verifikasi stok umum

Document Sample
verifikasi stok umum Powered By Docstoc
					MOF

PEMERIKSAAN HARTA MODAL & INVENTORI VERIFIKASI STOK
Bahagian Kawalan dan Pemantauan Perbendaharaan Malaysia

1

MOF

PEMERIKSAAN HARTA MODAL & INVENTORI

2

TEMPOH PEMERIKSAAN

PEMERIKSAAN HARTA MODAL & INVENTORI DENGAN DAFTAR HARTA MODAL (KEW 312) & DAFTAR INVENTORI (KEW 313) PERLU DILAKUKAN SEKURANG-KURANGNYA SEKALI DALAM MASA DUA(2) TAHUN.

3

JENIS DAN DEFINISI ASET(PP2/91)
HARTA MODAL INVENTORI


BARANG TAK LUAK BERNILAI RM500 ATAU LEBIH SETIAP SATU PADA MASA PEROLEHAN. TIDAK TERMASUK PERABOT, PERMAIDANI, LANGSIR TANPA MENGIRA KOS.


BARANG TAK LUAK BERNILAI TIDAK MELEBIHI RM500 SETIAP SATU PADA MASA PEROLEHAN termasuk perabut, permaidani, langsir tanpa mengira kos)

BEKALAN PEJABAT

ITEM STOR


BARANG LUAK/TAK LUAK BERNILAI RENDAH DAN TIDAK EKONOMI DIKESAN.


BARANG BELUM GUNA & PERLU DISIMPAN BAGI KEPERLUAN OPERASI, PENYELENGGARAAN DLL.

4

TUGAS PEGAWAI PEMERIKSA

SEMAK SENARAI HARTA MODAL DAN INVENTORI

5

SENARAI HARTA MODAL KEMENTERIAN/JABATAN/BAHAGIAN
Bil Bil. Kad Keterangan No.Harta Modal Harga Asal (RM)
820.00

Tarikh Beli

Lokasi

1

0001

TV Philips 20” 1422/68 mm

KK/BKP/TV/BT /001

15.2.2004

Bilik Tayangan

2.

0002

P.A.System

KK/BKP/PS/B M1/001

3,500

20.3.2004

Bilik Mesyuarat 1

3.

0003

P.A.System

KK/BKP/PS/B M2/002

3,500

20.3.2004

Bilik Mesyuarat 2

JUMLAH

7,820.00
6

SENARAI INVENTORI KEMENTERIAN/JABATAN
Bil. Bil. Kad Keterangan Kuantiti Harga Asal Seunit (RM)
442.00

Jumlah Harga Asal (RM)
884.00

No. Inventori

Lokasi

1.

0001

Meja Utama MBM1

2

KK/BKP/MU/ SB/01 KK/BKP/MU/ TSB/02 KK/BKP/KM/ BM1/01-0100

SB TSB

2.

0002

Kerusi Mesyuarat

50

100

5,000

BM1

7

TUGAS PEGAWAI PEMERIKSA

SEMAK DAFTAR HARTA MODAL (KEW. 312) DAN DAFTAR INVENTORI (KEW. 313)
8

DAFTAR HARTA MODAL
KEM. / JAB. :Perbendaharaan BAHAGIAN :Kawalan dan Pemantauan

KEW 312
( Bil. Kad 001 )

BUTIR-BUTIR HARTA
BAHAGIAN A

Kategori : Mesin Peralatan, & Kelengkapan Pejabat : Televisyen Jenis Jenama dan Model : Philips Jenis dan No. Engin : No. Casis / Siri Pembuat : - SN1343953 No. Siri Pendaftaran : KK/BKP10/35/A/BM1 Tanda tangan Pegawai yang Bertanggungjawab:  Lokasi Tarikh T/tangan PEMERIKSAAN HARTA MODAL Tarikh T/tangan
03 Mac 2006 BM1

Kos dan Tarikh Dibeli / Diterima:820.00/16/10/05 No. Pesanan Kerajaan : P24 Pembekal : Syarikat Snar Elektrik :RM16,808/21/12/04 No. Rujukan Fail : PKKTBP01/07/02
Aksesori : Remote Control

Zulkifli Tarikh :29.11.05

PENEMPATAN 27.11.05 PELUPUSAN Tarikh : Rujukan : Tandatangan :

9

DAFTAR INVENTORI
KEMENTERIAN /JABATAN : Perbendaharaan Malaysia BAHAGIAN : Kawalan dan Pemantauan Kategori: Perabot Jenis : Meja

KEW 313
Catatan Tanda/ tangan

Bil.

Butiran

Kuantiti

No. Pesanan Kerajaan
P35

Tarikh Dibeli
21.1.02

Kos Seunit
RM 442

No. Siri Pendaftaran KK/BKP 10/35/B/ SBKP 001-002

Lokasi

Pelupusan

Rujukan 1 Meja Utama MBM1 2 SBKP

Tarikh

Nota : Borang ini hanya untuk mendaftar inventori dan tidak boleh digunakan bagi transaksi keluar /masuk inventori.

10

TUGAS PEGAWAI PEMERIKSA

SEDIA LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

11

LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL
Bil Keterangan No. Pendaftaran Daftar Lengkap Daftar Kemaskini Harta Modal Dilabel/Ditanda Ya Tidak Catatan

Ya

Tidak

Ya

Tidak

Nama dan Tandatangan Pegawai Pemeriksa

Tarikh: Nama dan Tandatangan Pegawai Pemeriksa
12

Tarikh:

LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI
Bil Keteranga n Inventori Kuantiti Daftar Inventori Ditanda /dilabel Catatan

Rekod

Sebenar

Lengkap

Tidak

Kema skini

Tidak

Ya

Tidak

(i)

Nama dan Tandatangan Pegawai Pemeriksa
Tarikh:………………………………..

(ii)

Nama dan Tandatangan Pegawai Pemeriksa Tarikh:………………………………..

13

TUGAS PEGAWAI PEMERIKSA

TANDATANGAN DAFTAR HARTA MODAL DAN INVENTORI

14

MOF

VERIFIKASI STOK

15

VERIFIKASI STOK

Verifikasi Stok dilaksanakan ke atas stok barang-barang yang disimpan dalam stor seperti alat ganti, alat tulis,ubat-ubatan dll.

16

PERSAMAAN DAN PERBEZAAN DI ANTARA PENGIRAAN, PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI STOK
PENGIRAAN STOK (TPS 202 – 206)
1. SKOP TUGAS  Mengesah stok simpanan secara berterusan sepanjang tahun, Atau  Mengira semua item secara (100%) sekali dalam setahun (SPP 12/1995) 2. TANGGUNJGAWAB PELAKSANAAN 3. PEGAWAI TERLIBAT MELAKSANA TUGAS Pegawai / Kakitangan Stor Pegawai dan kakitangan stor. Pegawai jabatan yang tidak terlibat secara langsung dalam Pengurusan Stor 4. BARANG TERLIBAT Barang dalam stor. Barang dalam stor. Pegawai Kementerian / Jabatan yang dilantik oleh Pegawai Pengawal dan tidak terlibat dalam Pengurusan Stor. 17 Barang dalam stor. Ketua Jabatan

PEMERIKSAAN STOK VERIFIKASI STOK (SPP 12/1995)
Mengesah stok simpanan secara berterusan dan memastikan keseluruhan item dalam simpanan setahun.

(TPS 187-201)
 Mengesah stok simpanan dan meninjau tahap Pengurusan Stor.  Menverifikasi stok mengikut Pengkelasan  Mengesah stok secara rambang atau100%? Pegawai Pengawal

disemak dalam tempoh Barang.

VERIFIKASI STOK
Aspek pemeriksaan yang boleh membantu Pegawai Pengawal

Mengetahui kedudukan stok barang-barang

Tahap pengurusan stor jabatan bawah kawalannya

PERATURAN – PP-TPS & SPP 12/1995
18

OBJEKTIF VERIFIKASI STOK

Mengesah ketepatan rekod-rekod – kuantiti stok fizikal sama dengan Kad Kawalan Stok/Kad Petak Mengenal pasti kekurangan/kelebihan
Mengenal pasti stok yang tidak boleh guna, rosak, usang, tidak atau lambat bergerak

Memperlihatkan kemungkinan berlaku penipuan, kecurian atau kehilangan
Menentukan sama ada aktiviti pengurusan stok mengikut peraturan yang ditetapkan.
19

PERLANTIKAN PEMVERIFIKASI STOK

Dilantik oleh Pegawai Pengawal

Pegawai yang dilantik bukan bekerja dalam organisasi stor yang akan diverifikasi

20

PENGKELASAN BARANG-BARANG

SANGAT MENARIK Tidak kurang dua kali setahun

MENARIK
Setahun sekali

TIDAK MENARIK Dua tahun sekali

21

FAKTOR-FAKTOR MEMBANTU KELICINAN / KEBERKESANAN PERLAKSANAAN VERFIKASI STOK
1.

2.

3.

4.

5.

6.

Mengetahui bilangan jenis dan kuantiti barang dalam stor. ( Rujuk senarai barang dan buat tinjauan ke stor.) Pengkelasan telah dibuat terhadap barang-barang. ( TPS Panduan - 198 ) (Tumpuan boleh dibuat terhadap barang sangat menarik dan menarik.) Stor mempunyai sistem lokasi yang baik dan susunan barang yang kemas. Rekod-rekod stok dan dokumentasi berkaitan transaksi (catatan keluar-masuk barang) diselenggara secara kemaskini dan disimpan dengan teratur. Keterangan dan catatan pada rekod-rekod adalah lengkap dan jelas. Pemverifikasi Stok mempunyai pengetahuan mengenai barang-barang.
22

Stor mempunyai rak yang teguh tetapi Jabatan tidak mahir dalam meyususun barang-barang / meggunakan ruang secara maksimum.

23

Stor yang penuh dengan simpanan alat tulis yang mungkin mudah diperolehi dari pasaran tempatan?

24

Stor yang bersih dengan simpanan barang tersusun rapi serta sistem lokasi yang jelas bagi memudahkan pelaksanaan segala aspek Pengurusan stor.

25

Stor yang penuh sesak dengan berbagai jenis barang yang mencerminkan tahap pembelian oleh Jabatan.

26

Ruang stor yang sempit menyebabkan sebahagian barangbarang masih berada di dalam peti dan menyulitkan kerja-kerja menyemak / menverifikasi stok.

27

PROSES MENVERIFIKASI STOK ( samb.)
SISTEM PENYIMPANAN BARANG DALAM STOR

Pallet

Rak Keluli   

Kad Petak 






 

28

KAD PETAK (J4)

29

KAD KAWALAN STOK (J1)

30

LAMPIRAN J - 4
KAD PETAK

KEW. 300-J4

Nombor Kod……CP 4000120 Perihal Barang…Cat, Undercoat, Putih 5 liter Nombor Rujukan/Unit: Tin 5 Liter
No. Garisan No. BTB atau BPPB Terima Keluar

Lokasi: A4. Kumpulan: Menarik
Baki Tarikh dan tandatangan Penyelenggara Stor

1 2 3 4 5 6 7 JPT 56/12 PRK 13/9/2004 JVT 2/24

Baki dibawa ke hadapan 15 120 36

40 25 145 109 12.2.2004 25.4.2004 21.6.2004

31

LAMPIRAN J -3 KAD KAWALAN STOK (3)
Keluaran Tahunan RM K 19 Pembelian Tahunan RM K 19 20 Keluaran Suku Tahun Semasa Unit Terimaan /Keluaran 19 19 20 Harga Keluaran Seunit Paras Stok Maksima Memesan minima Pertama RM Kedua RM Unit Unit

KEW. 300 - J3
Kuantiti Pesanan: (Ekonomi / Tetap ) No. Vokeb : No. Kod : Tempat : Ketiga RM Keempat RM

Tarikh

No. Rujukan

Tempat Hantaran No. Pesanan Kerajaan

Terimaan Keluaran Harga Kuantiti Seunit Jumlah K RM K RM Tarikh No. Rujukan Kuantiti Kuantiti Diterima Baki Stok Pesanan yang dibuat tetapi belum diterima

Item Stor: Cat Undercoat, Putih, 5 Liter

Kumpulan : Menarik Gerakan : Cepat / Perlahan

No. Lejar

No. Kad :

32

MOF

TUGAS-TUGAS PEMVERIFIKASI STOK

33

SEMASA MELAKSANAKAN VERIFIKASI STOK
‘ TIADA TERIMAAN ATAU KELUARAN BOLEH DI LAKUKAN TANPA IZIN PEMVERIFIKASI STOK’

1

1. Pamirkan notis verifikasi -TPS 189 )

2

2. Pergi ke lokasi barang dan terus menyemak.
3. Semak diskripsi barang pada Kad Petak dan di lokasi /rak /petak
34

3

SEMASA MELAKSANAKAN VERIFIKASI STOK
4. Kira baki kuantiti fizikal di lokasi dan bandingkan /padankan dengan kuantiti terakhir tercatit di Kad Petak

4

5

5. Adakah baki kuantiti fizikal dan baki kuantiti di Kad Petak bersamaan? 5a. Buat catitan penemuan di ruang ‘Stok Sebenar’ di Lampiran S ( KEW 300-S)

5b
5b. Jika terdapat perselisihan kuantiti , minta penjelasan daripada Penyelenggara stor / minta dokumentasi sokongan.

5a

6

6. Bandingkan baki ‘Stok Sebenar’ dengan baki ‘Stok Mengikut Rekod’’ seperti di 35 Kad Kawalan Stok.

SEMASA MELAKSANA VERIFIKASI STOK
7. Adakah baki ‘Stok Sebenar’ dan baki stok di Kad Kawalan Stok (Kew. J3 ) bersamaan?

7

7b
7b. Jika terdapat perselisihan kuantiti minta penjelasan daripada Penyelenggara Stor /minta dokumentasi sokongan.

7a

7a. Buat catitan penemuan di ruang ‘stok mengikut rekod’ di Lampiran ‘S’. Buat garis merah di bawah baki stok yang disemak dan turunkan tanda tangan ringkas di Kad Petak dan Kad Kawalan Stok.

36

TUGAS PEMVERIFIKASI STOK SELEPAS SELESAI VERIFIKASI STOK

(1) Menyedia 2 salinan Senarai Verifikasi Stok Kew.300-S dan disokong dengan: (a) Penyesuaian stok fizikal dengan baki lejar atau Kad Kawalan Stok jika berkenaan (b)Satu senarai berasingan stok tak boleh guna, rosak beserta syor pemverifikasi stok. (c)Melapor barang berhad tempoh atau tarikh luput (d)Satu laporan lengkap beserta syor mengenai stor keseluruhan meliputi:
37

MOF

SENARAI SEMAK PENGURUSAN STOR

38

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
ORGANISASI STOR
   Carta Organisasi Senarai Tugas Kakitangan Adakah stor dibahagikan kepada bahagian-bahagian berikut:Kawalan stok
Lejer

Penstoran Pembungkusan dan Penghantaran Bahagian Akaun
39

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
 PENEMPATAN STOR Memudahkan pergerakan kenderaan dalam mengendalikan barang-barang. Bangunan berasingan bagi bahan mudah terbakar.

40

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
 PENEMPATAN STOR Berapakah: (I) Bilangan bangunan stor (ii) Keluasan bangunan stor

41

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
KESELAMATAN
(A) KAWALAN KESELAMATAN Adakah stor terasing dari bahagian-bahagian lain jabatan berkenaan

-

Adakah jenis kawalan keselamatan berikut diwujudkan: (a) (b)
(c) (d)

Penggunaan pas kebenaran Keluar/masuk diperiksa oleh Pengawal Keselamatan
Mengawal 24 jam oleh Pengawal Keselamatan Aturcara penjagaan dan penyimpanan kunci selepas waktu pejabat.
42

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
KESELAMATAN
(B) KAWALAN KEBAKARAN

 Adakah stor dilengkapkan dengan alat mengawal kebakaran? Nyatakan jenis:     Adakah alat sesuai dan memadai mengikut kehendak Jab. Bomba Adakah alat mengawal kebakaran diperiksa Adakah tanda-tanda amaran dipamerkan Adakah pegawai menjalani latihan mengawal kebakaran 43

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
PENERIMAAN
  Adakah bahagian terasing ujud bagi menjalankan fungsi penerimaan. Adakah kakitangan yang sama bertugas menjaga stor dan melakukan pengeluaran juga melaksanakan penerimaan.



Nyatakan cara pemeriksaan dari segi kualiti dan kuantiti yang dilakukan semasa penerimaan:Berpandu keterangan dan spesifikasi Berpandu kepada ujian yang dilakukan Berpandu kepada contoh Memeriksa kualiti secara 100%
44

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR

PENERIMAAN   Adakah barang diterima dicatat dalam Daftar Penerimaan Adakah barang-barang yang diterima pada masa yang ditetapkan. Jika tidak, mengapa?

45

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
PENYIMPANAN (a)Susunatur Adakah stor mempunyai susunatur yang tertentu?
Adakah susunatur sekarang sesuai atau perlu diubah?

Apakah masalah yang dihadapi untuk merancang atau mewujudkan susunatur yang sesuai.

46

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
PENYIMPANAN
(a)Sistem Letakan Stok  Adakah sistem letakan stok diwujudkan  Apakah jenis letakan stok yang diwujudkan:(i)
(ii)

Letakan Stok Tetap
Letakan Stok Rambang
47

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
PENYIMPANAN (b)Sistem Letakan Stok
 Adakah sistem letakan stok digunakan sepenuhnya.
 Adakah apa-apa masalah untuk melaksanakan sistem letakan stok.

48

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
PENYIMPANAN (c)Penyimpanan Barang-Barang  Adakah barang-barang disimpan dengan baik dan teratur



Apakah masalah yang dihadapi untuk menyimpan barang-barang dengan baik dan teratur.
(I) (ii) (iii) (iv) Kekurangan ruang simpanan Kekurangan alat-alat spt. rak, pelet dll. Ketiadaan MHE Sebab-sebab lain
49

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
PENYIMPANAN
 Adakah barang diselenggara dan dijaga dengan sempurna dan baik semasa dalam simpanan. Adakah barang-barang disimpan mengikut kesesuaiannya: (I) Bilik sejuk



(ii) (iii) (iv)

Bilik keselamatan bagi barang menarik Bilik hawa dingin
50

Bilik kering

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
PENYIMPANAN
 Adakah stor menyimpan barangbarang bertarikh luput. Jika ya, adakah Daftar BarangBarang Bertarikh Luput diselenggarakan.

51

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
PENGELUARAN
 Adakah barang-barang dikeluarkan secara: (a) (b) MDKD(Masuk Dahulu Keluar Dahulu) MKKD (Masuk Kemudian Keluar Dahulu)

52

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
SISTEM REKOD DAN MENGAKAUN STOK
  Adakah stor mempunyai buku daftar barang-barang Adakah stor mempunyai

(I) Kad Kawalan Stok (J1, J2, J3) atau Daftar Bekalan Pejabat Kew. 314 (ii) (iii) (iv) Kad Petak J4 Kad Lejar Lain-lain
53

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
SISTEM REKOD
  


Adakah stor mempunyai daftar kad kawalan stok Adakah rekod-rekod diselenggara dengan sempurna Adakah rekod-rekod disimpan dengan selamat
Adakah catatan pada rekod kemaskini Jika tidak, mengapa?



Adakah pegawai yang berasingan menjaga kad 54 kawalan stok dan kad petak

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
KAWALAN STOK
   Adakah stor mempunyai katalog. Adakah stor membuat pembahagian kumpulan barang (A/B) Adakah stor mengamalkan paras stok

55

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
PRESTASI STOR
 Adakah penyata kadar pusingan tahunan (Kew. 300-N) disediakan.

56

LAMPIRAN N KEW. 300 -N KADAR PUSINGAN STOK ( CONTOH PENYATA KADAR PUSINGAN STOK PADA DISEMBER 2005 )

RM
a Nilai stok pada akhir 2004 50,000 60,000 b Nilai terimaan bagi tahun 2005 c Nilai keluaran bagi tahun 2005 d Nilai stok pada penghujung tahun 2005(a+b – c) e Kadar Pusingan Stok C a+d 2

100,000 10,000
(50,000+60,000 –100,000 )

50,000+10,000 2 100,000  30,000

100,000

3.33
57

PARAS STOK
Minima AMS(bulan) Maksima (bulan) (bulan) Tempatan (A) 2 3 4 Tempatan (B) 2 3 6 Stor Pusat(A) Stor Pusat(B) Import 1 1 2 2 3 4 12 Sumber

58

KAWALAN STOK
Kumpulan Barang-Barang: KUMPULAN A Merupakan 30% daripada barang-barang yang disimpan yang mempunyai nilai pembelian tahunan tertinggi.
70% bakinya

KUMPULAN B -

Tujuan mewujudkan kumpulan tersebut adalah supaya jabatan boleh memberi tumpuan kepada barang-barang bernilai tinggi oleh kerana (mengikut kajian) barang-barang dalam Kumpulan A menguasai 70% daripada nilai keseluruhan stok dalam simpanan.
59

PENGURUSAN STOR
KAWALAN STOK PARAS STOK BARANG TEMPATAN KUMPULAN A Kuantiti Stok Maksima 4 bulan penggunaan Angka Menokok Stok 3 bulan penggunaan Kuantiti Stok Minima 2 bulan penggunaan Contoh Pengiraan :
Kuantiti Pengeluaran Tahunan 2003 – 24,000 Pengeluaran bulanan = 24,000/12=2,000

Maksima AMS Minima

= = =

2,000 x 4 = 8,000 2,000 x 3 = 6,000 2,000 x 2 = 4,000
60

SENARAI SEMAKAN BAGI PEMERIKSAAN STOR
PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA
  Adakah hapuskira dan pelupusan dilakukan pada tiaptiap tahun. Apakah jenis barang yang dilupuskan dan nilai Jenis: Nilai :  Apakah jenis barang barang yang dihapuskira dan nilai
Jenis: Nilai:
61

SENARAI SEMAKAN PENGURUSAN STOR
PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA
 Berapa lamakah tindakan menghapuskira dan pelupusan diambil untuk sesuatu barang. Adakah laporan suku tahun pelupusan dan hapuskira dihantar ke Kementerian Kewangan



62

TUGAS PEMVERIFIKASI STOK SELEPAS SELESAI VERIFIKASI STOK

(2)Mengemukakan 2 salinan Senarai Verifikasi Stok Kew. 300-S bersama-sama dokumen sokongan kepada Pegawai Pengawal.

63

SENARAI VERIFIKASI STOK Disediakan oleh Pemverifikasi Stok yang dilantik pada 2 Janauri 2005 untuk memeriksa Stor Pusat Jabatan Pengairan dan Saliran Ipoh
Folio Lejer Perihal Barang Stok Sebenar 34 Stok Mengikut Rekod 34 Lebihan Nilai Lebihan Kekurangan Nilai Kekurangan Catitan

LAMPIRAN S

KEW.300 S

FL 1

Berus, Cat 4” Drill Bit, Twist 5/8”

-

-

-

FL 2

12

13

-

-

1

5.60

Keluaran bersilang dengan Drill Bit, Twist ½” Keluaran kepada Pelanggan belum dicatit pada Kad Petak.

FL 3

Floppy Disk 3.5” High Density.

48

46

2

RM 7.00

Tandatangan : Nama : Jawatan : Tarikh Pemeriksaan Stok Sebenar :

Tandatangan : Nama : Jawatan

64

MOF

TANGGUNGJAWAB JABATAN

65

TINDAKAN JABATAN

(1)Menyedia borang Laporan Verifikasi Stok (Kew. 300-U1) bagi stok kurang, lebih, tak boleh guna dan usang.

66

LAPORAN VERIFIKASI STOK LAPORAN PEGAWAI PENGAWAL KE ATAS VERIFIKASI STOK………………………...
No. Kod Perihal Barang Tarikh di periksa Unit Kuantiti Nilai Sebabsebab Syorsyor Pegawai Pengawal Ulasan KSU Perbendaharaan /Pegawai Kewangan Negeri Catitian

LAMPIRAN U-1

KEW. 300-U1

Seunit
A. Stok Lebih 4951000 Floppy Disk 3.5” 2 . 1. 00 Keping 2 3.50

Jumlah
7.00 Tidak diambil oleh pengguna Keluaran bersilang Suhu tempat simpanan panas Masuk stok SETUJU

B. Stok Kurang C. Stok Tak Boleh Guna D. Stok Usang
TandT

212600

Drill Bit Twist 5/8”

-sana-

Bilah

1

5.60

5.60

Hapus kira

SETUJU

788800

Marker, White Board Biru Kertas Stencil

SETUJU Lupus

-sama-

Batang

12

2.2.0

26.40

142850

-sama-

Helai

200

0.50

100.00

Tidak lagi mengguna Lupus kan mesin.

SETUJU

Tandatangan…………………………… (Pegawai Pengawal ) Kementerian/Jabatan ( Jika verifikasi menunjukkan perbezaan, tiga salinan Laporan ini hendaklah disertakan bersama perakuan.)

67

TINDAKAN JABATAN

(2)Menyedia borang Penyata Perselisihan Stok (Kew. 300-K) bagi stok kurang atau lebih.

68

TINDAKAN JABATAN

(3) Membuat pelarasan stok yang lebih/kurang dengan serta merta selepas dapat kelulusan pelarasan stok daripada Pegawai Pengawal (rujuk Kew. 300-K). (4) Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok lebih, tak boleh guna dan usang (rujuk Kew. 300-U1). (5) Mengambil tindakan hapuskira ke atas stok kurang (rujuk Kew. 300-U1).
69

PENYATA PERSELISIHAN STOK (Panduan 93-206) Perselisihan ditemui di Stor……………………….pada……………
Ruj. Verifikasi Stok No. Kod Perihal Barang Unit Harga Seunit Kurang Kuantiti Kurang Nilai Lebihan Kuantiti

LAMPIRAN K

KEW.300 K

Lebihan Nilai

-

-

-

-

-

-

.

Tarikh……………. :

Pelarasan Diluluskan oleh:

Pegawai Pengawal

70

TINDAKAN JABATAN

6. Menyedia Sijil untuk dikemuka kepada Pegawai Pengawal (a) Sijil Verifikasi Stok (Kew. 300-T) (b) Laporan Hapuskira Oleh Pegawai Pengawal (Kew. 300-U2)

71

SIJIL VERIFIKASI STOK

LAMPIRAN T

KEW.300 T

Saya mengesahkan bahawa dalam suku tahun berakhir pada 30 Sept. 2005 semua barang-barang di bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak-kehendak Panduan 198 seperti berikut: (i) Barang-barang Tidak Menarik diverifikasi pada …………….

(ii )
( iii )

Barang-barang Menarik diverifikasi pada ……………….
Barang-barang Sangat Menarik diverifikasi pada …………

Tiada perselisihan / Laporan Verifikasi Stok (Kew. 300-U1) disertakan dalam tiga salinan* Tarikh :………………….. ………………………………. Pegawai Pengawal 72

* Potong

yang mana tidak berkenaan.

LAPORAN HAPUSKIRA OLEH PEGAWAI PENGAWAL
No. Kod Perihal Barang Tarikh Hapuskira Unit Kuantiti Nilai Sebabsebab Harga Asal Catatan

LAMPIRAN U-2

KEW. 300-U2

Seunit
A. Stok Lebih 4951000 Floppy Disk 3.5” 2 . 6. 00 Keping 2 3.50

Jumlah
7.00 Tidak Masuk 7.00 diperlukan Keluaran bersilang 5.60

B. Stok Kurang C. Stok Tak Boleh Guna D. Stok Usang
TandT

212600

Drill Bit Twist 5/8”

-sana-

Bilah

1

5.60

5.60

788800

Marker, White Board Biru Kertas Stencil

rosak -samaBatang 12 2.2.0 26.40

26.40

142850

-sama-

Helai

200

0.50

100.00

Tidak lagi mengguna kan mesin.

100.00

Tandatangan…………………………… (Pegawai Pengawal ) Kementerian/Jabatan

73

MOF

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

74

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

(1)

Memberi pertimbangan sewajarnya ke atas Kew.300-S dan dokumen sokongan yang dikemukakan termasuk pelupusan dan hapuskira terhadap barang yang rosak/susut oleh sebab-sebab berikut:-

75

SEBAB-SEBAB PELUPUSAN & HAPUSKIRA
(a) Kesusutan sebab dipotong, ditimbang, dibancuh, kecut, bocor, sejat dan kemerosotan yang tidak dapat dielakkan.

(b)Kerugian kerana kerosakan barang yang tidak sengaja atau tidak dapat dielakkan.

(c)Pecah atau rosak semasa dalam perjalanan. (d)Kekurangan yang didapati semasa mengira stok disebabkan kesilapan biasa.
76

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL

2. Mengemukakan kepada Perbendaharaan (1)Senarai Verifikasi Stok (Kew. 300-S) (2)Laporan Verifikasi Stok (Kew.300-U1) (3) Sijil Verifikasi Stok (Kew. 300-T) (4) Laporan Hapuskira Oleh Pegawai Pengawal (Kew. 300-U2) (5) Sijil Tahunan Pemeriksaan Stok dan Inventori (Kew. 300-W)
77

KEW 300W

LAMPIRAN W SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN STOK/INVENTORI

Saya mengesahkan bahawa pada tahun yang berakhir pada…………… semua barang-barang dalam stok /inventori di bawah jagaan saya telah diverifikasi mengikut kehendak-kehendak Panduan 187, 198 dan 238 dan tidak terdapat sebarang perselisihan /Laporan Verifikasi Stok (Kew. 300-U1) dilampirkan dalam tiga salinan* Tarikh………………….. ……………………… Pegawai Pengawal Kementerian/Jabatan
Nota : Selaras dengan Panduan 238 - Pemeriksaan meliputi loji.Laporan dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan 78 atau Pegawai Kewangan Negeri.

TANGGUNGJAWAB PENYEDIAAN LAPORAN
Kew. 300-S Laporan Pengurusan Stor Pegawai Pemverifikasi Kew. 300-U1 Kew. 300-K Kew.300-U2 Kew.300-T Kew.300-W

Jabatan Yang Diverifikasi

Pegawai Pengawal

79

MOF

PENYEDIAAN LAPORAN VERIFIKASI STOK

80

KANDUNGAN LAPORAN VERIFIKASI STOK
• • • • Profil Stor Pendahuluan Pengelasan Barang Barang Bergerak Perlahan dan Usang Organisasi Penempatan Stor Rekod Kawalan Stok Penerimaan  Penyimpanan  Pengeluaran  Keselamatan  Pelupusan  Hapuskira  Kadar Pusingan Stok  Kursus  Syor-syor  Lampiran-lampiran
81

• • • • •

PROFIL STOR UNTUK DIVERIFIKASI
1. NAMA KEMENTERIAN/JABATAN 2. Alamat Stor 3. Jumlah bilangan jenis barang pengkelasan. BAH. PENTADIRAN DAN KEWANGAN KEM. PELAJARAN PUTRAJYA 152 JENIS : 17 : 21 : 114 b. Menarik c. Tidak Menarik 5. Purata nilai stok ( Jumlah nilai stok di awal + di akhir tahun dan dibahagi 2 ) 6. Tarikh akhir stok di verifikasi Belum pernah diverifikasi
82

4. Bilangan jenis barang mengikut a. Sangat Menarik

RM 500,000

LAPORAN VERIFIKASI STOK
1. Pendahuluan 1.1. Berikutan arahan KSU Kementerian Pelajaran melalui surat KP.1574/R/B/B-7(1) bertarikh 4 Jun 2005 verifikasi stok telah dilaksanakan di Stor Bahagian Pentadbiran dan Kewangan KPM pada 27-29 Julai 2005.

83

LAPORAN VERIFIKASI STOK LAPORAN VERIFIKASI STOK
1.2. Verifikasi Stok telah dibuat secara 80% ke atas 152 barang yang terdiri dari kumpulan berikut: (a) Alatan komputer, fax & fotostat – 25 jenis (b) Kertas dan alat binding
(c) Buku, Daftar dan Diari (d) Fail-fail

jenis

- 28 jenis
- 14 jenis - 08 jenis

(e) Alat Tulis (f) Lain-lain JUMLAH

- 51 jenis - 26 jenis - 152 jenis
84

LAPORAN VERIFIKASI STOK
2.

Pengelasan Barang-Barang (TPS 198 ) Sejumlah 152 jenis barang telah diberi pengkelasan selaras dengan TPS 198 dan kedudukannya seperti berikut: a. Barang Sangat Menarik b. Menarik c. Tidak Menarik 17 jenis 21 jenis 114 jenis

3.

Barang Bergerak Perlahan dan Barang Usang

Daripada 152 jenis barang yang diverifikasi sebanyak 10 jenis didapati tidak bergerak selama lima (5) tahun atau lebih sejak tarikh transaksi terakhir.
85

LAPORAN VERIFIKASI STOK
4. ORGANISASI STOR
Mempunyai sebuah stor alat tulis sahaja.

Diuruskan oleh PT(P/O) Bah. Pentadbiran. 5. PENEMPATAN STOR Ditempatkan bersama-sama bahagian lain.
6. REKOD-REKOD STOR

Daftar Bekalan Pejabat Kew. 314 dan Kad Petak (Kew.300-J4).

86

LAPORAN VERIFIKASI STOK
7. KAWALAN STOK
Tidak mengamalkan pembahagian barang Kumpulan A dan B. Tidak menetapkan paras stok

Stok simpanan untuk tempoh satu tahun.

87

LAPORAN VERIFIKASI STOK
8. PENERIMAAN
Barang diterima oleh PT(P/O) dan didaftar dalam Kew. 314. 9. PENYIMPANAN

Stor ditempatkan di Bahagian Pentadbiran. Ruang stor adalah sempit. Barang disimpan di atas rak dan dalam kabinet dengan kemas dan teratur.
88

LAPORAN VERIFIKASI STOK
10.PENGELUARAN
Pengeluaran dilakukan oleh PT(P/O). Barang dikeluarkan secara MDKD. 11.KESELAMATAN STOR

Jeriji besi dipasang di pintu masuk stor. Kunci stor dipegang oleh PT(P/O) dan Pembantu Akauntan Gred 22. Kunci stor di bawa balik ke rumah selepas waktu pejabat.
89

LAPORAN VERIFIKASI STOK
11.KESELAMATAN STOR
Alat pemadam api fire extinguisher dipasang dalam pejabat. Alat pemadam api diperiksa dari masa ke semasa oleh Jabatan Bomba.

90

LAPORAN VERIFIKASI STOK
12.PELUPUSAN
Pelupusan tidak pernah dilakukan walaupun ada stok tidak digunakan lebih 3 tahun. 13.HAPUSKIRA

Tindakan hapuskira tidak pernah dilakukan kerana tiada kes kehilangan barang.
91

LAPORAN VERIFIKASI STOK
14. PRESTASI STOR Penyata Kadar Pusingan Stok (Kew. 300-N) tidak disediakan. 15. KURSUS PT(P/O) yang menguruskan stor tidak pernah menghadiri kursus pengurusan stor.

92

LAPORAN VERIFIKASI STOK
16. SYOR-SYOR (a)Mengambil tindakan pelupusan ke atas barang tidak bergerak. (b)Menyedia Penyata Kadar Pusingan Stok

(c)Mengurangkan paras stok simpanan kerana barang disimpan boleh diperolehi di pasaran tempatan
(d)Kunci stor disimpan dalam peti kunci di pejabat selepas waktu pejabat. (e)Kakitangan stor perlu dihantar berkursus.
93

LAPORAN VERIFIKASI STOK
SYOR-SYOR (f)Barang-barang perlu disusun dengan lebih kemas dan teratur.

(g)Kad Petak (Kew. 300-J4) perlu ditempatkan bersama barang-barang. (h)Rekod-rekod stor hendaklah dikemaskini.

94

LAPORAN VERIFIKASI STOK (samb.)
17.LAMPIRAN-LAMPIRAN Bersama-sama laporan ini dikepilkan Lampiran -Lampiran berikut untuk tindakan tuan selanjutnya.
(a)Senarai Barang yang diverifikasi – Kew. 300-S (b)Senarai barang-barang yang didapati lebih, kurang, tak boleh guna dan usang. 18. PENUTUP Pelaksanaan verifikasi stok telah dapat dilakukan dengan jayanya seperti dirancang dengan kerjasama sepenuhnya dari pegawai dan kakitangan yang terlibat.
95

LAPORAN VERIFIKASI STOK (samb.)

tt………………………………... Pegawai Pemverifikasi Stok Nama : Jawatan :

tt …………………………….. Pegawai Pemverifikasi Stok Nama : Jawatan : Tarikh :

96

MOF

TUGAS-TUGAS URUSETIA VERIFIKASI STOK

97

TUGAS URUSETIA VERIFIKASI STOK

Mengurus perlantikan pegawai-pegawai Pemverifikasi Stok Menyedia Senarai Semakan Pengurusan Stor Menyedia Format Laporan Verifikasi Stok Menyedia Senarai Verifikasi Stok (Kew.300-S) Kepada Pegawai Pemverifikasi Mendapatkan Laporan Verifikasi Stok selepas verifikasi selesai dilaksanakan dan kemuka kepada Pegawai Pengawal. 98

TUGAS-TUGAS URUSETIA

Mengemukakan kepada Perbendaharaan (1)Senarai Verifikasi Stok (Kew. 300-S) (2)Laporan Verifikasi Stok (Kew.300-U1) (3)Sijil Verifikasi Stok (Kew. 300-T) (4)Laporan Hapuskira Oleh Pegawai Pengawal (Kew. 300-U2) (5)Sijil Tahunan Pemeriksaan Stok dan Inventori (Kew. 300-W) (6)Sijil Pelupusan Barang-Barang (Kew. 300-X)
99

MOF

SEKIAN TERIMA KASIH normah@treasury.gov.my 03-88823686

100


				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Tags:
Stats:
views:2210
posted:11/5/2009
language:English
pages:100
Description: BORANG -BORANG CONTOH HARTA MODAL