2009 _PPTX_ - Special Olympics

Document Sample
2009 _PPTX_ - Special Olympics Powered By Docstoc
					                                                                                                     2009 World Winter Games PDL: Operations & Support Services
                                                                                                                                                                               Functional Area Lead Team Members:
                                                                                                                                                                               • VP – Wade Morehead, Operations and Support Services
                                                                                                                                                                               • Sr. Directors – Michele Walker, Hallie Shealy
                                                                                                                                                                               •Directors – Kevin Warburton, Colleen Walker, Kim Thornton, Jim Bailey

                               I. Plan                                                                                II. Do                                                                                   III. Learn
Overview/Purpose: The Operations & Support Services Department                Schedules/Timelines:  The GOC tried to utilize Project Manager to drive planning,                Successes:
consists of the following Functional Areas:                                   however it was implemented at a late date and became too cumbersome for FA leaders               1. Successfully conducted the 2009 Special Olympics World Winter Games.
                                                                              and venue directors to keep up with computer work necessary for the program to be                2. Successfully integrated 18 AmeriCorps staff into staff five weeks prior to the 
1. Accommodations                                                             effective.  However, the planning process was useful to educate and establish milestones.             event.
2. Food & Beverage                                                            This process, combined with the event matrix exercise, played a significant role to 
                                                                                                                                                                               3. Managed $2.5 million support partnership with US Department of Defense
3. Transportation                                                             accelerate planning.
                                                                              Events: See Daily Competition and Activities Schedule                                            4. Achieved goals during recession
4. Airport Operations                                                                                                                                                          Challenges:
                                                                              2009 SOWWG Operations & Support Services Organizational Chart:
5. Logistics/Waste Management                                                                                                                                                  1. Limited financial resources to recruit and retain experienced staff
6. Public Safety – Medical & Security                                                                                                                                          2. Staff turnover created integration challenges during the long­term and short­
7. Press Operations                                                                                                                                                                 term planning process.
8. Credentialing                                                                                                                                                               3. Functional Areas in the Operations & Support Services Department were 
9. Way­Finding                                                                                                                                                                      dependent on the productivity and ultimate success of Business Development 
10. Radio Communications                                                                                                                                                            to procure VIK and execute vendor contracts.
                                                                                                                                                                               4. Lack of final decisions regarding competition times and days.  TD’s impact on 
11. Non­Competition Venue Management – Most intricate venues follow:
                                                                                                                                                                                    planning too significant.
             1. Boise Centre – SOT, SOF, Dining Hall, Media Center, etc.
                                                                                                                                                                               5. Confusing, fragmented Agreement with SOI that was not finalized until a very 
             2. Uniform Distribution & Credentialing Centers                                                                                                                        late date.  Lack of usable information from previous Games.
             3. Delegation Welcome Center                                                                                                                                      Key Learnings:
12. Healthy Athletes (SOI Programs)                                                                                                                                            1. Do not underestimate the importance of experienced staff.
                                                                                                                                                                               2. AmeriCorps Volunteers provided invaluable HR support to all departments.
Goals & Objectives:                                                                                                                                                            3. The success of the Logistics Department is dependent on an organized and 
1. To create efficient, effective and financially responsible operational                                                                                                           well­communicated Procurement Plan.
    plans.                                                                                                                                                                     4. Do not let vendors and venues own GOC responsibilities.  That is, ensure that 
                                                                                                                                                                                    each functional area is adequately staffed for quality control and to assure 
2. To integrate with all other GOC FA’s to execute these plans.
                                                                                                                                                                                    that decisions are being made in the best interest of the GOC.
3. To meet all expectations as outlined in the SOI/GOC agreement, 
                                                                              Recommended Organizational Structure of Operations Department:                                   5. Methods must be devised to effectively evaluate the performance and 
    which establishes specific levels of service for many Functional Areas.                                                                                                         capabilities of all staff members leading up to the Games to avoid any failures 
                                                                              1.   Vice President, Operations & Support Services – The Vice President of Operations 
                                                                                   should have a full­time administrative assistant dedicated solely to this department.            during the event.  Clear goals and expectations must be communicated and 
Key Responsibilities: The responsibilities of these functional areas are      2.   Public Safety – The 2009 GOC was fortunate to have volunteer professionals serve as              milestones defined, to allow directors and senior management to evaluate 
detailed in the following slides and in the operations plans and after             the Commissioners of Public Safety (St. Alphonsus Hospital), Medical (Ada County                 performance and identify where changes in human resources may be needed.
action reports provided to SOI.                                                    Paramedics), and Security (Idaho State Police Department).  Even with their                 Recommendations:
                                                                                   involvement, a full­time staff member serving as the POC for this FA would be               1. When staffing each department, be sure to hire senior level staff members 
Legacy:  SOWWG hopes to create operating plans in the aforementioned                                                                                                                with event experience.  These directors should develop budgets, FF&E needs, 
                                                                              3.   Radio Operations – If the military or local security agencies cannot provide a 
                                                                                                                                                                                    staffing needs, volunteer needs, and operations plans prior to hiring 
functional areas and work in conjunction with city and state agencies to           dedicated radio commissioner, then it is recommended to hire a full­time staff 
                                                                                   member.                                                                                          managers and coordinators.  This will ensure that new staff members have a 
execute these plans with the goal of developing systems, policies and 
                                                                              4.   Accommodations – This FA was not staffed adequately, and the quality of staff                    clear understanding of their roles and responsibilities leading to a more 
procedures that are utilized during future events in Idaho and future              members employed was not sufficient.  AmeriCorps Volunteers stepped in to help                   efficient and productive staff.
World Games.  The Operations Department also plans on coordinating the             this FA succeed.  A director with Hotel Management and booking experience should            2. Each FA should be staffed with a full­time employee who is responsible for 
recovery of Games assets following the event and redistributing these              be hired to manage a team of three housing managers who would be responsible for                 communicating and gathering information from all other FA’s.  This employee 
assets in an effective and organized manner to local non­profits.                  volunteers, booking/rooming lists, and information services at the villages.  Also, this         should also be responsible for working directly with Volunteer Services to 
                                                                                   FA should not report to the VP of Ops, but should report to the Director of 
Additionally, it the goal of the Operations Department to expose as many           Delegations Services.
                                                                                                                                                                                    ensure that staffing needs are met and that the volunteers are provided the 
venues, vendors, and volunteers to the Special Olympics Movement to           5.   Non­Comp Venue Management – This department requires a Director who is                           necessary information and training needed to successfully perform their 
encourage these individuals to continue to donate human and financial              experienced planning and developing venues.  Then, the GOC should staff a manager                duties as outlined.
                                                                                   for each significant venue, who all reports to the Director, Venue Management.  This        3. Venue Directors must have a clear understanding of all needs at their venue 
resources to future Special Olympics Events.
                                                                                   position should oversee the all venue management to assure consistent planning                   to effectively integrate with the Ops & Support Services FA’s.
                                                                                   across all venues.                                                                          4. Operational Communications (cell phones/radios) should be owned by a full­
                                                                              6.   Food & Beverage – F&B must have an experienced F&B Director with at least three                  time staff member to coordinate distribution and create directories well 
                                                                                   managers to effectively plan and execute the F&B Ops Plan.                                       before games time.
                                                                              7.   Transportation – Hire a Transportation Director to develop RFP’s & contract with a 
                                                                                                                                                                               5. Info Services could play a significant role in helping FA’s be accountable and 
                                                                                   Event Transportation Company to manage all facets of this FA.
                                                                                                                                                                                    to drive planning.
                                                                                                                                                                          2009 World Winter Games PDL: Accommodations
                                                                                                                                                                                                               Functional Area Lead Team Members:
                                                                                                                                                                                                               • VP – Wade Morehead, Operations and Support Services
                                                                                                                                                                                                               • Director(s) – none
                                                                                                                                                                                                               • Manager(s) – Kacie Foster­Merk, AmeriCorps Volunteers 
                                          I. Plan                                                                                                   II. Do                                                                                          III. Learn
Overview/Purpose: An  essential  element  of  any  SOWWG  is  to  identify  and  procure                  Summary: Upon receiving the bid to host the 2009 SOWWG, the GOC immediately faced                     Successes:  This FA proved to be quite challenging for a variety of reasons, specifically due 
sufficient  quantities  of bed spaces  within  45  minutes  of all venues,  and related  services  to     the challenge of securing enough rooms to house all delegates and client groups.  The hotel           to staff turnover, inexperience, and failures which resulted in the termination of an 
support  the  housing  needs  of  all  Delegates,  that  is,  Athletes,  Coaches,  DALs,  HODs,  and      industry realized this fact and affordable room rates were difficult to negotiate.  While the         accommodations manager. However, three AmeriCorps volunteers rose to the challenge a 
Volunteers.    Additionally,  housing  must  be  secured  and  managed  for  families,                    immediate emphasis was placed on securing enough beds in Boise, Sun Valley and McCall,                mere three weeks before the Games to assist the VP by completing essential tasks and to 
medical/security personnel, Healthy Athlete participants, media, sponsors and other visitors              several factors forced the GOC to be more concerned with eliminating financial exposure               manage the accommodation process throughout the event.  Feedback from delegations was 
to  the  Games.  In  an  effort  to  ensure  and  secure  quality  accommodations,  the  objective  of    within the 80+ hotel contracts it had executed with local properties.  Several factors                positive regarding the quality of properties utilized by the GOC, and all guests were housed 
the Accommodations Functional Area is to provide all Official Guests with comfortable and                 contributed to this change in philosophy.  The first indicator came when the GOC received             efficiently.  Financially, the GOC budgeted hotel/condo costs to fall between $2.1 and $2.3 
safe housing.   Another primary objective is to house all athletes by delegation.  This FA is             clarification from SOI that the GOC was not responsible for housing MVP’s, All­Stars, Media,          million dollars which proved to be accurate.  Host town housing and attrition at two hotels 
responsible  for  identifying  all  support  elements  necessary  to  address  any  housing  related      Family members, Healthy Athlete Volunteers/Train the Trainer personnel, Webcasters, and               propelled costs over the estimated $2.1 million.  All breakfasts were provided by hotels in 
issue at all housing sites. To develop and execute this operations plan, Accommodations is                SOI staff, but that the GOC should make every attempt to make housing available to these              Boise and this proved to be efficient and was of the quality expected by the delegates.  The 
organized into three primary divisions: Pre­Games Ops, Games­ time Ops, & Post Games Ops.                 client groups.  Additionally, the deteriorating world­wide economy caused delegation                  GOC achieved level of service goals by utilizing quality hotels, minimizing the use of pull­out 
Goals & Objectives:                                                                                       participation numbers to drop significantly three months prior to the Games.  The                     beds, eliminating any billing for incidentals, and efficiently checking­in/out delegates upon 
Pre-Games Operations – Pre­Games Operations largely revolves around developing the                        economy’s affect on the airline industry, made it possible for almost all delegations to              arrivals and departures.
policies /procedures for any housing related issue, pre­Games, Games­time, or post­Games.                 arrive into Boise on February 3rd, 4th, and 6th, which meant that numerous contracted                 Challenges: Please note the following challenges that this functional area faced:
Working in concert with the Vols & Hotel Staff, this FA will develop operations plans (on                 rooms prior to these dates were going to be unused yet these rooms were still the financial           1. Recession – The financial impact of the recession forced planning changes and left this 
topics such as housekeeping, key distribution, maintenance, etc.) to meet the needs of  the               obligation of the GOC.  The Accommodations staff took immediate action to reduce room                        department significantly understaffed and unable to retain staff members.  Also, there 
GOC, SOI, and the Delegations. Key areas for Pre­Games Operations are as follows:                         nights and cancel contracts prior to the 59­day deadline in the standard contracts, and                      was so much turnover of hotel managers that the GOC had to regularly re­educate 
• Quota Allocation — Ensure that sufficient rooms and bed spaces are reserved .                           proceeded with 46 hotel contracts.  The GOC also contracted with a hotel booking agent                       hotel representatives leading up to the Games.
•Housing Assignments — With consideration for wheelchair, gender, and cultural issues.                    ( to serve as the point of contact for all of the aforementioned client groups            2. Staffing – Retention and recruitment of quality staff members was negatively impacted 
•Hotel Staffing —Staffing assessments/training  to be coordinated with contracted hotels.                 to book these guests into the hotels that had availability due to cancellations by the GOC.                  due to a lack of funding.  Also, communicating with SOI and the programs regarding 
• Building Assessment — Ensure that the hotel rooms are turned over to the GOC clean and                  The GOC also transferred four hotel contracts over to SOI for them to manage booking for                     delegate registration, names, and rooming lists proved to be quite frustrating during 
in "move­in" condition. Joint "walk­thru" with volunteers and hotel staff will be conducted.              SOI staff, All­Stars, Train the Trainer/Healthy Athletes, and webcasters.  By mid­December,                  the 2008 Invitational Games.  These two factors contributed to the departure of the Sr. 
• Housing Publications —Housing Services will develop a procedures policy handbook which                  the GOC had eliminated over $1 million in financial exposure in hotel contracts, and from                    Dir. of Delegations Services, the Delegation Services Manager, and the 
will include the Accommodations Plan.                                                                     that point on managed to 5% below estimated delegation numbers in anticipation of                            Accommodations Director, six months prior to the Games.  This led to poor staffing 
Games-time Operations – The Accommodations Coordinator and Leader will be charged                         further withdrawals.  While this proved to be extremely difficult, it was the only option for                choices due to limited access to financial and human resources.  The result was 
with implementing the policies /procedures developed during  Pre­Games . Games­time  Ops                  an organization facing financial crisis and who was never provided clear information on the                  assigning the accommodations department to Operations and Support Services instead 
at the sites will be based on the procedures/policies set forth in the housing ops plan. Games            number of client groups and delegates attending the Games.                                                   of remaining as a functional area under the Delegation Services umbrella of 
­time Ops that will be focal points include:                                                              Housing Assignments: Assigning  3,070 projected delegates to hotels was challenging,                         responsibilities.  This poor decision led to a breakdown in communication.
• Housing Assignments — Housing Services will be on site to support the front desk . Housing              and the approach of the GOC was to determine single/double room breakdowns per                        3. Communication – The breakdown in communication b/w SOI, SOI programs, and the 
Services will assist Delegations with any changes in their room block assignments and                     delegation and fit each delegation into the hotel puzzle of available beds per hotel.                        GOC Delegation Services and Accommodations department was significant.  The 
provide final housing assignments to the hotels, SOI, and GOC. Daily reports will be provided.            Unassigned HODs and final DAL assignments are not included in the figures below.  Also,                      combination of managing under the estimated total bed count and the lack of delegate, 
• Site Check-In — The Accommodations FA will: distribute delegation keys to all arriving                  support officials/vols/staff/ military were housed in extra beds where and when available                    DAL, and HOD housing information delayed the rooming list process to such a late date 
coaches, and ensure that all Delegations will be pre­checked in. Delegations will be required             to reduce financial exposure.                                                                                that the system almost failed.  For example, only a portion of delegation rooming lists 
to present a valid credit card to cover room incidentals, room damage and lost keys. The                  •Alpine Skiing – 6 hotels, contracted 450 beds per night, 436 delegates from  43 countries                   were provided to the accommodations department and there was never clarity 
GOC will only pay room and tax charges.  In order to ensure that incidentals are provided                 •Cross Country – 4 hotels, contracted 422 beds per night, 415 delegates from  34 countries                   regarding the fact that DALs and HODs required single rooms.  Additionally, there were 
only to those who have put down a credit card, hotels will turn off long distance, pay per                •Figure Skating – 2 hotels, contracted 317 beds per night, 216 delegates from 21 countries                   nearly 40 HODs that were unassigned to a sport upon arrival which led to problems 
view movies, and video games to all rooms. Hotels will provide daily charges if any.                      •Floor Hockey – 15 hotels, contracted 1,320 beds per night, 1,151 dels from 53 countries                     with bed availability, and DAL sport assignments were not provided until weeks before 
• Key Plan — Keys will be provided to the HOD upon arrival.                                               Please note that 7 FH teams withdrew in Jan. exposing GOC for 200 unused beds per day                        the event.  This is difficult when sports are spread out geographically.
•Housekeeping /Maintenance— The Accommodations Coordinator will meet daily with the                       •Snowboarding – 2 hotels, contracted 154 beds per night, 99 delegates from 15 countries               4. Integration – This department is dependent on information from a variety of functional 
Executive Housekeeper to go over any housekeeping /maintenance issues.                                    •Showshoeing ­  6 hotels, contracted 494 beds per night, 419 delegates from 49 countries                     areas including Information Services, Sports, IT, and Transportation.  A breakdown 
• Emergency Procedures— Accommodations will notify Security and Medical in the event of                   Please note that over 120 singles were needed for HODs/DALs which eliminated beds b/c                        regarding sports schedules, transportation schedules, and games information 
any emergency situation. Accommodations will contact the Head of Delegation with any                      virtually all rooms secured were double/doubles.                                                             combined with the inability to provide internet services in the hotels for 
pertinent information after communication with Medical or Security. The Accommodations                    •Speed Skating – 2 hotels, contracted 330 beds per night, 275 delegates from 23 countries                    accommodation volunteers led to a failure to provide important information at the 
FA will document any and all emergency situations in the Housing Logbook and will verbally                Estimated Total Delegates & Client Groups housed per night during event = 3,229                              hotels to the delegates.  This was the primary complaint from Volunteer Housing 
communicate to GOC who will communicate daily to SOI.                                                                                                                                                                  Commissioners.
•Medical Emergency Procedure­In the event of a Medical emergency , the Medical                            2,982 Delegates                                    61 SOI webcasters                                  5. Delegation Movements – SH, CC, and SB were all conducted three hours outside of Boise.  
                                                                                                          94 Delegation Assistant Liaisons                   92 Officials/Support Staff/Other
Command Center will be notified first. Hotel personnel next in order to have a presence at                                                                                                                             With Opening and Closing Ceremonies conducted in Boise, delegate housing and 
the emergency and to have a key available if necessary. Security will be notified next in order           Hotel Staff/Volunteer Information: A volunteer housing commissioner was assigned                             movements are quite complicated and requires significant planning in conjunction with 
to have a presence there to aid Medical Operations.                                                       to each hotel.  The three AmeriCorps volunteers, and the one accommodations manager                          Competition Schedules, Feeding times, Ceremonies, and Transportation.
• Security Emergency Procedure:­In the event of a non­medical related emergency, Area                     were assigned clusters of hotels and served as the points of contacts for the volunteer               6. Standard Contracts – Multiple hotels chose to utilize their own group housing contracts 
Command will be called first. Hotel personnel will be notified next in order to have a                    commissioners.  Each individual was provided with a cell phone, office supplies and                          and implemented their own restrictions, deadlines and policies.  Allowing this 
presence at the emergency and to have a key if necessary. Housing will work with Security                 accommodation manuals with the following information:                                                        complicated the housing assignment and transportation plan.  These restrictive 
and all hotel staff to monitor all public areas for athlete activity.                                                                                                                                                  contracts dictated planning in Boise b/c these hotels had to be utilized although more 
Post-Games Operations – Post­Games Ops will focus on delegations who require Post­                        Contact Information                Room Change Form                 Meal Schedule per Sport                  operationally ideal hotels were cancelled b/c contracts were severable.
                                                                                                          Hotel Information                  Incident Report Form             Auxiliary Meal Form
Games housing on a case­by­case basis.  Sites will be determined based on availability.  Ops 
                                                                                                          Venue/FA information               Volunteer Sign In/Out Form       Directional Signage (restroom,
                                                                                                                                                                                                                Recommendations: Determine singles vs. doubles when creating rooming lists, integrate 
will be the same as the Games­time Ops and will be managed in the same manner. As the                     Lang. Services Hotline & info      Daily Event Log                  motor pool, bus zone, arrows,     with Information Services, only utilize one standard hotel contract, and assign 
delegations depart the hotels, Post­Games Operations will focus on the following topics:                  Cultural Guidelines                Damage Assessment Form           info desk)                        Accommodations Department to Delegation Services Director.  The following must occur 1 
• Key Collection , Equipment Recovery, and Damage Assessment                                              Event Programs Information         Key Replacement Form             Emergency Contact Info            month prior to the event:  assign delegates to hotels, assign volunteer shifts & train, submit 
•Invoice reconciliation – Review  and pay all invoices                                                    Ops Policy/Procedure Guide         Message/Package Form             GOC Directory                     rooming lists to logistics/hotels/airport ops, and forward dietary info to hotels.
                                                                                                                                                           2009 World Winter Games PDL: Food & Beverage
                                                                                                                                                                                                     Functional Area Lead Team Members:
                                                                                                                                                                                                     • VP – Wade Morehead, Operations and Support Services
                                                                                                                                                                                                     • Director(s) – Gary Lillard
                                                                                                                                                                                                     • Manager(s) – Kacie Foster­Merk, Michelle Shobe

                                    I. Plan                                                                                          II. Do                                                                                               III. Learn
Overview/Purpose:  There are several essential elements to F&B planning for over          Breakfast: All breakfasts were served at the delegation hotels from 0600­0930.                              Successes: Despite numerous staff turnover in the months prior to the games, the 
80,000 meals, which includes identifying: the FA’s requiring F&B service; the total       Each of these meals included protein, rice, starch, fruit, cereal, dairy, and juices.                       vendors exceeded expectations with service for the GOC and made decisions in 
number of delegates (to be fed per venue per day); the client groups to be fed; the       If meat is included, it is important to be cognizant of cultural needs (i.e. no pork                        the best interest of the delegates.  The execution of breakfasts at the hotels and 
vendors who can prepare the meals within the budget; and the locations where              for Middle Eastern Countries). Hot & cold beverages.                                                        dinners at the Dining Halls was an overwhelming success.  Volunteers were 
F&B will be provided.  Once this is determined, it is imperative to procure               Lunch:  Boxed lunches were be prepared at various sites and delivered to all                                pleased with the food provided for their services.  Food amount estimations were 
sufficient quantities of quality food, and to identify the nutritional requirements,      comp and non­comp venues.  Sandwiches, wraps, chips, fruit, string cheese,                                  plentiful and there was never a shortage of food.  The F&B staff responded to 
special dietary needs, and cultural considerations of all groups so all meal and          yogurt, cookies, and beverage.  Pizza was also provided at various non­comp                                 delegate wishes through­out the games, including the provision of soup at 
snack menus can be developed.  To begin, the budget must be established, and              venues.  Lunches provided from 1100 to 1300 each day for delegates and                                      outdoor venues for lunch.
the level of service across all groups and venues must be determined and policies         volunteers working minimum of six hour shifts.  Soups were added at outdoor                                 Challenges: Feeding delegates before and after Opening and Closing Ceremonies is 
clearly defined.  F&B will then work with Business Development to develop                 venues to complement boxed lunches.  Hot & cold beverages.                                                  quite challenging and requires completely separate planning in conjunction with 
strategic partnerships with food providers, vendors, and/or venues who will               Dinner: Buffet­style meals at five dining halls (3 in Boise, 1 in McCall, and 1 in                          transportation for staging.  Less than one week prior to the Games, F&B was asked 
provide F&B supplies, equipment, staff, and a venue.  Once Value In­Kind support          Sun Valley) served from 1600 to 2000.  Meals included meat and veggie entrée,                               to provide 4,000 meals to delegates; clearly defining the numbers of delegates per 
is secured, the cash budget can be finalized in accordance with the level of service.     potatoes, rice, vegetables, salads, soup, bread, fruit, desert, and hot & cold bevs.                        venue and client groups needing F&B services at comp venues (lounges).
Goals & Objectives:                                                                        Breakfasts – Eggs, Pork (at certain locations or on separate table), potatoes, hash browns, fruit,         Key Learnings (see below): Clearly define vendor and venue responsibilities and 
           § To provide optimal nutritional support for delegates, vols, and staff         toast, pancakes, bagels, oatmeal, rice, cereal, dairy, energy bars, pastries                               expectations in written form (contract/MOU); Hire experienced staff and enough 
              by developing a menu recommended by experts for active adults in             Lunches ­  Turkey/Tuna/Roast Beef/PB&J/Chicken  sandwiches on bread, croissants, hoagies, and 
                                                                                                                                                                                                      support staff to communicate effectively internally and externally; recruit and 
              cold weather climates.                                                       wraps; assorted chips, cookies, assorted fruits, yogurt, and string cheese.  Soup on­site.                 train volunteers months in advance of the inception of the Games; consolidate 
           § To develop an “American dining experience” menu which offers a                                                                                                                           dining hall locations when possible to assure that the total number is as small as 
                                                                                           Dinners – Beef pot roast, BBQ chicken, Turkey & gravy, Spaghetti & meatballs, Chicken & Beef fajitas, 
              variety of choices.                                                          Lemmon pepper fish, Turkey drumsticks, Cheeseburgers, Meatloaf, Tuna casserole, Roasted herb 
                                                                                                                                                                                                      possible in order to simplify the logistics of providing F&B for all guests and 
           § To establish nutritional standards for future SOWWG.                          chicken, Veggie lasagna, potatoes (au gratin, baked, mashed), noodles, rice, mixed veggies, corn,          delegates; and finally clearly define the number of meals needed throughout the 
           § To ensure that the dining experience is positive and memorable for            peas, green beans, black beans, garden & caeser salads, fruit cocktail, applesauce, pineapple,             course of the Games to avoid under­supply.  
              delegates.                                                                   peaches, pears, bananas, apples, oranges, brownies, cookies, cherry pie, chocolate cake, and pudding.      Recommendations:
           § Create a committee of local F&B experts to create uniform menus at                                                                                                                       1.   Hire an industry expert who is familiar with feeding large groups, knowledgeable about 
              all venues for all three meals.                                                                                                                                                              food portions, and experienced with F&B health and safety requirements.  
           § To provide balanced breakfasts at all hotels, boxed lunches at comp          Schedules/Venues: The Winter Games are unique b/c venues are spread out                                          Complement with at least three organized managers.
                                                                                                                                                                                                      2.   Require all FA’s in need of F&B support to clearly identify the number of delegates, vols, 
              and non­comp venues, and vast buffet­style dinners at each Dining           across the state and numerous accommodation sites are needed, which means 
                                                                                                                                                                                                           and staff who will need to be fed per venue per meal per day.
              Hall in Boise, Sun Valley and McCall.                                       F&B must coordinate with Transportation and Sport. When scheduling meal                                     3.   Negotiate detailed contracts with food providers and vendors at least one year prior to 
           § To work in conjunction with SOI sponsor Coca­Cola to provide                 times be sure to coordinate with Sports to assure that all delegates have an                                     the event in order to determine cash budget for additional food, services, and supplies 
              beverage support at all venues and events.                                  opportunity to eat each meal. Conducting this event in Idaho presented                                           needed to fulfill level of service policies.
           § Identify F&B commissioners for each venue and provide a meaningful           challenges b/c of a limited number of venues exceeding 10,000 sq. ft., therefore                            4.   Clearly communicate meal schedules and menus to entire GOC and visiting delegations 
              and positive experience for the volunteers.                                 multiple dining halls were needed in Boise where 2,100 delegates required meals                                  prior to arrival.
Key Responsibilities: Create a matrix of all venues requiring F&B service,                each day.  Again, lunches served at comp sites and breakfasts at hotels.                                    5.   Be prepared at each dining hall to feed more guests than anticipated.
determine total number to be served, amount of food product needed, delivery              Following is a Dining Hall (dinner sites) summary:                                                          6.   Engage F&B volunteer commissioners early and empower these essential staff 
                                                                                                                                                                                                           members with information and knowledge to effectively operate and trouble­shoot 
and storage method, food preparation location and staff, venue staff and serving          •Boise Centre, seating for 600, 1,200 meals per night, meal times 1600­2000:  
                                                                                                                                                                                                           their venues during the Games.
methods for meal (boxed lunch, buffet, etc.), and waste management/ cleaning              Figure Skating, Alpine Skiing, Floor Hockey Groups, Speed Skating.  Also served as                          7.   Clearly define in the vendor and venue agreements, what services will be provided and 
plan.  One year prior to event, negotiate contracts with the following:                   lunch (1100­1300) dining hall for 400 FS delegates and Volunteers for SOT, SOF,                                  how meal counts will be calculated to make the reconciliation process easier when 
                                                                                          and FS.  Catered by Boise Centre staff.                                                                          review invoices.
   Venues                      Vendors                      Food Providers/Other
                                                                                          •Expo Idaho, seating for 450, 600 meals per night, meal times 1600­2000: FH                                 8.   Assure that there is a GOC representative on­site to work in conjunction with and in the 
   Accommodation Sites (46)    D’Orazios Catering (Boise)   Food Services America         teams competing after 1600 directed to eat dinner at Expo.  Expo served 1500                                     best interest of the GOC at each site to avoid vendors making decisions in the best 
   Dining Halls (5)            Full Moon Catering (SV)      Sysco Foods                   boxed lunches each day (1100­1300) for FH teams & vols. Mobile kitchen                                           interest of the vendors instead of the delegates and guests.
   Competition Venues (7)      Atkinson’s (SV)              Boise Cold Storage Company                                                                                                                Budget – Planned vs. Actual: Developing the budget for F&B was difficult for a 
   Non­Comp Venues (20)        Toll Station (McCall)        ConAgra                       provided and staffed by Idaho Pizza Co.
   Receptions/Special Events   Shore Lodge (McCall)         Grasmick Produce Company      •BSU, seating for 450, 700 meals per night, meal times 1600­2000: This was the                              variety of reasons.  Due to staff turnover in this department, and the impact the 
   Guest Lounges               Idaho Pizza (Boise)          Coca Cola Inc.                site for Healthy Athletes, and the only way to get full participation was to feed                           world­wide recession had on available salaries and vendor donations, the cash 
                               Port­a­Subs (Boise)          Meadow Gold Dairy
                                                                                          dinners assigned by sport each evening (i.e. SS & FS Sunday, AS Monday, FH                                  budget figure was always a moving target.  Within 8 months of the event, F&B 
                               Bogus Basin (Boise)          Simplot (potatoes)
                               Boise Centre (Boise)         Del Monte                     Group A Tuesday, FH B Wednesday, FH C Thursday, SB Thursday, CC & SH Friday                                 hoped for $1.2 million in VIK product and services, with a cash budget of 
                               Aramark (Boise)              Sara Lee                      day upon return to Boise.                                                                                   approximately $300k.  However, the actual cost to the GOC was $500k, while VIK 
                               Sodexo (Boise)               Tyson                         •Big Wood Church (Sun Valley), seating for 400, 600 meals per night, 1600­2000:                             totaled nearly $700k.  Cost increased at a late date prior to the games b/c the 
Vendors must work in conjunction with the public health association to assure             This was the site for all dinners and breakfasts for CC and SB b/c breakfasts were                          primary food provider did not develop a detailed list of donated product until 45 
food preparation locations meet standards and laws as dictated by the region.             not sufficient at local hotels.                                                                             days prior to the event.  This led to vendors and the GOC to have to procure 
Legacy:  Engage numerous vendors and venues in the planning of the Games,                 •Shore Lodge (McCall), seating for 350, 500 meals per night, 1600­2000. This was                            product to complete menus.  It is imperative to have a clear understanding of the 
expose these individuals to the wonderful experience of working with Special              the site for all dinners and breakfasts for SH b/c breakfasts were not available at                         amount of donated product to allow the vendors and GOC staff ample time to 
Olympics, and connect these entities with Special Olympics Idaho for future               local hotels.                                                                                               determine what product, services and equipment need to be procured in cash.
volunteer and value in­kind support.                                                      •Lounges for guests at all comp sites.  Snacks and Hot & Cold Beverages. 
                                                                                                                                                                       2009 World Winter Games PDL: Transportation
                                                                                                                                                                                                        Functional Area Lead Team Members:
                                                                                                                                                                                                        • VP – Wade Morehead, Operations and Support Services
                                                                                                                                                                                                        • Director(s) – Kevin Warburton, Tom Halleran (consultant)
                                                                                                                                                                                                        • Manager(s) – Jill Palmer, Brett Broek, 10 AmeriCorps Vols

                                         I. Plan                                                                                             II. Do                                                                                           III. Learn
Overview/Purpose: The mission of the Transport & Parking Department is to                           The Transportation Department used the GOC Headquarters as the Command Center. This                  Successes: 1.)Very few complaints were made regarding Motor Pool Operations; 2.) Being 
provide safe, efficient, and timely transportation for all user groups during the                   facility worked extremely well as it also served as the main bus yard/depot and the Motor            able to adapt to new strategies on a daily basis which led to constant improvement 
operational period of the 2009 Special Olympics World Winter Games.  The                            Pool Fleet and operations center. Having the three areas of Transportation (Command                  throughout the week; 3.) Keeping our 120+ volunteers busy and happy throughout the week; 
                                                                                                    Center, Bus Yard/Depot & Motor Pool Fleet and Operations) was a benefit to effectively               4.) Volunteer training for volunteer drivers proved to be valuable and successful; 5.) 
Transport & Parking Department will provide a Games Bus System that will range 
                                                                                                    providing transportation services throughout the Games Theater.                                      Completed 1200 RFTs (the vast majority within the 7 days of the Games)
in shuttle service to and from the Boise Airport, to Games Official Accommodations, 
                                                                                                                                                                                                         Challenges: The only glaring flaw was the lack attention to detail in certain areas of planning. 
to Games Official Venues, Opening Ceremony, and Closing Ceremony.  The                              Games Bus Systems Period of Service
                                                                                                                                                                                                         Being understaffed was a major contributor to this. If more key personnel (Venue Transport 
Transport & Parking Department will provide a Games Motor Pool to all approved,                     Bus Service                 Begin Date-End Date               Period of Daily Service
                                                                                                                                                                                                         Manager, Bus Systems Manager & Motor Pool Manager) were hired then this issue might 
credentialed guests with safe, friendly, and timely service.  These vehicles will                   Airport Bus Service         1/30/09­2/17/09                   Varied based on flight schedule
                                                                                                                                                                                                         have been resolved.   Another solution would have been more solid planning from areas that 
                                                                                                    Host Town Transport         2/4/09­2/6/09                     07:00 – 22:00
provide service to and from the Boise Airport, to Games Official Accommodations,                                                                                                                         affected operations. This lack of information and also changes in planning negatively 
                                                                                                    Opening Ceremony            2/7/09­2/7/09                     08:30 – 22:00 
to Games Official Venues, Opening Ceremony, and Closing Ceremony.  The                              Boise Bus System            2/8/09­2/13/09                    05:30 – 22:00
                                                                                                                                                                                                         impacted planning, including the Routing for the bus drivers.  Another example of how a 
Transport & Parking Department will provide a Venue Transport & Parking                                                                                                                                  breakdown in communication impacted plans and the budget is when four delegations 
                                                                                                    McCall Bus System           2/8/09­2/13/09                    06:30 – 22:00
Management Plan for the arrival, processing and departure of all official vehicles                                                                                                                       unexpectedly arrived in Idaho Falls which is five hours from Boise.
                                                                                                    Sun Valley Bus System       2/8/09­2/13/09                    06:30 – 22:00
                                                                                                                                                                                                         Areas for Improvement – Motor Pool
from the Games Bus Systems and Games Motor Pool areas at each Official Games                        Closing Ceremony            2/13/09­2/13/09                   17:00 – 22:00
                                                                                                                                                                                                         •Whenever delegations are in town, including during Opening and Closing Ceremonies, 
Venue.                                                                                              Games Motor Pool Period of Service
                                                                                                                                                                                                         Motor Pool should be operational.   Although it should probably be listed as “closed” to 
Key Responsibilities:                                                                               T2 Service                  Begin Date-End Date               Period of Daily Service
                                                                                                                                                                                                         public knowledge during times when bus­only transport would be most effective (such as to 
•Work closely with Special Olympics, Inc. (“SOI”) to ensure all participants that arrive via air    Pre­Games: Limited Service 2/2/09­2/6/09                      9:00 AM – 5:00 PM
                                                                                                                                                                                                         and from Opening Ceremonies), it is important to remember that volunteers and cars are 
travel will reach their Official Accommodations.                                                    Day of Opening Ceremonies 2/7/09­2/7/09                       Pre­approved/scheduled only
                                                                                                                                                                                                         still necessary for unexpected but necessary transportation.  The amount of cars and 
•Provide shuttles or bus service for the transporting of participants from Official                 Games Period: Full Service 2/8/09­2/13/09                     6:30 AM to 10:00 PM
                                                                                                                                                                                                         volunteers should be held to the discretion of Dispatch 1, although it should be very carefully 
Accommodations to and from Official Games Venues.                                                   Post Games: Limited Service 2/14/09­2/15/09                   Pre­approved/scheduled only 
                                                                                                                                                                                                         assessed, although we would suggest that at least 10 drivers (not including dedicated 
•Provide shuttles or bus service for the transporting of participants from Official                                                                                                                      drivers) and vehicles be available to provide back­up/emergency/unplanned transport and 6­
Accommodations to and from Opening Ceremony and Closing Ceremony.                                   Games Services: Following are key Responsibilities/Duties of Transport & Parking Dept.:              8 of these 10 be on standby at the Ceremonies for a similar sized Games (97 countries/3000  
•Provide a motor pool service to approved, credentialed guests from Official                        Airport Bus System – This system provided service for Delegates, Officials and VIP’s from            dels). 
Accommodations to and from Official Games Venues.                                                   arrival terminals at three different airports the Boise Air Terminal (BOI), Salt Lake City (SLC)     •Volunteers must know specifically where to park the Motor pool cars (by type of vehicle and 
•Provide a motor pool service to approved, credentialed guests from Official                        and Idaho Falls Regional Airport (IDA) to their Official Accommodations or the Delegation            vehicle number). Instead, volunteer drivers were walking out into the parking lot, and 
Accommodations to and from Opening Ceremony and Closing Ceremony.                                   Welcome Center at the Boise Factory Outlet Mall.  Departures as well.                                searching for where the car was.  This led to some delays in dispatch and pick­up times. 
•Provide a working Venue Transport & Parking Management Plan for each Official Games                 Accommodation to Venue Shuttle System – This System provided service from the hotels                • At least four phones need to be answered at all times, particularly during the day when 
Venue bases on input from each of the applicable Functional Areas.                                  to the Official Venues, both competition and non­competition.  The actual Venues that                HODs are busy traveling from Venue to Venue and Games are in session.  For our motor pool, 
•Produce and distribute Transportation Guides to participants.                                      were served from each hotel were based on the sport assignment of dels at each location.             that meant  one of the phones be moved out into another office.  It was very helpful to have 
•Produce and distribute Route Books to all drivers.                                                 Inter Venue Shuttle – The shuttle service linked the competition venues of Figure Skating,           a Dispatch 3 and Dispatch 4 that were volunteers that were working on the phones.   
Overview of Services: The Transport & Parking Department involves the delivery                      Floor Hockey and Speed Skating/Boise Center on the Grove. All credentialed participants of           •It would have been ideal to have a shift change meeting every day.  The office was very busy, 
of the following services:                                                                          the 2009 SOWWG were able to access this shuttle.  The Inter Venue System ran on half                 even when all six of the motor pool team was there.  It still would have been more effective 
1. Airport Transportation ­ Provide a Games Bus System for each approved                            hour service from 07:00 to 22:00 during competition days. The inter venue system ran as              to just attempt having it every day to insure that when the two morning dispatchers left, all 
     client group.  Following are all of the Systems:  Airport Bus System, Boise Area               expected and there were few delays due to new drivers getting acquainted the area. A                 the information had been communicated.   
                                                                                                    shuttle between the Boise Center on the Grove (COG) and Healthy Athletes at Boise State              •It would have also been effective to have one person to look out for the next day’s events.  
     Bus System, McCall Bus System, Sun Valley Bus System, Ceremonies Shuttle 
                                                                                                    University (BSU) was added so Delegates could participate in both if they chose so. Another          This person should be in contact with departments such as accommodations, delegation 
     System, Special Services Bus System.                                                           addition was requested by Special Olympics Inc. to add the Doubletree Riverside Hotel as a           services and sports.  One of the staff members needs to be able to organize the next day’s 
2. Provide a Games Motor Pool for:  T­1 Service – dedicated, assigned vehicle                       stop so their constituents would be able to access venues. Delays not reported w/ additions.         moves in order to plan ahead.  Although it would be ideal to think that can all be done 
     for one (1) pre­identified passenger; AND T­2 Service – Scheduled and on­                      Evening Entertainment Shuttle System – This shuttle system provided service for each                 before the event, most information would be incorrect, due to how constantly it changes. 
     demand shared access to a fleet of vehicles by approved, credentialed guests.                  approved client group to Special Olympics Town and Festival located at the Boise Center on           • While there was one individual who had dispatch experience, that person was working 
3. Venue Transport & Parking                                                                        the Grove and to Boise State University for Healthy Athletes.                                        mostly with busses.  AmeriCorps more or less fully ran the Motor pool Ops, including much 
           Ingress/Egress Routes – Venue Transport & Parking will identify and manage the           McCall & Sun Valley Charter Bus Service – This charter service allowed any credential                of the pre­games planning.  One person with games dispatch experience is imperative.  
               in/out routes for all vehicles requiring access to the venue.                        member of the 2009 SOWWG to access these daily charters from Boise to either the McCall              Recommendations:
           Access Points – Venue Transport & Parking will identify and manage the                   or Sun Valley competition venues. This service was a success and had high ridership even             1. More involved training for Dispatchers and any volunteers answering phones in the 
               entry/exit points used by all official clients at the venue.                         though both trips exceeded three hours in duration.                                                         dispatch office, including in­action training early in the Operational period, and good 
           Load Zones – Venue Transport & Parking will identify and manage the sites used           Ceremonies Bus Service – From hotels to/from Opening /Closing Ceremonies.                                   training from Risk Management on importance of specific paperwork so that it can be 
               for the loading/unloading of all official clients, at the venue.                     Games Motor Pool “T-1” Service –dedicated car; “T-2” Service –taxi system; “T-3” Service                    stored, accessed, and recovered post­games with ease.  There should also be a staff 
           Staging Areas – Venue Transport & Parking will identify and manage the sites             –cars provided to staff w/o drivers                                                                         member with Games experience owning Motor pool for best results.
               used for short­term vehicle staging for all official vehicles at the venue.          Venue Transportation & Parking – “Ingress/Egress Routes” for buses and cars to enter/exit            2. Designated liaisons for facilitating communication between Transport and 
           Parking Areas – Venue Transport & Parking will identify and manage the sites             Official Venues, “Access Points” controls where and what type of vehicle can move around                    Accommodations (1 person full time to give and get info from both Motor Pool and Bus 
               used for vehicle parking, for all clients at the venue                               a given venue, “Load Zones” where participants will load onto and off­of the Bus System or                  Ops and Accommodations) as well as Transportation and Delegation Services (1 person) 
Legacy: The Transport & Parking Department will leave the following legacies:                       Motor Pool Services, “Staging Areas” where buses will be prepared for the loading or                        to make sure everyone (including Commissioners and Volunteer contact persons!) have 
1.  Increased awareness of the need for traffic and parking planning for large                      unloading of passengers, and parking areas for Buses and Motor Pool Vehicles.                               the info they need to plan and operate effectively.
                                                                                                     Vehicle Marking & Credentialing – Cars and buses marked with signage that identifies the            3. International Delegations had to rely on GOC­provided transportation Pre­Games and 
    events within the State of Idaho.
                                                                                                    system type, the venue, and the load­zone.                                                                  were on some days unable to schedule rides through Motor pool for Games­related 
2. Provide each Official Venue with a “Traffic and Parking Management Plan” to 
                                                                                                    Budget: The GOC utilized 90 coaches and 60 school buses during the games.  Also, the                        activities due to a lack of volunteer drives.  The Pre­Games plan should be more 
    build upon for future large events.                                                             department utilized AmeriCorps volunteer instead of hiring 10 experienced event                             carefully ironed out between Delegations, Delegation Services, so that a high enough 
3. Work in conjunction with Valley Ride to utilize Natural Gas Buses for                            transportation staff members.  This FA could have easily exceeded $2 million dollars, but                   level of service can be provided to HODs and their athletes.  
    credentialed client groups to help Green the Games.                                             spent under $1.4 million for all games transportation expenditures.                                  4.  Bring in out of town bus drivers early to familiarize themselves w/ venues and routes.
                                                                                                                                                             2009 World Winter Games PDL: Airport Operations
                                                                                                                                                                                                        Functional Area Lead Team Members:
                                                                                                                                                                                                        • VP – Wade Morehead, Operations and Support Services
                                                                                                                                                                                                        • Director(s) – none
                                                                                                                                                                                                        • Manager(s) –Brett Broek

                                         I. Plan                                                                                              II. Do                                                                                          III. Learn
Overview/Purpose: Airport Ops  primary venues  are Boise Airport (BOI) and Salt Lake                  Milestones:                                                                                        Key Learnings & Recommendations:
City International Airport (SLC).  BOI will be operational 2/1­2/17 for arrivals and departures,      •Beginning in September of 2008 and continuing through the end of January 2009, we                 1. The working relationship with the airport operations team and TSA was essential to the 
while SLC will be operational for arrivals 2/3­2/5 and for departures 2/13­2/15. Delegation           began monthly meetings that became more frequent as the event approached. The                           success of our airport operations for the 2009 Games.  Meeting with these groups on a 
Services and Airport Ops has established and maintained a relationship with both airport              Transportation Security Administration, the GOC, airport operations staff, National Guard               regular basis for several months prior to the arrival period allowed for the 
management teams in order to keep the flow of information regarding our delegate arrivals             representatives, Federal Air Marshalls, airline representatives, FBI, Customs, Public Safety,           establishment of contingency plans and a support structure of staff and volunteers to 
and departures moving smoothly.  Only Special Olympics Delegations will receive support               and several other groups that made appearances, were present and received copies of the                 cover the very busy period that is “arrivals”.
and service from the Salt Lake City airport.  All other groups will need to enter the Games           minutes for these meetings to help establish and maintain working relationships for the            2. Airport operations were extended to multiple airports due to the fact that BOI is not 
arena via Boise, ID for support services.  Some staff and/or volunteers will be stationed in          operational period of the games.                                                                        large and has no international travel capabilities.  Allowing access to SLC was an option 
Salt Lake City in association with Special Olympics Utah and Team USA to assist these                 •Volunteer Training for airport volunteers was conducted on 24 January 2009.                            to save on travel cost for less affluent delegations and to alleviate the strain on the 
international delegations from security, through the luggage claim process, and finally to            •Venue load­in was conducted on 30 January 2009.                                                        resources of Boise Airport.  An unforeseen problem was a lack of familiarity with the 
their designated Games transportation.  These volunteers and staff will answer immediate              •Arrival Operations began on 30 January 2009, with the arrival of our first team in Boise.              State of Idaho, which lead several teams from the Middle East to book tickets into 
questions; maintain communication with the Salt Lake Delegation Welcome Center and                    Arrival operations continued through 6 February 2009, with the conclusion of arrivals into              Idaho Falls Airport, and therefore forced us to include a third airport into our 
Barrister Command in Boise, ID to ensure all parties are alerted to eminent arrival/                  Boise prior to the beginning of the Games.                                                              operations plan at the last minute.  It is recommended to utilize just one airport if 
departures of delegations and motorcades; assist Logistics in the loading of luggage either           •Departure Operations began on 13 February 2009 and concluded on 16 February 2009                       possible.  It is imperative to have staff members (not just volunteers) available on­site 
into logistics trucks or the base of Games motor coaches; and assist Transportation in the            with the final team departures from Boise.                                                              to assist with challenges, changes, and problems.  
loading of delegates onto the correct motor coaches for arrival in Boise.  Transportation             •Venue load­out was conducted on 16 February 2009 following the final departure .                  3. When the information provided by the delegations regarding their flight information 
from SLC will consist of motor­coaches responsible for their transport from the terminal              •A final group debriefing was held on 23 February 2009.                                                 was accurate, the process we set into place was excellent.  The coordination between 
following arrival to the Salt Lake Delegation Welcome Center facility where the delegations           Key Interfaces: In order to be successful,  integration with the following is imperative:               Brett, the airport staff, the volunteers, the ID NG, and Delegation Services proved 
will enter into the host­town/home­stay programs.  All host­town/home­stay participants               1. Boise Airport Operations Staff ­ Assisted with escorting volunteers through security,                extremely helpful in preparation for arriving flights and trouble­shooting for early or 
arriving at SLC will remain in the Salt Lake area until the morning of February 6 th.  Team USA              organizing airport staff for greeting of delegations.                                            delayed delegations.  The luggage tags also proved to be a very effective means of 
and all delegations residing in Salt Lake for the Host Town process will unite at the Salt Lake       2. Public safety – (in particular Public Safety Commissioner Deb Drake) to assist with                  identifying Games gear/luggage, and made the moving of luggage from the airport 
DWC on the morning of February 6th for departure via motor­coach caravan up to Boise, ID.                    planning for the event that any of our delegates were injured or ill upon their arrival          much easier.  Having the delegates greeted at the gate cemented the relationship 
Boise Arrivals/Departures: The Airport Operations staff and volunteers will be working with                  to the airport and working with the various law enforcement agencies to ensure all               between DAL and delegation, and as the DALs were also allowed through security for 
several distinct service groups: delegations, families, MVP/All­Stars, & officials. Delegations              were “in the loop”.                                                                              departures, it helped reduce confusion and difficulties often times faced with a 
will be greeted at their respective gates as they deplane based on support from the Clipped           3. Transportation Security Administration – Essential to keeping security lanes staffed                 language barrier which was appreciated by all parties involved.  Having a staff member 
Wings organization and the use of security escorts provided by BOI.  Those greeting the                      during our arrivals and departures and for verifying the legality/feasibility of our             on site that worked directly with the bus drivers who coordinated fitting all teams onto 
delegates will preferably be their DALs, or a language services rep.  As delegations are                     luggage plans.                                                                                   buses and other means of transport also helped to alleviate challenges and delays in 
escorted through the airport, they will be staged to await their transport to the DWC.                4.  Airline Managers – (in particular United Airlines) to communicate the size and scope                leaving the airport.  IMPORTANT: In the future, it is imperative that delegations send a 
Transportation will be provided via motor coach or appropriately sized vehicle based on size                 of our event and to ensure that all customer desks were fully staffed early on the               copy of their flight itineraries.  Create and establish an air­travel hotline and e­mail 
of delegation.   Luggage assistance is also provided, the details will vary slightly for families,           main arrival/departures days to alleviate crowds and keep the flow of traffic moving.            address as soon as planning begins in order to keep the arrival and departure 
MVP/All­Stars, and officials.  Departures will be handled in a comparable manner with an              5. Federal Air Marshalls – Provided extra security at the airport during our heavy use                  information current and accurate.  Without this direct access to the flight itineraries, 
emphasis on ensuring that all luggage is reunited with the guest prior to departure.                         days and helped with crowd control in the terminal.                                              the information available becomes confused, inaccurate, and untraceable.  
Luggage Assistance to Delegations: Within each arriving delegation, a “luggage contact” will          6. Delegation Services – Gathered all flight information from this group and worked                4. The All­Star Fans were greeted at their arrival gate by volunteers coordinated and 
be designated, and they will maintain a luggage inventory and assist logistics with the                      closely with the Delegation Welcome Center to ensure as many people were aware of                recruited by the CE Group and SOI.  They were assisted with their luggage and directed 
identification of Games luggage for loading onto the logistics trucks.  Airport Operations staff             arrivals as possible.                                                                            to their motor pool transportation.  Based on recommendations from the airport staff, 
will also work closely with the BOI administration team to ensure information about flight            7. Accommodations – Worked closely with this group to ensure those delegations not                      it is suggested to not greet All­Star Fans at the gate.  Considering the last minute nature 
arrival / departure times is readily available to both groups.                                               participating in Home Stay to alert that groups arrived either early or late to secure           of these guests and their unwillingness to commit to schedules until just before the 
The luggage will be managed by a person designated within each delegation and the Idaho                      reservations and beds for all delegations.  Also proved invaluable to work with for              event, it places too much stress on the staff to escort all these greeters through 
National Guard.  The delegation appointed luggage person will maintain an inventory of the                   departures as we could check directly with hotels to see if groups had been collected            security for one person at a time based on last­minute information.
bags and help with identifying Games luggage as it comes off of luggage carousels.  The ID                   from accommodation site for delivery to the airport.                                        5. Officials were provided with motor pool transportation based on the flight information 
NG will assist in the transporting of luggage from carousels to a logistics truck, transporting       8. Host Town – Alerted this group of delays/early arrivals to communicate changes to                    provided by the Sports Department.  MVP Fans and family members were not provided 
to the DWC, and then the unloading of luggage at the DWC.  Logistics trucks will be staged in                volunteer host families.                                                                         with transportation or luggage assistance by the GOC from the airport; however we did 
a BOI staff parking area outside of the terminal adjacent to the Sun Valley Room, which will          9. Main Area Command –Wade Morehead communicated arrivals and delays to all                             maintain information desks staffed with volunteers specific to each group and  
be serving as the lounge for both volunteers and logistics truck drivers.  The inevitability of a            groups to alert them to additions to our population of delegates in the Games arena.             provided local transportation info. These three groups seemed to experience very few 
lost piece of luggage or equipment presents us with the challenge of establishing and                 10. Transportation – Worked closely with transportation to keep buses, cars, and various                problems, it was organized and operated smoothly. 
maintaining a luggage hot­line, of which the airlines are aware and instructed to use, to                    other means of ground transportation moving and reliable.                                   6. Departures were more of a challenge for our airport than arrivals as we were limited to 
speed the process of reuniting a delegate with his/her lost luggage                                   11. Idaho National Guard – Joint task force owned luggage movements, bar coding,                        the amount of luggage and gear that would fit the equipment flying out of Boise.   
Key Responsibilities: A primary responsibility of the Airport Opss team will be to establish                 collection and distribution of over 7,000 luggage and equipment bags from airport to             Delegations were delivered to the airport along with their luggage, where ID NG 
and maintain the relationship between the GOC and the Boise/SLC Airport administration,                      DWC, hotels, and competition venues.                                                             assisted with unloading the buses.  TSA requires all passengers to be responsible for 
primarily with Jerry Murphy (Airport Security) and Jerry King (Airport Operations).  By               Schedules/Timelines: It is imperative to create Daily Competition and Activity Schedules                carrying in their luggage for check­in.  By staffing an info desk several hours before the 
opening these avenues of communication, we will be able to provide an airport service that            that include flight arrival and departure times for all client groups so all affected FA’s may          first flights departed, the GOC ensured that delegations arrived at the airport with 
is timely and comfortable for the delegations while making it as easy as possible on airport’s        evaluate scenarios to know who will and will not be in attendance or not participating in               ample time to make flights and to work with the airlines in the event of confusion or 
daily operations.  The Airport Ops team must also work in conjunction with other FA’s to              activities.  A detailed arrival and departure schedule which includes name of delegation,               problems with flights.  It also allowed a final point for delegations to return their 
provide the following services:  Delegation Services; Family Services; Flight Confirmation &          flight information, pick­up location and times is essential.  This document must be                     Games phones, etc. This was also valuable because delegations were located at 
Tracking; Staff and Train Greeting Teams; Communicate Luggage Restrictions and provide                prepared weeks prior to the Games to avoid undo stress on staff, volunteers and the client              multiple hotels.  Airport Ops worked closely with Delegation Services and the HODs to 
Luggage Tags to all Client Groups several weeks prior to the event; Assist with Luggage               groups themselves.  If something is not done to force SOI programs to provide accurate                  communicate luggage and weight restrictions prior to their departures.  Airport 
movements; Develop and Communicate a Lost Luggage procedure; Provide Medical Support                  information at earlier date, this FA will always endure great stress leading up to and                  security always poses a problem with large groups, but over­communicating simplified 
and Services at both BOI and SLC; Coordinate with Transportation for ingress/egress;                  throughout future Games.                                                                                the process.  Once teams were through security, they were essentially on their own, 
Coordinate LOOK with Marketing Department; and Secure space to provide all services to                                                                                                                        but the GOC stayed in contact with airport staff in case of emergency but few problems 
arriving guests.                                                                                                                                                                                              occurred other than a few minimal flight delays.   
                                                                                                                       2009 World Winter Games PDL: Logistics & Waste Management
                                                                                                                                                                                                        Functional Area Lead Team Members:
                                                                                                                                                                                                        • VP – Wade Morehead, Operations and Support Services
                                                                                                                                                                                                        • Director – Colleen Walker
                                                                                                                                                                                                        •Managers – Don Schaff, Jeremiah Means, ID National Guard

                                       I. Plan                                                                                              II. Do                                                                                           III. Learn
Overview/Purpose: Logistics provided assets and support to 7 competition venues and 15              Schedules/Timelines: Pre­Games:  There were approximately two years of planning that                 Successes:
non­competition venues in four different cities within a 150 mile radius.  LOG delivered            went into developing logistics fully to support the SOWWG.  The first year was spent                 1. Relationship and utilization of 180 Idaho National Guardsman 
nearly 5000 different items to these venues and supported the communications plan as well           planning for the invitational games and the remaining year was spent going over 2008 after           2. 50% recycle rate for all signage and waste
by assisting with cell phone and radio dispersal and recovery.  In addition to these support        action reports, reconfiguring policies and procedures and honing practices to ensure a               3. Warehouse operations utilized space at WHQ and efficiently organized and operated 
systems LOG also, in conjunction with the National Guard, oversaw the planning and                  successful 2009 event.  The information gathering procedures for needed equipment took                    under trying conditions
execution of baggage delivery to all athletes at their various hotels, sometimes moving each        up an enormous amount of time.  The venue directors first provided excel spreadsheets                4. Budget Maintenance was a success.  Estimated $100,000 cash budget, while actuals 
person up to five times.  LOG also planned and executed Waste Management (Greening the              with the needed Furniture, Fixtures, and Equipment (FF&E) to logistics.  We then had to                   were $60,000
Games) at all comp and non­comp venues.  At the conclusion of the games, LOG recovered              come up with a plan on how to compress all of this data into a total rollup of all needed            5. Asset distribution plan to non­profits
all assets from every venue, re­organized them, and assisted the VP/CFO with redistribution         items.  We did this by purchasing a software system (known as FIRST) which was a web­                6. Overcame challenges of supporting Sun Valley and McCall
of these items to non­profit organizations.                                                         based, secure, database system.  LOG needed to input all of the venue directors needs into           7. Relationships with key interfaces (see below):  
Goals & Objectives:                                                                                 this system in order to get a rollup, and we were still receiving requests up until games time.      •    Idaho Air and Army National Guard Units ­­ Load­in and load­out dates were efficient.  
•Receive material into the warehouse, accurately inventory, and control all Furniture, Fixtures,    This process could have been streamlined by having the software system in place to begin                  The flexibility of the Idaho Air and Army National Guard was exceptional.  The GOC was 
and Equipment (FF&E) donated, purchased, or borrowed for SOWWG venues.                              with and allowing the venue directors and functional area leaders to go directly into the                 able to prioritize moving assets to venues based on venue agreements, truck availability, 
•Accurately prepare, package, and track the movement of all of FF&E to and from the GOC             software like a shopping cart and select the items that were needed and delete items that                 material handling equipment, and manpower.  Having a well laid out plan and first­rate 
warehouse and all competition and non­competition venues.                                           they no longer needed. Games:  Load­in and load­out dates were efficient.  The flexibility of             commutations facilitated set up and tear down of each venue.
•Facilitate timely delivery of all venue FF&E in accordance with the Master “Load in / Load         the Idaho Air and Army National Guard was exceptional.  The GOC was able to prioritize               •    Trebar Inc.  – Played a key role in providing 14 Kenworth heavy and medium duty 
Out” Delivery Schedule.                                                                             moving assets to venues based on venue agreements, truck availability, material handling                  trucks to meet all GOC logistics requirements.  All trucks were well maintained, 
•Facilitate timely recovery, load­out, and redistribution of all venue FF&E to meet the needs       equipment, and manpower.  Having a well laid out plan and first­rate communications                       included lift gates, and had ample cargo capacity.
of the GOC operations.                                                                              facilitated set up and tear down of each venue.  The FIRST system was used to create pick            •    PODS Inc. Donated 26 Portable On Demand Storage (PODS) containers to facilitate 
•Develop with each venue team a process to identify a timelines for delivery of FF&E during         slips for items that needed to go to each venue, separated out by Functional Area and                     early loading of venue supplies and equipment and timely transportation.  Moving 
build­out, games time operation, and recovery                                                       room location.  This system could have worked much better, but because not everything                     FF&E into POD containers in advance of load out dates reduced congestion in the 
•Develop a comprehensive plan to conduct warehouse operations (including use of material            that was asked for was procured, it created confusion for the people that were pulling                    warehouse and freed up much needed space.  The PODS also doubled at extra store 
handling equipment, vehicles, manpower, shift scheduled) to deploy FF&E to competition              stock for shipment.  For example, we had a listing of every item that all functional areas                capacity at the venues.
and non­competition venues.                                                                         had asked for to go into the Center on the Grove, in the Command Post. However, not all of           •    DHL Inc.  Provided international and domestic shipping services to meet all GOC 
•Accurately identify all vehicles needed to meet Logistics Operations.                              those items were procured so when the individual pulling the items received the pick slip                 shipping and receiving needs.  DHL transported in excess of 700 inbound and outbound 
•Identify logistics volunteer commissioners to support all venue operations.                        they would have to check the main list of items we did procure to see which items they                    shipments totaling 29,400 lbs of freight.  DHL provided use of a shipping scale and kept 
•Develop a logistics plan w/ ID NG to efficiently and accurately transport delegation/athlete       should not bother looking for. If we would have known farther in advance which items                      the GOC supplied with all necessary packaging materials.
baggage and equipment b/w the airport, DWC, hotels, and sport venues.                               were not going to be procured we could have deleted them out of the system. Post Games:              •    Sprint Inc. Furnished the GOC with over 900 cellular phones and USB modems to meet 
•Develop/implement shipping & receiving practices to effectively manage the flow of goods           It would also have been helpful to have a solid recovery plan before load out.  If we could               communication requirements.  The majority of all cellular phones were equipped with 
and information to worldwide destinations in an efficient and economical manner while               have known exactly where all items were going to be donated to, we could have delivered                   Nextel direct connect service which allowed instant direct talk service between users 
meeting GOC requirements.                                                                           some of them directly to organizations that were to receive them.  Instead we had to                      and the ability to program user groups.  The sprint phones enhanced productivity and 
•Develop an environmentally friendly and efficient waste management plan at each venue.             receive them back into the warehouse, organize them, house them, find out who was                         saved time communicating logistic requirements.
Objectives:  To develop a solid logistics plan to efficiently manage the flow of goods,             receiving them, and then package them up for delivery or pickup.                                     •    Tates Rental – provided phenomenal support to logistic GOC operations. Tates 
information, and other resources between a point of origin (GOC­WHQ) and the point of               Events: Logistics worked with the venue directors, the National Guard, and the DOD                        provided use of forklifts, material handling equipment, banding equipment, tables, 
consumption (competition and non­competition venues) in order to meet the requirements              contractor to arrive at appropriate load­in and load­out times that would work for                        chairs which facilitated warehouse operations and training requirements.
of the end user.  Logistics Operations plan will involve the integration of information,            everyone involved.  This was not finalized until the week of the games.  Pre­planning had            •    Department of Defense – Provided over $2.5 million in logistical support for the 
transportation of assets, positive inventory control, warehousing, material­handling, and           been done for these dates and times, but due to the DOD contract being awarded late we                    Invitational and World Games.  This included portable structures (tents, floors, heat, 
packaging.  The (FIRST) database system was developed to facilitate these functions.                were not able to talk with the contractor to find out what their set up time schedule was                 power, etc.); 1,000 military radios and equipment; Equipment (forklifts, transportation, 
Key Responsibilities: Pre­Games:  Logistics will work with each venue director and                  and this caused us to have to re­evaluate our dates and times.                                            etc.); and video surveillance cameras.
functional areas (FA) to accumulate all FF&E requests for each venue.  Logistics will receive       Waste Management – Key Interfaces: Provider(s) of Inputs, Information and Services:  The             Challenges:
all games FF&E in the GOC warehouse and segregate items by venue. Games Time:  Logistics            providers that had the greatest impact on the SOWWG were Lake Shore Disposal (McCall),               1. Not having a full time procurement department hampered the GOC’s ability to 
will prepare, package, deliver and recover all FF&E to and from the venues.  At the                 Western Recycling, Allied Waste, ABC Sanitation, and Clear Creek Disposal (Sun Valley).                   effectively identify like FF&E requirements across the venues and synergize the 
conclusion of the games, Logistics will recover, inventory, and segregated FF&E for                 These companies provided portable restroom services, trash and recycling services.  Once                  purchase of like items.  Prior to games week venue directors used debit cards to 
reallocation.  Post Games:  Logistics will work with the VP/CFO to reallocate all FF&E to the       these groups were contacted they were a great resource.  Lake Shore, Western Recycling,                   purchase needed items which were not on­hand.  A sound procurement process and 
proper owner, and/or non­profit agency receiving goods. Waste Management: The WM FA                 and Allied Waste provided their service at no cost to the GOC.  ABC Sanitation provided                   inventory tracking system would have minimized over­ordering and last minute 
has the responsibility of providing trash, recycling, and portable restroom services at each        their service for a 50% discount.  Clear Creek Disposal provided their services for a 20%                 shopping
venue.   Planning, in large part, was to be performed by the “Greening the Games”                   discount.  Receiver(s) of Outputs, Information and Services:  All venues received service            2. Lack of procurement director completely altered Logistics Plan.  FF&E wants were 
committee. Games Times:  WM will work with each venue director to assemble a list of                from the providers whether they used a trash can, recycling bin, or portable restroom.                    never vetted to include actual items purchased which made software program 
anticipated attendance numbers (i.e. delegations, spectators, and volunteers) in order to           Logistics Department Staffing: The Logistics Director oversaw the Managers of Waste                       worthless in tracking FF&E from warehouse to venues.  This also made the recovery 
secure the correct number of trash, recycling bins, and portable lavatories, and to ensure          Management and Warehouse Operations.  The LOG director was the primary liaison for ID                     process less effective and confusing
timely maintenance and service of all waste fixtures.  Venue Directors are to enter an alert in     National Guard support as well.  This position also worked directly with the Logistics               3. Logistics Volunteer Support
FIRST if they are aware of a shortage or need concerning waste management.                          Commissioners assigned to each venue.  Initially, the Logistics Director and Logistics               4. Lack of integration, communication, information, and schedules
Legacy:                                                                                             Manager attended all venue meetings until every general volunteer and ID National Guard              5. Not always clear regarding actual role of ID NG and services to be provided
1. Developed Event­Friendly FF&E software system (FIRST) to be used from the beginning              Venue Logistics Commissioner position was filled for all competition venues. Each non­               6. Lack of funding for experienced staff, equipment, and IT support
       of the planning stage and recommend to SOI for the next games due to its time­saving         competition venue was staffed with one Logistics Commissioner for each location in Boise,            Key Learnings/Recommendations:
       ability and ease of use in identifying FF&E needs.                                           Sun Valley, and McCall.  The primary function of the Logistics Commissioner at each venue            1. Venue Directors must work with FA POC’s to determine realistic FF&E needs per venue 
2. Share Ops Plans and AAR’s with venues to assist in future logistical planning for events.        was to attend meetings to share information regarding the department and to serve as a                    and provide this to LOG.  
3. Handle all assets in a safe manner so that all equipment and supplies may be                     POC for all questions and issues that would arise involving Logistics.  This person would            2. LOG staff should communicate directly with Venue Directors and should not have to 
       redistributed to local non­profits.                                                          then be the on­site POC during the event.  The LOG Director also worked directly with the                 work directly with every FA.
                                                                                                    90 ID NG soldiers who worked at WHQ as a part of their Joint Task Force responsibilities.            3. SOI should procure a LOG software system, and recommend its usage at future Games.
                                                                                                                     2009 World Winter Games PDL: Public Safety (medical & security)
                                                                                                                                                                                                           Functional Area Lead Team Members:
                                                                                                                                                                                                           • VP – Wade Morehead, Operations and Support Services
                                                                                                                                                                                                           •Volunteer  Commissioners – Kevin Johnson (Security), Troy 
                                                                                                                                                                                                           Hagen (Medical), Deb Drake (Public Safety)

                                         I. Plan                                                                                               II. Do                                                                                            III. Learn
Overview/Purpose: The  Public  Safety  Operations  section  of  the  2009  Special  Olympics          Main Area Command – Communication Hierarchy                                                           Successes:
World  Winter  Games  had  a  fairly  broad  scope  of  responsibility  which  included  emergency                                                                                                          1. Key Interfaces:  Interfaces for Medical Services went very well.  Relationships were 
response to non­venue activities, support for venue medical centers, venue medical response,                                                                                                                       established and maintained early and the relationships were evident by the small 
background investigations of volunteers, zone access, security response, and crowd control.                                                                                                                        number of personnel issues that occurred during the Games considering the large 
    The mission of Public Safety is to provide professional health care services and security                                                                                                                      number of agencies and personnel involved.  The Unified Area Command (staffed 24/7) 
                        services to all associated with the 2009 Games.                                                                                                                                            was critical to address all interface issues.  The representatives from law enforcement, 
1. Medical services will always be provided in the best interest of the individual. We will                                                                                                                        medical, emergency management, the GOC, and all other pertinent players had direct 
      strive to return the athlete to the sporting event in an efficient and timely manner, and                                                                                                                    access to one another to effectively handle all issues.
      the non-participant will be provided a seamless transition into the community health                                                                                                                  2. The 2009 World Winter Games was a great success regarding medical and security 
      care system.                                                                                                                                                                                                 services for the GOC, SOI, the medical providers, the LE providers, and the State of Idaho.  
2. Security services will work with local First Responders, local jurisdictional agencies, and                                                                                                                     The level of service could not have been provided if it were not for the outstanding 
      state and federal agencies to provide a safe environment for delegations, volunteers,                                                                                                                        contribution of all involved in the planning and operations of this event.  It is the intent 
      staff and attendees of the 2009 Special Olympics World Winter Games                                                                                                                                          of the three Commissioners and both committees that the Medical Operations Guide 
Goals & Objectives: The goals for Medical Operations included (Medical Services Operations                                                                                                                         and this AAR can be used to ease the planning and continually improve public safety 
Guide Issue 1.03, January 27, 2009):                                                                                                                                                                               services for the all subsequent SOWWG.
•provide emergency medical care at Special Olympic events                                                                                                                                                   3. The short timeline that led up to the games was certainly filled with numerous planning 
•provide for medical needs for athletes and delegations                                               Budget: Due to the difficulty in fund raising, the hospitals became major sponsors and                       activities.  Special credit should be given to Deb Drake, Troy Hagen and Harry Eccard for 
•as soon as medically feasible following consultation/treatment, return athlete to delegation         supplied and staffed the venue medical centers, while the local government and EMS                           the countless hours they invested in planning for the medical response to the games.  
•track and monitor all patient encounters throughout the medical services system                      agencies also stepped up to provided the necessary medical and security services to help                     Security planning was a success due to the time invested by Kevin Johnson and Bill 
•Develop Medical, Security, Main Area Command, and Crisis Management Plans                            protect the health and welfare of their communities.  The medical volunteers including                       Gardiner.  Their leadership & dedication led to the success of these FA’s.
•provide a comprehensive after action report of Medical Services                                      doctors, nurses, EMS personnel, Athletic Trainers, and the Medical Reserve Corp were                  Recommendations:   Overall procedural recommendations for subsequent Games:
Structure: Medical Command Center                                                                     paramount to keep the cost of services to a minimum.  Most care provided at venues was                Paperwork process.  The 2008 Invitational Games used the paper Patient Encounter Forms 
                                                                                                      at no cost to the patient unless the care incurred additional services and costs such as              at the venues and sent the paper forms to the MCC for input into the electronic Medical 
                                                                                                      portable X­ray or transport to the hospital via ambulance.  Any admission to urgent care              Encounter System (MES) database. The 2009 Games intended to use the MES to review 
                                                                                                      centers, hospitals, or pharmacy services were billed to the patient’s insurance provider or           patient encounters and not collect the paper forms until the end of the Games.  It became 
                                                                                                      the GOC medical insurance provider.  Public safety agencies each bore their own                       too problematic to track encounters and ensure all were entered without the paper forms.  
                                                                                                      expenditures.  Some agencies, knowing this event would be taking place in their                       The venue patient logs were helpful, but the paper forms were necessary to verify all 
                                                                                                      jurisdiction were able to budget for the expense.  Due to unforeseen increases in events,             patients had been entered.  Future medical committees must ensure a system is established 
                                                                                                      venue changes, and last­minute visits by high­level dignitaries, no single agency’s budget            to collect individual patient encounter forms (either paper or in electronic form) on a daily 
                                                                                                      was adequate.  These events tapped further into each agency’s resources.  No                          basis.  
                                                                                                      reimbursement from sources such as the GOC or SOI occurred.                                           Proof of Loss form. The GOC medical insurance policy required a patient signature on a 
                                                                                                      Schedules/Timelines: Pre­Games: A Medical Planning Team was established that                          Proof of Loss form for all claims.  This was problematic to achieve at the time of service and 
                                                                                                      included hospitals, EMS agencies, physicians, ski patrols, athletic trainers, and public health.      considerable time was spent trying to gather signatures after the encounter.  It is 
                                                                                                      The Security Planning Team included city, county, state, and federal law enforcement                  recommended the Proof of Loss form be signed by all athletes at the time of registration. 
Structure: Security Command Center
                                                                                                      agencies. The Medical Commissioner, Security Commissioner, Public Safety Commissioner,                Have resources available before the first athlete/delegation arrival.  From both Area 
                                                                                                      the Games Organizing Committee (GOC), and Emergency Management were also                              Command and medical and security perspectives, resources must be available to handle GOC, 
                                                                                                      instrumental in the integration of medical services and security into the overall public              public safety, and medical issues starting at the arrival of the first delegate.  While not 
                                                                                                      safety plan.  This team collectively established the medical and security philosophies, goals,        required by SOI rules, issues still occurred and needed to be addressed.  The GOC must have 
                                                                                                      and procedures to care for all patients, delegation members and general public associated             enough resources designated to Delegation Services to handle a large number of calls to 
                                                                                                      with the Special Olympics.                                                                            address issues occurring during transport and arrival to the Games.
                                                                                                      The Security Planning Team had the responsibility of completing approximately 10,000                  Develop a more secure credentialing procedure.  There were too many individuals with 
                                                                                                      volunteer background checks.  This large number of backgrounds overwhelmed authorities,               access to the GOC credentialing staff, which led to credentials being issued without the 
                                                                                                      whose resources were stretched due to other security events occurring at the same time.               knowledge of the Security Commissioner.  
                                                                                                      Additionally, Host Town volunteers were not identified until months after the deadline                All-Star/SOI credentialing.  Late in the planning it was determined that All Star access would 
                                                                                                      established for background submission, and this led directly to the issuing of credentials to         not be sufficient for what SOI wanted the All Stars to participate in.  These credentials must 
                                                                                                      four individuals and one Host Town volunteer who were disqualified.  These credentials                have the appropriate ZA designation to avoid confrontations at access points.  Important to 
                                                                                                      were ultimately recovered by law enforcement before they could be used.   Special                     note that SOI provides the credentialing guidelines to security who enforces the guidelines.  
                                                                                                      recognition goes to Idaho’s Bureau of Criminal Identification who completed background                To avoid conflicts at access points, SOI personnel must be educated (webcasters, staff, VIPs, 
                                                                                                      checks on 1,709 individuals one week prior to the start of the games.                                 etc.) in and willing to follow the credentialing guidelines. AS schedules were inaccurate.
                                                                                                      The largest challenge facing a wide­area event such as the Special Olympics is the multiple           Asylum issues. During the games, two athletes and one coach were reported missing.  Each 
                                                                                                      jurisdictions involved in planning and operations.  Developing Games­wide goals, strategy,            individual left without reporting to their Head of Delegation, or governmental authority.  In 
                                                                                                      and procedures is necessary for standardized reporting and response.  However, flexibility            each case, law enforcement agencies, SOI, and the GOC worked closely with each other to 
Legacy: The 2009 Special Olympics World Winter Games gave the public safety/first 
                                                                                                      is still essential to cater the plan to address specific venue needs and local jurisdictions.         provide necessary information regarding the delegates.  
responder community in Idaho the opportunity to come together to produce a product that 
                                                                                                      Each venue formed their own planning team with the Games Organizing Committee (GOC)                   Other recommendations: Increase vol shift times to ensure staffing is in place upon 
would provide the highest level of professional medical care and safety to the Special 
                                                                                                      representative, local jurisdictional authorities, medical providers, and law enforcement              delegation arrivals through their departures from venues; contingency plan with other FA’s 
Olympics organization.  A vast amount of time was invested in planning for the games.  That 
                                                                                                      agencies to develop venue­specific plans.  All plans were vetted through the Medical and              for possible changes in schedules; overstaff vols to avoid exhaustion & schedule break times 
coupled with the amazing cooperation of multiple local, state and federal agencies, hospitals, 
                                                                                                      Security Commissioner to ensure the Special Olympic International (SOI) and the GOC                   to rest/eat/experience; vol ZA training imperative; over stock water at both ceremonies b/c 
communities and professional organizations provided the Games Organizing Committee with 
                                                                                                      requirements were fulfilled.  The 2008 Invitational Games provided the ability to test the            dehydration cases are imminent; medical presence at airport for arrivals is essential; sport 
a legacy that will certainly aid committees in planning for future games.
                                                                                                      plan and make adjustments before the 2009 World Winter Games.  The smaller scale                      officials must integrate w/ medical prior to competition; portable X­rays at FH venue.     
                                                                                                      Invitational Games was invaluable and this practice should continued for future SOWG’s.
                                                                                                                                                    2009 World Winter Games PDL: Press Operations
                                                                                                                                                                                           Functional Area Lead Team Members:
                                                                                                                                                                                           • VP – Wade Morehead
                                                                                                                                                                                           • Sr. Director – Michele Walker
                                                                                                                                                                                           • Manager – Lindsay Choules

                                    I. Plan                                                                                   II. Do                                                                                           III. Learn
Overview/Purpose:                                                                            Period              Activity                                                                    Successes:
                                                                                             10 months                Set up press credentialing booking procedures & portal                •   All  press  were  handled  professionally  and  got  what  they  came  for  due  to 
•   The  Press  Operations  team  is  obligated  to  provide  the  best  possible            out                      Set up accommodation booking procedures                                   good,  solid  planning  and  the  recruitment  of  professional  venue  press 
    infrastructure, facilities and services for members of the credentialed                                           Creation and/or updating of press mailing list
                                                                                                                      Preliminary information to the Press                                  •   High quality and professionally designed Press Centers
                                                                                                                      General plan for press activities                                     •   Mailing out media credentials in advance
•   This obligation recognizes level of service limitations due to the GOC’s                                                                                                                 •   Having Skype available for media and athletes to connect
                                                                                                                      Staff recruitment
    financial  ability  to  prepare  and  deliver  of  all  press  facilities,  services                                                                                                     •   The  electronic  Media  Guide  ­  to  fall  in  line  with  our  “Greening  of  the 
                                                                                                                      Press  facilities  location  and plan (press  centre,  tribunes, 
    and  information  at  Games­time  in  cooperation  with  the  media                                                                                                                          Games” project – it was downloadable online and USBs distributed
                                                                                                                       mixed zones, etc)
    relations activities that the GOC carries out                                                                                                                                            •   Photo and Documentary bibs
                                                                                             Sept 2008                Start to recruit press team volunteers
                                                                                                                                                                                             •   Reacting successfully to the Vice Presidential visit on such short notice
                                                                                             Oct 2008                 Confirm press credential to registered media
Goals & Objectives:
                                                                                                                      Photo and camera positions approved                                   Challenges:
                                                                                             Nov 2008                 Plan press working spaces                                             •    Not  being  able  to  enforce  strict  media  registration  deadline  puts  undue 
•   The  level  of  service  provided  for  the  media  falls  under  the  auspices 
                                                                                                                      Define FFE and IT needs                                                    stress  on  planning  and  budget  –  Re:  quantities,  space  ,  IT,  results 
    and  direction  of  Special  Olympics  International  (SOI)  in  cooperation                                      Outline job plan for media guide and collect information                   distribution requirements, etc.
    with the Games Organizing Committee (GOC).                                               Dec 2008                 Train press attaches                                                  •    Press  conferences  were  poorly  attended  –  feedback  suggests  they  lacked 
•   SOI offers basic parameters to the Idaho­based Games GOC, so that                                                 Weekly briefing to Venue Press Chiefs                                      substance
    its  contractual  agreements  can  be  met,  and  exceeded,  if  and  when               Jan 2009                 Production of information on competitors/event                        •    Documentary team – great concept, lacks in preparation and seriousness of 
    possible.                                                                                                         Finalize press kits                                                        access control entitlements
•   It  is  the  responsibility  of  the  GOC  to  provide  the  best  possible  cost­                                Detailed  planning  for  press  activities and  information           •    SOI’s  failure  to  comply  with  our  agreed  upon  procedures  and  making  last 
    effective  infrastructure,  facilities  and  services  for  members  of  the                                       distribution during event                                                  minute, unnecessary changes, which left the GOC dealing with unhappy and 
    credentialed media                                                                                                Guidelines for staff                                                       frustrated media
                                                                                                                                                                                             •    SOI’s  failure  to  comply  with  opportunities  to  get  VIP  guests  interviews  for 
•   This  obligation  recognizes  the  emphasis  SOI  places  on  the  role  that            Feb 1, 2009              Setting  up  of  press  centre;  staff  training  and  testing 
                                                                                                                                                                                                  the Ceremony broadcaster – another last minute change
    the  media  play  in  communicating  about  the  Special  Olympics                                                 procedures and facilities (IT and telecommunications)
                                                                                             Games Time               Managing  of  press services  –  press  conferences, 
                                                                                                                                                                                             •    Viewpoints Media Registration portal was taken off line several times 
    movement  and  in  helping  uphold  the  fundamental  principles  of  the                                                                                                                     without the GOC being notified
    movement                                                                                                           transportation, results distribution, information services
                                                                                                                                                                                             •    Viewpoints inflexibility to assist in a timely fashion with ongoing media 
                                                                                             Main Press Center Layout                         Photo & Doc Bib Design
Key Responsibilities:                                                                                                                                                                        •    Lack of media savvy volunteers and in some case, a lack of volunteers

•   Press Operations is responsible for planning and executing a program                                                                                                                     Key Learnings:
    that  meets  all  journalists’  needs,  both  for  competition  and  non­                                                                                                                •    Documentary team needs to have criminal background checks if they want 
                                                                                                                                                                                                  the access they expect at World Games
    competition venues (tables and chairs)
                                                                                                                                                                                             •    The  level  of  service  for  the  media  is  defined  in  cooperation  with    budget 
•   To  execute  this  service  plan,  Press  Operations  is  divided  into  the 
                                                                                                                                                                                                  restrictions and planning processes of other Functional Areas (ie. transport, 
    following divisions:                                                                                                                                                                          catering, accommodations)
                                                                                                                                                                                             •    Local media were not as savvy with major international Games planning and 
            ü     Main Media Center                                                                                                                                                               processes ­ so patience, education and managing expectations is key 
            ü     Venue Media Sub Centers and Operations – Competition                                                                                                                       •    Difficult to find volunteers who know how to deal with foreign press
                  Venues                                                                    Type of Media                                             Registered Media
            ü     Venue  Media  Sub  Centers  and  Operations  –  Non                                                                                                                        Recommendations:
                                                                                            Broadcasters                                                      172
                  Competition Venues                                                                                                                                                         •   Teach the media how you want to be treated – by enforcing deadlines you 
                                                                                            Print                                                             106                                show  that  you  are  serious  about  your  planning  for  them  and  the  product 
            ü     Opening and Closing Ceremonies
                                                                                                                                                                                                 you want them to cover
            ü     Documentation – Photographic, Digital, Video                              Photographers                                                     105
                                                                                                                                                                                             •   Have  the  ability  to  make  changes  to  the  registration  portal  and  print 
            ü     Press Attaches and Staffing                                                                                                                                                    credentials  at the Main Press Center
                                                                                            Delegation Member                                                 32
            ü     Registration and Credentialing                                                                                                                                             •   Always use media professionals for key volunteer roles 
                                                                                            Videographers                                                     24
Legacy:                                                                                     Radio                                                              2
• To  leave  SOI  with  a  press  operations  plan  that  they  can  execute  for 
                                                                                            Total                                                  341 from 34 Countries
    future Games
                                                                                                                                                  2009 World Winter Games PDL: Credentialing
                                                                                                                                                                        Functional Area Lead Team Members:
                                                                                                                                                                        • VP  ­ Wade Morehead
                                                                                                                                                                        • Sr. Director – Michele Walker
                                                                                                                                                                        • Manager – Reuben Silva

                                 I. Plan                                                                                II. Do                                                                         III. Learn
Overview/Purpose/Goals:                                                             Registration Deadlines vs. Registration Reality                                      Successes:
                                                                                    Group                  Deadline               Data Received                          • Between 12,000­15,000 professional credentials were produced
•   The  functional  purpose  of  the  GOC  credentialing  team  and                SOI Staff                  October 1, 2008            January 23, 2009               • Early ordering and testing of equipment and supplies
                                                                                    All Star Fans              November 15, 2008          January 16, 2009
    department is to provide all official participants with credentials that                                                                                             • Advance  distribution  of delegation  credentials  resulting  in a positive 
                                                                                    All Star Fans SV           November 15, 2008          January 26, 2009
    allow  them  access  to  venues  and  entitlements  appropriate  to  their      ASF SV Volunteers          September 30, 2008         February 1, 2009                   and organized GOC image and less work at the DWCs
    functions at Games                                                              ASF Volunteers             September 30, 2008         January 16, 2009               • Distributed all credentials ‘just in time’ despite all missed deadlines
•   The  credentialing  department  of  the  GOC  shall  ensure  that               MVP                        November 15, 2008          December 17, 2008              • Secondered Reuben Silva from SOI, and his integration into GOC
                                                                                    IGM                        October 1, 2008            October 1, 2008*
    credentials  are  accurate,  efficiently  delivered  to  the  Games                                                                                                  • Back up plans for missed deadlines by adding “Passes” to the program
                                                                                    GYAS                       October 1, 2008            October 1, 2008
    participants, and aid in the smooth operations of the Games                     SO Live                    September 30, 2008         January 27, 2009               • Addition of Americorps team unbelievably valuable
•   The department shall also oversee a standardized registration system            SO  Live BSU               September 30, 2008         February 6, 2009               • Access Control Points actually enforcing information on credentials
    for  data  collection  except  those  individuals  (delegations)  registered    Technical Delegates        October 1, 2008            October 1, 2008*               • GMS stepping up to take on over 75% of total credentials produced
                                                                                    GOC Board                  November 15, 2008          January 21, 2009
    using GMS                                                                                                                                                            • Upper management support during a challenging time
                                                                                    GOC Staff                  November 15, 2008          January 18, 2009
                                                                                    GOC PSP                    September 30, 2008         January 23, 2009               Challenges:
Key Responsibilities:                                                               GOC Media                  November 15, 2008          November 15, 2008*+
                                                                                    Volunteers                 January 1, 2009            January 1, 2009*
                                                                                                                                                                         • Missed  deadlines  by  almost  all  constituent  groups  put  undue  stress 
                                                                                    +*Note:  Only  4  groups  met  deadlines…Media  registration  never  technically         on credentialing to deliver credentials on time
                                                                                    closed so it was ongoing and updated in a timely fashion                             • Major delay in receiving credential template from creative
                                                                                                                                                                         • Viewpoint:  inability  to  deliver  50­100%  of  their  commitment;  would 
                                                                                     Credential Design                Credentials Produced                                   not train GOC staff on VP database; not flexible to make changes or 
                                                                                                                Viewpoint                  GMS                               use different hardware; printed credentials without GOC sign off; had 
                                                                                                            Group    Number          Group       Number                      to  re­key  in  data  instead  of  uploading;  reprinting  of  volunteer 
                                                                                                             Vols      2751       Delegations      2933                      credentials at the UDACs affected our credential supplies
                                                                                                            Media       444       SOI Groups*      2676                  • GMS was to only print delegation credentials (2933) but had to pick 
                                                                                                           Families 1,560 (2x) GOC Groups*         3641                      up another 6317 in order to make the Games deadlines
                                                                                                            DAL’s       110                                              • SOI’s  priorities  and  failure  to  comply  to  deadlines  and  unrealistic 
                                                                                                           Groups      1500            * Last minute                         expectations  on  a  one­man  credential  production  team  (see  note 
                                                                                                            Total      6365                        9250                      above)
                                                                                                                                                                         • Lack of experience, expectations, and the sense of entitlement of SOI 
                                                                                                                                                                             groups for access to areas
                                                                                        Passes  ­ not all necessarily distributed
                                                                                     Group                      Number                                                   Key Learnings:
                                                                                     Day                        800                                                      • Do  not  trust  that  constituent  groups  understand  the  importance  of 
                                                                                     Upgrade                    1150                                                         registration deadlines
                                                                                     Guest                      500                                                      • Do not decide entitlements/zone access/access control points  – CRE 
                                                                                     Vendor                     390                                                          only PRINTS the credential and does not own what goes on it
                                                                                     Facility                   939                                                      • Produce credentials in a secured environment
                                                                                     Entertainer                600                                                      • Incomplete submission or inaccurate data results in incorrect 
                                                                                     Total                      4379                                                         credentials
                                                                                     Actual Budget - $13,544.11
                                                                                                                                                                         • Have enough staff to react when no one meets deadlines 
                                                                                     Credentialing Equipment/Supplies purchased from USI Lamination:
                                                                                                                                                                         • Ensure  that  GOC  FA  staff  is  integrated  and  fully  understands  their 
                                                                                     • 300 USI Opti Clear Pouch Film Item 6555 $15.20 per pkg. of 50
                                                                                                                                                                             responsibility for the entitlement decision making process
                                                                                     • 80 3M Self­Laminating Pouch Item 7087 $ 21.40 per pkg. of 25
                                                                                                                                                                         • Be flexible and expect the unexpected
                                                                                     • 11 HD 1200 Heavy Duty Pouch Laminator Item 7306 $252.00 each
                                                                                                                                                                         • SOI should invest in an inclusive software that will handle all groups 
                                                                                     • 10 Desk Top Slot Punch Item 7752 $45.00 each
                                                                                                                                                                             and produce credentials
                                                                                     • Lanyards were donated by Sprint
                                                                                     • Order of 24 packages of lamination pouches Games time due to 
                                                                                         View Point mistakes
                                                                                                                                                      2009 World Winter Games PDL: Way-finding
                                                                                                                                                                            Functional Area Lead Team Members:
                                                                                                                                                                            • VP – Wade Morehead
                                                                                                                                                                            • Director – Michele Walker
                                                                                                                                                                            • Coordinator – Colby Donicht

                                  I. Plan                                                                                 II. Do                                                                            III. Learn
Overview/Purpose:                                                                      Schedules / Timelines:                                                               Successes:
• Way­Finding  involves  directing  the  flow  of  people  and  traffic  to                                                                                                 • Approximately  4000  Way­Finding  signs  were  produced  and 
   specific destinations within and around any given venue by means of                 Pre Games Timelines:                                                                     installed
   signs                                                                                                                                                                    • Flexibility & diligence ­  8+ revisions
• Supply  logical,  visible  and  easy  to  follow  signs  that  are  placed           Information  Gathering  ­  8  months  out,  work  weekly  with  venue                • Cooperation  with  LOOK  &  design  was  excellent  once 
   strategically throughout a venue                                                    personnel  to  gather  venue  signage  needs  and  identify  production                  communication  was established  & production  requirements  were 
• Identify key landmarks, locations and areas that are associated at the               schedule; continually communicate with venue personnel to capture any                    set
   venue                                                                               venue movement changes                                                               • Only two staff controlled the signage templates which allowed for 
                                                                                                                                                                                concise and accurate changes, updates and revisions
Goals & Objectives:                                                                    Asset  Tagging  ­   Signs  are  assigned  a  code  that  consists  of  the  venue 
                                                                                                                                                                            • Having  peel  and  stick  arrows  for  signage  allowed  for  flexibility  of 
• To identify all Way­Finding signage needs at all competition and non­                abbreviation,  followed  by a number  (BBS_001)  which  corresponds  with 
                                                                                                                                                                                last  minute  changes  and  reduced  the  need  to  reprint  signs  if  and 
    competition venues for the Games                                                   the item number in the Way­Finding Signage Template; number will be 
                                                                                                                                                                                when things changed at the venue
• To  supply  all  competition  and  non­competition  venues  with  logical,           visible on the back of the sign after production for inventory purposes
                                                                                                                                                                            • Addition  of  the  Change  Request  Form  kept  any  last  minute,  pre­
    visible  and  easy  to  follow  Way­Finding  signs  that  are  affordable, 
                                                                                       Put  Away  ­  As  signage  arrived  to  the  GOC  warehouse,  the  team  assists         production changes organized
    functional and flexible
                                                                                       warehouse  Logistics  to  help  sort,  inventory  and  organize  by  venue  and 
Key Responsibilities:                                                                  numerical venue code in preparation for venuization
                                                                                                                                                                            • Lack  of  early  coordination  with  LOOK  to  devise  a  standard 
• Participate in venue walk­throughs and site visits, to identify  signage 
                                                                                       Games Time:                                                                              template that also worked for the production company – resulted 
    needs and strategic locations for signage positioning 
                                                                                                                                                                                in time consuming template changes
• Work closely with all Venue  Managers to ensure that all areas within 
                                                                                       Delivery  of  Way­Finding  Signage  to  the  Venues –  Logistics  delivered          • Due to so much signage, the way­finding team helped logistics with 
    their  venues  have  signs  that  clearly  direct  the  flow  of  people  and 
                                                                                       signage  to  the  venues,  where  the  wayfinding  staff  is  responsible    for         the inventory and preparing the signage for delivery to the venues 
    traffic,  as  well  as  identifying  key  landmarks,  locations  and  areas  at 
                                                                                       accurate installation; Venue load­in order was:  1) FF&E delivered to FA;                in order to eliminate the number of potential errors
    their venue
                                                                                       2) Information Technology ; 3) Way­Finding Signage.                                  • Volunteers  for  Way­Finding  installation  were  cut  from  the  VSS 
• Allow as much control of signage needs/requirements as possible to 
                                                                                                                                                                                count, & signage installation had to be dependent on the volunteer 
    the individuals that run the venues and functional areas                           Post Games and Recovery:
                                                                                                                                                                                support  at the venue,  at times  taking  volunteers  away from their 
• Consult with all constituent groups on Way­Finding and interior signs 
                                                                                                                                                                                assigned positions, thus making the venue load­in very hectic
    necessary to run their venue and/or functional area                                •   Recover all signage and check venue for any damage
                                                                                                                                                                            • Have  a  minimum  of  3  to  4  people  assigned  to  help  with  Way­
• Coordinate  and  capture  all  signage  needs  and  requests  in  a  central         •   Do  Asset  Recovery  at  Games  warehouse  for  missing  and  damaged 
                                                                                                                                                                                Finding signage install
    database                                                                               items
                                                                                                                                                                            • White font on lime green background signage did not work well for 
• Provide content/copy, size and location of sign requirements to LOOK                 •   The  signs  were  inventoried  and  signage  was  put  up  for  other  SO 
                                                                                                                                                                                transportation signage, especially from a distance or with snow 
    for production                                                                         programs for reuse
                                                                                                                                                                            • LOOK  was  tasked  with  final  sign  off  on  copy  for  Way­finding,  but 
• Provide  suitable  finishing  detail  information  dependent  upon                   •   Post Games, all signage was located in one central designated area 
                                                                                                                                                                                due to limited HR in LOOK department, Way­finding assumed this 
    indoor/outdoor sign location and installation purposes                                 of the GOC warehouse. All signs were Games specific, they would be 
• Provide  suitable  hardware  detail  information  upon  indoor/outdoor                   very difficult to reuse in any way.  Most of the signs were sent to a 
    and pavement/no pavement sign location and installation purposes                       recycling facility                                                               Key Learnings:
• Ensure  that  all  signs  designated  to  a  specific  venue  are  inventoried,                                                                                           • Venue Directors are in charge of their venues and it is important to 
                                                                                       Budget – Planned vs. Actual
    organized  and  properly  staged  for  proper  and  successful  delivery  of                                                                                                ensure that their signage needs are met and accounted for.  Venue 
    signs by Logistics to the correct venue                                                                                                                                     Directors  need  to  engage  in  this  process  to  assure  that  a 
                                                                                       •   One  Wayfinding coordinator and volunteer venue commissioners, 
• Provide a detailed FF&E materials list to Logistics                                                                                                                           professional working relationship will exist with WF Coordinator
                                                                                           kept the staffing budget to a minimum
                                                                                                                                                                            • During Games time, the WF Coordinator should visit all venues
Legacy:                                                                                                                                                                     • Have volunteer installation support at the venue during venue load
                                                                                       •   All other budget for Way­finding signage was located in the LOOK 
• Experience for the staff                                                                                                                                                      ­in, games time and venue load­out.
                                                                                           budget under the Marketing department
• There are no expectations that any legacy, other than experience, is 
    left behind for Way­Finding signage
                                                                                                                                                                            • Participate in venue walk­throughs and site visits, to identify Way­
• Work in conjunction with the producers of the signs to assure that all 
                                                                                                                                                                                Finding  sign  needs  and  strategic  locations  for  where  signs  will  be 
    flexible and rigid signage is recyclable in accordance with Greening 
    the Games initiative.
                                                                                                                                                                            • Have enough installation support who can implement the plan
• Allow venues to keep signage appropriate to their venues.
                                                                                                                                                                            • Always sign off on any sign before it is permitted to be printed
• Provide SO ID with signage to off­set costs for their future events.
                                                                                                                           2009 World Winter Games PDL: Radio Communications
                                                                                                                                                                                Functional Area Lead Team Members:
                                                                                                                                                                                • VP – Wade Morehead
                                                                                                                                                                                • Sr. Directors –  Jim Bailey, Steve Bennett & Michele Walker

             I. Plan                                                                                                     II. Do                                                                                                      III. Learn
Overview / Purpose:                       Venue Communications Network Operations
                                          • Each  venue  radio  system  is  comprised  of  16  channels  (i.e.,  frequencies)  that  allow  users  to  communicate  with  one                                           Successes:
                                                                                                                                                                                                                        1. Operations, Sports, Venues, and Press 
•   Create an integrated                     another                                                                                                                                                                         Ops worked as a team to define 
    communication system for the          • During  Games,  the  number  of  frequencies  will  be  limited  ensuring  the  most  practical  use  of  these  frequencies;  this                                              frequencies, determine all venues in 
    Games to include all sport venues,       requires an efficient radio channel design and effective management of the airwaves                                                                                             need of radio communications, 
    athlete villages, the warehouse,      • The  matrix  for  each  venue  was  determined  by  consultation  with  the  Functional  Areas  and  a  representative  of  the                                                  determine which Functional Areas 
    Delegation Welcome Center,               Department of Defense.                                                                                                                                                          warranted radio communication 
                                                                                                                                                                                                                             capabilities, and determined total 
    medical, security, and other          • Proper radio protocol will assist everyone on­site in keeping transmissions orderly and effective                                                                                number of radios needed per venue.
    related entities involved with the    • Improper  radio  use  will  interfere  with  the  efficiency  of  the  overall  operation  and  can  lead  to  potentially  hazardous                                       2. Worked in conjunction with DoD to 
    2009 Special Olympics World              situations                                                                                                                                                                      assure that 1,000 radios were delivered 
    Winter Games Organizing               • Although Functional Area (FA) users will be assigned to designated channels, it will be possible for users assigned to                                                           on­time to WHQ, properly programmed 
                                                                                                                                                                                                                             prior to distribution, and shipped back 
    Committee in Idaho.                      different talk groups to communicate with one another                                                                                                                           to Department of Defense (one lost 
                                          • Given  the  significant  number  of  users  on  each  channel  and  the  limited  number  of  available  frequencies,  the                                                       radio unaccounted for).
                                             management of the airwaves is vital                                                                                                                                        3. Sufficiently staffed each venue with 
                                          • To control traffic and keep track of users, the process for monitoring channels will be directed by the Venue Managers                                                           distribution volunteer to sign out/in all 
Key Responsibilities:                     • Specifically,  if  an  individual  needs  to  communicate  with  someone  on  another  channel,  he/she  changes  to  that  FA                                                   radios on­site.
                                                                                                                                                                                                                        4. Trained staff to effectively utilize radios.
                                             channel                                                                                                                                                                    Challenges:
•   Identify the communications                                                                                                                          s
                                          • The highest priority call is a life­threatening situation ­ any transmission for a life­­threatening  ituation (i.e. "medical                                               •In 2008, the DoD and Public Safety 
    needs                                    emergency") must be given priority                                                                                                                                         Commissioner relied on the expertise of two 
•   Design communication system to        • Base will frequently provide general announcements to all users, such as "5 minutes until gates are opening” or "may                                                        Amateur Radio Network administrators to 
                                                                                                                                                                                                                        advise, train, and develop the plan for Radio 
    meet the needs of all entities           conduct radio checks"                                                                                                                                                      Comm at the Invitational Games.  
•   Manage the implementation of          • Both a name and number will designate each frequency or channel                                                                                                             Communication b/w the three groups was 
    the system design                                                                                                                                                                                                   poor and led to a breakdown in the system 
•   Develop an on­site delivery,                                                                Example of Actual Radio Channel Assignments                                                                             and the departure of these two 
    storage, asset protection,                                                                                                                                                                                          Commissioners.
                                                                                                                          BOISE VENUES                                                                                  •The Department was unable to find and 
    distribution, maintenance, and                                        ZONE A                                               ZONE B                                                  ZONE C                           maintain a Commissioner for this FA, and 
    recovery plan for all radio                                    Competition Venues                                 Non-Competition Venues                                  Opening/Closing Ceremonies                monies were not available to staff this 
    communication equipment at                 Ch   Channel Title             Functional Area          Channel Title              Functional Area                  Channel Title            Functional Area             position.
                                                1   Venue Dir     Venue Director and all Commissioners Venue Dir     Venue Director and all Commissioners          Venue Dir     Venue Director and all Commissioners   •The ID National Guard indicated on several 
    each comp and non comp venue.               2   VM/Site       VM / SITE / RISK / LOOK / IT / MERCH VM/Look       VM / SITE / RISK / LOOK / IT / MERCH          VM/Look       VM / SITE / RISK / LOOK / IT / MERCH   occasions that the Joint Task Force would 
•   Manage the system­wide                      3   Security      SECURITY                             Security      SECURITY                                      Security      SECURITY                               own this responsibility but ultimately chose 
    operation                                   4   Medical       MEDICAL / SAFETY                     Medical       MEDICAL / SAFETY                              Medical       MEDICAL / SAFETY
                                                                                                                                                                                                                        not to assist.
                                                5   Log\Vol       LOG / FOOD / VOL                     Log/Vol       LOG / FOOD / VOL                              Log/Vol       LOG / FOOD / VOL
•   Ensure the communications                                                                                                                                                                                           Key Learnings/Recommendations:
                                                6   Del\Lang      DEL / GUEST / LNG / INFO / FAM       Lang/Gst      DEL / GUEST / LNG / INFO / FAM                Del\Lang      DEL / GUEST / LNG / INFO / FAM
    system is maintained during                 7   Press         PRESS OPS                            Press         PRESS OPS                                     Press         PRESS OPS
                                                                                                                                                                                                                        1. Radio Communication capabilities 
    Games                                       8   Timing A      SPT ­ Timing A                       SO Town       SPECIAL O. TOWN                               EMCEE         EMCEE
                                                                                                                                                                                                                             should be venue specific, as there is no 
                                                9   Timing B      SPT ­ Timing B                       Hlthy Ath     HEALTHY ATHLETES                              Lighting      Lighting Tech                               reason to communicate with other 
•   Identify training needs for the                                                                                                                                                                                          venues.  The Venue Manager, Public 
                                               10   Timing C      SPT ­ Timing C                       Sprts Exp     SPORTS EXPERIENCE                             Prod          Production
    efficient operation of the                 11   FOP           SPT ­ Field of Play / Staging        Guard 1       NATIONAL GUARD 1                              Announcer Announcer                                       Safety Commissioner, and Medical 
    communications system and to               12   Officials     SPT ­ Officials / Results / SID      Guard 2       NATIONAL GUARD 2                              Committee Committee                                       Commissioner are the only three who 
    ensure that training is                    13   Spts Talk     SPT ­ Open Talk                      Guard Log     NATIONAL GUARD LOG RPTR                       Staging       Staging                                     should have the radio capabilities to 
                                               14   Awd Stg       AWARDS ­ Staging / Prep              AP Ops        AIRPORT OPERATIONS RPTR                       Open Tlk1     OPEN TALK 1                                 communicate with other venues, WHQs 
    accomplished                               15   Awd Prod      AWARDS ­ Production                  Open Tlk1     OPEN TALK 1                                   Open Tlk2     OPEN TALK 2                                 and Main Area Command.
•   Recover all borrowed, loaned,              16   Open Talk     OPEN TALK                            Open Tlk2     OPEN TALK 2                                   Open Tlk3     OPEN TALK 3                            2. Two experts should on­staff as paid 
    leased, or other communication                                                                                                                                                                                           employees of the GOC to manage radio 
    equipment that needs to be                                                                                                                                                                                               communications and cell phone 
                                                    Highlighted channels have shared frequencies and have the potential to be "busy" at any given time.                                                                      assignments.  An Operational 
    returned                                        Text in Red indicates that it does not show in the display, but these FA's will be located on the given channel.                                                         Communication Functional Area should 
                                                                                                                                                                                                                             be staffed by every future GOC.
                                                                                                          2009 World Winter Games PDL: Non-Competition Venues
                                                                                                                                                          Functional Area Lead Team Members:
                                                                                                                                                          • VP – Wade Morehead
                                                                                                                                                          • Sr. Director – Michele Walker
                                                                                                                                                          • Director – Hallie Stoller 

                               I. Plan                                                                                                               II. Do
Non-Competition Venue Operations Plan                                         Boise - World Headquarters                                                   Sun Valley
                                                                              • Open 24 hours per day                                                      • NOTE: Highlights Only- Similar services and planning as McCall
•   To effectively plan support services for events, spaces, properties or    • Access Control policies were implemented
                                                                                                                                                           Athlete Dining - Presbyterian Church of the Big Wood
    assets at non­competition venues                                          • Provided a hub for the following functional areas
                                                                                                                                                           • Breakfast – February 8­13, 2009 ­ 06:00­09:30 
                                                                                         • Transportation and Bus Depot
                                                                                                                                                           • Dinner  ­ February 8­12, 2009 ­ 16:00­17:30 and 17:30­19:00
•   To ensure continuity of services, Functional Areas will be coordinated               • Warehouse
    and integrated across both competition and non­competition venues                    • Logistics                                                       Wood River Community YMCA
    and managed at a venue level by Commissioners and Regional Venue                     • Credentialing Center (Games time)                               • Multi­functional space for Pre­Games Volunteer training, Games Time 
    Management, if and when possible                                                     • GOC Staff                                                          Credentialing  Center,  Broadcast  Operations  Lounge  (Documentary 
                                                                                                                                                              team), and SO Town
             This includes:                                                                                                                                • Had non­exclusive use of venue with the exception of the nights of SO 
             • Athlete Entertainment                                          McCall - Shore Lodge and Carey Park                                             Town where we had exclusive use
             • Credentialing                                                  • Provided a hub for the non-competition venues in McCall                    • Transportation  was  coordinated  with  Athlete  Dining  at  BWC  during 
             • FF & E                                                         • Access control policies were implemented in all Shore Lodge                   SO  Town  and  integrated  with  the  Games  shuttle  system  for 
             • Food and Beverage                                                 activities                                                                   volunteers to reach the credentialing center
             • Information Technology                                                                                                                      • VSS did not have a volunteer lounge ­ all FAs received a list in advance 
                                                                                  Athlete Entertainment - Special Olympics Town
             • Logistics                                                                                                                                      of scheduled volunteers
                                                                              •   Where athletes, coaches and delegation members gather during the 
             • Look and Way­finding
                                                                                  Games for food, fun, entertainment and meet other athletes                   Credentialing Center
             • Merchandise
                                                                              •   Each night SO Town there was a different activity for participants –     •   February 6 –12, 2009 ­ 08:00­17:00 / February 13 ­ 08:00­12:00
             • Marketing
                                                                                  concert, dance, movie
             • Risk Management                                                                                                                                 Special Olympics Town
                                                                              •   February 9­10, 2009 – 16:00­20:00 
             • Transportation                                                                                                                              •   February 9­10, 2009 ­ 16:00­22:00 
             • Waste Management                                                   Delegation Dining Hall
                                                                                                                                                               Special Olympics Documentation Team
                                                                              •   All athletes ate dinner at Shore Lodge
                                                                                                                                                           •   Managed separately by SOI 
Non-Competition Venues included in this slide:                                •   February 7­13, 2009 – Breakfast 06:00­09:30 / Dinner 16:00­20:00

•   Boise – World Headquarters
                                                                                  Head of Delegation Meetings
                                                                                  Daily  meetings  that  took  place  between  the  GOC  and  HODs  to                                    III. Learn
                                                                                  distribute key information which was translated into 6 languages
•   McCall                                                                                                                                                 Successes:
                                                                              •   HOD had options to call in to the meeting from their cell phones
             •   Shore Lodge                                                                                                                               • Despite challenges, NCVs were planned to the best of GOC’s  abilities 
                                                                              •   February 8­12, 2009 – 07:00­08:00
             •   Carey Park                                                                                                                                    – some better than others, due to late staffing additions
             •   Ponderosa Park Visitors Center                               Carey Park                                                                   • Event matrix development educated and integrated all FA’s at a time 
             •   Idaho First Bank – UDAC (January 21­22, 2009)                • No Access Control policies were implemented – Open to public                   when planning had stalled
                                                                              • Promotional event held during Games to promote sponsors and 
•   Sun Valley                                                                    develop community awareness to include a DJ, vendor participation 
                                                                                                                                                           • Attrition  ­  GOC  lost  experienced  venue  development  and  logistics 
           •     Wood River Community YMCA                                        and a fireworks show over Lake Payette
                                                                                                                                                               staff  to  facilitate  N.C.V…a  decision  was  made  to  not  replace  these 
           •     Presbyterian Church of the Big Wood                          • February  11, 2009 – 19:00­20:00
                                                                                                                                                               positions at the same level, putting undue stress on remaining staff to 
           •     St. Thomas Episcopal Church
                                                                              Ponderosa Park Visitor’s Center – Credentialing Center                           pick  up  responsibilities…despite  best  efforts,  a  band­aid  solution 
           •     Sun Valley Pavillion
                                                                              • No Access Control policies were implemented                                    remained  that  did  not  fit  any  successful  multi­sport  Games  model, 
           •     Sun Valley Ice Rink
                                                                              • Place for delegations and volunteers if they have lost or misplaced            with puzzle pieces missing and in wrong places, and a criss­crossing of 
                                                                                 their credential, or are late arrivals                                        responsibilities  between  depts.,  leading  to  continued  confusion  and 
        (UDACs and DWC in separate slides)
                                                                              • Technology – 1 laptop with webcam, 1 printer, 2 laminators                     frustration between staff, poor planning and constant change
                                                                              • February 2­12, 2009 – 08:00­17:00 / February 13, 2009 – 08:00­             • Lack of Iong­term planning, games­wide integration, experienced staff
                                                                                                                                                           • Do not underestimate importance of venue development staff
                                                                                                                                                           • Have paid staff support in remote locations
                                                                            2009 World Winter Games PDL: Non-Competition Venue – Boise Center
                                                                                                                                                              Functional Area Lead Team Members:
                                                                                                                                                              • VP ­ Wade Morehead
                                                                                                                                                              • Director ­Kim Thornton

                              I. Plan                                                                        II. Do                                                                           III. Learn
Overview/Purpose:                                                           Schedules/Timelines:                                                               Successes:
The scope of the Center on the Grove (COG) venue was to serve as            1. Begin venue analysis and selection                                              • Was able to successfully complete planning in 6 months
the “athlete village” and provide a location for core functions which       2. Begin  contract  discussions  w/Venue  Owner  Representative  &                 • Layout  and  design  supported  the  necessary  functions  without 
included:                                                                       Identify  City  ordinances,  State  and  Federal  laws  concerning  public         compromise
                                                                                assemblies, and best practices in Risk Management 
• Sports Experience
                                                                            3. Determine Non­exclusive Use, Exclusive Use and Move­out dates                   Challenges:
• Special Olympics Town                                                     4. Place tentative hold on selected spaces/venues with an MOU                      Lack of information and communication between departments prevented
• SO Festival                                                               5. Obtain Client Policies and Emergency Plan from the venue                        delivering the highest quality of service in several key areas:
•    Athlete Dining                                                         6. Obtain actual CAD Drawings and floor plan schematics                            • Lack of GOC teamwork across the departments
• Media Center                                                              7. Begin contract discussions with caterers, vendors, etc.                         • Improper  logistics  allocation  and  execution  of  furniture,  fixtures  & 
• Delegation Support                                                        8. Begin development of Venue Space Layout                                              equipment (FF&E) as well as load­in/strike procedures in place
• Head of Delegation Meetings                                               9. Meet with FAs that are involved and begin coordinating the planning             • Limited funding and allocation of the funds
• Coach’s & Official’s Meetings                                                 and integration process                                                        • Key  individuals  not  being  held  accountable  to  timelines  or 
                                                                            10. File Requisite Permits                                                              responsibilities through the planning process
The  COG  venue  hosted  Special  Olympics  International  (SOI)            11. Continue development of Venue Space Layout/Drawings                            • Did  not  have  a  designated  FA  for  Waste  Management  until  last 
                                                                            12. Produce 1st draft of written Operations Plan                                        minute 
                                                                            13. Meet Venue Owner Representative's timeline for securing the event              • Volunteer Services was not integrated and worked independently
• Young Athletes                                                                space, parking, catering, deposits, insurance, etc.                            • The  challenging  relationship  between  SOI  and  the  GOC,  specifically 
• Motor Activities Training Program (MATP),                                 14. Finalize venue contracts                                                            SOI  arrived  with  a  “plan”  for  Sports  Experience  3  weeks  prior  to 
• Global Youth Activation Summit (GYAS) seminars                                                                                                                    Games with the expectation GOC would adjust and create their plans 
• Observer’s Seminar Press Conferences                                      Layout and Design:
                                                                                                                                                               Key Learnings:
Goals & Objectives:                                                                                                                                            • Do not start the planning process so close to games time
• To provide a functional area space to host SOI programs and                                                                                                  • Logistics  should  have  a  FF&E    program  that  is  functional  and  “user 
   core Games functions, supporting delegation members, media,                                                                                                     friendly”  to  provide  to  each  venue.  The  problem  was  that  the 
   guests and fans.                                                                                                                                                program  that  was  created  was  based  on  FF&E  requests,  but  the 
                                                                                                                                                                   decision  to  not  have  a  procurement  department  rendered  this 
                                                                                                                                                                   program  useless  b/c  there  was  never  a  true  understanding  of  what 
Key Responsibilities:                                                                                                                                              items  were  actually  procured  and  delivered.    This  made  load­in  and 
• Ensure operational readiness of the venue                                                                                                                        load­out extremely difficult.
• Oversee the operational integration of the Functional Areas                                                                                                  • Do not plan to the start of delegation arrival dates b/c this does not 
• Ensure that venue­specific operational issues are resolved.                                                                                                      afford ample time to test venue and adjust to potential needs for the 
• Determine  the  solution  of  issues  elevated  to  the  Venue                                                                                                   facility earlier or later than the original schedule.
• Interact with the Functional Area Managers                                                                                                                   Recommendations:
• Facilitate  access  and  monitor  preliminary  set­up  work  during                                                                                          • Positive team work and empowerment with all functional areas. 
    non­exclusive use days                                                                                                                                     • Take ownership of your venue and build relationships to enhance the 
                                                                                                                                                                   success of the event
• Ensure that the GOC’s financial liabilities are limited
                                                                                                                                                               • Create “useful and limited” documents
• Coordinate  with Risk Management                                                                                                                             • Volunteer  Service  Dept  should  work  in conjunction  with  each  venue 
• Responsible for condensed venue­specific training sessions                Key Interfaces: Boise Centre staff, City of Boise, Boise Police Department,            director and functional area as to needs and scheduling set up. Once 
• Responsible  for  providing  the  Main  Operations  Center  with  a       St. Luke’s Hospital, Figure Skating Venue/Sports Director, Transportation,             the volunteers are secured they should be turned over to the FA with 
    Venue Daily Activity Report.                                            Delegation Services, SOI, Athlete Entertainment, F&B Department                        full discretion to integrate into the FA plan 
• Work with city of Boise regarding all permits                             Budget – Planned vs. Actual
• Integrate  with  Figure  Skating  Venue  (next  to  Boise  Centre)  to    COG  Complete  Budget  held  by  the  GOC  Finance  Dept  Facility:  VIK= 
    facilitate volunteer and athlete meals in dining hall.                  $85,000.00;  Food  &  Beverage=$137,000;  Audio  Visual/Equipment 
                                                                            Usage= $3500 
                                                                                2009 World Winter Games PDL: Uniform Distribution & Credentialing Center
                                                                                                                                                                               Functional Area Lead Team Members:
                                                                                                                                                                               • VP – Wade Morehead
                                                                                                                                                                               • Sr. Director – Michele Walker
                                                                                                                                                                               • Director – Hallie Stoller

                                    I. Plan                                                                                  II. Do                                                                           III. Learn
Overview/Purpose:                                                                               Functional Area Planning – Basic Planning for All Three UDACs                  Successes:
• The  Uniform  Distribution  and  Accreditation  Center  (UDAC)  is  often                                                                                                    • First  ever  UDAC  in  Special  Olympics  history  and  the  goal  is  for  this 
   the first contact a Volunteer has with the Games                                        Food and Beverage:                                                                      initiative to have a legacy in future games.
• Each  volunteer  is  critical  to  our  operation  and  as  such  the  primary           • A  volunteer  break  room  available;  all  working  volunteers  &  staff         • Received  a  lot  of  positive  feedback  from  the  volunteers;  they  went 
   purpose of the UDAC is to provide a timely, efficient and friendly way                      were fed snacks and a meal; meals were to be delivered according                    through the lines quickly without any hassle; the open hours worked 
   to  distribute  uniforms  and  credentials  providing  the  Volunteer  with                 to the shift schedule and twice on days when there are two shifts                   around their schedule; 
   the best possible experience                                                            • Logistics  was  to  load  all  equipment  from  the  GOC  warehouse  into         • The signage was repurposed from other venues and looked fantastic 
                                                                                               the  Venue,  set  it  up  prior  to  the  event  and  load  it  out  at  the        and made a huge impact on the overall look
Goals & Objectives:                                                                            completion of the event                                                         • Operational  hours  were  busiest  on  the  first  day  in  Boise­  the  varied 
• The  UDAC  will  take  place  in  3  different  locations  based  on  the  3             • The  Look  of  the  Games  was  displayed  throughout  the  Venue  with               times allowed for people to be in and out in less than 10 minutes
    geographic locations of the Games                                                          signage and banners; music representing  the games was played in­
• Volunteers  will  be  directed  by  Volunteer  Services  to  the  location                   house;  Look  of  the  Games  will  be  displayed  throughout  the  Venue 
                                                                                                                                                                               • As  the  first  Venue  to  open  there  was  a  lack  of  support  from  most 
    closest to their home                                                                      using pop­up signs 
                                                                                                                                                                                   departments  as  they  adjusted  to  going  operational  ­  this  was 
• A volunteer who signs up to work in the McCall or Sun Valley region 
                                                                                           Medical:                                                                                predominantly by Logistics as there was a lack of support staff to help 
    but  lives  in  Boise  will  still  go  to  Boise  to  collect  their  uniform  and 
                                                                                           • No  dedicated  Medical  personnel  were  on  site;  a  first  aid  kit  was           with procurement, load­in/ set­up or onsite support
                                                                                              available for all minor medical needs; major medical needs were to               • VSS  had  limited  input  on  the  venue  until  the  last  month  when  they 
                                                                                              be escalated to the Venue Manager and 911 called as necessary                        felt they had enough support and planning underneath them to take 
UDAC Venues and Hours of Operation:
                                                                                                                                                                                   it on and at that point, communication  was lacking.  When the new 
• The  UDACs  took  place  in  3  different  locations  based  on  the  3                  Merchadising:
                                                                                                                                                                                   VSS management team took over the Program Management, not all 
   geographic locations of the Games                                                       • BSU  provided  a  merchandising  kit  run  by  the  BSU  book  store;  was 
                                                                                                                                                                                   communication  was  run  through  the  Venue  Manager  resulting  in 
• Volunteers were to be directed Boise, SV, or McCall based on which                          not staffed by SO GOC staff
                                                                                                                                                                                   some confusion for venue volunteers
   location was closest to their home
                                                                                           Security / Assest Protection:                                                       • Detailed  daily  and  hourly  Logistics  load­in  and  out  schedules  were 
• A volunteer who signed up to work in the McCall or Sun Valley region 
                                                                                           • For  Boise,  BSU  Police  provided  on  call  response  as  needed  to  any           never  developed  to ensure  efficient  and timely  delivery  of all venue 
   but lived in Boise would still go to the Boise UDAC
                                                                                               situations  during  operating  hours;  venue  was  locked  at  night  but           items
• Load in and load times were prior and post  the hours below
                                                                                               overnight  asset  protection  was  needed  to  secure  all  electronics,        • Meals were not always delivered according to the shift schedule
• Only  general  Volunteers  were  directed  to  the  UDACs:  GOC  staff, 
                                                                                               credentials and uniforms                                                        • The Coke bags, individually wrapped in non recyclable cellophane, 
   special groups, Healthy Athletes and PSP volunteers were distributed 
                                                                                                                                                                                   took 2 days of man power to open and stuff 3600 bags
   separately                                                                              Technology:
                                                                                           • Technology set­up and tested all computers and printers, ran all                  Recommendations:
                                                                                               cable and was on call to ensure all technology was working                      • Support  staff  need  to  be  trained  to  understand  that  some 
                                                                                           • Credentialing    at  BSU  UDAC  required  6  computers  with  web  cams               departments  go  operational  much  before  the  official  start  of  the 
                                                                                               and  8  laminators;  after  the  UDAC  the  webcams  were  to  be                   Games
                 Boise: Boise State University, Bronco Gym                                     redeployed to credentialing centers but VSS decided not to do that              • Enforce to GOC FA’s that all communication and changes must be run 
                Thursday January 15, 2009; 12:00pm­9:00pm                                      and CRE had to purchase their own                                                   through the Venue Manager to ensure all relevant parties are notified 
                   Friday January 16, 2009; 9:00am­9:00pm                                                                                                                          and to ensure there are no conflicts
                 Saturday January 17, 2009; 9:00am­9:00pm                                                                                                                      • The initial volunteer number estimate during development was larger 
                  Sunday January 18, 2009; 9:00am­6:00pm                                                                                                                           than  the  actual  number  and  never  revised  –  an  accurate  number 
                                                                                                                                                                                   would have given an option for opening less days/hours and time to 
                          McCall: Idaho First Bank                                                                                                                                 communicate this to all interested parties
                Thursday January 22, 2009, 11:00am­6:00pm                                                                                                                      • More  coordination  between  VSS  and  F&B  to  identify  how  many 
                                                                                                                                                                                   people  were  working  and  when,  in  order  to  provide  the  correct 
             Sun Valley: Presbyterian Church of the Big Wood                                                                                                                       number of meals at the appropriate times
               Saturday January 24, 2009; 10:00am­6:00pm                                                                                                                       • Venue  Managers  should  be  given  the  shift  schedules  of  everyone  in 
                Sunday January 25, 2009; 12:00pm­6:00pm                                                                                                                            their venue from every FA
                                                                                                              2009 World Winter Games PDL: Delegation Welcome Center
                                                                                                                                                                        Functional Area Lead Team Members:
                                                                                                                                                                        • VP – Wade Morehead
                                                                                                                                                                        • Sr. Director – Michele Walker
                                                                                                                                                                        • Director – Hallie Stoller

                                  I. Plan                                                                              II. Do                                                                            III. Learn
Overview/Purpose:                                                                     The  Delegation  Welcome  Center  was  moved  to  the  Boise  Factory  Outlet      Successes:
• The  Delegation  Welcome  Center  provided  a  multi­purpose  space                 mall, where it occupied two empty store sites                                      • A fantastic space which looked great thanks to loaned furniture from 
   where arriving teams could be welcomed, check­in, take care of any                            1. Welcome area                                                             Central Rent­to­Own
   outstanding  payment  or  credentialing  issues,  be  issued  Games  time                     2. Luggage processing center                                            • Look and signage was great
   phones and meet their Delegation Assistant Leaders (DALs)                                                                                                             • All  of  the  teams  were  impressed  and  happy  to  be  welcomed  and 
                                                                                      •   Hours  of  operation  were  adjusted  according  to  team  arrivals  in            made great use of the X­boxes
Goals & Objectives:                                                                       cooperation with airline schedules and delays – this affected staffing         • Overall it was a good first impression to give of the Games
• By providing a single point that every delegate must go and to be able                  and volunteer schedules which were altered accordingly
    to make contact with every team, getting to know who they are and                                                                                                    Challenges:
    what their issues were immediately                                                Credentialing                                                                      • There  was  often  a  low  supply  of  food  at  the  venue  for  athletes  and 
• Create  an  arena  for  us  to  capture  payments,  correct  credentialing          • Space was allocated  near to the check­in  center  to provide required               even volunteers – the final day 1300 people had to be fed before the 
    issues  and  push  information  out  before  the  teams  were  separated              and immediate credential changes as delegations arrived                            Opening  Ceremony  and  we  were  short  meals  and  there  were  no 
    into Host Towns or by sport                                                                                                                                              Vegetarian meals
• A convenient location to coordinate following their airport arrival                 Luggage and Logistics                                                              • The reefer truck we were given didn’t work and F&B left it there for 
• Foresee  and  correct  possible  schedule  conflicts  before  they  become          • Luggage  was  taken  to  a  separate  location  where  the  Idaho  National          two weeks after we were done
    issues                                                                                Guard processed the luggage                                                    • The  space  which  was  approximately  5700  sq.  ft.  was  almost  always 
                                                                                      • Home stay athlete team luggage was processed                                         the  perfect  size  but  on  occasion  was  too  small  to  accommodate 
Key Responsibilities:                                                                 • Color  coded  bands  were  added  to  each  piece  of  luggage  to  identify         everyone
• Provide a single space to track the arrival of all arriving teams                       where it was going                                                             • As the arrivals schedules constantly changed we would sometimes be 
• Find “Lost” teams (teams arriving late, teams on wrong flights, teams               • 7300 Official Luggage Tags were distributed pre­Games                                hit with more large teams at a time than anticipated
    at wrong airports) by working in conjunction with the airport staff                                                                                                  • When  the  Team  USA  motorcade  arrived  from  Salt  Lake  City,  Team 
• Welcome each team upon their arrival                                                Transportation                                                                         USA  and  Team  Russia  had  to  be  left  on  the  bus  for  almost  an  hour, 
• Provide onsite medical assistance to any team member needing such                   • New routes had to be defined, along with drop off and pick up points                 due to space limitations, while their HOD and Head Coach were inside 
    after traveling                                                                   • Ample parking was available for host families                                        processing everything and their luggage was being processed
• Process outstanding paperwork and payments due
• Ensure all delegates are credentialed and fix any credentialing issues              Wayfinding and Look                                                                Recommendations:
• Issue delegate and DAL mobile phones                                                • Adjustments were made for the new space                                          • Possibly  a  larger  space  so  that  all  teams  could  come  in  and  there 
• Answer scheduling and general questions                                             • Plan was developed to ‘dress’ the venue                                              would  be  room  to  move  –  taking  in  to  account  the  possibility  of 
• Check in Host Families                                                                                                                                                     airport arrivals and delays, etc.
• Introduce Host Families to Delegates                                                Security and Medical                                                               • Define  the  level  of  service  regarding  feeding  arriving  athletes  at  the 
• Introduce DALs to Head of Delegations (HoDs)                                        • This department assisted with securing the new space                                 DWC and more coordination with Food and Beverage – unfortunately, 
• Provide  a  place  for  delegates  to  relax  after  their  flight  while  HoD’s    • Medical had a separate room in the back of the DWC                                   they  made  promises  that  they  didn’t  or  couldn’t  deliver  on  – 
    and coaches are processing paperwork                                                                                                                                     specifically, more substantial food for the arriving delegates who had 
• Distribute athlete gift bags                                                        Food & Beverage                                                                        been traveling for 20 or more hours and had not been fed
• Location  to  consolidate  delegations  following  host  town  for  staging         • Coke products and fridges were delivered by Coke                                 • The DWC was located in an outlet mall near other retail stores, which 
    prior to Opening Ceremonies.                                                      • Needed to look into heavier food products for late arriving teams who                the delegations enjoyed and took advantage of shopping during down 
                                                                                          will not have a chance to eat dinner                                               time at DWC.  There were missed opportunities partnering with these 
                                                                                                                                                                             stores for discounts and planned shopping times.
                                                                                      • Tables and chairs, canopies, linens were ordered from Tates Rents
                                                                                      • Logistics delivered office supplies, etc.
                                                                                                                                                               2009 World Winter Games PDL: Healthy Athletes
                                                                                                                                                                                                  Functional Area Lead Team Members:
                                                                                                                                                                                                  • VP – Wade Morehead, Operations and Support Services
                                                                                                                                                                                                  • Manager  – Drew Choules
                                                                                                                                                                                                  •Volunteer  Commissioner ­ Shanna Endow

                                       I. Plan                                                                                             II. Do                                                                                        III. Learn
Goals & Objectives: The Special Olympics Healthy Athletes Program functional goal is to             Train the Trainer                                                                              Successes:
improve each athlete’s health and fitness through the provision of free health screenings and       Sessions were held for each discipline in order to further educate professionals about the     •Following the 2009 Special Olympics World Winter Games it was determined that the 
referral where necessary.  The ultimate goal is to improve each athlete’s ability to train and      program and screenings.  There were 150 professionals combined within the six discipline       overall goal to improve the athletes’ health and fitness in order to enhance the ability to 
compete in Special Olympics as well as life.  The key objectives of the Healthy Athletes            groups.  The schedule was as follows:                                                          train and compete was attained.  In the 2009 World Winter Games, Healthy Athletes hosted 
Program at the 2009 Special Olympics World Winter Games (2009 SOWWG) were as follows:               Saturday, February 7                                                                           the most athletes ever in Winter World games event, with over 80% of athletes registered 
•To screen and educate approximately 70% of the athletes (1490 athletes) during the 2009            0800­0900                     Train the Trainer Plenary Session                                for the Games being screened totaling almost 1,700 athletes.  As a result of the screenings 
Special Olympics World Winter Games.                                                                0930­1200                     Train the Trainer Breakouts                                      over 448 prescription eyeglasses and 650 sunglasses were distributed along with fitting 96 
•To recruit sufficient numbers of health care professionals for each of the disciplines.            Sunday, February 8                                                                             hearing aids on 51 different athletes.  The breakout numbers per night are as follows: 
•To identify and secure sponsorship from suitable suppliers.                                        0900­1500                     Train the Trainer Breakouts                                      02­08        248                  02­09        218             02­10        285
•To give the results of the screenings to the athlete in as effective a manner as possible.         Monday, February 9                                                                             02­11        264                  02­12        159             02­13        481   Total: 1657
•To collect data from the screening process for analysis.                                           0900­1200                     Train the Trainer Breakouts                                      •In order to provide these services to these athletes there were over 900 health care 
•To organize the Train the Trainer sessions.                                                        Milestones/Schedules/Timelines:                                                                professionals combined assisting within the six disciplines throughout the week.   This group 
Overview/Purpose: The GOC will work with SOI to coordinate the planning execution of the            2007 (12­18 months)           Recruited staff for Healthy Athlete program                      of 900 consisted mostly of health care professionals along with students in the health care 
Healthy Athletes program.  The Healthy Athletes Program Manager from the GOC will work                                            Created Healthy Athlete committee members which consist          professions.  All volunteers received training at job specific training sessions that covered job 
directly with Healthy Athletes SOI staff to coordinate the 2009 Special Olympics World                                            of clinical directors for each of the six disciplines            specific material in addition to receiving information about the needs and care of people 
Winter Games Healthy Athletes Program.  Both SOI and the GOC will coordinate with the                                             Identified venue for Healthy Athletes program                    with intellectual disabilities.  
Clinical Directors of the six disciplines included in the program to ensure all areas within the    Ongoing 2008                  Recruitment of volunteers by clinical directors                  •The venue worked very well for this event.  It was ideal to have all of the disciplines within 
program are covered.  These needs per discipline include volunteers, equipment, space needs,                                      Created a general plan for the Healthy Athlete program           one room.  It made flow within the disciplines very simple and it was easy for the athletes to 
shipping needs, and storage needs.  Through the combination of the GOC, SOI, and Healthy            August 2008                   Created layout and room reservations for the venue               see and attend all of the disciplines.  The discipline within the separate room received plenty 
Athletes Committee the overall plan for the Healthy Athletes program should be completed                                          Continuation of volunteer recruitment                            of participation but there was also more focus towards making athletes aware that there was 
and ready to execute by Games time.                                                                 September 2008                Determined schedule for screenings by sport                      another discipline.  
Disciplines:   Fit Feet, FUNfitness, Healthy Hearing, Health Promotions, Opening Eyes, and          October 2008                  Began venue walk­thrus to review signage, flow etc.              •The schedule also worked very well.  It was great to hold the program in the evenings after 
Special Smiles.                                                                                     November 2008                 Finalized volunteer numbers and recruitment                      competition was completed.   It was also great to have a set schedule as to which teams 
Structure: The Healthy Athletes committee was formed two years before the Games.  This                                            Began scheduling volunteers shifts                               were going on which night in order for us to plan around specific numbers per night.  There 
committee held conference calls on a regular basis.  These meetings were held between               December 2008                 Finalized Healthy Athlete grant                                  were some teams that could not make it on their scheduled night but we had no problems 
These meetings were the forum of discussion of any issues that the team was experiencing                                          Ordered Volunteer Uniforms                                       accommodating these groups on the nights in which they were available.  It is highly 
(volunteer recruitment, gathering of supplies, sponsors, etc.).  This meeting frequency                                           Determined venue and shipping needs                              recommended having a schedule per night.  That said, it is also crucial that the Head of 
increased the last two months prior to the Games.  These meetings were designed to                                                Finalized signage needs in venue                                 Delegations (HOD) and Delegate Assistant Liaison (DAL) for each team knows this schedule 
streamline all information and questions through the clinical directors of each discipline to       January 2008                  Finalized volunteer shifts per day                               and it aware when they are attending.  This information was placed in the HOD handbook 
obtain consistent information throughout the program.                                                                             Continued with planning on each functional area in venue to      and also discussed at the HOD meetings each morning during the week of the games.
Policies and Procedures: The Policies and Procedures for the Healthy Athletes Program could                                       complete overall plan                                            Challenges: Lack of timely, accurate info and feedback from SOI and confusing grant process.
be summarized as follows:  Only accredited athletes and delegation members have access to           February 2009                 Games and Program Begins                                         Key Learnings: The original scope of how the connection between the GOC, SOI, and clinical 
the Healthy Athletes Program inside the venue.   Guests or media wishing to gain access to          Daily Venue Schedule February 5-February 14:                                                   directors all worked extremely well.  Two recommendations would be to have more than 
the venue must be in receipt of the correct day pass and be accompanied by a Media or               Date                          Event                                                            one individual with the GOC.  In 2009, there was one person working for the Healthy Athlete 
Guest volunteer or staff.                                                                           Thursday, February 5          Load­In at the SUB Begins                                        Program, the Healthy Athlete Program Manager.  It is recommended to have at least 2­3 
Healthy Athlete Software: For the 2009 World Games the Healthy Athletes program used                Friday, February 6            Load­In Continues & Train the Trainer Arrivals                   individuals within the GOC for Healthy Athletes, one individual who manages the entire 
the Healthy Athlete Software System (HASS) to record all data collected within the six              Saturday, February 7          0800­0900 Train the Trainer Plenary Session                      program whose duties include:  acting as the main contact and liaison between the GOC, SOI, 
disciplines.  This database also produced a report for each athlete which recorded the results                                    0930­1200 Train the Trainer Breakouts                            and clinical directors along with the contact for the venue itself, they will also be in charge of 
for each discipline in which they visited.  These results will be mailed to the Head of                                           1400­1600 Opening Ceremony                                       organizing all information regarding other functional areas within the venue including Way 
Delegation following the games.  The sponsors for the software system include:  Health One,         Sunday, February 8            0900­1500 Train the Trainer Breakouts                            Finding, Food & Beverage, Transportation, Volunteer Services, Logistics, Waste Mgmt., 
Sunray, and Fudan Micro.                                                                                                          1600­2100 Healthy Athlete Screenings (FS/SS)                     Credentialing, Delegation Services, Accommodations, Media and Security to ensure the 
Summary of Activity: The Healthy Athlete venue was the Student Union Building of Boise              Monday, February 9            0900­1200 Train the Trainer Breakouts                            smooth operation of venue.  The remaining 1­2 individuals should oversee a specific area, 
State University.  The venue was in operation from Thursday February 5 – Saturday February                                        1600­2100 Healthy Athlete Screenings (AS)                        one of which needs to be volunteer services.  This program relies heavily on the quantity and 
14.  The venue held six disciplines, five of which were held in one large ballroom and the          Tuesday, February 10          1600­2100 Healthy Athlete Screenings (FH – A)                    quality of the health care professionals which run the screenings.  Due to this large group, it 
separated in a room near this ballroom. The schedule and times for the screenings are               Wednesday, February 11        1600­2100 Healthy Athlete Screenings (FH­ B)                     is crucial that one person is in charge of tracking all information for the volunteers including 
included in the chart below.  The schedule was also based around sport schedules with each          Thursday, February 12         1600­2100 Healthy Athlete Screenings (SB, FH­C)                  first and last name, date of birth (which was collected due to background checks), contact 
sport scheduled on separate nights throughout the week.                                             Friday, February 13           1100­1600 Healthy Athlete Screenings (CC, SH)                    information (email, address, phone numbers), and uniform sizes.  This individual will be in 
Key Responsibilities:                                                                                                             1900­2100 Closing Ceremony                                       charge of collecting this information along with making sure the entire games volunteer 
Legacy:                                                                                             Saturday, February 14         Load­Out of SUB                                                  services department and credentialing are aware of these volunteers.  Also, the entire SOI 
1. Create a new format for conducting HA during a winter games.  Scheduling athletes by             Events:                                                                                        committee needs to be completely involved in the planning process from the beginning of 
      sport each evening with the incentive of dinner to maximize attendance.                       1. Opening Eyes – Vision & Eye  health tests; Refraction for those requiring further           the event until the end.  For the 2009 Winter Games, SOI had one contact person in charge 
2. Work in conjunction with SO ID and local discipline leaders to expose them all to the                  screening; Prescription eye glasses if needed (448 distributed); Prescription sports     of everything and then the entire committee joined later in the planning process. This was 
      functions of a World Games, thus enhancing future state­wide HA events to be                        eye wear (650 sunglasses); and referral advice for follow­up care.                       problematic b/c communication was poor from the POC to the SOI HA leaders.  As the SOI 
      conducted in the future.                                                                      2. Special Smiles – Oral screenings; oral health education; fitted sports mouth guards;        group came together there was so much more accomplished and communication was much 
3. Engage numerous volunteers and media to educate the state and nation about this                        personal preventative products; and advice for follow­up care.                           less complicated.  The GOC committee conference calls worked extremely well, as they were 
      wonderful event.                                                                              3. Healthy Hearing – Hearing screenings; Hearing aid check­ups. 51 aids distributed            informative and productive, but SOI should be involved from the beginning so they can 
4. Engage numerous local clinicians and industry specialists in the hopes of increasing             4. FUNfitness – Screenings for flexibility, functional strength, balance and education         regularly communicate with the clinical directors and GOC representatives.  
      participation and donations (time, services, and money) for future SO Idaho events and        5. Health Promotions – Nutrition, sun safety, tobacco cessation and bone health.               Recommendations: Change the grant process as it is convoluted, confusing, and does not 
      programs.                                                                                     6. Fit Feet – Evaluate foot and ankle deformities and foot care education.                     pay for costs that are essential to the success of the event.  SOI should assume more 
                                                                                                                                                                                                   ownership from initial planning through the execution of the program during the Games.

Shared By:
wu yunyi wu yunyi