EndNote FR

Présentation de EndNote EndNote est un logiciel de gestion de références bibliographiques. C’est un outil indispensable pour le chercheur Il permet de : gérer sur son micro-ordinateur des fichiers de références documentaires utiliser ces références pour rédiger un article et générer une bibliographie, après les avoir mis automatiquement en forme. importer des références extraites de catalogues divers (CD-Roms, Internet, Bases de données distantes…) Gérer des références bibliographiques : EndNote permet de stocker 32 000 références bibliographiques par bibliothèque (fichier de références) Le nombre de bibliothèques est illimité, plusieurs bibliothèques peuvent être ouvertes en même temps. Une grille standard a été prédéfinie pour saisir 18 types de références (article de périodique, ouvrages, thèse…mais aussi des documents multimédia : cartes, documents électroniques…) Chaque grille de saisie peut contenir près de 30 champs d’entrée (auteur, titre, notes…) Chaque référence peut comporter jusqu’à 64 000 caractères (16 pages environ) La fonction recherche de EndNote présente une grande souplesse, tous les champs sont interrogeables. Les références peuvent être triées, exportées, modifiées etc.. Créer une bibliographie : Des liens directs depuis MS Word (et certains traitements de texte) vers EndNote permettent à l’utilisateur par simple clic : de récupérer directement des références bibliographiques dans EndNote de les insérer sous forme de citations temporaires dans le corps d’un article de formater ces citations selon le style de la revue dans laquelle l’article sera publié de générer une bibliographie selon le style de la revue dans laquelle l’article sera publié de reformater les citations et bibliographies sous un autre style pour publication dans une autre revue Pour faciliter ce travail, une bibliothèque de près de 300 styles est livrée avec EndNote. Chaque style correspond à un ensemble d’instructions qui vont permettre de formater les citations et les bibliographies en fonction des exigences des revues dans lesquelles l’utilisateur veut publier On peut modifier un style ou créer son propre style. Récupérer des données bibliographiques : EndNote permet d’aller rechercher des références bibliographiques dans des bases externes. L’interrogation se fait depuis la grille de recherche de EndNote et peut porter simultanément sur plusieurs fichiers. Les références sont transférées directement dans EndNote. Les doublons sont repérés. Selon les types de références à récupérer, EndNote propose des filtres de conversion des données. Pour les bases de références distantes, des filtres d’importation offrent un accès direct à une centaine d’entre elles. Il est possible de créer ses propres filtres. EndNote peut être installé indifféremment sur PC ou sur Macintosh MSH-Alpes Christine Aubry 07/03/00 -1- Dans ce manuel : nous ne traiterons que de la version PC, Windows 97-98 nous n’abordons pas la question de la récupération des données Lorsque nous faisons référence au manuel EndNote complet, il s’agit du Manuel EndNote en anglais fourni par Niles en même temps que le CD-Rom d’installation de EndNote Quelques adresses utiles : MSH-Alpes : www-msh-alpes.upmf-grenoble.fr/ CCO : http://dodge.upmf-grenoble.fr:8001/R2D2/ Christine Aubry : ChristineAubry@upmf-grenoblefr Site Niles : www.niles.com Sites FTP de Niles : ftp.niles.com Liste de discussion SHS-Doc : Envoyer à : Majordomo@dodge.upmf-grenoble.fr Sujet : ne rien inscrire Texte : subscribe shs-doc l'adresse mail Ex : subscibe shs-doc Christine.Aubry@upmf-grenoble.fr Listes de discussion EndNote: Envoyer à : Majordomo@dodgeupmf-grenoblefrSujet : Sujet :ne rien inscrire Texte : subscribe endnote-interest Ou : subscribe endnote-interest-digest Les styles : http://www.niles.com/home/help/help.htm Attention : Si vous travaillez sur la version « française » de EndNote, dans le cadre du projet Inforef, il est conseillé de se reporter au document édité par le CCO à l’adresse suivante : http://dodge.upmfgrenoble.fr:8001/R2D2/ MSH-Alpes Christine Aubry 07/03/00 -2- I -Découvrir EndNote I - DÉCOUVRIR ENDNOTE ..................................................................................................5 1 - Démarrer EndNote ........................................................................................................................................................... 5 2 - La bibliothèque EndNote :.............................................................................................................................................. 6 2 – 1 – Comprendre la fenêtre d’une bibliothèque : ........................................................................................................6 2 – 2 - Ouvrir directement sa bibliothèque de références :.............................................................................................7 2 – 3 – Ouvrir une bibliothèque dans EndNote : ..............................................................................................................7 2 – 3 – 1 - Ouvrir une bibliothèque : .............................................................................................................................7 2 – 3 – 2 - Retrouver une bibliothèque :........................................................................................................................7 2 – 4 - Créer une nouvelle bibliothèque :...........................................................................................................................8 2 – 5 – Fermer une bibliothèque :.......................................................................................................................................9 2 – 6 – Supprimer une bibliothèque :.................................................................................................................................9 2 – 7 – Faire des sauvegardes :............................................................................................................................................9 3 - Les références bibliographiques.................................................................................................................................... 9 3 – 1 – Généralités :...............................................................................................................................................................9 3 –2 – Sélectionner une ou plusieurs des référence(s) :.................................................................................................10 3 –3 – Ouvrir une ou plusieurs référence(s) :..................................................................................................................10 3 – 4 – Fermer une ou plusieurs référence(s) :................................................................................................................10 3 – 5 – Sauvegarder des modifications ou les annuler : ................................................................................................10 3 – 6 – Supprimer des références :....................................................................................................................................11 3 – 7 – Trier des références :..............................................................................................................................................11 3 – 8 - Comprendre une référence :...................................................................................................................................11 4 - Saisir une nouvelle référence :....................................................................................................................................12 4 – 1 – Créer une nouvelle référence :..............................................................................................................................12 4 – 2 - Saisir les informations dans chaque champs :....................................................................................................13 4 – 3 - Saisir plusieurs références ayant des données communes : .............................................................................15 4 – 4 - Saisir des caractères diacritiques :........................................................................................................................15 5 - Changer la police, la taille et le style des caractères :............................................................................................15 5 – 1 - La police, la taille et le style « Plain » :...............................................................................................................15 5 – 2 – Changer l’affichage de vos références :..............................................................................................................16 5 – 3 – Changer l’affichage de toutes vos bibliothèques :............................................................................................17 MSH-Alpes Christine Aubry 07/03/00 -3- 6 – Utiliser les fonctions : Cut, Copy, Paste....................................................................................................................17 7 - Exporter les références d’une bibliothèque :...........................................................................................................17 MSH-Alpes Christine Aubry 07/03/00 -4- I - Découvrir EndNote 1 - Démarrer EndNote Allez dans le menu Démarrer…Programmes…EndNote 5 options sont proposées : EndNote Help - Programme d’aide en ligne EndNote Program - Programmes EndNote EndNote Readme - Fichier d’information sur les spécifications du logiciel Supported Publications - Liste des revues pour lesquelles un style a été créé Uninstall EndNote - Commande pour désinstaller EndNote Pour travailler avec EndNote, cliquez sur EndNote Program EndNote Program La fenêtre suivante s’affiche. Chacun des 4 dossiers contient des fichiers qui ont des fonctions spécifiques Connect : fichiers de connexion à des bases extérieurs Examples : fichiers bibliothèques Filters : fichiers permettant d’importer des références de bases de données ou de CD-Roms Styles : fichiers pour formater des bibliographies ou des citations MSH-Alpes Christine Aubry 07/03/00 -5- Ouvrez le dossier Examples Fermer EndNote : Allez dans le menu File et choisissez l’option Exit Ou Double clic sur le X du carré supérieur droit de la fenêtre EndNote EndNote se ferme, les modifications que vous avez effectuées dans vos bibliothèques sont faites automatiquement 2 - La bibliothèque EndNote : Une bibliothèque contient un certain nombre de références (32 000 au maximum) Vous pouvez créer autant de bibliothèques que vous le voulez, sachant que si vous générez des bibliographies, il vaut mieux avoir une bibliothèque principale dans laquelle vous irez chercher vos citations. Il est possible d’ouvrir plusieurs bibliothèques en même temps mais ce n’est pas conseillé. Chaque bibliothèque est un fichier indépendant qui peut être copié, renommé, détruit Il faut sauvegarder régulièrement le travail qui est réalisé et faire des copies de chaque bibliothèque. 2 – 1 – Comprendre la fenêtre d’une bibliothèque : Ouvrir le fichier PALEO qui est une bibliothèque de démonstration en double cliquant sur son icône MSH-Alpes Christine Aubry 07/03/00 -6- Ce fichier contient 200 références qui sont toutes affichées : « Showing 200 out of 200 references » Chaque référence se présente sous une forme abrégée : 1er auteur, année de publication, numéro d’enregistrement à l’intérieur du fichier et début du titre. Vous pouvez faire défiler les références avec l’ascenseur de droite. La bannière du haut vous indique le nom du fichier sur lequel vous travaillez : ici PALEO.enl Notez que les fichiers de références ont pour extension « .enl » (EndNote Library) 2 – 2 - Ouvrir directement sa bibliothèque de références : Quand vous aurez crée plusieurs bibliothèques, vous pouvez demander que l’une d’elles s’ouvre automatiquement. Ouvrir la bibliothèque que vous voulez rendre active. Aller dans le menu Edit et sélectionner Default Library Sélectionner la 1ère option qui correspond au nom du fichier que vous venez d’ouvrir. 2 – 3 – Ouvrir une bibliothèque dans EndNote : 2 – 3 – 1 - Ouvrir une bibliothèque : Si vous voulez ouvrir une bibliothèque alors que vous êtes déjà dans EndNote, allez dans le menu File et choisissez l’option Open Par défaut, vous avez la fenêtre des fichiers qui ont l’extension .ENL qui s’affiche. Cliquez sur le fichier correspondant à la bibliothèque que vous voulez ouvrir. 2 – 3 – 2 - Retrouver une bibliothèque : Si vous n’avez pas cette fenêtre, allez dans la case « Explorer » pour retrouver dans votre gestionnaire de fichiers le dossier « Examples » de EndNote qui doit, normalement, être installé dans le dossier Program Files sur C MSH-Alpes Christine Aubry 07/03/00 -7- La bibliothèque que vous voulez ouvrir peut avoir été enregistrée ailleurs dans un fichier dont l’extension n’est pas .ENL. Dans ce cas, allez dans la case Type et sélectionnez l’option All files avant d’aller dans le gestionnaire de fichiers (case Explorer) pour le retrouver. 2 – 4 - Créer une nouvelle bibliothèque : Pour créer une nouvelle bibliothèque, allez dans le menu File et choisissez l’option New Dans l’exemple ci-dessus, il n’y a pas encore de bibliothèque. Inscrivez le nom de votre nouvelle bibliothèque dans la case Nom Vous ne pouvez pas donner le même nom à 2 bibliothèques différentes Vous constatez que le type de fichier qui va être créé est bien un fichier avec une extension .ENL (EndNote Library) Cliquez sur Enregistrer MSH-Alpes Christine Aubry 07/03/00 -8- Votre bibliothèque est crée, vous retrouvez sur la bannière, en haut à gauche, son nom Pour le moment, elle ne contient aucune référence : « Showing 0 out of 0 references » 2 – 5 – Fermer une bibliothèque : Allez dans le menu File et choisissez l’option Close Library Ou Double clic sur le X du carré supérieur droit de la bibliothèque La bibliothèque se ferme, les modifications que vous avez effectuées dans vos références sont faites automatiquement 2 – 6 – Supprimer une bibliothèque : Vous ne pouvez pas supprimer une bibliothèque dans EndNote Vous devez aller dans votre gestionnaire de fichier pour retrouver le fichier de la bibliothèque : Allez dans le menu File et cliquez sur Open Vous pouvez, à partir de la case Explorer, en cliquant sur la flèche de droite, remonter dans l’arborescence jusqu’au dossier Program Files sur C. Ouvrez le, puis ouvrez Examples et supprimez votre bibliothèque (si elle a été sauvegardée dans ce dossier) par un clic droit de la souris, option Supprimez Sélectionnez le, puis faites un clic droit sur votre souris et choisissez l’option Supprimer 2 – 7 – Faire des sauvegardes : Il est très fortement conseillé de faire régulièrement des sauvegardes des fichiers-bibliothèques 3 - Les références bibliographiques 3 – 1 – Généralités : Vous pouvez ajouter des références dans votre bibliothèque EndNote soit manuellement, soit automatiquement, à partir de fichiers extérieurs en utilisant la fonction Import. Dans ce chapitre, nous ne traiterons que la saisie manuelle des références bibliographiques. Chaque référence contient tous les champs nécessaires pour générer une bibliographie ou insérer, dans le texte d’un article, une citation. Chaque référence saisie dans une bibliothèque se voit attribuer un numéro qui lui est unique MSH-Alpes Christine Aubry 07/03/00 -9- Si vous supprimez une référence dans une bibliothèque, son numéro de référence est supprimé, il ne sera pas attribué à une autre référence Vous pouvez saisir 32 000 références par bibliothèque Il existe 18 types de références (Ouvrage, article de périodique, thèse…) mais vous pouvez en créer d’autres Pour chaque type de référence, des champs sont automatiquement affectés. Vous pouvez en ajouter (30 au maximum) ou en enlever. Seul le type de référence « Generic » ne peut être modifié 3 –2 – Sélectionner une ou plusieurs des référence(s) : Pour sélectionner une référence : soit vous cliquez dessus soit vous tapez les 1ères lettres du nom du 1er auteur La référence est noircie dès qu’elle est sélectionnée Pour sélectionner plusieurs références, selon les cas : Pour sélectionner des références non contiguës, maintenez le bouton Ctrl enfoncé et cliquez sur les références que vous voulez sélectionner Pour sélectionner une série contiguë de références, maintenez le bouton Shift enfoncé et cliquez sur les références que vous voulez sélectionner Pour sélectionner toutes les références, allez dans le menu Edit et choisissez Select All. Pour désélectionner toutes les références allez dans le menu Edit, la commande Select All est devenue Unselect All, cliquez dessus 3 –3 – Ouvrir une ou plusieurs référence(s) : Après avoir sélectionné une ou plusieurs références, pour : - ouvrir une référence : double cliquez dessus ou tapez les 1ères lettres du nom du 1er auteur ou allez dans le menu References pour sélectionner Edit. - ouvrir plusieurs références : double cliquez dessus , 10 références au maximum s’ouvrent ou allez dans le menu References pour sélectionner Edit 3 – 4 – Fermer une ou plusieurs référence(s) : Double clic sur le X du carré supérieur droit de la référence Ou dans Menu File, sélectionnez Close Reference Ou, si plusieurs références sont à fermer, maintenez la touche Shift enfoncée et appuyez en même temps sur Ctrl + W. 3 – 5 – Sauvegarder des modifications ou les annuler : Toutes les modifications qui sont faites dans une référence sont automatiquement enregistrées lors de la fermeture de la référence De la même manière, si vous créez une nouvelle référence, elle sera automatiquement enregistrée à sa fermeture Pour ne pas tenir compte de modifications et avant de fermer une référence: Allez dans le menu Edit et choisissez l’option Undo, la dernière modification effectuée sera supprimée. Allez dans le menu File et cliquez sur Revert Reference, Votre référence sera tel qu’elle était au moment où vous l’avez ouverte MSH-Alpes Christine Aubry 07/03/00 - 10 - 3 – 6 – Supprimer des références : Sélectionnez les références à supprimer Vous pouvez : - soit aller dans le menu References et choisir l’option Delete - soit aller dans le menu Edit et choisir l’option Clear - soit aller dans le menu Edit et choisir l’option Cut L’option Cut permet de mettre momentanément la ou les référence(s ) dans le presse papier, elles peuvent être réintroduites dans une autre bibliothèque par l’option Copy Une fois les références supprimées, il n’est plus possible de revenir en arrière Il est recommandé de ne pas détruire des références qui ont été utilisées pour la rédaction d’ un article ou d’une bibliographie ( cf. Citations et bibliographies – Chapitre 1 – 2 La numérotation des références – p. 63) 3 – 7 – Trier des références : (Cf. La recherche – Chapitre 5 – Trier les références – p. 28) 3 – 8 - Comprendre une référence : Les informations contenues dans une référence sont structurées à l’intérieur de champs (terme informatique qui désigne un des éléments de la notice bibliographique : Champ Auteur, Champ Date, Champ Titre…) En haut de chaque référence, on trouve 2 séries d’informations : 1 – Le signalement de la référence qui comprend : - Le mon du 1er auteur de la publication - La date de publication - Le numéro d’enregistrement à l’intérieur du fichier bibliographique dont la référence est issue. Ces 3 informations se retrouveront ultérieurement lorsque vous rédigerez un article et que vous voudrez citer dans le corps de votre texte cette référence. Elle apparaîtra sous cette forme temporaire. Par la suite, vous pourrez la reformater automatiquement. 2 - Le type de référence (selon le type de référence, les champs qui sont affichés sont différents) : 18 types de références sont proposées, vous pouvez les faire défiler avec la flèche de droite du menu déroulant MSH-Alpes Christine Aubry 07/03/00 - 11 - La fenêtre peut être - déplacée en saisissant la barre supérieure avec le curseur - agrandie en tirant l’angle inférieur droit avec le curseur 4 - Saisir une nouvelle référence : Si vous travaillez sur la version « francisée » de EndNote, dans le cadre du projet Inforef, il est conseillé de se reporter au document édité par le CCO à l’adresse suivante : http://dodge.upmfgrenoble.fr:8001/R2D2/ 4 – 1 – Créer une nouvelle référence : Ouvrir le fichier dans lequel la référence sera insérée. Dans le menu References, choisir New Par défaut, le type de référence qui s’affiche est celui d’un article dans un périodique (« Journal Article » ) Pour changer, cliquez sur la flèche du menu déroulant, à droite de « Journal Article » et sélectionnez le type de document voulu. Quand vous sélectionnez un type de référence, un certain nombre de champs apparaissent dans la fenêtre. Selon les types de références, la liste des champs ne sera pas toujours la même. Par exemple : pour un article de périodique, vous aurez un champ Titre de périodique, Volume, Fascicule. Pour un ouvrage, vous aurez un champ Editeur Il est recommandé de choisir le type de référence avant de rentrer les données, même si en cours de saisie, vous pouvez modifier le type de référence : dans ce cas, vérifiez que vos données ont enregistrées dans les champs appropriés. Vous pouvez ajouter, enlever et renommer les champs de chaque type de référence Pour choisir le bon type de référence il faut connaître ce que recouvrent les termes suivants : Book : ouvrage écrit par un ou plusieurs auteurs Edited Book : ouvrage édité sous la responsabilité d’ une ou plusieurs personnes (ou groupe de personnes) Book Section : article ou chapitre publié dans un ouvrage ou une conférence MSH-Alpes Christine Aubry 07/03/00 - 12 - Conference proceeding : ouvrage publié à l’issu d’un congrès. Un article dans une conférence doit être saisi comme « Book Section » Electronic Source : document édité sous une forme électronique (site Web ou Ftp). Si le document est à la fois imprimé sur papier et sous forme électronique, il faut le saisir comme un document imprimé et ajouter son adresse électronique. Remarque : Tant que vous n’avez pas fermé votre référence et que vous n’avez pas rentré au minimum un auteur, votre référence s’appelle New Reference. Dès que vous saisissez un auteur et que vous fermez votre référence, ce qui la sauvegarde, un numéro de référence lui est attribué, le nom du 1er auteur et la date de publication apparaissent dans la bannière 4 – 2 - Saisir les informations dans chaque champs : Les données bibliographiques sont entrées dans des champs séparés qui correspondent chacun à un type d’information : Champ auteur, pour les auteurs Champ titre pour le titre etc... Ne saisissez aucune ponctuation sauf celle nécessaire à la compréhension du texte contenu dans chaque champ (Un point ou une virgule dans un titre par exemple) Selon le style choisi, quand vous générerez une bibliographie, EndNote mettra en forme vos références en introduisant entre chaque champ les caractères de ponctuation nécessaires. Pour passer d’un champ à l’autre, utilisez la touche de tabulation ou placez le curseur dans le champ. Pour remonter d’un champ à un autre, maintenez la touche Shift enfoncée et utilisez la touche de tabulation. Pour saisir plusieurs auteurs, utilisez la touche Entrée (n’ajoutez pas de ponctuation entre les auteurs) Quand vous fermez votre référence, elle est automatiquement sauvegardée. Elle apparaît désormais dans le fichier en grisé, avec un numéro qui lui a été attribué automatiquement et qui est incrémenté au fur et à mesure des nouvelles entrées. Si vous ouvrez à nouveau cette référence, sa bannière a changé : sont inscrits successivement le nom du 1er auteur, la date de publication et le numéro d’enregistrement. Authors and Editor names - Les auteurs et éditeurs scientifiques : Entrez un auteur par ligne Saisissez le nom de l’auteur puis le prénom séparé par une virgule et un espace EndNote permet d’abréger les prénoms en création de bibliographie : entrez l’intitulé des prénoms sous sa forme complète chaque fois que c’est possible. Si vous n’avez pas la forme développée du prénom, saisissez les initiales Pour les noms composés, saisissez les sous ce format : De Gaulle, Charles S’il y a plusieurs auteurs, saisissez les sans ajouter « et al. », EndNote le fera automatiquement si vous le lui demandez dans le style que vous aurez choisi (Cf. Les styles - Formater les auteurs – Chap. 4 – 1 et 4 – 2 – p.53-54) Pour les auteurs avec un titre honorifique, saisissez le titre après les noms et prénoms séparés par une virgule Pour le noms de collectivités, ajoutez une virgule après le nom et assurez vous qu’il n’y en a pas dans l’intitulé du nom : France CNRS, Year – Année : Entrez la date de publication sur 4 chiffres MSH-Alpes Christine Aubry 07/03/00 - 13 - Vous pouvez saisir du texte, par exemple : « à paraître » Ce texte doit toujours suivre la date Journal – Titres de périodiques : Saisissez le titre du périodique sous sa forme complète, sans l’abréger Vous pouvez utiliser la liste des termes de périodiques pour récupérer l’intitulé exact d’un périodique. (Cf. Les listes de termes - Chapitre 4 – 1 – Insérer un terme dans une référence en cours de saisie – p. 38) The Alternate Journal Field – Titre abrégé du périodique Saisissez le titre abrégé du périodique Ce champ est essentiellement utilisé lorsque l’on importe des références de bases de données extérieures Pages – Pages : Vous pouvez saisir le nombre de pages sous les 2 formes : 520-533 520-3 Ne saisissez rien d’autres, quand vous formaterez votre bibliographie, le style que vous utiliserez se chargera d’ajouter automatiquement les informations : p. ou autres (Cf. Les styles - Chapitre 4 – 6 – Formater les numéros de pages– p. 56) Reportez vous au chapitre sur les styles, 4 – 6 – Date : Saisissez la date comme vous voulez, EndNote ne reformate pas ce champ Toutefois, si vous voulez ultérieurement trier vos références par ce champ, il faut saisir la date sous sa forme numérique : ne saisissez pas les mois alphabétiquement. Exemple : 10 Décembre 1999 doit s’écrire 1999/12/10 ISBN/ISSN : Ce champs n’est pas obligatoire mais il peut servir si vous importez des données Call Number – Numéro de classement : Ce numéro vous est propre, il est utile pour retrouver un document sur vos étagères ou dans vos dossiers Edition : EndNote ne formate pas ce champ , aussi rentrez le correctement si vous voulez le faire apparaître dans vos bibliographies : 1ère, 2ème etc.. Label : Ce champ peut être utilisé comme vous voulez : par exemple pour saisir des numéros de tirés à part Keywords – Mots clés Les mots clés vont vous permettre de trier vos références par sujet. Saisissez un mot clé par ligne, sans virgule entre les mots clés Notes and Abstracts - Notes et Résumés : Saisissez vos notes personnelles et vos résumés. MSH-Alpes Christine Aubry 07/03/00 - 14 - Ce champ peut aller jusqu’à 8 pages URL L’URL vous permet d’accéder directement au document électronique Après avoir saisi votre URL, pour la rendre active, allez dans le menu Edit et cliquez sur Launch URL Pour saisir des dates : Le champ Year est réservé à la date de publication, il est entré avec 4 chiffres, ceux de l’année Vous pouvez utiliser d’autres champs pour saisir une date : Champ Date, Label, Notes, ou encore les champs « Custom » qui sont des champs libres Les champs « custom » n’apparaissent pas, il faut aller les chercher : Allez dans References Types du menu Edit. Soyez très prudent, les modifications sont à faire avec le Manuel EndNote complet p. 267-270 4 – 3 - Saisir plusieurs références ayant des données communes : Pour éviter de saisir plusieurs fois des informations qui sont communes à une série de références, vous allez créer une grille contenant ces informations Allez dans le menu References et cliquez sur New Saisissez dans cette nouvelle référence toutes les données communes Fermez la référence qui va rester sélectionnée Allez dans le menu Edit et choisissez Copy pour la dupliquer Choisissez directement dans le menu Edit l’option Paste (n’ouvrez pas de nouvelle référence) Recommencez l’opération (Paste) autant de fois que nécessaire puis ouvrez chaque nouvelle référence pour les compléter Pour les refermer et les sauvegarder : Ctrl+Shift+w 4 – 4 - Saisir des caractères diacritiques : 128 codes de caractères peuvent être saisis Maintenez la touche Alt enfoncée puis tapez un des codes numériques dont la liste se trouve dans le Manuel EndNote complet page 78 du Chapitre 4 5 - Changer la police, la taille et le style des caractères : 5 – 1 - La police, la taille et le style « Plain » : Par défaut , les références sont entrées dans une police, une taille et un style de caractères propre à EndNote appelés « Plain » Ce choix vous permet, si vous générez une bibliographies après avoir rédigé un article, d’avoir des références affichées dans la police , le style et la taille des caractères de votre texte. Vous pouvez aussi vouloir changer, dans une référence, cette option : Ouvrez votre référence Sélectionnez les termes à modifier. Allez dans le menu Text et choisissez selon le cas les options Font, Size ou Style MSH-Alpes Christine Aubry 07/03/00 - 15 - Attention : Les modifications que vous aurez introduites apparaîtront toujours dans les bibliographies que vous générerez, quelque soit le style choisi. N’oubliez pas que selon les styles, vous pouvez parvenir au même résultat : cf. Les styles – Chap. 3 – 1 – Modifier la présentation d’un style – p. 51 5 – 2 – Changer l’affichage de vos références : Vous avez la possibilité de choisir la taille et la police des caractères à utiliser pour saisir et afficher des références. Cette option peut être utilisée aussi pour toutes vos éditions à partir de la commande Print dans le menu File. Le choix est le même que sous Windows Allez dans le menu Edit et choisissez l’option Typing Display Font Faites votre choix et cliquez sur OK (Le style ne peut pas être changé) Vos références sont désormais toutes soumises au choix de police et de taille de caractères que vous venez de faire. Comme on peut le voir sur l’exemple ci-dessus, les références sont modifiées dans toutes les bibliothèques, alors que l’affichage des informations brèves n’est pas affecté. Attention : Si vous générez une bibliographie, après avoir rédigé un article, vos références auront la police, la taille et le style du texte de votre article. MSH-Alpes Christine Aubry 07/03/00 - 16 - 5 – 3 – Changer l’affichage de toutes vos bibliothèques : Si vous voulez changer la police et la taille des caractères de vos bibliothèques, allez dans le menu Edit et choisissez l’option Library Display Font : le résultat obtenu est le même que précédemment mais inversé : Ce sont les informations brèves qui sont modifiées Attention : Si vous générez une bibliographie, après avoir rédigé un article, vos références auront la police, la taille et le style du texte de votre article. 6 – Utiliser les fonctions : Cut, Copy, Paste Couper, Copier, Coller : Pour une référence : Dans une référence, vous pouvez utiliser les fonctions couper, copier ou coller (cut, copy, paste ) pour déplacer des informations d’un champ à un autre : Allez dans le menu Edit et cliquez sur l’une des 3 options De même depuis un traitement de texte, vous pouvez copier des informations dans les différents champs d’une référence. Pour plusieurs références : Ces fonctions sont utiles pour copier une ou plusieurs références d’une bibliothèque à une autre : Sélectionnez une ou plusieurs références sans les ouvrir Allez dans le menu Edit et choisissez l’option Copy Ouvrez la bibliothèque dans laquelle vous voulez copier vos références Allez dans le menu Edit et choisissez l’option Paste Vos références sont recopiées dans cette bibliothèque. Si des références étaient déjà présentes dans cette bibliothèque, les références importées sont insérées et triées. Vous pouvez aussi utiliser la fonction Copier-Déplacer : Ouvrez la bibliothèque dans laquelle vous voulez placer vos références Sélectionnez les références que vous voulez déplacer Cliquez sur une des références sélectionnées et tirez la en maintenant la bouton de la souris enfoncé jusque sur la bibliothèque d’accueil. 7 - Exporter les références d’une bibliothèque : - Si vous voulez exporter une partie des références contenues dans une bibliothèque, sélectionnez les puis allez dans References et cliquez sur Show Selected, EndNote crée un fichier temporaire des références sélectionnées. - Si vous voulez exporter toutes les références d’une bibliothèque, ouvrez cette bibliothèque Choisissez un style dans le menu Style (cf. Les styles – Chap. 1 – Sélectionner un style– p. 43) Choisissez dans le menu File l’option Export MSH-Alpes Christine Aubry 07/03/00 - 17 - Dans la case : - Dans : indiquez où vous voulez placer votre fichier-bibliothèque - Nom : renommez votre fichier, si nécessaire - Type : Rich Text Format (.rtf) : Vos références garderont les enrichissements de texte que vous leur avez apportés. Ce format peut être ouvert par les traitements de texte courants Text File (.txt) : Les enrichissements de texte seront perdus mais ce format est utile pour passer sous un autre gestionnaire de base de données HTML (.htm) : Ce format vous permet d’envoyer vos références sur le Web MSH-Alpes Christine Aubry 07/03/00 - 18 -