Docstoc

South Carolina Department of Education

Document Sample
South Carolina Department of Education Powered By Docstoc
					South Carolina Department of
Education
Office of Exceptional Children
SCASBO IDEA Fiscal Update                                     November 7, 2012
               IDEA Fiscal Update
Presented by Michael Thom
In This Issue

    Item 1


    Item 2


    Item 3   Discussion Item Three – Excess Cost??
              
             Discussion Item Four –IDEA Application Process Update
    Item 4

             Discussion Item Five – Fiscal Monitoring
    Item 5


             Discussion Item One – Proviso 1.91 Update
             OEC Finance Top Five
             Discussion Item Two –  LEA-MOE
              
IDEA Contingency Reserve                            Proviso 1.91




• State Proviso 1.91 (SDE: EFA-IDEA Contingency Reserve) has
  been put into place to make up for the reduction of FY 13
  Federal IDEA funds, however in most cases you will still notice
  a reduction in your FY 13 Federal IDEA grant award amount.
• Individual school district amounts, funds distribution process,
  revenue codes, and sub-fund codes for the State Proviso 1.91
  IDEA Contingency Reserve were delivered via email the first
  week of October 2012.
                  Carryover?
                  Yes
                                 Flexibility?
                                          No

                  Application?
                  No
 Item Two – LEA-MOE


Supplement
Special education funds must be used to 
supplement and increase the level of federal, 
state, and local funds expended for special 
education and related services provided to 
children with disabilities and in no case to 
supplant those federal, state, and local funds. 
 Supplant


sup plant (transitive verb)

1.  oust somebody

2.  replace
    Maintenance of Effort - MOE

    •Spending the same (or greater) amount of 
     money for special education from state and/or 
     local funds as compared to the previous year

                    This finance 

    2 Tests       stuff was not in 
                      the job 
                    description!


    Eligibility
    Compliance


7
       3,000        Maintenance of Effort - MOE                                   2,000
    students in                                                                students in
                                  Total local spending
                             Total State and local Spending
       2011                LEA Special Education spending                         2012


           LEA expends $1,000,000 in FY           LEA expends $200,000 in FY 2011 and
           2011 and                               expends $152,000 in FY 2012; 
           expends $600,00 in FY 2012;            therefore, the
           therefore, the                         LEA does not comply with the MOE 
           LEA does not comply with the           requirement
           MOE requirement                        from FY 2011 to FY 2012
           from FY 2011 to FY 2012

       Total State and local per capita         Total local Spending per capita
           LEA expends $333 per capita in FY      LEA expends $67 per capita in FY 
           2011 and                               2011 and
           expends $300 per capita in FY          expends $76 per capita in FY 
           2012; therefore, the                   2012; therefore, the
           LEA does not comply with the           LEA complies with the MOE 
           MOE requirement                        requirement
           from FY 2011 to FY 2012                from FY 2011 to FY 2012
8
    Exceptions to MOE
    • Through normal attrition, qualified lower-salaried 
      staff replace higher-salaried staff

    • Decrease in enrollment of children with disabilities

    • Termination of obligation to a particular child that is 
      exceptionally costly

    • Termination of costly expenditures 



9
     MOE Flexibility
     •When IDEA funds increase, MOE Flexibility 
      permits grantee to spend up to 50% of the 
      increased funds “as local” for costs that would 
      be permitted under ESEA

     •Allows a one-time reduction of MOE
     •Should be clearly documented




10
     Item Three - Excess Cost
     •The LEA must maintain its local and state fiscal 
      effort (spending) for the education of children 
      with disabilities before federal funds are used.
                        before

     •This prevents LEAs from using federal funds to 
      pay for all costs of special education
              all




11
     Excess Cost Example
     • Amounts provided to an LEA under Part B of the Act 
       may be used only to pay the excess costs of providing 
       special education and related services to children with 
       disabilities.
     • Excess costs are those cost for the education of an 
       elementary school or secondary school student with a 
       disability that are in excess of the average annual per 
       student expenditure in an LEA during the preceding 
       school year for an elementary or secondary school 
       student.



12
     Guidance on Supplanting

     • If the LEA maintains (or exceeds) its level of local, 
       or state and local, expenditures for special 
       education and related services from year to year, 
       either in total or per capita, then the Part B funds 
       are, in fact, supplementing those local, or state 
       and local, expenditures and the LEA has met its 
       MOE and supplement/not supplant 
       requirements. 



13
     Item Four - IDEA Application Process Update
                                               • Application Change to Excel 
                                                 format for FY13
                                               • 611 & 619 Fiscal and 
                                                 Narrative Sections
                                               • Turn in all application 
                                                 materials together at one 
                                                 time.

     Please be timely in your submission of 
     application materials October 31, 2012.

     Special Ed Director ultimately responsible 
     for application materials.

     Does it make sense and is it complete?


14
Item Five - Fiscal Monitoring
                                                               TIERS

The Individuals with Disabilities Education Act (PL 108-
446) requires that the South Carolina Department of 
Education monitor local education agencies on a regular 
basis to ensure fiscal compliance with state and federal 
laws, rules, and regulations that govern the provision of 
special education and related services to appropriately 
identified children.  The purpose of this monitoring is to 
focus federal, state, and local resources on improved 
results for children with disabilities and their families.  
The Office of Exceptional Children is responsible for 
conducting IDEA fiscal monitoring activities
   IDEA Fiscal Compliance Review Process
    12 Months 

                                                                                                                                   October 31, 
                                                                                                                                      2012 

  2013
                                                                                                                                   Deadline!!

     Jan          Feb       March         April       May         June         July        Aug            Sep       Oct           Nov         Dec

    TIER III                                                                                                                                            December 
    •  IDEA LEA On-site Fiscal Monitoring (10 risk based)
                                                                                                                                                         31, 2012 
                                                                                                                                                        Deadline!!

                                                                                               TIER I
                                                                                                •  IDEA LEA Report Review (All)




                                                                                                       TIER II
                                                                                                      •  IDEA LEA Desk Audits (30 random)


TIER I                                                TIER II                                               TIER III
Review of Budget vs. Expenditure Reports for IDEA     An IDEA Desk Audit is completed by all LEAs,          Ten (10) IDEA Fiscal Monitoring On-site Visits completed 
and IDEA Preschool. All LEAs are reviewed annually    charter schools and state-operated programs           annually. The following Risk-based criteria are used to 
                                                      every three years. The IDEA Desk Audit addresses 
                      
to ensure that LEAs are spending funds in 
agreement with their approved budgets.                Time and Effort, Equipment (purchase and 
                                                                                                            determine on-site visit sites:
                                                                                                                     Findings from the IDEA Desk Audit
Requests sent to LEAs August 15th                     inventory), Maintenance of Fiscal Effort and                   Annual LEA Single Audit Findings
LEA Deadline for return September 30th                Proportionate Share.                                           LEA Special Education Administrator turn-over
                                                      Requests sent to LEAs September 30th                           SEA identified potential fiscal issues
                                                      LEA Deadline for return December 31st                 Requests sent to LEAs January 1st
                                                                                                            LEA/SEA completion of On-site Monitioring June 30th
Michael Thom            Star-Shema Harris
Team Lead               Fiscal Support
Fiscal Administration   Fiscal Administration
(803) 734-8788          (803) 734-5454 
mthom@ed.sc.gov         sharris@ed.sc.gov 

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:0
posted:6/26/2013
language:
pages:17