Koppeling met Microsoft Navision by lq5646

VIEWS: 142 PAGES: 27

									Koppeling met Microsoft Navision




Gebruikershandleiding 2004



                                   1
Inhoudsopgave
1 INLEIDING
1.1 Technische benodigdheden
1.2 Uitgangspunten
1.3 Installatieprocedure

2 WERKWIJZE KOPPELING MET ADMINISTRATIE
2.1 Algemeen
2.2 Koppeling met administratie
2.3 Koppeling Winst- & Verliesrekening
              2.3.1   Algemeen
              2.3.2   V&w-Rubrieken
              2.3.3   Afschrijvingskosten
              2.3.4   Rentekosten
2.4 Koppeling Balansrekeningen
              2.4.1   Algemeen
              2.4.2   Materiële en Immateriële Activa
              2.4.3   Vlottende Activa Werkkapitaal
              2.4.4   Vlottende Activa/krt. Schulden (transitorische posten)
              2.4.5   Eigen Vermogen
              2.4.6   Voorzieningen
              2.4.7   Financieringen
              2.4.8   Liquiditeits-saldo

3. EXPORTEREN VAN CIJFERS

4. KOPPELING MET DE ACTIVA-MODULE

5. KOPPELING MET KOSTENPLAATSEN




                                                                               2
1 INLEIDING
1.1 Technische benodigdheden
Om met Fin Force goed te kunnen werken, is het vereist om te beschikken over de software Windows '95 of latere
versies. M.b.t. de hardware wordt 32 Mb intern geheugenruimte aanbevolen alsmede een kloksnelheid van minimaal
266 Mhz. Fin Force vergt aan externe geheugenruimte ca. 20 Mb.

Om met deze koppelingsmodule te kunnen werken, dient u de beschikking te hebben over Fin Force (vanaf
versie 2.6) en Microsoft Navision.

1.2 Uitgangspunten
Fin Force is een financieel informatiesysteem, dat exact op uw bedrijfsadministratie kan worden afgestemd. Op zich
kan dit handmatig worden ingesteld. En met deze koppelingsmodule kunt u dit afstemmen automatiseren. De
toegevoegde waarde van Fin Force is dat deze financiële informatie geeft, die:
•       inzicht geeft in de toekomstige rendements-, liquiditeits- en balansontwikkeling;
•       de mogelijkheid geeft om de prognose achteraf te toetsen aan de realiteit;
•       praktisch bruikbare informatie genereert.

Door deze unieke eigenschappen van Fin Force heeft het de volgende toepassingsmogelijkheden:
•       Snel financieel inzicht in de bedrijfsvoering, waardoor beleid kan worden aangepast;
•       Het maken van krediet- en subsidie-aanvragen;
•       Het beoordelen van investeringsplannen;

Door de koppeling is het invoeren van realiteitscijfers binnen Fin Force mogelijk met de bekende ‘druk-op-de-
knop’.

1.3 Installatieprocedure
U heeft de beschikking over een CD-Rom. Hierop bevindt zich de volgende programmatuur.


U doet deze CD-Rom in de computer en kopieert de programmatuur naar de Fin Force directory op de harde
schijf van uw computer. Hiermee is de installatie voltooid.




                                                                                                                3
2 WERKWIJZE KOPPELING MET ADMINISTRATIE
2.1 Algemeen
In dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op de wijze waarop u de grootboekrekeningen van uw financiële
administratie kunt koppelen aan de prognoses van Fin Force. Uitgangspunt van deze methodiek is dat elke GBR
over een uniek grootboekrekeningnummer beschikt. Tevens is het van belang te weten dat de administratie uit
het 1e prognoseboekjaar bepalend is voor de koppeling.

Voordat u van start gaat is het goed om te weten dat het aanmaken van enkele soorten rekeningen en rubrieken in
de koppeling NIET mogelijk zijn, maar wel in Fin Force. Deze uitzonderingen zijn:
    1. aanmaken van mutatierekeningen onderhanden werk, mutatie voorraad e.d. en de bijbehorende
        balansrekeningen.
    2. aanmaken van reserveringsrekeningen.
    3. Meerdere personeelsrubrieken aanmaken;
    4. Instellen van de volgorde van de rubrieken, grootboekrekeningen en detailregels.

Vandaar dat het raadzaam is om de volgende volgorde van werken te hanteren:
   1. In Fin Force maakt u de inrichting van de betreffende rubrieken
   2. Daar waar van toepassing maakt u vooraf de reserveringsrekeningen (zoals vakantiegeld) aan
   3. U start de koppeling op en koppelt eerst de v&w-rekeningen;
   4. Vervolgens koppelt u de balansrekeningen
   5. Vervolgens maakt u in Fin Force de mutatierekeningen onderhanden werk en mutatie voorraad etc. en
        de bijbehorende balansrekeningen.
   6. Vervolgens koppelt u in Fin Force de laatste balansrekeningen (voorraad, etc.)
   7. In Fin Force kunt u vervolgens de definitieve volgorde van de rubrieken, grootboekrekeningen en
        detailregels bepalen.

Houd u daarbij altijd de volgende belangrijke regels in het oog:
   1. Het verwijderen van rubrieken, grootboekrekeningen en detailregels doet u altijd met de koppeling, niet
        met Fin Force;
   2. Als u een afschrijvingsrekening of rentekostenrekening verwijdert met de koppeling, kiest u dan eerst
        voor importeren, daarna voor exit. Open daarna de koppeling om dan pas nieuwe afschrijvings- of
        rentekostenrekeningen toe te voegen.
   3. Als u een verandering in de koppeling realiseert, wordt deze pas definitief vastgelegd, nadat u
        ‘importeren’ hebt toegepast.




                                                                                                             4
2.2 Koppeling met administratie
In uw Fin Force directory is de koppelingsmodule geïnstalleerd. U kunt de koppeling opstarten door op
onderstaand icoontje met de linkermuisknop te dubbelklikken. Zie onderstaand plaatje.




                                                                        Linkermuisknop dubbelklikken




Door de ffe_imp. executable op te starten verschijnt onderstaand dialoogvenster. Hier wordt om een
ODBC connectie string gevraagd. Vervolgens kiest u de ‘loupe’ aan de linkerzijde.




                                                                                                        5
Als er nog geen ODBC-koppeling in combinatie met Navision aanwezig is, kiest u hieronder voor
‘Nieuw’




Vervolgens verschijnt onderstaand dialoogvenster en kiest u voor de SQL-server. Hierna kiest u
‘volgende’.




                                                                                                 6
In onderstaand dialoogvenster mag u zelf een naam verzinnen voor de te maken Navision-ODBC
instelling.




Zorg ervoor dat de SQL-server draait en kies dan de betreffende Navision Database. Kies daarna voor
‘volgende’.




Hiermee heeft u alle instellingen verricht om tot een goede koppeling te komen.




                                                                                                  7
In onderstaand voorbeeld ziet u al een koppeling tussen Navision en FinForce klaar staan. In plaats
van zelf een nieuwe koppeling te maken, kiest u onderstaande standaard.




Als u nu vervolgens op ‘OK’ drukt, verschijnt onderstaand dialoogvenster van de FinForce koppeling,
waarin u aan de rechterzijde de grootboekrekeningen uit de administratie van Navision tevoorschijn
ziet komen.




                                                                                                      8
2.3 Koppeling Winst- & Verliesrekening
2.3.1    Algemeen
In de volgende paragrafen wordt nader ingegaan op de praktische wijze waarop de koppeling tussen Fin Force
prognoses en uw administratie tot stand wordt gebracht. Deze methodiek verschilt enigszins per rubrieksoort.
Achtereenvolgens wordt nader ingegaan op de koppelingsmethodes voor:
•        de omzet-, inkoop- en zgn. ‘overige kosten’-rubrieken
•        de afschrijvingskosten
•        de rentekosten

2.3.2    V&w-rubrieken
Aan de linkerkant kunt u nieuwe rubrieken aanmaken. Dit doet u door de knop ‘Nieuwe Rubriek’ aan te klikken.
Er verschijnt dan een Fin Force-achtig dialoogvenster, waarin u de gegevens van de betreffende rubriek kunt
invoeren. Zie onderstaand dialoogvenster.




          Aanklikken om een nieuwe
          rubriek toe te voegen.




                                                                                                               9
De nieuwe rubriek wordt nu bijgezet, waarbinnen u vervolgens de GBRen vanuit de administratie kunt inzetten:




Door links de betreffende rubriek te selecteren en rechts de betreffende GBR te selecteren en vervolgens de knop
‘Onder plaatsen’ aan te klikken, komen alle gegevens van de betreffende rekening in beeld. Vanuit de
administratie worden de volgende zaken overgenomen:
•       de omschrijving van de GBR
•       het betreffende grootboekrekeningnummer
•       de BTW-code

U dient dan zelf nog de betalingstermijn in te voeren. Dit kunt u overigens ook nog op een later tijdstip doen.




                                                                                                                  10
Als u deze gegevens heeft opgeslagen, ziet u het volgende beeld verschijnen.




Op deze wijze kunt u alle GBRen vanuit de Winst- & Verliesrekening koppelen aan de Fin Force prognose. Op
deze vaste regel zijn een aantal uitzonderingen:
•       afschrijvingskosten
•       rentekosten




                                                                                                        11
2.3.3 Afschrijvingskosten
De afschrijvingskosten zijn 1:1 gekoppeld aan de bijbehorende balansrekening. Ook kan het zijn dat er nog een
derde balansrekening bestaat, waarop de cumulatieve afschrijvingen worden bijgehouden. Als u de
afschrijvingskosten wilt koppelen, doet u het volgende:
Aan de linkerkant selecteert u de betreffende afschrijvingsrubriek, aan de rechterkant de betreffende GBR.
Vervolgens selecteert u de knop ‘onder plaatsen’.




Achtereenvolgens verschijnen de volgende dialoogvensters. In onderstaand venster wordt de omschrijving van
de grootboekrekening vastgelegd.:




                                                                             Hierop drukken!




                                                                                                             12
                                                                                    Deze aanklikken.




In bovenstaand scherm ziet u welke afschrijvingskostenrekening (v&w) u heeft geselecteerd. Hierna selecteert u
de balansrekening, waarop de (des)investeringen worden geboekt. Dit is de zgn. ‘activa-regel’.




                                                                                          Selecteren.




                                                                                                   Selecteren.




Vervolgens selecteert u de balansrekening waarop de cumulatieve afschrijvingen worden geregistreerd. Dit is de
zgn. ‘balanstegenrekening’.Vervolgens is dit het resultaat:




                                                                                                            13
In het grote dialoogvenster ziet u nu het volgende overzicht.




Let op: u dient deze afschrijvingskoppeling rekening voor rekening vast te leggen. Dus niet meerdere rekeningen
tegelijkertijd aan de rechterkant selecteren als u deze koppeling wilt gaan doen.




                                                                                                            14
2.3.4 rentekosten
Ook geldt bij de financieringen de zgn. 1:1-verhouding. D.w.z. dat er slechts één rentekostenrekening vanuit de
v&w-rekening hoort bij één bijbehorende balansrekening. Het komt regelmatig voor dat binnen een boekhouding
de daadwerkelijke rentekosten en kosten van het betalingsverkeer in één en dezelfde GBR worden ingevoerd.
Om goed met Fin Force te kunnen werken is het noodzakelijk om hier twee verschillende GBRen voor aan te
maken, die bovendien in twee verschillende rubrieken thuishoren, t.w.:
•       de GBR ‘rentekosten rekening-courant krediet’ onder de rubriek ‘Rentekosten’;
•       de GBR ‘kosten betalingsverkeer’ onder de rubriek ‘Algemene kosten’.

De koppeling van de rekening-courant-rentekosten gaat in de koppelingsmodule als volgt:
U selecteert aan de linkerkant de detailregel ‘rentekosten rekening courant’ en aan de rechterkant de v&w-
rentekosten van de rekening-courant. Vervolgens selecteert u de knop ‘plaatsen’ in het midden en zodoende
wordt de rentekostenrekening op de goede plek gekoppeld. Let op: deze koppeling is door de gebruiker niet meer
terug te zetten en zit er vast in. Denkt u dus goed na, voordat u deze keuze maakt.




Voor het selecteren van middellange krediet of lease-faciliteiten geldt eveneens de 1:1-regel. D.w.z. dat bij de
lease-faciliteit slechts één v&w-rentekostenrekening behoort waarop alleen de rentekosten van deze
financieringsfaciliteit worden geboekt. In de praktijk komt het nogal eens voor dat alle rentekosten van diverse
kredietfaciliteiten op slechts één rentekostenrekening worden geboekt. Om optimaal met Fin Force te kunnen
werken, zult u deze regel moeten hanteren. De werkwijze is als volgt:




                                                                                                                   15
U selecteert aan de linkerkant de rubriek rentekosten en aan de rechterkant de betreffende rentekostenrekening.
Vervolgens selecteert u de knop ‘Onder plaatsen’ in het midden.




Vervolgens verschijnen achter elkaar de volgende dialoogvensters:




                                                                                      Selecteren!




                                                                                                              16
En dit is het resultaat.




In het grote dialoogvenster ziet u nu het volgende overzicht. Let op: Fin Force gaat er automatisch vanuit dat een
gekoppelde renterekening een krediet betreft. Mocht dit een lease-faciliteit zijn, dan kunt u dit in Fin Force
wijzigen.




                                                                                                               17
2.4 KOPPELING BALANSREKENINGEN
2.4.1 Algemeen
Binnen Fin Force worden vanaf versie 2.9 ook de reële balanscijfers per maand ingelezen. In Fin Force worden
zgn. mixbalansrapportages gepresenteerd, die de balansontwikkeling weergeven op basis van de deels
gerealiseerde v&w-cijfers, de deels geprognotiseerde v&w-cijfers en de gebruikte uitgangspunten, zoals o.a. de
betalingstermijnen. Deze mix-rapportage kunt u nu uitstekend vergelijken met de werkelijke balanscijfers,
hetgeen inzicht geeft in de realiteitszin van de door u gebruikte uitgangspunten.

Op de zgn. balanskoppelingen zijn een aantal methodes van toepassing. Deze worden per balansrubriek aan u
getoond.

2.4.2 Materiële en Immateriële Activa
Deze worden geheel en al aan de v&w-kant met de afschrijvingsrekeningen gerealiseerd. Hier hoeft u aan de
balanskant dus niets aan te doen!

2.4.3 Vlottende Activa Werkkapitaal
Voordat u een koppeling tussen Fin Force en de AccountView administratie maakt, dient u eerst in FinForce
deze voorraadrekeningen aan te maken. Dit doet u via omzet- en/of inkoopGBRen, die u kunt koppelen aan de
balansrekeningen voorraad en onderhanden werk.
Vervolgens kunt u de betreffende rekeningen uit de administratie hier ‘plaatsen’.
Door ‘Plaatsen’ te selecteren wordt de betreffende voorraadrekening op de juiste plek gezet.




                                                                                                             18
2.4.4 Vlottende Activa/krt. Schulden (transitorische posten)
De betreffende GBRen als debiteuren, crediteuren als de verschillende BTW-rekeningen uit de administratie
kunt u aan de overeenkomstige FinForce GBRen koppelen. U selecteert links de betreffende GBR uit Fin Force,
rechts selecteert u de betreffende GBR(en) uit de administratie. In het midden selecteert u de knop
‘Balanskoppeling’ en vervolgens is de koppeling klaar. In deze rubriek kunt u ook zelf grootboekrekeningen
toevoegen door ‘nieuwe Grootboekr’ te selecteren.




En onderstaand het resultaat.




Let op: Uitzondering op deze regel is de reserveringsrekening. De grootboekrekening uit de administratie moet u
plaatsen op detailregelniveau in Fin Force onder de desbetreffende reserveringsgrootboekrekening.


                                                                                                            19
2.4.5 Eigen Vermogen
De koppeling met het eigen vermogen bestaat uit twee bestanddelen. Enerzijds de normale eigen vermogen
rekeningen, anderzijds de privé-rekeningen. Zie onderstaande dialoogvensters.




U selecteert ‘balanskoppeling’ en vervolgens is dit het resultaat:




                                                                                                         20
Zoals eerder vermeld is voor het verloop van het eigen vermogen door het jaar heen, nog een tweede koppeling
van toepassing, t.w. de diverse ‘prive-rekeningen’. De realiteitscijfers hiervan worden vanuit de administratie bij
Fin Force ingelezen.

De koppeling hiervan wordt als volgt gerealiseerd.




Let op: u kiest vervolgens voor de knop ‘onder plaatsen’, waardoor de koppeling tot stand wordt gebracht.




                                                                                                                 21
2.4.6 Voorzieningen
Als er aan de v&w-kant een voorzieningsrekening is gekoppeld, ontstaat er automatisch aan de balanskant een
balansrekening, die u nog aan de betreffende rekening uit de administratie kunt koppelen, als volgt:




Door de ‘balanskoppeling’ te selecteren, verkrijgt u onderstaand resultaat:




2.4.7 Financieringen
Deze worden geheel en al aan de v&w-kant gerealiseerd. Hier hoeft u aan de balanskant dus niets aan te doen!




                                                                                                               22
2.4.8 Liquiditeits-saldo
Om op de beginbalans met het juiste saldo Liquide Middelen te starten (heel belangrijk voor de toepassing van
Fin Force) dient u alle rekeningen zoals Kas, Bank, Giro en Rekening-courant bank aan het liquiditeits-saldo te
koppelen. Dit gebeurt net zoals bij de transitorische posten door rechts de betreffende GBRen uit de
administratie te selecteren, vervolgens links het ‘Liquiditeits-saldo’ te selecteren en in het midden de knop
‘Balanskoppeling’ te selecteren.




En dit is het resultaat.




                                                                                            Koppeling ongedaan maken
                                                                                            met de knop ‘Terugplaatsen’.




Mocht een koppeling onverhoopt verkeerd gaan, dan kunt u te allen tijde met de knop ‘terugplaatsen’ de
betreffende koppeling ongedaan maken. Let op: de koppeling wordt pas vastgelegd, zodra u ‘importeren’ heeft
gekozen.



                                                                                                              23
3 EXPORTEREN VAN CIJFERS
Zodra u de koppeling heeft gerealiseerd en u alle rekeningen uit de administratie op de Fin Force prognose heeft
afgestemd, is de rest nog kinderspel. Het exporteren van cijfers uit de administratie naar Fin Force realiseert u
door de knop ‘importeren’ te selecteren. Vervolgens ziet u het volgende dialoogvenster:




Fin Force neemt de historische cijfers (uit voorgaande administraties) ook mee. Echter, omdat de inrichting van
de prognose wordt afgestemd op de administratie van het 1e prognoseboekjaar en deze niet gelijk hoeft te zijn
aan de administraties van de jaren daarvoor (er kunnen immers in de loop der jaren wel eens GBRen verdwijnen
of van naam veranderen!) kan het handig zijn om de cijfers uit het verleden éénmalig te importeren. Deze
vervolgens in Fin Force handmatig te bewerken, zodat deze vergelijkbaar worden met de cijfers van de
prognosejaren. Om te voorkomen dat deze handmatige aanpassingen bij de volgende automatische importsessie
weer overschreven worden, is het mogelijk om het meenemen van historische boekjaren uit te schakelen! Zo zijn
ook de opties ‘beginbalans’ en ‘BTW-percentages’ om diezelfde reden optioneel.

In bovenstaand scherm kunt u aangeven t/m welke periode u cijfers wilt importeren. Door de knop met het
‘groene vinkje’ te selecteren worden de cijfers vanuit uw administratie naar Fin Force geimporteerd. Als
rechtsbovenaan in het scherm een grijs kader verschijnt met de tekst ‘Export gereed’, weet u dat de import is
gerealiseerd. Door vervolgens de knop Exit te selecteren, verlaat u de koppelingsmodule. Door vervolgens Fin
Force weer op te starten, kunt u gaan werken met de ingevoerd realiteitscijfers.




                                                                                Met ‘exit’ verlaat u de
                                                                                koppelingsmodule.




                                                                                                                24
4. KOPPELING MET DE ACTIVA-MODULE
Als u beschikt over een activa-module is het mogelijk om met een uitbreiding van uw koppelingsmodule hierop
aan te sluiten. Dit levert op dat alle activa in Fin Force worden overgenomen op zowel de beginbalans als in het
investerings- en afschrijvingsplan. Fin Force ontdekt automatisch bij het opstarten van de koppeling dat u
beschikt over een activa-module en u ziet dat de bijbehorende grootboekrekeningen automatisch worden
gekoppeld.




                                                                                                               25
5. KOPPELING MET KOSTENPLAATSEN
Als u beschikt over een kostenplaatsen-module is het mogelijk om met een uitbreiding van uw
koppelingsmodule hierop aan te sluiten. Dit levert op dat u per kostenplaats in Fin Force een prognose kunt
maken en ook de realiteitscijfers op kostenplaatsen-niveau uit uw administratie kunt halen, waardoor u een
goede vergelijking kunt maken tussen de prognose en de realiteitscijfers.




Bij het opstarten van de koppeling wordt automatisch gepresenteerd welke kostenplaatsen in de administratie
van toepassing zijn. U kunt hierin uw keuze maken of u kiest voor ‘geen kostenplaatsen gebruiken, waardoor u
de algehele administratie gebruikt. In onderstaand voorbeeld wordt een kostenplaats ‘zaltbommel’ geselecteerd.




                                                                                                              26
27

								
To top