OSHA 300 Training One Page.pptx by TPenney

VIEWS: 5 PAGES: 1

									   OSHA 300 Training One Page
Every supervisor and manager should know who keeps the OSHA 300 log and what is required to document an entry. 
Every employee should receive awareness training about how entries are documented and what is looked for during 
an audit. 
Required Documentation 
An OSHA 300 log is needed for every facility your company has. Note that multiple buildings that are located at one site, 
have common management and maintain one set of records are considered a single establishment, and thus require 
only one 300 log. For multiple business establishments located at different sites, however, a separate OSHA 300 log is 
required for each establishment that is expected to be in operation for one year or longer (see 29 CFR 1904.30(a)). You 
can find all of the training materials, as well as the logs in Excel spreadsheet format, on the OSHA website 
(www.osha.gov). I highly recommend electronic record keeping rather than maintaining paper files. All of the 29 CFR 
1904 rules and the record-keeping manual may also be found on the OSHA website.
All first aid incidents and treatments are defined in the rule and illustrated in training programs.
Following are the rare exemptions from OSHA 300 record keeping: 
• 29 CFR 1904.1(a)(1), which reads, “If your company had ten (10) or fewer employees at all times during the last 
calendar year, you do not need to keep OSHA injury and illness records unless OSHA or the BLS informs you in writing 
that you must keep records under § 1904.41 or § 1904.42. …”
• 29 CFR 1904.2(b)(1), which reads, “Does the partial industry classification exemption apply only to business 
establishments in the retail, services, finance, insurance or real estate industries (SICs 52-89)? Recording Criteria
Record ability is spelled out in 29 CFR 1904.4, “Recording criteria,” which states that employers required to do so must 
keep records of each fatality, injury and illness that is work-related, a new case, and meets one or more of the criteria 
contained in sections 1904.7 through 1904.11.
First Aid or Medical Attention?
There is room for error in simply defining an incident and determining if it needs to be recorded. For instance, the first 
example of first aid found at 29 CFR 1904.7(b)(5)(ii)(A) is “[u]sing a non-prescription medication at nonprescription 
strength (for medications available in both prescription and non-prescription form, a recommendation by a physician 
or other licensed health care professional to use a non-prescription medication at prescription strength is considered 
medical treatment for recordkeeping purposes) …”
The Work Environment
In 29 CFR 1904.5(b)(1), the work environment is defined as “the establishment and other locations where one or more 
employees are working or are present as a condition of their employment. ”If employees are representing the interests 
of their company on company property or a customer’s premises, they are considered to be in the work environment. 
Determination of Work-Related Events
If a significant event or incident occurs during the course of work by an employee representing the interests of the 
company, it is work-related. It is not considered work-related if the event happens after normal business hours on 
personal business in the work environment, or if the employee is present in the work environment as a part of the 
general public.
Pre-Existing Conditions
The topic of pre-existing conditions tends to cause confusion. If an aggravation of a pre-existing condition occurs on the 
job during normal work hours while the employee is representing the employer, it must be recorded. OSHA 29 CFR 
1904.5(b)(4) states that a pre-existing injury or illness has been significantly aggravated when an event or exposure in 
the work environment results in any of the following, which otherwise would not have occurred:
• Death
• Loss of consciousness
• Days away, days restricted or days of job transfer
• Medical treatment
Days Away and Restricted Day Cases
The number of days that must be recorded on the OSHA log shall be counted as to the opinion of the LHCP. The total 
number of days should be calendar days, not scheduled workdays. Days off, vacation days and sick days shall be 
counted. Employers must abide with the opinion of the LHCP. Even if the employee is no longer employed, the 
restricted days remain the same. 
Lastly, remember the record-keeping rule requires all businesses to keep the current year’s logs and supporting 
documents in addition to the last five years of all logs and supporting documents. All documents must be presented to 
auditors within four business hours of a request. Also, the OSHA 300 annual summary should be posted between 
February 1 and April 30 on a bulletin board in each facility.

								
To top