MANUAL DE USO SEVENET by olliegoblue28

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									         MANUAL DE USO
           SEVENET

                   2009
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL




   “Oficina sin papel, Universidad con Memoria”
PASOS BÁSICOS
                Primer paso
Vaya a Internet Explorer, haga doble clic sobre el
icono y espere que cargue la pantalla.




                       Internet Explorer
              Segundo Paso
Cargada la ventana de Internet Explorer escriba
en      la      barra      de       direcciones
documental.ucc.edu.co




                Documental.ucc.edu.co
               Tercer paso
Una vez cargada la pagina de Sevenet ingrese
con su usuario y Clave haciendo clic en Enviar.
               Cuarto Paso
Ingrese a Gestión Documental haciendo clic en
el hipervínculo Gestión Documental.
                 Quinto paso
Ingrese a la bandeja que necesita consultar.
                                    Bandeja de Entrada
                                    Correspondencia Interna




                                    Correspondencia Recibida
BANDEJAS DE ENTRADA
Correspondencia Interna
       Correspondencia Interna


En la correspondencia interna sólo se tienen en
cuenta las comunicaciones que el usuario ha
recibido y enviado a otros usuarios de SEVENET
dentro de la Universidad.
Donde aparece nuestra correspondencia?

La Correspondencia que hemos recibido de las
dependencias y/o facultades, la podemos consultar en el
listado que vemos en la parte inferior, en donde lo que
tenemos señalada en color Azul Claro nos representa las
comunicaciones que no hemos leído.
Acciones Sobre la correspondencia Interna.




                                   Saltar Acciones
Con      este      Botón
podemos visualizar las
características de la
correspondencia, datos
como por ejemplo quíen
remitió,     fecha    de
radicación, asunto de la
correspondencia, entre
otros.



            Ir al Menú
Este botón me permite descargar el archivo adjunto a la
correspondencia presentando una pantalla de descarga
la cual nos pide una de tres acciones: Abrir, Guardar y
cancelar.
                                             Ir al Menú
Este botón me indica si no hay conexión con el servidor,
impidiendo el paso de imágenes escaneadas y/o archivos
adjuntos.
                                              Ir al Menú
Muestra las características de un tramite que esta
pendiente por responder.
                                                Ir al Menú
Muestra las características de un tramite al cual ya
se le asigno una respuesta.
                                           Ir al Menú
Relaciona las personas que aparecen como destinatarios y
quíenes de ellos ya han ejecutado una acción sobre
correspondencia.
                                             Ir al Menú
Con esta acción se puede re-direccionar o enviar copias
a las dependencias o facultades a quienes puede
interesar esta comunicación.
                                              Ir al Menú
Es un indicador si la correspondencia tiene
adjunta una respuesta la cual se marcara en
rosado sobre los detalles de la correspondencia.
                                          Ir al Menú
Donde creo una nueva correspondencia?


             Cuando necesitemos enviar un
             mensaje hacia una dependencia o
             una facultad de la Universidad,
             daremos clic sobre el siguiente
             hipervínculo, el cual nos llevara a
             la plantilla de nuevo mensaje.
Plantilla de Nuevo Mensaje




 La plantilla de nuevo mensaje, relaciona los campos
 básicos de una correspondencia, presentando un listado
 de destinatarios los cuales son usuarios activos del
 software SEVENET.
Bandeja de salida




Hace referencia a todo lo que es
correspondencia enviada desde el usuario a
las dependencias de la universidad
Bandeja de salida
Correspondencia Recibida
       Correspondencia Recibida


Las correspondencias recibidas ( externa ) son aquellas
que vienen del exterior dirigida hacia usted o a otros
usuarios y funcionarios de la empresa. En la unidad de
correspondencia se registran unos datos básicos por cada
correspondencia, los cuales van a permitir una búsqueda
posterior mas fácil y exacta de acuerdo a los datos
registrados.
Acciones Sobre la correspondencia Interna.




La correspondencia Externa maneja las mismas acciones
de la correspondencia interna, pero con un botón demás
que me llama las imágenes escaneadas:
Este botón nos llama una ventana en la que podemos
visualizar el documento escaneado con opciones
básicas como zoom y salto de paginas.
Correspondencia Despachada
  Correspondencia Despachada

El modulo de correspondencia despachada
almacena toda la correspondencia que sale de
la Universidad a sedes, seccionales y/o
instituciones que por motivo de distancia no
puede entregar el mensajero de la universidad
sino una empresa de mensajería.
Remitente




El remitente se visualiza en el sistema como “enviado por”
el cual nos muestra una herramienta de selección por
sede y dependencia que nos sirve como filtro en el listado
de usuarios.
Destinatarios Externos




Cuando el destinatario no es usuario de la aplicación
Sevenet se considera como externo, su correspondencia
se relaciona con el numero de guía que facilita la empresa
de mensajería.
Destinatarios Internos




Agrupa todas las personas que tienen usuario activo en
Sevenet y que por motivo de distancia no se le puede
entregar correspondencia personalmente, estos usuarios
se pueden filtrar por sede, dependencia y / o grupos para
facilitar su búsqueda.
Consultas “Búsquedas”
Consultas “Búsquedas”


La pestaña de consulta la vamos a encontrar en todas
las bandejas, nos permite ubicar rápidamente un
documento utilizando uno o varios campos de
referencia, también nos ofrece la posibilidad de generar
un reporte estadístico sobre la consulta, ya sea un
informe textual, como también un informe en gráficos.
Informes




Una de las opciones de informe que nos genera una
consulta, es este informe textual relacionando toda la
correspondencia en detalle.
Informes




El segundo tipo de informe que genera sobre una consulta
relaciona toda la correspondencia buscada y la presenta
en gráficos de barras o de pastel, también organiza la
información por Dependencia, Tramite o Temporada.
PASOS AVANZADOS
Plantillas
Formatos electrónicos que son precargados por
el administrador del Software y diseñadas según
elementos en común entre dependencias y/o
Facultades.
 Plantillas

Este es un ejemplo de una plantilla para el ingreso de una
circular la cual contiene una serie de botones estándar para
manejo de documentos tipo texto
 Plantillas




Esta Plantilla permite cargar
todo tipo de documentos
para    ingresarlos     como
archivo    adjunto     a   la
correspondencia
Tramites
Los tramites hacen referencia a los documentos que
tiene relacionado cierto tiempo limite de respuesta, en
la cual el sistema enviara una serie de alertas que
informaran al usuario cuando esta por vencerse o
cuando esta vencida la fecha limite para responder este
tipo de correspondencia.
Tramites
El sistema de tramites maneja tres alertas indicando la
prioridad que le debe dar al documento.
      Tramite Pendiente
         sin Vencerse

                          Tramite Pendiente
                             por Vencerse

                                              Tramite Pendiente
                                                  Vencido




             Tiempo en “Horas, Días, Meses”
Tramites

                1
                2
                3



  1   Acción sobre el tramite (Inicio / Respuesta).
      Selección del tramite (Listado de tramites creados y
  2
      tiempo limite de respuesta).
  3   Responsable del tramite (Encargado(a) para vigilar que
      este tramite se cumpla).
Botones estándar
             Descarga e instala un controlador que permite visualizar
             los documentos escaneados en Sevenet.

             Descarga e instala Java 6.0 la cuál es una aplicación que
             le permitirá abrir las ventanas en Sevenet.

             Envía los datos ingresados como correspondencia
             (interna, Externa, Despachada) a los destinatarios.

             Retoma la ventana anterior sin guardar ninguna
             modificación.

             Deja en blanco los datos de la plantilla en la cual se
             encuentra ubicado.

             Este botón me envía a la bandeja de salida de
             correspondencia, es decir a todos los documentos que
             he enviado por el software.
               Descarga Visor TIFF




                          1       2       3




1   Realiza la instalación directamente desde Internet.
2   Guarda el instalador para ejecutarlo desde el Computador.
3   Cancela el proceso de descarga y devuelve a la pantalla anterior.
              Instalación Visor TIFF




Para realizar la instalación, se debe tener seleccionado la
opción “visor de Imágenes Tif”, y dar clic sobre el botón
Instalar, este ejecutará una carga de archivos la cual
instalará el componente dentro del computador.
Instalación Visor TIFF

								
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