Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll by zhouwenjuan

VIEWS: 2 PAGES: 59

									      

 




                      



 



Switching from QuickPayroll to 
Intuit Online Payroll 


         Intuit 
         5/1/2009 
          
                                                                     
           

                                                   




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll    Page 2 of 59 
                                                                                                                                                                                   
          This document describes how to set up payroll in Intuit Online Payroll if you’re switching from using QuickPayroll. The document guides you 
          through each step of the Intuit Online Payroll Setup interview and explains where to look in QuickPayroll for the information you must provide. 
          Click here to learn more about the advantages of Intuit Online Payroll. 


          What is Intuit Online Payroll? 
          Intuit Online Payroll, created by the makers of QuickPayroll, is the best online payroll solution for small business owners who want ease and 
          convenience. With Quicken integration, it has all the same features you’ve been using – and more! You can easily manage your payroll online 
          anytime, anywhere. All you need is an Internet connection and you can safely run your payroll using a password protected online account that 
          you control. 

          After setting up your payroll using the easy step‐by‐step interview, you can: 

               •    Create paychecks 1  in just a few clicks: Intuit Online Payroll automatically calculates earnings, payroll taxes and deductions. 
               •    Easily print paychecks1 or use Direct Deposit at no additional cost. 2 
               •    Stay current on federal and state payroll tax rates with automatic updates. 
               •    Automatically create federal and many state payroll tax forms ‐ just print, sign and mail. 3 
               •    E‐Pay tax payments and E‐File tax forms.3 
               •    Remember tax payment and form deadlines with timely email reminders. 
               •    Receive free callback support from our payroll specialists, or 24/7 access to our online Answer Center to get answers anytime. 4 
               •    Easily export your payroll information to Quicken or QuickBooks financial software. 
           
                                                                      
          1
            Check stock sold separately. Plus sales tax where applicable. 
          2
            You can set up Direct Deposit for W‐2 employees for deposit to only U.S. bank accounts. Federal Employer Identification Number (FEIN) and Internet access 
          are required to use Direct Deposit. 
          3
             State forms available for many key states. For the tax forms that are not available, you can use the State Tax Summary report to fill out state forms yourself. E‐
          pay feature is available for federal and select state taxes. E‐file is available for Intuit Online Payroll for select federal forms.  Please check availability at 
          http://www.payroll.com/support/online/main.   You may need to register with tax agencies in order to use E‐Pay. 
          4
             Available to U.S. customers with active Payroll subscriptions only.  Internet access required. Questions must be submitted online to receive free callback 
          support. If the request is submitted on weekdays between 6AM and 6PM Pacific Time, we will attempt to reach you within 30 minutes. Support is limited to 
          functionality as described in product documentation. Intuit reserves the right to limit each contact to one hour or to one question or issue. Service is subject to 
          occasionally downtime due to systems and servers maintenance and events beyond our control. Terms and conditions, features, support, pricing and service 
          options subject to change without notice. 


Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                                                Page 3 of 59 
                                                                                                                                                               
          Before you begin the interview: A few tips to help you get ready 
          Before you begin the interview: 

               •    Familiarize yourself with the steps of the interview. That way you know what to expect and what information you’ll have to provide.   
                     
               •    The following links point to each section in this document. The sections match the steps in the interview. We strongly recommend that 
                    you review each section carefully before you start the interview: 
                            Step 1:  Gather Information 
                            Step 2:  Company information 
                            Step 3: Taxes 
                            Step 4:  Compensation for hourly and salaried employees 
                            Step 5: Other payments and deductions 
                            Step 6: Pay schedule 
                            Step 7:  Paid time off 
                            Step 8: Direct Deposit 
                            Step 9:  Employees 
                            Step 10: Prior Liability Payments 
                     
               •    After reviewing the steps in this document, you may decide that some steps don’t apply to you. For example, if you choose not to use 
                    Direct Deposit, you can respond in the interview, that No, you don’t want to use Direct Deposit, and then skip the rest of that step. 

           
                                                   




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                              Page 4 of 59 
                                                                                                                                                     
          Step 1:  Gather information 
          After you set up your new Intuit Online Payroll account, you can begin the Setup interview.  Step 1 is your opportunity to 
          collect all the information you need, ahead of time, to answer the interview questions.   

               1. QuickPayroll reports: Most of the information required by the Setup interview is in the following 
                  QuickPayroll reports: 
                     • Payroll Item Listing 
                     • Transaction Detail 
                     • Transactions by Payee 
                     • Employee Withholding 
                     • Employee Phone List 

                         Important: Throughout this document, we’ll tell you how to customize each report to answer 
                         specific questions, so wait until you get to each section to view and print these reports. 
                     
                    To print QuickPayroll reports:  Open the report, then click the Print button.  
                         




                                                                     
           
                    You can also click the Excel button at the top of the report window to export the report to an Excel 
                    spreadsheet. From there you can customize and print the report.  
           




                                                             


Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                    Page 5 of 59 
                                                                                                                                                 
                     
                 2. Additional resources:  
                       • Contact your accountant when in doubt. 
                       • Consult with your state agencies. 
                       • Circular E 
                       • IRS website 
                       • Payroll.com 
                       • The support link available in the Intuit Online Payroll window: 
                            
                                             




                                                                                                                 
                                        
                                •      Request a callback from support, as it’s included in the price of subscription. 5 
                                •      QuickPayroll User Guide for details about QuickPayroll 


                                                                      
          5
               To request a callback, click the support link in the Intuit Online Payroll window, then click the Contact Us tab. 


Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                Page 6 of 59 
                                                                                                                                           


  Step 2:  Company information 
  Provide the following information in Step 2 of the Setup interview. 

    Intuit Online Payroll information                                 Where to access in QuickPayroll 
      Company name and address                                          In QuickPayroll, click the Company tab, then click 
                                                                        Company Info. 
                                                                       




     Payroll Background and Start Date:                                
     The Setup Interview asks if you’ve issued any paychecks 
     so far this year, or if you’re paying employees for the first 
     time. Intuit Online Payroll needs the answer to calculate 
     paychecks and taxes correctly. 




                                                                   
     
    Important: For information about what date to provide, 



Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                          Page 7 of 59 
                                                                                                                 
    Intuit Online Payroll information                            Where to access in QuickPayroll 
    click the Help me choose the right date link and read the 
    Help topic carefully. 
      
      If you answer Yes, I use a different payroll method and I   
      am switching to Intuit Online Payroll in the same year, 
      you may get the following message, depending on today’s 
      date: 




      
     Don’t worry, you can continue with the interview. Just 
     make sure that if you file a Schedule B with your Form 
     941, you’ll need to: 
        • File the 941 manually (not using Intuit Online 
             Payroll) 
        • Review the information on the form at the end of 
             the quarter. If there are any discrepancies in the 
             payment details, manually correct them before 
             you file the form. 
      
             

                                                   




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                Page 8 of 59 
                                                                                                                                           
  Step 3: Taxes 
  Federal taxes 
  Provide the following information about federal taxes in Step 3 of the Setup interview. 

    Intuit Online Payroll information                             Where to access in QuickPayroll 
     Payee: Click the Payee drop‐down arrow, then click the       1. Go to the Reports menu, click List Reports, then 
     name of the Federal tax agency that you pay payroll taxes       click Payroll Item Listing. 
     to. For example, click United States Treasury.  
      
     If you pay any other agencies, click <<Add New>>, enter 
     the name of the agency in the Add Vendor window, then 
     click Quick Add or Add All Info. 
      
                                                                                                                      
                                                                   2. Customize the report to display the Payable To 
                                                                      column (click Customize, in Columns click Payable 
                                                                      To, then click OK). 




                                                
     



                                                                                                                           
                                                                      Note: You can customize this report at any time and 
                                                                      print it so that you can view it while going through 
                                                                      the Intuit Online Payroll Setup Interview. 
                                                                       
                                                                  3. Review the report and make a note of the banks or 
                                                                      federal agencies in the Payable To column. You’ll 
                                                                      need to enter those names in the Setup Interview. 
                                                                     



Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                          Page 9 of 59 
                                                                                                                                                
    Intuit Online Payroll information                                Where to access in QuickPayroll 
     Federal Employer Identification No. (EIN):  Enter your           In QuickPayroll, go to the Navigator, click the 
     Federal EIN.                                                     Company tab, then click Company Info. 




      
                                                                      
                

  State and local taxes 
  Provide the following information about state and local taxes in Step 3 of the Setup interview. 

    Intuit Online Payroll information                                Where to access in QuickPayroll 
    State where you collect and pay payroll taxes: The Setup         1. In QuickPayroll, go to the Reports menu, click Payroll 
    Interview lets you specify a state. If there are other states       Reports, then click Summary. 
    in which you collect and pay payroll taxes, you can set              
    those up later.                                                  2. Under the heading Taxes Withheld, look for the name 
                                                                        of state taxes. For example, CA – Withholding and CA‐ 
                                                                        Disability Employee indicates that this company pays 
                                                                        taxes to the state of California. 
                                                                      




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                              Page 10 of 59 
                                                                                                                                                
    Intuit Online Payroll information                            Where to access in QuickPayroll 




                                                                                                                               
                                                                         
                                                                  

                                                            
      
      
     Payee and account number for each state or local payroll        1. Go to the Reports menu, click List Reports, then click 
     tax agency                                                         Payroll Item Listing. 
      




                                                                                                                        
                                                                     2. Customize the report to display the Payable To and 
                                                                        Account ID columns (click Customize, in Columns 
                                                                        click Payable To and Account ID, then click OK). 
                                                                  




      
     The account number is the number you use to identify 
     yourself with the state agency (payee).  



Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                              Page 11 of 59 
                                                                                                                                                 
    Intuit Online Payroll information                                Where to access in QuickPayroll 
                                                                           
                                                                     3. Review the report and make a note of all state and 
                                                                          local payroll tax agencies in the Payable To column 
                                                                          and the corresponding values in the Account ID 
                                                                          column. You’ll need to enter those names and 
                                                                          numbers in the Setup Interview. 
                                                                      
                                                                     Important: For Account ID, the number in QuickPayroll 
                                                                     may not be formatted according to the state agency 
                                                                     requirement for the number. Confirm with the state 
                                                                     agency what the correct format is and enter it accordingly 
                                                                     in the Setup interview. 
                                                                                  
     State unemployment tax rate: Company Rate and                   Payroll Item Listing: In the Payroll Item and Type 
     Employee Rate*                                                  columns, locate the state unemployment tax items for 
                                                                     company and employee. Make a note of the percent 
    * You may not be required to enter an Employee Rate.             listed in the Amount column. You’ll need to enter that 
                                                                     value in the Company Rate and Employee Rate fields in 
       Enter the rate as a percentage. For example, if your rate     Step 3 of the Intuit Online Payroll Setup Interview. 
       is 3.1%, enter 3.1 (and not 0.031). Typing the % sign is       
       optional. 
        
       Note: If you’re switching to Intuit Online Payroll at the 
       end of the quarter, confirm whether or not you’ve 
       received any rate change notices from your state 
       unemployment agency.  If your rate is changing, click 
       New Rate and enter the date when the new rate starts. 
       Then enter the rate for that date in the box that appears. 
        
       If you realize you've made a mistake adding a rate 
       change, click Delete Last to remove the date and rate 
       you last entered. 
      



Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                               Page 12 of 59 
                                                                                                                                                 
    Intuit Online Payroll information                              Where to access in QuickPayroll 




     Local taxes: If your company pays any local city or county    Payroll Item Listing: For each local tax (both employee 
     payroll taxes, click the Create Local Tax button.             and company‐paid amounts), make a note of the value in 
                                                                   the: 
     Then, for each local tax, enter the employee‐ vs.             • Amount column. You’ll enter this in the Default 
     company‐paid amounts (Rate) and any annual limit                  Company and Employee Rate/Amount fields in Step 
     (Accrual Limit)                                                   3 of the Intuit Online Payroll Setup Interview. 
                                                                   • Annual Limit column. You’ll enter this in the Accrual 
                                                                       Limit field in Step 3 of the Intuit Online Payroll Setup 
                                                                       Interview. 




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                               Page 13 of 59 
                                                                                                                                    
    Intuit Online Payroll information                           Where to access in QuickPayroll 




                                                             
      

           

  Tax payments 
  Provide the following information about tax payments in step 3 of the Setup interview. 

    Intuit Online Payroll information                                      Where to access in QuickPayroll 
     Payment schedules: The Setup Interview lists the payments that        QuickPayroll does not store tax payment 
     apply to you based on the tax agencies you pay.                       schedules nor provide regular reminders 
                                                                           when payments are due, so get the 
                                                                           payment frequency information from the 
                                                                           agencies, or do the following in 
                                                                           QuickPayroll:   
                                                                            
                                                                              1. Go to the Reports menu, click 



Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                  Page 14 of 59 
                                                                                                                                         
    Intuit Online Payroll information                                        Where to access in QuickPayroll 
                                                                                  Payroll Reports, then click 
                                                                                  Transaction Detail. 
                                                                               2. Click Customize. 
                                                                               3. In Report Dates, click This 
                                                                                  Calendar Year, then click OK. 
                                                                               4. Click Filters, then click Transaction 
                                                                                  Type. 
                                                                               5. In Transaction Type, click Payroll 
                                                                                  Liability Checks, then click OK. 
                                                                               6. Click Filters, click Name, click the 
                                                                                  name of the payee to whom you 
       
                                                                                  pay the liability, then click OK. 
    Click Continue to go to the next screen where you define a Payment 
                                                                               7. Review the report and determine 
    Method and Frequency. 
                                                                                  the payment frequency of the 
     
                                                                                  liability payment.  
                                                                              




                                                                
     Important: Each agency has its own payment frequency 
     requirements. Consult with your tax agencies and make sure that for 
     each one, you select a frequency that is compliant with the specific 
     agency’s requirements. 
      
     Payment method: E‐Pay or Check                                          QuickPayroll does not provide the option 


Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                       Page 15 of 59 
                                                                                                                                    
    Intuit Online Payroll information                                          Where to access in QuickPayroll 
                                                                               to pay tax agencies electronically. 
     • Intuit Online Payroll offers e‐pay for the Internal Revenue Service      
         as well as for certain states. This feature allows you to              
         electronically send your payroll tax payments to the agencies.         
                                                                                
     • Determine if e‐pay is available for your state, then indicate if you 
         want to sign up, and what payment schedule you want to use for 
         the electronic . 
          
     • If you decide you want to use e‐pay in Intuit Online Payroll, you 
         can enroll with the agencies in the following window: 
          




          
     1. Important: Click the View & Print Instructions button and read 
         the enrollment instructions very carefully. 
          
     2. In the Enrollment Website column, click the link to the agency 
         website and enroll there. 
     After you have set up payment frequencies and methods, the            
     interview provides a summary of your settings. To change a payment 
     frequency or method, click the row of the payment to select it, and 
     then click Edit: 
      




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                  Page 16 of 59 
                                                                                                                                          
    Intuit Online Payroll information                                         Where to access in QuickPayroll 




                                                                   
      
           

  Tax forms selection 
  For some federal or state tax forms, you'll need to be really specific about which form or forms you submit. For 
  instance, you need to indicate if you file a Form 941 or 944. You’ll only be asked to be more specific for cases where 
  you need to choose which form to file. Make your selection based on the form or forms your tax agency asks you to 
  submit: 

    Intuit Online Payroll information                                     Where to access in QuickPayroll 
      Forms selection: For example, you either file a Form 941 or 944,    QuickPayroll lets you process one of two 
      so click the option for the form that applies to you:               forms: 940 or 941.  
     




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                        Page 17 of 59 
                                                                                                                                           
    Intuit Online Payroll information                                      Where to access in QuickPayroll 




      
      
                     

  E­file enrollments 
  E‐file lets you file your tax forms electronically. This is different from e‐pay, which you may have chosen earlier for 
  certain payment types, and which lets you pay your tax payments electronically. 

    Intuit Online Payroll information                                     Where to access in QuickPayroll 
      If you decide you want to use e‐file in Intuit Online Payroll, you  Even though QuickPayroll does not provide the 
      can enroll with the agencies in the following window:               option to file tax forms electronically, some 
                                                                          customers e‐file anyway directly through the 



Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                         Page 18 of 59 
                                                                                                                                             
    Intuit Online Payroll information                                   Where to access in QuickPayroll 
                                                                        agency site.  
                                                                        As a Quick Payroll user, if you already e‐file: 
                                                                         
                                                                         • Federal forms: For federal e‐file, even if you 
                                                                             are already using e‐file, you’ll need to re‐
                                                                             enroll to do it through Intuit Online Payroll. 
                                                                              
                                                                         • State forms: Depending on which state 
                                                                             agency you want to e‐file, you may have to 
                                                                             re‐enroll. The Intuit Online Payroll Interview 
         1. Important: Click the View & Print Instructions button and        will guide you through the correct process 
              read the enrollment instructions very carefully.               for each agency.  
                                                                         
         2. In the Enrollment column, click the link to the Enroll Now   
              button. 
      
                                                   




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                           Page 19 of 59 
                                                                                                                                        
  Step 4:  Compensation for hourly and salaried employees 
        
  Determine if you have any hourly or salaried employees and what kinds of compensation you offer them.  

          Important: The information you enter when going through Step 4 becomes the default information for 
          all employees in your company. Later, in Step 9: Employees, you change the default information for 
          any employee that has different settings. 
           

    Intuit Online Payroll information                   Where to access in QuickPayroll 
    Indicate Yes or No, if you have the        1. Go to the Reports menu, click List Reports, then click Payroll Item 
    following types of employees:                 Listing. 
     
       • Hourly employees 
       • Salary employees 
          
    Then, indicate if you offer the following 
    compensation  to your employees and if 
    so, the rate or amount per paycheck:                                                           
                                               2. Review the report and determine if you offer hourly pay, salary pay, 
          
                                                  or both.  
       • Bonuses 
                                                   
       • Awards                                3. Determine if you offer employees any additional compensation 
       • One‐time cash compensation               items. Depending on how you name your payroll items, the names 
       • Commissions                              on your report may differ from the following example, so check the 
       • Tips                                     payroll item Type to be sure.  
       • Piecework                                 
       • Taxable fringe benefits, such as 
           use of company car 
          
      As for which specific employees you 
      pay hourly  versus salary, and which 
      you offer additional compensation, 
      you’ll enter that information in the 



Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                      Page 20 of 59 
                                                                                                                                               
    Intuit Online Payroll information                   Where to access in QuickPayroll 
     Setup Interview later in Step 9. 




                                                         
                                                        Important:  In QuickPayroll, you may have defined some payroll items 
                                                        with a type of Addition.  These items may in fact be compensation you 
                                                        offer your hourly and salaried employees.  
                                                         
           

                                                   




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                             Page 21 of 59 
                                                                                                                                         
  Step 5:  Other payments and deductions 
   
  Determine if you offer employees additional benefits, such as health insurance, vision insurance, dental insurance, 
  flexible spending accounts, health savings accounts, life insurance, retirement, and so on.  

          Important: The information you enter when going through Step 5 becomes the default information for all 
          employees in your company. Later, in Step 9: Employees, you change the default information for any 
          employee that has different settings. 
           

   Intuit Online Payroll information                    Where to access in QuickPayroll 
   Insurance –                                          1. Refer to the Payroll Item Listing report you printed earlier 
                                                           on page 11, or go to the Reports menu, click List Reports, 
   1. Indicate if you offer the following types of         then click Payroll Item Listing. 
       insurance.  If you don’t, click No and then 
       go to Retirement. 




                                                                                                          
                                                       
                                                    2. Review the report and determine if you have any health 
                                                        insurance payroll items.  The payroll item type may be listed 
                                                        as Addition or Company Contribution (if the insurance is 
                                                        company‐paid) or Deduction (if the insurance is pre‐ or after‐
                                                        tax employee paid).  
                                                         
                                                    3. Then determine if the insurance item is: 
                                                            
                                                        • After‐tax employee paid  
                                                        • Pre‐tax employee paid  
   2. For each type of insurance you offer,             • Company‐paid  
      indicate if the insurance payment is Pre‐Tax       



Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                       Page 22 of 59 
                                                                                                                                                
   Intuit Online Payroll information                    Where to access in QuickPayroll 
       Employee‐Paid, After‐Tax Employee‐Paid,              This is not explicitly defined in QuickPayroll so you’ll need to 
       or Company‐Paid.                                     know which of your payroll items are set up as pre‐tax, after‐
                                                            tax, or company‐paid.  Some clues in the Payroll Item Listing 
       The following insurance requires different           report include: 
       information, which the interview will guide          • If the payroll item has the type of Company 
       you on how to provide:                                    contribution, it is Company‐paid. 
         • S. Corp Medical Benefit                          • Double‐click the name of the payroll item, then click 
         • Flexible Spending Account                             Next twice. If any taxes are selected on Taxes panel, 
         • Group‐Term Life                                       then the item is a pre‐tax item. 
                                                                  
   3. Then for each type of insurance, provide                    
       the following default information (these                   
       become default values that you can apply         Note: You may not have defined Default Rate/Amount and 
       to all employees or override later in Step 9     Annual Limit in QuickPayroll. If these are defined, you can view 
       on a per‐employee basis, as needed) :            them in the Payroll Item Listing report: 
                                                         
       • Deduction name                                      1. Go to the Reports menu, click List Reports, then click Payroll 
       • Default Rate or Amount                                  Item Listing. 
       • Default Annual Limit                                2. Click the Customize button, scroll down the list, then click 
                                                                 Amount and Annual Limit. 
                                                                  
                                                                  
                                                                  
                                                                  
                                                                  
                                                                  
                                                                  
                                                                  
     4. Enter the following information:                          
                                                                  
        • Payee (the vendor or institution you 
                                                        To find the Payee Name and Account Number in QuickPayroll: 
            make the payment to) 
                                                             1. Go to the Reports menu, click List Reports, then click Payroll 
        • Your Account number with the 
                                                                 Item Listing. 
            vendor. 


Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                              Page 23 of 59 
                                                                                                                                              
    Intuit Online Payroll information                   Where to access in QuickPayroll 
         • Form W‐2 reporting information                    2. Click the Customize button, scroll down the list, then click 
                                                                 Payable To and Account ID. 
                                                         
      5. Enter the Payment Name, how often do           W‐2 Information: QuickPayroll does not support W‐2 reporting. 
         you pay this payment (you can set it to “I     Consult with your accountant for this information. 
         don’t need a payment frequency), the day        
         this payment is due:                           To find the Payment Name in QuickPayroll, go to the Reports 
                                                        menu, click List Reports, then click Payroll Item Listing. 
                                                         
                                                        Follow these steps to determine the payment frequency of each 
                                                        payroll item: 
                                                          1. Go to the Reports menu, click Payroll Reports, the click 
                                                              Transactions by Payee. 
                                                          2. Look for the name of payee (vendor or liability agency) and 
                                                              make sure that the payment type is Liability Check. 
                                                         
                                                        For all checks to that payee, determine if there is a payment 
                                                        pattern: double‐click the line in the report and then review 
                                                        check dates. 
    
   Retirement –                                         Refer to the Payroll Item Listing report you printed earlier on 
     1. Indicate if you offer any of the following      page 11, or go to the Reports menu, click List Reports, then click 
        retirement benefits.  If you don’t, click No    Payroll Item Listing.  
        and then go to Miscellaneous:                        
                                                         1. Look for the retirement‐related payroll items and make a 
                                                            note of which ones you offer and the values in the Amount 
                                                            and Annual Limit columns. 
                                                         
                                                         2. Follow these steps to determine the payment frequency of 
                                                            each payroll item: 
                                                            a. Go to the Reports menu, click Payroll Reports, the click 
                                                                 Transactions by Payee. 
                                                            b. Look for the name of payee (vendor or liability agency) 
                                                                 and make sure that the payment type is Liability Check. 


Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                            Page 24 of 59 
                                                                                                                                       
    Intuit Online Payroll information                   Where to access in QuickPayroll 
                                                         
                                                        For all checks to that payee, determine if there is a payment 
                                                        pattern: double‐click the line in the report and then review 
                                                        check dates. 
                                                         




      
     2. For each type of retirement benefit,, 
        provide the following default information: 
          • Deduction name 
          • Default Rate or Amount 
         
        Note: What you enter becomes  the 
        default value that you can apply to all 
        employees or override later in Step 9 on a 
        per‐employee basis, as needed. 
    
   3. Enter the following information: 
        • Payee (the vendor or institution you 
          make the payment to) 
        • Your Account number with the vendor. 
           
   4. Enter the Payment Name, how often do 
      you pay this payment (you can set it to “I 
      don’t need a payment frequency), the day 
      this payment is due. 



Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                     Page 25 of 59 
                                                                                                                                            
   Intuit Online Payroll information                    Where to access in QuickPayroll 
   Miscellaneous payments and deductions, such          1. Refer to the Payroll Item Listing report you printed earlier on 
   as mileage reimbursements, union dues, or               page 11, or go to the Reports menu, click List Reports, then 
   wage garnishments                                       click Payroll Item Listing.  
                                                            
   Depending on the item, the interview will ask        2. If for example, you are looking for information about a 
   you for all or some of the following                    mileage‐related payroll item, determine if the value in the 
   information:                                            Amount column is a percent (% symbol appears), a dollar 
                                                           amount (no % symbol) 
        • Calculation (is it based on quantity, %           
            of compensation, or dollar amount)             Note: If you base your mileage reimbursement on quantity 
        • Default Rate or Amount                           of miles, simply multiply the rate*miles. 
        • Default annual limit 
        • Payee 
        • Account number 
        • Payment frequency 
        • Payment due date 
    
    
                   

                                                   




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                          Page 26 of 59 
                                                                                                                                                        
   Step 6: Pay schedule 
           

         Important: The information you enter when going through Step 6 becomes the default information for all employees in 
         your company. Later, in Step 9: Employees, you change the default information for any employee that has different 
         settings. 
          
    Intuit Online Payroll information                    Where to access in QuickPayroll 
      • Pay schedule name                                1. In QuickPayroll, go to the Reports menu, click List Reports, click 
      • Pay interval                                        Employee, then click Withholding.  
                                                          




                                                              
                                                             2. Click Customize, click Pay Period, then click OK to add this column to 
                                                                the report.  
                                                          
    Note: For the pay interval, use this guide: 
     
       Intuit Online Payroll    Maps to QuickPayroll  
       Week                     Weekly 
       Every other week         Biweekly 
       Month                    Monthly 
       Twice a month             Semimonthly 
                                                                                                                     
                                                                  
                                                                 The report now lists all your employees and the names of their 
                                                                 payment frequencies. 




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                      Page 27 of 59 
                                                                                                                                                  
    Intuit Online Payroll information                       Where to access in QuickPayroll 




                                                                                                                    
                                                          
                                                          
   Pay checks are dated                                  1. In QuickPayroll, go to the Reports menu, click Payroll Reports, then 
                                                            click Transactions by Payee.  
   The interview asks if you date paychecks on the last      
   day of each pay period or before/after the last       2. Double‐click some paychecks and compare the pay period dates with 
   day.                                                     the paycheck date to determine where the check date falls in 
                                                            comparison to the pay period dates.  




                                                         



                                                                                                                           
                                                             



Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                Page 28 of 59 
                                                                                                                                                         
                     


  Step 7:  Paid time off 
  If paid vacation and sick time settings vary across your employees, don’t enter the details here. Just indicate Yes or No that you 
  offer these benefits, and then enter the details for each employee in Step 9. 

     Important: The information you enter when going through Step 7 becomes the default information for all employees in 
     your company. Later, in Step 9: Employees, you change the default information for any employee that has different 
     settings. 
          
          
   Intuit Online Payroll information                      Where to access in QuickPayroll 
   Paid vacation and sick time:                           1. In QuickPayroll, go to the Reports menu, click List Reports, click 
                                                             Employee, then click Phone List.  
     • Employees earn: Enter the default accrual              
       method for earning hours (for example,             2. Click Customize, click all the sick and vacation items, then click OK to 
       hours per year allocated evenly over the              add these columns to the report. 
       year; or hours per paycheck; and so on)                
      
     • Maximum Balance: Enter the default 
       maximum that your employees can 
       accumulate 
    
   Important: For time earnings and balances, if 
   you enter the decimal value provided by 
   QuickPayroll, Intuit Online Payroll converts it to 
   the equivalent in minutes.  
    
   For example, if you enter a value of .77 (which is 
   how QuickPayroll tracks minutes, as a fraction                                                                                       
   of a full hour), Intuit Online Payroll displays it as      
   :46 (which means “46 minutes”).                        3. Review the sick and vacation information in the report.  
                                                              



Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                       Page 29 of 59 
                                                                                                                                                         
    Intuit Online Payroll information                      Where to access in QuickPayroll 
                                                           4. For details about each employee, you can also double‐click the name 
                                                              of the employee on the report, click the Payroll Info tab, then click the 
                                                              Sick/Vacation button. 
                                                               




     
    Important: Intuit Online Payroll asks you to 
    enter vacation time first, followed by sick time.  
     
    QuickPayroll lists the information in reverse 
    order in the Payroll Info tab (for each employee, 
    sick time is listed first, followed by vacation 
    time).  
     
    Make sure you enter the correct time (vacation 
    time first, then sick time) in the correct category 
    in the Setup interview. 

                                                            
           

                                                   




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                       Page 30 of 59 
                                                                                                                                                 
          Step 8: Direct Deposit 
          Intuit Online Payroll gives you the option of directly depositing your employees’ paychecks in their bank 
          accounts.  
           
          This is not a feature in QuickPayroll, so if you choose to use Direct Deposit in Intuit Online Payroll, you’ll need 
          to gather the information required by the Setup Interview from other sources.  The information you need 
          includes the bank account you’ll use to pay employees. 

                Important: Click the Direct Deposit Overview link in the Step 8 introduction window and 
                carefully review the information about Direct Deposit and how to set it up. 
           




                                                                                                          

    Intuit Online Payroll information                        Where to access in QuickPayroll 
    Verify your company legal name:                            In QuickPayroll, click the Company tab, then click Company Info. 
                                                              




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                               Page 31 of 59 
                                                                                                                                                      
    Intuit Online Payroll information                     Where to access in QuickPayroll 




                                                                                                                       

                                                           
    Enter the name, account type (checking or             Since Direct Deposit is not a feature in QuickPayroll, this information is 
    savings), routing number, and account number of       not available on any QuickPayroll reports. 
    your bank (the bank from which you’ll withdraw 
    funds to pay your employees). 
     




    Enter the contact information for the signatory       . 
    (person who can sign checks) on the account you’ll 
    use to pay your employees. 


Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                    Page 32 of 59 
                                                                                                                                                                                 
    Intuit Online Payroll information                                    Where to access in QuickPayroll 




    After you enter your bank information, Intuit         
    Online Payroll starts a validation process to make 
    sure that the account information you entered is 
    correct and that Direct Deposit withdrawals can be 
    made against this account.  
     
    Although this process takes several days, you don’t 
    have to wait for it to be completed to continue 
    with the interview. 
     
    When you see the following message, click the 
    Finish button to continue to Step 9, where you can 
    specify which employees use Direct Deposit. 6 
     




                                                                      
          6
             Or, if you prefer, you can wait until after you complete the interview to set up Direct Deposit for a particular employee. When you finish the interview, click 
          the Settings tab in Intuit Online Payroll, then click Set up Direct Deposit. 
           


Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                                               Page 33 of 59 
                                                                                                            
    Intuit Online Payroll information                      Where to access in QuickPayroll 




     
    Important: As described in this message, you’ll 
    need to return to the interview after Intuit Online 
    Payroll makes the two small debits against your 
    account (in a few days) and enter those two 
    amounts. These steps are described in detail in the 
    Direct Deposit Overview, available at the 
    beginning of Step 8. 
              

                                                   




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                          Page 34 of 59 
                                                                                                                                      
Step 9:  Employees 
          
For this step, you’ll refer primarily to the QuickPayroll Contact List report, which contains information about all 
currently active employees. 
 
1. In QuickPayroll, go to the Reports menu, click List Reports, click Employee, then click Contact List.  
2. Click Customize, then click all the fields you use in your employee records.   

     For instance, you might not use certain fields such as Has notes. Or you only use Earnings 1/Rate and Earnings 
     2/Rate. Select just the fields you use, as these will be the columns you want to appear in your printed report. 




                                                                                                 
                    
3. Click OK to save your customizations.  

       Important: Intuit Online Payroll requires that you enter all employees, including any you’ve released.  The 
       Contact List report does not track released employees, so If you’ve released any employees this year, refer 
       to the Employee Earnings report : 
        
         1. In QuickPayroll, go to the Reports menu, click Payroll Reports, then click Employee Earnings.  
         2. Click the Dates drop‐down arrow and then click This Calendar Year. 
         3. Make note of the information about any employees you’ve released this year.   
 



Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                    Page 35 of 59 
                                                                                                                                                  
 Enter the following information in Intuit Online Payroll. 

Intuit Online Payroll information             Where to access in QuickPayroll 
• Employee’s Legal name                         Refer to your customized Employee Contact List Report.  
• Address                                       Or in the Navigator, click Payroll and Employees, click the Employees icon, then 
• Social security number                        double‐click the name of each employee. 
                                               
  




                                                                                                                          
                                               
 Set up this employee for Direct                   
 Deposit 
  




  
 If you want to direct deposit this 


 Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                               Page 36 of 59 
                                                                                                                                              
Intuit Online Payroll information            Where to access in QuickPayroll 
 employee’s paychecks into their 
 bank account, answer Yes.  
  
 Then enter the employee’s bank 
 information: bank name, routing 
 number, account number, 
 account type (checking or 
 savings).  
  
 Important: Enter the employee’s 
 bank information (not your bank 
 information that you already 
 entered earlier in Step 8). 
 Employee classification: Enter              1. In QuickPayroll, go to the Reports menu, click List Reports, click Employee, 
 the pay schedule for this                      then click Withholding.  
 employee.                                    




                                                                                                                        
                                              
                                             2. Click Customize, click Pay Period, then click OK to add this column to the 
                                                report.  




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                            Page 37 of 59 
                                                                                                                                                  
Intuit Online Payroll information            Where to access in QuickPayroll 




                                                                                                       
                                                    
                                                   The report now lists all your employees and the names of their payment 
                                                   frequencies. 




                                                                                                          
                                                  
 Compensation information: Do                    Refer to your customized Employee Contact List Report. 
 you pay this employee hourly?                   Or in the Navigator: 
                                                 1. Click Payroll and Employees, click the Employees icon, then double‐click the 
                                                     name of each employee.  
                                                 2. In the Edit Employee window, click the Payroll Info tab. The kind of 
                                                     compensation this employee receives appears in Earnings. 
                                              




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                Page 38 of 59 
                                                                                                                                                     
Intuit Online Payroll information            Where to access in QuickPayroll 




                                                    
                                                 3. Make a note of the Hourly Regular Rate. In this example, the employee’s 
                                                     rate is $20 per hour, so you enter 20 in Intuit Online Payroll for the Rate. 
                                     
 Hours worked each pay period         1.                In QuickPayroll, go to the Reports menu, click Payroll Reports, then click 
                                                        Summary. 
 Note: Only enter this information                       
 in Intuit Online Payroll if the      2.                Click the Customize button. 
 employee works the same             
 number of hours each week.           3.                In Report Dates, click This Calendar Year‐to‐date, or specify a custom date 
                                                        range in the From/To date fields.  
                                              
                                                  4. In Columns, click Total Only, then click OK. 
                                                       




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                   Page 39 of 59 
                                                                                                                                                 
Intuit Online Payroll information            Where to access in QuickPayroll 




                                                                                                                                
                                                  
                                                 5. In the report, go to one of the payroll items listed under Gross Pay that 
                                                    you want to get the hours for and double‐click the dollar amount that 
                                                    appears in the column for the date range (for example Jan 1 ‐ Apr 10, '09). 
                                                    A Transactions by Payroll Item report appears. 
                                                     
                                                 6. Click the Customize button. 
                                              
                                                 7. In Columns, click to remove the checkmark next to Income Subject To Tax, 
                                                    Wage Base, Wage Base (Tips) and then click Qty (add a checkmark next to 
                                                    it). 
                                              
                                                 8. Click the Total By drop‐down arrow, then click Employee. 
                                              
                                                 9. Click OK. 
                                              




                                              


Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                               Page 40 of 59 
                                                                                                                                          
Intuit Online Payroll information            Where to access in QuickPayroll 
                                              
                                               10. In the report, locate the employee name. 
                                                    
                                               11. Under Qty, see the hours worked on each paycheck to determine the 
                                                   pattern for hours worked per pay period.   
                                              




                                                                                                                         
                                                         
                                                




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                        Page 41 of 59 
                                                                                                                                                  
Intuit Online Payroll information            Where to access in QuickPayroll 
 Compensation information: Do                 Refer to your customized Employee Contact List Report. 
 you pay this employee a salary?              Or in the Navigator: 
                                              1. Click Payroll and Employees, click the Employees icon, then double‐click the 
                                                  name of each employee.  
                                              2. In the Edit Employee window, click the Payroll Info tab. The kind of 
                                                  compensation this employee receives appears in Earnings. 




                                                                                                                              
                                                   
                                               3. Make a note of the Salary. In this example, the employee’s Annual Rate is 
                                                  $36,000, so in Intuit Online payroll you enter 36,000 in the Annual Amount 
                                                  field.  
                                              
 If this is a salary employee, how           QuickPayroll does not require that you track this information. If you do track this 
 many hours do they work per                 information, you can view it in the Transactions by Payroll Item report. 
 week?                                        
                                                1. In QuickPayroll, go to the Reports menu, click Payroll Reports, then click 
                                                   Summary. 
                                                    
                                                2. Click the Customize button. 
                                              



Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                Page 42 of 59 
                                                                                                                                                 
Intuit Online Payroll information            Where to access in QuickPayroll 
                                               3. In Report Dates, click This Calendar Year‐to‐date, or specify a custom date 
                                                  range in the From/To date fields.  
                                              
                                               4. In Columns, click Total Only, then click OK. 
                                                     




                                                                                                                                
                                                  
                                                 5. In the report, go to one of the payroll items listed under Gross Pay that 
                                                    you want to get the hours for (for example, Salary) and double‐click the 
                                                    dollar amount that appears in the column for the date range (for example 
                                                    Jan 1 ‐ Apr 10, '09). A Transactions by Payroll Item report appears. 
                                                     
                                                 6. Click the Customize button. 
                                              
                                                 7. In Columns, click to remove the checkmark next to Income Subject To Tax, 
                                                    Wage Base, Wage Base (Tips) and then click Qty (add a checkmark next to 
                                                    it). 
                                              
                                                 8. Click the Total By drop‐down arrow, then click Employee. 
                                              
                                                 9. Click OK. 
                                              




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                               Page 43 of 59 
                                                                                                                                                  
Intuit Online Payroll information            Where to access in QuickPayroll 




                                              
                                              
                                                   10. In the report, locate the employee name. 
                                                        
                                                   11. Under Qty, see the hours worked on each paycheck to determine the 
                                                       pattern for hours worked per pay period.   
                                              
 Does this employee have other                   1. In QuickPayroll, go to the Navigator, click Payroll and Employees, click the 
 payments or deductions and if                      Employees icon, then double‐click the name of each employee.  
 so:                                             2. Click the Payroll Info tab. 
  
                                                 3. Review the information listed under Additions, Deductions and Company 
   • Name of each one 
                                                    Contributions.  
   • Rate at which the employee 
      earns each 
   • Annual Limit employee can 
      accrue? 
  
 Based on the compensation 
 items you created earlier in Step 
 4 of the Setup Interview, you 
 need to indicate here in Step 9 
 which ones apply to each 
 employee. You can also change 
 the default amounts here if they 
 differ for each employee.  


Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                Page 44 of 59 
                                                                                                                                                
Intuit Online Payroll information            Where to access in QuickPayroll 




                                                •       Item Name corresponds to the Pmt or Deduct Name in Intuit Online 
                                                        Payroll 
                                                •       Amount corresponds to Rate or Amount in Intuit Online Payroll 
                                                •       Limit corresponds to Annual Limit in Intuit Online Payroll 

 Is this employee eligible for sick            Refer to your customized Employee Contact List Report. 
 and vacation time?                            Or in the Navigator: 
                                               1. Click Payroll and Employees, click the Employees icon, then double‐click the 
                                                   name of each employee.  
                                               2. In the Edit Employee window, click the Payroll Info tab. 
                                               3. Click the Sick/Vacation button. 
                                                    
  
  
  
  
  
  
  


Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                              Page 45 of 59 
                                                                                                                                          
Intuit Online Payroll information            Where to access in QuickPayroll 
   
   
   
   
 
 




                                                                                                              
                                        
                                       Important: QuickPayroll displays Sick hours first, then Vacation. Intuit Online 
                                       Payroll requires that you enter the information in reverse order (Vacation hours 
                                       first, then Sick hours).  
                                        
Specify the number of hours in           Hours accrued per accrual period 
Employee earns and select one of   
the following accrual methods:            
                                          
                                          
                                          
                                          
                                         You have two options for the  accrual period in QuickPayroll: 
                                          
  • If QuickPayroll accrual period is 
                                         Beginning of year (how many hours has the employee earned since the start of 
    Beginning of year, then select 
                                         the year) 
    hours per year – total awarded 
                                         Every pay period (how many hours does the employee earn each pay period) 
    January 1st in Intuit Online 
                                          
    Payroll. 
                                         Note:  If Reset hour each new year? is selected in QuickPayroll, then you don’t 
  • If QuickPayroll accrual period is 
                                         carry over any time from one year to the next.  
    Every pay period, then select 
    hours per paycheck in Intuit 



Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                        Page 46 of 59 
                                                                                                                                                     
Intuit Online Payroll information            Where to access in QuickPayroll 
   Online Payroll. 
  
 Maximum Balance (of allowed                 Maximum number of hours 
 vacation time) 
 Opening Balance XX as of                    Hours available as of MM/DD/YYYY 
 MM/DD/YYYY 
  
 Federal and State taxes                         1. In QuickPayroll, go to the Reports menu, click List Reports, click Employee, 
                                                    then click Withholding.  
                                                 2. Click the Customize button. 
                                                 3. Click the following items: 

                                                    Federal items 
                                                    • Federal Allowances 
                                                    • Federal Filing Status (your report may not display any entries for this 
                                                       item) 
                                                    • Federal Extra Amount 
                                                    • SS No. 
                                                    • Soc Sec 
                                                    • Medicare 
                                                    • FUTA 
                                                    • AEIC  
                                              
                                                        Note:  Non‐resident alien is not a supported setting in QuickPayroll, so 
                                                        determine if it applies to the employee so that you set it in Intuit Online 
                                                        Payroll.  
                                                    
                                                   State items: Note that the items you use depend on your W‐4 data, so not all 
                                                   of these will apply.  
                                                     • State Allowances 
                                                     • State Filing Status 
                                                     • Estimated Deductions  (State Miscellaneous 1)  



Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                   Page 47 of 59 
                                                                                                                                                      
 Intuit Online Payroll information             Where to access in QuickPayroll 
                                                  • Extra Withholding (State Extra Amount) 
                                                  • Employee Training Tax (Select the Local Tax item you use to track this in 
                                                      QuickPayroll) 
                                                  • Disability ( Select the Local Tax item you use to track this in QuickPayroll) 
             

Enter year­to­date paycheck information for each employee 
            
        Important: The Setup interview will require you to do this step only if you’ve previously issued paychecks this year 
        using another payroll system. If you haven’t issued prior paychecks, you’ll skip this portion of the interview. 
            
In Step 2 of the Setup Interview, we asked if you issued any paychecks earlier this year using another payroll method or 
system. If you answered Yes, you must enter year‐to‐date paychecks for each employee here in Step 9 to ensure the 
accuracy of future paychecks, payroll tax payments, and forms that you issue after you finish the Setup Interview and 
start using Intuit Online Payroll.   

This portion of Step 9 requires that you enter the accrued amounts of your liabilities, per employee. An accrued liability is 
one that is owed, and may or may not have been paid yet to the agency or vendor. In Step 10, we’ll ask you to enter 
information about the year‐to‐day payroll liabilities you’ve actually paid so far this year.   

For each employee, enter the following year‐to‐date information in Step 9 of the Setup interview. 

  Intuit Online Payroll information                                   Where to access in QuickPayroll 
  Was this employee paid through another payroll system                
  so far this year? 
   
  Since you’re switching from QuickPayroll, the answer is 
  Yes. 
  Year to date summary information:                                       To determine the year to date payroll information for each 
                                                                          employee: 
                                                                       
                                                                           1. In QuickPayroll, go to the Reports menu, click Payroll 



  Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                  Page 48 of 59 
                                                                                                                                            
Intuit Online Payroll information                           Where to access in QuickPayroll 
                                                                  Reports, then click Summary. 
                                                                 
                                                              2. Click the Dates drop‐down arrow, and then click This 
                                                                  Calendar Year. 
                                                                   
                                                              3.  Review the report for the following information. 
                                                             
                                                                  a. For each hourly employee, make a note of the 
                                                                      Hours, Rate, and all other payroll items that apply 
                                                                      to the employee. 
1. Click the Edit button next to the employee’s state,            b. For each salaried employee, review all the payroll 
   enter the employee’s locality information, click OK,               item amounts in the date range column 
   then click Next.                                               c. For each employee, determine both the company 
                                                                      and employee contributions paid for each liability.  
2. Enter payments and deductions (vacation, sick, and            
   so on) for the employee, then click Next.                        Note: In the Payroll Summary report, Taxes Withheld 
                                                                    represents the employee contribution (as a paycheck 
   Important: If you have paid employees in multiple                deduction) of the accrued liabilities. Employer Taxes 
   quarters this year (in other words you paid                      and Contributions represents the company 
   employees in Q1 and beyond), you have to enter the               contribution. 
   data for Q1, as well as the year‐ to‐date information 
   for each quarter beyond that The Setup interview 
   uses this information to calculate the amounts for        
   each quarter.                                             
                                                             
   So, in the following example, you would enter             
   amounts for 1/1 through 3/31 (Q1), and then 1/1 all 
   the way through 4/26 (Q1 plus the next quarter, 
   year‐to‐date, as a single amount).                        
                                                             
                                                             
                                                             
                                                             



Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                          Page 49 of 59 
                                                                                                                                              
Intuit Online Payroll information                            Where to access in QuickPayroll 
         




      
        
                                                                                                                             
3. Enter the taxes withheld, both the company‐paid                  
   and employee paid portions. If you more than one           
   quarter of data to enter you must enter Q1 data,              3. If you have QuickPayroll data for more than one 
   plus the year‐to‐date amount for each quarter after              quarter this year, then create a second report as 
   that (as you did in the previous step).                          follows: 
                                                                     
                                                                    b. In QuickPayroll, go to the Reports menu, click 
                                                                        Payroll Reports, then click Summary. 
                                                                         
                                                                    c. Specify a custom date range in the From/To date 
                                                                        fields. The From date should be the first day of the 
                                                                        year (From 1/1/yyyy) and the To date should be the 
                                                                        last day of the current quarter, depending on which 
                                                                        quarter you‘re currently in (3/31/yyyy, 6/30/yyyy or 
                                                                        9/30/yyyy) 
                                                          .   
                                                                        
 If your year‐to‐date amounts don’t match the Setup              To figure out which taxes have been exceeded in 



Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                            Page 50 of 59 
                                                                                                                                              
    Intuit Online Payroll information                           Where to access in QuickPayroll 
      interview calculated amounts:                              QuickPayroll, compare the Payroll Item Listing with your 
                                                                 Intuit Online Payroll data:  
        • QuickPayroll limitations in tracking year‐to‐date             
           information may result in over‐exceeded tax             1. Review the Annual Limit column and multiply that by 
           amounts in QuickPayroll. If you enter those over‐           the Rate listed in Amount column.  
           exceeded tax amounts in Step 9, the Setup                    
           interview displays a message to let you know that           That result needs to be same as the Intuit Online 
           taxes are exceeded. You’ll need to figure out which         Payroll calculated amount.  
           taxes have been exceeded in QuickPayroll.                    
                                                                   2. If the QuickPayroll amount is greater, then you must 
        • If the Setup interview tells you that the amounts of         determine why there is difference.  
           the calculated taxes don’t match the suggested               
           amounts, click the Tell me more link for                    We strongly recommend that you try the 
           troubleshooting information.                                troubleshooting tips provided in the Setup interview 
                                                                       Tell me more Help link.  If that does not help you 
                                                                       resolve the difference, consult with your accountant. 
                                                                 


 
               

                                                       




    Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                        Page 51 of 59 
                                                                                                                                      
Step 10: Prior liability payments 
   

   Important: The Setup interview will require you to do this step only if you’ve previously issued paychecks this 
   year using another payroll system. If you haven’t issued prior paychecks, you’ll skip this step of the interview. 
          
If you entered year‐to‐date paycheck information for each employee in Step 9, here in Step 10 you must enter the 
year‐to‐date taxes and other payroll deductions and contributions that you’ve already paid so far this year.  This 
ensures the accuracy of payroll tax payments, liabilities, and forms that you issue after you finish the Setup 
Interview and start using Intuit Online Payroll. 

What happens if I don’t enter prior payroll information? 
You can start creating paychecks before you finish entering prior liability information. However, you should enter 
this information before you make your first liability payment through Intuit Online Payroll. Otherwise, you might 
underpay or overpay your liabilities.  

           

                                                   




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                    Page 52 of 59 
                                                                                                                                                        
 In Step 10 of the Setup Interview, enter the total taxes and other payroll deductions and contributions you’ve paid so far this year. 

Intuit Online Payroll information                       Where to access in QuickPayroll 
                                                         
Accumulated column:                                     To determine in QuickPayroll the Accumulated amounts (what you’ve 
                                                        accrued so far this year) of all your liabilities: 
                                                         
                                                        1. In QuickPayroll, go to the Reports menu, click Payroll Reports, then click 
                                                            Summary. 
                                                        2. Click the Customize button. 
                                                        3. In Report Dates, click This Calendar Year, or specify a custom date range 
                                                            in the From/To date fields.  
                                                        4. In Columns, click Total Only, then click OK. 
                                                             




                                                   
This column displays the amounts that the Setup 
interview has determined you accrued, based on 
                                                     
the year‐to‐date information you entered for each 
                                                    5.      For Medicare and Social Security, add the employee and company 
employee, plus some adjustments based on 
                                                            amounts to determine the total you must enter in Intuit Online Payroll. 
information you provided in some of the other 
                                                            The Setup Interview requires the Social Security and Medicare totals, 
interview steps. No data entry required in this 
                                                            not the breakdown by employee and company amount 
column. 
                                                             
 
If you think that you’ve accrued a different 
amount for a liability than what’s listed in the 
Accumulated column, or if a liability is missing 
from the list that you know you've owed, then 
there is something that needs to be corrected 
elsewhere.   


Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                      Page 53 of 59 
                                                                                                                                                       
Intuit Online Payroll information                       Where to access in QuickPayroll 
 
Click the Where do these numbers come from 
Help link for troubleshooting tips. 
 




                                                             
                                                             
                                                           
Paid column:                                            To determine in QuickPayroll the Paid amounts (what you’ve paid so far this 
                                                        year) of all your liabilities: 
                                                         
                                                            1. Go to the Reports menu, click Payroll Reports, then click Liabilities. 
                                                                  
                                                            2. Click the Customize button. 
                                                                  



Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                     Page 54 of 59 
                                                                                                                                                 
Intuit Online Payroll information                       Where to access in QuickPayroll 
                                                          3. Specify a custom date range in the From/To date fields. The From 
                                                               date should be the first day of the year (From 1/1/yyyy) and the 
                                                               To date should be the date from the Paid Before column heading 
                                                               in Intuit Online Payroll. 
                                                                




                                                         
                                                            4. Click the Filters Button. 
                                                         
Enter the amounts you have actually paid for each           5. Under Choose Filter click Transaction Type. 
tax listed in the Liability column.                 
                                                            6. Click the Transaction Type drop‐down arrow, then click Payroll 
                                                               Liability Check. 
                                                         




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                               Page 55 of 59 
                                                                                                                                                
Intuit Online Payroll information                       Where to access in QuickPayroll 




                                                                                                                         
                                                            
                                                           7. Click OK on the Report Filters window. The customized report now 
                                                              displays your paid liabilities. 
                                                               




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                              Page 56 of 59 
                                                                                                                                                         
Intuit Online Payroll information                       Where to access in QuickPayroll 




                                                                                                                                        
                                                         
                                                        Important: For Medicare and Social Security, add the employee and 
                                                        company amounts to determine the total you must enter in Intuit Online 
                                                        Payroll. The Setup Interview requires the Social Security and Medicare 
                                                        totals, not the breakdown by employee and company amount. 
                                                           
                                                           
Balance Remaining column:                                 To determine what QuickPayroll has for your balance remaining: 
                                                           
                                                            1. In QuickPayroll, go to the Reports menu, click Payroll Reports, then 
                                                               click Liabilities. 
                                                            2. Click the Dates drop‐down arrow, and then click This Calendar 
                                                               Year. 
                                                            3. Click OK. 
                                                                
                                                                



Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                       Page 57 of 59 
                                                                                                                                                
    Intuit Online Payroll information                 Where to access in QuickPayroll 
                                                          The amounts listed in the report should match the Balance 
                                                          Remaining amounts that appear in the Prior Liability Payments 
                                                          window in Step 10 of the Setup Interview (Intuit Online Payroll). 
                                                           
                                                          If the amounts do not match, resolve the differences.  Some tips 
                                                          for how to troubleshoot:  
                                                           
                                                               • Did you set up all the taxes for all the states in which 
                                                                   employees have lived or worked?  
                                                               • Did you set up all the insurance, retirement, or other 
                                                                   benefits that you offer employees?  
                                                               • Did you assign the correct taxes, payments, and deductions 
                                                                   to each employee?  
                                                               • Did you add each employee who you paid this year, even if 
                                                                   the employee was released before today?  
                                                     
                                                           
    This column shows the amount you still owe the        If you still can't resolve the problem, contact support. You need to 
    vendor or tax agency for your liabilities.            correct these amounts before you make your first liability payment 
    Remember to make the payment by the                   through Intuit Online Payroll. 
    vendor/agency due date.                             
     
     
 

                                                       




    Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                          Page 58 of 59 
                                                                                                                                                            
          Finishing up 
          After you’ve resolved any discrepancies in Step 10 between the year‐to‐date calculated amounts and your information from QuickPayroll, you’re 
          done with the Setup interview.  

          Congratulations! Now you can begin running your first payroll in Intuit Online Payroll. 




Switching from QuickPayroll to Intuit Online Payroll                                                                                         Page 59 of 59 

								
To top