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EMS Record Review 2012_13

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EMS Record Review 2012_13 Powered By Docstoc
					Student record 2010/11
post-collection seminar

         Cardiff
     1 February 2012
Objectives

• Review the 2010/11 collection
• Cover the changes to the Student record for 
  2011/12…
• …and the more significant changes for 2012/13 as a 
  result of the record review
• Allow plenty of opportunity for questions, 
  discussion and sharing of ideas and experiences
What’s new at HESA?

• New-look website launched in Autumn
• Student Record review 2012/13
• Information landscape project
• Institutional Liaison survey 
Institutional Liaison survey 2011

• Survey ran in December 2011 to review customer 
  satisfaction on the services provided by the IL 
  team.
• 288 responses received: 36% were Student contacts
• Survey questions looked at the email and 
  telephone helpdesk as well as online guidance 
  documentation.
• Results will be used to further the customer 
  experience
Institutional Liaison survey 2011
Institutional Liaison survey 2011
Student Record 2010/11
Timescales

• 137 institutions out of 164 (84%) completed a 
  successful INSERT on or before the 15-SEP-2011
• 111 institutions out of 164 (68%) completed a 
  successful COMMIT on or before the 22-SEP-2011
  –  25 (47%) institutions were not in contact regarding the 
    deadline
Return deadline
Commit deadline
Sign-off


            Last sign-off
           received mid-
             December
Data quality checking
No. Commits checked                     616


Average wait for queries                2 working days


Maximum wait                            5 working days


Average no. transactions checked per    4
HEI

Maximum no. transactions checked        9
System activity

                  The blue line represents the
                  sector average and the orange
                  represents the ‘ideal’ scenario
Test commits processed
Commits processed
PCVS

• For 2010/11 the PCVS (Early) System opened on 6 
  May – earlier than in previous years
• Allows you to expose your data to exception and 
  entry profile validation checks
• Currently this is under-used by institutions – 
  2011/12 could be the final year that it is operated
Aggregate Offshore Collection

• Change to timescales for 2010/11 – commit 
  deadline put back by one week
• 12% institutions missed the commit deadline
  – Slight improvement on last year
  – Of these the majority met the return deadline
Common issues and queries
TYPEYR

• TYPEYR is being changed between years – often 
  incorrectly
• “TYPEYR must be coded 1 where COMDATE in 
  range 01 Aug - 31 Dec and ENDDATE in range 01 
  Jan - 31 Jul and RSNEND is coded 01 or 98”
• When should it change? 
TYPEYR example 1
• Where a postgraduate course changes from an active MODE 
  to a writing-up MODE following the anniversary of the 
  COMDATE in order to complete dissertation work there 
  would be a change from non-standard to standard.




                           TYPEYR
                 2010/11      2
                 2011/12      1
TYPEYR example 2

• Student begins studying on a non-standard course 
  before suspending their studies at the end of year 
  1. They then recommence their course with a 
  standard cohort in 2011/12



                            TYPEYR
                  2009/10     2
                  2010/11     2
                  2011/12     1
STULOAD exception rules

• There were problems with the new rules for FE 
  students, short courses and WFA provision
• Validation did not round up 1 day to one week so 
  these records could never pass validation
• The rules will need to be revisited for C11051 
  however they did highlight over-reporting of FTE
Splitting FTE

• Where a year spans reporting periods the FTE 
  should be split appropriately between the two
For example
A one year Masters commencing in 1 October 2010 
  and completing in October 2011
POSTCODE.Exception.6
• For institutions in England, Scotland and Wales, where
  exists EntryProfile.POSTCODE should be located in
  the country of EntryProfile.DOMICILE
• 101 HEIs generated this warning in 2010/11
• Borderline cases acceptable
• Needs to be reviewed for 2011/12 – can institution’s 
  improve the recording of DOMICILE and 
  POSTCODE
• ‘On entry’ fields
Student.TTACOM

• Evidence of miscoding within many institutions…
• …for example not all codes being used
• Relationship with EntryProfile.POSTCODE and  
  Student.TTPCODE…
• …for example TTPCODE should not match 
  POSTCODE where TTACOM is ‘institution 
  maintained property’
EntryProfile.ARTICLN

• Identifies whether a student has been admitted to 
  the current instance with advanced standing; the 
  advanced standing having been awarded on the 
  basis of an HND/HNC qualification and the 
  student has not previously studied at degree or 
  post-graduate level
• Continued evidence of incorrect coding or use of 
  ‘information sought but not known’ code
Qualifications on Entry

• High levels of not known data in check doc item 7 
• New rules introduced for institutions in England 
  designed to trap these
• More extensive validation likely for 2011/12 and a 
  change in coverage for 2012/13  to explicitly state 
  that this is required for UCAS and NON UCAS 
  entrants
What are the rules?
• EntryProfile.QualificationsOnEntry.Exceptions 8-11
   – Where the institution is in England there are more than 10/5/2% of instances where 
     Instance.COMDATE > Y1-07-31 and (Student.BIRTHDTE is null or earlier than (Y1-
     21)-09-01) and Instance.MODE is in (01, 23, 24) and EntryProfile.DOMICILE in (XK, 
     XF, XI, XH, XG) and (EntryProfile.QUALENT3 is coded P50, P62, P63, P64, P65, P68 
     or P91) with no QualificationsOnEntry entity

• QualificationsOnEntry.QUALGRADE.Exceptions 6-9
   – Where the institution is in England more than 1% of QualificationsOnEntry 
     records for a tariff bearing qualification with no 
     QualificationsOnEntry.QUALGRADE for instances where 
     (Course.COURSEAIM begins H, I, J or C or is M22 or M26) and 
     Instance.COMDATE > Y1-07-31 and Instance.MODE is in (01, 23, 24) and 
     EntryProfile.DOMICILE in (XK, XF, XI, XH, XG) and 
     (EntryProfile.QUALENT3 begins with P).
QUALENT3

• Schema vs. QUALENT2
  – QUALENT3 new for 2010/11
  – Confusion over position in schema – use the XSD files to 
    show the structure


• When should P80 be used?
  – Minimal use expected
  – Generally use P91/92 instead
  – Changes to UCAS mapping for 2011/12
QUALENT3 and *J

• Institutions should cross-check the data coming 
  from UCAS bearing in mind that:
  – *J contains all of the qualifications in Apply and 
    therefore an ‘expected’ level 4 qual will override an 
    achieved level 3
     • This has implications for ELQ
  – HIQA & HIQE cannot use P91/92 but instead the 
    QUALENT3 coding frame is used as a hierarchy and the 
    qualification closest to the top is taken as ‘highest/best’
     • Implications for mixture of qualifications to be missed 
HIN

• Significant numbers of COURSEID changes
• Introduction of KIS requires stability in 
  COURSEID
   – COURSEID should not increment with the stage of the 
     programme
•  but changes can be genuine:
   – Transfers
   – Wholesale recoding
Closing records

• High numbers of records in report C across the 
  sector – sometimes over 1000 records are missing
• Partly due to dormant records not being closed
• Moving between AOR and Student record
• Also transfers…
Transfers

• NUMHUS is being changed incorrectly for 
  students who transfer programmes
NSS

• For 2010/11 we expanded the Exclusion file to 
  include fields like TOTFTE and YEARADJ to help 
  institutions
• Still queries regarding particular fields
   – YEARADJ
   – EXPEND
• FAQ document available in the support centre
NSS FAQs
• Calculating YEARADJ:
   – Where Instance.YEARPRG = 99 (not applicable) or is null, 
     YEARADJ = 0. 
   – Where a foundation year has not been undertaken YEARADJ = 
     (31 July Y2 - Instance.COMDATE)-Instance.YEARPRG. 
   – Where a foundation year has been undertaken YEARADJ = (31 
     July Y2 - Instance.COMDATE)-Instance.YEARPRG-1. 


*Note that there is a process in place (CEIL) which rounds up the 
  difference to the nearest whole number. Therefore 4 months 
  becomes 1 year. 
Exception warnings
• C10051.Student.TTPCODE.Exception.6 (3056)
-   Term-time postcode is the same as on entry postcode despite term-time 
    accommodation suggesting it shouldn’t be

• C10051.EntryProfile.PREVINST.Exception.5 (2785)
-   The school code returned for previous institution is not a known value in the PI 
    reference data

• C10051.Student.HUSID.Exception.2 (2510)
-   Suggests multiple records for the same student

• C10051.Course.COURSEAIM.Exception.4 (2621)
-   Multiple courses exist for the same HUSID
Data collection/output issues
Data supply

• Module table new for 2010/11
• Issue with STULOAD, MODFTE and PCOLAB 
  being truncated and losing the decimal places
• Data supply table reissued in December following 
  resolution – available until 30th January
Maintenance releases

• This year we made changes as part of maintenance 
  releases in order to improve management 
• Implemented one release a month however there 
  were some changes made outside of these 
• Known issues page

  – How useful were these for institutions?
TDA

• Last year institutions reported issues with the way 
  they were being chased for Student record data

  – Has this improved?
HEFCE checks

• For 2010/11 HESA and HEFCE were both 
  undertaking data quality checking
• HEFCE were primarily checking the IRIS report 
• Process needs to be reviewed for C11051 as it 
  caused confusion
Minerva
Responding to queries:




                                  ü
   Did the reclassification of 
   responses help?
Minerva continued…

• Exception/HIN querying– improvement on 
  2009/10? 
• Facility to change password introduced
• Managing users
  – Option to view but not to add
  – Invite to answer
Queries raised in 2010/11




                     2608 queries raised!
Target reports

• Had first release (item 7, postcodes, quals)
• Further release/reminder in Spring


• What is a target report?
   – This highlights areas of the return which need to be 
     addressed for the next collection
   – These may also include queries raised previously to 
     which a response was not received – over 65 remaining!
HIN/exception/checkdoc
compare

• New comparison features introduced for 2010/11 to 
  assist in quality assurance


• Did institutions find these reports useful?
Check doc item 2

• Addition of QTS awards for 2010/11 but some 
  issues in the data displayed


• Currently no tie-up with COURSEAIM


• Queries will be revised for 2011/12
C11051 changes
COMDATE

• Now compulsory in schema – business rule to be 
  removed
• August starters 
  – exception warnings were added for English institutions 
    in 2010/11 
  – Accurate reporting essential
FUNDCOMP

• English HEIs should continue to apply the 13 
  month rule
• New validation warning for Welsh HEIs flagging 
  up where more than 10% of (defined) instances 
  have been coded 9 ‘not in HESES population’
Instance.EXCHANGE

• Once coded Y or Z the codes should be retained 
  even for whole years spent in UK (which would 
  otherwise have been coded ‘0’)
• HIN report A warning ensuring that EXCHANGE 
  doesn’t change from Y/Z to 0
• Change of guidance from ‘Where there is an equal 
  split (for example, 2 years overseas followed by 2 
  years at reporting institution) then the instance 
  should be coded Z’ to the reverse
Instance.INITIATIVES
• The INITIATIVES field coverage will be extended to 
  include Welsh institutions for 2011/12  - code 7 ‘Universities 
  Heads of the Valleys Institute (UHOVI)’…
• …with potential new validation rules ensuring:
- Only University of Glamorgan and University of Wales, 
  Newport can use code 7
- Range is between 200 to 1500 instances
• Validation on the use of code 6 ‘Undergraduate Internships’ 
  for English institutions extended to included additional 
  institutions HEFCE expect to use code 6
Instance.MCDATE
• 12% of PG instances with MODE=73/74 ‘Change to 
  dormant – previously FT/PT’ had no mode change date 
  (MCDATE)…
• Validation will be added to business rules to prevent 
  this in future



                       HESA YR 1      HESA YR 2
     MCDATE              Value          NULL
     MODE                 43             43
YEARSTU

• 13,140 active instances where student has been at 
  the institution for one year (YEARSTU=1) on a 
  standard programme (TYPEYR=1) but their 
  commencement date is earlier than the current 
  reporting period
• Some COMDATES range from 1997-2010
• Instance.YEARSTU must not =1 where 
  Instance.TYPEYR = 1 and Instance.COMDATE < Y1
  -08-01 and Instance.MODE <> 63 or 64 (error)
Sandwich students
• Institutions are reminded to review the coding of sandwich 
  students paying particular attention to MODE (23/24/25 
  being used for each of the years of instance), LOCSDY (D/E 
  on the year they undertake placement) and SPECFEE (1 
  ‘Sandwich placement’ for the year of placement)
• ERASMUS students on a work placement overseas should 
  be treated as Sandwich – HESES guidance

              MODE          23
              LOCSDY        D
              EXCHANGE      C
Intercalated degrees
CLASS

• New codes will be added to the coding frame for 
  integrated Masters – M22 and M26
- 12 Distinction
- 13 Merit
- 14 Pass
• These codes would fall into the ‘unclassified’ 
  category in the check documentation because of the 
  planned groupings for XCLASS01
  – How many of these  courses do institutions have?
Qualifications on entry

• For institutions in England data should be returned 
  for all undergraduate (including non-UCAS) 
  entrants with a tariffable qualification in 
  QUALENT3
• QUALTYPE/SBJ coding frames will be reviewed
• Validation will be introduced to reflect this

   More substantial changes for 2012/13
QUALSBJ
• When calculating tariff scores, identical qualifications are 
  removed by de-duplicating them based on the combination of 
  QUALTYPE and QUALSBJ
• QUALSBJ of T33 (Total Score) should be used for International 
  Baccalaureate Diploma (IBac)…
• …some institutions are returning more than one IBac 
  qualification for the same student with different subject codes 
  (not using T33)…
• …therefore, the second qualification is not being de-duplicated 
  and the tariff score is overstated (potentially quite significantly)
• QUALSBJ must be coded T33 where QUALTYPE = IE
• QUALSBJ must be coded B29 where QUALTYPE = ID
MODSTAT and MODOUT
• Records detail of whether modules span HESA reporting years




• Potential validation to ensure that >95% of full-time (>90% for 
  part-time) modules with MODSTAT= 1 or 2 (i.e. finishing in the 
  HESA year) are coded with a MODOUT other than 6
• Potential validation to ensure where MODSTAT=3 (continuing 
  into next HESA year) exist, occurrences of MODSTAT=1 should 
  also exist
• MODOUT should not be coded 3 for PT students
SAS

• SAS provision ceased in July 2011 therefore there 
  will be no requirement to return these students in 
  C11051
• Validation will be updated 
• Continuing students are not expected
SKE

• Post-ITT SKE courses will be run as a pilot for 
  2011/12
• These will affect approximately 25 providers
• Returning SKEITT – optional/switch
• CTITLE should be populated with a specified entry 
  (to be confirmed by TDA)
• TTCID would still be returned as F
*J

• UCAS have used two of the new Ethnicity codes 
  for 2012/13 in 2011/12 
     – codes for Irish Traveller and Arab
     – UCAS will issue guidance with *J that these will need to 
       be mapped to other
POPDLHE

• Changes to coverage for 2011/12
  – Includes PGR students with qualifications made from 
    dormant status
  – Students domiciled overseas (i.e. non-EU)


• Potentially a change to the groupings of 
  undergraduate awards following institutional 
  requests
UCASAPPID vs. UCASPERID

• As the UCASAPPID is no longer a useful identifier 
  due to it no longer being unique…
• …UCASPERID, or both, will be displayed in 
  relevant validation and HIN checks
Other validation changes

• Prevent excessive use of XK (United Kingdom, not 
  otherwise specified) within 
  EntryProfile.DOMICILE (5% threshold)
• Instance.DISALL.3 to be removed or softened to 
  allow for non-disclosure of DISABLE but receipt of 
  allowance
• No longer permissible to use Royal Pharmaceutical 
  Society within Course.REGBODY
Validation working group

• 16 institutions of varying types and from different 
  administrations will sit on the group
• Designed to review new validation rules being 
  implemented by HESA
• Group do not have the power to veto rules…
• …however they will be able to make suggestions 
  about plausibility or improvement
NSS

• Instance.ENDATE to be added to the exclusion file
• Preview of population by JACS L2
• Further guidance and FAQs available online
Data supply

• HESA to investigate the feasibility of providing all 
  Student record data fields within the Data Supply 
  tables
• In addition consideration is being given to 
  including the ‘Qualifications on Entry’ register
Potential check doc changes

• REF - addition of ‘degrees awarded according to 
  REF definitions’ item
• Potential changes to items 6, 7 and 12a to split out 
  by full/part time and TYPEYR to improve data 
  quality checking
• Item 8 (tariff) to be split by UK and non-UK and 
  more guidance on how the table is created
DLHE

• Introduction of KIS means that this data will 
  become more prominent
• Possibility of a new ‘DLHE’ tab in the check 
  documentation which will include: 
  – survey population figures for HOME/EU and NON-EU 
    students 
  – Breakdown of undergraduate qualifiers by JACS level 2
Student Record 2012/13
A bit of history…

• Last major review of the Student Record took place 
  in 2007/08
• Original plan was to review for 2013/14…
• …but pressure for changes in 2012/13 was 
  significant
• A change to the way we all work? 
Consultation

• Consultation ran for three weeks through October
• 81 institutions made a response…
• … as well as 3 software houses
• General support and acceptance for much of the 
  proposals
• Changes agreed with HESA board 
What didn’t make it in…
Mobility

• The consultation included 4 new fields as part of a 
  new entity to capture information about student 
  mobility…
• …type, duration, location and scheme
• The consultation raised concerns with the 
  timescales for inclusion of such data
• In addition significant issues with their 
  relationship with existing data fields 
Mobility 2
• The mobility entity and fields will not be implemented 
  for 2012/13…
• …however a driver and requirement to better monitor 
  student mobility remains…
• …and therefore the outstanding issues with the entity 
  (and its relationship with existing data fields) will be 
  worked on for 2013/14 implementation
• Institutions are encouraged to consider how they 
  might capture this data
Instance.ORFEE
• Suggested new field to collect the ordinary residence (country) of the student 
  for fee purposes
• Collects the home country of students whose residency has been assessed for 
  fees purposes
• Although this field collects similar information to EntryProfile.DOMICILE, 
  there are a significant minority of students for whom the ordinary residence for 
  fees purposes would be different to the information collected in the DOMICILE 
  field…
• …for fee purposes have to have residency for over 2 years
• This information will now be obtained through linking to SLC data 
  using Instance.SSN
• Not included for 2012/13
• HEFCW will use EntryProfile.DOMICILE as a proxy for non-SLC students
Instance.FEESLC
• Proposed new field to collect the amount of the students' 
  fees that is coming through from the Student Loans 
  Company (SLC)
• A value in pounds
• To monitor the various fee regimes, their spread across the 
  UK, and the extent of public expenditure on student 
  support on an academic year basis
• This information will now be obtained through linking to 
  SLC data using Instance.SSN
• Not included for 2012/13
Instance.NATSCHPRO
• Proposed new field to capture who receives an award 
  under the National Scholarship Programme (NSP) and 
  who applied but did not receive an award
• NSP is an English government programme designed to 
  benefit individual students from disadvantaged 
  backgrounds as they enter FT UG from autumn 2012
• This information will not be collected via a new field
• New codes to be added to Instance.INITIATIVES
Instance.SSELIG
• Original proposal for a new field to enable identification of 
  students who are eligible to apply for student support in a given 
  year
• Required to monitor expenditure and potential expenditure from 
  the student support budget - a critical part of planning 
  government expenditure
• Institutions required to identify eligibility in addition to those 
  students who applied for types of student support and those 
  who did not
• This information will not be collected by this field
• Information will instead be obtained from SLC where the 
  student is eligible and applies…
What did make it in…
Data model

• The data model remains unchanged…
Schema

• C12051 schema changes…
• …taking into account additional fields, removed 
  fields, and changes to valid entries
• The schema will be released during the first 
  quarter of 2012
Funding

• Significant changes in direct response to the 
  changes in fee regimes across the UK
• As fees are now variable and operating under 
  different regimes in different parts of the UK, there 
  is a requirement to understand eligibility and how 
  much students are being charged, wherever in the 
  UK they study
• Reporting needs to be undertaken on a UK-wide 
  basis
Coverage
• Currently institutions need not return records for students 
  who start a course and leave within the first two weeks 
  without completing
• Coverage expanded to include any student registered on 
  the SLC census dates (October/February/May) irrespective 
  of leaving within two weeks
• No reduced return to be used
• Return zero STULOAD (validation will allow for this where 
  ENDDATE minus COMDATE is less than 14 days)
• No modules to be returned
Example
• Bruce Springsteen commences his course on 29 September 2012 but 
  withdraws on 4 October 2012
-   Included
• Bruce commences his course on 30 January 2013 but withdraws on the 
  census date of 1 February 2013 
-   Included
• Bruce commences his course on 2 October 2012 before withdrawing on 
  the 15 October
-   Excluded
• Bruce commences his course on 2 May 2013 before withdrawing on the 
  18 May 2013
-   Included
Qualifications on entry
• Current coverage of this entity is all entrants where EntryProfile.UCASAPPID 
  exists and this data has been provided by UCAS
• The coverage has been extended so that it is compulsory for English HEIs to 
  return details of all level 3 qualifications held by all full-time entrants to 
  undergraduate courses whose highest qualification on entry is below first 
  degree…
• …HEFCE is also encouraging the completion of these data for students who 
  entered with HE qualifications below full-degree
• Required to support the AAB+ policy within England
• This also extends the coverage for UCAS entrants where only results from the 
  two most recent cycles are currently included in UCAS admissions transactions
• Qualifications for all entrants will require extending the coding frame to 
  qualifications not currently part of the UCAS awarding bodies processing of 
  exam results
How to capture this data

• Capturing not just what got them onto the course
• The expectation is that UCAS will be able to 
  provide HEIs with this data as a supplement to the 
  *J transaction…
• …taken from information held within UCAS 
  apply…
• …and including provisional qualifications
• HEFCE have written to UCAS and are awaiting 
  response
Instance.SSN

• Student Support Number (SSN) should be 
  returned by all institutions…
• …for all students in receipt of SLC supported loans
• Enables linking between HESA and SLC data at a 
  statutory level
• The SSN can change, however only in exceptional 
  cases and we will therefore validate that it does not 
  through HIN
HESA/SLC linking
• Ensuring data integrity and accurate linking will be 
  essential
• It is envisaged that as part of this SLC could provide HESA 
  with a list of valid SSNs by institution…
• …although differences between in SLC and HESA in the 
  definition of which institution a student belongs to might 
  need to be overcome
• There are not currently any plans to allow HEIs to preview 
  the data
Instance.FEEREG
• Captures the fee regime that the student is under, either the old pre-2012/13 or the 
  new regime in for 2012/13 onwards
• Coverage (institutions in Wales, Scotland, and Northern Ireland): Full-time 
  undergraduate and PGCE students with home fee eligibility (or fee eligibility not 
  assessed) 
• Coverage (institutions in England): Full-time and part-time undergraduate and 
  taught postgraduate students with home fee eligibility (or fee eligibility not 
  assessed) (where FEEELIG= 1 or 3 and FUNDLEV is not 30 or 31)
• The coverage of this field refers to the concept of ordinary residence - this will be 
  picked up through linking to SLC data
• HEIs are required to recode existing students
• No requirement for the field to be completed where a valid SSN is provided
• Code ‘21 Post-Sept 2012 regime (not eligible)’ is only applicable to HE institutions in 
  Wales and Welsh students at institutions in England, Scotland and Northern Ireland 
Instance.FEEREG (2)
• Why not use COMDATE?
- Students who transfer between courses (even between HEIs) or 
  follow an end-on course are in many cases subject to the old fee 
  regime even though they will have a COMDATE after 1/9/2012
- It is possible to change from old to new regime within what an 
  institution might consider the same instance. The obvious 
  example is a student who tops up an HNC to an HND. Other 
  examples might be students who take long breaks in study
• Why not FUNDCODE?
- There are just too many permutations of fundability and fees
Instance.GROFEE
• Captures gross fees; that is fees before any financial support such as 
  waivers or bursaries are taken into account
• A value in pounds (£)
• Coverage (Institutions in England): Undergraduate and taught 
  postgraduate students with home fee eligibility (or fee eligibility not 
  assessed) 
• Coverage (Institutions in Wales): Undergraduate and PGCE students 
  with home fee eligibility (or fee eligibility not assessed) 
• Coverage (Institutions in Scotland and Northern Ireland): 
  Undergraduate students with home fee eligibility (or fee eligibility not 
  assessed) 
• The data is required for students with an SSN as well as those who are 
  not applying to the SLC
Instance.GROFEE (2)

• Why not on Course entity?
- We do not think it will be possible to add this to 
  the course entity as this will not account for 
  intensity of study. If this were on the course entity 
  it would need to be a full-FTE fee which is likely to 
  have issues for institutions who do not vary the fee 
  by intensity
Instance.NETFEE
• Captures net fees; Net fee defined as the net fee after waivers but 
  not after other support such as other financial support or non-
  cash support
• Coverage (Institutions in England): Undergraduate and taught 
  postgraduate students with home fee eligibility (or fee eligibility 
  not assessed)
• Coverage (Institutions in Scotland): Undergraduate students 
  with home fee eligibility (or fee eligibility not assessed)
• A value in pounds (£)
• Not required where a valid SSN is returned
• It would still be required for students not applying to the SLC  
Example
• A non-SLC student enrols on a course for which the fees 
  charged are £7500, and receives a £1000 fee waiver and is 
  given a laptop and £200 book vouchers
- Instance.GROFEE = £7500
- Instance.NETFEE = £6500
• An SLC student enrols on the same course and is offered 
  the same terms:
- Instance.GROFEE = £7500
- Instance.NETFEE = Not required
Instance.INITIATIVES
• Valid entries of existing field to be expanded to 
  include:
- One Wales (W)
- European Social Fund (W)
- NSP (for those receiving support) (E)
- NI bursaries (NI)
• No plans to increase the maximum occurrences 
  meaning that only 2 initiatives can be recorded for a 
  single student instance 
Equality data
• The Equality Act (2010) defines a new Public Sector 
  Equality Duty that expands the range of quality 
  characteristics that apply to HE institutions
• Use of consistent coding frames and central collection will 
  allow comparisons and benchmarking both within the 
  sector and with the local/regional populations
• It also assists the sector in demonstrating its commitment to 
  equality issues
• It will be optional for institutions to collect and supply this 
  data and optional for individual students to answer the 
  relevant questions if asked
Student.SEX

• This field will replace the current 
  Student.GENDER field and will record the 
  biological sex of the student
• The ECU recommended question is 'What is your 
  sex?' 
- Male
- Female
• All UK institutions (compulsory) 
Student.RELBLF
• This field records the religious belief of student, on the basis 
  of their own self-assessment
• Optional for all students throughout the UK
• Census questions to be used, namely:
- England and Wales: What is your religion?
- Scotland: What religion, religious body, or denomination 
  do you belong to?
- Northern Ireland: What religion, religious denomination or 
  body do you belong to? 
•  Consistent coding frame with HESA Staff Record
Student.SEXORT

• This field records the sexual orientation of the 
  student, on the basis of their own self-assessment
• Optional for all students throughout the UK
• Suggested question: What is your sexual 
  orientation?
  01 Bisexual             04 Heterosexual
  02 Gay man              05 Other
  03 Gay woman/lesbian    98 Information refused
Student.GENDERID
• This field will record the gender identity of the 
  student
• Students should, accordingly to their own self-
  assessment, indicate if their gender identity is the 
  same as the gender originally assigned to them at 
  birth
• Optional for all students throughout the UK
• Suggested question: Is your gender identity the same 
  as the gender you were originally assigned at birth?  
FE students
• For English HEIs who report their FE students to HESA…
• …the existing field Student.ULN will become compulsory 
  for a student where any Instance.FESTUMK is coded 1 or 3
• New new fields bringing the HESA return in line with the 
  ILR…
• …with the exception of the telephone number and address 
  fields
Course.AWARDBOD
• It is recognised that not all awards made to students are made by 
  institution that returns the students to HESA. 
• Course.AWARDBOD will collect the qualification awarding body
• A UKPRN and others… e.g. Edexcel, SQA, Pearson etc
• Sits on course entity therefore if Poppleton University offer the 
  course (awarded by themselves) however there are students taking 
  it awarded by a different body, then two courses will be required 
• Maximum occurrences of 2 for where the award is a collaboration
• In the majority of cases currently we would expect this value to be 
  the same UKPRN as the reporting institution…
• …minimum occurrences of 1
Module.FRANIND
• Indicates if a module is part of a franchised or other 
  collaborative arrangement (in addition to PCOLAB and 
  TINST)
  1 Taken as part of franchise arrangement (in whole or part) 
  2 Taken as part of a collaborative arrangement (in whole or part) other than a 
  franchise
  3 Not taken as part of franchise or other collaborative arrangement  
• Institutions in Wales (only)
• If the module is part of a franchise arrangement then code 1 
  should be used regardless of whether the module is also 
  part of another collaborative arrangement
• ‘Other collaborative arrangements’ could be joint courses   
StudentOnModule.APEL
• Indicates if the module was taken through APEL (not required for 
  Scotland)
-   1 Module taken through APEL
-   2 APEL module
-   3 Module not taken/available through APEL
• Code 1 is to be used where the student on the module was assessed 
  through APEL, where the module can be assessed through APEL or other 
  means
• Code 2 is to be used where the module the student is on is available 
  through APEL only
• APEL FTE does not contribute to STULOAD
• This can't be captured using MODOUT as the categories will not be 
  mutually exclusive
Course.REGBODY

• Following the announcement that the GSCC's 
  functions are to be transferred to the Health 
  Professions Council (HPC), code 08 General Social 
  Care Council (GSCC) will be removed and 
  institutions will be advised to use code  07 Health 
  Professions Council (HPC) where they previously 
  will have used code 08
Course.COURSEAIM

• Addition of a code to capture graduate diplomas 
  leading to eligibility to register to practise with a 
  health or social care or veterinary statutory 
  regulatory body
• Currently the most suitable code is the generic H70 
  (Professional qualification at Level H other than a 
  first degree with honours)…
• …for which there were 5682 instances in 2010/11
JACS coding

• JACS version 3 should be used for 2012/13
• Course.SBJCA and ModuleSubject.MODSBJ will 
  only accept a valid JACS3 code from 2012/13 
  onwards
• The generic codes that consist of a subject group 
  letter and three zeros (and Y000) can be used in the 
  Course.SBJCA field to describe a truly 
  interdisciplinary Course only
Cost Centres

• Detail of changes to specific cost centres can be 
  found on HESA website…
• …general approach was to future proof cost 
  centres and allow institutions greater ability to do 
  benchmarking work…
• …as well as align cost centres to REF UOAs
• Now a 3 digit code
• Mapping document is available online
Cost Centre data collection
• HESA will collect as contextual data each institution's 
  allocation of departments to (revised) Cost Centres
• The provision of this information to HESA will be 
  compulsory in England and optional for institutions in 
  Wales, Scotland and Northern Ireland
• The data will be collected via campus record collection in 
  June 2013
• The allocation of professional services to Non-academic 
  Cost Centres (Professional Services Cost Centres from 
  2012/13) will not be mapped and returned to HESA
Ethnicity

• The changed coding frame is in line with 
  benchmarking against different national census 
  questions
• The new coding frame has been designed to ensure 
  that institutions do not have to re-survey or re-
  code continuing students. All of the existing 
  ethnicity codes map into the new structure 
heidi

• Re-architecture of student data underway…
• …during 2012 the student data contained within 
  heidi will expand dramatically…
• ….allowing for more in-depth analysis to be 
  undertaken by users
Student Record and KIS

• KIS Record will rely on course information from 
  the HESA Student record to link to employability 
  (DLHE) and student satisfaction (NSS) information
• First collection by August 2012…
• …relating to courses running in 2012/13
• Cross checking with Student record
Keep in touch
The Institutional Liaison department are here to help with all 
aspects of the data collection process. If you experience 
difficulties please get in contact…
liaison@hesa.ac.uk
01242 211144
If you require additional training help, including bespoke 
visits to your institution, get in touch with the training 
department…
training@hesa.ac.uk
01242 211178

				
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