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Chap 11: ERP導入

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Chap 11: ERP導入 Powered By Docstoc
					Chap 11: ERP導入
   王 淑 貞


                 1
         內容大綱
•   導入規劃
•   專案準備
•   企業藍圖規劃
•   系統設計與開發
•   系統上線及持續改善
•   專案管理
•   結論
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         IT或企業專案?
• 假如ERP 導入只是IT性質專案
 – 就如同更換email 系統一般
   • 不須考慮任何企業利益
   • 以最節省人力與物力建置完成
   • 在系統運作後,公司不再預期做任何business process調整
• 假如ERP 導入是business 性質專案
 – 將公司預期之企業目標設定清楚
 – 為達營運目標,可能需較多人力物力
 – 在開始運作後,系統流程必須再經過進一步的調整


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       ERP專案導入重點
•   導入企業資源規劃時,導入範圍和順序及時間
•   企業對導入企業資源規劃系統的期望
•   企業是屬於何種產業和營運模式
•   將配合策略發展的流程調整至ERP系統中
•   將流程運作所需的正確資料輸入系統中




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   ERP導入應配合企業策略
• 使用不同的策略方法論以辨認競爭優勢
 – 辨認企業在價值鍵中所具有之價值
• 決定企業的營運模式(Business Model)
• 辨認營運模式的核心流程




                              5
台灣企業導入ERP的原因




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台灣企業導入ERP模組分佈比率




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ERP導入階段




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        初始評估
• 導入前,企業評估為何須使用ERP系統與預估導
  入後效益與成本費用.
• 並非所有企業皆適合導入套裝的ERP軟體系統.
• 須評估與選擇軟體與顧問公司.
• 企業選擇自行導入,未借重顧問,雖然節省經費,
  須注意員工是否有此專業知識,增加導入的風險
  .
• ERP導入專案不適宜與企業流程再造一起執行.
• 企業營運的淡季中從事ERP導入較為適宜.

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            ERP導入策略
• 模組與地點上線順序
• 多模組導入策略
 – 逐步式(Step by Step)
       模組分批上線
 – 大躍進式(Big Bang)
        所有模組同時上線
 – 複製式(Roll-Out)
       先一個據點建立完整系統,再複製其他據點
• 何種策略導至較佳之結果?  
 – 無明顯差距
 – 39.4% Big Bang (NCU 2003 Survey)
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  逐步式模組導入(step by step)
• 優點
 –   單位時間內所需投入人力較少
 –   專案品質隨成員技術及知識的累積而增加
 –   前一個部分專案的經驗可以不斷累積到下一個部分專案
 –   變革過程較為平順
 –   導入成本有較長時間分攤
• 缺點
 – 專案導入時間較長
 – 不斷調整暫時性客製化系統介面以維護新模組及舊模組的銜
   接,耗費成本與時間
 – 成員的衝勁與動機可能因時間拉長而減低
 – 使用者無法立即體會到系統整合的優點
 – 過程較長, 因此可能因環境改變, 導致企業流程須重新調整


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       大躍進式(Big-Bang)

• 優點
 – 專案時程縮短
 – 整合後的功效可馬上展現
 – 專案成員的衝勁較高
• 缺點
 –   在短時間內需投下龐大人力與物力
 –    需要高階管理人員的緊密參與及對問題的快速回應
 –   須進行大量的教育訓練與組織的變革管理
 –   不成功的風險比較高

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       逐據點導入(Roll-Out)
• 優點
 –   專案成員可以從前面的據點所建立的導入過程中學到經驗
 –   所需資源較所有據點同時導入少
 –   因為主要問題已在首要據點解決,可以降低後續各點風險
 –   據點與據點間可增進彼此了解
• 缺點
 –   可能會忽略各據點特有的流程
 –   但若考慮各據點的獨特運作方式,可能使系統的建置變的複雜
 –   導入時間較長,暴露的風險較高
 –   計畫人員長時間的離開原工作環境,增加未來歸建的風險




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         內容大綱
•   導入規劃
•   專案準備
•   企業藍圖規劃
•   系統設計與開發
•   系統上線及持續改善
•   專案管理
•   結論
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               專案準備
• 進行高階主管訪談
• 設定專案目標
  – 這是IT專案或Business專案?
• 建立專案組織: 規劃專案key user 與MIS 投入人力
  – 是否須自力將系統導入至其他地方?
  – 是否預期自行維護此系統?
決定導入策略
  – 投入資源與承受風險?
• 安裝開發與測試環境
• 訓練專案key users(種子)
• 評估技術上的需求
  – 評估網路與資料庫的資源是否足夠
  – 例如,系統要求能在外部網路登入,則公司之網路設備是否準
    備好?

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     高階主管訪談
• 了解高階主管的策略思考:以利進行企業
  藍圖規劃時,規劃出高層所需的企業流程
  與系統功能。
• 對於導入過程與結果做溝通:對預期的導
  入經過與結果,做意見溝通與交換。



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        專案規劃
• 專案規劃包括:
   (1)導入專案願景的釐清.
   (2)導入策略的制定
   (3)專案內單元或模組確認




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          專案目標
• ERP專案如為企業專案就應訂定專案目標
• 專案目標特色
 –   清楚
 –   簡單易懂
 –   可量測
 –   可用以評估成本效益
 –   可實現但又有挑戰性


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                             專案目標範例
•   模組名稱                目標                衡量方法                    預期節省金額/ 每年

•   銷售及配送                1. 確保在客戶諮            隨機檢查地區銷售   
•                           詢之後的兩小            單位及其客戶
•                           時之內回應  
•                        2. 確定對顧客回                 同上
•                            應的正確性  
•                        3. 行銷售流              可每年節省$40,000                  $40,000 
•                            程的精簡  
•                        4. 需求與備料間            可每年節省$60,000                  $60,000 
•                            的平衡
•   財務                   5. 平均付款時間            未付款時間從75天
•                            減少5天             降至70天
•   生產規劃                 6. 降低訂單計劃            工作日由10天
•   / 物料管理                   至生產時間50 %        降至5天
•                        7. 降低庫存40 %          節省$580,000                       $580,000 
•
•   整體               8. 增加員工生產力         可減少員工8人  
•                                       8 * 500,000 = 4,000,000              $4,000,000 
•   預估每年節省總成本                                                                $4,680,000 
•
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ERP 績效(DT和Benchmarking Partner )
      有形利益                  無形利益



l       人員減少         l       提高資訊的可見度
l       存貨減少         l       嶄新的或已改善的企業流程
l       生產力增加        l       改善對顧客的回應速度
l       更快速的財務循環     l       標準化電腦作業平台
l       訂單流程的改善      l       對各系統間的嚴密整合
l       採購成本的降低      l       改善成本結構
l       減少IT的花費      l       更佳的彈性
l       改善現金管理       l       改善Y2K的問題
l       利潤的增加        l       全球化的資訊分享
l       維護成本的減少      l       改善經營績效
l       增加即時交貨的準確率   l       改善供應鏈的績效
l       運售與配銷成本的減少   l       創造新的經營模式

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專案組織範例圖




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      專案組織(督導委員會)

• 督導委員會
 –   高階主管組成
 –   督導專案目標達成與否
 –   制定專案導入的政策
 –   確保資源的可用性
 –   快速的決策
 –   對專案經理的支持

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         專案經理
•   了解專案、企業、整體環境
•   穩定的情緒管理、本身具有高度壓力
•   正面的人際關係
•   為企業所接納與信任
•   清楚瞭解組織影響力
•   善於利用非正式的聯誼
•   習慣於沒有掌聲的環境
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       專案管理組
• 主要任務:在於管理專案的進度與品質,負
  責小組之間的協調與溝通。
• 其工作及權責為:
 – 專案的導入
 – 溝通, 協調及控制所的專案進度與品質
 – 對功能性的議題進行評估與決策




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      專案小組(工作及權責)

•   致力於解決企業目前及未來的流程
•   對專案管理組提供支援
•   建構及客製化系統
•   對使用者提供支援及教育訓練
•   測試新系統
•   蒐集正確資料以便輸入系統中


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      安裝開發與測試環境




• ERP系統為企業日常運作息息相關,屬於不可停頓
• 建議客戶安裝三套ERP系統,分別為開發、測試、
  正式運作系統



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     專案小組成員訓練
• 訓練內容
 – 系統功能:重點在教導系統功能
 – 企業流程:重點在教導最新經營管理觀念,以
   符合新軟體的流程及控制程序.
 – 專案管理:重點在教導專案管理技巧,以便能
   在專案中執行應履行的義務.




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         內容大綱

•   導入規劃
•   專案準備
•   企業藍圖規劃
•   系統設計與開發
•   系統上線及持續改善
•   專案管理
•   結論
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         企業藍圖規劃

為企業訂定未來企業組織架構與流程
•   確認未來營運模式與組織架構
•   規劃並設計未來作業流程
•   完成系統基本功能架構討論
•   確認外掛程式需求及時程
•   執行企業藍圖確認研討會




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         內容大綱

•   導入規劃
•   專案準備
•   企業藍圖規劃
•   系統設計與開發
•   系統上線及持續改善
•   專案管理
•   結論
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 規劃並設計未來作業流程
• 作業流程與系統功能不搭配時有以下幾
  種解決方式:
 – 從系統標準功能中再找尋一次
 – 快速解決法? 如果是系統中未設計的欄位,可
   否用其他欄位代替
 – 在作業流程與系統功能找到妥協
 – 外掛程式
 – 直些修改系統程式 (應極力避免, 因可能導致
   系統日後無法升級)

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      流程差異與調整
• 如設計的流程與系統功能不搭配,可以如
  下幾種方法解決
 – 從系統標準功能中再找尋一次
 – 快速解決法? 如果是系統中未設計的欄位,可
   否用其他欄位代替
 – 在作業流程與系統功能找到妥協
 – 外掛程式
 – 直些修改系統程式 (應極力避免, 因可能導致
   系統日後無法升級)             50
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          系統設計與開發
• 設定系統參數
• 撰寫外掛程式
• 執行系統測試:安裝測試、單元測試、功能測
    試、整合測試、外掛測試
•   建立授權架構
•   資料轉檔準備與測試
•   建置正式系統環境
•   一般使用者教材開發
    – 由專案團對中的主要使用者(key user) 開發

                                  53
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        常見外掛程式
•   螢幕輸出入介面
•   輸入表單格式
•   輸出報表格式
•   線上處理的溝通介面
•   資料轉檔
•   和其他系統作資料交換

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         內容大綱
•   導入規劃
•   專案準備
•   企業藍圖規劃
•   系統設計與開發
•   系統上線及持續改善
•   專案管理
•   結論


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          系統上線規劃
預先規劃如何從測試環境移轉到上線環境,並使
 一般使用者能熟悉系統操作及作業流程,主要
 任務有以下幾點:
•   研擬系統上線計畫
•   將客製功能由測試環境移轉轉到正式環境
•   安裝一般使用者作業環境
•   訓練使用者
•   建立上線支援站
•   執行資料轉換

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        上線支援站
• 主要目的是當系統上線發生問題時,使用
   者有操作困難時提供協助管道.
   通報與處理程序可分成以下幾級:
• 第一線支援:由各專案小組成員負責,解決系統
  管理,使用者操作.
• 第二線支援:由專案負責人,專案顧問負責解決
  系統設定及外掛程式錯誤.
• 第三線支援:系統業者負責,提供24小線上服務
  機制.

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62
      系統上線與後續支援
• 選擇適當的系統轉換方式
 – 平行運作(Parallel run)
 – 立即轉換(Cut over)
• 按照上線規劃輸入資料
 – 會計年度起始
 – 待處理訂單最少時
• 按照規劃輸入資料並核對資料正確性
 – 各部門按序停止運作並將資料輸入新系統
 – 月結報表是否正確
• 協助使用者熟悉系統
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         持續改善
• 專案結束是企業使用ERP系統的起點
• 未來企業會將ERP與其他企業E化軟體整合.




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         內容大綱
•   導入規劃
•   專案準備
•   企業藍圖規劃
•   系統設計與開發
•   系統上線及持續改善
•   專案管理
•   結論


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           專案控管
• 專案控管週期:
    (1)訂定目標
    (2)離差測量
    (3)檢討修正
    (4)學習提升.
• 風險管理
• 品質控制
• 成本控制
                  69
         風險管理
• ERP專案因耗費龐大人力,物力與時間,因此如失
  敗對企業可能影響很大
• 可進行風險控管以降低失敗機會




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                            風險管理評估分析例子
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
風險因子                                 發生的可能性                                        影響程度               因應方法
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1. 人員離職                                3                                                  3                    增加薪水、                
                                                                                                                準備接替人選、
                                                                                                                增加成就感
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2.不恰當的
        •                                                                                                      報請督導委
   員案人力編組                  2                                                  3                    會增加人力、
                                                                                                                延後時程
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3. 專案成員                                                                                                         保留詳細
     知識和能力                   2                                                          3                      的文件、  
     的不足                                                                                                         內 /外受訓、
                                                                                                                求助顧問
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4. 不好的                                                                                                          撤換、
    培養外界顧問               3                                                   2                     內部顧問、 
                                                                                                                加速軟體知識轉移

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5. 使用者的                                                                                                      資訊分享、
    接受能力低                        2                                                 2                      教育訓練、 
                                                                                                            個別手冊、
                                                                                                           上線輔導


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台灣企業導入ERP可能遇到的問題




               72
      影響專案成功十大障礙
•   使用者的技能與教育訓練差
•   企業本身的技術能力不足
•   系統主要功能不合用
•   組織的抗拒
•   須與很多舊系統整合
•   使用者須改變的範圍大
•   系統客製化的程度多
•   大的專案
•   專案進行中人員離職
•   預算不足

                   73
        變革管理
• 減少員工的抗拒,讓全體企業齊心度過變革股臉的任務.




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          抗拒原因
•   害怕失去對原先資料擁有權利
•   害怕失敗
•   怕被新系統綁住,失去與社會連結
•   安於現況,懶得對”改變”回應
•   害怕整個結構改變
•   其他個人或商業考量



                      75
           變革方法

•   溝通
•   教育訓練
•   提供資訊
•   工作調整
•   解雇



                  76
         成功關鍵因素
•   高階主管支持
•   專案成員間的互信
•   簡單,清楚且可衡量的目標
•   高素質的專案成員
•   公開誠實的資訊政策
•   良好的專案導入方法
•   確實規劃資料轉換
•   確實的變革管理
•   強而有力的專案管理
•   控制外掛程式的數目
                   77
             結論
• ERP 系統可即時整合資料以便企業運作
• 為了從這樣的系統中獲得企業利業,必
  須小心規劃並依循正式導入方法論
 –   專案準備
 –   企業藍圖
 –   系統實現
 –   最後準備
 –   上線及支援
 –   持續改進
                        78

				
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posted:9/24/2013
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