1. SOP Surat Masuk-Keluar

Document Sample
1. SOP Surat Masuk-Keluar Powered By Docstoc
					                                                                        FORM 1
                                                           DAFTAR KEBUTUHAN PENGEMBANGAN SOP



Satuan Kerja : Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat

                        SOP yang Akan Dikembangkan
                                                                                                       Alasan Pengembangan
               Bagian/Bidang                         Prosedur
I. Sekretariat                            1. Surat Masuk                 1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003
   (Subbag Umum dan Kepegawain)          2. Surat Keluar                    tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik.
                                                                         2. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Pemerintahan Yang
                                                                            Bersih dan Bebas KKN.
                                                                         3. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan
                                                                         4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip
                                                                         5. Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Kedudukan, Tugas,
                                                                            Fungsi, Susunan Organisasi dan Tatakerja Dinas-Dinas Daerah Provinsi Nusa Tenggara
                                                                            Barat.
                                                                         FORM 2
                                                                   IDENTIFIKASI SOP



Satuan Kerja : Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat

                                                                                                             Persyaratan/
          Bagian/Bidang                 SOP                             Aktivitas                                            Waktu              Output
                                                                                                             Kelengkapan
                                                   Staf Subbag Umum dan Kepegawaian menerima              Surat              5 menit    Surat
1. Sekretariat.                  Surat Masuk       surat dan mencatat di buku agenda surat masuk
(Subbag Umum dan Kepegawaian)
                                                   Surat dibuatkan lembar disposisi dan diserahkan ke     Surat , lembar     5 menit    Surat yang telah
                                                   kepala dinas                                           disposisi                     diberikan lembar
                                                                                                                                        disposisi
                                                   Kepala Dinas menelaah isi surat untuk selanjutnya      Surat yang telah   10 menit   Surat yang telah
                                                   didisposisikan ke Sekretaris/Bidang dan dikembalikan   didisposisi                   didisposisi
                                                   ke bagian umum
                                                   Bagian umum mencatat isi disposisi dan diserahkan      Surat yang telah   5 menit    Surat yang telah
                                                   ke Sekretaris / Bidang sesuai isi surat                didisposisi                   didisposisi

                                                   Sekretaris / Bidang menerima dan melanjutkan isi       Surat yang telah    1 hari    Surat yang telah
                                                   surat sesuai dengan disposisi                          didisposisi                   didisposisi
                                                                          FORM 3
                                                                  FORM PENULISAN SOP

      PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT                   Nomor SOP
       DINAS PETERNAKAN DAN KESEHATAN HEWAN                     Tanggal Pembuatan
                                                                Tanggal Revisi
                                                                Tanggal Efektif
Bagian/Bidang : Sekretariat.
                                                                Disahkan oleh           Kepala Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB
                    (Subbag Umum dan Kepegawaian)
                                                                Nama SOP                Surat Masuk.

Dasar Hukum                                                                             Kualifikasi Pelaksana
1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang    - Pendidikan minimal SMA
   Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik.                                       - Memahami tatacara kearsipan surat menyurat
2. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Pemerintahan Yang Bersih
   dan Bebas KKN.
3. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan
4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip
5. Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Kedudukan, Tugas, Fungsi,
   Susunan Organisasi dan Tatakerja Dinas-Dinas Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat.
Keterkaitan                                                                             Peralatan/ Perlengkapan
- SOP Surat Keluar                                                                      - Buku agenda surat masuk
                                                                                        -
Peringatan                                                                              Pencatatan & Pendataan
Jika SOP ini tidak dilaksanakan akan berdampak:                                         (diisi apabila setelah dilaksanakan ada kendala/hambatan)
- Informasi yang diterima terlambat
- Kegiatan tidak terlaksana dengan optimal

Jika SOP ini dilaksanakan akan berdampak :
- Informasi cepat diterima
- Kegiatan dapat dilaksanakan secara optimal
                                                                        Pelaksana                                           Mutu Baku
No.                       Aktivitas                                     Sekretaris/                                                                           Ket.
                                                           Subag Umum                 Kepala Dinas           Persyaratan        Waktu          Output
                                                                         Bidang
 1    Staf Subbag Umum dan Kepegawaian menerima                                                      Surat                      5 menit    Surat
      surat dan mencatat di buku agenda surat masuk           Mulai

 2    Surat dibuatkan lembar disposisi dan diserahkan ke                                             Surat , lembar disposisi   5 menit    Surat yang telah
      kepala dinas                                                                                                                         diberikan lembar
                                                                                                                                           disposisi
 3    Kepala Dinas menelaah isi surat untuk selanjutnya                                              Surat yang telah           10 menit   Surat yang telah
      didisposisikan ke Sekretaris/Bidang dan                                                        didisposisi                           didisposisi
      dikembalikan ke bagian umum
 4    Bagian umum mencatat isi disposisi dan diserahkan                                              Surat yang telah           5 menit    Surat yang telah
      ke Sekretaris / Bidang sesuai isi surat                                                        didisposisi                           didisposisi

 5    Sekretaris / Bidang menerima dan melanjutkan isi                                               Surat yang telah            1 hari    Surat yang telah
      surat sesuai dengan disposisi                                       Selesai                    didisposisi                           didisposisi
                                                                         FORM 2
                                                                    IDENTIFIKASI SOP



Satuan Kerja : Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi Nusa Tenggara Barat

                                                                                                            Persyaratan/
          Bagian/Bidang                 SOP                              Aktivitas                                            Waktu              Output
                                                                                                            Kelengkapan
                                                   Kasubbag/Kepala Bidang membuat surat dan              Surat                5 menit    Surat
2. Sekretariat.                  Surat Keluar      diserahkan ke sekretaris untuk diparaf
(Subbag Umum dan Kepegawaian)
                                                   Sekretaris menerima surat dari Kasubbag/Kabid         Surat                5 menit    Surat
                                                   untuk di paraf dan diserahkan ke Kasubbag/Kabid

                                                   Kasubbag/Kabid menerima surat yang telah diparaf      Surat                5 menit    Surat yang telah
                                                   dan diserahkan ke Kepala Dinas untuk ditandatangani                                   diparaf

                                                   Kepala Dinas menelaah isi surat dan menandatangani    Surat yang telah     5 menit    Surat yang telah
                                                   surat dan dikembalikan ke Kasubbag/Kabid              diparaf Sekretaris              ditandatangani

                                                   Kasubbag/Kabid menyerahkan surat ke bagian umum       Surat yang telah     5 menit    Surat yang telah
                                                   untuk diagendakan dan diberikan no surat Keluar       ditandatangani                  diagendakan
                                                                                                         Kadis
                                                   Bagian umum mengagendakan surat dan                   Surat yang telah     5 menit    Surat yang telah
                                                   memberikan No. Surat, selanjutnya diserahkan ke       diagendakan                     diagendakan
                                                   Kasubbag/Kabid
                                                   Kasubbag/Kabid menerima surat yang telah              Surat yang telah     10 menit   Arsip surat
                                                   diagendakan dan menggandakan surat                    diagendakan

                                                   Surat diarsipkan dan didistribusikan sesuai dengan    Surat                10 menit   Surat telah
                                                   tujuan surat                                                                          didistribusikan
                                                                            FORM 3
                                                                    FORM PENULISAN SOP

      PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT                     Nomor SOP
       DINAS PETERNAKAN DAN KESEHATAN HEWAN                       Tanggal Pembuatan
                                                                  Tanggal Revisi
                                                                  Tanggal Efektif
Bagian/Bidang : Sekretariat.
                                                                  Disahkan oleh             Kepala Dinas Peternakan dan Kesehatan Hewan Provinsi NTB
                    (Subbag Umum dan Kepegawaian)
                                                                  Nama SOP                  Surat Keluar

Dasar Hukum                                                                             Kualifikasi Pelaksana
1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003            - Pendidikan minimal S1
   tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik.                               - Memahami tatacara kearsipan surat menyurat
2. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Pemerintahan Yang
   Bersih dan Bebas KKN.
3. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan
4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusunan Arsip
5. Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2008 tentang Pembentukan, Kedudukan, Tugas, Fungsi,
   Susunan Organisasi dan Tatakerja Dinas-Dinas Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat.
Keterkaitan                                                                             Peralatan/ Perlengkapan
- SOP Surat Masuk                                                                       - Buku agenda surat Keluar
                                                                                        -
Peringatan                                                                              Pencatatan & Pendataan
Jika SOP ini tidak dilaksanakan akan berdampak:                                         (diisi apabila setelah dilaksanakan ada kendala/hambatan)
- Informasi yang akan disampaikan terlambat
- Kegiatan tidak terlaksana dengan optimal

Jika SOP ini dilaksanakan akan berdampak :
- Informasi cepat disampaikan
- Kegiatan dapat dilaksanakan secara optimal
                                                                       Pelaksana                                               Mutu Baku
No.                       Aktivitas                     Kasubbag/   Subbag                 Kepala                                                               Ket.
                                                                              Sekretaris                    Persyaratan            Waktu             Output
                                                          Kabid     Umum                   Dinas
 1    Kasubbag/Kepala Bidang membuat surat dan                                                      Surat                          5 menit   Surat
      diserahkan ke sekretaris untuk diparaf              Mulai

 2    Sekretaris menerima surat dari Kasubbag/Kabid                                                 Surat                          5 menit   Surat
      untuk di paraf dan diserahkan ke Kasubbag/Kabid
 3    Kasubbag/Kabid menerima surat yang telah                                                      Surat                          5 menit   Surat yang telah
      diparaf dan diserahkan ke Kepala Dinas untuk                                                                                           diparaf
      ditandatangani
 4    Kepala Dinas menelaah isi surat dan                                                           Surat yang telah diparaf       5 menit   Surat yang telah
      menandatangani surat dan dikembalikan ke                                                      Sekretaris                               ditandatangani
      Kasubbag/Kabid
 5    Kasubbag/Kabid menyerahkan surat ke bagian                                                    Surat yang telah               5 menit   Surat yang telah
      umum untuk diagendakan dan diberikan no surat                                                 ditandatangani Kadis                     diagendakan
      Keluar
 6    Bagian umum mengagendakan surat dan                                                           Surat yang telah               5 menit   Surat yang telah
      memberikan No. Surat, selanjutnya diserahkan ke                                               diagendakan                              diagendakan
      Kasubbag/Kabid
 7    Kasubbag/Kabid menerima surat yang telah                                                      Surat yang telah              10 menit   Arsip surat
      diagendakan dan menggandakan surat                                                            diagendakan

 8    Surat diarsipkan dan didistribusikan sesuai                                                   Surat                         10 menit   Surat telah
      dengan tujuan surat                                Selesai                                                                             didistribusikan

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:6
posted:10/27/2013
language:
pages:7