Docstoc

Bureau Of Safety and Environmental Enforcement - SEMS FINAL RULE - SUBPART S Review _ Solutions.ppt

Document Sample
Bureau Of  Safety and Environmental  Enforcement - SEMS FINAL RULE - SUBPART S Review _ Solutions.ppt Powered By Docstoc
					Bureau Of  Safety                           1


and Environmental  
Enforcement

      SEMS RULE - SUBPART S

      IMPLEMENTATION AND 
      ENFORCEMENT 

  GCAT Meeting
   Roberts, LA              February 28, 2012
           TODAY’S DISCUSSION

   SEMS Implementation Scheme
     BSEE Observes Operator-Initiated Audits 
     BSEE-Initiated Audits
     BSEE-Directed Audits


   SEMS II
       New provisions

   Enforcement
       Expectations
      SEMS - Important Dates
3



     DATE               EVENT
    10/15/10 SEMS Final Rule Published
    9/14/11   SEMS II NPR Published 
    11/14/11 SEMS II NPR Comment Period Closed
    11/15/11 Mandatory Implementation of SEMS
    11/22/11 SEMS PINCs are online
    12/5/11   BSEE Observed Operator Conducted SEMS 
              Audit (I3P)
     3/5/12   BSEE SEMS-Initiated Audits 

                                                   3
  SEMS          Headquarters
              Chief – Operational     National SEMS Coordinator

Resources       Safety Branch 
                     (OSB)

                                     SEMS Regional Coordinator 

                   GOMR
                                          SEMS Specialist
               Chief - Office of 
                   Safety 
                Management                SEMS Specialist
                   (OSM)
 BSEE SEMS 
 RESOURCES                           SEMS Regional Coordinator
                  Pacific
                 Regional 
              Supervisor Field           Petroleum Engineer 
                Operation
                                       Sr. Production Engineer



                                     SEMS Regional Coordinator
                    Alaska 
                   Regional 
                                          SEMS Specialist
                Supervisor Field 
                  Operation
  SEMS 
              Headquarters
                  Chief - 
              Environmental    Environmental Scientist

Resources      Enforcement 
                 Division      Environmental Scientist




                 GOMR
               Supervisory     Environmental Scientist
              Environmental 
                Scientist      Environmental Scientist
 BSEE SEMS 
 RESOURCES 
                 Pacific       Environmental Scientist
               Supervisory 
              Environmental 
                Scientist       Environmental Scientist



                               Environmental Scientist
                 Alaska 
               Supervisory 
                               Environmental Scientist
              Environmental 
                Scientist
            Implementation Plan

   The following are methods that  BSEE can use to 
    evaluate compliance with Subpart S.
     Operator-Initiated Audits
       I3P/DQP
       BSEE Observes 
       BSEE reviews audit report and monitors CAP

     BSEE-Initiated Audits
       BSEE may conduct SEMS audits for operators based upon 
       performance
     BSEE-Directed Audits
       BSEE may direct an operator to conduct an I3P audit of 
       their SEMS program 
                Operator Initiated Audit 
   Operator must notify BSEE at least 30 days in 
    advance 
       List of facilities
       DQP or I3P 
   Lessee or I3P audits program
        2 years from the initial implementation of the SEMS program and 
        at least once every 3 years thereafter 
       Comprehensive audit (all elements)
   BSEE reviews operator audit report and Corrective 
    Action Plan (CAP)
   BSEE monitors CAP
                   BSEE-Initiated Audit 
   *BSEE-initiated audits will evaluate the operator’s: 
       compliance with Subpart S /API RP 75
       compliance with their own SEMS program 
       effectiveness of implementation and 
       effectiveness of communication amongst company personnel and 
        contractors 
   If BSEE conducts audit in lieu of I3P:
       We will provide operator a report within 30 days
        of audit completion
       Operator must submit CAP 
        within 30 days of receiving BSEE’s audit report

*NOTE: An audit should not be confused with a traditional inspection
  performed by BSEE for the purposes of gauging compliance with
  prescriptive regulations
        BSEE – Directed Audits
   Once notified operator must: 
     Hire I3P to conduct audit (250.1925)
     Pay for all costs

     Ensure I3P provides BSEE within 30 days of audit 
      completion 
          Outline the results of audit
          Deficiencies identified
          Correction plan 
SEMS II - Points of Interest




                               10
         SEMS II NPR Comments

   34 sets of comments submitted to BSEE on the       
    SEMS II NPR
   Themes:
      Jurisdiction
      Independent Third Party (I3P)
      Holistic Regulatory System
      Process Safety
      Job Safety Analysis (JSA)
      Ultimate Work Authority (UWA)
      Stop Work Authority (SWA)
              BSEE Oversight
  Auditing (Onshore & Offshore)
     Complete or partial

     Announced

 Compliance w/ requirements of Subpart S

    (API RP 75 & additional provisions)
     Records review
     Interviews/discussions
     Participate in safety meeting/JSA observation
     I3P/designated and qualified personnel
     Documentation of contractors
    BSEE Enforcement Philosophy
   62 new SEMS PINCs 
   If operator has no SEMS documented:
       Component or facility shut in INC or a civil penalty
   If operator has a SEMS but demonstrates no evidence
    implementation:
       Warning, component or facility shut in INC or a civil penalty
   If operator has a SEMS and evidence showing only partial
    implementation:
       SEMS INCs
   If operator has a SEMS and shows a good faith effort on
    implementation:
       BSEE to work with operator to improve SEMS 
        implementation
                     Summary
14



    SEMS II Final Rule expected in calendar year 
     October 2012 
    BSEE has started observing operator conducted 
     audits and performing our own audits
    Anticipate varying degrees of SEMS 
     implementation and compliance
    Firm enforcement actions including INCs (w,c,s), 
     civil penalties and working with operator towards 
     continual improvement
    BSEE will monitor CAP closely
       Q & A
as Submitted to BSEE
Contractor Questions 
1. Will an advocate, who understands the 
operator's SEMS and business model, be 
allowed to participate in the audit process?

The answer is yes if the advocate did not 
participate in the development of the operator’s
SEMS.
2. Will there be flexibility to allow for various 
  means of reaching the same objectives?

The answer is yes as long as you are in compliance 
with API RP 75 and 30 CFR 250.

SEMS is a risk-based program and different 
methods can be used to achieve desired results. 
BSEE will require evidence that the objectives were 
defined according to the risk exposures and that 
objectives were met and recorded.
3. Have any I3P organizations come forward 
yet?  If so, how are they and what criteria 
makes them acceptable to BSEE?

BSEE has been involved with one I3P audit 
conducted in the Pacific region. BSEE participated 
as an “observer”.  The agency reviewed the I3P’s 
qualifications as defined in the audit plan, in 
accordance with 30 CFR 250.1926. The I3P’s 
qualifications complied with the regulation.

BSEE will not release the name of the operator or 
 I3P.
4. What steps will be taken to ensure uniformity 
and consistency in SEMS enforcement?
BSEE has formed Regional SEMS teams which are 
overseen by the National SEMS coordinator. The teams 
have developed a PINC list which defines the audit 
process and how to address deficiencies. The PINC list 
ensures a uniform approach for enforcement. As far as 
consistency, this will be handled Nationally.
5. Will BSEE publish its audit protocol?  If not, why 
not?  The original stance was, no, it would not be 
made public because somehow that would give an 
advantage to the operators.  If anything, it will only 
allow operators to know where the goal post is.
PINCs provide the scorecard for regulatory achievement. 
Since the objective of SEMS is to improve EHS 
performance, BSEE’s audit protocols will not be shared. 
Release of these protocols could result in industry focusing 
on the protocol rather than their internal EHS challenges. 
BSEE will ensure through it’s internal training program that 
our auditors are  capable of auditing SEMS programs within 
the context of the operator EHS risk profile.
6. When will the SEMS II Final Rule be 
published?  Will it be close to the proposed 
rule?

Headquarters has suggested that the SEMS II final 
rule will be published around July/August 2012. 
BSEE is currently reviewing and addressing 
comments received on the proposed rule. At this 
time it is premature to comment on what the final 
rule will look like in comparison to the proposed 
rule.
7. Will there be additional SEMS rulemaking, re: the 
investigation findings from Macondo?

Based on experience BSEE and industry gains with 
implementing SEMS we may or may not issue 
another rulemaking after SEMS 2.

BSEE is still looking at all the reports, studies, etc. on 
DWH.  This evaluation coupled w/ experience gained in 
implementing SEMS will determine if their are additional 
rulemakings
8. SEMS II will require operators to “nominate” an 
Independent Third Party (I3P) to audit their SEMS 
program, subject to BSEE approval.

BSEE will not certify individuals or companies to conduct 
I3P audits. BSEE requires I3P auditors to meet the 
requirements defined in 30 CFR 250.1926. BSEE has the 
ability to evaluate any I3P’s qualifications by auditing 
documents, procedures or interviews.

If BSEE identifies issues associated with a specific I3P, 
we have the authority to disallow them to conduct audits.
9. Will BSEE accept information in the form of 
resumes of potential I3P auditors for review and 
approval?

BSEE will accept any supporting information that 
shows the subject I3P is in compliance with 30 CFR 
250.1926. 

A resume is an acceptable document. 

For the I3P audit BSEE observed in the Pacific 
Region the company submitted an audit plan with a 
paragraph response on each element in 30 CFR 
250.1926.
10. Will BSEE evaluate the overall
contractor/consultant company in its approval 
process? If so, what company-wide criteria will 
BSEE be looking for?


Per 30 CFR 250.1926(c), BSEE has the ability to 
evaluate  I3P qualifications by auditing documents, 
procedures or interviews. If BSEE identifies issues 
associated with a specific I3P, we have the authority to 
disallow them to conduct audits and/or evaluate the
entire consulting company the I3P is associated with.
11. With regard to conflict of interest, if a contractor 
developed only a portion of an operator’s SEMS 
program, (e.g., Operating Procedures), will that 
contractor be excluded from auditing
all other elements of that operator’s SEMS?

To avoid a conflict of interest, the Operator must 
require that the I3P be independent from the
development or implementation of the SEMS program.
A statement signed by an Operator’s management that 
the I3P auditor is not owned or controlled by or
otherwise affiliated with the Operator’s company is needed.
12. In the event a nominated I3P auditor is NOT approved 
by BSEE, will the contractor receive a reason/explanation 
for the denial?
Yes. If the National or Regional SEMS Coordinator 
determines that the proposed I3P auditor does not meet the 
qualifications set forth in the regulations, or that past or 
existing relationships with the I3P auditor could affect the 
I3P's ability to exercise independent judgment while 
conducting the SEMS audit, BSEE will send a disapproval 
letter to the operator. 
Another I3P auditor must be proposed by the operator by 
letter within thirty (30) days and sent to the National SEMS 
Coordinator and the Regional SEMS Coordinator. If BSEE 
accepts the operator’s proposed I3P or DQP, a response is 
not necessary.
Lessee Questions
1. When doing an MOC for personnel change, such 
as changing out operators, contract operators, 
roughnecks, P&A personnel, etc., does this include 
all personnel or is it just supervisors, 
operators and above?
Please refer to NTL No. 2001-N09 and 30 CFR 
250.1912(a)(3). 
No. An MOC is not required for the normal shift change 
out of personnel.
Yes. An MOC is required when an operator is using a 
new contractor, supplier etc.
2. Does the agency support the Center for Offshore 
Safety's work on accreditation of third party 
independent auditors for SEMS auditing?

BSEE is monitoring the efforts of COS closely.
We are not just monitoring their auditing 
efforts but other efforts such as developing 
leading/lagging performance indicators.   
At this present time BSEE has not formally 
acknowledged COS auditing efforts
3. We audit our contractors for the existence of a 
knowledge, skills and ability methodology to train 
and evaluate personnel. We do not obtain 
individual training records. Will that pass on an 
audit?

Operators need not track the training records of 
individuals unless it is described as a control in their 
SEMS program.  However, the tracking of individual 
training may be the most efficient method of 
overseeing your contractors.
4. I am having problems getting the "supervisor of the 
    person in charge of the task" signature for 
   contractors. The supervisor may not be at the site. 
   What are my options?

The supervisor of the PIC of a task must approve a 
JSA prior to the commencement of work. This approval 
can be either by email, by a web-based program, or in 
writing as defined in the operator’s SEMS program. If you 
allow for email, electronic signature, or web-based 
program approval, it needs to be addressed in your SEMS 
plan.

 BSEE will require a formal traceable authority process at 
all times.
5. SEMS PINC # S-401: The PHA is required for all 
facilities in the GOM. Is the API RP 14C review the 
minimum required for satellites and caissons?
There is no requirement for a “minimal” HA on a facility.  
The decision on what type of HA to perform should be 
based on the relative “risk” associated with a particular 
facility, including unmanned caissons.
BSEE will only issue a S-401 INC (INC number is no 
longer accurate) if an auditor determines an operator did 
not conduct a HA in accordance with their SEMS plan. 
Note: Operators need to be able to justify their selection of 
risk assessment methodologies used. This justification should 
include the ability to link the risk exposure evaluation to the 
methodology used. Records should be available during an audit 
   which explain this process.
6. In addition to PHA’s for all facilities, are we 
required to have design basis for relief system 
available for inspectors?

Operators must have design basis for relief system for 
all facilities; however, they will not be required to be 
made available during an inspection (different then an 
   audit). 

If a BSEE audit  is conducted ALL documents should 
   be made available to ensure compliance with the 
   regulations and your SEMS plan, including the relief 
   system for your facility.
7. Will the District Inspectors be the ones going 
offshore to inspect for compliance to SEMS?

BSEE audit teams will be made up of personnel 
from the Regions, Districts and HQ. If an inspector 
conducting a normal inspection (non-SEMS audit) 
identifies a safety management issue, they can 
make a recommendation to the Regional SEMS 
coordinator about such issues. 

Our day-to-day field inspections are not intended to 
be SEMS audits.
8. Is the agency considering retracting/rescinding NTL 
2011- N09? The NTL was not issued until 10/21/2011 
which was less than one month before the SEMS rule 
was to become effective. How do you expect industry to 
comply with the NTL when it is issued almost a year 
after published date and less than 30 days prior to the 
effective date of the rule?

BSEE will not be retracting/rescinding NTL 2001-N09. 

The NTL is a direct result of guidance/clarification requested 
by Operators on the SEMS rule. The issue date of the NTL 
had nothing to do with the SEMS effective date 
(11/15/2011). 
9. NTL 2011-N09, under 2. Environmental Information, states, 
“Environmental resources to be considered in your SEMS 
program include but are not limited to: biological resources 
including protected species, chemosynthetic, and benthic 
communities, Archeological and Cultural resources.” 
Question is “What is the citation in Subpart S and in RP 75 
that identifies that these items are to be included in the 
SEMS  plan/program?

Environmental concerns needing to be addressed in SEMS 
go beyond Subpart S and API RP 75.  

Environmental issues that need to be addressed in a SEMS 
program are based on the lease document (archeological, 
biological, marine mammal stipulations), approved plans 
(POE, DPP, DOCD, DWOP, Pipeline), approved permits (APD, 
APM) and associated Conditions of Approval.
10. Is industry correct in understanding that the audit 
report, required by 250.1920(c), and the corrective 
action plan, required by 250.1920(d), must be 
submitted within the same limited timeframe?
Yes; both the Audit Report and CAP need to be submitted 
within 30 days.
If BSEE has issues with your proposed schedule to correct 
any deficiencies we will have14 days after receipt of the 
CAP to inform you that your proposed schedule is not 
acceptable. 
BSEE will also inform you, in writing, that your proposed 
schedule is Acceptable.
11. What is the timing of the SEMS 2 final 
  rule 
and when can industry expect to see it 
published?

Headquarters has suggested that the SEMS II 
final rule will be published in the July/August, 
2012 timeframe.
12. What is BSEE’s anticipated effective date 
of the rule?

At this time BSEE anticipates that the effective 
date of the final SEMS II rule will be November 
2013.

This allows for completion of the first 2 year SEMS 
audit cycle.
13. Will the SEMS 2 final rule require the use of I3P 
only to conduct the required audits? What 
information was used by the agency to justify the 
proposal?

This concern is currently being evaluated by BSEE.

The Agency believes that the use of an I3P will provide 
for increased objectivity in regards to improving 
personnel safety and achieving environmental 
protection as compared to utilizing a designated and 
qualified person of the operator.
14. Regarding the “Reporting of unsafe working 
conditions”, what was the purpose of this proposal 
when the current regulation at 250.193 already has 
similar language? Did you consider abandoning the 
proposed regulation and consider amending the 
current regulations?
There is a difference between what is presented in SEMS II 
and what is required by 30 CFR 250.193. 
250.193 does not address the reporting of unsafe work 
conditions in a comprehensive manner while SEMS II does.
SEMS II address the reporting of these events, provides a 
nationwide phone number for reporting, assures anonymity 
and requires training as related to unsafe work conditions.
15. What is BSEE’s expectation for a Pipeline 
Transmission company which owns and operates a 
DOT regulated transmission pipeline and the 
associated offshore structures installed under a 
DOI/BSEE issued ROW permit? Are these pipeline 
companies, who do not have any leases, produce or 
drill wells, expected by BSEE to Develop and 
implement a SEMS program under 30 CFR 
250, Subpart S?
Please refer to NTL No. 2011-N09. Policy item 1: “Who 
needs a SEMS program?” As defined in 30 CFR 250.105, 
“You” as used in Subpart S, includes a lessee, the owner or 
holder of operating rights, a designated operator or agent of 
the lessee(s), a pipeline right of-way holder, or a State 
lessee granted a right-of-use and easement.
16. When  does the BSEE plan to begin 
inspections?

BSEE does not conduct inspections in regards to 
SEMS implementation.  The agency conducts 
audits.

BSEE will conduct our first audit the week of 
March 5th.

During this SEMS audit, BSEE will visit both the 
onshore office and offshore facilities. 
17. Will the BSEE audit all 13 elements of SEMS 
at once or audit certain elements in stages?

BSEE will conduct both comprehensive and partial 
audits. 

The BSEE audit team will determine
whether the audit will address the entire SEMS 
program or only parts of it (complete vs. partial).

Note: Operators need to be ready to be audited on all 
 elements.
18. What does the BSEE expect for operators to 
provide to prove contractor competency during an 
audit?
To prove contractor competency, BSEE auditors can 
interview/test contractors during either the onshore or 
offshore components of the audit.
BSEE can review your SEMS program to confirm 
that it includes provisions for evaluating the 
skills/knowledge/training of your contractors and that you 
are following through as written in the SEMS program.
Note: Operators need to define what contractor 
evaluations/verifications they will implement and be ready 
to provide records of implementation. 
19. What is the expectation of the information 
  turnover during property transfer? Specifically:
A.  if I acquire a platform and 6 months later am 
  audited by BSEE, is it my responsibility to ensure 
  that I have information going back the required 2 to 
  6 years (i.e. testing and inspection data, MOC data, 
  etc)
This process should be covered by the pre-startup 
review process and if any non-solvable compliance 
issues occur, it should be communicated to BSEE

BSEE does expect you to have a current and up-to-
date HA for the acquired facility at the time of 
acquisition and that this facility is fully addressed in your 
  SEMS.
B.  If I acquire a platform, is it BSEE’s 
expectations that I will write operating 
procedures re-written to my company’s 
standards prior to operating the platform? 
Does BSEE recognize the potential impact?

Current and up-to-date operating procedures need to be 
in place upon acquisition of a facility.
20. What is the agency’s expectation to 
documentation of Ultimate Work Authority?

Your SEMS must identify the person on the facility or 
MODU with UWA.
Proper documentation needs to be available showing the 
  UWA designation by the operator and explained in 
  their SEMS program.  Such documentation needs to 
  be available during an audit.
Acceptable forms can be paper or electronic; can include 
a letter or a posted notice on the facility or MODU.
Operators must ensure that all personnel clearly know 
who has UWA.
21. The SEMS NTL has some information that 
contradicted the proposed SEMS II rule; is this 
going to cleaned up, either via a new NTL or in the 
new SEMS II rule?

BSEE is unclear as to what information in the NTL 
contradicted the proposed SEMS II rule. 

Nothing has been presented to us on this matter.
22. The agency seemed to add some new rules/expectations 
in the NTL, especially around the biologic and archaeological 
expectations, which then made it into the PINC list. However,
NTLs do not represent a regulatory requirement; is the 
agency going to revise their audit procedure to account for 
this?

The NTL attempted to clarify existing SEMS regulatory 
requirements. Environmental concerns needing to be addressed 
in SEMS go beyond Subpart S and API RP 75.  
Environmental issues that need to be addressed in a SEMS 
program are based on the lease document (archeological, 
biological, marine mammal stipulations), approved plans 
(POE, DPP, DOCD, DWOP, Pipeline), approved permits (APD, 
APM) and associated Conditions of Approval.
23. Has any progress been made on
establishing independent third auditor 
credentials, certifications, training, etc.?

BSEE will not certify or accredit I3Ps or any affiliated
  training with SEMS.
24. Following major acquisitions will there be a 
grace period to establish compliance and Review 
previous company’s processes for integration into 
new owners plan?

BSEE expects an operator to have a complete and up-
to-date SEMS program in effect upon completing an 
acquisition.
25. What is the expectation for verifying 
skills/knowledge of contractor employees prior to 
accessing work site?
Your SEMS program must address how you will verify that 
contractors are trained in the work practices necessary to 
perform their jobs in a safe and environmentally sound 
manner.
BSEE will review your SEMS program to confirm that it 
includes provisions for training/evaluating/verifying 
contractors and that you are following through as written in 
the plan. 
BSEE’s expectation is that each operator has a safety 
management system in place that allows for them to verify 
their contractors are trained prior to them accessing their 
work sites.
26. Is it true USCG is working to get items 
  under 
their jurisdiction included in SEMS II?

BSEE and USCG are working together in the 
Prevent Workgroup to address jurisdictional issues on SEMS 
and safety management systems.
 
BSEE is in the process of developing an MOU between the 
two Agencies to address SEMS jurisdictional areas.

BSEE is participating with USCG in an OSHA sponsored 
work group evaluating the use of a safety management 
system for all (onshore and offshore) oil and gas operations.
27. For JSA’s kept for 2 years, can these be 
unsigned electronic copies or must they be wet 
ink signed actual JSA’s used at the worksite?

JSA’s need to be signed.  

JSA’s can be original or copies.

JSA’s can be paper or electronic as defined in the 
  operators SEMS program.
28. Does the Lessee have to keep contractors’ 
JSAs or will the contract company be 
accountable for their JSAs for their own 
auditing purposes?
 
Example: Will B&S Welding be sending their 
JSA's to their safety dept. for retention or will 
we keep them on site?

 Operator is responsible for keeping JSA’s.
29. When does SEMS apply to a facility being 
developed / installed?  How does SEMS apply to 
the contractors installing the facility?
SEMS applies when facility is installed…when it 
touches the seabed. 

Once the facility touches the seabed then those 
contractors on the facility need to be covered by SEMS 
and any contractors on a motor vessel also need to 
be addressed in the operators SESM if such motor 
vessel is tethered, moored or attached to the facility.
Questions?




SEMS@bsee.gov
David Nedorostek
 (703) 787-1029

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:1
posted:3/3/2014
language:Unknown
pages:60