Data Recharge Overview by malj

VIEWS: 6 PAGES: 7

									        Data Recharge Overview




OAAIS
                     Basic Recharge Facts
                     Ø $35 per FTE/month for all UCSF for this Fiscal Year    
                     Ø Effective November 1, 2009 (based on October month-end payroll 
                          data)
                     Ø Medical Center Employees Exempt
                     Ø Students Exempt: 
                                                        Title Code
                                                         2270 (REM Tutor I-NON-GSHIP/NON-REP)
                                                         2271 (REM Tutor I-GSHIP/NON-REP)
                                                         2272 (REM Tutor II-NON-GSHIP/NON-REP)
                                                         2273 (REM Tutor II-GSHIP/NON-REP)
                                                         2312 (Teaching Asst.-GSHIP/NON-REP)
                                                         2313 (Teachg Asst.-NON-GSHIP/NON-REP)
                                                         2862 (Tutor-GSHIP/NON-REP)
                                                         2863 (Tutor-NON-GSHIP/NON-REP)
                                                         2854 (Reader-GSHIP/NON-REP)
                                                         2855 (Reader-NON-GSHIP/NON-REP)
                                                         3266 (GRAD STDNT RES-No Remission)
                                                         3282 (GRAD STDNT RES-Full Fee REM)
                                                         4000  (Work Study)
                       




   OAAIS
School of Medicine

                                                                                                 2
                     Automation of Recharge
                     System being built by OAAIS

                      Ø Driven by PPS data: full accounting information 
                        (Fund, DPA, Program Code) and derived percent 
                        time for each record

                      Ø Automatically calculates and applies the appropriate 
                        recharge amount using the same payroll FAUs 
                        except NCA

                      Ø Features Data Recharge Reports for authorized 
                        control points and department administrators


   OAAIS
School of Medicine

                                                                            3
                     Recharge Funds
                     Ø In order to only charge “allowable” funds, departments 
                       will need to verify Fund/DPAs to be charged and 
                       provide alternate Fund/DPAs as needed (based on a 
                       grouping logic - not individuals)

                     Ø OAAIS Business and Resource Management (BRM) 
                       can override Fund/DPAs to be charged upon request 
                       from authorized department administrators




   OAAIS
School of Medicine

                                                                             4
                     Workflow Overview
                     End of each payroll month 

                                                 OLPPS pay earn file is available
                                        Import payroll earn file into Data Recharge System
                                                Data Recharge Reports available

                      
                                  Review of data (fund/dpa/program code) by departments’ 
                           financial administrators (via Data Recharge System Reports)

                                   
                                            No changes needed                  Changes needed-
                                          No action required                   Financial administrator 
                                                                               contacts BRM, BRM makes 
                                                                               change in Data Recharge Sx
                      

                     Two working days before
                     Month End Close            
                                                       Recharge is calculated and applied
                                                    Journal is generated for General Ledger
                        


   OAAIS
School of Medicine

                                                                                                            5
                      Upcoming Activities
                     Ø Verification of Fund/DPA
                        § List to be sent out by OAAIS to Departments for 
                          verification

                     Ø User ID
                        § Data Recharge System will be accessible through My 
                          Access. In order to set up users in the System we need 
                          to collect: Name, Department, E-mail,Weblinks User ID, 
                          UCSF ID.
                     Ø My Access
                        § Those not currently in My Access will need to get 
                          activated


   OAAIS
School of Medicine

                                                                                6
                     Contacts

                     Ø For questions regarding the business and system 
                       processes, please contact: Shahla Raissi 

                     Ø For questions regarding data recharge policy and 
                       exceptions, please contact your respective control 
                       points 




   OAAIS
School of Medicine

                                                                        7

								
To top