Enterprise Asset Management (EAM) System and Enterprise Resource

Enterprise Asset Management (EAM) System and Enterprise  Resource Planning (ERP) Integration  Asia – Pacific Partnership  April 30, 2008  Mike Hagen, Alliant Energy  Dianne Davis, Alliant Energy History  § Alliant Energy (AE) was created when IES  Industries Inc., Interstate Power Co. and WPL  Holdings merged in April 1998  § AE currently operates 14 electricity generating  stations with over 48,000 assets. These plants  are maintained by a group of very  knowledgeable craft workers who typically have  25­30 years of experience and knowledge Alliant Operated Fleet  Steam Turbine – 4388 MW   CT – 1383 MW   Hydro – 30 MW Need for Enterprise Asset Management System  §  Problem Identification  §  A re­engineering study was conducted in the mid 90s at WPL  (Wisconsin Power & Light) and identified the following deficiencies in  the existing maintenance processes:  §  The inability to view asset history  §  The lack of a uniform maintenance work management process across  the generating facilities  §  Solution  §  In 1997 the WPL organization began developing a maintenance  process model and searching for a robust yet customer­friendly  enterprise asset management (EAM) system to eliminate those  deficiencies.  IES Industries was also undertaking a similar process Alliant Energy EAM System  §  Solution (cont.)  §  In the midst of reviewing the process and most suitable software  package, the merger was announced and the vision was enhanced  to include building a commonality between the merging entities  §  The Outcome  §  The development of a uniform Process Model  §  Identify need and scope of work  §  Plan  §  Schedule  §  Execute  §  Analyze  §  The selection of the Maximo EAM System over TSW because it  was more robust and customer­friendly What is Maximo?  §  Maximo is a software based system that:  §  Automates the writing of work requests  §  Serves as an instrument to create and track predictive and preventative  maintenance activities  §  Aids in the planning and scheduling of work  §  Tracks work history  §  Records all associated costs  §  Stores bill of materials, specification information, drawings, manuals,  repair reports, etc. for assets  §  Provides a means to track both asset and process performance  §  Assists in scheduling and tracking regulatory compliance and safety tasks  §  Is designed to improve the efficiency of the maintenance work force and  record keeping  §  Plays a vital role in optimizing the efficiency of work execution when fully  utilized  §  Ultimately gives an organization the tools to make better decisions on  maintaining assets Sample Specification Data Sheet Sample  IPC/Navigator  Drawing with  Parts List Maximo Goal: Improving Plant Performance  Plant performance is improved by managing the reliability of the  assets, leading to significant business benefits by:  1. Increasing production output  2. Decreasing maintenance cost  3. Reducing need for capital replacement  4. Maximizing competitiveness and protecting jobs  There is more to Effective EAM than just purchasing and implementing  a robust software program…A business process transformation is  required to fully realize the benefits since the whole concept of  proactive maintenance goes against the fire­fighting mentality that is  present in many of the plants Enterprise Resource Planning (ERP)  §  What is ERP?  §  ERP is a way to integrate the data and processes of an organization into  one single system. Usually ERP systems will have many components  including hardware and software.  In order to achieve integration, most  ERP systems use a unified database to store data for various functions  found throughout the organization  §  Why Alliant Energy needed ERP  §  The merger brought three companies together with little to no commonality  between financial, human resource and supply chain systems  §  The Solution  §  Alliant Energy chose the PeopleSoft ERP system to unify the business  processes of the newly formed entity including:  §  Financial Systems (general ledger, project costing, accounts payable  and expenses)  §  Human Resources and Time Entry  §  Supply Chain Systems (purchasing, inventory and vendor  management) The Missing Link  §  Problem:  A piece was still missing  §  The organization now possessed quality EAM and ERP systems with the  purchase of Maximo and PeopleSoft, but a key piece was still missing: a link  between the two systems  §  The problem remedy began to take shape in 2006  §  Integrate Maximo and PeopleSoft to allow the organization to better utilize both  systems by:  §  Sending both material and labor costs automatically back to the assets  §  Providing access to ‘real­time’ company­wide inventory data allowing us to  reduce inventory duplication and automated issuing of inventory parts from  a work order  §  Allowing end­users to work in only one environment  §  Upgrade from Maximo 4.1.1 to Maximo 6.2  §  Integration process would be less problematic since both applications were  web­based  §  The organization was planning to upgrade to Oracle 10g in 2007 which  was not compatible with Maximo 4.1.1  §  4.1.1 software was no longer going to be supported  §  Offered additional functionality ERP and EAM Integration Goals  §  Develop solutions that enable a single source for labor hour  reporting  §  Feed all material and labor costs back to Maximo from  Project Costing  •  Assimilate Purchasing to allow the requisitioning process to initiate in  Maximo and have the PO, receipt and invoice flow back to Maximo  •  Allow for the reservation of stock materials on a work order and  receive costs back from any stock material issued from the storeroom  that is associated with a work order  •  Integrate with ezBuy (Alliant Energy’s e­procurement software  solution) to capture material costs purchased via e­procurement  •  Expense costs (credit card and other expense reporting) associated  with a work order will be fed back to Maximo  •  Use of Maximo and ERP for labor hour reporting/time entry  §  Chart of Accounts Standardization  §  Use of common Project IDs Upgrade/Integration Project Benefits  §  Increase Generating Capacity:  §  Generating capacity is increased through the capture of historical data from  seasoned professionals. Alliant anticipates a reduction in unit down time  which in turn increases availability  §  Improve Accuracy of Asset History:  §  Leads to more efficient planning and scheduling  §  Increased accuracy in budget estimates and asset end­of­life projections  will allow us to make better repair/replace decisions  §  Through the effective use of failure codes Alliant will be able to identify  repetitive equipment failure modes  §  Reduce Inventory:  §  Reduction in inventory due to increased ability to identify necessary parts  and locate them in the generating fleet  §  Industry average inventory reduction for this type of project 10­30% Project Benefits (cont.)  §  Reduce Labor Hours:  §  Time saved by integrating ERP and Maximo for labor and material  acquisition through Maximo on each work order results in reduced  duplicate effort and eliminates the need to learn two different  applications/processes  §  Improve Work Planning:  §  Work order history and ERP integration reduces research necessary to  plan and schedule work activities by accurately capturing all labor and  material cost to maintain an asset  §  Reduce time spent Recording and Tracking Maintenance:  §  Time saved through auto­populating bill of materials and streamlined time  entry process  §  Improve Scheduling of Work Orders:  §  Ongoing and future use of MS­Project and handheld integration to reduce  administrative work. Hours will be saved utilizing the ability of Maximo 6.2  to automatically integrate Maximo Work Orders into a Microsoft Project  Schedule Project Benefits (cont.)  §  Increase Wrench Time:  §  Unproductive time related to craftsmen receiving work orders, determining  job plans, recording actions, and locating and charging out inventory will be  reduced  §  Ease of use:  §  Reduce duplication of efforts and increase the auto population of as many  General Ledger data fields as possible to assure user friendliness of the  system  §  Navigator:  §  Assure the availability of the Navigator application to all plants providing a  visual parts break down and bill of materials to planners and craft personnel  §  External labor reductions:  §  Having all labor hours and material automatically populated on each work  order will facilitate the ability to increase productivity by more efficient  scheduling. This increased productivity of in­house labor will reduce  contractor requirements Integration Overview – Detailed Process Flow Diagram Integration Details – Supply Chain  1.  Manufacturers  § Created or updated in ERP and published to Maximo via EAI  2.  Items – Item IDs and descriptions  § Created or updated in ERP and published to Maximo via EAI  3.  Inventory – Quantities on­hand, quantities reserved  § Created or updated in ERP and published to Maximo via EAI  4.  Purchase Requisitions (PR)  § Created in Maximo and published to ERP via EAI  § These can also be created directly in ERP and linked back to the work  order via Activity ID (work order #)  Note:  Enterprise Application Integration (EAI) is an application that  performs data transformations, enforces business rules, and routes  messages to participating applications via adapters Integration Details – Supply Chain (cont.)  5.  Purchase Orders  §Created in ERP as part of requisition process  §Can be the result of a Maximo­generated PR or can be manually  created in ERP and linked to a work order by the Activity ID (work  order #)  6.  Purchase Order Receipt  §Generated in ERP and published to Maximo via EAI  §When everything ordered on the work order is received and/or  reservations are fulfilled, the work order status is updated from  WMTL (waiting material) to RSCH (ready to schedule)  7.  Material Reservations  §Reservations created in Maximo and published to ERP via EAI  §When items are added to the ‘Plans’ tab of the work order and it is  approved, the Material Reservation is created and sent to ERP Work Order Purchase Order Information and Material Reservation Screen Shot Integration Details – Finance  8.  Vendor (Companies)  §  Created or updated in ERP and published to Maximo via EAI  9.  Project ID  §  Created or updated in ERP and published to Maximo via EAI  §  Chart of Accounts component  10. Activity IDs/Work orders  §  Created in Maximo and associated with ERP­supplied Project IDs  §  Published from Maximo to ERP via EAI  §  Key to auto­population in ERP  11.  Project Costing  §  Expenses  §  Labor actuals  §  Purchase order actuals  §  Inventory issues  §  All costs are tied back to the work order by the Activity ID Maximo Work Order Costs Screen Shot Integration Details – Human Resource Management  System (HRMS)  12. Person Data  §Created or updated in ERP and published to Maximo via EAI Integration Details – Other Functionality  13. ezBuy  §Data fed from ezBuy application to Maximo  §  Items  §  Inventory  §  Material Issue  14. ERP Auto­population  §Auto­population based solely on Activity ID (Work order #)  §Available for the following transactions:  §  Finance – Expense Reporting and Account Validation  §  Supply Chain – Purchase Requisitions, Purchase Orders and  Express Issues  §  HRMS – Time Entry  15. Labor Hours Report  §A report created in Maximo to retrieve a craft’s labor hours from work  orders Results  §  What results have we been able to achieve since the  implementation of Maximo?  §  Increased planning is reducing asset down time through having the  right parts and the right crafts at the right time to make the necessary  repairs  §  Asset history is accessible from any location and the use of a  standardized location hierarchy and naming configuration makes it  easier to search for common assets  §  Productivity has increased as less time is wasted waiting for  equipment isolation, getting parts from the storeroom, looking for  drawings or repair plans or waiting for additional work  §  Operations (along with the asset’s criticality), not maintenance, is  driving the prioritization of work Results (cont.)  §  Success story: Putting it all together to reduce costs and  improve availability  §  Circulating water pump rebuilds at Edgewater  §  Pump problems found early while completing the monthly  vibration predictive maintenance task which reduced the cost  of the repair and allowed us time to plan and schedule the  rebuilds  §  Effective scheduling process assured us that we had the  resources and available time to complete repairs  §  Asset history provided us with a starting point providing job  plan and time, material and cost estimates that we could  build upon to more accurately plan and schedule the repairs  §  Saved $50,000­$60,000 by completing repairs in­house and  approximately 13 days of derates on the unit  §  We were also able to take the applied knowledge and  lessons learned from the first pump rebuild and reduce the  time by 17 hours on the second pump Results (cont.) §  What results have we been able to achieve since the Maximo  upgrade and PeopleSoft Integration?  §  All costs are now tracked at the asset level and it is no longer  necessary to go to multiple places to find cost information resulting in  gained efficiency  §  Time is being saved by crafts completing their timesheets and when  charging out parts in the storeroom due to auto­population provided  by the integration  §  Use of material reservations eliminates the need for crafts having to  go get parts, charge them out and helps keep inventory counts in  sync  §  ‘Real­time’ inventory data in Maximo with enhanced search  capabilities has decreased the amount of time it takes to locate  necessary items  Lessons Learned  §  The dedication of the team members can not be under emphasized.  Knowing you have people that will remain focused and driven for the  duration of the project makes the project both fun and successful  §  Having a customer on the team who is a subject matter expert will  enhance and validate the final deliverable  §  Bringing in a knowledgeable and experienced resources can help  ensure a timely and successful project  §  Phone conferences were utilized to reduce travel expense on the  project. This did in fact reduce cost but it was often difficult to follow  the meeting and required additional time to work to resolution on  issues. Do not underestimate the value of meeting face to face to  work through issues and drive to resolution Lessons Learned (cont.)  §  Thoroughly document all requirements, leave no room for interpretation or  misunderstanding. After making decisions it was often weeks or month  before the decision was realized and we had to revisit the requirements  document often to ensure we stayed within the scope of the project  §  The business process should be clearly defined and all technical decisions  should be made to support the business process  §  Clearly define and document the roles and responsibilities of all the team  members early in the process  §  Do not begin testing until development is complete, this only leads to  additional effort and frustration as the design changes  §  Never underestimate the resources necessary or rely on a single resource  for critical or required design, development or implementation work  §  Communication is vital to a successful implementation and integration  process So What’s Next?  §  Phase 2 of the Maximo 6.2 Upgrade List:  §  Assignment Manager  §  Workflow  §  Expand use of reporting  §  Phase 2 Integration List:  §  §  §  §  §  §  Send Canceled Purchase Requisitions in ERP to Maximo  Create custom script to create new Chart of Accounts (COA) entries  HR interface to insert files (add new employees)  Inventory interface change to get Quantity on Order  Automation of the buyer updates from ERP into Maximo  Attachments on purchase requisitions will be sent to ERP  §  Follow­up Tasks  §  Navigator Training for plants other than Edgewater Questions?  ?