Lista de verificación para el análisis del puesto de trabajo

Ejemplo de listas de verificación para el análisis del puesto de trabajo RESPONSABILIDADES COTIDIANAS DE OFICINA Actividad Escribir etiquetas, cartas, sobres y facturas. Frecuencia D S M O     Determinar el diseño y el formato, y escribir en el formato terminado.     Revisar y corregir errores.     Organizar y escribir informes financieros y estadísticos.     Tomar dictado y transcribir.     Transcribir dictados de grabaciones de voz.     Grabar, escribir y distribuir minutas de reuniones.     Componer cartas estándares en respuesta a la correspondencia de rutina.     Programar citas sin despacho previo, programar reuniones y conferencias y programar viajes, incluyendo las reservas.     Preparar salas de reuniones y de conferencias.     Mantener, procesar, distribuir y actualizar registros, archivos y documentos.     Mantener registros y archivos confidenciales y manejar correspondencia y registros confidenciales.     Abrir, ordenar y distribuir el correo.     Contestar teléfonos, analizar y colocar llamadas, monitorear y seguir grabaciones de correo de voz, derivar a quienes llaman al interlocutor adecuado.     Preparar, procesar y verificar facturas, cuentas, cheques y recibos.     Mantener e informar sobre las actividades de las cuentas de gastos.     Recibir y dar la bienvenida a visitantes, y derivarlos a las personas adecuadas.     Mantener y actualizar las listas de correo.     Introducir datos electrónicamente y verificarlos.     Procesar registros de planilla.     Realizar cálculos, contabilizar y verificar cifras, rastrear y ajustar errores. Mantener el inventario de suministros de oficina, solicitar nuevos suministros y distribuir los suministros a las personas autorizadas.         Programar y hacer el seguimiento de las reparaciones de equipos y contrataciones de servicios.     Mantener candados y llaves para los gabinetes de depósito y otras instalaciones, y distribuirlos entre las personas autorizadas.     Orientar y capacitar a los nuevos empleados.     Programar el trabajo de los colegas según se le solicite.     Manejar efectivo e instrumentos negociables.     Mantener la caja de efectivo.     Firmar documentos legales.     Informarles a otras personas con respecto al personal y a las ubicaciones.     Mantener registros de ingresos y egresos de efectivo.     Examinar postulantes y solicitudes de trabajo, y realizar entrevistas de evaluación.     Organizar y encuadernar.     Hacer fotocopias.     Fechar y sellar documentos.     Sugerir mejoras en las operaciones y los procedimientos.     Modificar las operaciones y/o los procedimientos.     Mantener manuales de procedimientos e información.     Desarrollar un presupuesto operativo para la aprobación pertinente.     Investigar, tabular y resumir los datos de los informes de rutina, periódicos o especiales.     Presentar conclusiones de forma oral o escrita.     Registrar y verificar asientos o cuentas, libros diarios, registros y libros mayores.     Hacer el balance de las cuentas y reconciliar los estados bancarios.     Indique el equipo que es parte corriente de las responsabilidades relacionadas con el puesto de trabajo: Calculadora Computadora Equipo de microfilme Equipo de seguridad Procesador de texto Otros equipos: ________________ Otras actividades: Cámara Equipo de dictado Fotocopiadora Clasificador Caja registradora/caja chica Máquina de fax Máquina de franqueo postal Conmutador LISTA DE VERIFICACIÓN DE TAREAS COTIDIANAS GERENCIALES Y DE SUPERVISIÓN Analizar periódicamente la carga laboral y las necesidades de personal de una unidad organizacional. Recomendar cambios en la cantidad de personal de la unidad laboral. Examinar la documentación para nuevos puestos de trabajo y para puestos que se han revisado. Obtener la aprobación pertinente para modificar los puestos de trabajo. Entrevistar postulantes y tomar decisiones de contratación o hacer recomendaciones. Orientar a los nuevos subordinados con respecto a las políticas y los procedimientos, las reglas de trabajo y los niveles de desempeño que se esperan. Examinar las responsabilidades del puesto. Planificar, delegar, comunicar y controlar las tareas laborales y los proyectos especiales que involucran a los subordinados. Establecer y mantener metas y objetivos laborales específicos o estándares laborales cuantitativos y cualitativos a ser alcanzados por subordinados. Capacitar, desarrollar y motivar a los subordinados para mejorar el desempeño actual y para prepararlos para puestos de trabajo en niveles superiores. Determinar cambios significativos en las responsabilidades y obligaciones mayores de los subordinados mediante la revisión regular de las responsabilidades de su trabajo. Evaluar el desempeño de los subordinados. Documentar y analizar el desempeño actual y pasado con cada informe directo. Mantener al supervisor informado sobre los resultados. Examinar los salarios de los subordinados y recomendar cambios según las políticas y los procedimientos. Recomendar medidas de personal, como ascensos, recompensas por desempeño, descensos de puesto laboral, etc., según las pautas de presupuesto y las políticas de la empresa. Informar a superiores y subordinados sobre los acontecimientos que afectan a las tareas relacionadas con el trabajo. Asegurar que la comunicación sea adecuada. Mantener la disciplina, recomendar y administrar medidas correctivas según las políticas y los procedimientos. Comunicar y administrar programas de personal según el diseño y los objetivos. Mantener documentación adecuada sobre todos los subordinados. Otras responsabilidades: