Docstoc

Sugeng triutomo Deputy Chief for prevention and preparedness

Document Sample
Sugeng triutomo Deputy Chief for prevention and preparedness Powered By Docstoc
					 Update on Conference Structure,
Themes, sub-themes & preparation


       5 TH       AMCDRR



                   SUGENG  TRIUTOMO
       DEPUTY CHIEF FOR PREVENTION AND PREPAREDNESS
         NATIONAL AGENCY FOR DISASTER MANAGEMENT
              EXECUTIVE COMMITTEE MEETING
                JAKARTA, 30 JANUARY 2012
             5 TH      AMCDRR
Date        : 22 – 25 October 2012

Venue       : Jogja Expo Center, Yogyakarta Province

Expected
Participants : 600 delegates from AMC members
                400 participants/observers from in-country




                                                             2
   PROPOSED OVERARCHING THEME


Strengthening Local Capacity
 in Disaster Risk Reduction




                                3
                       OBJECTIVES

1. To encourage stronger political commitment and investment for 
   local action in disaster risk reduction


2. To build on the findings and recommendations of the Global 
   Platform’s Third Session which brought up the theme “Invest 
   Today for A Safer Tomorrow – Increase Investment in Local 
   Action”.


3. To establish a practical and collaborative mechanism for building 
   resilience at the local level among the countries in the Asia 
   Pacific region.


4. To promote local knowledge and practices in DRR as a way of 
   enhancing local capacity in DRR
           EXPECTED OUTCOMES

1. Declaration of commitment with action plan and follow 
   up strategy to enhance local capacity in disaster risk 
   reduction

2. Regional partnership for strengthening local capacity 

3. Technical and political recommendations on programs 
   to empower local capacity among countries in the 
   region
                 SUB-THEMES


1. Integrating local level DRR & CCA into 
   National Development

2. Local Risk Assessment and Financing

3. Strengthening local risk governance and 
   partnership



                                              6
         PROPOSED MEMBERS OF DELEGATION


1.   Minister + 1 
2.   Local Government
3.   Civil Society Organization
4.   Private Sector
5.   Media
                CONSULTATION MECHANISM

The main forums for consultation will be:


a)  ISDR Asia partnership 

b) Executive Committee, consisting of representatives from regional 
   and national organizations  (the same will exist to follow
  up on implementation of the outcomes post-conference)

c)  Development Support Group, consisting of representatives from 
    key bilateral and multilateral donors. Detailed terms of reference 
    for both the executive committee and the donor support group 
    will be discussed in these two days meeting, 30 & 31 January 
    2012.
                     STRUCTURE OF THE CONFERENCE



                                         5th AMCDRR


Pre Conference     Market Place               Plenary                 Site Visit        Film Festival




                                Side Events            Special Sessions




 ISDR Partners’                           High Level Round 
                     28 Booth                                             Field Visit   DRR Film Festival
   Meetings                                Table Meeting


                                          Technical Session          Cultural Visit
                        TENTATIVE AGENDA
          Day 1                 Day 2                                     Day 3                                   Day 4
           Reg
8.30                                Reg                                Registration                             Registration
           Reg


                                                                            
09.00                                                    HLRT 2           TS2          SE 2
                                                        Ministerial         
                         Opening Ceremony               Statement                                    Closing  Ceremony and Declaration

                                                                           Break
11.00
                                                        HLRT 2 (Ministers+Technical 
                                                                 experts
                                                                                       (cont)
         Pre Conf 
13.00    (all day)         Lunch                SS 1              Lunch                SS 2                        Lunch

14.00
                      HLRT 1 
                                                         HLRT 3             
                     Ministerial 
                                      TS1       SE 1    Ministerial       TS3          SE 3
                     Statement
                                                        Statement           
16.00                                                                                                            Filed Visit

17.00                               Break                                  Break
                            HLRT 1 
                                                        HLRT 3 (Ministers+Technical 
18.00                (Ministers+Technical       cont             experts)
                                                                                       (cont)
                            experts

                                                                       09.00 -

                                          Open public forum disaster risk reduction exhibition & others
                     PRE-CONFERENCE
•   One day prior to the Opening of the Conference (22 October)

•   The number of accommodated Pre-Conference Events will be based on 
    the space or rooms’ availability

•   Possible events for Pre-Con:
    - ACDM Meeting
    - CSO Task Force Meeting
    - other regional organizations?
    - Media training for local media participants 
    - other?

•   Call for proposal in the first announcement
             OPENING CEREMONY

• Open for all participants
• Opening Ceremony:
   – Welcome Remarks by GoI
   – Remark by UNISDR
   – Speech by Head of State (e.g., Vanuatu)
   – Speech by Global Champion for DRR – President of RI (to 
     be considered – Global Champion to deliver his speech at 
     the Closing Ceremony)
• Will also include cultural events/activities from Indonesia.
• Welcoming Dinner hosted by the Governor of Yogyakarta 
  Province at the Yogyakarta Palace
  HIGH LEVEL ROUND TABLE (HLRT
• Will consist of Ministers in charge of Disaster Management or 
  Head of Delegation of Asia Pacific member countries who 
  expressed its interest in the relevant HLRT’s topic, which is in 
  alignment with the three sub-themes of the Conference

• Serves as a forum for Ministers/Heads of Delegations delivering 
  its Ministerial Statements - each session will consist of 
  approximately 20 AMC member countries

• HLRTs are expected to come up with policy recommendations 
  which will be reflected in the Declaration of the Conference.
    – Each AMC member country to send two-pages Country 
      statement two weeks prior to the Conference
    – Head of Delegates to deliver maximum 5 minutes of key 
      messages from its Country Statement
         TECHNICAL SESSIONS (TS)

• In parallel with High Level Round Table 

• Will have a ‘Lead’ to facilitate the discussion and highlight 
  concerns and recommendations derived from the Technical 
  Sessions

• Participants of Technical Sessions include technical experts and 
  disaster risk reduction practitioners who address key technical 
  challenges relevance to the three sub-themes of the 
  ConferenceTechnical Session 
   1.   Integrating local level DRR & CCA into National Development – 
        Community Based Disaster Risk Management
   2.   Local Risk Assessment and Risk Financing
   3.   Strengthening local risk governance and partnership
     CRITERIA FOR HLRT CHAIRS
• HLRT Chairs:

   – Previous AMC hosts
       • China, India, Malaysia, Korea
• HLRT co-chairs

   – Countries with significant involvement in the 
     core areas of the conference
       • Viz.: Japan, Bangladesh, Philippines, and so on
           CRITERIA FOR TS LEADS
• Technical Session leads:

   – Regional technical institutions
   – Having significant involvement, expertise and 
     mandate in the technical areas of the 
     conference
       • For example: ADB, IFRC, ADRRN, ADPC and so on
           ROLE OF HLRT CHAIRS

• The selected chair country will lead each HLRT during 
  the main event as well as contributing to drafting the 
  final outcomes and the declaration. 

• Co-chair countries will support the chair country in 
  drafting the final outcomes and declaration. 

• Additionally, there could be UN & International Agency, 
  Regional Organizations, Academia and Research 
  Institutions, Civil Society, and the Private Sector 
  identified to support the HLRT chairs in organizing the 
  session.
             ROLE OF TS LEADS

• Coordinate the background studies and research prior 
  to the conference

• Coordinate and prepare for the technical sessions

• Commits to follow up on the conference outcomes 
  related to the technical areas

• Commits to monitor the recommendations from 
  respective technical sessions
      INITIAL PROPOSAL FOR CHAIR

• Chairs for High Level Round Table:
   – HLRT I                      :  
   – HLRT II                     :  
   – HLRT III                    :  


• Leads for Technical Session:
   – TS I                        :  
   – TS II                       :  
   – TS III                      :  


To be discussed and decided* in the post lunch session
             * Final decision will be made after acceptance by proposed countries and technical institutions.
       PROPOSED TOPICS FOR SESSION
•   The number of accommodated Special Sessions will be based on the space or rooms 
    availability

•   Will not be in parallel with HLRT & Technical Sessions

•   Some topics mentioned in IAP meetings & proposed by host-country:
     – Post Hyogo Framework for Action 2015 
     – Launching Asia Pacific Disaster Report 
     – Dialogue Forum between local government & CSO
     – Dialogue forum for local government
     – Dialogue Forum for community/local leader, cultural leader in regard to DRR local 
       wisdom
     – Disaster Recovery Index (proposed by host-country)
     – Disaster loss evidence base
     – Private sector in DRR
     – DRR and vulnerable groups 
     – … …
                        SIDE EVENTS
• 12 - 15 Side events to be hosted

• Side events include specific thematic discussions that may be left 
  out from the three sub-themes retained in the Conference. 

• Outcomes from Side Events are expected to bring significant 
  recommendations to the Declaration of the Conference.
• Format:
   – Panel discussion
   – Talk show
   – Demonstration
• Criteria:
   – Support sub-themes
   – Issues are of regional concerned
   – Best practices, lessons learned, DRR innovation/new initiatives 
     potential for replication
              SIDE EVENTS (CONT.)
• Mechanism:
   – Call for proposals
   – Deadline for submission
   – Review & Selection process
   – Consulted in EC & DSG meetings (or by online)
   – Announcement to selected parties
• Selection process will involve a special task force/committee, 
  consisting of representatives from academic institutions, GoI, 
  CSO, international organizations
• Require inputs/recommendations for Side Events:
   – Duration: 60 or 90 minutes?
   – Schedule: during lunch break? In parallel with HLRT and 
     Technical Session? Other possibility?
              SITE & CULTURAL VISIT
• To promote amity between multi-stakeholders of the disaster 
  management in the Asia Pacific region and the continuous 
  development of the cooperative relationship

• Themes to be promoted for Site  & cultural Visit:
   – visit will include the villages in the surroundings of Mt. Merapi 
     that practice DRR at the community level
   – Lessons learnt
   – Recovery efforts
   – Cultural
   – Scenic

• Proposed schedule:
   – One day prior to the opening ceremony or
   – After the closing ceremony
                    MARKET PLACE

• Serve as an opportunity to introduce the model of Local Capacity 
  in DRR and publicize various contents


• Due to space limitation (approximately about 30 booth), the 
  countries and organization interested to participate in the DRR 
  Market Place are requested to register. 


• The space and opportunities will be provided free of charge, and 
  will be distributed as first come first served basis. 

• Selected countries and organization will be responsible for the 
  cost of set up and installation. Details for sending material, 
  customs etc. will be shared in the 2 nd Announcement.
                        MEDIA EVENT
•   The conference intends to create new opportunities for Asian media and 
    possibly build a network of media organizations that will continue 
    promoting DRR issues after the conference. 

• Pre-Conference: A media training could be organized with local main 
  newspapers from Asian countries

• One side event:  A side event involving Asian editors in chief from 
    main media organizations could be organized

•   Opening & Closing: media materials, press conferences, interviews, 
    media products will be made available during conference

•   Target Audience:
     – National media and local media in the region
     – International media based in Jakarta
                             FILM FESTIVAL

• Will be open for members/countries in Asia and Pacific

• Theme will be in alignment with 5th AMCDRR: “Strengthening 
  Local Capacity on Disaster Risk Reduction”

• Each documentary broadcast or to be broadcast and will be 
  viewed by a jury composed of respected broadcasters and 
  filmmakers which will select five best films associated with the 
  core themes of the conference

• Socialization and invitation to participate in this film festival will 
  be undertaken through various means, including website – 
  separate  from but connected to the main AMCDRR website. 

• It is proposed that there will be a “gala night” at Prambanan 
  Temple area, where the winner will be announced. 
                FILM FESTIVAL (CONTINUED)


• Some criteria may include:
   – Must be community/group (not individual 
     participation)
   – Duration: 7 – 10 minutes
   – Participants must also promote its film via social 
     media
   – Film will be used as means for media promotion and 
     publication
   – Copyright is the responsibility of the participant
VENUE LAYOUT (1ST FLOOR)
VENUE LAYOUT (2ND FL.-EAST
VENUE LAYOUT (2ND FL. WEST
              CLOSING CEREMONY

• The evening before the Closing Ceremony, Governor of 
   Yogyakarta will host a “farewell dinner” at Prambanan Temple for 
   all delegates
Proposed outline Agenda of Closing Ceremony:
• Presentation of Session1, 2, 3 outcome - Session chairs 
• Statement - UN ISDR 
• Chair’s Summary & Adoption of Declaration - BNPB
• Announcement of the 5th Asian Ministerial Conference on Disaster 
   Risk Reduction host country 
• Acceptance Speech - 6th Asian Ministerial Conference on Disaster 
   Risk Reduction Host Country 
• Closing Remark 
 THANK YOU
Questions/comments/in
        puts ?

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:0
posted:9/10/2013
language:English
pages:32