kontroling

Снабдяването е съвкупност от функции по закупуването, транспорта и складирането на материални ресурси, предназначени за удовлетворяването на производствените и други потребности на предприятието. Закупуването на материални ресурси включва определянето на производствените и други потребности по срокове, количества и спецификации, водене на преговори и избор на доставчици, сключване на договори и възлагане на доставки, входящ контрол за количеството и качеството на материалните ресурси. Транспортирането е свързано с избора на вида транспорт и транспортната схема, поддържането на собствени и\или използването на наети превозни средства, извършването на товаро – разтоварни, спедиторски и превозни дейности. Складирането обхваща избора на броя, вида и разположението на складовите площи. Основно място в снабдяването заема гарантирането на необходимите ресурси за производството. В този смисъл снабдяването произтича преди всичко от производствените потребности. Материалните ресурси, необходими за функционирането на предприятието се класифицират и отчитат по видове, целево предназначение, продукти, по центрове на съхранение и други. Различават са два принципни подхода в снабдяването, които пряко произтичат от управленските концепции за “изтласкване” и “изтегляне” на продукцията на предприятието. Първият намира реализация в системите на планиране на материалните потребности на производството, а вторият в системите за доставка “точно навреме”. Стабилността на производствената програма дава добри възможности за оптимизиране на доставките и детайлно оперативно 1 планиране и контрол на дейностите по снабдяването. Това изисква извършване на огромно количество работа по изготвяне на графиците за доставка и проследяване на пътя на голямо количество материали и детайли. При системите за снабдяване “точно навреме” се цели доставките да стават непосредствено в производството, без междинни складове като запасите бъдат сведени до минимум. Главните недостатъци са свързани с рисковете, произтичащи от минималния размер на запасите, както и с по – ограничените възможности за оптимизация на доставките предвид необходимостта от традиционни връзки с доставчиците и предпоставената неопределеност на производствените потребности. Оперативния контролинг на снабдяването се основава преди всичко на данни от оперативната производствена програма относно потребността от материални ресурси за нейното изпълнение. Необходимите доставки на всеки материален ресурс за даден период са функция от потребностите на производството и на другите дейности на предприятието от този ресурс, както и на наличните запаси от него. Запасите обикновено се подразделят на две части – запас, който е свързан с обичайното функциониране на производството и резервен запас, предназначен да предотврати сривове при извънредни обстоятелства. Подходът за определяне както на обема на необходимите доставки, така и на размерите на запасите, е различен при двете системи. При системите за планиране на материалните потребности на производството е налице стабилност в потребността от материални ресурси за различните краткосрочни 2 периоди като изходна предпоставка на снабдяването. По нататък органът по контролинг на снабдяването, използвайки специфични методи и формули следва да изчисли оптималните размери на запасите и да определи обема на необходимите доставки на всеки материален ресурс за отделните периоди. При системите за доставка “точно навреме” производствените и други потребности от материални ресурси, произтичащи от производствените и други планове, също представляват изходна предпоставка в контролинга на снабдяването. Водещо значение придобива размерът на запасите и възможността за текущото им попълване съобразно производствените потребности. Стремежът е запасите да бъдат поддържани на най – ниско равнище, като резервен запас няма въобще или той е незначителен. В стратегическата програма за потенциала на предприятието са заложени базовите данни за персонала и дълготрайните активи, заети в снабдителските подразделения, съответно постоянните разходи, които ще бъдат необходими за тяхното поддържане. Постоянните разходи по снабдяването от стратегическите разчети се интерпретират като горна граница на постоянните разходи за различните времеви периоди. Доколкото в стратегическите програми се съдържат специфични стратегически задачи в сферата на снабдяването – например разширяване или стесняване на мрежата от доставчици, излаз на нови географски пазари на материални ресурси, подмяна на вида транспорт в снабдяването и др. Контролният график на доставките представлява синхронизирани във времето и по количества срокове за поръчки и доставки на 3 необходимите за изпълнението на производствените графици материални ресурси. Обикновено контролният график на доставките се изготвя по седмични периоди за първите шест месеца, а след това по месеци. Той се основава на : структурата на крайните изделия, количеството и спецификацията на техните компоненти. - контролния график на производството и оценката на най – вероятното време за извършване на доставките. Списъкът с необходимите за производството на дадено крайно изделие материални ресурси по спецификации и количества се изготвя на основата на разработена и предоставена под формата на “дърво” структура на изделието. Контролния последователността график и на производството на показва продължителността производствените операции, които следва да се имат предвид при определянето на сроковете за завършване на доставките. По – нататък, като се има предвид най – вероятното време за извършване на всяка доставка, което може да бъде изчислено по метода на ПЕРТ, се определят моментите за поръчките или закупуването. На основата на дефинираните като потребни материални ресурси по количества и спецификации, срокове на поръчките и извършване на доставките се изготвя контролен график на доставките. При наличие на материални запаси се отчита и техния размер. Контролния график за доставките на определен материален ресурс включва: 4 - Общи потребности на производството – общото количество на съответния материален ресурс, необходимо за задоволяване нуждите на производството. - Постъпления по график – размера на доставките на материалния ресурс към началото на периода. -Налични запаси – очакван размер на запасите от ресурса към началото на периода. Части период. - Планови постъпления – количеството на материалния ресурс, предвидено за доставка към началото на периода. - текущи поръчки – покупките за всеки период. Контролният график на доставките за всяко конкретно крайно изделие или детайл включва контролни графици за доставка на необходимите за тяхното производство материални ресурси в съответствие със структурата на крайното изделие или неговия детайл. Контролният график на доставките на определен ресурс за всички изделия през периода изисква обобщаването на общите потребности от ресурса по изделия. След като се отчетат постъпленията по график и наличните запаси в началото на периода, се пристъпва към определянето на чистите потребности, планираните постъпления и текущите поръчки на ресурса едновременно за всички изделия. Основните контролируеми параметри в контролните графици на доставките са общите потребности от материални ресурси и постъпления по график. Останалите позиции на графиците имат 5 потребности на производството – действителното количество на съответния материален ресурс, необходимо за всеки инструментално – технически характер. Контролът върху общите потребности изисква своевременното оценяване и реагиране на вероятните отклонения в производствената програма. Контролът в\у постъпленията по график изисква подобно оценяване и реакция на очакваните отклонения в сроковете на поръчките и времетраенето на доставките. Главната цел на контролинга на снабдяването е гарантираното задоволяване срокове при на производствените разходи и други за потребности на предприятието от материални ресурси по вид, количество, качество и минимални тяхното закупуване, транспортиране и съхранение. Тази цел определя двете основни задачи в планирането и контрола на снабдяването: 1. Осигуряване на мателиалните и времевите параметри на доставките 2. Минимизиране на разходите по доставките и съхранението Съществува конкурентност м\у тези основни задачи. Подобна конкурентност може да съществува освен това и м\у отделни задачи в рамките на една и съща основна задача, а също тока и м\у отделни задачи на снабдяването и цели на предприятието като цяло. Основните задачи вконтролинга като на снабдяването произтичат в две групи контролируеми параметри, които играят ролята на критерии в процесите на планирането и контрола. Първата група са свързани с материалните и времевите характеристики на доставките. Те намират израз в контролния график на доставките, в който се определят количествата и сроковете за снабдяване с различни материални ресурси. При другата група водеща роля играят размерите 6 на материалните запаси по ресурси, като количествата и сроковете на доставките имат в една или друга степен условен характер. Проявлението на тези проблеми понякога се провокира съзнателно, като запасите се двеждат до нула или под критичното равнище. И при двете системи като контролируеми параметри могат да се използват коефициенти на отработеност на доставките, които отразяват потенциалния и реализиран риск за отклонение в техните времеви и качествени характеристики. Тези коефициенти се структурират, както по видове материални ресурси, така и доставчици. Оптималните графици за доставките и списъци с размерите следва да се съпътстват сот коефициенти на отработеност на доставките, имащи стойност над 1.0, което показва, че предприятието не поема нежелан риск. Втората група контролируеми параметри е свързана с размерите на разходите по снабдяването. Основна роля има коефициентът за относителния дял на разходите за снабдяването с вложените материални ресурси в разходите за произведените изделия за периода. Спомагателна роля играят коефициентите за относителните дялове на разходите за придобиване, транспорт и съхранение в общите разходи на снабдяването за периода. Базом документ в контролинга на снабдяването е снабдителната програма, която се изготвя в три части: -Основни показатели за снабдяването и контролен график на доставките. -Мероприятия за осигуряване на реализацията на основните показатели и контролния график на доставките. -Бюджет и график на плащанията. 7 Котролния график на доставките се изготвя по крайни изделия и по материални ресурси за предприятието като цяло. Основните показатели на снабдителната програма произтичат от основните задачи и съответстващите им контролируеми параметри. Централно значение имат средните променливи разходи по закупуването, транспорта и съхранението на единица материален ресурс по видове разходи, видове ресурси и крайни продукти. Като видове важни спомагателни ресурси средната показатели, наличност подпомагащи на запасите, управлението и контрола на дейността, могат да бъдат изедени по материални оптималния размер на една доставка и др. Друга група показатели са свързани с пряко заетия в снабдяването потенциал на предприятието. Частта за мероприятията на снабдителната програма включва действията, които следва да бъдат предприети в сферите на закупуването, транспорта и съхранението с оглед постигането на набелязаните основни показатели. Бюджетът на снабдяването се изготвя в месечен и годишен разрез на основата на контролния график на доставките, основните показатели и мероприятията по снабдителната програма. Той се представя, както за предприятието като цяло, така и по продукти и включва променливите и постоянните разходи в снабдяването и разходите за снабдителните мероприятия. Обхващат са само тези мероприятия, които имат проектен характер и чиито разходи са нерегулярни и в известен смисъл извънредни. Графикът на плащанията в снабдяването изхожда от бюджета и се представя също в месечен и годишен разрез и отчита възможността 8 за отложени плащания на материалните ресурси и за възникване на задължения към доставчиците. Базовият планово – контролен разчет в контролинга на снабдяването цели разкриването на отклоненията в сумата на покритие на предприятието, произтичаща от променените обеми и променливи разходи на снабдителната програма. Може да бъде изготвен само по видове материални ресурси, крайни продукти и доставчици. Както при контролинга на продуктовата структура се изготвя допълнителен планово – контролен разчет, който разкрива влиянието на промените в постоянните разходи на снабдяването върху печалбата. Той също може да бъде структуриран по видове материални ресурси, крайни продукти и доставчици. Контролният график на доставките за всяко конкретно крайно изделие или детайл включва контролни графици за доставка на необходимите за тяхното производство материални ресурси в съответствие със структурата на крайното изделие или неговия детайл. Контролният график на доставките на определен ресурс за всички изделия през периода изисква обобщаването на общите потребности от ресурса по изделия. След като се отчетат постъпленията по график и наличните запаси в началото на периода, се пристъпва към определянето на чистите потребности, планираните постъпления и текущите поръчки на ресурса едновременно за всички изделия. Снабдяването е съвкупност от функции по закупуването, транспорта и складирането на материални ресурси, предназначени за удовлетворяването на производствените и други потребности на 9 предприятието. Закупуването на материални ресурси включва определянето на производствените и други потребности по срокове, количества и спецификации, водене на преговори и избор на доставчици, сключване на договори и възлагане на доставки, входящ контрол за количеството и качеството на материалните ресурси. 10