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ISO _ INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION

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									               Autor:
La Auditoria      Iván Puerres
                  correo: ipuerres@puj.edu.co
Definiciones

         Auditoria
         Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la
         auditoria
         y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se
         cumplen los
         criterios de auditoria
         Auditor
         Persona con la competencia para llevar a cabo la auditoria.
         Evidencia de la auditoria
         Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información, que son
         pertinentes para
         los criterios de auditoria y que son verificables.
         Hallazgos de la auditoria
         Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los
         criterios
         de auditoria.
         Criterios de auditoria
         Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
Objetivos
de la auditoria



            •     Determinar la CONFORMIDAD o no de los elementos
                  del sistema de calidad con requisitos especificados.


            •     Determinar la EFICACIA del sistema implementado
                  para cumplir objetivos específicos de compañía.


            •     Proporcionar al auditado una oportunidad para
                  MEJORAR su sistema organizacional.
Etapas
de la auditoria
                                 Establezca fecha y tiempo.
         Sitio / Área                                                                Manual Registros
                                       Informe al Gerente             Auditoria de
         Preparación                                                                   Procedimientos
                                     Sepa que hace el área.            Suficiencia
                                                                                            1
          Plan de auditoria

                                                              Presente los hechos
                                                                                      Reunión de
         Lista de verificación                                                          Cierre


         Reunión de apertura                                                            Reporte

                                                     Auditoria de
          Realización de la                          Cumplimiento                     Seguimiento
             Auditoria

                                                                                      Levante S/E
                                    SI
         Acuerde                                Levante el S/E.
       los hechos         S/E?
                                                                                             Fin
                    NO
                                               Acción correctiva
                            1
Responsabilidades
del autor



             • Planificar y llevar a cabo las responsabilidades
               asignadas.
             • Documentar las observaciones.
             • Informar los resultados.
             • Verificar la eficacia de las acciones correctivas
               (pactado).
             • Conservar y salvaguardar la documentación de la
               auditoria.
             • Cooperar y apoyar al auditor líder.
Responsabilidades
del autor líder



             • Responsable por todas las etapas de la auditoria.
             • Ayudar en la selección de otros miembros.
             • Preparar el plan de auditoria.
             • Representar el equipo frente a la gerencia.
             • NC basadas en evidencias objetivas y sólidas.
             • Reuniones de enlace se realicen regularmente.
             • Presentar el informe de auditoria.
Preparación
Individual del editor



            • Lea los procedimientos con anticipación.
            • Determine donde se realizan inspecciones.
            • Utilice listas de verificación.
            • Conozca la responsabilidad y posición de las
              personas auditadas.
            • Sepa que pistas puede seguir.
Planificación
de la auditoria



             1. Determinar




             Auditados                           Puntos
             & Auditores       Tiempo            De norma


             2. Buscar

                             Informe auditoria                       Lista de
             Manual de
              Calidad         Procedimientos
                                                                    verificación
                                                       3. Obtener
Programa
de auditoria



           1. Objetivos de la auditoria.
           2. Alcance de la auditoria :
               Documento de referencia.
               Áreas que serán auditadas.
           3. Relación de los miembros del grupo de auditores.
           4. Fecha y lugar de la auditoria.
           5. Hora y duración esperada para cada actividad principal.
           6. Asignaciones del equipo auditor.
           7. Requisitos de confidencialidad.
           8. Distribución del informe y fecha esperada .
Reunión
de apertura



              •   Presentar miembros a la directiva.
              •   Revisar alcance y objetivos.
              •   Métodos utilizados en la auditoria.
              •   Conductos oficiales de comunicación.
              •   Necesidad de recursos especiales.
              •   Explicar S/E , como se reportan y sus
                  recomendaciones.
              •   Hora y fecha de reunión de cierre y otras.
              •   Aclaraciones.
Enfoque
de la auditoria



            ● Haga sentir cómodo al         ¿Quien?       ¿Qué?
              auditado
                                            ¿Por qué?    ¿Como?
            ● Sea amigable.

                                            ¿Donde?     ¿Cuando?
            ● Explique el propósito de la
              auditoria.
                                                ¿Muéstreme?

            ● Evite preguntas cuya           LOS 7 AMIGOS
                  respuesta sea SI o NO.      DEL AUDITOR
Ejecutando
la auditoria



               •   Haga un muestreo de actividades,no se centre en una.
               •   Busque evidencia observando lo que ocurre y revisando registros.
               •   Haga anotaciones completas.
               •   Escuche las explicaciones del auditado.
               •   Anote y confirmelas más adelante si es procedente.No de la
                   impresión de que no cree.
               •   Escriba los detalles : procedimientos, registros, ordenes ,lotes,ect.
               •   Auditoria abierta y amigable resultará en un acuerdo de que el
                   problema existe.
               •   Verifique si la S/E es o no puntual.
Reporte
de las situaciones encontradas



           •   Cada S/E. debe tener un reporte separado.
           •   Reporte debe contener 3 ítems :
                    Descripción completa y precisa de lo observado.
                    Referencia a la cláusula del estandard/ documento
                    de calidad de la organización.
                    Explicación de los requisitos de la cláusula /documento.
           •   Las N.C. deben atribuirse solamente a una cláusula de la
               norma, la más aplicable.
           •   En ocasiones , la única referencia es la documentación de la
               organización.
Reunión
de cierre

            Preparación                         Reunión de cierre
            •   Cada uno relata sus             •   Agradecimientos.
                hallazgos.
                                                •   Resumen del alcance.
            •   El equipo evalúa y revisa los
                hallazgos.                      •   Objetivo y método usado.
            •   Se define si son S/E y su       •   No todas las S/E se pueden
                clase.                              descubrir.
            •   Se prepara un borrador del      •   Preguntas y discusiones al final.
                reporte final.
                                                •   Presentación de las S/E por el
                                                    equipo.Hechos solamente.
                                                •   Resumen general por el A.Líder.
                                                •   Invitación a discutir cualquier punto.
            DIRIGIDA POR
            EL AUDITOR LIDER                    •   Acuerdo de las fechas para
                                                    determinación de las acciones
                                                    correctivas
Informe
final de la auditoria


                                                            Listos al terminar
            • Alcance y objetivos.                            la auditoria o
            • Fechas e identificación de la organización.       muy cerca.

            • Relación de las no conformidades
              encontradas.
            • Relación de las observaciones.
            • Análisis de las fortalezas del sistema.
            • Lista de distribución.
                                                                    Detalles y S/E
                        Precisos,soportados y                     aceptadas por las
                         referencias precisas.                    partes involucradas
Seguimiento


                  Verifique la implementación de acciones correctivas
                             Después de la fecha establecida


                                  NO
              Establezca una
               Nueva fecha
                                                                      SI

               Verifique de              SI
                                                           Verifique la eficacia
                  Nuevo

                      NO                                              NO           SI
                                         Determine
                  Escale
                                         Nueva a.C.

                                                           Cierre la s/e
Generalidades
Sobre gestión por procesos

         •    Responsable del proceso : responsable de eficacia y eficiencia.

         2.   Mantener “bajo control” los procesos :

         ●    Entendido          : propósito y descripción del proceso.
                                   clientes.
                                   proveedores.
                                   propietario.
                                   rendimiento obtenido.

         ●    Documentado : Diagrama de flujo de proceso.
                               Entradas y salidas.
                               Medidas de rendimiento de sus fases (PPM).
                               Procedimientos. Instrucciones. Planes.

         ●    Medido             : Indicadores de valoración de la calidad del proceso por el cliente.
                                   Indicadores de eficiencia y eficacia importantes para la rentabilidad.
                                   Indicadores de la calidad de una etapa.
                                   Indicadores de la calidad de un paso.
Principios
de auditoria



             • Conducta ética.

             • Presentación honrada.

             • Profesionalismo.

             • Independencia.

             • Evidencia.
Administrando
un programa de auditoria



          •     Establecer los objetivos y extensión del
                programa.
          •     Establecer responsabilidades, recursos y
                procedimientos.
          •     Asegurar la implementación del programa.
          •     Monitorear, revisar y mejorar el programa.
          •     Asegurar que se mantienen de manera apropiada
                los registros de la auditoria.
Actividades
de la auditoria


            •     Iniciando la auditoria
                  Designando el auditor líder ;objetivos, alcance y criterio ;factibilidad
                  ;grupo auditor ; contactos iniciales con el auditado.
            2.    Dirigiendo la revisión documental.
            3.    Preparándose para las actividades de auditoria
                  Plan de auditoria, asignación de trabajo, documentos de trabajo.
            4.    Conduciendo las actividades
                  Reunión de apertura, comunicaciones, guías y observadores,
                  recolectando y verificando la información, generando hallazgos,
                  preparando conclusiones, reunión de cierre.
            5.    Reporte de auditoria.
            6.    Completando la auditoria
                  reteniendo documentos, finalizando la auditoria.
            7.    Conduciendo el seguimiento.
Entrevistas



         ● Personas de diferentes niveles y funciones.
         ● Horas normales de trabajo, sitio normal.
         ● Esforzarse en tranquilizar a la persona.
         ● Explicar razón de la auditoria y toma de
           notas.
         ● Iniciar haciendo que describa su trabajo.
         ● Evitar preguntas dirigidas.
         ● Resumir y revisar los hallazgos con el
           auditado.
         ● Agradecerle su participación y cooperación.
Competencia
de los auditores


           •       Conocimiento genérico y habilidades en :

           ●       Principios de auditoria, procedimientos y técnicas.
           ●       Sistemas administrativos y documentos de referencia.
           ●       Esquemas organizacionales.
           ●       Leyes aplicables, regulaciones y otros requerimientos.
           ●       Liderazgo de auditorias para los auditores lideres.


           2.      Conocimiento especifico y habilidades en :

           ●       Métodos y técnicas de calidad.
           ●       Productos, servicios, y procesos operacionales.
           ●       Métodos de manejo ambiental, ciencia ambiental y
                   tecnología, etc. (auditores ambientales).
Atributos
personales y educación del auditor


            •   Ético, sincero, honesto y discreto.
            •   Mente abierta. Razonamiento lógico.
            •   Diplomático.
            •   Observador de los alrededores y actividades.
            •   Perceptivo, Versátil, Independiente.
            •   Tenaz, persistente.

            •   Educación suficiente.
            •   Experiencia de trabajo involucrando juzgar, resolver problemas y
                comunicación. Parte de ella relacionada con administración de
                calidad o ambiental.
            •   Entrenamiento en auditoria externo o interno.

            •   Experiencia en actividades de todo el proceso de auditoria bajo
                supervisión y guía de un auditor líder.

								
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