MINIT MESYUARAT by jsm90Y7h

VIEWS: 13 PAGES: 16

									                                    MINIT MESYUARAT
                   JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (JKPAK)
                                  KALI KE-14 BIL. 2/2012

                                  Tarikh   :        13 April 2012 (Jumaat)

                                  Masa     :        09.00 pg

                                  Tempat :          Bilik Mawar
                                                    Aras Bumi, PPANPk



Kehadiran

   1.       Pn. Suraya binti Haji Ariffin, A.M.P.                            -   Pengerusi
            Pustakawan

   2.       En. Zamri bin Daman Huri
            Unit Kewangan

   3.       Pn. Rozita binti Hassan
            BKP Bahagian Teknologi, Maklumat & Komunikasi

   4.       Pn. Noor Fadilah binti Hj Abdul Aziz
            BKP Bahagian Pengurusan Pentadbiran

   5.       Pn. Hjh Zahariah binti Hj Zakaria
            BKP Unit Pembangunan & Perkhidmatan Perpustakaan

   6.       Pn. Wirda Lisa@Hanim Dalina binti Mohd Arsad
            BKP Bahagian Pengurusan Koleksi

   7.       Pn. Noor Rozita binti Osman
            Pegawai Pemantau Zon 2

   8.       Pn. Asiah binti Bohbery
            Pegawai Pemantau Zon 3

   9.       Pn. Farahanum Shuhaily binti Ab Malek Zaki
            Pegawai Pemantau Zon 4

   10.      Pn. Norawati binti Mohamad Ali
            Pegawai Pemantau Zon 5

   11.      Pn. Norziha binti Osman
            Pegawai Pemantau Zon 6

   12.      Pn. Rosnani binti Jamaluddin
            Unit Pengurusan Aset

   13.      Pn. Norhamilah binti Mohd Noor                                   -   Setiausaha
            Pegawai Aset




                                                                                              1
Tidak Hadir Dengan Kenyataan

     1.         En. Mohd Zuwairi bin Mohd Nawawi
                Pegawai Pemantau Zon 1



1.        UCAPAN PENGERUSI

       Pengerusi memberi salam dan mengalu-alukan kehadiran kepada semua ahli jawatankuasa JKPAK ke
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-14 Bil. 2/2012. Mesyuarat dimulakan
dengan bacaan Ummul Kitab.



2.        MENGESAHKAN MINIT MESYUARAT YANG LALU

         Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK) Kali Ke-13 Bil. 1/2012 dicadang
untuk disahkan oleh Puan Asiah binti Bohbery dan disokong sebulat suara dengan pindaan : pada perkara 3.11
ejaan in kepada ‘inci’.



3.        MEMBENTANGKAN KERTAS MAKLUM BALAS KALI KE-13 BIL. 1/2012

          3.1      Maklum Balas Tindakan Perkara Berbangkit
                   Pengerusi menegaskan supaya semua maklum balas tindakan kepada perkara berbangkit
                   perlu dinyatakan secara tepat dan terperinci.

                                                                                                    Makluman

          3.2      Tarikh mesyuarat JKPAK bagi tahun 2012
                   Berikut merupakan cadangan tarikh bagi mesyuarat JKPAK pada tahun 2012.             Walau
                   bagaimanapun tarikh berikut tertakluk kepada pindaan dari semasa ke semasa.

                   i.      Kali   Ke   13   Bil   1/2012   -   06   Januari 2012
                   ii.     Kali   Ke   14   Bil   2/2012   -   05   April 2012
                   iii.    Kali   Ke   15   Bil   3/2012   -   05   Julai 2012
                   iv.     Kali   Ke   16   Bil   4/2012   -   06   November 2012

                                                                                                    Makluman

          3.3      Perakuan Pelupusan Aset Alih Kerajaan (PEP)
                   UPA telah merujuk kepada pihak Audit yang mengarahkan setiap pelupusan peralatan elektrik
                   perlu mendapatkan Perakuan Pelupusan Aset Alih Kerajaan (PEP) iaitu KEW.PA-16 dari
                   Jabatan Kerja Raya Negeri Perak.

                                                                                                    Makluman

          3.4      Laporan Hasil Siasatan Kehilangan Aset Alih Kerajaan
                   Permohonan Hapus Kira Aset Alih bagi kehilangan 4 unit monitor di Perpustakaan Awam
                   Negeri akan dibentangkan dalam Mesyuarat Lembaga pada Jun 2012.

                                                                              Tindakan : Unit Pengurusan Aset




                                                                                                            2
3.5   Papan Kenyataan
      Papan kenyataan di PAN telah dikemas kini dan dimaklumkan kepada Ketua Unit
      Perpustakaan Awam Negeri yang baru iaitu Puan Haslina binti Hassan.

                                                                                     Makluman

3.6   Pelupusan Buku
      Berikut adalah perincian jumlah buku untuk pelupusan bagi Zon 4 :

      i.      PA Kuala Kangsar = 1,189 naskhah
      ii.     PA Gerik = belum terima maklumat
      iii.    PA Padang Rengas = 277 naskhah
      iv.     PD Kuak = 230 naskhah
      v.      PD Felda Bersia = 1,006 naskhah
      vi.     PD Felda Lasah = 79 naskhah
      vii.    PD Gelok = 396 naskhah
      viii.   PD Kerunai = 601 naskhah

      Pelupusan monograf bagi PA Kuala Kangsar dan PA Taiping telah dilaksanakan melalui jualan
      sisa pada Februari 2012 berjumlah RM80.00. Bagi PD lain masih dalam tindakan pelupusan.
      Pada tahun 2006, telah diputuskan dalam mesyuarat bahawa buku keluaran Indonesia
      dilupuskan terus secara jualan sisa.

                                                    Tindakan : BKP Unit Pengurusan Koleksi /
                                                                   Pegawai Pemantau Zon 4

3.7   Perolehan Perabot
      Perolehan kabinet fail, rak buku kanak-kanak, troli buku dan penahan buku telah dilakukan
      dan selesai diedarkan ke perkhidmatan pada Disember 2011. Rak buku dewasa dan rak
      majalah oleh pembekal Nagasteel Equipment lewat diterima di perkhidmatan iaitu hanya
      diterima pada bulan Februari 2012. Jabatan menangguhkan perolehan bangku pemijak atas
      tujuan KIK. UPA telah mempamerkan senarai perabot tersebut di laman sesawang Multiply
      jabatan untuk disemak dan disahkan oleh Pegawai Pemantau. Sekiranya berlaku perselisihan
      maklumat Pegawai Pemantau diminta memberi maklum balas secepat mungkin ke pihak UPA
      untuk tindakan seterusnya.

                                                            Tindakan : Unit Pengurusan Aset /
                                                                           Pegawai Pemantau

3.8   Perkhidmatan Internet Jalur Lebar di Perkhidmatan
      Sebanyak 9 Perpustakaan Desa telah menerima perkhidmatan jalur lebar di bawah projek
      SKMM Utara iaitu :

      i.      PD   Chepor;
      ii.     PD   Manjoi;
      iii.    PD   Batu 8;
      iv.     PD   Pasir Panjang Laut;
      v.      PD   Batu 15 Lekir;
      vi.     PD   Teluk Raja Bayang;
      vii.    PD   Pdg Tembak/Teluk Muroh;
      viii.   PD   Bagan Datoh; dan
      ix.     PD   Rungkup.

      Namun begitu, sehingga kini BKP Bahagian Teknologi Maklumat & Komunikasi tidak menerima
      sebarang maklum balas promosi dari perkhidmatan yang terlibat. Pengerusi mengarahkan
      Pegawai Pemantau untuk memaklumkan ke perkhidmatan di bawah zon masing-masing agar
      dapat menguar-uarkan perkhidmatan jalur lebar yang disediakan. Pengerusi seterusnya
      meminta Pegawai Pemantau menyediakan laporan maklum balas dan statistik penggunaan
      perkhidmatan statistik penggunaan Perkhidmatan Jalur Lebar ini.

                                                                                             3
                                       Tindakan : BKP Bahagian Teknologi, Maklumat & Komunikasi /
                                                                               Pegawai Pemantau
                                                                Perpustakaan Desa Yang Berkaitan

      3.9      Kabin PPIK


                               Tindakan Perkara                Pegawai                    Keputusan
Bil     Perkhidmatan
                                  Berbangkit              Bertanggungjawab                Pengerusi
                             Satu     surat   akan
                                                                                    Pihak RELA perlu
                             dikeluarkan    kepada
       Zon 1 –                                         Pegawai Pemantau Zon 1 /     mengeluarkan surat
                             pihak    RELA   untuk
1      PD Kg Tengku                                    Kakitangan PD Kg Tengku      mohon kebenaran
                             mengembalikan kabin
       Hussein                                         Hussein                      kepada Jabatan
                             dan peralatan yang
                                                                                    menggunakan kabin.
                             telah diambil.
                                                       Pegawai Pemantau Zon 2 /
                             Masih dalam tindakan
2      Zon 2                                           Kakitangan Perpustakaan
                             carian pembekal.
                                                       Desa
       Zon 3 –                                         Pegawai Pemantau Zon 3 /
                             Masih dalam tindakan
3      PD Bagan Datoh /                                Kakitangan Perpustakaan
                             carian pembekal.                                       Pengerusi
       PD Felda Besout                                 Desa
                                                                                    mengarahkan supaya
       Zon 4 –
                                                                                    kabin tersebut dijual.
4      PD Felda Bersia /     Tiada kabin di Zon 4                   -
                                                                                    Jika tiada yang
       PD Kati / PD Lasah
                                                                                    berminat untuk
                             Kabin telah sedia ada
                                                                                    membelinya, kabin
                             pendawaian    elektrik.
                                                                                    berkenaan akan
                             Hanya perlu mendaftar     Pegawai Pemantau Zon 5 /
       Zon 5 –                                                                      dijadikan stor.
5                            dengan pihak Tenaga       Kakitangan Perpustakaan
       PD Lekir                                                                     Manakala punca
                             Nasional Berhad untuk     Desa.
                                                                                    elektrik ditangguhkan
                             penyambungan semula
                                                                                    perolehannya.
                             kuasa.
                             Masih menunggu            Pegawai Pemantau Zon 6 /
       Zon 6 –
6                            sebutan harga dari        Kakitangan PD Raja
       PD Raja Bashah
                             pembekal.                 Bashah


               UPA telah menerima senarai peralatan dan perabot dari pihak BTMK pada 12 April 2012 dan
               senarai telah dimasukkan ke dalam laman sesawang Multiply jabatan untuk semakan terakhir
               dan pengesahan Pegawai Pemantau. UPA akan membuat pendaftaran aset berkaitan setelah
               mendapat pengesahan tersebut. Terdapat pihak yang berminat untuk membeli kabin PD
               Kuala Dipang tetapi kakitangan tidak mempunyai kunci kabin tersebut.        JKKK tidak
               menyerahkan kunci kepada PD dengan alasan kabin tersebut hak milik JKKK. Pengerusi
               mengarahkan Pegawai Pemantau Zon 1 berhubung dengan Pengerusi JKKK terlibat untuk
               mendapatkan semula kunci kabin berkenaan.

                                                                   Tindakan : Pegawai Pemantau Zon 1/
                                                                                  Unit Pengurusan Aset

      3.10     Penjilidan Majalah
               Majalah telah dihantar kepada Syarikat Toko Jasmin pada 06 Mac 2012 untuk dilaksanakan
               penjilidan. Set yang siap dijilid telah diterima oleh PA Taiping pada 10 April 2012. Terdapat
               perubahan dari segi kuantiti majalah yang dijilid. Unit Kewangan memaklumkan bayaran
               dibuat mengikut harga Pesanan Kerajaan yang telah dikeluarkan sebelum ini. Seterusnya
               Pegawai Pemantau Zon 2 diminta untuk mendapatkan sebutan harga bagi tambahan kuantiti
               majalah yang dijilid agar Pesanan Kerajaan dapat dikeluarkan oleh Unit Kewangan bagi
               perkara tersebut.

                                                                  Tindakan : Pegawai Pemantau Zon 2 /
                                                                                                             4
                                                                                           Unit Kewangan

        3.11     Informasi Aktiviti di Perpustakaan Awam Negeri
                 1 unit papan kenyataan digital (Single Red P10 Semi Outdoor LED Moving Information Display
                 Board - Display Area : 4 kaki x 8 inci) bernilai RM850.00 telah dibuat perolehan oleh BKP
                 Bahagian Pengurusan Pentadbiran dan diterima pada 17 Februari 2012 serta ditempatkan di
                 ruang legar Perpustakaan Awam Negeri.

                                                                                                 Makluman

         3.12    Set Pinggan Mangkuk
                 Dua (2) unit piring Ivory telah dibuat penggantian.

                                                                                                 Makluman

         3.13    Komputer Riba di Perpustakaan Bergerak e-Pustaka
                 BTMK telah menerima maklum balas dari Perpustakaan Negara Malaysia yang menyatakan
                 tidak dapat memberi peruntukan seperti mana yang diminta.

                                                                                                 Makluman

         3.14    Closed-Circuit Television (CCTV) di Perpustakaan Cawangan
                 Pegawai Pemantau Zon 4 telah menghantar permohonan cermin sisi menggunakan KEW.PS-
                 11 pada 28 Mac 2012. Jabatan telah meluluskan permohonan dan diserahkan kepada BKP
                 Bahagian Pengurusan Pentadbiran pada 06 April 2012 untuk tindakan seterusnya.

                 Seterusnya Pegawai Pemantau Zon 5 memaklumkan ke mesyuarat keperluan cermin sisi di PA
                 Seri Iskandar dan telah menghantar permohonan tetapi UPA tidak menerima borang tersebut.
                 Namun begitu UPA akan menyemak semula.

                                                     Tindakan : BKP Bahagian Pengurusan Pentadbiran /
                                                                                 Unit Pengurusan Aset

         3.15    Jawatankuasa Audit Dalaman (JAD) dan Jawatankuasa Kualiti
                 Jawatankuasa Audit Dalaman telah ditubuhkan dan penubuhan Jawatankuasa Kualiti akan
                 dibawa ke Mesyuarat Pengurusan yang akan datang.

                                                               Tindakan : Setiausaha Mesyuarat Pengurusan

         3.16    Permohonan Tertangguh Stok Bekalan Pejabat

                               Stok Bekalan                                                 Keputusan
Bil     Unit/Bahagian                               Kuantiti             Status
                                  Pejabat                                                   Mesyuarat
      Bahagian                                                                           Pengerusi
                            Bateri Nikon EN-
      Perkhidmatan                                                                       mengarahkan
1                           EL9a 7.2v 1080mAh         2 unit     Dalam tindakan BPPKL
      Pelanggan, Korporat                                                                perolehan sebelum
                            7.8Wh
      & Latihan (PPKL)                                                                   31 Januari 2012
                                                                 BKP Pentadbiran tidak
                                                                                         Semakan KEW. PS
2     PD Kg. Jana           Papan Congkak            01 unit     menerima borang
                                                                                         11
                                                                 permohonan peralatan
                                                                 BKP Bhgn Pengurusan
3     PD Parit              Peti Surat                1 unit     Pentadbiran – masih             -
                                                                 dalam tindakan
      Unit Perkhidmatan                                                                  Ahli mesyuarat
                            Rak CD
4     Perpustakaan Awam                               5 unit     BKP BPP – selesai       menyatakan tiada
                            (2 utk buletin)
      Negeri                                                                             rak CD diterima


                                                                                                            5
                                                              BKP BPP – dalam
5   PA Taiping              Tangga (16 kaki)        1 unit                                        -
                                                              tindakan


                                                             Tindakan : BKP Pengurusan Pentadbiran /
                                                    Bhgn Perkhidmatan Pelanggan, Latihan & Korporat

      3.17       Pegawai Yang Bertanggungjawab Ke Atas Stor
                 Kunci Stor Galak Guna I dan II telah diterima dari Pegawai Pemantau Zon 1 pada 28 Februari
                 2012.

                                                                                            Makluman
      3.18       Peralatan Elektrik Dan Audio Visual
                 Memo berkaitan perubahan penempatan 2 orang pemandu telah dikeluarkan kepada
                 Bahagian Pengurusan Pentadbiran pada 26 Februari 2012, ruj. memo : (47)dlm.PPANPk
                 (Aset) 04/13. Pemandu yang terlibat iaitu En. Rahim & En. Wahid telah ditempatkan di
                 ruang kerja Unit Pengurusan Koleksi pada 29 Februari 2012 (Rabu). UPA telah membuat
                 permohonan rak untuk penempatan peralatan audio visual. BKP Bahagian Pengurusan
                 Pentadbiran sedang mendapatkan sebutan harga bagi rak tersebut.

                                                      Tindakan : BKP Bahagian Pengurusan Pentadbiran

      3.19       Microphone Stand
                 Mesyuarat dimaklumkan oleh BKP Bahagian Pengurusan Pentadbiran perolehan microphone
                 stand telah ditangguhkan kerana dimaklumkan telah dibuat perolehan oleh pihak UPA. Pihak
                 UPA memaklumkan bahawa UPA tidak membuat perolehan Microphone stand yang
                 dimaksudkan. Bagi perkara ini, Pengerusi meminta BKP Bahagian Pengurusan Pentadbiran
                 menyemak semula perkara ini.

                                                      Tindakan : BKP Bahagian Pengurusan Pentadbiran

      3.20       Stor Stok Bekalan Pejabat
                 Format transaksi stok bekalan pejabat yang diterima dari Ibu Pejabat yang perlu digunakan di
                 perkhidmatan telah dipamerkan di laman sesawang Multiply jabatan pada 20 Mac 2012.
                 Perkhidmatan yang telah mempunyai ‘foolscap book’ boleh terus menggunakan buku tersebut
                 dan bagi perkhidmatan yang tiada, sila buat permohonan ke UPA. Permohonan dari PD
                 dibuat melalui Pegawai Pemantau masing-masing. Jumlah stok bekalan pejabat yang boleh
                 disimpan di PACU akan ditentukan oleh Pengerusi kelak.




                                                                                                           6
                              FORMAT TRANSAKSI STOK BEKALAN PEJABAT
                                DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT

PERKHIDMATAN            :

PERIHAL STOK            :

                                        KUANTITI                   TANDATANGAN
   BIL        TARIKH                                                                   CATATAN
                            TERIMA      KELUARAN         BAKI        PEMANTAU




Nota : Semua transaksi terimaan stok bekalan pejabat ditulis menggunakan pen merah.

         Semua transaksi keluaran stok bekalan pejabat ditulis menggunakan pen biru.




                                          Tindakan : Pengerusi / Unit Pengurusan Aset / Pemantau




                                                                                                 7
3.21   1.2 (iv) Fail Meja
       Fail meja Pegawai Aset telah dikemas kini dan telah disemak pihak JAD. JAD akan melaporkan
       dalam mesyuarat Pengurusan. Mesyuarat dimaklumkan, keseluruhan Fail Meja, Manual
       Prosedur Kerja dan Carta Organisasi jabatan masih dalam tindakan Bahagian Perkhidmatan
       Pelanggan, Korporat & Latihan.

       Dimaklumkan pegawai yang dilantik sebagai Penerima, Pemeriksa Aset Alih, Pemeriksa Stor,
       Pemverifikasi Stor dan Lembaga Pelupusan Aset Alih masih dalam proses mengemas kini Fail
       Meja masing-masing.
                                                            Tindakan : Pegawai Yang Terlibat

3.22   3.2 (iii) Salinan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3)
       UPA masih dalam proses mengemas kini KEW.PA berkenaan dan akan menyerahkan satu
       salinan kepada BKP setelah selesai proses pengemaskinian.

                                                              Tindakan : Unit Pengurusan Aset

3.23   Lantikan Pegawai Pemeriksa Aset Alih Kerajaan
       Jadual pemeriksaan aset alih akan diedarkan setelah UPA menyiapkan KEW.PA-10 & KEW.PA-
       11 bagi seluruh perkhidmatan. Jangkaan aktiviti pemeriksaan bermula Jun 2012.

                                                              Tindakan : Unit Pengurusan Aset

3.24   4.1 (vi) Penggunaan KEW.PA-9
       Carta alir penggunaan KEW.PA-9 telah disediakan dan dipamerkan dalam laman sesawang
       Multiply jabatan. Walau bagaimanapun, borang aduan kerosakan jabatan (SB16) masih
       digunakan bagi aduan kerosakan selain dari aset alih.

                                                                                       Makluman

3.25   4.4.1 (iii) Pegawai Pengangkutan
       Mesyuarat dilaporkan tujuan kursus yang telah diadakan adalah untuk memenuhi keperluan
       hadir kursus sejumlah 7 hari setahun khusus kepada pemandu. Oleh itu, modul yang
       disediakan adalah sebagai “refreshment” kaedah penulisan buku log serta peraturan-
       peraturan sedia ada sahaja.

       Mesyuarat dilaporkan masih berlaku kekeliruan antara pemandu dan maklumat yang diterima
       oleh pemantau walaupun selepas kursus yang dinyatakan di atas. Perselisihan pendapat dan
       kaedah serta penerangan yang kurang jelas dan tepat ini telah ditimbulkan semula antara
       pemandu, pemantau adan pembantu perpustakaan yang berkaitan sahaja, Pegawai
       Pengangkutan dan Jawatankuasa Audit Dalaman (JAD).

       Mesyuarat telah memutuskan supaya Pegawai Pengangkutan berbincang dengan JAD kriteria
       pengurusan kenderaan dengan segera bagi tujuan penyelarasan dan penyeragaman di
       perkhidmatan. Hasil perbincangan antara Pegawai Pengangkutan dan JAD hendaklah
       dilaporkan dan satu garis panduan pengurusan kenderaan perlu diwujudkan untuk makluman
       dan edaran ke perkhidmatan yang berkaitan. Garis panduan hendaklah selesai dalam bulan
       Mei 2012 dan kursus Pengurusan Kenderaan akan diadakan semula bagi tujuan penerangan
       garis panduan tersebut.

                                                           Tindakan : Pegawai Pengangkutan/
                                                                Jawatankuasa Audit Dalaman




                                                                                               8
3.26   4.4.2 (iv) Penyemakan Buku Log
       Mesyuarat dilaporkan surat lantikan sebagai pegawai pengankutan kepada Pegawai Pemantau
       tidak dikeluarkan kerana menjadi salah satu tugas Pegawai Pemantau untuk mengurus
       kenderaan jabatan serta memastikan buku log dicatat dengan betul sebelum dihantar kepada
       Pegawai Pengangkutan untuk semakan. Pengerusi meminta pemantau menyemak senarai
       tugas masing-masing berkenaan perkara ini.

       Mesyuarat memutuskan perkara ini juga perlu dibincangkan dan diselesaikan antara Pegawai
       Pengangkutan dengan JAD dalam bulan Mei 2012.

                                                          Tindakan : Pegawai Pengangkutan /
                                                                  Jawatankuasa Audit Dalam

3.27   4.4.4 (ii) Maklumat Inbois Kad Inden Minyak
       Pegawai Pengankutan Jabatan diminta untuk menyemak maklumat inbois penggunaan
       minyak sama ada boleh dimuat turun di laman sesawang syarikat berkenaan atau sebaliknya
       bagi melancarkan pengurusan Kad Inden Minyak ini.

                                                             Tindakan:PegawaiPengangkutan

3.28   5.1 (i) Senarai Aset Alih Yang Memerlukan Selenggara (KEW.PA-13)
       UPA telah menerima KEW.PA-13 dari Bahagian Pengurusan Pentadbiran pada 06 April 2012.

                                                                                      Makluman

3.29   5.1 (iv) Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14)
       UPA telah menerima KEW.PA-14 dari BKP Bahagian Pengurusan Pentadbiran pada 30 Mac
       2012.

                                                                                      Makluman

3.30   Dokumen KEW. PA Unit Kenderaan
       KEW.PA-2, KEW.PA-9, KEW.PA-13 dan KEW.PA-14 telah diserahkan kepada UPA untuk
       penyelarasan rekod aset alih kerajaan jabatan.

                                                                                      Makluman

3.31   Pelupusan Buku
       Carta alir pelupusan koleksi kepada Pegawai Pemantau telah dipamerkan di laman sesawang
       Multiply jabatan oleh Unit Pengurusan Koleksi.

                                                                                      Makluman

3.32   Maklumat Perolehan Dari BKP
       UPA telah menyediakan surat peringatan untuk BKP yang gagal mematuhi prosedur ini.

                                                                                      Makluman

3.33   Pergerakan Aset Alih Kerajaan
       UPA telah menyediakan surat peringatan dan akan mengeluarkannya kepada mana-mana
       peminjam yang lewat memulangkan aset tersebut.

                                                                                      Makluman




                                                                                                 9
        3.34    Kod Aset Alih Kerajaan di PAN
                Merujuk Tatacara Pengurusan Aset Bil. 5 Tahun 2007, Bab B, Para 7.4, UPA dalam proses
                menyenaraikan aset alih berkenaan untuk tindakan pendaftaran dan pengekodan. UPA akan
                berbincang dengan Pengerusi bagi mencapai satu keputusan muktamad.

                                                                             Tindakan : Unit Pengurusan Aset

        3.35    Cop Pengesahan Pendaftaran Pada Dokumen Asal
                UPA telah melaksanakan proses mengecop “Telah direkodkan pada ...................... Nombor
                Siri Pendaftaran Aset PPANPk/..................” pada dokumen perolehan yang diterima dari BKP
                sebelum dokumen diserahkan kepada Unit Kewangan untuk pembayaran.

                                                                                                    Makluman


4.      MEMBENTANGKAN KEDUDUKAN SEMASA ASET ALIH KERAJAAN

        4.1     KEDUDUKAN SEMASA ASET ALIH KERAJAAN BAGI SUKU PERTAMA TAHUN 2012
                BERAKHIR 31 Mac 2011
                Laporan tahunan harta modal dan inventori (KEW.PA-8) bagi suku pertama berakhir 31 Mac
                2012 adalah seperti berikut:

                                                                    Jumlah                          Jumlah
                    Bahagian Kawalan &
                                                     Bilangan      Nilai Harta      Bilangan         Nilai
         Bil           Pemantauan
                                                     KEW.PA-2        Modal          KEW.PA-3       Inventori
                          (BKP)
                                                                      (RM)                           (RM)
               Bahagian Teknologi Maklumat Dan
          1                                               7         57,102.00            2          487.00
               Komunikasi

          2    Bahagian Pengurusan Koleksi                -              -               -             -

               Unit Pembangunan Dan
          3                                               -              -               -             -
               Perkhidmatan Perpustakaan

          4    Bahagian Pengurusan Pentadbiran            -              -               3         1,480.00

                            JUMLAH                        7        57,102.00            5          1,967.00



        4.2     PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN BAGI SUKU PERTAMA TAHUN 2012
                Penerimaan aset bagi kategori harta modal dan inventori berjumlah RM59,069.00.

        4.3     PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN BAGI SUKU PERTAMA TAHUN 2012
                Semua penerimaan aset alih telah didaftarkan dan mematuhi Tatacara Pengurusan Aset Alih
                Kerajaan seperti berikut :


                4.3.1   KEW.PA-4 (Senarai Daftar Harta Modal)

                                                                                                       HARGA
                                                                                       TARIKH
BIL            LOKASI             NO. SIRI PENDAFTARAN             NAMA ASET                         PEROLEHAN
                                                                                     PEROLEHAN
                                                                                                      ASAL (RM)
      Bilik Kerja Unit
 1                                 PPANPk/PAN/K/H/2012/01           Komputer          20.01.2012           3,011.70
      Pembangunan (buletin 1)
      Bilik Kerja Unit
 2                                 PPANPk/PAN/K/H/2012/02           Komputer          20.01.2012           3,011.70
      Pembangunan (buletin 2)
      Kaunter Sirkulasi Utama
 3                                 PPANPk/PAN/K/H/2012/03           Komputer          20.01.2012           2,769.65
      (PAN)
                                                                                                              10
      Kaunter Sirkulasi Utama
 4                                  PPANPk/PAN/K/H/2012/04         Komputer     20.01.2012      2,769.65
      (PAN)
      Unit Kewangan (Pen.
 5                                  PPANPk/PAN/K/H/2012/05         Komputer     20.01.2012      2,769.65
      Akauntan)
      Unit Kewangan (Pemb.
 6                                  PPANPk/PAN/K/H/2012/06         Komputer     20.01.2012      2,769.65
      Akauntan)
                                                                    Sistem
      Perp. Komuniti 1M’sia
 7                                PPANPk/K1/SKIL3S/H/2012/01     Kawalan IL3S   21.03.2012     40,000.00
      AEON Station 18
                                                                   EM ISO
                                           JUMLAH                                             57,102.00



                 4.3.2     KEW.PA-5 (Senarai Daftar Inventori)

                                                                                               HARGA
                                                                                  TARIKH
BIL         LOKASI              NO. SIRI PENDAFTARAN           NAMA ASET                     PEROLEHAN
                                                                                PEROLEHAN
                                                                                              ASAL (RM)
      Unit Perk. Perp.                                       Executive Menu
 1                              PPANPk/PAN/EMS/I/2012/01                        14.02.2012        350.00
      Awam Ng                                                    Stand
      Perp. Awam Ng                                          Papan Kenyataan
 2                              PPANPk/PAN/PKD/I/2012/01                        17.02.2012        850.00
      (pintu keluar/masuk)                                     Digital (LED)
      Unit Pengurusan Aset
 3                              PPANPk/PAN/BXS/I/2012/01     Bunting X-Stand    20.02.2012         28.00
      (Stor Aset Alih II)
      Unit Pengurusan Aset
 4                              PPANPk/PAN/BXS/I/2012/02     Bunting X-Stand    20.02.2012         28.00
      (Stor Aset Alih II)
      Unit Pengurusan Aset
 5                              PPANPk/PAN/BXS/I/2012/03     Bunting X-Stand    20.02.2012         28.00
      (Stor Aset Alih II)
      Unit Pengurusan Aset
 6                              PPANPk/PAN/BXS/I/2012/04     Bunting X-Stand    20.02.2012         28.00
      (Stor Aset Alih II)
      Unit Pengurusan Aset
 7                              PPANPk/PAN/BXS/I/2012/05     Bunting X-Stand    20.02.2012         28.00
      (Stor Aset Alih II)
      Unit Pengurusan Aset
 8                              PPANPk/PAN/BXS/I/2012/06     Bunting X-Stand    20.02.2012         28.00
      (Stor Aset Alih II)
      Unit Pengurusan Aset
 9                              PPANPk/PAN/BXS/I/2012/07     Bunting X-Stand    20.02.2012         28.00
      (Stor Aset Alih II)
      Unit Pengurusan Aset
10                              PPANPk/PAN/BXS/I/2012/08     Bunting X-Stand    20.02.2012         28.00
      (Stor Aset Alih II)
      Unit Pengurusan Aset
11                              PPANPk/PAN/BXS/I/2012/09     Bunting X-Stand    20.02.2012         28.00
      (Stor Aset Alih II)
      Unit Pengurusan Aset
12                              PPANPk/PAN/BXS/I/2012/10     Bunting X-Stand    20.02.2012         28.00
      (Stor Aset Alih II)
13    PA Sitiawan               PPANPk/PASn/R/I/2012/01        4 Port Router    23.02.2012        238.00
      Bhgn Pengurusan
14    Pentadbiran               PPANPk/PAN/MPk/I/2012/01       Mesin Pencetak   24.02.2012        249.00
      (Pen. Peg. Tadbir)
                                           JUMLAH                                              1,967.00




                                                                                                  11
        4.4     SENGGARA ASET ALIH KERAJAAN BAGI SUKU PERTAMA TAHUN 2012
                Jabatan telah menjalankan senggara aset alih seperti perincian berikut :


       BAHAGIAN KAWALAN                                                                          JUMLAH
                                                                   TARIKH        JUMLAH
BIL      & PEMANTAUAN                      PERKARA                                            KESELURUHAN
                                                                  SENGGARA        (RM)
             (BKP)                                                                                (RM)
      Bahagian Pengurusan          1. Servis Penyaman udara
 1                                                                15.03.2012         490.00             490.00
      Pentadbiran                     Proton Waja (AGA 6996)
                                   1. Perbaiki Monitor LCD                           160.00
      Bahagian Teknologi
 2                                 2. Naiktaraf Power IC          10.01.2012         230.00             390.00
      Maklumat Dan Komunikasi
                                      (PA Sitiawan)
      Unit Pembangunan Dan
 3                                            tiada                  tiada                0                  0
      Perkhidmatan Perpustakaan

 4    Unit Pengurusan Koleksi                 tiada                  tiada                0                  0

                                         JUMLAH                                                        880.00



        4.5     KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA BAGI SUKU PERTAMA TAHUN 2012
                Tiada laporan kehilangan aset alih kerajaan yang dilaporkan pada suku pertama tahun 2012.

        4.6     LAPORAN TINDAKAN PELUPUSAN BAGI SUKU PERTAMA TAHUN 2012
                Tiada tindakan pelupusan dilakukan pada suku pertama tahun 2012.

        4.7     LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB BAGI SUKU PERTAMA TAHUN 2012
                Tiada tindakan surcaj atau tatatertib.

        4.8     KATEGORI ASET ALIH KERAJAAN DI BAWAH PEMANTAUAN BAHAGIAN KAWALAN
                DAN PEMANTAUAN (BKP)
                Mesyuarat dimaklumkan bagi kedua-dua papan tanda tunjuk arah dan papan pengiklanan
                tidak perlu didaftar ke dalam KEW.PA-3 kerana ianya dikategorikan di bawah peruntukan
                ubahsuai.

                Mesyuarat juga memutuskan kategori aset alih yang perlu dikawal oleh BKP masing-masing
                seperti berikut:-

                                      BAHAGIAN
                  BIL           KAWALAN & PEMANTAUAN                      KATEGORI ASET ALIH
                                        (BKP)
                                                                  Perabot
                   1     Bahagian Pengurusan Pentadbiran          Peralatan/Kelengkapan Pejabat
                                                                  Peralatan/Kelengkapan Elektrik
                         Bahagian Teknologi, Maklumat &           Peralatan/Kelengkapan ICT
                   2
                         Komunikasi                               Telefon
                                                                  Penyaman Udara
                         Unit Pembangunan & Perkhidmatan
                   3                                              Papan Pengiklanan
                         Perpustakaan
                                                                  Papan Tanda

                   4     Bahagian Pengurusan Koleksi              Koleksi Perpustakaan




                                                                                                        12
   5.        MEMBENTANGKAN KEDUDUKAN SEMASA STOK BEKALAN PEJABAT

             5.1       KEDUDUKAN SEMASA STOK BEKALAN PEJABAT BAGI SUKU PERTAMA TAHUN 2012
                       BERAKHIR 31 Mac 2012
                       UPA telah membuat perolehan SBP sebanyak 331 jenis item yang terdapat di SBP berjumlah
                       141,713 unit dan bernilai RM51,953.52 dalam kawalan UPA. Perolehan telah dilaksanakan
                       setelah UPA membuat perbandingan harga kepada 4 pembekal alat tulis iaitu Syarikat Spirit
                       Media Sdn Bhd, Sin Thye Lok Sdn Bhd, Qastury Megah dan Zita Teguh Enterprise. UPA juga
                       telah mengedarkan sejumlah 71,229 unit SBP bernilai RM14,578.45 melalui borang KEW.PA-
                       11 yang telah diluluskan oleh jabatan.


                                                      KEDUDUKAN
                                                          STOK
                     Sedia Ada                   Pembelian          Pengeluaran                      Stok Semasa
 TAHUN
                            Jumlah                     Jumlah               Jumlah                           Jumlah
 SEMASA
               Bilangan      Nilai        Bilangan      Nilai  Bilangan      Nilai             Bilangan       Nilai
                 Stok        Stok           Stok        Stok     Stok        Stok                Stok         Stok
                             (RM)                       (RM)                 (RM)                             (RM)
                   (i)        (a)            (ii)        (b)      (iii)       (c)              (i+ii)-(iii) (a+b)-(c)
Baki bawa
                   141,713    51,953.52     25,436     35,188.50     71,229       14,578.45      95,920       72,563.57
ke hadapan
Suku Tahun
                   95,920     72,563.57     95,931     18,714.00     12,759       19,039.55      179,092      72,238.02
Pertama



             5.2       PENERIMAAN STOK BEKALAN PEJABAT (SBP) BAGI SUKU PERTAMA TAHUN 2012
                       Bagi penerimaan Stok Bekalan Pejabat (SBP), UPA telah menerima sebanyak 95,931 unit stok
                       bernilai RM18,714.00. Perincian penerimaan seperti berikut :

               No.                         Tarikh                                                         Jumlah
   Bil                       No. LO                          Pembekal                Perkara
             Rujukan                      Perolehan                                                        (RM)
                                                       Sin Thye Lock Sdn
    1        001/12          N 02119       10.01.12                             Kertas A4                    750.00
                                                       Bhd
    2        002/12          N 02126       19.01.12    Gigih Jaya Supplies      Dakwat pencetak            5,200.00

    3        003/12          N 02130       03.02.12    T Linkage Enterprise     Cop Jabatan                  206.50
                                                       Tomorrow’s E-Office
    4        004/12          N 02132       13.02.12                             Expodash                     530.00
                                                       Suppliers
    5        005/12          N 02143       17.02.12    Produksi Nur-Johan       Bahan bercetak             3,000.00
                                                       Spirit Media & Paper
    6        006/12          N 02142       17.02.12                             Alat tulis                 2,520.00
                                                       Marketing
    7        007/12          N 02153       02.03.12    Passion Supplies         Dakwat Pencetak            3,120.00

    8        008/12           Tunai        20.02.12    Percetakan Nasional      KEW.PA-6                      26.00

    9        009/12          N 02157       09.03.12    Hi-Tech Trading          Cop Jabatan                   56.00

   10        010/12          N 02174       23.03.12    Gigih Jaya Supplies      Dakwat pencetak            1,410.00
                                                       Sin Thye Lock Sdn
   11        011/12          N 02173       23.03.12                             Kertas A4                    730.00
                                                       Bhd
   12        012/12             -          23.03.12    Rawa Ogos Enterprise     Bahan bercetak             1,100.00

                                                                                                               13
                                                                          Stamp pad ink
13                         -                       * PA Taiping                                      65.00
                                                                          merah

                                         JUMLAH                                                  18,714.00

             * Penghantaran stok lama dari PA Taiping ke SBP


       5.3       PENDAFTARAN STOK BEKALAN PEJABAT (SBP) BAGI SUKU PERTAMA TAHUN 2012
                 Semua penerimaan SBP telah didaftarkan di dalam KEW.PS-4.


       5.4       PENGELUARAN STOK BEKALAN PEJABAT (SBP) BAGI SUKU PERTAMA TAHUN 2012
                 Dalam tempoh Januari hingga Mac 2012, sebanyak 12,759 unit stok telah diedarkan kepada
                 pemohon bernilai RM19,039.55. Nilaian baki stok semasa dalam kawalan UPA ialah
                 RM72,238.02. Sejumlah 10 permohonan yang masih tertangguh perolehan seperti berikut :

                                          STOK BEKALAN
BIL       UNIT / BAHAGIAN                                         KUANTITI                STATUS
                                             PEJABAT
                                                                                Dalam tindakan Bhgn.
      Bahagian Perkhidmatan           Bateri Nikon EN-EL9a
 1                                                                  2 unit      Perk. Pelanggan, Korporat
      Pelanggan, Korporat & Latihan   7.2v 1080Mah 7.8Wh
                                                                                & Latihan
 2    Perpustakaan Desa Kg Jana       Congkak                       1 unit      Dalam tindakan perolehan
                                                                                Dalam tindakan BKP
 3    PD Parit                        Peti Surat                    1 unit
                                                                                (30 Mei 2011)
                                      Rak CD                                    Dalam tindakan BKP
 4    Unit Perk. Perp. Awam Ng                                      5 unit
                                      (2 unit – buletin)                        (22 Jun 2011)
                                                                                Dalam tindakan BKP
 5    PA Taiping                      Tangga (16 kaki)              1 unit
                                                                                (15 Jun 2011)
                                                                                Untuk perolehan UPA akan
 6    PA Taiping                      Jam Dinding                   2 unit
                                                                                datang
                                                                                Untuk perolehan UPA akan
 7    PA Teluk Intan                  Filing Pocket                 14 set
                                                                                datang
                                                                                Dalam tindakan BKP
 8    Unit Perk. Perp. Awam Ng        Rak CD                        10 unit
                                                                                (12 Mac 2012)
                                      1. Rak Bertingkat                         Dalam tindakan BKP
 9    Unit Pengurusan Aset                                          10 unit
                                      2. Tangga (4 tapak)                       (12 Mac 2012)
                                                                                Dalam tindakan BKP
10    PA Kuala Kangsar                Rak Surat Khabar              1 unit
                                                                                (12 Mac 2012)


       5.5       PEMERIKSAAN STOK BEKALAN PEJABAT (SBP) BAGI SUKU PERTAMA TAHUN 2012
                 Pemeriksaan Stok Bekalan Pejabat akan dijalankan pada bulan Oktober 2012.


       5.6       PENGELUARAN STOK BEKALAN PEJABAT SECARA ADHOC
                 Perkara ini masih berlaku tetapi permohonan berserta dengan borang KEW.PS-11.

       5.7       PERMOHONAN DAKWAT PENCETAK OLEH PEKHIDMATAN
                 Mesyuarat dimaklumkan jabatan telah membelanjakan sejumlah RM9,730.00 untuk perolehan
                 dakwat pencetak bagi suku tahun pertama 2012 iaitu bersamaan dengan 30% jumlah
                 peruntukan bagi perolehan SBP. Oleh itu bagi tujuan penjimatan, UPA akan mengambil
                 tindakan seperti yang berikut:-

                 a.      permohonan dakwat pencetak akan dilakukan mengikut keperluan dan tidak
                         dibenarkan menyimpan stok berlebihan kerana dakwat pencetak mempunyai tarikh
                         luput yang perlu dipatuhi;


                                                                                                       14
      b.     perolehan mesin pencetak akan diselaraskan dari segi jenama, harga dan kualiti bagi
             tujuan penyeragaman dan penjimatan;

      c.     UPA akan membuat perolehan dakwat pencetak dari syarikat yang menawarkan
             harga yang munasabah dan berkualiti;

      d.     surat / minit mesyuarat / kertas kerja / kertas cadangan / laporan dan lain-lain yang
             memerlukan semakan dan pindaan hendaklah dihantar melalui Multiply / e-mail /
             pendrive kepada Pengarah / Pustakawan / Pegawai yang terbabit;

      e.     permohonan yang menggunakan borang-borang seperti yang di bawah hanya boleh
             dibuat oleh Ketua Bahagian/Unit sahaja. Permohonan boleh dibuat melalui telefon /
             pendrive / e-mail / Multiply jabatan. Borang-borang yang terlibat adalah:-

             i.       SB16    Borang Aduan Kerosakan (pind. 2010)
             ii.      SB17    Format Permohonan Perolehan Peralatan (pind. 2011)
             iii.     SB18    Format Permohonan Pinjaman Peralatan Unit ICT (pind. 2011)
             iv.      SB19    Format Permohonan Stok (KEW.PS-11)
             v.       SB20    Format Permohonan Menggunakan Ruang & Kemudahan Jabatan
             vi.      Laporan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-9)

      f.     Permohonan penggunaan peralatan jabatan bagi tujuan aktiviti / pameran tidak
             memerlukan borang. Pemohon perlu berhubung terus sama ada ke UPA atau BTMK.
             Permohonan akan didaftar menggunakan KEW.PA-6 (Daftar Pergerakan Aset Alih
             Kerajaan). Senarai peralatan yang terbabit adalah seperti di bawah:-

             i.       audio amplifier
             ii.      audio mixer
             iii.     Global Positioning System (GPS)
             iv.      kamera digital DSLR
             v.       mikrofon (A)
             vi.      mikrofon (B)
             vii.     mikrofon Tanpa Wayar (A)
             viii.    mikrofon Tanpa Wayar (B)
             ix.      papan pameran Multiscreen
             x.       perakam suara digital
             xi.      rostrum
             xii.     sky dancer (A)
             xiii.    sky dancer (B)
             xiv.     speaker w/stand (1 set)
             xv.      wayar penyambung (extention wire)
             xvi.     komputer riba
             xvii.    projektor LCD
             xviii.   white screen

      g.     permohonan penyelenggaraan peralatan pejabat / kenderaan secara berkala tidak perlu
             mengisi borang SB16 Format Aduan Kerosakan (pind. 2010); dan

      h.     semua perkhidmatan diminta mencetak dokumen secara lebih berhemah agar tidak
             berlaku pembaziran.


5.8   BORANG KEW.PS-11
      Mesyuarat dimaklumkan UPA memerlukan satu salinan             sahaja   borang   KEW.PS-11
      (Permohonan Stok) berbanding dua salinan sebelum ini.




                                                                                               15
7.      HAL-HAL LAIN

        7.1      Lantikan Ahli JKPAK
                 Pengerusi mengarahkan surat lantikan sebagai Ahli Jawatan Kuasa Pengurusan Aset Alih
                 Kerajaan dikeluarkan kepada Puan Haslina binti Hassan sebagai Ketua Unit Perkhidmatan
                 Perpustakaan Awam Negeri dan Encik Mohd Zuwairi bin Mohd Nawawi sebagai Pegawai
                 Pemantau Zon 1 bagi menggantikan Puan Junaimi binti Abdul Moin yang telah bertukar
                 bahagian.

                                                                       Tindakan : Unit Pengurusan Aset

        7.2      Kehilangan Kunci Dan Kad Inden Minyak
                 Kehilangan 6 anak kunci dan 2 Kad Inden Minyak Perpustakaan Bergerak (PA Gerik) telah
                 dibuat laporan polis. (Nombor repot : GRIK/003437/11). Salinan laporan telah dihantar ke
                 UPA (ruj. Kami : (8)dlm.PPA.PK.PA Gerik/01 bertarikh 23 Disember 2011) dan BKP Bahagian
                 Pengurusan Pentadbiran.

                 Mesyuarat dimaklumkan oleh BKP Bahagian Pengurusan Pentadbiran bahawa kad inden
                 minyak telah digantikan dengan kad inden yang baru. Manakala bagi kunci pendua bas yang
                 baru masih dalam tindakan mendapatkan sebutan harga. Ini kerana sebutan harga yang
                 diterima terlalu tinggi. Perkara ini akan dibentangkan dalam Mesyuarat Keselamatan yang
                 akan datang.

                 Seterusnya, Pengerusi menegaskan agar apa juga tindakan susulan yang diambil bagi setiap
                 perkara hendaklah dibentangkan dalam mesyuarat agar Pengerusi dan Ahli mendapat
                 makluman terkini bagi setiap perkara atau tindakan.



8.      PENUTUP
        Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua yang hadir dan mesyuarat ditangguhkan pada
jam 11.50 pagi dengan bacaan surah Al-‘Asr.


Minit disediakan oleh,



Norhamilah binti Mohd Noor
Setiausaha
Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)
Perbadanan Perpustakaan Awam Negeri Perak


Disahkan oleh,



(SURAYA BINTI HAJI ARIFFIN, A.M.P.)
Pengerusi
Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)
Perbadanan Perpustakaan Awam Negeri Perak

Tarikh : 18 April 2012




                                                                                                      16

								
To top