Docstoc

Outlook 2007

Document Sample
Outlook 2007 Powered By Docstoc
					                                Brukerdokumentasjon
                                  MS Outlook 2007
Innholdsfortegnelse
1       OUTLOOK 2007 ....................................................................................................................................................... 3
    1.1          OVERSIKT – STANDARD OUTLOOK KLIENT......................................................................................................... 3
    1.2          Å JOBBE I TILKOBLET ELLER FRAKOBLET MODUS ............................................................................................... 4
    1.3          OVERSIKT – OUTLOOK WEB ACCESS (OWA) .................................................................................................... 5
    1.4          PÅLOGGING ........................................................................................................................................................ 5
    1.5          OVERSIKT ........................................................................................................................................................... 5
VALG OG MULIGHETER I OWA ER BESKREVET UNDER HVERT ENKELT PUNKT DER DET ER
ANNERLEDES ENN I STANDARD OUTLOOK KLIENT. ......................................................................................... 6
2       BRUK AV E-POST ................................................................................................................................................... 7
    2.1     SKRIV NY E-POST ................................................................................................................................................ 7
    2.2     SVARE PÅ MOTTATT E-POST.............................................................................................................................. 10
    2.3     SLETTE E-POST ................................................................................................................................................. 11
    2.4     HVORDAN VARSLES NY E-POST? ....................................................................................................................... 11
    2.5     SIGNATUR......................................................................................................................................................... 12
    2.6     SORTERING AV E-POST...................................................................................................................................... 13
    2.7     ENDRE VISNING FOR LEST E-POST ..................................................................................................................... 13
    2.8     E-POST LAGRING OG PLASSERING I MAPPER ...................................................................................................... 14
    2.9     FULL INNBOKS .................................................................................................................................................. 16
    2.10    ”FLAGGING” AV E-POST – KOPIERING TIL OPPGAVER ....................................................................................... 16
    2.11    LAGE REGEL ..................................................................................................................................................... 18
    2.12    SETTE OPP FELLES E-POSTKASSER OG GI TILGANG TIL EGEN INNBOKS .............................................................. 19
    2.13    RSS-FEEDS ....................................................................................................................................................... 22
    2.14    REGEL FOR KOPIERING AV SENDTE MELDINGER TIL ”RIKTIG” SENDTE ELEMENTER MAPPE VED BRUK AV FLERE
    E-POST BRUKERE I SAMME OUTLOOK KLIENT ................................................................................................................. 23

3       BRUK AV KALENDER ......................................................................................................................................... 36
    3.1          KALENDERVISNING .......................................................................................................................................... 36
    3.2          OPPRETTE NY AVTALE (UTEN ROM OG MØTEDELTAKERE) ................................................................................ 37
    3.3          OPPRETTE MØTEINNKALLELSE (MED ROM OG MØTEDELTAKERE) ..................................................................... 38
    3.4          SVARE PÅ OG/ELLER ENDRE MØTEINNKALLING ................................................................................................ 40
    3.5          ÅPNE EN ANNENS KALENDER ............................................................................................................................ 41
    3.6          DELE OG LUKKE KALENDER.............................................................................................................................. 41
    3.7          FRAVÆRSASSISTENT – NÅR DU SKAL VÆRE BORTE ........................................................................................... 42
    3.8          AVANSERT: LEGGE TIL ELLER SLETTE HELLIGDAGER ....................................................................................... 43
4       KONTAKTER ......................................................................................................................................................... 44
    4.1          BEHANDLE KONTAKTER ................................................................................................................................... 44
    4.2          OPPRETTE GRUPPER: DISTRIBUSJONSLISTE ....................................................................................................... 44
    4.3          SØKE OPP KONTAKTER I GLOBAL KATALOG (MULIG OGSÅ I ANDRE LISTER): .................................................... 45
5       OPPGAVER ............................................................................................................................................................ 48
    5.1          BEHANDLE OPPGAVER ...................................................................................................................................... 48
6       KOMMUNIKASJON OG SYNKRONISERING MOBILE ENHETER ........................................................... 50
    6.1          SENDE SMS ...................................................................................................................................................... 50
    6.2          OSLO KOMMUNES SYNKRONISERINGSPOLICY ................................................................................................... 50
    6.3          HVORDAN SETTE OPP SYNKRONISERING ........................................................................................................... 50
    6.4          SIKKERHET PÅ DEN MOBIL ENHETEN ................................................................................................................ 50
                                                                                                                                                         Oslo Kommune

    6.5        SLETTE EN MISTET ELLER STJÅLET MOBILENHET .............................................................................................. 51
    6.6        SLIK FORETAR DU EKSTERN SLETTING AV DATA FRA EN MOBIL ENHET ............................................................. 51
    6.7        OPPSETT AV MOBILE ENHETER ......................................................................................................................... 51
    6.8        VALG AV MOBILE ENHETER .............................................................................................................................. 53
7     HJELP ...................................................................................................................................................................... 53
    7.1        SØK OG FILTRERING AV UTLISTINGER ............................................................................................................... 53
    7.2        HJELP ............................................................................................................................................................... 53
    7.3        INFORMASJON PÅ INTERNETT ........................................................................................................................... 54




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                                                                                                 Side 2 av 54
                                                                                    Oslo Kommune



1 OUTLOOK 2007

1.1 Oversikt – Standard Outlook klient
     Microsoft Outlook 2007 er e-post klienten som leveres som en del av Microsoft Office 2007.
     Når programmet startes, vil et vindu tilsvarende bildet under vises. Som standard starter
     Outlook med E-post og innboks valgt.




     Vinduet er delt opp i følgende elementer (nummer i liste samsvarer med nummererte elementer
     i bildet):

   1. Menylinjen. Her styres alle brukerinnstillingene til Outlook. På den øverste linjen finner du
      nedtrekksmenyen du kan klikke på, og den nederste linje på menyen inneholder hurtigvalg til
      valgt hovedfunksjon. Outlook har følgende hovedfunksjoner: E-post, Kalender, Kontakter og
      Oppgaver. I bildet over er E-post valgt, og hurtigvalg for å besvare, videresende, opprette ny
      e-post og liknende vises. Andre valg vil være tilgjengelig når man er inne på andre
      hovedfunksjoner (se punktet under)
   2. Hovedfunksjon. Valgt hovedfunksjon (i dette tilfellet E-post) er markert med oransje. Ved å
      trykke på annen hovedfunksjon (E-post, Kalender, Kontakter og Oppgaver), vil andre
      elementer vises i samsvar med det valget som er gjort. Nederst i dette området ligger det som
      standard 3 ikoner (Notater, Mapper og Snarveier)
   3. Mapper. Øverste området inneholder 3 hurtigvalg til innboks, ulest e-post og sendt e-post.
      De samme mappene finnes i trestrukturen plassert under. Man åpner/lukker nestede elementer
      ved enten å trykke på +/- tegn foran mappenavn eller ved å dobbeltklikke på mappenavn.



Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                              Side 3 av 54
                                                                                       Oslo Kommune

   4. Kalender og Oppgaver: En minikalender, en liste over de neste avtalene og de neste
      oppfølgingspunktene vises på høyre side når e-post er valgt.
   5. Mottatt e-post: Øverste del av hovedvinduet (over blå skillestrek) lister opp mottatt e-post.
      E-post fordeles som standard etter dato (nyest øverst), og grupperes i tillegg i tidsperioder (pr.
      dag for inneværende uke, deretter pr. uke, forrige måned og eldre)
   6. Forhåndvisning: Nederste del av hovedvinduet (under blå skillestrek) gir en forhåndsvisning
      av valgt e-post. Når det velges en mappe i feltet markert med 3-tall på figuren, velges som
      standard første e-post. Øverste del av forhåndsvisningen vil blant annet vise mottakere,
      sendetidspunkt og eventuelle vedlegg.
   7. Statuslinje: Viser antall elementer for valgt mappe, status (om mappene er
      oppdatert/synkronisert og om man er koblet til Exchange-server eller om man jobber
      frakoblet)
   8. Hjelp søkefelt: Hjelp er lett tilgjengelig ved å skrive inn stikkord eller spørsmål i søkefeltet
      og trykke enter-tasten


1.2 Å jobbe i tilkoblet eller frakoblet modus

      Outlook kobler automatisk til Exchange server når du er koblet til nettet og har nødvendig
      tilgang til serveren. Du kan velge å arbeide i frakoblet modus ved å trykke på teksten eller
      liten trekant rett etter markert med tallet 7 (Se figur i punkt 1.1). Outlook vil fungere som
      normalt (skrive e-post, legge inn avtaler også videre) i frakoblet modus, men oppslag
      (kontakter, oppføringer i kalender også videre) vil ikke være tilgjengelig før man igjen er
      koblet opp mot Exchange server.
      Sendt og mottatt e-post, kalenderoppføringer og andre elementer som legges inn i frakoblet
      modus vil bli synkronisert mot serveren neste gang man er koblet opp. Er man i frakoblet
      modus og har nødvendig nettverkstilgang til Exchange serveren, kan man velge å koble seg
      opp igjen på samme måte som man setter Outlook i frakoblet modus. (En hake foran ”Arbeid
      frakoblet” blir borte når eller legges til avhengig av gjeldende status når man trykker på
      linjen)




      Har man treg nettforbindelse, for eksempel hvis man jobber over et tregt modem, kan man
      velge å kun laste ned overskrifter i stedet for hele elementer (med vedlegg). Standard
      innstillinger er at hele elementer lastes ned, men automatisk settes over til kun overskrifter
      når forbindelsen er treg




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                                 Side 4 av 54
                                                                                   Oslo Kommune



1.3 Oversikt – Outlook Web Access (OWA)
     Det er mulig å gi tilgang til Outlook via internett. Denne tjenesten heter OWA som står for
     Outlook Web Access, og benyttes via nettleseren, Internet Explorer. Denne tjenesten gjør at du
     kan få tilgang til Outlook fra hvilken som helst pc med tilgang til Oslo Kommunes nett.
     Utseende og funksjonalitet på OWA er i hovedsak lik som i standard Outlook, men det er en
     del begrensninger. Utenfor konsernnettet finner du OWA via Oslo kommunes FA-løsning /
     VPN.

1.4 Pålogging
     Tilgang til OWA skjer gjennom Internet Explorer (forutsatt gyldig koppling mot Oslo
     Kommunes nett). Adressen er https://webmail.oslo.kommune.no/owa
     Man logger seg på ved å skrive OSLOFELLES/<brukernavn> og passordet for Windows.




1.5 Oversikt
     Etter innlogging får man opp et skjermbilde som i hovedsak er oppbygd likt som den vi ser i
     standard Outlook klient. Mini-kalender og liste over oppgaver vises ikke når man er inne på e-
     post (standard visningsbilde for start). Meny i toppen er mindre omfangsrik enn den man finner
     i standard Outlook klient.




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                              Side 5 av 54
                                                                                  Oslo Kommune




     1.   Menylinje
     2.   Hovedfunksjon
     3.   Mapper
     4.   E-postliste (avhengig av valgt hovedfunksjon)
     5.   Forhåndsvisning av e-post (avhengig av valgt hovedfunksjon)

      Valg og muligheter i OWA er beskrevet under hvert enkelt punkt der det er annerledes enn i
      standard Outlook klient.
     Til brukere som kun benytter OWA:
     Ved førstegangs pålogging vil du se at standard katalogene i Exchange, som for eksempel
     innboks, har engelske navn (Inbox). Hvis du ønsker å endre språket til norsk gjør følgende:

     Klikk på Alternativer i øvre høgre hørnet.



     Velg Regional Settings å endre til Norwegian i Choose Language menyen. Klikk deretter på
     ”Rename default folders so their names match the specified language”.
     Klikk Save/Lagre.




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                             Side 6 av 54
                                                                                      Oslo Kommune




2 BRUK AV E-POST

2.1 Skriv ny e-post
   1. For å jobbe med e-post, må du velge denne hovedfunksjonen. Dette gjør du ved å klikke på
      E-post nederst i venstre kolonne




   2. Klikk på Ny (øverst til venstre)




   3. Klikk på Til… eller Adressebok for å finne mottaker




      Du får da tilgang til felles adresseliste for Oslo Kommune. Adresselisten er satt opp som
      standard ”Global Adresseliste”. Denne viser alle innslag i Oslo kommunes katalogtjeneste, og
      sorteres på navn. Det er her du søker opp alle mottakere som er registeret i Oslo kommunes
      katalogtjeneste.

      4. Skriv inn navn eller deler av navn i søkefelt øverst til venstre for å innsnevre navnelisten


Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                                Side 7 av 54
                                                                                    Oslo Kommune




      Det er også mulig å søke på andre søkekriterier ved å velge avansert søk




      Det er også mulighet for å søke på spesifikke virksomheter ved å søke på
      trebokstavsforkortelsen i ”Alias” (se figur)




      Du får da opp alle innslag i den aktuelle virksomheten.

      Fellesnavn som ”Administrasjon” kommer til å vises i listen som UKE-Administrasjon, BBJ-
      Administrasjon osv. for å kunne skille mellom samme navn som eksisterer i dagens PRK
      løsning.


Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                               Side 8 av 54
                                                                                      Oslo Kommune



   5. Marker aktuell mottaker og klikk på Til (eller Kopi eller Blindkopi) for å legge til
   6. Gjenta dersom du har flere mottakere.
   7. Klikk på OK når mottaker(e) er registrert. Du kommer da tilbake til selve e-posten du skal
      skrive. Det er også mulig å skrive e-post adressen til mottageren direkte i Til-feltet.
   8. Skriv inn emne (overskrift)
   9. Skriv meldingen i det store feltet. Eventuelle feilstavelser og antatt feil setningsoppbygning
      vil per standard bli markert med en ruglete linje under teksten. Dette er standard
      funksjonalitet for de fleste Office-produktene og blir ikke gjennomgått i denne
      dokumentasjonen.

      OWA: Korrektur vil ikke vises direkte mens du skriver, men kan velges utført før sending
      ved å klikke på ”ABC” i menyen over e-post når ønskelig.




      Det er mulig å sette innstillinger for korrektur ved å klikke på
      ”Alternativer…/Stavekontroll” i hovedmenyen




   10. Hvis vedlegg skal legges til e-posten, gjør du følgende:
          a. Klikk på Legg ved fil (bindersen fra verktøylinja)




          b. Bla gjennom mapper/filer til du finner aktuell fil
          c. Marker filen og klikk på Sett inn (vedlegget plasseres under Emne-feltet)
          d. Alternativt: Det er også mulig å legge til andre elementer fra Outlook. Klikker du på
             ’Legg ved element’ ved siden av bindersen vil det åpne seg et vindu med
             mappestrukturen. Du kan navigere rundt i denne og klikke på valgt element og ”OK”
             for å legge til dette som vedlegg.
          e. Alternativt: Ved å velge arkfanen ’Sett inn’ får du hurtigvalg for å legge til andre
             typer elementer, dette er standard for de fleste Office-produktene og blir ikke
             gjennomgått i denne dokumentasjonen.

      OWA: Vedlegg legges til ved å trykke på binders i menyen:
      a. Klikk på binders; nytt vindu dukker opp
      b. Klikk på ”Bla gjennom…”; nytt vindu dukker opp
      c. Velg filplassering og klikk på fil som skal legges ved, klikk på ”Åpne” for å legge til


Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                                Side 9 av 54
                                                                                       Oslo Kommune



        Det finnes ikke en ”Sett inn” arkfane i OWA. Det finnes heller ikke et valg som heter ”Legg
        ved element”

   11. Klikk på Send

   12. Avansert tema: Det er mulig å tilbakekalle sendt e-post. Beskrivelse og metode for å gjøre
       dette er beskrevet i hjelp. Du finner temaet ved å skrive inn ”tilbakekalling” i søkefeltet
       øverst til høyre i vinduet, og deretter trykke på enter-tasten.

        OWA: Denne tjenesten er ikke tilgjengelig

   13. Avansert tema: Det er mulig å velge utsette utsendelse av e-post til et valgt tidspunkt. Du
       finner dette under arkfanen ”Alternativer” og knappen ’Utsett levering’. I vinduet som
       dukker opp kan man også velge å få sendt kvittering for når e-post ble åpnet, varighet for e-
       post og andre sikkerhetsinnstillinger. Du kan finne dette beskrevet i hjelp ved å skrive inn
       ’forsinke levering’ i søkefeltet øverst til høyre i vinduet og deretter trykke på enter-tasten.

        OWA: Deler av tjenesten er ikke tilgjengelig, men ved å klikke på ”Alternativer…” i
        menyen i vinduet for ny e-post, vil man kunne velge å få tilsendt kvittering for når melding
        er levert eller når mottaker har åpnet e-posten




2.2 Svare på mottatt e-post
   1. Dobbeltklikk på den e-posten du vil svare på, eller klikk en gang på e-post og deretter på
      Svar i menyen

   2.       Klikk på Svar/Svar til alle (eventuelle vedlegg i e-post det svares på blir ikke med i
        svaret) eller Videresend (vedlegg blir med)




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                                 Side 10 av 54
                                                                                      Oslo Kommune




   3. Dersom du har registrert signatur (se punkt 2.5), vil denne vises nederst i meldingen.
      Alternativt kan du klikke på Signatur på verktøylinjen og definere den nå.


2.3 Slette e-post
   1. Klikk på den e-posten du vil slette
   2. Trykk Delete-tasten (Et stort kryss i verktøylinjen)




   E-posten havner nå i mappen Slettede Elementer i venstremenyen.

2.4 Hvordan varsles ny e-post?
     Ny e-post varsles med en liten konvolutt nederst til høyre i skjermbildet (i systray), uavhengig
     av om du jobber i andre program. Dette vil kun skje mens Outlook er startet. Ny e-post vil
     plassere seg i ”Innboks”. Dobbeltklikkes konvolutten, vil innboksen i Outlook åpnes.




     OWA: Ny e-post varsles som standard med lyd og en pop-up. Innstillinger for dette kan settes
     ved å klikke på ”Alternativer…/Meldingstjeneste” i hovedmenyen




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                               Side 11 av 54
                                                                                       Oslo Kommune



2.5 Signatur
   Du kan definere en eller flere signaturer som kan settes opp til å bli automatisk inkludert i e-post
   som sendes/besvares.
   I Oslo kommunes designhåndbok kapittel 9, finner du oversikt over hvordan en signatur i Oslo
   kommune skal se ut.

   Følg trinnene under for å opprette en signatur:

   1.   Klikk Verktøy – Alternativer
   2.   Klikk Fanen E-postformat
   3.   Klikk Signatur
   4.   Alternativt: Klikk på Signatur - Signaturer… i verktøylinjen når du har åpnet e-post/ny e-
        post vindu




   5. Klikk Ny
   6. Gi signaturen et navn, for eksempel Standard
   7. Klikk OK
   8. Nederst i skjermbildet kan du nå skrive inn den ønskede signaturen
   9. Klikk OK
   10. Lag om nødvendig flere signaturer (for eksempel Enkel)
   11. Angi hvilken signatur som skal være standard ved Nye meldinger og ved Svar/
       videresendinger




   OWA: Det er kun mulig å legge til èn signatur som benyttes ved sending av ny e-post. Denne nås
   via ”Alternativer… / Meldingstjeneste”



Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                                Side 12 av 54
                                                                                      Oslo Kommune




2.6 Sortering av e-post
     Som standard vil e-post sorteres fra nyeste til eldste element. Dette kan enkelt endres ved å
     klikke på kolonneoverskriftene øverst i hovedvinduet hvor e-posten listes opp. For eksempel
     kan man klikke på ”Fra” for å sortere etter avsendernavn i stigende rekkefølge. Klikker man på
     samme kolonneoverskrift flere ganger vil sorteringen veksle mellom stigende og synkende.




     Høyreklikker man på en av kolonneoverskriftene får man opp en liten meny med mer avanserte
     valg for sortering og gruppering av e-post.

     OWA: Sortering fungerer litt annerledes. Det er mulig å velge sortering i en nedtrekksmeny
     og/eller sortere fra nyest til eldst eller motsatt


2.7 Endre visning for lest e-post
     Når du klikker én gang på en ny e-post, vil e-postens innhold bli vist i leseruten til høyre. E-
     posten vil som standard bli markert som lest når den vises i leseruten. Dersom du heller ønsker
     at e-posten skal forbli ulest frem til du åpner den (enten ved å dobbeltklikke på e-posten, eller
     du høyreklikker og velger Marker som lest i menyen), kan du gjøre følgende:

     1.   Klikk Verktøy – Alternativer
     2.   Klikk fanen Annet
     3.   Klikk Leserute…
     4.   Marker ønskede valg (se bildet under)




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                               Side 13 av 54
                                                                                     Oslo Kommune




   5. Klikk OK
   6. Klikk OK igjen

   OWA: Alternativer for visning gjøres ved å klikke på visningsalternativer i menyen




2.8 E-post lagring og plassering i mapper
     Ny e-post plasseres som standard i mappen ”Innboks”. E-post som sendes vil som standard
     kopieres til mappen ’Sendte elementer’. Det finnes flere slike spesialmapper, som alle er
     plassert i mappestrukturen i venstre del av skjermen. Her kan du også selv legge til og fjerne
     mapper, og deretter flytte eller kopiere e-post mellom mappene.

     Flytte e-post til en mappe:
     Klikk på og hold knappen nede på e-post i utlisting. Mens du holder knappen nede kan du dra
     e-posten over til ønsket mappe. Slipp knappen når riktig mappe er uthevet. E-post flyttes nå fra
     mappen den var listet ut i, til mappen du slapp den på.




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                               Side 14 av 54
                                                                                    Oslo Kommune

      Du kan også høyreklikke på e-post i utlisting og velge ’Overfør til mappe…’




      Vinduet som åpnes lister opp samme mappestruktur som vises på venstre side i vinduet. Velg
      ønsket mappe og klikk på ”OK” for å flytte e-post.

      Opprette nye mapper
   1. Du kan opprette ny mappe i vinduet ”Overfor elementer”. Du må først velge en mappe og
      deretter trykke ’Ny…’. Den nye mappen vil legge seg direkte under valgt mappe.
   2. Ny mappe kan også opprettes i mappestrukturen listet ut på venstre side i vinduet ved å
      høyreklikke på en mappe og velge ’Ny mappe…’ i menyen som dukker opp.




      Mappene kan også flyttes fra et sted til et annet på samme måte som man flytter e-post.

      Hvis ønskelig, kan e-post lagres som fil (ikke i OWA):
      1. Marker e-post som skal lagres ved å klikke på den i listen, klikk deretter på ”Fil/Lagre
         som…” i menyen øverst til venstre. Standard vindu for
         lagring filer i Windows vil nå åpnes og du kan velge mappe
         og angi filnavn.

          Under innfyllingsfeltet hvor du angir ønsket filnavn finnes et
          rullefelt hvor du kan velge i hvilket filformat du vil lagre e-
          posten (standard er html):




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                             Side 15 av 54
                                                                                       Oslo Kommune




2.9 Full innboks
     Det er en begrensning på hvor mye plass som er satt av til lagring av mottatt og sendt e-post.
     Dette reguleres av driftstjenesten og kan variere. Hvis maksimal lagringsplass blir overskredet,
     vil det være risiko for at andre som sender e-post til deg vil få denne i retur med beskjed om at
     du ikke har kapasitet til å ta i mot mer e-post. Sjekk rutiner hos servicedesk for administrasjon,
     eventuell bistand og informasjon om tilgjengelig kapasitet.
     For å unngå slike situasjoner er det lurt å rydde jevnlig i e-post mappene dine. Følgende tips
     kan bedre utnyttelsen av plass:
         1. Slett gammel og/eller uviktig e-post. Marker e-post som det ikke lenger er behov for å
             lagre og velg slett (et stort kryss oppe til venstre i vinduet, på verktøylinjen).
         2. Rydd opp i sendte elementer. Vurder om sendte e-poster må lagres, eller om de kan
             slettes.
         3. Rydd opp i/slett store vedlegg. Store vedlegg som sendes vil også kopieres til ’Sendte
             elementer’, vurder om disse må lagres eller om de kan slettes. Det finnes en egen
             spesialmappe for store vedlegg i mappestrukturen på venstre side i vinduet:
             ’Søkemapper / Store vedlegg (Large mail)’. Klikker du på denne, vil e-post som
             inneholder store vedlegg listes ut


2.10 ”Flagging” av e-post – kopiering til Oppgaver
   Viktig e-post kan markeres med ”flagg” for å skille dem fra de øvrige, samt kopiere elementet til
   Oppgavelisten for lettere oppfølging. Dette gjøres på følgende måte:

   1. Høyreklikk den e-posten du ønsker å følge opp (OWA: Høyreklikk på flagg)
   2. Velg Følg opp – og marker aktuelt tidspunkt. E-posten vil nå bli listet opp som en Oppgave
      og vises i Gjøremålsfeltet i høyre kolonne på skjermen. (OWA: Kolonne ikke tilgjengelig)

   3. Du kan velge om du også vil bli varslet på et valgt tidspunkt
   4. Når e-posten er fulgt opp, er det enklest å klikke på det røde flagget i gjøremålsfeltet. Den
      markeres da som utført og markeres med en hake i stedet for flagg i innboksen. E-posten vil
      da forsvinne fra gjøremålsfeltet. Du kan også høyreklikke for å få flere valgmuligheter i
      menyen som dukker opp




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                                Side 16 av 54
                                                                                    Oslo Kommune




      Det er også mulig å kategorisere e-post etter egne valgte fargekoder. Dette fungerer på
      samme måte som oppfølging beskrevet ovenfor, men man høyreklikker i stedet på e-posten i
      kolonnen ”Kategorier”. Dette kan også gjøres ved å høyreklikke på kategori-symbol i
      Gjøremålsfeltet.




      E-post som har blitt lagt inn i egne kategorier og/eller er markert for oppfølging, kan listes
      opp ved å gå inn på ”Søkemapper” og tilsvarende underkategori i mappeutlistingen i venstre
      kolonne på skjermen.




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                             Side 17 av 54
                                                                                      Oslo Kommune



2.11 Lage regel
     Det er mulig å opprette regler som styrer hva som skal skje med e-post som blir sendt til deg.
     Du kan for eksempel lage en regel som sier at mottatt e-post der du er kopimottaker, skal
     havne direkte i en mappe som heter Kopi. Da kan du lese dem når du har tid.
     Eller du kan lage en regel som sier at all post fra en bestemt avsender skal havne direkte i en
     valgt mappe. Beskrivelse for sistnevnte eksempel:

     1.   Klikk på Verktøy – Regler og varsler
     2.   Klikk på Ny regel
     3.   Trinn 1 (øvre del av bildet): Flytt meldinger fra noen til en mappe
     4.   Trinn 2 (nedre del av bildet): Klikk på den blå lenken: Mottakere eller distribusjonsliste
     5.   Finn riktig navn eller gruppe og dobbeltklikk på denne
     6.   Klikk OK
     7.   Klikk på den andre blå lenken: Angitt
     8.   Bestem plassering
     9.   Klikk OK




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                               Side 18 av 54
                                                                                      Oslo Kommune

   10. Klikk Neste og sjekk at betingelsene er som du ønsker
   11. Klikk Neste igjen og definer eventuelle unntak fra regelen
   12. Klikk Fullfør for å aktivere regelen

   OWA: Innstillinger for å lage/endre regler finnes under menyvalgene ”Alternativer…/Regler”


2.12 Sette opp felles e-postkasser og gi tilgang til egen innboks

     Du kan dele innboks ved å gi rettigheter til andre brukere til å se din egen innboks:
     Bruker som ønsker å dele innboksen sin må gi rettigheter ved å høyreklikke på ”Innboks”,
     velge ” Mine delingstillatelser”, og deretter åpner arkfanen som heter ”tillatelser”. Her kan
     brukeren tillegge rettigheter til personer eller grupper:




     For fellespostkasser anbefales det her å sette ”Tilgangsnivå” til ”Redaktør”.

     Det må også gis rettigheter til å handle på vegne av dersom det skal være mulig å sende/svare
     på e-post på vegne av ”fellespostkassen”:

                                                   I Outlook velg ”Verktøy”, ”Alternativer” og
                                                   klikk på ”Representanter” fanen.

                                                   Deretter klikk på ”Legg til…” knappen for å
                                                   legge til brukere som skal ha rettighet til å
                                                   handle på vegne av postboksen




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                               Side 19 av 54
                                                                                      Oslo Kommune

                                                   Etter brukere er valgt må man gi disse eksplisitt
                                                   tillatelser til å handle på vegne av postboksen




     Fremgangsmåte for å åpne en annen brukers innboks:
     For en bruker som ønsker å åpne en annen brukers innboks gjøres dette slik:
     Velg ”Fil” > ”Åpne” > ”Annen brukers mappe” (se figurer)




     Deretter søker du på navnet til den brukeren du skal se innboksen til.

     Dersom denne skal ligge permanent tilgjengelig i Outlook ”Alle e-post mapper” må du legge
     denne til i profilen din:sfd

     Velg ”VerktøyKontoinnstillinger…” og verifiser at du får valget ”Ny…” og ”Endre…”, se
     bildet under.




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                               Side 20 av 54
                                                                 Oslo Kommune




     Marker/velg ”Microsoft Exchange” og klikk på ”Endre…”




     Klikk på ”Flere innstillinger…”




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007           Side 21 av 54
                                                                                      Oslo Kommune




                                                     Velg ”Avansert”-fanen




     Velg ”Legg til…” deretter skriver du inn navnet på postboksen du ønsker skal legges til i din
     Outlook.

2.13 RSS-feeds
     Det er mulig å legge til nyhetsoverskrifter fra gitte nettsider i Microsoft Outlook. Dette kalles
     RSS-feeds. En av mappene som listes på venstre side heter ’RSS feeds’. Du kan legge til
     nyhetsoverskrifter ved å høyreklikke på mappen og velge ’Legg til ny RSS-feed…’. Du får da
     opp følgende dialogboks:




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                               Side 22 av 54
                                                                                      Oslo Kommune




      I innfyllingsfeltet kan du kopiere adressen til tjenesten du ønsker å abonnere på. Symbolet for
      RSS-feeds er         . Når du er inne på nettsider som har RSS som tjeneste vil du kunne trykke
      på denne for å vise RSS-utlisting. Adressen for denne kan kopieres rett fra adressefeltet i
      Internet Explorer. Hver tjeneste du velger å abonnere på vil legge seg som en undermappe
      under mappen ’RSS feeds’. Ved å klikke på aktuell tjeneste listes nyhetsoverskriftene i
      hovedvinduet på tilsvarende måte som e-post.




2.14 Regel for kopiering av sendte meldinger til ”riktig” Sendte
       elementer mappe ved bruk av flere e-post brukere i samme
       Outlook klient


Bakgrunn
Dersom det benyttes flere e-postbrukere i samme Outlook-klient vil sendt e-post legge seg i mappen
sendte elementer tilhørende pålogget bruker selv om e-posten sendes fra en av de andre e-
postbrukerne i Outlook-klienten. Dette vil typisk være tilfelle for en bruker som sender e-post for en
eller flere fellespostkasser i tillegg til sin egen e-postbruker.
GReP prosjektet har laget en Outlook-regel som delvis avhjelper dette. Regelen kopierer sendt e-post
fra brukerens egen sendte elementer til tilsvarende mappe for brukeren det sendes fra. Hvordan
regelen virker og hvordan den aktiveres er beskrevet nedenfor.

Hvordan virker regelen
Regelen heter SendteElementerRegel og kan lastes ned fra Outlook-nettsidene, Regelen leter etter en
bestemt tekststreng i e-postteksten. Finnes tekststrengen kopieres e-posten til en fastsatt mappe.
Tekststrengen og mappen det kopieres til må være unik for hver e-postbruker som benyttes i
klienten. Det må finnes et eksemplar av regelen for hver e-postbruker som benyttes i klienten.
Håndterer outlook-brukeren en felles e-postkasse må det finnes en versjon av regelen. Håndterer
brukeren tre felles e-postkasser må det finnes 3 kopier av regelen, en for hver e-postkasse.

Begrensninger
    Sendt melding kopieres. Dvs. det ligger igjen en kopi i brukerens sendte elementer.
    Regelen(e) virker kun på klienten. Dersom brukeren logger seg på flere PC-er, må regelen(e)
      være satt opp identisk på disse.
    Regel virker av samme grunn bare på Outlook tykk klient, ikke på OWA. OWA vil håndtere
      dette korrekt og regel er unødvendig.



Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                               Side 23 av 54
                                                                                Oslo Kommune

Installere regelen

       1. Last regelen SendteElementerRegel ned på din PC. Den ligger på Outlook-nettsidene i
          mappen ”Nedlastinger, regel”
          I eksemplet nedenfor er den lagt i ”Mine dokumenter”.
       2. Start Outlook og klikk ”Verktøy” på menyen.
       3. Klikk deretter ”Regler og varsler” som vist under




Bildet nedenfor vil nå åpne seg.
        4. Klikk ”Importer regler”




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                         Side 24 av 54
                                                                                      Oslo Kommune




Du får nå fram et bilde hvor du skal velge fra hvilken fil regelen skal hentes.

       5. Velg lokasjonen hvor du lagret filen fra prosjektets intranett. ( Her Mine dokumenter) og
          klikk ”Åpne”
       6. Trykk deretter ”OK”




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                                Side 25 av 54
                                                                                       Oslo Kommune




Du har nå installert regelen.

Skal du sende fra flere enn en e-postboks i tillegg til din egen, klikk ”Kopier…” i ”Regler og
varsler”-bildet og følg instruksjonene på skjermen. Gjenta til du har like mange eksemplarer av
regelen som du har e-postbokser. Alternativt kan du gjenta punktene 4 – 6 over til du har riktig antall
regler.

Som det går fram av reglebeskrivelsen (bildet under), er regelen i utgangspunktet satt opp til å se
etter teksten ”QA GreP”. Du må endre dette til en tekststreng som identifiserer den e-postboksen
regelen skal benyttes med. Vi har i eksempelet benyttet navnet på e-postboksen, QA GreP.

       7. Du endrer teksten ved å klikke på søkestrengen som vil være blå og understreket, se
          nedenfor. Du vil da få opp vinduet ”Søketekst”. Her erstatter du ”QA GreP” med den
          teksten som er riktig for ditt bruk, for eksempel ”Postmottak xx”. Bruk knappene ”Fjern”
          for å fjerne tekst og ”Legg til” for å legge til ny tekst. Klikk OK når du er ferdig.




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                                Side 26 av 54
                                                                                   Oslo Kommune




Du må nå få regelen til å peke på riktig ”Sendte elementer” mappe, mappen som sendt e-post skal
kopieres til.

       8. Klikk ”Sendte elementer” og du får opp et vindu som viser mappene i Outlook på din PC,
          vist under. Gå opp eller ned til du finner ”Sendte elementer” under den e-postbrukeren
          regelen skal gjelde for. Klikk på mappen slik at den markeres og klikk deretter OK. Se
          bildet under. Her ligger mappen under ”Postboks – QA GReP” som er den brukeren
          regelen i eksempelet skal håndtere.

Gjenta punktene 7 og 8 for hver av postkassene/reglene du har i din Outlook.




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                             Side 27 av 54
                                                                                      Oslo Kommune




Hvordan sikre at reglen virker
Regelen går igjennom e-posten når den sendes og søker etter teksten som du la inn i punkt 7 over.
For å sikre at denne teksten er med i e-posten og er korrekt skrevet , kan det lages en signatur som
innholder teksten. Når du sender e-post fra en fellespostkasse, velger du en tilhørende signatur som
innholder teksten. Nedenfor er det vist hvordan du lager en signatur

Legge inn en signatur
   1. Fra Outlooks hovedmeny velg ”Verktøy” deretter alternativer som vist under




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                               Side 28 av 54
                                                                        Oslo Kommune




Du får nå opp et vindu for forskjellige alternativer i Outlook.
   2. Velg fanen for e-postformat og klikk på knappen ”Signatur…”




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                  Side 29 av 54
                                                                                  Oslo Kommune

Du får nå opp et bilde for å håndtere signaturer.
   3. Klikk knappen ”Ny…”




Du får nå opp en veiviser for å lage en ny signatur.

   4. Velg et navn for signaturen. I eksemplet har vi valgt QA GreP. Klikk ”Neste >”




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                           Side 30 av 54
                                                                  Oslo Kommune




Du kommer inn i bildet ”Rediger signatur”.
   5. Skriv inn signaturen. VÆR 100% SIKKER PÅ AT SIGNATUREN INNHOLDER
      SØKETEKSTEN DU LA INN UNDER PKT. 7 I AVSNITTET Installere regelen.

   6. Klikk ”Fullfør”




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007            Side 31 av 54
                                                                                  Oslo Kommune




      9. Sjekk at den nye signaturen vises i ”Lag signatur” vinduet og klikk ”OK”.




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                           Side 32 av 54
                                                                                   Oslo Kommune




      10. Klikk ”OK” for å lukke ”Alternativer vinduet”. Signaturen er nå klar til bruk.




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                            Side 33 av 54
                                                                                     Oslo Kommune




Slik setter du inn signaturen i utgående e-post
Dersom signaturen i utgående e-post ikke tilhører e-postboksen i ”Fra…” feltet, høyreklikker du
signaturen som står der. Du får da opp en liste over tilgjengelig signaturer. Velg signaturen som
tilhører avsender i ”Fra...”feltet. E-posten er nå klar til å sendes.




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                              Side 34 av 54
                                                                                  Oslo Kommune

For å kontroller at regelen virker send en e-post innholdende signaturen og sjekk innholdet i
tilhørende ”Sendte elementer” mappe. Du skal nå ha e-posten i listen over elementer i mappen som
vist under.




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                            Side 35 av 54
                                                                                     Oslo Kommune



3 BRUK AV KALENDER


3.1 Kalendervisning
     Klikk på Kalender nederst i venstre kolonne




     Standard visning av kalenderen er Uke. Du kan variere mellom Vis arbeidsuke, Vis hele
     uken. Du kan også velge Dag eller Måned ved å klikke på ønsket intervall øverst i
     hovedvinduet.




     Gjeldende dato vises med en rød ring rundt datoen i mini-kalenderen i venstre kolonne.
     Hvis du skal se på/endre avtaler for annen dato, kan du klikke på ønsket dato. Utlisting av
     planlagte aktiviteter i hovedvinduet vil endre seg til valgt dato




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                              Side 36 av 54
                                                                                      Oslo Kommune



3.2 Opprette ny avtale (uten rom og møtedeltakere)
   1. Klikk Ny på menylinjen øverst til venstre. Et vindu for å opprette en ny avtale åpnes (se
      bildet nedenfor)




   2. Fyll inn emne, sted og tidspunkt og skriv inn beskrivelse/agenda for avtalen i det store
      tekstfeltet
   3. Dersom avtalen gjelder hele dagen, må du huke av i ruten ved siden av der du angir
      klokkeslettet. Legg merke til at kalenderen da vil angi hendelsen som ledig tid. Hvis dette
      ikke er ønskelig kan du endre dette ved å endre fra Ledig til for eksempel Opptatt.


   4. Rett under dette valget kan du velge å bli få påminnelse (i form av en lyd, og et vindu som
      dukker opp) i forkant av møtet. Standard er at påminnelser sendes15 minutter før start, men
      dette kan du også justere selv om du ønsker.

   5. Vedlegg: Det kan også legges ved vedlegg til en avtale som opprettes. Dette gjøres ved å
      velge arkfanen ”Sett inn”. Verktøylinjen endrer seg til å inneholde en rekke valg for å sette
      inn elementer. I OWA kan du legge til vedlegg ved å trykke på binders i menylinjen.
      Arkfanen ”Sett inn” er ikke tilgjengelig



   6. Gjentagende avtaler: Dersom avtalen skal gjentas, klikker du Regelmessighet og legger inn
      hyppighet. Dette er nyttig for å sette opp møter som for eksempel gjentas fast hver uke. I
      OWA vises dette valget kun med symbolet (to piler i ring)




   7. Kategorisering av avtale: Du kan angi at avtalen er privat, av høy viktighet eller lav viktighet
      ved å klikke på hurtigvalg for dette til høyre i menyen i toppen av vinduet. Dersom du velger
      at avtalen er privat, vil ikke andre kunne se hva du er opptatt med det tidsrommet denne
      avtalen gjelder.




   8. Klikk Lagre og Lukk



Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                               Side 37 av 54
                                                                                      Oslo Kommune



3.3 Opprette møteinnkallelse (med rom og møtedeltakere)
   Å opprette en avtale der du vil invitere noen til å delta, samt booke møterom, gjøres på samme
   måte som beskrevet i kapitlet ovenfor. I tillegg må du utføre noen operasjoner til.

   1. Følg punktene i 3.2
   2. Klikk Inviter Deltagere og sen Til..




   3.
   4. Du må også klikke på Planleggingsassistent og klikk ”Legg til deltakere…”




   5. Du får nå opp samme adresseliste som når du skal sende e-post.
   6. Skal eksterne møtedeltakere som ikke ligger i adresseboka legges til, kan e-post for disse
      skrives inn direkte
   7. I Planleggningsassistenten kan du angi hvis personen er Obligatoriske eller Valgfrie
   8. Når du klikker på Planleggingsassistenten, vil du nå se om deltakerne er ledig eller opptatt i
      en det aktuelle tidsrommet. Ledig/opptatt tid vil ikke for eksterne brukere.




      a. Dersom det er deltakere som ikke er tilgjengelig ved angitt
      b. tidspunkt, vil det foreslås annet tidspunkt samme dag der alle / flest mulig er ledige. Klikk
         på det beste av foreslåtte tidspunkt, og møtetidspunktet flyttes dit




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                               Side 38 av 54
                                                                                    Oslo Kommune



  9. Booke møterom: Klikk Legg til rom…




  OWA: Klikk på ”Velg rom / mer…”

  10. Rull på listen til du finner et rom du ønsker å bruke. Det kan med fordel markeres flere rom
     ved å holde ned Ctrl-tasten og klikk på de ønskede rommene. Dette vil gi større sjanse for å
     finne et som er ledig
  11. Når rommene er markert, klikker du knappen Rom -> og deretter OK
  12. Under Foreslåtte tidspunkt markerer du det rommet som passer best til ditt møte (dermed
     avmarkes de andre rommene på venstre side. Du kan også slette alle andre rom i
     planleggingsassitenten)
  13. Nå har du funnet det optimale tidspunktet for både møtedeltakere og rom
  14. Klikk tilbake til Avtale (egen arkfane i OWA) og sjekk at alt ser greit ut.




  15. Klikk Send

  MERK: Et møterom må da være registrert i Oslo kommunes katalogtjeneste. Husk at du bare kan
  booke møterom på din egen etat.




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                             Side 39 av 54
                                                                                            Oslo Kommune



3.4 Svare på og/eller endre møteinnkalling
           Møteinnkallinger mottas som e-post i innkurven. De havner også direkte i kalenderen din, men
           har da en stiplet kant på venstre side inntil du besvarer den. Dette blir gjort for at tiden skal
           være reservert. Du kan også redigere møteinnkallinger du tidligere har svart på (som da er uten
           stiplet kant)




           For å svare på en møteinnkalling, gjør du følgende:

      1.      Dobbeltklikk på innkallingen
      2.      Sjekk eventuelt om du er ledig ved å klikke på Kalender (lukk deretter kalenderen ved å
            klikke på rød X øverst i høyre hjørne). Du kan også se oversikt over din og andres ledig tid i
            en tidslinje ved å klikke på ”Planleggingsassistent”




 3.         Du kan nå velge om du vil ”Godta”, ”Foreløpig”, ”Avslå” eller ”Foreslå nytt tidspunkt”

      Møteinnkallinger kan når som helst åpnes, også etter de er besvart, for å redigere/endre
      deltakelse, tidspunkt, deltakere også videre. Dette fungerer på samme måte som beskrivelsene i
      kap 3.2 og 3.3. Når du har gjort de endringer som ønskes, klikker du på ”Lagre og lukk”. Du vil
      få spørsmål om å sende oppdatering til de som berøres




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                                     Side 40 av 54
                                                                                     Oslo Kommune



3.5 Åpne en annens kalender
     Standard i Oslo kommune er at du har tilgang til å se andres kalendre.

     For å åpne en annen person sin kalender, gjør du følgende:

     Klikk på Kalender nederst i venstre kolonne
                     Klikk Åpne en delt kalender…

                       Klikk Navn og velg person
                       Velg OK

                       Etter hvert som du har åpnet andres kalendre, vil navnene listes opp i venstre
                       kolonne, under ”Andres kalendere”. Du kan slå av og på visning av disse
                       ved å krysse av i boksen foran hvert element. Hvis flere bokser krysses av,
                       vil alle avkryssede kalendere vises samtidig i hovedvinduet, side ved side.

                       OWA: Det er ikke mulig å se på andres kalendere i webgrensesnittet


3.6 Dele og lukke kalender
     Standard i Oslo kommune er at du har tilgang til å se andres kalendre.

     For å dele ut din egen kalender til andre gjør følgende:

                             Klikk på Del Min kalender…

                             Et nytt vindu åpnes, tilsvarende ny e-post.




                                1. Fyll inn mottaker du vil dele kalender med
                                2. Skriv emne for e-post
                                3. La avkryssingen i La mottakerne se kalenderen din bli
                                   stående
                                4. Du kan eventuelt krysse av for å be mottaker(ne) dele sin
      kalender
   5. Det vil dukke opp en bekreftelsesboks, se at innholdet stemmer og klikk på Ok
   6. Det dukker opp en bekreftelsesboks som bekrefter deling, klikk på Ok

   Alternativt kan du dele ut standard kalendermapp og sette delingsrettigheter ved å gå inn på
   delingsrettighetene til standard kalender:

   1. Høyreklikk på Kalender i kolonnen til høyre, klikk deretter på Endre delingstillatelser…




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                              Side 41 av 54
                                                                                       Oslo Kommune




     Et nytt vindu åpnes hvor oversikt over hvem som har tilgang til din kalender vises. Fra dette
     vinduet kan det settes rettigheter for hver enkelt bruker eller gruppe av brukere.

     Tilgang til flere brukere kan legges til ved å klikke på Legg til…, eller tilgang kan fjernes ved
     å velge aktuell bruker i listen og deretter klikke på Fjern

     Ved å velge Tilgangsnivå i rullemenyen midt i vinduet kan en rekke forhåndsdefinerte
     rettighetsnivåer settes (høyeste rettighetsnivå i toppen og synkende nedover listen). Alternativt
     velger man ønsket tilgangsnivå i områdene for Lese, Skrive, Slett Elementer og Andre feltene.

     Brukeren Standard er definert av Outlook, og angir hvilke rettigheter som gjelder for alle
     brukere som har tilgang til samme Exchange. Det er dermed mulig å tildele tilganger til alle
     brukere ved å redigere denne ’brukeren’

     OWA: Denne tjenesten er ikke tilgjengelig


3.7 Fraværsassistent – når du skal være borte
   Det vil være god service å fortelle avsendere av e-post når du er borte fra kontoret

   1. Klikk Verktøy – Fraværsassistent på verktøylinjen. Du får da opp en dialogboks som vist
      på bildet nedenfor.
   2. Marker valget Send automatiske svar…
   3. Skriv inn meldingen din i tekstfeltet (det store, hvite feltet nedst i boksen)
   4. Velg om du vil sende meldingen både Innenfor - og Utenfor organisasjonen (egne faner).
      Standardinnstilling er at automatisk svar sendes alle. Tekstene behøver ikke være like
   5. Du kan også velge å begrense tidspunkt for når det skal sendes automatisk svar
   6. Klikk OK



Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                                Side 42 av 54
                                                                                        Oslo Kommune




   OWA: Fraværsassistent kan slås av/på ved å velge ”Alternativer” i menyen og deretter velge
   ”Fraværsassistent”


3.8 Avansert: Legge til eller slette helligdager

     Det er mulig å legge inn ferdigdefinerte helligdager for Norge eller andre land, i tillegg til å
     legge til eller slette enkeltdager. Dette vil ikke bli beskrevet i denne dokumentasjonen, men
     kan leses om i hjelpfunksjonen til Outlook. Du kan finne beskrivelse av hvordan dette gjøres
     ved å søke med ordene ”legge til eller slette helligdager” i søkefeltet øverst til høyre i vinduet,
     og trykke på enter-tasten.

     OWA: Denne tjenesten er ikke tilgjengelig




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                                 Side 43 av 54
                                                                                     Oslo Kommune



4 KONTAKTER
4.1 Behandle kontakter
     Klikk på Kontakter nederst i venstre kolonne




     Her kan du legge til egne kontakter, som du sendere kan velge å søke opp i adresseboken. For
     å legge til en ny kontakt gjør du følgende:

      1. Klikk Ny eller dobbeltklikk på kontaktboks (kun utlisting i OWA) for å legge til eller
         redigere egen kontakt




      2. Fyll inn ønsket kontaktinfo i innfyllingsfeltene, trykk deretter Lagre og lukk
      3. Gjenta dette for de kontaktene du ønsker å legge til

     Det er mulig å endre visningen ved å klikke på visningsalternativer i venstre kolonne i vinduet.
     Ved å høyreklikke på ”Kontakter” åpnes en dialog hvor det er mulig å blant annet legge til en
     ny mappe hvis det er ønskelig. Flytting av kontakter til/fra mapper fungerer på samme måte
     som flytting av e-post til/fra mapper.




4.2 Opprette grupper: Distribusjonsliste
     Det kan opprettes egne grupper i Outlook, blant annet for sending av e-post til en selvvalgt
     gruppe mottakere. For å opprette en gruppe, gjør du følgende:

     1. Klikk Fil – Ny – Distribusjonsliste
     2. Skriv inn navn på gruppa
     3. Klikk på Velg medlemmer for å velge medlemmer av gruppen/distribusjonslisten



Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                              Side 44 av 54
                                                                                      Oslo Kommune

     4. Du kan velge medlemmer fra alle adressebøker (egne kontakter ligger i gruppen
        Kontakter / Contacts). Du kan eventuelt klikke på ”Legg til ny” hvis du vil legge til en
        kontakt som ikke finnes i adressebøkene
     5. Klikk OK når alle medlemmer er valgt
     6. Oversikt over hvilke medlemmer som allerede er lagt til i distribusjonslisten vises hvis du
        klikker på Medlemmer
     7. Klikk Lagre og lukk
     8. Gruppen vil dukke opp som en egen kontaktboks med det navnet du valgte for gruppen.




     Du kan nå sende e-post, avtale møter og lignende for alle medlemmene i gruppen din på lik
     linje som når du legger til en vanlig kontakt. Grupper vises med uthevet skrift i kontaktlisten.
     Du kan se hvem som er lagt inn i en gruppe ved å høyreklikke på kontaktboksen og velge
     ”Åpne”, eller ved å dobbeltklikke på kontaktboksen

                                              Dialogen som dukker opp når man høyreklikker på en
                                              kontaktboks gir også mulighet for blant annet direkte å
                                              sende kontaktinformasjonen (via e-post), opprette
                                              blant annet e-post og avtale, legge til oppfølging
                                              (Oppgave) og plassere kontakten i en valgt kategori


                                              OWA: Kontaktboksene vises ikke i OWA. Det vises i
                                              stedet en utlisting av kontaktene. Ellers er
                                              funksjonaliteten for det meste lik




4.3 Søke opp kontakter i global katalog (mulig også i andre lister):
Standard søk på Exchange settes til fornavn, mellomnavn så etternavn. I stedet for å benytte
PRK kan brukerne benytte ”avansert søk funksjonen” for å finne frem til en person i den globale
adresselisten.




Slik går man frem:

   1. klikk på ikonet for adressebok


Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                                Side 45 av 54
                                                                                 Oslo Kommune

   2. velg verktøy ->søk




   I eksempelet har jeg søkt på navnet ”Kari” da listes alle brukere som har fornavn Kari inkl.
   mellomnavn:




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                           Side 46 av 54
                                                                                         Oslo Kommune




I dette eksempelet har jeg søk på etternavn, da listes alle brukere med etternavnet ”Bugge”




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                                  Side 47 av 54
                                                                                   Oslo Kommune


5 OPPGAVER

5.1 Behandle oppgaver
     Klikk på Oppgaver nederst i venstre kolonne




   1. Klikk på Ny for å legge inn ny oppgave




   2. Du kan også klikke på Klikk her for å legge til ny Oppgave og skrive inn oppgaven. Denne
      vil da legge seg i listen over oppgaver. Du må da senere dobbeltklikke denne for å redigere/
      legge til flere detaljer. Som standard vil en oppgave lagt til på denne måten ikke ha noen
      forfallsdato.
   3. Fyll inn ønskede detaljer som Startdato, Forfallsdato, Prioritet m.v. Hvis ønskelig, kryss av
      for Påminnelse og velg dato og klokkeslett for når du skal få en påminnelse. Denne
      påminnelsen forutsetter at Outlook er åpnet, og fører til at et vindu dukker opp på skjermen,
      sammen med en varsellyd




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                            Side 48 av 54
                                                                                       Oslo Kommune

     På tilsvarende måte som når du oppretter avtaler eller skriver e-post, kan du legge ved vedlegg
     til en oppgave ved å klikke på arkfanen ”Sett inn”. Dette endrer verktøylinjen til en rekke
     muligheter for vedlegg av blant annet bilder, filer og lenker.

     OWA: Det finnes ikke en egen arkfane for å legge til vedlegg. Det er mulig å legge til dette
     ved å klikke på bindersen i menyen

     Oppgaven kan tilordnes en kontakt ved å klikke på ”Tilordne oppgave” når du har åpnet en
     oppgave og velge mottaker. Det sendes da en forespørsel til mottaker om å godkjenne/avslå
     oppgaven. Når oppgaven godkjennes vil den legge seg inn i listen over oppgaver




     Det er mulig å legge inn informasjon om prosent gjennomført og å følge opp oppgaven ved
     hjelp av rapportering, tildeling til andre ressurser og liknende, men dette vil ikke bli dekket av
     denne dokumentasjonen




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                                 Side 49 av 54
                                                                                      Oslo Kommune




6 KOMMUNIKASJON OG SYNKRONISERING MOBILE
  ENHETER

6.1 Sende SMS
     SMS sendes fra Outlook på denne måten: nummer@sms.oslo.kommune.no
     Synkronisering

6.2 Oslo kommunes synkroniseringspolicy
     Oslo kommune har laget retningslinjer for synkronisering. Retningslinjene ligger på GReP-
     prosjektets nettsider http://oslo.kommune.no/grep


6.3 Hvordan sette opp synkronisering
     OTA Push / OTA Pull
     OTA betyr over the air og betyr i praksis at den mobile enheten kobler seg til Exchange-
     serveren over internett (over telenettet). OTA-synkroniseringen kan følge to mønstre, push og
     pull. For førstnevnte alternativ vil endringer synkroniseres fortløpende til enheten etter hvert
     som de skjer på serveren, med inntil 15 minutters forsinkelse. Pull-alternativet er styrt av en
     synkroniseringstidsplan definert på den mobile enheten.
     MERK: Dagens løsning støtter kun synkronisering over telenettet.


     Gjennom klient-PC
     Dersom ActiveSync er installert på en brukers datamaskin kan den mobile enheten synkes mot
     den informasjonen som ligger i den lokale Outlook-klienten. Tilkoblingen gjøres da enten
     trådløst ved hjelp av bluetooth eller ved hjelp av en USB-kabel.




     Informasjonen på den mobile enheten kan sikres gjennom følgende tiltak:

6.4 Sikkerhet på den mobil enheten
Se informasjonsdokument for synkronseringspolicy/retningslinjer på GReP-prosektets nettside.
http://oslo.kommune.no/grep




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                               Side 50 av 54
                                                                                       Oslo Kommune

6.5 Slette en mistet eller stjålet mobilenhet
     Dersom en mobil enhet går tapt kan det personlige innholdet slettes fra serveren. Dette gjøres
     ved at den mobile enheten får en slettekommando fra Exchange-serveren neste gang den
     tilkobles for synkronisering. Det vil likevel være mulig for den som urettmessig er i besittelse
     av enheten å lese informasjon før en ny synkronisering finner sted dersom ikke sikkerhet på
     enheten er aktivert i tilstrekkelig grad. Se forrige punkt.

     Viktig
     Denne prosessen sletter alle programmer og data fra enheten og fjerner all funksjonalitet
     bortsett fra muligheten til å ringe nødnumre. Du kan også bruke denne fremgangsmåten til å
     slette alt innhold på enheten før du kaster den eller overlater den til en ny bruker.

6.6 Slik foretar du ekstern sletting av data fra en mobil enhet
   1. Logg på Microsoft Office Outlook Web Access (OWA) på
      .https://webmail.oslo.kommune.no/owa ved hjelp av e-postadressen og passordet for
      brukerkontoen som den mobile enheten synkroniseres med, deryourdomainname er firmaets
      primære domenenavn.
   2. Klikk Alternativer på tittellinjen i OWA-vinduet.
   3. Klikk Mobile enheter i navigasjonsruten.
   4. Klikk IDen for enheten du vil foreta ekstern sletting på, klikk Slette alle data fra enheten, og
      klikk deretter OK.
   5. Klikk Fjern enhet fra listen.

      Merk
      Den eksterne slettingen utføres vanligvis noen få minutter etter at den er startet. Hvis den
      mobile enheten er slått av eller er i et område uten dekning når den eksterne slettingen startes,
      vil den eksterne slettingen utføres så snart den mobile enheten er koblet til nettverket igjen.




6.7 Oppsett av mobile enheter
     For å få synkronisering gjort tilgjengelig for brukeren, må det settes rettigheter for
     mobilsynkronisering i PRK slik det gjøres i dag. Kontakt PRK-ansvarlig som kan sette opp
     dette.



Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                                Side 51 av 54
                                                                                   Oslo Kommune

     E-post for Exchangeoppsett er forskjellig for de ulike mobilleverandørene. Oppsett av
     synkronisering er beskrevet i de fleste brukerdokumenter som følger mobiltelefonene.

     De innstillingene og egenskapene du trenger er beskrevet i tabellene under:

     Tilkobling
      Exchange Server          Webmail.oslo.kommune.no
      Sikker tilkobling        Ja
      Tilgangspunkt            Telenor Internett
      Synk under roaming       Nei
      Bruk standardport        Ja

      Pålogging
      Brukernavn               “påloggingsid”
      Passord                  “OK password”
      Domene                   Oslofelles.oslo.kommune.no

      Synkroniser
      Synkplan for topptid     Alltid på
      Synkcplan ut. Topptid    Hvert 30 mminutt
      Start på topptid         08:00
      Slutt på topptid         17:00
      Topptiddager             Ma,Ti,On,To, Fr,
      Ved konfilkter           Server vinner

      Kalender
      Synkroniser kalender     Ja
      Synk kalender tilbake    2 uker
      Første synkronisering    Behold elem. På tel

      Oppgaver
      Synkroniser oppgaver     Nei
      Synk fullførte oppg.     Nei
      Første synkronisering

      Kontakter
      Synkroniser kontakter    Ja
      Første synkronisering    Behold elem. På tel

      E-post
      Synkroniser e-post       Ja
      E-postadresse            Ansatt@virksomhet.oslo.kommune.no
      Vis meld ved ny e-post   Ja
      Bruk signatur            Nei
      Signatur                 Ingen
      Ved sending av e-post    Send med en gang
      Synk meldinger tilbake   3 dager

      Fraværende
      Fraværende               Ja
      Melding                  0




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                            Side 52 av 54
                                                                                          Oslo Kommune

6.8 Valg av mobile enheter

     Ved innkjøp av mobilen enheter må brukerne være klar over at støtte for Exchange
     informasjons synkronisering er forskjellig fra mobil-leverandør til mobil-leverandør. Dersom
     den mobile enheten skal brukes til å synkronisere informasjon fra Oslo kommunes e-
     postsystem bør det verifiseres av selger av den mobile
     enheten at den støtter Microsoft Exchange Server -informasjonsutveksling.

7     HJELP
7.1 Søk og filtrering av utlistinger
     For lettere å finne frem til tidligere mottatt/sendt e-post, kalenderføringer, kontakter og
     oppgaver, er det tilgjengelig et søke-/filtreringsfelt øverst til høyre i utlistingsvinduet for valgt
     hovedelement




     Ved å fylle inn data i dette feltet, vil gjeldene utlisting begrense visning til kun de elementene
     som inneholder søkeordet. Søkefeltet søker etter ord(ene) som legges inn i både overskrifter,
     hovedtekst og andre tekstfeltet.

     OWA: Søke-/filtreringsfelt er ikke tilgjengelig for kalender


7.2 Hjelp
     Det finnes omfattende hjelpemateriell for Outlook. Man kan generelt få tilgang til
     hjelpfunksjonen ved å trykke på funksjonstasten F1 på tastaturet. I tillegg er det et eget
     menyvalg for hjelp, en egen knapp (spørsmålstegn), og et innfyllingsfelt hvor man kan skrive
     inn stikkord man ønsker å søke etter




     OWA: Det er ikke mulig å søke etter stikkord når du benytter OWA. F1-tasten vil heller ikke
     være til hjelp (den vil åpne hjelp-funksjonen til Internet Explorer). Hjelp er tilgjengelig ved
     klikke på symbol med spørsmålstegn oppe til høyre i vinduet




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                                   Side 53 av 54
                                                                                      Oslo Kommune

7.3 Informasjon på Internett
     Det finnes omfattende hjelpemateriell for Outlook tilgjengelig på Internett. For hjelp, tips og
     opplæringsvideoer kan for eksempel følgende adresse besøkes (Ctrl-klikk for å åpne linken i
     standard nettleser)

     http://office.microsoft.com/nb-no/training/CR100654581044.aspx

     Se også spørsmål og svar på http://oslo.kommune.no/grep
     Se venstre menyfelt på nettsiden.

     Her vil vi legge ut informasjon og tips om ting du bør være oppmerksom på i forbindelse med
     Oslo kommunes løsning - og i forbindelse med den sameksistens som er mellom CP og
     Exchange i prosjektperioden.

     Oppdager du feil eller mangler i dette dokumentet, kontakt grep@oslo.kommune.no




Brukerdokumentasjon for Oslo Kommune Exchange 2007                               Side 54 av 54

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:1
posted:4/7/2013
language:Unknown
pages:54