Industry Expertise - Baker _ McKenzie

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					Workshop: Interne Ermittlungen
 28. September 2012



Mag. Simone Liebmann-Slatin, MSc, Senior Counsel
Dr. Caroline Kindl, Associate

Wien, 28. Sep. 2012
I.           Einleitung
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                                                  Corporate Compliance Capabilities - Baker & McKenzie |  2
Was sind interne Ermittlungen und wofür sind sie gut?

Definition
                        Überprüfung einem Unternehmen zur Kenntnis gelangter 
                        Verdachtsmomente auf Fehlverhalten oder Pflichtverstöße von 
                        Mitarbeitern durch unternehmenseigene oder private externe 
                        Ermittler




Sinn und Zweck
                        •   Vermeidung von Haftungsrisiken für Unternehmen und 
                            Geschäftsleitung
                        •   Bestandteil eines effektiven Compliance-Programms
                        •   Zero Tolerance Policy (Durchsetzungswille)
                        •   Bestimmung von Schwachstellen im Unternehmen 




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Die acht Schritte interner Ermittlungen

Schritte                •   Schaffung von Anlaufstellen und rechtliche Prüfung der erhaltenen 
                            Hinweise auf hinreichende Substantiierung des Vorwurfs 
                            („Verdachtsprüfung“)
                        •   Einleiten der internen Ermittlung
                        •   Aufstellen eines Untersuchungsplans
                        •   Durchführung einer internen Ermittlung
                        •   Abschlussbericht über die Untersuchungsergebnisse und Vorschläge 
                            für erforderliche Maßnahmen
                        •   Information der zuständigen Stellen des Unternehmens und des 
                            Beschwerdeführers
                        •   Nachverfolgung der vorgeschlagenen Maßnahmen
                        •   Analyse der Ergebnisse der Ermittlung mit Blick auf die Prozesse des 
                            Unternehmens; Implementierung von Maßnahmen zur 
                            Prozessoptimierung; Nachverfolgung der vorgeschlagenen 
                            Maßnahmen auf deren Wirksamkeit und Effektivität 



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II. Ausgangssituation
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Ausgangssituation
Sie sind Rechtsabteilungsleiter der Kaiser AG, die auf den Kauf und Weiterverkauf gebrauchter 
Produktionsmaschinen spezialisiert ist. Über die Whistleblowing-Hotline erreicht Sie die folgende 
Nachricht:

        „Hello,

        my name is Ismael. I am the agent of Kaiser in Marocco. I was the agent for long years. I have
        always very happy with Kaiser until a few months ago. I do a lot of business with your Mr.
        Schneider. We always good partners. Make a lot of money. Now Mr. Schneider decided to make
        money without me. I don‘t like that. That is why I contact you. It should interest you that your Mr.
        Schneider sometimes does some extra activity with me here in Marocco. I want to help you
        finding some money of Kaiser and continue good business. Let‘s talk.

        Ismael Benim

Herr Heinz Schneider ist der Vertriebsleiter der Kaiser AG für Afrika und den Nahen Osten. Herr 
Schneider hat in seiner Abteilung zwei Mitarbeiter. Er ist für die Kaiser AG zeichnungsbefugt und 
genießt aufgrund seiner langjährigen Betriebszugehörigkeit viele Freiräume.

Was unternehmen Sie?




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Erste Überlegungen

Umgang mit den 
                        •   Prüfung auf Schlüssigkeit
erlangten 
Informationen           •   Feedback an Hinweisgeber
                        •   Information an Geschäftsleitung
                        •   Aufstellen eines Untersuchungsplans


Fragen zu Beginn 
                        •   Wann sollten / müssen interne Ermittlungen eingeleitet 
der internen                werden und in welchem Umfang?
Ermittlungen
                        •   Verdeckt oder offen?
                        •   Intern oder extern?
                        •   Einschaltung von Behörden?




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Ergebnis des Gesprächs mit Ismael Benim
Heinz Schneider, sein Mitarbeiter Michael Moldrop und Ismael Benim betreiben nach Aussage von 
Herrn Benim ein Parallelgeschäft zu der Kaiser AG. Herr Schneider habe auf den British Virgin Islands 
die Gesellschaft NFS gegründet. NFS verkaufe gelegentlich gebrauchte Produktionsmaschinen über 
Ismael Benim an Kunden der Kaiser AG. Der Kaufpreis werde dann auf ein Konto von NFS in der 
Schweiz überwiesen, von dem aus Herr Benim seine Vermittlungsprovision erhalte. Herr Schneider 
habe vor kurzem einige Maschinen ohne Herrn Benim verkauft. Das wollte sich dieser nicht bieten 
lassen.

Herr Moldrop habe zudem mit einem Mitarbeiter aus der Lagerabteilung vereinbart, dass dieser 
(gegen eine geringe Beteiligung) zusätzlich einige hochwertige Werkzeuge zur Wartung der 
Maschinen undeklariert mit in den Container schmuggelt, wenn eine Produktionsmaschine an den 
Kunden verschickt wird. Die Werkzeuge verwende Herr Benim, um die Kunden von dem Kauf zu  
überzeugen.




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III. Durchführung der internen 
     Ermittlungen
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Maßnahmen bei internen Ermittlungen

Mögliche                •   Befragung von Mitarbeitern
Maßnahmen
                        •   Screening von E-Mail Logfiles und Inhalten
                        •   Datenscreening / Data Mining
                        •   Herausgabe, Kontrolle und Verarbeitung von Akten, Briefen und 
                            Unterlagen von Mitarbeitern
                        •   Herausgabe und „Spiegelung“ des Computers und anschließende 
                            Verarbeitung der dienstlichen Daten und elektronisch gespeicherten 
                            dienstlichen Unterlagen von Mitarbeitern (außer E-Mails)
                        •   Einsicht in die Personalakte von Mitarbeitern
                        •   Videoüberwachung von Mitarbeitern
                        •   Telefonüberwachung
                        •   Durchsuchung des Arbeitsplatzes
                        •   Abhören in den Geschäftsräumen
                        •   Ermittlungen im Umfeld verdächtiger Mitarbeiter



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Rechtliche Grenzen für Ermittlungsmaßnahmen


Zu beachtende 
                        •   Strafrecht
Rechtsgebiete
                        •   Datenschutzrecht
                        •   Arbeitsrecht




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Zwischenergebnis der Ermittlungen
Sie haben die E-Mail Accounts von Heinz Schneider und seinem Mitarbeiter Michael Moldrop kopiert 
und durchsucht. Dabei sind Sie auf folgende E-Mails gestoßen:

        „Heinz,

        ich hab die Werkzeuge nicht mehr wie besprochen in den Container bekommen. Sag Ismael er
        bekommt seine Provision bei der nächsten Lieferung in der kommenden Woche. Bleibt es dann
        bei 2765903 Zürich? Mike“

        „Bei der nächsten Lieferung müssen Sie dann aber auf jeden Fall rein. Unsere marokkanischen
        Freunde warten schon. Bitte über NFS in Genf. KN bekannt. HS“

        „Ismael, eine tolle Gelegenheit hat sich aufgetan. Ablauf ist bekannt/wie telefonisch besprochen.
        Heinz“

In der Buchhaltung lässt sich nachvollziehen, dass in der 
Vergangenheit  in unregelmäßigen Abständen Werkzeuge 
auf bislang ungeklärte Weise verschwunden sind. 




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Schwerpunktthema Befragungen (1)

Schlüsselaspekte        •   Themenbezogene Organisation der Befragung
einer                   •   Reihenfolge der befragten Mitarbeiter
erfolgreichen           •   Ort der Befragung und Sitzordnung
Befragung               •   Sprache der Befragung
                        •   Teilnehmer an der Befragung
                        •   Interviewstrategie
                        •   Vorbereitung der Ermittler auf das Interview
                        •   Chronologie und Art der Fragen
                        •   Einleitendes Gespräch vor dem Interview
                        •   Information und Belehrung der Mitarbeiter
                        •   Enthemmung und Öffnung des Mitarbeiters
                        •   Beachtung nonverbaler Kommunikation
                        •   Beginn der eigentlichen Befragung - Formulierung verständlicher Fragen
                        •   Spannungsbogen
                        •   Reden ist Silber
                        •   Ergebnisoffene Befragung
                        •   Vermeidung von Suggestivfragen




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Schwerpunktthema Befragungen (2)

Rechtliche              •   Auskunftsverweigerungsrecht bei Selbstbelastung
Fragen bei 
                        •   Aussagebefreiungsrecht bei Belastung von Kollegen und Dritten
Befragungen
                        •   Recht auf Anwesenheit eines Mitglieds des Betriebsrats
                        •   Recht auf Anwesenheit eines Rechtsanwalts
                        •   Einsichtsrecht in Protokoll
                        •   Anweisung zur Vertraulichkeit
                        •   Belehrungspflicht




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III. Abschluss der internen 
     Ermittlungen
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Abschluss der internen Ermittlungen

Maßnahmen als           •   Abschlussbericht
Berater
                        •   Vorschlag für zu ergreifende Maßnahmen




Interne 
                        •   Nachverfolgung der vorgeschlagenen Maßnahmen
Maßnahmen
                        •   Handlungspflicht der Geschäftsleitung? 




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Workshop: Interne Ermittlungen


Dr. Caroline Kindl                            Mag. Simone Liebmann-Slatin, MSc.
Associate                                     Senior Counsel

+43 (0) 1 24 250                              +43 (0) 1 24 250
Caroline.kindl@bakermckenzie.com              Simone.liebmann-slatin@bakermckenzie.com

Schottenring 25                               Schottenring 25
1010 Wien                                     1010 Wien
Österreich                                    Österreich




Diwok Hermann Petsche Rechtsanwälte GmbH ist ein Mitglied von Baker & McKenzie International, einem Verein nach dem Recht der Schweiz mit weltweiten Baker & McKenzie-
Anwaltsgesellschaften. Der allgemeinen Übung von Beratungsunternehmen folgend, bezeichnen wir als "Partner" einen Freiberufler, der als Gesellschafter oder in vergleichbarer 
Funktion für ein Mitglied von Baker & McKenzie International tätig ist. Als "Büros" bezeichnen wir die Kanzleistandorte der Mitglieder von Baker & McKenzie International. 
                                                                                                                                                                      www.dhplaw.at 

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