Docstoc

MENGELOLA PERALATAN KANTOR

Document Sample
MENGELOLA PERALATAN KANTOR Powered By Docstoc
					                                                                MENGELOLA PERALATAN KANTOR
 

                                 MENGELOLA PERALATAN KANTOR

    A. Pengertian Mesin-mesin Kantor
       Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan
       efisien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat,
       dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang
       cara kerjanya bersifat mekanik, elektrik, dan magnetik (Tjandra Sheddy N., dkk, 2008:hal 47).

       Mesin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanis, elektris, elektronis maupun
       magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan atau
       mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu memperlancar
       aktivitas kantor. Yang termasuk mesin kantor diantaranya adalah komputer, telepon, internet,
       mesin tik manual dan elektronik, dan sebagainya. (http://smk-nusantara-melawi.blogspot.com/).

    B. Manfaat Penggunaan Mesin-mesin Kantor
       Pada umumnya, bila menggunakan mesin-mesin kantor walaupun melalui tahap perencanaan
       terlebih dahulu, ditemukan beberapa keuntungan dan kerugian. Adapun keuntungan atau manfaat
       dalam penggunaan mesin-mesin kantor (Moekijat,1989:hal 66)
       1. Untuk menghemat tenaga kerja
            Akan terdapat penghematan pada daftar pembayaran atau tenaga kerja dapat dikurangi
            untuk pekerjaan lain.
       2. Untuk menghemat waktu
            Beberapa pekerjaan harus diselesaikan dalam suatu jangka waktu tertentu, misalnya dalam
            mempersiapkan upah.
       3. Untuk meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan, misalnya mesin hitung
            memberikan ketelitian secara mekanis dan meniadakan kegiatan pemeriksaan.
       4. Untuk mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode tulisan tangan
            Beberapa mesin adalah membosankan, tetapi apabila pekerjaan dilakukan dengan cepat
            mungkin rasa bosan tersebut dapat dikurangi.
       5. Pekerjaan nampak lebih baik, misalnya faktur yang diketik.
       6. Untuk mencegah penyalahgunaan, misalnya mesin untuk menulis cek.
       7. Untuk mengurangi kelelahan pegawai kantor dan dengan demikian menambah mutu
            pekerjaan, misalnya mesin ketik elektrik.
       8. Untuk memberikan keterangan yang lebih banyak, lebih cepat daripada sebelumnya, kepada
            manajemen, misalnya komputer elektronik.

       Sedangkan kerugian dalam penggunaan mesin-mesin kantor adalah sebagai berikut
       (Moekijat,1989:hal 67):
       1. Mesin tidak dapat mengerjakan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan tinggi, misalnya
           seorang akuntan masih diperlukan meskipun dipergunakan mesin hitung.
       2. Tingkat penyusutan beberapa mesin adalah tinggi, misalnya mesin hitung elektronis
           mengakibatkan mesin-mesin yang lain cepat menjadi out of date.
       3. Biaya barang-barang keperluan kantor dan alat tulis-menulis serta biaya cetak-mencetak,
           misalnya dengan mesin hitung hal ini sering tidak dilihat.
       4. Sulit mendapatkan operator-operator mesin yang cakap atau biaya untuk melatih mereka,
           terutama operator mesin hitung.
       5. Pengaruhnya terhadap sistem-sistem perkantoran, misalnya penggunaan sebuah komputer
           dapat berarti suatu perubahan besar daripada sistem-sistem perkantoran.
       6. Pegawai lebih mudah dipindahkan dari bagian yang satu ke bagian yang lain ketimbang
           mesin.

                                                                                          Hal 1 dari 4
 
                                                                     MENGELOLA PERALATAN KANTOR
 

        7.   Tidak ada fleksibilitas dari beberapa metode mesin.
        8.   Biaya modal, misalnya mesin-mesin tertentu harganya sangat mahal.
        9.   Kesulitan pemeliharaan dan dalam terjadi kerusakan mesin.


    C. Pertimbangan dalam Pengadaan Mesin-mesin Kantor
       Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang semakin luas memberikan beban dan tanggungjawab
       yang semakin besar kepada manajer perkantoran. Ia harus mengatur semua fakta yang ada
       mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan perkantoran.
       Pertimbangan yang matang terhadap faktor-faktor penting seperti karakteristik masing-masing
       mesin yang telah dimiliki, biaya setiap satuan hasil (cost per unit), dana permulaan (initial cost),
       biaya pemeliharaan (maintenance cost), karakteristik mesin yang akan dibeli dan leveransir mesin
       perkantoran yang ada.

        Sebelum melaksanakan pengadaan mesin, manajer perkantoran hendaknya mempertimbangkan
        dengan seksama faktor-faktor di bawah ini (Moekijat,1991:hal 28).
        1. Jenis pekerjaan perkantoran dan cara menyelesaikannya
            Tujuan pekerjaan harus dirumuskan dengan jelas dan diperiksa dengan seksama untuk
            menjamin bahwa tujuan tersebut adalah penting. Kemudian menentukan cara kerja yang
            terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
        2. Kebutuhan individu karyawan
            Kebutuhan pengadaan mesin perkantoran harus didasarkan atas kebutuhan individu
            karyawan untuk melaksanakan tugas pekerjaan kantornya. Pendekatan kebutuhan individu
            ini penting dalam hubungannya dengan penggunaan mesin perkantoran tersebut.
        3. Penghematan waktu
            Pengadaan mesin baru diharapkan mampu menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, sehingga
            menimbulkan penghematan dalam keseluruhan waktu baik dalam jumlah maupun nilainya.
            Jumlah waktu yang dihemat tergantung pada volume pekerjaan yang dihasilkan. Sebagian
            besar dipengaruhi oleh dimungkinkannya penggabungan pekerjaan, fleksibilitas untuk
            menyelenggarakan bermacam-macam jenis pekerjaan untuk berbagai volume pekerjaan
            yang berbeda-beda. Penggunaan waktu yang dihemat harus dinilai. Agar menguntungkan,
            waktu yang dihemat harus dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor produktif
            lainnya.
        4. Fleksibilitas penggunaan mesin
            Penghematan yang diperoleh dari penggunaan mesin perkantoran dipengaruhi oleh
            kemampuan dan fleksibilitas mesin tersebut dipergunakan untuk menyelesaikan bermacam-
            macam jenis pekerjaan dalam kantor.
        5. Harga dan kebutuhan dana investasi
            Harga atau nilai mesin merupakan pertimbangan yang penting dalam pengadaan mesin
            perkatoran. Harga mesin harus sesuai dengan pelayanan yang mampu diberikan oleh mesin
            tersebut.
        6. Ramalan mengenai beban pekerjaan perkantoran
            Seperti halnya dalam semua perencanaan, pengadaan mesin kantor tidak hanya
            mempertimbangkan volume dan jenis pekerjaan kantor yang ada sekarang. Tetapi harus
            mampu mengantisipasi kebutuhan untuk waktu yang akan datang.
        7. Kualitas kerja mesin
            Apabila mesin dipergunakan untuk membantu pekerjaan tangan, biasanya menghasilkan
            ketelitian yang tinggi, formulir yang dibuat dengan mesin pada umumnya lebih baik, rapi,
            seragam dan mudah dibaca dibandingkan dengan formulir-formulir yang ditulis dengan
            tangan.

                                                                                                Hal 2 dari 4
 
                                                                   MENGELOLA PERALATAN KANTOR
 

        8.   Nilai keindahan
             Performance atau penampilan mesin kantor itu penting. Mesin kantor janganlah hanya
             dipandang sebagai alat fisik untuk membantu menyelesaikan pekerjaan perkantoran saja,
             tetapi juga dipandang sebagai alat pendorong produktifitas karyawan. Pengadaan mesin
             yang tepat menimbulkan sikap positifkaryawan, sehingga memungkinkan mereka bekerja
             lebih efisien.

        Adapun hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam pengadaan mesin-mesin kantor menurut
        adalah (Tjandra Sheddy N., dkk, 2008:hal 48):
        1. Mesin-mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan.
        2. Jenis mesin hendaknya praktis.
        3. Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.
        4. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.
        5. Mutu mesin harus baik.
        6. Mesin tersebut dapat dipergunakan untuk berbagai macam pekerjaan.
        7. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.
        8. Mesin tersebut dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai.
        9. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.
        10. Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin tersebut.

    D. Tata Cara Pengadaan Mesin-mesin Kantor
       Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan mesin. Beberapa alternatif cara pengadaan mesin
       tersebut adalah sebagai berikut:
        1. Membeli
            Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan organisasi membayar
            sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah mesin
            sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak. Setelah transaksi jual-beli ini selesai, barang
            atau mesin yang telah dibeli menjadi hak rnilik organisasi. Pengadaan mesin dengan cara
            pembelian ini merupakan cara yang dominan dilakukan oleh organisasi.

        2. Meminjam
           Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin yang diperoleh dari pihak lain
           dengan tanpa memberikan imbalan dalam bentuk apapun. Pemenuhan kebutuhan dengan
           cara ini hendaknya dilakukan hanya untuk memenuhi kebutuhan mesin yang sifatnya
           sementara dan harus mempertimbangkan citra baik suatu organisasi.

        3. Menyewa
           Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin yang diperoleh dari pihak lain
           dengan memberikan imbalan sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Pemenuhan kebutuhan
           mesin dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan mesin bersifat sementara dan
           temporer.

        4. Membuat Sendiri
           Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan membuat
           sendiri yang dilakukan oleh pegawai atau suatu unit kerja tertentu. Pemilihan cara ini harus
           memper hatikan tingkat efektivitas dan efisiensinya apabila dibanding kan dengan cara
           pengadaan mesin yang lain.




                                                                                             Hal 3 dari 4
 
                                                                 MENGELOLA PERALATAN KANTOR
 

    5. Menukarkan
       Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan menukarkan mesin
       yang dimiliki dengan mesin yang dibutuhkan organisasi dari pihak lain. Pemilihan cara peng
       adaan mesin ini harus mempertimbangkan adanya saling meng untungkan di antara kedua
       belah pihak, dan mesin yang ditukarkan harus merupakan mesin yang sifatnya berlebihan
       atau mesin yang dipandang dan dinilai sudah tidak berdaya guna maupun bernilai guna lagi.

    6. Substitusi
       Substitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan cara mengganti material
       lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu kebutuhan tertentu.

    7. Pemberian/Hadiah
       Pemberian (hadiah) merupakan cara pemenuhan kebutuhan dengan menggunakan mesin
       yang merupakan pemberian/hadiah dari pihak lain.

    8. Perbaikan/Rekondisi
       Perbaikan merupakan cara pemenuhan kebutuhan mesin dengan jalan perbaiki mesin yang
       telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit mesin maupun dengan jalan
       penukaran instrumen yang baik di antara instrumen mesin yang rusak sehingga instrumen-
       instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit mesin, dat
       pada akhirnya satu atau beberapa unit mesin tersebut dapat dioperasikan, dan kebutuhan
       mesin dapat dipenuhi.

    Di antara beberapa alternatif itu tentunya tidak dapat kita kata kan bahwa ada satu cara yang
    paling efektif dan efisien, tetapi pemilihan suatu alternatif pengadaan mesin di antara beberapa
    alternatif tersebut sangat tergantung dari sifat kepentingan dan kebutuhan, kondisi organisasional,
    maupun pertimbangan citra baik organisasi. Sebagai contoh, apabila kebutuhan mesin sifatnya
    sementara dan tidak selalu digunakan, akan lebih tepat cara pengadaan mesin yang dilakukan
    adalah dengan menyewa, bukan dengan cara membeli karena setelah kegiatan selesai, barang
    tersebut tidak digunakan lagi. Dengan demikian, apabila dilakukan dengan cara membeli tentunya
    merupakan tindakan pemborosan.

    Penentuan cara pengadaan mesin, juga harus mempertimbangkan kondisi organisasional.
    Sehubungan dengan hal ini, dapat di ambil contoh, apabila kondisi keuangan suatu organisasi
    untuk sementara tidak memungkinkan, cara pemenuhan kebutuhan mesin dapat dilakukan
    dengan cara meminjam misalnya, sehingga pemenuhan kebutuhan mesin tidak harus dengan
    cara pembelian. Namun demikian, suatu organisasi dalam pengadaan mesin pun harus tetap
    mempertimbangkan citra baik organisasi, dalam arti suatu organisasi jangan sampai memperoleh
    "cap" sebagai organisasi yang "tukang pinjam barang" karena terlalu seringnya meminjam barang
    pada instansi atau unit kerja lain.




                                                                                            Hal 4 dari 4
 

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Tags:
Stats:
views:1
posted:5/2/2013
language:Unknown
pages:4