INDEKS AKAUNTABILITI PENGURUSAN KEWANGAN KEMENTERIAN JABATAN DAN

Document Sample
INDEKS AKAUNTABILITI PENGURUSAN KEWANGAN KEMENTERIAN JABATAN DAN Powered By Docstoc
					  INDEKS AKAUNTABILITI
 PENGURUSAN KEWANGAN
 KEMENTERIAN/ JABATAN
  DAN AGENSI KERAJAAN
PERSEKUTUAN DAN NEGERI




      Jabatan Audit Negara


                             
INDEKS AKAUNTABILITI PENGURUSAN KEWANGAN
       KEMENTERIAN /JABATAN / AGENSI
     KERAJAAN PERSEKUTUAN DAN NEGERI



                                                        Muka
                       Kandungan
                                                        Surat

Prakata                                                   

. Pemberan Ratng Berdasarkan Markah Keseluruhan        

. Tafsran Skor Dan Ratng                               

3. Elemen Pengurusan Kewangan                            3-9

   I.     Kawalan Pengurusan Organsas                   3

   II.    Kawalan Bajet                                   5

   III.   Kawalan Termaan                                6

   IV.    Kawalan Perbelanjaan                            6
   V.     Kawalan Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/
                                                          7
          Akaun Amanah Dan Depost
   VI.    Kawalan Pengurusan Aset, Inventor Dan Stor     8

   VII. Pengurusan Pelaburan                              9

   VIII. Pengurusan Pnjaman                              9

   IX.    Penyata Kewangan                                9




                                                                
                             PRAKATA




Buku n bertujuan untuk menerangkan perkara yang dlput dalam
melaksanakan Indeks Akauntablt (IA) Pengurusan Kewangan Kementeran/
Jabatan dan Agens Persekutuan dan Neger. Jabatan Audt Negara
memperkenalkan IA bertujuan untuk memudahkan pengukuran kualt
secara objektf bag pengurusan kewangan Kementeran, Jabatan dan Agens
Kerajaan. IA dsedakan selaras dengan teras RMK-9 mengukuhkan keupayaan
nsttus dan pelaksanaan dengan mengujudkan KPI bag mempertngkatkan
Sstem Penyampaan Perkhdmatan Awam. IA dber berdasarkan kepada
tahap pematuhan peraturan kewangan berhubung dengan kawalan terhadap
pengurusan, bajet, termaan, perbelanjaan, pengurusan kumpulan wang
amanah/akaun amanah dan depost serta aset, nventor dan stor. Dengan
pelaksanaan IA n, anya boleh membantu mewujudkan budaya kerja
berasaskan amalan terbak untuk menngkatkan kecekapan pengurusan
kewangan. Selan tu, budaya membetulkan (kelemahan) yang basa dan
membasakan (amalan) yang betul bukan sahaja dapat mempertngkatkan
tahap pengurusan kewangan Kementeran/Jabatan dan Agens Kerajaan
Persekutuan dan Neger malah aspek ntegrt, keutuhan dan akauntablt
yang dtekankan oleh Y.A.B. Perdana Menter akan dapat dcapa.




Jabatan Audt Negara


Oktober 2007





  1.        PEMBERIAN RATING BERDASARKAN MARKAH
            KESELURUHAN



Pengurusan Kewangan Kementeran/Jabatan dan Agens Kerajaan Persekutuan
adalah dnla berdasarkan krtera bag setap ndkator yang dtetapkan. Hasl
penlaan akan dberkan skor d antara  hngga 4. Skor yang dperoleh akan
djumlahkan berasaskan wajaran yang dtetapkan bag mendapatkan markah
keseluruhan. Darpada markah keseluruhan yang dperoleh, Kementeran/Jabatan
dan Agens Kerajaan Persekutuan dan Neger akan dberkan ratng atau tahap
Indeks Akauntablt sepert berkut:


                            MARKAH
         TAHAP                                             RATING
                          KESELURUHAN


       SANGAT BAIK            90% -00%
                                                     
          BAIK                70% - 89%
                                                        
       MEMUASKAN              50% - 69%
                                                          
 TIDAK MEMUASKAN             49% Ke bawah
                                                             




                                                                               
2.    TAFSIRAN SKOR DAN RATING
     TAHAP    SKOR                           TAFSIRAN
                     • Objektf setap elemen yang dnla sentasa dcapa dan
                       member mpak yang bak.
                     • Pematuhan sepenuhnya kepada undang-undang dan
                       peraturan.
                     • Pelaksanaan melebh pawaan dtetapkan.
                     • Pengaghan tugas dber dengan teratur, jelas dan sembang.
                     • Kawalan dalaman keseluruhannya berkesan dan boleh
                       dcontoh.
SANGAT BAIK    4
                     • Pemantauan/penyelaan keseluruhannya berkesan dan
                       boleh dcontoh.
                     • Ada melaksanakan novas/pembaharuan bag
                       menngkatkan kualt/produktvt kerja.
                     • Tada keperluan untuk ambl tndakan pembetulan.
                     • Boleh djadkan penanda aras bag Kementeran/Jabatan
                       dan Agens lan.

                     • Objektf setap elemen yang dnla dcapa.
                     • Memenuh keperluan undang-undang dan peraturan yang
                       dtetapkan.
                     • Pelaksanaan memenuh pawaan dtetapkan.
                     • Pengaghan tugas dber dengan teratur dan jelas.
     BAIK      3
                     • Kawalan dalaman mencukup dan dpatuh sepenuhnya.
                     • Pemantauan dan penyelaan terhadap aktvt mencukup.
                     • Tdak perlu tndakan pembetulan, memada dengan
                       tndakan penambahbakan.

                     • Sebahagan objektf dalam elemen yang dnla tdak dcapa.
                     • Patuh kepada undang-undang dan sebahagan peraturan
                       utama yang dtetapkan.
                     • Pelaksanaan kadangkala memenuh pawaan dtetapkan.
                     • Pengaghan tugas dber hanya untuk elemen utama.
                     • Kawalan dalaman mencukup tetap tdak dlaksanakan
MEMUASKAN      
                       secara konssten.
                     • Pemantauan/penyelaan terhadap aktvt utama sahaja
                       dbuat.
                     • Tndakan susulan perlu dambl oleh pegawa yang dber
                       tanggungjawab.

                     • Semua atau sebahagan besar objektf elemen yang dnla
                       tdak dcapa.
                     • Tdak mematuh sebahagan besar darpada undang-undang
                       dan peraturan utama yang dtetapkan.
                     • Pelaksanaan lazmnya tdak memenuh pawaan dtetapkan.
                     • Pengaghan tugas tdak teratur dan tdak jelas.
  TIDAK              • Satu atau lebh darpada kawalan dalaman utama tdak
               
MEMUASKAN              dlaksanakan menyebabkan keadaan tdak terkawal.
                     • Pemantauan/penyelaan hanya sedkt /tada atau tdak
                       konssten terhadap aktvt utama menyebabkan kerugan/
                       pembazran.
                     • Tndakan susulan perlu dambl segera/drujuk kepada
                       pengurusan segera.


     3.   ELEMEN PENGURUSAN KEWANGAN

Bag membolehkan pegawa memastkan semua urusan kewangan d Kementeran/
Jabatan dan Agens Kerajaan Persekutuan dan Neger dlaksanakan dengan cekap,
berkesan dan tdak ada pembazran, elemen berkut telah dsedakan sebaga panduan
pegawa. Pegawa Pengawal dnashatkan untuk menentukan elemen-elemen n
dlaksanakan dengan sempurna.

   (I) KAWALAN PENGURUSAN ORGANISASI
      ELEMEN                       KRITERIA                         CATATAN
                     • Carta organsas lengkap dan kemas
                       kn dengan mengambl kra semua
                       perjawatan yang dluluskan.
 Struktur Organsas • Perjawatan bag pengurusan                     Semua
                       atasan ds dengan pegawa yang
                       berkelayakan dan berpengalaman.

                       •   Pemerksaan mengejut djalankan
                           oleh Ketua Jabatan bag memastkan
    Pemerksaan
                           wang awam sentasa dalam keadaan           Semua
     Mengejut
                           selamat.

                       •   Perlantkan Pengerus dan ahl
                           Lembaga mengkut Akta Tubuh.
                       •   Mesyuarat mengkut terma dan syarat.
                                                                      Agens
                       •   Kehadran ahl Lembaga dalam
 Lembaga Pengarah                                                  Persekutuan/
                           mesyuarat.
                                                                   Neger sahaja
                       •   Agenda mesyuarat, keputusan dan
                           tndakan berkesnambungan.

                       •   Jawatan ds mengkut waran
                           perjawatan.
                       •   Semua perjawatan yang dluluskan
                           telah ds.
                       •   Pelan peralhan tugas dsedakan.
 Pengurusan Sumber
                       •   Pengsan perjawatan mengkut              Semua
      Manusa
                           kelayakan dan pengalaman.
                       •   Lathan drancang dan dberkan
                           kepada pegawa yang terlbat dengan
                           pengurusan kewangan.

                       •   Perlantkan pengerus dan ahl.
                       •   Blangan mesyuarat mengkut terma
                           dan syarat.
    Jawatankuasa
                       •   Kehadran ahl jawatankuasa.               Semua
     Pengurusan
                       •   Agenda mesyuarat, keputusan dan
                           tndakan berkesnambungan.


                                                                                   3
        ELEMEN                           KRITERIA                    CATATAN
                         •   Keahlan jawatankuasa mengkut
                             pekellng.
                         •   Kekerapan bermesyuarat.
      Jawatankuasa
                         •   Kehadran ahl jawatankuasa.
       Pengurusan
                         •   Agenda mesyuarat, keputusan dan           Semua
      Kewangan Dan
                             tndakan.
         Akaun
                         •   Laporan Suku Tahunan d hantar
                             kepada Phak Berkuasa berkenaan.

                         •   Keahlan jawatankuasa dan blangan
                             mesyuarat mengkut pekellng.
                                                                       Agens
                         •   Kehadran ahl jawatankuasa.
    Jawatankuasa Audt                                              Persekutuan/
                         •   Agenda mesyuarat, keputusan dan
                                                                    Neger sahaja
                             tndakan berkesnambungan.

                         •   Keahlan jawatankuasa mengkut
                             pekellng.                            Kementeran/
      Jawatankuasa       •   Kekerapan bermesyuarat                   Jabatan/
       Tadbr Urus       •   Agenda mesyuarat , keputusan dan          Agens
                             tndakan berkesnambungan.              Berkenaan

                         •   Pengerus dan ahl yang dlantk
                             mempunya kelayakan dalam bdang
                             yang berkatan.
                                                                       Agens
      Jawatankuasa       •   Blangan mesyuarat mengkut terma
                                                                    Persekutuan/
        Pelaburan            dan syarat.
                                                                    Neger sahaja
                         •   Agenda mesyuarat, keputusan dan
                             tndakan berkesnambungan.

                         •   Keahlan jawatankuasa mengkut
      Jawatankuasa           pekellng.
        Perolehan        •   Kehadran ahl jawatankuasa pada
      (Tender/Sebut          setap mesyuarat.                         Semua
         Harga)          •   Agenda mesyuarat, keputusan dan
                             tndakan berkesnambungan.

                         •   Penubuhan Unt Audt Dalam.
                         •   Rancangan Audt Tahunan dsedakan.
                         •   Pelaksanaan tugas pengaudtan          Kementeran/
                             mengkut perancangan.                    Jabatan/
     Unt Audt Dalam
                         •   Laporan dbentangkan d                   Agens
                             Jawatankuasa Audt/ Jawatankuasa        Berkenaan
                             Pengurusan Kewangan Dan Akaun.

                         •   Dtubuhkan dan bermesyuarat setap 3
                             bulan.
      Jawatankuasa
                         •   Laporan Suku Tahun dsedakan
        Keutuhan                                                       Semua
                             dengan lengkap dan dserahkan
       Pengurusan
                             kepada Phak Berkuasa.


4
    ELEMEN                           KRITERIA                       CATATAN
                      •    Dtubuhkan dan bermesyuarat setap 3
                                                                   Kementeran/
                           bulan.
  Jawatankuasa                                                       Jabatan/
                      •    Laporan Suku Tahun dsedakan dan
  Pembangunan                                                         Agens
                           dkemukakan kepada Phak Berkuasa.
                                                                    Berkenaan
                      •    Manual Pengguna dsedakan, lengkap
                           dan kemas kn.
                                                                   Kementeran/
                      •    Laporan dkeluarkan secara haran,
Sstem Perakaunan                                                    Jabatan/
                           bulanan dan tahunan.
   Berkomputer                                                        Agens
                      •    Laporan dkeluarkan tepat pada
                                                                    Berkenaan
                           masanya.

                      •    Manual Prosedur Kerja dan Fal Meja     Kementeran/
 Manual Prosedur           dsedakan dengan lengkap dan kemas       Jabatan/
Kerja Dan Fal Meja        kn.                                      Agens
                                                                    Berkenaan
                                                                   Kementeran/
MS ISO 900-000      •    MS ISO 900-000 dsedakan dengan        Jabatan/
    (jka ada)             lengkap dan kemas kn.                    Agens
                                                                    Berkenaan
    Inovas/
Pembaharuan Dan       •    Mendapat pengktrafan perngkat
                                                                      Semua
 Penganugerahan            Neger/ Kebangsaan/ Luar Negara.


  (II) KAWALAN BAJET

    ELEMEN                             KRITERIA                     CATATAN
                      •    Dsedakan dan dluluskan mengkut
                           undang-undang yang dtetapkan.
Penyedaan Bajet      •	   Cadangan	disokong	dengan	justifikasi	      Semua
                           yang jelas.

                      •    Pendapatan dan perbelanjaan
  Kawalan Bajet                                                       Semua
                           mengkut unjuran alran tuna.
                                                                   Kementeran/
                      •    Peruntukan telah daghkan mengkut
   Pengaghan                                                        Jabatan/
                           kelulusan dan peraturan yang
   Peruntukan                                                         Agens
                           dtetapkan.
                                                                   Persekutuan
    Kelulusan
                      •    Waran pndah peruntukan telah
Vremen/ Pndah/
                           duruskan mengkut peraturan yang          Semua
    Tambahan
                           dtetapkan.
   Peruntukan
   Pemantauan                                                      Kementeran/
    Kemajuan          •    Memastkan kemajuan kerja                 Jabatan/
    / Prestas             pelaksanaan projek .                       Agens
  Perbelanjaan                                                      Berkenaan
                      •    Laporan sedakan dengan kemas kn
    Pelaporan                                                         Semua
                           dan betul.

                                                                                  5
      (III) KAWALAN TERIMAAN
       ELEMEN                        KRITERIA                    CATATAN
                       •   Borang hasl telah dsenggarakan
                           dengan kemas kn dan teratur.
    Kawalan Borang
                       •   Borang hasl belum dgunakan telah     Semua
        Hasl
                           dsmpan dengan selamat.

                       •   Semua penerma wang awam telah
                           mendapat kelulusan bertuls dan
                           daftar dselenggarakan.
                       •   Semua kutpan adalah mengkut
                           kadar yang dbenarkan.
    Penermaan Hasl                                              Semua
                       •   Mewujudkan cr-cr keselamatan
                           semasa kutpan.
                       •   Semua penermaan telah drekodkan
                           mengkut peraturan yang dtetapkan.

                       •   Pungutan dmasukkan ke bank
                           dengan segera.
       Kemasukan       •   Pegawa yang bertanggungjawab
                                                                  Semua
    Pungutan Ke Bank       memastkan ketepatan pungutan
                           yang dbankkan.

                       •   Akaun Tuna Bulanan telah
                           dsedakan dengan lengkap dan
                           kemas kn mengkut peraturan yang
        Kawalan
                           dtetapkan.
       Perakaunan                                                 Semua
                       •   Semua laporan yang dkeluarkan
     Termaan/Hasl
                           oleh Pejabat Perakaunan dsahkan
                           ketepatannya oleh Pejabat Pembayar.

                       •   Penyata Tunggakan Hasl/Penyata
                           Akaun Belum Terma dsedakan
      Akaun Belum          dengan lengkap dan kemas kn.
                                                                  Semua
        Terma         •   Kaedah pengesahan tunggakan hasl
                           telah dwujudkan dengan sstematk.

     (IV) KAWALAN PERBELANJAAN
       ELEMEN                         KRITERIA                   CATATAN
                       •   Semua urus naga perbelanjaan telah
                           dperakaunkan dengan teratur dan
                           kemas kn.
       Kawalan
                       •   Penyata Penyesuaan Perbelanjaan/      Semua
      Perakaunan
                           Bank telah dsedakan dengan kemas
                           kn.




6
    ELEMEN                         KRITERIA                   CATATAN
                    •   Jawatankuasa pengurusan perolehan
                        dwujudkan mengkut peraturan
                        yang dtetapkan.
   Pengurusan
                    •   Kaedah dan tatacara perolehan          Semua
    Perolehan
                        mematuh peraturan yang
                        dtetapkan.

                    •   Semua bayaran telah mematuh
                        peraturan yang dtetapkan.
                    •   Daftar Pembayaran telah
                        dselenggarakan mengkut peraturan
  Pengurusan            yang dtetapkan.
                                                               Semua
  Pembayaran        •   Daftar Bl dsenggarakan dengan
                        teratur peraturan yang dtetapkan.
                    •   Bayaran Pukal telah duruskan
                        mengkut peraturan yang dtetapkan.

                    •   Wang Panjar dgunakan mengkut
                        tujuan dan peraturan yang
Pengurusan Panjar       dtetapkan.
                                                               Semua
  Wang Runct       •   Semua rekod telah dselenggarakan
                        mengkut peraturan yang dtetapkan.

 (V) KAWALAN PENGURUSAN KUMPULAN WANG AMANAH/
    AKAUN AMANAH DAN DEPOSIT
                    •   Semua akaun dkemukakan untuk
                        pengaudtan mengkut tempoh yang
  Pengurusan
                        dtetapkan.
Kumpulan Wang
                    •   Memastkan pengurusan akaun telah      Semua
Amanah/ Akaun
                        dselenggarakan mengkut peraturan
   Amanah
                        yang dtetapkan.

                    •   Daftar Pnjaman telah
  Pengurusan
                        dselenggarakan dengan lengkap dan
Kumpulan Wang                                                  Semua
                        kemas kn.
   Pnjaman
                    •   Daftar depost dselenggarakan
                        dengan lengkap dan kemas kn.
Pengurusan Akaun    •   Proses pewartaan dambl terhadap
                                                               Semua
     Depost            depost yang tdak dtuntut/tdak
                        dperlukan melebh  bulan.




                                                                        7
     (VI) KAWALAN PENGURUSAN ASET, INVENTORI DAN
     STOR
                       •    Mewujudkan Unt Pengurusan
                            Aset bag mengurus semua perkara
                                                                 Kementeran/
                            berkatan pengurusan aset.
                                                                   Jabatan/
     Kawalan Umum      •    Mengemukakan semua laporan
                                                                    Agens
                            berkatan pengurusan aset kepada
                                                                  Berkenaan
                            phak yang bertanggungjawab.

                       •    Pegawa Penerma dlantk bag
                            menerma dan mengesahkan aset
                                                                 Kementeran/
                            yang dterma.
                                                                   Jabatan/
      Penermaan       •    Memastkan aset/bekalan pejabat
                                                                    Agens
                            diterima	menepati	spesifikasi	dan	
                                                                  Berkenaan
                            kualt yang dtetapkan.

                       •    Aset ddaftarkan dalam tempoh yang
                            dtetapkan dar tarkh pengesahan
                                                                 Kementeran/
                            penermaan.
                                                                   Jabatan/
      Pendaftaran      •    Semua daftar aset telah
                                                                    Agens
                            dselenggarakan dengan kemas kn
                                                                  Berkenaan
                            dan betul.

                       •    Aset telah dgunakan bag tujuan
                            rasm sahaja.
                       •    Aset telah dsmpan d tempat yang   Kementeran/
      Penggunaan,
                            selamat dan sesua.                    Jabatan/
    Penympanan Dan
                       •	   Pemeriksaan	Aset/Verifikasi	Stok	       Agens
    Pemerksaan Aset
                            dlaksanakan mengkut peraturan       Berkenaan
                            yang dtetapkan.

                       •    Menyedakan Senara Aset yang
                            memerlukan penyenggaraan dengan
                            lengkap dan kemas kn.
                                                                 Kementeran/
                       •    Menyedakan program
     Penyenggaraan                                                 Jabatan/
                            penyenggaraan dan memastkan
          Aset                                                      Agens
                            dlaksanakan mengkut jadual.
                                                                  Berkenaan
                       •    Kenderaan dsenggarakan mengkut
                            tempoh yang dtetapkan.

                       •    Pegawa Pengawal telah melantk
                            Lembaga Pemerksa.                   Kementeran/
                       •    Lembaga Pemerksa menyedakan          Jabatan/
       Pelupusan
                            jadual pemerksaan kepada Urus          Agens
                            seta Pelupusan.                      Berkenaan




8
    ELEMEN                          KRITERIA                    CATATAN
                    •    Pegawa melaporkan kehlangan
                         kepada Ketua Jabatan dengan serta-
                         merta.                                Kementeran/
 Kehlangan Dan     •    Menyedakan Laporan Awal dan            Jabatan/
   Hapus kra            mengemukakan kepada Pegawa              Agens
                         Pengawal mengkut tempoh yang          Berkenaan
                         dtetapkan.

(VII) PENGURUSAN PELABURAN
                    •    Kuasa untuk melabur mengkut Akta.
                    •    Pelaburan d buat oleh pegawa yang
                         dber kuasa.
                                                                  Agens
   Pengurusan       •    Pelaburan dakaunkan dan ddaftar
                                                               Persekutuan/
    Pelaburan            dengan lengkap dan kemas kn.
                                                               Neger sahaja
                    •    Pelaburan dbuat mengkut jadual
                         kelulusan.

(VIII) PENGURUSAN PINJAMAN
                    •    Kuasa untuk memnjam.
                    •    Kuasa untuk member pnjaman
                         kepada agens luar dan subsdar.       Agens
   Pengurusan
                    •    Rekod pnjaman lengkap, teratur dan   Persekutuan/
    Pnjaman
                         kemas kn.                           Neger sahaja
                    •    Perjanjan Pnjaman dsedakan.

(IX) PENYATA KEWANGAN
                    •	   Surplus/(Defisit)	atau	Untung/
                                                                  Agens
                         (Rug).
Prestas Kewangan                                              Persekutuan/
                    •    Nsbah Kecaran (:)
                                                               Neger Sahaja
                    •    Penyerahan Penyata Kewangan
                         mengkut tempoh yang dtetapkan.
                    •    Jens Sjl Tanpa Teguran                Agens
   Penyerahan
                    •    Penyerahan Laporan Tahunan ke         Persekutuan/
Penyata Kewangan
                         Phak Berkuasa terlbat mengkut      Neger Sahaja
                         tempoh yang dtetapkan.




                                                                               9
     JABATAN AUDIT NEGARA MALAYSIA
     No. 5, Aras - 5, Persaran Perdana
     Presnt 
     658 Putrajaya
     Malaysa
     Tel              :        ++603-88899000
     Fax              :        ++603-8888970
     Laman Web        :        http://www.audt.gov.my