San Antonio Hotel Lodging Tax Report Form - Instructions

Document Sample
San Antonio Hotel Lodging Tax Report Form - Instructions Powered By Docstoc
                                                              See City of San Antonio Ordinances for Details.

                                                              1. Receipts  for  sleeping  accommodations  rented                  1. Educational         Organizations,     including 
                WHO MUST FILE                                 for less than two dollars ($2.00) per day;                          independent  school  districts,  public  or  private 
Every  person  owning,  operating,  managing  or              2. Charges  received  from  the  use  of  meeting                   colleges  and  universities;  junior  colleges, 
controlling  any  hotel  shall  collect  the  tax             and/or banquet space.                                               technical  institutes  and  medical  and  dental 
imposed, complete a Hotel Occupancy Tax Report                                                                                    schools of Texas and other states;  
and remit both to the City Tax Collector. A Hotel                         EXEMPT ROOM RECEIPTS                                    2. Religious  Organizations  formally  organized 
Occupancy  Tax  Report  must  be  filed  for  each            Receipts for sleeping accommodations which qualify                  and  operated  with  the  primary  purpose  of 
calendar  month  or  30  days  after  the  end  of  an        for an exemption. Exemptions granted by the City of                 engaging in religious worship; 
alternative  reporting  period  even  if there  are  no       San Antonio and Bexar County are listed below:                      3. Charitable Organizations formed to alleviate 
Taxable Room Receipts.                                        1. Permanent  resident  defined  as  an  occupant                   poverty, disease, pain and suffering by providing 
                                                              who  has  fully  prepaid  for  thirty  (30)  consecutive            food, medicine or other help to persons in need; 
                  WHEN TO FILE                                days  for  the  exclusive  right  to  occupy  a  particular         4. City and County employees. 
Hotel  Occupancy  Tax  Reports  are  considered               sleeping room; 
timely if received by the twentieth (20) day after            2. Federal  government  employees  traveling  on                        TOTAL TAXABLE ROOM RECEIPTS
the end of the Reporting Period. Reports must be              government  business  (Texas  Hotel  Occupancy  Tax                 Calculated by subtracting Exempt Room Receipts 
received on or before the last day of the calendar            Exemption Certificate required);                                    from Total Room Receipts. 
month following the Reporting Period or 30 days               3. Texas  State  employees  who  present  a  State 
after  the  end  of  an  alternate  reporting  period.        Hotel  Exemption  Photo  ID  Card  (Texas  Hotel                          HOTEL OCCUPANCY TAX RATES
Should  the  last  day  to  file  fall  on  a  weekend  or    Occupancy Tax Exemption Certificate required);                      City of San Antonio ‐ 9.00% 
City  of  San  Antonio  official  holiday,  the  report       4. Foreign  diplomats  who  present  a  tax                         Bexar County ‐ 1.75% 
must  be  received  no  later  than  the  next                exemption  card  issued  by  the  U.S.  Department  of 
scheduled City workday.                                       State,  Office  of  Foreign  Missions  (Texas  Hotel                           PENALTY CALCULATION
                                                              Occupancy Tax Exemption Certificate required);                      Beginning  the  first  day  of  the  second  month 
               HOTEL DEFINITION                               5. Electric cooperatives formed under the Electric                  following  the  Reporting  Period,  delinquent  taxes 
The  term  shall  include  hotels,  motels,  tourist          Cooperative  Corporation  Act  (Letter  of  Exemption               accrue a five percent (5%) penalty. An additional 
homes,  houses  or  courts,  lodging  houses,  inns,          from  the  State  Comptroller  and  Texas  Hotel                    five percent (5%) penalty accrues on the first day 
rooming    houses,  trailer  houses,  trailer  motels,        Occupancy Tax Exemption Certificate required);                      of  the  third  month  following  the  Reporting 
parked  railroad  Pullman  cars  used  for  sleeping          6. Telephone  cooperatives  formed  under  the                      Period.  The  penalty  shall  never  be  less  than  five 
accommodations not involving the transportation               Telephone  Cooperative  Act  (Letter  of  Exemption                 dollars ($5.00) for each penalty. 
of  travelers,  dormitories  where  bed  space  is            from  the  State  Comptroller  and  Texas  Hotel                     
rented,  apartments  not  occupied  by  permanent             Occupancy Tax Exemption Certificate required);                                 INTEREST CALCULATION
residents, and all other facilities where rooms or            7. Housing  Finance  Corporations  (Letter  of                      Beginning  the  second  month  following  the 
sleeping  facilities  or  space  are  furnished  for          Exemption  from  the  State  Comptroller  and  Texas                Reporting  Period,  delinquent  taxes  accrue 
consideration.  The  term  hotel  does  not  include          Hotel  Occupancy  Tax  Exemption  Certificate                       interest on the first day of each month at the rate 
hospitals, sanitariums or nursing homes.                      required);                                                          of  ten  percent  (10%)  per  annum  or  a  monthly 
                                                              8. Housing Authorities (Letter of Exemption from                    interest rate of 0.833%. 
             REPORTING PERIOD                                 the  State  Comptroller  and  Texas  Hotel  Occupancy 
Reporting periods are regular calendar months of              Tax Exemption Certificate required);                                                   AFFIDAVIT
the year. Any alternate Reporting Period must be              9. Health  Facilities  Development  Corporations                    The  signature  of  the  hotel’s  local  manger  or 
approved  by  the  City’s  Finance  Director  upon            engaged  exclusively  in  the  performance  of                      person in control of business operations shall sign 
written  request  by  the  hotel.  Do  not  combine                                                                               a statement that the Hotel Occupancy Tax Report 
                                                              charitable  functions  (Letter  of  Exemption  from  the 
more than one month on a single form.                         State  Comptroller  and  Texas  Hotel  Occupancy  Tax               is accurate to the best of his/her knowledge and 
                                                              Exemption Certificate required); and                                belief. 
SLEEPING ACCOMMODATIONS LOCATION                              10. Public  Facility  Corporations  engaged 
The physical location of the hotel.                                                                                                                   RECORDS
                                                              exclusively  in  the  performance  of  charitable 
                                                                                                                                  Each person required to collect Hotel Occupancy 
                                                              functions  (Letter  of  Exemption  from  the  State 
           TOTAL ROOM RECEIPTS                                                                                                    Tax  must  make  their  records  available  for 
                                                              Comptroller  and  Texas  Hotel  Occupancy  Tax 
All  charges  for  sleeping  accommodations                                                                                       inspection  by  the  City’s  Finance  Director  or  his 
                                                              Exemption Certificate required). 
including  any  sleeping  accommodations  claiming                                                                                designated representative at the hotel where the 
                                                              11. When  on  federal  service,  Texas  National 
an  exemption.  Total  Room  Receipts  includes                                                                                   tax is collected. 
                                                              Guardsmen  traveling  on  official  business  are 
items or services (other than personal services or 
                                                              exempt. Proof is a federal government ID or federal                 SUIT TO ENJOIN HOTEL OPERATIONS
the  use  of  a  telephone),  that  are  furnished  in 
                                                              travel orders.                                                      The  City’s  Finance  Director  shall  refer  any 
connection  with  the  occupancy  of  the  room. 
                                                              Any  individual  or  organization  requesting  an                   account that has a delinquent balance older than 
Charges  for  pets,  pet  cleaning  fees,  rollaway 
                                                              exemption  from  hotel  occupancy  taxes  must                      sixty  (60)  days  to  the  City  Attorney  for  the 
beds,  refrigerators  and  safe  charges  should  be 
                                                              provide  a  Texas  Hotel  Occupancy  Tax  Exemption                 purpose of filing a suit to enjoin the hotel owner, 
included.    Revenue  received  from  a  Rewards 
                                                              Certificate  (Texas  Comptroller  of  Public  Accounts,             operator, manger or other person in control from 
Program  should  also  be  included  in  Total  Room 
                                                              Form  12‐302).  Hotels  are  required  to  retain  these            operating  any  hotel  until  the  tax  is  paid  and/or 
Receipts.  If  a  hotel  pays  specifically  into  a 
                                                              certificates in order to validate exemptions claimed                report filed. 
Rewards  Program,  then  receipts  which  exceed 
                                                              if audited. 
these  payments  are  taxable  and  should  be 
included in Total Room Receipts   
                                                                      NON EXEMPT ROOM RECEIPTS
                                                              Receipts for sleeping accommodations which do not 
The following charges should not be included:                 qualify for an exemption are listed below:  

MAILING ADDRESS                                                           PHYSICAL ADDRESS                                              CONTACT INFORMATION
City of San Antonio                                                       City of San Antonio                                           Telephone: 210‐207‐8677 
Department of Finance                                                     Department of Finance                                         FAX: 210‐207‐8676 
Revenue Collections Section                                               Riverview Towers, 4th Floor                                   E‐mail: 
P.O. Box 839975                                                           111 Soledad                               
San Antonio, TX 78283‐3975                                                San Antonio, TX 78205                                         REV: 12/2011

PermitDocsPrivate PermitDocsPrivate http://