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The Proposal Development Process - Research

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The Proposal Development Process - Research Powered By Docstoc
					The Proposal Development Process
Kristin Wetherbee, CAH Research Office
September 26, 2012
Today’s Agenda

    Funding


  CAH Process

    Proposal      Pieces of the Proposal
  Components

  Do’s & Don'ts


  Now What?


   Resources      The Proposal Process in CAH
                  What Do Agencies Want and Where to Find It
                  Links and References
                  What you should and shouldn’t do
                  Life after submission
What is the Purpose of a Proposal?

1) To help the funding agency meet their goals
2) To persuade committee of scholars that project shows:
      •Innovation
      •Rigorous methodology
      •Substantive content
3) Get funding
      •Perform research for P&T, publication
      •Purchase equipment
      •Enhance teaching and course design
      •Summer salary, course release
What Do Funding Agencies Want?
  • Answers to the following:
     •   What is research about?
     •   How will you do it?
     •   Can you do it?
     •   Is it worth doing?
     •   Is the cost reasonable and sufficient?

  • Competitive proposals showing:
     •   High impact, transformative outcomes
     •   New and original ideas
     •   Succinct and focused project plan
     •   Sound practices 
     •   Knowledge of subject area
Funding Sources
Maximize your time with database search engines

                                        PIVOT (was COS):  http://pivot.cos.com/ 

                                        GrantForward (was IRIS):  
                                        http://www.grantforward.com/index

                                        The Foundation Center:  
                                        http://foundationcenter.org/pnd/rfp/

                                        Grants.gov




Contact Marisol Ortega-Perez  Marisol.Ortega-Perez@ucf.edu in 
 ORC If you need help with PIVOT or GrantForward. 
CAH Proposal Process: A Brief Overview
        Navigating the UCF Proposal Submission Process
             Oct. 10 & 11, 2:00 – 3:00, Trailer 541

• Discuss proposal with chair
• Email guidelines to CAH Research 
• Prepare proposal
• Submit PTF in ARGIS for electronic approvals
   • PI or CAH Research can enter
   • Allow 1 week  approval time per unit involved
   • All approvals but ORC due 48 hours prior to deadline
• All final docs to CAH  1 week prior to due date
• ORC submits proposal to agency
Building Relationships
         • Sponsor
             • Know their funding priorities and giving history
             • Look for list of funded or sample grants on website
             • Read agency’s annual report
             • Call sponsor agency contact program officer

          • Peers
              • Contact successful applicants 
              • Involve co-PIs
                   • Don’t get caught with funding for a 
                     project no one is willing to 
                     implement
              • Avoid barriers to submission: 
                contact chair, CAH Research, ORC 
                (budget, IRB , IP, subcontracts)
Proposal Components
        • Abstract or Project Summary
        • Narrative
            • Introduction / Need Statement / 
              Research Questions
            • Organizational History and 
              Capabilities
            • Project Description
            • Work plan and Timeline
        • Budget and Budget Narrative
        • Bibliography
        • Other
Abstract / Project Summary
  •One page or less
  •Write for a general audience
  •Discuss significance, principal activities, 
   and expected results
     • NEH, NSF, NEA limited to one-page
     • NSF requires statement of intellectual 
       merit and broader impacts
     • http://www.neh.gov/grants/guidelines/HCRR.html
Intro/Need Statement/Research Question
  • This is your sales pitch
     • Make it compelling 
     • Use persuasive language
  • Set the stage
     • State the need or problem your research addresses
     • Express how you identified this need and its importance
  • State the Theme
     • List research question(s) and/or objectives
          • Bulleted list
          • Action-oriented
          • Related to sponsor’s goals
  • Create a vision
     • Tell who will benefit from the project
     • Show how it will advance the field
     • Envision the world with your solution in place
                                          • Resea
                                            rch 
                                            Foun
                                            datio
Organizational History and Capabilities




                                            n 
                                            missi                    • Tech
                                            on (if                     nical 
                                            501(c                      infras
                                            )3                         truct
                                            subm                       ure                       • UCF
                                            ission                                               • Depa
                                            requi                    • Scien
                                                                       tific                       rtme
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                                                                       facilit
                                          • UCF                        ies                       • Yours
                                            missi                                                  elf
                                            on                       • Staff
                                          • CAH                      • Other 
                                            and/o                      resou
                                            r                          rces
                                            depar
                                            tmen
                                            tal 

                                                                      Institutional strengths 
                                           Organizational history 


                                            missi




                                                                                                  Prior experience in 
                                                                        to conduct project
                                            on




                                                                                                     related areas
                                               and mission
Project Description
      Literature Review
  • Topical
  • Area of theory
  • Related to methodology

      Methodology
  • Subjects
  • Type of design
  • Data collection techniques

      Data Analysis/Evaluation
  • How will you analyze data?
  • What effects will be analyzed?
  • How does it relate to objectives or hypothesis?

      Sustainability
  • How will the project sustain itself after funding ends?
  Work Plan and Timeline
        •Use a chart or table for visual appeal
        •Break project into stages or phases
        •Show when results will be attained
        •Be detailed

Year Month                                                 Tasks
  1   1-3 Generate concept document
  1      4 Milestone 1 – Expert review, revise and approve concept document
  1   4-6 Generate detailed instructional, art and technical design documents
  1      7 Milestone 2 – Expert review, revise and approve detailed design
           documents
  1   8-12 Develop Alpha version of investigations and museum experiences
  1   8-10 Create, test and refine evaluation protocols and instruments for
           Alpha testing
Budget




             get
         Bud
What is a Budget?

An estimated project financial plan listing:
     - anticipated expenses
     - earned income

 A budget may be: 
     - a simple one-page statement of   
       projected expenses    
     - a detailed spreadsheet and a 
       thorough narrative
 
Budget Rules

Federal cost 
principles OMB 
A-21               Charges must 
                   directly 
                   support         Will 
Agency 
                   project         withstand 
guidelines and 
RFP                                public            Must 
                   Distribution    scrutiny          adhere to 
       Allowable   of charges                        UCF policy
Generally                   Allocable Charge is 
                   must be 
accepted 
accounting 
                   realistically in     Reasonable
                                      necessary
                   proportion to                     Like 
                                                        Consistent
principles                                           charges are 
                   the benefit of 
                   the project        Charge is      treated the 
                                      appropriate    same way
Follows UCF 
policy
Common Budget Categories
    Personnel
    Equipment
    Travel
    Other Expenses
       Materials & Supplies
       Publication
       Participant Support Costs
       Consultants
       Subcontracts
       Tuition
    F&A Rate
    Cost Share
Personnel
     Salary
  • Academic year course buyout .22 FTE
  • Summer salary
  • 3% escalation annually
  • Include tenure raises, TIPs, RIAs, SoTLs, etc.

     OPS
  • Non-students
  • Hourly undergrads and grads
  • Graduate Research Assistants (GRAs)
  • Dual compensation

     Fringe Benefits 
  • Use ORC payroll fringe estimated percentages
Equipment

  Property definition for grants:
     • Non-consumable items $1,000+ (software, 
       furniture, computers, etc.)
     • Useful life of more than one year
     • Library books $250+
     • Other capital outlay (OCO)
  Justify need
  Agency may require quote
  Purchase early on
Travel



 • List each trip separately with dates, locations, # attendees
 • Fly America Act required for federal grants and pass through
 • Estimate all expenses, can use 8% escalation rate: 
    •   Hotel
    •   Airfare
    •   Registration
    •   Parking
    •   Mileage
    •   Meals
         •   UCF rate for domestic travel
         •   Dept of State rates for foreign travel
Other Expenses
    Participant Support
 • Non-employee participant/trainee costs
 • Travel, registration, stipend
 • Check for maximum allowable per person

    Materials and Supplies
 • For technical work, not admin needs

    Publication and Dissemination
 • Check for agency restrictions

    Tuition
 • Contracted GRA tuition: .5 FTE = Full; .25 FTE = Half
 • Escalate 8% each year
Other Expenses
    Consultants
 • IRS 20 question rule
 • Sponsor limits on daily maximum 
 • Intellectual property issues
 • Quote needed 
 • May need formal contract through ORC and Legal

    Subcontractors
 • Project partner 
 • Typically performs programmatic or technical work 
   off-site
 • Statement of work, budget, and sponsored project 
   office approval needed 
 • Intellectual property issues
 • Formal contract  needed to pass through agency reqs
F&A Cost
 AKA: Facilities & Administrative rate (F&A), Indirect Cost (IDC), Overhead

             Use UCF’s negotiated rate unless capped by agency




Apply negotiated rate on modified total direct cost (MTDC) - 
Total direct costs minus:
    •   Subcontract costs in excess of the first $25,000
    •   Equipment
    •   Participant support costs
    •   Student tuition 
    •   Rental/maintenance of off-site activities
Cost Share / Match Commitment
Is it required by agency? 
   •   Rarely for NSF; ambiguous for NEH; often for state 
   •   Must track in a separate account
   •   Must be an allowable project cost to use as match
Types of cost share:
   • Cash – external cash or UCF funding
   • In-kind – donated time, services, materials, space
   • Unrecovered overhead
Requirements:
   • Match documentation at submission
   • Document in separate UCF project number                          
     or get in-kind letter of donation at closeout
Budget Narrative
 • Make case for budget – items are reasonable, 
   appropriate, and adequate
 • Provide detail about items to be purchased
 • Tell how costs were calculated
 • Discuss how university policy impacts charges
 • Consistent with budget and grant narrative
Bibliography
 • Use format noted in guidelines or standard 
   in field (APA, MLA, Chicago)
 • Cite your sources in body
 • Verify all citations are in bibliography
 • iThenticate
   • Required at submission
      •2 day grace period then proposal withdrawn 
   • Plagiarism screening website for faculty 
   • https://app.ithenticate.com/en_us/login 
Other Documents

 •Resumes/CVs – adhere to page limits
 •Current and Pending Support
 •Letters of Support
 •Work Samples
    Do, Do, and Do Some More…

•   Thoroughly read the sponsor’s guidelines
•   Research the sponsor and read funded proposals
•   Talk to your chair before spending too much time on proposal
•   Outline proposal based on sponsor guidelines
•   Follow all directions (font, spacing, pages, attachments, forms, etc.)
•   Write to the evaluation criteria
•   Integrate education and research
•   List measurable goals
•   Make sure narrative matches budget
•   Cite your sources
http://homepages.sover.net/~paulven/sit/proposal.html
Do Not…

• Make the reviewer hunt for material
• Use too many acronyms or jargon
• Repeat yourself, get repetitive, or be repetitious
• Be vague or overly ambitious
• Criticize other researchers in the field
• Submit incomplete, not proofread, or nonconforming proposals
• Submit proposals that are not a match to the funder’s priorities
• Budget entertainment or meals without travel unless agency approves
• Budget alcohol, rental of UCF property, GRA w/o tuition
• Budget admin costs (mail, phone, copies, salaries) unless                                 
  CAS exemption approved
• Pay dual compensation without prior approval
I’ve Submitted, Now What?



While waiting:             Declined?                      Funded?
• Start writing for a new  • Review proposal              • Enjoy your moment 
  project                      • It is clear, concise,      then get to work
                                   compelling?
• Find additional                                         • Think about phase II
                                 • Does it meet agency goals?
  opportunities for same 
  project                 • Contact sponsor for feedback 
                            and resubmission 
                          • Have a coworker review 
                            proposal
                          • Do preliminary research
                          • Be a reviewer
    Resources
• CAH Research Office www.research.cah.ucf.edu
• Office of Research and Commercialization (ORC) www.research.ucf.edu
• University of Michigan’s Proposal Writer’s Guide, 
  http://orsp.umich.edu/proposals/PWG/pwgcontents.html
• The Foundation Center's Guide to Proposal Writing, 
  http://foundationcenter.org/getstarted/learnabout/audiobook.html
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                Questions?




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