Un approccio semplificato al program management by hijuney7

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									Un approccio semplificato al program management
                Roberto Gribaldo,PMP
            Ufficio Program Management
               Torino, 14 Ottobre 2004
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Reale Mutua Assicurazioni

  È la più grande società di assicurazioni italiana in forma di mutua


  Fondata nel 1828, vanta oltre 175 anni di attività


  È presente in tutta Italia con oltre 350 Agenzie e circa 50 ULD


  È sponsor ufficiale delle Olimpiadi Invernali di Torino 2006


  È la società leader del Gruppo Reale Mutua e controlla altre 9

compagnie in Italia e in Europa



                                                                        2
Partecipazioni di Reale Mutua
   Immobiliari e servizi                     Assicurative                         Bancarie
    REALE                              ITALIANA        LA PIEMONTESE                           SAN PAOLO
                      IGAR S.A.                                          BANCA REALE
   IMMOBILI                          ASSICURAZIONI     ASSICURAZIONI                              IMI
                      (MADRID)                                              S.p.A.
     S.p.A.                              S.p.A.             S.p.A.                               S.p.A.

 IMMOBILIARE                         LA PIEMONTESE           REM         FINECOGROUP
                        SILEM
   MIRASOLE                                VITA         ASSICURAZIONI        S.p.A.
                        S.p.A.                              S.p.A.
     S.p.A.                               S.p.A.

   CASAMIA           IMMOBILIARE         EGIDA         REALE SEGUROS
 IMMOBILIARE         MONTEROSA       ASSICURAZIONI       GENERALES
    S.p.A.              S.r.l.           S.p.A.         S.A. (MADRID)

     I.S.E.
   CASAMIA                                                 REALE
     S.p.A.        BLUE ASSISTANCE   REALE VIDA S.A.
    SERVIZI             S.p.A.         (MADRID)        ASISTENCIA S.A.
     S.p.A.                                               (MADRID)

ISTITUTI CLINICI                                           SARA
                    V.R.G. DOMUS      REM VIE S.A.
   TORINESI                                            ASSICURAZIONI
                         S.r.l.        (PARIGI)
     S.p.A.                                                S.p.A.


                      TECHOSP          SARA VITA            UNIPOL
                       S.p.A.            S.p.A.              S.p.A.


                                       C.B.A. VITA
                                          S.p.A.
                                                                                          Situazione
                                                                                       al 5 aprile 2004

  GRUPPO REALE MUTUA                            COLLEGATE                    ALTRE PARTECIPAZIONI


                                                                                                           3
Chi siamo in Europa - Gruppo Reale Mutua
Attività assicurativa - cifre chiave (Italia+Europa/consolidato)

(€ mln)                                                    2003

Premi diretti                                           2.403,1

Riserve tecniche                                        6.759,1

Investimenti                                            6.688,7



Dipendenti                                                2.122

Clienti (stima)                                       4.000.000



                                                                  4
Chi siamo in Italia

GRUPPO REALE MUTUA in Italia:

 È il 13° gruppo assicurativo nel 2003 per premi totali (lavoro diretto)


 È il 6° gruppo assicurativo nel 2003 per premi danni (lavoro diretto)


 conta circa 850 agenzie




         Fonte: elaborazione su dati ANIA
                                                                           5
Agenda

1. LO SCENARIO GENERALE
2. L’IMPOSTAZIONE
3. L’ESECUZIONE
4. I RISULTATI
5. VANTAGGI
6. SVANTAGGI
7. “LESSON LEARNED”
8. I PROSSIMI PASSI


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 Lo scenario generale

1. Una grande iniziativa I.T. (> 3 anni), un forte investimento.
2. Una iniziativa che coinvolge trasversalmente molte aree
   aziendali e coinvolge la rete di vendita e fornitori esterni.
3. Una iniziativa già in fase avanzata di realizzazione.
4. Assenza di processi di program management.
5. Eterogeneità dei processi e metodi di project management
   applicati dagli attori coinvolti.
6. Presenza di elementi di criticità nel governo e controllo dei
   fattori chiave.


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   Lo scenario generale : le esigenze da soddisfare

1. Coordinamento e sincronizzazione delle attività delle varie
   Aree coinvolte in un’ottica interfunzionale.
2. Potenziamento della comunicazione tra i vari attori coinvolti.
3. Estensione del perimetro dell’iniziativa alle Compagnie del
   Gruppo.
4. Aumento del “presidio sulle attività in corso”.
5. Il quadro generale di alto livello,aggiornato tempestivamente.
6. Efficientamento delle possibilità di intervento sui fattori chiave.
7. Tracciatura e gestione tempestiva dei problemi.


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 Lo scenario generale : situazioni vincolanti

1. Team già operativi.
2. Responsabili funzionali responsabili delle attività di propria
   competenza nell’ambito dell’iniziativa (“matrice debole”).
3. Costi e Tempi già determinati.
4. Solo l’I.T. con una propria logica di pianificazione “a filiera”.




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Lo scenario generale : la risposta

• Le attività di programma non entrano nelle attività di
gestione progetto, le quali procedono in accordo con le
metodologie e il livello risolutivo che meglio si adattano alle
esigenze delle singole aree realizzative, e che rimangono
sotto il controllo esclusivo dei Project Manager/Responsabili
Funzionali.

• La definizione di un processo di Program Management che
si cala su una struttura organizzativa funzionale che lavora
anche sul programma. (matrice debole) che si è sostanziata
nel Program Control Book.



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L’impostazione : Program Control Book


             PROGRAM Charter                    CONTROL Chart
  Generale


             • Requisiti di Business            • LOG delle Issues




                                         LOG
             • Ambito                           • LOG delle Azioni
             • Vincoli e prerequisiti           • LOG delle Varianti
             • WBS
   Plan




             • Plan                             • Piano di dettaglio




                                         Plan
             • Lista delle Milestone            • Milestone Chart
             • Lista dei contatti               • Punti d’integrazione
   Org.




             • Ruoli e responsabilità




                                         SAL
             • OBS                              •SAL
             • Quality management plan



                                         Key
             • Risk management plan             • Key Decision
   Regole




             • Communication
             management Plan
             • Program Management
             System Summary

                                                                         11
L’impostazione : W.B.S.
                                    Programma


     Ufficio 1                Ufficio 2
                                                Vista Organizzativa



        Inizio      Pianific.      Esecuzione   Chiusura

                                                       Vista per fasi

 Attività 1      Attività 3

 Attività 2      …………...
                                Principali “deliverable” di programma
                                                                   12
 L’impostazione : milestone e punti d’integrazione

• Individuazione di milestone significative a livello di programma.
• Individuazione dei punti di integrazione, intesi come fine di
attività propedeutiche e condizionanti altre attività appartenenti
ad altre aree funzionali.
• Milestone non pesate.




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L’impostazione : la “baseline” di programma

                     60

                     50
 numero milestones




                     40


                     30

                     20

                     10

                      0
                          tempo

                          CUMULATIVO A PIANO


                                               14
              L’impostazione : Program Management System Summary
                                             Program
                                          Management
                                        System Summary
Businness


                      Initiating
                                              Program
                                            Control Book
                                   A1
                                                                                Program
                                                                                Charter



                                                           Planning
            Program                                                               Program
                                                                                Control Book
            manager
                                                                      A2

                                                                                                                      LOG



                                                                                               Executing
                                                                      Project                                          Program
                                              Program
                                              manager                 manager                                        Control Book
                                                                                                           A3

                                                                                                                                                        SAL



                                                                                                                               Controlling               Program
                                                                                Program                    Project
                                                                                                                                                       Control Book
                                                                                manager                    manager
                                                                                                                                             A4



                                                                                                                                                                  Closing

                                                                                                                     Program                 Project
                                                                                                                                             manager                         A5
                                                                                                                     manager


                                                                                                                                                                             Program
                                                                                                                                                        Program             Control Book
                                                                                                                                                        manager


                                                                                                                                                                                           15
L’esecuzione : Program Charter


   Compilazione e condivisione del Program Charter
   di ogni porzione omogenea di Programma

   Kickoff del Programma


   Avvio ed esercizio del controllo




                                                     16
L’esecuzione :Control Chart

  Reporting




  Manutenzione Repository di Programma




  Comunicazione


                                         17
L’esecuzione : controllo della “baseline” di programma

                        60

                        50
   #numero milestones




                        40

                        30


                        20
                             Momento di verifica
                        10


                         0
                                            tempo

                              CUMULATIVO A PIANO    CUMULATIVO A CONSUNTIVO


                                                                              18
Risultati ottenuti

1. Vista comune del programma da parte di tutti gli Attori.
2. Miglioramento qualitativo della comunicazione.
3. Sincronizzazione delle attività di enti diversi.
4. Raggiungimento degli obiettivi.




                                                              19
Vantaggi del modello adottato

1. Velocità di impostazione.
2. Semplicità di processo.
3. Facilità di applicazione.
4. Risorse limitate.
5. Strumenti “Office”.




                                20
   Svantaggi del modello adottato

1. Complessa valutazione impatto del mancato raggiungimento
   di una milestone:
       •   perché non è pesata;
       •   perché non è considerato l’avanzamento parziale.
2. Possibilità di fenomeni “carsici” .




                                                              21
“Lesson learned”

1. Si può entrare in campo a partita iniziata.
2. Un approccio semplice , strutturato ed organizzato come
   risposta alla complessità.
3. Una conferma della struttura organizzativa preesistente
   con l’introduzione della funzione e dei processi di
   program management come fattore abilitante in termini di
   integrazione e controllo.
4. Le capacità relazionali del program manager come uno
   dei fattori chiave per l’affermazione ed il successo del
   ruolo.


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I Prossimi Passi

Capitalizzare e istituzionalizzare l’esperienza maturata :


• il coinvolgimento precoce della funzione di program
management a supporto dei progetti I.T. di Reale Mutua;


• l’estensione progressiva dei compiti della funzione fino a
trasformarla nel PMO aziendale.




                                                               23
Un approccio semplificato al Program Management


                     FINE
                                            24

								
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