Docstoc

Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi e-Procurement

Document Sample
Strategi Perubahan Proses Pengadaan Menjadi e-Procurement Powered By Docstoc
					                STRATEGI PERUBAHAN
      PROSES PENGADAAN MENJADI e-PROCUREMENT

                                         Author :

                                    Ir. Adhi Pramono
                                      Perekayasa Madya




                                    I. PENDAHULUAN



       Business process pengadaan barang/jasa harus mengikuti ketentuan yang diatur
dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah. Pada dasarnya pengadaan barang/jasa harus dilaksanakan
sesuai dengan prinsip-prinsip efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak
diskriminatif dan akuntabel. Melalui penerapan teknologi informasi, prinsip-prinsip
pengadaan tersebut dapat diimplementasikan dengan baik. Paling tidak, kemungkinan
kesalahan prosedur, baik yang disengaja maupun tidak, akan berkurang berkat
pemanfaatan teknologi informasi.


       Salah satu penerapan teknologi informasi dalam bidang pengadaan barang/jasa
adalah e-procurement. Aplikasi e-procurement yang sangat populer digunakan di instansi
pemerintah   adalah   SPSE    (Sistem    Pengadaan       Secara   Elektronik).   Sebenarnya
e-procurement merupakan salah satu inisiatif e-government untuk pelayanan administratif
publik. e-Procurement ini memiliki karakteristik yang melibatkan banyak pihak, seperti
lembaga pemerintah, panitia pengadaan/Unit Layanan Pengadaan (ULP), Pejabat
Pembuat Komitmen (PPK), penyedia barang/jasa, layanan perpajakan dan bank.
Banyaknya pihak yang terlibat dalam proses e-procurement menunjukkan bahwa
e-procurement bersifat lintas sektor dan membutuhkan koordinasi antar sektor,
diantaranya sektor pemerintah, swasta, perpajakan dan perbankan.


       Penerapan e-procurement memberikan banyak manfaat, diantaranya efisiensi
biaya dan waktu serta adanya rasa aman dan nyaman. Proses e-procurement yang
terbuka akan meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, sehingga mendorong
terciptanya persaingan yang sehat, adil dan non diskriminatif antar para penyedia
barang/jasa sebagai pelaku usaha.




                                           1 / 18
      Banyaknya manfaat yang dapat diperoleh dari penerapan e-procurement tidak
berarti bahwa implementasi e-procurement tidak menghadapi kendala. Menerapkan
e-procurement berarti melakukan perubahan dari proses pengadaan manual menjadi
elektronik/otomatis. Perubahan proses inilah yang kemudian menimbulkan beberapa
kendala.


      Pada sisi proses pengadaan akan terjadi perubahan infrastruktur dan proses
administrasi. Sedangkan pada sisi pelaku pengadaan juga terjadi perubahan berupa
perubahan budaya kerja, sikap dan perilaku, karena e-procurement membutuhkan
kedisiplinan dan dapat menimbulkan kedisiplinan para penggunanya. Untuk mengatasi
kendala-kendala   ini   diperlukan   strategi   yang   tepat   agar   e-procurement   dapat
dimanfaatkan dan bermanfaat sebagai mesin penggerak proses pengadaan barang/jasa
sesuai dengan business process yang telah diatur dalam Peraturan Presiden Republik
Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.




                                            2 / 18
                    II. e-PROCUREMENT DAN KEUNTUNGANNYA



       Semua organisasi pasti melakukan kegiatan pengadaan barang/jasa, dan oleh
karena itu pasti memerlukan proses pengadaan. Jadi, e-procurement merupakan inisiatif
yang dibutuhkan di seluruh komponen organisasi.


       Apa itu e-procurement ?

       e-Procurement merupakan proses pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan
secara elektronik melalui internet. Aplikasi e-procurement yang sudah banyak diterapkan
di instansi pemerintah adalah SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) yang
dikembangkan oleh LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah).
Implementasi e-procurement mampu mendukung interoperabilitas dan jaminan keamanan
data serta meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, sehingga proses pengadaan
barang/jasa akan menjadi sangat terbuka dan mendorong terjadinya persaingan sehat
yang adil dan non diskriminatif antar pelaku usaha, yang pada akhirnya akan mewujudkan
efisiensi dan efektivitas dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah.


     Pengadaan
     barang/jasa


             +                  =                       e-Procurement

        Internet


                                Gambar 1 : e-Procurement.


       Aplikasi e-procurement SPSE merupakan aplikasi bebas lisensi (free license),
karena menggunakan sistem operasi Linux dengan bahasa pemrograman menggunakan
bahasa Java dan database-nya menggunakan PostgreSQL. Aplikasi e-procurement
SPSE memiliki spesifikasi teknis sebagai berikut :

  Hardware            Server berbasis Unix atau Linux
  Hardisk space       Minimal 200 GB (tidak termasuk untuk sistem operasi)
  Memory              Minimal 1 GB
  Java runtime        JRE1.6+ (java.sun.com)
  Database            PostgreSQL 8.2+ (www.postgresql.org)
  Web server          Apache 2 (httpd.apache.org)
  Java container      Tomcat 6.0+ (tomcat.apache.org)
  SMTP server         Unix/Linux based


                                           3 / 18
Adapun arsitektur sistem aplikasi e-procurement SPSE secara logic dapat digambarkan
seperti di bawah ini.

                 Firewall                       SMTP Server


                        Apache 2 Web Server
                 Tomcat 6                       Apache 2
                                                                                Application Server
              Dynamic Content                  Static Content

                                  JDK 1.6

                    Database Server (PostgreSQL)                                Datab ase Server


              Gambar 2 : Arsitektur aplikasi e-procurement SPSE secara logic.


      Pelaksanaan e-procurement bersifat lintas sektor, sehingga melibatkan banyak
pihak dan membutuhkan koordinasi antar sektor. Pengembangan dan pemeliharaan
aplikasi e-procurement dilakukan oleh LKPP, sedangkan pengoperasian dan pelayanan
pengguna    e-procurement       dilakukan     oleh     masing-masing            LPSE      instansi   yang
bersangkutan. LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) merupakan unit yang
berfungsi menyediakan dan memelihara infrastruktur serta mengoperasikan aplikasi
e-procurement agar pelayanan pengadaan secara elektronik selalu siap digunakan oleh
para penggunanya. ULP (Unit Layanan Pengadaan) dan penyedia barang/jasa
merupakan pengguna utama e-procurement. Agar dapat mengakses e-procurement, ULP
dan penyedia barang/jasa harus memiliki User ID dan password yang diperoleh melalui
LPSE. Sedangkan masyarakat umum dapat memantau pelaksanaan proses pengadaan
barang/jasa pemerintah melalui e-procurement tanpa harus melakukan login. Tata kelola
hubungan antara LPSE, ULP, penyedia barang/jasa, masyarakat umum dan aparat
pengawasan adalah seperti di bawah ini.

                                       Masyarakat
                                         umum
                                                 In form asi
                                                   lelang


                       D ata                                          D ata
                                        UNIT LPSE
                      lelan g                                      pen awaran
                                         Aplikasi
                                                                                 Penyedia
           ULP
                          D ata       e-procurement                  D ata      barang/jasa
                       penawaran                                    lelan g
                                           SPSE


                                                     In form asi
                                      Audit
                                                       lelang

                                         Aparat
                                       Pengawasan
                            Gambar 3 : Tata kelola e-procurement.

                                              4 / 18
       Apa keuntungan e-procurement ?

       Penggunaan       e-procurement   memberikan     banyak    keuntungan    bagi   para
penggunanya, antara lain :
1).    Memperkecil kesalahan prosedur, karena proses pengadaan mengikuti ketentuan
       yang diatur secara elektronik/otomatis dengan mengedepankan transparansi dan
       akuntabilitas.
2).    Menimbulkan budaya disiplin pada para penggunanya, karena semua pihak yang
       terlibat harus selalu mengikuti tenggat waktu yang telah ditetapkan.
3).    Meningkatkan kompetensi para pelaku usaha, untuk terus berusaha memperbaiki
       diri agar dapat memperbesar kemungkinan memenangkan pelelangan.
4).    Mengurangi frekuensi tatap muka antar pengguna, karena semua informasi telah
       tersedia dalam sistem.
5).    Mendapatkan harga barang/jasa yang lebih ekonomis, karena harga lebih
       kompetitif.
6).    Mengurangi waktu proses pengadaan,            karena proses      pengadaan harus
       dilaksanakan sesuai waktu yang telah ditetapkan dalam sistem.
7).    Mengurangi biaya administrasi, karena berkurangnya pekerjaan manual dan
       berkurangnya kebutuhan kertas.
8).    Adanya pencatatan aktivitas pengguna yang dilakukan oleh sistem secara
       otomatis, sehingga informasi pengadaan dapat diketahui dengan mudah.
9).    Dapat digunakan sebagai sarana untuk monitoring dan evaluasi (monev) atas
       indikator kinerja pengadaan barang/jasa pemerintah.
10).   Meningkatkan kapasitas dan kemampuan SDM (Sumber Daya Manusia) dalam
       pengelolaan sistem teknologi informasi.


       Keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan e-procurement
tersebut menunjukkan bahwa penggunaan e-procurement dapat memberikan rasa aman
dan nyaman bagi para penggunanya. Rasa aman karena e-procurement membantu
mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan prosedur, baik yang disengaja maupun
tidak disengaja. Kenyamanan diperoleh dari menurunnya jumlah sanggahan/pengaduan
sejak digunakannya e-procurement, karena lebih transparan dan akuntabel.


       Pemanfaatan e-procurement juga menunjukkan bahwa teknologi informasi dapat
berkontribusi pada pembenahan berbagai permasalahan dalam pelaksanaan pengadaan
barang/jasa pemerintah. Adapun visi e-procurement adalah mampu melakukan :
1).    Seleksi lebih baik, sehingga harga dan spesifikasi teknis lebih baik.
2).    Membeli lebih baik, karena terjadi persaingan sehat.
3).    Bertanggungjawab lebih baik, karena integritas dapat terpelihara.
4).    Proses lebih baik, karena dilakukan secara online/real time sehingga lebih cepat.
5).    Keputusan lebih baik, karena SDM lebih profesional.

                                           5 / 18
      Beberapa prasyarat yang harus dilakukan agar e-procurement dapat diterapkan
dengan baik adalah :
1).   SDM harus memahami kerja jaringan komputer, tidak hanya keterampilan
      menggunakan komputer dan internet.
2).   Tata kerja harus secara elektronik, karena masih banyak dijumpai instansi yang
      memiliki   komputer    canggih    tetapi   tata   kerjanya   masih    berbudaya
      tradisional/manual, misalnya masih menggunakan kertas (hardcopy) dan masih
      mengharuskan tandatangan fisik.
3).   Spesifikasi teknis barang/jasa harus menggunakan standar global, termasuk juga
      pengangkutan, pembayaran, asuransi, pengepakan dan persyaratan lainnya.
4).   Sistem software dan hardware harus terintegrasi dan user friendly, untuk lebih
      memperlancar proses e-procurement.
5).   Organisasi harus melakukan perubahan budaya kerja, yaitu segala perubahan
      akibat dari adanya perubahan cara kerja dari manual menjadi elektronik/otomatis.




                                        6 / 18
                             III. PERUBAHAN PROSES PENGADAAN



        Proses pengadaan barang/jasa pemerintah mengikuti business process yang
diatur dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.


        Bagaimana business process pengadaan barang/jasa ?

        Pihak yang sangat berperan dalam pengadaan barang/jasa pemerintah adalah
PPK, ULP dan penyedia barang/jasa. PPK bertugas menentukan estimasi harga,
spesifikasi teknis dan rancangan kontrak pengadaan barang/jasa. ULP berfungsi
melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa atau proses pelelangan.
Sedangkan penyedia barang/jasa yang telah ditunjuk sebagai pemenang pelelangan
harus    melaksanakan          pengadaan         barang/jasa     sesuai      ketentuan     kontrak     yang
ditandatangani oleh PPK dan penyedia barang/jasa. Business process pengadaan
barang/jasa tersebut secara garis besar dapat digambarkan seperti di bawah ini.




                                                                                          Penyedia
          PPK                        ULP                          PPK
                                                                                         barang/jasa


     M enyiapkan :                 M elakukan                   M embuat             M elaksanakan
    - Estimasi harga            proses pemilihan                 kontrak               pengadaan
                              penyedia barang/jasa             pengadaan               barang/jasa
   - Spesifikasi teknis
                                  - Pelelangan                 barang/jasa                sesuai
  - Rancangan kontrak
                                                                                         kontrak
                                    - Seleksi




                          Gambar 4 : Business process pengadaan barang/jasa.


        Prinsip pengadaan barang/jasa pemerintah adalah efisien, efektif, transparan,
terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif, dan akuntabel. Pengadaan barang/jasa dengan
prinsip ini dapat diimplementasikan dengan mudah dengan bantuan teknologi informasi
berupa e-procurement. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010
juga sudah mengatur mengenai e-procurement yang tertuang dalam Bab XIII Pasal 106,
107, 108, 109, 110, 111, 112, dan Bab XVIII Pasal 131. Bahkan pada Pasal 131 tersebut,
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 telah menganjurkan
instansi pemerintah untuk menggunakan e-procurement sejak Agustus 2010, dan
mewajibkan instansi pemerintah untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa secara
elektronik (e-procurement) mulai tahun 2012.


                                                    7 / 18
        Perubahan apa yang terjadi ?

        Beralih dari pengadaan manual menjadi e-procurement menimbulkan beberapa
perubahan, meliputi perubahan proses administrasi, pendaftaran penyedia barang/jasa
dan penyampaian dokumen penawaran.


        Proses administrasi dalam e-procurement menjadi sangat mudah dan sederhana,
karena tidak perlu lagi membuat pengumuman lelang, berita acara penjelasan lelang dan
berita acara pembukaan penawaran, serta tidak perlu menggandakan dokumen lelang.
Penggandaan dokumen lelang sudah tidak diperlukan, tetapi cukup dengan meng-upload-
nya ke dalam aplikasi e-procurement, selanjutnya masing-masing penyedia barang/jasa
peserta lelang dapat men-download dokumen lelang tersebut melalui website LPSE.


        Pembuatan pengumuman lelang juga menjadi mudah, yakni cukup dengan meng-
entry data lelang ke dalam aplikasi e-procurement, selanjutnya para penyedia barang/jasa
dan masyarakat umum dapat mengaksesnya melalui website LPSE.


        Proses penjelasan lelang dilakukan dengan cara chatting antara ULP dan
penyedia barang/jasa peserta lelang, sehingga berita acara penjelasan lelang tidak perlu
dibuat karena informasi hasil penjelasan sudah tercatat dan disimpan secara otomatis
dalam aplikasi e-procurement.


        Berita acara pembukaan penawaran juga tidak perlu dibuat, tetapi cukup dengan
meng-entry data penawaran ke dalam aplikasi e-procurement, maka penyedia
barang/jasa peserta lelang dan masyarakat umum dapat melihatnya melalui website
LPSE.


        Melaksanakan pelelangan melalui e-procurement sangat memudahkan penyedia
barang/jasa untuk mendaftar sebagai peserta lelang. Pendaftaran cukup dilakukan satu
kali saja, yaitu pendaftaran sebagai pengguna LPSE. Penyedia barang/jasa cukup
melengkapi persyaratan dan kemudian dilakukan verifikasi untuk menguji/memeriksa
mengenai kebenaran/keaslian dokumen perusahaan yang disampaikan. Penyedia
barang/jasa yang telah dinyatakan memenuhi persyaratan akan memperoleh User ID dan
Password untuk login ke dalam aplikasi e-procurement, dan dapat mendaftar sebagai
peserta lelang kapanpun dan dimanapun berada.


        Melalui e-procurement, penyampaian dokumen penawaran dilakukan dengan
meng-upload dokumen penawaran melalui website LPSE dan tidak perlu datang langsung
ke ULP. Keamanan data penawaran bisa dijamin, karena sebelum di-upload, dokumen
penawaran    harus   dienkripsi   terlebih    dahulu   menggunakan   APENDO    (Aplikasi
Pengamanan Dokumen) yang khusus dibuat untuk kebutuhan e-procurement.

                                             8 / 18
       Perubahan-perubahan yang terjadi pada proses administrasi, pendaftaran
penyedia barang/jasa dan penyampaian dokumen penawaran di atas menunjukkan
bahwa proses pengadaan barang/jasa melalui e-procurement dapat mengurangi
kebutuhan kertas. Sekurang-kurangnya ada 8 tahap e-procurement yang sama sekali
tidak memerlukan kertas (paperless), seperti tampak pada gambar di bawah ini.




                  LPSE                                          Penyedia
                   ULP                                         barang/jasa



                Pengumuman lelang


                                                             Pendaftaran
                                                            peserta lelang


                 Dokumen lelang



                                                        Tanggapan/pertanyaan
                 Penjelasan lelang                       mengenai ketentuan
                                                           Dokumen lelang


              Pembukaan penawaran                        Dokumen penawaran

                     Evaluasi
                    penawaran




              Pengumuman pemenang



                                                             Sanggahan
                                                             (jika ada)




       Gambar 5 : Proses e-procurement yang tidak memerlukan hard copy (paperless).




                                          9 / 18
       Perbandingan antara proses pengadaan secara manual dan e-procurement dapat
dilihat pada tabel di bawah ini.


 No.                  URAIAN                         MANUAL            e-PROCUREMENT

  1    Proses administrasi                Sulit / berbelit-belit   Mudah / sederhana

  2    Pendaftaran penyedia barang/jasa   Berulang-ulang           Satu kali saja

  3    Penyampaian dokumen penawaran      Datang langsung          Melalui internet

  4    Tatap muka                         Sering                   Hampir tidak ada (faceless)

  5    Kerahasiaan peserta lelang         Tidak terjamin           Terjamin

  6    Transparansi                       Rendah                   Tinggi

  7    Persaingan usaha                   Relatif tertutup         Terbuka

  8    Peluang KKN                        Terbuka                  Tertutup

  9    Panitia Pengadaan / ULP            Susah tidur              Tidur nyenyak


       Untuk dapat beroperasi dengan normal, e-procurement membutuhkan infrastruktur
yang memadai, meliputi perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan sarana
fisik lainnya. Dari sisi perangkat keras, e-procurement membutuhkan server dan komputer
desktop. Dari sisi piranti lunak, aplikasi e-procurement SPSE telah disediakan oleh LKPP.
Sedangkan dari sisi jaringan komunikasi, diperlukan jaringan komunikasi dengan
bandwidth yang memadai untuk menghubungkan masing-masing komputer dengan
server. Selain infrastruktur yang terkait dengan teknologi informasi, juga diperlukan
sarana fisik lainnya seperti ruang training, ruang bidding, ruang verifikasi, ruang helpdesk
dan ruang server beserta perabot dan peralatan penunjangnya, agar kegiatan LPSE
dalam mengelola aplikasi e-procurement dapat berjalan dengan lancar.




                                           10 / 18
                              IV. PERUBAHAN BUDAYA KERJA



       Budaya adalah suatu kebiasaan, sehingga budaya kerja merupakan kebiasaan
yang berlaku pada sebuah kegiatan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Dapat juga
dikatakan bahwa budaya kerja adalah suatu falsafah yang didasari oleh pandangan hidup
sebagai nilai-nilai yang menjadi sifat, kebiasaan dan kekuatan pendorong, membudaya
dalam organisasi, kemudian tercermin dari sikap menjadi perilaku, kepercayaan, cita-cita,
pendapat dan tindakan yang terwujud sebagai kerja.


       Bagi para pelaku/pengguna teknologi, budaya kerja sering dianggap tidak
berkaitan langsung dengan kegiatan pekerjaannya. Hal ini menunjukkan pemahaman
yang keliru. Permasalahan budaya kerja seharusnya menjadi perhatian seluruh jajaran
organisasi, karena budaya kerja yang ada dalam organisasi akan membentuk perilaku
individu yang berada di dalam organisasi.


       Melaksanakan program budaya kerja akan merubah sikap dan perilaku SDM untuk
mencapai produktivitas kerja yang lebih tinggi dalam menghadapi tantangan masa depan.
Keberhasilan pelaksanaan program budaya kerja antara lain dapat dilihat dari
peningkatan tanggungjawab, peningkatan kedisiplinan dan kepatuhan pada aturan,
terjalinnya komunikasi dan hubungan yang harmonis dengan semua tingkatan,
peningkatan partisipasi dan kepedulian, peningkatan kesempatan untuk pemecahan
masalah serta berkurangnya tingkat keluhan.


       Budaya kerja dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu :

1).    Kepemimpinan (Leadership).
       Pemimpin harus bisa diteladani dan dipatuhi oleh anggota bawahannya.

2).    Komunikasi.
       Proses komunikasi harus dilakukan secara rutin dan konsisten sehingga
       perbedaan kebiasaan antar individu dapat diperkecil atau dihilangkan.

3).    Motivasi.
       Faktor      motivasi   ini   merupakan     daya   penggerak   yang      menciptakan
       kegairahan/semangat kerja agar kerjasama dapat berjalan secara efektif dan
       terintegrasi.




                                            11 / 18
                                Bagaimana budaya kerja pengadaan ?

                                Pada prinsipnya pengadaan barang/jasa pemerintah memiliki budaya kerja sesuai
yang telah ditetapkan dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun
2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Pada umumnya budaya kerja proses
pengadaan barang/jasa pemerintah merupakan proses yang dilakukan secara manual,
sebagaimana tampak pada tabel di bawah ini.

                                 Tahapan pengadaan                                Kerja manual
                               - Estimasi harga             - Survei
  PPK




                               - Spesifikasi teknis         - Membuat
                               - Rancangan kontrak          - Menandatangani

                               - Jadwal lelang              - Membuat
                               - Dokumen lelang             - Menandatangani

                               Pengumuman lelang            - Membuat
                                                            - Menandatangani
                                                            - Mengumumkan

                               Pendaftaran peserta lelang   Mencatat
ULP (Unit Layanan Pengadaan)




                               Penjelasan lelang            - Tatap muka
                                                            - Menjelaskan/menjawab
                                                            - Mencatat
                                                            - Menandatangani
                                                            - Mengirim fax

                               Pemasukan penawaran          - Menyampul penawaran
                               (peserta lelang)             - Datang langsung ke ULP/lewat pos

                               Pembukaan penawaran          - Tatap muka
                                                            - Membuka sampul penawaran
                                                            - Mencatat
                                                            - Menandatangani

                               Evaluasi penawaran           - Mengevaluasi administrasi, teknis, harga dan kualifikasi
                                                            - Menandatangani

                               Penetapan                    - Memeriksa
                               pemenang lelang              - Menetapkan
                                                            - Menandatangani

                               Pengumuman                   - Membuat
                               pemenang lelang              - Menandatangani
                                                            - Mengumumkan

                               Masa sanggah                 - Menerima dan menjawab sanggahan
                                                            - Menandatangani

                               Penunjukan penyedia          - Membuat
                                                            - Menandatangani
 PPK




                               Kontrak                      - Membuat
                                                            - Menandatangani



                                                                   12 / 18
       Pembuatan estimasi harga, spesifikasi teknis dan rancangan kontrak oleh PPK
dilakukan secara manual dan ditandatangani secara manual juga. Pelelangan diawali
dengan pembuatan jadwal dan dokumen lelang.


       ULP membuat jadwal dan dokumen lelang serta pengumuman lelang, dan
manandatanganinya secara manual. Pengumuman lelang diumumkan melalui media
cetak/elektronik/papan pengumuman resmi. Pendaftaran peserta lelang dilakukan dengan
mencatat penyedia barang/jasa yang mendaftar sebagai peserta lelang. Penjelasan atas
ketentuan yang tertuang dalam dokumen lelang dilakukan secara langsung dengan tatap
muka antara ULP dan peserta lelang. ULP menjelaskan dan menjawab pertanyaan yang
diajukan peserta lelang mengenai isi dokumen lelang dan mencatatnya. Tambahan
ketentuan dokumen lelang dapat dikirimkan ke peserta lelang melalui fax. Pada tahap
penjelasan sering terjadi perdebatan antara ULP dengan peserta lelang mengenai
persepsi isi dokumen lelang.


       Peserta lelang harus membuat dokumen penawaran dan memasukkannya ke
dalam sampul kertas yang disegel. Penyampaian dokumen penawaran dilakukan dengan
datang langsung ke kantor ULP atau melalui jasa pos. Pembukaan dokumen penawaran
merupakan tahap yang paling kritis, karena sering timbul protes dari peserta lelang yang
menghadiri acara pembukaan. Proses pembukaan dilakukan secara langsung dengan
tatap muka antara ULP dan peserta lelang. ULP membuka sampul penawaran,
memeriksanya dan mencatat hasil pembukaan serta menandatangani berita acara
pembukaan penawaran.


       Selanjutnya dokumen penawaran yang telah dibuka dievaluasi administrasi,
teknis, harga dan kualifikasi oleh ULP. Berdasarkan hasil evaluasi, ULP menetapkan
pemenang lelang dan membuat pengumuman pemenang lelang serta mengumumkannya
ke semua peserta lelang. Peserta lelang yang merasa keberatan atas pengumuman
pemenang lelang dapat mengajukan sanggahan, dan ULP wajib menjawab sanggahan
tersebut.


       Segera setelah proses sanggah selesai, PPK menerbitkan surat penunjukan
kepada pemenang lelang sebagai pelaksana pengadaan barang/jasa. PPK menuangkan
semua ketentuan pelaksanaan pengadaan barang/jasa dalam bentuk kontrak yang
ditandatangani oleh PPK dan pemenang lelang sebagai pelaksana pengadaan
barang/jasa.


       Uraian di atas menunjukkan bahwa budaya kerja pada proses pengadaan
barang/jasa pemerintah adalah budaya manual, karena seluruh proses dikerjakan secara
manual.



                                         13 / 18
       Apa dampak e-procurement ?


       Sebelum adanya e-procurement, budaya kerja pengadaan barang/jasa merupakan
budaya manual. Seluruh proses pengadaan barang/jasa dilakukan secara manual.
Setelah penerapan e-procurement, beberapa bagian proses pengadaan barang/jasa
dapat dilakukan secara elektronik/otomatis melalui teknologi informasi. Hal ini
menimbulkan perubahan cara kerja akibat dari berubahnya cara kerja manual menjadi
elektronik/otomatis, antara lain :

●      Cara komunikasi beralih dari sistem konvensional menjadi online.
       Komunikasi konvensional meliputi tatap muka, surat-menyurat, telepon dan fax.
       Pada e-procurement, komunikasi dilakukan secara online, seperti e-mail, chatting
       atau pemberitahuan lewat website. Komunikasi online ini mengakibatkan frekuensi
       tatap muka antara ULP dan penyedia barang/jasa menjadi sangat jarang terjadi
       dan bahkan hampir tidak ada (faceless).

●      Penandatanganan dilakukan secara elektronik.
       Tandatangan fisik/konvensional digantikan dengan tandatangan maya/elektronik
       yang berupa User ID, Password atau Hash key. Tandatangan elektronik memiliki
       kekuatan hukum yang sama dengan tandatangan konvensional berdasarkan
       Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan
       Transaksi Elektronik.

●      Penerapan/pemanfaatan teknologi informasi menjadi lebih dominan.
       Otomatisasi dalam e-procurement akan menghemat biaya bahan dan peralatan
       kerja serta mempercepat waktu proses pengadaan barang/jasa. Data yang
       dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat, karena adanya database lelang dan
       database penyedia barang/jasa, sehingga pengambilan keputusan juga menjadi
       lebih cepat dan akurat. Proses pencatatan yang terjadi secara otomatis dan
       terintegrasi meningkatkan kecepatan dalam pembuatan laporan pengadaan
       barang/jasa.

●      Terjadi penataan peran dan tanggungjawab secara jelas.
       Untuk keperluan pelaksanaan e-procurement, dibentuk unit LPSE yang berperan
       menyediakan layanan infrastruktur untuk pelaksanaan pengadaan secara
       elektronik.    Unit   LPSE    bertanggungjawab   dalam   kelancaran   operasional
       infrastruktur e-procurement. Sedangkan proses pelelangan dilakukan oleh ULP
       yang terpisah dari unit LPSE. ULP bertanggungjawab dalam proses pemilihan
       penyedia barang/jasa.


Memang teknologi informasi merupakan penyebab utama terjadinya perubahan-
perubahan dalam organisasi secara dramatik dan cepat.

                                           14 / 18
      Implementasi e-procurement memerlukan perubahan perilaku dan mental dari
semua pihak yang terkait. Hadirnya teknologi informasi telah mengurangi kemungkinan
adanya perilaku pengadaan yang menyimpang dari prosedur, dan ini seringkali menjadi
salah satu faktor penyebab timbulnya penolakan/penentangan terhadap e-procurement.


      Teknologi dan peraturan pemerintah merupakan kekuatan pendorong terjadinya
perubahan. Teknologi menyebabkan perubahan pada proses, metode dan infrastruktur
pengadaan barang/jasa. Teknologi ini biasanya berupa implementasi suatu sistem
pemrosesan informasi yang canggih. Peraturan pemerintah mengakibatkan perubahan
prosedur kerja, standardisasi dan rancang ulang tugas pengadaan barang/jasa.


      Adanya perubahan-perubahan tersebut akan menimbulkan perubahan budaya
kerja sehingga membutuhkan manajemen perubahan (change management), karena
banyak pihak yang cenderung menolak/menentang perubahan tersebut. Beberapa alasan
mengapa ada pihak yang menolak/menentang perubahan adalah :
●     Persepsi yang keliru.
      Apabila terjadi perubahan, para individu cenderung memusatkan perhatian mereka
      pada pengaruh perubahan terhadap diri pribadi mereka sesuai persepsi mereka
      masing-masing daripada memandang pengaruh perubahan pada sistem yang
      lebih luas.
●     Kurangnya informasi.
      Individu menentang perubahan, karena tidak memiliki informasi yang cukup
      mengenai apa yang akan diperoleh dari perubahan tersebut. Apabila informasi
      yang diberikan kurang jelas, maka akan terjadi spekulasi yang menekankan pada
      sisi keburukan pihak yang melaksanakan perubahan dan dampak buruk bagi diri
      pribadi mereka masing-masing.
●     Perasaan takut kehilangan apa yang sudah dimiliki.
      Individu menentang perubahan, apabila mereka tidak memiliki kepastian tentang
      pengaruh perubahan tersebut terhadap kesejahteraan mereka. Bahkan ada
      kemungkinan mereka merasa takut kehilangan jabatan, status, kekuasaan atau
      interaksi sosial yang disenangi.
●     Kebiasaan lama yang sukar ditinggalkan.
      Mengubah suatu kebiasaan sangatlah sulit, karena membutuhkan usaha yang
      keras dan sungguh-sungguh, dan kadang kala harus mengorbankan keuntungan
      yang sudah biasa diperoleh, walaupun perubahan baru tersebut akan memberikan
      keuntungan yang lebih besar.
●     Penolakan terhadap pihak yang memulai perubahan.
      Sikap penolakan terhadap pihak yang memulai perubahan dapat terjadi apabila
      perubahan terkesan sewenang-wenang, tidak masuk akal, tidak tepat waktunya,
      atau kurang menarik minat.



                                         15 / 18
      Bagaimana strategi mengatasi perubahan e-procurement ?


      Implementasi e-procurement merupakan amanat dari Peraturan Presiden Republik
Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Penerapan e-procurement pasti menimbulkan perubahan pada budaya kerja, karena
berubahnya cara kerja. Oleh karena itu perubahan tersebut harus dikelola dengan baik.


      Strategi penerapan e-procurement di Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi
(BPPT) diawali dengan adanya Instruksi Harian Kepala BPPT pada awal Januari tahun
2010 yang mengharuskan BPPT untuk mulai menerapkan pelaksanaan pengadaan
barang/jasa secara elektronik. Langkah selanjutnya adalah membentuk LPSE dengan
Keputusan Kepala BPPT nomor 159/Kp/BPPT/IV/2010 tanggal 23 April 2010.


      Agar semua pihak yang terlibat memahami alasan mengapa menggunakan
e-procurement, bagaimana cara kerjanya dan bagaimana dampak yang dapat
ditimbulkannya, maka perlu diupayakan pendekatan melalui pendidikan dan komunikasi
yang baik. Walaupun dampaknya bersifat positif, tetap diperlukan komunikasi secara luas
untuk mengurangi perasaan tidak tenang dan agar semua pihak memahami apa yang
sedang terjadi, apa saja yang diharapkan dari mereka, dan bagaimana mereka
menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut.


      Pendidikan merupakan pendekatan yang banyak dilakukan untuk memberikan
pemahaman mengenai e-procurement. Pendidikan e-procurement dimulai dari para
pengelola LPSE BPPT sebagai pengelola infrastruktur e-procurement yang dilakukan di
LKPP sebagai pengembang e-procurement sesuai Peraturan Presiden Republik
Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Pendidikan ini meliputi teori dan pelatihan. Selanjutnya pendidikan dan pelatihan
dilakukan oleh trainer dari LPSE BPPT kepada pihak-pihak yang terlibat dalam proses
pengadaan barang/jasa yaitu ULP, PPK dan penyedia barang/jasa.


      Komunikasi juga dilakukan melalui peluncuran/launching dan berbagai seminar,
baik di BPPT maupun di luar BPPT. Pihak LKPP juga selalu bersedia memberikan
bimbingan dan bantuan teknis kepada LPSE dan ULP BPPT.


      Selain pendidikan dan komunikasi, ternyata kemudahan-kemudahan yang
diberikan oleh e-procurement menimbulkan motivasi bagi para anggota ULP untuk selalu
menggunakan e-procurement dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Akhirnya
BPPT menjadi salah satu instansi yang mendapat penghargaan terkait keberhasilannya
dalam penerapan dan pemanfaatan e-procurement di Indonesia.




                                        16 / 18
                                      V. PENUTUP



        e-Procurement merupakan hasil penerapan teknologi informasi di bidang
pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan melalui internet. Pelaksanaan e-procurement
bersifat lintas sektor sehingga membutuhkan koordinasi, karena banyak pihak yang
terlibat. Banyaknya keuntungan yang diperoleh dari penggunaan e-procurement
menunjukkan bahwa teknologi informasi dapat berkontribusi dalam pembenahan proses
pengadaan barang/jasa pemerintah.


        Penerapan e-procurement akan menimbulkan perubahan, baik perubahan dalam
proses pengadaan maupun perubahan budaya kerja, akibat dari perubahan cara kerja
manual menjadi elektronik/otomatis. Perubahan proses pengadaan meliputi perubahan
proses administrasi dan infrastruktur pengadaan barang/jasa. Melalui e-procurement,
proses pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilakukan tanpa kertas (paperless).


        Dampak penerapan e-procurement juga berupa perubahan budaya kerja yang
meliputi cara komunikasi, penandatanganan, pemanfaatan teknologi informasi dan
penataan peran dan tanggungjawab. Dengan demikian, implementasi e-procurement
memerlukan perubahan perilaku dan mental semua pihak yang terkait. Hal inilah yang
dapat menimbulkan kendala berupa penolakan/penentangan terhadap perubahan proses
pengadaan menjadi e-procurement. Untuk itu dapat diupayakan pendekatan melalui
pendidikan dan komunikasi yang baik.


        Melalui e-procurement, proses pengadaan menjadi mudah dan sederhana serta
tidak   berbelit-belit.   Ternyata   bahwa   kemudahan-kemudahan      yang    diberikan
e-procurement dapat menimbulkan motivasi bagi para penggunanya untuk selalu
menggunakan e-procurement dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah.




                                         17 / 18
                                    DAFTAR PUSTAKA




1.    Arianis Chan, "Organisasi dan Manajemen Bisnis - Mengelola Perubahan
      Organisasi",         http://www.docstoc.com/docs/16676866/Perubahan-Organisasi,
      diakses di Jakarta tanggal 4 Juli 2011.

2.    Nessiaprincess,       "Teknologi          Komunikasi       Dalam       Organisasi",
      http://communicationista.wordpress.com/2010/03/26/teknologi-komunikasi-dalam-
      organisasi/, diakses di Jakarta tanggal 1 Juli 2011.

3.    Daryatmi, "Pengaruh Motivasi, Pengawasan dan Budaya Kerja Terhadap
      Produktivitas Kerja Karyawan Perusahaan Daerah Bank Perkreditan Rakyat
      Badan Kredit Desa Kabupaten Karanganyar", http://eprints.ums.ac.id/125/1/
      Daryatmi.pdf, diakses di Jakarta tanggal 1 Juli 2011.

4.    "Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang
      Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah", Fokusmedia, Bandung, 2010.

5.    LKPP, "Public Procurement", Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
      Pemerintah, Jakarta, 2010.

6.    Winardi, "Manajemen Perubahan (The Management of Change)", Kencana
      (Prenada Media Group), Jakarta, 2010.

7.    Himawan      Adinegoro,      "Strategi     Pengembangan         dan   Implementasi
      e-Procurement di Indonesia", Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa
      Pemerintah, Jakarta, 2009.

8.    Yudho Giri Sucahyo, S.Kom, M.Kom, Ph.D, CISA & Yova Ruldeviyani, S.Kom,
      M.Kom, "Implementasi e-Procurement Sebagai Inovasi Pelayanan Publik",
      Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Jakarta, 2009.

9.    Richardus Eko Indrajit & Richardus Djokopranoto, "Dasar, Prinsip, Teknik, dan
      Potensi     Pengembangan         e-Procurement",        Badan    Perencanaan   dan
      Pembangunan Nasional (http://portal.pengadaannasional-bappenas.go.id), diakses
      di Jakarta, 2009.

10.   Pusat Pengembangan Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Publik Bappenas,
      "Dokumentasi Sistem Aplikasi LPSE", Jakarta, 2008.

11.   Yumiati, "Riset Budaya BPPT 2005", Jendela SDM, Biro Sumber Daya Manusia &
      Organisasi BPPT, Jakarta, 2006.




                                           18 / 18

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Stats:
views:8
posted:2/22/2013
language:Latin
pages:18
Description: Pada sisi proses pengadaan akan terjadi perubahan infrastruktur dan proses administrasi. Sedangkan pada sisi pelaku pengadaan juga terjadi perubahan berupa perubahan budaya kerja, sikap dan perilaku, karena e-procurement membutuhkan kedisiplinan dan dapat menimbulkan kedisiplinan para penggunanya. Untuk mengatasi kendala-kendala ini diperlukan strategi yang tepat agar e-procurement dapat dimanfaatkan dan bermanfaat sebagai mesin penggerak proses pengadaan barang/jasa sesuai dengan business process.