ECDL excel haladó 1. lecke by pchogyan

VIEWS: 2,202 PAGES: 8

									EUZERT Kft.

EXCEL 2003 Haladó
ECDL felkészítő tanfolyam

Balogh Attila 2008.10.07.

o l d a l |2

Bevezető
A Haladó modul feltételezi mindazt az ismeretet, amit az ECDL alapismeretek képzésen belül megtanulhatsz. Itt magasabb szintű formázási műveleteket tanulhatsz meg – szigorúan csak azoknak ajánlott, akik nem elégszenek meg a „sablonszerű” táblázatokkal és grafikonokkal. Az itt tanult formázási lehetőségeknek már csak a képzeleted szabhat határt. A megjelenés azonban nem minden. Olyan trükköket tanulhatsz meg alkalmazni, amelyekkel az adataid megjelenítése még gyorsabbá és egyszerűbbé tehető. Neked már csak a megfelelő adatok felviteléről kell csak gondoskodnod, minden mást a táblázatkezelő végez el helyetted. Az alap függvényeken kívül még jó néhány statisztikai és pénzügyi függvényt is megismerhetsz. A segítségükkel már komolyabb pénzügyi tevékenységeket, vagy akár gyártási termelést is megtervezhetsz. Megismerkedhetsz azokkal azadatbázis függvényekkel, melyek segítségével nem csak egyszerűbb rendezést, hanem komolyabb szűrést és lekérdezést is el tudsz végezni a táblázatkezelővel. Végül, de nem utolsó sorban megtanulhatod, hogy a VB makrók segítségével hogyan varázsolhatsz magad mellé még legalább két olyan munkaerőt, akik nem hogy bért nem kérnek, de még etetned sem kell őket!

EUZERT Kft © Balogh Attila

o l d a l |3

Védelem
Nehogy már te végezd a gályamunkát! A tanfolyamunk végeztével elegendő, ha csak elkészíted az alapjait, a vázát egy-egy komoly táblázatnak, és a pötyögést rábízod másra. De mi van akkor, ha az a más annyira megbízhatatlan, hogy akár a gondosan megszerkesztett képleteidet is képes kitörölni? Vagy annyira élelmes, hogy „ellopja” kreatív ötleteidet? Hát az ilyen munkaerőtől szabadulj meg – amíg nem találsz mást a helyükre, addig is itt egy másik remek megoldás: a védelem. Ha a táblázatkezelés kapcsán a védelmet emlegetjük, akkor annak két típusa jöhet szóba. Az egyik az a védelmi mód, amellyel adatainkat védjük az illetéktelen módosítás vagy egyáltalán a megtekintés ellen. Ebben az esetben a teljes munkafüzetet védhetjük jelszóval – akár a megnyitáshoz, akár a módosításhoz kapcsolva.

Munkafüzet védelme
Ebben az esetben, ha menteni készülsz egy munkafüzetet, akkor a mentés ablakban kattints az Eszközök / Beállítások… menüpontra (1. ábra).

1. ábra

A Mentési beállítások ablakot láthatod a 2. ábrán. Talán a legfontosabb dolog megértened a betekintéshez illetve a módosításhoz szükséges jelszavak megadását – ezeket a „Közös használat esetére” csoportban, az ablak középső részén találhatod.

2. ábra

EUZERT Kft © Balogh Attila

o l d a l |4 A betekintéshez megadott jelszó használatakor csak az tudja megnyitni a munkafüzetet, aki ismeri a betekintéshez szükséges jelszót. A Speciális… gombra kattintva még a jelszó titkosításának a módját is meghatározhatod. Viszont ez a jelszó csak az illetéktelen megnyitás ellen véd – a jelszó ismerete nélkül a munkafüzet törölhető, esetleg másolható. Az ezzel kapcsolatos védelem már operációsrendszer szintű, ezt itt, az Excelben nem lehet szabályozni. A „Jelszó a módosításhoz” mezőbe beírt jelszavak esetében a munkafüzet bár megnyitható lesz bárki számára, viszont az eredeti állomány módosítása csak akkor lehetséges, ha ismerjük a módosításhoz szükséges jelszót. A két jelszó nem zárja ki egymást. Megadhatsz egy jelszót a betekintéshez, és egy másikat a módosításhoz akár. Ha valaki nem ismeri a módosításhoz szükséges jelszót, az csak az eredeti állományt nem tudja felülírni, viszont ha a Mentés másként menüponttal menti el máshova vagy más néven, akkor a módosításokat is mentheti az új munkafüzetben. Tehát csak az eredeti védelmét garantálja a jelszó. Visszatérve a Mentési beállítások párbeszédablakhoz – található még rajta két jelölőnégyzet. Az elsőt kipipálva a munkafüzet módosítása esetén az eredetiről készül egy biztonsági másolat is – még a módosítások előtti állapotában. A másodikat kipipálva pedig jelszavas védelem nélkül is kapunk a megnyitáskor egy tájékoztató ablakot, ami felkínálja a lehetőséget, hogy csak olvasásra nyissuk meg a munkafüzetet, de akár a Nem gombra is kattinthatunk, így szerezve teljes írási jogot a munkafüzeten. Ez a lehetőség inkább csak egy figyelmeztetés lehet neked, idegenek ellen természetesen nem biztosít védelmet. Megeshet, hogy egy előzőleg jelszóval védett munkafüzetről el szeretnénk távolítani a védelmet – a Mentés másként ablakban szinté elő kell hozni a Mentési beállítások ablakot, és a jelszó mezőket ki kell törölni – itt akár új jelszó is adható, majd vagy más néven, vagy az eredeti dokumentumot lecserélve lehet menteni a megváltozott védelemmel a munkafüzetet.

Cellavédelem
A cellavédelem megvalósításához ismerd meg az első barátunkat, a zárolást. A védelem megvalósításának első lépése ugyanis a cellák zárolása. Nagy munkád azonban nincs vele, hiszen alapból minden cella zárolt. Ennek jelentősége tehát csak akkor van, ha néhány cella módosítását engedélyezni szeretnéd – ekkor ugyanis ki kell kapcsolni a kérdéses cellák zárolását.

EUZERT Kft © Balogh Attila

o l d a l |5 Minta táblázatunk a következő:

3. ábra

A táblázat négy műhely havi termelési statisztikáját rögzíti egy negyedévre összegezve. Célunk egy olyan táblázat elkészítése, ahol az egyes műhelyek havi termelési értékeit a felhasználó kedve szerint módosíthatja (feltöltheti adatokkal), viszont mást (a műhelyek és a hónapok neveit, valamint a szummázáshoz használt függvényt) nem módosíthatnak. Mivel minden cella zárolt, első dolgunk az, hogy a B4:D7 tartomány celláinál kikapcsoljuk a zárolást – hiszen ebben a tartományban szeretnénk, ha módosíthatná bárki az értékeket. Tehát jelöld ki a fenti tartományt, és kattints a Formátum / Cellák menüpontra, majd a megjelenő Cellák formázása ablakban válaszd ki a Védelem lapfület. Ha már ott vagy, akkor a Zárolt szöveg előtti jelölőnégyzetből távolítsd el a kis pipát, és kattints az OK gombra! Ez ennyi volt.

4. ábra

Eddig hogy nem tűnt fel, hogy minden cella zárolt az Excelben? Hiszen minden cella tartalma módosítható. Most meg jön ez a tanfolyamos fickó, hogy zárolva vannak a cellák. Hogy van ez? A cellák zárolása nem ér semmit mindaddig, amíg a lapvédelem nem aktív. Bár minden cella zárolt, a lapok védelme nincs bekapcsolva – ez is amolyan alapbeállítás. Tehát ahhoz, hogy EUZERT Kft © Balogh Attila

o l d a l |6 érvényesítsük a cellák zárolását, a lapvédelmet be kell kapcsolni – ráadásul, ahogy a nevéből is következtethetünk, ez a védelem nem a teljes munkafüzetre érvényes, csupán egyetlen munkalapjára. Tehát ha egy munkafüzetet szeretnénk ellátni ilyen védelemmel, akkor bizony minden egyes munkalapon be kell kapcsolnunk a lapvédelmet. Hogyan?

5. ábra

Kattints az Eszközök / Védelem / Lapvédelem… menüpontra (5. ábra), majd a Lapvédelem ablakban (6. ábra) végezd el a szükséges beállításokat: A munkalap és a zárolt cellák védelme előtt legyen ott a pipa, rendelj egy jelszót a védelem feloldásához, majd add meg a működéshez szükséges jogokat!

6. ábra

Miért kell jelszó a védelem feloldásához? Mert ha nincs jelszavazva, akkor mindenki, aki ezt a tanfolyamot olvassa / hallgatja és nézi, egyszerűen kikapcsolhatja ezt a védelmet, mert azt is meg fogom mutatni. Mit lehet engedélyezni minden felhasználónak? Az attól függ. Megeshet, hogy bár a képleteket nem babrálhatják, az értékeket nem írhatják át, azért kedvük szerint formázhatják a cellák tartalmát. Ilyenkor engedélyezheted a cellák formázását. Nyilván, ha a cellákat formázhatják, akkor előfordulhat, hogy nagyobb betűtípust alkalmaznak, és az nem fér el a

EUZERT Kft © Balogh Attila

o l d a l |7 neki szánt cellában – érdemes hát engedélyezned a sorok és oszlopok formázását is, hogy a szöveghez igazíthassák a sormagasságot és az oszlopszélességet is. De lehetsz szigorú is: ha a zárolt cellák kijelölése elől elveszed a pipát, akkor még csak aktívvá sem tehetik azokat a cellákat, amelyek módosítását megtiltottad. Ha mindent beállítottál, kattints az OK gombra, majd egy újabb ablakban írd be újra a védelem feloldásához szükséges jelszót. Mostantól kezdve esélyünk sincs módosítani a zárolt cellákat, viszont egy kis ablak leírja, hogyan kapcsolható ki a védelem (Eszközök / Védelem / Lapvédelem feloldása menüpont). Hát ezért kell a jelszó.

7. ábra

További lehetőségek: a lapvédelem mellett még a füzetvédelem is bekapcsolható: aktiválása esetén a munkafüzetre érvényes módosítások lesznek tiltva (munkalapok létrehozása, törlése, áthelyezése). A cellák formázása párbeszédablakban a Zárolt lehetőség alatt találhatod a Rejtett kapcsolót is. Ezt akkor kell használnod, ha szupertitkos függvényeket és képleteket használsz egyes eredmények megjelenítésénél – bekapcsolása esetén ugyanis a szerkesztőlécben nem fog megjelenni a cellába írt képlet, tulajdonképpen semmi nem jelenik meg a szerkesztőlécben.

Adatok érvényesítése
Hiába minden védelem és elővigyázatosság, és hiába a legprecízebb képlet, ha a felhasználók más adatokat gépelnek be az engedélyezett cellákba. Hiába akarsz összegeket számoltatni egy képlettel, ha a felhasználóid nem szám, hanem szöveges értékeket írnak be (pl. rosszul használják a tizedesvesszőt). Vagy a példánknál maradva vicces lenne, ha a statisztikánkban az egyik műhely 4,25 db terméket készítene januárban. Állítsuk hát be, hogy a három hónapban az egyes műhelyek csak 2 és 15 közötti egész számokat vehetnek fel értékként.

EUZERT Kft © Balogh Attila

o l d a l |8 Jelöld ki újra a B4:D7 tartományt, és kattints az Adatok / Érvényesítés… menüpontra!

8. ábra

Az Adatok érvényesítése ablak Beállítások fülén csak egész számokat engedj (1. mező), a kritérium jellegénél állítsd be, hogy „a következők között van”, és add meg a minimum valamint a maximum értékeket. Az üres cellák mellőzése azt jelenti, hogy azoknál a celláknál, ahol nincs semmilyen érték beírva, nem fog érvényesülni az adatok érvényesítése – ez nekünk most jó, hiszen januárban még nem tudhatják a márciusi termelési adatokat, tehát előfordulhat, hogy egyes cellák üresen maradnak. Ha a Figyelmeztető üzenet fülre kattintasz, akkor ott olyan információs üzenetet írhatsz be, ami akkor jelenik meg, ha aktiválnak egy olyan cellát, amelyhez érvényesítést csatoltál. A hibajelzés fülön pedig a helytelen érték beírása esetén felbukkanó hibaablak szövegét teheted egyedivé.

EUZERT Kft © Balogh Attila


								
To top