Docstoc
EXCLUSIVE OFFER FOR DOCSTOC USERS
Try the all-new QuickBooks Online for FREE.  No credit card required.

Ansvarsmatrise v2-0

Document Sample
Ansvarsmatrise v2-0 Powered By Docstoc
					 9 Vedlegg 1 - Ansvarsmatrise


  Henv.                                                                                   M=Må
 Anskaff
                        Aktivitet                                Beløpsgrenser
  elses-                                                                                  K= Kan                 Ansvarlig
 rutinen
 4       Rammekontrakter
 4.1     Avrop på rammekontrakter
         Skjemaet Behovsmelding fylles ut og                     Alle                 M                  Behovshaver/Godkjenner
         godkjennes av budsjettansvarlig.
                 Anskaffelsen bestilles hos leverandør i         Alle                 M                  Bestiller
                 henhold til aktuell rammekontrakt. Bestilling
                 skal foretas i AGRESSO.
                 Rapportere inn avvik på rammekontrakter                              M                  Bestiller
 4.2             Avrop ved hjelp av minikonkurranse
                 Følge regler for åpning av tilbud               Alle                 M                  Bestiller
                 Utarbeide anskaffelsesprotokoll                 Alle                 M                  Bestiller
                 Følge regler for arkivering av sak i arkiv      Alle                 M                  Bestiller
 4.3             Inngåelse av rammekontrakt
                 Inngå rammekontrakt                             Alle                 M                  Direktør
                 Ansvarlig for anskaffelsen                      Alle                 M                  Sertifisert innkjøper
                 Informere skoler/avdelinger + ekstra info til   Alle                 M                  Oppdragsgiver
                 EFT Kompetanse om inngått kontrakt
 4.4             Oppfølging av UDEs rammekontrakter -
                 Varer
                 Kontraktsoppfølging                             Rammekontrakter                         Avdelingen
                                                                 varer
 4.5             Oppfølging av UDEs rammekontrakter -
                 Tjenester
                 Kontraktsoppfølging                          Rammekontrakter
                                                              tjenester                                  Avdelingen
 5               Anskaffelser uten rammekontrakter
                 Alle anskaffelser
                 Grunnleggende anskaffelsesregler følges. For Alle                    M                  Oppdragsgiver
                 eksempel: Konkurranse, likebehandling,
                 forutberegnlighet osv.
                 Standard rutiner for bestillinger i AGRESSO Alle                     M                  Oppdragsgiver
                 Selvbetjening skal følges
 5.1             Anskaffelser under NOK 100 000
                 Skjemaet Behovsmelding fylles ut og          Mellom NOK 0-100        M                  Oppdragsgiver
                 godkjennes av budsjettansvarlig.             000
                 Standard rutiner for bestillinger i AGRESSO Mellom NOK 0-100         M                  Oppdragsgiver
                 Selvbetjening skal følges                    000
 5.2             Anskaffelser mellom NOK 100 000- 500
                 000
 5               Skjemaet Behovsmelding fylles ut og          Alle                    M                  Oppdragsgiver
                 godkjennes av budsjettansvarlig.
 5.2             Innhente Anskaffelsesnummer fra arkiv        Over NOK 100 000         M                 Oppdragsgiver
 5.2             Opprette sak i P360 (kun UDA)                Over NOK 100 000         M                 Oppdragsgiver
 5.2             Gjennomføre markedsundersøkelse              Over NOK 100 000         M                 Oppdragsgiver
 5.2             Opprette og signere anskaffelsesprotokoll Over NOK 100 000            M                 Oppdragsgiver
 5.2             Utarbeide konkurransegrunnlag. Vurdere å Over NOK 100 000             K - avhengig av   Oppdragsgiver
                 ta inn samfunnsansvar og miljø.                                       kompleksitet på
                                                                                       anskaffelsen
 5.2             Fremskaffe skatteattester fra tilbydere         Over NOK 100 000 M                      Oppdragsgiver
 5.2             Fremskaffe HMS erklæring fra vinner             Arbeid/tjenester over M                 Oppdragsgiver
                                                                 100 000
 5.2             Avklaringer/Forhandlinger med tilbyder          Over NOK 100 000 K                      Oppdragsgiver
 5.2             Utarbeide kontrakt                              Over NOK 100 000 M                      Oppdragsgiver
 5.2             Kvalitetssikre kontrakt                         Over NOK 100 000 K                      Justeamet ADP
 5.2             Underskrift kontrakt                            Mellom NOK 100 M                        Rektor/Driftsstyre/
                                                                 000 og 500 000                          Avdelingsdirektør




Anskaffelsesrutine for Utdanningsetaten, versjon 2.0

Sist revidert 07.12.2011                                                                                                          1
 9 Vedlegg 1 - Ansvarsmatrise


  Henv.                                                                                    M=Må
 Anskaff
                                    Aktivitet                       Beløpsgrenser
  elses-                                                                                   K= Kan          Ansvarlig
 rutinen
 5.3             Anskaffelser over NOK 500 000

                 Skjemaet Behovsmelding fylles ut og              Alle              M               Behovshaver/Godkjenner
                 godkjennes av Direktør
 5.3.1           Planlegge gjennomføring av anskaffelsen - Over NOK 500 000 M                       Sertifisert innkjøper
                 velge kontraksstrategi. Vurdere hvordan
                 man kan ta hensyn til samfunnsansvar og
                 miljø.
 5.3.2           Ta initiativ til at anskaffelseskomite opprettes Over NOK 10 mill. M               Sertifisert innkjøper

 5.3.3           Godkjenne kontraktsstrategi                        Over NOK 500 000 M              Sertifisert innkjøper,
                                                                                                    Justeamet ADP,
                                                                                                    Avdelingsdirektør/
                                                                                                    Områdedirektør og direktør
 5.3.1           Innhente Anskaffelsesnummer fra arkiv              Over NOK 500 000   M            Sertifisert innkjøper
 5.3.1           Opprette sak i P360                                Over NOK 500 000   M            Sertifisert innkjøper
 5.3.1           Gjennomføre markedsundersøkelse                    Over NOK 500 000   M            Sertifisert innkjøper
 5.3.4           Opprette anskaffelsesprotokoll                     Over NOK 500 000   M            Sertifisert innkjøper
 5.3.5           Utarbeide spesifikasjon som dokumenterer           Over NOK 500 000   M            Sertifisert innkjøper
                 hva som skal anskaffes
 5.3.6           Utarbeide konkurransegrunnlag                      Over NOK 500 000 M              Sertifisert innkjøper
 5.3.6           Kvalitetssikre kunngjøring og                      Over NOK 500 000 M              Justeamet ADP
                 konkurransegrunnlag
 5.3.6           Godkjenne konkurransegrunnlaget                    Over NOK 500 000 M              Avdelingsdirektør/
                                                                                                    Områdedirektør
 5.3.8           Sende godkjent konkurransegrunnlag til EFT Over NOK 500 000 M                      Sertifiserte innkjøpere
                 Kompetanse
 5.3.8           Godkjenne kunngjøringstekst                Over NOK 500 000 M                      Sertifisert innkjøper og
                                                                                                    Justeamet
 5.3.8           Annonsere anskaffelsen i Doffin/TED og             Over NOK 500 000 M              EFT Kompetanse
                 Oslo kommune sin anskaffelsesportal
 5.3.9           Utarbeide informasjonsplan                         Over NOK 500 000 K              Sertifisert innkjøper/
                                                                                                    Infoavdeling
 5.3.10          Mottak av tilbud                                   Over NOK 500 000   M            Arkiv/EFT Kompetanse
 5.3.11          Åpning av tilbud                                   Over NOK 500 000   M            EFT Kompetanse
 5.3.11          Utarbeide åpningsprotokoll                         Over NOK 500 000   M            EFT Kompetanse
 5.3.12          Ta stilling til eventuell avvisning av tilbud og   Over NOK 500 000   M            Sertifisert innkjøper
                 utforme brev
 5.3.12          Kvalitetssikre avvisningsgrunnlag og               Over NOK 500 000 M              Justeamet ADP
                 brevtekst
 5.3.12          Godkjenne og signere avvisningsbrev.               Over NOK 500 000 M              Avdelingsdirektør/
                                                                                                    Områdedirektør
 5.3.14          Evaluering og valg av tilbud, eventuelt            Over NOK 500 000 M              Sertifisert innkjøper
                 gjennomføre kontraktsforhandlinger
 5.3.14          Oppdatere anskaffelsesprotokoll med valg           Over NOK 500 000 M              Sertifisert innkjøper
                 av tilbud i henhold til tildelingskriterier.
 5.3.14          Utarbeide kontraktstildelingsbrev                  Over NOK 500 000 M              Sertifisert innkjøper
 5.3.14          Kvalitetssikre og signere oppdatert                Over NOK 500 000 M              Justeamet ADP
                 anskaffelsesprotokoll




Anskaffelsesrutine for Utdanningsetaten, versjon 2.0

Sist revidert 07.12.2011                                                                                                         2
 9 Vedlegg 1 - Ansvarsmatrise


  Henv.                                                                                M=Må
 Anskaff
                                    Aktivitet                 Beløpsgrenser
  elses-                                                                               K= Kan          Ansvarlig
 rutinen
 5.3.14          Kvalitetssikre kontraktstildelingsgrunnlag og Over NOK 500 000 M               Justeamet ADP
                 brev
 5.3.14          Godkjenne og signere                          Over NOK 500 000 M               Avdelingsdirektør/
                 kontraktstildelingsbrev.                                                       Områdedirektør
 5.3.15          Saksbehandle eventuelle klager                Over NOK 500 000 M               Sertifisert innkjøper,
                                                                                                Justeamet ADP og
                                                                                                avdelingsdirektør/
                                                                                                områdedirektør
 5.3.16          Behandle innsynssaker                        Alle             M                Oppdragsgiver/Arkiv
 5.3.17          Inngå kontrakt                               Over NOK 500 000 M                Direktør
 5.3.8           Kunngjøre konkurranseresultatet for varer    Over NOK 500 000 M                EFT Kompetanse
                 og tjenester i Doffin/TED.
 5.3.14          Signere oppdatert anskaffelsesprotokoll      Over NOK 500 000 M                Sertifisert innkjøper,
                                                                                                Avdelingsdirektør/
                                                                                                Områdedirektør og Direktør

 6               Controllerrutiner
 6.1             Gjennomføre internkontroll av anskaffelser                        M            EFT Kompetanse

 6.2             Rapportere resultat av internkontroll                             M            EFT Kompetanse
 6.3             Behandle avvik fra anskaffelsesregelverket                        M            Direktørmøtet/linje
 7               Arkiv
                 Aktiviteter i henhold til Arkivrutiner                            M            Saksbehandler/Arkiv
 8               Kontraktsoppfølging av enkeltkontrakter
 8               Kontraktsoppfølging                          Vanlige kontrakter   M            Oppdragsgiver
 9               Vare- og tjenestemottak
 9               Vare- og tjenestemottak                                           M            Bestiller/Godkjenner




Anskaffelsesrutine for Utdanningsetaten, versjon 2.0

Sist revidert 07.12.2011                                                                                                     3

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:0
posted:11/23/2013
language:Unknown
pages:3