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Creating_ Managing and Using Digital Collections_ The NTU Library

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Creating_ Managing and Using Digital Collections_ The NTU Library Powered By Docstoc
					Creating, Managing and Using Digital Collections: The NTU Library Experience
Jieh Hsiang (項潔)
University Librarian, Professor of Computer Science, National Taiwan University 11 April 2007
2007/04/11 1

Outline


Classification of digital collections
 實體館藏的數位化


Digitization of library’s collections

 實體館藏中新創的數位館藏


Reincarnated digital collections from existing materials
Digitization of external collections

 未擁有實體館藏的數位館藏


 原生數位型態(born


digital)的數位館藏

Collections of the born digital



Challenges ahead in management and use
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Classification of Digital Collections
實體館藏的數位化
Digitization

of library’s collections digital collections from existing materials

實體館藏中新創的數位館藏
Reincarnated Digitization
Collections

未擁有實體館藏的數位館藏

of external collections

原生數位型態(born
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digital)的數位館藏
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of the born digital

實體館藏的數位化


特點:
 有實體館藏  實體館藏與數位館藏有一對一的對應



文化保存目的
 延長實體館藏的壽命(尤其是特藏資料),亦能作

為往後資料修復的參考依據


檢索使用目的
 數位化得以全文檢索、分類與聚集檢索主題資訊,

大幅提昇使用便利性
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實體館藏的數位化


館藏圖書數位化
 中美百萬冊圖書數位化計畫  OCR、fulltext

search: Google Book Search, Microsoft Live Search Books



特藏資料數位化
 數位典藏(Digital

Archives)  將有價值的文物,透過數位化技術,將文物轉化成文 字、影像、聲音或視訊等數位物件

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全文數位化有利於研究與教育


未修復的歷史檔案

透過數位化技術,讓研究者得 以方便查閱珍貴脆弱或不對外 公開的文物及檔案,亦可可以 透過網路方便查詢與瀏覽。

修復後的歷史檔案

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實體館藏的數位化


e.g. Dan-Xin Archives (淡新檔案)
 


 



Administrative and judicial archives during Qing Dynasty Including documents of 1,600 legal cases, containing as many as 19,152 items Dating from 1776 to 1895 One of the only two judicial archives in China at the prefecture archive Reveal many facets of Taiwanese society of the time An important first-hand resource for the study of Taiwan economics, society structure, and law Image, metadata, full text, associated tools
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

What we have done

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A document from Dan-Xin – Archives before repairing

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A document from Dan-Xin – Archives after repairing

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A document from Dan-Xin

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實體館藏的數位化


Challenges
 Management


of content

Cataloging Transform library automation system into digital content management system

 Use


 Google-book-like


search?

Title/author search is clearly not sufficient  Post-classification according to metadata

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實體館藏中新創的數位館藏



舊籍圖書使用率相對偏低,不尐已成為「靜止性」 典藏 依據特定主題,以數位方式從現有實體館藏中聚 集創造出新的數位藏品集合,賦予館藏新意義



特點:
 由實體館藏中根據不同主題或目的發展創新性的數

位館藏  有實體館藏,亦有數位館藏,但二者間沒有一對一 的對應性

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實體館藏中新創的數位館藏


例:臺灣老照片資料庫
 從近五千冊舊籍館藏中

選出40,000餘張 pre1945年的臺灣照片  是獨特的臺灣老照片資 料庫,填補此時期照片 資料稀尐的空缺  有完整的metadata,使 用方便  Cover a wide spectrum

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實體館藏中新創的數位館藏


臺灣老照片資料庫  涵蓋了幾乎所有臺灣研究相關主題:政治、經 濟、教育、衛生、交通、建築、植物、動物、 礦產、農漁牧產、林業、文化(風俗、信仰)、 語言、考古、文學、旅遊等。

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Old photos of Taiwan

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Old photos of Taiwan
根據主題,將分散 的館藏以數位方式 集結在一起,能方 便的搜尋、比對與 分析,可能產生新的 發現或不同的解讀 意義

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實體館藏中新創的數位館藏


Challenges
 Management


of content

Cataloging  Subject classification
 Use


As before

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未擁有實體館藏的數位館藏

 

藉由協助外部單位數位化所藏的資料,取得珍貴 的文化資源 是圖書館館藏的 ―新‖ 收藏方式與服務模式 資料要愈被研究與使用才會愈有價值—
 資料擁有者不見得同意捐贈實體資料  出借藏品給圖書館進行數位化,而後雙方互惠,各

執一份數位化檔案



不是擁有實體資料才算館藏 達到文化保存與提供研究素材的責任
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Judicial court records during Japanese period (1895-1945)


包括高等法院及新竹、臺中、嘉義等地方法院之民事判決 原本、民刑事案件登記簿、非訟事件及強制執行事件、公 正證書原本、法人登記簿、和行政卷宗,共五千餘冊
完整呈現臺灣日治五十年法院的運作實況 可藉以探究法院如何透過判決,將清治時期的民間習慣, 被轉化為日治時期的近代國家法規範;亦可從法院使用者 的身份、性別、有無訴訟代理人、紛爭類型等,觀察當時 的各種「法事實」 Digitized using digital camera, already over 4 Terabytes
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 



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Judicial court records during Japanese period (1895-1945)

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查詢 ―損害賠償‖ 共918筆 再縮小範圍查詢 ―土地‖ 共29筆

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未擁有實體館藏的數位館藏


例:國民黨黨史館檔案
 國民黨未公開之對日抗戰時期與亞洲周邊國家關係

檔案、臺灣人士在大陸抗日活動檔案等「特種檔案」 及其歷史檔案之「近代人物書札」等  資料量約20萬影幅

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國民黨黨史館檔案

查詢:台灣革命同盟會 結果:39筆
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台灣革命同盟會成立案
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未擁有實體館藏的數位館藏


Challenges
 Management


of content

New definition of a library’s collections  New collection development policy  New acquisition strategy  Cataloging
 Use


As before

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臺大圖書館的數位館藏 (partial list)
名稱 (有無實體館藏)
淡新檔案(Y) 岸裡大社文書 (Y) 臺灣舊照片 (C)

數位化內容
19,152件,影像、全文、標注 、metadata 1,131件,影像、全文、2,610筆metadata 39,743件,影像、metadata

資料庫
Y (全文檢索) Y (全文檢索) Y

伊能嘉矩手稿 (Y)
臺灣古拓碑 (Y) 含琉球 漢文臺灣日日新報 (C) 明清臺灣行政檔案 (C) 臺灣宗教民俗圖錄 (C)

35,942件,影像、全文37萬字、metadata
300件,影像、全文、metadata 3,000萬字,全文、metadata 36,987件,影像、全文3,500萬字、標注、 metadata 3,500張影像、metadata

Y
Y (全文檢索) Y (全文檢索) Y (全文檢索) Y

歷代寶案 (Y)
臺灣古契書 (N) 臺灣南部古契書 (Y)
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249冊,約17,000影幅
22,000件,全文、metadata 84件,影像、全文、metadata

Y (全文檢索)
Y (全文檢索) Y (全文檢索)
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臺大圖書館的數位館藏 (partial list)
名稱 (有無實體館藏) 臺北市文獻委員會古契書 (N) 竹塹北門鄭利源號古契書 (N) 芎林鄉公所日治時期檔案 (N) 數位化內容 120件,影像、全文、metadata 359件,影像、全文、metadata 13件,約3,000頁,2377筆metadata 資料庫 Y (全文檢索) Y (全文檢索)

淡水八里魏先生資料 (N)
日治時期法院檔案 (N) 國民黨黨史資料 (N) 臺灣民主運動雜誌與簡報 (N)

古文書78件,其中14 件贈與本館
1,732冊,已完成 4TB 影像數位化 約20萬影幅 約40萬影幅 Y Y Y

美援臺灣建設狄卜賽檔案 (Y)
卑南墓葬與探坑考古手稿 (Y) 圖書館館藏古籍數位化 (Y)

約1,500件,已數位化10,000頁影幅
約5,200影幅 約82,000影幅

製作紀錄片

Update: 2007/3/27
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原生數位型態(born digital)的數位館藏



More and more born digital data generated— websites, ebooks, articles, journals, etc. 在資訊時代,born digital 資源是重要的文化資 產,對未來的研究者而言,極為重要,但也最難 保存。
 網頁典藏(Web

Archiving)  臺大學術資源網(NTU Scholars Gateway)  機構典藏(Institutional Repository)

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Web Archiving



Website記錄當代社會的發展 (文化是 process,不是end product) Website是born digital,存在於事件發生當時,消失後 即無痕跡
網路資訊增加快速,也消失快速  每一個網頁平均壽命是44天至二年  1998年建立的網頁,到1999年有44%已經消失  網頁內容不斷更動,被取代的內容,可能具有研究價值  應保存的網路資訊:  重要事件之 web documents, blogs(如 921地震、選舉 活動)  學校本身網站之 evolution 與紀錄


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臺大圖書館 網站典藏庫
http://webarchive.lib. ntu.edu.tw/


目前共典藏2415 個網站:

• 295 個臺大相關 • 607 個政府機構 • 85 個事件議題 • 82 個焦點人物 • 347 個教育學術 • 415 個藝文相關 • 137 個政治相關 • 247 個科技經貿 • 190 個族群相關 • 119 個非營利社 Creating, Managing and Using Digital Collections: The NTU Library Experience (Jieh Hsiang) 2007/04/11 團

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National Taiwan University (1997/07/15)

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National Taiwan University (2007/07/15)

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NTU Scholars Gateway





網路上大量作假、錯誤資訊造成積非成是的效應,對 社會與研究層面的影響會極為深遠 Web publishing 造成 information overload。 Library should be the last defense of scholarly materials Library search as an alterative to Google search.
 針對不同研究學術領域,主動蒐集網路上優良的學術

資源,並建立Google-like的查詢機制  使用者能透過圖書館的網站得到他所需要的高品質網 路資訊,久而久之,他就會以圖書館為取得研究資源 的第一選擇  使高品質網路資源變成館藏的一部份,亦能提高圖書 館資源的使用率
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NTU Scholars Gateway
http://sg.lib.ntu.edu.tw/
 



由教師及館員篩 選優質學術網站 目前已篩選收錄 1萬多個學術網 站、2億多個網 頁頁面 中英文資源各半

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Institutional Repository







一個機構(大學)將本身的研究產出,如期刊及會議 論文、研究報告、投影片、教材等,以數位的方法保 存並建立網路平台,提供查詢與使用 收錄資料以全文為主,並建立全文檢索機制 可以想像成一個以特定機構之研究產出為主要內容的 全文資料庫 臺大機構典藏(National Taiwan University Repository, http://ntur.lib.ntu.edu.tw/)
v1.4 為基礎,中文化並擴充功能  現已主動蒐集校內11學院教師之學術成果共約30,444 筆著作,其中13,710篇為全文數位檔案
 以DSpace

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Major lesson learned from our IR experience

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DSpace doesn’t have to be so ugly

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原生數位型態(born digital)的數位館藏


Challenges
 Management


of content

Collection development policy  Overcome administrative barrier and faculty resistance (IR)  New perspective toward free web resource (web resource as gray literature?)  New technologies (especially “compression” in web archiving)
 Use


New concept of incorporating web resources into library automation system and user environment
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圖書館面對數位館藏 的營運變革
落實實體與數位館藏並重的館藏發展策略  調整圖書館之技術服務流程與任務編組  開發各種數位館藏的使用服務


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從實體館藏到數位館藏


數位館藏引發的問題:
 檢討館藏的定義


不僅是實體書籍才是館藏,各項數位化藏品也應該是圖 書館館藏的一部份 使用者習慣改變,逐漸習慣網路化的全文檢索 提供服務給不進圖書館的使用者 化被動為主動,from information center to knowledge center 組織架構的重整 服務方式的調整 館員的心態調整與工作技能再訓練
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 館藏的使用方式




 圖書館的重新定位與變革管理


  
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實體與數位館藏並重的館藏發展


調整館藏發展策略
 數位館藏應納入館藏發展範圍  落實實體與數位館藏並重的館藏發展策略



對數位館藏進行計量統計
 使圖書館投入在數位館藏的成果,能充分反映在館藏

量與使用量的統計中  館藏量指標
 

舊:入館人次、館藏借閱量、線上目錄檢索次數… 新:加入電子書冊數、電子期刊種數、數位典藏件數… 舊:圖書冊數、期刊種數… 新:加入各類網站到訪人次、各類資料庫及電子期刊檢 索次數、電子全文下載次數…
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 館藏使用量指標
 
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調整人力資源、任務編組與服務流程


改變館員的心態
 將數位館藏納入日常的館務處理管道內  調整圖書館組織架構或服務流程,使館員認知到蒐羅

數位館藏並提供使用,本來就是圖書館業務中很自然 的一部份


推展數位館藏觀念,館員的再訓練
 讓館員認知數位館藏與實體館藏同等重要  增加館員的數位資訊觀念與操作能力

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調整人力資源、任務編組與服務流程


調整技術服務的流程與方法
 採訪—

數位資源浩瀚無邊,需有一套數位館藏的採訪流程與資 料篩選機制  編目— 各類型的數位館藏該如何編目、如何呈現於圖書館館藏 目錄中


不再侷限於館內的讀者服務
 服務不進圖書館的讀者,提供各種線上諮詢導引服務
 提供更多電子資料庫或數位學習網站  走出館外,透過網路以更主動推播的方式服務學校師生

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圖書館面對數位館藏的營運變革


增加電子資源組?
 

以專人負責數位館藏的整體發展,使數位館藏發展趨於穩定且
永續經營

擴增圖書館的資訊技術人力,以處理及管理大量數位館藏、 開發數位館藏使用系統,使圖書館內的數位館藏能得到最適 切的維護



圖書館需有自己的資訊技術開發團隊
愈來愈多的數位館藏,除了儲存與維護外,更應積極思考如 何提供使用  瞭解使用者的真正需求,開發更有助於研究與教學的數位館 藏資訊服務 臺大圖書館的資訊技術人員從編制的5名擴增到目前約有17 名專職人力


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數位館藏的使用服務 (user services)





From library automation system to content management system Incorporate digital collections, high quality web resources, external services into the library’s service From OPAC to OPAIR (Open Public Access Information Resources)
 (Pronounced

as au pair)

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An OPAIR wish list





 

A seamless blending of the library’s catalogue with other digital collections and external services As much full text search as possible Metadata-based post processing of search results Web 2.0 technology and personalization Tools and aids for research and learning, including data mining utilities

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Conclusion






(Academic) libraries should take a more active role in creating and managing digital collections and take bold steps in providing services This may require a re-thinking of collection development strategies, service models, organizational adjustments, and even the definition of collections Library should strive to become a knowledge center (but shouldn’t change its name)
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Let’s fly together

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