PENGELOLAAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI by kBE920

VIEWS: 8 PAGES: 32

									                PENGELOLAAN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI
                                          BAB I
                                    PENDAHULUAN


       Teknologi Informasi (TI) sudah menjadi spektrum dalam kegiatan bisnis dunia.
Investasi untuk pengembangan teknologi informasi merupakan sebuah fenomena yang
diyakini para pelaku bisnis akan menambah nilai bisnis mereka. Fenomena ini
mendorong meningkatnya permintaan terhadap pekerjaan-pekerjaan dibidang TI.
Perkembangan di bidang TI pun menjadi tuntutan untuk memenuhi kebutuhan pasar.
Pendidikan bidang TI dengan berbagai jenjang pendidikan semakin banyak, produsen TI
baik hardware maupun software semakin inovatif dalam mengembangankan produk-
produknya.
       Pekerjaan bidang TI memiliki karakteristik khusus dibandingkan dengan
pekerjaan non-TI. Hal ini karena karakteristik TI yang tidak bisa dipisahkan antara
aktivitas organisasi secara menyeluruh. TI dikembangkan harus bersinergi dengan
seluruh aktivitas bisnis secara keseluruhan.
       Dengan semakin banyaknya pekerjaan-pekerjaan bidang TI dan karakteristik TI
itu sendiri akan menciptakan adanya proyek-proyek secara khusus menangani pekerjaan-
pekerjaan pembangunan dan pengembangan TI. Sehingga diperlukan bidang kajian
khusus yaitu pengelolaan (manajemen) proyek teknologi informasi.
       Untuk memahami lebih lanjut tentang manajemen proyek teknologi informasi
maka perlu diperkenalkan lebih dahulu tentang proyek, manajemen proyek versus
manajemen konvensional, proyek TI versus proyek non TI.


1.1. Pengertian Proyek
       Proyek adalah serangkaian aktifitas temporer dalam usaha melakukan dan
mencapai tujuan unik (Schwalbe K, 2002). Sedangkan manajemen proyek adalah
sekelompok alat, proses dan sumber daya manusia yang berkompeten guna mengerjakan
aktivitas-aktivitas yang berkaitan, dan berusaha untuk menggunakan sumber daya secara
efektif untuk menyelesaikan proyek secara efisien dan tepat waktu.Untuk memahami
lebih jauh tentang konsep proyek, berikut merupakan atribut-atribut dari proyek:



PPSI -1
     Proyek memiliki tujuan unik. Proyek merupakan pekerjaan yang tidak sederhana
      dan memiliki tujuan spesifik. Produk atau output yang dihasilkan dari sebuah
      proyek harus didefinisikan secara jelas tentang. Contohnya, proyek komputerisasi
      pemilu, memiliki tujuan menyediakan sarana baik hardware, software jaringan
      untuk perhitungan suara dari tingkat kecamatan sampai pusat secara otomatis.
     Proyek bersifat sementara. Proyek harus didefinisikan kapan dimulai dan kapan
      selesainya. Proyek bukanlah sebuah proses yang berkelanjutan. Dalam contoh
      proyek komputerisasi pemilu diatas, perlu ditetapkan kapan proyek harus segera
      dimulai dan kapan produk harus diselesaikan agar pada saat akan digunakan
      sudah siap dan dipastikan akan berjalan sesuai yang diharapkan.
     Proyek memerlukan alat bantu kontrol. Alat bantu seperti gantt charts atau PERT
      charts diperlukan dalam sebuah proyek untuk mengukur dan pengendalian.
     Proyek memerlukan sumber daya yang bersifat ad-hoc dan lintas disiplin ilmu.
      Proyek membutuhkan sumberdaya dari berbagai area atau bidang meliputi
      manusia, hardware, software dan aset-aset lainnya yang bersifat sementara. TIM
      akan dinyatakan bubar setelah proyek selesai. Banyak proyek melibatkan antar
      departemen atau instansi-instansi lain dan memerlukan tenaga dari berbagai
      keahlian yang bisa secara full-time pada posisinya. Dalam contoh proyek
      komputerisasi pemilu, melibatkan berbagai keahlian antara lain bidang TI,
      hukum, politik dan sebagainya.
     Proyek memiliki sponsor utama. Kebanyakan proyek terdapat pihak-pihak yang
      berkepentingan (stakeholder), tetapi salah satunya ada yang sebagai sponsorship
      yang menyediakan arahan dan mendanai dari proyek.
     Proyek mengandung ketidakpastian. Karena proyek memiliki karakteristik
      khusus, sering kali sulit mendefinisikan tujuan secara jelas, mengestimasi waktu
      yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, berapa biaya yang diperlukan.
      Faktor-faktor tersebut sering sebagai penyebab munculnya kendala atau tantangan
      apalagi proyek yang melibatkan teknologi yang relatif baru.


1.2. Kerangka Manajemen proyek
      Terdapat tiga konteks pemahaman dalam sebuah kerangka proyek, yaitu :



PPSI -2
   1. Konteks Komponen proyek, yang merupakan deskripsi tentang lingkungan
       internal dan eksternal dari proyek tersebut, yang mencakup empat komponen
       seperti telah dibicarakan diatas yaitu ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu.
   2. Rangkaian proses manajemen proyek, yang mengacu pada fase-fase dari
       pelaksanaan proyek : fase pendefinisian proyek, perencanaan awal proyek,
       pelaksanaan proyek, pengendalian proyek dan penyerahan proyek.
   3. Pengetahuan manajemen proyek. Area pengetahuan (Knowledge area) yang
       diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan
       yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen kualitas, manajemen waktu,
       manajemen biaya, manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya manusia,
       manajemen resiko dan manajemen pengadaan.
       Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami proyek dan
menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated Project Management).


1.3. Komponen Proyek
       Terdapat empat komponen penting dari sebuah proyek, yaitu ruang lingkup
(scope) , waktu, biaya dan kualitas. Empat komponen tersebut yang menjadi batasan
terhadap pelaksanaan proyek. Bisa dikatakan bahwa kriteria yang harus dipenuhi dari
produk yang dihasilkan dari proyek meliputi kriteria atau batasan waktu, batasan ruang
lingkup, batasan biaya dan batasan kualitas. Jadi terdapat empat keharusan dalam sebuah
proyek yaitu:
   1. Proyek harus diselesaikan dan diserahkan dengan tepat waktu.
   2. Proyek harus cukup dibiayai dengan dana yang telah ditentukan
   3. Proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang disepakati
   4. Proyek harus memiliki kualitas hasil sesuai yang kriteria yang disepakati antara
       pelaksana dan pemberi proyek
       Keempat komponen tersebut saling mempengaruhi satu sama lain dan dapat
digambarkan dalam prisma segitiga.




PPSI -3
                                       Biaya




                                           Kualitas



                                                     Ruang
                    Waktu                           lingkup
            Gambar 1.1. Empat komponen proyek yang saling berpengaruh
Batasan waktu:
       Proyek dilaksanakan dengan memperhatikan waktu penyerahan produk atau hasil
akhir sesuai kesepakatan pihak-pihak yang berkepentingan. Keberhasilan dari sebuah
proyek dapat diukur dari ketepatan waktu sesuai yang telah direncanakan. Penyelesaian
yang terlambat akan berdampak buruknya kredibelitas pelaksana proyek dimata user atau
pemberi proyek, karena bagi user proyek tersebut bisa mempengaruhi aktivitas
organisasi. Sehingga waktu merupakan faktor yang sangat penting dari sebuah proyek.
Batasan Ruang lingkup :
       Ruang lingkup menyatakan batasan pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam
sebuah proyek. Ruang lingkup memberi gambaran sejauh mana yang menjadi tanggung
jawab pelaksana proyek dan hasil-hasil yang harus dilaporkan atau diserahkan kepada
pemberi proyek.
Batasan Biaya :
       Biaya menjadi salah satu faktor sebuah proyek yang memiliki potensi resiko
tinggi. Proyek dilaksanan dengan biaya yang telah disepakati oleh penyandang dana yang
harus digunakan untuk mencover seluruh pembiayaan proyek. Manajer proyek harus
memperkirakan dan mendistribusikan ke setiap aktivitas proyek yang membutuhkan dana
dan mengendalikan agar realisasi biaya yang digunakan tidak melebihi dari yang telah
direncanakan.
Batasan Kualitas.




PPSI -4
       Kualitas menjadi kriteria yang ditetapkan bersama antara pemberi dan penerima
proyek untuk dicapai oleh pelaksanan proyek sebagai standar kualitas dari produk yang
dihasilkan. Dengan standar kualitas pelaksana proyek berusaha untuk menetapkan target-
target yang harus dipenuhi dari setiap tahap pelaksanaan proyek.
       Empat komponen dari proyek tersebut diatas menjadi faktor yang saling
mempengaruhi. Sebagai contoh, untuk menghasilkan kualitas yang lebih tinggi maka
perlu menaikkan biaya atau ruang lingkup yang dikurangi, jika menginginkan waktu
penyelesaian proyek dipercepat maka perlu biaya yang lebih besar, dan sebagainya.


1.4. Rangkaian Proses Manajemen Proyek
       Untuk merealisasikan agar komponen-komponen proyek dapat tercapai maka
pelaksanaan proyek membutuhkan tahapan-tahapan yang terintegrasi, tahapan tersebut
dilakukan dengan membagi beberapa fase:
   1. Project Definition (Pendefinisian proyek): Mendefinisikan sasaran, tujuan dan
       faktor-faktor kesuksesan dari proyek.
   2. Project Planning (perencanaan awal proyek): Segala sesuatu yang diperlukan
       untuk merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai.
   3. Project Executing (Pelaksanaan proyek): Proses mengkoordiknasikan sumberdaya
       yang ada untuk menjalankan sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar
       menhhasilkan produk sesuai yang ditargetkan.
   4. Project Control (Pengendalian proyek) : Proses pengawasan setiap aktivitas
       proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah
       direncanakan.
   5. Project Closing: proses persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi
       proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan
       kesepakatan.


1.5. Area Pengetahuan Manajemen Proyek
       Knowledge area meliputi fungsi utama dan fungsi pendukung atau fasilitas.
Fungsi utama memiliki fungsi dalam mewujudkan proyek sesuai dengan kontek
manajemen proyek yang meliputi : Manajemen ruang lingkup, manajemen waktu,



PPSI -5
manajemen biaya, manajemen kualitas. Dan fungsi pendukung memiliki fungsi mencapai
efisiensi dan efektivitas dalam penyelesaian proyek. Fungsi pendukung meliputi
manajemen sumber daya manusia, manajemen komunikasi, manajemen resiko dan
manajemen pengadaan.

     Fungsi pendukung

                 Manajemen SDM            Manajemen
                                          komunikasi




                        Manajemen scope Manajemen waktu

                                     Fungsi Utama
                        Manajemen biaya    Manajemen kualitas



                 Manajemen                Manajemen
                   resiko                 pengadaan
     Fungsi pendukung


                   Gambar 1.2. Area Pengetahuan Manajemen Proyek

1.6 Manajemen Proyek
       Dengan memahami proyek diatas yang meliputi komponen dan fase dari proyek
maka sangat diperlukan ilmu dan keahlian tertentu yang harus dimiliki mereka yang
terlibat dalam mengerjakan proyek khususnya manajer proyek, agar produk atau jasa
yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. Ilmu untuk mengelola proyek tersebut
disebut dengan manajemen proyek. Jadi manajemen proyek adalah suatu aktivitas
penerapan pengetahuan, keahlian, metodologi dan teknik memanfaatkan sumberdaya
untuk mengelola sebuah proyek untuk memenuhi harapan pihak-pihak yang
berkepentingan terhadap proyek tersebut. Harapan-harapan dari pihak-pihak yang
berkepentingan (stakeholders) meliputi berbagai aspek yang berkaitan dengan
komponen-komponen proyek yang sudah dibicarakan diatas, antara lain:




PPSI -6
   1. Aspek-aspek keseimbangan antara kualitas proyek yang diharapkan dengan
       keterbatasan biaya dan waktu,
   2. Aspek-aspek mempertemukan kebutuhan dan keinginan pihak-pihak yang terlibat
       langsung maupun tidak langsung dalam proyek dan biasanya saling bertolak
       belakang,
   3. Aspek-aspek mendefinisikan dan menentukan dengan jelas dan tegas sesuatu
       yang diharapkan dari berlangsungnya sebuah proyek, baik yang nyata (tangible)
       maupun yang tidak nyata (intangible).


1.7. Manager proyek
       Manajer proyek adalah seseorang yang memiliki tanggung jawab terbesar atas
pelaksanaan proyek. Pekerjaan utama dari manajer proyek adalah mengarahkan,
mengawasi dan mengendalikan proyek dari awal sampai selesai. Hal-hal yang perlu
dilakukan seorang manajer proyek adalah :
   1. Manajer proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown proyek menjadi
       serangkaian tugas(tasks) yang mudah dikelola, memperoleh sumberdaya yang
       dibutuhkan, dan membentuk tim kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
   2. Manajer proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan memitivasi
       anggota tim kerja untuk menyelesaikan proyek tepat waktu
   3. Manajer      proyek   harus   menginformasikan   kepada     stakeholder   tentang
       perkembangan pelaksanaan proyek secara periodik.
   4. Manajer proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi dan meminimalkan
       dampak terhadap penyelesaian proyek.
   5. Manajer proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan, karena tidak
       ada proyek yang 100% berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
       Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area kemampuan yang perlu
dimiliki oleh seorang manajer adalah: kepemimpinan, manajemen orang (konsumen,
suplier, manajer dan kolega), komunikasi , negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak,
pemecahan masalah dan berpikir kreatif). Banyak kesalahan terjadi dalam mengelola
sebuah proyek yang menyebabkan sering menjadi hambatan. Hambatan-hambatan yang
mungkin terjadi adalah:



PPSI -7
    1. komunikasi yang tidak baik (Poor communication)
    2. persetujuan yang tidak jelas (Disagreement)
    3. kesalahpahaman (Misunderstandings)
    4. suasana yang tidak mendukung (Bad weather)
    5. pemogokan kerja (Union strikes)
    6. konflik pribadi (Personality conflicts)
    7. manajemen yang tidak baik (Poor management)
    8. definisi sasaran dan tujuan tidak jelas (Poorly defined goals and objectives)
           Manajer proyek yang baik tidak menghindari semua resiko, tetapi menyiapkan
proses dan prosedur standart untuk berusaha mencegah resiko yang mungkin terjadi
seperti:
    1. Keterlambatan penyelesaian proyek, pembekakkan anggaran atau keingingan
           konsumen tidak terpenuhi.
    2. Tidak konsisten antara proses dan prosedur yang digunakan manajer proyek
    3. Proyek tidak bermanfaat dan membuang-buang waktu dan biaya
    4. Tidak sinerginya faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi proyek.
           Tabel dibawah ini menampilkan faktor-faktor yang menyebakan kegagalan
sebuah proyek :
            Faktor                                      Prosentase (%)
            Kebutuhan yang tidak jelas                  13,1
            Kurangnya keterlibatan user                 12,4
            Kurangnya ketersediaan sumber daya          10,6
            Harapan yang tidak realistis                9,9
            Kurangnya dukungan dari pimpinan            9,3
            Perubahan kebutuhan dan spesifikasi         8,7
            Kurangnya kualitas proses perencanaan       8,1
            Kurangnya kebutuhan terhadap hasil proyek   7,5
            Kurangnya kemampuan mengelola               6,2
            teknologi informasi
            Rendahnya tingkat pemahaman teknologi       4,3
            Lain-lain                                   9,9




PPSI -8
1.8 Proyek Sistem Informasi
       Sistem Informasi memiliki pengertian suatu sistem yang memiliki fungsi
menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pihak user. Komponen yang
termasuk sistem informasi meliputi infrastruktur hardware, Software dan ketersediaan
sumber daya manusia bidang teknologi informasi. Proyek sistem informasi mencakup
sebagian atau keseluruhan dari rangkaian aktivitas rekayasa pembangunan sistem
informasi.
Contoh-contoh proyek sistem informasi
     Proyek sistem informasi untuk mendukung pelaksanaan pemilu
     Proyek pembangunan infrastruktur E-Government di Jawa Tengah
     Proyek pengembangan sistem CRM (Customer Relationship Management) pada
       di PT Garuda.
     Proyek pembangunan sistem E-business pada PT. Global Jaya.
     Proyek pembangunan jaringan komputer kantor pusat dan cabang pada PT. Jaya
       Angkasa.
     Proyek penjualan elektronik (E-Commerce)
       Beberapa perbedaan karakteristik proyek sistem informasi dibandingkan dengan
proyek bidang lain adalah sebagai berikut :
    1. Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible seperti
          perangkat lunak, database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari
          produk tersebut.
    2. Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang
          sangat cepat.
    3. Membutuhkan beraagam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi
          yang beragam
    4. Ukuran yang dijadikan standard sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas
          yang dimengerti berbagai pihak secara seragam.




PPSI -9
                                              BAB II
                        MANAJEMEN PROYEK TERINTEGRASI


       Mengintegrasikan          manajemen     proyek    meliputi   koordinasi      semua   area
pengetahuan proyek ke dalam aktifitas pada siklus proyek atau tahapan – tahapan
pelaksanaan proyek guna mencapai keberhasilan proyek sesuai dengan komponen proyek
(kualitas, waktu, biaya, ruang lingkup).
       Untuk memperoleh hasil proyek yang memiliki kualitas sesuai dengan standart,
dapat diselesaiakan tepat waktu, biaya sesuai anggaran dan ruang lingkup sesuai dengan
kesepakatan membutuhkan siklus proses pendefinisian, perencanaan,                   pelaksanaan,
pengendalian dan persetujuan. Dan untuk masing-masing proses perlu pengelolaan ruang
lingkup, kualitas, biaya, waktu, sumberdaya manusia, komunikasi, resiko dan
maanajemen pengadaan.

      Manajemen Ruang
              Lingkup                                                           Kualitas
                                                                                Waktu
       Manajemen Biaya                                                          Biaya
                                                                                Ruang Lingkup
     Manajemen Kualitas

      Manajemen Waktu

       Manajemen SDM

      Manaj. Komunikasi

           Manaj. Resikoi

      Manaj. Pengadaani

                             Definisi Perencanaan Pelaksanaan Pengendalian Persetujuan



                            Gambar 2.1. Manajemen proyek terintegrasi
Mendefinisikan proyek
       Project Definition (Pendefinisian proyek): Mendefinisikan sasaran, tujuan dan
faktor-faktor kesuksesan dari proyek yang merupakan komitmen dari dari pihak-pihak
yang berkepentingan. Definisi proyek meliputi :




PPSI -10
Nama proyek. Setiap proyek harus memiliki nama yang unik agar dapat dibedakan
dengan proyek lain dan menghindari kebingungan antara proyek-proyek yang
berhubungan.
       Diskripsi proyek secara jelas dan keperluan yang ingin dicapai. Tujuan dari
proyek harus didiskripsikan secara jelas secara tertulis dengan memasukkan estimasi
waktu dan biaya agar tidak hanya berupa jargon.
       Stakeholder. Stakeholder adalah individu atau sekumpulan orang atau unit
organisasi yang secara aktif terlibat di dalam penyelenggaraan sebuah proyek dan
kepentingan mereka secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi pengelolaan
sebuah proyek (chan K.C. et al 2004). Yang termasuk sebagai stakeholder dari sebuah
proyek adalah :
   1. Pimpinan proyek
   2. User atau pemakai (individu atau organisasi) proyek teknologi informasi yang
       akan dibangun.
   3. Sponsor, yaitu individu atau sekelompok orang atau organisasi yang membiayai
       proyek dan bertanggung jawab terhadap pengalokasian sejumlah sumber daya
       yang dibutuhkan proyek.
   4. Tenaga ahli yang terlibat proyek (analis sistem, programmer, konsultan proyek ),
       dan sebagainya sesuai dengan bidang keahlian atau spesialisasinya.
       Proyek harus memperhatikan dan berusaha memenuhi keinginan dari stakeholder.
Manajer proyek dan tim harus mengetahui betul tujuan yang harus dicapai serta kinerja
yang harus dipenuhi dari sebuah proyek. Memenuhi harapan para stakeholder merupakan
sesuatu yang sangat sulit dan merupakan tantangan tersendiri bagi manajer proyek,
karena masing-masing memiliki keinginan yang sering berlawanan menyangkut masalah
kualitas, waktu, biaya dan ruang lingkup, misalnya:
   1. Pihak user (mis, Bagian Akuntansi) menginginkan software yang dapat
       memonitor dan mengevaluasi arus uang sampai pada level yang sangat rinci
       sehingga memerlukan sistem yang sangat komplek dengan biaya yang besar.
       Sementara Direktur      Keuangan hanya mampu mengalokasikan dana untuk
       membangun sistem yang kecil.




PPSI -11
   2. Presiden Direktur menginginkan sistem informasi dapat dibangun dalam waktu 2
       bulan, sementara sumber daya yang dimiliki hanya mampu menyelesaikan dalam
       waktu 4 bulan.
   3. Bagian perencanaan pemasaran menginginkan sistem yang mampu memprediksi
       perilaku pasar atau pelanngan, bagian penjualan menginginkan sistem yang
       mengelola transaksi pembelian, dan bagian sumber daya manusia menginginkan
       sistem yang mandukung menilai kinerja customer service, dan lain sebagainya.
       Nama manajer proyek dan anggota tim inti. Struktur dan anggota tim proyek
perlu dirancang agar proyek dapat dicapai lebih efektif. Setiap individu yang terlibat di
dalam proyek harus mengetahuai secara pasti peranan, tugas dan tanggungjawabnya,
terutama keterkaitan antara aktivitas yang dilakukan dengan aktivitas lain yang
dikerjakan anggota tim lainnya.
       Penyerahan proyek. Gambaran yang jelas dari produk yang akan dihasilkan
proyek. Software, jenis hardware, laporan teknis, materi training adalah contoh yang
perlu diserahkan ke pihak pemberi tanggung jawab.
Perencanaan Proyek :
       Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek sebelum
rangkaian pekerjaan dimulai. Perencanaan berkaitan dengan kebutuhan dan alokasi
sumber daya yang diperlukan di dalam proyek yang mencakup ruang lingkup proyek,
waktu, biaya , kualitas, komunikasi, tenaga dan penanganan resiko. Keberhasilan proyek
sangat tergantung pada akurasi dari perencanaan proyek yang dilakukan.
Pelaksanaan proyek :
       Pelaksanaan proyek merupakan implementasi dari perencanaan proyek dengan
cara melakukan koordinasi tim proyek dan sumber daya yang lain untuk mengerjakan
proyek guna menghasilkan produk dan menyerahkan hasil proyek atau hasil dari masing-
masing phase proyek. Termasuk di dalam pelaksanaan proyek adalah mengembangkan
tim proyek, mendistribusikan informasi, pengadaan dan seleksi kebutuhan proyek,
menjamin tercapainya kualitas dan penyerahan hasil kerja.
Pengendalian proyek :
       Proses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas
tidak menyimpang dari yang telah direncanakan. Manajer proyek dan staf mengawasi dan



PPSI -12
mengukur dengan cara membandingkan progress dengan rencana dan melakukan koreksi
jika diperlukan. Jika diperlukan perubahan, seseorang harus mengidentifikasi,
menganalisis dan melakukan perubahan tersebut.
Proses penyerahan dan persetujuan :
         Proses ini merupakan persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi
proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.
         Kelima proses siklus proyek tersebut di atas digambarkan seperti pada gambar 2.1



                                           Proses pelaksanaan

Level
Aktivitas                 Proses
                          perencanaan                            Proses
                                                                 persetujuan
            Proses                         Proses
            inisialisai                    pengendalian




         Tahap mulai                      Waktu                    Tahap akhir
                          Gambar 2.2. Siklus proses manajemen proyek
         Gambar 2.2 menunjukkan kelompok proses manajemen proyek dan bagaimana
keterkaitan masing-masing proses dalam level aktivitas, kerangka waktu dan overlapping
dari proses-proses tersebut. Level aktivitas, waktu dan panjang masing-masing proses
berbeda-beda tergantung pada jenis proyeknya. Secara umum proses pelaksanaan
memerlukan sumber daya dan waktu paling lama kemudian diikuti proses perencanaan.
Proses inisiasi dan persetujuan biasanya paling sedikit memerlukan sumber daya dan
waktu.
         Sedangkan kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan untuk setiap tahap dari sebuah
proyek berkaitan dengan area manajemen proyek terlihat seperti pada tabel 2.1




PPSI -13
 Area                                                   Proses Proyek
 Pengetahuan
                Inisiasi   Perencanaan                   Pelaksanaan    Pengendalian       Persetujuan
 Ruang          Inisiasi   Perencanaan          ruang                   Verifikasi ruang
 lingkup        ruang      lingkup                                      lingkup
                lingkup
                           Definisi ruang lingkup                       Pengendalian
                                                                        perubahan ruang
                                                                        lingkup
 Waktu                     Definisi aktivitas                           Pengendalian
                                                                        jadwal
                           Urutan aktivitas
                           Estimasi         durasi
                           aktivitas
                           Pengembangan jadwal

 Biaya                     Perencanaan    sumber                        Pengendalian
                           daya                                         biaya
                           Estimasi biaya
                           Anggaran biaya
 Kualitas                  Perencanaan kualitas          Jaminan        Pengendalian
                                                         kualitas       kualitas

 SDM                       Perencanaan organisasi        Pengembang
                                                         an tim
                           Penyususnan staf
 Komunikasi                Perencanaan                   Distribusi     Pelaporan          Persetujuan
                           komunikasi                    informasi      kinerja            administratif

 Resiko                    Perencanaan                                  Monitoring dan
                           manajemen resiko                             pengendalian
                                                                        resiko
                           Identifikasi resiko
                           Analisa resiko kualitatif
                           Analisa             resiko
                           kuantitatif
                           Perencanaan        respon
                           resiko
 Pengadaan                 Perencanaan pengadaan         Permintaan                        Penyelesaia
                                                                                           n kontrak
                           Perencanaan                   Seleksi
                           permintaan                    sumber daya


Manajemen Ruang Lingkup
           Ruang lingkup      adalah semua pekerjaan yang termasuk dalam penciptaan
produk.Manajemen ruang lingkup terjadi atau diperlukan pada tahan inisiasi,
perencanaan dan pengendalian. Proses utama proyek yang termasuk dalam manajemen
ruang lingkup meliputi :




PPSI -14
     Initiation. Termasuk dalam proses ini adalah komitmen organisasi pada awal
       proyek atau kelanjutan fase berikutnya dari sebuah proyek. Output dari proses
       initiation ini adalah project charter (diagram proyek), dimana berupa dokumen
       formal yang menunjukkan eksistensi dan memberikan overview menyeluruh dari
       proyek.
     Perencanaan ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah pengembangan
       dokumen guna memberikan dasar untuk keputusan proyek ke depan, kriteria –
       kriteria dalam menetapkan bahwa proyek atau suatu fase telah berhasil dengan
       lengkap. Tim proyek membuat statemen ruang lingkup dan rencana manajemen
       ruang lingkup sebagai hasil dari proses perencanaan ruang lingkup.
     Pendefinisian     ruang    lingkup.      Termasuk   dalam   proses    ini   adalah
       mendekomposisikan proyek utama menjadi aktivitas – aktivitas lebih kecil yang
       deliverable dan komponen yang manageable. Tim proyek membuat Work
       Breadown Structure (WBS) dalam proses ini.
     Verifikasi ruang lingkup. Termasuk dalam proses ini adalah penerimaan dan
       persetujuan secara formal terhadap ruang lingkup proyek. Stakeholder utama
       proyek seperti pengguna/pelanggan dan sponsor secara formal menerima dan
       menyetujui hasil proyek atau fase yang diserahkan.
     Pengendalian perubahan ruang lingkup. Termasuk di dalam proses ini adalah
       perubahan ruang lingkup yang terjadi, koreksi yang perlu dilakukan dan pelajaran
       yang bisa dipetik dari perubahan ini.
Manajemen Waktu
       Manajemen waktu proyek adalah suatu proses yang menjamin bahwa suatu
proyek akan selesai dalam waktu yang tepat sesuai dengan yang ditetapkan. Manajemen
waktu terjadi pada tahap perencanaan dan tahap pengendalian. Kegiatan yang dilakukan
dalam manajemen waktu adalah :
   1. Mendefinisikan aktivitas, yaitu berdasarkan pada WBS dari proses pendefinisian
       ruang linkup dibuat daftar pekerjaan yang memerlukan waktu penyelesaian.
   2. Membuat urutan aktivitas, yaitu berdasarkan definisi aktivitas disusun daftar
       urutan aktivitas sesuai dengan persyaratan pengerjaan atau penyelesaian setiap
       aktivitas.



PPSI -15
   3. Estimasi durasi waktu, yaitu berdasarkan definisi aktivitas dan urutan aktivitas,
       diperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas.
   4. Mengembangkan jadwal, yaitu menyusun rencana alokasi waktu pelaksanaan
       proyek dengan alat-alat seperti Network Planning, diagram chart dan sebagainya.
   5. Pengendalian jadwal, yaitu melakukan pemantauan terhadap pelaksanaan setiap
       aktivitas proyek, apakah sesuai dengan jadwal yang direncanakan dan mencari
       solusi jika terjadi perubahan jadwal pada saat pelaksanaan proyek.
Manajemen Biaya
       Manajemen Biaya adalah suatu proses yang menjamin bahwa proyek dapat
diseleaikan dengan dana yang tersedia. Manajemen biaya diperlukan pada tahap
perencanaan dan tahap pengendalian. Aktivitas yang tercakup dalam manajemen biaya
adalah :
     1. Perencanaan sumber daya, yaitu berdasarkan pada ruang lingkup, aktivitas dan
           sebagainya dapat diidentifikasikan sumber daya yang memerlukan dana atau
           biaya (tenaga kerja, alat administrasi dan sebagainya)
     2. Estimasi biaya, yaitu masing-masing sumber biaya dihitung perkiraan besar
           dana yang diperlukan
     3. Anggaran biaya, yaitu menghitung anggaran biaya yang diperlukan untuk
           menyelesaikan proyek.
     4. Pengendalian biaya, yaitu proses pemantauan terhadap pengeluaran selama
           pelaksanaan proyek untuk membandingkan antara dana yang senyatanya
           dikeluarkan dengan yang direncanakan. Dan dilakukan langkah-langkah
           pengendalian jika terdapat perubahan anggaran.
Manajemen Kualitas
       Manajemen kualitas adalah proses yang menjamin bahwa proyek akan
menghasilkan produk yang memenuhi kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Manajemen
kualitas diperlukan pada tahan perencanaan, pelaksanaan maupun pada tahap
pengendalian. Proses manajemen kualitas meliputi:
    1. Perencanaan kualitas, yaitu berdasarkan pada WBS pada tahap pendefinisisan
           ruang lingkup, didiskripsikan produk dan kriteria-kriteria kualitas yang harus
           dipenuhi



PPSI -16
    2. Jaminan kualitas, yaitu melakukan
    3. Pengendalian kualitas, yaitu
Manajemen Sumber Daya Manusia
       Adalah sustu proses yang menjamin tersedianya sumber daya manusia yang
memiliki kemampuan secara Tim untuk menyelesaikan proyek. Manajemen sumber daya
manusia diperlukan pada tahapan perencanaan dan pelaksanaan proyek. Proses
manajemen sumberdaya manusia meliputi :
   1. perencanaan organisasi, yaitu manajer proyek menyusun tim dengan melakukan
       deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan merencanakan rekruitmen.Output
       dari aktivitas ini adalah diagram atau struktur organisasi proyek, dokumen definisi
       pekerjaan dan proses penugasan, matrik pertanggungjawaban penugasan (RAM).
   2. Penyususnan Staff, yaitu melakukan rekruitmen tenaga kerja dan mengalokasikan
       sesuai dengan sturktur tim yang sudah disusun
   3. Pengembangan Tim, yaitu proses pengembangan tim meliputi evaluasi
       pengalokasian tenaga kerja dan realokasi tenaga kerja.
Manajemen Komunikasi
       Manajemen komunikasi adalah proses yang menjamin kelancaran arus informasi
termasuk didalamnya adalah pengumpulan, penyebaran informasi dan pelaporan.
Manajemen komunikasi diperlukan pada proses perencanaan, pelaksanaan, pengendalian
dan proses penyerahan. Aktivitas dari manajemen komunikasi meliputi:
   1. Perencanaan komunikasi, yaitu menetapkan atau mengidentifikasi kebutuhan
       informasi dan komunikasi bagi stakeholder, siapa dan informasi apa yang
       dibutuhkan, kapan membutuhkannya dan bagaimana informasi disampaikannya.
   2. Distribusi informasi, yaitu mendistribusikan informasi agar sampai yang pada
       stakeholder tepat waktu.
   3. Pelaporan kinerja, yaitu mengkoleksi data, menyebarluaskan, pelaporan status dan
       pengukuran kemajuan proyek.
   4. Persetujuan administratif , yaitu mengumpulkan dan menyerahkan laporan secara
       menyeluruh pada penyerahan proyek.
Manajemen Resiko




PPSI -17
         Manajemen resiko adalah suatu proses untuk meminimalkan potensi terjadinya
resiko dan memaksimalkan potensi kesempatan memperoleh keuntungan. Manajemen
resiko diperlukan pada proses perencanaan dan proses pengendalian proyek. Yang
tercakup dalam manjemen resiko adalah :
   1. Perencanaan manajemen resiko, yaitu menetapkan pendekatan dan rencana
         aktivitas manajemen resiko. Dengan mereview diagram proyek, WBS, toleransi
         resiko stakeholder dan sebagainya akan dapat menyususn rencana manajemen
         resiko.
   2. Identifikasi resiko, yaitu mengidentifikasi resiko mana yang diperkirakan
         memiliki pengaruh terhadap proyek dan mendokumentasikannya.
   3. Monitoring dan pengendalian resiko, yaitu memonitor resiko yang diketahui,
         mengidentifikaasi resiko baru, mengurangi resiko dan mengevaluasi sepanjang
         pelaksanaan proyek.
Manajemen Pengadaan
         Manajemen pengadaan adalah suatu proses yang menjamin tersedianya barang
maupun jasa dari luar yang dibutuhkan oleh proyek. Manajemen pengadaan diperlukan
pada proses perencanaan, pelaksanaan dan proses penyerahan proyek. Aktivitas dari
manajemen pengadaan ini meliputi :
    1. Perencanaan pengadaan, yaitu menetapkan apa saja yang perlu disediakan dan
          kapan harus dilakukan. Memilih pemasok dan menetapkan kontrak kesepakatan
          kerja.
    2. Solicitation planning (perencanaan permintaan) , yaitu mendokumentasi
          permintaan    produk     dan     mengidentifikasi   sumber-sumber   potensial,
          mendokumentasikan pengadaan dalam bentuk Request for Proposal(RFP) dan
          mengembangkan kriteria evaluasi.
    3. Solititation (permintaan), yaitu proses melakukan permintaan terhadak
          kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek.
    4.     Seleksi sumber, yaitu memilih suplier-suplier potensial, mengevaluasi prospek
          suplier dan negosiasi kontrak.
    5. Penyelesaian kontrak, yaitu melakukan verifikasi produk dan audit kontrak.




PPSI -18
                                           BAB III
                                    INISIASI PROYEK


       Rencana strategi organisasi yang diwujudkan dalam visi, misi, tujuan dan sasaran
dan strategi. Rencana strategi ini sebagai dasar untuk perencanaan strategi teknologi
informasi khususnya untuk mensuport fungsi-fungsi dalam organisasi, sehingga sangat
penting memunculkan inisiatif proyek teknologi informasi yang memahami bagaimana
proyek berkaitan dengan kebutuhan saat ini dan mendatang bagi organisasi.
       Manajer proyek yang berhasil mampu melihat rencana strategi organisasi untuk
menetapkan seperti apa tipe proyek yang akan dikerjakan dalam menyumbangkan nilai
bagi organisasi. Dalam proses inisiasi mencakup identifikasi              proyek potensial,
menyeleksi proyek, mendokumentasikan secara formal hasil inisiasi ke dalam diagram
proyek. Area pengetahuan yang terlibat dalam proses inisiasi proyek ini adalah
manajemen ruang lingkup. Hubungan proses, area pengetahuan dan ouput yang
dihasilkan pada proses inisiasi proyek terlihat seperti pada tabel 3.1.
 Area Pengetahuan               Proses                          Output
 Manajemen ruang lingkup        Inisiasi                        Diagram proyek
                                                                Dokumen kesepakatan
                                                                Hambatan-hambatan
                                                                Asumsi

Identifikasi Proyek Potensial
       Tahap pertama dalam manajemen ruang lingkup adalah menentukan proyek
teknologi informasi mana yang pertama dilakukan. Langkah pertama adalah mengenali
perencanaan teknologi informasi yang didasarkan pada rencana strategi organisasi secara
menyeluruh. Termasuk dalam rencana strategi adalah tujuan jangka panjang dengan
menganalisis kekuatan dan kelemahan organisasi, mempelajari kesempatan dan hambatan
lingkungan bisnis, prediksi kecenderungan ke depan, dam memprediksi kebutuhan-
kebutuhan produk dan jasa baru. Sangat penting para manajer di luar departemen
teknologi informasi untuk membantu dalam proses perencanaan strategi teknologi
informasi sehingga personel teknologi informasi mengetahui strategi organisasi dan
mengidentifikasi area bisnis yang mendukungnya.




PPSI -19
       Setelah mengenali area bisnis langkah selanjutnya dalam proses perencanaan
teknologi informasi adalah sebuah analisis bisnis area tersebut. Analisis area bisnis berisi
dokumen tentang proses bisnis dimana teknologi informasi dapat memberikan benefit.
Langkah selanjutnya adalah mendefinisikan proyek potensial teknologi informasi, ruang
lingkup , benefit dan kendala-kendalanya. Dan langkah terakhir adalah memilih proyek
yang akan dikerjakan dan mengalokasikan sumber daya untuk mengerjakan proyek
tersebut.
Hubungan proses perencanaan teknologi informasi dan identifikasi proyek potensial
terlihat pada gambar 2.2


            Tahap Perencanaan
            Teknologi Informasi                    Yang Dihasilkan




                                      Strategi teknologi informasi dalam
                                      mendukung visi dan misi perusahaan
                   Perencanaan
                   Strategi TI

               Analisis Area Bisnis         Dokumen tentang proses bisnis dan dimana
                                            teknologi informasi memberi benefit

             Perencanaan Proyek                  Mendefinisikan proyek potensial, ruang
                                                 lingkup, benefit dan kendala


             Alokasi Sumber daya                     Seleksi proyek teknologi informasi
                                                     dan pengalokasian sumber daya


Gambar 2.2. Hubungan proses perencanaan teknologi informasi dan identifikasi proyek
            potensial

Metode Menyeleksi Proyek
       Teknik dan pertimbangan yang dipakai dalam menyeleksi proyek antara lain:
   1. Berfokus pada kebutuhan organisasi yang luas. Hal ini menunjukkan apakah
       proyek memiliki tiga kriteria penting yaitu kebutuhan, keuangan dan keinginan.
       Apakah orang-orang dalam organisasi setuju bahwa proyek perlu dikerjakan?



PPSI -20
      apakah organisasi memiliki kemauan yang kuat untuk mendanai proyek? apakah
      ada keinginan yang kuat agar proyek berhasil?
   2. Mengkategorikan proyek teknologi informasi. Salah satu pertimbangan suatu
      proyek untuk dilaksanakan adalah apakah proyek memberikan respon terhadap
      masalah, kesempatan atau menunjukkan arah organisasi. (i) Masalah adalah
      situasi yang tidak dikehendaki dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Masalah
      ini perlu diantisipasi , misalnya masalah ketersediaan dan kecepatan penyediaan
      informasi. Perusahaan dapat memilih proyek untuk meningkatkan sistem saat ini
      dengan mengupgrade hardware, menambah memori dan sebagainya. (ii)
      Kesempatan adalah sebuah perubahan untuk meningkatkan kinerja organisasi.
      Misalnya, organisasi meyakini bahwa untuk meningkatkan penjualan dapat
      dilakukan dengan penjualan langsung ke pelanggan melalui internet. Organisasi
      bisa memilih proyek pembuatan sistem penjualan langsung berupa Web site. (iii)
      Arah organisasi mendukung manajemen berkaitan dengan proses bisnis organisasi
      secara menyeluruh seperti hubungan antara relasi bisnis pemasok, konsumen dan
      lainnya secara efisien. Organisasi bisa memilih proyek implementasi EDI
      (Electronic Data Interchange)
   3. Menunjukkan net present value atau analisis finansial lainnya. Masing-masing
      proyek potensial dibuat aliran kas (aliran benefit yang diperoleh - biaya yang
      dikeluarkan) semua diukur dalam nilai finansial pada tingkat bunga tertentu,
      kemudian dihitung NPV dari masing-masing proyek. NPV yang paling besar
      merupakan proyek yang paling fisibel untuk dikerjakan. Selain analisis NPV juga
      bisa dilakukan analisis Return on Investmen (ROI) atau Payback Periode.
   4. Menggunakan model penilaian tertimbang (weighted scoring). Teknik ini
      dilakukan dengan cara mengidentifikasi kriteria untuk melakukan penilaian
      sebuah proyek. Menurut Schwalbe (2002:94) kriteria ini meliputi :
            Dukungan terhadap tujuan bisnis
            Kekuatan sponsor internal
            Kekuatan dukungan pelanggan
            Tingkat pemakaian teknologi yang realistis
            Kecepatan waktu implementasi



PPSI -21
            Nilai Net Present Value
            Resiko pencapaian ruang lingkup, waktu dan biaya
              Masing – masing kriteria diberi bobot dan masing-masing proyek diberi
       nilai untuk setiap kriteria di atas. Nilai tertimbang dari sebuah proyek adalah
       jumlahan dari perkalian nilai dengan bobot dari setiap kriteria. Proyek yang
       memiliki nilai tertimbang tertinggi adalah proyek yang paling fisibel
Diagram Proyek
       Output dari proses inisiasi adalah diagram proyek (Project charter). Diagram
proyek berisi :
     Judul proyek
     Tanggal persetujuan dimulainya dan berakhirnya proyek
     Nama manajer proyek dan informasi kontak yang bisa dihubungi
     Statemen ruang lingkup secara jelas
     Ringkasan pendekatan yang dipakai untuk mengelola proyek.
     Matrik personel , jabatan dan tanggungjawab
     Persetujuan Stakeholder utama
     Catatan komentar penting dari stakeholder yang berkaitan dengan proyek




PPSI -22
Contoh diagram proyek:

Judul Proyek             : Proyek upgrade teknologi informasi
Proyek dimuali           : 4 Maret 2002             Proyek selesai : 4 desember 2002
Manajer Proyek           : Risang Aji Prayitno      , (024)-7476859, prayitno@berkibar.com
Tujuan Proyek            : Mengupgrade hardware dan software untuk semua bagian (sekitar 350 unit)
                            dalam waktu 9 bulan berdasarkan standard perusahaan yang baru. Upgrade
                            akan mempengaruhi komputer server dan jaringan yang ada. Anggaran yang
                            diperlukan adalah 1 milyard untuk biaya hardware dan software, dan 500 juta
                            biaya tenaga kerja.
Pendekatan               :
      Update database inventori teknologi informasi untuk menetapkan kebutuhan upgrade
      Mengembangkan estimasi biaya proyek secara detail dan melaporkan ke CIO
      Merencanakan pengadaan hardware dan software
      Menggunakan internal staff sebanyak mungkin untuk merencanakan, analisis dan instalasi
Nama personel, jabatan dan Pertanggungjawaban
 Nama                               Jabatan                             Tanggung jawab
 PT. Karya Usaha (Kardi)            Sponsor proyek                      Memonitor proyek
 Bambang Sutejo                     CIO                                 Memonitor proyek, menyiapkan
                                                                        staff
 Risang Aji P.                      Manajer proyek                      Merencanakan dan
                                                                        melaksanakan proyek
 Eko Sunaryo                        Direktur    operasi     teknologi Mewakili Manjer proyek
                                    informasi
 Eri Lestari                        Manajer SDM                         Menyiapkan staff,
                                                                        mensosialisasikan proyek
                                                                        kepada semua karyawan
 Joko Lukito                        Direktur pengadaan                  Menyediakan sarana untuk
                                                                        keperluan proyek

Tanda tangan semua stakeholder di atas.
Komentar : (komentar tulisan tangan dari stakeholder di atas)




PPSI -23
                                         BAB IV
                              PERENCANAAN PROYEK
       Perencanaan sering merupakan aktivitas yang sangat sulit dan merupakan proses
yang   tidak dihargai dalam manajemen proyek. Banyak orang memandang negatif
terhadap perencanaan karena rencana dibuat bukan fasilitas untuk action. Walaupun
demikian rencana proyek adalah memberi arahan untuk pelaksanaan proyek. Sebagai
arahan, rencana proyek harus realistis dan berdaya guna.
       Perencanaan proyek membutuhkan setiap area pengetahuan yang diperlukan
dalam pengelolaan sebuah proyek. Keterkaitan antara Area pengetahuan, proses
perencanaan dan output yang dihasilkan terlihat seperti pada tabel 4.1


4.1 Merencanakan ruang lingkup
       Perencanaan ruang lingkup adalah proses pengembangan dokumen hasil inisiasi
guna memberikan dasar untuk melakukan penilaian terhadap pelaksanaan proyek ke
depan. Perencanaan ruang lingkup dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut:
   1. Mendiskripsikan pekerjaan utama dari proyek untuk memberi batasan yang jelas
       antara pekerjaan mana yang termasuk dan mana yang tidak termasuk dalam
       proyek.
   2. Mendiskripsikan       kriteria-kriteria yang harus dipenuhi untuk masing-masing
       pekerjaan dan rencana pengelolaan yang dilakukan untuk menjamin tercapainya
       kriteria tersebut.
       Output dari tahap perencanaan ruang lingkup ini adalah berupa pernyataan yang
berisi tentang tahap-tahap pekerjaan dengan kriterianya serta rencana pengelolaan yang
dilakukan.
Statemen Ruang Lingkup
    Statemen ruang lingkup digunakan untuk mengembangkan dan mengkonfirmasikan
kesepahaman tentang ruang lingkup proyek. Statemen ini berisi justifikasi proyek,
diskripsi yang jelas produk yang dihasilkan, ringkasan tentang penyerahan proyek dan
statemen tentang apa yang menunjukkan keberhasilan proyek.
     Justifikasi proyek menggambarkan kebutuhan bisnis yang diperoleh dari proyek.
       Contoh :Proyek upgrade teknologi informasi digunakan untuk mendukung



PPSI -24
         aplikasi bisnis berbasis internet yang sedang dikembangkan pada PT. KARYA
         MAKMUR.
 Area             Perencanaan                     Output
 Ruang lingkup    Merencanaan ruang lingkup       Pernyataan ruang lingkup
                                                  Rincian dukungan
                                                  Rencana manajemen ruang lingkup
                  Mendefinisikan ruang lingkup    WBS,
                                                  Update pernyataan ruang lingkup
 Waktu            Mendefinisikan aktivitas        Daftar aktivitas
                                                  Detail dukungan
                  Pengurutan aktivitas            Diagram jaringan proyek
                                                  Update daftar aktivitas
                  Mengestimasi durasi aktivitas   Estimasi durasi aktivitas
                  Mengembangkan jadwal            Jadwal proyek
                                                  Detail dukungan
                                                  Rencana pengelolaan jadwal
                                                  Update kebutuhan sumber daya
 Biaya            Merencanakan sumber daya        Kebutuhan sumber daya
                  Mengestimasi biaya              Estimasi biaya
                                                  Detail dukungan
                                                  Rencana manajemen biaya
                  Penganggaran biaya              Acuan biaya
 Kualitas         Perencanaan kualitas            Rencana manajemen kualitas
                                                  Definisi operasional
                                                  Cheklist
 SDM              Perencanaan organisasi          Aturan tugas dan pertanggungjawaban
                                                  Rencana manajemen penempatan
                                                  Struktur organisasi
                                                  Detail dukungan
                  Penyusunan staf                 Susunan personel
                                                  Direktori tim proyek
 Komunikasi       Perencanaan komunikasi          Rencana manajemen komunikasi
 Resiko           Perencanaan manajemen resiko    Rencana manajemen resiko
                  Identifikasi resiko             Resiko, Pemicu resiko
                  Analisa resiko kualitatif       Daftar rangking resiko
                                                  Daftar prioritas resiko
                                                  Daftar resiko untuk manajemen dan analisis
                                                  tambahan
                                                  Kecenderungan hasil analisis resiko kualitatif
                  Analisa resiko kuantitatif      Daftar prioritas resiko kuantitatif
                                                  Analisis probabilistic proyek
                                                  Probabilitas pencapaian tujuan biaya dan
                                                  waktu
                                                  Kecenderungan hasil analisis resiko kuantitatif
                  Perencanaan respon resiko       Rencana respon resiko
                                                  Resiko residual
                                                  Resiko sekunder
                                                  Pernyataan secara kontrak
 Pengadaan        Perencanaan pengadaan           Rencana manajemen pengadaan
                                                  Statemen kerja
                  Solicitation planning           Dokumen pengadaan
                                                  Kriteria evaluasi
                                                  Update statemen kerja



PPSI -25
     Diskripsi produk proyek menjelaskan tentang karakteristik produk atau jasa yang
       akan dihasilkan proyek. Contoh untuk proyek upgrage teknologi informasi adalah:
       Sebuah aplikasi bisnis yang mampu menangani pemesanan dan pembelian online
       dengan internet.
     Ringkasan penyerahan proyek berisi daftar dokumen atau output yang perlu
       diserahkan dari aktivitas proyek. Seperti rencana proyek (diagram proyek), WBS,
       rincian estimasi biaya, rencana manajemen komunikasi, laporan kinerja dan
       sebagainya. Dalam contoh upgrade teknologi informasi di atas termasuk
       penyerahan persediaan semua hardware dan software yang diupdate.
     Rencana manajemen ruang lingkup menggambarkan ketetapan-ketetatan atau
       kriteria keberhasilan proyek secara kuantitatif yang digunakan acuan untuk
       mencapainya, seperti biaya, jadwal, ukuran kualitas. Contoh proyek dikatakan
       sukses jika 90% pekerja yang manggunakan komputer mampu menggunakan
       sistem internet yang baru tidak lebih dalam sembilan bulan dan tidak lebih dari 15
       juta rupiah.
    Pernyataan ruang lingkup bervariasi tergantung tipe proyek, semakin komplek
sebuah proyek maka semakin panjang pernyataan ruang lingkupnya.


4.2 Mendefinisikan Ruang Lingkup dan Work Breakdown Structure (WBS)
       Setelah selesai merencanakan ruang lingkup, tahap berikutnya dalam perencanaan
proyek adalah mendefinisikan pekerjaan yang dibutuhkan dalam proyek dan memecah-
mecah menjadi pekerjaan-pekerjaan yang lebih manageable. Pecahan pekerjaan menjadi
pekerjaan yang lebih dapat dikelola disebut dengan definisi ruang lingkup. Definisi ruang
lingkup yang baik sangat penting untuk suksesnnya sebuah proyek karena membantu
meningkatkan akurasi estimasi waktu, biaya dan sumber daya, memberi acuan ukuran
kinerja dan pengendalian proyek, dan memperjelas dalam pertanggujawaban kerja.
Output dari prose definisi ruang lingkup adalah Work Breakdown Structure(WBS)
proyek.
Work Breakdown Structure
       Work Breakdown Structure adalah analisis berorientasi hasil dari pekerjaan yang
tercakup dalam proyek yang disebut dengan total ruang lingkup proyek. WBS ini



PPSI -26
merupakan dokumen fundamnetal dalam manajemen proyek karena menyediakan dasar
untuk perencanaan dan mengelola jadawal, biaya dan perubahan-perubahan yang terjadi.
         WBS sering diwujudkan dalam bentuk diagram pohon aktivitas yang berorientasi
tugas dan diorganisasi berdasarkan phase pekerjaan atau produk proyek. Jika diorganisasi
berdasarkan produk disebut juga dengan Product Breakdown Structure.
Contoh WBS proyek Pembangunan Intranet:



                                       Proyek Intranet


  Perencanaan       Merancan      Mengembangkan          Implementasi    Penerapan
  konsep            g web-site    web-site                               dan evaluasi
  kelayakan                       kebutuhan user



  Evaluasi            Mendefinisikan       Mendefinisikan fungsi-       Mengembangkan    Koordinasi
  sistem saat ini     kebutuhan            fungsi yang diperlukan       rencana proyek   tim proyek




  Mendefinisika       Mendefinisikan       Mendefinisika        Mendefinisikan
  nkebutuhan          kebutuhan            n kebutuhan          kebutuhan server
  user                konten               sistem


                                 Gambar 4.1. Work Breakdown Struktur
Pendekatan Dalam Pengembangan WBS
    Terdapat beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan WBS,
antara lain:
      Penggunaan Panduan. Untuk membreakdown proyek menjadi pekerjaan-
         pekerjaan yang lebih kecil berdasarkan pada standar baku yang telah banyak
         dipakai dan diakui secara umum.
      Pendekatan analogi. Pekerjaan-pekerjaan proyek disusun berdasarkan pengalaman
         atau dokumen-dokumen dari proyek-proyek sebelumnya.
      Pendekatan top-down.




PPSI -27
   Mendefinisikan Aktivitas
       Pada diagram proyek telah tercantum rencana mulai dan selesainya sebuah proyek
dan ini merupakan langkah awal untuk membuat jadwal lebih detail. Berdasarkan
diagram proyek, manajer proyek mengembangkan statemen ruang lingkup danWBS
       Definisi aktvitas merupakan hasil dari tim proyek dalam mengembangkan lebih
detail dari WBS dengan penjelasan yang mendukungnya. Tujuan dari proses ini adalah
agar tim proyek memahami secara lengkap seluruh pekerjaan yang harus dikerjakan
sebagai bagian dari ruang lingkup proyek. Aktivitas ini merupakan elemen pekerjaan
yang diukur kinerjanya karena memiliki durasi, biaya dan kebutuhann sumber daya yang
diharapkan.


    Pengurutan Aktivitas
       Pengurutan aktivitas mencakup review aktivitas dalam detail WBS, diskripsi
produk detail, asumsi dan batasan-batasan yang menunjukkan keterkaitan antar aktivitas.
Termasuk di dalamnya mengevaluasi alasan-alasan ketergantungan dan perbedaan tipe-
tipe ketergantungan. Ketergantungan atau keterkaitan menunjukkan urutan dari aktivitas
atau tugas, seperti, apakah aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain di mulai? Apakah
bisa beberapa aktivitas dikerjakan secara paralel?         Apakah bisa beberapa aktivitas
sebagian overlap? Menetapkan relasi atau ketergantungan antar aktivitas memeliki
pengaruh yang signifikan pada pengembangan dan pengelolaan jadwal proyek.
       Alat bantu untuk menggambarkan urutan aktivitas adalah Diagram Jaringan Kerja
Proyek (Project Network Diagrams). Diagram jaringan kerja proyek menampilkan secara
skematik dan logik hubungan dan urutan aktivitas proyek. Contoh dari diagram jaringan
kerja proyek ditunjukkan pada gambar 4.2
                                  D=4
                           2                   5   H=6
               A=1              E=5
                     B=2                 F=4                  J=3
           1               3                           6                8

               C=3                G=6
                                                     I=2
                           4                   7

                       Gambar 4.2. Diagram jaringan kerja proyek



PPSI -28
Huruf A, B, C, D, E, F, G, H, I, dan J mewakili aktivitas dengan ketergantungan lengkap
dari proyek. Aktivitas ini diperoleh dari WBS dan definisi aktivitas yang dibicarakan
sebelumnya. Anak panah mewakili urutan atau keterkaitan aktivitas. Sebagai contoh,
aktivitas A harus selesai dikerjakan sebelum aktivitas D, aktivitas D harus selesai
dikerjakan sebelum aktivitas H dan sebagainya.
       Format dari diagram jaringan kerja menggunakan activity-on-arrow (AOA) atau
arrow diagramming method (ADM). Dalam teknik diagram jaringan, aktivitas diwakili
dengan anak panah dan dihubungkan pada titik yang disebut dengan node yang
menggambarkan urutan aktivitas. Sebuah node sebagai tanda awal atau akhir dari sebuah
aktivitas. Node pertama menunjukkan awal dari proyek dan node terakhir menunjukkan
akhir proyek.
       Sangat penting untuk dicatat bahwa tidak setiap item pada WBS perlu
dimasukknan pada diagram jaringan proyek. Sebuah item yang tidak memiliki kaitan
sama sekali dengan aktivitas lainnya tidak perlu dimasukkan dalam diagram jaringan.
       Apabila diasumsikan terdapat daftar aktivitas proyek, langkah-langkah untuk
membuat diagram jaringan AOA adalah:
       Cari aktivitas yang harus dimulai dari node 1. Gambar node selesai dari aktivitas-
aktivitas tersebut dan anak panah dari node 1 ke node selesai tersebut. Gunakan huruf
untuk menamai aktivitas dan beri nilai yang menunjukkan estimasi durasi penyelesaian
aktivitas.Contoh B=2, berarti durasi aktivitas B adalah 2 hari atau minggu atau satuan
waktu lainnya.
       Lanjutkan menggambar diagram jaringan dari kiri ke kanan. Cari pecahan (bursts)
atau gabungan (merge). Pecahan jika satu node diikuti dua atau lebih aktivitas. Gabungan
jika dua atau lebih node mendahului sau node. Contoh node 1 memecah karena menuju
node 2, 3, dan 4. Node 5 sebuah gabungan oleh node 2 dan 3.
       Lanjutkan menggambar sampai semua aktivitas masuk dalam diagram
       Hindari adanya anak panah yang saling berpotongan dengan menggambar ulang
dan merubah letak node.
       Walaupun network diagram AOA atau ADM mudah dipahami dan dibuat, metode
lain yang lebih banyak digunakan adalah precedence diagramming method (PDM). PDM




PPSI -29
adalah teknik diagram jaringan dimana aktivitas diwakili dengan kotak. Teknik ini lebih
memperlihatkan hubungan waktu.
Terdapat 4 tipe ketergantungan aktivitas dalam proyek :
Finish-to-Start : hubungan dimana suatu aktivitas harus selesai sebelum aktivitas
berikutnya dapat dimulai. Contoh aktivitas pelatihan tidak bisa dilaksanakan sampai
aktivitas sistem baru selesai. Dan teknik AOA hanya mengenal tipe ketergantungan ini.
Start-to-start : hubungan dimana suatu aktivitas tidak bisa dimulai sampai aktivitas lain
dimulai. Contoh
Finish-to-finish : hubungan dimana suatu aktivitas harus selesai sebelum aktivitas lain
selesai.
Start-to-finish : hubungan dimana suatu aktivitas harus dimulai sebelum aktivitas lain
selesai.
           Pada gambar 4.3 mengilustrasikan sebuah proyek menggunakan metode PDM.
Aktivitas ditempatkan dalam kotak sekalikus mewakili node. Garis panah menunjukkan
relasi antar aktivitas. Masing-masing kotak aktivitas memuat:tanggal mulai dan tanggal
selesai, nomor ID aktivitas, lama aktivitas, dan nama sumber daya yang digunakan.

   A                           D
   Start 2/6/05   ID:1         Start 3/6/05   ID: 4
   Finish: 2/6/05 Dur: 1 day   Finish: 6/6/05 Dur: 4 day
   Res :                       Res :                        H
                                                            Start: 11/6/05   ID:8
                                                            Finish: 18/6/05 Dur: 6 day
                               E                            Res :
                               Start 4/6/05   ID: 5
                               Finish: 10/6/05 Dur: 5 day
   B                           Res :                                          J
   Start 2/6/05   ID:2                                                        Start 19/6/05   ID:10
   Finish: 3/6/05 Dur: 2 day                                                  Finish: 2/3/05 Dur: 3 day
   Res :                       F                                              Res :
                               Start 4/6/05   ID: 6
                               Finish: 9/6/05 Dur: 4 day
                                                            I
                               Res :
                                                            Start 13/6/05   ID:9
                                                            Finish: 16/6/05 Dur: 2 day
                                                            Res :
   C
   Start 2/6/05   ID:3         G
   Finish: 4/6/05 Dur: 3 day   Start 2/6/05   ID: 7
   Res :                       Finish: 2/6/05 Dur: 6 day
                               Res :


              Gambar.4.3       : Contoh Precedence Diagramming Method (PDM)


PPSI -30
4.5. Mengestimasi Durasi Aktivitas
        Setelah mendefinisikan aktivitas dan menetapkan urutan, proses perencanaan
dalam manajemen waktu berikutnya adalah mengestimasi durasi dari setiap aktivitas. Hal
ini sangat penting karena durasi merupakan waktu riil yang diperlukan oleh sebuah
aktivitas.


    Mengembangkan Jadwal
        Pengembangan jadwal merupakan proses akhir yang menunjukkan tanggal mulai
dan tanggal selesainya sebuah proyek. Tujuan dari pengembangan jadwal adalah
menemukan jadwal proyek yang realistis dan sebagai dasar monitoring kemajuan proyek
dipandang dari dimensi waktu.
        Beberapa alat dan teknik yang membantu dalam proses mengembangkan jadwal:
              A Gantt chart, adalah alat yang secara umum untuk mendisplaykan
               informasi jadwal proyek,
              Analisis PERT, adalah alat untuk mengevaluasi resiko jadwal suatu
               proyek,
              Analisis Jalur Kritis, adalah alat penting untuk mengembangkan dan
               mengendalikan jadwal proyek,
              Penjadwalan rantai kritis, adalah teknik untuk menghitung batasan
               sumberdaya
Gantt Charts
        Gantt chart menyediakan format baku untuk menampilkan informasi jadwal
proyek berupa daftar aktivitas proyek dan kaitannya dengan tanggal mulai dan tanggal
selesai dalam format kalender. Gambar 4.4 menunjukkan gantt chart sederhana dari
contoh proyek di atas.




PPSI -31
 Akt   Juni minggu ke1                Juni minggu ke 2               Juni minggu ke 3
       30 Mei - 5 juni                6 juni – 13 juni               14 juni – 21 juni
       S   M   T   W     T    F   S   S   M   T   W      T   F   S   S   M   T   W       T   F   S

 A
 B
 C
 D
 E
 F
 G
 H
 I
 J
                             Gambar 4.4. Gantt Chart




PPSI -32

								
To top