Docstoc

Financial Management of OCD Grants - Ohio Development

Document Sample
Financial Management of OCD Grants - Ohio Development Powered By Docstoc
					Financial Management
    of OCD Grants
 (Units of Government)
     November, 2012
Financial Mgt of OCD Grants
Teresa L. Edwards, CPA   …Terry
Audit Office, ODSA

614.800.848.1300
614.644.9344

terry.edwards@development.ohio.gov
 Financial Mgt of OCD Grants
  The Secret Code …

                            B-F-11-0XY-1

Type of entity.  A = 
City, B = County, N                                           # grants of 
                               Program                       program type
= NPO
                                 year



                                          Grantee 3-digit 
 Program type.  F = CDBG                   identifying #
 formula, C = CHIP, W = 
 Water/Sewer
Financial Mgt of OCD Grants
To be in financial compliance:

•   Organization’s Financial Policies
•   Federal, state, local laws
•   Federal Circulars
•   Code of Federal Regulations
•   OCD Financial Mgt Rules & Regulations
•   Grant Agreements


      NOTE:  Should = must
Financial Mgt of OCD Grants

OMB Circulars:  Must be followed for all federal 
funds
                    NPO                  Gov’t
Admin Rules         A-110                A-102
Cost Principles     A-122                A-87
Audit               A-133                A-133


        Web:  whitehouse.gov/omb/circulars
Financial Mgt of OCD Grants
Sound financial management system:

• Adequate internal controls:
      --Reduce risk to lowest possible level
      --E.g., segregation of duties, no mgt 
      override of controls
• No real or perceived conflict of interest
• Accurate, timely and complete financial info
Financial Mgt of OCD Grants
Sound financial management system:

• Accurate, timely and complete financial info:
     --Record all transactions as they occur
           Good received; services rendered
     --No multi-period transactions
           Monthly – not quarterly, annually
     --Only costs incurred during grant scope
     --Allocation of costs
           E.g., fringes follow salaries
Financial Mgt of OCD Grants
Sound financial management system:

• Accurate, timely and complete financial info:
     --Grant activity kept separate
           **Sources and uses (revenue and 
           expenses)
     --Expenses segregated by activity
     --Accounting information must be only 
     basis for completed financial reports to 
     OCD
Financial Mgt of OCD Grants
                                                              ABC COUNTY
                                                             CDBG -F-11-0XY-1
                                                       Revenue and Expenditure Report



Refer to
                                                    September 1, 2011 to February 28, 2012


              Project 325




Sample … 
              Revenue


                                             4200                       Grant revenue        60,000.00


              Total Revenue                                                                  60,000.00




unless you    325-01  Parks & Recreation


                                             8000                       Subcontractor        10,298.00




can read 
              Total Parks & Recreation                                                       10,298.00



              325-02  Street Improvements




these         Total Street Improvements
                                             8000                       Subcontract          23,955.57


                                                                                             23,955.57




numbers       325-03  Sidewalk Improvements


                                             8000                       Subcontractor        12,346.93


              Total Sidewalk Improvements                                                    12,346.93



              325-04  Fair Housing Program


                                             5000                       Salaries               958.45
                                             5100                       FICA                    73.32
                                             5200                       Health Insurance       522.81
                                             5300                       Unemployment            28.75
                                             5400                       Workers' comp             2.88
                                             7400                       Office supplies        154.89


              Total Fair Housing Program                                                      1,741.10



              325-05  Administration


                                             5000                       Salaries              2,766.24
                                             5100                       FICA                   211.62
                                             5200                       Health Insurance       316.84
                                             5300                       Unemployment            82.99
                                             5400                       Workers' comp             8.30


              Total Administration                                                            3,385.98



              Total Expenses                                                                 51,727.58


              Revenue less Expenses                                                           8,272.42
Financial Mgt of OCD Grants
        DATE PRINTED:  2/15/12

                                                                                        COMMUNITY DEVELOPMENT BLOCK GRANT
                                                                                                  STATUS REPORT
                                                                                               PERIOD ENDED:  2/28/12
                                                                                           GRANT PERIOD:  9/1/11 TO 8/31/12
                                                                                                                                                                                                         
        ABC COUNTY                                                                                                                                                                                                     B-F-11-0XY-1

        OCD REPRESENTATIVE:  DJ PASQUARILLO                                                                                                                              GRANT AMOUNT   $             112,000 
                                                                                                                                                                                           


        I  certify  that  to  the  best  of  my  knowledge  the  data  in  this  report  has  been  verified  to  be  true  and  correct  as  of  the  date  of  this  report.    Providing  false  or 
        misleading information in this document will result in sanctions against the above named grantee and, as outlined by the OCD Progressive Corrective Action 
        Policy, may lead to termination of the Grantee eligibility for OCD Programs.




                                                 
        Name and Title of Chief Executive Officer

                                                                                                                                                                                                         

        Signature of Chief Executive Officer                                                                                                                                                            Date

                                                                                                                                                                                                         
        Report Completed By                                                                                                                                                                             Phone Number

                                                                                                                                                                                                         

        I.  PROGRAM BUDGET - AWARDED FUNDS
                                                                                                                                                                            CDBG FUNDS
                                                                                                                                     APPROVED                              FUNDS DRAWN                          FUNDS DISBURSED

            ACTIVITY             ACTIVITY NUMBER                           ACTIVITY/PROJECT LOCATION                                   BUDGET                                  TO DATE                                 TO DATE


                                -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
               1       Parks & Recreation                 City of Able                                                   11,300                                                                   10,298 

               2       Street Improvements                        City of Cain                                                        53,900                                  37,000                                  23,956 



               3       Sidewalk Improvements                      City of Cain                                                        28,400                                  16,000                                  12,347 



               4       Fair Housing Program                       County                                                                2,400                                   2,000                                   1,741 

               5       Administration                             County                                                              16,000                                    5,000                                   3,386 

                       GRANT TOTALS                                                                                                 112,000                                   60,000                                  51,728 




        Please  explain  the  reasons  for  any  differences  greater  than  plus  or  minus  10%  between  budgeted  and  actual  expenditures  for  each  activity  (at  final  reporting).    Explain  ANY  difference  between  total  funds 
        expended and total funds received (at final reporting).  Describe your "Best Efforts" to achieve the proposed levels.




                                                                                                                                                                                                         

                                                                                                                                                                                                         
Financial Mgt of OCD Grants
Important dates:

• Beginning date:  no services or expenses 
  prior to
• Project completion:  all services should be 
  rendered and costs incurred
• Last draw:  last date grant funds can be 
  requested
• Grant end date:  no further activity 
  (program & financial) after this date
Financial Mgt of OCD Grants
Documentation of costs:

Adequate documentation
• Invoices
• Contracts
• Travel expense reports
• Leases (space & equipment)
• Activity reports

Pos are not adequate documentation
Financial Mgt of OCD Grants
Activity reports:

If an employee is not charged 100% to the 
grant …
       •  Hours worked on each project
       •  Daily basis
       •  Signed by employee or supervisor 
          with 1st hand knowledge of work
       •  Cannot be based on budget

           (See Sample Activity Report)
Financial Mgt of OCD Grants
Budget revisions:

• Required when any activity will exceed 
  $5K or 10% of the activity budget 
  (whichever is greater)
• May also require modification of outcomes

Grant Amendments:
• Request prior to project completion date
Financial Mgt of OCD Grants
Financial Reporting:

•   Status reports due every 6 months
•   Report cumulative expenses for the PE
•   Preprinted forms will be sent to grantee
•   Final report will be sent near grant end date
•   All due (to be received) 30 days from date 
    printed (top left corner)
Financial Mgt of OCD Grants
Audits:

• One copy of audit conducted by AoS or 
  outside firm
• Due 9 months after FYE
• Submit to:
     Dan Workman, Special Projects Coordinator
     Audit Office, ODSA
     P. O. Box 1001
     Columbus, OH  43216-1001
Financial Mgt of OCD Grants
Other Stuff:

•   Interest bearing account
•   Interest income
•   15-day rule
•   Record retention
•   Travel regulations
•   RLF
       --20% Admin
       --Prior OCD approval
Financial Mgt of OCD Grants

         Questions?

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:0
posted:7/16/2013
language:English
pages:18