Slide 1 - Department of Management Services - MyFlorida.com

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Slide 1 - Department of Management Services - MyFlorida.com Powered By Docstoc
					                                         Agenda

q   MFMP Overview
q   System Basics
q   Defining an Invoice Reconciliation
q   Creating an Invoice Reconciliation
q   Reconciling an IR
q   Approving an IR
q   Disputing an IR
q   Change Orders to Update Accounting
q   Helpful Processing Tips
q   Various FA eForms
q   Failing FLAIR Integration




                                            Page - 1
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Once the invoice has been reconciled by the Exception Handler, the status changes to Approving, and 
is then routed to the Invoice Manager for approval.   The Invoice Manager will need to verify that the 
exceptions have been accepted or disputed                                                                 Page - 2
                                                            Approving an IR




Reviewing the History Tab you can see what actions that 
were taken on the IR and who and when the IR was approved




                                                                       Page - 3
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Reviewing the Approval Flow tab you can see who has approved the 
IR and whose approval is still required




                                                                          Page - 4
                                Approving an IR




                   Once you’ve reviewed the entire IR, if you agree 
                   the invoice should be paid, press the Approve
                   button




Validate the TR 
  Date before 
 approving the 
      IR.




                                                                Page - 5
            Approving an IR


Upon pressing the Approve button, you’ll be 
asked to review and Submit the invoice




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     Approving an IR

As FLAIR approves the IR, a message is 
recorded
If for some reason the IR was not successful, 
a message will also be recorded
Note: Additional information about the FLAIR 
failure is availabe by viewing he line detail 
information at the bottom




                                     Page - 7
Approving an IR




 Once the IR is in 
 PAID status, the 
 warrant information 
 can be viewed by 
 clicking on the 
 Payments link




                        Page - 8
                    Approving an IR




If the IR was paid directly in FLAIR and the 
Payment Update eForm was not created, 
the detail information will not be displayed




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                                         Agenda

q   MFMP Overview
q   System Basics
q   Defining an Invoice Reconciliation
q   Creating an Invoice Reconciliation
q   Reconciling an IR
q   Approving an IR
q   Disputing an IR
q   Change Orders to Update Accounting
q   Helpful Processing Tips
q   Various FA eForms
q   Failing FLAIR Integration




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                                                            Disputing an IR

q   You can dispute a portion of an invoice instead of rejecting the entire invoice

q   Disputing a line will enable you to partially pay an invoice

q   There are different methods for disputing based on the type of Exception 
    shown on the IR:
     Ø Accounting Verification
        - Use this when you need to reject an IR that does not show a quantity 
           or price variance exception
     Ø Quantity Variance
        - Use this when you need to reject an IR that has a quantity variance
     Ø Price Variance
        - Use this when you need to reject an IR that has a price variance


                                                                             Page - 11
                                                     Disputing an IR
                                   Accounting Verification Exception




You will need to check the option next to the 
appropriate line item followed by clicking the 
Dispute button




                                                                Page - 12
                                                           Disputing an IR
                                         Accounting Verification Exception




                                                                    Click the edit button to update 
                                                                    the line item detail information
Note: The Confirm Dispute of Exception screen lists the 
invoiced amount and pay amount for the line item. The 
system will not process payment for line items which are 
disputed.  However, in order to fully dispute the line item, the 
quantity or price has to be reduced to zero.  If the line is not 
reduced to zero, the IR total will not be reduced




                                                                                                Page - 13
                  Disputing an IR
Accounting Verification Exception


         The Accounting Verification Exception does not 
         permit the editing of the line item’s Quantity and 
         Price.  The Price field can be edited by selecting a 
         different Category type




                                                                 Page - 14
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                                        Accounting Verification Exception




You will need to select the Category 
option for Special Charge




                                                                     Page - 15
                  Disputing an IR
Accounting Verification Exception




       The line item amount field can be 
       edited after selecting a new Category 




                                                Page - 16
                                   Disputing an IR
                 Accounting Verification Exception




The line item pay amount is updated to zero




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                  Disputing an IR
Accounting Verification Exception




          •Once you approve the invoice as the final approver 
          this summary screen will be displayed
          •Notice the amount in dispute reflects the line 
          disputed.  The disputed amount will not be sent to 
          FLAIR



                                                           Page - 18
                                                       Disputing an IR
                                                    Quantity Variances




Quantity Variances
• You will need to check the option next to the appropriate line item followed 
  by clicking the Dispute button
• Edit the line item to reflect zero pay amount (reduce the quantity to zero for 
  a quantity variance)
• The approved quantity and the amount has reduced to zero for the line
• The invoice amount has been reduced by the amount disputed
                                                                            Page - 19
                                                         Disputing an IR
                                                          Price Variance




Price Variance
• You will need to check the option next to the appropriate line item followed 
   by clicking the Dispute button
• Edit the line item to reflect zero pay amount (reduce the price to zero for a 
   price variance)
• The approved price and amount has reduced to zero for the line
• The invoice amount has been reduced by the amount disputed
                                                                           Page - 20
 Practical Exercise 3




If you have 
questions, 
please raise 
your hand for 
assistance




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                                         Agenda

q   MFMP Overview
q   System Basics
q   Defining an Invoice Reconciliation
q   Creating an Invoice Reconciliation
q   Reconciling an IR
q   Approving an IR
q   Disputing an IR
q   Change Orders to Update Accounting
q   Helpful Processing Tips
q   Various FA eForms
q   Failing FLAIR Integration




                                           Page - 22
                     Change Orders to Update Accounting

q   Use the CO No Workflow Group to make accounting changes to an 
    Order without additional approvals

q   There are limited changes that this group can make and the workflow 
    will not be generated.  These changes are focused primarily on 
    accounting related fields

q   If you make a change other than one of the allowed fields, an approval  
    workflow will generate

q   Changes can be made to requisitions in Received status




                                                                        Page - 23
                                        Change Orders to Update Accounting
                                                    CO No Workflow Fields
PO Start Date                             Int Budget Ind             Gen Led 

PO End Date                               Category                   Encumbrance Gen Led 

PUI                                       Category Year              Ext Gen Led 

Fiscal Year                               State Program – Standard   Encumbrance Ext Gen Led 

Line item description                     External Program           Product ID 

Available Balance Override Indicator      Grant                      Ext Object 

Advanced Payment Indicator                Other Cost Accum           CF 

Organization Code                         Contract                   Batch 

Expansion Opt                             Agency Unique              Description (Split Accounting description) 


Opt Version                               Contract Year              Quantity 

Object Code                               Grant Year                 Count 

Prior Period Indicator                    Project ID                 Sub-Vendor 

Budget Entity                             Ext Category 

                                                                                                      Page - 24
Change Order to Update Accounting




      Changes are made on the requisition. Locate 
      the PR you’d like to change by searching for 
      it.  Once the PR is open, click the Change 
      button




                                                      Page - 25
Change Order to Update Accounting




               Scroll down to the specific lines that 
               require attention




                                                         Page - 26
Change Order to Update Accounting




  Check the line you’d like the edit and 
  then click the Edit button




                                            Page - 27
Change Order to Update Accounting




                      After editing your 
                      accounting information, 
                      click OK

                                        Page - 28
Change Order to Update Accounting


           •While completing a change order, you have the 
           option to mass edit line items 

           •Check all the lines you’d like to edit and press 
           the Edit button

           •The changes will be applied to all the selected 
           lines




                                                                Page - 29
Change Order to Update Accounting




             When mass editing an accounting field, you’ll 
             make all the changes at one time using one line 
             item as a sample.  Once finished, press the Next 
             button




                                                        Page - 30
Change Order to Update Accounting




                Review your changes, comparing the Old 
                Value to the New Value.  If the changes are 
                accurate, press the Done button




                                                  Page - 31
Change Order to Update Accounting




              Submit the requisition once you are 
              satisfied that the information is complete and 
              accurate




                                                        Page - 32
Change Order to Update Accounting




           Once the change has been submitted the 
           PR is versioned




                                                     Page - 33
Change Order to Update Accounting




              From the History Tab, you can see all of the 
              actions taken on the requisition




                                                       Page - 34
                                         Agenda

q   Defining an Invoice Reconciliation
q   Creating an Invoice Reconciliation
q   Reconciling an IR
q   Approving an IR
q   Disputing an IR
q   Change Orders to Update Accounting
q   Helpful Processing Tips
q   Various FA eForms
q   Failing FLAIR Integration




                                           Page - 35
                                             Helpful Processing Tips
                                                Processing Invoices
q   Complete a IR for all Orders/MA payments

    Ø   To benefit from Payment History tracking, you must complete an IR 

    Ø   One stop shopping for research

        - Payment, procurement, and receiving information in one location

    Ø   Important to keep MFMP and FLAIR balanced

    Ø   Change orders can result in an overstated encumbrance

        - If payments are made directly in FLAIR, MFMP will not be aware of 
          those reductions

        - When a change order is sent to FLAIR, MFMP will amend the FLAIR 
          balance so that it is in synch with the MFMP total 

                                                                             Page - 36
                                        Helpful Processing Tips
                                       Affecting Encumbrances

q   There are four ways to update encumbrances in MFMP:

    Ø   Change Order to reduce the quantity can be submitted to reduce 
        the encumbered amount and is the only method that notifies the 
        vendor of the change in obligation

    Ø   Final Payment Indicator can be used when approving an IR for 
        payment to un-encumber the remaining encumbrance balance

    Ø   Release Encumbrance eForm can be used to release all the 
        remaining funds associated on an order

    Ø   Release Encumbrance Request Form can be submitted to the  
        Customer Service Desk to release the encumbrance




                                                                     Page - 37
                                       Helpful Processing Tips
                                   Encumbrance Overstatement
                 Encumbered through MFMP and Paid through MFMP
   Transaction         MFMP Current     Encumbrance Calculations     FLAIR
                       FLAIR Amount                                 Balance
                          (CMA)                                      (CFA)
Customer creates  $100                  +$100 from MFMP to FLAIR   $100
MFMP encumbered 
order for $100

Customer makes a  $70                   -$30 from MFMP to FLAIR    $70
$30 payment 
against MFMP order 
through MFMP
Customer creates     $110               $70 +40=$110 (CMA)         $110
MFMP change order                       $110(CMA)-70(CFA)=$40
and increases order                     +$40 from MFMP to FLAIR
by $40

                                                                          Page - 38
                                       Helpful Processing Tips
                                   Encumbrance Overstatement
              Encumbered through MFMP and not Paid through MFMP
    Transaction     MFMP Current FLAIR         Encumbrance            FLAIR
                      Amount (CMA)              Calculations         Balance
                                                                      (CFA)
Customer creates  $100                   +$100 from MFMP to FLAIR $100
MFMP encumbered 
order for $100

Customer makes a  $100                   -$10 directly to FLAIR    $90
$10 payment 
against MFMP order 
not through MFMP
Customer creates     $120                $120-100=$20              $120 (but 
MFMP change order                        $100+20=$120(CMA)         should be 
and increases order                      $120(CMA)-90(CFA)=$30     $110)
by $20                                   +$30 from MFMP to FLAIR


                                                                         Page - 39
                                          Helpful Processing Tips
                                            Prompt Payment Tips
q Use the Transaction Date field in the Exception Handler and Invoice Manager 
  queues
   Ø Group items by status
   Ø Sort items by Transaction Date
q Use the IR Last Approver Report
   Ø Contains all IRs in Reconciling and Approving status and where they 
     currently are in the approval flow
   Ø Available daily through the secure report website
      Ø http://dms-purchasing-ftp.state.fl.us/xx00/
q Follow up with people who approve IRs untimely or who do not complete 
  receipts timely
q  Stress the importance of completing receipts when the goods are received
   Ø Accuracy is key
   Ø Only receive the goods in MFMP when they are physically received

                                                                       Page - 40
                                                            Helpful Processing Tips
                                                              Prompt Payment Tips




The IR Last Approver is available daily and it lists all 
IRs in Reconciling and Approving status.  This report 
can assist you in prioritizing your work




                                                                 PUI 9999 indicates that the invoice was 
                                                                 generated electronically by the vendor




                                                                                                     Page - 41
                                          Helpful Processing Tips
                                        Additional Helpful Reports

q   A complete list of reports are available on the Reports Job Aid:

     Ø   POs Without IRs:  This can be used to identify orders that have not 
         been invoiced against

     Ø   Payments Completed in FLAIR:  You can use this report to identify 
         items that require the Payment Update eForm

     Ø   FLAIR Voucher Report: This is a daily report and lists all IRs that 
         were approved by FLAIR the previous night

     Ø   Punchout_Catalog_NonCatalog_Orders:  This report shows the all 
         Non Catalog Office Depot orders and details the other punch-out 
         catalog purchases detailing if punchout or non-catalog was used

                                                                            Page - 42
                                         Agenda

q   MFMP Overview
q   System Basics
q   Defining an Invoice Reconciliation
q   Creating an Invoice Reconciliation
q   Reconciling an IR
q   Approving an IR
q   Disputing an IR
q   Change Orders to Update Accounting
q   Helpful Processing Tips
q   Various F&A eForms
q   Failing FLAIR Integration




                                           Page - 43
                                       Various F&A eForms
                              FLAIR Login Information eForm


q   Each time you approve an IR or submit a release encumbrance eForm, 
    MFMP will send your FLAIR username and password to FLAIR



q   When you update your FLAIR password, you will need to complete a 
    FLAIR Login Information eForm to record your FLAIR information



q   If you do not update this eForm, no transactions you approve will pass 
    FLAIR successfully




                                                                        Page - 44
         Various F&A eForms
FLAIR Login Information eForm




      Give the eForm an appropriate title

 Select your agency's Entity from the dropdown menu.  If you do not 
 see it, select the other option to locate your entity

 Select your appropriate FLAIR site code from the dropdown menu,  If 
 you do not see it, select the other option to locate it




                                                                  Page - 45
         Various F&A eForms
FLAIR Login Information eForm




Enter your FLAIR User ID



•Enter your FLAIR password.
•Re-Enter your FLAIR password.  
These two fields are case sensitive



 Comments are not required



                              When you have completed the form, press 
                              the Submit button



                                                                Page - 46
 Practical Exercise 4




If you have 
questions, 
please raise 
your hand for 
assistance




                 Page - 47
                                          Various F&A eForms
                                   Delete Disbursement eForm

q   Customers who have the Invoicing Group are given the ability to delete 
    a disbursement (voucher) before the warrant is issued

q   Disbursement deletions must be performed the same day as receiving 
    the FLAIR confirmation message on the IR prior to FLAIR going down 
    for the day

q   Once the disbursement has been approved by Central FLAIR, the 
    disbursement cannot be deleted through MFMP

q   A comment will be automatically added to the IR when the eForm is 
    successful

q   This will not restore the FLAIR encumbrance nor restore the amount to 
    the PO 



                                                                         Page - 48
                  Various F&A eForms
           Delete Disbursement eForm




Give the eForm an appropriate title


Click the Select button to locate your IR.  When searching for the IR, 
you’ll need to include the complete IR number


Comments are not required, however, they are a Good Business 
Practice to include a reason why the transaction is being deleted




                   Press the submit button when you have 
                   completed the form.  Additional 
                   approvals are not required



                                                                          Page - 49
                                          Various F&A eForms
                                        Payment Update eForm

q   Update payments that have been completed manually in FLAIR to 
    include the warrant number and warrant date

q   Warrants that have been cancelled can be recorded in MFMP through 
    the Payment Update eForm




                                                                     Page - 50
     Various F&A eForms
   Payment Update eForm



Give the eForm an appropriate title


Select the Payment you’d like to update.  You’ll need 
to enter the Payment # with a capital “PAY”


 Record the warrant number and the warrant date




                                                     Page - 51
   Various F&A eForms
 Payment Update eForm




Record the Payee Name.  (If you want to include the 
Voucher #, include it in this free text field)

If the warrant was cancelled, check the  “Cancel Warrant” 
box.  This will be indicated in the Payment History details 
on the order


Comments are not required




              When you have completed the eForm, 
              press the Submit button
                                                    Page - 52
                                       Various F&A eForms
                               Release Encumbrance eForm

q   Release Encumbrance eForm can be used to release all the remaining 
    funds associated on an order

q   Release Encumbrance Request Form
     Ø The MyFloridaMarketPlace Customer Service Desk can release the 
       encumbrance, however, you will need to supply the REF (Release 
       Encumbrance eForm) number




                                                                   Page - 53
                                                     Various F&A eForms
                                             Release Encumbrance eForm




                                                 Give the eForm an appropriate title


                                                 Select the Requisition that you’d like to unencumber

When appropriate, select the Prior Period 
Indicator


                                                           Comments are not required, however, they 
                                                           are a good business practice




                                                               When you have completed the eForm, 
                                                               press the Submit button


                                                                                                    Page - 54
                                              Various F&A eForms
                                              Restore PO Balance

q   Cancelled warrants can also be tracked and recorded.  If a warrant is 
    cancelled and the payment was made through MFMP, complete a 
    Restore PO Balance eForm

q   When completing the eForm, you cannot enter a negative number 
    (reduce the PO amount) and you cannot exceed the amount ordered 
    (increase the PO amount)

q   Once the Restore PO Balance eForm  has been completed, it will be 
    recorded in the Payment Details on the DO




                                                                        Page - 55
           Various F&A eForms
           Restore PO Balance




Enter the Purchase Order number that needs to be 
updated
 Enter the amount you need to restore to the PO balance.  
 You cannot enter a negative number (reduce the PO 
 amount) and you cannot exceed the amount ordered 
 (increase the PO amount)




                When you have completed the eForm, 
                press the Submit button

                                                    Page - 56
 Practical Exercise 5




If you have 
questions, 
please raise 
your hand for 
assistance




                 Page - 57
                                         Agenda


q   Defining an Invoice Reconciliation
q   Creating an Invoice Reconciliation
q   Reconciling an IR
q   Approving an IR
q   Disputing an IR
q   Change Orders to Update Accounting
q   Helpful Processing Tips
q   Various FA eForms
q   System Searches
q   Failing FLAIR Integration




                                           Page - 58
Failing FLAIR Integration
          Additional information about FLAIR 
          Failure messages can be located on the 
          FLAIR Integration Job Aid on the Buyer
          Toolkit




 •When an encumbered requisition fails FLAIR 
 Integration, a comment will appear from FLAIR

 •Integration on the bottom of your requisition (at 
 the header level) explaining which line item 
 caused the requisition to fail

 •A separate comment is placed on the denoted 
 line item explaining the reason for the failure




                                                       Page - 59
Failing FLAIR Integration




   •Line Item Comment-Encumbrance Record Is
   Not On File- This occurs when your 
   encumbrance for that specific line item has 
   been completely paid out which causes FLAIR 
   to close out that encumbrance line

   •In order to successfully process your change 
   order, add a new line or complete a new 
   requisition, as appropriate




                                              Page - 60
Failing FLAIR Integration

   •Line Item Comment – Insufficient Available
   Balance - MFMP checks the available balance 
   much like FLAIR to ensure budget availability.  
   If Budget is unavailable, you will receive this 
   error

   •Check with your budget professional to confirm 
   that budget is available for the purchase. Your 
   budget professional should be able to provide 
   additional budget source




                                               Page - 61
Failing FLAIR Integration


 •Line Item Comment – Expansion Option
 Record Not on File - This occurs when your 
 Expansion Option (EO) and Version combination 
 are not valid in FLAIR

 •In order to successfully process this requisition, 
 verify that the EO and Version selected are 
 correct, if not update your choice appropriately. 
 However, if your EO and/or Version are not 
 allowing you to process your requisition and you 
 have validated that they are correct in FLAIR, 
 please contact BuyerHelp




                                                    Page - 62
Failing FLAIR Integration



   •Line Item Comment – Password Not On
   File - This occurs when your FLAIR password 
   has been reset and/or expired and not 
   updated in MFMP 

   •In order to successfully process this Invoice 
   Reconciliation, you will need to complete a 
   FLAIR Update eForm in MFMP to update 
   your password.  Once this form has been 
   completed, you should be able to complete 
   the IR




                                                     Page - 63
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Kasey Bickley,       Purchasing Process    Kasey.Bickley@dms.myflorida.com   (850) 294-0494
CPPB, FCCM           Analyst

Anne Rabon,          F&A Process Analyst Anne.Rabon@dms.myflorida.com        (850) 294-0739
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PMP
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PMP, FCCM



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