Projectplan - Welkom bij XS4ALL by aV9KSDMC

VIEWS: 0 PAGES: 25

									                           Projectplan


     ‘Project Elektronisch Cliënten
                       Dossier (ECD)’



                         [logo organisatie]



                        [naam organisatie]




Auteur: Invullen bij Eigenschappen Bestand
Datum: 13 februari 2013
Versie: Projectplan ECD
                                                                                            41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc




Inhoudsopgave



Inhoudsopgave ...................................................................................................................... 2


1         Introductie...................................................................................................................... 4

    1.1      Achtergrond en aanleiding ......................................................................................................... 4
    1.2      Leeswijzer ................................................................................................................................... 5

2         Projectbeschrijving......................................................................................................... 6

    2.1      Doelstelling ................................................................................................................................. 6
    2.2      Resultaten en afbakening ........................................................................................................... 6
    2.3      Randvoorwaarden en risico’s ..................................................................................................... 7
    2.4      Begroting .................................................................................................................................... 8

3         Projectaanpak................................................................................................................ 9

    3.1      Aanpak en fasering project ......................................................................................................... 9
    3.2      Projectorganisatie ..................................................................................................................... 11
    3.3      Overlegstructuur ....................................................................................................................... 16
    3.4      Communicatie ........................................................................................................................... 16

4         Planning en inzet ..........................................................................................................19

    4.1      Detailplanning ........................................................................................................................... 19
    4.2      Inzet betrokkenen ..................................................................................................................... 20

5         Beheersingsmechanismen............................................................................................22

    5.1      Toleranties ................................................................................................................................ 22
    5.2      Bereikbaarheid en vervanging .................................................................................................. 22
    5.3      Voortgangsrapportage .............................................................................................................. 23




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                                                                                         2
                                                    41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc



Projectgegevens

Gegeven              Naam                                      Functie
Projectnaam
Opdrachtgever
Projectleider        [naam interne projectleider]              [naam organisatie]
Projectondersteuning




Versiebeheer

Versienummer Aangepast door          Datum aanpassing      Gedistribueerd aan




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                        3
                                                       41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc




1 Introductie

[Naam organisatie] is geselecteerd om als eerstvolgende instelling in de V&V, na de
pilotinstellingen, te participeren in het vervolgproject ‘Elektronisch Cliënten Dossier’ (ECD)
onder begeleiding en advisering op stuurgroepniveau van organisatieadviesbureau
Advisaris.



1.1 Achtergrond en aanleiding

De afgelopen maanden heeft het landelijke project Elektronisch Cliënten Dossier gezorgd
voor veel aandacht en roering over ECD’s, de mogelijkheden ervan en de wijze waarop een
ECD geïmplementeerd dient te worden. Concrete ervaringen zijn opgedaan in vier pilot
zorginstellingen. Uit een grote ring van betrokken en geïnteresseerden blijkt het belang en de
ervaren urgentie van het gebruik van een ECD.

Diverse ontwikkelingen in de zorgsector hebben aanleiding gegeven tot het project
Elektronisch Cliënten Dossier. Onderstaande figuur toont een overzicht hiervan.




De invoering van de zorgzwaartebekostiging vraagt instellingen op een andere wijze om te
gaan met de levering, verantwoording en financiering van de zorg. Tevens wenst de sector
de kwaliteit van de zorg te kunnen koppelen aan de bedrijfsvoering. Meer dan ooit stellen
deze ontwikkelingen de cliënt centraal, waarbij een eenduidige en transparante werkwijze en
automatisering in de vorm van een Elektronisch Cliënten Dossier essentieel is om de nodige
veranderingen mogelijk te maken.




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                           4
                                                        41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc




[Aanvulling korte schets van achtergrond en aanleiding voor het project door organisatie]



1.2 Leeswijzer

[Toelichten structuur van het onderliggende document]




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                            5
                                                      41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc




2 Projectbeschrijving
De invoering van een ECD heeft belangrijke gevolgen voor zowel de cliënt, de medewerkers
als de totale organisatie.

De cliënt kan rekenen op een grotere transparantie en een heldere verantwoording. Door de
technologische mogelijkheden van een ECD kan zeggenschap en – indien nodig –
vertegenwoordiging beter gestalte krijgen. Voor medewerkers in de zorg betekent een ECD
een aanpassing in de wijze van denken, die zich niet alleen uit in een andere registratie- en
verantwoordingswijze, maar ook in een andere manier van werken. Hiertoe is het nodig dat
kennis, vaardigheden en inzicht worden bijgebracht, onderhouden en ondersteund. Het ECD
zelf ondersteunt medewerkers bij het toepassen van de gewenste methodiek (bijv. SAMPC
of zorgleefplan) en procedures. Ook geeft een ECD betere mogelijkheden tot het gebruik van
ingevoerde gegevens voor evaluatie en bijstelling van zorg- en behandelplannen, en het
genereren van stuurinformatie. Verder kan ondersteunende informatie (over bijv. procedures
en protocollen) gemakkelijker geraadpleegd worden.

Voor de organisatie als geheel betekent de invoering van een ECD als het ware een
harttransplantatie; een wezenlijk orgaan wordt vervangen door een ander, beter
functionerend exemplaar. Dit vraagt om een gedegen voorbereiding, een ingrijpende
operatie en zorgvuldige revalidatie.


2.1 Doelstelling

De doelstelling van het ECD-project is het implementeren van een eenduidige werkwijze en
één module van het Elektronisch Cliënten Dossier bij [naam organisatie] aan de hand van
het draaiboek (opgesteld op basis van de landelijke pilots), waarbij zowel het hulpmiddel als
de werkwijze centraal staan, om zodoende de efficiëntie in het primaire proces te verhogen
en de kwaliteit van de zorgverlening te verbeteren.

[Toevoegen naam module(s) en eventueel specifieke doelstellingen van de organisatie; bijv.
samenvoegen          van    diverse     cliëntregistratiesystemen,    vervangen  huidige
cliëntregistratiesysteem, synchroniseren processen op diverse locaties]


2.2 Resultaten en afbakening

De volgende resultaten worden door [naam organisatie] geboekt in het ECD-project:
    Het projectteam is samengesteld, het projectplan en de communicatiekalender zijn
       goedgekeurd, de basisinformatie rondom het project is gecommuniceerd binnen de
       organisatie en er heeft een officiële kickoff plaatsgevonden in de organisatie voor
       [datum];
    De huidige procesbeschrijvingen, formulieren, ICT-hulpmiddelen, interne rapportages
       en gegevensuitwisseling met derden zijn geïnventariseerd en beoordeeld door alle
       locaties voor [datum];
    Zorgzwaartemeting en nulmeting hebben plaatsgevonden op pilotlocatie, waarvan de
       resultaten zijn geanalyseerd en voorgelegd aan de directie, welke hebben geleid tot
       het uitzetten van bepaalde maatregelen voor [datum];
    Er is een organisatiespecifiek(e) procesmodel en Programma van Eisen opgesteld
       dat is goedgekeurd door de gebruikersgroep en de directie voor [datum];




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                          6
                                                         41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc



       De benodigde wijzigingen ten aanzien van de ICT-hulpmiddelen, het technische
        programma van eisen, de voorwaarden voor productieacceptatie, de inrichting van de
        beheerorganisatie en de benodigde training voor de medewerkers zijn bepaald door
        de gebruikersgroep en goedgekeurd door de directie voor [datum];
       Diverse leveranciers zijn geselecteerd voor het geven van een demonstratie van hun
        ECD-systeem/module, het uitbrengen van een offerte en het eventueel realiseren van
        een proefopstelling op de pilotlocatie voor [datum];
       Er is een contract gesloten met een leverancier voor de levering van een module;
       De geselecteerde module is toegesneden op de wensen en eisen van de organisatie,
        de brondata zijn overgezet, de benodigde handleidingen en trainingsmaterialen zijn
        opgesteld en de module is naar tevredenheid getest door de gebruikersgroep
        (acceptatietest) voor [datum];
       Minimaal één module van het ECD-systeem is geïnstalleerd en de nieuwe werkwijze
        geïmplementeerd op de pilotlocatie, er is een helpdesk ingericht en de medewerkers
        zijn getraind op basis van een door de directie goedgekeurd implementatie- en
        trainingsplan voor [datum];
       Het project is geëvalueerd op basis van een vragenlijst onder alle betrokkenen, naar
        aanleiding hiervan zijn maatregelen voor benodigde nazorg genomen en eventueel
        vervolgtrajecten gedefinieerd voor [datum].

[Toevoegen van eventuele organisatiespecifieke resultaten]


2.3 Randvoorwaarden en risico’s

De randvoorwaarden voor een succesvolle implementatie van een ECD zijn1:
    De organisatie heeft concrete doelen/mijlpalen, een begroting en een meerjarenplan;
    De voltallige directie onderstreept de noodzaak van de invoering van een ECD;
    De organisatie heeft een basisinfrastructuur voor een ECD (bandbreedte, netwerk,
      servers, actuele werkplekken, automatiseringsafdeling manager/SB/AB);
    Er is voldoende FTE en expertise beschikbaar om de benodigde projectorganisatie te
      bemannen;
    Er is een ervaren projectleider beschikbaar voor 4 dagen per week gedurende de
      duur van het project;
    De stuurgroepleden hebben voldoende tijd vrijgemaakt om hun bijdrage te kunnen
      leveren aan het welslagen van het project.

De belangrijkste afhankelijkheden/relaties met andere projecten zijn:
[in te vullen door de organisatie]

Mogelijke risico’s en te nemen maatregelen ten behoeve van het afdekken van deze risico’s
voor het ECD-project binnen [naam organisatie] zijn:
[nader in te vullen door de organisatie]
            o Lage affiniteit grote groep gebruikers met computergebruik;
            o Weerstand voor nieuwe werkprocessen;
            o Het gevaar van té veel veranderingen.




1
 De Checklist ECD/ZLP kan worden gebruikt bij het vaststellen van de randvoorwaarden,
afhankelijkheden van andere projecten en risico’s.




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                             7
                                                    41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc



2.4 Begroting

Het invoeren van (een module van een) ECD-toepassing vraagt om een forse investering in
mensuren en geld. De keuzes op het gebied van systeem (zowel hard- als software) en
werkprocessen, worden in de loop van het project gemaakt. Hierdoor kan nu geen overzicht
worden geboden van de volledige consequentie van de ontwikkeling, aanschaf en
onderhoud van een module van een ECD-toepassing.

Voor de inschatting van de benodigde investering dient rekening te worden gehouden met de
volgende onderdelen:
     Inzet mensen in stuurgroep
     Inzet mensen in projectgroep
     Inzet mensen in werkgroepen
     Inzet mensen in projectondersteuning
     Inzet externe adviseur
     Inzet externen van software leverancier
     Verlet interne scholing kadermanagement
     Verlet interne scholing key-users
     Verlet interne scholing zorgmedewerkers
     Verlet interne scholing behandelaars/specialisten
     Verlet interne scholing overige medewerkers
     Verlet zorgmedewerkers op pilotlocatie instructiesessie nulmeting
     Verlet zorgmedewerkers op pilotlocatie presentatie resultaten nulmeting
     Hardware middelen: servers, pc’s en randapparatuur
     Software middelen: eenmalige aanschafkosten module, licenties, beheer
     Technische ondersteuning bij implementatie
     Opleiding applicatiebeheerder
     Communicatieondersteuning




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                         8
                                                      41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc




3 Projectaanpak

3.1 Aanpak en fasering project

‘Op weg naar een ECD’ is grofweg te verdelen in zeven fases. Het eindpunt van de ene fase
is niet per se het startpunt van de andere fase, maar de fases kennen wel onderlinge
afhankelijkheden. Zo kunnen de verschillen tussen huidige en gewenste processen
(Ontwerpfase) pas worden bepaald na het vaststellen van de huidige processen
(Analysefase), en een ECD-systeem pas worden geaccepteerd (Test & Acceptatiefase) als
het ECD-systeem is gebouwd volgens het gespecificeerde Programma van Eisen en het
primaire proces ondersteunt zoals weergegeven in het ECD-procesmodel (Ontwerpfase).

De onderstaande figuur toont de tijdslijn van de weg naar het ECD en gaat uit van de
invoering van één module van een ECD-systeem op de pilotlocatie van uw organisatie.




  Jan 2008                                                                           Q1 2009


Globaal kan de volgende tijdsplanning worden aangegeven van [naam organisatie]:

 Fase              Fase project                  Vanaf                        Tot
  1       Initiatiefase
  2       Analysefase
  3       Ontwerpfase
  4       Bouwfase
  5       Test- en acceptatiefase
  6       Implementatiefase
  7       Evaluatie en nazorg

Hieronder wordt beschreven de fasen inhouden, wat er wordt gedaan en welke onderwerpen
aan bod komen. Na elke fase moet de balans worden opgemaakt van de resultaten die de
fase heeft opgeleverd.

Fase 1: Initiatie
In de initiatie fase worden alle voorbereidingen getroffen voor een succesvolle start van het
project. In deze fase wordt het projectplan opgesteld en het projectteam samengesteld met
benoeming van mensen, rollen, taken en verantwoordelijkheden. Het projectplan wordt ter
goedkeuring aangeboden aan de opdrachtgever(/directie).
Er worden afspraken gemaakt in de organisatie om de betreffende medewerkers vrij te
kunnen maken. Daarna worden het projectteam en de werkgroepen geïnstalleerd.
De fase wordt afgesloten met een presentatie op alle locaties over het project, de
doelstellingen, het ambitieniveau en de planning, een zogenaamde kickoff.




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                          9
                                                         41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc



Fase 2: Analyse
De analyse fase begint met het verzamelen en beoordelen van diverse documenten ten
aanzien van primaire processen en ICT. Ook stelt de organisatie vast binnen welk kader zij
vraaggericht wil gaan werken.
Er vindt een intakegesprek plaats met de pilotlocatie van de organisatie om het project nader
te bespreken en afspraken te maken rondom aanlevering van informatie en uitvoering van
activiteiten.
Er wordt een nulmeting gedaan bij de pilotlocatie (eventueel op één afdeling of bij één team)
en een zorgzwaartemeting, waarvan de uitkomsten worden geanalyseerd en (waarschijnlijk)
leiden tot het bepalen van maatregelen.

Fase 3: Ontwerp
De ontwerp fase start met het specifiek maken van het ECD-procesmodel voor uw
organisatie. De gewenste procesgang en het verschil met de huidige procesgang wordt
bepaald. Ook wordt de autorisatiestructuur ontworpen voor het ECD, wie heeft welke rechten
binnen de toepassing.
In aansluiting op het procesmodel wordt het Programma van Eisen (PvE) specifiek gemaakt
voor de organisatie. Zowel het specifieke PvE als de procesgang worden besproken met de
pilotlocatie om eventuele specifieke eisen of wensen toe te voegen.
De organisatie is nu klaar om een oriënterend gesprek aan te gaan met de ICT
(huis)leverancier en/of om, na een eerste leverancierselectie, een zogenaamde Request For
Information (RFI) op basis van het PvE te versturen naar de ICT leveranciers op de longlist.
De benodigde infrastructuur wordt geschetst, er wordt vast nagedacht over de
beheerinrichting, de stappen voor invoering van benodigde proceswijzigingen worden
bepaald, de voortgang en de op komst zijnde veranderingen worden gecommuniceerd in de
organisatie en referentiebezoeken worden georganiseerd.
Op basis van de ontvangen RFI’s, de referentiebezoeken, eventuele proefopstellingen, de
aangeboden offertes en de overige selectiecriteria, wordt uiteindelijk een keuze gemaakt
voor een systeem en dus een leverancier. Met deze leverancier wordt een contract
afgesloten.

Fase 4: Bouw
Is de organisatie bij de bouw fase aangekomen, dan is een systeem/module gekozen en kan
in overleg met de leverancier worden bepaald welke her/ver/aanbouw activiteiten wanneer
moeten worden uitgevoerd. Hierbij is het van belang om afspraken vast te leggen over het
monitoren van de bouw (o.a. escalatieprocedures en informatieverplichting) en de
productieacceptatie voorwaarden.
Tijdens deze fase dient tevens gesproken te worden over dataconversie vanuit andere
systemen en/of handmatige invoer van data voor de inrichting van het nieuwe systeem. De
gebruikerswerkgroep levert de inhoudelijke data voor de inrichting van het systeem, zowel
voor de test- als de productieomgeving. De gebruikersgroep werkt tijdens de bouw intensief
samen met de leverancier, maar speelt ook daarna een rol in het functionele beheer.

Fase 5: Test & Acceptatie
Testen omvat alle activiteiten die worden uitgevoerd om te bepalen of het systeem/module
ontwerp ook werkelijk is gerealiseerd. Het goed testen van (deel)systemen kost vaak meer
tijd en geld dan organisaties zich vooraf realiseren. Duidelijk mag zijn dat alle problemen,
fouten en kwalitatief slechte functionaliteiten die worden ontdekt tijdens het testen, straks niet
nog grotere problemen veroorzaken in de organisatie wanneer het systeem operationeel is.
Kortom, de investering in het testen verdient zichzelf terug.
Ten behoeve van een gestructureerde testfase wordt een testplan opgesteld door de
leverancier t.b.v. de technische testen en een acceptatietestplan door de organisatie t.b.v. de
acceptatietest. Daarnaast dienen testscripts te worden gemaakt voor de acceptatietest, die




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                             10
                                                       41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc



gebruikt kunnen worden voor het stapsgewijs en gericht testen van de functionaliteiten van
de toepassing, en voor de rapportage van de bevindingen.

Fase 6: Implementatie
De implementatie fase begint uiteraard met het opstellen van een implementatieplan voor de
pilotlocatie. In dit plan staat beschreven hoe de invoering van de nieuwe toepassing
plaatsvindt en de proceswijzigingen worden doorgevoerd. De zorgorganisatie richt zich bij
voorkeur vooral op de organisatorische kant van de implementatie en de leverancier op de
technische kant. Uiteraard is afstemming en samenwerking tussen organisatie en
leverancier, en organisatie en pilotlocatie van belang voor het slagen van de implementatie.
Trainingen dienen te worden gepland en gegeven en er moet een helpdesk worden ingericht
om vragen van gebruikers te kunnen beantwoorden.
Deze fase duurt relatief lang en vraagt om veel inspanning van vooral de pilotlocatie. Veel en
frequente communicatie is nu extra belangrijk.

Fase 7: Evaluatie & Nazorg
Als de ECD-module(s) door de pilotlocatie in gebruik is genomen en alle proceswijzigingen
zijn doorgevoerd, kan het projectteam de laatste fase ingaan. De evaluatie en nazorg fase is
bedoeld als leermoment en om de ‘losse eindjes’ van het project af te hechten.
De leerpunten die hieruit naar voren komen, worden gebruikt om de uitvoering van
toekomstige projecten te verbeteren. Op problemen of knelpunten die worden genoemd,
wordt door het projectteam actie ondernomen om deze op te lossen en zo het project
definitief af te sluiten.
De uitkomsten van de evaluatie, de gedefinieerde acties en de officiële afsluiting van het
project worden breed gecommuniceerd in de organisatie.



3.2 Projectorganisatie

Onderstaande figuur schetst de projectorganisatie van het ECD-project.
Elk onderdeel van de figuur wordt nader beschreven.




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                          11
                                                           41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc



                                      Raad van Bestuur



                                           Stuurgroep




                                           Projectleider



                           Projectbureau




   Werkgroep           Werkgroep           Werkgroep             Werkgroep           Werkgroep
  Functionele          ICT/Beheer          Gebruikers             Meting &         Implementatie
  ontwikkeling                                                   Zorgplan



                                                                                   Implementatie-
                                                                                     team(s) op
                                                                                      locatie(s)

De Raad van Bestuur is sponsor en eindverantwoordelijk voor het ECD-project; voor deze
eindverantwoordelijkheid is één persoon aangewezen binnen de RvB. Deze persoon is
tevens voorzitter van de stuurgroep.

De stuurgroep bestaat verder uit: locatiemanager, ICT-manager, HEAD, vertegenwoordiger
van de behandelaars, manager Cliëntadministratie en beleidsmedewerker Kwaliteit. Zij komt
maandelijks bijeen om de voortgang van het project te bespreken, resultaten te beoordelen,
besluiten te nemen en eventuele kwesties en blokkades weg te nemen.

Elk ECD-project heeft een interne projectleider die verantwoording aflegt in de stuurgroep.
De interne projectleider heeft de benodigde contacten en bevoegdheden om binnen [naam
organisatie] de projectgerelateerde acties door te voeren.

In het ECD-project wordt ondersteuning geleverd door het Projectbureau geleverd. Dit zal
enerzijds bestaan uit interne secretariële en ondersteuningswerkzaamheden en uit overige
externe expertise die vanuit het project wordt ingezet voor bijvoorbeeld metingen of
procesmodellering.

Voor de inhoudelijke invulling en uitvoering wordt onderscheid gemaakt tussen diverse
werkgroepen en het implementatieteam op de (pilot)locatie(s). De werkgroepen hebben de
gehele organisatie als bereik en zijn onder andere verantwoordelijk voor het opstellen van
een gedragen organisatiebreed ontwerp voor de procesgang en gewenste functionele
ondersteuning. De opgeleverde resultaten van de werkgroepen worden overgedragen aan
het implementatieteam met als bereik de pilotlocatie. Advisaris zal vanuit de stuurgroep
begeleiding en advies leveren ten aanzien van de implementatie, maar maakt geen deel uit
van de werkgroepen of implementatieteams.




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                              12
                                                       41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc



De diverse rollen met taken en verantwoordelijkheden van de onderdelen van de
projectorganisatie in [naam organisatie] worden hieronder nader toegelicht.

Stuurgroep (SG)
De voorzitter van de stuurgroep is eigenaar van het project en lid van de Raad van Bestuur.
In de stuurgroep nemen deel:
     Bestuurder(s) van de organisatie [voeg namen toe]
     Projectleider [voeg naam toe]

De taken en verantwoordelijkheden van de stuurgroep zijn:
       o Taken:
               Aansturen projectleider
               Toezicht houden op deugdelijke uitvoering van het project
               Contracteren leverancier
               Inbrengen van kennis en ervaring
               Nemen beleidsbeslissingen met betrekking tot het ECD
       o Verantwoordelijkheden:
               Selecteren projectleider
               Goedkeuren opgeleverde resultaten
               Bewaken financiën en duur van het project
               Promoten van het ECD binnen de organisatie
               Oplossingen aandragen en/of uitvoeren bij escalaties

Projectleider (PL)
De interne projectleider heeft autoriteit in de organisatie en is 3 á 4 dagen per week
inzetbaar voor het project.
       o Taken:
                Organiseren projectteam en kickoff
                Grondregels afspreken met projectteam
                Stimuleren en motiveren van de projectleden
                Aansturen van de werkgroeptrekkers
                Afstemmen van de activiteiten van de diverse werkgroepen
                Verspreiden van kennis over het project binnen de organisatie en de
                   impact op de organisatie
                Regelmatig informeren van de belanghebbenden
                Vorderingen van het project bijhouden en rapporteren aan de projectleden
                   en de stuurgroep
                Escaleren naar de stuurgroep wanneer zich onoplosbare knelpunten
                   voordoen
                Onderhandelen met leveranciers
                Uitvoeren evaluatie en nazorg van het project
       o Verantwoordelijkheden:
                Uitvoering van het project volgens het projectplan
                Opleveren van eindproducten
                Tijdig bijsturen bij afwijkingen ten aanzien van het projectplan
                Tijdig signaleren van risico’s, achterblijvende resultaten, vertragingen in de
                   planning en budgetoverschrijdingen
                Wekelijks opleveren voortgangsverslag

Projectbureau (PB)
In het project supportteam zit in ieder geval een administratieve medewerker en een
communicatiemedewerker. [voeg namen toe]
       o Taken:




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                          13
                                                    41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc



                Uitvoeren administratieve werkzaamheden
                Registreren uren van de projectteamleden
                Opstellen communicatiekalender
                Uitvoeren communicatie-uitingen
                Verwerken resultaten nulmeting (beoordeling zorgdossier en ZLP-ECD
                 gereedheid)
               Bijhouden budget
               Organiseren van alle bijeenkomsten ten behoeve van het project
               Opstellen en verspreiden van agenda’s voor besprekingen
               Archiveren projectdocumentatie
       o   Verantwoordelijkheden:
               Tijdige uitvoering van geplande communicatieactiviteiten
               Actuele urenregistratie
               Tijdige signalering budget en/of urenoverschrijding
               Tijdige planning van projectbesprekingen

Werkgroepen
Elke werkgroep heeft een trekker die regelmatig overlegt met en verslag doet aan de
projectleider. De werkgroepen bestaan uit medewerkers met kennis en expertise op het
gebied van de uit te voeren taken door die werkgroep. Daarnaast hebben de werkgroepen
een denktank- en meedenkrol bij de voorbereiding van de uitrol en de implementatie van de
ECD-module(s).

Werkgroep ICT/Beheer (WG IB)
De werkgroep bestaat uit [voeg namen toe]
      o Taken:
              Inventariseren huidige infrastructuur
              Opstellen van de technische eisen t.a.v. de ECD-module(s) (incl.
                koppelingen)
              Maken testscripts t.b.v. technische en functionele testen
              Bepalen benodigde wijzigingen t.a.v. huidige infrastructuur
              Opstellen eisen t.a.v. de leverancier
              Adviseren t.a.v. selectie ECD-module(s)
              Opstellen persoonsgerichte en groepsgerichte autorisatiestructuur
              Opstellen voorstel voor beheerorganisatie inclusief advies over keuze
                intern of extern beheer met kwalitatieve en kwantitatieve onderbouwing
              Opstellen voorstel voor mobiliteitsoplossingen (remote functionaliteiten
                m.b.t. het ECD-systeem) met kwalitatieve en kwantitatieve onderbouwing
              Opstellen voorstel conversie aanpak en inrichting cliëntadministratie
              Uitvoeren technische testen en/of beoordelen technische testen
                uitgevoerd door leverancier, zoals technische infrastructuur (lijnen,
                servers, werkplekken en besturings- en kantoorautomatiseringssoftware)
                en koppelingen tussen systemen
              Coördineren taken van de leverancier
              Overzetten en controleren brondata
              Opstellen advies t.a.v. technische acceptatie van het systeem
      o Verantwoordelijkheden:
              Gedegen leverancierselectie
              Gedegen advies t.a.v. technische acceptatie
              Inrichting van de beheerorganisatie
              Conversie van brondata
              Technische ondersteuning op de pilotlocatie
              Tijdige escalatie naar de projectleider bij knelpunten




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                       14
                                                    41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc




Werkgroep Functionele ontwikkeling (WG FO)
De werkgroep bestaat uit [voeg namen toe]
      o Taken:
              Inventariseren huidige primaire processen
              Inventariseren huidige management en financiële rapportages
              Specifiek maken van het ECD-procesmodel (gewenste processen)
                inclusief verankering norm verantwoorde zorg en toetsingskader, en
                daaruit voortvloeiende eisen t.a.v. het ECD-systeem
              Vaststellen gewenste management en financiële rapportages en daaruit
                voortvloeiende eisen t.a.v. het ECD-systeem
              Opstellen Programma van Eisen
      o Verantwoordelijkheden:
              Specifiek Programma van Eisen voor de organisatie dat de gewenste
                primaire processen en rapportages ondersteunt
              Tijdige escalatie naar de projectleider bij knelpunten

Werkgroep Gebruikers (WG GB)
In deze werkgroep worden alle toekomstige gebruikers van het ECD vertegenwoordigd. Dit
zijn voornamelijk medewerkers die deelnemen aan het primaire proces van de organisatie,
zoals verzorgende, medewerker cliëntadministratie. [voeg namen toe]
        o Taken:
               Leveren kennis en ervaring uit de praktijk ten behoeve van het
                  Programma van Eisen en het procesmodel
               Beoordelen computeraffiniteit van medewerkers
               Toetsen potentiële ECD-module(s)s op o.a. gebruiksvriendelijkheid en
                  eenvoud van lay-out
               Testen geselecteerde ECD-module(s) (incl. gebruikershandleiding en
                  trainingsmateriaal)
               Adviseren stuurgroep ten aanzien van acceptatie ECD-module(s)
        o Verantwoordelijkheden:
               Goed onderbouwd en weloverwogen advies t.a.v. systeemselectie
               Goed onderbouwd en weloverwogen advies t.a.v. systeemacceptatie
               Tijdige escalatie naar de projectleider bij knelpunten

Werkgroep Meting & Zorgplan (WG MZ)
De werkgroep bestaat uit medewerkers die goede kennis hebben van het nieuwe
bekostigingssysteem en zijn locatiemanager, zorgmanager, teamleider of EVV’er. [voeg
namen toe]
       o Taken:
               Uitvoeren zorgzwaartemeting
               Uitvoeren nulmeting (tijdregistratie, beoordeling zorgdossier, ZLP-ECD
                  gereedheid)
               Vertalen huidige zorgdossier naar kwalitatief en kwantitatief zorgplan in
                  ECD-module(s)
               Opstellen scenario voor invoering zorgzwaartebekostiging en
                  overgangssituatie van huidige zorgproducten naar ZZP’s
               Opstellen kostprijstabel zodat ZZP- en/of arrangementsprijs kan worden
                  berekend in het ECD
               Bewaken en meedenken bij opstellen gewenste processen (eenvoud en
                  workflow)
       o Verantwoordelijkheden:
               Correcte uitvoering en weergave van de resultaten van de metingen




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                       15
                                                        41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc



                  Voorstel zorgplan in ECD-module(s)
                  Tijdige escalatie naar de projectleider bij knelpunten

Werkgroep Implementatie (WG IM)
[voeg namen toe]
       o Taken:
              Opstellen implementatieplan inclusief beheerorganisatie en conversie
              Regelmatig overleg met en informatieverstrekking aan de locaties waar de
                 implementatie plaats zal vinden
              Coördineren samenstelling implementatieteam (TEAM IM) op pilotlocatie
              Inrichten helpdesk voor gebruikers
              Uitvoeren implementatie
              Opleiding en scholing
       o Verantwoordelijkheden:
              Tijdige voorbereiding van de implementatie
              Uitvoering van de implementatie volgens het implementatieplan
              Tijdig bijsturen bij afwijkingen ten aanzien van het implementatieplan
              Wekelijks opleveren voortgangsverslag aan projectleider
              Tijdige escalatie naar de projectleider bij knelpunten


3.3 Overlegstructuur

Diverse overleggen dienen plaats te hebben ten behoeve van goede vordering en
coördinatie van het project. De overleggen worden hieronder toegelicht.

Stuurgroepoverleg
Onderwerpen: voortgang, planning en budget op hoofdlijnen, besluitvorming ten aanzien van
knelpunten.
Deelnemers: projectleider en stuurgroepleden.
Frequentie: maandelijks.

Projectteamoverleg
Onderwerpen: voortgang, resultaten, planning, samenhang werkgroepen, communicatie,
knelpunten.
Deelnemers: projectleider en werkgroeptrekkers.
Frequentie: wekelijks.

Werkgroepoverleg
Onderwerpen: voortgang, resultaten, planning, acties, knelpunten.
Deelnemers: werkgroepleden.
Frequentie: wekelijks.


3.4 Communicatie

De impact van de invoering van een ECD-module(s) en de nieuwe werkwijze dient niet te
worden onderschat. Zo goed als alle medewerkers van de organisatie krijgen te maken met
veranderingen in hun manier van werken aangezien de primaire processen onder de loep
worden genomen en zodanig worden aangepast dat de organisatie kan voldoen aan de
eisen die worden gesteld aan de zorgsector ten aanzien van onder andere levering,
financiering en verantwoording. De medewerkers zullen niet alleen sommige taken anders




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                           16
                                                    41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc



moeten gaan doen, zij zullen ook andere taken moeten gaan uitvoeren en gebruik leren
maken van een nieuw hulpmiddel.
Het invoeren van een nieuw hulpmiddel is eigenlijk het eenvoudigste onderdeel van dit
project. Het gaat er vooral om dat het hulpmiddel zo wordt ingericht dat het het gewenste
primaire proces ondersteunt en door medewerkers wordt gebruikt, zodat efficiënter kan
worden gewerkt en de zorgverlening kwalitatief wordt verbeterd.
Om deze veranderingen goed door te voeren is veel communicatie, op basis van een
gedegen communicatieplanning, en (praktijk)training nodig. Er dient draagvlak te worden
gecreëerd in de organisatie door de ‘voorlopers’ onder de medewerkers te onderkennen en
deze te betrekken bij het project of deel te laten uitmaken van het projectteam.
Door van tevoren goed te bepalen wat voor de diverse doelgroepen gaat veranderen en dit
te vertalen naar verbeteringen in hun werkwijze, kun je mensen enthousiast maken om mee
te werken in de verandering. Hier richten we ons op in de communicatie naar diverse
doelgroepen.

In onderstaande tabellen staat per doelgroep aangegeven wat, wanneer, aan wie en door
wie wordt gecommuniceerd. De doelgroepen zijn geclusterd in de groepen Management,
Medezeggenschapsorganen, Intern Project, Cliënten/Cliëntsysteem, Medewerkers en
Extern.


Management

Communicatie naar              Uitgevoerd door   Boodschap&Middel     Wanneer
Raad van toezicht
Raad van bestuur
Managementteam
Directeuren zorgcentra
Zorgmanagers/teamleiders
pilotlocatie


Medezeggenschapsorganen

Communicatie naar              Uitgevoerd door   Boodschap&Middel     Wanneer
Ondernemingsraad
Onderdeelcommissie
Centrale cliëntenraad
Decentrale cliëntenraad


Intern Project

Communicatie naar              Uitgevoerd door   Boodschap&Middel     Wanneer
Stuurgroep ECD
Projectgroep
Werkgroepen
Advisaris
Softwareleveranciers




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                       17
                                                    41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc




Cliënten/ cliëntsysteem

Communicatie naar              Uitgevoerd door   Boodschap&Middel     Wanneer
Alle cliënten en hun
belanghebbende relaties
Cliënten pilotlocatie


Medewerkers

Communicatie naar              Uitgevoerd door   Boodschap&Middel     Wanneer
Alle medewerkers/
vrijwilligers
Medewerkers pilotlocatie
Medewerkers xxx
Medewerkers xxx
Medewerkers xxx


Extern

Communicatie naar              Uitgevoerd door   Boodschap&Middel     Wanneer
Zorgkantoor
Vakbladen
Overige externe relaties




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                       18
                                                        41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc




4 Planning en inzet

4.1 Detailplanning

Per fase dienen de volgende activiteiten te worden uitgezet in de tijd:

Fase 1: Initiatie
    Opstellen projectplan (PL)
    Samenstellen projectteam (PL)
    Grondregels afspreken binnen het projectteam (PL)
    Bespreken projectplan en planning met projectteam (PL)
    Opzetten communicatieplanning (PT)
    Goedkeuren projectplan en communicatieplanning door stuurgroep (SG)
    Organiseren officiële kickoff van het project (1e officiële organisatiebrede
       communicatie) (PT)

Fase 2: Analyse
    Inventariseren primaire processen, procesbeschrijvingen en formulieren (WG FO)
    Inventariseren huidige ICT: infrastructuur, architectuur en apparatuur (WG IB)
    Voorbespreken uit te voeren metingen op pilotlocatie (WG MZ)
    Uitvoeren zorgzwaartemeting (WG MZ)
    Uitvoeren nulmeting (tijdregistratie, beoordeling zorgdossier, ZLP-ECD gereedheid)
       (WG MZ)
    Bespreken resultaten metingen en bepalen maatregelen (PT)

Fase 3: Ontwerp
    Ontwerpen gewenste processen (WG FO)
    Bepalen verschillen huidige en gewenste processen (WG FO)
    Ontwerpen zorgdossier in het ECD-systeem (incl. zorgzwaartebekostiging) (WG MZ)
    Opstellen Programma van Eisen (WG FO)
    Bepalen benodigde infrastructuur en ICT-middelen (WG IB)
    Beoordelen computeraffiniteit van medewerkers (WG GB)
    Bepalen beheerinrichting (WG IB)
    Opstellen autorisatiematrix (WG IB)
    Goedkeuren proceswijzigingen, specifiek PvE, beheerinrichting, en benodigde
       infrastructuur en ICT-middelen door stuurgroep (SG)
    Selecteren (potentiële) leverancier(s) d.m.v. bespreken PvE (PT)
    Afleggen referentiebezoeken (PT)
    Inregelen proefopstelling (PL)
    Evalueren ervaringen referentiebezoeken en proefopstelling en adviseren stuurgroep
       t.a.v. systeemkeuze (PT)
    Bepalen voorwaarden productieacceptatie (WG IB)
    Contracteren leverancier (SG)

Fase 4: Bouw
    Inrichten beheerorganisatie (incl. ICT-manager en applicatiebeheerders) (WG IB)
    Monitoren van de leverancier (WG IB)




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                           19
                                                       41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc



          Inrichten ontwikkel- en productieomgeving (LV2)
          Uitvoeren technische testen voor module en koppelingen (LV)
          Bespreken rapportages technische testen (LV+PT)
          Voorbereiden overzetten van brondata (schoning data en conversiescript opstellen)
           (WG IB)
          Inrichten van het ECD-module(s) (LV)
          Opstellen handleidingen en trainingsmateriaal (LV)

Fase 5: Test & Acceptatie
    Toetsen proceswijzigingen (WG GB)
    Inrichten testomgeving systeem (LV)
    Opstellen functionele testscripts (WG FO)
    Overzetten en controleren brondata naar testomgeving (LV)
    Trainen gebruikersgroep (LV)
    Functioneel testen van het systeem (WG GB)
    Bespreken testverslagen en oplossen knelpunten (LV+WG GB)
    Uitbrengen acceptatieadvies t.a.v. ECD-systeem (WG GB)
    Officieel accepteren van het ECD (SG)

Fase 6: Implementatie
    Opstellen implementatieplan (WG IM)
    Samenstellen implementatieteam op pilotlocatie (WG IM)
    Uitwerken communicatieplanning (WG IM)
    Doorvoeren proceswijzigingen op pilotlocatie (TEAM IM)
    Implementeren en testen benodigde hardware en software (servers, verbindingen,
       werkplekken) op pilotlocatie (WG IB)
    Inrichten helpdesk (LV)
    Trainen eindgebruikers (TEAM IM)
    Go/NoGo bepaling implementatie op pilotlocatie (TEAM IM)
    In gebruik nemen van het ECD-module(s) op pilotlocatie

Fase 7: Evaluatie & Nazorg
    Opstellen vragenlijst en bepalen betrokkenen (PT)
    Evalueren project (PT)
    Opstellen en bespreken verslag evaluatie (PT)
    Maatregelen treffen voor de nazorg (PT)
    Eventueel definiëren vervolgtrajecten (SG)

[Opstellen tijdsplanning in MS Office Project (kan ook in Excel) aan de hand van het
definiëren van de diverse activiteiten van het project met afhankelijkheden, doorlooptijden en
inzet van medewerkers]


4.2 Inzet betrokkenen

De onderstaande functionarissen dienen te worden betrokken bij het project. Op welke
momenten in het project zij kennis en ervaring kunnen inbrengen is afhankelijk van de
onderwerpen die per fase aan de orde komen.


2
    LV = Leverancier




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                          20
                                                   41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc



      Bestuurder
      Beleidsmedewerker
      Kwaliteitsmedewerker
      HEAD
      P&O-functionaris
      Medewerker communicatie
      Hoofd ICT/Systeembeheerder
      Applicatiebeheerder
      Hoofd/Medewerker cliëntadministratie
      Alle directe medewerkers (t.b.v. nulmeting)
      Verpleeghuisarts of vertegenwoordiger behandelgroep
      Locatiemanager/zorgmanager
      Teamleider/EVV’er




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                      21
                                                        41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc




5 Beheersingsmechanismen
Hieronder is aangegeven welke mechanismen worden toegepast om te waarborgen dat het
ECD-project beheersbaar blijft.


5.1 Toleranties

Tijdens de uitvoering van het project controleert de projectleider regelmatig de voortgang.
Indien de afwijking van de plannen naar verwachting groter is dan de afgesproken tolerantie,
wordt daarover apart gerapporteerd aan de stuurgroep. De tolerantie op projectniveau is als
volgt gedefinieerd:

Doorlooptijd: plus of min 20% [dit is een voorbeeld, bepaal zelf je marges]
Kosten: plus of min 10% [dit is een voorbeeld, bepaal zelf je marges]

Per fase kunnen afwijkende toleranties worden opgenomen in de faseplanningen (bij
bijvoorbeeld de bouw en de implementatie), afhankelijk van de omvang en de mate van
risico’s.


5.2 Bereikbaarheid en vervanging

Bereikbaarheid
Het ECD-project krijgt als vaste basis de locatie [naam locatie]. Daar zullen het projectarchief
en alle documentatie zich bevinden.

In onderstaande tabel staan de gegevens van de leden van het projectteam en de
stuurgroep van het ECD-project:

Functionaris            Naam                Telefoon       Mobiel




Vervanging
Op projectniveau is de vervanging bij uitval van de oorspronkelijke functionaris als volgt
geregeld:

Functionaris            Wordt vervangen door




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                           22
                                                     41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc



5.3 Voortgangsrapportage

Maandelijks zal de projectleider een voortgangsrapportage opstellen, welke wordt besproken
binnen het projectteam en vervolgens - één week voor het stuurgroepoverleg - wordt
verspreid naar de stuurgroep.

Hieronder staat een voorbeeld van zo’n verslag:

Organisatie:
Project:
Projectleider:
Datum voortgangsverslag:


    1. Algemene beschrijving voortgang project afgelopen maand:




    2. Status, mijlpalen en bijzonderheden per fase

                                                                   %          Bijzonder-
Fase Fase project                            Van      Tot
                                                                 Gereed         heden
1   Initiatiefase Mijlpalen:
  A Projectteam en stuurgroep
    geformeerd
  B Goedgekeurd projectplan
  C Goedgekeurde
    communicatiekalender
  D Kick off heeft plaatsgevonden
2   Analysefase Mijlpalen:
  A Een zorgzwaartemeting heeft
    plaatsgevonden op de pilotlocatie
  B Een nulmeting heeft
    plaatsgevonden op de pilotlocatie
  C De resultaten van de metingen zijn
    besproken in de stuurgroep en
    eventueel zijn maatregelen bepaald
  D Huidige processen van aanmelding
    tot afmelding zijn in kaart gebracht
  E Huidige formulieren (t.b.v. primair
    proces) en management
    rapportages zijn verzameld
  F Huidige ICT is in kaart gebracht
3   Ontwerpfase Mijlpalen:
  A Het specifieke ECD-procesmodel is
    goedgekeurd (gewenste processen)
  B Standaard zorgdossier is bepaald




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                         23
                                            41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc



     (ZLP)
  C Het specifieke Programma van
     Eisen is goedgekeurd
  D De benodigde wijzigingen ten
     aanzien van de huidige ICT zijn
     bepaald
  E Het technische programma van
     eisen is vastgesteld
  F De voorwaarden voor
     productieacceptatie zijn
     goedgekeurd door de stuurgroep
  G Het voorstel voor de inrichting van
     de beheerorganisatie is
     goedgekeurd door de stuurgroep
  H De benodigde training voor de
     toekomstige gebruikers van de
     module is bepaald
   I Er is een shortlist van leveranciers
     die een demonstratie geven van
     hun module, een offerte mogen
     uitbrengen en een proefstelling
     realiseren op de pilotlocatie
  J Er is een contract gesloten met een
     leverancier voor de levering van een
     module
4    Bouwfase Mijlpalen:
  A De geselecteerde module is
     toegesneden op de wensen en
     eisen van de organisatie
  B De beheerorganisatie is ingericht
  C Er is een autorisatiematrix
     opgesteld en goedgekeurd door de
     stuurgroep
  D De brondata uit andere systemen
     zijn overgezet in de module en op
     juistheid en volledigheid
     gecontroleerd
  E Technisch voldoen de module, de
     koppelingen met andere systemen
     en de benodigde ICT-middelen er
     omtrent
  F De benodigde handleidingen en
     trainingsmaterialen zijn opgesteld
     (zowel voor gebruikers als voor
     applicatiebeheer)
5    Test- en acceptatiefase Mijlpalen:
  A Testomgeving is ingericht
  B Er is een gebruikerstest uitgevoerd
  C De gebruikersgroep heeft een
     acceptatieadvies voorgelegd aan de
     stuurgroep
  D De nieuwe werkwijze is naar
     tevredenheid getest op de




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                               24
                                                     41a9fc7d-8377-4106-805b-a9a2ae1b5a0a.doc



        pilotlocatie
6       Implementatiefase Mijlpalen:
    A   Er is een implementatieteam
        samengesteld op de pilotlocatie
    B   Het implementatieplan (incl.
        trainingplan) is goedgekeurd door
        de stuurgroep
    C   Het implementatietraject is
        gecommuniceerd naar de
        medewerkers op de pilotlocatie
    D   De servercapaciteit, serverruimte,
        bandbreedte van lijnverbindingen,
        draadloze verbindingen en
        werkplekken zijn gereed
    E   De nieuwe werkwijze is ingevoerd
        op de pilotlocatie
    F   Er is een helpdesk ingericht voor de
        pilotlocatie
    G   De applicatiebeheerders zijn
        getraind ten behoeve van de
        nieuwe module
    H   De medewerkers zijn getraind ten
        behoeve van de nieuwe module
    I   De module is geïnstalleerd en in
        gebruik op de pilotlocatie
7       Evaluatie en nazorg Mijlpalen:
    A   Er is een vragenlijst uitgezet onder
        alle betrokkenen bij het project ten
        behoeve van evaluatie en nazorg
    B   De uitkomsten van de evaluatie zijn
        besproken in de stuurgroep en
        maatregelen zijn bepaald voor de
        benodigde nazorg en
        vervolgtrajecten zijn bepaald
    C   De resultaten van de evaluatie zijn
        gecommuniceerd naar alle
        betrokkenen


    3. Kwesties en blokkades

Omschrijving            Kwestie of    Maatregel   Actie of besluit van    Actie of besluit
                        blokkade?                 opdrachtgever           van stuurgroep
                                                  gewenst?                gewenst?




Invullen bij Eigenschappen Bestand                                                        25

								
To top