FICHA DE PROCEDIMENTO COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE by jperdigao

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									ROTARY CLUB DE TORRES VEDRAS
                                  FICHA DE PROCEDIMENTO
                           COMISSÃO DE ADMINISTRAÇÃO DO CLUBE


Esta ficha de procedimento elaborada nos termos do Artº 12º do Regulamento Interno do nosso
clube, faz parte integrante do mesmo regulamento, após aprovação da mesma pelo Conselho
Director.
Nela vão ser explicitados os procedimentos em vigor relativos á comissão acima indicada.
A base filosófica assenta na Avenida de Serviço dos “Serviços Internos” que enfatizam o
fortalecimento do companheirismo e o bom funcionamento do clube.
INDICE
Objectivo
Âmbito
Definições
Sub-comissões
Procedimentos
Secretaria
Tesouraria
Registos Contabilísticos
Apresentação de Contas
Aprovação de Contas Anuais
Objectivo:
Pretende-se com esta ficha de procedimento relatar todos as normas em vigor no clube na área da
administração interna, nos termos do nº 3 do arº 13º do Regulamento Interno nomeadamente os
meios de gestão com vista ao funcionamento eficaz do clube, a nível financeiro e administrativo.
Âmbito:
O secretário e o tesoureiro do clube devem seguir os procedimentos constantes desta ficha, por
forma a dar bom seguimento à gestão administrativa e financeira do clube.
Compete ao clube em geral e ao presidente em particular o controlo da boa execução dos
procedimentos.
Definições:
Sócio – o membro do clube em pleno gozo dos seus direitos e deveres
Sócios dispensado – o membro do clube que ao abrigo do nº 2 do artº 16º do Regulamentos Interno
solicitou despensa definitiva.
Balancete Mensal – Mapa mensal de entradas e saídas
Balancete Anual – Mapa acumulado de entradas e saídas.
Sub-comissões:
Nesta Comissão existem as seguintes sub-comissões:
1 – Sub-comissão Secretaria a quem compete desenvolver procedimentos com vista ao
funcionamento eficaz do clube.
2 – Sub-comissão Tesouraria a quem compete desenvolver procedimentos com vista a um bom
funcionamento na área financeira do clube.
Procedimentos:

Secretaria
Forma de registo de um novo companheiro
Para além de todo o trabalho do “padrinho”, normalmente dando ao novo Companheiro para
preencher o Formulário de Proposta de Sócio de RI, 254-PO – (1205) e que tem o Formulário de
Dados de Novos Sócios e Instruções de preenchimento, o Clube pede ao Novo Companheiro para
preencher um impresso, folha A4, frente e verso, que é um aperfeiçoamento da Ficha de
Actualização do Anuário e Ficheiro da FRP.
Portanto e para não nos baralharmos mais e resumidamente, o Clube está a utilizar esta última,
guardando também, como não poderia deixar de ser, a normalizada retirada de RI 254-PO – (1205).
Para um NOVO Sócio, vamos designar – ACTUALIZAÇÃO DE DADOS PESSOAIS*.
Deverá ser fornecido para:
RI – ROTARY INTERNACIONAL
FRP – FUNDAÇÃO ROTÁRIA PORTUGUESA
PR – PORTUGAL ROTÁRIO e
GOVERNADORIA
   - Modelo que permite o fornecimento dos dados exigidos pelas diversas estruturas de Rotary,
      Nacionais e Internacionais.

DADOS PESSOAIS – Novo Sócio:
Deverá seguir para:
RI – ROTARY INTERNACIONAL, pelo Portal (nos últimos 2 anos tem siso assim)
FRP – FUNDAÇÃO ROTÁRIA PORTUGUESA, por fax ou email, só a nossa folha A4, designada
- ACTUALIZAÇÃO DE DADOS PESSOAIS, lado principal.
PR – PORTUGAL ROTÁRIO, igual o que é enviado para a FRP.


Forma de registo de saída de um companheiro
Será dado baixa desse companheiros em RI

Registo de faltas/ frequências e seu envio à Governadoria
Mapa Interno:
O Clube está a utilizar um quadro próprio, que é distribuído uma ou duas vezes ano, habitualmente
tem sido duas vezes, Janeiro (1ª parte do ano rotário) e Julho (2º parte do ano rotário).
Mapa Externo:
Mapa elaborado pela Governadoria e enviado aos clubes em Excel, e que depois de preenchido é
devolvido mensalmente.


FALTAS E RECUPERAÇÕES:
Folha interna que é o registo da Lista de Presenças e no Verso o registo das recuperações.
Servirá para a elaboração dos Mapas de Frequência interno e externo.
As Recuperações contam 15/30 dias antes e depois, da data da recuperação.
REUNIÕES:
Circulará uma folha de presenças/recuperações e Folha de Protocolo.
Será lida toda a correspondência existente.


Arquivo histórico
Forma de registo e arquivo de actas
Em todas as reuniões ordinárias do clube será elaborada uma pequena acta para efeitos históricos.
Este registo pode ser feito por meios electrónicos não sendo necessária a sua aprovação ou
impressão.
No final do ano este registo deverá ser arquivado na sede.

   Forma de arquivo de fotos de jantares e actividades
Como se encontra referido na ficha de procedimento das Relações Publicas do Clube o registo
fotográfico deve ser feito em suporte digital e devidamente catalogado.



Tesouraria
Forma de cobrança de quotas
O pagamento das quotas internas será feira mensal, trimestral, semestral ou anualmente de acordo
entre o Tesoureiro e os companheiros.
Será emitido o respectivo recibo de quitação que servirá para o registo da receita.

Forma de cobrança e pagamento de jantares
O valor de custo dos jantares dos companheiros já se encontra incluído na quota mensal.
Das esposas e/ou convidados e visitantes a cobrança é feita á entrada do Jantar, pelo Tesoureiro,
sendo usada a metodologia entendida como a mais indicada para o tipo de jantar.

Pagamento de per capitas
O valor dos per-capitas está incluído na quota do clube.
Trimestralmente é recebida um carta de Rotary Internacional com o valor a pagar. De seguida e na
data respectiva é feita uma transferência bancária para a conta indicada.

Apresentação de contas
Mensalmente o Tesoureiro do clube apresenta um pequeno balancete de receitas e despesas incluído
saldo anterior e saldo para período seguinte.
Deve no futuro ser alterado o procedimento, a fim de dar cumprimento ao Artº 17 do Regulamento
Interno.

								
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