v
Contents
Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xi Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv Chapter 1
Moving Beyond Bullet Points: A Three-Step System
1
Introducing the Scenario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Analyzing the Problem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Three Analysis Questions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Can I See the Focus of the Presentation by Reading Only the Slide Titles? . . 5 Does This Presentation Balance My Spoken Words and Projected Visuals? . . 7 Does This Look Interesting to My Audience?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Selecting a Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Introducing the Hollywood Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Interpreting Classical Ideas with Modern Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Aligning Your Strategy with the Research . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Understanding the Three-Step Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Writing a Script to Focus Your Ideas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Storyboarding Your Script to Clarify Your Ideas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Producing Your Script to Engage Your Audience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
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vi
Contents
Chapter 2
Setting the Stage for Your Story in Act I
21
The Beyond Bullet Points Story Template. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Writing Using Three Ground Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Rule 1: Write Complete Sentences with a Subject and a Verb in Active Tense . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Rule 2: Use a Conversational Tone That Is Simple, Clear, and Direct . . . . . . . 27 Rule 3: Constrain the Length of Your Sentences to the Limits of the Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Act I: Setting Up Your Story . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Act I, Scene 1: Establishing Your Setting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Act I, Scene 2: Naming a Protagonist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Act I, Scene 3: Describing the Imbalance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Act I, Scene 4: Aiming for Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Act I, Scene 5: Recommending a Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Closing the Curtain on Act I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Reviewing the Five Scenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Appealing to Your Audience’s Emotions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Focusing Your Ideas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 10 Tips for Enhancing Act I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Chapter 3
Fleshing Out Your Story in Acts II and III
51
Introducing Acts II and III . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Appealing to Reason in Act II . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Appealing to Emotion and Reason in Act III. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 Act II: Developing the Action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Centering on the Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Choosing from Three Levels of Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Specifying Three Main Supporting Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Act II, Scene 1: Supporting the First Main Point. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 Act II, Scenes 2 and 3: Repeating the Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Act II, Scene 4: Creating the Turning Point . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Contents
vii
Act III: Framing the Resolution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Act III, Scene 1: Restating the Crisis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 Act III, Scene 2: Recommending the Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Act III, Scene 3: Setting Up the Climax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Act III, Scene 4: Reaching the Resolution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Reading Your PowerPoint Script Aloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Reviewing Your Script with Your Team. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 Lowering the Curtain on Your Story Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 10 Tips for Enhancing Your Story Template. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Chapter 4
Preparing and Planning Your Storyboard
77
Introducing the Storyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Transferring Your Script to PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Sending the Story Template from Word to PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 Setting Up the Slide Master . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Changing the Slide Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Editing the Headlines. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 Preparing Your Storyboard. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Adding a Title and Closing Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Creating Storyboard Guides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Repositioning the Storyboard Guides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Planning Your Spoken Words . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Setting Up the Notes Master . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Writing Your Narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Storyboarding Using Three Ground Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Rule 1: Keep Reviewing the Big Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Rule 2: Maintain a Steady Pace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 Rule 3: Tie Your Acts and Scenes Together . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Rehearsing with Your Headlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102 10 Tips for Enhancing Your Storyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
viii
Contents
Chapter 5
Choosing a Design Style for Your Storyboard
113
Designing Using Three Ground Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 Rule 1: Design the Complete Experience Around the Headline . . . . . . . . . . 114 Rule 2: Make Your Slides Collaborative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Rule 3: Try Three Treatments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Applying a Variety of Design Techniques to Three Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Preparing a Test File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Beginning the Design Process. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Filling the Screen with a Photograph. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122 Ensuring That the Headline Is Legible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 Hiding the Headlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 Adding a Visual Prop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 Using Clip Art. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 Animating Your Words. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 Mixing and Matching Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Choosing a Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 10 Tips for Enhancing Your Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Chapter 6
Expanding Your Graphical Options
149
Snapping a Screen Shot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150 Displaying Detailed Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 Explaining an Idea Using a Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 Creating a Diagram. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 Explaining an Idea Across Three Slides Using a Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Explaining an Idea on a Single Slide Using a Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Explaining an Idea Across Slides Using a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 Improving Your Storyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Adding Graphics to the Title and Closing Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Reinforcing the Three Main Ideas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 Aligning with the Research . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 Rehearsing the Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 Finalizing the Notes Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Contents
ix
Getting Clearance and Approvals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 10 Tips for Enhancing Your Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 Chapter 7
Bringing Your Story to Life
181
Producing Using Three Ground Rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Rule 1: Make Your Media Transparent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Rule 2: Create a Dialog with Your Audience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183 Rule 3: Improvise Within Constraints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184 Removing Distractions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 Preparing the Environment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 Checking the Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 Planning for Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 Rehearsing Away Distractions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 Using Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 Developing a Dialog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 Being Authentic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191 Working Confidently with Your Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 Enlivening the Dialog. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 Handling Q & A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 Improvising Within Constraints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 Keeping Control of Your Story . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 Preparing for Different Contexts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 Turning Off Your Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 Handing Out Handouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 Presenting Without Being Present. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 Sending Your Notes Pages (Not Your Slides). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 Producing an Online Presentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 And Now Presenting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 10 Tips for Enhancing Your Production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
x
Contents
Appendix A
Aligning with the Research, 207
Reviewing Mayer’s Research-Based Principles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207 Communicating with Words and Pictures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207 Avoiding the Redundancy of Narration and On-Screen Text . . . . . . . . . . . . 208 Keeping Information in Bite-Sized Segments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 Clearly Signaling Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 Using a Conversational Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 Placing Headlines Near Graphics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 Keeping the Screen Clear of Distractions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212 Narrating Animated Elements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213 Synchronizing Animation and Narration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 Applying Advanced Principles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 Learning More About the Research . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215 Additional Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215 Appendix B
Using the Beyond Bullet Points Slide Formatter, 217
Installing the Beyond Bullet Points Storyboard Formatter as the Default for New Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218 Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
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