Anton Paar GmbH:
Intelligente Service-
dokumentation dank
Adobe Interactive Forms®
Die Anton Paar GmbH optimiert ihre Wartungs- und Serviceprozesse durch eine auftragsspezifisch
automatisierte Dokumentenlösung mit SAP-Anbindung aus dem Hause SNAP Consulting.
@ Auftraggeber Anton Paar: Relationship Management, der Ar- her ein Offline Szenario entworfen,
beitsleistungsdokumentation beim das den Einsatz des Außendienst-
Die Anton Paar GmbH produziert Kunden sowie der Verbuchung der mitarbeiters mit auftragsspezifi-
hochwertige Mess- und Laborge- bearbeiteten Wartungsaufträge im schen Informationen gezielt unter-
räte für Industrie und Forschung. In SAP-Backend. stützt und die Dokumentation der
den Bereichen Dichte- und Konzen- Bislang wurden Wartungsauf- Arbeitsleistung sowie den nach-
trationsmessung sowie Rheometrie träge aus verschiedenen Servi- folgenden Buchungsprozess einfa-
(siehe Infobox) und C02-Messung ceaufträgen im SAP-System zu- cher und effizienter gestaltet.
ist das Unternehmen bereits die sammengestellt. Die Verwaltung SNAP Consulting hat das Pro-
Nummer eins am Weltmarkt. Über der Wartungstermine erfolgte im zess-Redesign von Anfang an be-
1000 Mitarbeiterinnen und Mitar- CRM-System (Lotus Notes), eben- gleitet und gemeinsam mit der
beiter sorgen im Hauptfirmensitz so wie die Planung und Verteilung Anton Paar GmbH zuerst eine de-
in Graz und in den 14 Vertriebsnie- der Wartungsaufträge an die indi- taillierte Prozessbeschreibung vor-
derlassungen weltweit dafür, dass viduellen Außendienstmitarbeiter. genommen. Zur Umsetzung des
Anton-Paar-Produkte Beim Kundenbesuch Vorhabens wurde der Einsatz der
ihrem guten Ruf ge-
i Infobox: Rheometrie
wurden Arbeitspro- interaktiven Formulartechnolo-
Die Rheometrie beschreibt ein Verfah-
recht werden. Die ren zur Ermittlung des Verformungs- tokolle mithilfe eines gie von Adobe (Adobe Interactive
Kernkompetenzen und Fließverhaltens von Flüssigkei- standardisierten For- Forms®) beschlossen. Im nächsten
des Unternehmens ten. Rheometer werden v.a. in der mulars handschrift- Schritt folgte der Formularentwurf
Forschung und Produktentwicklung,
liegen in der Präzi- aber auch in der Qualitätssicherung lich angefertigt und im Adobe LiveCycle Designer® und
sionsfertigung so- eingesetzt. Die Messgeräte liefern z.B. dieses Formular die Festlegung der interaktiven
Informationen über die Abhängigkeit
wie dem traditionell der Viskosität einer Flüssigkeit von der
dann vom Mitarbei- Möglichkeiten des Dokuments.
engen Kontakt zur mechanischen Krafteinwirkung. In der ter persönlich bzw. Mittels SAP Web Services wurden
Wissenschaft und praktischen Anwendung können so per Fax oder E-Mail der Datenaustausch bei der For-
u.a. der Aushärtevorgang reaktiver
bilden maßgeblich Klebstoffe untersucht oder aber auch an die Fachabtei- mulargenerierung sowie die auto-
die Grundlage für molekulare Strukturen von Materiali- lung zur manuel- matisierte Eingangsverarbeitung
die Qualität der Ge- en mit sehr geringen Probenmengen len Einbuchung ins und Verbuchung der Aufwände
präzise charakterisiert werden.
räte. Ein weites Ver- System übermittelt. implementiert. Hinzu kamen Servi-
triebsnetz in mehr als 80 Ländern Abschließend erfolgte die Verbu- ceaufrufe auf Lotus Notes-Seite, die
der Welt garantiert zudem raschen chung der Auftragsaufwände und PDF-Archivierung und verschiede-
Support in Applikationsfragen und das Scannen und Archivieren der ne notwendige Customizing-Tätig-
Servicefällen. Formulare. Dieser Prozess war na- keiten. Die Integration des Unter-
turgemäß fehleranfällig - insbeson- schriften-Erfassungsgeräts erfolgte
@ Ausgangslage: dere infolge von problematischer gemeinsam mit dem langjährigen
Handschriftenerkennung - und mit SNAP-Partner r>IT unter Verwen-
Die Anton Paar GmbH hatte den erheblichem logistischem Zeitauf- dung der digitalen Signatur-Lö-
Wunsch, die Auftragsabwicklung wand verbunden. sung der Firma StepOver GmbH.
von Wartungs- und Reparaturein-
sätzen zu optimieren. Zentrale An- @ Prozessneugestaltung: @ Technische Umsetzung:
forderung war eine möglichst naht-
lose Integration der Prozessabläufe Beim Neudesign der Wartungs- Über einen Serviceaufruf aus dem
der Einsatzplanung im Customer und Serviceabwicklung wurde da- CRM werden spezifische Daten
„Mithilfe der Adobe Interactive Forms® ist es Anton Paar gelungen, den
Dokumentationsprozess bei Wartungs- und Servicearbeiten zu verbes-
sern. Die interaktiven Formularlösung der SNAP Consulting erleichtert
unseren Außendienstmitarbeitern die zeitaufwendigen Schriftformali-
täten und sorgt durch automatisierte Weiterverarbeitung der Daten für
schnellere und effizientere Prozessdurchläufe.“ Christian Wünscher
Int. Service Manager
zu Wartungsaufträgen im SAP- arbeiter sendet dann das signier- maßgeblich zu beschleunigen.
Backend (ECC 6.0) ermittelt und te Formular per Mail zurück ans Zudem gestaltet sich die Doku-
via Adobe Document Services® SAP-System, woraufhin eine auto- mentenhandhabung der Außen-
(ADS) in ein individuell generiertes matische Eingangsverarbeitung, dienstmitarbeiter durch intelligen-
PDF-Dokument eingebettet. Mit die Verbuchung von Arbeits- bzw. te Formularfunktionen erheblich
Reisezeit und Materialien sowie benutzerfreundlicher und damit
die systemgesteuerte Archivierung effizienter. Die doppelte Erfassung
des Original-Dokuments erfolgen. von Zeit- und Arbeitsaufwänden
Als Beleg erhält der Kunde entwe- wird künftig vermieden und die au-
der eine Kopie dieser Mail oder das tomatische Archivierung der Doku-
Dokument wird ihm über einen mente entlastet das Backoffice.
Memory Stick direkt zur Verfügung
gestellt. @ Ausblick:
@ Vorteile der Lösung: Im nächsten Optimierungsschritt
allen zum Wartungsobjekt und Ge- wartet die Herausforderung, das
schäftspartner relevanten Informa- Mit Roll-Out in Graz und Deutsch- Formular für den Leistungsnach-
tionen versehen wird das PDF ins land Mitte April 2009 wird die Lö- weis unabhängig von Kunde und
CRM geladen und kann dort vom sung schon in absehbarer Zeit ihr Wartungsgegenstand zu imple-
zuständigen Techniker abgerufen Optimierungspotential entfalten mentieren - bei gleichzeitigem
werden. Beim Einsatz vor Ort kann können: Die smarte Dokumenten- Erhalt der Datenvalidierung und
das Formular offline ausgefüllt und lösung hilft die Fehleranfälligkeit automatischen Verbuchungsfunk-
abschließend mittels eines Unter- des Buchungsprozesses nachhal- tionalität. Dadurch soll Außen-
schriften-Pads vom Kunden digital tig zu verringern und die Durch- dienstmitarbeitern ermöglicht
signiert werden. Der Service-Mit- laufzeit der Auftragsverarbeitung werden, spontan auf kurzfristige
Termin- und/oder Auftragsände-
rungen reagieren und dennoch
konsistente Dokumentationsdaten
gewährleisten zu können.
Weitere Informationen:
SNAP Consulting GmbH – AT
Dannebergplatz 16/2
A-1030 Wien
Tel.: +43 (1) 617 57 84-0
SNAP Consulting GmbH – DE
Spichernstraße 3
D-49143 Bissendorf/Osnabrück
Tel.: +49 (5402) 985-350
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