BAHAGIAN B : PENGURUSAN PENGHUNI ASRAMA

Document Sample
BAHAGIAN B : PENGURUSAN PENGHUNI ASRAMA Powered By Docstoc
					 BAHAGIAN G

   MANUAL
PROSEDUR KERJA
    (MPK)




              192
                                         Kandungan
                                     Manual Prosedur Kerja
BIL                                     Kandungan                              Muka Surat
01    MPK Pembukaan Asrama Baru                                                   194
02    MPK Pendaftaran dan Penempatan Murid                                        198
03    MPK Kemasukan Murid ke Asrama                                               201
04    MPK Pengurusan Makanan                                                      205
05    MKP Pengurusan Kesihatan                                                    209
06    MPK Semasa Gangguan Bekalan Air dan Elektrik                                213
07    MPK Latihan Kebakaran                                                       217
08    MPK Pengurusan Bilik-bilik Khas                                             221
09    MPK Pengurusan Aktiviti Kerohanian                                          225
10    MPK Pengurusan Riadah dan Rekreasi                                          229
11    MPK Etika Makan dan Jamuan Rasmi                                            233
12    MPK Aktiviti Patriotisme                                                    237
13    MPK Pengurusan Jadual Harian                                                241
14    MPK ‘Outing’ dan Pulang Bermalam                                            245
15    MPK Masuk Keluar Pelawat                                                    249
16    MPK Penulisan Laporan Harian                                                255
17    MPK Menjalankan Tugas Lain Yang diarahkan oleh Pengetua/Guru Besar          259
18    MPK Pengurusan Kebersihan dan Keceriaan                                     263
19    MPK Pengurusan Pengangkutan Pulang Bermalam Hujung Minggu/Cuti Penggal      267
20    MPK Mengendali Mesyuarat Lembaga Disiplin                                   271
21    MPK Pengurusan Bilik Bacaan                                                 275
22    MPK Menyelia Kelas Persediaan                                               279
23    MPK Penyediaan Prestasi Akademik                                            283
24    MPK Pengurusan Kerosakan Bangunan/Alatan Keperluan Murid                    287
25    MPK Pengaduan Murid Berkenaan Keperluan dan Masalah Kerosakan               291
26    MPK Pengurusan Stok                                                         295
27    MPK Pengurusan Perolehan                                                    299
28    MPK Pengurusan Bayaran                                                      303
29    MPK Pengurusan Stor                                                         307
30    MPK Pengurusan Pelupusan dan Hapus Kira                                     311
31    MPK Pengurusan Penyediaan Buku Tunai                                        316
32    MPK Pengurusan Sistem Maklumat Asrama (SMA)                                 320
33    MPK Menggunakan Wang Lebihan Makan (WLM)                                    324

                                                                                  193
                            MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)

Bagi memperkemaskan pentadbiran dan pengurusan asrama pada tahap yang terbaik,
suatu manual prosedur kerja yang terancang dan sistematik perlu disediakan. Hal yang
demikian, manual prosedur kerja ini diharap dapat membantu mempertingkatkan
keberkesanan pengurusan asrama selaras dengan hasrat menuju ke arah         suasana
asrama yang kondusif.

      1.    MPK PEMBUKAAN ASRAMA BARU

            A. PROSES KERJA PEMBUKAAN ASRAMA BARU

Bil                      Proses Kerja               Pegawai Yang           Seksyen
                                                    Bertanggungjawab       Undang-
                                                                           undang /
                                                                           Peraturan
1      Mesyuarat bersama unit HEM, Kewangan,
       Perhubungan dan Pendaftaran, Perkhidmatan
       dan Pentadbiran, Menengah/Rendah/Pelajaran              JPN
       Islam dan Moral, PPD berkaitan,
       Pengetua/Guru Besar, Pembangunan dan
       Bekalan
2      Taklimat kepada pihak pengurusan asrama      Pengetua/Guru Besar
3      Prasarana – kemasukan elektrik, air,               JPN/ KPM
       pembentungan, telefon
4      Proses tender/sebut harga: makanan,                     JPN
       pembersihan dan keselamatan
5      Surat peruntukan dan penerimaan perabot di         JPN/KPM
       asrama daripada JPN/KPM
6      Penerimaan dan penyusunan perabot            Pengetua/PK (HEM)
       (murid/warden/dewan makan/pejabat)
7      Stok dan Inventori                           Pengetua /Guru Besar
8      Pemilihan Murid                              Pengetua /Guru Besar
9      Pelantikan Warden                            Pengetua /Guru Besar
10     Dokumen – peraturan, panduan                 Pengetua /Guru Besar
11     Launching grant                                       JPN
12     Membuka akaun bank                           Pengetua /PK (HEM)
13     Memohon kebenaran memungut yuran asrama               JPN
       dari Unit Pendaftaran dan Perhubungan JPN
14     Bantuan makanan / kewangan                            JPN
15     Kemasukan murid                              Pengetua /Guru Besar
16     Taklimat – waris/ Murid/warden/penyelia      Pengetua /Guru Besar
17     Penubuhan Badan Kebajikan Waris              Pengetua /Guru Besar




                                                                                       194
B.    CARTA ALIRAN PEMBUKAAN ASRAMA BARU

                             Mesyuarat Pengurusan

                            Taklimat Pentadbiran/Pengurusan Asrama


                            Menguruskan Prasarana

                            Proses Tender


                            Surat Peruntukan Perabot


                            Penerimaan/Penyusunan

                            Stok/Inventori


     TOLAK                  TERIMA


                            Pemilihan Murid

                            Pelantikan Warden


                            Dokumen/Peraturan


                            Lauching grant

                            Buka Akaun


                            Kebenaran Mengutip Wang

                            Bantuan/kewangan


                            Kemasukan murid

                            Taklimat


                            Penubuhan Badan Kebajikan Waris
                                                                195
C. SENARAI SEMAK PEMBUKAAN ASRAMA BARU

Tindakan                                    Tandakan        Catatan
                                              ( ∕ )
1. Mesyuarat Pengurusan                                ________

2. Taklimat Pentadbiran/Pengurusan Asrama              ________

3. Prasarana                                           ________

4. Proses Tender                                       ________

5. Surat Peruntukan Perabot                            ________

6. Penerimaan/Penyusunan                               ________

7. Stok/Inventori                                      ________

8. Pemilihan Murid                                     ________

9. Pelantikan Warden                                   ________

10. Dokumen/Peraturan                                  ________

11. Launching Grant                                    ________

12. Buka Akaun                                         ________

13. Kebenaran Mengutip Wang                            ________

14. Bantuan/Kewangan                                   ________

15. Kemasukan Murid                                    ________

16. Taklimat                                           ________

17. Penubuhan Badan Kebajikan Waris                    ________




                                                                      196
      D. NORMA KERJA PENGURUSAN PEMBUKAAN ASRAMA BARU


Bil                    Jenis Kerja      Masa yang   Jumlah Unit Yang
                                         Diambil    Boleh Dijalankan
                                                    Dalam Seminggu
1     Mesyuarat Pengurusan                1 jam

2     Taklimat Pentadbiran/Pengurusan    30 minit
      Asrama

3     Prasarana                          30 minit

4     Proses Tender                       3 jam

5     Surat Peruntukan Perabot           10 minit

6     Penerimaan/Penyusunan               3 jam

7     Stok/Inventori                      2 jam

8     Pemilihan Murid                     3 jam

9     Pelantikan Warden                  30 minit

10    Dokumen/Peraturan                   3 jam

11    Launching Grant                     1 jam

12    Buka Akaun                         30 minit

13    Kebenaran Mengutip Wang            15 minit

14    Bantuan/Kewangan                   30 minit

15    Kemasukan Murid                     3 jam

16    Taklimat                            1 jam

17    Penubuhan Badan Kebajikan Waris    30 minit




                                                                       197
2.    MPK PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN MURID


      A.     PROSES KERJA PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN MURID

Bil                 Proses Kerja                Pegawai Yang   Seksyen Undang-
                                              Bertanggungjawab undang/Peraturan
1     Menerima senarai murid daripada           Ketua Warden
      Pengetua/Guru Besar
2     Mengenalpasti bilik-bilik yang akan          Ketua
      didiami                                 Warden/Penyelia
                                                  Asrama
3     Memastikan bilik/peralatan lengkap      Penyelia Asrama
4     Menentukan agihan murid mengikut            Warden
      bilik
5     Murid melapor diri di asrama/taklimat    Pengetua/Guru
                                              Besar, PK HEM,
                                               Ketua Warden
6     Menyemak senarai peralatan              Penyelia Asrama
7     Menyemak keperluan diri murid/murid     Penyelia Asrama
      menerima peralatan dan
      menandatangani borang inventori
8     Murid dibawa ke bilik yang telah            Warden
      ditentukan




                                                                            198
B. CARTA ALIRAN PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN

                                  Menerima senarai nama daripada
                                  Pengetua/Guru Besar

                                  Mengenalpasti bilik perabot/alatan

Diurus oleh       Tidak
Penyelia Asrama                   Lengkap?


                                  Ya

                                  Menentukan agihan mengikut bilik


                                  Murid melapor diri/taklimat

                                  Menyemak peralatan diri/
                                  keperluan tinggal di asrama


Beli di            Tidak
Koperasi                          Lengkap?

                                  Ya

                                  Murid menerima peralatan dan
                                  menandatangani borang inventori

                                  Murid dibawa ke bilik pengawas
                                  asrama/Warden/Penyelia asrama

                                  Murid mengemas katil dan peralatan di
                                  almari yang disediakan




                                                                          199
C. SENARAI SEMAK PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN MURID

Tindakan                                   Tandakan   Catatan
                                             ( ∕ )


1. Terima senarai nama murid


2. Kenalpasti alatan/bilik lengkap


3. Agihan penempatan

4. Menerima murid yang melapor diri



5. Menyemak peralatan diri/keperluan
   tinggal di asrama


6. Murid menerima peralatan dan
   menandatangani borang inventori


7. Murid dibawa ke bilik yang ditentukan


8. Pastikan murid mengemas katil dan
   mengemas peralatan di almari




                                                                200
      D. NORMA KERJA PENGURUSAN PENDAFTARAN DAN PENEMPATAN MURID


Bil                     Jenis Kerja                Masa Yang Diambil   Jumlah Unit Yang Boleh
                                                                          Dijalankan Dalam
                                                                              Seminggu
1      Menerima senarai nama                            2 minit
2      Jawatankuasa Penempatan mengenalpasti            1 jam
       bilik-bilik yang akan didiami oleh murid
3      Jawatankuasa Penempatan membuat                  1 hari
       agihan penempatan murid
4      Murid melapor diri / taklimat                    1 jam
       Menyemak peralatan diri/keperluan tinggal
       di asrama menyerahkan alatan kepada
       murid/mengutip yuran
5      Murid dibawa oleh petugas ke bilik yang          5 minit
       ditentukan
6      Petugas / Penyelia Asrama menyemak               1 minit
       borang akuan penerimaan
7      Murid mendapat tempat di asrama                  5 minit




                                                                                      201
3.    MPK KEMASUKAN MURID KE ASRAMA


          A. PROSES KERJA KEMASUKAN MURID KE ASRAMA

Bil                      Proses Kerja                   Pegawai Yang       Seksyen Undang-
                                                      Bertanggungjawab     undang/Peraturan
 1    Mesyuarat Pengurusan Asrama                      Pengetua / Guru
                                                           Besar
 2    Mengedarkan Borang Permohonan Kemasukan         Penyelia/ Warden
      Asrama
 3    Pemilihan murid-murid                          Lembaga Pengurusan
                                                           Asrama
 4    Mengedarkan Surat Tawaran Kemasukan                 Penyelia
      Asrama
 5    Pendaftaran Masuk dan Pengumpulan              Penyelia / Pembantu
      Dokumen Peribadi Murid                          Pengurusan Murid
                                                         dan Warden
 6    Menentukan Agihan murid-murid mengikut bilik     Ketua Warden /
      / dorm                                              Warden
 7    Taklimat Asrama                                Pengetua / PK HEM /
                                                        Ketua Warden
 8    Menyemak Senarai Peralatan di bilik / dorm       Penyelia Asrama
 9.   Menyemak keperluan diri murid-murid             Penyelia Asrama /
      menerima peralatan dan menandatangani               Warden
      borang inventori
10.   Murid dibawa ke bilik / dorm yang telah             Warden
      ditentukan




                                                                                    202
B.     CARTA ALIRAN KEMASUKAN MURID KE ASRAMA

                                                Mesyuarat Pengurusan Asrama


                                                Menyediakan borang
                                                permohonan kemasukan ke
                                                asrama


                                                Menyemak borang dan
                                                pemilihan murid


                                                Lengkap?
                           Tolak
                                   Tidak

                                           Ya

                                                Mengedarkan surat tawaran
                                                asrama


                                                Pendaftaran masuk dan
                                                pengumpulan
                                                dokumen peribadi

                                                Semakan



     Dilengkapkan semula                        Lengkap

                                   Tidak
                                           Ya
                                                Menentukan agihan murid
                                                mengikut bilik

                                                Taklimat



                                                Menyemak senarai peralatan


                                                Menyemak keperluan diri murid dan
                                                menerima peralatan serta
                                                menandatangani borang inventori

                                                Murid dibawa ke bilik / dorm yang
                                                ditetapkan




                                                                                    203
C. SENARAI SEMAK KEMASUKAN MURID ASRAMA


BiL    Tindakan                                        Tanda       Catatan
                                                       ( / )
1. Menghadiri mesyuarat pengurusan asrama                       ______

2. Mengedarkan borang permohonan kemasukan
   Asrama                                                      ______

3. Pemilihan murid-murid                                       ______

4. Mengedarkan surat tawaran kemasukan asrama                  ______

5. Pendaftaran masuk dan pengumpulan dokumen
   peribadi murid                                              ______

6. Menentukan agihan murid-murid mengikut bilik/dorm            ______

7. Taklimat asrama                                             ______

8. Menyemak senarai peralatan di bilik/dorm                    ______

9. Menyemak keperluan diri murid-murid, menerima
  peralatan dan menandatangani borang inventori                ______

10. Murid dibawa ke bilik/dorm yang ditentukan                 ______




                                                                             204
D.NORMA KERJA KEMASUKAN MURID KE ASRAMA

Bil                      Proses Kerja                Masa Yang   Jumlah Unit Yang
                                                      Diambil    Boleh Dijalankan
                                                                    Seminggu
 1    Mesyuarat Pengurusan Asrama                      2 Jam
 2    Mengedarkan Borang Permohonan Kemasukan         15 Minit
      Asrama
 3    Pemilihan murid-murid                           30 minit
 4    Mengedarkan Surat Tawaran Kemasukan
      Asrama                                           1 jam
 5    Pendaftaran Masuk dan Pengumpulan
      Dokumen Peribadi Murid                           1 jam
 6    Menentukan Agihan murid-murid mengikut bilik
      / dorm                                          10 minit
 7    Taklimat Asrama                                 30 minit
 8    Menyemak Senarai Peralatan di bilik / dorm      30 Minit
9.    Menyemak keperluan diri murid-murid
      menerima peralatan dan menandatangani           30 minit
      borang inventori
10.   Murid dibawa ke bilik / dorm yang telah         10 minit
      ditentukan




                                                                           205
      4. MPK PENGURUSAN MAKANAN

        A. PROSES KERJA PENGURUSAN MAKANAN


Bil                Proses Kerja                    Pegawai Yang          Seksyen Undang-Undang /
                                                 Bertanggungjawab               Peraturan
1      Membuat pesanan                        Penyelia Asrama / Warden
2      Menerima bahan mentah                  Penyelia Asrama / Warden
3      Memeriksa kualiti dan kuantiti bahan   Warden / Penyelia Asrama
       mengikut spesifikasi yang                     (Makanan)
       ditetapkan (mingguan/harian)
4      Proses memasak                          Pekerja Dewan Makan
                                                      (Dapur)
5      Memeriksa kualiti dan kuantiti         Penyelia Asrama/Warden
       masakan
6      Makanan disajikan                       Pekerja Dewan Makan


7      Murid makan




                                                                                        206
      B. CARTA ALIRAN PENGURUSAN MAKANAN


                              Membuat pesanan



                              Menerima bahan mentah



                              Memeriksa kualiti dan kuantiti



Tolak/Ganti     Tidak         Puashati?


                         Ya


                              Bahan mentah dimasak



                              Memeriksa kuantiti dan kualiti
                              masakan



                Tidak
Tindakan                      Puashati?
Susulan/
Ganti
                         Ya

                              Makanan disajikan




                              Murid makan




                                                               207
C. SENARAI SEMAK PENGURUSAN MAKANAN


Tindakan                                  Tandakan   Catatan
                                          (   /  )

1. Membuat pesanan


2.Terima bahan mentah


3. Periksa kualiti dan kuantiti


4. Ambil tindakan susulan (Jika tidak
   puashati)


5. Pastikan bahan dimasak


6. Periksa kuantiti dan kualiti masakan



7. Ambil tindakan susulan(Jika tidak
   menepati kuantiti dan kualiti


7. Pastikan semua murid asrama
   mendapat makanan.




                                                               208
      D.NORMA KERJA PENGURUSAN MAKANAN

Bil                      Jenis Kerja               Masa Yang     Jumlah Unit Yang Boleh
                                                    Diambil    Dijalankan Dalam Seminggu
1      Membuat pesanan                              10 minit
2      Menerima bahan mentah daripada pembekal      10 minit
3      Memeriksa kualiti dan kuantiti bahan          1 jam
       makanan yang dibekalkan mengikut
       spesifikasi yang ditetapkan.
4      Menentukan bahan dimasak                     5 minit
5      Menentukan murid asrama mendapat             10 minit
       makanan mengikut kuantiti yang ditetapkan
       dan berkualiti.




                                                                                209
      5.        MPK PENGURUSAN KESIHATAN

                A. PROSES KERJA PENGURUSAN KESIHATAN


Bil                        Proses Kerja                    Pegawai Yang           Seksyen Undang-
                                                         Bertanggungjawab        Undang / Peraturan
1          Membuat laporan                           Ketua Asrama/AJK Bertugas
2          Menerima laporan                          Warden / Penyelia Asrama
3          Pemeriksaan awal dan rawatan awal         Warden / Penyelia Asrama
4          Mengisi borang rawatan dan                Penyelia Asrama/ Warden
           menghantar murid (jika perlu rujuk)
5          Mendapatkan rawatan di hospital/ Klinik      Pegawai Perubatan
6          Memaklumkan kepada                         Ketua Warden / Warden
           penjaga/pentadbir sekiranya
           dimasukkan ke wad
7          Menandatangani surat izin pembedahan          Ibubapa / Penjaga
           sekiranya berlaku kecemasan.
8          Menguruskan penghantaran peralatan        Warden / Penyelia Asrama
           pakaian dan lain-lain sekiranya
           dimasukkan ke wad.
9          Menguruskan kemasukkan ke bilik sakit          Penyelia Asrama
           sekiranya mendapat cuti sakit.
10         Mengaturkan lawatan untuk menziarahi            Warden/Guru
           murid di wad.                             Tingkatan/Penyelia Asrama
11         Membawa murid pulang ke asrama            Warden / Penyelia Asrama
12         Menyediakan laporan khas rawatan          Warden / Penyelia Asrama
           dalam buku log
13         Menyediakan laporan kejadian wabak         Ketua Warden / Warden
           kepada pentadbir




                                                                                           210
B. CARTA ALIRAN PENGURUSAN KESIHATAN

                                                  Membuat laporan

                                                  Terima laporan




                                                  Pemeriksaan awal


Rawatan                                           Serius?
Ringan                       Tidak

                                                  Ya

                                                  Isi borang rawatan


                                                  Sediakan pengangkutan ke hospital


                                                  Rawatan Hospital
                     Cuti Sakit?

Masuk bilik
sakit/          Ya                   Tidak        Masuk Wad?
balik
ke
rumah
                             Tidak           Ya

Hadir Sekolah                                     Maklumkan kepada ibu
                                                  bapa/penjaga / pentadbir


                                                  Pembedahan
                             Tidak
                                                  Ya

                                                  Tandatangan kebenaran pembedahan

                                                  Hantar peralatan/pakaian murid


                                                  Terima lawatan/ziarah


                                                  Keluar Wad


                                                  Balik ke asrama




                                                                                      211
C. SENARAI SEMAK PENGURUSAN KESIHATAN


Tindakan                                    Tandakan   Catatan
                                            (   /  )

1. Membuat laporan


2. Terima laporan


3. Buat pemeriksaan awal


4. Pastikan penyakit serius/
   tidak

5. Pastikan borang rawatan/surat
   pengesahan sekolah diisi (sekiranya
   perlukan rawatan lanjut)

6. Hantar pesakit ke hospital



7. Maklumkan kepada ibu bapa /penjaga/
   pentadbir


8. Dapatkan tandatangan kebenaran
  pembedahan (Jika perlu)

9. Hantar peralatan/pakaian pesakit


10. Maklumkan kepada pengawas bilik sakit


11. Aturkan lawatan/ziarah


12. Jemput pesakit/murid asrama
    apabila keluar wad.


13.Uruskan kemasukan ke bilik sakit




                                                                 212
      D. NORMA KERJA PENGURUSAN KESIHATAN

Bil                       Jenis Kerja                 Masa Yang     Jumlah Unit Yang Boleh
                                                       Diambil    Dijalankan Dalam Seminggu
1      Membuat laporan                                 2 minit
2      Warden terima laporan daripada pengawas         3 minit
3      Penyelia Asrama/Warden melakukan                5 minit
       pemeriksaan awal.
4      Penyelia asrama/warden mengisi borang           10 minit
       rawatan dan surat jaminan
5      Murid dihantar untuk mendapatkan rawatan         1 jam
       segera di hospital bagi kes yang serius
6      Murid sakit biasa/tidak serius diberikan        5 minit
       rawatan mengikut keperluan.
7      Warden bertugas memaklumkan kes kepada          10 minit
       ibu bapa/penjaga/pentadbir jika dimasukkan
       ke wad.
8      Ibubapa /penjaga menandatangani surat izin       1 Jam
       pembedahan (dalam kes kecemasan)
9      Warden bertugas/Penyelia Asrama                  1 Jam
       menguruskan penghantaran keperluan
       alatan/pakaian pesakit yang dimasukkan ke
       wad.
10     Warden bertugas menguruskan program             5 minit
       menziarahi pesakit di hospital.
11     Warden bertugas/Penyelia Asrama                  1 hari
       menjemput/membawa pesakit pulang dari
       hospital ke asrama.
12     Warden bertugas/Penyelia Asrama                  1 Jam
       menempatkan murid yang mendapat cuti
       sakit ke bilik sakit/menguruskan murid balik
       (jika sakit berjangkit)




                                                                                   213
      6. MPK SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN ELEKTRIK

        A. PROSES KERJA SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN ELEKTRIK


Bil                Proses Kerja                   Pegawai Yang           Seksyen Undang-
                                                Bertanggungjawab        Undang / Peraturan
1      Membuat aduan                        Ketua Asrama/AJK Bertugas
2      Menerima aduan                                Warden
3      Menyiasat punca gangguan             Warden / Penyelia Asrama
4      Membuat laporan kepada               Warden / Penyelia Asrama
       Pengetua/Guru Besar untuk
       menghubungi JBA/TNB/JKR/Elektrik
5      Mengambil tindakan susulan untuk     Warden / Penyelia Asrama
       mengatasi gangguan tersebut.
6      Menyediakan laporan dalam buku log   Warden / Penyelia Asrama




                                                                                  214
B. CARTA ALIRAN PENGURUSAN SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN
  ELEKTRIK

                                    Membuat aduan



                                    Terima aduan



                                    Menyiasat punca kejadian



                                    Membuat laporan kepada Pengetua/Guru
                                    Besar



                                    Hubungi pihak berkenaan (JBA/TNB/JKR)



                                    Tindakan susulan segera




                                                                       215
   C. SENARAI SEMAK PENGURUSAN SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN
      ELEKTRIK


Tindakan                                 Tandakan   Catatan
                                         (   /  )

1. Membuat aduan


2. Terima aduan


3.Siasat punca kejadian


4.Maklumkan kepada Pengetua/Guru Besar


5. Hubungi pihak berkenaan
   (JBA /TNB/JKR- Elektrik)


6.Laksanakan tindakan susulan




                                                                 216
        D. NORMA KERJA PENGURUSAN SEMASA GANGGUAN BEKALAN AIR DAN ELEKTRIK

Bil                    Jenis Kerja               Masa Yang     Jumlah Unit Yang Boleh
                                                  Diambil    Dijalankan Dalam Seminggu
1     Membuat aduan                               2 minit
2     Menerima aduan                              3 minit
3     Menyiasat punca kejadian                    30 minit
4     Memaklumkan kepada Pengetua / Guru Besar    5 minit
5     Menghubungi pihak berkenaan JBA/TNB/JKR     30 minit
6     Melaksanakan tindakan susulan                1 Jam




                                                                                   217
      7. MPK LATIHAN KEBAKARAN

        A. PROSES KERJA LATIHAN KEBAKARAN

Bil                 Proses Kerja                     Pegawai Yang            Seksyen Undang-
                                                   Bertanggungjawab         Undang / Peraturan
1      Merancang dan menetapkan tarikh               Ketua Warden
                                               Guru Penasihat Kadet Bomba
2      Menyediakan pelan laluan kebakaran        Warden / Kadet Bomba
3      Menghubungi pihak bomba                          Warden
4      Mengadakan taklimat latihan kebakaran    Pegawai Bomba / Warden
5      Latihan kebakaran dilaksanakan                   Warden
6      Penilaian                                Pegawai Bomba / Warden
7      Laporan                                          Warden




                                                                                      218
         B. CARTA ALIRAN PENGURUSAN LATIHAN KEBAKARAN




                            Merancang dan menetapkan tarikh latihan
                            kebakaran


                            Menyediakan pelan laluan kebakaran




                            Menghubungi pihak bomba




                            Taklimat latihan kebakaran



                            Latihan kebakaran dilaksanakan



Arahan           Tidak      Puashati?
buat
semula
pada masa lain              Ya


                            Laporan




                                                                      219
    C. SENARAI SEMAK LATIHAN KEBAKARAN

Tindakan                                  Tandakan   Catatan

                                          (   / )


1.Rancangan dan tetapkan tarikh
  latihan

2.Sediakan pelan laluan kebakaran


3.Hubungi pihak bomba


4. Beri taklimat latihan kebakaran



5.Jalankan/laksanakan latihan kebakaran


6.Buat penilaian/sediakan laporan




                                                               220
      D. NORMA KERJA PENGURUSAN LATIHAN KEBAKARAN


Bil                    Jenis Kerja               Masa Yang     Jumlah Unit Yang Boleh
                                                  Diambil    Dijalankan Dalam Seminggu
1      Merancang dan menetapkan tarikh latihan     1 jam
2      Menyediakan pelan laluan kebakaran          1 jam
3      Menghubungi pihak bomba                    15 minit
4      Taklimat latihan kebakaran                  1 jam
5      Menjalankan /melaksanakan latihan          15 minit
       kebakaran
6      Membuat laporan/penilaian                  30 minit




                                                                              221
8. MPK PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS

                 A.     PROSES KERJA PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS

    Bil                  Proses Kerja                     Pegawai Yang           Seksyen Undang-
                                                        Bertanggungjawab        Undang / Peraturan
     1    Menubuhkan jawatankuasa                            PK HEM
     2    Merancang aktiviti penggunaan bilik             Ketua Warden
          khas
     3    Menyusun jadual tugas                              Warden             Undang-undang dan
                                                                                Peraturan Asrama
     4    Menyelia kebersihan dan keceriaan bilik-   Warden / Penyelia Asrama
          bilik khas.
     5    Penilaian                                          Warden
     6    Tindakan susulan                                   Warden




                                                                                           222
   B. CARTA ALIRAN PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS


                                 Menubuhkan ahli jawatankuasa


                                 Merancang aktiviti penggunaan bilik khas


                                 Menyusun jadual tugas


                                 Menyelia kebersihan, keceriaan dan susunan
                                 peralatan serta perabot bilik khas


Membersihkan           Tidak
menyusun dan                     Puas hati?
menceriakan
semula

                                  Ya


                                 Diteruskan/Pengiktirafan




                                                                              223
   C. SENARAI SEMAK PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS

Tindakan                                   Tandakan    Catatan

                                           (   /   )


1.Tubuhkan Ahli Jawatankuasa


2.Rancangan aktiviti penggunaan bilik
  khas.

3. Susunan jadual tugas


4.Menyelia:

           -   kebersihan

           -   Keceriaan


           -   susunan peralatan/perabot



5.Sediakan laporan/penilaian


6.Tindakan susulan




                                                                 224
      D. NORMA KERJA PENGURUSAN BILIK-BILIK KHAS


Bil                       Jenis Kerja              Masa Yang     Jumlah Unit Yang Boleh
                                                    Diambil    Dijalankan Dalam Seminggu
1      Menubuhkan Ahli Jawatankuasa                 15 minit
2      Merancang aktiviti penggunaan bilik khas      1 jam
3      Menyusun jadual tugas                        30 minit
4      Menyelia kebersihan,keceriaan dan susunan     2 jam
       perabot/peralatan.
5      Menyediakan laporan                          30 minit
6      Tindakan susulan                              1 jam




                                                                                225
      9. MPK PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIAN

        A. PROSES KERJA PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIAN

Bil                 Proses Kerja                Pegawai Yang        Seksyen Undang-
                                              Bertanggungjawab     Undang / Peraturan
1      Menubuhkan Ahli Jawatankuasa          Pengetua/Guru Besar
2      Merancang aktiviti dan anggaran kos      Ketua warden
3      Mendapatkan persetujuan               Pengetua/Guru Besar
4      Melaksanakan aktiviti                    Warden /AJK
5      Penyeliaan                                  Warden
6      Penilaian                                   Warden




                                                                             226
   B. CARTA ALIRAN PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIAN

                                 Menubuhkan ahli jawatankuasa


                                 Merancang aktiviti dan anggaran kos


                                 Kemukakan kepada Pengetua/Guru Besar

Ubahsuai
               Tidak             Setuju?


                            Ya


                                 Laksanakan aktiviti


                                 Penyeliaan dan penilaian

               Tidak
                                 Berkesan?


                            Ya


                                 Aktiviti diteruskan


                                 Menyediakan laporan




                                                                        227
C. SENARAI SEMAK PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIAN

Tindakan                                  Tandakan   Catatan
                                          (   / )


1. Tubuhkan Ahli Jawatankuasa


2. Rancangan aktiviti dan buat anggaran
   kos

3. Dapatkan persetujuan Pengetua /
   Guru Besar

4. Laksanakan aktiviti


5. Buat Penyeliaan / penilaian


6. Sediakan laporan




                                                               228
      D. NORMA KERJA PENGURUSAN AKTIVITI KEROHANIAN


Bil                     Jenis Kerja              Masa Yang     Jumlah Unit Yang Boleh
                                                  Diambil    Dijalankan Dalam Seminggu
1      Menubuhkan Ahli Jawatankuasa               15 minit
2      Merancang aktiviti dan anggaran kos         2 jam
3      Meminta persetujuan Pengetua/Guru Besar    10 minit
4      Melaksanakan aktiviti                       2 jam
5      Membuat penyeliaan / penilaian              1 jam
6      Menyediakan laporan                         1 jam




                                                                              229
      10. MPK PENGURUSAN RIADAH DAN REKREASI


        A . PROSES KERJA PENGURUSAN RIADAH DAN REKREASI

Bil                 Proses Kerja               Pegawai Yang      Seksyen Undang-
                                             Bertanggungjawab   Undang / Peraturan
1      Menubuhkan Ahli Jawatankuasa              Pengetua
2      Merancang aktiviti dan anggaran kos       PK HEM
3      Mendapatkan persetujuan                  Pengetua
4      Melaksanakan aktiviti                   Ketua warden
5      Penyeliaan                                Warden
6      Penilaian                               Ketua warden




                                                                          230
   B. CARTA ALIRAN PENGURUSAN RIADAH DAN REKREASI

                                Menubuhkan ahli jawatankuasa


                                Merancang aktiviti dan anggaran kos


                                Kemukakan kepada Pengetua/Guru Besar

Ubahsuai
               Tidak            Dipersetuju?


                                Ya


                                Laksanakan aktiviti


                                Sediakan laporan dan penilaian

                Tidak
                                Berkesan?
Ubahsuai

                                Ya


                                Aktiviti diteruskan




                                                                       231
 C. SENARAI SEMAK PENGURUSAN RIADAH DAN REKERASI

Tindakan                                  Tandakan    Catatan

                                          (   /   )


 1.Tubuhkan Ahli Jawatankuasa


 2.Rancangan aktiviti dan buat anggaran
   kos

 3.Dapatkan kebenaran Pengetua /
   Guru Besar

 4.Laksanakan aktiviti


 5. Buat Penyeliaan / penilaian


 6.Sediakan laporan




                                                                232
      D. NORMA KERJA PENGURUSAN RIADAH DAN REKREASI

Bil                     Jenis Kerja              Masa Yang      Jumlah Unit Yang Boleh
                                                  Diambil     Dijalankan Dalam Seminggu
1      Menubuhkan Ahli Jawatankuasa               15 minit
2      Merancang aktiviti dan anggaran kos         2 jam
3      Meminta persetujuan Pengetua/Guru Besar    10 minit
4      Melaksanakan aktiviti                     2 jam/hari
5      Membuat penyeliaan / penilaian            2 jam/hari
6      Menyediakan laporan                         1 jam




                                                                               233
      11. MPK ETIKA MAKAN / JAMUAN RASMI

          A. PROSES KERJA ETIKA MAKAN / JAMUAN RASMI

Bil                  Proses Kerja           Pegawai Yang        Seksyen Undang-
                                          Bertanggungjawab     Undang / Peraturan
1      Menubuhkan Ahli Jawatankuasa      Pengetua/Guru Besar
2      Merancang aktiviti                      PK HEM
3      Taklimat,bimbingan dan panduan       Ketua Warden
       kepada murid asrama
4      Pelaksanaan aktiviti                 Ketua Warden

5      Menyelia aktiviti                       Warden
6      Penilaian                            Ketua Warden
7      Menyediakan laporan                  Ketua Warden




                                                                         234
   B. CARTA ALIRAN PENGURUSAN ETIKA MAKAN / JAMUAN RASMI


                                   Menubuhkan ahli jawatankuasa


                                   Merancang aktiviti


                                   Taklimat, panduan dan bimbingan kepada
                                   murid asrama.

                                   Melaksanakan aktiviti



                                   Penyeliaan


                                   Penilaian



Perjumpaan
Khas               Tidak           Berkesan?


                                   Ya

                                   Pengiktirafan / Teruskan




                                                                            235
C. SENARAI SEMAK PENGURUSAN ETIKA MAKAN / JAMUAN RASMI

Tindakan                              Tandakan      Catatan

                                      (   /   )


1. Menubuhkan Ahli Jawatankuasa


2. Merancang aktiviti


3. Beri taklimat dan panduan kepada
   murid asrama.

4. Laksanakan aktiviti



5. Penyeliaan dan Penilaian



6. Ambil tindakan susulan




                                                              236
      D. NORMA KERJA ETIKA MAKAN/JAMUAN RASMI

Bil                      Jenis Kerja            Masa Yang     Jumlah Unit Yang Boleh
                                                 Diambil    Dijalankan Dalam Seminggu
1      Menubuhkan Ahli Jawatankuasa              15 minit
2      Membuat perancangan aktiviti               1 jam
3      Beri taklimat dan panduan kepada murid     1 jam
       asrama
4      Melaksanakan aktiviti                      1 jam
5      Membuat penyeliaan dan penilaian           1 jam
6      Tindakan susuan                            2 jam




                                                                             237
      12. MPK AKTIVITI PATRIOTISME

          A. PROSES KERJA AKTIVITI PATRIOTISME

Bil                   Proses Kerja           Pegawai Yang        Seksyen Undang-
                                           Bertanggungjawab     Undang / Peraturan
1      Menubuhkan Ahli Jawatankuasa       Pengetua/Guru Besar
2      Merancang aktiviti                    Ketua Warden
3      Taklimat,bimbingan dan panduan        Ketua Warden
       kepada murid
4      Melaksanakan aktiviti                     Warden
5      Menyelia aktiviti                         Warden
6      Penilaian/pengiktirafan                   Warden
7      Laporan/Tindakan susulan                  Warden




                                                                          238
      B. CARTA ALIRAN AKTIVITI PATRIOTISME


                                     Menubuhkan ahli jawatankuasa


                                     Merancang aktiviti


                                     Taklimat,panduan dan bimbingan kepada
                                     murid

                                     Melaksanakan aktiviti



                                     Penyeliaan


                                     Penilaian



Perjumpaan           Tidak
Khas                                 Berkesan?


                                     Ya

                                     Pengiktirafan / Teruskan




                                                                             239
  C. SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEJITUAN PATRIOTISME

Tindakan                                Tandakan     Catatan
                                        (   / )


   1.Menubuhkan Ahli Jawatankuasa


   2.Rancangan aktiviti


   3.Beri taklimat dan panduan kepada
     murid

   4.Laksanakan aktiviti



   5.Penyeliaan


   6.Penilaian


   7.Sediakan laporan




                                                               240
      D. NORMA KERJA PENGURUSAN KEJITUAN PATRIOTISME


Bil                     Jenis Kerja        Masa Yang     Jumlah Unit Yang Boleh
                                            Diambil    Dijalankan Dalam Seminggu
1      Menubuhkan Ahli Jawatankuasa         15 minit
2      Membuat perancangan aktiviti          1 jam
3      Taklimat dan panduan kepada murid     1 jam
4      Melaksanakan aktiviti                 1 hari
5      Membuat penyeliaan dan penilaian      1 jam
6      Menyediakan laporan                   1 jam




                                                                        241
      13.MPK PENGURUSAN JADUAL HARIAN

        A. PROSES KERJA PENGURUSAN JADUAL HARIAN

Bil                   Proses Kerja                Pegawai Yang          Seksyen Undang-
                                                Bertanggungjawab       Undang / Peraturan
1      Mengedar dan memberi taklimat jadual   Pengetua / Guru Besar   Undang-undang dan
       waktu harian                                                   Peraturan Asrama
2      Menguatkuasakan jadual harian             Ketua Warden
3      Mengambil tindakan susulan                   Warden




                                                                                 242
   B. CARTA ALIRAN PENGURUSAN JADUAL HARIAN

                                Mengedar jadual harian


                                Memberi taklimat


                                Mempamerkan jadual harian di dorm dan
                                Papan kenyataan.

                                Penguatkuasaan



Tindakan          Tidak         Dipatuhi?
disiplin

                                Ya

                                Pengiktirafan / pengukuhan




                                                                        243
C. SENARAI SEMAK PENGURUSAN JADUAL HARIAN

Tindakan                           Tandakan   Catatan
                                   (   / )


1. Edar jadual harian


2. Taklimat


3. Pamer jadual harian di tempat
   strategik


4. Penguatkuasaan



5. Pengiktirafan


6. Tindakan susulan




                                                        244
      D. NORMA KERJA PENGURUSAN JADUAL HARIAN ASRAMA


Bil                       Jenis Kerja               Masa Yang     Jumlah Unit Yang Boleh
                                                     Diambil    Dijalankan Dalam Seminggu
1      Mengedarkan jadual harian                     10 minit
2      Memberi taklimat                               1 jam
3      Pamerkan jadual harian di tempat strategik    15 minit
4      Melaksanakan penguatkuasaan                    1 hari
5      Memberi pengiktirafan                         15 minit
6      Mengambil tindakan susulan                     1 jam




                                                                                 245
      14. MPK “OUTING” DAN PULANG BERMALAM

          A. PROSES KERJA “OUTING” DAN PULANG BERMALAM

Bil                 Proses Kerja                Pegawai Yang         Seksyen Undang-
                                              Bertanggungjawab      Undang / Peraturan
1      Menerima permohonan                      Ketua Warden
2      Memproses permohonan                        Warden           Undang-undang dan
                                                                    Peraturan Asrama
3      Memberi kelulusan/menolak             Ketua Warden/warden
4      Menyerahkan kad kebenaran             Pengawal Keselamatan
5      Murid asrama keluar dengan mematuhi    Warden / Pengawal
       peraturan berpakaian                      Keselamatan
6      Murid balik dan melaporkan diri ke     Warden / Pengawal
       pondok Pengawal Keselamatan               Keselamatan
7      Mengambil tindakan susulan                  Warden




                                                                               246
   B. CARTA ALIRAN PENGURUSAN “OUTING” DAN PULANG BERMALAM


                                    Menerima permohonan


                                    Memproses permohonan


   Tolak            Tidak           Lengkap?
   permohonan

                               Ya

                                    Tandatangan kad kebenaran



                                    Murid menyerahkan kad
                                    kebenaran di pondok pengawal keselamatan



                                    Murid keluar (patuhi pakaian)


                                    Murid balik semula ke asrama


                                    Melapor diri di pondok pengawal keselamatan

                 Tidak
Kad                                 Tepati masa?
ditahan
                               Ya

Tindakan
disiplin                            Ambil semula kad




                                                                               247
C. SENARAI SEMAK PENGURUSAN ‘OUTING’ DAN PULANG BERMALAM

Tindakan                                  Tandakan   Catatan
                                          (   / )


1. Terima permohonan


2. Proses permohonan


3. Pastikan maklumat lengkap



4. Tandatangan Kad Kebenaran


5. Pastikan murid menyerahkan
   kad di pondok pengawal
   keselamatan

6. Pastikan murid keluar
   mengikut jadual dan mematuhi
   peraturan berpakaian

7. Pastikan murid balik semula
   ke asrama menepati masa(ikut jadual)

8. Ambil tindakan susulan kepada
   murid asrama yang tidak
   mematuhi peraturan




                                                               248
      D. NORMA KERJA PENGURUSAN “OUTING” DAN PULANG BERMALAM


Bil                    Jenis Kerja               Masa Yang     Jumlah Unit Yang Boleh
                                                  Diambil    Dijalankan Dalam Seminggu
1      Menerima permohonan                        10 minit
2      Memproses permohonan                       30 minit
3      Memastikan maklumat pemohon lengkap        10 minit
4      Menandatangani kad kebenaran               30 minit
5      Memastikan murid menyerahkan kad           15 minit
       kebenaran.
6      Memastikan murid keluar mengikut jadual    15 minit
       dan mematuhi peraturan berpakaian
7      Memastikan murid balik semula ke asrama     1 jam
8      Mengambil tindakan susulan kepada murid    30 minit
       yang tidak mematuhi peraturan.




                                                                              249
      15. MPK MASUK KELUAR PELAWAT

          A.       PROSES KERJA MASUK KELUAR PELAWAT

Bil                 Proses Kerja                 Pegawai Yang         Seksyen Undang-
                                               Bertanggungjawab      Undang / Peraturan
1      Pelawat melapor diri di pondok        Pengawal Keselamatan   Peraturan dan
       pengawal keselamatan                                         Undang-undang
                                                                    Sekolah dan Asrama
2      Menyemak dan merekod butiran          Pengawal Keselamatan
       pengenalan pelawat
3      Mengambil kad pelawat                 Pengawal Keselamatan
4      Membenarkan pelawat masuk             Pengawal Keselamatan
5      Pelawat berjumpa petugas siaraya           AJK Murid
6      Membuat hebahan kehadiran pelawat          AJK Murid
7      Perjumpaan berlangsung                     AJK Murid
8      Menghebahkan waktu lawatan sudah           AJK Murid
       tamat
9      Pelawat menyerahkan kad dan                Pengawal
       meninggalkan kawasan asrama/sekolah
       dan memulangkan pas pelawat




                                                                               250
      B. CARTA ALIRAN PENGURUSAN MASUK KELUAR PELAWAT


                                   Pelawat melapor diri di pondok pengawal
                                   keselamatan


                                   Menyemak dan merekodkan butiran
                                   pengenalan pelawat.

   Dapatkan              Tidak     Puashati?
   kebenaran
   Pengetua/Guru Besar
                                   Ya

                                   Membenarkan pelawat masuk dengan kad
                                   pelawat



                                   Pelawat berjumpa petugas siaraya



                                   Membuat hebahan


                                   Perjumpaan berlangsung


                                   Membuat hebahan masa lawatan sudah
                                   tamat.
                     Tidak
Ambil                              Dipatuhi?
tindakan

                                   Ya

                                   Pelawat menyerahkan kembali pas pelawat
                                   kepada pengawal dan keluar




                                                                             251
   C. SENARAI SEMAK PENGURUSAN MASUK KELUAR PELAWAT

Tindakan                                Tandakan      Catatan
                                        (  /  )


1. Pastikan pelawat melapor diri


2. Semak dan rekod butiran pengenalan
   pelawat.



3. Beri kebenaran pelawat masuk jika
   berpuas hati.


4. Berikan Pas Pelawat



5. Pastikan pelawat berjumpa petugas
   siaraya.

6. Pastikan hebahan dibuat


7. Pastikan perjumpaan pelawat-murid
   berlangsung


8. Buat hebahan jika masa lawatan
   sudah tamat



9. Ambil tindakan jika pelawat tidak
   mematuhi.


10. Pastikan pelawat keluar




                                                                252
      D. NORMA KERJA PENGURUSAN MASUK KELUAR PELAWAT


Bil                     Jenis Kerja                Masa Yang     Jumlah Unit Yang Boleh
                                                    Diambil    Dijalankan Dalam Seminggu
1      Memastikan pelawat melaporkan diri           3 minit
2      Menyemak dan merekod butiran pengenalan      1 minit
       pelawat.
3      Memberi kebenaran pelawat masuk dengan       1 minit
       pas pelawat
4      Memastikan pelawat berjumpa petugas          1 minit
       siaraya
5      Membuat hebahan kehadiran pelawat kepada     1 minit
       murid.
6      Memaklumkan kepada pelawat waktu             1 minit
       lawatan tamat.
7      Memastikan pelawat keluar dan menyerahkan    5 minit
       pas pelawat




                                                                                253
16. MPK PENULISAN LAPORAN HARIAN

       A.      PROSES KERJA PENULISAN LAPORAN HARIAN

 Bil               Proses Kerja            Pegawai Yang        Seksyen Undang-
                                         Bertanggungjawab     Undang / Peraturan
1       Membuat rondaan sambil                Warden        Undang-undang dan
        mendapatkan maklumat dari                           Peraturan Sekolah dan
        penyelia, pengawas dan murid                        Asrama

2       Mengambil tindakan yang              Warden
        sewajarnya

3       Menyediakan Laporan                  Warden

4       Menyerahkan laporan               Ketua Warden

5       Berbincang dengan Ketua Warden   Warden Bertugas

6       Tindakan selanjutnya.            Pengetua / Guru
                                             Besar




                                                                                254
B. CARTA ALIRAN MEMBUAT LAPORAN HARIAN



                              Membuat rondaan sambil mengumpul data


                              Mengambil tindakan yang sewajarnya


                              Menulis laporan


                              Menyerahkan laporan kepada Ketua Warden/
                              Warden bertugas
Berbincang/
siasatan                      Puas hati ?
lanjut

                              Ya


                              Tindakan selanjutnya




                                                                         255
C. SENARAI SEMAK MENYEDIAKAN LAPORAN HARIAN


     TINDAKAN                                  TANDAKAN   CATATAN
                                                  ( / )


     1. Buat rondaan


     2. Dapatkan maklumat


     3.   Ambil tindakan sewajarnya


     4.   Sediakan laporan


     5. Serahkan laporan kepada Ketua Warden


     6. Bincang dengan Ketua Warden


     7. Tindakan susulan




                                                                    256
    D. NORMA KERJA MENYEDIAKAN LAPORAN HARIAN


    Bil                  Jenis Kerja         Masa Yang   Jumlah Unit Yang Boleh
                                              Diambil       Dijalankan Dalam
                                                                Seminggu

1         Membuat rondaan                      1 Jam

2         Mendapatkan maklumat                30 minit

3         Ambil tindakan yang sewajarnya      10 minit

4         Menyediakan laporan                 30 minit

5         Menyerahkan laporan kepada Ketua    3 minit
          Warden

6         Berbincang dengan Ketua Warden      30 minit

7         Tindakan susulan                    30 minit




                                                                           257
                                                                         LAMPIRAN

                       FORMAT LAPORAN HARIAN WARDEN
                                ASPURA / ASPURI
Nama Warden Bertugas : _________________________________________________
Hari : _____________________________ Tarikh : ____________________________
Bil. Murid : ________________
Waktu                                    Butiran                             Tindakan
              1.      Kebersihan / Keceriaan
                   Asrama keseluruhan : ______________________
                   Bilik Khas         : ______________________
                   Kamar              : ______________________
                   Bilik Air/Tandas   : ______________________
              2.      Kelas Persediaan : _____________________________
                      _____________________________________________
                      _____________________________________________
              2.      Kerosakan       : ______________________________
                      _____________________________________________
                      _____________________________________________
              3.      Kesihatan:
                       4.1. Rawatan : _______________________________
                       4.2. Bilik Sakit: _______________________________
                       4.3. Wad/Rawatan Lanjut:______________________
                       4.4. Bilangan Murid Sakit : ___________________
              4.      Makan :
                       5.1. Bekalan : ________________________________
                       5.2. Masakan: ________________________________
              5.      Riadah : _____________________________________
                      _____________________________________________
                      _____________________________________________
              6.      Kehadiran Solat Berjemaah: _____________________
                      ____________________________________________
                      ____________________________________________

                                                                               258
            7.       Kes Disiplin : _________________________________
                     ____________________________________________
                     ____________________________________________
            8.       Lawatan :
                     9.1. Lawatan Masuk : __________________________
                     9.2. Lawatan Keluar : __________________________
            9.       Hal-Hal Lain : _________________________________
                     _____________________________________________
                     _____________________________________________




Tandatangan Warden                          Tandatangan PK HEM/Ketua Warden




……………………………….                               …………………………………………………….




                                                                              259
17.     MPK MENJALANKAN TUGAS-TUGAS LAIN YANG DIARAHKAN OLEH
         PENGETUA/GURU BESAR


A. PROSES KERJA MENJALANKAN TUGAS-TUGAS LAIN YANG DIARAHKAN
                     OLEH PENGETUA / GURU BESAR


 Bil              Proses Kerja               Pegawai Yang      Seksyen Undang-
                                           Bertanggungjawab   Undang / Peraturan

1      Menerima arahan                         Warden


2      Berbincang dengan Pengetua (jika     Ketua Warden
       perlu)

3      Melaksanakan arahan                     Warden

4      Melaporkan hasil kerja               Ketua Warden


5      Tindakan susulan yang sewajarnya.    Ketua Warden




                                                                                   260
B. CARTA ALIRAN MENJALANKAN TUGAS-TUGAS LAIN YANG DIARAHKAN OLEH
   PENGETUA / GURU BESAR

                                      Menerima arahan

Dapatkan penjelasan
selanjutnya                   Tidak
                                      Berbincang dengan Pengetua/Guru Besar


                                      Ya

                                      Laksanakan arahan




                                      Membuat laporan


                      Tidak           Puas hati?


                                      Ya


                                      Tindakan susulan




                                                                         261
C. SENARAI SEMAK MENJALANKAN TUGAS-TUGAS LAIN YANG DIARAHKAN
   OLEH PENGETUA / GURU BESAR


     TINDAKAN                                   TANDAKAN   CATATAN
                                                   ( / )


     1. Terima arahan


     2. Berbincang dengan Pengetua/Guru Besar


     3. Dapatkan penjelasan lanjut


     4. Laksanakan arahan


     5. Sediakan laporan


     6. Tindakan susulan




                                                                     262
D. NORMA KERJA MENJALANKAN TUGAS-TUGAS LAIN YANG DIARAHKAN
   OLEH PENGETUA / GURU BESAR



    Bil                  Jenis Kerja              Masa Yang   Jumlah Unit Yang Boleh
                                                   Diambil       Dijalankan Dalam
                                                                     Seminggu

1         Menerima arahan                          2 minit

2         Berbincang dengan Pengetua/Guru besar    15 minit

3         Mendapatkan penjelasan lanjut            15 minit

4         Melaksanakan arahan                     mengikut
                                                  keperluan

5         Menyediakan laporan (minit curai)       30 minit


6         Mengambil tindakan susulan              mengikut
                                                  keperluan




                                                                                263
 18. MPK PENGURUSAN KEBERSIHAN DAN KECERIAAN

        A.   PROSES KERJA PENGURUSAN KEBERSIHAN DAN KECERIAAN


Bil           Proses Kerja          Pegawai Yang       Seksyen Undang-Undang/
                                  Bertanggungjawab            Peraturan


1.    Membentuk jawatankuasa    Pengetua/Guru Besar   Undang-undang dan
                                                      peraturan asrama
2.    Merancang aktiviti        PK HEM

3.    Memberi taklimat kepada   Ketua Warden
      murid asrama

4.    Pemeriksaan harian dan    Warden
      mingguan

5.    Penilaian                 Ketua Warden

6.    Tindakan susulan          Warden




                                                                            264
           B. CARTA ALIRAN PENGURUSAN KEBERSIHAN DAN KECERIAAN


                                   Membentuk jawatankuasa



                                   Merancang aktiviti



                                    Memberi taklimat kepada murid



                                    Pemeriksaan harian dan mingguan




                      Tidak         Mencapai tahap?
Tindakan
susulan
                                    Ya


                                    Pengiktirafan


                                    Diteruskan




                                                                      265
           C. SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEBERSIHAN DAN KECERIAAN


TINDAKAN                                     TANDAKAN   CATATAN
                                              ( / )

  1. Bentuk Jawatankuasa


  2. Rancang aktiviti



  3. Taklimat kepada murid


  4. Pemeriksaan harian/mingguan



  5. Denda (jika perlu) / Tindakan susulan



  6. Penilaian



  7. Pengiktirafan / Hadiah




                                                                  266
D. NORMA KERJA PENGURUSAN KEBERSIHAN DAN KECERIAAN

                                           Masa Yang   Jumlah Unit Yang
 Bil                Jenis Kerja             Diambil    Boleh Dijalankan
                                                       Dalam Seminggu

  1    Membentuk Ahli Jawatankuasa          15 minit

  2    Merancang aktiviti                    1 jam

  3    Taklimat kepada murid                 1 jam

  4    Pemeriksaan harian/ mingguan          1 jam

  5    Melaksanakan denda (jika perlu) /    30 minit
       tindakan susulan

  6    Penilaian                             1 jam

  7    Pengiktirafan/ hadiah                10 minit




                                                                      267
19. MPK PENGURUSAN      PENGANGKUTAN                 PULANG      BERMALAM
    HUJUNG MINGGU / CUTI PENGGAL

       A. PROSES  KERJA   PENGURUSAN PENGANGKUTAN               PULANG
       BERMALAM HUJUNG MINGGU / CUTI PENGGAL


 Bil              Proses Kerja              Pegawai Yang      Seksyen Undang-
                                          Bertanggungjawab   Undang/ Peraturan

 1      Mendapatkan maklumat murid            Warden
        yang memerlukan perkhidmatan       Ketua Warden
        pengangkutan dengan mengisi
        borang permohonan

 2      Menguruskan tempahan dan              Warden
        agihan tiket/ waran

 3      Mengambil tindakan susulan            Warden

 4      Menguruskan penghantaran murid        Warden
        ke perhentian bas/ kereta
        api/lapangan terbang

 5      Memastikan murid asrama menaiki       Warden
        kenderaan mengikut jadual




                                                                            268
 B. CARTA ALIRAN PENGURUSAN PENGANGKUTAN PULANG BERMALAM
 HUJUNG MINGGU / CUTI PENGGAL

                        Mengedar borang untuk mendapatkan maklumat
                        murid yang memerlukan perkhidmatan



Tindakan                Menguruskan tempahan tiket/ waran
susulan
           Tidak
                        Tiket mencukupi?

                   Ya


                        Mengagihkan tiket/ waran

                        Menguruskan pengangkutan murid ke perhentian
                        bas/ kereta api/lapangan terbang


                        Memastikan murid menaiki
                        kenderaan


                        Tiba




                                                                       269
C. SENARAI SEMAK PENGURUSAN PENGURUSAN PENGANGKUTAN PULANG
BERMALAM HUJUNG MINGGU / CUTI PENGGAL

TINDAKAN                                       TANDAKAN     CATATAN
                                                    ( / )

1. Mengedarkan borang untuk maklumat murid asrama
   yang memerlukan perkhidmatan pengangkutan



2. Uruskan tempahan tiket/ waran


3. Agihan tiket/ waran


4. Uruskan pengangkutan menghantar murid
   ke perhentian bas/ kereta api lapangan
   terbang


5. Pastikan murid menaiki kenderaan




                                                                      270
D. NORMA KERJA PENGURUSAN PENGANGKUTAN PULANG BERMALAM
HUJUNG MINGGU / CUTI PENGGAL

                                            Masa Yang   Jumlah Unit Yang
  Bil               Jenis Kerja              Diambil    Boleh Dijalankan
                                                        Dalam Seminggu

  1     Mengedar borang untuk                30 minit
        mendapatkan maklumat murid yang
        memerlukan perkhidmatan

  2     Menguruskan tempahan tiket/ waran    90 minit

  3     Mengagihkan tiket/ waran             30 minit

  4     Menguruskan pengangkutan murid       30 minit
        ke perhentian bas/ kereta
        api/lapangan terbang

  5     Memastikan murid asrama menaiki      15 minit
        kenderaan




                                                                           271
20. MPK MENGENDALI MESYUARAT LEMBAGA DISIPLIN

   A. PROSES KERJA MENGENDALI MESYUARAT LEMBAGA DISIPLIN

  Bil            Proses Kerja          Pegawai Yang          Sesksyen
                                     Bertanggungjawab     Undang-Undang/
                                                             Peraturan

   1    Menerima aduan dan                Warden
        menyiasat kes yang berlaku

   2    Membuat laporan kes            Ketua Warden


   3    Menerima panggilan mesyuarat Setiausaha Lembaga
                                            Disiplin

   4    Hadir mesyuarat                  AJK Disiplin

   5    Membentang laporan kes            Warden

   6    Membuat keputusan dan         Lembaga Disiplin
        melaksana tindakan

  7     Rujukan kes                    Guru Bimbingan
        (jika perlu)




                                                                           272
B. CARTA ALIRAN PENGENDALIAN KES DISIPLIN


                            Menerima aduan dan menyiasat kes yang
                            berlaku

  Buang kes
              Tidak        Puas hati/ ada kes


                      Ya

                            Membuat laporan kes kepada Ketua Warden


                            Menerima panggilan mesyuarat


                            Hadir mesyuarat


                            Membentang laporan kes


                            Perbicaraan

Buang Kes

              Tidak         Bersalah?

                      Ya

                           Hukuman / Tindakan susulan
                           Guru Bimbingan




                                                                      273
C. SENARAI SEMAK PENGENDALIAN KES DISIPLIN

TINDAKAN                                    TANDAKAN   CATATAN
                                              ( / )


  1. Terima aduan


  2. Siasat kes yang berlaku


  3. Buat laporan kes kepada Ketua Warden


  4. Memanggil mesyuarat


  5. Hadiri mesyuarat


  6. Bentang laporan kes


  7. Buat keputusan


  8. Murid dirujuk kepada
     Guru Bimbingan
     (jika perlu)




                                                                 274
D. NORMA KERJA MENGENDALIKAN KES DISIPLIN


                                            Masa Yang   Jumlah Unit Yang
    Bil               Jenis Kerja            Diambil    Boleh Dijalankan
                                                        Dalam Seminggu

    1     Menerima aduan                     3 minit

    2     Menyiasat kes yang berlaku          1 jam

    3     Membuat laporan kepada Ketua       10 minit
          Warden

    4     Memanggil mesyuarat                1 minit

    5     Menghadiri mesyuarat                1 jam

    6     Membentang laporan kes             10 minit

    7     Membuat keputusan                  5 minit

    8     Mencadangkan kes dirujuk kepada    5 minit
          Guru Bimbingan




                                                                           275
21. MPK PENGURUSAN BILIK BACAAN

   A. PROSES KERJA PENGURUSAN BILIK BACAAN

                                           Pegawai Yang       Sesi Undang-
  Bil               Proses Kerja         Bertanggungjawab       Undang/
                                                               Peraturan

   1    Menubuhkan Jawatankuasa          Pengetua / Guru
                                             Besar
   2    Merancang aktiviti penggunaan       PK HEM
        bilik bacaan

   3    Menyusun jadual tugas/            Ketua Warden      Undang-undang
        pengurusan bilik bacaan                             dan Peraturan
                                                            Sekolah serta
   4    Menyelia kebersihan, keceriaan    Ketua Warden /    Asrama
        dan susunan peralatan serta          Penyelia
        perabot di bilik bacaan

   5    Penilaian                         Ketua Warden/
                                         Warden bertugas

   6    Tindakan susulan                  Ketua Warden/
                                         Warden bertugas




                                                                             276
B. CARTA ALIRAN PENGURUSAN BILIK BACAAN


                                 Membentuk jawatankuasa



                                 Merancang aktiviti penggunaan bilik bacaan



                                    Menyusun jadual tugas/ pengurusan
                                    bilik bacaan


                                    Menyelia kebersihan, keceriaan dan
     Buat                           susunan peralatan serta perabot bilik
     Teguran                        bacaan


  Tindakan        Tidak             Puas hati?
  Susulan
                               Ya


                                    Laporan / Pengiktirafan




                                                                              277
C. SENARAI SEMAK PENGURUSAN BILIK BACAAN


     TINDAKAN                                   TANDAKAN   CATATAN
                                                  ( / )


  1. Membentuk jawatankuasa


  2. Merancangan aktiviti penggunaan bilik bacaan


  3. Menyusun jadual tugas/pengurusan bilik
     bacaan


  4. Menyelia kebersihan, keceriaan,
     Susunan alatan dan perabot bilik bacaan

  5. Sediakan laporan




                                                                     278
D. NORMA KERJA PENGURUSAN BILIK BACAAN

                                         Masa Yang   Jumlah Unit Yang
  Bil               Jenis Kerja           Diambil    Boleh Dijalankan
                                                     Dalam Seminggu

   1    Menubuhkan Jawatankuasa           15 minit

   2    Merancang aktiviti penggunaan     15 minit
        bilik bacaan

   3    Menyusun jadual tugas/            10 minit
        pengurusan bilik bacaan

   4    Menyelia kebersihan, keceriaan    5 minit
        dan susunan peralatan serta
        perabot di bilik bacaan

   5    Penilaian                         5 minit

   6    Tindakan susulan                  5 minit




                                                                        279
22. MPK MENYELIA KELAS PERSEDIAAN


  A. PROSES KERJA MENYELIA KELAS PERSEDIAAN


                                       Pegawai Yang     Seksyen Undang-
   Bil               Proses Kerja    Bertanggungjawab       Undang/
                                                           Peraturan

   1     Membuat pemantuan secara    Warden             Undang-undang
         berkala                                        Sekolah dan
                                                        Asrama
   2     Menyelia kelas persediaan   Warden

   3     Penilaian                   Ketua Warden

   4     Laporan                     Warden

   5     Tindakan susulan            Warden




                                                                          280
B. CARTA ALIRAN PENYELIAAN KELAS PERSEDIAAN




                                   Membuat pemantauan



                                   Menyelia kelas persediaan


                     Tidak         Puas hati ?
  Buat teguran
  tindakan                        Ya
  disiplin


                                  Sediakan laporan harian




                                  Tindakan susulan




                                                               281
C.SENARAI SEMAK PENYELIAAN KELAS PERSEDIAAN


TINDAKAN                            TANDAKAN   CATATAN
                                      ( / )


  1.Membuat pemantauan


  2. Seliaan


  3. Penilaian


  4. Laporan


  5. Tindakan susulan




                                                         282
D. NORMA KERJA PENYELIAAN KELAS PERSEDIAAN


                                  Masa Yang   Jumlah Unit Yang
Bil               Jenis Kerja      Diambil    Boleh Dijalankan
                                              Dalam Seminggu

1     Membuat pemantauan          2 ½ jam

2     Menyelia kelas persediaan   2 ½ jam

3     Membuat penilaian            30 minit

4     Membuat laporan             Mengikut
                                  keperluan

5     Tindakan susulan             30 minit




                                                                 283
23. MPK PENYEDIAAN PRESTASI AKADEMIK

A. PROSES KERJA PENYEDIAAN PRESTASI AKADEMIK

 Bil               Proses Kerja               Pegawai Yang         Seksyen Undang-
                                            Bertanggungjawab      Undang/ Peraturan

 1     Mengumpul dan menyemak                 Guru Tingkatan      Peraturan
       keputusan peperiksaan / ujian           /Guru Mata         Peperiksaan
                                                Pelajaran/        UPSR/PMR/SPM/
                                                  Mentor          STPM


 2     Menyaring keputusan murid yang        Penolong Kanan/      Matlamat Sekolah
       tidak mencapai tahap minimum          HEM, Guru Kanan      Blue Print
                                              Mata Pelajaran/     Pelunjuran
                                                 Warden

 3     Mengumpulkan murid                        Warden


 4     Memberi Khidmat Nasihat              Guru Mata Pelajaran
       (pemulihan/ pengayaan/ pengukuhan)     Guru Bimbingan


 5     Rujuk kepada Guru Bimbingan dan      Guru Mata Pelajaran
       Panitia Mata Pelajaran                 Guru Bimbingan


 6.    Pengiktirafan                         Pengetua / Guru
                                                 Besar

 7.    Maklum kepada ibubapa / penjaga      Ketua Panitia Mata
                                                Pelajaran




                                                                                     284
B. CARTA ALIRAN PENYELIAAN PRESTASI AKADEMIK MURID ASRAMA




                                Mengumpul dan menyemak keputusan
                                peperiksaan ujian


                                Menyaring keputusan murid yang tidak
                                mencapai tahap minimum

                   Tidak        Mencapai Tahap ?
Perjumpaan
Ibu bapa/                      Ya
Penjaga

Rujuk kepada
Kaunselor dan                  Pengiktirafan
Ketua Panatia


                               Makluman kepada ibu bapa / penjaga




                                                                       285
C. SENARAI SEMAK PENYELIAAN PRESTASI AKADEMIK


TINDAKAN                                         TANDAKAN   CATATAN
                                                   ( / )

  1. Kumpul dan semak keputusan peperiksaan


  2. Saring keputusan


  3. Pastikan murid mencapai tahap


  4. Jika tidak adakan perjumpaan khas murid
     dan ibu bapa atau penjaga

  5. Rujuk kepada Guru Bimbingan/Ketua panitia
     Mata Pelajaran


  6. Beri pengiktirafan




                                                                      286
D. NORMA KERJA PENYELIAAN PRESTASI AKADEMIK


                                             Masa Yang   Jumlah Unit Yang
    Bil               Jenis Kerja             Diambil    Boleh Dijalankan
                                                         Dalam Seminggu

    1     Mengumpul keputusan peperiksaan     30 minit
          /ujian

    2     Menyemak keputusan peperiksaan /     1 jam
          ujian

    3     Menyaring keputusan peperiksaan     30 minit
          /ujian

    4     Mengadakan perjumpaan khas           1 jam
          murid dan ibu bapa/ penjaga

    5     Merujuk kepada Guru Bimbingan/      5 minit
          Ketua Panitia Mata Pelajaran

    6     Memberi pengiktirafan               30 minit




                                                                            287
24. MPK PENGURUSAN KEROSAKAN BANGUNAN / ALATAN KEPERLUAN
    MURID

       A. PROSES KERJA BAGI PENGURUSAN KEROSAKAN BANGUNAN/
          ALATAN KEPERLUAN MURID

Bil               Proses Kerja               Pegawai yang     Seksyen Undang-
                                           Bertanggungjawab   Undang/Peraturan

1.    Membuat pemeriksaan kerosakan di     Pengetua / Guru
      bangunan asrama oleh warden/             Besar
      penyelia


2.    Jika terdapat kerosakan, catatkan     Ketua Warden/
      kerosakan ke dalam buku daftar           Warden
      kerosakan.

3.    Laporan kepada JPN / PPD              Pengetua/Guru
                                                Besar

4.    Membuat kerja-kerja membaik pulih     Pengarah / PPD
      kerosakan.

5.    Sahkan kerja-kerja telah siap dan    Pengetua / Guru
      memuaskan.                               Besar

6.    Membuat pemeriksaan/semakan          Pengetua / Guru
      barang-barang asrama.                    Besar

7.    Membuat laporan keperluan ke dalam    Ketua Warden
      buku laporan keperluan alatan.

8.    Jika perlu buat pesanan pembelian.   Pengetua / Guru
                                               Besar




                                                                             288
B. CARTA ALIRAN BAGI MELAYANI PENGADUAN MURID BERKENAAN
DENGAN BORANG KEPERLUAN / MASALAH KEROSAKAN

                    Membuat pemeriksaan kerosakan di bangunan asrama/
                    Menerima aduan keroasakn dari murid



                    Dalam buku laporan catat laporan barang-barang keperluan /
                    kerosakan dalam buku laporan kerosakan / keperluan




                     Minta kebenaran membeli / baik pulih




Tidak                      Lulus
Lulus



                    Melaksanakan kerja-kerja.membaik pulih /
                    menyediakan barang-barang keperluan




                                                                            289
   C. SENARAI SEMAK PENGURUSAN KEROSAKAN BANGUNAN/KEPERLUAN
      MURID

Tindakan                                     Tandakan   Catatan
                                             ( / )

1. Membuat pemeriksaan kerosakan di
   bangunan asrama.

2. Catatkan kerosakan ke dalam buku daftar
    kerosakan.

3. Laporan kerosakan

4. Kerja-kerja membaikpulih kerosakan.


5. Sahkan kerja-kerja membaikpulih.

6. Membuat pemeriksaan barang-barang
    keperluan asrama.

7. Laporan ke dalam buku laporan
   keperluan.


8. Jika perlu, buat pesanan pembelian.




                                                                  290
D. NORMA KERJA PENGURUSAN KEROSAKAN BANGUNAN/KEPERLUAN MURID

Bi                  Jenis Kerja                    Masa Yang    Jumlah Unit Yang
 l                                                  Diambil     Boleh Dijalankan
                                                                   Seminggu
1    Membuat pemeriksaan          kerosakan   di    30 minit
     bangunan.

2    Mencatat kerosakan ke dalam buku daftar.       10 minit

3    Laporan kerosakan                               30 minit
4    Membuat kerja-kerja membaik pulih.             1 minggu

5    Mengesahkan kerja-kerja membaik pulih.         30 minit

6    Membuat pemeriksaan barang-barang              10 minit

7    Mencatat laporan keperluan di dalam buku        5 minit
     laporan keperluan.

8    Membuat pesanan belian jika perlu.             10 minit




                                                                                   291
      25. MPK PENGADUAN MURID BERKENAAN KEPERLUAN DAN MASALAH
          KEROSAKAN


      A. PROSES KERJA PENGADUAN MURID BERKENAAN KEPERLUAN DAN
         MASALAH KEROSAKAN


Bil               Proses Kerja                 Pegawai Yang     Seksyen Undang-
                                             Bertanggungjawab   Undang/Peraturan
1.    Tetapkan masa yang sesuai untuk          Ketua Warden
      berurusan dengan murid.

2.    Pastikan jenis pengaduan yang           Ketua Warden
      diberitahu oleh murid seperti barang
      keperluan atau masalah kerosakan.

3.    Catatkan laporan barang-barang          Ketua Warden
      keperluan atau kerosakan di dalam
      buku laporan kerosakan atau
      keperluan.

4.    Minta kebenaran membeli atau           Pengetua / Guru
      membaik pulih.                             Besar

5.    Melaksanakan kerja-kerja membaik       Pengetua / Guru
      pulih atau menyediakan barang-             Besar
      barang keperluan dengan segera.




                                                                                   292
B. CARTA ALIRAN BAGI MELAYANI PENGADUAN MURID BERKENAAN
DENGAN BARANG KEPERLUAN / MASALAH KEROSAKAN




                    Tetapkan masa yang sesuai untuk berurusan dengan murid




                    Pastikan jenis pengaduan oleh murid




                    Dalam buku laporan, catat laporan barang-barang keperluan /
                    kerosakan dalam buku laporan kerosakan / keperluan




                     Minta kebenaran membeli / baik pulih




                                 Ya



Tidak

                    Melaksanakan kerja-kerja membaik pulih /
                    menyediakan barang-barang keperluan




                                                                             293
   C. SENARAI SEMAK PENGADUAN MURID


Tindakan                                      Tandakan   Catatan
                                              ( / )

1. Menetapkan masa untuk berbincang
   dengan murid.

2. Memastikan jenis pengaduan murid.


3. Mencatat laporan barang keperluan/
   kerosakan di dalam buku laporan.

4. Meminta kebenaran membeli barang
   keperluan/membaiki kerosakan.

5. Membaiki kerosakan/menyediakan keperluan
   dengan segera.




                                                                   294
D. NORMA KERJA PENGURUSAN PENGADUAN MURID


 Bil                Jenis Kerja             Masa Yang   Jumlah Unit Yang
                                             Diambil    Boleh Dijalankan
                                                           Seminggu
 1     Menetapkan masa untuk berbincang      3 minit
       dengan murid.

 2     Memastikan jenis pengaduan murid.     3 minit

 3     Mencatat laporan barang keperluan/    10 minit
       kerosakan di dalam buku laporan

 4     Meminta kebenaran membeli barang     10 minit
       keperluan/membaiki kerosakan.

 5     Membaiki kerosakan/menyediakan       1 minggu
       keperluan dengan segera.




                                                                           295
26. MPK PENGURUSAN STOK

A. PROSES KERJA PENGURUSAN STOK

Bil                Proses Kerja                   Pegawai Yang     Seksyen Undang-
                                                Bertanggungjawab   Undang/Peraturan
1     Memastikan  penerimaan barang-             Penyelia Asrama
      barang mesti cukup dan baik
      kualitinya.
                                                Penyelia Asrama
2     Mengecop akuan terima di invois dan
      merekod di dalam buku stok.
         (i)    Kew 312 (> RM500)
         (ii)   Kew312A
                (Penyelenggaraan Alat)
         (iii)  Kew 313 (< RM500)
         (iv)   Kew 314 (Bekalan Pejabat)

3     Memastikan rekod dikemaskini tiga         Pengetua / Guru
      bulan sekali dan dihantar ke pejabat          Besar
      untuk tindakan.

4     Memastikan       inventori   perabot,     Pengetua / Guru
      perkakas,      peralatan     sentiasa         Besar
      dikemaskini dari semasa ke semasa.

5     Melabel semua peralatan, perabot,         Penyelia Asrama
      perkakas di semua dorm dan bilik.

6     Mempamer senarai jumlah peralatan,
      perabot, perkakas di setiap dorm dan      Penyelia Asrama
      bangunan.

7     Mengemaskini kad inventori pada
      setiap tiga bulan sekali untuk tindakan   Penyelia Asrama
      Pengetua / Guru Besar.




                                                                                      296
B. CARTA ALIRAN – PENGURUSAN STOK


                         Pastikan penerimaan barang-barang mesti cukup dan baik
                         kualitinya


                         Mengecop akaun terima di invois dan merekod di dalam
                         Buku stok Kew 312 & 312 A, 313 & 314


                         Memastikan rekod dikemaskini tiga bulan sekali dan di
                         hantar ke pejabat untuk tindakan.
Pastikan
dikemas
kini                Ya


                         Memastikan inventori perabot, perkakas, peralatan
sentiasa                 dikemaskini dari semasa ke semasa.


Pastikan
dikemaskini         Ya


                         Melabelkan semua peralatan, perabot, perkakas di semua
                         dorm dan bilik.


                         Mempamerkan senarai jumlah peralatan, perabot,
                         perkakas di setiap dorm bangunan


                         Mengemaskini kad inventori pada setiap tiga bulan sekali
                         untuk tindakan / pengesahan pengetua.




                                                                                 297
C. SENARAI SEMAK PENGURUSAN STOK



Tindakan                                        Tandakan   Catatan
                                                 ( / )

1. Barang-barang yang diterima cukup dan
   baik kualitinya.

2. Mengecop akuan terima di invois dan
   merekod di dalam buku stok Kew. 313.

3. Rekod dikemaskini tiga bulan
   sekali dan dihantar ke pejabat untuk
   tindakan.

4. Mengemaskini inventori perabot, perkakas,
   peralatan dari semasa ke semasa.

5. Melabel semua peralatan, perabot,
   perkakas di semua dorm dan bilik.

6. Mempamer senarai jumlah peralatan,
   perabot, perkakas di setiap dorm dan
   bangunan.

7. Mengemaskini kad inventori pada setiap
  tiga bulan sekali untuk tindakan/pengesahan
  Pengetua.




                                                                     298
D. NORMA KERJA PENGURUSAN STOK


Bil                  Jenis Kerja                      Masa Yang   Jumlah Unit Yang
                                                       Diambil    Boleh Dijalankan
                                                                     Seminggu
1     Menyemak barang-barang       yang      terima    10 minit
      cukup dan baik kualitinya.

2     Mengecop akuan terima di invois dan              5 minit
      merekod di dalam buku stok Kew. 312/313.

3     Mengemaskini rekod tiga bulan sekali dan         20 minit
      hantar ke pejabat untuk tindakan.

4     Mengemaskini inventori perabot, perkakas,        20 minit
      peralatan dari semasa ke semasa.

5     Melabel semua peralatan, perabot,                 1 jam
      perkakas di semua dorm dan bilik.

6     Mempamer senarai jumlah peralatan,               30 minit
      perabot, perkakas di setiap dorm dan
      bangunan.

7     Mengemaskini kad inventori pada setiap           20 minit
      tiga bulan sekali untuk tindakan
      Pengetua.




                                                                                     299
27. MPK PENGURUSAN PEROLEHAN



A. PROSES KERJA PENGURUSAN PEROLEHAN

Bil               Proses Kerja                   Pegawai Yang     Seksyen Undang-
                                               Bertanggungjawab   Undang/Peraturan
1     Pastikan tahap stok berkurangan           Penyelia Asrama
      atau berlebihan.

2     Semak peruntukan sebelum membuat         Penyelia Asrama
      pembelian.

3     Pastikan jenis/kaedah perolehan:          Pengetua /Guru
      - Pembelian sebutharga – 3 pembekal           Besar
      - Pembelian melebihi RM10,000.00
      bagi satu unit perlu minta kebenaran
      dari Jabatan Pelajaran Negeri.

4     Senaraikan jenis perolehan               Penyelia Asrama

5     Dapatkan kelulusan.                       Pengetua /Guru
                                                    Besar

6     Sediakan borang pesanan                   Ketua Warden
      ( Nota Minta)
      - Lampiran
      - 3 salinan.

7     Semak borang pesanan dan dapatkan         Pengetua /Guru
      pengesahan                                    Besar

8     Hantar borang pesanan kepada
      pembekal.                                Penyelia Asrama

9     Terima dan semak barang yang              Pengetua /Guru
      dihantar oleh pembekal dan pastikan:          Besar
      -Tandatangan        pada      Delivery
      Order(DO) atau invois.
      - Kuantiti barang dan DO akur


10    Catatkan barang yang dibeli dalam            PK HEM
      Buku Stok.

11    Catatkan barang yang dibeli dalam            PK HEM
      Daftar Bil.




                                                                                     300
B.       CARTA ALIRAN PENGURUSAN PEROLEHAN



                         Pastikan stok berlebihan atau berkurangan


                         Semak peruntukan sebelum membuat pembelian


                         Pastikan jenis / kaedah pembelian


                            Senaraikan jenis pembelian



                         Dapatkan kelulusan pengetua/ Guru Besar



Tidak
 Lulus                                    Ya


                         sediakan borang pesanan(Am 75) .3 salinan dan dapatkan
                         tandatangan pengetua/ Guru Besar

                         Hantar borang pesanan kpd pembekal



                          Terima dan semak barang yg dihantar oleh pembekal.


                          Catatkan dalam buku


                          Catatkan dalam daftar bil




                                                                               301
C.     SENARAI SEMAK BAGI PENGURUSAN PEROLEHAN


Tindakan                                     Tandakan   Catatan
                                              ( / )

1. Menentukan status stok.

2. Memastikan peruntukan mencukupi.

3. Memastikan jenis perolehan

4. Menyenaraikan jenis perolehan

5. Mendapatkan kelulusan daripada Pengetua/
   Guru Besar

6. Menyediakan borang pesanan.


7. Mendapatkan tandatangan dalam borang
   pesanan.

8. Memastikan pesanan dihantar kepada
   pembekal.

9. Menentukan kuantiti barang akur seperti
   borang pesanan.

10. Menentukan barang dalam keadaan baik.


11. Memastikan borang pesanan asal
    diserahkan bersama invois/DO

12. Merekodkan dalam stok


13. Merekodkan daftar bil




                                                                  302
D.     NORMA KERJA BAGI PENGURUSAN PEROLEHAN

Bi                 Jenis Kerja                  Masa Yang   Jumlah Unit Yang
 l                                               Diambil    Boleh Dijalankan
                                                               Seminggu
1    Menentukan tahap stok.                      15 minit

2    Memastikan peruntukan mencukupi.            15 minit

3    Memastikan jenis perolehan                  20 minit

4    Menyenaraikan jenis perolehan.              10 minit

5    Mendapatkan kelulusan daripada Pengetua/     3 hari
     Guru Besar.

6    Menyediakan borang pesanan.                 20 minit

7    Mendapatkan tandatangan dalam borang         3 hari
     pesanan.

8    Memastikan pesanan dihantar kepada           3 hari
     pembekal.

9    Menentukan kuantiti barang akur seperti     15 minit
     borang pesanan.

10   Menentukan barang dalam keadaan baik.       10 minit

11   Memastikan borang pesanan asal               3 hari
     diserahkan bersama bil.

12   Rekodkan dalam stok                         15 minit

13   Rekodkan dalam daftar bil.                  15 minit




                                                                               303
28.     MPK PENGURUSAN BAYARAN



A.        PROSES PENGURUSAN BAYARAN

Bil                Proses Kerja                 Pegawai Yang      Seksyen Undang-
                                              Bertanggungjawab    Undang/Peraturan
1     Dapatkan    Nota    Minta    (Borang
      Pesanan dan LO) untuk membuat            Penyelia Asrama
      pesanan. Hantar dua salinan kepada
      pembekal setelah di     tandatangani
      oleh Pengetua / Guru Besar.

2     Terima bil dari pembekal dan pastikan   Pembantu Tadbir /
      Borang Pesanan asal disertakan           Penyelia Asrama
      bersama Bil. Semak jumlah bayaran
      di bil dan pastikan sama dengan
      jumlah bayaran di Borang Pesanan.
      Semak barang dan pastikan dalam
      keadaan baik dan mencukupi.

3     Daftar bil dalam Buku Daftar Bil.       Pembantu Tadbir /
                                               Penyelia Asrama




                                                                                     304
B.     CARTA ALIRAN BAGI PENGURUSAN PEMBAYARAN




                          Dapatkan Nota Minta dan LO untuk buat pesanan.
                          Hantar 2 salinan kepada pembekal setelah
                          ditandatangani oleh pengetua

                         Terima bil dari pembekal dan pastikan borang pesanan
                         asal disertakan bersama bil dan semak jumlah
                         bayaran di bil.hendaklah sama dengan pesanan.
                         Semak borang dan pastikan dalam keadaan baik.



Tidak terima                          Diteruskan
(maklum kpd
pembekal
untuk ganti)


                         Ya
Daftar bil dalam
buku daftar bil




                                                                           305
C.     SENARAI SEMAK PENGURUSAN PEMBAYARAN


Tindakan                                      Tandakan   Catatan
                                               ( / )

1. Pastikan Nota Minta & LO ada


2. Menghantar dua salinan kepada pembekal
  setelah ditandatangani oleh Pengetua/Guru
  Besar.

3. Menerima bil dari pembekal dan pastikan
   Borang Pesanan asal disertakan bersama
   bil. menyemak jumlah bayaran di bil.

4. Menyemak barang dan memastikan dalam
   keadaan baik.

5. Mendaftar bil dalam Buku Daftar Bil.




                                                                   306
D. NORMA KERJA BAGI PENGURUSAN BAYARAN


Bi                  Jenis Kerja                Masa Yang   Jumlah Unit Yang
 l                                              Diambil    Boleh Dijalankan
                                                              Seminggu
1    Pastikan Nota Minta dan LO
     ada. Isi dan dapatkan tandatangan          30 minit
     Pengetua / Guru Besar.

2    Menghantar dua salinan kepada pembekal.    15 minit

3    Menerima bil dari pembekal dan pastikan    10 minit
     Borang Pesanan asal disertakan bersama
     bil. Menyemak jumlah bayaran di bil.

4    Menyemak barang dan memastikan dalam       10 minit
     keadaan baik.

5    Mendaftar bil dalam Buku Daftar Bil.       10 minit




                                                                              307
29.     MPK PENGURUSAN STOR


A. PROSES KERJA PENGURUSAN STOR

Bil               Proses Kerja                  Pegawai Yang     Seksyen Undang-
                                              Bertanggungjawab   Undang/Peraturan
1     Mengadakan bilik yang sesuai.            Pengetua / Guru
                                                    Besar

2     Menerima barang-barang yang dibeli,     Penyelia Asrama
      menyemak jenis dan mutu serta
      memastikan jumlahnya akur seperti
      pesanan.

3     Menandatangani bil atau nota            Pengetua / Guru
      hantaran setelah semuanya menepati          Besar
      sepertimana pesanan.

4     Memastikan jumlah bungkusan, peti       Penyelia Asrama/
      atau kotak adalah akur.                  Ketua Warden


5     Rekodkan dalam stok.                    Penyelia Asrama/
                                               Ketua Warden

6     Susun di tempat yang sesuai.            Penyelia Asrama/
                                               Ketua Warden

7     Menyediakan borang bagi                 Penyelia Asrama/
      pengeluaran barang.                      Ketua Warden

8     Memastikan borang pengeluaran           Pengetua / Guru
      diluluskan dan menyediakan buku             Besar
      pengeluaran barang dan
      ditandatangani
      oleh penerima.
                                              Penyelia Asrama/
9     Menyemak barang-barang dari masa         Ketua Warden
      ke semasa.

10    Melantik pegawai pemeriksa stor (jika   Pengetua / Guru
      perlu).                                     Besar

11    Menguruskan pelupusan jika              Pengetua / Guru
      didapati:                                   Besar
      - barang tidak diperlukan lagi.
      - barang yang tidak boleh digunakan
      lagi.



                                                                                    308
B.   CARTA ALIRAN PENGURUSAN STOR



                                    Sediakan bilik yang sesuai

                                    Menerima dan menyemak barang


                                    Menandatangani bil


                                    Pastikan jumlah bungkusan, peti atau
                                    kotak akur

                                           Ya
                 Tidak


                                    Rekod dalam stok


                                    Susun di tempat yang sesuai


                                    Sediakan borang pengeluaran


                                    Dapatkan tandatangan pegawai yang
                                    mengeluarkan barang-barang

                                    Semak stok dari masa kesemasa
                                    Lantik pegawai pemeriksa stor (jika perlu)


                                    Menguruskan perlupusan jika didapati
                                    a. barang tidak diperlukan lagi
                                    b. barang yang tidak boleh digunakan lagi




                                                                           309
C.     SENARAI SEMAK PENGURUSAN STOR


Tindakan                                        Tandakan   Catatan
                                                 ( / )

1. Menyediakan bilik yang sesuai.


2. Menerima dan menyemak barang-barang
   yang dibeli.

3. Menandatangani bil/nota hantaran.


4. Memastikan jumlah bungkusan, peti atau
   kotak akur.


5. Rekodkan dalam stok


6. Susun di tempat yang sesuai


7. Menyediakan borang pengeluaran


8. Memastikan borang pengeluaran
  diluluskan dan menyediakan buku
  pengeluaran barang dan ditandatangani
  oleh penerima.

9.Menyemak baki barang-barang dalam stor dari
   masa ke semasa.


10. Melantik pegawai pemeriksa (jika
   perlu).


11. Menguruskan pelupusan jika didapati:
    - Barang tidak diperlukan lagi.
    - Barang yang tidak boleh digunakan lagi.




                                                                     310
D.      NORMA KERJA PENGURUSAN STOR

Bil                    Jenis Kerja                   Masa Yang   Jumlah Unit Yang
                                                      Diambil    Boleh Dijalankan
                                                                    Seminggu
1     Menyediakan bilik yang sesuai.                  1 minggu

2     Menerima dan menyemak barang-barang yang        15 minit
      dibeli.

3     Memastikan jumlah bungkusan, peti atau kotak    20 minit
      akur.

4     Menandatangani bil /nota hantaran.              5 minit

5     Rekodkan dalam stok                             5 minit

6     Susun di tempat yang sesuai.                    20 minit

7     Menyediakan borang pengeluaran.                 5 minit

8     Memastikan borang pengeluaran diluluskan dan    15 minit
      Menyediakan buku pengeluaran barang dan
      ditandatangani oleh penerima.

9     Menyemak barang-barang dalam stor dari          15 minit
      masa ke semasa.

10    Melantik pegawai pemeriksa (jika perlu).        15 minit

11    Menguruskan pelupusan jika didapati:            30 minit
      - barang tidak diperlukan lagi.
      - barang yang tidak boleh digunakan lagi.




                                                                                    311
30.    MPK PENGURUSAN PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA


A. PROSES KERJA PENGURUSAN PELUPUSAN /HAPUSKIRA

 Bil            Proses Kerja               Pegawai Yang     Seksyen Undang-
                                         Bertanggungjawab   Undang Peraturan
 1     Memastikan barang-barang          Pengetua / Guru
       yang hendak                           Besar
       dilupuskan/hapuskira.
 2     Memastikan jenis pelupusan/       Pengetua / Guru
       hapuskira                             Besar

       (a) Pelupusan:
       - Kategori barang yang tidak
          diperlukan lagi.
       - Kategori barang yang tidak
          boleh digunakan lagi.
       (b) Hapuskira:
          - kehilangan
          - hasil/kutipan yang tidak
             boleh didapatkan lagi.
 3     Lantik    Lembaga     Pemeriksa   Pengetua / Guru
       (sekolah), dua orang pegawai          Besar
       kanan yang bebas dari urusan
       stok
 4     Pemeriksaan barang-barang         Pengetua / Guru
       oleh Lembaga Pemeriksa                Besar
 5     Sediakan borang pelupusan /       Pengetua / Guru
       Hapuskira                             Besar
       (a) Borang Pelupusan 300 V        Pengetua / Guru
       dalam 6 salinan                       Besar
       (b) Hapuskira
          - Lampiran J
          - Lampiran K
          - Lampiran L dan Laporan
              Pengawal Keselamatan
          - Laporan awal Polis
          - Laporan terkini Polis

 6     Mendapatkan kelulusan               Pengarah JPN

 7     Mengeluarkannya dari stok         Pengetua / Guru
                                             Besar

 8     Tindakan pelupusan diambil        Pengetua / Guru
       dalam masa 3 bulan dari tarikh        Besar
       sijil   kelulusan (300      X)
       dikeluarkan.
                                                                               312
B.     CARTA ALIRAN URUSAN PROSES PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA

                                        Memastikan barang-barang yang
                                        hendak dilupuskan.

                                        Memastikan jenis pelupusan/
                                        hapuskira
                                        - barang tidak diperlukan lagi
                                        - barang tidak boleh digunakan lagi
                                          kehilangan.
                                        - hasil yang tidak boleh didapatkan

                                        Lantikan Lembaga Pemeriksa (sekolah)
                                       - 2 orang pegawai kanan yang
                                         bebas dari urusan stok

                                         Pemeriksaan barang-barang oleh
                                       Lembaga Peperiksaan
                                       - sediakan skor

Catatan barang                          Lulus
rosak dalam          Tidak Lulus
stok betul.
                                        Ya


                                        Sediakan borang pelupusan/hapuskira
                                        - Pelupusan 300 V
                                        - hapuskira Lampiran J, K dan L
                                        - Laporan Jaga dan Polis

                                        Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri
Minta Lengkapkan
borang pelupusan/      Tidak Lulus
hapuskira.
                                        Lulus


                                        Pemeriksaan oleh Lembaga Pemeriksa
                                       - barang yang kurang RM10,000.00
                                         oleh Lembaga Tanpa Pemeriksa.

                                        - barang melebihi RM10,000.00
                                          oleh Lembaga Pemeriksa.

                                        Terima surat kelulusan pelupusan/
                                        hapuskira – sijil 300 X

                                        Mengeluarkan dari stok




                                                                             313
C.         SENARAI SEMAK PELUPUSAN DAN HAPUSKIRA

     Bil       Tindakan                        Tanda   Catatan
                                               ( / )
     1         Pastikan barang yang hendak
               dilupuskan

     2         Pastikan jenis pelupusan

     3         Lantikan Lembaga Pemeriksa

     4         Tindakan Lembaga Pemeriksa
               (sekolah)

     5         Menyediakan borang pelupusan/
               hapuskira.

     6         Hantar ke JPN

     7         Pengesahan


     8         Kelulusan JPN


     9         Pengeluaran dari stok




                                                                 314
D. NORMA KERJA PENGURUSAN PELUPUSAN /HAPUSKIRA

 Bil            Proses Kerja                Masa Yang        Jumlah Unit Yang
                                                             Boleh Dijalankan
                                              Diambil
                                                                Seminggu
 1     Memastikan barang-barang
       yang hendak dilupuskan/                1 Jam
       hapuskira.
 2     Memastikan jenis pelupusan/           15 minit
       hapuskira
       (a) Pelupusan:
       - Kategori barang yang tidak           1 jam
          diperlukan lagi.
       - Kategori barang yang tidak
          boleh digunakan lagi.
       (b) Hapuskira:
          - kehilangan                       30 minit
          - hasil/kutipan yang tidak
             boleh didapatkan lagi.
 3     Lantik     Lembaga    Pemeriksa
       (sekolah), dua orang pegawai          15 minit
       kanan yang bebas dari urusan
       stok
 4     Pemeriksaan barang-barang              1 jam
       oleh Lembaga Pemeriksa
 5     Sediakan borang pelupusan /
       Hapuskira                             10 minit
       (a) Borang Pelupusan 300 V
       dalam
            6 salinan
       (b) Hapuskira
          - Lampiran J                       15 minit
          - Lampiran K
          - Lampiran L dan Laporan
              Pengawal Keselamatan
          - Laporan awal Polis
          - Laporan terkini Polis


 6     Mendapatkan kelulusan             1 hingga 2 minggu

 7     Mengeluarkannya dari stok              1 jam

 8     Tindakan pelupusan diambil
       dalam masa 3 bulan dari tarikh         2 Jam
       sijil   kelulusan (300      X)
       dikeluarkan.




                                                                                315
31. MPK BAGI URUSAN PENYEDIAAN BUKU TUNAI


A. PROSES KERJA BAGI URUSAN PENYEDIAAN BUKU TUNAI

Bil                                        Pegawai Yang       Seksyen Undang-
                  Proses Kerja           Bertanggungjawab     Undang Peraturan
1     Mendapatkan Buku Tunai Wang         Pengetua / Guru
      Kerajaan / Suwa/Asrama.                 Besar
      Penyelenggaraan secara                                 AP 44,146
      berasingan.
2     Mencatatkan baki awal tahun        Pembantu Tadbir /
      diruangan penerimaan bagi           Penyelia Asrama
      setiap peruntukan sekiranya
      ada.
3     Mencatatkan urusniaga setiap       Pembantu Tadbir /
      kali berlaku penerimaan atau        Penyelia Asrama
      bayaran.
4     Di Bahagian Terimaan (sebelah      Pembantu Tadbir /
      kiri) butir-butir berikut           Penyelia Asrama
      hendaklah dimasukkan:-
      i) Tarikh kutipan
      ii) Butir-butir penerimaan (dari
        siapa)
      iii) Nombor resit dikeluarkan
      iv) Amaun terimaan mengikut
        tajuk-tajuknya
      v) Jumlah terimaan
      vi) Tarikh dan jumlah dibankkan
5     Di bahagian ‘bayaran’(sebelah      Pembantu Tadbir /
      kanan) masukkan butir-butir         Penyelia Asrama
      berikut:-
      i) Tarikh bayaran
      ii) Butir-butir bayaran (kepada
        siapa)
      iii) No.Baucer

                                                                                 316
Bil                  Proses Kerja                             Seksyen Undang-
                                                              Undang Peraturan
        iv) No.Cek
        v) Amaun bayaran mengikut
          tajuk/peruntukan.
        vi) Jumlah bayaran
6       Menutup urusniaga setiap akhir   Pembantu Tadbir /
        bulan                             Penyelia Asrama
        Sediakan Penyata Penyesuaian     Pembantu Tadbir /
        Bank sebaik sahaja menerima       Penyelia Asrama
        Penyata Bank dengan catatan
        berikut:-
    (i) Baki wang seperti di Penyata
        Bank pada...
 (ii) CAMPUR : Kemasukan bank
        yang belum dikreditkan.
 (iii) Tarikh Masuk             Jumlah
        Bank
 (iv) TOLAK:             Cek-cek belum
                         ditunaikan
        No.Cek       Tarikh   Jumlah
 (v) Baki wang seperti di Buku Tunai
        pada...
7       Menyerahkan kepada Juru audit    Pembantu Tadbir /
        dalaman untuk disemak semula      Penyelia Asrama
        dan ditandatangani.
8       Serahkan Buku Tunai kepada       Pengetua/ Penolong
        Pengetua/ Guru Besar untuk        Kanan/Juru Audit
        disah dan ditandatangani.             Dalaman
9       Hantar penyata penyesuaian ke           JPN
        JPN




                                                                                 317
   B. CARTA ALIRAN PENGURUSAN BUKU TUNAI

                                       Dapatkan Buku Tunai


                                       Catatkan baki ruangan penerimaan


                                       Rekod/catatkan urusniaga setiap
                                       kali berlaku penerimaan /
                                       pembayaran


                       Terimaan               Bayaran


Rujuk Resit Penyata/                                 Rujuk baucer/cek
Slip Bank

                                       Lengkap

                                       Tutup terimaan /bayaran

                                       Terima Penyata Bank

                                       Sediakan Penyata Penyesuaian
                                       Bank

Semak dan              Tidak Lengkap
pembetulan                             Lengkap

                                       Ya


                                       Juru Audit dalaman semak dan
                                       tandatangan

                                       Dapatkan perakuan tandatangan
                                       Pengetua/Guru Besar


                                       Hantar Penyata Penyesuaian
                                       Bank ke Jabatan Pelajaran
                                       Negeri




                                                                      318
C.    SENARAI SEMAK PENGURUSAN BUKU TUNAI


Bil        Tindakan                                     Tanda    Catatan
                                                       ( /   )

1.        Dapatkan Buku Tunai Kerajaan/Suwa/
          Asrama

2.        Tulis/catatkan baki awal tahun pada setiap
          peruntukan.


3.         Ada terimaan? Catat terimaan ke dalam
           Buku Tunai.

4.         Ada bayaran? Catatkan bayaran ke dalam
           Buku Tunai.

5.         Tutup urusniaga setiap bulan

6.         Terima Penyata Bank

7.         Sediakan Penyata Penyesuaian Bank


8.         Tandatangan di Buku Tunai oleh
           penyedia

9.         Serah kepada Juruaudit Dalaman untuk
           disemak semula.

10.        Serah pada Pengetua / Guru Besar
           untuk pengesahan dan tandatangan

11.        Hantar penyata penyesuaian Bank ke
           JPN




                                                                           319
D.    NORMA KERJA PENYEDIAAN BUKU TUNAI


Bil               Jenis Kerja                Masa Yang   Jumlah Unit yang
                                              Diambil    Boleh Dijalankan
                                                            Seminggu
 1    Dapatkan Buku Tunai                     5 minit
      Kerajaan/Suwa/Asrama
 2    Tulis/ catatkan baki awal tahun pada    10 minit
      setiap peruntukan
 3    Adakan terimaan? Catatkan               10 minit
      terimaan ke dalam Buku Tunai
 4    Ada bayaran ? Catatkan bayaran ke       30 minit
      dalam Buku Tunai
 5    Tutup urusniaga setiap bulan             1 jam
 6    Terima Penyata Bank                     5 minit
 7    Sediakan Penyata Penyesuaian            30 minit
      Bank
 8    Tandatangan di Buku Tunai sebagai       5 minit
      penyedia
 9    Serah pada Pengetua / Guru Besar         5minit
      untuk pengesahan dan tandatangan
10    Serah kepada Juru Audit Dalaman         5 minit
      untuk disemak semula




                                                                            320
32.     MPK PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA)

A. PROSES KERJA PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA)


Bil                   Proses Kerja                     Pegawai Yang     Seksyen Undang-
                                                     Bertanggungjawab   Undang/Peraturan
1     Menghadiri Kursus Pengendalian Sistem           Penyelia Asrama
      Maklumat Asrama (SMA)

2     Memastikan Komputer telah dilengkapi dengan    Penyelia Asrama
      Sistem Maklumat Asrama (SMA)

3     Mendapatkan Maklumat Sekolah                   Penyelia Asrama

4     Mendapatkan maklumat staf yang ada             Penyelia Asrama
      kaitannya dengan pentadbiran asrama

5     Mendapatkan Maklumat Murid Asrama              Penyelia Asrama

6     Mendapatkan Maklumat Kontrak Penswastaan       Penyelia Asrama
      Makanan, Kebersihan dan Keselamatan
7     Mendapatkan senarai peralatan yang ada di      Penyelia Asrama
      asrama dan dewan makan

8     Memasukkan semua maklumat/data yang            Penyelia Asrama
      diperolehi kedalam Sistem Maklumat Asrama

9     Melakukan proses ‘eksport’ data Sistem         Penyelia Asrama
      Maklumat Asrama ke dalam ‘disket’ dan cetak
      Lampiran Pengesahan Asrama

10    Mendapatkan tandatangan Guru                   Penyelia Asrama
      Besar/Pengetua di Lampiran Pengesahan

11    Hantar ‘disket’ dan Lampiran Pengesahan ke     Penyelia Asrama
      Unit HEM, Jabatan Pelajaran Negeri pada atau
      sebelum 15 Feb, 15 Julai dan 15 November
      setiap tahun.




                                                                                   321
B. CARTA ALIRAN PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA)




                                     Menghadiri Kursus Sistem Maklumat
                                     Asrama


                                     Komputer yang mempunyai Sistem
                                     Maklumat Asrama




                   Tidak             Lengkap?


 Diurus Oleh
 Penyelia Asrama                Ya

                                      Maklumat Sekolah



                                      Maklumat Staf Asrama



                                      Maklumat Murid Asrama


                                      Maklumat Kontrak Penswastaan
                                      Makanan, Kebersihan dan Keselamatan

                                      Senarai peralatan asrama
                                      dan dewan makan

                                      Memasukkan maklumat/data ke
                                      dalam Sistem Maklumat Asrama

                                      Proses eksport data dan cetakan
                                      Lampiran Pengesahan

                                      Mendapat tandatangan Guru
                                      Besar/Pengetua di Lampiran Pengesahan

                                      Hantar Disket dan Lampiran
                                      Pengesahan ke Unit HEM, Jabatan
                                      Pelajaran Negeri pada atau sebelum
                                      15 Feb, 15 Julai dan 15 November
                                                                         322
                                                                        322
C. SENARAI SEMAK PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA)


      Tindakan                                     Tandakan   Catatan
                                                     (/)
1.    Menghadiri Kursus Pengendalian Sistem
      Maklumat Asrama (SMA)
2.    Memastikan Komputer telah dilengkapi
      dengan Sistem Maklumat Asrama (SMA)
3.    Mendapatkan Maklumat Sekolah

4.    Mendapatkan maklumat staf yang ada
      kaitannya dengan pentadbiran asrama
5.    Mendapatkan Maklumat Murid Asrama

6.    Mendapatkan Maklumat Kontrak
      Penswastaan Makanan, Kebersihan dan
      Keselamatan
7.    Mendapatkan senarai peralatan yang ada di
      asrama dan dewan makan
8.    Memasukkan semua maklumat/data yang
      diperolehi kedalam Sistem Maklumat Asrama
9.    Melakukan proses ‘eksport’ data Sistem
      Maklumat Asrama ke dalam ‘disket’ dan
      cetak Lampiran Pengesahan Asrama

10.   Mendapatkan tandatangan Guru
      Besar/Pengetua di Lampiran Pengesahan
11.   Hantar ‘disket’ dan Lampiran Pengesahan ke
      Unit HEM, Jabatan Pelajaran Negeri pada
      atau sebelum 15 Feb, 15 Julai dan 15
      November setiap tahun.




                                                                        323
D. NORMA PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT ASRAMA (SMA)

Bil                     Proses Kerja                     Masa Yang Diambil   Jumlah Unit Yang
                                                                             Boleh Dijalankan
                                                                              Dalam Seminggu
1     Menghadiri Kursus Pengendalian Sistem Maklumat
      Asrama (SMA)                                             3 Hari

2     Memastikan Komputer telah dilengkapi dengan
      Sistem Maklumat Asrama (SMA)                            30 Minit

3     Mendapatkan Maklumat Sekolah                            10 Minit

4     Mendapatkan maklumat staf yang ada kaitannya            10 Minit
      dengan pentadbiran asrama

5     Mendapatkan Maklumat Murid Asrama
                                                               1 Hari
6     Mendapatkan Maklumat Kontrak Penswastaan                10 Minit
      Makanan, Kebersihan dan Keselamatan

7     Mendapatkan senarai peralatan yang ada di asrama        10 Minit
      dan dewan makan

8     Memasukkan semua maklumat/data yang diperolehi
      ke dalam Sistem Maklumat Asrama                          4 Hari

9     Melakukan proses ‘eksport’ data Sistem Maklumat         5 Minit
      Asrama ke dalam ‘disket’ dan cetak Lampiran
      Pengesahan Asrama

10    Mendapatkan tandatangan Guru Besar/Pengetua di          5 Minit
      Lampiran Pengesahan

11    Hantar ‘disket’ dan Lampiran Pengesahan ke Unit
      HEM, Jabatan Pelajaran Negeri pada atau sebelum          1 Hari
      15 Feb, 15 Julai dan 15 November setiap tahun.




                                                                                         324
33.        MPK MENGGUNAKAN WANG LEBIHAN MAKANAN (WLM)

      A.     PROSES KERJA MENGGUNAKAN WANG LEBIHAN MAKANAN (WLM)


Bil                    Proses Kerja                       Pegawai Yang   Seksyen Undang-
                                                        Bertanggungjawab undang/Peraturan
1     Mesyuarat Jawatankuasa Khas Peringkat Sekolah     Pengetua / Guru
      (dipengerusikan oleh Pengetua/Guru Besar dan      Besar
      dianggotai oleh sekurang-kurangnya 5 orang
      termasuk Penyelia Asrama)
2     Semak peruntukan (baki WLM)                       Penyelia Asrama
3     Bentangkan justifikasi program/projek/aktiviti/   Pengetua / Guru
      harta modal                                       Besar
4     Keputusan Jawatankuasa Khas (lulus/tidak lulus)   Pengetua / Guru
      diminitkan                                        Besar
5     Pastikan kaedah/jenis perbelanjaan                Pengetua / Guru
                                                        Besar
6     Segala perbelanjaan/pembelian mesti mematuhi      Penyelia Asrama
      tatacara kewangan sedia ada dan Surat
      Pekeliling Kewangan Bil. 6 Tahun 2006, serta
      Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1991




                                                                                     325
B.   CARTA ALIRAN PENGGUNAAN WANG LEBIHAN MAKANAN (WLM)




               Mesyuarat



              Semak Peruntukan



              Bentang Justifikasi




              Membuat Keputusan



              Pastikan Jenis/Kaedah Perbelanjaan



              Memastikan Tatacara Kewangan Dipatuhi




                                                          326
C. SENARAI SEMAK BAGI MENGUNAKAN WANG LEBIHAN MAKANAN (WLM)


 Tindakan                                      Tandakan    Catatan
                                               ( / )

1. Mesyuarat Jawatankuasa Khas                            ________

2. Mempastikan Baki peruntukan                            ________

3. Membentangkan justifikasi program/projek/              ________
   Aktiviti/ harta modal.

4. Minit Mesyuarat Jawatankuasa Khas                      ________




                                                                     327
      D. NORMA KERJA MENGGUNAKAN WANG LEBIHAN MAKANAN (WLM)


Bil                    Proses Kerja                      Masa Yang   Jumlah Unit Yang
                                                          Diambil    Boleh Dijalankan
                                                                        Seminggu
1     Mesyuarat Jawatankuasa Khas Peringkat Sekolah
      (dipengerusikan oleh Pengetua/Guru Besar dan
      dianggotai oleh sekurang-kurangnya 5 orang         2 jam
      termasuk Penyelia Asrama)
2     Semak peruntukan (baki WLM)                        15 minit
3     Bentangkan justifikasi program/projek/aktiviti/
      harta modal                                        1 jam
4     Keputusan Jawatankuasa Khas (lulus/tidak lulus)
      diminitkan                                         15 minit
5     Pastikan kaedah/jenis perbelanjaan                 30 minit
6     Segala perbelanjaan/pembelian mesti mematuhi
      tatacara kewangan sedia ada dan Surat Pekeliling
      Kewangan Bil. 6 Tahun 2006, serta Pekeliling       3 jam
      Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1991




                                                                                 328
329

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:12
posted:2/13/2013
language:Unknown
pages:138