Instruction Guide
  How to print an A1 poster 



Before you begin…
These instructions will demonstrate how to print an A1 poster. It is assumed that you have  already created your poster file and are now ready to print it. The instructions are intended  for users of both IS Resource Centres at the Main Library and at King’s Buildings.    If  you  encounter  any  problems  during  the  poster  printing  process,  please  refer  to  the  Troubleshooting section at the back of this instruction guide. Alternatively, you can contact  isrc@ed.ac.uk  for  further  assistance.  You  will  also  find  useful  resources  on  our  website:   http://www.lrc.ed.ac.uk         

What size is A1?
An A1 sized poster in portrait mode, consists of the following dimensions.  Centimetres (cm) = 59.4 x 84.1  Millimetres (mm) = 594 × 841  Inches (in) = 23.4 × 33.1 

Where is the A1 printer in the Main Library?
The Main Library Resource Centre has one A1 printer, located near the standard printers. 

Where are the A1 printers at KB?
The King’s Buildings Resource Centre has two A1 printers (one for printing onto plain paper  and one for printing onto glossy paper). Both of these printers are located in the Resource  Centre’s Print Room (room 3205) on level 3 of the James Clerk Maxwell Building. 

How much does it cost to print my A1 poster?
The cost for an A1 print onto plain paper is £5.00  The cost for an A1 print onto glossy paper is £10.00*  * Please note that printing onto glossy paper is not available in the Main Library  Resource Centre.   This service is currently only available at KB. 

Let’s begin…
This instruction guide is divided into 2 steps. For best results, please follow both steps. The  first  step  will  convert  your  poster  file  to  PDF.  The  second  step  will  print  the  PDF.  If  your  poster is already in PDF format and is A1 in size, you can skip straight to Step 2.   

A1 Poster Printing Instruction Guide 

   2 of 9 


Step 1: Converting your poster to PDF
In  order  to  get  an  accurate  onscreen  representation  of  how  your  poster  will  look  when  printed,  we  recommend  that  you  convert  your  poster  file  to  PDF  format.  This  process  will  help  to  identify  any  potential  errors  in  the  print  and  can  also  reduce  the  file  size  of  your  poster, which in turn will allow your poster to print quicker.    Launch the software you used to create your poster and then open the file containing your  poster.    With your file open, select the Print option from the File menu.    Now select the CutePDF Writer program from the Printer drop down menu.   

Figure 1: Selecting the CutePDF Writer program 


  Click  on  the  Properties  button  (depending  on  which  software  program  you  are  using,  this  button is sometimes referred to as Page Setup or Preferences).    Within the Properties options, click on the Layout tab and select the option which matches  the layout of your poster (i.e. either Portrait or Landscape).    Click on the Advanced button.                   
A1 Poster Printing Instruction Guide 

   3 of 9 

    From the Paper Size drop down box, select ISO A1.   

Figure 2: Setting the paper size to ISO A1 


  Click on the Ok button.    Click on the Ok button again to return to the print options. 

Scaling your poster to A1 size
At this point, click on the Scale to fit paper option (depending on which software program  you  are  using,  this  is  sometimes  referred  to  as  Scale  to  fit  media).  This  will  set  the  size  of  your poster to exact A1 dimensions.   

Figure 3: Scaling your poster to A1 size 


A1 Poster Printing Instruction Guide 

   4 of 9 

  Now  click  on  the  Ok  button  (depending  on  which  software  program  you  are  using,  this  button is sometimes referred to as Print).    The Save As box will now appear.   

Figure 4: Choosing a save location for the PDF 


  Give  the  file  a  suitable  name  and  choose  a  suitable  save  location  (e.g.  the  My  Documents  folder).    Now click on the Save button.    The  CutePDF  Writer  program  will  now  convert  your  file  to  PDF.  Depending  on  the  size  of  your file, this process can take a few minutes. During this period you will see a printer icon in  the  system  tray  at  the  lower  right  hand  corner  of  the  screen.  When  this  printer  icon  disappears, the PDF conversion is complete.   
Figure 5: The PDF conversion process 



A1 Poster Printing Instruction Guide 

   5 of 9 


Step 2: Printing your poster
Open  the  PDF  file  you  just  created,  by  navigating  to  the  location  you  saved  it  too,  before  double clicking on the file.    The PDF will now open in Acrobat 8 Professional. 

How does it look?
This PDF version provides a highly accurate representation of how the actual printed version  of your poster will look. If you have any concerns over the way your PDF looks, please refer  to  the  Troubleshooting  section  at  the  back  of  this  instruction  guide.  Alternatively,  contact  isrc@ed.ac.uk for further assistance. 

I am ready to print my poster
If you are satisfied with the way your poster looks, it can now be printed...    From the File menu in Acrobat 8 Professional, select Print Setup.    Select the following print queue if you are printing in the Main Library Resource Centre:    • LRC‐Colour‐A0    Select either of the following print queues if you are printing at the Resource Centre, Darwin  Library or Print Room, JCMB:    • GMRC‐A0‐Plain (select this one if you intend to print onto plain paper)  • GMRC‐A0‐Glossy (select this one if you intend to print onto glossy paper)    From the Size drop down box, if not already selected, select ISO A1.   

Figure 6: Checking the print queue and paper size 


  Click on the Ok button.       

A1 Poster Printing Instruction Guide 

   6 of 9 


Print the PDF
From the File menu in Acrobat 8 Professional, select Print.    

Figure 7: Printing the PDF   


Check that the print queue you previously selected is still selected (i.e. either LRC‐Colour‐A0,  GMRC‐A0‐Plain or GMRC‐A0‐Glossy) and then click on the Ok button.    After about 1 minute (this could be up to 15 minutes for very large files), the Open Access  Labs Print Job Confirmation box will appear on your screen.    

Figure 8: The Open Access Labs Print Job Confirmation box   


Check that the cost is either £5.00 per copy (for plain paper) or £10.00 per copy (for glossy  paper). If the cost is £0.00 per copy then your file will not print and you should click on the  Cancel button, before going back to the “I am ready to print my poster” section in Step 2  above, in order to check that the paper size is set to ISO A1.    To start printing your poster, click on the Print button.  


A1 Poster Printing Instruction Guide 

   7 of 9 


Collecting your print
You may now collect your print. For Main Library  Resource Centre prints, the A1 printer is  located near the other printers. For King’s Buildings prints, the A1 printers are located within  the Print Room (room 3205) on level 3 of the JCMB.    Please be aware that print spooling (the process of sending your PDF file from a computer to  the  A1  printers)  often  takes  between  10‐15mins  (even  longer  for  very  large  files)  so  don’t  worry if the printer doesn’t appear to be printing your file instantly. Once your file has been  printed, the printer will automatically trim the paper roll, before dropping your print into the  printer’s paper bin.   DO NOT AT ANY POINT TRY TO REMOVE YOUR POSTER FROM   THE PRINTER WHILST IT IS STILL PRINTING/TRIMMING  

Trimming excess whitespace from around your print
We  have  paper  trimmers  available,  should  you  wish  to  trim  any  excess  whitespace  from  around  your  print.  For  Main  Library  Resource  Centre  users,  the  paper  trimmer  is  located  next  to  the  A1  printer.  For  King’s  Buildings  Resource  Centre  users,  the  paper  trimmer  is  located within the Print Room (room 3205) on level 3 of the JCMB. 


A1 Poster Printing Instruction Guide 

   8 of 9 


In  this  section,  you  will  find  solutions  to  some  of  the  most  common  problems  that  arise  when printing A1 posters. 

Problem - the images in the PDF are unclear
Occasionally, after a poster has been scaled up to A1 size, the images within it lose quality.  This is because these images were originally set to a very small resolution, i.e. they will look  clear in their original small size, but will look unclear when scaled up to a bigger size. 

If you scanned your original images, try scanning these again, but this time at a much higher  resolution. Once scanned, replace the original images in the poster with these new ones and  then scale the poster up to A1 size again. Your images should now look clear.    If  your  original  images  were  not  scanned,  then  you  will  need  to  source  higher  resolution  versions of these from elsewhere. 

Further Support
Contact isrc@ed.ac.uk    Further resources available at http://www.lrc.ed.ac.uk     

A1 Poster Printing Instruction Guide 

   9 of 9 

To top