Docstoc

uika bogor

Document Sample
uika bogor Powered By Docstoc
					                             KATA PENGANTAR




Assalamu’alaikum Wr. Wb.

        Dengan ucapan syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan
nikmat yang tiada henti-hentinya sehingga penyusun dapat menyelesaikan laporan
Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) ini.
        Salawat beserta salam semoga Allah limpahkan kepada junjungan kita
baginda Nabi besar Muhammad SAW, beserta keluarga dan para sahabatnya
termasuk kita selaku umatnya. Amin.
        Tiada daya dan upaya kecuali atas pertolongan Allah SWT, akhirnya
penyusun dapat menyelesaikan laporan PRAKERIN ini walaupun masih jauh dari
kesempurnaan. Namun, penyusun menyadari masih banyak sekali kekurangan-
kekurangan dalam menyusun laporan ini. Oleh karena itu, penyusun sangat
mengharapkan sekali kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan
laporan ini pada masa yang akan datang.
        Maka dalam kesempatan ini penyusun tidak lupa mengucapkan terima
kasih kepada pihak-pihak yang membantu, membimbing dan mengarahkan dalam
penyusunan laporan Praktek Kerja Industri PRAKERIN ini dapat terselesaikan,
antara lain:
1.   Orang tua yang telah memberikan dukungan dan acuan baik yang berupa
     moril maupun materil;
2.   Ibu Dra. Hj. Yang Ekadwi Yunieda, S. Pd, selaku kepala sekolah SMK BM.
     Citra Bangsa;
3.   Bapak Arief Goeritno, S.T., M.T., selaku Dekan Fakultas Teknik Universitas
     Ibn Khaldun Bogor;
4.   Bapak H. Tono Kartono, S.Pd., M.Pd., selaku Kepala Bagian Tata Usaha
     Fakultas Teknik Universitas Ibn Khaldun Bogor;


                                      iii
5.   Bapak Wawan Setiawan, S.Pd.I., Selaku Pembimbing Utama kami di
     Fakultas Teknik Universitas Ibn Khaldun Bogor;
6.   Seluruh Staf dan kayawan FT UIKA Bogor;
7.   Bapak Andri Purnama S.T, selaku Pembimbing SMK BM. Citra Bangsa yang
     telah meluangkan segala waktunya untuk pembuatan laporan ini;
8.   Ibu Yuliyanti, S.Pd, selaku Ketua Kopetensi Keahlian Administrasi
     Perkantoran SMK BM Citra Bangsa;
9.   Ibu Zubaedah, S.Ag, selaku Waka Hubin SMK BM. Citra Bangsa;
10. Bapak Irwansyah, S.Pd, selaku waka Kesiswaan SMK BM. Citra Bangsa;
11. Bapak Nana Hendri Kusuma, S.Pd.I., selaku Wali Kelas XI AP I SMK Citra
     Bangsa Bogor;
12. Ibu Anisa Noviali Awalia, S.Pd., selaku Wali Kelas XI AP II SMK Citra
     Bangsa Bogor;
13. Seluruh Staf pengajar SMK Citra Bangsa Bogor;
14. Seluruh Staf dan kayawan FT UIKA Bogor;


       Akhirnya kami berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi kami
khususnya dan para pembaca pada umumnya dan semoga ALLAH SWT selalu
melimpahkan taufiq dan hidayah-Nya kepada kita semua. Amin.


Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
                                                  Bogor, 1 Maret 2011

                                                  Penyusun




                                      iv
                                                         DAFTAR ISI




KATA PENGANTAR ........................................................................................................iii

DAFTAR ISI....................................................................................................................... v

BAB I .................................................................................................................................. 1

PENDAHULUAN .............................................................................................................. 1

   1.1         Latar Belakang .................................................................................................. 1

   1.2         Pengertian Praktek Kerja Industri .................................................................. 1

   1.3.        Tujuan Praktek Kerja Industri ......................................................................... 2

   1.4         Tempat dan Waktu Pelaksanaan PRAKERIN ............................................ 2

   1.5.        Tujuan Penyususnan ....................................................................................... 3

   1.6.        Alasan Memilih Judul ....................................................................................... 3

   1.7.        Perumusan Masalah ........................................................................................ 4

   1.8.        Metode Penyusunan ........................................................................................ 4

   1.9.        Sistematika Penyusunan................................................................................. 5

BAB II................................................................................................................................. 6

TINJAUAN UMUM ........................................................................................................... 6

   2.1 Sejarah Singkat UIKA ........................................................................................... 6

   2.2 Sejarah Fakultas Teknik ....................................................................................... 7

   2.3 Visi ........................................................................................................................... 8

   2.4 Misi ........................................................................................................................... 8

   2.5 Tujuan...................................................................................................................... 9

   2.6 Struktur Organisasi .............................................................................................. 10

       2.6.1 Senat Fakultas .............................................................................................. 11



                                                                    v
       2.6.2 Pimpinan Fakultas ........................................................................................ 12

       2.6.3 Pimpinan Jurusan/Program studi ............................................................... 12

       2.6.4 Kepala Laboratorium .................................................................................. 12

       2.6.5 Tata Usaha ................................................................................................... 12

   2.7 Ketatausahaan Fakultas Teknik ....................................................................... 13

   2.8 Perpustakaan Fakultas Teknik ......................................................................... 13

BAB III ............................................................................................................................. 15

PEMBAHASAN MATERI ............................................................................................... 15

   3.1. Upaya Penerapan Mesin-Mesin Kantor Dan Sistem Kearsipan ................. 15

       3.3.1. Proses Pengerjaan Komputer ................................................................... 16

       3.3.2. Pengertian Arsip .......................................................................................... 17

   3.4 Jenis-Jenis Arsip................................................................................................. 19

       3.4.1 Berdasarkan Fungsinya .............................................................................. 19

       3.4.2. Berdasarkan Nilai Guna ............................................................................. 19

       3.4.3. Berdasarkan Sifat ........................................................................................ 20

       3.4.4. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya ................... 20

       3.4.5. Berdasarkan Keasliannya .......................................................................... 21

       3.4.6. Berdasarkan Subjeknya ............................................................................. 21

       3.4.7. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya ......................................................... 21

       3.4.8. Berdasarkan Sifat Kepentingan ................................................................ 22

   3.5 Penyimpanan Arsip ............................................................................................ 22

   3.6 Peralatan Kantor ................................................................................................. 24

   3.7 Penemuan Kembali Arsip .................................................................................. 25

   3.8 Pemeliharaan Arsip ............................................................................................ 26

   3.9. Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar ..................................................... 27



                                                                  vi
       3.9.1. Pengertian Surat Masuk ............................................................................. 27

       3.9.2. Pengertian Surat Keluar ............................................................................. 27

   3.10. Prosedur Pengurusan Surat Masuk .............................................................. 28

       3.10.1. Penerimaan ................................................................................................ 28

       3.10.2. Penyortiran ................................................................................................ 28

       3.10.3. Pencatatan ................................................................................................. 28

       3.10.4. Penyampaian Kepada Yang Berhak ...................................................... 28

   3.11. Prosedur Pengurusan Surat Keluar ............................................................. 29

   3.12 Kesimpulan....................................................................................................... 29

BAB IV ............................................................................................................................. 30

PENUTUP ........................................................................................................................ 30

                                                ....................................................................................... 32

DAFTAR PUSTAKA .......................................................Error! Bookmark not defined.33




                                                                 vii
                                        BAB I

                                PENDAHULUAN



1.1.   Latar Belakang
       Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) sebagai perwujudan kebijaksanaan
dari “ Link And Match”(Keterkaitan dan Kesepadanan), dalam prosesnya
dilaksanakan pada dua tempat yaitu di Sekolah dan Dunia Usaha/Industri. Upaya
ini dilaksanakan dalam rangka Peningkatan Mutu Tamatan Sekolah Menengah
Kejuruan (SMK) dalam mencapai tujuan relevansi pendidikan dengan tuntunan
tenaga kerja.

         Harapan utama dari kegiatan penyelenggaraan praktek di Dunia
Usaha/Industri ini disamping keahlian professional siswa meningkat sesuai
dengan tuntunan kebutuhan dunia usaha industri, inisiatif, kreatifitas. Hasil
pekerjaan yang berkualitas, disiplin waktu dan kerajinan dalam bekerja.

         Keahlian professional sangat diperlukan dalam menghadapi era
globalisasi dan era informasi saat ini. Persaingan bebas yang semakin menuntut
lembaga pendidikan maupun berperan membantu mencetak siswa-siswi siap
menghadapi tantangan tersebut.




1.2.    Pengertian Praktek Kerja Industri
         Praktek Kerja Industri adalah suatu bentuk penyelenggaraan pendididkan
dan pelatihan keahlian kejuruan yang memadukan secara sistematik dan sinkron
program pendidikan di sekolah dan program penguasaan keahlian yang diperoleh
melalui bekerja langsung di dunia kerja, terarah untuk mencapai suatu tingkat
profesional tertentu.

         Dalam     pengertian    lain   Praktek   Kerja   Industri   adalah   suatu
penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kejuruan khususnya pada sekolah


                                          1
Menengah Kejuruan Kelompok Bisnis dan Manajemen Citra Bangsa yang
memadukan kegiatan belajar di sekolah dan kegiatan belajar melalui bekerja
langsung di bidangnya serta suasana yang sesungguhnya dan relevan di dunia
kerja. Dalam pengertian tersebut tersirat ada dua pihak yaitu pihak lembaga
pendidikan dan pelatihan lapangan kerja (Dunia Usaha/Dunia Industri) yang
secara bersama-sama menyelenggarakan suatu program pendidikan dan pelatihan
kejuruan, kedua belah pihak secara sungguh-sungguh terlibat dan bertanggung
jawab mulai dari tahap perencanaan program, tahap penyelenggaraan, sampai
pada tahap evaluasi dan penentuan kelulusan peserta didik serta upaya pemasaran
tamatannya.




1.3. Tujuan Praktek Kerja Industri
        1.    Menghasilkan tenaga kerja yang memiliki keahlian profesional
        2.    Memperkokoh “ Link and Match “ antara Sekolah dan Dunia
              Usaha/Dunia Industri
        3.    Meningkatkan efesiensi proses pendidikan dan pelatihan tenaga kerja
              yang berkualitas dan profesional
        4.    Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja
              sebagai bagian dari proses pendidikan.



1.4.   Tempat dan Waktu Pelaksanaan PRAKERIN
        Pelaksanaan    Praktek Kerja Industri ini dilaksanakan pada tanggal 4
Januari s/d 4 Maret 2011 di Fakultas Teknik Universitas Ibn Khaldun Bogor Jl.
KH Sholeh Iskandar km. 2, Kedung Badak, Tanah Sareal, Bogor 16162 Tel./Fax:
0251-8380993, Flexi: 0251-7160993, Simpati: 081284739993,




                                        2
1.5.   Tujuan Penyususnan
         Sebagaiman telah ditetapkan dalam kurikulum pada Sekolah Menengah
Kejuruan ,bahwa siswa-siswi diwajibkan untuk melaksanakan program Praktek
Kerja Industri (Prakerin) dalam mensukseskan keiatan belajar dan juga merupakan
salah satu syarat untuk mengikuti UN/US di SMK Citra Bangsa Tahun Pelajaran
2011/2012. Praktek kerja Industri (Prakerin) ini dilakukan pada lembaga
Pemerintah. Selain itu Praktek Kerja Industri (Prakerin) ini bertujuan untuk:

1. Sebagai salah     satu syarat untuk menempuh Ujian Nasional (UN) pada
    Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Citra Bangsa.
2. Memberi pengakuan dan penghargaan terhadap pengalaman kerja sebagai
    bagian proses pendidikan.
3. Menumbuh rasa tanggung jawab dalam melaksanakan tugas




1.6.   Alasan Memilih Judul
       Dalam suatu organisasi sudah barang tentu terdapat berbagai aktivitas dan
hampir seluruh aktivitas tersebut dicatat dan dikendalikan melalui catatan-catatan
dan warkat-warkat yang melibatkan berbagai unsur pada kantor / organisasi
tersebut, dengan kata lain bahwa dalam aktivitas suatu organisasi akan terdapat
catatan-catatan dan warkat-warkat yang berisi berbagai masalah penting yang
menyangkut organisasi tersebut.
       Catatan-catatan dan warkat-warkat tersebut perlu diatur, dikelola dan
disimpan dengan secara teratur dan sistematis sehingga bilamana diperlukan tidak
ditemui kesulitan untuk menemukannya.
       Maka dengan ini penyusun memilih judul “Upaya Pengembangan
Kearsipan Pada Fakultas Teknik Universitas Ibn Khaldun Bogor”.




                                         3
1.7.      Perumusan Masalah
          Dengan melalui pengalaman Praktek Kerja Industri ( Prakerin) di Bagian
tata usaha fakultas teknik universitas ibn khaldun . Penyusun laporan ini dititik
beratkan pada pengelolaan laporan administrasi perkantoran.

Bagian administrasi perkantoran, antara lain:

1. Mengarsipkan surat masuk surat keluar.
2. Melakukan kegiatan ekspedisi surat ke setiap fakultas pada universitas ibn
    khaldun bogor.

1.8.      Metode Penyusunan
           Dalam Penyusunan laporan ini penyusun menggunakan beberapa metode
yaitu :

           1. Metode Wawacara
                   Dalam penyusunan laporan ini penyusun melakukan wawancara
               dengan beberapa karyawan di Balai Penelitian Agroklimat dan
               Hidrologi tentang sejarah berdirinya,struktur organisasi, dan tata
               kerjanya.

           2. Metode Obsevasi
                   Dalam metode ini penyusun mengadakan observasi atau tinjauan
               langsung ke tempat kerja untuk mengetahui secara terperinci
               mengenal hal-hal pekerjaan yang dikerjakan oleh karyawan, dan
               penyusun ikut serta membantu pekerjaan yang dilakukan oleh
               karyawan tersebut.

           3. Metode Studi Perpustakaan
                   Untuk melengkapi pembuatan laporan ini, maka penyusun
               memperoleh    data   dengan      membaca   buku-buku   yang   ada
               hubungannya dengan tata cara prosedur pengelolaan dan pengurusan
               berkas dan pengurusan arsip.




                                         4
1.9.    Sistematika Penyusunan
       Untuk mendapatkan atau memberikan gambaran tentang penyusunan
laporan ini, penyusun menguraikan sistematika penyusunan yang terdiri dari:

BAB I         : PENDAHULUAN

               Berisi tentang latar belakang, tujuan penulisan, alasan penulisan,
               alasan penulisan judul, metode pengumpulan data, perumusan
               masalah dan sistematika penulisan.

BAB II        : TINJAUAN UMUM

               Berisi tentang sejarah singkat Intansi Prakerin

BAB III       : PEMBAHASAN MATERI

               Berisi tentang pengalaman hasil pengalaman secara ilmiah

BAB IV       : PENUTUP

               Berisi tentang kesimpulan dan saran

LAMPIRAN-LAMPIRAN (memuat keterangan tambahan seperti data kegiatan,
identitas siswa, daftar nilai, tabel, gambar dan lain-lain yang bukan merupakan
bagian tubuh utama laporan

DAFTAR PUSTAKA (buku referensi)

        .




                                        5
                                     BAB II

                              TINJAUAN UMUM




2.1.     Sejarah Singkat UIKA
       Universiatas Ibn Khaldun Bogor berdiri tahun 1961 berdasarkan SK. NO.
31/DPP/1961 tanggal 23 April 1961 yang dikeluarkan oleh para pendiri setelah
sebelumnya sejak tahun 1959 manajemen Pengelolaan Pendidikannya berafiliasi
pada Ibn Chaldun Jakarta. Selama masa afiliasi itu Universitas Ibn Chaldun
mengelola 4 (empat) Fakultas ini yang menjadi embrio kelahiran Universitas Ibn
Khaldun Bogor. Inisiatif untuk memisahkan diri dari Universitas Ibn Chaldun
Jakarta ini didorong oleh keinginan untuk mandiri dan pertimbangan
profesionalisme dan efektifitas. Berbekal surat keputusan tersebut maka sejak saat
itu    Universiats   Ibn   Khadun   Bogor   Memiliki    otonomi    penuh   Untuk
mengembangkan institusi pendidikan tinggi di Bogor.
       Universitas Ibn Chaldun didirikan pada tanggal 10 Desember 1959 oleh
Dewan Pendiri Dr. H. Akbar, Zaenal Ahmad, dan Imron Kadir, dan berkedudukan
di Jakarta dengan 7 (tujuh) fakultas, terdiri dari empat fakultas berasal dari
Universitas Jakarta Indonesia di Bogor dan tiga fakultas di Jakarta. Karena adanya
perbedaan pendapat dilingkungan pimpinan dan civitas akademika Ibn Khaldun
di Bogor, maka empat fakultas di Bogor memisahkan diri dan kemudian menjadi
dua Universitas Bogor (saaat ini dikenal dengan UNPAK Bogor) dan Universitas
Ibn Khaldun Bogor yang dikelola oleh Badan Pengurus Yayasan Ibn Khaldun
Bogor. Universitas Ibn Khaldun Bogor dan Badan Pengurus Yayasan Ibn Khaldun
Bogor diberi hak otonomi penuh dengan Surat Keputusan Nomor 31/DPP/1961
tanggal 23 April 1961, dengan demikian sejak tahun 1961 Universitas Ibn
Khaldun Bogor Menjadi Universitas yang berdiri sendiri.




                                        6
2.2.    Sejarah Fakultas Teknik
       Fakultas Teknik mempunyai sejarah yang cukup lama dan merupakan
institusi tertua di kota Bogor dan bidangnya. Didirikan pada tahun 1974, Fakultas
Teknik pada mulanya hanya mempunyai satu jurusan yaitu Teknik Sipil. Baru
beberapa tahun kemudian jurusan Teknik Elektro didirikan (tepatnya pada tahun
1978) kemudian disusul dengan jurusan Teknik Mesin. Pada awal masa
perjalanannya pengelolaan serta pengembangan Fakultas Teknik selanjutnya tidak
berjalan dengan baik salah satu indikator yang dengan cepat dapat dilihat adalah
jumlah mahasiswa yang relatif sedikit dibanding dengan Fakultas lain di
lingkungan Universitas Ibn Khaldun Bogor, juga sulitnya mendapatkan data
mahasiswa lama (walaupun ada) .
       Mekanisme pembelajaran pun berjalan tersendat dengan sedikitnya dosen
tetap dan tenaga tata usaha yang tersedia. Mulai tahun 1997, terlihat ada
perkembangan yang positif. Dosen tetap mulai bertambah, demikian juga dengan
SDM pendukung lainnya. Bagi Fakultas Teknik tahun 1997 boleh dibilang
sebagai ”Miles Stones” yang bersejarah. Sejak saat itu proses pembelajaran mulai
berjalan dengan baik, jumalh mahasiswa baik yang baru maupun yang lama
meningkat dan seluruh program studi beserta unsur atau komponen-komponen
yang lain mulai berfungsi berkat usaha keras dari Dekan FT baru (pada periode
itu) dibantu para ketua jurusan yang merupakan orang-orang baru yang energik
dan beridealisme tinggi. Miles Stone berikut pada tahun 2000, yaitu dengan
terakreditasinya jurusan-jurusan di FT pada bulan Mei-Juni.
       Masing-masing jurusan mulai saat ini menunjukkan eksistensinya, terutama
dengan program pemberdayaan jurusan yang dengan gigih dirintis dan
diperjuangkan oleh Dekan FT, dibantu oleh pejabat-pejabat struktural jurusan.
Tata Jurusan dibentuk dengan sarana atau prasarana mulai dilengkapi secara
bertahap. Perlahan tetapi pasti, FT dan jurusan-jurusan mulai menggeliat untuk
mampu bersaing ditingkat lokal maupun nasional.
        Berdasarkan surat Rektor Universitas Ibn Khaldun Bogor (C.q. Pembantu
Rektor I) No.225./K3/UIKA/2001, tanggal 25 Mei 2001, tentang evaluasi diri
dengan proyek TPSDP, Fakultas Teknik membentuk TIM penyusun proposal


                                        7
TPSDP. Pada prinsipnya keanggotaan TIM terdiri dari seluruh pengajar tetap serta
dibantu oleh staff atau karyawan Tata Usaha Fakultas dan Jurusan.
       Sebelumnya masalah Administrasi kemahasiswaan ditangani oleh tata usaha
Fakultas Teknik yang juga ternyata tidak berjalan dengan baik. Rencana Anggaran
dan Pendapatan Jurusan (RAPJ) secara resmi tidak dikenal pada jurusan
dilingkungan Fakultas Teknik dan Fakultas-fakultas lainnya. Selama ini
mekanisme ”cash flow” di Universitas Ibn Khaldun masih bersifat tersentralisir.
Semua masalah keuangan ditangani di kantor rektorat (C.q.BAUK). Apabila
secara insidentil Fakultas/jurusan memerlukan dana permintaan diajukan ke
BAUK dan setelah mendapat persetujuan, dana akan turun ke Fakultas/jurusan.
Jadi dapat dikatakan Fakultas,apalagi jurusan tidak mengetahui secara persis
berapa sebetulnya kebutuhan dana untuk operasional mereka dan pendapatan yang
dapat dihasilkan dalam suatu periode tertentu.



2.3.    Visi
       Menjadi salah satu Fakultas di bidang ilmu keteknikan yang mendapat
pengakuan nasional dan dunia islam sebagai pusat unggul penerapan konsep
kesatuan iman, ilmu dan amal dalam membentuk masyarakat madani yang
berkelanjutan.



2.4.    Misi
    1. Mempraktikan kebiasaan berfikir ilmiah, bertindak ilmiah, dan berakhlak
        mulia dengan mengembangkan program pendidikan yang profesional;
    2. Mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni yang mampu
        meningkatkan kualitas proses pembelajaran dan kesejahteraan masyarakat
        sebagai perwujudan keagungan ajaran islam dengan sarana dan prasarana
        pendidikan yang berkualitas;
    3. Menguji, mengembangkan, menerapkan dan menyebar luaskan srategi,
        metode, teknologi dan seni dalam lingkup memberdayakan masyarakat;
        dan

                                        8
    4. Mengembangkan kerja sama kemitraan nasional dan internasional.



2.5.   Tujuan
    1. Menghasilkan sumber daya manusia yang kreatif dalam bidang ilmu
       keteknikan dan relavan dengan dinamika kebutuhan masyarakat;
    2. Menghasilkan karya-karya penelitian inovatif dan bermutu tinggi yang
       bermanfaat untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat;
    3. Meningkatkan pemberdayaan masyarakat untuk berpartisipasi aktif dalam
       proses pembanguna yang adil dan berkelanjutan;
    4. Menigkatkan jaringan kemitraan dan kerja sama dibidang keteknikan.




                                      9
                                                                                      STRUKTUR ORGANISASI
                                                                                        FAKULTAS TEKNIK                                                                                                                                       2.6.
                                                                                 UNIVERSITAS IBN KHALDUN BOGOR
                                                                                       MASA BAKTI 2008-2012

                                                             DEKAN
                                                    Arief Goeritno, S.T., M.T.
                                                                                                                                                                  SENAT FAKULTAS




                PEMBANTU DEKAN I                    PEMBANTU DEKAN II                           PEMBANTU DEKAN III
                Asep Suheri, S.T., M.T.                   Rulhendri, S.T.                     M. Hariansyah, S.T., M.T.


                                                                                                                                                                               KA. BAG. TATA USAHA

                                                                                                                                                                                  ono
                                                                                                                                                                              H. T Kartono, S.Pd ., M.Pd.
                                                                                                                                                                                                                                              Struktur Organisasi




     JURUSAN/PROGRAM STUDI                JURUSAN/PROGRAM STUDI                   JURUSAN/PROGRAM STUDI                JURUSAN/PROGRAM STUDI
          TEKNIK SIPIL                         TEKNIK MESIN                          TEKNIK ELEKTRO                      TEKNIK INFORMATIKA

             KETUA                                KETUA                                    KETUA                                 KETUA
         Nurul Chayati, Ir.                    Edi Marzuki, S.T.                   Dr.Eng. Iwan Sumirat, M.Eng.           Budi Susetyo, Ir., M.Sc.IT.


        KALAB TEKNIK SIPIL                   KALAB TEKNIK MESIN                         AL   K     L T
                                                                                       K ABTE NIK E EK RO                           .
                                                                                                                             KALAB T INFORMATIKA
         Feril Hariati, S.T., M.Eng.          Nofaiyan Prahmana, S.T.                        Syahrudin, S.T.                                                                                                                 KA SUBBAG




10
                                                     MESIN                                                                      Kodarsyah, S.Kom.               KASUBBAG AKA                 KASUBBAG UPKK                 PERPUSTAKAAN

                                                                                                                                                               Wawan Se tiaw an, S.Pd.I.       M. Muchlis, S.Pd.I.       Ummi Saptiah Misja




                                                                                                                                                                                                           STAF TATA USAHA

                                                                                                                                                                                                          Taufik Andriansyah, S.E.
                                                                                                                                                                                                           Hendri Maulana, S.E.
                                                                                                                                                                                                               Elis Dzikrillah
                                                                                                                                                                                                          Nidia Rizqiawati, A.Md.


                                                                                                                                                                                                        STAF PERPUSTAKAAN

                                                                                                                                                                                                            Rita Yustika, A.Md.



                                                                   AKA = Akademik, Kemahasiswaan, dan Alumni, UPK = Umum, Kepegawaian, dan Keuangan
                                           KETERANGAN                          : Garis Fungsional dan/atau Koordinatif,       : Garis Hirarkis, Direktif, dan Pengawasan Melekat
2.6.1. Senat Fakultas
     Susunan senat Fakultas Teknik didasarkan kepada keputusan Dekan
Fakultas Teknik Universitas Ibn Khaldun Bogor, Nomor: 003/PERDEK/FT-
UIKA/II/2009, tentang susunan anggota senat Fakultas Teknik Universitas Ibn
Khaldun Bogor Masa Bakti 2008-2012, tanggal 04 Februari 2009:
Ketua                                     :   Arief Goeritno,S.T., M.T.
Anggota (Ex Officio PD I FT)              :   Asep Suheri, S.T., M.T.
Anggota (Ex Officio PD II FT)             :   Rulhendri, S.T.
Anggota (Ex Officio PD III FT)            :   M. Hariansyah,S.T., M.T.
Anggota (Ex Officio Ketua Jurusan/PS
Teknik Sipil)                             :   Nurul Chayati, Ir.
Anggota (Ex Officio Plt. Ketua Jurusan/PS
Teknik Mesin)                             :   Edi Marzuki, S.T.
Anggota (Ex Officio Ketua Jurusan/PS
Teknik Elektro)                           :   Dr.Eng. Iwan Sumirat, S.Si., M.Eng.
Anggota (Ex Officio Ketua Program
Studi Teknik Informatika)                 :   Budi Susetyo, Ir., M.Sc.IT.
Anggota (Guru Besar, bidang keilmuan
Sistem komputer)                          :   Prof. Kudang Boro Seminar, Ir.,
                                              M.Sc., Ph.D.
Anggota (Wakil Dosen Jurusan/PS
Teknik Sipil)                               : Dr. Eri Susanto Hariyadi, S.T.,M.T.
Anggota (Wakil Dosen Jurusan/PS
Teknik Sipil)                               : Eri Setia Romadhon,Ir.,M.T.
Anggota (Wakil Dosen Jurusan/PS
Teknik Mesin)                               : Suryanto, Drs.,M.Phil., Ph.D.
Anggota (Wakil Dosen Jurusan/PS
Teknik Mesin)                               : Dr. Sri Sudadiyo, Ir., M.Sc.
Anggota (Wakil Dosen Jurusan/PS
Teknik Elektro)                             : Heny Suseno, S.Si, M.Si.
Anggota (Wakil Dosen Jurusan/PS
Teknik Elektro)                             : Djoko Hari Nugroho,Ir.,
                                              M.T., Ph.D., (Eng.)
Anggota (Wakil Dosen Jurusan/PS
Teknik Informatika)                         : Dr.Eng. Iwan Sumirat, S.Si., M,Eng.




                                       11
2.6.2. Pimpinan Fakultas
       Fakultas Teknik terdiri dari seorang Dekan dan didampingi oleh tiga orang
       Pembantu Dekan, yaitu:
       Dekan                                     :   Arief Goeritno S.T., M.T.
       Pembantu Dekan I                          :   Asep Suheri, S.T., M.T.
       Pembantu Dekan II                         :   Rulhendri, S.T.
       Pembantu Dekan III                        :   M. Hariansyah, S.T., M.T.

2.6.3. Pimpinan Jurusan/Program studi
       Fakultas Teknik terdiri dari empat jurusan, yaitu:
       a. Ketua Jurusan Teknik Sipil     : Nurul Cahyati. Ir.
       b. Ketua Jurusan Teknik Mesin : Edi Marzuki, S.T.
       c. Ketua Jurusan Teknik Elektro : Dr.Eng. Iwan Sumirat, S.Si., M.Eng.
       d. Jurusan Teknik Informatika     : Budi Susetyo, Ir., M.Si.IT

2.6.4. Kepala Laboratorium
       a. Teknik Sipil                   : Feril Hariati, S.T., M.Eng.
       b. Teknik Mesin                   : Nofaiyan Prahmana, S.T.
       c. Teknik Elektro                 : Syahrudin, S.T.
       d. Teknik Informatika             : Kodarsyah, S.Kom.

2.6.5. Tata Usaha
     a. Kepala Bagian                         : H. Tono Kartono, S.Pd., M.Pd.
     b. Kepala Subbagian Akademik,            : Wawan Setiawan, S.Pd.I
        Kemahasiswaan, dan Alumni
     c. Kepala Subbagian Umum,                : Muhammad Muchlis, S.Pd.I.
        Perlengkapan, Keuangan, dan
        Kepegawaian
     d. Kepala Subbagian Perpustakaan         : Ummi Saptiah Misja
     e. Staf Tata Usaha                       : 1.Taufik Andriansyah, S.E.
                                                 2. Hendri Maulana, S.E.


                                        12
                                                  3. Nidia Rizqiawati, A.Md.
                                                  4. Elis Dzikrillah
       f. Staf Perpustakaan                     : Rita Yustika, A.Md.



2.6.      Ketatausahaan Fakultas Teknik


1. Ketatausahaan Fakultas Teknik
          1. Sub Bagian Tata Usaha
                Sub Bagian Akademik dan Kemahasiswaan (AKA)
                Sub Bagian Umum Perlengkapan Keuangan dan Kepegawaian
                Sub Bagian Pelayanan Umum
          2. Sub Bagian Perpustakaan
                Sub Bagian Pelayanan
                Sub Bagian Kolektifitas Data
2. Proses Kerja dalam Fakultas Teknik
          Tata Usaha adalah Penyelenggaraan yang berwujud lima pola perbuatan,
yaitu :
                Menghimpun
                Mencatat
                Mengadakan
                Mengirim
                Menyimpan



2.7.      Perpustakaan Fakultas Teknik


          Perpustakaan Fakultas Teknik menepati tempat yang cukup luas dan
memadai untuk kenyamanan belajar mahasiswa. Di perpustakaan terdapat ± 2772
buah buku dengan 2554 judul, setiap tahun selalu dianggarkan dana pengadaan ±
50 judul buku baru untuk setiap Program Studi. Pengadaan sebagian buku



                                        13
perpustakaan berasal dari sumbangan mahasiswa yang lulus. Setiap Sarjana baru
diberi kesempatan untuk menyumbang paling sedikit dua judul buku.
       Di samping itu Fakultas Teknik telah mengadakan kerjasama dengan
bidang perpustakaan beberapa instansi dan perguruan tinggi yaitu, PLN, BATAN,
BPPT, UNPAK, PT. INDOCEMENT dan PT. SEMEN CIBINONG. Dengan
demikian diharapkan mahasiswa tidak akan mengalami kelangkaan referensi atau
bahan bacaan.




                                     14
                                     BAB III

                           PEMBAHASAN MATERI


3.1.   Upaya Pengembangan Administasi Perkantoran


       Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan
sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa
adanya perbekalan kantor yang memadai tak mungkin aa hasil kantor yang baik.

       Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor
mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada.

       Untuk lebih jelasnya apa saja perbekalan kantor itu mari kita pelajari
materi berikut.

 Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk
    memproses pekerjaan kantor. Misalnya computer, stensil, LCD Projector,
    mesin foto foto copy dsb.
 Pesawat kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan
    komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor.
    Misalnya intercome, telepon, fax, dsb.
 Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk
    menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruanga yang serasi. Misalnya
    gambar, lampu, vas bunga, dsb.
 Peralatan kantor yaitu (Office suplais = perlatan kantor), merupakan sarana
    manajemen dalam menjalankan fungsimya. Karenanya, untuk menjalankan
    fungsi manajemen, peralatan kantor harus memuat unsure kantor, yaitu
    personel kantor, pembiayaan, metode kerja, material dan mesin-mesin kantor.




                                        15
3.2.        Proses Pengerjaan

    3.2.1 Pengertian Komputer, Telepon, Dan Mesin Foto Copy

             Komputer adalah seperangkat alat yang mempunyai kelebihan dalam
    menghimpun, menyimpan atau memperoses dan menciptakan data atau naskah
    dokumen yang diharapkan. Komputer juga dapat digunakan sebagai alat
    komunikasi yang satu dengan yang lain.

               Telepon adalah alat yang digunakan untuk menyampaikan informasi
    dari satu pihak ke pihak yang lainnya dari jarak jauh baik dalam lingkungan
    kantor maupun lingkungan luar kantor.

               Mesin foto copy adalah suatu proses penyalinan warkat-warkat atau
    dokumen dengan sistem pemotretan.

3.3.        Pengerjaan

    3.3.1. Proses Pengerjaan Komputer
       a.     Input Device adalah peralatan yang digunaka untuk memasuka data
              atau perintah ke dalam komputer, anatara lain :

                  Keyboard
                  Mouse
                  Digital kamera
                  Flash disk, CD, Disket

       b.     Proses data adala bentuk data di dalam komputer yang akan diproses
              dan disimpan di dalam computer.

       c.     Output data adalah peralatan yang digunakan untuk melihat hasil
              pengolahan data atau perintah yang dilakukan oleh komputer, anatara
              lain :




                                            16
          Monitor
          Printer

3.3.2. Pengertian Arsip
      Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Arsip dapat
dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang pembayasan, dan ruang
lingkup. Akan tetapi, untuk memahami arti dasarr arsip, dirsa sangat penting
untuk menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal usul katanya. Secara
“etimologis” istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu “”archief”. Dalam
bahasa Inggris disebut “archive”, dalam bahasa Yunani yaitu “arche” yang
berarti pemulaan. Kemudian dari kata “arche” berkembang menjadi kata “ta
archia” yng berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berrbah lagi menjadi
kata ‘archeon” yang berarti ” gedung pemerintahan”. Gedung ini berfungsi
sebagai tempat penimpanan secara teratur.

       Bahan-bahan arsip seperti : catatan-catatan, bahan-bahan tertulis,
piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte dsb. Dalam
bahasa inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file yang artinya “simpanan”,
yaitu berupa wadah, tempat, map,order, kotak, almari kabinet, dan sebagainya
yang dipergunakan untuk menyimpan bahan arsip, yang disebut sebagai
berkas.

      Ada juga istilah lain yang sering dipergunakan untuk menyatakan arsip,
yaitu “record dan warkat”. Record aalah setiap lembaran {catatan, bahan
tertulis, daftar, reka,man dsb). Dalam bentuk atau wujud apapun yang berisi
informasi/keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau
pertanggungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal
dari bahasa arab yang berarti “surat”. Dalam arti luas, warkat yaitu setiap
lembaran berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.

     Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah salah
satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan meruopakan salah satu
jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyaknya dilakuakan


                                   17
oleh badan-badan swasta maupun badan pemerintah berupa pekerjaan yang
berhubungan dengan penyimpanan warkat dan dokumen-dokumen kantor
lainnya.

     Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-surat dan
dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang
peranan pentingbagi kelanxcaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber
dan pusat rekaman informasibagi suatu organisasi.

     Undang-undang nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan
pokok kerasipan, memberikan rumusan arsip sebagai berikut :

 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara
    dan badan-badan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan
    tunggal mauipun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
    pemerintah
 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau
    perorangan, dalam bentuk apapun, baik dalam rangka pelaksanaan
    kehidupan kebangsaan.

Selanjutnya, UU No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan yang dimaksud
dengan naskah-naskah dalam bentuk apapun dari suatu arsip baik yang tertulis
maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti: hasil rakaman, film dan
sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok ialah naskah-
naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain yang
dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.

     Menurut undang-undang tersebut, tujuan kearsipan ialah untuk
menjamin keselamatan arsip untuk pertanggungjawaban nasional tenteng
perencanaan. pelaksanaan, dan penyelenggaraaan kehidupan kebangsaan serta
untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kehidupan
pemerintah (Pasal 3 UU.No.7 Tahun 1971).




                                   18
3.4.   Jenis-Jenis Arsip
       Arsip digolongkan dari sisi peninjauan, antara lain :

    3.4.1. Berdasarkan Fungsinya
         Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dibedakan menjadi :

         a. Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung
            dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraa administrasi
            perkantoran.
         b. Arsip statis, yaitu arsip yang tdaik dippegunakan lagi secara
            langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
            administrasi perkantoran. Sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan
            perkantoran sehari-hari.



    3.4.2. Berdasarkan Nilai Guna
          Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dibedakan atas :

         a. Nilai guna primer, yaitu nila arsip yang didasarkan pada kegunaan
            kepentingan lembaga?instansi pencipta atau yang menghasilkan
            arsip.
            Nilai guna primer meliputi :

             Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan
               pada    kegunaan     untuk     pelaksanaan      tugas   dan   fungsi
               lembaga/instansi pencipta arsip.
             Nilai guna hukum, yaitu arsip yang diberisikan bukti-bukti yang
               mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga
               negara dan pemerintah.
             Nilai guna keuangan,yaitu arsip yang berisikan segala hal yang
               menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.



                                        19
         Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu arsip yang mengandung
            data ilmiah dan teknologi sebagai akibat?hasil penelitian murni
            atau penelitian terapan.
     b. Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan
         arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain atau kepentingan
         umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai
         bahan bukti pertanggung jawaban kepada masyarakat atau nasional.
         Nilai guna sekunder meliputi :

          Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan
             keterangan yang dapat dipergunakan untuk menjelaskan tentang
             lembaga/instansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur
             fungsinya adan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, dan
             hasil/akibat dari kegiatan itu.
          Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi
             untuk digunakan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah,
             tanpa dikaitkan dengan lembaga /instansi penciptanya.

3.4.3. Berdasarkan Sifat
      Berdasarkan sifat, arsip dapat dibedakan atas :

       Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengeloloaan dan
          perlakuannya berlaku ketentuannya tentang karahasiaan surat-surat.
       Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua
          pihak/umum.



3.4.4. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
      Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :

       Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip
          (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya pada
          suatu tempat tertentu.



                                       20
       Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan
         secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat
         yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik
         Indonesia). Sedangkan Lermbaga pemerintah yang menyimpan dan
         memlihara arsip pemerintah di daerah ayaitu Perpustakaan dan
         Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip
         umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari
         berbagai arsip unit
       Arsip unit , yaitu arsip yang disimpan disetiap bagian atau setiap
         unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau
         arsiparsip khusus, karena khusus hanya mentimpan arsip yang ada
         di unit yang bersangkutan.



3.4.5. Berdasarkan Keasliannya
      Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas : arsip asli, arsip tembusan,

Arsip salinan dan arsip petikan.




3.4.6. Berdasarkan Subjeknya
      Berdasarkan subjek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai
macam, misalnya : Arsip Keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan,
Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.




3.4.7. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya
      Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam,
misalnya surat (arsip koreponden) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap
lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi
penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti : naskah perjanjian/ kontrak,
akte, laporan, kuitansi, naskah berita acara, kartu pegawai, tabel, gambar,


                                    21
    grafik, atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa
    pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dan sebagainya.




   3.4.8. Berdasarkan Sifat Kepentingan
            Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip
    nonesensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak
    mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu
    disimpan dalam waktu yang terlalu lama.

            Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan,
    keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih
    dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan.
    Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak
    mutlak permanen.

            Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-
    lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dan sebagainya.




3.5 Penyimpanan Arsip
       Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah dan
warkat) dibuat atau diterima oleh kantor atau organisasi sampai kemudian
ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) atau dimusnahkan.
Oleh karena itu, di dalam kersipan terkandung unsur-unsur kegiatan peneriman,
penyimpanan, penemuan, dan penyusutan arsip.

       Arsip disimpan karena mempunyai nilai ayau kegunaan tertentu ( lihat
uraian di atas). Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah
bagaimana      prosedurnya,    bagaimana     prosedurnya,    nagaimana     prosesd
penyimpanan cara penyimpananyang baik, cepat dan tepat sehingga mudah
ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah-langkah apa yang
perlu diikuti dalam penyimpanan arsip tersebut.

                                        22
          Untuk menyelenggarakan penyimpanan secara aman, awet dan efisien
perlu ditetapkan asas penyimpanan yangdisesuaikan dengan kebutuhan dan
kondisi      masing-masing      kantor/instansi   yang    bersangkutan.   Dalam
penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu: asas
sentralisasi, asas desentralisasi dan asas campuran atau kombinasi.

          Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi dalah penyimpanan
arsip yang dipusatkan (cental filling) pada unit tertentu. Dengan demikian,
penyimpanan arsip dari seluruh unit yang ada alam satu instansi/ kantor
dipusatkan pada satu         tempat/unit tertentu. Sebaliknya, penyelenggaraan
penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan
kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. Dalam hal yang demikian,
masing-masing unit satuan kerja         bertugas menyelenggarakan penyimpanan
arsipnya. Sedangkan asas campuran, merupakan kombinasi antara sentralisasi
dengan desentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap satuan kerja dimungkinkan
menyelenggarakan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tersendiri.

          Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut popular
deengan sebutan “filling system”. Para ahli kerasipan kelihatannya sepakat untuk
kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari :

   Sistem Abjad
   Sistem Angka/Nomor
   Sistem Wilayah
   Sistem Subjek, dan
   Sistem Urutan Waktu

Di samping kelima sistem di atas, banyak organisasi atau instansi yang
menerapkan sistem kombinasi.




                                         23
3.6 Peralatan Kantor
         Peralatan dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasranya sebagian
besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada
umumnya, peralatan yang dipergunakan yerutama untuk penyimpanan arsip,
minimal terdiri dari :

 Map, yaitu berupa lipatan keratas atau karton manila yang dipergunakan untuk
   penyimpanan arsip. Jenisnya terdiri       dari map biasa yang sering disebut
   stopmap folio, stopmap bertali , map jepitan (snelhecter), map tebal yang lebih
   di kenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan orndne lebih
   baik dirak atau lemari, bukan di daam filing cabinet dan posisi
   penempatannyabisa      tegak.   Sedangkan     stopmap    folio   dan   snelhecter
   penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai
   snelhecter gantung ) di dalam filing cabinet, sedangkan portabel sebaiknya
   disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.
 Folder, yaitu merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi
   empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau
   satu kelompok arsip did lam filing cabinet. Bentuk folder mirip sperti stopmap
   folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup , atau mirip seperti snelhecter tetapi
   tidak dilengkapi dengan jepitan.
 Guide, yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan
   sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
 Filing cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor berbenutk persegi empat
   panjang yang diletakan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk
   menyimpan berkas-berkas atau arsip.
 Almari arsip, adalah lemari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip.
 Berkas kotak (Box file) kotak yang dopergunakan untuk menyimpan berbagai
   arsip (warkat)setiap berkas. Setiap berkas kotak sebaiknya diperhunakan untuk
   menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama



                                        24
 Rak arsip, yaitu sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk
   menyimpan berkas-berkas atau arsip.
 Rotary filling, adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk
  menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).
 Cardex (Card Index), yaitu alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip
  yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar
  memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah atas kartu diberi kode
  agar lebih mudah dilihat.




3.7 Penemuan Kembali Arsip
       Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan
Nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan
kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau
pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang
bertujuan untuk menemukan kembali arsip, Karen akan dipergunakan dalam
proses penyelenggaraan administrasi. menemukan kembali arsip, tidak hanya
sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga
menemukan informasi yang terkandung di dalamnya.

       Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan
keakuratan system pemberkasan atau penyimpanannya. Kegiatan penemuan
kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan. Siklus
penemuan kembali arsip yang dibutuhkan (retrival/finding cyclus), dan siklus
penempatan kembali (filing cyclus) merupakan produsernya yang memerlukan
penanganan tersendiri. Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam
penemuan kembali arsip ialah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi
peminjaman.




                                     25
3.8 Pemeliharaan Arsip
       Dalam penjelasan umum UU No.7 Tahun 1971 tentang ketentuan-
ketentuan pokok kearsipan di nyatakan bahwa untuk kepentingan pertanggung
jawaban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-
bahan bukti yang nyata benar, serta lengkap mengenai kehidupan dan
penyelenggaraan pemerintah Negara baik masa lampau, masa sekarang, dan masa
yang akan datang. Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah
yang menjadi bidang kearsipan dalam arti luas. Pemeliharaan arsip mencakup
usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan
kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan arsip bisa datang dari arsip itu sendiri,
maupun disebabkan oleh serangan-serangan dari luar arsip. Sedangkan
pengamanan arsip adlah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip
dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat pengguna. Usaha pemeliharaan
arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil.

       Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi
dan laminasi. Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak,
atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan kembali dan dapat disimpan
kembali. Sedangkan laminasi adalah meutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari
pelastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab
dan seranggan-serangga. Denga cara itu arsip akan tahan lama untuk disimpan.
Sedangkan pengamanan atau upaya menyelamatkan informasi yang terkandung
dalam arsip (isi) dapat dilakuka dengan mengalih mediaka ke dalam bentuk media
lain, seperti pada micro film, fich danke media digital.




                                         26
3.9. Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar

    3.9.1. Pengertian Surat Masuk
                 Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh organisasi
       kantor.

    3.9.2. Pengertian Surat Keluar
       Surat keluar adalah surat yang dikirimkan oleh organisasi terkait, baik
sebagai jawaban maupun tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari suatu
organisasi kantor.

       Di dalam organisasi Fakultas Teknik surat masuk dan surat keluar sering
dilakukan dengan menggunakan sistem Buku Agenda Surat Masuk untuk
mencatat dari mana saja surat yang datang dan untuk siapa surat tersebut
ditunjukan. Setelah surat ini diterima lalu diarsipkan dengan memberikann nomor
arsip dan disimpan di Lemari Arsip dan di Fakultas Teknik menggunakan pula
sistem Buku Agenda Surat Keluar, surat keluar ini dicatat dalam buku khusus
berupa buku Ekspedisi surat keluar.

   Ada 2 bentuk Sistem Buku Agenda yang digunakan yaitu :

   1. Digunakan untuk mencatat nomor surat, hal, tanggal surat sebagai arsip di
       Instansi dan Buku Ekspedisi
   2. Digunakan untuk mengetahui (memberi paraf pada bagian yang tersedia)
       agar surat yang dituju telah diterima pada bagian itu, jika surat tersebut
       dinyatakan kembali maka ada bukti penerimaan surat tersebut.




                                       27
3.10. Prosedur Pengurusan Surat Masuk
      Surat yang masuk diterima oleh suatu kantor melalui langkah – langkah
    sebagai berikut.

    3.10.1. Penerimaan
              Kegiatan yang harus dilakukan oleh pegawai yang menangani
   penerimaan surat – surat yang diterima antara lain :

    1. Mengumpulkan dan Menghitung surat yang diteerima
    2. Meneliti ketetapan alamat yang tertera pada sampul
    3. Menggolong – golongkan surat yang diterima misalnya laporan, undangan,
       dsb.
    4. Menandatangani tanda bukti penerimaan surat.

    3.10.2. Penyortiran
        Penyortiran atau pemilihan dilakukan atas dasar sebagai berikut :

        1.    Surat Dinas Rahasia
        2.    Surat Dinas Biasa
        3.    Surat Dinas Pribadi

    3.10.3. Pencatatan
              Kegiatan berikutnya yang perlu dilakukan setelah surat – surat
    diterima dan dilakukan penyortiran adalah melakukan pencatatan. Setelah
    surat dikeluarkan maka sampul surat jangan dibuang tetapi dijepit dengan
    klip atau penjepit kertas bersama dengan suratnya, kemudian dicatat kedalam
    buku agenda yang telah di siapkan.

    3.10.4. Penyampaian Kepada Yang Berhak
              Surat – surat yang telah selesai dicatat kedalam buku agenda surat
    masuk, kemudian dicatat dan dilampiri kartu kendali untuk surat izin / rutin


                                         28
     dan lembar pengantar untuk surat biasa dan surat rahasia dicatat pula dalam
     lembar disposisi. Lembar disposisi berguna bagi pimpinan untuk mengambil
     keputusan atau petunjuj kepada bawahannya atau kepada yang berhak agar
     dibuat bukti tanda penerimanya yang biasa digunakan adalah buku
     pengiriman atau ekspedisi.




3.11. Prosedur Pengurusan Surat Keluar
       Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi kepada pihak
lain, baik kepada orang atau pejabat didalam kantor itu sendiri maupun pada pihak
lain diluar kantor.

       Ada beberapa pengurusan surat keluar sebagai berikut :

   1. Klasifikasi surat
   2. Indeks
   3. Filling
   4. Penyusunan



3.12 Kesimpulan
       Pelaksanaan manajemen arsip aktif atau arsip dinamis meliputi tahapan-
tahapan yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling
menjelaskan, sehingga membutuhka penanganan secara baik, terencana,
konsepsional dan secara profeional. Pengelolaan arsip merupakan bgian dari pada
wawasan dan ruang lingkup system informasi manajemen. Keberhasilan
pelaksanaan manajemen arsip akan mencapai hasil yang baik bilamana ditunjang
dengan ketersediaan fasilitas dan teknologi informasi earsipan yang handal.




                                       29
                                     BAB IV

                                     PENUTUP




4.1 Kesimpulan
       Segala puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan nikmat kepada kami selama praktek Kerja Industri (PRAKERIN)
sehingga tersususnlah laporan ini.

       Tidak lupa pula ingin mengucapkan terima kasih kepda semua pihak yang
telah banyak berpartisipasi dalam memberikan bantuan dan bimbingannya.
Penulis juga ingin menyampaikan permintaan maaf pada pihak-pihak yang telah
ikut dalam membimbing pelaksanaan Praktek Kerja Industri. (PRAKERIN).

       Adapun kesimpulan yang dpat penulis peroleh setelah menyelesaikan
Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) ini.

       Universitas Ibn Khaldun Bogor merupakan Universitas yang didirikan
oleh Yayasan Ibn Khaldun yang berlokasi di Jl. KH. Sholeh Iskandar Km. 2
Bogor. Universitas dan Yayasan Ibn Khaldun terus berusaha meningkatkan mutu
pendidikan dan pelayanan akademik yang lebih baik untuk mencapai status yang
disamakan.
       Berdasarkan kegiatan yang dilakukan selama melaksanakan praktek kerja
industri di Fakultas Teknik UIKA Bogor, kami dapat memberikan kesimpulan
sebagai berikut :
1. Bertambahnya ilmu yang belum pernah didapat disekolah
2. Kami dapat mengerti dan memahami cara kerja pada suatu instansi.
3. Kami dapat mempraktekan langsung teori yang didapatkan dari sekolah ke
    tempat Prakerin.




                                       30
4.2 Saran
      4.2.1   Saran Untuk Sekolah
              Hendaknya sekolah mempersiapkan para peserta Praktek Kerja
              Indutri dengan memberikan materi yang erat hubungannya dengan
              dunia kerja.
      4.2.2. Saran Untuk Instansi
              1. Disiplin kerja harus ditingkatkan kepada siswa       yang
                  melaksanakan Praktek Kerja Industri
              2. Fakultas Teknik Universitas Ibn Khaldun, diharapkan dapat
                  memberikan lebih banyak lagi latihan dan bimbingan agar
                  siswa menjadi terampil dan mempunyai kemampuan dalam
                  mengahadapi dunia kerja nyata.




                                     31
32
                           DAFTAR PUSTAKA


   Mills Geoffrey, Oliver Standingford, Robert C Appleby. 1991.Manajemen

    Perkantoran Modern. Jakarta: PT Binarupa Aksara.

   Mulyana, Wijayana, Drs; 1991; Menggunakan Peralatan Kantor; ARMICO;

    Bandung

   Nugroho, Yanur. 1998; Memilih dan Menggunakan Komputer; Jakarta;

    Puspaswara


   Purwanto. 2002; Komunikasi Bisnis; Jakarta; PT ERLANGGA

   Anwar Syamsul, Drs; Kearsipan; Bandung; TITIAN ILMU




                                   33
                              IDENTITAS SISWA

1. Nama Siswa                  :   Desi Novita Utari
2. Tempat, tanggal lahir       :   Bogor, 1 Desember 1993
3. Jenis Kelamin               :   Perempuan
4. Golongan Darah              :   -
5. Nomor Induk Siswa           :   10090797
6. Sekolah                     :   SMK BM Citra Bangsa
                                   Jl. Parung Hijau I No. 27 Jampang Hambulu
                                   Kemang - Bogor
7. Kelas / Program Keahlian    :   XI AP 1 / Administrasi Perkantoran
8. Alamat Rumah                :   Ds. Babakan RT. 13/05 Kec. Ciseeng Kab. Bogor
                                   HP : 087870060318
9. Nama Orang Tua              :   Ayah    :   Nasir Mahmud
                                   Ibu     :   Ursiah
10. Nama Instansi              :   Fakultas Teknik Universitas Ibn Khaldun (UIKA)
                                   Bogor
11. Alamat Instansi            :   Jl. K.H. Sholeh Iskandar km. 2 Kedung Badak
                                   Bogor. Tel./Fax. : (0251) 8380993
12. Nama Pimpinan              :   Arief Goeritno, S.T., M.T.
13. Guru Pembimbing            :   Andri Purnama, S.T.
14. Pembimbing Prakerin        :   Wawan Setiawan, S.Pd.I.
                                                         Bogor, 28 Februari 2011

                                                            Peserta PRAKERIN,




                                                         ( Desi Novita Utari )
                           IDENTITAS SISWA


1. Nama Siswa                :   Egli Juliani
2. Tempat, tanggal lahir     :   Bogor, 10 Juli 1994
3. Jenis Kelamin             :   Perempuan
4. Golongan Darah            :   -
5. Nomor Induk Siswa         :   10090799
6. Sekolah                   :   SMK BM Citra Bangsa
                                 Jl. Parung Hijau I No. 27 Jampang Hambulu
                                 Kemang - Bogor
7. Kelas / Program Keahlian :    XI AP 1 / Administrasi Perkantoran
8. Alamat Rumah              :   Kp. Anyar RT. 01/07 Ds. Tegal Kec. Kemang
                                 Kab. Bogor
                                 HP : 087872119390
9. Nama Orang Tua            :   Ayah :         Madenuh
                                 Ibu        :   Eem Juhaemi
10. Nama Instansi            :   Fakultas Teknik Universitas Ibn Khaldun
                                 (UIKA) Bogor
11. Alamat Instansi          :   Jl. K.H. Sholeh Iskandar km. 2 Kedung Badak
                                 Bogor. Tel./Fax. : (0251) 8380993
12. Nama Pimpinan            :   Arief Goeritno, S.T., M.T.
13. Guru Pembimbing          :   Andri Purnama, S.T.
14. Pembimbing Prakerin      :   1. Wawan Setiawan, S.Pd.I.
                                 2. Taufik Andriansyah, S.E.


                                                     Bogor, 28 Februari 2011
                                                       Peserta PRAKERIN,




                                                          ( Egli Juliani   )



                                       35
                                      IDENTITAS SISWA
1. Nama Siswa                 :   Melia
2. Tempat, tanggal lahir      :   Bogor, 14 November 1993
3. Jenis Kelamin              :   Perempuan
4. Golongan Darah             :   -
5. Nomor Induk Siswa          :   10090841
6. Sekolah                    :   SMK BM Citra Bangsa
                                  Jl. Parung Hijau I No. 27 Jampang Hambulu
                                  Kemang - Bogor
7. Kelas / Program Keahlian   :   XI AP 2 / Administrasi Perkantoran
8. Alamat Rumah               :   Kp. Hambulu RT. 01/01 Ds. Tegal
                                  Kec. Kemang Kab. Bogor
                                  HP : 087886157788
9. Nama Orang Tua             :   Ayah       :   Musa
                                  Ibu        :   Wati
10. Nama Instansi             :   Fakultas Teknik Universitas Ibn Khaldun (UIKA)
                                  Bogor
11. Alamat Instansi           :   Jl. K.H. Sholeh Iskandar km. 2 Kedung Badak
                                  Bogor. Tel./Fax. : (0251) 8380993
12. Nama Pimpinan             :   Arief Goeritno, S.T., M.T.
13. Guru Pembimbing           :   Andri Purnama, S.T.
14. Pembimbing Prakerin       :   1. Wawan Setiawan, S.Pd.I.
                                  2. Elis Dzikrillah



                                                          Bogor, 28 Februari 2011
                                                               Peserta PRAKERIN,




                                                                  ( Melia )

                                        36
                           IDENTITAS SISWA


1. Nama Siswa                :   Norma Yunita
2. Tempat, tanggal lahir     :   Bogor, 24 April 1994
3. Jenis Kelamin             :   Perempuan
4. Golongan Darah            :   -
5. Nomor Induk Siswa         :   10090847
6. Sekolah                   :   SMK BM Citra Bangsa
                                 Jl. Parung Hijau I No. 27 Jampang Hambulu
                                 Kemang - Bogor
7. Kelas / Program Keahlian :    XI AP 2 / Administrasi Perkantoran
8. Alamat Rumah              :   Kp. Tegal RT. 05/04 Kec. Kemang Ds. Tegal
                                 Kab. Bogor
                                 HP : 087770195229
9. Nama Orang Tua            :   Ayah : Pidan
                                 Ibu    : Ersi
10. Nama Instansi            :   Fakultas Teknik Universitas Ibn Khaldun
                                 (UIKA) Bogor
11. Alamat Instansi          :   Jl. K.H. Sholeh Iskandar km. 2 Kedung Badak
                                 Bogor. Tel./Fax. : (0251) 8380993
12. Nama Pimpinan            :   Arief Goeritno, S.T., M.T.
13. Guru Pembimbing          :   Andri Purnama, S.T.
14. Pembimbing Prakerin      :   1. Wawan Setiawan, S.Pd.I.
                                 2. Hendri Maulana, S.E.


                                                       Bogor, 28 Februari 2011
                                                        Peserta PRAKERIN,




                                                        ( Norma Yunita     )
                           IDENTITAS SISWA


1. Nama Siswa                :   Rachmanda Putera
2. Tempat, tanggal lahir     :   Jakarta, 22 Maret 1993
3. Jenis Kelamin             :   Laki-laki
4. Golongan Darah            :   -
5. Nomor Induk Siswa         :   10090849
6. Sekolah                   :   SMK BM Citra Bangsa
                                 Jl. Parung Hijau I No. 27 Jampang Hambulu
                                 Kemang - Bogor
7. Kelas / Program Keahlian :    XI AP 2 / Administrasi Perkantoran
8. Alamat Rumah              :   Kp. Setu RT. 01/01 Ds. Parigi Mekar
                                 Kec. Ciseeng Kab. Bogor
                                 HP : 08999545854
9. Nama Orang Tua            :   Ayah : Samsul Bachri
                                 Ibu    : Suartinah
10. Nama Instansi            :   Fakultas Teknik Universitas Ibn Khaldun
                                 (UIKA) Bogor
11. Alamat Instansi          :   Jl. K.H. Sholeh Iskandar km. 2 Kedung Badak
                                 Bogor. Tel./Fax. : (0251) 8380993
12. Nama Pimpinan            :   Arief Goeritno, S.T., M.T.
13. Guru Pembimbing          :   Andri Purnama, S.T.
14. Pembimbing Prakerin      :   1. Wawan Setiawan, S.Pd.I.
                                 2. Nidia Rizqiawati, A.Md.


                                                      Bogor, 28 Februari 2011
                                                       Peserta PRAKERIN,




                                                  ( Rachmanda Putera            )

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags: belajar
Stats:
views:8
posted:4/16/2013
language:
pages:44