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Proveeduría y Control de Costos - cyclenetworks

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					Proveeduría y Control de Costos


     El control de las operaciones de alimentos y bebidas




Enero 2010            Instituto Politécnico Internacional   1
                     Descripción


Preparar al estudiante para su eficaz desempeño en el
departamento de cocina, utilizando técnicas que le permitan
un adecuado control de costos y los procedimientos desde
las órdenes de compra hasta su producción.




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                      Objetivos

 Reconocer la importancia del departamento de
  Proveeduría, de definir sus funciones y de establecer
  lineamientos para una efectiva comunicación.
 Aplicar técnicas y procedimientos específicos que se
  adapten al control de una operación de alimentos y
  bebidas.
 Analizar e interpretar los resultados que se generan en
  los reportes de costos y ventas de alimentos y bebidas.




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                         Temática

1.   Definiciones y propósito del control de alimentos y
     bebidas.
2.   Los sistemas de control de alimentos y bebidas.
3.   Principios de control de alimentos y bebidas.
4.   Recepción de mercancías.
5.   Almacén.
6.   Inventarios.
7.   Los costos en la operación de Alimentos y Bebidas.




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                      Metodología

   Presentaciones, exposiciones y lecturas.
   Ejercicios prácticos, individuales y grupales.
   Tareas, trabajo en clase, quices y presentaciones orales.
   El profesor como facilitador.




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                    Evaluación

 Quices, trabajos y presentaciones:30%
 Primera prueba parcial: 35%
 Segunda prueba parcial: 35%




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                      Mis datos

 Virgilio Cantú
 virgilio.cantu@gmail.com
 Blog: http://proveeduriaycostos.blogspot.com/




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         El control en las operaciones de
               alimentos y bebidas




1.1 Definiciones y propósito del control de alimentos y
    bebidas.




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              ¿Que es administración?

       Henry Sisk Mario
       Es la coordinación de todos los recursos a través del
       proceso de planeación, dirección y control, a fin de
       lograr los objetivos establecidos.

       José A. Fernández Arena
       Es una ciencia social que persigue la satisfacción de
       objetivos institucionales por medio de una estructura y
       a través del esfuerzo coordinado.

       George R. Terry
       Consiste en lograr un objetivo predeterminado
       mediante el esfuerzo ajeno.

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        La administración como proceso
   Podemos analizar a la administración como disciplina y
    como proceso.
     Como disciplina es un cuerpo acumulado de
       conocimientos que incluye principios, teorías,
       conceptos, etc.
     Como proceso comprende funciones y actividades
       que los administradores deben llevar a cabo para
       lograr los objetivos de la organización. En este
       sentido, podríamos decir que:

   “La administración es conducir en forma racional las
    actividades, esfuerzos y recursos de una organización,
    resultándole imprescindible para su eficiencia,
    supervivencia y crecimiento.”

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       Escuela de administración clásica
   Parafraseando a Henri Fayol:

   “La administración es el proceso de planificar,
    organizar, dirigir, coordinar y controlar el uso de los
    recursos y las actividades de trabajo, con el propósito de
    lograr los objetivos o metas de la organización de
    manera eficiente y eficaz.”




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             Elementos del proceso
 Planificación: Procedimiento para establecer objetivos
  y un curso de acción adecuado para lograrlos.
 Organización: Proceso para comprometer a dos o más
  personas que trabajan juntas de manera estructurada,
  con el propósito de alcanzar una meta o una serie de
  metas específicas.
 Dirección: Función que consiste en dirigir e influir en las
  actividades de los miembros de un grupo o una
  organización entera, con respecto a una tarea.
 Coordinación: Integración de las actividades de partes
  independientes de una organización con el objetivo de
  alcanzar las metas seleccionadas.
 Control: Proceso para asegurar que las actividades
  reales se ajusten a las planificadas.



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                 ¿Como funciona?
 El proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el
  administrador realiza estas funciones simultáneamente.
 Las funciones o procesos detallados están totalmente
  interrelacionados.
 Cuando una organización elabora un plan, debe ordenar
  su estructura para hacer posible la ejecución del mismo.
 Durante y después de la ejecución se controla que la
  realidad de la empresa no se aleje de lo planificado y en
  caso de hacerlo se busca comprender las causas de
  dicho alejamiento.
 Finalmente, del control realizado puede surgir una
  corrección en la planificación, lo que realimenta el
  proceso.




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              La planeación en a y b
              Decidir hoy lo que haré hoy,
             teniendo en mente el mañana.

   Donde me encuentro.
   Adonde quiero llegar. Cual es mi objetivo.
   Cuanto habrá que invertir.
   Cuanto se puede vender.
   Cual será el costo promedio.
   A cuanto ascenderán los gastos.
   Cuanto tendré que pagar de impuestos.




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             La organización en a y b


Establecer una estructura organizacional en la que se
indiquen las jerarquías, los horarios y las funciones y
responsabilidades de cada uno de los puestos.




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     El papel de la dirección en a y b



Hacer que el negocio funcione adecuadamente y día a día
tratar de perfeccionar su operación, para hacerlo mas
eficiente y rentable.




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                 El control en a y b



El éxito de un negocio es el control. Sin él, la empresa
resulta negocio para los proveedores, los trabajadores y el
gobierno, pero no para quien arriesga el capital:
el empresario.




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                 Tipos de control



 Control de Materiales y Procesos
 Control Financiero




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             Control de materiales


             Control de      Recursos           Control de
              Calidad        Humanos             Servicio




             Recursos                           Recursos
             Materiales                        Tecnológicos


                             Control de
                             Porciones



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              Control de procesos


  Control de Calidad
  Control de Porciones
  Control del Servicio




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                Control de calidad
 Permite que los productos terminados cumplan con las
  especificaciones de la empresa. Proporción
  platillo/precio.
 Relación entre los trabajadores (Recursos Humanos) y la
  materia prima (Recursos Materiales)
 Las fallas de alguna de las partes producen pérdidas.




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              Control de porciones



Relación entre máquinas (Recursos Tecnológicos y materia
prima). La mayor o menor dosis de alguno de los elementos
puede aumentar el costo del producto o crear un producto
defectuoso.




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                Control del servicio



Se da entre los trabajadores y las máquinas o equipos. Si
alguno falla no se trabajará a la velocidad ideal.
Un buen servicio es clave en la industria de a y b.




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                 Control financiero




Se realiza a través de la contabilidad. Un sistema de registro
y control de las operaciones de la empresa que proporciona
varios reportes.




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             Registro de las operaciones



Consiste en anotar todos los cambios que se dan en la
empresa, mediante el uso de la partida doble: al registrar
la aplicación de un recurso, también se registra su
obtención.




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              Estados financieros
 Balance General: Es el más importante. Ayuda a
  entender donde están los recursos, cuanto se debe y
  cuanto se tiene.
 Estado de Resultados: Muestra los ingresos, egresos
  y las utilidades por un periodo determinado.
 Estado de Flujo de Caja: Registra las entradas y
  salidas de dinero, durante un periodo particular.
 Estado de Origen y Aplicación de Recursos: Muestra
  los movimientos de cada cuenta con respecto a un
  estado de situación anterior.
 Estado de Conciliación de Costos: Se utiliza para
  calcular el costo en los restaurantes.



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         El control en las operaciones de
               alimentos y bebidas




        1.2 Sistemas de Control de Alimentos y Bebidas.




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       El control de alimentos y bebidas

 El Control de Alimentos y Bebidas maximiza
  notablemente la rentabilidad de restaurantes.

 Es necesario definir estándares y especificaciones
  relacionadas con la inocuidad y calidad de los insumos y
  productos finales en los establecimientos.

 La implementación adecuada de un sistema de Control
  de Alimentos y Bebidas en los establecimientos del ramo
  (restaurantes, hoteles, cafeterías, etc.) contribuye a
  incrementar en un alto porcentaje la rentabilidad de la
  industria.



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       El control de alimentos y bebidas
 En dichos establecimientos, es necesario definir
  estándares y especificaciones relacionadas con la
  inocuidad y calidad de los insumos y productos finales,
  debido a la tendencia actual de maximizar los recursos y
  los sistemas de gestión.

 El Control de Alimentos y Bebidas consiste en manejar
  adecuados sistemas de compras, recepción de alimentos,
  manufacturas, procesos, almacenado, distribución,
  preparación y consumo de los productos finales.

 Es importante hacer frente a las nuevas exigencias,
  modernizar y actualizar de manera armónica el sistema
  de Control de Alimentos y Bebidas, y asegurar resultados
  que impacten directamente en el negocio de los
  establecimientos.

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                Conceptos básicos
 Costos. Todas las salidas de mercancía adquiridas con la
  intención de procesarse o venderse.
 Gastos. Los pagos que se realizan a personas o
  empresas para poder operar.
 Sobre costo. Materiales que se usaron de más.
 Control de costos. Técnicas, procesos e informes que
  ayudan a evitar fugas de materias primas y productos.
 Almacén. Espacio físico donde se guardan las
  mercancías y materias primas.
 Inventarios. Valor de las mercancías que posee la
  empresa.
 Conciliación de costos. Cálculo contable del monto de
  los costos.



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       Conceptos básicos (continuación)
 Sub-costo bruto. Total de mercancías utilizadas en un
  período determinado, sin importar donde se usan.
 Costo bruto. Mercancías utilizadas en un departamento,
  en un período determinado.
 Créditos al costo. Mercancías regaladas a clientes y
  empleados del restaurante.
 Costo neto. Total de mercancías utilizadas sin incluir los
  créditos al costo.
 Costo óptimo. Monto total de materias primas que
  deben utilizarse para determinada venta, suponiendo
  que no existan mermas ni fugas.
 Costo unitario. Valor de las materias primas utilizadas
  en la elaboración de determinado platillo.
 Transferencia interdepartamental. Movimientos de
  materias primas entre departamentos, para procesar
  algún platillo o bebida.
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             Costos en el ramo comercial

    Compras (entradas)                         Inventario inicial
                                               +
                                               Compras
                                               =
             Inventario                        Materiales disponibles
             (almacén)                         -
                                               Inventario final
                                               =
                                               Costo
                                               =
   Ventas, mermas y fugas                      Mercancías vendidas
           (salidas)                           +
                                               Diferencias por aclarar


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             Costos en el ramo industrial
 Compras (materia prima)                                   Inventario de materia prima
                                                           +
                                                           Compras de materia prima
                                                           =
         Inventario                                        Materia prima disponible
         de materia                                        -
           Prima                                           Inventario final materia prima
                                                           =
                                                           Materia prima utilizada
                 Materiales a producción
                                                           +
                                                           Inventario inicial de producto en proceso
         Inventario        •Mano de obra
                                                           +
         de material       •Gastos de producción           Mano de obra
         en proceso                                        +
                                                           Gastos de producción
                  Producto terminado                       -
                                                           Inventario final de producto en proceso
         Inventario                                        =
        de producto                                        Costo de producción
                                                           +
         terminado
                                                           Inventario inicial de producto terminado
                                                           -
                                                           Inventario final de producto terminado
                                                           =
  Ventas producto terminado)
                                                           Costo de ventas

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             Costos en el ramo de a y b

                            Compras




                            Almacén


                                      Transferencias




             Cocina           Barra                         Caja




                              Ventas


Enero 2010            Instituto Politécnico Internacional          34
             Gastos en el ramo de a y b
 Gastos de administración. Sueldos, prestaciones
  sociales y otras prestaciones.
 Gastos de ventas. Egresos para incrementar las
  ventas.
 Gastos de operación. Los que se realizan para
  mantener las instalaciones en perfecto estado.
 Otros gastos. Los imprevistos no considerados en los
  rubros anteriores.
 Gastos financieros. Los relacionados con transacciones
  financieras.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   35
               Punto de equilibrio




Nivel de ventas en el cual los ingresos (ventas) son
exactamente iguales a los egresos (costos mas los gastos)




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   36
             Cálculo de punto equilibrio

                      G – PF + GF + UND x FI
               PV =
                                   1 – CV

                                          V

PV = Presupuesto de ventas
G = Gastos generales
PF = Productos financieros
GF = Gastos financieros
UND = Utilidad neta deseada
CV = Costo de ventas
V = Ventas


Enero 2010            Instituto Politécnico Internacional   37
         El control en las operaciones de
               alimentos y bebidas




        1.3 Principios de Control de Alimentos y Bebidas.




Enero 2010             Instituto Politécnico Internacional   38
         El control en las operaciones de
               alimentos y bebidas

1.3.1 Definición y objetivos de las compras.
1.3.2 Factores que condicionan las compras en alimentos y
        bebidas.
1.3.3 El ciclo de las compras.
1.3.4 Estadales de las compras.
1.3.5 Formatos de control de las compras.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional     39
                   Las compras



El sector de compras en una empresa es una de las áreas
más importantes, estratégicamente hablando. Dentro de un
circuito organizado como esquema de control de costos, se
presenta como un punto débil que es necesario organizar
para que cumpla con su cometido.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   40
             Definición de las compras



En una definición formal, compras es el sector de la empresa
que tiene como objetivo mantener el proceso productivo de
la misma, adquiriendo las materias primas y productos de la
mejor calidad y con las mejores condiciones de precio.




Enero 2010           Instituto Politécnico Internacional   41
             Objetivos de las compras
 Surtir los almacenes de Alimentos y Bebidas.
 Comprar a los precios más bajos sin afectar la calidad los
  mejores productos del mercado.
 Mantener los inventarios al nivel mas bajo posible, sin
  obstruir las necesidades de producción.
 Localizar y elegir los proveedores que suministren la
  mercadería.
 Mantener una buena comunicación con el departamento
  de Costos de Alimentos y Bebidas para estar al tanto de
  los resultados diarios de costos.




Enero 2010           Instituto Politécnico Internacional   42
             Factores condicionantes
 Comprar de mas: Acumular mercadería por el solo
  hecho de ver los depósitos llenos genera costos ocultos
  que a la larga terminan perjudicando la rentabilidad.
 Comprar de menos: Es la contra cara de compras y
  una de las más peligrosas. El desconocimiento y la
  simplificación en el análisis de este punto pueden
  resultar en situaciones realmente perjudiciales.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   43
                 Comprar de más
 Mal uso: Al existir en nuestros inventarios gran cantidad
  de productos hay una tendencia natural a su mal
  manejo. “Total hay mucho…”
 Costo de necesidad de espacio: Acumular mercadería
  necesita de más espacio, de más frío, mas control,
  etc. Resultado, en un costo mas alto de mantenimiento
  del stock.
 Costo de personal: Mantener un gran stock requiere de
  personal adicional.
 Costo      financiero:   La    mercadería     es   dinero
  inmovilizado, por lo mismo debe tenerse en cuenta su
  costo financiero.



Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   44
              Comprar de menos
 Compra de emergencia: Si realizamos compras de
  emergencia por haber pedido menos, terminaremos
  comprando a precios y calidades que no son las
  planificadas.
 Perdida de clientes: ¿Cuánto cuesta un cliente? La
  respuesta es sin número… No podemos correr el riesgo
  de tener que decir a un cliente que de eso NO HAY.
  Cuando establecimos el menú de nuestro negocio
  generamos un compromiso con nuestro cliente, le
  hicimos una promesa.




Enero 2010         Instituto Politécnico Internacional   45
             Consideraciones importantes
 Por esto es que debemos desarrollar un proceso que
  permita cumplir con el objetivo propuesto.
 Es de gran importancia contar con un departamento de
  compras debidamente preparado, es decir que el
  personal, conozca las técnicas modernas de compra y se
  haga responsable de llevarlos a cabo.
 Debe tenerse en cuenta que cuando compras logra
  reducir $1 en el precio de algún producto, produce una
  utilidad directa de $1.
 Solamente un programa de compras organizado de la
  mejor manera posible puede ayudar a lograr los mejores
  resultados económicos posibles.



Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   46
             El ciclo de las compras


                   1.SECCION                    2.ALMACEN




             5.ALMACEN                                  3.COMPRAS




                                      4.
                                  PROVEEDOR




Enero 2010               Instituto Politécnico Internacional        47
             Requerimiento de mercaderías
 El pedido de mercaderías le corresponde al jefe de cada
  sector, según el caso será el jefe de cocina, el jefe de
  barras, etc.
 El pedido debe estar realizado con la mayor
  responsabilidad posible.
 Es muy recomendable que se realice en una “Requisición
  interna”.
 Con la firma del responsable. Suele suceder que cuando
  preguntamos quien fue el que pidió tal o cual cosa, o
  quien se olvidó de algo, nunca aparece el responsable.




Enero 2010           Instituto Politécnico Internacional   48
    Consideraciones al pedir al almacén
 Stock     permanente:       Mantener     un    inventario
  permanente, al menos del sector de elaboración. Es
  decir, un conteo físico diario de las existencias
  disponibles en el sector. Usar el método de toma de
  inventario ABC, donde ordenaremos los productos por su
  valor unitario.
 Menú/Receta Standard: Naturalmente para realizar el
  requerimiento, deberemos tener en cuenta el menú de
  nuestro establecimiento y las recetas de cada uno de los
  platos con su correspondiente factor de corrección.
 Pronóstico de ventas: Es muy recomendable generar
  una historia del negocio, es decir, guardar las
  estadísticas de movimiento, para visualizar, platos más
  vendidos, salida de productos por temporada, etc. Esto
  nos permitirá realizar una proyección de las ventas
  futuras.

Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   49
             Proceso en el almacén
 Recibe y revisa la requisición.
 Entrega la mercadería solicitada por producción.
 Dispara el pedido a compras cuando sus niveles así lo
  requieran.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   50
       Stock de seguridad/stock mínimo
 Significa el mantener una cantidad mínima de materia
  prima que permita el desarrollo normal de las
  actividades.
 Depende de varios factores, como capacidad de
  abastecimiento, la zona geográfica…
 El mantenimiento de un stock de seguridad ayuda a
  normalizar el proceso de compras ya que solo habrá que
  mantener estables los niveles establecidos y no habrá
  sobresaltos salvo en situaciones especiales.




Enero 2010         Instituto Politécnico Internacional   51
             Consideraciones al elaborar
                la orden de compra
 Capacidad de almacenamiento.
 Caducidad de las materias primas.
 Posibilidad de los proveedores de surtir cualquier
  cantidad.
 Grado de confiabilidad en el proveedor.
 Costo de almacenamiento.
 Costo por pedido.
 Riesgos o seguros por transportar o almacenar la
  mercancía.




Enero 2010           Instituto Politécnico Internacional   52
    Requisitos que debe cumplir compras

   Ficha estándar de producto
   Estudio de mercado de proveedores
   Notas de la Orden de compra
   Recepción de mercadería




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   53
             Ficha estándar de producto
 Esta ficha debe ser realizada en conjunto con la cocina y
  establecida de acuerdo a la materia prima que se use en
  la confección de las recetas.
 En ella se establecerá el tipo de producto que debemos
  comprar normalmente codificado a los efectos de
  asegurarnos la estandarización del plato y los costos
  determinados.
 Características tales como clase, calidad, tipo, peso
  promedio, diámetro, color, presentación, etc.
 Nos aseguraran que las recetas no tendrán variación.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   54
    Estudio de mercado de proveedores
Es necesario tener más de dos o tres proveedores por
producto, de tal manera que todos ellos sepan que están
compitiendo para la venta, mejorando entonces:
     La calidad.
     El precio.
     Las condiciones de pago.
     El abastecimiento.
     La cantidad.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   55
             Notas de la orden de compra
 Documento indispensable para el control, asegura que lo
  que se solicitó y acordó se cumpla en el momento de la
  recepción de la mercadería.
 En este documento emitido por duplicado o triplicado se
  establecerá el producto, cantidad, precio, la calidad,
  presentación, condiciones de entrega, embalaje,
  condiciones de pago, etc.
 Siguiendo los procedimientos administrativos, el que
  compra no es el mismo que recibe.
 Quien recibe la mercadería con las notas de la Orden de
  Compra, en la mano corrobora que lo recibido coincida
  en un todo con lo solicitado.



Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   56
             Recepción de mercadería
 Generalmente depende del área de compras.
 Control físico del producto: corroborando cantidad,
  calidad, precio, temperatura, peso, fecha de vencimiento
  y para los productos elaborados inscripciones en los
  organismos de control.
 Control administrativo: Comparación entre la remisión
  o factura contra la orden de compra, revisando todas las
  cuentas matemáticas de la misma.
 Registro: todo lo recibido debe registrarse en la Planilla
  de recepción de mercadería.




Enero 2010           Instituto Politécnico Internacional   57
    Formatos de control de las compras
   Receta estándar.
   Requisición interna (Producción-Almacén).
   Pedido a Compras (Almacén-Compras).
   Orden de compra al proveedor (Compras-Proveedor).
   Tabla de pesos y especificaciones.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   58
         El control en las operaciones de
               alimentos y bebidas




               1.4 Recepción de Mercancías.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   59
             Recepción de Mercancía
 La forma de recibir la mercancía debe ser una política
  permanente.
 Los proveedores tienden a entregar bien solo las
  primeras veces.
 Si no se les revisa de manera adecuada, seguramente
  empezaran a reducir la calidad y la cantidad.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional    60
             Políticas para la Recepción
   Establecer un horario de recepción.
   Definir donde se recibirá a los proveedores.
   Pesar, medir, contar toda la mercancía, según su
    naturaleza.
   Exigir que la factura se entregue antes de entregar la
    mercancía.
   La gerencia recibirá la mercancía en forma aleatoria.
   Los guardas deben llevar también un control de las
    entregas de los proveedores.
   Las devoluciones y los faltantes deben anotarse en la
    factura para luego exigir la nota de crédito.
   Recibir un solo proveedor a la vez.
   No permitir que el proveedor entre al almacén.
   No aceptar regalos del proveedor.
   Utilizar una puerta de acceso diferente para la mercancía.

Enero 2010            Instituto Politécnico Internacional        61
             Proceso de Recepción
 La calidad y la presentación depende de las
  especificaciones de cada restaurante.
 Es indispensable contar con una Tabla de Pesos y
  Especificaciones.
 Para elaborar dicha tabla se deben realizar pruebas de
  rendimiento para cada producto y entonces definir sus
  características.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional    62
       Tabla de Pesos y Especificaciones




Enero 2010       Instituto Politécnico Internacional   63
       Tabla de Pesos y Especificaciones

                TABLA DE PESOS Y ESPECIFICACIONES
                            ABARROTES
         PRODUCTO             MARCA               TAMAÑO




Enero 2010              Instituto Politécnico Internacional   64
         El control en las operaciones de
               alimentos y bebidas




                      1.5 Almacén.




Enero 2010        Instituto Politécnico Internacional   65
              Acomodo del almacén
                  ¿para qué?
   Encontrar los productos fácil y rápido.
   Evitar mermas.
   Evitar robos y fugas.
   Facilitar su acomodo.
   La rotación natural de los productos.
   Mejorar su conservación.
   Contribuir a la eficiencia.
   Mejorar el control.
   Mejorar el suministro.




Enero 2010            Instituto Politécnico Internacional   66
              Acomodo de Almacén
                   ¿Cómo?
 Utilizar anaqueles que permitan aprovechar el espacio.
 Identificar las áreas mas frescas y ventiladas para las
  frutas, verduras y vinos de mesa.
 Identificar las áreas de difícil acceso para acomodar los
  productos de mayor costo. Bajo llave.
 Productos mas pesados en las partes inferiores.
 Utilizar tarimas en vez de contacto directo con el suelo.
 Fumigar frecuentemente.
 Acomodar la mercancía FIFO.
 Etiquetar los productos con caducidad.
 Acomodar la mercancía en el orden en que se registra en
  el kárdex.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   67
              Registro en el kárdex



El kárdex es un sistema de registro y control de almacén
tradicional. Actualmente existen sistemas computacionales
que cumplen esa misma función.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional     68
             Tarjeta de Almacén (kárdex)




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   69
             Requisiciones Internas




Son formatos de control que permiten el traslado de
mercancías del almacén a cualquier otro departamento.
Legalizan las salidas del almacén.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   70
              Tipos de Requisiciones
   De alimentos (almacén a cocina, barra)
   De bebidas (almacén a barra)
   De cigarros (almacén a caja)
   De otros (productos de limpieza, cristalería, loza,
    papelería…)




Enero 2010            Instituto Politécnico Internacional   71
         Formato de Requisición Interna




Enero 2010        Instituto Politécnico Internacional   72
         El control en las operaciones de
               alimentos y bebidas




                   1.6 Inventarios.




Enero 2010        Instituto Politécnico Internacional   73
             Definición e importancia de los
                       inventarios
 El inventario es el conjunto de mercancías o artículos
  que tiene la empresa para comerciar con aquellos,
  permitiendo la compra y venta o la fabricación primero
  antes de venderlos, en un periodo económico
  determinados. Deben aparecer en el grupo de activos
  circulantes.
 Es uno de los activos más grandes existentes en una
  empresa. El inventario aparece tanto en el balance
  general como en el estado de resultados. En el balance
  General, el inventario a menudo es el activo corriente
  mas grande. En el estado de resultado, el inventario final
  se resta del costo de mercancías disponibles para la
  venta y así poder determinar el costo de las mercancías
  vendidas durante un periodo determinado.



Enero 2010            Instituto Politécnico Internacional   74
              Tipos de inventarios
Los inventarios son importantes para los fabricantes en
general, varia ampliamente entre los distintos grupos de
industrias. La composición de esta parte del activo es una
gran variedad de artículos, y es pro eso que se han
clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes
tipos:
      Inventarios de materia prima
      Inventarios de producción en proceso
      Inventarios de productos terminados
      Inventarios de materiales y suministros




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   75
             Inventarios de materia prima
 Comprende los elementos básicos o principales que
  entran en la elaboración del producto.
 En toda actividad industrial concurren una variedad de
  artículos (materia prima) y materiales, los que serán
  sometidos a un proceso para obtener al final un articulo
  terminado o acabado.
 A los materiales que intervienen en mayor grado en la
  producción se les considera “Materia Prima”, ya que su
  uso se hace en cantidades los suficientemente
  importantes del producto acabado.
 La materia prima, es aquel o aquellos artículos
  sometidos a un proceso de fabricación que al final se
  convertirá en un producto terminado.


Enero 2010           Instituto Politécnico Internacional   76
    Inventarios de Productos en Proceso
 El inventario de productos en proceso consiste en todos
  los artículos o elementos que se utilizan en el actual
  proceso de producción. Es decir, son productos
  parcialmente terminados que se encuentran en un grado
  intermedio de producción y a los cuales se les aplico la
  labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de
  producción en un momento dado.

 Una de las características del inventarios de producto en
  proceso es que va aumentando el valor a medida que se
  es transformado de materia prima en le producto
  terminado como consecuencia del proceso de producción.




Enero 2010           Instituto Politécnico Internacional   77
   Inventarios de Productos Terminados
 Comprenden estos, los artículos transferidos por el
  departamento de producción al almacén de productos
  terminados por haber estos alcanzado su grado de
  terminación total y que a la hora de la toma física de
  inventarios se encuentren aun en los almacenes, es decir,
  los que todavía no han sido vendidos.
 El nivel de inventarios de productos terminados va a
  depender directamente de las ventas, es decir su nivel
  esta dado por la demanda.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   78
Inventarios de Materiales y Suministros
En el inventario de materiales y suministros se incluye:
    Materias primas secundarias, sus especificaciones
        varían según el tipo de industria, un ejemplo; para la
        industria cervecera es: sales para el tratamiento de
        agua.
    Artículos de consumo destinados para ser usados en
        la operación de la industria, dentro de estos artículos
        de consumo los mas importantes son los destinados a
        las operaciones, y están formados por los
        combustibles y lubricantes, estos en las industria
        tiene gran relevancia.
    Los artículos y materiales de reparación y
        mantenimiento de las maquinarias y aparatos
        operativos, los artículos de reparación por su gran
        volumen necesitan ser controladores adecuadamente,
        la existencia de estos varían en relación a sus
        necesidades.
Enero 2010            Instituto Politécnico Internacional    79
             Inventario de Seguridad
 Este tipo de inventario es utilizado para impedir la
  interrupción en el aprovisionamiento causado por
  demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la
  demanda durante un periodo de reabastecimiento.
 La importancia del mismo está ligada al nivel de servicio,
  la fluctuación de la demanda y la variación de las
  demoras de la entrega.




Enero 2010           Instituto Politécnico Internacional   80
             Valoración de los inventarios
Las empresas deben valorar sus mercancías, para así valorar
sus inventarios, calcular el costo, determinar el nivel de
utilidad y fijar la producción con su respectivo nivel de
ventas.
Actualmente se utilizan los siguientes métodos para valorar
los inventarios:
      Valoración por identificación específica
      Valoración a costo estándar
      Valoración a precio de costo




Enero 2010           Instituto Politécnico Internacional   81
  Valoración por identificación específica
 En las empresas cuyo inventario consta de mercancías
  iguales, pero cada una de ellos se distingue de los demás
  por sus características individuales de número, marca o
  referencia y un costo determinado.
 Los automóviles son un claro ejemplo de este tipo de
  valoración, ya que estos aunque aparentemente
  idénticos, se diferencian por su color, número de motor,
  serie, modelo etc.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   82
             Valoración a costo estándar



Este método facilita el manejo del auxiliar de mercancías
“kárdex" por cuanto sólo requiere llevarse en cantidades por
unidades homogéneas.




Enero 2010           Instituto Politécnico Internacional   83
             Valoración a precio de costo




Valorar el inventario a precio de costo significa que la
empresa relaciona las mercancías al precio de adquisición.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   84
    ¿Que método de valoración utilizar?




Las empresas deben elegir el sistema de valuación que se
adapte mejor a sus necesidades y le permita ejercer un
control permanente de ellos.




Enero 2010         Instituto Politécnico Internacional   85
       Métodos para la fijación del costo
Los métodos más utilizados para fijar el costo de las
mercancías de la empresa son:
    El promedio ponderado
    PEPS o FIFO
    UEPS o LIFO




Enero 2010           Instituto Politécnico Internacional   86
        Método del promedio ponderado
 Este método consiste en hallar el costo promedio de
  cada uno de los artículos que hay en el inventario final
  cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero no
  en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado
  en distintas épocas y a diferentes precios.

 Para fijar el valor del costo de la mercancía por este
  método se toma el valor de la mercancía del inventario
  inicial y se le suman las compras del periodo, después se
  divide por la cantidad de unidades del inventario inicial
  más las compradas en el período.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   87
              Método PEPS o FIFO




Aplicándolo a las mercancías significa que las existencias
que primero entran al inventario son las primeras en
salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se
compran, son las primeras que se venden.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   88
             Método UEPS o LIFO




Este método tiene como base que la última existencia en
entrar es la primera en salir. Esto es que los últimos
adquiridos son los primeros que se venden.




Enero 2010         Instituto Politécnico Internacional   89
             Aplicación de los métodos
Con el siguiente ejemplo se pretende explicar la aplicación
de cada uno de los métodos para la fijación del costo de
mercancías en el inventario.




Enero 2010           Instituto Politécnico Internacional      90
             Promedio ponderado




Enero 2010      Instituto Politécnico Internacional   91
             PEPS o FIFO




Enero 2010   Instituto Politécnico Internacional   92
             UEPS o LIFO




Enero 2010   Instituto Politécnico Internacional   93
                    Análisis final
Al analizar los tres métodos se puede sacar como conclusión
que la valoración mas baja es la obtenida con el UEPS, la
más alta con el PEPS y una valoración intermedia con el
promedio.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   94
             Rotación de los inventarios
 Número de veces que, en promedio, una
  mercancía almacenada se reemplaza durante un
  período específico.

 Es una de las razones financieras utilizadas en las
  Bolsas de Valores para analizar la eficiencia en el
  manejo del almacén de una determinada empresa.

 Se obtiene dividiendo el importe de las ventas netas del
  período entre el promedio de inventarios de artículos
  terminados valuados a precio de venta, o bien,
  dividiendo el importe del costo de ventas, entre el
  promedio de la inversión en inventarios de artículos
  terminados valuados a precio de costo.



Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   95
             Rotación de los inventarios
ROTACION DE INVENTARIOS = COSTO DE VENTAS = “X” VECES
                              INVENTARIO

   El resultado expresado en VECES, significa el numero de vueltas
    que da el inventario, es decir cuantas veces en promedio, entro y
    salió la mercancía.
   Mediante esta operación se determina el número de veces que la
    inversión en inventarios se ha convertido en efectivo o en cuentas
    por cobrar durante el ejercicio o durante el período de que se
    trate, según el caso. La rotación de inventarios puede expresarse
    en días, dividiendo 360 (o los días que comprenda el período),
    entre el índice de rotación determinado.
   Se puede calcular en forma mensual, semestral o anual.
   Si las ventas varían el inventario debe ajustarse en la misma
    proporción.
   La rotación debe ser casi constante, sin importar el nivel de
    ventas. Ya que la caducidad de los productos es siempre la misma.


Enero 2010              Instituto Politécnico Internacional        96
        Rotación mínimas recomendadas
             PRODUCTOS                                      ROTACION
                                                            MENSUAL MINIMA
             ABARROTES                                                  2
             AVES                                                       15
             CARNICOS                                                   15
             ESPECIAS                                                   1
             FRUTAS Y VERDURAS                                          15
             LACTEOS                                                    4
             PASTAS                                                     2
             PESCADOS Y MARISCOS                                        15
             REFRESCOS/SODAS                                            8
             CERVEZAS                                                   8
             LICORES NACIONALES                                         2
             LICORES IMPORTADOS                                         1
             VINOS DE MESA                                              1
             CIGARROS                                                   2


Enero 2010                        Instituto Politécnico Internacional        97
             Lote económico de compra
 Procedimiento para determinar la cantidad optima a
  comprar.

 Si se compra de mas para ahorrar en fletes y descuentos
  entre otros, así como si se compra de menos para
  disminuir los costos de almacenamiento, mermas y
  demás, los efectos negativos pueden mayores que
  los positivos.

 El punto optimo de compra nunca se encuentra en
  los extremos.



Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   98
       Cálculo del LEC – Caso de estudio
     Requerimiento: 1,000 unidades anuales.
     Costo de mantener la pieza: $2.00
      (refrigeración, mermas, costo financiero, costo de
      oportunidad, espacio, seguros…)
     Costo de pedir la mercancía: $150
      (fletes, acarreos, seguros, depreciación de
      vehículos…)
     Tres alternativas:
       Comprar las 1,000 unidades al principio del año
       Comprar 2 veces 500 piezas
       Comprar 4 veces 250 piezas




Enero 2010           Instituto Politécnico Internacional   99
             Cálculo del LEC – Formulas
   Inventario promedio = Unidades compradas / 2
   Costo de mantener total = Inventario promedio x Costo de
    mantener promedio por pieza
   Numero de pedidos = Unidades requeridas / Unidades
    compradas
   Costo de pedir total = Numero de pedidos x Costo de pedir por
    evento
        ALTERNATIVA                   A                B       C
        COMPRA                     1,000             500      250
        INVENTARIO PROMEDIO          500             250      125
        COSTO DE MANTENER           1,000            500      250
        NUMERO DE PEDIDOS             1                2       4
        COSTO DE PEDIR TOTAL         150             300      600
        COSTO TOTAL                $1,150           $800      $850

Enero 2010              Instituto Politécnico Internacional          100
             Cálculo del LEC – La formula



                LEC =               2UP
                                     M

   Donde:
   LEC = Lote económico de compra
   U=    Unidades requeridas al año
   P=    Costo de pedir por evento
   M=    Costo por mantener por unidad promedio


Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   101
             Aplicando el caso de estudio


             LEC =        2(1,000) (150) = 387 piezas
                                2


Concepto                                                     Optima
Compra                                                       387 pz.
Inventario promedio                                           193.5
Costo de mantener                                             387
Numero de pedidos                                             2.58
Costo de pedir total                                          387
Costo total                                                   $774
Enero 2010             Instituto Politécnico Internacional             102
             Aplicaciones de este concepto
En un restaurante, tanto en su construcción como en su
operación:
 Número óptimo de mesas
 Tamaño de la cocina
 Número de meseros
 Rotación de los inventarios
 Producción en cocina
 Horario de servicio
 Gramaje de los platillos
 Estructura de precios



Enero 2010           Instituto Politécnico Internacional   103
               Cálculo del Máximo
Para calcular el máximo para el manejo de un almacén se
deberá tomar en cuenta:
 Capacidad de almacenamiento
 Descuentos sobre compra
 Precios de mayoreo
 Capacidad de distribución del proveedor
 Caducidad del producto
 Mermas y fugas por exceso de almacenaje
 Costo financiero
 Costo de oportunidad



Enero 2010         Instituto Politécnico Internacional    104
                Cálculo del Mínimo

Para el cálculo del mínimo se deben considerar:

   Tiempo que tarda el proveedor en resurtir
   Nivel de confiabilidad en el proveedor
   Posibles fluctuaciones en la demanda
   Caducidad del producto




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   105
             Gráfica de Máximos y Mínimos




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   106
        Gráfica de Margen de Seguridad




Enero 2010      Instituto Politécnico Internacional   107
         El control en las operaciones de
               alimentos y bebidas




                  1.7 Tipos de Costos




Enero 2010        Instituto Politécnico Internacional   108
             Tipos de costos (ABC)


   Alimentos
   Bebidas
   Cigarros y puros
   Otros (tienda, periodicos, revistas…)




Enero 2010        Instituto Politécnico Internacional   109
                           Alimentos
     Abarrotes: Industrializados y listos para ser procesados
      (atún, duraznos en almíbar, frijoles enlatados, salsa catsup,
      leche condensada, mayonesa, harina…)
     Aves: Pollo, pato, avestruz, pavo, faisán y codorniz
     Cárnicos: Carnes provenientes de ganado vacuno, ovino y
      porcino.
     Especias: Hojas tallos, frutos, semillas y polvos que se
      utilizan para perfeccionar sabores y aromas.
     Frutas, verduras, leguminosas: Productos provenientes del
      campo (papaya, piña, uvas, plátanos, sandias, kiwi, melón,
      lima…)
     Lácteos: Lo relacionado con leche y derivados.
     Pastas: Productos elaborados a base de harinas y aguas
      (fideos, espagueti, macarrones, ravioles…)
     Pescados y mariscos: Productos del mar (mero, tilapia,
      langostinos, pulpo, ostiones…)


Enero 2010             Instituto Politécnico Internacional      110
                           Bebidas
Todos los productos que se surten desde la barra:

  Refrescos/sodas: bebidas no alcohólicas, agua
   natural, aguas carbonatadas, aguas de sabor…
  Cerveza: envasadas o en barril.
  Licores nacionales e importados: brandis, rones,
   tequilas, licores de hierbas y frutos, ginebras, vodkas…
  Vinos: Bebidas de baja graduación alcohólica,
   elaboradas a base de uva.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   111
             Costos en el ramo de a y b

                             Compras




                             Almacén


                                       Transferencias




             Cocina            Barra                        Caja




                               Ventas


Enero 2010            Instituto Politécnico Internacional          112
     Mitos sobre el control de costos (1)
     El control de costos afectara la calidad de los productos: Al
      aplicar las técnicas se mejora la rotación de los productos, frescura y
      calidad.
     Los empleados son culpables de los costos altos: Generalmente
      los sobre-costos se deben al exceso de producción o problemas con
      proveedores
     El control de costos afectara la cantidad en platillos y bebidas:
      Se pretende que las cantidades sean las exactas de acuerdo a las
      recetas.
     Es muy costoso el control de costos: Su costo es minino
      comparado con los beneficios que se obtienen.
     Se requiere contratar mas personal para llevar los controles:
      Al tener orden se obtiene una mejor eficiencia de los trabajadores.
     El personal no tiene la capacidad de llevar controles: Basta
      saber con contar, sumar y restar para llevarlos.
     El costo que actualmente tenemos es el ideal: Siempre pueden
      obtenerse mejores niveles de eficiencia y optimizar el costo.




Enero 2010                Instituto Politécnico Internacional            113
     Mitos sobre el control de costos (2)
   Los restaurantes que manejan control de costos caen en exceso
    de papeleos: El personal en las diferentes áreas solo debe destinar 15
    minutos para el llenado de controles.
   Al cuidar los gastos y costos de descuida el negocio: El cliente
    disfrutara de mejores servicios. Una mayor rentabilidad generara
    recursos para destinarlos al mejoramiento de los servicios y de las
    instalaciones.
   Para bajar los costos, lo mas simple es subir los precios: Debe
    ser la ultima alternativa ya que los clientes no deben absorber nuestras
    ineficiencias.
   Para fijar el precio de algún platillo solo basta multiplicar su
    costo por tres y agregar el iva: Pensar así provocará que algunos
    platillos no se desplacen por ser caros y otros solo se vendan no por su
    calidad sino por su precio. Tanto la competencia y la popularidad
    deben tomarse en cuenta.
   Cualquier libro de costos es bueno: La naturaleza de los
    restaurantes es muy diferente a la de las industrias.
   La basura es solo eso: Al revisar la basura e interpretarla podremos
    identificar procesos mal ejecutados, excesos de compras y mermas no
    justificadas.

Enero 2010               Instituto Politécnico Internacional            114
                   Conclusión



       El control de costos ayuda a incrementar las
                         utilidades.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   115
                  Los sobre-costos (1)
Se entiende por sobre-costo todos los recursos materiales y
monetarios que se utilicen de mas. Sus principales causas
son:
   Selección del proveedor: Precios mas altos, presentación de los
    productos inadecuada, no es honrado, no es puntual, varia la calidad
    de la mercancía recibida.
   Pedido de la mercancía: No se consideran las necesidades a corto
    plazo, la caducidad de los productos, la presentación y los tiempos de
    entrega. Se pide de mas por miedo a que falten.
   Recepción de la mercancía: No se entrega el peso facturado, no
    proporcionan la calidad establecida, no surten en el horario
    preestablecido, no entregan la presentación solicitada, no entregan
    productos facturados, la factura no cumple con requisitos fiscales.
   No se acomoda adecuadamente la mercancía: Especialmente la
    que requiere permanecer en lugares frescos o congelar o refrigerar; no
    se colocan en lugares seguros los productos de alto costo.
   Temperaturas de refrigeración/congelación: No tener los
    refrigeradores y congeladores a las temperaturas adecuadas; mayores
    gastos de energía eléctrica; se pueden ocasionar problemas
    operativos.
Enero 2010              Instituto Politécnico Internacional           116
                  Los sobre-costos (2)

   Falta de control en el almacén: No restringir el acceso al almacén
    no llevar un control y registro interno a donde se surte mercancía.
   Falta de control en áreas de producción: No se lleva un registro de
    las cantidades producidas, existencias iniciales y finales y además no
    se comparan con las ventas.
   Exceso o falta de producción: Cuando se produce de mas o de
    menos, ya que los excesos se traducen en mermas y faltantes y
    afectan la imagen del establecimiento, afectando las ventas y los
    costos.
   Errores en las tomas de ordenes a los clientes: Cuando no se
    toma la orden con claridad puede haber devoluciones y cancelaciones,
    además del desprestigio que ello implica.
   Cobro al cliente: Si no hay orden en el registro de comandas y la
    elaboración de las cuentas para el cliente puede suceder que se cobren
    platillos no consumidos y viceversa, ocasionando desprestigio.




Enero 2010              Instituto Politécnico Internacional           117
             Conciliación de costos
 Es poco eficiente sumar las compras de alimentos,
  bebidas y cigarros y después compararlas contra las
  ventas.
 Es necesario cuantificar el costo de cada departamento
  por separado.
 El estado de conciliación de costos es un reporte
  financiero, dinámico, a un periodo determinado, donde
  se muestran el estado de los inventarios, de las
  compras y las salidas controladas (cortesías, alimentos
  de personal y mermas) y cuyo fin es calcular el costo
  global del restaurante y cuantificar los sobre-costos por
  departamento.




Enero 2010         Instituto Politécnico Internacional   118
             Conciliación de Alimentos
Se   trata del departamento mas difícil de controlar:
     Trabaja mas personal
     El valor de los materiales en conjunto es mas alto
     Es fácil que éstos se descompongan o no se vendan
     Hay mucho movimiento




Enero 2010           Instituto Politécnico Internacional   119
     Conciliación de costos de Alimentos
                     RESTAURANTE CHATEAUX 1525
                 CONCILIACION DE COSTOS DE ALIMENTOS
             CORRESPONDIENTE AL MES DE NOVIEMBRE DEL 2009

        INVENTARIO INICIAL                                             ₡   12,000.00
                 ALMACEN                                ₡   8,000.00
                 COCINA                                 ₡   4,000.00

        + COMPRAS DE ALIMENTOS                                         ₡ 102,000.00

        - INVENTARIO FINAL                                             ₡    9,000.00
                 ALMACEN                                ₡   5,000.00
                 COCINA                                 ₡   4,000.00

        = SUB-COSTO BRUTO                                              ₡ 105,000.00
        + BEBIDAS PARA PREPARAR ALIMENTOS                              ₡   2,000.00
        - ALIMENTOS PARA PREPARAR BEBIDAS                              ₡   1,000.00

        = COSTO BRUTO                                                  ₡ 106,000.00

        - CREDITOS AL COSTO                                            ₡    4,500.00
                 COMIDA DE PERSONAL                     ₡   2,500.00
                 COMIDA DE EJECUTIVOS                   ₡   1,200.00
                 CORTESIAS A CLIENTES                   ₡     800.00

        = COSTO NETO                                                   ₡ 101,500.00

        / VENTAS DEL MES                                               ₡ 250,000.00

        = PORCENTAJE DE COSTO NETO                                            40.6%

        - PORCENTAJE DE COSTO OPTIMO                                          35.0%

        = PORCENTAJE DE SOBRE-COSTO                                             5.6%

        x VENTAS DEL MES                                               ₡ 250,000.00

        = SOBRE-COSTO                                                  ₡   14,000.00

        - MERMAS                                                       ₡    1,300.00

        = SOBRE-COSTO NETO                                             ₡   12,700.00




Enero 2010                   Instituto Politécnico Internacional                       120
       Conciliación de costos de Bebidas
                      RESTAURANTE CHATEAUX 1525
                   CONCILIACION DE COSTOS DE BEBIDAS
              CORRESPONDIENTE AL MES DE NOVIEMBRE DEL 2009

         INVENTARIO INICIAL                                 ₡     6,000.00
                 ALMACEN                     ₡   4,000.00
                 BARRA                       ₡   2,000.00

         + COMPRAS DE BEBIDAS                               ₡    42,000.00

         - INVENTARIO FINAL                                 ₡     7,000.00
                  ALMACEN                    ₡   5,000.00
                  BARRA                      ₡   2,000.00

         = SUB-COSTO BRUTO                                  ₡    41,000.00
         - BEBIDAS PARA PREPARAR ALIMENTOS                  ₡     2,000.00
         + ALIMENTOS PARA PREPARAR BEBIDAS                  ₡     1,000.00

         = COSTO BRUTO                                      ₡    40,000.00

         - CREDITOS AL COSTO                                ₡     1,500.00
                  BEBIDAS DE EJECUTIVOS      ₡     300.00
                  CORTESIAS A CLIENTES       ₡   1,200.00

         = COSTO NETO                                       ₡    38,500.00

         / VENTAS DEL MES                                   ₡   100,000.00

         = PORCENTAJE DE COSTO NETO                                 38.5%

         - PORCENTAJE DE COSTO OPTIMO                                25.0%

         = PORCENTAJE DE SOBRE-COSTO                                13.5%

         x VENTAS DEL MES                                   ₡   100,000.00

         = SOBRE-COSTO                                      ₡    13,500.00

         - MERMAS                                           ₡       80.00

         = SOBRE-COSTO NETO                                 ₡    13,420.00




Enero 2010                                   Instituto Politécnico Internacional   121
                                  Costo Global
                             RESTAURANTE CHATEAUX 1525
                         CONCILIACION DE COSTOS DE ALIMENTOS
                     CORRESPONDIENTE AL MES DE NOVIEMBRE DEL 2009

         INVENTARIO INICIAL                                                  ₡   19,200.00
                 ALMACEN                                      ₡ 12,400.00
                 COCINA, BARRA, CAJA                          ₡ 6,800.00

         + COMPRAS                                                           ₡ 146,350.00

         - INVENTARIO FINAL                                                  ₡   17,700.00
                  ALMACEN                                     ₡ 10,800.00
                  COCINA, BARRA, CAJA                         ₡ 6,900.00

         = COSTO BRUTO                                                       ₡ 147,850.00

         - CREDITOS AL COSTO                                                 ₡    6,035.00
                  ALIMENTOS DE EMPLEADOS                      ₡   2,500.00
                  ALIMENTOS Y BEBIDAS DE EJECUTIVOS           ₡   1,500.00
                  CORTESIAS A CLIENTES                        ₡   2,035.00

         = COSTO NETO                                                        ₡ 141,815.00

         / VENTAS DEL MES                                                    ₡ 352,100.00

         = PORCENTAJE DE COSTO NETO                                               40.277%

         - PORCENTAJE DE COSTO OPTIMO                                             32.249%

         = PORCENTAJE DE SOBRE-COSTO                                               8.028%

         x VENTAS DEL MES                                                    ₡ 352,100.00

         = SOBRE-COSTO                                                       ₡   28,266.27

         - MERMAS                                                            ₡    1,380.00

         = SOBRE-COSTO NETO                                                  ₡   26,886.27




Enero 2010                        Instituto Politécnico Internacional                        122
                                  Costo Global
                           RESTAURANTE CHATEAUX 1525
                       CONCILIACION DE COSTOS DE ALIMENTOS
                   CORRESPONDIENTE AL MES DE NOVIEMBRE DEL 2009

       INVENTARIO INICIAL                                                   ₡   19,200.00
               ALMACEN                                       ₡ 12,400.00
               COCINA, BARRA, CAJA                           ₡ 6,800.00

       + COMPRAS                                                            ₡ 146,350.00

       - INVENTARIO FINAL                                                   ₡   17,700.00
                ALMACEN                                      ₡ 10,800.00
                COCINA, BARRA, CAJA                          ₡ 6,900.00

       = COSTO BRUTO                                                        ₡ 147,850.00

       - CREDITOS AL COSTO                                                  ₡    6,035.00
                ALIMENTOS DE EMPLEADOS                       ₡   2,500.00
                ALIMENTOS Y BEBIDAS DE EJECUTIVOS            ₡   1,500.00
                CORTESIAS A CLIENTES                         ₡   2,035.00

       = COSTO NETO                                                         ₡ 141,815.00

       / VENTAS DEL MES                                                     ₡ 352,100.00

       = PORCENTAJE DE COSTO NETO                                                40.277%

       - PORCENTAJE DE COSTO OPTIMO                                              32.249%

       = PORCENTAJE DE SOBRE-COSTO                                                8.028%

       x VENTAS DEL MES                                                     ₡ 352,100.00

       = SOBRE-COSTO                                                        ₡   28,266.27

       - MERMAS                                                             ₡    1,380.00

       = SOBRE-COSTO NETO                                                   ₡   26,886.27




Enero 2010                       Instituto Politécnico Internacional                        123
                                    Costo Global
                                 RESTAURANTE CHATEAUX 1525
                             CONCILIACION DE COSTOS DE ALIMENTOS
                         CORRESPONDIENTE AL MES DE NOVIEMBRE DEL 2009

             INVENTARIO INICIAL                                               ₡ 19,200.00
                     ALMACEN                                    ₡ 12,400.00
                     COCINA, BARRA, CAJA                        ₡ 6,800.00

             + COMPRAS                                                        ₡ 146,350.00

             - INVENTARIO FINAL                                               ₡ 17,700.00
                      ALMACEN                                   ₡ 10,800.00
                      COCINA, BARRA, CAJA                       ₡ 6,900.00

             = COSTO BRUTO                                                    ₡ 147,850.00

             - CREDITOS AL COSTO                                              ₡   6,035.00
                      ALIMENTOS DE EMPLEADOS                    ₡ 2,500.00
                      ALIMENTOS Y BEBIDAS DE EJECUTIVOS         ₡ 1,500.00
                      CORTESIAS A CLIENTES                      ₡ 2,035.00

             = COSTO NETO                                                     ₡ 141,815.00

             / VENTAS DEL MES                                                 ₡ 352,100.00

             = PORCENTAJE DE COSTO NETO                                           40.277%

             - PORCENTAJE DE COSTO OPTIMO                                         32.249%

             = PORCENTAJE DE SOBRE-COSTO                                           8.028%

             x VENTAS DEL MES                                                 ₡ 352,100.00

             = SOBRE-COSTO                                                    ₡ 28,266.27

             - MERMAS                                                         ₡   1,380.00

             = SOBRE-COSTO NETO                                               ₡ 26,886.27




Enero 2010                         Instituto Politécnico Internacional                       124
                                 Costo Global
                             RESTAURANTE CHATEAUX 1525
                         CONCILIACION DE COSTOS DE ALIMENTOS
                     CORRESPONDIENTE AL MES DE NOVIEMBRE DEL 2009

         INVENTARIO INICIAL                                                    ₡   19,200.00
                 ALMACEN                                        ₡ 12,400.00
                 COCINA, BARRA, CAJA                            ₡ 6,800.00

         + COMPRAS                                                             ₡ 146,350.00

         - INVENTARIO FINAL                                                    ₡   17,700.00
                  ALMACEN                                       ₡ 10,800.00
                  COCINA, BARRA, CAJA                           ₡ 6,900.00

         = COSTO BRUTO                                                         ₡ 147,850.00

         - CREDITOS AL COSTO                                                   ₡    6,035.00
                  ALIMENTOS DE EMPLEADOS                        ₡   2,500.00
                  ALIMENTOS Y BEBIDAS DE EJECUTIVOS             ₡   1,500.00
                  CORTESIAS A CLIENTES                          ₡   2,035.00

         = COSTO NETO                                                          ₡ 141,815.00

         / VENTAS DEL MES                                                      ₡ 352,100.00

         = PORCENTAJE DE COSTO NETO                                                 40.277%

         - PORCENTAJE DE COSTO OPTIMO                                               32.249%

         = PORCENTAJE DE SOBRE-COSTO                                                 8.028%

         x VENTAS DEL MES                                                      ₡ 352,100.00

         = SOBRE-COSTO                                                         ₡   28,266.27

         - MERMAS                                                              ₡    1,380.00

         = SOBRE-COSTO NETO                                                    ₡   26,886.27




Enero 2010                       Instituto Politécnico Internacional                           125
                                 Costo Global
                             RESTAURANTE CHATEAUX 1525
                         CONCILIACION DE COSTOS DE ALIMENTOS
                     CORRESPONDIENTE AL MES DE NOVIEMBRE DEL 2009

         INVENTARIO INICIAL                                                      ₡   19,200.00
                 ALMACEN                                        ₡ 12,400.00
                 COCINA, BARRA, CAJA                            ₡ 6,800.00

         + COMPRAS                                                               ₡ 146,350.00

         - INVENTARIO FINAL                                                      ₡   17,700.00
                  ALMACEN                                       ₡ 10,800.00
                  COCINA, BARRA, CAJA                           ₡ 6,900.00

         = COSTO BRUTO                                                           ₡ 147,850.00

         - CREDITOS AL COSTO                                                     ₡    6,035.00
                  ALIMENTOS DE EMPLEADOS                        ₡     2,500.00
                  ALIMENTOS Y BEBIDAS DE EJECUTIVOS             ₡     1,500.00
                  CORTESIAS A CLIENTES                          ₡     2,035.00

         = COSTO NETO                                                            ₡ 141,815.00

         / VENTAS DEL MES                                                        ₡ 352,100.00

         = PORCENTAJE DE COSTO NETO                                                   40.277%

         - PORCENTAJE DE COSTO OPTIMO                                                 32.249%

         = PORCENTAJE DE SOBRE-COSTO                                                   8.028%

         x VENTAS DEL MES                                                        ₡ 352,100.00

         = SOBRE-COSTO                                                           ₡   28,266.27

         - MERMAS                                                                ₡    1,380.00

         = SOBRE-COSTO NETO                                                      ₡   26,886.27




Enero 2010                      Instituto Politécnico Internacional                              126
      Conciliación de costos de Cigarros
                     RESTAURANTE CHATEAUX 1525
                 CONCILIACION DE COSTOS DE CIGARROS
             CORRESPONDIENTE AL MES DE NOVIEMBRE DEL 2009

         INVENTARIO INICIAL                                          ₡   1,200.00
                 ALMACEN                               ₡    400.00
                 BARRA                                 ₡    800.00

         + COMPRAS DE BEBIDAS                                        ₡   2,350.00

         - INVENTARIO FINAL                                          ₡   1,700.00
                  ALMACEN                              ₡    800.00
                  BARRA                                ₡    900.00

         = COSTO BRUTO                                               ₡   1,850.00

         - CREDITOS AL COSTO                                         ₡     35.00
                  CORTESIAS A CLIENTES                 ₡     35.00

         = COSTO NETO                                                ₡   1,815.00

         / VENTAS DEL MES                                            ₡   2,100.00

         = PORCENTAJE DE COSTO NETO                                        86.4%

         - PORCENTAJE DE COSTO OPTIMO                                      50.0%

         = PORCENTAJE DE SOBRE-COSTO                                       36.4%

         x VENTAS DEL MES                                            ₡   2,100.00

         = SOBRE-COSTO                                               ₡    765.00

         - MERMAS                                                    ₡        -

         = SOBRE-COSTO NETO                                          ₡    765.00




Enero 2010                    Instituto Politécnico Internacional                   127
                 Análisis del Costo Bruto


COSTO BRUTO                       ANALISIS DEL COSTO BRUTO
                 ₡     2,500.00   ALIMENTOS DE EMPLEADOS
                 ₡     1,500.00   ALIMENTOS Y BEBIDAS DE EJECUTIVOS
                 ₡     2,035.00   CORTESIAS A CLIENTES
₡   147,850.00   ₡     1,380.00   MERMAS (no se suman, ya estan en el costo)
                 ₡    28,266.27   SOBRE-COSTO
                 ₡   113,548.73   COSTO OPTIMO (NUMERICO)
                 ₡   147,850.00   SUMAS IGUALES




 Enero 2010               Instituto Politécnico Internacional             128
                   El costo óptimo
El costo óptimo representa el
nivel mas bajo posible de
                                            Muy utilizados pero no lo
costo, si la preparación de
                                                    mas sano
cualquier bebida o platillo se
apega totalmente a la receta                  Alimentos      35%
y que no existan fugas ni
mermas.                                        Bebidas       20%

                                                 Otros       50%

                                                 Total       30%




Enero 2010           Instituto Politécnico Internacional           129
                  Calculo del costo óptimo
  Es conveniente calcular el costo de los alimentos, bebidas y
  demás, al menos cada seis meses cuando la inflación sea de
  un digito y trimestralmente cuando sea de dos dígitos.
  Ejemplo:

                             Cisto                  Precio de
       Platillo   Unidades
                            unitario
                                        Costo
                                                  evnta unitario
                                                                      Venta      Porcentaje
Sopa de frijol         354 ₡     3.00 ₡ 1,062.00 ₡        15.00    ₡ 5,310.00         20.00%
Pollo parmesano        450 ₡ 25.00 ₡ 11,250.00 ₡          65.00    ₡ 29,250.00        38.46%
Flan                   150 ₡     4.00 ₡    600.00 ₡       18.00    ₡ 2,700.00         22.22%
Total                  954            ₡ 12,912.00                  ₡ 37,260.00        34.65%




   Enero 2010                Instituto Politécnico Internacional                     130
               Análisis del sobre-costo
Para analizarlos primero hay
que separarlos entre los que                Sobre-costo                ₡ 28,273.00
se conoce su origen y los                   mermas                     ₡ 1,380.00
que no.                                     Sobre-costo neto           ₡ 26,893.00




Después continuar con el análisis de los demás rubros
partiendo del mas importante.

   Concepto         Costo neto       Costo optimo        Sobre-costo    Participacion
   Alimentos   ₡   101,500.00    ₡     87,500.00    ₡     14,000.00            49.5%
   Bebidas     ₡    38,500.00    ₡     25,000.00    ₡     13,500.00            47.8%
   Otros       ₡     1,815.00    ₡      1,050.00    ₡        765.00             2.7%
   Total       ₡   141,815.00    ₡    113,550.00    ₡     28,265.00             100%


Enero 2010              Instituto Politécnico Internacional                             131
          Controles internos de producción
Se trata de una serie de formatos que
deben elaborarse a diario en las áreas de
alimentos, bebidas, cigarros, puros,
artículos de limpieza y mantelería y que
sirven para conocer el destino de la
producción y en su caso detectar
diferencias.
Concepto: Nombre del insumo
EI: Inventario inicial al iniciar turno
ENT: Cantidad que entro
EF: Inventario final al terminar el turno
CONS: Consumo
merma:          Platillos        rechazados.
Ingrediente echado a perder
CORT: Si el platillo de cortesía tenia
este ingrediente
Venta: Todos los platillos que contienen
este ingrediente
DIF: Todos los ingredientes o platillos
que faltan y se desconoce su destino


Enero 2010                        Instituto Politécnico Internacional   132
              Ejemplo de control de cárnicos
Estados iniciales                                         Ventas
       Concepto   Inicial    Final
Pollo             4,000 g   4,400 g
Filete            6,300 g   7,100 g
Porter House       4 pz      2 pz
Pescado            2 pz      0 pz




Enero 2010                            Instituto Politécnico Internacional   133
 Control interno para bebidas y cigarros

En el caso de las bebidas el control es prácticamente el
mismo, considerando:
         Que en el almacén se controlan por botella y en la barra por
          copa o porción.
         El rendimiento de las botellas depende de su capacidad:
             Un litro 24 copas
             750 ml 18 copas
             500 ml 12 copas
         Es muy poco común que se reporten mermas.
         Medir el inventario de botellas requiere practica o se puede
          contar con reglas que tengan las medidas marcadas de cada
          copa.
         En cuanto a los cigarros, prácticamente no hay mermas.



Enero 2010              Instituto Politécnico Internacional       134
             Planeación de la producción

 Una de las técnicas utilizadas por los restaurantes es la
  planeación de la producción.
 Sirve para aquellos productos que deben consumirse
  frescos y el mismo día.
 Utiliza un método estadístico muy sencillo.
 Permite producir los alimentos en cantidades suficientes,
  tomando como referencia los mismos días de semanas
  anteriores.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   135
             Pasos para la planeación de la
                      producción
 Registrar diariamente el consumo del producto.
 Suprimir el día mas alto y el mas bajo de cada día de la
  semana.
 Calcular la suma de todos los consumos de cada día de
  la semana.
 Dividir el resultado entre el numero de días registrados.
 Multiplicar el promedio resultante por un factor de
  seguridad. Se recomienda un 15%.
 Redondear y ajustar al rendimiento de la receta.




Enero 2010           Instituto Politécnico Internacional   136
        Formato para la planeación de la
                  producción
    Se debe tener criterio suficiente para modificar la producción en
     función de los cambios en la demanda, en los precios, en la
     preferencia de los consumidores y en las temporadas.
    Planear la producción ayuda, entre otras cosas, a disminuir
     los sobrantes de cada día y por tanto los costos.




Enero 2010               Instituto Politécnico Internacional             137
       Principales causas de las mermas


    Errores en el acomodo de la mercancía
    Exceso de compras
    Mala calidad en las compras
    No revisar o recibir adecuadamente la mercancía
    No establecer una política de compras, presentaciones y pesos
    No rotar adecuadamente la mercancía
    Falta de capacitación o supervisión en cocina en cuanto a la
     preparación de las materias primas y los platillos
    Falta de capacitación o supervisión en cocina en cuanto a la
     preparación de las bebidas
    No contar con espacios o las instalaciones adecuadas
    Problemas de temperatura en los refrigeradores y congeladores
    Problemas de temperatura en las mesas fría y caliente



Enero 2010            Instituto Politécnico Internacional      138
       Principales causas de las mermas

    No contar con los empaques y depósitos adecuados
    Exceso de producción de platillos o preparaciones
    No utilizar los recortes producidos en frutas, verduras y cárnicos
    No establecer políticas de procesamiento de las materias primas
    No reciclar productos como galletas, pan y mermeladas
     individualmente empacadas
    Falta de promoción de platillos rezagados
    Errores en la fijación de precios
    Exceso de producción de jugos naturales y preparaciones en la barra.
    Errores al descongelar alimentos empacados
    Excesos en la compra de pan y tortillas
    Colocar porciones excesivas de pan, tortillas, salsas, mantequilla, paté
     y guarniciones
    Errores en la toma de ordenes/comandas




Enero 2010               Instituto Politécnico Internacional             139
    Todos los casos se pueden solucionar

     Con capacitación y supervisión al personal e todas las áreas
     Con políticas y procedimientos adecuados de compras,
      procesamiento, rotación y acomodo
     Contando con el equipo de cocina, barra y almacén
     Planeando la producción
     Con buenas políticas de precios
     Con un buen diseño del menú
     Con un buen análisis de la basura
     Promocionando artículos rezagados
     Revisando y supervisando la producción
     Con un buen sistema de comandas, toma de orden y ventas
     Proponiendo soluciones viables, rentables y factibles que no afecten la
      operación




Enero 2010                Instituto Politécnico Internacional             140
  Revisión de los centros de producción
Una de las funciones mas importantes de los gerentes en los
restaurantes es revisar diariamente la producción tanto de la
cocina como en la barra:
  Verificar las temperaturas de los refrigeradores y
     congeladores
  Verificar el estado de las mercancías
  Detectar faltantes de productos y materias primas
  Probar todos los alimentos
  Verificar la limpieza de todas las áreas
  Revisar los controles
  Verificar la presentación del personal


Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   141
             Rastreo de diferencias
 Almacén: La forma de detectar un faltante en almacén
  es cuando se levanta el inventario (ver páginas 109-
  110).
 Cocina: En la cocina es donde normalmente se detectan
  mas sobre-costos y se detectan por medio de los
  controles internos (ver página 112)
 Barra: Aparentemente es mas sencillo, ya que casi
  todas las materias primas no son perecederas, casi no
  se requiere preparación y las porciones son mas
  estandarizadas. Sin embargo, los productos que
  contienen alcohol son muy atractivos para los empleados
  (ver páginas 114-115).
 Otros: Para estos hay que revisar su consumo
  periódicamente (ver página 116).

Enero 2010         Instituto Politécnico Internacional   142
             Costeo de platillos y bebidas

Costear una receta es muy
sencillo, hay que conocer los
ingredientes y su precio de
compra.




Enero 2010          Instituto Politécnico Internacional   143
             Cálculo del precio de venta
   Si los costos han aumentado y el precio máximo admitido por los
    clientes, el rango para fijar el precio se reduce.
   Fijar el precio ligeramente mayor al admitido por los comensales
    significa no vender o etiquetar al establecimiento como caro.
   Si lo fijamos por debajo del costo del platillo, perdemos.
   El precio de venta deberá ser lo suficientemente alto para absorber los
    costos y generar un margen bruto suficiente también, para cubrir los
    gastos, impuestos y por supuesto generar utilidades.
   Si fijamos el precio por debajo del rango, la cantidad de comensales
    aumentara, si lo fijamos en los puntos mas altos del rango disminuirá
    sensiblemente. LEY DE LA OFERTA Y LA DEMANDA.
   Los precios con costos unitarios mas altos, deben tener menos
    utilidad, los mas bajos mayor utilidad, para lograr un equilibrio.
   Siempre considerar los precios de la competencia para platillos
    similares, para establecer un rango adecuado.


Enero 2010               Instituto Politécnico Internacional            144

				
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