									                                       BAB I
                               Data dan Informasi


1.1.   Data
       Data adalah : kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian–kejadian
dan kesatuan yang nyata. Atau data adalah : representasi dunia nyata yang
mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, mahasiswa, pelanggan), hewan,
peristiwa, konsep, keadaan dll, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol,
teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.


1.2.   Informasi
       Definisi informasi adalah : data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.


1.3.   Siklus Informasi
       Siklus informasi : Data yang masih merupakan bahan mentah yang harus
diolah untuk menghasilkan informasi melalui suatu model. Model yang digunakan
untuk mengolah data tersebut disebut model pengolahan data atau dikenal dengan
siklus pengolahan data (siklus informasi).


1.4.   Karakteristik Informasi
       Setiap informasi memeliki karakteristik yang menunjukkan sifat dari
       informasi itu sendiri antara lain:
       a. Benar dan salah
       b. Baru
       c. Tambahan
       d. Korektif
       e. Penegas




                                                                             1
1.5.   Nilai Informasi
       Ditentukan dari : Manfaat (use) dan Biaya (cost), Suatu informasi
dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya
mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir
keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit.


1.6.   Kualitas Informasi
       Kualistas informasi tergantung pada tiga hal yaitu :
       a. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berarti
informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Dalam prakteknya, mungkin
dalam penyampaian suatu informasi banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat
merubah atau merusak isi dari informasi tersebut.
Komponen akurat meliputi :
-   Completeness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus
    memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan
    sebagian-sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.
-   Correctness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki
    kebenaran.
-   Security, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki
    keamanan.
       b. Tepat waktu, informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab
informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai niali yang baik, sehingga bila
digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal.
Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut
didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan,
mengolah dan mengirimkannya.
       b. Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima.
Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada


                                                                                 2
akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan
kepada ahli teknik perusahaan.




                                                                            3
                                     BAB II
                         Memahami Sistem Informasi


2.1.   Sistem
       Definisi sistem yang lebih menekankan pada prosedur adalah : suatu
jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu


Konsep Dasar Sistem
Konsep dasar sistem ada dua pendekatan yaitu penekanan pada prosedurnya dan
penekanan pada komponennya. Suatu prosedur adalah : suatu urut-urutan operasi
klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau
lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam
dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. Definisi lain dari prosedur adalah :
urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang
harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya, kapan dikerjakan dan bagaimana
mengerjakannya. Definisi sistem yg lebih menekankan pada konponen/elemen
adalah : kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan tertentu. Karakteristik sistem yaitu : mempunyai komponen, batas sistem,
lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah/proses, dan
sasaran atau tujuan.




                                                                               4
2.2.      Konsep Dasar Informasi
          Didalam organisasi sangat penting dalam mengelola sumberdaya-
sumberdaya utama seperti buruh, dan bahan mentah, tapi saat ini informasi juga
merupakan sumberdaya yang tidak kalah pentingnya harus dikelola. Para pembuat
keputusan memahami bahwa informasi tidak hanya sekedar produk sampingan
bisnis yang sedang berjalan, namun juga sebagai bahan pengisi bisnis dan menjadi
faktor kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan suatu usaha. Informasi
ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi. Sehingga informasi
merupakan salah satu bentuk sumber daya utama dalam suatu organisasi yang
digunakan oleh manager untuk mengendalikan perusahaan dalam mencapai
tujuan.


Kebutuhan informasi didasarkan pada :
1. kegiatan bisnis yang semakin komplek.
2. Kemampuan komputer yang semakin meningkat.


Output komputer berupa informasi dapat digunakan oleh manager, non manager
ataupun perorangan dalam suatu perusahaan.
Definisi sistem informasi adalah : suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Definisi lain sistem informasi adalah : kerangka kerja yang mengkoordinasikan
sumber daya (manusia dan komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi
keluaran (informasi) guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.


2.3.      Komponen Sistem Informasi
          Komponen sistem informasi yang disebut blok bangunan yaitu : blok
masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok




                                                                             5
kendali. Keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lainnya
membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.


Blok masukan, mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk
metode dan media untuk memperoleh data yang akan dimasukkan, yang dapat
berupa dokumen dasar.
Blok model, terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang
akan memanipulasi/mentranspormasi data masukan dan data yang tersimpan
dalam basis data untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
Blok keluaran, produk dari sistem informasi adalah keluaran berupa informasi
yang berkualitas.
Blok teknologi, merupakan kotak alat ( tool-box) dalam sistem informasi.
Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu teknisi(brainware), perangkat lunak
(software) dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang
yang mengetahui teknologi dan membuatnya beroperasi (operator komputer,
pemrogram, operator pengolah data, spesialis telekomunikasi, analis sistem).
Teknologi perangkat lunak berupa aplikasi-aplikasi perangkat lunak (program).
Teknologi perangkat keras berupa teknologi masukan (semua perangkat yang
digunakan untuk menangkap data seperti : keyboard, scanner, barcode), teknologi
keluaran (perangkat yang dapat menyajikan informasi yang dihasilkan seperti :
monitor, printer), teknologi pemroses (komponen CPU), teknologi penyimpanan
(semua peralatan yang digunakan untuk menyimpan data seperti : magnetik tape,
magnetik disk, CD) dan teknologi telekomunikasi (teknologi yang memungkinkan
hubungan jarak jauh seperti internet dan ATM)
Blok basis data, merupakan kumpulan dari file data yang saling berhubungan
yang diorganisasi sedemikian rupa agar dapat diakses dengan mudah dan cepat.
Blok kendali, Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi
kesalahan dapat langsung diatasi.




                                                                                6
Contoh sistem informasi antara lain :
    1. Sistem reservasi penerbangan, digunakan dalam biro perjalanan untuk
        melayani pemesanan/pembelian tiket.
    2. Sistem POS (Point Of Sale) yang diterapkan di pasar swalayan dengan
        dukungan barcode reader untuk mempercepat pemasukan data.
    3. Sistem layanan akademis yang memungkinkan mahasiswa memperoleh
        data akademis dan mendaftar mata kuliah yang diambil pada tiap semester.
    4. Sistem penjualan secara kredit agar dapat memantau hutang pelanggan
        yang jatuh tempo.
    5. Sistem smart card yang dapat digunakan tenaga medis untuk mengetahui
        riwayat penyakit pasien.


Kemampuan utama sistem Informasi
-   melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dan dengan kecepatan
    tinggi.
-   menyediakan kominukasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah.
-   menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil
    tetapi mudah diakses.
-   memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak diseluruh dunia
    dengan cepat dan murah.
-   meningkatkan efektifitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam
    kelompok dalam suatu tempat atau beberapa lokasi
-   mengotomatisasikan proses-proses bisnis dan tugas-tugas yang dikerjakan
    secara manual.
-   mempercepat pengetikan dan penyuntingan.
-   pembiayaan yang lebih murah daripada pengerjaan secara manual.


2.4.    Pengembangan Sistem Informasi
        Pengembangan sistem dapat berati menyusun suatu sistem yang baru
untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki




                                                                              7
sistem telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki/diganti disebabkan beberapa
hal, yaitu :
      1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama,
         permasalahan yang timbul dapat berupa ketidakberesan, pertumbuhan
         organisasi, 2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan.
      2. Adanya instruksi-instruksi (dari pimpinan atau dari luar organisasi
         misalnya pemerintah). Pengembangan sistem informasi yang berbasis
         komputer dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak
         sumber    daya    dan    dapat   memakan      waktu     yang   lama     untuk
         menyelesaikannya.


2.5.     Analis Sistem
         Definisi Analisis Sistem, Menurut Yogiyanto (1995) analisis sistem adalah
penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
         Menurut   Kristanto     (2003)   analisis   sistem    adalah   suatu    proses
mengumpulkan       dan    menginterpretasikan    kenyataan-kenyataan      yang     ada,
mendiagnosa persoalan dan menggunakan keduanya untuk memperbaiki sistem.
         Menurut Yogiyanto (1995) analis sistem (analis informasi) adalah orang
yang menganalis sistem (mempelajari masalah-masalahan yang timbul dan
menentukan kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan
permasalahan tersebut.
         Menurut Kristanto (2003) analis sistem adalah orang yang mempunyai
kemampuan untuk menganalisis sebuah sistem, memilih alternatif pemecahan
masalah dan menyelesaikan masalah tersebut dengan menggunakan komputer.


2.6      Peranan Analis Sistem
         Analis sistem secara sistematis menilai bagaimana fungsi bisnis dengan
cara mengamati proses input dan pengolahan data serta proses output informasi


                                                                                     8
untuk membantu peningkatan proses organisasional. Dengan demikian, analis
sistem mempunyai tiga peranan penting, yaitu :
1. Sebagai konsultan
2. Sebagai ahli pendukung
3. Sebagai agen perubahan


Tugas Analis Sistem
Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang analis sistem adalah :
   •   mengumpulkan dan menganalisis semua dokumen, file, formulir yang
       digunakan pada sistem yang telah berjalan.
   •   menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi
       kekurangan-kekurangan pada sistem tersebut dan melaporankan semua
       kekurangan tersebut kepada pemakai sistem.
   •   merancang perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem baru.
   •   menganalisis dan menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem
       yang baru dan memberikan argumen tentang keuntungan yang dapat
       diperoleh dari pemakian sistem yang baru tersebut.
   •   mengawasi semua kegiatan terutama yang berkaitan dengan sistem yang
       baru tersebut.




                                                                            9
                                    BAB III
                   Pemakaian Komputer sebagai Alat Bantu


       Secara teori penerapan sebuah sistem informasi tidak harus menggunakan
komputer dalam kegiatannya, tetapi pada prakteknya tidak mungkin sebuah sistem
yang komplek itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Hal ini
berarti komputer memiliki peranan penting dalam mengimplementasikan sebuah
sistem informasi


3.1.   Manusia sebagai Pengolah Informasi
       Pada awalnya dalam konsep sistem informasi tradisional, manusia adalah
komponen utama dalam pengolahan data menjadi informasi. Kapasitas manusia
dalam menerima masukan dan menghasilkan keluaran adalah terbatas. Dunia
menyediakan banyak masukan dari pada yang dapat diterima oleh sistem
pengolah menggunakan manusia, manusia mengurangi masukan ini sampai batas
jumlah yang diatasi melalui suatu proses penyaringan atau seleksi




3.2.   Sistem Informasi Berbasis Komputer
       Sistem informasi berbasis computer secara sederhana adalah segala bentuk
penyajian informasi dengan menggunakan media computer hal ini dilakukan
untuk memudahkan serta kerapihan kearsipan yang mungkin dapat berguna di
kemudian hari.




                                                                             10
Syarat berjalannya system informasi berbasis computer adalah :
1. Basic Data
Data merupakan input dalam sistem informasi berbasis computer yang kemudian
akan di olah menjadi informasi yang lebih mudah di fahami oleh pihak lain.
Contoh basic data adalah :
     a. Profile Sekolah
     b. Data Base Kurikulum
     c. Data Base Siswa yang ada
     d. Data Base Guru
     e. Data Base Nilai
2. Hardware
Hardware atau perangkat keras merupakan alat yang di gunakan untuk
menyimpan data-data yang akan di oleh menjadi informasi. Contoh hardware
     a. Monitor
     b. CPU
     c. Keyboard
     d. Mouse
     e. Hard Disk
     f. Stabilizer
     g. UPS
     h. Flashdisk
3. Software
Software atau perangkat lunak merupakan program yang dapat digunakan untuk
mengolah data. Contoh software :
     a. Microsoft Acces
     b. Microsoft Excel
     c. Microsoft Word
     d. Microsoft Power Point
     e. Visual Basic




                                                                           11
4. Operator
Operator adalha orang yang dapat mengoperasikan computer dan mampu
mengolah data menjadi informasi yang lebih mudah untuk di fahami


3.3.   Keunggulan Pemakaian Komputer
       Digunakannya komputer dalam sebuah Sistem Informasi menutupi
kekurangan-kekurangan manusia dalam melakukan pengelolaan data menjadi
informasi. Pemakaian komputer memiliki beberapa keunggulan seperti berikut di
bawah ini.


Proses pengolahan yang cepat.
Mengingat informasi merupakan landasan bagi suatu pengambilan keputusan,
maka datangnya tidak boleh terlambat. Jika sebuah informasi terlambat diterima,
sudah barang tentu manfaatnya akan lebih rendah dibandingkan dengan jika
informasi tersebut datang tepat pada waktunya. Dengan pengolahan data berbasis
komputer dalam sistem informasi akuntansi, masalah kecepatan dalam
menghasilkan informasi dapat lebih teratasi. Komputer memang sudah teruji
tingkat kecepatan prosesnya. Dari komputer generasi pertama yang hanya
berkemampuan memproses ribuan operasi per detik sekarang sudah memiliki
kemampuan milyaran operasi atau bahkan triliun operasi dalam setiap detiknya.
Dengan kemampuan mempersingkat waktu pekerjaan tersebut membuat manusia
tidak perlu mempersulit diri dan menghabiskan waktunya untuk satu pekerjaan
saja serta bisa memanfaatkan waktu untuk juga mengerjakan pekerjaan-pekerjaan
yang lain.


Tingkat akurasi informasi yang dihasilkan cukup tinggi.
Akurat, berarti bahwa infornasi yang dihasilkan tepat sesuai dengan tujuan
pengolahan data. Sebuah informasi harus akurat mengingat proses jalannya
informasi dari sumber informasi sampai ke penerima banyak terdapat noise atau
gangguan-gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
Manusia dalam bekerja mengenal batas waktu dan tenaga tetapi tidak demikian


                                                                             12
halnya dengan sistem yang berbasis komputer. Karena komputer tidak memiliki
mental dan tidak mengenal lelah, maka komputer memiliki tingkat ketepatan yang
sama dalam melakukan suatu proses tidak terbatas oleh waktu dan tenaga.


Efisiensi Sumber Daya Manusia.
Coba hitung berapa personil yang perusahaan butuhkan jika sistem informasi pada
perusahaan Anda masih Tradisional. Sebut saja pada sistem pembuatan laporan
keuangan. Ada petugas Jurnal, Internal Audit, Petugas Ledger, Petugas
Adjustment sampai pada petugas pembuat Rugi Laba dan Neraca. Di dalam
sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer, personil-personil tersebut
bisa diefiensikan dan didaya-gunakan untuk tugas-tugas yang lain yang tentunya
lebih perlu, karena mulai dari proses input jurnal transaksi, posting data sampai
pembuatan rugi laba dan neraca sudah dikerjakan oleh komputer, dan hanya
memerlukan seorang operator saja untuk menjalankannya. Pada sistem akuntansi
yang berbasis komputer, manusia sebagai operator sistem tinggal melakukan
pemasukan data-data awal ke dalam komputer saja. Dalam hitungan detik setelah
data-data dimasukkan, informasi akuntansi yang dibutuhkan dapat langsung
ditampilkan dan dimanfaatkan untuk kegiatan selanjutnya.


Kemudahan Berinteraksi Dengan Penggunanya
“Sistem Komputer Interaktif” menunjuk pada kemudahan dalam menjalankan
aplikasi-aplikasi yang berbasis komputer. Komputer dirancang sedemikian rupa
baik dari sisi perangkat keras maupun lunaknya untuk membuat manusia betah
mengoperasikannya. Penggunaan simbol-simbol atau tandatanda tertentu dalam
pengoperasian program dapat dengan mudah dipahami oleh operatornya. Masalah
bahasapun sudah bukan menjadi kendala lagi, mengingat sekarang sudah banyak
program-program dibuat dengan menggunakan berbagai macam bahasa.




                                                                              13
                                      BAB IV
       Transformasi Sistem Informasi Tradisional ke Basis Komputer


4.1.   Komputerisasi
       Sebuah proses komputerisasi terkadang tidak sepenuhnya bisa diterima
oleh banyak pihak. Ada banyak faktor yang mempengaruhi hal itu. Seperti
ketakutan akan pekerjaan yang hilang karena digantikan oleh komputer, ketakutan
akan terjadinya kesulitan dalam pengoperasian sistem berbasis komputer dan
sebagainya. Agar proses pergeseran dari sistem informasi tradisional ke basis
komputer dapat berjalan sebagaimana mestinya, perlu dipahami konsep-konsep
perubahan yang terjadi dalam pergeseran tersebut.
       Kegiatan komputerisasi adalah sebuah kegiatan pengelolaan data dalam
rangka menghasilkan informasi-informasi penting bagi manajemen agar yang
bersangkutan     mampu       mengendalikan         perusahaan    yang    menjadi
tanggungjawabnya dengan lebih baik. Komputerisasi adalah kegiatan pengelolaan
data yang sebagian besar prosesnya dilakukan menggunakan komputer yang
sudah terprogram dengan berbagai program yang akan menangani suatu aplikasi.
Dengan mengacu kepada hal tersebut maka sebuah perusahaan dapat
menggunakan     beberapa   aplikasi   sekaligus.    Pengerjaan   pengolahan   data
menggunakan sistem tradisional dimaksudkan adalah sistem pengelolan data
menggunakan aplikasi secara manual, dimana alat yang digunakan masih
menggunakan program paket dari yang sudah ada tanpa menggunakan program
aplikasi tertentu, penyimpanan datapun masih menggunakan berkas satu arsip dan
sebagainya.


4.2.   Tipe Perubahan
Memahami Tipe Perubahan
Untuk memperlancar proses transformasi sistem, maka akan disampaikan terlebih
dahulu kategori perubahan yang terjadi anlara sistem lama dan sistem baru
tersebut. Perubahan suatu sistern dapat dikategorikan ke dalam tiga hal sebagai
berikut:


                                                                                14
Perubahan Korektif
Perubahan korektif merupakan perubahan yang dilakukan karena sistem lama
tidak dapat memproses data masukan dan rnenghasilkan output dengan tepat.
Seperti yang terjadi di dalam program komputer, misalnya. Perubahan korektif
dalam sebuah program terjadi karena karena program lama tidak dapat memproses
data dengan benar. Hal ini dapat disebabkan karena pembuatan program
sebelumnya ternyata memasukkan kesalahan logika yang tidak terduga ke dalam
program. Juga dikarenakan terdapatnya kelemahan-kelemahan kontrol ke dalam
suatu program sehingga memberi peluang adanya akses ke data yang tidak sah.


Perubahan Adaptif
Perubahan adaptif merupakan perubahan yang terjadi untuk menyesuaikan diri
dengan lingkungan sistem yang memang berubah. Sebagai contoh, perubahan
adaptif bisa disebabkan karena ditetapkannya aturan akuntansi yang baru, aturan
perpajakan baru, perubahan bentuk laporan untuk instansi tertentu yang
berwewenang, dan lain-lain.


Perubahan Perfektif
Perubahan perfektif dilakukan untuk meningkatkan efisiensi sistem sehingga
dapat meningkatkan manfaatnya bagai pemakai sistem tersebut. Sebagai contoh
perubahan ini adalah adanya desain ulang struktur file agar dapat lebih meningkat
efisiensinya dan perubahan-perubahan program yang memungkinkan pro-grain
dapat diproses dalam waktu yang relatif lebih singkat.


Dengan mengenal dan memaharni tipe perubahan yang terjadi dalam suatu sistem,
maka akan dipahami pula sampai sejauh mana langkah yang harus dilakukan
dalam tahap transformasi ini. Seperti misalnya, perubahan korektif dan adaptif
sama-sama memiliki ciri yang “mutlak” yaitu harus dilaksanakan sesuai dengan
batasan-batasan yang ditentukan untuk perubahan tersebut. Sedangkan perubahan
perfektif lebih bersifat optional dan dapat diterapkan meski tidak harus.


                                                                              15
4.3.    Proses Transformasi
Tahapan Proses Transformasi, berikut adalah sembilan tahapan yang tcrjadi dalam
proses transformasi ke dalam sistcm informisi yang berbasis komputer:
       1. Tahap Investigasi Sistem dan Definisi Masalah.
       2. Tahap Studi Kelayakan.
       3. Tahap Desain Sistem.
       4. Tahap Implementasi
       5. Tahap Instalasi
       6. Tahap Konversi Data
       7. Tahap Pengujian
       8. Tahap Runing Sistem
       9. Tahap Evaluasi


Tahap Investigasi Sistem dan Definisi Masalah
Investigasi sistem, dimaksudkan untuk menganalisa sistem yang sudah beijalan,
tentang kelebihan dan kekurangannya serta hal-hal apa yang perlu dilakukan
perubahan pada sistem baru nanatinya. Kegiatan ini mencakup investigasi
terhadap setiap anggota kelompok yang terdapat dalam perusahaan. Hal ini
mengingat bahwa di dalam perusahaan terdiri dan berbagai kelompok yang
tentunya mempunyai pendapat yang berbeda-beda terhadap penerapan sistem.


Studi Kelayakan
Setelah melakukan investigasi sistem serta menentukan point-point peruhahan
yang akan dilakukan, langkah selanjutnya adalah menilai kelayakan sistem yang
akan dibuat. Studi kelayakan adalah suatu studi yang akan digunaan untuk
menentukan kemungkinan apakah pengembangan.


Tahap Desain Sistem
Setelah program yang akan dibuat dinilai layak untuk diaplikasikan, langkah
selanjutnya adalah menyusun desain sistem. Tujuan utama dan kegiatan design


                                                                             16
sebuah sistem adalah untuk memberikan gambaran tentang model sistem baru
yang akan diterapkan haik dari sisi input, proses maupun output sistem tersebut.


Tahap Implementasi
Setelah mendapatkan panduan pembuatan sistem dan tahap desain sistem yang
cukup panjang dan membutuhkan pemikiran yang rnelelahkan, tahap selanjutnya
adalah melakukan kegiatan implementasi sistem. Implementasi sistem yang
dimaksud merupakan proses pembuatan program berdasarkan desain sistern yang
telah ditentukan. Proses ini melibatkan para programmer bekerja sama dengan
analis desain agar pembuatan program dapat sesuai dan tidak menyimpang dari
desain yang telah ditentukan. Kegiatan implementasi juga akan banyak
mengandalkan kemampuan teknis dan para implementatornya karena kegiatan mi
merupakan kegiatan yang sangat terstruktur.


Instalasi Sistem
Tahap instalasi merupakan tahap pemasangan sistem secara utuh untuk dapat
dioperasikan baik dan sisi hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak)
maupun brain ware (perangkat akal) sistem tersebut. Tahap ini juga mencakup
penyiapan lokasi pemasangan sampai pada kegiatan dokumentasi sistem.


Tahap Konversi Data
Tahap konversi data ini dilakukan khususnya jika sebelum pemakaian program
baru, telah digunakan program lama yang didalamnya telah menggunakan file-file
data untuk diproses. Jika file-file yang ada dan data lama tersebut akan digantikan
oleh file baru yang tengah didesain, maka data dan file tersebut harus
dikonversikan terlebih dahulu agar sesuai dengan format dari struktur file yang
baru yang untuk selanjutnya isi file lama akan dimasukkan ke dalam file baru.
Pekerjaan konversi bisa jadi merupakan pekerjaan besar dan memerlukan banyak
waktu. Apalagi jika dilaksanakan secara manual. Konversi yang dilaksanakan
secara manual biasanya dilakukan dengan membuat print out dan isi file data dan
menggunakannya sebagai dasar untuk memasukkan kembali data dalam bentuk


                                                                                   17
yang telah diubah sesuai dengan standar file baru, Pada tahap ini, untuk efektifitas
waktu sebaiknya dibuat mengingat program khusus untuk pelaksanaan konversi
untuk mengkonversi data dan file lama ke format file yang baru secara elektronik
serta mentransfer data dan file lama ke file baru secara otomatis pula.


Tahap Pengujian Sistem
Tahap ini digunakan untuk mengetahui apakah program yang dibuat sudah
mendapatkan hasil output yang benar dan sesuai dengan keinginan penggunanya.
Testing sistem pada bagian ini meliputi testing sistem secara utuh, tidak hanya
pada perangkatnya saja yang meliputi hardware dan software, tetapi juga
rnenyertakan manusia sebagai brainware sistem.


Tahap Running Sistem
Setelah melalui tahap pengujian sistem, dan jika semua fungsi dan sistem yang
baru telah dinyatakan bebas dan kesalahan-kesa1ahan dalam pengolahan data
secara normal, maka perlu dilakukan proses persetujuan akan sistem yang akan
digunakan. Persetujuan sistem tersebut mempunyai arti bahwa semua pihak yang
berkompeten dalam sistem menyatakan bisa menerima pemakaian sistern baru
tersebut dengan cara menandatangani secara formal suatu dokumen persetujuan
final yang menyatakan hahwa sistem yang akan digunakan telah lengkap dan bisa
diterima. Penandatanganan dokumen tersebut melibatkan pihak manajemen dan
wakil-wakil pemakai yang berkompeten terhadap sistem.


Tahap Evaluasi Sistem
Tahap terakhir yang perlu dilakukan adalah evaluasi terhadap sistem yang sudah
berjalan. Tahap evaluasi ini dapat dilakukan pada saat sistem sedang berjalan atau
setelah satu periode operasional program selesai dilakukan dan telah
menghasilkan output-output yang diperlukan. Hasil dan evaluasi ini adalah
rekomendasi tentang kekurangan-kekurangan sistem yang telah bcrjalan,
penambahan terhadap prosedur-prosedurnya ataupun sudah cukup dengan
mempertahankan sistem yang ada.


                                                                                 18
                                      BAB V
                           Analisa dan Investigasi Sistem


5.1.   Alat dan Teknik Analisa
Agar dapat melakukan investigasi dengan tepat sehingga didapatkan gambaran
umum terhadap sistem yang sedang terjadi dan yang akan dibuat nantinya, maka
diperlukan beberapa alat dan teknik pengumpulan data yang antara lain meliputi
pengamatan (observasi) langsung, wawancara, kuesioner dan pengambilan
sampling dokumen.


Observasi Langsung
Observasi atau mengamati kegiatan yang secara langsung dan sebuah sistem,
perlu dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti bagaimana
melakukan suatu sistem, siapa yang melakukarmya, berapa lama melakukannya,
dimana melakukan dan lain-sebagainya.


Ada tiga cara analis untuk melakukan pengamatan secara langsung sebagai
berikut:
   •   Pengamatan secara langsung dengan melakukan interaksi dengan pihak
       yang diobservasi.
   •   Pengamatan secara langsung tanpa interaksi dengan pihak yang diamati,
       tetapi mereka tahu bahwa mereka sedang dijadikan obyek pengamatan.
   •   Pengamatan suatu aktifitas atau kegiatan obyek tanpa diketahui oleh obyek
       yang diamati dan tanpa interaksi apapun.


Wawancara
Dalam kaitan dengan analisa dan desain sistem informasi, wawancara merupakan
jembatan komunikasi yang paling tepat antara seorang sistem analis dengan
organisasi atau perusahaan dan merupakan teknik yang paling produktif dalam
mencari suatu fakta. Hal itu dikarenakan wawancara merupakan suatu teknik
dimana pencari dan pemberi data dapat berhadapan secara langsung, saling


                                                                              19
bertukar pikiran dan bertukar informasi mengenai permasalahan yang telah
ditentukan.
Berikut di bawah mi adalah beberapa tujuan dan sebuah kegiatan wawancara:
   •   Menjajagi sifat dan pendapat dan responden tentang sistern yang akan
       dikembangkan.
   •   Memeriksa dan melakukan cross chek terhadap kebenaran data dan
       informasi yang sudah diketahui sebelumnya.
   •   Memperoleh data kuantitatif dan kualitatif mengenai kebijaksanaan,
       prosedur-prosdur dan biaya.
   •   Wawancara juga bisa dimanfaatkan untuk memperkuat dukungan dan
       elemen-elemen organisasi mengenai sistem baru yang akan diterapkan.


Kuisioner
Pemakaian kuesioner bertujuan untuk menggali fakta dan memperoleh berbagai
masukan dan obyek penelitian dalam hal ini adalah responden. Pemakaian metode
kuesioner memiliki kelebihan dapat melakukan penelitian untuk responden yang
jumlahnya besar dan menjangkau responden yang berkedudukun jiiih dan analis.
Tetapi kelemahan dan sistem ini antara lain adalah kesulitan responden untuk
memberikan jawaban yang lebih teliti terhadap suatu permasalahan karena
kuesioner bersifat sangat terbatas disamping sulitnya pihak pernbuat kuesioner
menyusun suatu pertanyaan yang bermanfaat tanpa memperkirakan jawabannya
terlebih dahulu.


Sampling Dokumen
Sampling dokumen, merupakan teknik pengumpulan data untuk melakukan
identifikasi terhadap permasalahan yang bisa melibatkan pekerjaan-pekerjaan
rinci dalam jumlah yang besar serta untuk pengakumulasian data pada kegiatan-
kegiatan yang sulit diukur. Kegiatan ini lebih berorientasi kepada pekerjaan
pencatatan yang terdapat di seluruh bagian organisasi.




                                                                             20
5.2.   Pendefinisian Masalah
Pada tahapan ini, dilakukan kajian secara menyeluruh serta mendalam terhadap
kegiatan sistem pengolahan data dan sistem informasi yang saat mi sedang
berjalan. Juga perlu diketahui secara tepat mengenai bentuk sistem informasi yang
bagaimanakah yang dikehendaki oleh manajemen, sehubungan dengan adanya
rencana komputerisasi tersebut. Tahap investigasi sebuah sistem memerlukan
kepandaian    seorang   analis   untuk   melakukan    estimasi-estimasi   sebelum
menggunakan ukuran-ukuran yang real. Hal itu bertujuan agar menbuatkan
kesimpulan secara detail tentang apa yang dilakukan sistem lama, apa yang harus
dihasilkan sistem baru, serta permasalahan apa saja yang harus bisa dipecahkan
oleh sistem baru nantinya. Beberapa hal yang diestimasi antara lain seperti biaya,
kebutuhan perangkat, beban prosesing dan kombinasi tipe transaksi, termasuk
juga jadwal kerja untuk penyelesaian proyck. Untuk mendapatkan hasil analisa
dan investigasi seorang sistem analis perlu melakukan langkah-langkah yang
dijelaskan sebagai berikut:
1. Memahami sistem lama
2. Evaluasi sistem yang ada.
3. Memahami keinginan pemakai.
4. Laporan definisi masalah.


Memahami sistem lama
Langkah memahami sistem lama, dapat dilakukan dengan melihat dan mengamati
dokumen-dokumen sistem yang telah ada pada perusahaan seperti bagan alir arus
dokumen (paper work flow chart), bagan alir sistem (system flowchart), struktur
organisasi, diskripsi jabatan, kode rekening (chart of account) dan salinan
dokumen-dokumen bukti transaksi. Dengan demikian akan dapat dipahami sistem
sebelumnya yaitu yang berkaitan dengan apa yang dilakukan sistem lama, siapa
yang menjalankan, siapa yang memakai dan lain-lain.




                                                                               21
Evaluasi Terhadap Sistem Yang Ada
Setelah mendapatkan rincian diskripsi mengenai sistem yang sedang berjalan,
sistem analis harus melakukan evaluasi terhadap sistem tersebut. Bagaimana
kelebihan dan kelemahan sistem yang telah berjalan selama ini? Hal-hal apa saja
yang bisa ditingkatkan efektifitasnya? Evaluasi terhadap sistem yang sudah
berjalan,   terutama   tentang    kekurangan-kekurangannya,       tentunya    akan
memberikan pembenaran terhadap rencana pengembangan sistem yang baru.
Sasaran sistem baru akan menjadi lebih jelas, tentang apa ya harus ditambahkan
atau dikurangi dan sistem lama sehingga analis akan menjadi lebih mudah untuk
membuat sebuah “future system” yang akan dikerjakannya.


Memahami Keinginan Pemakai
Sebuah sistem informasi, dirancang dalam keterkaitan dengan sistem pengambilan
keputusan. Itu artinya, salah satu keberhasilan sebuah sistem informasi adalah jika
sistem tersebut sesuai dengan keinginan dan pemakai. Keinginan pemakai yang
dimaksud ini mencakup kebutuhan-kebutuhan akan output sistem, serta model
operasional sistem yang diinginkan.
Kebutuhan akan output sistem adalah bahwa laporan yang dihasilkan akan
memberikan manfaat bagi yang menggunakannya. Ada beberapa hal yang
membuat sebuah laporan tak mampu memberikan manfaat. Beberapa hal tersebut
antara lain adalah:
   •   Laporan kurang diakui kebenarannya. Hal ini bisa terjadi pada sebuah
       laporan memuat data-data yang tidak lengkap atau sangat kurang dan yang
       seharusnya.
   •   Laporan tidak disajikan dalam bentuk yang terperinci mudah dipahami
       sehingga membutuhkan waktu tambah untuk menganalisa dan memahami
       kembali laporan yang memuat hanyak data dan tidak terperinci.
   •   Laporan tidak memenuhi unsur tepat waktu. Laporan yang tidak tepat
       waktu, berarti akan memberikan hal-hal yang usang, tidak up to date
       sehingga tidak bermanfaat secara maksirnal untuk pengambilan suatu
       keputusan.


                                                                                22
5.3.   Studi Kelayakan Sistem
Fase ini merupakan fase yang cukup penting, dimana akan dilakukan studi
kelayakan terhadap sistem yang akan dibuat. Studi kelayakan akan menilai dan
berbagai sisi, apakah sistem memang layak untuk diimplementasikan. Penilaian
tersebut antara lain mencakup:
   •   Kelayakan teknik (technical feasibility)
   •   Kelayakan ekonomi (echonomical feasibility)
   •   Kelayakan operasi (operational feasibility)
   •   Kelayakan jadwal (schedule feasibility)
   •   Kelayakan hukum (law feasibility).


Kelayakan Teknik.
Kelayakan teknik digunakan untuk rnenilai dan menjawab pertanyaan “apakah
teknologi yang ada dapat diterapkan pada sistem?”. Kelayakan mi mencakup dua
hal pokok yang harus dipertimharigkan yaitu ketersediaan teknologi di pasaran
dan ketersediaan ahli yang mengoperasikannya.


Kelayakan Ekonomi.
Kelayakan ekonomi dapat dinilai dan dua hal pokok yaitu biaya dan manfaat.
Biaya mencakup besar biaya yang diperlukan untuk mengernbangkan sistem
tersebut, sedangkan manfaat mencakup besar manfaat yang diperoleh dengan
pengembangan sistern. Sistem akan dikatakan menguntungkan atau Iayak secara
ekonomi jika manfaat yang diberikan oleh sistem lebih besar daripada biaya yang
dikeluarkan untuk mengembangkan sistern.


Kelayakan Operasional
Studi kelayakan operasional mencakup beberapa permasalahan yang harus
dipertimbangkan untuk menentukan layak dan tidaknya sistem dioperasikan.
Beberapa hal tersebut antara lain:
   •   Kemungkinan bahwa sistem yang terlalu rumit sehingga sulit untuk
       dijalankan oleh operator.


                                                                             23
   •   Kemungkinan adanya keengganan pemakai untuk meninggalkan sistem
       lama (tradisional) yang telah ditekuni selama bertahun-tahun.
   •   Kernungkinan terjadi kesulitan melakukan pengendaliari terhadap sistem
       oleh pihak manajemen.
   •   Kualitas informasi yang dihasilkan sistem apakah sudah cukup
       mernuaskan pemakainya?


Kelayakan waktu
Kelayakan waktu akan rnenilai apakah sistern dapat dikembangkan sesuai waktu
yang ditetapkan sesuai kebutuhan sistern. Pihak manajemen sebagai pemakai
sistem dan analis sebagai pembuat sistern dapat menilai apakah waktu yang
disediakan untuk mengembangkan sistem dapat diterima dan disepakati bersama.


Kelayakan Hukum
Kelayakan hukum yang dimaksud adalah peninjauan kembali hal-hal yang
menyangkut penerapan sistem dan dampak yang ditimbulkan.




                                                                           24
                                     BAB VI
                               Desain Global Sistem


6.1.   Prinsip Desain
       Tahap desain sistem, dilakukan oleh systen designer yang melakukan
interaksi atau “joint interaction” dengan pengguna sistem. System designer
mempunyai kewajiban untuk melakukan desain dan disamping itu melakukan
komunikasi aktif dengan user. Hasil desain dievaluasi oleh user dan sudut
pandang kepentingan pemakai, untuk kemudian diimplementasikan kembali oleh
system designer.


Berikut ini adalah beberapa prinsip yang perlu dipahami dalam melakukan desain
sebuah sistem informasi:
   1. Proses desain merupakan langkah lanjutan dan analisis data. Jadi desain
       harus dapat ditelusuri sampai ke tingkat analisis.
   2. Desain sebuah sistem harus meminimalkan kesenjangan intelektual.
       Misalnya program komputer yang dibuat tidak hanya dapat dioperasikan
       oleh seseorang yang ahli komputer saja.
   3. Desain harus mengungkap keseragaman dan integrasi antar sub sistem
       yang kuat.
   4. Desain harus berorientasi ke kondisi sekarang dan masa depan. Artinya
       sebuah desain harus mampu mengakomodasikan jika terjadi suatu
       perubahan.
   5. Desain harus mempertimbangkan konsep penangannan kesalahan pada
       saat pengoperasian sistem.
   6. Desain harus dinilai kualitasnya pada saat desain dibuat.
   7. Desain harus dikaji lehih lanjut sehingga dapat meminimkan kesalahan-
       kesalahan konseptual.




                                                                            25
6.2.   Alat Bantu Desain
       Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik dari sebuah sistem.
DFD menggambarkan komponen-komponen sebuah sistem, aliran-aliran data di
mana komponen-komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data
tersebut.
       Kita dapat menggunakan DFD untuk dua hal utama, yaitu untuk membuat
dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi
untuk sistem informasi yang baru.


DFD Level
       DFD dapat digambarkan dalam Diagram Context dan Level n. Huruf n
dapat menggambarkan level dan proses di setiap lingkaran.
   Diagram Context
   Diagram Level n


Context Diagram (CD)
       Jenis pertama Context Diagram, adalah data flow diagram tingkat atas
(DFD Top Level), yaitu diagram yang paling tidak detail, dari sebuah sistem
informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem dan
ke dalam dan ke luar entitas-entitas eksternal. (CD menggambarkan sistem dalam
satu lingkaran dan hubungan dengan entitas luar. Lingkaran tersebut
menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem).
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menggambar CD;
   Terminologi sistem :
   − Batas Sistem adalah batas antara “daerah kepentingan sistem”.
   − Lingkungan Sistem adalah segala sesuatu yang berhubungan atau
       mempengaruhi sistem tersebut.
   − Interface adalah aliran yang menghubungkan sebuah sistem dengan
       linkungan sistem tersebut.
   Sebagai contoh, dalam gambar pada halaman selanjutnya.
   Menggunakan satu simbol proses,


                                                                             26
   Catatan:
   Yang masuk didalam lingkaran konteks (simbol proses) adalah kegiatan
   pemrosesan informasi (Batas Sistem). Kegiatan informasi adalah mengambil
   data dari file, mentransformasikan data, atau melakukan filing data, misalnya
   mempersiapkan         dokumen,   memasukkan,      memeriksa,       mengklasifikasi,
   mengatur, menyortir, menghitung, meringkas data, dan melakukan filing data
   (baik yang melakukan secara manual maupun yang dilakukan secara
   terotomasi).
   Nama/keterangan di simbol proses tersebut sesuai dengan fungsi sistem
   tersebut,
   Antara Entitas Eksternal/Terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung
   Jika terdapat termintor yang mempunyai banyak masukan dan keluaran,
   diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu sehingga mencegah
   penggambaran yang terlalu rumit, dengan memberikan tanda asterik ( * ) atau
   garis silang ( # ).
   Jika Terminator mewakili individu (personil) sebaiknya diwakili oleh peran
   yang dipermainkan personil tersebut.
   Aliran data ke proses dan keluar sebagai output keterangan aliran data
   berbeda.


Diagram Level n / Data Flow Diagram Levelled
       Dalam diagram n DFD dapat digunakan untuk menggambarkan diagram
fisik maupun diagram diagram logis. Dimana Diagram Level n merupakan hasil
pengembangan dari Context Diagram ke dalam komponen yang lebih detail
tersebut   disebut   dengan    top-down     partitioning.   Jika     kita   melakukan
pengembangan dengan benar, kita akan mendapatkan DFD-DFD yang seimbang.
Sebagai contoh, gambar a, gambar b, gambar c, gambar d dan gambar e.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat DFD ialah:
− Pemberian Nomor pada diagram level n dengan ketentuan sebagai berikut:
   •   Setiap     penurunan   ke    level   yang   lebih    rendah     harus   mampu
       merepresentasikan proses tersebut dalam sepesifikasi proses yang jelas.


                                                                                   27
       Sehingga seandainya belum cukup jelas maka seharusnya diturunkan ke
       level yang lebih rendah.
   •   Setiap penurunan harus dilakukan hanya jika perlu.
   •   Tidak semua bagian dari sistem harus diturunkan dengan jumlah level
       yang sama karena yang kompleks bisa saja diturunkan, dan yang
       sederhana mungkin tidak perlu diturunkan. Selain itu, karena tidak semua
       proses dalam level yang sama punya derajat kompleksitas yang sama juga.
   •   Konfirmasikan DFD yang telah dibuat pada pemakai dengan cara top-
       down.
   •   Aliran data yang masuk dan keluar pada suatu proses di level n harus
       berhubungan dengan aliran data yang masuk dan keluar pada level n+1.
       Dimana level n+1 tersebut mendefinisikan sub-proses pada level n
       tersebut.
   •   Penyimpanan yang muncul pada level n harus didefinisikan kembali pada
       level n+1, sedangkan penyimpanan yang muncul pada level n tidak harus
       muncul pada level n-1 karena penyimpanan tersebut bersifat lokal.
   •   Ketika mulai menurunkan DFD dari level tertinggi, cobalah untuk
       mengidentifikasi external events dimana sistem harus memberikan respon.
       External events dalam hal ini berarti suatu kejadian yang berkaitan dengan
       pengolahan data di luar sistem, dan menyebabkan sistem kita memberikan
       respon.
− Jangan     menghubungkan        langsung   antara   satu   penyimpanan     dengan
   penyimpanan lainnya (harus melalui proses).
− Jangan menghubungkan langsung dengan tempat penyimpanan data dengan
   entitas eksternal / terminator (harus melalui proses), atau sebaliknya.
− Jangan membuat suatu proses menerima input tetapi tidak pernah
   mengeluarkan output yang disebut dengan istilah “black hole”.
− Jangan membuat suatu tempat penyimpanan menerima input tetapi tidak
   pernah digunakan untuk proses.




                                                                                 28
− Jangan membuat suatu hasil proses yang lengkap dengan data yang terbatas
   yang disebut dengan istilah “magic process”.
− Jika terdapat terminator yang mempunyai banyak masukan dan keluaran,
   diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu sehingga mencegah
   penggambaran yang terlalu rumit, dengan memberikan tanda asterik ( * ) atau
   garis silang ( # ), begitu dengan bentuk penyimpanan.
− Aliran data ke proses dan keluar sebagai output keterangan aliran data
   berbeda.




              Gambar a




              Gambar b




                                                                            29
          Gambar c




          Gambar d




              Gambar e



6.3.   Evaluasi Alternatif dan Analisis Biaya-Manfaat
       Evaluasi alternatif, merupakan tahap untuk menentukan pendekatan sistem
yang terbaik dalam memenuhi kebutuhan pemakai. Pada tahap mi semua alternatif
diidentifikasikan dan diuji, yang kemudian salah satu yang terbaik dan berbagai
alternatif tersebut ditetapkan sebagai solusi terhadap masalah pemakai. Analisis
biaya dan manfaat merupakan salah satu alternatif untuk memecahkan tahap ini




                                                                              30
Analisis ini digunakan untuk melihat apakah sistem yang diterapkan dapat
mengurangi biaya atau meningkatkan pendapatan perusahaan pemakainya.


Sebagai contoh, sebuah perusahaan akan mengembangkan sebuah sistem
akuntansi berbasis komputer. Biaya pengembangan sistem tersebut adalah Rp.
15.000.000,- Tetapi disatu sisi, keberadaan sistem tersebut akan mengurangi biaya
sebesar Rp. 500.000,- per bulan yang berarti juga Rp. 6.000.000,- per tahun. Maka
analisis biaya dan manfaat secara singkat dapat dibuat pada penjelasan seperti
berikut.


Kalau kita lihat dan efisiensi biaya di atas, maka pada tahun k biaya
pengembangan sudah tertutup. Sedangkan keuntungan k yang diperoleh adalah
efisensi pembuatan laporan keuangan yang tepat waktu.


Biaya Pengernbangan : Rp.15.000.000,-
Penekanan Biaya
Tahun 1 : Rp. 6.000.000,-
Tahun 2 : Rp. 6.000.000,-
Tahun 3 : Rp. 6.000.000,-
Tahun 4 : Rp. 6.000.000,-




                                                                              31
                                    BAB VII
                                 Desain Sistem


7.1.   Desain Logika Program
       Desain logika merupakan desain terhadap proses-proses yang terjadi
dalam sebuah program. Desain logika diimplementasikan dengan menggunakan
flowchart. Desain logika sebuah program, sebenarnya terdiri dan kombinasi antara
proses berurut, proses logika keputusan dan proses perulangan (looping).


Proses berurut
Proses berurut merupakan suatu proses yang terdiri dan beberapa macam proses
dan akan dieksekusi secara berurutan. Flowchart dan proses berurut tersebut dapat
diperlihatkan seperti pada gambar di bawah ini.
Proses logika keputusan
Proses logika keputusan, merupakan suatu proses yang melihatkan nilai “benar”
atau “salah”nya sebuah kondisi. Flowchartnya dapat digambarkan sebagai berikut:
Proses berulang (looping)
Proses perulangan merupakan proses kembali ke urutan pros yang sehelumnya
sampai pada kondisi yang ditentukan.




                                                                              32
7.2.   Desain Input
       Sebuah desain pemasukan data (desain input) dalam suatu program
mempunyai beberapa tujuan sebagai berikut:
   •   Merancang pemasukan data agar dapat diterima dan dimengerti oleh
       pengguna.
   •   Mencapai keakuratan dalam pemasukan data.
   •   Efektifitas biaya pemasukan.


Desain input disesuaikan dengan bentuk-bentuk form dokumen ash yang akan
digunakan sebagai data masukan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
desain sebuah input antara lain adalah:
   •   Tipe Input, apakah data input berasal dan internal perusahaan atau
       eksternal perusahaan.
   •   Fleksibilitas format.
   •   Pertimbangkan faktor kecepatan dalam memasukkan data.
   •   Input mudah dibetulkan atau dikoreksi jika terdapat suatu kesalahan.
   •   Interface mudah digunakan oleh pemakai atau operator program.


7.3.   Desain Output
       Desain output merupakan satu hal yang cukup penting karena digunakan
untuk menjawab kebutuhan pemakai untuk bentuk-bentuk informasi yang
diinginkan. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam desain sebuah output
antara lain adalah:
   •   Tipe Output
   •   Isi Output
   •   Format Output




                                                                              33
Tipe Output
Berdasarkan tujuan pembuatan output, ada tiga macam tipe output yaitu:
   1. Output digunakan untuk informasi eksternal atau kepentin an di luar
       organisasi.
   2. Output untuk kepentingan internal dalam perusahaan
   3. Output yang hanya digunakan untuk bagian komputer s untuk kepentingan
       audit tahap awal.


Isi Output
Isi output yang dimaksud adalah apakah output berupa angka, berupa keterangan
dan sebagainya. Hal itu berhubung dengan format output yang dirancang.
Misalnya jika output b bentuk angka harus dirancang terdiri dan berapa digit,
ditentuk jumlah angka desimalnya, dan lain-lain.


Bentuk Output
Ada beberapa bentuk output yang dapat digunakan untuk memberikan informasi
yang tepat kepada pemakainya dengan sifat data, seperti:
   1. Output berbetuk tabel
   2. Output berbentuk grafik


7.4.   Desain Database
       Model data Entity-Relationship(E-R) dibangun berdasarkan persepsi dari
dunia nyata yang mengandung himpunan dari objek-objek yang disebut entity dan
hubungan antara objek-objek tersebut. Setiap objek bersifat unik. Hal ini tampak
dari atribut-atribut yang dimilikinya.
Contoh : rekening mempunyai atribut Nomor dan Jumlah.
Contoh untuk relasi :    Hubungan antara beberapa entitas seperti PELREK
                         merupakan       relasi yang   menghubungkan   pelanggan
                         dengan setiap rekening yang dimilikinya.
Struktur logik dari sebuah database secara grafik digambarkan sebagai berikut,
yang terdiri dari beberapa komponen :


                                                                              34
 NAMA        JALAN         KOTA                          NOMOR                   JUMLAH




         PELANGGAN                     PELREK                      REKENING




                              Contoh diagram E-R


- Persegi panjang mewakili himpunan entitas.
- Ellips mewakili atribut.
- Jajaran genjang mewakili relasi antar entitas.
- Garis penghubung antara entitas dengan relasi, maupun antara relasi dengan
   himpunan atributnya.


Entity Dan Entity Set
        Entity adalah objek yang eksis dan dapat dibedakan dari objek lainnya.
Entity dapat konkrit (nyata) misalnya : manusia, buku atau dapat juga berbentuk
abstrak misalnya : liburan, konsep, dsb.
        Entity set adalah set dari entity-entity dengan tipe yang sama. Entity dapat
saling lepas (disjoint).
        Entity dapat digambarkan dengan himpunan dan atribut. Untuk beberapa
atribut, ada himpunan dari nilai-nilai yang diinginkan yang disebut domain dari
atribut tersebut.


Contoh : domain dari atribut Nomor adalah himpunan semua bilangan integer
            positif.
        Model data merupakan kumpulan konsep-konsep yang berguna untuk
menggambarkan data, hubungan data, semantik data dan data constraint.


                                                                                 35
       Database mempunyai informasi yang berubah setiap saat dengan meng-
insert atau men-delete informasi ke dalam database. Kumpulan dari informasi
yang disimpan dalam database dalam suatu saat tertentu disebut Instant database.
Hasil design dari database disebut skema database.


ATRIBUT
   •   Atribut   adalah   karakteristik   dari   entity   atau   relationship,   yang
       menyediakan penjelasan detail tentang entity atau relationship tersebut.
   •   Nilai Atribut merupakan suatu data aktual atau informasi yang disimpan
       pada suatu atribut di dalam suatu entity atau relationship.




                                                                                   36
                                     BAB VIII
                               Implementasi Sistem


8.1.   Pengembangan Program
       Untuk mendapatkan suatu perangkat lunak, perusahaan bisa memilih salah
satu dan tiga hal sebagai berikut:
1. Membeli paket perangkat lunak siap pakai.
Sekarang sudah banyak dikembangkan program-program sistem informasi siap
pakai dalam berbagai bentuk dan bahasa. Dalam banyak hal, mungkin saja
program-program yang telah ada tersebut mempunyai banyak kelebihan
dibandingkan dengan program buatan sendiri karena sudah banyak diuji oleh
berbagai organisasi. Dan program-program tersebut seringkali dianggap lebih
ekonomis karena tidak memerlukan banyak tahapan pengembangan, meski juga
memerlukan modifikasi pemeliharaan serta banyak latihan.
Meski demikian, program-program siap pakai tersebut juga memiliki banyak
kelemahan. Salah satu kendala yang paling utama adalah apakah program tersebut
benar-benar cocok untuk dipakai dalam perusahaan yang bersangkutan. Jarang
sekali dijumpai program siap pakai tersebut benar-benar cocok untuk diterapkan
dengan kebutuhan pemakai. Banyak program-program yang dibeli memerlukan
modifikasi agar sesuai dengan keinginan penggunannya. Tetapi masalahnya
adalah sangat jarang seorang programer dalam perusahaan yang mampu
memodifikasi program-program siap pakai tersebut, haik karena memang kurang
menguasai bahasa yang dipakai, maupun karena dibatasi oleh ketentuan-ketentuan
dalam kontrak pembelian.
2. Menyewa program aplikasi.
Pada tahun-tahun terakhir, di Amerika dan Singapura telah banyak dikembangan
Application Service Provider (ASP) yang melayani penyewaan software applikasi
seperti aplikasi messaging, spreadsheet, database, keuangan, akuntansi dan lain-
lain. Di Indonesia sendiri, Telkom yang bermitra dengan Microsoft dan Compaq
telah menjajagi kemungkinan dilakukannya sistem itu.




                                                                              37
3. Membuat dan mengembangkan sendiri program aplikasi.
Agar baru yang disesuaikan dengan kondisi perusahaan. Jika perusahaan memilih
membuat program sendiri, berarti hal itu akan mempermudah pen-ie]iharaan
sistem dan pengembangan sistem kedepannya. Dengan adanya tiga alternatif
seperti di atas, maka beberapa hal yang perlu dipertimbangkan sebelum
mengambil keputusan untuk membeli atau membuat sendiri sebuah program.
Pertimbangan-pertimbangan tersebut antara lain adalah sebagai berikut:
   1. Batas-batas dimana sebuah program dapat disesuaikan dengan kegiatan
       perusahaan dan dapat memenuhi kebutuhan sistem.
   2. Kemudahan program untuk dimodifikasi seandainya terjad i perubahan
       untuk menyesuaikan sistem.
   3. Jumlah dan hentuk langkah-langkah pemrosesan yang diperlukan setiap
       program untuk mendapatkan suatu output yang diinginkan.
   4. Jumlah tenaga keia manual yang diperlukan sistem dan sc tiap
       programnya. Sampai sejauh mana program bisa menggantikan kegiatan
       manual yang sebelumnya dilaksanakan.
   5. Penguasaan pemakai atas setiap program.
   6. Biaya-biaya yang diperlukan dan masing-masing alternati pilihan.
Langkah yang selama mi dianggap paling efektif, adalah me ngembangkan sendiri
bahasa pemrograman agar dapat sesua dengan keinginan pemakai secara spesifik.
Pengembangan sebua program baru, merupakan kegiatan yang berkesinambungan
da lam pengelolaan datanya. Dalam suatu organisasi yang besar, se kitar 70 %
kegiatan programming keseluruhan biasanya dilakukar untuk menyelenggarakan
pengolahan data. Program baru tersebu diperlukan prosedur-prosedur penelaahan
agar bisa menjamir program tersebut benar-benar teruji keseluruhannya. Yang di
maksud teruji disini menyangkut diketahuinya semua kesalahar dalam program,
tidak adanya instruksi program yang me nyimpang, ketepatan hasil dan
kemudahan pengoperasian.




                                                                            38
8.2.   Penyiapan Perangkat Keras
       Langkah awal dan kegiatan penyiapan perangkat keras adalah evaluasi
tentang berbagai komponen perangkat keras pilihan dan berbagai rekanan yang
mampu memasok perangkat keras tersebut. Pada tahap mi dilakukan
pembandingan beberapa kategori pengkat keras yang ada menurut kemampuan,
kapasitas dan keandalan yang dimiliki dengan tidak lupa memperhitungkan biaya
dan kompatibilitas-nya dengan perangkat keras lain, Kemampuan hardware yang
dianalisa menyangkut kecepatan proses, kapasitas penyimpanan (storage), mutu
keluaran (output), kemudahan melakukan input, dan lain-lain. Sedangkan
kapasitas yang dimaksud, diukur berdasarkan jumlah transaksi yang dapat
diproses dalam suatu periode tertentu. Fleksibilitas dan kompatibilitas suatu
perangkat dengan perangkat lain juga sangat penting untuk dipertimbangkafl.
Banyak komponen perarigkat keras yang dapat dioperasikan sedemikian
canggihnya namun tidak kompatibel jika dihubungkan dengan perangkat keras
lain. Hal itu akan membatasi ruang gerak pengembangan sistem nantinya dan
mempersulit perawatan sistern itu sendiri. Keandalan hardware berkaitan dengan
frekuensi kemungkinan terjadinya kegagalan proses secara teknis, termasuk
kemungkinan kerusakan-kerusakan yang disebabkan oleh faktor-faktor eksternal
seperti arus listrik yang tidak stabil, kebakaran, kehanjiran dan lain sebagainya.
Biaya-biaya yang diperhitungkan mencakup harga beli, biaya pemasangan, biaya
pemeiharaan dan biaya operasi yang mencakup biaya upah dan utilitas


8.3.   Penyiapan Lokasi Sistem
       Pada tahap ini dilakukan penyiapan terhadap lokasi dimana sistem akan
dipasang. Tempat yang baik akan sangat rnendukung pemeliharaan sistem secara
baik pula. Seperti pengendalian suhu yang tepat, pengendalian kelembaban udara,
pengendalin debu dan lain sebagainya. Salah satu hal yang cukup penting juga
adalah tersedianya sumber daya listrik yang kontinue dan stabil. Untuk itu
diperlukan adanya tenaga listrik tambahan untul menjaga kelancaran penyaluran
tenaga listrik, disamping fasilita tambahan seperti stabilizer dan UPS.




                                                                               39
Penyiapan tempat juga herhubungan dengan keamanan sistem secara fisik.
Pengamanan secara fisik tersehut perlu diperhatikan agar file-file dan program-
program penting bisa disimpan secara tepat seperti misalnya terdapat dalarn
ruangan yang tahan api, berikut dengan keamanan kunci pada pintu lokasi serta
fasilitas deteksi kebakaran lengkap dengan peralatan pencegah.annya.
Penyiapan lokasi juga harus memperhatikan juga masalah ergonomics. Masalah
tersebut adalah menyangkut desain tempat kerja yang sedemikian rupa sehingga
mengurangi tingkat kelelahan dan meningkatkan efisiensi kerja. Penempatan
keyboard secara baik, jenis dan intensitas cahaya layar monitor yang teratur serta
tinggi layar terhadap mata semuanya merupakan masalah yang berhubungan
dengan ergonomik.


8.4.   Tahap Instalasi
       Tahap instalasi sistem bisa dilaksanakan setelah komponenkomponen
utama sistern sudah selesai dibuat seperti komputer baik server maupun
workstation, program aplikasi sistem informasi serta lokasi yang telah
dipersiapkan sebelumnya.
Tahap instalasi sistem ini menyangkut pekerjaan-pekerjaan sebagai berikut:
   1. Pemasangan perangkat keras.
   2. Instalasi jaringan komputer jika dibutuhkan.
   3. Instalasi Sistem Operasi komputer.
   4. Instalasi l3ahasa Pemrograman yang dipakai.
   5. Instalasi Aplikasi pemrograman yang telah dibuat.


8.5.   Testing Sistem
       Setelah selesai dilaksanakan instalasi, testing sistem dapat dilakukan
pengujian sistem pada bagian ini dilakukan testing sistem secara utuh, tidak hanya
pada perangkatnya saja yang meliputi hardware dan software, tetapi juga terhadap
lingkungan sistem. Testing sistem secara utuh akan melibatkan faktor-faktor
sehagai berikut:
   1. Perangkat keras dan Perlengkapan.


                                                                               40
   2. Perangkat lunak yang meliputi sistem operasi dan program aplikasi yang
       dipakai.
   3. Lingkungan sistem, apakah telah mendukung sistem pemeliharaan,
       keamanan dan faktor kenyamanan operasi.
   4. Prosedur Sistem, yaitu melakukan pengujian terhadap pelaksanaan
       prosedur-prosedur sistem yang telah dirancang seperti yang menyangkut
       alur dokumen, dan lain-lain.
   5. Pengguna Sistem baik internal maupun eksternal perusahaan yang
       dilibatkan untuk memeriksa hasil output sistem apakah sudah sesuai
       dengan yang diinginkan.


8.6.   Pelatihan Sumber Daya Manusia
       Tahap pendidikan dan pelatihan karyawan, biasanya mencakup beberapa
hal sebagai berikut:
   1. Pengenalan tentang gambaran umum sistem baru yang akan diberlakukan.
       Pengenalan tersebut mencakup apa saja yang baru dalam sistem tersebut,
       latar belakang diberlakukan sistem baru, perbedaan sistem baru dengan
       sistem larna, serta kelebihan dan kekurangan sistem baru dibandingkan
       dengan sistem yang sebelumnya dijalankan.
   2. Latihan atau simulasi untuk menjalankan prosedur-prosedur baru yang
       nuingkin diterapkan dalam sistem. Misalnya yang menyangkut alur
       dokumen dalam sistem, personil-personil yang terkait dalam sistem, tugas
       dan tanggung jawab masingmasing personil disertai dengan simulai
       menlalankan prosedur tersebut secara manual.
   3. Latihan mengoperasikan program untuk operator PDE (Pengolahan data
       Elektronik) sistem tersebut. Langkah mi dapat dijalankan setelah program
       selesai dibuat oleh programmer. Latihan pengoperasian tersebut mencakup
       latihan bagaimana melakukan input data, melakukan proses data dan
       mencetak atau menampilkan hasil pengolahannya. Tak kalah pentingnya
       juga latihan bagaimana proses mengedit atau memperbaiki data.




                                                                             41
   4. Pelatihan dalam hal pemeliharaan sistem. Disamping diperlukannya
       seorang maintenance khusus terhadap pemeliharaan program, semua pihak
       dalam perusahaan harus dilibatkan dalam pemeliharaan sistem baik dan
       sisi pemeliharaan perangkat elektronik maupun menjaga arus prosedur
       manual yang diterapkan, untuk menghindari penyimpangan-penyjrn
       pangan yang mungkin dapat teijadi baik secara sengaja maupun tidak.


8.7.   Dokumentasi
       Dokumentasi      merupakan       materi   yang   menjelaskan    tentang
karakteristiknteknik dan operasi sebuah sistem. Dokumentasi merupakan unsur
penting dalam sebuah kegiatan sistem.


Dokumen Teknis
Dokumentasi teknis merupakan dokumentasi yang menjelaskan tentang alasan,
teknik dan logika sebuah program yang mencakup penjelasan secara naratif,
bagan arus, daftar program dan dokumen-dokumen pendukung lainnya. Beberapa
teknik pendokumentasian yang termasuk dalam dokumentasi teknis antara lain
adalah procedure flowchart, process flowchart.


Dokumentasi Pemakaian
Dokumentasi pemakaian merupakan dokumentasi yang bertujuan untuk
menjelaskan bagaimana teknik pengoperasian program. Dokumentasi ini biasanya
berbetuk sebuah manual book (buku panduan) yang membahas bagaimana
mengoperasikan program mulai dan menghidupkan komputer, mengaktifkan
program, menginput data-data, memprosesnya sampai bagaimana menampilkan
output program.




                                                                             42
                                    BAB IX
                                  Studi Kasus
                      Sistem Informasi Penggajian Karyawan


Deskripsi Perusahaan
Struktur Organisasi
Definisi Masalah
Tujuan Pengembangan Sistem
Desain Umum Sistem
Desain Spesifik Sistem
Implementasi Sistem




                                                             43

								
To top