Docstoc

Presentation - WordPress.com

Document Sample
Presentation - WordPress.com Powered By Docstoc
					• Department of Orthopaedics and
  Rehabilitation
  – The mission of our department is to achieve 
    excellence in health care provider education 
    and musculoskeletal research.  It is our goal 
    to provide our patients with the most 
    advanced general and subspecialty 
    orthopaedic care available through the 
    partnership of research and patient care.
• The administrative part of the Department of 
  Orthopaedics at UNMH is a specialized 
  department within the University of New 
  Mexico’s Hospital. The Ortho Department 
  employs approximately 18 administrative staff, 
  17 teaching surgeons, and 29 residents in 
  training including 4 of those being in their 
  fellowship. The educational background consists 
  of college educated to Medical Doctor. 5 new 
  residents yearly in June. 
• The Problem: Currently, the process 
  includes: receiving a phone call message, 
  the assistant will get out the phone 
  message book and write each message 
  down, photocopy that message for their 
  records, and tape the original to a piece of 
  paper to give to their doctor. The use of 
  ineffective time takes away from more 
  important tasks. 
• The Solution: 15 to 20 minute 
  presentation utilizing the Groupwise phone 
  email client. 
• Learner Analysis:
  – Physical Traits: The known traits consist of health conditions 
    associated with carpal tunnel syndrome to arthritis either from 
    work or growing older. 
  – Education: A range of education from some college to 
    Bachelors and Masters degrees. 
  – Demographics: Mostly Baby Boomer and 2 Generation X’s. 
    Gender is female for this analysis. Culture: diverse. 
  – Experience: Experience level required for this position is 
    Administration II and above, most have been working for the 
    Orthopaedic Department for 2 or more years and up to 10-15 
    years within UNM. 
  – Knowledge: Basic understanding and have taken the 
    Groupwise training at UNM. 
• Work Setting Analysis: The training program 
  will take place in the Department of 
  Orthopaedics Library during administrative 
  Friday meeting. The library is utilizing a new 
  computer which has operating system Windows 
  Vista. For this training module, Groupwise, will 
  be utilized without any conflicts with the new OS 
  and all employees will have access via their own 
  personal work PCs to utilize this training 
  program on their own time. 
Groupwise Phone Emails
        Groupwise Phone Emails
•   Phone messages
    – Why use this selection?
        • Using Groupwise email phone message allows users to communicate with 
          doctors/senders on a just-in-time e-mail that will allow users to know they received a 
          message within that hour or day.
        • The old paper form is ineffective because doctors/receivers will not receive the phone 
          message sometimes for a week if they are gone.
        • If the receiver is out of the office they can receive the message immediately in their 
          Groupwise inbox.  
    – Who is aware that you can do this in Groupwise?
        • All employees use Groupwise and have access to Groupwise. 
    – What are the benefits versus the cons?
        • Old form 
             – Sometimes the reciever doesn’t get the phone message immediately, leaving the message in 
               limbo for hours, days, week(s) on end.
        • Effectiveness
             – Immediately after sending the phone message through Groupwise it is in the receivers inbox.
             – Tracking: the sender can track if the receiver has opened the phone message, received the 
               phone message, and when they deleted the phone message.
             – Communication between the caller allows the user to track the message, easily find the 
               message, and file the message away for later viewing.
               Groupwise
• The next slides will show you, the user, 
  how to send email phone messages.
Step 1: Get into Groupwise
             Create a new email
• Click               on the 
  toolbar. 
• You can select a different 
  mail view by clicking the 
  down-arrow in               . 
• In the To field, type a 
  username, then press 
  Enter. Repeat for 
  additional users. If 
  necessary, type 
  usernames in the CC and 
  BC fields.
           Groupwise Step 1:
• Or you can:
  – To select usernames from a list, click Address on the 
    toolbar, double-click each user, then click OK.
  – To change the From                name (to another 
    account or proxy), click , then click a name. 
  – Type a subject.
  – Type a message.
  – You can specify many options, such as making this 
    message a high priority, requesting a reply from 
    recipients, and more, by clicking the Send Options 
    tab.
                              Groupwise
•   A phone message is a note you can 
    send to notify other GroupWise users 
    of calls they received while they were 
    out of the office or unavailable. Phone 
    messages are stored in the recipient’s 
    Mailbox. You cannot answer your 
    phone from a phone message.
•   You can change the phone messages 
    you receive into tasks, reminder notes, 
    or other posted item views. This way, 
    you can leave a record of the 
    conversation on the date it was held 
    (reminder note) or create a to-do item 
    to complete at a later date (task). See 
    Changing Item Types.
•   Click File > New > Phone Message.
•   You can place a New Phone Message 
    button on the toolbar. 
                  Groupwise
• Or you can…
  – In the To field, type a username, then press Enter. 
    Repeat for additional users. If necessary, type 
    usernames in the CC and BC fields.
  – or
  – To select usernames from a list, click Address on the 
    toolbar, double-click each user, then click OK.
  – Type the name, company, and phone number of the 
    caller.
  – Select the check boxes that apply to this phone 
    message.
  – Type the message in the Message field.
  – If you want, change the font of the message text. 
How to create a new phone 
         message
             • In the new email:
               – Go to ‘FILE’
               – Select ‘NEW’
How to create a new phone 
         message
             • Go down to the 
               ‘PHONE MESSAGE’ 
               selection and left click 
               on it.
             • This will open a new 
               email phone 
               message.
New phone email
        • This is what the email 
          looks like.
        • It will give you options to 
          whom you will send it to, 
          who called, what 
          company they are from, 
          their phone number.
        • You can select options 
          such as they ‘telephoned’ 
          and to have your sender 
          ‘please call’ back. 
  Let’s you select an item that will let 
your doctors know they received a call. 
                     • This selection gives 
                       you the ability to tell 
                       your sender what the 
                       call is regarding. 
What the email looks like when the 
   doctor receives the email.
 Why Groupwise phone message 
          selection?
• Why would you use the email phone 
  message versus the regular email for 
  Groupwise?
  – It tells the doctor who called on subject line 
    and their phone number
  – Gives you the ability to add more to an email 
    than just a basic email.
Go to sent item tab
In this part of the sent items you can tell if your sender has 
        opened and deleted the email you have sent
When you send a phone message it will let your sender 
  know who the caller was and their phone number
The icon shows as a phone to let your 
 sender know it’s a phone message
       Why Phone Messages
• Ease of tracking correspondence between 
  doctors, callers, lawyers, sales, and the list 
  goes on.
• Archiving
• When asked about prior correspondence 
  one can easily find and track date/time 
  and what the call was about.
       Why Phone Messages
• Can easily find the caller, their phone 
  number, and what the call was about.
• INSTANT communication between you 
  and your sender.
  – By sending an email, the doctor/sender (who 
    may be out of the office, in the operating 
    room, or in clinic can receive this message in 
    a timely manner)
  – PAPER can get lost
  – YOU SAVE A TREE! 
                     Handout
• Refer to your Groupwise email 
  attachment:
  – You will see how to:
     •   Resending Messages
     •   Retracting/Deleting Messages
     •   Undelete Messages
     •   Creating New Folders
  – This will allow you to become better 
    familiarized with other options you can utilize 
    for better organization. 

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:4
posted:4/19/2014
language:English
pages:27