Docstoc

Investment Policy Examples - Florida Government Finance Officers

Document Sample
Investment Policy Examples - Florida Government Finance Officers Powered By Docstoc
					Investment Overview:
How to Approach From a Small to Medium 
Government’s Perspective – Given Limited Staff, 
Time, and Experience
             FGFOA  Annual Conference
                  May 8, 2012
                  10 - 11:40am


         Jeff Larson, MBA, Larson Consulting Services

               Jeff Yates, MPA, City of Dunedin

              Linda Senne, CPA, City of Venice
  Presentation Outline
       I.       Introductions                              FGFOA Moderator

       II.      Overview – Typical Florida                 Jeff Larson
                Investment Policy – Small
                to Medium Sized Governments

       III.     Overview – Best Practices                  Jeff Larson
                of Public Funds Investments

       IV..     Investment Approach:                       Linda Senne
                City of Venice

V.     Investment Approach                    Jeff Yates
       City of Dunedin

VI.             Panel Recommendations                      Panel

VII.   Appendix Material
II. “Typical” Florida Investment Policy




     “THE KEY IS A POLICY
    THAT MAKES SENSE FOR
     YOUR GOVERNMENT”
II. Investment Policy Samples

n   Get samples from other organizations
    q   Colleagues
    q   Internet
    q   FGFOA web site
    q   GFOA sample investment policy
II: Policy Model
n   Florida Government Finance Officers Association
    q   (407) 835-3471   www.fgfoa.org
    q   View Resources for Sample Documents

n   Government Finance Officers Association
    q   (312) 977-9700       www.gfoa.org
    q   Search for “Sample Investment Policy” 

n   Updated Comparable Florida Models:
          -- City of Dunedin   -- City of Venice
          -- Clay County       -- City of Treasure Island
          -- UCF               -- Osceola County Schools
          -- City of Tamarac   -- FGFOA Website, Your Local Chapter




                                                                      5
II: Investment Policy Roadmap

n   State/Local Laws (F.S. 218.415)
n   Scope/Objectives
n   Standards of Care
n   Investment Instruments
n   Internal Controls
n   Reporting
n   Policy Approval


                                      6
II: Scope of Policy

n   Value of Investment Portfolio
n   Fund Types
    q   General
    q   Special revenue
    q   Enterprise
n   Exclusions Typically Include:
    q   Pension trust funds
    q   Debt service reserve funds, bond proceeds



                                                    7
II. Objectives
 n   Safety of principal
     q   Security type
     q   Limit risk exposure
 n   Liquidity
     q   Portfolio Structure
     q   Transparency
 n   Transparency – more important than yield
 n   Yield
     q   Market influenced
     q   Watch credit risk
II. Standards of Care
n   Prudent investor rule
    q   “Investments  shall  be  made  with  judgment  and  care,  under 
        circumstances  then  prevailing,  which  persons  of  prudence,  discretion 
        and intelligence exercise in the management of their own affairs, not for 
        speculation, but for investment, considering the probable safety of their 
        capital as well as the probable income to be derived.”

n   Ethics policy
n   Conflicts of interest
n   Delegation of authority
Investment Instruments
n   Types 
    q   List Allowable Investments
    q   Florida Statutes 218.415
n   Ratings - Credit criteria (Moody’s, S&P)
    q   Establish acceptable minimums
n   Limits
    q   Maturity restrictions may vary by fund
    q   Maximum maturity
II: Investment Instruments
n   Types – Maximum %
    q   U.S. Treasuries and Agencies
    q   Government Securities
    q   State and Local Governments
    q   Local Government Investment Pool (LGIP)
    q   State Board of Administration – A or Prime Fund
    q   Money Market Funds
    q   Repurchase Agreements
    q   CD’s and Bank Deposits (“QPD”)
    q   Corporate Securities, Commercial Paper
    q   Other; Derivatives

                                                          11
II. Internal Control
n   Investment officer is responsible for maintaining 
    internal control structure
n   Key issues:
    q   Collusion
    q   Separation of activities
        n   Transaction confirmations
        n   Wire transfer authority
        n   Record to General Ledger
    q   Review and monitoring
II: Reporting Requirements/Considerations

 n   Quarterly (?)
     q   City/County Manager, Superintendent, President or 
         Executive
     q   City Council/Board of County Commissioners 
         School Board, or other Board
     q   Investment Advisory Committee (if applicable)
 n   Annual – Audit Report
 n   Based on your Policy – You Should Tailor
 n   Who is the “Investment Officer” Per F.S. 218.415?



                                                              13
III. “Best Practices” - Basic Rules of 
     Public Funds Investments



 “STAY FOCUSED AND IN YOUR 
    WORLD OF COMFORT”




                                          14
III. Basic Rules of Public Funds 
Investments

n   Suitability
    q   Risk return tolerance
    q   Industry rules demand: “know your client”
    q   Objectives and your responsibility – 
          Understand the investment
    q   Unique characteristics and today’s challenge – 
          “Limited Time” to analyze and manage
n   Diversification


                                                          15
III. Basic Rules of Public Funds 
     Investments

n   How do I get started if I inherited this
       “Investment Officer” role?
n   QPD – What does it mean?
n   What is a “yield curve”?
n   Should I be expected to predict interest rates?
n   Key questions often include…?




                                                      16
III: Suitability
Key Issues and Recommendations Include:
n   Everyone is different, there is no “copy-cat plan”...
n   Understand what you, your boss, and elected officials 
    understand
n   DO NOT invest in anything that you can not explain in 5 
    minutes or less or summarize on one page
n   Keep it simple and at your risk tolerance level
n   Ability to monitor and report - Do not create extra work 
    unless your finance/treasury department has unlimited staff 
    and not enough to do!


                                                                   17
III: Diversification
Key Issues and Recommendations Include:

n   Set objectives and then keep it simple!
n   Do not keep all of your eggs in one basket
n   Similar to a person wanting to diversify their personal 
    investment portfolio - only shorter term
n   Always err on being conservative, and LIQUID
n   Protect principal versus chasing yield
n   Use maximum % and minimum ratings for various investment 
    alternatives to force diversification



                                                                18
III: Qualified Public Depository and 
     Investment
What Does It Mean?
n   Florida Statutes 280
n   Collateral backing bank's obligation to pay in addition to bank's 
    own credit standing
n   “Joint and several” support agreement among banks
n   State puts responsibility on YOU to have original collateral
    letter on file (see Appendix example)
n   “Trust but verify”




                                                                         19
III: Cash Flow Analysis

n   Liquidity
    q   Money market, LGIP investments
    q   0-90 days
    q   Banks
n   Enhanced cash
    q   90 days to 18 months
n   Short-term tier (1-5 years)
    q   Reserves - longer term; 18 months to 5 years



                                                       20
III: LGIP NAV OPTIONS
n   STABLE NAV                                              n   VARIABLE NAV
    q   Goal is to maintain                                       q   Designed to fluctuate to 
         $1 in/$1out                                                     increase yield
    q   Highest S&P rating is                                     q   Highest S&P rating is “AAAf”
           “AAAm”                                                 q   Highest S&P volatility rating is 
    q   Short-term                                                       “S1+”
    q   WAM for LGIP is < 60 days                                 q   Medium to Long-term
    q   WAM for MMF is < 90 days                                  q   WAM is Bond Fund < 90 days 
    q   SBA-A shares                                              q   FMIvT
    q   FLSAFE                                                    q   FLGIT
    q   Day-to-Day Fund                                           q   SPIA
    q   MMF’s                                                     q   The Core Fund

          Source: Prepared by Larson Consulting Services, LLC ,Orlando, Florida, market options available to 
                   Florida Governments constantly change. This is not intended to be a complete list.
                                                                                                                21
III: Stable NAV Options in Florida




                                          Prepared by:  Larson Consulting Services, LLC, Orlando, Florida

 The information contained herein is not guaranteed but was obtained from sources we believe to be reliable. Market options for Florida Governments constantly changing, not intended 
 to be a complete list. No information in this document should be construed as a recommendation.  Investors should independently evaluate each investment alternative based upon the 
 needs, risk tolerance and suitability of their government entity.  Check website or call entity for more information.  
                                                                                                                                                                                         22
 III: Variable NAV Options in Florida




                                                  Prepared by:  Larson Consulting Services, LLC, Orlando, Florida

The information contained herein inot guaranteed but was obtained from sources we believe to be reliable. Market options for Florida Governments constantly changing, not intended to 
be a complete list. No information in this document should be construed as a recommendation.  Investors should independently evaluate each investment alternative based upon the 
needs, risk tolerance and suitability of their government entity.  Check website or call entity for more information.  
                                                                                                                                                                                         23
   III: Operating funds can be allocated into different tiers
          •Core Funds                                                    • Each tier is distinct and   
             §Enhanced Cash Tier                                           can be benchmarked
             §Short-Term Tier
$4.8 M



$4.0 M



$3.2 M


                                    Liquidity Tier (0–90 Days, WAM)
$2.4 M



$1.6 M                            Enhanced Cash Tier (90 Days–1 Year)

$800 K

                                            Short-Term Tier (1–5 Years)
   0

         Jan      Feb      March      April      May      June      July      Aug      Sept     Oct      Nov      Dec
                   Prepared by Larson Consulting Services, LLC, Orlando, Florida, For Discussion Purposes only.
                                                                                                                        24
III: Investment Tools and Options – 
       Portfolio Allocations By Time Horizon
                                                                                                     Short -Term Cash


                                                             Enhanced Cash

                                                                                                  Asset Backed Securities
                               Liquid Cash
                                                                                                  Mortgage Backed Securities
                                                           Corporate Notes
                                                                                                  Corporate Notes
       Return (%)




                                                           Taxable Municipals
                           Commercial Paper                                                       Taxable Municipals




                                                                                                                                      Risk
                           Bankers Acceptances             Certificate of Deposits
                                                                                                  Certificates of Deposit
                           Certificate of Deposits         Repos (Collateralized)
                                                                                                  U.S. Gov. Agencies
                           LGIP’s and MMF’s                U.S. Gov Agencies
                                                                                                  U.S. Treasuries
                           Repos (Collateralized)          U.S. Treasuries
                           U.S. Gov Agencies
                           U.S. Treasuries


                    More                                            Liquidity                                                  Less


  Source: Prepared by Florida Management and Administrative Services, Orlando, Florida, For Discussion Purposes. 
  * Some securities require additional approval.  218.415 (16) h - Other investments authorized by law or by ordinance for a county or 
                     a municipality  or local government.
  **Not all securities are suitable for every public entity.  Each entity has their own unique risk tolerances .
                                                                                                                                             26
IV. City of Venice Investment Approach




n   Overview of Venice
    q   Location
    q   Demographics
n   Finance Department’s Role -
    q   Reporting and investments
n   City of Venice’s approach
City of Venice Demographics
City of Venice Demographics


n   In Sarasota County – SW Florida
n   Located ½ way between Tampa & Fort Myers
n   Incorporated in 1927
n   In 2012 Celebrating its 85th Anniversary
n   Well known for its beautiful beaches
n   Population – Approx. 22,176
City of Venice Finances

    Governmental Services 
          Police                              Information Systems
          Fire                                  Parks & Recreation
          Finance                            Public Works
          Community Development: Engineering, P&Z, Bldg
n   Enterprise Funds
           Water & Sewer               Solid Waste
            Stormwater                     Airport
    City of Venice Finances
n   Finance Director reports to City Manager
    q Annual Budget - $ 80.2 million
    q Cash & Investment portfolio – Approx. $55.6 million

n   Limited resources (i.e. personnel and time)
    q Finance Personnel 

        n   2000: 17 persons      2012:  12 persons    
    q   Budget 
        n   2000:  $41.4 M        2012:   $80.2 M
City of Venice’s Approach

n   Amount at local operating bank, tied to services
n   Other sources of liquidity include AAAm rated 
    money market funds, AAAm FL SAFE LGIP, 
    Bank QPD’s
n   Analyze cash flows by fund, but invest on pooled 
    basis
n   Working with PMA to Ladder our investments, 
    Produce a Consolidated Report, Reduce 
    Safekeeping Costs
City of Venice’s Approach

n   Cash & Investments Consist of Approx:
    q   $28.3M    Bank Deposits & Money Market Funds
    q   $22.0M    Government Agencies
    q   $  5.0M    FLSAFE – LGIP
    q   $  0.3M    SBA – LGIP


n   Balances vary month to month

n   Quarterly Updates to City Council
City of Venice’s Approach
IV. Treasure Island’s Enhanced Approach

n     New Finance Director met with bank representatives, then City’s Financial Advisor
      q    Discovered City bank accounts established many years ago with no current rationale or logic
n     Updated Investment Approach in 2011-2012 with FA’s Help, FL SAFE/PMA Support




(1) Source – City of Treasure Island, Finance Department, Active Portfolio changes but basic structural diversification and investment options continue.
 IV. City of Treasure Island 


$502,040




            (1) Source – City of Treasure Island, Finance Department
City of Venice’s Focus

n   Stay with Permitted Investments
n   Too Small to Have an Independent IA Firm 
n   Working on: Leverage Cash Flow Analysis and 
    Fixed Income Investment Program (FIIP) via FL 
    SAFE team
n   Leverage Competitive Bidding Platform of PMA 
    and Leverage Wider Range of Broker Dealers or 
    QPD Banks
V. City of Dunedin Investment Approach

n   Overview
    q   In Pinellas County, North of Clearwater
    q   35,000 Population, Largely Residential Community
n   Finances
    q   Reporting and investments
n   Challenges and Lessons Learned
n   City of Dunedin’s approach
City of Dunedin Demographics
n   Established in June 1899
n   10 Square Miles
n   Median Age 51.3 yrs
    City of Dunedin Finances

n   Finance Director reports to City Manager
    q Budget – Approximately $84.7 million
    q Investment portfolio – Approximately $ 30 million

n   Limited resources (i.e. personnel, experience and time)
    q Finance Personnel 

        n   2000:  25 persons   2012:    19 persons
    q   Budget 
        n   2000: $1.4 million  2012:    $2 million
 City of Dunedin’s Approach

      FOCUS ON THE FUNDAMENTALS
nGet CAFR’S up to Date

nSeparate Operations and CIP

nEstablish Reliable Cash Flows for Both

nUpdate Internal Tracking of Projects
City of Dunedin’s Focus

n   Initially Majority of Funds at Local Bank, not 
    earning a yield, above maximum % per old 
    Investment Policy
n   Investment Policy Updated with Consultant’s 
    Help
n   Diversification Phase I
n   Cash Flow Analysis via PMA FL SAFE
n   Diversification and Laddering Phase II – 
    Competitive Bidding of QPD Bank CDs
City of Dunedin Summary



                          (Limit 50%) 
                          21.95%
City of Dunedin Summary
                         Revised Portfolio Breakdown
                           Based on April 19, 2012



                   (1)

                                                       (Limit 50%) 
                                                         15.94%




  (1) Prebond proceeds/bank placement reimbursement of Interfund loans
VI: Recommendations

 §   Markets are Constantly Changing

 §   Everyone is Different, There is no Copy Cat Plan

 §   Understand What You, Your Boss, and Elected Officials 
     Understand

 §   DO NOT Invest In Anything That You Can Not Explain

 §   This is Not Your Money-Be A Fiduciary



                                                              46
VI: Recommendations

§   Keep It Simple and At Your Risk Tolerance Level

§   Ability To Monitor and Report- Do Not Allow Investments 
    or Process to Merely Create Extra Work

§   Seek Assistance, as Needed, with Investment Policy 
    Review and Cashflows

§   Remember Suitability and Diversification

§   Stay True to Key Objectives

                                                               47
VI: Recommendations




                      48
Questions?
Bios

n   Jeff Larson, MBA
    q   President, Larson Consulting Services
    q   Banking and Investment Experience, Over 29 years

n   Linda Senne
    q   Chief Accountant, CPA, CGFM, City of Venice

n   Jeff Yates
    q   Finance Director, MPA, City of Dunedin
 Jeffrey T. Larson                                                            President, Larson Consulting Services 
                                                                              Tel:  407.496.1597   |  jlarson@larsonconsults.com



       Based in Orlando, and as President of Larson Consulting Services (“LCS”), an independent SEC and MSRB registered 
financial advisory firm, Jeff has successfully closed a wide range of municipal project finance and corporate financings totaling 
over  $6  billion.  Florida  projects  have  ranged  from  negotiating  and  structuring  transportation/road  improvement  programs, 
higher  education  project  financings,  multiple  utility  acquisitions,  extensive  water  and  wastewater  capital  expansions, 
investments  support  services,  economic  development  and  redevelopment  initiatives,  utility  enterprise  restructurings, 
refinancing  and  restructuring,  downtown  redevelopment,  CRA  TIF  financings,  debt  and  lease  purchase  private  placements, 
multiple  public/private  partnership  project  finance  issues,  multiple  phased  Charter  School  financing,  and  a  $240  Million 
University / Developer PPP Project financing.  In May of 2011, Jeff and FMAS was asked by the AAAm rated FL SAFE Local 
Government  Investment  Pool  (“LGIP”),  to  serve  as  its  Administrator  and  Executive  Director.  He  has  served  many  Florida 
governments since 1992 as an Investment Banker, Financial Consultant, Administrator, or Financial Advisor. 
       Mr. Larson received his MBA degree on an academic scholarship from Emory University, Atlanta, Georgia, in 1982.  
As  part  of  his  MBA  graduate  work,  Mr.  Larson  worked,  studied  and  taught  in  Germany  and  Austria  and  was  a  Fulbright 
Scholar at the Johannes Kepler University in Linz, Austria.  He received an A.B. in Business Administration with honors in 
1980 from Franklin & Marshall College, Lancaster, PA.  Mr. Larson’s professional licenses with the State of Florida, FINRA 
(previously the National Association of Securities Dealers (NASD)), and New York Stock Exchange (NYSE) include a Series 
7 General Securities, Series 63, Series 53 Municipal Principal, Series 24 FINRA General Securities Principal and Series 9 and 
10 General Securities Sales Supervisor licenses.
         Jeff is a frequent speaker at industry conferences including the annual FGFOA, FCCMA, Florida Bond Buyer, FICPA, 
Florida  Redevelopment  Association  (FRA),  Florida  Bar  Association,  Florida  League  of  Cities,  Ernst  &  Young  Professional 
Development Conference, FGFOA Webinars, FINRA, Regional FGFOA Chapter meetings, FGFOA Career Seminars, Smith’s 
National Investor Conference, Annual FGFOA Institute (School of Governmental Finance) and Special District conferences on 
topics  ranging  from  “the  Bond  Issuance  Process”,  “Best  Practices  in  Debt  Management”,    “Best  Practices  in  Investment 
Management”,  “Planning  and  Capital  Financing”,  to  “Public-Private  Partnership  Financings.”    Jeff  has  also  served  as  a 
member of the FGFOA Annual Conference Program Committee for over 15 years.

                                                                                                                                          51
 Linda Senne, CPA, CGFM                                                            Tel: 941-486-2626
                                                                        Email: lsenne@ci.venice.fl.us
 Chief Accountant
 City of Venice

Linda Senne is currently the Chief Accountant for the City of Venice. Prior to January 1, 2011, she 
was  the  Deputy  Financial  Services  Director/Controller  for    the  City  of  Cape  Coral.    Ms.  Senne 
started  in  2001  as  the  Controller  for  the  City  of  Cape  Coral  managing  the  City’s  Financial 
Management  System    including  accounting,  financial  reporting,  treasury,  cash  management  and 
investments,    debt  issues,  payroll,  grant  coordination,  capital  assets,  capital  construction  projects, 
and  customer  billing  services.  Ms.  Senne  was  the  Project  Manager  for  the  JD  Edwards   
EnterpriseOne  v9.0  Financial  Management  Software  System  implementation  and  the  Kronos 
HRIS/Payroll System implementation. Ms. Senne was also instrumental in leading the Accounting 
Division in early implementing GASB 34, the biggest change in the history of financial reporting for 
governmental entities. Ms. Senne worked for the Office of the State Auditor in North Dakota for 13 
years prior to joining the City of Cape Coral.  While working for the State of North Dakota she was 
selected by the National Auditor’s Association to be on the quality review team for the State’s of 
Rhode Island and Alabama. Linda has served on the FGFOA Host Committee for a number of years, 
has been the SWFGFOA Chapter President, and a SWFGFOA Board Member since 2006.  Linda 
was  selected  by  the  participants  to  be  a  board  member  with  FL  SAFE,  which  is  an  AAAm  rated 
Local Government Investment Pool in Florida. She was selected to be the Vice Chairman of the FL 
SAFE  Board  in  2012.  Linda  attended  Moorhead  State  University  –Minnesota  where  she  earned  a 
B.S. in Accounting and has been a Certified Public Accountant since 1988.
Jeff Yates, MPA                                                         Tel: 727-298-3066
Finance Director                                              Email: jyates@dunedinfl.net
City of Dunedin

Jeffrey A. Yates started work as the City’s Finance Director on March 15, 2010.  
Mr.  Yates  previously  served  as  Chief  Financial  Officer  for  the  City  of  Kansas  City, 
Missouri, from 2008 to 2010, the City of  Lubbock, Texas from 2005 to 2008 and as 
Director  of  Fiscal  Policy  and  Strategic  Planning  for  Lubbock  from  2004  to  2005. 
Before  arriving  in  Lubbock,  Yates  worked  as  a  Budget  Officer  for  the  City  of 
Portsmouth,  VA.  Mr.  Yates  also  has  taught  economics,    accounting,  business 
management,  ethics,  government  and  leadership  courses.  Jeff  has  served  on  various 
committees  for  the  GFOA,  and  is  currently  on  the  Board  of  the  Gulfcoast  Chapter, 
FGFOA, and was selected to be the Secretary Treasurer of FL SAFE LGIP in 2012. He 
was  a  speaker  at  the  2011  FGFOA  Annual  Conference  on  “An  Update  on  Public 
Finance Markets”, and at a Gulfcoast FGFOA Eight Hour Seminar on “Best Practices 
in  Investment  Management”.  Mr.  Yates  and  his  wife,  Jennifer,  have  two  children, 
Jayden and Jonathan. Mr. Yates enjoys reading, photography and professional sports.  
Mr.  Yates  has  a  bachelor’s  degree  in  social  science  and  education  from  Liberty 
University and a master’s degree in public administration from Regent University, with 
additional graduate course work in economics and accounting
Other QPD Documents

n   Sample Letter


n   Identification and acknowledgement form
53
54
55
56
Schedule at a Glance
n   2:00 p.m. - 2:50 p.m.  
    Statewide Chart of Accounts Project – Elwood McElhaney

n   2:00 p.m. - 2:50 p.m.  
    Gimmie A Budget Light Please! – Brenda Raver

n   2:00 p.m. - 2:50 p.m.  
    Ethics Review – Peggy McGarrity

n   2:00 p.m. - 2:50 p.m.  
    Career Development: Building the Next Finance Director – Mark Fostier, Binh 
    Nguyen, Diane Reichard and Jamie Roberson

n   2:00 p.m. - 2:50 p.m.  
    Pension Risk Management and Asset Allocation – Kevin SigRist
n   3:10 p.m. – 4:50 p.m.  
    Are You Audit-Ready? – Deborah Garringer and Bill Spinelli 

n   3:10 p.m. – 4:50 p.m.  
    Fraud, Internal Controls and Segregation of Duties for Small Governments – 
    Angela Balent and C. Michelle Blackstock

n   3:10 p.m. – 4:50 p.m.  
    Preserving Your Reserves – Jason Brown

n   3:10 p.m. – 4:50 p.m.  
    Yikes! You’ve Been Hacked! – Princessa Brown

n   3:10 p.m. – 4:50 p.m.  
    Review of the Dodd-Frank Act – Jim Reilly and Ravi Subbaraya

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:2
posted:7/23/2013
language:
pages:58