Handleiding_bevorderingsprocedures by shitingting

VIEWS: 2 PAGES: 111

									HANDLEIDING BEVORDERINGSPROCEDURES
 DIENSTEN VAN DE VLAAMSE OVERHEID
            (versie 13 februari 2012)




                       1
Inleiding

Door het BVR van 23 mei 2008 werden in het Vlaams Personeelsstatuut van 2006
(VPS) tal van nieuwe bevorderingsmogelijkheden bij de diensten van de Vlaamse
overheid (DVO) gecreëerd. Het gaat dan vooral om bevorderingen binnen het niveau
(de zogenaamde N-2 en inhoudelijke loopbanen).

Bevorderingen binnen een overheidscontext zijn onderhevig aan een aantal principes
van behoorlijk bestuur (o.a. motiveringsplicht) waardoor de procedures heel wat
administratieve lasten met zich meebrengen. Op vraag van de MOD van DAR/IV
werd daarom in de schoot van het TOPO een werkgroep bevorderingsprocedures
opgericht. De bedoeling van de werkgroep is om gezamenlijke ervaringen en “best
practices” uit te wisselen om de procedures zo kort en efficiënt mogelijk te laten
verlopen. De werkgroep kwam een eerste keer samen in april 2009 en werd daarna
heropgestart in 2011 met 5 bijeenkomsten.
De handleiding kwam tot stand onder redactie van de afdeling Regelgeving (Frieda
Van Roost) en werd bijgestuurd in samenwerking met de deelnemers van MOD’s en
personeelsdiensten vermeld in bijlage 1.

Dit document beschrijft de bevorderingsprocessen zoals ze thans verlopen op basis
van de bestaande regelgeving (de situatie ‘as is’). Het duidelijk in kaart brengen van
de mogelijkheden, beperkingen en gevolgen van de huidige situatie kan een hulp zijn
voor het uittekenen van een situatie “to be”.

Deze handleiding moet samen gelezen worden met het VPS; de regelgevende tekst
van het VPS primeert.




                                        2
INHOUD


1.        Bevorderen binnen het niveau

1.1.      De vacature

1.1.1     Functiebeschrijving opmaken
1.1.2     Bepalen van de graad en opname ervan in het personeelsplan nagaan
1.1.3     Voorrang voor herplaatsing
1.1.4     Wijziging van dienstaanwijzing
1.1.5     Keuze van procedure (bevordering alleen of combinatie van procedures)
1.1.6     Scope bepalen
1.1.7     Aandachtspunten
          1.1.7.1   Directeursfuncties eerst intern invullen
          1.1.7.2   Bevorderingsreserves
          1.1.7.3   Graadverandering
          1.1.7.4   Eenzelfde functiespecifieke selectie bij combinatie van procedures
          1.1.7.5   Procedure afhankelijk van type kandidaat
          1.1.7.6   Slagen via bevordering geeft geen vrijstelling via aanwerving
          1.1.7.7   Slagen via bevordering geeft geen vrijstelling via horizontale mobiliteit
          1.1.7.8   De breedste scope primeert

1.2.      Het vacaturebericht

1.2.1     Geen preselectie, wel bijzondere voorwaarden
1.2.2     Deelnemingsvoorwaarden versus bevorderingsvoorwaarden
1.2.3     In aanmerking komende graden
1.2.4     Reserve aanleggen
1.2.5     Rangschikking
1.2.6     Perspectiefgesprekken voeren
1.2.7     Termijn om te kandideren
1.2.8     Wijze van bekendmaking
1.2.9     Vakbonden inlichten
1.2.10    Modelsollicitatieformulier opmaken
1.2.11    Specifieke situaties
          1.2.11.1 Ziekte van de kandidaten
          1.2.11.2 Verlof voor opdracht
          1.2.11.3 Bevorderen tijdens de proeftijd in een andere graad



1.3.     Het verzamelen van de kandidaturen

1.3.1     Ontvangstmeldingen opstellen
1.3.2     Screening van de deelnemingsvoorwaarden
1.3.3     Vrijstellingen onderzoeken
          1.3.3.1   Algemene principes inzake vrijstelling
          1.3.3.2   Test leidinggevende capaciteiten
          1.3.3.3   Directeursfuncties
          1.3.3.4   Opdrachthouders
          1.3.3.5   Geslaagd voor het hogere
          1.3.3.6   Geen uitwisselbaarheid tussen aanwerving en bevordering
          1.3.3.7   Overige situaties
          1.3.3.8   Informatie over vrijstellingen
1.3.4     Principe van niet nodeloos hertesten


                                                   3
1.4       De organisatie van competentieproeven

1.4.1     Onderscheid leidinggevende en inhoudelijke bevorderingsfuncties
1.4.2     Schema van de procedure
1.4.3     Voorbeeld van een IP
1.4.4     Wie maakt en ondertekent de Interne Potentieelinschatting?
1.4.5     Een EP is facultatief
1.4.6     Selectiegesprek bij inhoudelijke bevorderingsfuncties
1.4.7     IP en EP onafhankelijk van elkaar
1.4.8     Beoordeling generieke competenties bij beleidsdomeinoverschrijdende procedures
1.4.9     Test generieke competenties voor meerdere functies tesamen organiseren
1.4.10    Conclusies per competentie


1.5       Het advies van het managementorgaan en het interne bezwaar

1.5.1     Bezwaar tegen het advies versus beroep tegen de beslissing
1.5.2     Bezwaartermijn van 15 dagen
1.5.3     Vorm van het advies
1.5.4     Inhoud van het advies
1.5.5     Inzage in de IP en EP na advies van het managementorgaan
1.5.6     Hoorrecht
1.5.7     Definitief advies na het horen van de kandidaat
1.5.8     Rechter en partij tegelijk in het managementorgaan?


1.6       Besluiten opmaken

1.6.1     Besluit of brief ?
1.6.2     Kopie / afschrift voor de kandidaat
1.6.3     Ingangsdatum bevordering
1.6.4     Geen bevordering met terugwerkende kracht
1.6.5     Vereisten inzake motivering van besluiten


1.7      Na de bevordering

1.7.1     Geen proeftijd bij bevordering binnen het niveau
1.7.2     Mogelijkheid om geldelijke anciënniteit te herzien
1.7.3     Beroepsmogelijkheden bij de Raad van State
1.7.4     Vernietigen van gevolgakten door de Raad van State
1.7.5     Wat als de bevorderde kandidaat verzaakt aan de bevordering ?
1.7.6     Doorgeven van potentieelinschattingen in kader van P&O ontwikkeltraject
1.7.7     Bewaren van dossiers




                                            4
2.       Bevorderen naar een hoger niveau


2.1      Het generieke overgangsexamen

2.1.1    Niveau-anciënniteit bij overgangsexamen
2.1.2    Dienstvrijstelling
2.1.3    Deeltijdse proeftijd na bevordering
2.1.4    Voorafgaandelijke potentieelinschatting voor niveau A
2.1.5    Beoordelingscommissie
2.1.6    Motivering per competentie
2.1.7    Vrijstellingen
2.1.8    Brief of besluit?
2.1.9    Wie mag de IP ondertekenen bij een vergelijkend overgangsexamen?
2.1.10   Eenmalig voordeel van het slagen voor een examen
2.1.11   Bevorderingspremie
2.1.12   Examentoelage
2.1.13   Mogelijkheid om geldelijke anciënniteit te herzien


2.2      Het specifieke overgangsexamen


2.3      Het bijzonder vergelijkend overgangsexamen voor een groep


Bijlagen
Bijlage 1.    Deelnemers werkgroep bevorderingprocedures
Bijlage 2.    Stappenplan van de MOD BZ
Bijlage 3a.   Voorbeeld 1 van sollicitatieformulier
Bijlage 3b.   Voorbeeld 2 van sollicitatieformulier
Bijlage 4.    Sjabloon IP
Bijlage 5.    Kwaliteitscriteria voor het uitvoeren van externe potentieelinschattingen
Bijlage 6.    Besluit of brief?




                                            5
1.      BEVORDEREN BINNEN HET NIVEAU
In tegenstelling tot de bevordering naar het hogere niveau, is de bevordering binnen
het niveau een vacaturegestuurde selectie. Deze functiespecifieke selectie kan
bestaan uit een generiek deel en een functiespecifiek deel (leidinggevende
bevorderingsfuncties) ofwel uit een functiespecifiek deel alleen. In hetgeen volgt
wordt het proces beschreven vanaf het ontstaan van een vacature tot het invullen
van een bevorderingsbetrekking. Voor het concrete verloop van de procedure werd
inspiratie geput uit het stappenplan van de MOD BZ (bijlage 2)

1.1.     De vacature

1.1.1    Functiebeschrijving opmaken

Leidinggevende en HR-verantwoordelijke maken samen de functiebeschrijving op
(voor zover er niet reeds een goede en actuele functiebeschrijving voorhanden is).

De entiteit wijst de functies toe aan een functiefamilie waarbij men gebruik maakt van
de door AGO ontwikkelde tool functiefamilies http://www.functiefamilies.info/

In de functiebeschrijving dienen de competenties en de niveau’s van competentie
bepaald te worden, alsook de resultaatgebieden.

Enkel voor de directeursgraden (N-2 functies) bestaat er een generiek
competentieprofiel. Vanuit de afdeling Beleid stelt men dat het niet de bedoeling is
om nog generieke competentieprofielen te creëren voor andere graden (bv.
leidinggevende graad B 3) omdat men steeds meer en meer functiespecifiek wil
selecteren. Toch wordt vanuit een aantal MOD’s gevraagd om voor leidinggevende
functies minstens een leidinggevend minimumprofiel op te maken. In het kader van
de beoogde verhoging van de horizontale mobiliteit, is het wenselijk om ook
generieke competentieprofielen op te maken voor de andere (niet N-2
)leidinggevende functies. De ontvangende entiteit heeft daardoor een
minimumgarantie dat kandidaten van de horizontale mobiliteit bij hun entiteit van
herkomst voor bepaalde leidinggevende functies toch getest geweest zijn op een
aantal minimumcompetenties.

Er zijn graden die hetzelfde zijn of ze nu een inhoudelijke dan wel een
leidinggevende functie betreffen. Zo is de graad op het personeelsplan in de tweede
rang in niveau B, C of D dezelfde (bv. hoofdmedewerker, hoofdassistent of
hoofddeskundige). Toch kan in bepaalde functies in de tweede rang het accent
eerder liggen op het leidinggevende aspect, dan wel op het inhoudelijke aspect.

Het is het karakter van de functie dat bepalend is voor de procedure die gevolgd
wordt (hetzij art. VI 39 leidinggevende functies, hetzij artikel VI 40 inhoudelijke
functies.




                                         6
1.1.2   Bepalen van de graad en opname ervan in het personeelsplan nagaan

Enkel functies in graden die zijn opgenomen in het personeelsplan kunnen vacant
verklaard worden. Indien het personeelsplan de graad niet bevat, dient hij bijkomend
opgenomen te worden vooraleer vacant kan verklaard worden.
Het is best om een en dezelfde functie slechts in één bepaalde graad te voorzien,
zoniet kan enkel geopteerd worden voor de graad met de laagste verloning.
Het is dus aangewezen om niet met of- of- betrekkingen te werken.
Het standpunt van het Rekenhof is dat een verloningssysteem gebaseerd op
diplomawaardering niet kan.
Voorbeeld
Voor de of- betrekking “adjunct van de directeur of ingenieur” kan men niet de
bezoldiging van ingenieur geven omdat, zo stelt het Rekenhof, men dan impliciet te
kennen geeft dat het er niet toe doet welk diploma de kandidaat heeft.

Indien het gaat om graden waaraan dezelfde verloning is gekoppeld, kan men
eventueel wel met een of- of- betrekking werken.

1.1.3   Voorrang voor herplaatsing

Indien men met een procedure werkt, dient elke vacante betrekking eerst verplicht
aangeboden te worden aan Werkwijzer (zie art. I 5 §1).

1.1.4 Mogelijkheid tot wijziging van dienstaanwijzing

Voorafgaandelijk kan een vacature wel steeds ingevuld worden via een wijziging van
dienstaanwijzing (dus zonder procedure en zonder beroep te doen op de
herplaatsing (art. I 5 § 5 VPS). Soms kan een betrekking ook via wijziging van
standplaats ingevuld worden (art. VI 31 § 2) zonder procedure en zonder beroep te
doen op de herplaatsing.

De lijnmanager kan eenzijdig beslissen om tot een wijziging van dienstaanwijzing
over te gaan binnen zijn eigen entiteit. In elk geval is er bij een wijziging van
dienstaanwijzing steeds behoud van graad. In principe gebeurt een wijziging van
dienstaanwijzing met behoud van een gelijkaardige functie.

Het is echter niet uitgesloten in een constructief verhaal om een andere functie aan
te bieden via een wijziging van dienstaanwijzing (bv. operationele functie in de graad
van adjunct van de directeur in een bepaalde dienst wordt ingeruild voor een
beleidsvoorbereidende functie in de graad van adjunct van de directeur in een
andere afdeling binnen dezelfde entiteit) . Het bestuur moet daarbij het
dienstbelang afwegen tegen het belang van de ambtenaar.

In een sanctionerend verhaal (wijziging van dienstaanwijzing op basis van
het gedrag) echter is het delicater om een gans andere functie aan te bieden via een
wijziging van dienstaanwijzing, zeker als de nieuwe functie gepaard gaat met het
verlies van een aantal voordelen. De ambtenaar heeft dan het recht om vooraf
gehoord te worden. Indien men een ambtenaar een andere functie wil geven omdat
hij/zij niet goed functioneert binnen een bepaalde functie, kan de lijnmanager hem
aanmelden voor herplaatsing.


                                         7
Bij contractuelen kan de overheid niet eenzijdig een nieuwe dienstaanwijzing
bepalen: het contractuele personeelslid moet akkoord gaan, tenzij het gaat om een
niet-belangrijke wijziging van de essentiële arbeidsvoorwaarde “arbeidsplaats”.


1.1.5     Keuze van procedure (bevordering alleen of combinatie van procedures)

De lijnmanager kan ervoor opteren om de functie alleen via bevordering open te
stellen. Hij kan zich ook beroepen op een combinatie van procedures (art. I 5).

1.1.6     Scope bepalen

De scope is per type van procedure bepaald in art. VI 1.

Indien de lijnmanager enkel opteert voor procedures waarvan de scope kan beperkt
worden tot de entiteit (bv. horizontale mobiliteit en bevordering), is hij niet verplicht
om open te stellen voor de ganse DVO. Zodra hij echter combineert met een
procedure waarvan de scope de ganse DVO is (werving in rang A2 of bevordering
door overgang naar het andere niveau) dient hij de vacature verplicht open te stellen
voor de ganse DVO. Zodra men extern gaat is de scope dus steeds
organisatiebreed.

1.1.7     Aandachtspunten

1.1.7.1       Directeursfuncties eerst intern invullen

Vooraleer een statutaire directeursfunctie via aanwerving kan worden ingevuld,
dienen eerst de procedures van de interne arbeidsmarkt doorlopen te worden (art. I 5
§ 1 tweede lid VPS). Voor een directeursfunctie zijn de procedures van de interne
arbeidsmarkt de horizontale mobiliteit, de bevordering binnen het niveau en de
graadverandering. Indien men nadien de procedure van aanwerving kiest, dient men
in elk geval de vacature tegelijkertijd organisatiebreed aan te bieden via de
horizontale mobiliteit, tenzij men net voordien de vacature reeds organisatiebreed
heeft aangeboden via horizontale mobiliteit. Indien men voordien de vacature reeds
aangeboden heeft via horizontale mobiliteit beperkt tot de entiteit is men verplicht om
ze bij aanwerving minstens één maal organisatiebreed via horizontale mobiliteit aan
te bieden.

1.1.7.2    Bevorderingsreserves

Indien er reserves zijn van geslaagden voor overgangsexamens of voor
competentieproeven, is men verplicht om de functie tevens via bevordering aan te
bieden. Voor bevorderingen binnen het niveau (=door verhoging in graad) zijn er
echter meestal geen reserves. Dan is men niet verplicht om de vacature tevens via
bevordering aan te bieden, maar de mogelijkheid bestaat wel. Het nagaan of er
reserves zijn buiten de entiteit is bovendien organisatorisch niet altijd evident. Voor
de eigen entiteit is men wel op de hoogte van de reserves, maar er bestaat geen
centrale gegevensdatabank die bevorderingsreserves binnen het niveau voor de
ganse DVO groepeert.



                                          8
1.1.7.3.      Graadverandering

Men kan eventueel ook opteren voor graadverandering, maar men is niet verplicht.
Opteren voor graadverandering is alleen mogelijk indien het VPS graadverandering
toelaat naar de graad van de vacature in kwestie (bv. van adviseur naar directeur of
vice versa). (zie art. VI 65 e.v.)

1.1.7.4       Eenzelfde functiespecifieke selectie bij combinatie van procedures

Indien de lijnmanager opteert voor de combinatie van procedures, dienen alle
kandidaten aan dezelfde functiespecifieke selectie onderworpen te worden.
Kandidaten die via aanwerving meedingen ondergaan eerst een generieke selectie.
Daarna volgt de functiespecifieke selectie voor de kandidaten van de aanwerving en
de horizontale mobiliteit (en eventueel van de bevordering door verhoging in graad
en de graadverandering). Indien men de procedure van bevordering door verhoging
in graad meeneemt, dient de functiespecifieke selectie georganiseerd te worden
volgens de principes van artikel VI 39 of VI 40. Ook indien men de procedure van
graadverandering meeneemt, dient men te slagen voor dezelfde proef van de
generieke en functiespecifieke competenties als deze die georganiseerd wordt bij
een bevordering binnen het niveau (zie art. VI 65 bis en toelichting). Dit kan tot
praktische toepassingsproblemen leiden aangezien men geen IP kan afnemen van
personeelsleden buiten de DVO die kandideren via aanwerving. Men zou zich dan op
de gegevens van het CV kunnen baseren, maar helemaal gelijkwaardig aan een IP is
dit uiteraard niet. Ook kan dit principe tot gevolg hebben dat kandidaten van de
horizontale mobiliteit een zware selectieprocedure moeten ondergaan (dezelfde als
die bij bevordering binnen het niveau), terwijl ze al in de graad tewerkgesteld zijn.
Eventueel kan hier het principe van niet nodeloos hertesten soelaas brengen, ook al
is er nog geen juridische basis voor in het VPS (zie punt 1.3.4)
Indien enkel gekozen wordt voor horizontale mobiliteit, dan kan de functiespecifieke
selectie door de selector vrij worden ingevuld.


1.1.7.5    Procedure afhankelijk van type kandidaat

Bij combinatie van procedures ontstaat aan het einde van de functiespecifieke
selectie telkens een pool van geschikten enerzijds en een pool van niet-geschikten
anderzijds. Al naargelang de kandidaat die gekozen wordt betreft het dan hetzij een
bevordering, hetzij een werving, hetzij een overplaatsing via horizontale mobiliteit,
hetzij een graadverandering. In het selectiereglement dient men wel vooraf duidelijk
te maken volgens welke procedures de lijnmanager vacant verklaart en welke
deelnemingsvoorwaarden men hanteert.

1.1.7.6    Slagen via bevordering geeft geen vrijstelling via aanwerving

Kandidaten die in een bevorderingsprocedure binnen het niveau geslaagd zijn voor
de proef van de generieke competenties van een leidinggevende
bevorderingsprocedure en die meedingen via aanwerving hebben geen vrijstelling
voor het generieke gedeelte via aanwerving. De bevorderingsprocedure binnen het
niveau is immers vacaturegestuurd en een functiespecifieke selectie (met een
generiek en een functiespecifiek gedeelte voor de leidinggevende loopbanen). Het


                                         9
VPS voorziet nergens dat het slagen voor een deel van de functiespecifieke selectie
vrijstelling geeft voor het generieke gedeelte bij aanwerving. Er is trouwens geen
uitwisselbaarheid tussen vrijstellingen voor aanwerving enerzijds en voor bevordering
anderzijds. Ook hier zou het principe van niet nodeloos hertesten soelaas kunnen
bieden. De lijnmanager zou omwille van pragmatische redenen kunnen beslissen dat
iemand niet hertest dient te worden indien hij pas een gelijkaardige test heeft
afgelegd (zie punt 1.3.4).


1.1.7.7   Slagen via bevordering geeft geen vrijstelling via horizontale mobiliteit

Indien men een selectie voor een adviseursfunctie (of andere inhoudelijke
bevorderingsfunctie) opstart zonder dat er een combinatie is met bevordering (bv.
alleen externe werving en horizontale mobiliteit), dan kunnen de kandidaten die een
vrijstelling hebben voor die welbepaalde en zelfde adviseursfunctie via een
bevorderingsprocedure deze vrijstelling niet aanwenden.
Indien men de procedure wel combineert met bevordering hoeven kandidaten die
vrijgesteld zijn voor een bepaalde adviseursfunctie op basis van deelname aan een
eerdere bevorderingsprocedure geen functiespecifieke selectie meer te ondergaan
voor dezelfde functie, want hun vrijstelling geldt voor het geheel. Bij het afwegen van
de geschiktheid van de kandidaten dient men dan rekening te houden met de
informatie uit het verleden op het moment van de test functiespecifieke competenties
voor de adviseursfunctie. Eventueel kunnen de leden van de jury of de lijnmanager
nog een aanvullend gesprek voeren met de geslaagden voor de functiespecifieke
selectie en de vrijgestelden om de definitieve keuze te kunnen maken (ook al is dit
niet expliciet voorzien in het VPS; het VPS bepaalt immers niet hoe de lijnmanager
zijn keuze moet maken).
Indien er meerdere geschikte kandidaten zijn, dan heeft de lijnmanager de keuze om
de kandidaat met de vrijstelling voor de functie al dan niet te bevorderen, maar de
kandidaat blijft in elk geval geschikt voor de functie gedurende 7 jaar na zijn
oorspronkelijk slagen. Indien de kandidaat met de vrijstelling de enige geschikte
kandidaat is, dan dient hij wel bevorderd te worden (aangezien bij bevordering
binnen het niveau het VPS niet de optie laat om uitzonderlijk niemand te kiezen uit
de geschikte kandidaten, zoals dit bv. wel kan bij werving art. III 10).

1.1.7.8      De breedste scope primeert

Hoewel de regelgeving hierover niets bepaalt, is het logisch dat bij combinatie van
procedures het de breedste scope is die primeert. Indien men bv. beroep doet op de
procedure van aanwerving (bij rang A2) en men combineert met bevordering binnen
het niveau, dan is het logisch om de bevorderingsprocedure niet te beperken tot de
entiteit. Indien men twee procedures combineert waarbij men kan beperken tot de
entiteit (bv. bevordering binnen het niveau en horizontale mobiliteit), dan is het
logisch dat men de scope kan beperken tot de entiteit (zie ook punt 1.1.6)




                                         10
1.2     Het vacaturebericht

Het vacaturebericht bevat de functiebeschrijving en het selectiereglement. Het
VPS legt bij bevordering geen selectiereglement op, maar het is toch aangewezen
om hiervan gebruik te maken. Via het selectiereglement kunnen de verschillende
stappen in de procedure belicht worden.
Indien men bijzondere voorwaarden oplegt in de vacature en/of indien men opteert
voor het aanleggen van een reserve, dient men dit op te nemen in het
selectiereglement.

1.2.1    Geen preselectie, wel bijzondere voorwaarden

Een preselectie kan niet. Wat wel kan is gebruik maken van art. VI 34 VPS dat stelt
dat kandidaten die niet voldoen aan de statutaire voorwaarden of de voorwaarden
in de vacature uitgesloten worden van deelname aan de functiespecifieke selectie.
De eventuele uitsluiting moet dan wel duidelijk gemotiveerd worden en ter kennis
gebracht van de kandidaten.

Functiespecifieke selectie betekent in art. VI 34 vacaturegericht en is niet te
verwarren met het testen van het functiespecifieke gedeelte in een procedure. De
bevordering binnen het niveau betreft een vacaturegebonden = functiespecifieke
selectie en wat de leidinggevende bevorderingsfuncties betreft met zowel een
generiek als een functiespecifiek deel.

Men kan de voorwaarden in de vacature dusdanig formuleren dat men zich enkel
richt op een bepaalde doelgroep waardoor men kandidaten die niet beantwoorden
aan het profiel kan uitsluiten van deelname aan de procedure. Op voorhand dienen
de kandidaten hiervan op de hoogte te zijn, zodat ze bij de formulering van hun
kandidatuurstelling hiermee rekening kunnen houden. De toelichting bij het VPS
geeft als voorbeeld een specifiek diploma.

Eens men de kandidaten toelaat, moet men ze toelaten tot de volledige IP/EP. Een
eliminerende test voor men doorgaat naar de IP/EP is niet mogelijk, omdat het geen
onderdeel van de procedure uitmaakt.

De voorwaarden in de vacature mogen niet strenger zijn dan de statutaire
voorwaarden: het is bv. niet de bedoeling om 10 jaar specifieke ervaring te vragen
indien men op basis van de statutaire voorwaarden slechts 6 jaar ervaring
beroepservaring vraagt.

In een van de volgende wijzigingsbesluiten aan het VPS wordt wel een mogelijkheid
ingevoerd van voorselectie bij bevordering (en ook bij horizontale mobiliteit,
graadverandering en externe mobiliteit) op voorwaarde dat het een procedure betreft
gepaard gaande met een externe potentieelinschatting.

1.2.2    Deelnemingsvoorwaarden versus bevorderingsvoorwaarden

De statutaire voorwaarden om te kunnen bevorderen zijn beschreven in artikel VI 39
en VI 40.


                                       11
Voor bv. een leidinggevende bevorderingsfunctie in rang C 3 geldt benoemd zijn in
een graad van rang C1 en over 6 jaar relevante beroepservaring of
schaalanciënniteit beschikken in één of meer salarisschalen in de betrokken graad of
benoemd zijn in een graad van rang C2.

Verder zijn de statutaire bevorderingsvoorwaarden:
   - vastbenoemd zijn (art. VI 32);
   - in dienstactiviteit zijn (art. VI 37 en art. X 2);
   - geen onvoldoende gekregen hebben bij de laatste evaluatie (art. VI 37);
   - slagen voor een competentieproef (art. VI 38).

Op het moment van de bevordering dient men dus aan al deze voorwaarden te
voldoen. Niets belet evenwel dat men ook tot de procedure kandidaten toelaat
waarvan men verwacht dat zij op de datum waarop de bevorderingen effectief zullen
doorgaan, aan de vereisten zullen voldoen. Bv. voor de relevante beroepservaring is
het gebruikelijk dat men in het selectiereglement vaststelt op welke datum aan het
aantal jaren of schaalanciënniteit dient voldaan te zijn. De datum waarop aan de
relevante beroepservaring of de schaalanciënniteit dient voldaan te zijn hoeft echter
niet noodzakelijk de datum van het moment van afsluiten van de kandidaturen te
zijn. Het kan ook de datum zijn van de vermoedelijke bevorderingsdatum. Ook
kandidaten in proeftijd met oog op vaste benoeming kunnen toegelaten worden tot
de procedure aangezien de overgrote meerderheid van de ambtenaren op proef ook
effectief vastbenoemd wordt. Voor de effectieve bevordering dient dan gewacht te
worden tot de vaste benoeming een feit is.

Tevens is het gebruikelijk om ambtenaren die genieten van een verlofvorm
gelijkgesteld met non-activiteit, toe te laten tot de procedure. Indien ze effectief
willen bevorderen, dienen ze een einde te stellen aan hun verlofvorm gelijkgesteld
met non-activiteit.
Opdat er sprake zou zijn van een belemmering om te kunnen bevorderen, dient de
non-activiteit volledig te zijn. Zo bevindt de ambtenaar in verlof voor deeltijdse
prestaties zich nog steeds voor een deel in dienstactiviteit; het is slechts voor het
gedeelte van de prestaties die hij niet verricht dat hij zich in non-activiteit bevindt. Hij
kan dus wel bevorderen. Aangezien een ambtenaar in halftijdse
loopbaanonderbreking voldoet aan de voorwaarden om te kunnen bevorderen, kan
hij na de bevordering zijn halftijdse loopbaanonderbreking verderzetten.
Artikel VIII 4 stelt dat men zich tijdens de tuchtschorsing in non-activiteit bevindt
met behoud van salaris en dat men tijdens de tuchtschorsing geen recht heeft op
bevordering in graad. Artikel IX 4 laat toe aan de overheid die bevoegd is voor het
uitspreken van de schorsing in het belang van de dienst om het recht te ontzeggen
op bevordering.

Een tuchtstraf verhindert niet om te kunnen kandideren voor een bevordering, een
evaluatie “onvoldoende” voorafgaand aan de kandidaatstelling daarentegen wel.
Uiteraard kan de directieraad in haar overwegingen om voor een bepaalde kandidaat
al dan niet te kiezen, rekening houden met de tuchtstraf. Indien de tuchtstraf wordt
doorgehaald, mag er geen rekening meer mee gehouden worden in het persoonlijk
dossier. De uitwerking van een tuchtstraf terugzetting in graad blijft wel behouden,
zolang er geen bevordering heeft plaatsgevonden (ook al is de doorhalingstermijn
verstreken). Of de doorhalingstermijn van 4 jaar al dan niet verstreken is, speelt


                                           12
bovendien geen enkele rol in de beslissing of betrokkene al dan niet kan bevorderd
worden. Indien de lijnmanager oordeelt dat de tuchtstraf een negatief element blijft,
dan kan hij dit tot uiting laten komen in de interne potentieelinschatting (IP) die hij
opmaakt.

Het selectiereglement mag geen strengere eisen opleggen dan hetgeen statutair
voorzien is. Indien bv. statutair bekeken 6 jaar relevante beroepservaring gevraagd
wordt, is het niet conform de statutaire bepalingen om 12 jaar relevante
beroepservaring te vragen. Indien een selectiereglement afwijkt van de statutaire
voorwaarden, is het niet rechtsgeldig.
Voor de leidinggevende functies wordt er in het VPS enkel gesteld dat men dient te
beschikken over '6 jaar relevante beroepservaring'. Hoe men dit als lijnmanager
concreet invult, is de keuze van de lijnmanager. Men kan 6 jaar vragen die relevant is
op technisch vlak of men kan 6 jaar leidinggevende ervaring vragen of men kan een
mengeling van beiden vragen. Maar het is niet de bedoeling dat men meer dan 6 jaar
vraagt (dus niet bv. 6 jaar technische ervaring + 4 jaar leidinggevende ervaring, want
dan hebben sommige kandidaten eigenlijk 10 jaar ervaring nodig om te kunnen
bewijzen dat ze aan de gestelde ervaringsvereisten voldoen). Men kan wel 6 jaar
technische ervaring vragen waarvan 4 jaar tevens leidinggevend of men kan 6 jaar
leidinggevende ervaring vragen waarvan 4 jaar technisch.

Daarnaast blijft de vertaling van de vereiste van schaalanciënniteit uit de oude
regeling overeind: "tweede salarisschaal in de functionele loopbaan bereikt hebben",
die nu geformuleerd wordt als "6 jaar schaalanciënniteit in één of meer
salarisschalen in de betrokken graad". De nieuwe formulering betekent dat 6 jaar
schaalanciënniteit volstaat (naar analogie met 6 jaar relevante
beroepservaring), terwijl vroeger soms 8 jaar evaring nodig was (bv. medewerker
bereikt pas na 8 jaar SA de tweede salarisschaal in de FULO - van C 111 naar C
112).

Voor de berekening van de relevante beroepservaring worden deeltijdse prestaties
als voltijdse beschouwd (art. VI 38). Verder bepaalt de lijnmanager die een vacature
heeft welke ervaring als relevante beroepservaring dient beschouwd te worden, met
dien verstande dat de relevante beroepservaring kan opgedaan zijn zowel in de
overheidssector (contractueel of statutair) als in de privé-sector of als zelfstandige.

Het VPS legt niet op dat de relevante beroepservaring dient verworven te zijn in een
bepaalde rang (aangezien ze evengoed kan opgedaan zijn in de privé-sector). Het
gaat erom dat de ervaring relevant is, waar ze opgedaan werd en desgevallend in
welke rang is van geen belang. Indien men bv. 14 jaar ervaring heeft in rang C1,
betekent dit nog niet dat de beroepservaring relevant is voor een inhoudelijke graad
in rang C2.

Iemand die voltijds afwezig is en ondertussen geen andere beroepservaring buiten
de DVO (diensten van de Vlaamse overheid) opdoet, bouwt geen beroepservaring
op. Voor de leidinggevende functies in niveau B, C of D is het zo dat
schaalanciënniteit ook een voldoende vereiste is om deel te nemen. Bij deze
functies dient men rekening te houden met de situaties waarin men
schaalanciënniteit opbouwt (bv voltijdse loopbaanonderbreking geen opbouw van
schaalanciënniteit, deeltijdse loopbaanonderbreking wel opbouw van


                                         13
schaalanciënniteit, verlof voor deeltijdse prestaties voltijdse opbouw van
schaalanciënniteit gedurende de eerste 5 jaren en daarna pro-rata opbouw, ....)

De enige expliciete voorwaarde die het VPS opneemt om te kunnen kandideren is
dat de laatste functioneringsevaluatie niet mag besloten zijn met een onvoldoende
(art. VI 38). Dit betekent dat niet alleen om te kunnen bevorderen, maar ook om te
kunnen kandideren de laatste evaluatie geen onvoldoende mag zijn.
Voor de toelating tot deelname aan een bevorderingsprocedure moet rekening
gehouden worden met de laatste definitieve evaluatie op het moment van
kandidaatstelling. Voor de bevordering zelf telt de laatste definitieve evaluatie op het
moment van de bevordering. Indien de laatste evaluatie nog niet definitief is
(beroepstermijn loopt nog of er is nog geen definitieve uitspraak na raad van beroep),
telt dus de vorige evaluatie, die wel al definitief besloten is.
Juridisch gezien hoeft men dus niet te wachten totdat de laatste evaluatie definitief is,
maar als men midden in dergelijke procedure zit lijkt het eerder aangewezen om het
definitief resultaat van de procedure af te wachten dan onmiddellijk (met twijfel) te
bevorderen (maar dit is een opportuniteitsoversweging).

Het VPS spreekt zich niet uit over de vraag of hetzelfde aantal jaren ervaring of
dezelfde voorwaarden in de vacature dienen gevraagd te worden bij combinatie van
procedures (bv. horizontale mobiliteit en bevordering). Men kan dezelfde ervaring of
voorwaarden opleggen, maar er is geen verplichting om dit te doen. Voor de
kandidaten van de horizontale mobiliteit bv. die reeds de graad hebben waarin de
vacature zich situeert, zou men kunnen stellen dat de voorwaarden die men aan de
andere kandidaten oplegt, niet vereist zijn.

1.2.3   In aanmerking komende graden

Het selectiereglement dient te vermelden vanuit welke graden men in aanmerking
komt om te bevorderen tot een bepaalde graad.

Bij de vacantverklaring van een functie dient men steeds rekening te houden met
artikel I 5 § 6 VPS. Dit verwijst naar het organiek reglement (=bijlage 4 bij het VPS)
dat voor de vacatures in alle graden bepaalt of ze via aanwerving en/of bevordering
kunnen ingevuld worden met eventuele vermelding van de aanvullende en
bijzondere voorwaarden inzake beroepskwalificatie. Uit het organiek reglement blijkt
dat bv. een vacature van hoofdassistent enkel via bevordering door verhoging in
graad kan ingevuld worden en dus niet via werving. De meeste graden van de
tweede en derde rang in niveau B, C en D zijn bevorderingsgraden.

Voor elke bevorderingsgraad bevat het organiek reglement tevens de opsomming
van de toeganggevende graden. Er bestaan gescheiden loopbaanpaden
(administratieve, technische en wetenschappelijke loopbaanpaden). Een
technisch assistent kan bevorderen tot technisch hoofdassistent, maar niet tot
speciaal hoofdassistent. Deze scheiding bestaat vooral op de tweede rang. Op de
derde rang in niveau B, C en D werd de scheiding opgeheven: zo kunnen bv. zowel
de speciaal hoofdassistent, de technisch hoofdassistent als de hoofdassistent
bevorderen tot senior hoofdassistent of leidinggevend hoofdassistent.




                                         14
                     LEIDINGGEVENDE LOOPBAAN                         INHOUDELIJKE LOOPBAAN


                Secretaris-generaal (M)            Hoofd
 N A3
                                                   SAR
                Administrateur-generaal (M)




AD A2L          Algemeen directeur (M)




N-1 A2A         Afdelingshoofd – Projectleider (M)




                                                                                                               12j RE
  A2E                                                                 Senior adviseur




                                                                                        8j RE
  A2M              Hoofdadviseur


                                                                     8j RE
    6j RE


N-2 A2          Directeur                 Directeur                   Adviseur                  Adviseur
                                          - ingenieur                                           - ingenieur
                                          - arts …                                              - arts …


                6j RE             6j RE            6j RE     6j RE     6j RE 6j RE          6j RE             6j RE




   A1          Adjunct van de directeur         niet-ingenieur   ingenieur           Ingenieur - arts -
                                                Wetenschappelijk attaché             informaticus




          regeling voor ingenieur, arts, informaticus                                     RE = relevante ervaring
          regeling voor niet-ingenieur, …                                                 21.06.2007




                                                        15
                                                                             mits procedure




       B3           Leidinggevend hoofddeskundige (B311)                        Senior hoofddeskundige (B311)




                                                                                              8j RE




       B2          Hoofddeskundige               Hoofdprogrammeur                  Maritiem verkeersleider
                Leidinggevend   Inhoudelijk    Leidinggevend   Inhoudelijk



     6j SA       6j SA of RE           6j RE      6j SA of RE       6j RE
     of RE                                                                                                        12j RE




       B1             Deskundige                    Programmeur




opgelet : 1 jaar kan maar geteld worden als SA of als RE                                        RE = relevante ervaring
                                                                                                25.06.2007




                                                         16
                                                                              mits procedure




       C3             Leidinggevend hoofdmedewerker                                Senior hoofdmedewerker
                                  (C311)                                                    (C311)



                                                                                               8j RE


                                                                                                                  12j RE



       C2          Hoofdmedewerker                Hoofdtechnicus                                  Hoofdscheepstechnicus
                Leidinggevend   Inhoudelijk   Leidinggevend   Inhoudelijk                         Leidinggevend   Inhoudelijk



     6j SA of      6j SA of RE           6j RE 6j SA of RE         6j RE                           6j SA of RE     6j RE
     RE




       C1             Medewerker                     Technicus              Radarwaarnemer             Scheepstechnicus




opgelet : 1 jaar kan maar geteld worden als SA of als RE                                         RE = relevante ervaring
                                                                                                 25.06.2007




                                                              17
                                                                                 mits procedure




        D3                           Leidinggevend                                    Senior hoofdassistent (D311)
                                  hoofdassistent (D311)



                                                                                                  8j RE


                                                                                                                     12j RE



        D2           Hoofdassistent                Technisch                   Speciaal                   Hoofdschipper
                                                 hoofdassistent              hoofdassistent               hoofdmotorist
                 Leidinggevend Inhoudelijk   Leidinggevend Inhoudelijk   Leidinggevend Inhoudelijk   Leidinggevend Inhoudelijk


      6j SA of       6j SA of       6j RE       6j SA of      6j RE        6j SA of        6j RE       6j SA of       6j RE
      RE             RE                         RE                         RE                          RE



        D1              Assistent                 Technisch                Speciaal assistent              Schipper en
                                                  assistent                                                 motorist




 opgelet : 1 jaar kan maar geteld worden als SA of RE                                                RE = relevante ervaring
                                                                                                     25.06.2007

In niveau A hebben de gescheiden loopbaanpaden vooral gevolgen voor de
ingenieur (of arts) en de wetenschappelijk attaché.

- gevolgen voor de ingenieurs

Een ingenieur van rang A1 is niet uitgesloten van bevordering naar adviseur of
directeur in rang A2, maar in de meeste gevallen zal dit onmiddellijk (salarisschalen
A123 en A124 zijn hoger dan salarisschaal A211) noch op termijn financieel
interessant zijn. Het salaris van de directeur-ingenieur of de adviseur-ingenieur is 12
tot 16% hoger dan van directeur of adviseur en door te kandideren naar directeur
verspeelt men de hogere financiële horizon van directeur-ingenieur of adviseur-


                                                               18
ingenieur. Eens men het ingenieursloopbaanpad verlaten heeft, kan men niet terug
naar ingenieursgraden.

Een A1 adjunct van de directeur met diploma ingenieur kan niet kandideren voor een
functie met de graad van adviseur-ingenieur of directeur-ingenieur. De reden is o.m.
dat men in dat geval niet geslaagd is voor het aanwervingexamen van ingenieur.

Voor de artsen geldt dezelfde problematiek: eens men de artsenloopbaan verlaten
heeft, kan men niet meer terug naar een artsengraad (tenzij men opnieuw aan een
wervingsexamen meedoet).

- gevolgen voor de houders van wetenschappelijke graden

Een wetenschappelijk attaché die in het bezit is van een diploma dat toegang geeft
tot de graad van ingenieur en die beschikt over 6 jaar relevante beroepservaring kan
bevorderen tot de graad van directeur-ingenieur (zie artikel VI 39 § 3, 7°). Daarnaast
kan de wetenschappelijk attaché ook bevorderen tot de graad van directeur (zie
artikel VI 39, § 3, 1°) en tot de graad van wetenschappelijk directeur (art. VI 39, § 3,
6°).
Een wetenschappelijk attaché die in het bezit is van een diploma dat toegang geeft
tot de graad van ingenieur en die beschikt over 6 jaar relevante beroepservaring met
betrekking tot de inhoudelijke materie kan bevorderen tot de graad van adviseur-
ingenieur (zie artikel VI 40 § 3, 5°). Daarnaast kan de wetenschappelijk attaché ook
bevorderen tot de graad van adviseur (zie artikel VI 40, § 3, 1°).

Bevorderingen tot de graad van directeur en adviseur zijn voor een wetenschappelijk
attaché financieel gezien niet steeds interessant. Bevorderen tot adviseur-ingenieur
of directeur-ingenieur kan voor de wetenschappelijk attaché financieel gezien wel
interessant zijn, maar deze beweging impliceert wel dat hij nadien niet meer kan
bevorderen tot wetenschappelijk directeur. Door de bevordering naar een
administratieve graad verlaat hij immers de wetenschappelijke loopbaan.

Voor een wetenschappelijk attaché (rang A1) is een overgang naar senior adviseur
(rang A2E) een bevordering binnen het niveau, waaraan geen proeftijd gekoppeld is.
Betrokkene verlaat dan de wetenschappelijke loopbaan, maar daar is niet
onmiddellijk een nadeel aan verbonden. Vanuit de graad van senior adviseur kan hij
immers meedingen naar een mandaat in het top- of middenkader, zowel in een
wetenschappelijke omgeving als in een niet-wetenschappelijke omgeving. Mandaten
in het top- of middenkader worden niet anders verloond in een wetenschappelijke
omgeving dan in een niet-wetenschappelijke omgeving.

Vanuit de graad van senior adviseur (rang A2E) kan men weliswaar niet meer
"bevorderen" naar wetenschappelijk directeur (rang A2), gezien senior adviseur een
hogere rang is dan wetenschappelijk directeur.

Wat wel mogelijk is, is een vrijwillige terugzetting in graad voor de senior adviseur
naar de graad van directeur of adviseur. Maar een terugzetting naar een graad van
wetenschappelijk directeur is niet mogelijk omdat men vanuit een administratieve
graad niet naar een niet-administratieve graad kan.



                                         19
Hoewel een wetenschappelijk attaché met een diploma van ingenieur wel kan
bevorderen tot de graad van directeur-ingenieur, komt hij niet in aanmerking voor een
graadverandering naar ingenieur. In het VPS werd immers geopteerd om de
graadverandering niet op veralgemeende wijze in te voeren.

Naar analogie met de recent ingevoerde mogelijkheid van graadverandering voor
een ambtenaar van rang A1 naar de graad van informaticus mits het slagen voor een
vergelijkend examen voor graadverandering, zou men evenwel kunnen overwegen
om ook de mogelijkheid van graadverandering voor de wetenschappelijk attaché met
het diploma van ingenieur naar de graad van ingenieur in te voeren, mits te slagen
voor een vergelijkend examen voor graadverandering naar de graad van ingenieur.

1.2.4   Reserve aanleggen

De geschikte kandidaten die niet bevorderd worden kunnen slechts in een reserve
opgenomen worden indien het selectiereglement voorziet in een reserve. Meestal
worden er voor de bevorderingen binnen het niveau geen reserves aangelegd. Het
werken met een reserve heeft immers als nadeel dat men dan voor een bepaalde
duurtijd (die ook dient vastgelegd te worden in het selectiereglement) gebonden is
aan de rangschikking en de reserve. Daardoor is het mogelijk dat een nieuwe
lijnmanager gebonden is aan beslissingen van een vorige lijnmanager. Bovendien
heeft het werken met een reserve het nadeel dat op het moment van het uitschrijven
van de nieuwe vacature er ondertussen kandidaten kunnen zijn die wel aan de
deelnemingsvoorwaarden beantwoorden, maar toch niet kunnen kandideren
aangezien men eerst de reserve moet uitputten alvorens vacant te kunnen verklaren.
Het voordeel van een reserve is wel dat wanneer er snel nieuwe vacatures zijn of de
bevorderde kandidaat afhaakt, de procedure niet opnieuw dient gevoerd te worden.
Een reserve verlengen kan enkel indien vooraf in het selectiereglement vermeld is
dat er een reserve aangelegd wordt en dat de reserve kan verlengd worden.

1.2.5   Rangschikking

Het selectiereglement dient ook te vermelden of er al dan niet met een
rangschikking wordt gewerkt. Het werken met een rangschikking kan, maar hoeft
niet. Men kan ook de kandidaten indelen in een groep van ‘geschikten’ enerzijds en
‘niet-geschikten’ anderzijds. In dit verband bestaat er enige verwarring over de
betekenis van de term “vergelijkend”.
Bij de opmaak van het VPS in 2006 werd als fundamentele stelling ingenomen dat
een vergelijkende selectie niet noodzakelijk een rangschikking inhoudt. De
vergelijking van kandidaten kan ook gebeuren door hen in te delen in verschillende
groepen, bv. enerzijds een groep van geschikten en anderzijds een groep van niet-
geschikten.
Een overgangsexamen is steeds vergelijkend. Er kan een rangschikking worden
opgemaakt (art. V 52), maar het is niet steeds noodzakelijk: men kan de kandidaten
ook indelen in groepen (bv. geschikten enerzijds; niet-geschikten anderzijds). Indien
het een algemeen vergelijkend overgangsexamen betreft, is het gebruikelijk dat geen
rangschikking wordt opgemaakt, aangezien er dan meestal toch een bijkomende
selectieproef volgt.
Voor een vergelijkende competentieproef geldt dat er steeds een rangschikking
wordt opgemaakt. De huidige term “vergelijkende competentieproef” van art. VI 41


                                       20
slaat op de vroegere “vergelijkende bekwaamheidsproef” in het zeewezen
(hoofdscheepstechnicus, hoofdmotorist en hoofdschipper). Aangezien voor deze
proeven de vacature vooraf duidelijk gekend is, is het logisch om te werken met een
rangschikking.
Naast de vergelijkende competentieproef, is er nog de “niet-vergelijkende
competentieproef” in uitvoering van art. VI 39 en VI 40. De vakorganisaties stonden
erop dat we ze als “niet-vergelijkend” bestempelden om het onderscheid duidelijk te
maken met de “vergelijkende” competentieproeven (art. VI 41) (de
bekwaamheidsproeven in het zeewezen) waar er steeds een rangschikking is. Voor
de vakorganisaties houdt het begrip vergelijkend steeds een rangschikking in. Om
echter conform te zijn met de filosofie van het raamstatuut zouden de bevorderingen
binnen het niveau met competentieproef allemaal vergelijkend moeten heten, met de
verplichting om voor de vergelijkende competentieproeven binnen het niveau in het
zeewezen een rangschikking op te nemen. Wat betreft de concrete organisatie van
de proeven is er geen verschil in visie met de vakorganisaties; het verschil in visie is
louter terminologisch.

1.2.6   Perspectiefgesprekken voeren

Over de mogelijkheid van een perspectiefgesprek of oriënterend gesprek werden
enkel afspraken gemaakt in het SOPO voor de N-1 procedure. Er werden geen
afspraken gemaakt hierover voor N-2, hetgeen niet betekent dat het niet zou kunnen.
Indien men de mogelijkheid vermeldt in het selectiereglement, is het logisch dat men
vooraf opteert voor één van beide mogelijkheden (ofwel perspectiefgesprek, ofwel
oriënterend gesprek) en dat men vooraf ook beslist of men het al dan niet gaat doen
(tenzij wanneer men die beslissing laat afhangen van het aantal kandidaten dat zich
aanmeldt, maar dan vermeldt men dit best ook in het selectiereglement).
Het doel van het perspectiefgesprek is om met de leidinggevende te dialogeren over
de toekomstperspectieven in de loopbaan. Het perspectiefgesprek kan aangevuld of
vervangen worden door een oriënterend gesprek met een externe consultant of
interne specialist zoals de P&O-functie. Het oriënterend gesprek dient om de
motivatie na te gaan en inzicht te geven in de functie. Aangezien zowel het
perspectiefgesprek als het oriënterend gesprek facultatief zijn en voorafgaand aan de
kandidaatstelling, maken deze gesprekken geen deel uit van de procedure en mogen
ze de beoordeling niet beïnvloeden.


1.2.7   Termijn om te kandideren

De kandidaten dienen over een redelijke termijn te beschikken om hun kandidatuur
te stellen (minimum twee à drie weken, voor zover deze termijn niet start tijdens een
schoolvakantie).
Het selectiereglement dient tevens de wijze van kandideren te vermelden (via brief
en/of via e-mail, zie ook punt 1.3.1).
De termijn om te kandideren betreft een termijn van orde. In bepaalde situaties (bv.
overmacht) kan de MOD of personeelsdienst overwegen om een kandidatuur na
verloop van de termijn toch te aanvaarden (maar er is geen verplichting hiertoe).




                                         21
1.2.8       Wijze van bekendmaking

Artikel VI 33 stelt dat de vacature wordt bekendgemaakt aan alle ambtenaren die in
aanmerking komen. De toelichting stelt dat de bevorderingsbetrekkingen vooraf
vacant verklaard worden en bekendgemaakt aan de in aanmerking komende
kandidaten (kandidaten die op basis van de statutaire bepalingen, zoals vereiste
anciënniteit, relevante beroepservaring en niveau, in aanmerking komen). Het is de
bedoeling dat vooraf nagegaan wordt welke kandidaten in aanmerking komen, en dat
men deze vervolgens in kennis stelt van de bevorderingsbetrekking.

Organisatorisch gezien is het niet onoverkomelijk om voor een
bevorderingsbetrekking na te gaan welke kandidaten er in aanmerking komen indien
de bekendmaking beperkt blijft tot de entiteit. Indien echter de scope ruimer is
(beleidsdomein of DVO), dan beschikt de MOD of personeelsdienst niet steeds over
al deze informatie. Bevorderingsbetrekkingen die worden aangeboden na het slagen
voor een vergelijkend overgangsexamen via de combinatie van procedures worden
in de praktijk dikwijls via intranet of internet aangeboden, zonder dat er gewerkt wordt
met individuele oproepen. De scope is immers de ganse DVO. Voor het aanbieden
van bevorderingsbetrekkingen binnen het niveau zou men dezelfde werkwijze
kunnen hanteren.
Dit neemt niet weg dat juridisch gezien het beter is indien men
bevorderingsbetrekkingen wel via individuele oproepen bekendmaakt. De
rechtspraak van de Raad van State stelt immers dat alle kandidaten voor benoeming
of bevordering het recht hebben om vergeleken te worden. Om uit te maken wie
rechtsgeldig kandidaat is, moet men een onderscheid maken naargelang al dan niet
een oproep tot de kandidaten wordt gedaan.
Wanneer voor het begeven van een bepaalde functie geen oproep tot de kandidaat
wordt gedaan en bijgevolg geen uitdrukkelijke kandidaatstellingen worden uitgelokt,
zijn alle personeelsleden die de voorwaarden vervullen om te worden benoemd van
rechtswege kandidaat. Zij hebben het recht om hun titels en verdiensten door de
benoemende overheid vergeleken te zien.
Indien wel een oproep tot mogelijke kandidaten werd gedaan, moeten alle personen
die zich op ontvankelijke wijze kandidaat hebben gesteld en voldoen aan de
statutaire voorwaarden om de functie te bekleden vergeleken worden. 1

Indien men werkt via individuele oproep voor de invulling van een
bevorderingsbetrekking, is er achteraf geen discussie mogelijk: alleen de personen
die gekandideerd hebben, moeten vergeleken worden. Hoe de individuele oproep in
concreto gebeurt, is een organisatorische kwestie (aanschrijven van de afwezigen en
diegenen die niet over PC beschikken, mailen naar de aanwezigen , …)

Er is geen verplichting om een bevorderingsvacature die enkel aangeboden wordt
aan ambtenaren van de entiteit te publiceren op de website van Jobpunt Vlaanderen,
maar in het kader van het streven naar een uniek loket voor alle vacatures zou dit
mogelijkerwijze wel een aanbeveling kunnen worden.




1
    zie Opdebeek, Ingrid. Benoemingen, bevorderingen en de Raad van State, p. 19-20..


                                                22
1.2.9   Vakbonden inlichten

Indien de overheid kiest voor het openstellen van een betrekking, gelden nog steeds
de afspraken over het selectiereglement (“examenprogramma”) uit het protocol nr.
161.464 van 2 februari 2001
http://bestuurszaken.be/sites/bz.vlaanderen.be/files/documenten/personeel/regelgevi
ng/vakbondsstatuut/protocollen_SEC/2001/161464.pdf

Volgens bovenvermeld protocol wordt elk ontwerp van selectiereglement van
aanwerving- en loopbaanexamens per mail of fax voorgelegd aan de
representatieve vakbonden. De vakbonden reageren binnen de 5 werkdagen.
Indien de vakbonden kleine opmerkingen hebben, wordt het selectiereglement
aangepast en opnieuw doorgestuurd, waarna de vakbonden hun akkoord meedelen.
Indien de vakbonden fundamentele bemerkingen hebben, of niet akkoord gaan met
de aangepaste versie, wordt dit geagendeerd op het Sectorcomité XVIII. In de
praktijk agendeert men eerst soms op het entiteitsoverlegcomité (EOC), en als daar
geen akkoord wordt bereikt, volgt agendering op het Sectorcomité XVIII.
Indien men het selectiereglement aanpast aan de opmerkingen van de
vakorganisaties dient men daarna niet opnieuw 5 dagen tijd te geven aan de
vakorganisaties om opmerkingen te formuleren.

Bevorderingen door verhoging in graad binnen een zelfde niveau zijn naar de
letter geen loopbaanexamens. Op basis van het protocol moeten enkel de
selectiereglementen van het overgangsexamen voorgelegd worden aan de
representatieve vakbonden.

In de geest van het protocol is het echter logisch om ook de selectiereglementen van
proeven die geen loopbaanexamens zijn, en dus eigenlijk buiten het protocol vallen,
voor te leggen aan de representatieve vakbonden, bijvoorbeeld
de selectiereglementen van de bevorderingen door verhoging in graad binnen
een zelfde niveau.

Het advies van de vakbonden over het al dan niet opstarten van een
bevorderingsprocedure is niet bindend. Het is de bevoegdheid van het
lijnmanagement om te oordelen over de opportuniteit van het opstarten van een
bevorderingsprocedure. Het al dan niet aanbieden van bevorderingsbetrekkingen
betreft geen overlegmaterie.

Aanwezig zijn op examens is één van de prerogatieven van de representatieve
vakorganisaties. De representatieve vakorganisaties mogen aanwezig zijn op de
vergelijkende examens en op de examens welke voor de personeelsleden worden
georganiseerd onverminderd de prerogatieven van de examencommissies (artikel
17, 3°, wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de
overheid en de vakbonden van haar personeel).

Dit vereist dat de organiserende entiteit aan de representatieve vakorganisaties
meedeelt waar en wanneer welke selecties plaatsvinden. De representatieve
vakorganisaties dienen niet expliciet uitgenodigd te worden maar ze moeten wel op
de hoogte gebracht worden. Ze hoeven geen lijst met kandidaten te ontvangen) . Dit
geldt voor alle delen (assesment, interview, ...) van elke selectieprocedure. De


                                       23
vakbonden moeten dus steeds op de hoogte gebracht worden van tijdstip en plaats
van alle delen (assesment, interview, ...) van de selectieprocedure.

Overeenkomstig artikel 71, 5°, KB van 28 september 1984 is ondermeer
vakbondsafgevaardigde “de personen door een vakorganisatie aangewezen om in
het bijzonder een of meer prerogatieven uit te oefenen …”. Eén van die
prerogatieven is aanwezig zijn op examens (artikel 17, 3°, wet van 19 december
1974).

De zinsnede “personen door een vakorganisatie aangewezen” in artikel 71, 5°, wijst
erop dat de vakbond vrij iemand kan aanwijzen om een prerogatief uit te oefenen .
Dus kan bijvoorbeeld een vakbondslid (bijdragebetalend lid van de vakbond)
aangewezen worden als 'vakbondsafgevaardigde' om aanwezig te zijn bij
(bevorderings)-selecties, of zelfs iemand die niet aangesloten is bij de vakbond (In
de praktijk is het uiteraard wel zo dat een vakbond nooit of althans zeer uitzonderlijk
iemand zal aanwijzen die geen lid is).

De keuze van de persoon die de vakbond afvaardigt tijdens de selecties behoort tot
de uitsluitende bevoegdheid van de betrokken vakbond. De overheid mag geen
beperkingen leggen op deze bevoegdheid van de vakbond door bijzondere
voorwaarden te stellen. Het wraken van een vakbondsafgevaardigde is niet
toegelaten. Als de vakorganisatie een rechtstreekse collega of een hiërarchisch
ondergeschikte van de kandidaat aanwijst om aanwezig te zijn tijdens een
selectieprocedure, dan is dit uiteraard deontologisch gezien niet aangewezen maar
juridisch gezien kan dit niet geweigerd worden. Er zou eventueel samen met de
vakorganisaties een deontologische code kunnen opgesteld worden waardoor
situaties van belangenvermenging kunnen vermeden worden (bv. iemand die zelf
kandidaat is voor een bevorderingsprocedure, zou moeten kunnen geweerd worden
als observator in dezelfde procedure).
Een kandidaat voor een bevorderingsprocedure kan niet weigeren dat er een
waarnemer aanwezig is. Zie hierover verder de rubriek vakbondsstatuut op de
website van Bestuurszaken
http://www.bestuurszaken.be/aanwezigheid-van-de-afgevaardigden-van-de-
representatieve-vakbonden-als-waarnemer-op-de-examens

De afgevaardigde moet zich onthouden van iedere bemoeiing met het normaal
verloop van het vergelijkend examen, van de proef of van het examen, en mag niet
deelnemen aan de beraadslaging van de examencommissie. Hij mag geen kennis
nemen van de notulen van de verrichtingen, noch een afschrift ervan ontvangen. Hij
mag evenwel zijn opmerkingen over het verloop van het vergelijkend examen, van
het examen of de proef doen aantekenen in een bijlage bij de notulen.
Aan de uitoefening van dit voorrecht zijn duidelijke grenzen vastgesteld. De
selectievragen mogen dus niet aan de afgevaardigden worden meegedeeld vóór het
begin van de selecties. De afgevaardigden mogen evenmin deelnemen aan de
voorbereidende werkzaamheden van de selecties. Tijdens de selecties mogen de
vakbondsafgevaardigden niet tussenkomen in het normale verloop ervan en mogen
zij geen contact hebben met de kandidaten.
Bij bevorderingsproeven voor de overgang naar het hogere niveau is het de
gewoonte dat de afgevaardigde die aanwezig is op het schriftelijk gedeelte van een
examen of competentieproef, een kopie krijgt van de opgave. Wanneer de


                                         24
afgevaardigde het lokaal van de proef of het examen terug verlaat, geeft hij de kopie
terug af aan de organisatoren van de proef of het examen. De
vakbondsafgevaardigde die vindt dat er fouten staan in de opgave of dat er vragen
slecht geformuleerd zijn, kan hierover een opmerking geven.
Opmerkingen worden genoteerd op een document dat aan het proces-verbaal wordt
toegevoegd. Als het om een reële fout gaat, kan gepoogd worden om die nog tijdens
de selectie recht te zetten (bv. een vraag over een onderwerp dat niet geacht wordt
gekend te zijn kan , in overleg met de juryleden, gechrapt worden). Een niet
geslaagde kandidaat kan een beroepsprocedure instellen en via zijn/haar vakbond
verwijzen naar de opmerkingen, waardoor de opmerkingen deel uitmaken van het
dossier dat naar de Raad van state wordt gestuurd.

Er is echter helemaal geen verplichting voor de MOD’s of personeelsdiensten die zelf
de bevorderingen binnen het niveau organiseren om de vragen aan de waarnemers
te overhandigen. Het nadeel is immers dat daardoor de opdrachten meer bekend
raken.
In elk geval is er een verbod om de examenvragen aan de afgevaardigden mee te
delen vóór het begin van de examens.

De bedoeling is de vakbonden in staat te stellen een controle uit te oefenen op de
regelmatigheid en de objectiviteit van de selecties en op de gelijke behandeling van
elke kandidaat.

Voor de diensten van de Vlaamse overheid zijn de volgende vakbonden
representatief: de Algemene Centrale der Openbare Diensten (ACOD), de Federatie
van de Christelijke Syndicaten der Openbare Diensten (FCSOD – ACV Openbare
Diensten Vlaamse Overheid) en het Vrij Syndicaat voor het Openbaar Ambt (VSOA).

De wetgeving op het syndicaal statuut verleent een prerogatief aan iedere
representatieve vakorganisatie om zich door een afgevaardigde te laten
vertegenwoordigen in de examencommissie van elk examen of elke proef. Dit
prerogatief wordt niet rechtstreeks verleend aan de deelnemers van een proef of
examen. De wetgeving op het syndicaal statuut verleent aan een personeelslid geen
recht op de aanwezigheid van een afgevaardigde van een vakorganisatie bij de
examens of proeven waaraan hij deelneemt.

De vakorganisaties hebben het recht om slechts één afgevaardigde te sturen naar de
proeven van een aantal kandidaten en niet naar alle kandidaten van eenzelfde
procedure.


1.2.10 Sollicitatieformulier opmaken

Veel personeelsdiensten werken met een model van sollicitatieformulier dat door de
kandidaat dient ingevuld te worden (voorbeeld zie bijlage 3). Indien men de
resultaten van de potentieelinschattingen wil gebruiken voor een ontwikkelingstraject,
dient men hiervoor vooraf schriftelijk het akkoord te vragen aan het personeelslid bij
de kandidaatstelling (zie punt 1.7.7.).




                                        25
1.2.11 Specifieke situaties

1.2.11.1 Ziekte van de kandidaten

Het VPS voorziet geen regeling voor kandidaten die ingeschreven zijn
bevorderingsproeven en die wegens ziekte niet kunnen deelnemen aan een of
meerdere onderdelen van een procedure. De kandidaten die ziek zijn hebben dus
geen rechten meer op deelname en kunnen de overmacht niet inroepen. De selector
kan weliswaar beslissen om de kandidaat toch apart te laten deelnemen aan het
gemiste onderdeel, voor zover er geen risico bestaat dat de inhoud van de proeven
gecommuniceerd wordt aan de kandidaat die ziek was tijdens het gemiste onderdeel.
Er is evenwel geen verplichting om de kandidaat toe te laten het gemiste onderdeel
in te halen.
Men zou een proef kunnen uitstellen tot de terugkeer van de kandidaat (bv. indien er
slechts enkele kandidaten zijn). Normaliter echter wordt een bevorderings-
procedure niet uitgesteld bij overmacht. Iedereen dient op hetzelfde tijdstip deel te
nemen aan een proef.
Eventueel bestaat de mogelijkheid om de kandidaat toch te laten deelnemen aan de
bevorderingsprocedure indien hij zich voldoende in staat acht om hieraan deel te
nemen. De aard van de arbeidsongeschiktheid zou in sommige gevallen wel kunnen
toelaten om deel te nemen aan de bevorderingsprocedure (bv. gebroken been),
maar niet om dagdagelijks te komen werken.

1.2.11.2 Verlof voor opdracht

Het is mogelijk dat men in een bevorderingsprocedure de scope beperkt tot de eigen
entiteit en dat er binnen die entiteit geïnteresseerde kandidaten zijn die contractueel
tewerkgesteld zijn en gedetacheerd zijn vanuit een andere entiteit via een verlof voor
opdracht. Deze kandidaten kunnen echter slechts deelnemen aan
bevorderingsprocedures op basis van hun statutaire hoedanigheid in hun entiteit van
herkomst. Indien de scope van de vacature niet de entiteit omvat waarin men
vastbenoemd is en indien de graad waarin men vastbenoemd is geen
toeganggevende graad is, dan kan men niet meedingen naar de vacature ook al
oefent men in de entiteit waar de bevorderingsvacature zich situeert een
gelijkaardige betrekking uit in contractueel verband. Uiteraard kan de in contractueel
verband opgedane ervaring wel dienstig zijn voor de relevante beroepservaring.

Indien een personeelslid afwezig is wegens verlof voor opdracht (of detachering op
een kabinet, ……), dan dient de lijnmanager nog steeds de IP op te maken. Hij kan
hiervoor wel een insteek vragen van de huidige leidinggevende. Het is wel het
managementorgaan van de entiteit waar de vacature zich situeert dat zich uitspreekt
over de generieke geschiktheid (zie punt 1.4.2).


1.2.11.3 Bevorderen tijdens de proeftijd in een andere graad

Het is mogelijk dat men terwijl men in proeftijd is voor een bevorderingsbetrekking
van een bepaalde graad, wil meedingen naar een bevorderingsbetrekking in een
andere graad.



                                         26
Indien men bv. thans de graad van technicus (C1) heeft en in deze graad ambtshalve
onbetaald verlof geniet voor de duur van de proeftijd in een betrekking in de graad
van deskundige (B1), dan geniet men in de graad van technicus van een verlof dat
gelijkgesteld is met dienstactiviteit (art. X 62 § 2 VPS). Het personeelslid in
dienstactiviteit heeft recht op bevordering in graad (art. X 2 VPS). Tijdens het
ambtshalve onbetaald verlof voor de duur van de proeftijd in een andere betrekking
bij de diensten van de Vlaamse overheid, kan men dus kandideren voor een andere
graad (bv. de graad van hoofdtechnicus (C2))
Indien men werkelijk zou bevorderd worden in de graad van hoofdtechnicus, dan is
het logisch dat men ook daadwerkelijk de betrekking in de graad van hoofdtechnicus
opneemt en dat men zijn proeftijd in rang B1 stopzet. Reglementair gezien is er
weliswaar strikt genomen geen verbod om het ambtshalve onbetaald verlof tijdens de
proeftijd in de graad van deskundige verder te zetten. Normalerwijze zal de
lijnmanager echter een ambtenaar die niet de intentie heeft om zijn proeftijd in rang
B1 te beëindigen, niet bevorderen tot rang C2. De lijnmanager zal aan de kandidaat
vragen om een keuze te maken.




                                       27
1.3      Het verzamelen van de kandidaturen

1.3.1      Ontvangstmeldingen opstellen

In het kader van de rechtszekerheid is het aangewezen de kandidaten een
ontvangstmelding van de kandidatuur te bezorgen zodat er nadien geen discussie
kan zijn over het effectief indienen van hun kandidatuur binnen de gestelde termijn.

Het VPS bepaalt niet op welke wijze men zijn kandidatuur moet indienen bij een
bevorderingsprocedure. Hoe men zich kandidaat kan stellen dient bepaald te worden
in het selectiereglement. Als dit reglement niet uitdrukkelijk vermeldt dat men via brief
moet solliciteren, kan het ook via mail.
Het advies van het celhoofd Informatie- en Kennisbeheer van de afdeling Proces- en
Informatiebeleid (dep BZ) luidt dat juridisch een mail de waarde kan hebben van een
electronische handtekening, maar dat het aan een rechter toekomt om hierover te
oordelen.
Een ingescande handtekening biedt juridisch gezien evenveel zekerheid als een e-
mail. Bij betwisting zal een judiciële beslissing nodig zijn om vast te stellen of een
ingescande handtekening voldoet aan de criteria van een electronische
handtekening.
Een pragmatische oplossing wordt aangeraden: solliciteren via mail biedt geen
absolute maar wel voldoende zekerheid over de identiteit in de praktijk. 2
Bij een indiening via mail vragen dat het ingevulde sollicitatieformulier tevens een
ingescande handtekening bevat biedt dus weinig meerwaarde. 3

1.3.2      Screening van de deelnemingsvoorwaarden

De MOD of personeelsdienst gaat na of de kandidaten beantwoorden aan de
statutaire voorwaarden en/of de voorwaarden in de vacature. De lijnmanager beslist
of de kandidaten beschikken over de vereiste relevante beroepservaring.

Voor personeelsdiensten of MOD’s kan het interessant zijn om gegevens uit het
PLOEG-dossier te gebruiken bij het beoordelen van een kandidatuur. Zo kan bv.
afgetoetst worden in het evaluatieverslag en de functiebeschrijving of de relevante
beroepservaring die een kandidaat opgeeft overeenstemt met de werkelijkheid.
Tevens kan het voor juryleden interessant zijn zich een beeld te vormen van het
huidige functioneren om te kunnen oordelen of een personeelslid geschikt is voor
een bevorderingsfunctie.

Er werd advies gevraagd aan de privcaycommissie teneinde af te toetsen of
evaluatiedocumenten in bevorderingsprocedures kunnen gebruikt worden,
desgevallend mits instemming van de kandidaten via het sollicitatieformulier.
De privacywet legt op dat persoonsgegevens voor welbepaalde, uitdrukkelijk
omschreven en gerechtvaardigde doeleinden dienen te worden verkregen en dat ze
niet mogen verwerkt worden op een wijze die niet verenigbaar is met de redelijke

2
  Het risico op een eventuele betwisting van de identiteit is dat iemand in het vervolg van de procedure beweert
dat hij niet zelf gesolliciteerd heeft. Betrokkene kan dan nog steeds zijn kandidatuur intrekken.
3
  Iedereen die ooit eens een brief van een persoon heeft ontvangen, kan een handtekening inscannen (dus
mogelijkheid van misbruik) en niet iedereen heeft de mogelijkheid om een handtekening in te scannen.


                                                     28
verwachtingen van de betrokkene.4 De privacycommissie adviseert dat indien het
gebruik van de evaluatiedocumenten binnen de redelijke verwachtingen van de
betrokkene valt, de verwerking van deze gegevens toegelaten kan zijn. 5 Het akkoord
van de betrokkene kan hiervoor gevraagd worden maar er dient over gewaakt dat dit
uit vrije wil gebeurt.
Bovendien mag de kandidaat niet het gevoel krijgen dat hij onder druk gezet wordt
door zijn werkgever om zijn toestemming te geven indien het gaat om de verwerking
van gevoelige gegevens overeenkomstig artikel 6 van de privacywet. 6 De PLOEG
dossiers bevatten echter doorgaans geen gevoelige gegevens in de zin van artikel 6
en 7 van de privacywet.

Tijdens het TOPO van 27 september 2011 werden drie mogelijke werkwijzen
voorgesteld, telkens met hun voor- en nadelen.
- het op algemene wijze communiceren in de organisatie dat de evaluatieverslagen
kunnen gebruikt worden in het kader van een bevorderingsprocedure kan, door
voorgedrukt op het evaluatieverslag op te nemen dat de gegevens uit het PLOEG-
dossier door selectoren kunnen gebruikt worden in het kader van procedures die een
wijziging van functie beogen (bevordering, graadverandering, horizontale mobiliteit,
herplaatsing, …).
- bij de evaluatieprocedure via een algemene formulering die men kan aanvinken de
toestemming vragen van de geëvalueerde dat de selectoren het evaluatieverslag
gebruiken in het kader van een bevorderingsprocedure of een selectieprocedure (bv.
horizontale mobiliteit, graadverandering, …).
- bij de kandidaatstelling voor een bevorderingsprocedure (of andere
selectieprocedure) kan men via een algemene formulering die men kan aanvinken
toestemming vragen dat de selectoren de gegevens uit het evaluatiedossier mogen
inkijken. 7

Jobpunt Vlaanderen formuleerde volgende bedenkingen:
   - het evaluatieverslag zegt niets over de functie waarvoor een personeelslid in
      de toekomst zou kandideren;
   - evaluatiedocumenten kunnen enkel worden gebruikt als ieder personeelslid op
      dezelfde kwaliteitsvolle wijze geëvalueerd wordt;
   - bij een selectie moet iedere kandidaat op een gelijkwaardige basis behandeld
      worden; de werkwijze moet voor iedereen dezelfde zijn. PLOEG –
      documenten kunnen niet worden gebruikt bij selectieprocedures waarbij de
      vacature ook aan de externe arbeidsmarkt wordt aangeboden.
De leden van het TOPO van 29 september kwamen tot de conclusie dat er geen
organisatiebrede aanpak dient afgesproken te worden en dat iedere entiteit, binnen
het kader van het advies van de privacycommissie, zijn aanpak kan uitwerken.

4
  Artikel 4, § 1, 2° van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte
van de verwerking van persoonsgegevens.
5
  Zie advies van de privacycommissie van 27 juni 2011 als bijlage.
6
  Gevoelige gegevens zijn, overeenkomstig artikel 6 van de wet: gegevens waaruit de raciale of etnische
afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging of het lidmaatschap van
een vakvereniging, of het seksuele leven blijken en bij verwerking van persoonsgegevens die de gezondheid
betreffen (artikel 7).
7
  Bv. op het sollicitatieformulier één van beide hokjes laten aankruisen: a) ik heb er geen bezwaar tegen dat de
selector mijn PLOEG-dossier inkijkt b) ik heb liever niet dat de selector mijn PLOEG dossier inkijkt.


                                                    29
Kandidaten die uitgesloten worden van deelname, dienen hiervan op gemotiveerde
wijze in kennis gesteld te worden. Het betreft een beslissing waartegen beroep kan
aangetekend worden bij de Raad van State.

Bij de kennisgeving van de uitsluiting dient te worden vermeld dat de kandidaat
beroep kan instellen bij de Raad van State. De beroepstermijn neemt alleen een
aanvang op voorwaarde dat de betekening door de overheid van de
selectiebeslissing het bestaan van de beroepsmogelijkheid alsmede de in acht te
nemen vormvoorschriften en termijnen vermeldt. Bijvoorbeeld:

"Een verzoek tot nietigverklaring en/of schorsing van de tenuitvoerlegging van deze
beslissing dient u te richten aan de Raad van State, Wetenschapsstraat 33, 1040
Brussel binnen zestig dagen na de betekening van de beslissing, via een
aangetekend schrijven."

Indien aan die verplichting niet wordt voldaan dan nemen de verjaringstermijnen een
aanvang vier maanden nadat de betrokkene in kennis werd gesteld van de
selectiebeslissing.

Tewerkstelling zonder contract (in “het zwart”) kan onmogelijk in aanmerking komen
als beroepservaring. Het in aanmerking nemen van “functierelevante
beroepservaring” impliceert de onderwerping aan hetzij de RSZ-reglementering (als
loontrekkende) hetzij de sociale zekerheid der zelfstandigen (als zelfstandige).
De periode die voor valorisatie in aanmerking komt moet desgevallend kunnen
gestaafd worden door overtuigingsstukken (vb. arbeidscontract, aangifte RSZ,
aangifte RSVZ, e.d.). Zonder dergelijke documenten is het onmogelijk exact te
bepalen welke periode voor valorisatie in aanmerking komt.
Men zal bovendien onmogelijk kunnen aantonen of men voltijds of deeltijds heeft
gewerkt, en of men bepaalde perioden afwezig is geweest ingevolge ziekte, ongeval
of om andere redenen, die de duurtijd van de periode die kan gevaloriseerd worden,
kunnen beïnvloeden.


1.3.3   Vrijstellingen onderzoeken

Bepaalde kandidaten kunnen een vrijstelling inroepen voor een deel van de
procedure.

1.3.3.1 Algemene principes inzake vrijstelling

Artikel VI 2 somt de verschillende mogelijkheden inzake vrijstelling op. Essentieel is
dat een procedure zonder EP nooit aanleiding kan geven tot vrijstellingen en dat men
voor een IP alleen nooit een vrijstelling kan krijgen. Bij leidinggevende loopbanen is
de vrijstelling gekoppeld aan de graad, bij inhoudelijke loopbanen is de vrijstelling
gekoppeld aan de functie.

In bepaalde entiteiten wordt er een EP gehanteerd zonder dat deze als dusdanig
benoemd wordt in het selectiereglement. De vraag stelt zich dan of de geslaagden
voor dergelijke testen over een vrijstelling beschikken.


                                        30
Opdat er van een vrijstelling sprake zou kunnen zijn dienen de testen in elk geval
aan dezelfde kwaliteitscriteria te beantwoorden als die voor een externe
potentieelinschatting (zie bijlage 5)

Een externe potentieelinschatting gebeurt bovendien op basis van verschillende
testen. Een externe potentieelinschatter moet volledig onafhankelijk van de
lijnmanager van de vacature kunnen oordelen (en kan dus niet hiërarchisch onder
die lijnmanager staan).

De basisprincipes inzake vrijstellingen zijn:
- slagen voor het generiek deel voor een bepaalde graad geeft vrijstelling voor het
  generiek deel van dezelfde graad, mits de test een EP bevat;
- slagen voor het functiespecifiek deel van een bepaalde functie (= inhoudelijke
  loopbaan) geeft vrijstelling voor het functiespecifiek deel van dezelfde functie, mits
  de test een EP bevat8 ;
- slagen voor een EP voor een bepaalde graad geeft vrijstelling voor de EP voor
  dezelfde graad;
- slagen voor een EP voor een bepaalde functie geeft vrijstelling voor de EP voor
  dezelfde functie;
- slagen voor de testen van een hogere functie geeft in een aantal situaties vrijstelling
  voor het lagere.
Voor leidinggevende loopbanen zijn de mogelijkheden de volgende:

    EP      IP         Conclusie
                   lijnmanager test
                       generieke
                    competenties
     +      -             +           Vrijstelling voor:
                                           -       EP
                                           -       Test generieke competenties (dus moet noch IP, noch
                                                 EP opnieuw doen)
     +      -             -           Vrijstelling voor:
                                           -       EP
                                      (dus moet IP en test generieke competenties opnieuw doen)

     +      +             +           Vrijstelling voor:
                                           -       EP
                                           -       Test generieke competenties (dus moet noch IP, noch
                                                 EP opnieuw doen)
     -      +             +           Vrijstelling voor:
                                           -       Test generieke competenties (dus moet noch IP, noch
                                                 EP opnieuw doen)
     -      +             -           Geen vrijstelling
                                      (dus moet EP, IP en test generieke competenties opnieuw doen)
     -      -             -           Geen vrijstelling
                                      (dus moet EP, IP en test generieke competenties opnieuw doen)
    Geen    +             +           Geen vrijstelling
     EP                               (dus moet EP, IP en test generieke competenties opnieuw doen)
    Geen    +             -           Geen vrijstelling
     EP                               (dus moet EP, IP en test generieke competenties opnieuw doen)
    Geen    -             +           Geen vrijstelling
     EP                               (dus moet EP, IP en test generieke competenties opnieuw doen)
    Geen    -             -           Geen vrijstelling
     EP                               (dus moet EP, IP en test generieke competenties opnieuw doen)


8
 Indien dezelfde functie voorkomt op meerdere standplaatsen, dan kan de vrijstelling voor een
bepaalde functie gelden voor diezelfde functie in een andere standplaats.


                                                31
1.3.3.2 Test leidinggevende capaciteiten

Indien er in het verleden bevorderingsprocedures zijn geweest naar de derde rang
(B3, C3, D3) dienen de bepalingen in het VPS van 2006 samen gelezen te worden
met de oude bepalingen in het VPS van 2002 of het Stambesluit.

Het VPS van 15 juli 2002 omvatte volgende bepalingen:

   Om te bevorderen tot een graad van de rang B3, C3 en D3 (zonder examen of
    bekwaamheidsproef) dient men te slagen voor een test nopens de
    leidinggevende capaciteiten (artikel VIII 17, a)
   De geschiktheid voor een bevorderingsbetrekking in de rang B3, C3 en D3 wordt
    vastgesteld door de departementale directieraad aan de hand van het profiel van
    de kandidaten ten overstaan van de profielvereisten en rekening houdend met de
    functiebeschrijving, de functioneringsevaluatie en de gegevens uit de
    kandidaatstelling (artikel VIII 25 en VIII 26).
   Aan het slagen voor een test van de generieke competenties voor een
    welbepaalde functie, is een geldigheidsduur verbonden van 7 jaar, waarin de
    ambtenaar is vrijgesteld van deelname aan soortgelijke tests voor eenzelfde
    functie (Art. VIII 9, §4).

Het slagen voor het geheel van de test van de generieke competenties gaf in het
ministerie gedurende 7 jaar vrijstelling van de test generieke competenties (zie
bepalingen in het VPS van 2002). Het Stambesluit VOI bevatte echter dergelijke
bepaling alleen voor de overgangsexamens naar niveau A en niet voor de andere
testen van de generieke competenties.

Dit neemt niet weg dat art. VI 2 van het VPS van 2006: "Aan het slagen voor een test
van de generieke competenties voor een bepaalde graad die onder meer een
externe potentieelinschatting omvat, is een geldigheidsduur verbonden van 7 jaar,
waarin de ambtenaar is vrijgesteld van deelname aan soortgelijke tests voor
eenzelfde graad" ook van toepassing is op testen afgenomen in het verleden in
entiteiten die onder het Stambesluit ressorteerden die geen vrijstellingsbepaling
kenden.

Thans dienen organisatiebreed dezelfde principes toegepast, zoals ze verwoord zijn
in het VPS van 2006. Art. VI 2 VPS heeft betrekking op een test van de generieke
competenties voor een bepaalde graad afgenomen in het verleden (voor zover hij
nog geen 7 jaar oud is). Aan het slagen hiervoor is een vrijstelling verbonden. Of de
test werd afgenomen ten tijde van het Stambesluit, dan wel ten tijde van het VPS van
2002, maakt hierbij niet uit.

Dit betekent dat:

- wie geslaagd is voor het assessment ‘leidinggevende capaciteiten’, 7 jaar
 vrijgesteld is voor de externe potentieelinschatting voor bevordering naar
 dezelfde rang (B3, C3 of D3) – deze kandidaat moet nog een IP ondergaan, en de
 beoordeling managementorgaan;


                                       32
- wie geslaagd is voor het assessment ‘leidinggevende capaciteiten’ én geschikt werd
  bevonden voor de bevorderingsbetrekking door de departementale directieraad, 7
  jaar vrijgesteld is voor de volledige generieke test: EP, IP en de beoordeling
  managementorgaan (ook al bevatte de bevorderingsprocedure oude stijl geen IP).

Hieruit volgt dat:
- indien de kandidaten in het verleden geschikt bevonden werden door de
  directieraad, zij vrijgesteld zijn voor het geheel van de test van de generieke
  competenties (EP + IP + beoordeling managementorgaan).
- indien de kandidaten in het verleden enkel geslaagd waren voor de test
  leidinggevende capaciteiten, maar niet geschikt bevonden werden door de
  directieraad, zij vrijgesteld zijn van de EP, maar wel nog een IP dienen te krijgen en
  beoordeeld te worden door het managementorgaan

1.3.3.3 Directeursfuncties

De vrijstellingen voor directeursfuncties worden geregeld in artikel VI 3 bis VPS.

Wie geslaagd is voor de generieke competenties N-1 of geschikt is voor een N-
functie of functie van AD (algemeen directeur) heeft gedurende 7 jaar vrijstelling voor
de test generieke competenties N-2. Indien men alleen geslaagd is voor de EP voor
een N-1 functie heeft men 7 jaar vrijstelling voor de EP voor N-2.

Over een vrijstelling van de EP voor N-2 op basis van het geslaagd zijn voor de EP
voor N of AD wordt niet gesproken omdat de procedure N of AD niet uitgesplitst
wordt in IP en EP of test generieke en functiespecifieke competenties. Bij deze
procedures zijn de onderdelen verweven en niet af te splitsen. Er kan dus geen
vrijstelling zijn voor een deel van de procedure. Voor een N of AD functie is men
geschikt of niet-geschikt en enkel indien men geschikt is, kan dit aanleiding geven tot
vrijstelling voor het geheel van de test van de generieke competenties voor een N-1
of N-2 functie.

1.3.3.4 Opdrachthouders

Het VPS biedt geen rechtsgrond om vrijstelling te geven voor de test van de
functiespecifieke competenties voor een bepaalde adviseursfunctie op basis van het
slagen voor de vroegere generieke geschiktheidsproeven voor de functie van
opdrachthouder. Bij het invoeren van de nieuwe inhoudelijke en leidinggevende
loopbaanpaden werden de opdrachthouders ambtshalve benoemd in de graad van
adviseur. Er werd toen ook het standpunt ingenomen dat het slagen voor de proeven
van opdrachthouder geen rechten genereerde en geen aanleiding gaf tot
vrijstellingen.

1.3.3.5 Geslaagd voor het hogere

Dat het slagen voor "het hogere" ook automatisch vrijstelling geeft voor "het lagere"
is statutair enkel verankerd voor de directeurs-, middenkader- en topkaderfuncties.
(directeursfuncties, zie artikel VI 3 bis in het VPS en de top- en
middenkaderfuncties, zie artikel V 47 VPS).



                                         33
Het is niet voorzien dat de geslaagden voor bv. D3 ook automatisch geslaagd zijn
voor D2. Indien echter de testen voor D3 dezelfde competenties testen als deze voor
D2 en indien deze zich minstens op hetzelfde niveau situeren, dan zou er voor een
pragmatische oplossing gekozen kunnen worden waarbij besloten wordt dat de
geslaagden voor D3 bepaalde testen voor D2 niet meer opnieuw over hoeven te
doen. Er is echter geen statutaire basis hiervoor. Het is dan de verantwoordelijkheid
van de selector en lijnmanager om hierover te beslissen (zie ook punt 1.3.4).

1.3.3.6 Geen uitwisselbaarheid tussen aanwerving en bevordering

De bepalingen inzake vrijstellingen uit deel VI gelden niet voor aanwerving (deel III)
omdat de scope bij aanwerving (het aantal kandidaten) te groot is en er ook heel veel
externe kandidaten zijn. Dit zou dus te veel werk geven aan de selectoren om alle
mogelijke vrijstellingen - ook op basis van testen van andere, zelfs externe
selectoren, te controleren en zeer vertragend werken voor de
aanwervingsprocedures (ze zouden immers heel veel info moeten opvragen en de
vraag is of ze deze zouden krijgen).
Deze bepalingen bieden dus niet de mogelijkheid om bij aanwerving vrijstelling te
verlenen voor de generieke of functiespecifieke testen op basis van testen bij
bevorderingsprocedures. Ook het omgekeerde geldt. Op basis van de generieke
testen bij aanwerving kan er geen vrijstelling worden gegeven bij bevorderingen.

1.3.3.7 Overige situaties

Het VPS voorziet geen vrijstelling in volgende situaties:
- voor het generiek deel van functiespecifieke selecties (bv. geen vrijstelling voor
  adviseursfuncties ook al zijn de competenties reeds generiek getest via N-2 of N-1);
- voor de EP voor adviseursfunctie indien geslaagd voor test generieke
  competenties N-1, voor EP N-1, EP N-2, geschikt voor N en AD, geslaagd voor
  andere adviseursfunctie;
- voor geïsoleerde competenties op basis van het slagen voor deze competenties op
  hetzelfde of een hoger niveau. Vrijstellingen gelden alleen voor een afgelijnd
  onderdeel (bv. EP alleen of test generieke competenties) of het geheel van een
  procedure (bv. test functiespecifieke competenties).
- voor de test functiespecifieke competenties voor een adviseursfunctie na het
  slagen voor een projectleidersfunctie N-1

1.3.3.8 Informatie over vrijstellingen

Het is aan de kandidaat zelf die zich aanmeldt voor een procedure om een vrijstelling
te bewijzen aan de hand van een besluit . Binnen de DVO bestaat er geen centrale
gegevensdatabank die alle vrijstellingen bevat. Personeelsdiensten of MOD’s
beschikken over fragmentarische informatie. Ook Jobpunt beschikt over gedeeltelijke
informatie over vrijstellingen, die echter ook verspreid is over de kantoren Brussel
(ministeries) en Heverlee (agentschappen met rechtspersoonlijkheid).




                                         34
1.3.4   Principe van niet nodeloos hertesten

Voor situaties waarin geen statutaire grondslag voor een vrijstelling aanwezig is en
waarin selector en lijnmanager oordelen dat het niet nodig is om te hertesten (bv.
recent geslaagd voor gelijkaardige EP) kan de toepassing van het principe van niet
nodeloos hertesten een oplossing bieden.

Los van de reglementaire bepalingen kan de lijnmanager in samenspraak met de
selector oordelen over de vergelijkbaarheid en het niveau van de thans te testen
competenties versus de in een vorige procedure geteste competenties.

Het principe van niet nodeloos hertesten is momenteel nog niet opgenomen in het
VPS. Er is dus geen juridische basis voor. Jobpunt werkt wel een project uit
hieromtrent. Dit is al een aantal keren uitgebreid aan bod gekomen op het SOPO (zie
SOPO van 26/1/2010 en 25/1/2011). Het is de bedoeling is om in de eerste fasen
van het project enkel resultaten te hergebruiken van procedures die door Jobpunt of
haar vennoten werden uitgevoerd. Pas in een latere fase (fase 3-gepland in 2013 )
zullen ook resultaten hergebruikt worden van andere selectoren die selecties deden
voor de Vlaamse overheid (in casu bevorderingsprocedures binnen het niveau). In de
4de fase zullen ook resultaten kunnen hergebruikt worden van procedures voor
Vlaamse openbare besturen. Er zullen telkens duidelijke kwaliteitscriteria
afgesproken worden voor de overname van resultaten.




                                       35
    1.4.      De organisatie van de competentieproeven

    1.4.1        Onderscheid leidinggevende en inhoudelijke bevorderingsfuncties

    De proef van de generieke competenties bestaat uit IP (+ facultatief EP), op basis
    waarvan het managementorgaan een advies formuleert over de generieke
    competenties.

    Voor leidinggevende procedures is het zo dat waardegebonden en leidinggevende
    competenties zeker als generieke competenties kunnen aanzien worden, maar ook
    bv. analytisch inzicht kan als een generieke competentie aanzien worden.
    Inhoudelijke kennis (bv. bouwtechnieken) dient als functiespecifieke kennis
    afgetoetst te worden in het selectiegesprek.

    Vanuit de MOD’s is er vraag om de inhoud van de test van de functiespecifieke
    competenties vrij te kunnen invullen. Thans vermeldt het VPS:”De functiespecifieke
    competenties worden beoordeeld op basis van een selectiegesprek ten aanzien van
    een jury”. Het zou echter mogelijk moeten zijn om, naast de informatie uit het
    selectiegesprek, gebruik te kunnen maken van informatie uit de IP of uit de
    voorstelling en presentatie van een case. Dit vergt een wijziging aan het VPS :bv.”
    De test van de functiespecifieke competenties (vermeld in art. VI 39 § 6) bevat
    minstens een selectiegesprek”. Dit zal opgenomen worden als voorstel tot wijziging
    van het VPS.

    Voor inhoudelijke procedures is het zo dat alle competenties die moeten gemeten
    worden, aanzien worden als functiespecifiek. Indien men het nodig acht dat bepaalde
    competenties die in de leidinggevende procedures gemeten worden bij de
    generieke competenties, tevens gemeten worden bij een inhoudelijke functie dan is
    dit mogelijk onder de noemer van functiespecifieke competenties. Het jurygesprek
    is in eerste instantie bedoeld om de inhoudelijke expertise/vakkennis af te toetsen,
    maar kan ook gedragsmatige competenties aftoetsen.

    1.4.2        Schema van de procedure

              Leidinggevende loopbanen (art. VI 39)                                     Inhoudelijke loopbanen (art. VI 40)
                  (N-2, 3de en 2de rang B, C, D)                                (senior adviseur, adviseur, 3de en 2de rang B, C, D)
                  Test generieke competenties(2)                                       Test functiespecifieke competenties
            Hoe?                                 Wie?                                 Hoe?                               Wie?
 Interne Potentieelinschatting    Lijnmanager van het personeelslid       Interne Potentieelinschatting         Lijnmanager van het
                                                                                                                    personeelslid
              +                                                                         +
Externe Potentieelinschatting(3)             Extern bureau                           Externe                        Extern bureau
 (aangewezen indien scoop >                         of                       Potentieelinschatting(4)                     of
        eigen entiteit)               Interne assessoren ander            (aangewezen indien scoop >         Interne assessoren ander
                                            beleidsdomein                         eigen entiteit)                   beleidsdomein
                                                    of                                                                    of
                                      Interne assessoren eigen                                               Interne assessoren eigen
                                         beleidsdomein mits                                                     beleidsdomein mits
                                       functiescheiding met IP                                                functiescheiding met IP
Advies generieke competenties        Managementorgaan van de
                                       entiteit, raad of instelling
              Bezwaartermijn van 15 kalenderdagen

    (2)
        Geslaagd generieke competenties N-1 of geschikt N of AD geeft vrijstelling van 7 jaar voor test generieke competenties N-2
        Geslaagd alleen voor EP voor N-1 geeft vrijstelling van 7 jaar voor EP N-2
    (3)
        Positieve EP geeft vrijstelling van 7 jaar voor dezelfde graad
    (4)
        Positieve EP geeft vrijstelling van 7 jaar voor dezelfde functie


                                                               36
Beslissing generieke competenties       Lijnmanager van de entiteit

   Test functiespecifieke competenties voor geschikten generieke                     +
                           competenties

         Selectiegesprek                            Jury                     Selectiegesprek           Jury waarin externe expert kan
                                                                                                                  zetelen
                                                                                   
     Advies functiespecifieke           Managementorgaan van de          Advies functiespecifieke        Managementorgaan van de
          competenties                   entiteit, raad of instelling         competenties                entiteit, raad of instelling

                 Bezwaartermijn van 15 kalenderdagen                                Bezwaartermijn van 15 kalenderdagen

  Beslissing functiespecifieke         Lijnmanager van de entiteit      Beslissing functiespecifieke     Lijnmanager van de entiteit
         competenties                                                          competenties

                         Lijnmanager bevordert                                              Lijnmanager bevordert




     1.4.3        Voorbeeld van een IP

     Bijlage 4 bevat een voorbeeld van hoe een IP er kan uitzien. Het voorbeeld betreft
     een functie op N-2 niveau (= enige functie/graad waarvoor een generiek
     competentieprofiel bestaat).

     1.4.4        Wie maakt en ondertekent de Interne Potentieelinschatting ?

     Artikel VI 39, § 4 VPS bepaalt dat de lijnmanager instaat voor de interne
     potentieelinschatting. Overeenkomstig artikel I 2, 10°, VPS wordt onder lijnmanager
     verstaan: het hoofd van een entiteit (de N-functie).

     Dit moet men samenlezen met artikel I 3 VPS: Alle bevoegdheden die door het VPS
     aan een personeelslid (dus ook een lijnmanager) worden toegewezen kunnen door
     dit personeelslid gedelegeerd worden aan de onder zijn gezag staande
     personeelsleden tenzij anders bepaald in het VPS (hiermee wordt bedoeld: waar
     letterlijk staat “hoofd van een entiteit”, kan de lijnmanager niet delegeren).

     De lijnmanager kan daarnaast ook bevoegdheden delegeren aan het hoofd van de
     managementondersteunende diensten (ook als die hoofden niet onder zijn gezag
     staan).

     Een secretaris-generaal kan dus de interne potentieelinschatting opmaken en
     ondertekenen, of dit delegeren aan een onder zijn gezag staand personeelslid (vb.
     AD, afdelingshoofd, direct leidinggevende, ...), of aan het hoofd van de MOD.

     Indien er echter geen delegatiebesluit is, is het steeds de lijnmanager die de IP
     ondertekent. De IP kan wel opgemaakt worden op basis van een insteek van een
     direct leidinggevende.

     1.4.5        Een EP is facultatief

     In alle bevorderingsprocedures binnen het niveau is steeds een interne
     potentieelinschatting voorzien. Daarenboven kan men gebruik maken van een
     externe potentieelinschatting voor het inschatten van de generieke competenties(in



                                                                 37
leidinggevende functies) of van de functiespecifieke competenties( bij inhoudelijke
functies) .
In het SOPO van 20 november 2007 werd afgesproken dat de externe
potentieelinschatting facultatief zou zijn , maar aangewezen indien men zich niet
beperkt tot kandidaten van de eigen entiteit. Tevens werd in het SOPO van
20/11/2007 afgesproken dat men voor de externe potentieelinschatting beroep kan
doen op interne assessoren van het eigen beleidsdomein of van andere
beleidsdomeinen, maar dat deze aan dezelfde kwaliteitsnormen dienen te voldoen
(functiescheiding tussen interne en externe potentieelinschatting). Zo kan een
personeelslid dat reeds in het kader van de perspectiefgesprekken een adviserende
functie vervulde niet meer optreden als externe potentieelinschatter. Het was een
uitdrukkelijke vraag om niet enkel beroep te kunnen doen op externen, maar ook op
interne personeelsleden die al een bepaalde opleiding hebben gevolgd en hiervoor
gecertifieerd zijn (ook vanuit kostenaspect).
Datzelfde kostenbewustzijn lag ook aan de basis van de voormelde regel dat een EP
kon maar niet moest.
Er zal nagegaan worden of het opportuun is om centraal een aanbod voor het
opleiden van interne asessoren te organiseren en om een pool van interne
assessoren op te richten.

Hierbij dient opgemerkt:
- dat men wel alle kandidaten binnen 1 entiteit op dezelfde manier moet behandelen
  bv. niet van de interne kandidaten enkel een IP afnemen en van de externe (die
  men niet kent) ook een EP.
- de gevolgen van het enkel werken met een IP of met een IP en EP anders zijn.
  Enkel procedures die minstens een externe potentieelinschatting bevatten geven
  aanleiding tot een vrijstelling van de test generieke competenties voor een
  bepaalde graad (leidinggevende functies) of van de test functiespecifieke
  competenties voor een bepaalde functie (inhoudelijke functies).

1.4.6   Selectiegesprek bij inhoudelijke bevorderingsfuncties

Om te bevorderen tot een inhoudelijke graad dient men te slagen voor een proef van
de functiespecifieke competenties.

Deze bestaat uit:
1. IP, eventueel aangevuld met EP. Doel = de functiespecifieke competenties
   beoordelen.
2. selectiegesprek. Doel = expertise voorstellen tav een jury waarin een externe
   expert zitting kan hebben.

Waardegebonden en gedragscompetenties worden beoordeeld via een
potentieelinschatting. Indien een IP niet voldoende de objectiviteit waarborgt, kan
men die aanvullen met een EP. Het selectiegesprek heeft tot doel de vakkennis te
testen. Er zal voorgesteld worden het VPS te wijzigen in die zin dat naast de
potentieelinschatting de test van de functiespecifieke competenties minstens een
selectiegesprek omvat.

Statutair gezien horen waardegebonden en gedragscompetenties niet thuis in een
test van de functiespecifieke competenties aangezien het generieke


                                        38
competenties betreft. De facto worden echter voor de bevordering in de inhoudelijke
loopbaan dikwijls tevens de generieke competenties bevraagd, hoewel dit statutair
niet zo voorzien is.

1.4.7   IP en EP onafhankelijk van elkaar

Bij de beoordeling van de generieke competenties voor leidinggevende procedures
wordt rekening gehouden met een interne potentieelinschatting in combinatie met
een externe potentieelinschatting.

Een volledige overlapping van de periode waarin IP en EP gebeuren levert geen
bezwaar op voor zover men niet wacht op de resultaten van de EP om de IP te
maken.
Het is weliswaar de bedoeling dat beide inschattingen volledig onafhankelijk van
elkaar verlopen (HR-principe), maar dit werd niet statutair verankerd.

De IP en EP kunnen dus samenvallen, maar het resultaat van de interne
potentieelinschatting is niet bekend bij de externe potentieelinschatting en vice versa.

1.4.8   Beoordeling generieke competenties bij beleidsdomeinoverschrijdende
        procedures

Het VPS spreekt zich niet uit over het kostenaspect, noch over welk
managementorgaan voor N-2 en andere leidinggevende bevorderingsprocedures
dient te adviseren aan de lijnmanager over de generieke competenties: dat van de
entiteit waartoe de kandidaat behoort of dat van de entiteit waar de vacature zich
situeert. Het is logisch dat de adviesbevoegdheid over de generieke competenties en
de kost voor de beoordeling van de generieke competenties zich situeren bij dezelfde
entiteit. Tijdens het SOPO van 1 september 2009 werd beslist dat het
managementorgaan van de entiteit waar de vacature zich situeert adviseert aan de
lijnmanager over de generieke competenties en tevens de kosten draagt van de
beoordeling van de generieke competenties.

De interne potentieelinschatting dient steeds opgemaakt te worden door de
lijnmanager van de kandidaat zelf.

1.4.9   Test generieke competenties voor meerdere functies tesamen
        organiseren

Er is geen bezwaar om de test generieke competenties (EP + IP) slechts een maal te
organiseren voor verschillende functies van dezelfde graad, indien de test van de
generieke competenties terzelfdertijd of met een kort tijdsinterval voor beide functies
georganiseerd wordt. Dergelijke situatie kan zich bv. voordoen indien er meerdere
dezelfde functies zijn en enkel de standplaats verschilt.

Het slagen voor de test generieke competenties geeft bovendien vrijstelling voor de
test generieke competenties voor dezelfde graad. Indien er echter een lange
tijdsspanne is tussen de twee functiespecifieke selecties, dan dienen alle in
aanmerking komende kandidaten terug de kans te krijgen om te kandideren en dan
dient de test generieke competenties opnieuw georganiseerd te worden zodat de


                                         39
niet-geslaagden uit de eerste procedure en de ondertussen in aanmerking komende
kandidaten opnieuw de kans krijgen om deel te nemen aan de test van de generieke
competenties.

Indien er tegelijk meerdere dezelfde inhoudelijke functies vacant zijn (bv. op
verschillende standplaatsen) is er geen bezwaar om slechts eenmaal de EP te
organiseren en slechts eenmaal de IP op te maken en de kandidaat te laten
deelnemen aan de verschillende selectiegesprekken. Indien er echter een
tijdsspanne ligt tussen de vacantverklaring van beide procedures, dienen alle
kandidaten de kans te krijgen om opnieuw de volledige procedure te doorlopen.
Wel dienen de vrijstellingen gehonoreerd te worden. Kandidaten die slagen voor de
test functiespecifieke competenties (= EP + IP + selectiegesprek) voor een
welbepaalde functie dienen bij een volgende procedure voor deze functie, ook al is
het een andere standplaats, wel deze vrijstelling te kunnen inroepen. Dit kan wel tot
situaties leiden waarbij de lijnmanager geen of weinig informatie heeft over de
kandidaat. Hier kan dan op pragmatische wijze mee omgegaan worden door het
organiseren van een aanvullend selectiegesprek, dat tot voordeel kan strekken van
beide partijen. Een lijnmanager zal immers niet geneigd zijn om een kandidaat te
kiezen die hij nog nooit gezien heeft.

1.4.10 Conclusies per competentie

Het is essentieel dat in elke fase de conclusie per competentie geformuleerd wordt.

Een EP via Jobpunt bevat steeds een eindconclusie over de geschiktheid, maar
bevat daarnaast tevens een score per competentie. Ook de IP bevat een eindscore,
naast een score per competentie.

Voor de test van de generieke competenties voor een leidinggevende
bevorderingsfunctie wordt een eindoordeel per competentie geformuleerd (op basis
van EP enerzijds en IP anderzijds) en wordt daarna een globaal eindoordeel over de
generieke geschiktheid geveld.

Voor de test van de functiespecifieke competenties voor een inhoudelijke
bevorderingsfunctie wordt een eindoordeel per competentie geformuleerd (op basis
van EP, IP en jurygesprek) en wordt daarna een globaal eindoordeel over de
functiespecifieke geschiktheid geveld.

In de besluiten worden enkel de conclusies per competentie weergegeven en op
basis daarvan wordt een globale eindconclusie geformuleerd.




                                        40
1.5         Het advies van het managementorgaan en het interne bezwaar

1.5.1       Bezwaar tegen het advies versus beroep tegen de beslissing

Administratieve maatregelen die op zich geen uitvoerbare kracht hebben en geen
gevolg hebben voor de rechtstoestand van de verzoeker, komen niet in aanmerking
voor vernietiging door de Raad van State. Niet-bindende adviezen zijn niet
vernietigbaar. Het advies van het managementorgaan is een niet-bindend advies.
Tegen het advies van het managementorgaan kan wel intern bezwaar ingediend
worden.

Tegen de beslissing van de lijnmanager over het niet beschikken over de generieke
competenties of de functiespecifieke competenties, kan de ambtenaar beroep
aantekenen bij de Raad van State. Tevens kan de ambtenaar beroep instellen tegen
de niet-bevordering.

Voor de ambtenaar die beroep wil aantekenen bij de Raad van State tegen de niet-
geschiktheid, is het aan te raden om eerst bezwaar in te dienen bij het
managementorgaan tegen het advies. De Raad van State zou immers kunnen
oordelen dat eerst intern het georganiseerd beroep dient uitgeput te zijn, alvorens
een hoger beroep kan aangetekend worden

1.5.2       Bezwaartermijn van 15 dagen

Indien er maar één kandidaat is voor een functie, indien het advies van het
managementorgaan positief is en indien men niet verwacht dat de kandidaat
bezwaar zal indienen, is het niet nodig om de bezwaartermijn van 15 dagen af te
wachten.
In zeldzame gevallen gebeurt het dat er zelfs bij een positief advies van het
managementorgaan bezwaar wordt ingediend door de kandidaat, omdat men bv. niet
volledig akkoord gaat met de formulering van het advies. De kans dat dit gebeurt is
echter klein en indien er maar één kandidaat is, is de kans nog kleiner.
Indien er meerdere kandidaten zijn, kan men aan de geschikte kandidaten vragen
om te laten weten of ze al dan niet bezwaar zullen indienen. Indien de geschikte
kandidaten schriftelijk of via mail bevestigen dat ze verzaken aan hun recht om
bezwaar in te dienen kan de procedure versneld worden en hoeft voor hen de termijn
van 15 dagen niet afgewacht te worden. Voor de niet-geschikte kandidaten hoeft in
elk geval wel de termijn afgewacht te worden. Juridisch gezien is er geen bezwaar
dat de geschikte kandidaten sneller dan de niet-geschikte kandidaten hun besluit van
generieke geschiktheid ontvangen (bij een leidinggevende bevorderingsfunctie),
maar HR-matig gezien is het wellicht aangewezen om alle kandidaten op hetzelfde
moment in te lichten. Men kan immers toch pas verdergaan met de test van de
functiespecifieke competenties zodra men van alle kandidaten definitief weet of ze al
dan niet geschikt zijn.

Het is aan te raden om het advies van het managementorgaan aangetekend te
versturen zodat men duidelijk kan bepalen wanneer de termijn van 15 kalenderdagen
is beginnen lopen (zie toelichting bij artikel VI 38 van het VPS).9

9
 Uit het advies van de Raad van State nr. A. 64.622/IX-9-1186 dd 26 juni 2006 inzake niet betwiste aangelegenheden blijkt dat
de termijn van 15 dagen waarin bezwaar kan worden ingediend, een aanvang neemt daags na de kennisneming.


                                                           41
1.5.3       Vorm van het advies

Voor de kandidaat volstaat een uittreksel uit het verslag van het managementorgaan.
De vorm waaronder de kandidaat het advies krijgt is niet zo belangrijk. Het is wel
belangrijk dat de betrokkene duidelijk in kennis gesteld wordt van het advies, en
dat dit advies voldoende gemotiveerd wordt. De kandidaat heeft immers de
mogelijkheid om hiertegen in beroep te gaan. Voor de leidinggevende loopbanen (N-
2 en de leidinggevende functies tweede en derde rang niveau B, C en D) bestaat er
een dubbele beroepsmogelijkheid (1x na de test generieke competenties en 1x na de
test functiespecifieke competenties). Voor de inhoudelijke loopbanen is er slechts
een enkele beroepsmogelijkheid, nl. na de test functiespecifieke competenties.

1.5.4       Inhoud van het advies

Het advies van het managementorgaan moet een motivering geven. In principe
omvat de motivering al de elementen waarmee rekening gehouden werd.
Veel MOD’s of personeelsdiensten sturen met het advies onmiddellijk de IP (en
desgevallend de EP) mee.
Aangezien de beslissingsregels elementen zijn waarmee rekening gehouden werd, is
het logisch dat ze mee in de motivering opgenomen werden.

Het is niet voorzien in de procedure dat het managementorgaan een rangschikking
opmaakt in zijn advies.
Het VPS voorziet alleen dat het managementorgaan een advies uitbrengt over de
geschiktheid en bepaalt niets over de rangschikking. De rangschikking hoeft dus niet
meegedeeld te worden in het advies.
Indien echter het selectiereglement bepaalt dat de directieraad tevens de
rangschikking opmaakt, dan dient de plaats in de rangschikking tevens meegedeeld
te worden aan de kandidaat.
Hoewel het niet voorzien is in het VPS dat het advies tevens de plaats in de
rangschikking omvat, is het niet strijdig met het VPS om de rangschikking in het
advies op te nemen.
Indien men de plaats in de rangschikking toch opneemt in het advies, is het logisch
dat niet alleen bezwaar kan ingediend worden tegen de beslissing inzake de
geschiktheid maar ook tegen de plaats in de rangorde.




In geval van betekening bij aangetekende brief met afgiftebewijs en met bericht van ontvangst, vindt de kennisneming plaats op
de dag van de aftekening voor ontvangst. De termijn vangt aan daags na de aftekening voor ontvangst van deze zending.
In geval van kennisgeving bij aangetekende brief met afgiftebewijs, doch zonder bericht van ontvangst, wordt de kennisneming
vermoed plaats te vinden de werkdag volgend op deze waarop de brief aan de post wordt toevertrouwd. Dit vermoeden is
weerlegbaar. De dag waarop de brief aan de post is toevertrouwd blijkt uit het afgiftebewijs. De termijn vangt in beginsel aan
twee dagen na de afgifte.
In geval van kennisgeving bij gewone brief, wordt de kennisneming vermoed plaats te vinden de werkdag volgend op deze
waarop de brief door de post wordt verzonden. Dit vermoeden is weerlegbaar. De dag waarop de brief wordt verzonden, blijkt
uit de datum van poststempel figurerend op de briefomslag. De termijn vangt in beginsel aan twee dagen na de verzending.
In geval van kennisgeving per bode met bericht van ontvangst, vindt de kennisneming plaats op de dag van de aftekening voor
ontvangst. De termijn vangt aan daags na de aftekening voor ontvangst van deze zending.




                                                           42
1.5.5   Inzage in de IP en EP na advies van het managementorgaan

De kandidaten hebben het recht om inzage te vragen in hun eigen IP en EP. Ze
moeten immers kennis krijgen van de elementen waarop het advies is gebaseerd.
Ook in het kader van het decreet openbaarheid van bestuur is men verplicht om
inzage te verlenen aan de betrokken ambtenaar in zijn eigen IP en EP. Veel
entiteiten bezorgen onmiddellijk samen met het advies een kopie van de IP en EP.

De ambtenaar heeft echter geen recht op inzage van de IP en EP van de
tegenkandidaten. Indien hij hier toch inzage in wenst, dient hij een vraag te richten tot
de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur. Omwille van privacyredenen
echter zal deze beroepsinstantie wellicht de inzage weigeren.

Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur stelt dat
openbaarmaking kan door inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een
afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten (artikel 7). De
kandidaat bepaalt welke vorm van openbaarmaking hij wil.

De instantie die het bestuursdocument in haar bezit heeft, stelt in overleg met de
aanvrager de plaats, de datum en het tijdstip van inzage vast. De aanvrager moet het
bestuursdocument onder redelijke omstandigheden kunnen inkijken en moet hiervoor
tevens voldoende tijd krijgen (artikel 20).

Documenten inzake personeelsaangelegenheden, zoals aanwervings- of
bevorderingsprocedures, zijn bestuursdocumenten in de zin van het
openbaarheidsdecreet (artikel 3, 4°) en komen derhalve in aanmerking voor
openbaarmaking.

Deze bestuursdocumenten bevatten informatie van persoonlijke aard (informatie die
betrekking heeft op een beoordeling of een waardeoordeel, of die de beschrijving van
een gedrag bevat van een bij name genoemd of een gemakkelijk identificeerbaar
natuurlijk persoon).

Krachtens artikel 17, §2, tweede lid van het openbaarheidsdecreet dient voor
openbaarmaking van dergelijke informatie het vereiste belang aangetoond te
worden. Een kandidaat beschikt over het vereiste belang voor de openbaarmaking
van een document inzake een andere kandidaat, voor documenten tot en met de
laatste fase waaraan hijzelf deelnam en de andere kandidaat geschikt werd
bevonden.

De openbaarmaking moet geweigerd worden mits toepassing van artikel 13, 2° van
het openbaarheidsdecreet (bescherming van de persoonlijke levenssfeer). Per
document waarvan openbaarmaking gevraagd wordt, dient nagegaan te worden of
dit document informatie bevat die behoort tot de persoonlijke levenssfeer van de
andere kandidaat.

Het is aan de entiteit om te oordelen wat openbaar gemaakt wordt, en wat niet
omwille van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.




                                         43
Wat al dan niet mag openbaar gemaakt worden, is juridisch niet zeker bij
gebrek aan rechtspraak.

De afdeling Regelgeving bracht reeds eerder volgend advies uit (onder voorbehoud
van een andere visie van de beroepsinstantie):

- assesmentsverslagen van het extern selectiebureau (EP) peilen naar de
persoonlijkheid van de kandidaat en dienen te worden beschouwd als zijnde
informatie met betrekking tot de persoonlijke levenssfeer die niet openbaar kan
gemaakt worden (artikel 13, 2°). Hetzelfde geldt voor de IP.

- het verslag van de jury moet openbaar gemaakt worden als deze geen informatie
met betrekking tot de persoonlijke levenssfeer bevat, bijvoorbeeld indien het verslag
eerder oppervlakkige beoordelingen van kandidaten bevat aan de hand van op
voorhand vastgestelde criteria die objectief verifieerbaar zijn (conclusie IP en EP,
motivatie, kennis, …). Hetzelfde geldt voor de PV’s, beslissing directieraad en
puntenbladen.

- Notities van het extern selectiebureau of van de jury zijn geen
bestuursdocumenten. Notities zijn ‘voorbereidingen’ om tot een document te komen
en hebben geen formeel karakter. Wellicht zitten ze ook niet in het selectiedossier.
Enkel het resultaat is een bestuursdocument (assesmentsverslag, verslag van de
jury, PV, …). Het decreet tot openbaarmaking is enkel van toepassing op
bestuursdocumenten.

- voor de gestelde vragen en correcte antwoorden is er geen weigeringsgrond
indien deze vragen en antwoorden “op papier” staan (bestuursdocument), al dan niet
digitaal.

- notities van de kandidaten zijn geen definitieve documenten die beoordeeld
worden, maar enkel voorbereidingen. Het decreet tot openbaarmaking is enkel van
toepassing op definitieve documenten.

Een bestuursdocument wordt gedeeltelijk openbaar gemaakt als bepaalde informatie
niet mag openbaar gemaakt worden.

Indien de aanvraag tot openbaarmaking wordt afgewezen op grond van artikel
13,2°(strijdigheid met privacy), dan neemt de instantie contact op met de betrokkene
(persoon wiens privacy zou kunnen geschonden zijn) en vraagt ze aan de
betrokkene of de aanvrager toestemming krijgt om alsnog toegang te krijgen tot het
gevraagde bestuursdocument (artikel 20).

Bij de bekendmaking van de weigering tot openbaarmaking van een document moet
men de beroepsmogelijkheid vermelden (artikel 22), bijvoorbeeld:

“Tegen deze beslissing kunt u beroep instellen bij de beroepsinstantie inzake
openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie, afdeling
openbaarheid van bestuur, op het adres Departement Diensten voor het Algemeen
Regeringsbeleid, Boudewijnlaan 30, bus 20, 1000 Brussel. U beschikt daartoe over



                                        44
een termijn van dertig kalenderdagen, die ingaat op de dag nadat de beslissing werd
verstuurd."

Voor informatie waarover men twijfelt, is het aan te raden om deze niet openbaar te
maken omwille van artikel 13, 2°. Het is dan eventueel afwachten hoe de
beroepsinstantie dit beoordeelt.

De aanvrager moet geen belang aantonen indien de informatie over de aanvrager
handelt (art. 17, §2). Het decreet bevat geen weigeringsgrond voor de aanvraag tot
openbaarmaking van informatie die over de aanvrager handelt.
Men kan inzage vragen in de eigen resultaten zolang het bestuur de documenten in
zijn bezit heeft.

Men kan geen belang aantonen inzake een beslissing tot bevordering in een functie
waarvoor men zelf niet gekandideerd heeft.

Er is in het decreet geen termijn bepaald waarbinnen men inzage kan vragen;
essentieel is dat de aanvrager zijn belang kan aantonen.

1.5.6        Hoorrecht

De hoorplicht is in beginsel slechts van toepassing bij beslissingen waarbij de
rechtstoestand van het personeelslid in ongunstige zin wordt gewijzigd wegens een
feit dat als een tekortkoming wordt beschouwd. De hoorplicht is dus niet van
toepassing bij benoemings- of bevorderingsprocedures, zelfs niet ten opzichte van
kandidaten die voor bevordering werden afgewezen.10

Historisch gezien heeft het VPS echter steeds een hoorrecht voorzien voor
kandidaten die niet bevorderd werden binnen het niveau. Vroeger gebeurde de
bevordering binnen het niveau niet na een competentietest, maar wel na voordracht
ten aanzien van de directieraad. Bij de invoering van N-2 en inhoudelijke loopbanen
was het oorspronkelijk de bedoeling om geen hoorrecht meer te voorzien (en dit naar
analogie met de procedure N-1, waar de kandidaten geen intern georganiseerd
beroep hebben en zich rechtstreeks tot de Raad van State dienen te wenden).
Op vraag van de vakorganisaties is het hoorrecht echter behouden voor de
bevordering binnen het niveau en ingebed in het intern georganiseerd administratief
beroep (bezwaar bij het managementorgaan).

De procedure die in het kader van de hoorplicht moet gevolgd worden is niet expliciet
vastgelegd, maar het is aan te raden volgende principes na te leven:
- het personeelslid moet schriftelijk uitgenodigd worden om gehoord te worden en
   er moet een voldoende termijn voorzien zijn tussen de uitnodiging en de
   effectieve verschijning zodat het personeelslid zich voldoende kan voorbereiden
- het personeelslid wordt best gehoord door de instantie die het definitieve advies
   moet formuleren.
- op voorhand wordt een notulist aangeduid die zo letterlijk mogelijk noteert wat er
   gezegd wordt


10
     Zie COOLSAET, A. Het toezicht door de Raad van State op benoemingen en bevorderingen, p. 30


                                                   45
-   het verslag over het hoormoment wordt voor akkoord ondertekend door het
    personeelslid dat gehoord werd, zodat er consensus bestaat over hetgeen
    gezegd werd

Uit de toelichting bij artikel VI 38 en volgende in het VPS blijkt bovendien dat voor
wat betreft de bevordering binnen het niveau volgende principes gelden:
- het horen gebeurt door het managementorgaan van de entiteit, raad of instelling
- er is geen bijstand van een raadgever voorzien: betrokkene dient dus persoonlijk
    en alleen gehoord te worden en kan zich niet laten bijstaan door een raadsman
    van zijn vakorganisatie
- de ambtenaar kan er ook voor opteren een bezwaarschrift in te dienen bij het
    bevoegde managementorgaan van de entiteit, raad of instelling binnen een
    termijn van 15 kalenderdagen na de kennisgeving.
- het managementorgaan kan een ambtenaar die enkel schriftelijk bezwaar heeft
    ingediend en niet vraagt om gehoord te worden wel uitnodigen om bijkomende
    toelichting te komen geven, maar de ambtenaar kan niet verplicht worden om
    hierop in te gaan.

1.5.7   Definitief advies na horen van de kandidaat

Aan de kandidaat wordt een brief bezorgd die vermeldt of het advies al dan niet
wordt gewijzigd, met het verslag van het managementorgaan als bijlage.

Het verslag van het managementorgaan verwijst naar het eerdere advies (gelet op
het advies van … van datum), het bezwaar van de kandidaat hiertegen, en de dag
van de “horing”.
Daarnaast moeten in het verslag de argumenten staan die de kandidaat aanhaalde,
en moet dit verslag weergeven welke argumenten door het managementorgaan
worden aanvaard, en waarom de andere argumenten niet worden aanvaard.
Ten slotte moet worden aangegeven of de argumentatie ertoe leidt dat het
managementorgaan haar advies wijzigt of niet.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter van het managementorgaan.

In elk geval dient het terug het managementorgaan te zijn dat definitief advies
uitbrengt (dus niet bv. de leidend ambtenaar of de secretaris-generaal). Deze
bevoegdheid kan ook niet via het huishoudelijk reglement gedelegeerd worden.

Tegelijkertijd met dit verslag kan aan de kandidaat ook het besluit van de lijnmanager
over de generieke geschiktheid bezorgd worden. De brief moet dan wel vermelden
dat de kandidaat tegen de beslissing van de lijnmanager in beroep kan gaan bij de
Raad van State.

1.5.8   Rechter en partij tegelijk in het managementorgaan?

De lijnmanager die de IP opmaakt maakt meestal tevens deel uit van het
managementorgaan dat het advies opstelt. Dikwijls wordt de vraag gesteld of de
lijnmanager hierdoor niet zowel rechter als partij tegelijk is.

De Raad van State heeft in haar arrest nr. 208.927 van 16 november 2010
geoordeeld dat dit geen probleem hoeft te zijn.


                                        46
Uit art. VI 40 VPS met betrekking tot de organisatie van de bevorderingsprocedure
blijkt dat diverse personen en organen een bevoegdheid in die procedure hebben
gekregen en dat deze bevoegdheidstoewijzing impliceert dat sommige leden van
deze organen meermaals in die procedure dienen tussen te komen. Op zich
impliceert deze regeling niet dat in hunnen hoofde een schijn van partijdigheid
bestaat.

De beweerde aantasting van de onpartijdigheid van een collegiaal beraadslagend
orgaan kan slechts in aanmerking worden genomen als enerzijds precieze, wettelijk
vastgestelde feiten worden aangevoerd die een redelijke twijfel kunnen doen
ontstaan omtrent de partijdigheid van één of meer leden van het college, en als
anderzijds uit de omstandigheden van de zaak blijkt dat de partijdigheid van dit lid of
deze leden het hele college heeft kunnen beïnvloeden. Het loutere gegeven dat de
lijnmanager en het managementorgaan in verschillende fasen van de
bevorderingsprocedure zijn tussengekomen, kan niet doen besluiten tot hun
vooringenomenheid of partijdigheid ten nadele van een kandidaat, aangezien in elke
fase van de bevorderingsprocedure een ander oordeel wordt gevormd op basis van
onder meer andere gegevens.

1.6       Besluiten opmaken

1.6.1     Besluit of brief ?

De afdeling Regelgeving raadt aan om met een besluit te werken indien er aan de
beslissing loopbaangevolgen gekoppeld zijn (bv. een vrijstelling voor een test voor de
generieke competenties). In het besluit dienen geen beslissingen vermeld te worden
die voortvloeien uit een loutere toepassing van het VPS (bv. vaststelling van de
salarisschaal, recht op vrijstelling, ..)
Er kan steeds met een besluit gewerkt worden, maar er zijn personeelsdiensten die
er de voorkeur aan geven om zo veel mogelijk met een brief te werken. Vanuit HR-
standpunt laat een brief immers toe om op een minder juridische en meer
mensgerichte manier beslissingen mee te delen.

Wie krijgt wat?

-     de geschikte kandidaat voor het generieke gedeelte (leidinggevende
      procedure)

Deze krijgt een besluit waaruit zijn geslaagd zijn voor de generieke competenties
blijkt en op basis waarvan hij later desgevallend een vrijstelling kan inroepen voor de
test van de generieke competenties voor dezelfde graad (enkel mogelijk indien de
test van de generieke competenties een EP bevatte).

Indien er aan de generieke geschiktheid geen loopbaanaanspraken inzake
vrijstellingen gekoppeld zijn, volstaat een brief.

-     de niet-geschikte kandidaat voor het generieke gedeelte (leidinggevende
      procedure)



                                         47
Voor diegenen die generiek niet geschikt zijn, volstaat het hen dit met een
gemotiveerde brief mee te delen, nadat eerst het advies van het managementorgaan
werd meegedeeld en nadat de beroepstermijn van 15 dagen verstreken is.
Aangezien het niet-slagen voor de test generieke competenties geen aanspraken op
vrijstelling genereert voor een volgende ronde kan deze mededeling via gewone brief
gebeuren.

Na de beslissing loopt geen nieuwe termijn om intern bezwaar aan te tekenen. Na
het advies inzake het generiek niet-geschikt bevonden zijn, liep er immers al een
bezwaartermijn van 15 kalenderdagen.
De generiek niet-geschikt bevonden kandidaat heeft wel de mogelijkheid om beroep
aan te tekenen bij de Raad van State en dit dient hem meegedeeld te worden
volgens de gebruikelijke formule die ook gehanteerd wordt bij selecties.
Overeenkomstig artikel 19, tweede lid, van de gecoördineerde wetten van 12 januari
1973 op de Raad van State neemt de termijn om in beroep te gaan (60 dagen) alleen
een aanvang op voorwaarde dat de betekening van de beslissing met individuele
strekking het bestaan van die beroepen alsmede de in acht te nemen
vormvoorschriften en termijnen vermeldt.
Indien aan die verplichting niet wordt voldaan dan nemen de verjaringstermijnen pas
een aanvang vier maanden nadat de betrokkene in kennis werd gesteld van de
beslissing met individuele strekking. Bij de kennisgeving van het niet geslaagd zijn
voor die selectieronde, dient daarom steeds iets in deze zin te worden vermeld: "Een
verzoek tot nietigverklaring en/of schorsing van de tenuitvoerlegging van deze
beslissing dient u te richten aan de Raad van State, Wetenschapsstraat 33, 1040
Brussel binnen zestig dagen na de betekening van de beslissing, via een
aangetekend schrijven."

-   de niet-geschikte kandidaat voor het functiespecifiek gedeelte
    (leidinggevende of inhoudelijke procedure)

Aan de niet-geschikte kandidaten moet enkel het eigen resultaat meegedeeld
worden, niet de bevordering. Dit kan via gemotiveerde brief. Voor de motivering kan
verwezen worden naar het advies van het managementorgaan, dat via uittreksel uit
het verslag werd meegedeeld. De brief kan vermelden met welke persoon contact
kan opgenomen worden indien de kandidaat nood heeft aan feedback.
De functiespecifiek niet-geschikt bevonden kandidaat heeft de mogelijkheid om
beroep aan te tekenen bij de Raad van State en dit dient hem meegedeeld te worden
volgens de gebruikelijke formule (zie hierboven).

-   de functiespecifiek geschikt bevonden kandidaat die niet bevorderd wordt

Aan de functiespecifiek geschikt bevonden kandidaten dient meegedeeld te worden
dat ze functiespecifiek geschikt bevonden zijn (inclusief de motivering van de
geschiktheid) én dat ze niet bevorderd worden. Indien aan het functiespecifiek
geschikt bevonden zijn vrijstellingen verbonden zijn (dus indien een EP deel
uitmaakte van de procedure), is het aan te raden om met een besluit te werken. Er
zijn aan de beslissing dan immers loopbaangevolgen verbonden en het is best om
deze vrijstelling te formaliseren. Indien aan de functiespecifieke geschiktheid geen
vrijstellingen verbonden zijn, kan men echter ook werken met een gewone brief en



                                        48
de twee beslissingen (functiespecifieke geschiktheid en beslissing tot niet-
bevordering) meedelen in een en dezelfde brief.

De bevordering dient wel gemotiveerd te worden in het dossier van de
selectieprocedure. Omwille van redenen van privacy is het niet aan te raden om de
uitgebreide motivering van de bevordering ook te bezorgen aan de functiespecifiek
geschikte, maar niet-bevorderde kandidaten. Bij de mededeling van de niet-
bevordering kan men zich beperken tot een korte algemene uitleg zonder in detail
te treden. In sommige situaties zal dit eenvoudiger zijn dan in andere. Wanneer de
bevorderde op alle competenties beter scoort dan de niet-bevorderde, dan kan dit
aangehaald worden zonder in detail te treden waarom. Wanneer daarentegen de
bevorderde kandidaat evengoed scoort op evenveel competenties als de niet-
bevorderde, dan wordt het al moeilijker. Details over de persoonlijkheid of
competenties van de bevorderde mogen niet vrijgegeven worden omwille van
redenen van privacy.
Beroep tegen de beslissing van de lijnmanager kan bij de Raad van State. Dit dient
vermeld te worden (+ termijn) op de brief die naar de niet-geselecteerde kandidaten
vertrekt.

-   de functiespecifiek geschikt bevonden kandidaat die bevorderd wordt

Aan de bevorderde kandidaat dient meegedeeld te worden dat hij functiespecifiek
geschikt is (kan via brief) en bevorderd wordt (dient via besluit). Het eenvoudigste
is om beide zaken op te nemen in een en hetzelfde besluit.

Zie overzicht Besluit of brief ? en modeldocumenten op de website van het
departement Bestuurszaken
http://www.bestuurszaken.be/modeldocumenten#n_2_procedure




                                        49
1.6.2   Kopie / afschrift voor de kandidaat

De formulering “Deze beslissing wordt aan de kandidaat meegedeeld” is een
standaardformulering die gebruikt wordt in besluiten en die impliceert dat de
kandidaat een kopie van het besluit krijgt of dat hij minstens in kennis gesteld wordt
via een gewone brief van de beslissing. Er is nergens een bepaling die oplegt dat
indien aan een kandidaat een kopie van een besluit bezorgd wordt, dit een ‘voor
eensluidend verklaard afschrift’ dient te zijn, noch dat dit dan op het origineel van het
besluit dient vermeld te zijn.

Dit neemt niet weg dat men uiteraard wel met een ‘voor eensluidend verklaard
afschrift’ zou kunnen werken. Ook is het mogelijk om de formulering in het besluit te
veranderen in “Een afschrift van dit besluit wordt aan de kandidaat bezorgd.”

In het kader van de administratieve vereenvoudiging werd in de betrekkingen tussen
de overheid en de burger het ‘voor eensluidend verklaard afschrift’ afgeschaft.
Daarom is het niet aan te raden om het gebruik van ‘voor eensluidend verklaarde
afschriften’ in de betrekkingen tussen de overheid en haar personeelsleden te
behouden, tenzij wanneer het uitdrukkelijk voorzien is in een bepaald reglement (bv.
huishoudelijk reglement van de raad van beroep).

1.6.3   Ingangsdatum bevordering

De bevordering gaat in op de eerste dag van de maand die volgt op de beslissing
van de benoemende overheid (art. VI 36 VPS). Bij bevordering hangt de
ingangsdatum enkel af van de benoemende overheid.

Dit in tegenstelling tot de horizontale mobiliteit, waarbij beide lijnmanagers het
overplaatsingsbesluit ondertekenen en het personeelslid binnen drie maanden na de
selectiebeslissing zijn nieuwe functie opneemt (art. VI 24 en VI 27 VPS).

Uiteraard kunnen de lijnmanagers ook bij bevordering afspraken maken, vb. dat de
benoemende overheid de beslissing een beetje uitstelt, maar de afstaande
entiteit kan dit niet afdwingen.

De benoemende overheid kan de beslissing tot bevordering uitstellen, waardoor de
bevordering pas later ingaat.

1.6.4   Geen bevordering met terugwerkende kracht

In beginsel beschikt een juridische norm (zoals een wet of een besluit) alleen voor de
toekomst en kan een norm dus geen terugwerkende kracht hebben. Het beginsel van
de niet terugwerkende kracht wordt zowel door het Hof van Cassatie als door de
Raad van State als een algemeen rechtsbeginsel beschouwd.

Behoudens wanneer de wet of de uitvoerende macht (bijvoorbeeld de Vlaamse
regering via het VPS) machtigt om administratieve besluiten aan te nemen met
terugwerkende kracht, is de terugwerking dus niet mogelijk. De administratieve
overheden kunnen dus principieel geen retroactieve werking verlenen aan hun
besluiten en verordeningen.


                                          50
Bovendien kunnen de benoemingen slechts gebeuren van zodra er vacatures zijn
binnen een goedgekeurd personeelsplan.

1.6.5        Vereisten inzake motivering van besluiten 11

Om te voldoen aan de motiveringsplicht, dient een beslissing afdoende gemotiveerd
te zijn.

Vooreest moet de motivering evenredig zijn aan het belang van de genomen
beslissing (evenredigheidsbeginsel). Bij beslissingen waarbij de overheid een
discretionaire bevoegdheid heeft (bv. benoemingen en bevorderingen naar keuze), is
een uitgebreide motivering noodzakelijk.

Bovendien dienen de aangehaalde redenen te volstaan om de beslissing te dragen,
m.a.w. de motivering moet de beslissing verantwoorden (draagkrachtvereiste). Uit de
rechtspraak blijkt dat de motivering de beslissing maar zal kunnen schragen wanneer
zij duidelijk, niet tegenstrijdig, juist, pertinent, concreet, precies en volledig is:
- de motivering moet duidelijk en concreet de redenen doen kennen die haar
     kunnen verantwoorden. Wanneer de motivering dubbelzinnig is, is het noch voor
     de rechtzoekende, noch voor de Raad van State mogelijk om precies te weten op
     grond van welke motieven de overheid de beslissing heeft genomen en zal de
     beslissing vernietigd worden;
- de motieven mogen onderling niet tegenstrijdig zijn en er mag geen
     tegenstrijdigheid zijn tussen de motieven en de beslissing. Een kennelijke
     tegenspraak in de motieven staat gelijk met een gemis aan motivering;
- de opgegeven motieven moeten juist zijn: het volstaat dat er een ernstige reden is
     om te twijfelen aan de juistheid van de motivering om een beslissing te
     vernietigen;
- de motivering moet pertinent zijn ze moet duidelijk met de beslissing te maken
     hebben en relevant zijn (geen niet terzake dienende bewoordingen gebruiken);
- de motivering moet concreet en precies zijn: standaardformules zijn uit den boze.
     Bv. de verantwoording van een benoeming ‘op grond van bekwaamheden, kennis
     en verdiensten’ werd door de Raad van State afgewezen als zijnde een
     stijlformule;
- de motivering moet volledig zijn: een motivering die slechts rekening houdt met
     bepaalde elementen in een dossier (ten nadele van de betrokkene) en niet met
     andere fundamentele elementen is niet afdoende.

Een bondige motivering volstaat wanneer zij afdoende is: een beknopte maar
duidelijke weergave van de motieven in de beslissing zelf volstaat. Bv. IP en EP zijn
gelijklopend positief en de beoordelingscommissie treedt de bevindingen van IP en
EP bij.

Een positieve motivering volstaat: bij individuele begunstigende besluiten zoals een
benoeming moet de overheid melden waarom een bepaalde kandidaat wordt
benoemd, maar niet waarom de andere kandidaten niet in aanmerking worden
genomen.


11
     Zie OPDEBEEK, I. e.a. Formele motivering van bestuurshandelingen, p. 139-172.


                                                    51
Er zijn omstandigheden die leiden tot een strengere motiveringsplicht:
- de lijnmanager heeft weliswaar de bevoegdheid om af te wijken van een niet-
   bindend advies (bv. bij bevorderingsprocedures binnen het niveau), maar hij zal
   zijn eigen mening sterker moeten verantwoorden
- om geen aanleiding te geven tot willekeur en miskenning van het
   gelijkheidsbeginsel, moet het beleid van de overheid een zekere continuïteit
   vertonen. Bij afwijking van een beleidslijn of een eerdere beslissing in een
   nagenoeg identieke situatie, moet men dit omstandig motiveren.




                                       52
1.7     Na de bevordering

1.7.1   Geen proeftijd bij bevordering binnen het niveau

Aan een bevordering binnen het niveau is geen proeftijd verbonden. Het ambtshalve
onbetaald verlof van art. X 62 § 2 is dus niet van toepassing. Men krijgt onmiddellijk
de nieuwe graad en de nieuwe dienstaanwijzing. Indien de scope van de bevordering
breder is dan de entiteit en de kandidaat afkomstig is uit een andere entiteit, dan
behoort de band met de entiteit van herkomst administratief gezien tot het verleden
(net zoals bij een overplaatsing via horizontale mobiliteit).
Vanuit de werkgroep bevorderingsprocedures zijn er voorstanders om toch een
mogelijkheid (geen verplichting) van proeftijd te voorzien bij bevordering binnen het
niveau (alsook bij horizontale mobiliteit). De lijnmanager zou dan de keuze hebben
om hier al dan niet gebruik van te maken. De proeftijd kan een voordeel betekenen
voor de kandidaat en de ontvangende entiteit (behoud van terugvalpositie), maar een
nadeel inhouden voor de afstaande entiteit (vacature kan slechts voorlopig ingevuld
worden).

1.7.2   Mogelijkheid om geldelijke anciënniteit te herzien

Bij bevordering kan privé-ervaring in principe niet gevaloriseerd worden voor de
geldelijke anciënniteit, ook al heeft deze privé-ervaring (gedeeltelijk) gediend als
voorwaarde om te kunnen kandideren voor de bevorderingsbetrekking

Indien echter de bevorderingsfunctie aangeboden wordt in combinatie met de
procedure van externe aanwerving en indien de bevorderingsfunctie een totaal
andere functie betreft dan de functie die thans door betrokkene wordt uitgeoefend,
dan kan de bevordering wel als een nieuwe indiensttreding beschouwd worden.
Ervaring in de privésector of als zelfstandige kan dan gevaloriseerd worden tot een
maximum van 9 jaar reële functierelevante beroepservaring. Voor knelpuntberoepen,
zoals bedoeld in artikel III 3, §1 van het VPS, kan men tot maximaal 15 jaar reële
functierelevante beroepservaring in de privé-sector valoriseren. Zie punt II.1.3.1 van
de omzendbrief DVO/BZ/P&O/2010/2 van 23 december 2010
http://www.bestuurszaken.be/OMZ_DVO_2010_2


1.7.3   Beroepsmogelijkheden bij de Raad van State

Er kan door een personeelslid dat werkzaam is bij de overheid steeds beroep
aangetekend worden bij de Raad van State tegen een beslissing met
loopbaangevolgen.

Bij een leidinggevende bevorderingsprocedure binnen het niveau zijn er vier
beslissingsmomenten met loopbaangevolgen:
- de beslissing na de voorselectie
- de beslissing van de lijnmanager welke kandidaten voldoen aan de generieke
    competenties
- de beslissing van de lijnmanager welke kandidaten voldoen aan de
    functiespecifieke competenties
- de toekenning van de bevordering door de lijnmanager


                                         53
Er kan dus bij de Raad van State beroep ingediend worden tegen deze vier
beslissingen.

De vier beslissingen zijn telkens cruciaal voor de betrokkenen aangezien ze tot
gevolg hebben dat men al dan niet verder kan deelnemen aan de procedure. Bij het
meedelen van de beslissingen dient vermeld te worden dat beroep mogelijk is bij de
Raad van State.

De beroepstermijn neemt alleen een aanvang op voorwaarde dat de betekening door
de overheid van de selectiebeslissing het bestaan van de beroepsmogelijkheid
alsmede de in acht te nemen vormvoorschriften en termijnen vermeldt. De gangbare
formule hiervoor is de volgende:

"Een verzoek tot nietigverklaring en/of schorsing van de tenuitvoerlegging van deze
beslissing dient u te richten aan de Raad van State, Wetenschapsstraat 33, 1040
Brussel binnen zestig dagen na de betekening van de beslissing, via een
aangetekend schrijven."

Indien aan die verplichting niet wordt voldaan dan nemen de verjaringstermijnen een
aanvang vier maanden nadat de betrokkene in kennis werd gesteld van de
beslissing.

1.7.4        Vernietigen van gevolgakten door de Raad van State

Door de vernietiging van zijn bevordering wordt de benoemde in zijn vorige graad
herplaatst. Na de vernietiging kan de overheid evenwel de bevorderingsprocedure
hernemen vanaf het punt waarop zij volgens het arrest was misgelopen, ofwel de
procedure van voor af aan overdoen.12
Gevolgakten van na de vernietiging van een benoeming zijn van meet af aan
onwettig. In situaties waarbij een tweede bevordering verkregen na de eerste
bevordering, bekend is bij de Raad van State kan het bijgevolg gebeuren dat de
Raad van State ook de tweede bevordering mee vernietigt.
Een bevordering verkregen na een bevordering die nietigverklaard werd, hoeft echter
niet noodzakelijk vernietigd te worden indien er geen expliciete intrekking van de
tweede bevordering is gebeurd. Meestal is de tweede bevordering niet gekend bij de
Raad van State en spreekt men er zich ook niet over uit.

1.7.5        Wat als de bevorderde kandidaat verzaakt aan de bevordering ?

Men kan steeds een bevordering weigeren Uit de resterende geschikt bevonden
kandidaten kan een andere kandidaat aangeduid worden. Het advies van het
managementorgaan over de functiespecifieke geschiktheid werd reeds aan de
kandidaten meegedeeld en bestaat reeds. Er dient dus geen nieuw advies
opgemaakt te worden, tenzij het de bedoeling was om met een rangschikking te
werken. De kandidaten hebben ook reeds een termijn van 15 dagen gekregen om
bezwaar aan te tekenen.


12
     Zie OPDEBEEK, I. e.a. Formele motivering van bestuurshandelingen, p. 139 en volgende


                                                    54
De lijnmanager kan dus een nieuwe beslissing nemen. Uiteraard moet eerst de
vorige bevorderingsbeslissing terug ingetrokken worden en dient de kandidaat eerst
schriftelijk te verzaken aan de bevordering.
Bij de niet-vergelijkende competentieproeven worden er meestal geen reserves
aangelegd en is het behoud van het voordeel van het slagen voor de
competentieproef dan ook niet aan de orde.


1.7.6     Doorgeven van potentieelinschattingen in kader van P&O
          ontwikkeltraject

Naar aanleiding van de SOPO-afspraak van 1 september 2009 (generieke
competenties beoordeeld door het managementorgaan waar er een vacature is),
stelde men op het SOPO van 27 oktober 2009 de vraag aan de afdeling Regelgeving
wie inzage mag hebben in potentieelinschattingen met als doel het opstellen van een
ontwikkelingstraject.
Rekening houdend met de privacywetgeving is het zo dat de bezitter van de
potentieelinschatting deze slechts ter beschikking mag stellen op een wijze die,
rekening houdend met de redelijke verwachtingen van de betrokken kandidaat niet
onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor de potentieelinschattingen werden
verkregen door de bezitter.
De kandidaat verwacht dat de potentieelinschatting gebruikt wordt voor de selectie,
niet voor het opstellen van een ontwikkelingstraject. Om niet onverenigbaar te zijn
zou men ervoor moeten zorgen dat de kandidaat weet dat de potentieelinschatting
kan gebruikt worden voor het opstellen van een ontwikkelingstraject. Op het moment
dat de potentieelinschatting wordt afgenomen of bij overweging van
terbeschikkingstelling van de potentieelinschatting moet aan de betrokken kandidaat
worden meegedeeld aan wie de potentieelinschatting kan ter beschikking gesteld
worden en waarom.
De potentieelinschattingen mogen slechts ter beschikking worden gesteld wanneer
ofwel de betrokken kandidaat daarvoor zijn ondubbelzinnige toestemming heeft
verleend ofwel wanneer het ter beschikking stellen noodzakelijk is voor de
behartiging van het gerechtvaardigde belang van de ontvanger van de
potentieelinschatting, mits het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van
de betrokken kandidaat niet zwaarder doorwegen.13

De bezitter van de potentieelinschatting mag de potentieelinschatting ter
beschikking stellen van alle personen die een ontwikkelingstraject willen
opstellen, indien op voorhand aan de kandidaat wordt meegedeeld dat de
potentieelinschatting voor dit doel kan gebruikt worden.

Volgende standaardformulering voor het inschrijvingsdocument werd uitgewerkt door
de afdeling Regelgeving :
“ Door het ondertekenen van dit document geeft u uitdrukkelijk de toestemming om
de gegevens betreffende uw competenties, die verkregen worden in kader van deze
selectie, mee te delen aan personen die u kunnen begeleiden bij de verdere
ontwikkeling van uw competenties.


13
  Artikel 4 en 5 van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte
van de verwerking van de persoonsgegevens.


                                                   55
U heeft ten allen tijde het recht om uw toestemming voor het toekomstig gebruik van
uw gegevens in te trekken. Stuur hiertoe een e-mail naar….”.

De kandidaat geeft op die manier zijn toestemming met het doorgeven van de
resultaten van de potentieelinschatting voor ontwikkelingsdoeleinden.
Er dient wel steeds beoordeeld te worden of de potentieelinschatting na verloop van
tijd nog relevant is voor het ontwikkelingstraject.

1.7.7 Bewaren van dossiers

De juridische basis voor de te hanteren bewaartermijn vormt het artikel 2262 bis, §1,
eerste lid van het Burgerlijk Wetboek: “Alle persoonlijke rechtsvorderingen verjaren
door verloop van tien jaar.”

Voor dossiers inzake aanwerving- of bevorderingsexamens (met inbegrip van het
proces-verbaal of de lijst van geslaagden met hun eventuele rangschikking) geldt
een bewaringstermijn van minimum 10 jaar na verloop van de geldigheidsduur van
de reserves. Voor dossiers inzake selectie- of bekwaamheidsproeven, bevorderings-
of benoemingsprocedures geldt minimum 10 jaar na verloop van de geldigheidsduur
van de resultaten van de proeven of na de definitieve beëindiging van de
bevorderings- of benoemingsprocedure.

Als algemeen principe geldt er dus een bewaartermijn van 10 jaar na de
geldigheidsduur van de reserves of na verloop van de geldigheidsduur van de
resultaten van de proeven.

Er zijn echter een aantal uitzonderingen op dit algemeen principe.

In een aantal gevallen is er een vrijstelling mogelijk en staat in het examenreglement
vermeld dat het slagen voor een externe potentieelinschatting of het slagen voor een
proef van de generieke competenties 7 jaar geldig is. Dit brengt de totale
bewaartermijn in die gevallen tot 17 jaar (= algemene termijn van 10 jaar na afloop
van de geldigheidsduur van 7 jaar van de vrijstelling).

Verder stelt artikel III 22 VPS dat personeelsleden die behoren tot een
wervingsreserve die nog geldig was op datum van inwerkingtreding van het VPS van
13/1/2006 of dat personeelsleden die slagen voor een wervingsexamen na
inwerkingtreding van het VPS van 13/1/2006 bij overgangsmaatregel (tot 2011)
onbeperkt vrijstelling genieten van het generieke gedeelte. De dossiers van deze
aanwervingsexamens zullen dus onbeperkt moeten bijgehouden worden, zolang
deze personeelsleden niet overleden of gepensioneerd zijn (tenzij deze
personeelsleden vastbenoemd worden en dan geldt een bewaringstermijn van 10
jaar na de vaste benoeming) De vrijstelling voor het generieke gedeelte kan
"levenslang" gelden.

Na 2011 (onder voorbehoud van wijzing van het VPS intussen) zal de organieke
regeling van artikel III 3 § 2 gelden die stelt dat de vrijstelling voor het generieke
gedeelte geldt tot 7 jaar na de datum van die generieke test. Vanaf dan volstaat een
totale bewaringstermijn van 17 jaar voor de aanwervingsdossiers. (= algemene
termijn van 10 jaar na afloop van de geldigheidsduur van 7 jaar van de vrijstelling).


                                        56
2.    BEVORDEREN NAAR EEN HOGER NIVEAU
Meestal betreft de bevordering naar het hogere niveau een generieke selectie
(generiek overgangsexamen). De selector voor het vergelijkend overgangsexamen is
Jobpunt (zie toelichting bij art. VI 44 VPS).
In sommige gevallen kunnen functiespecifieke overgangsexamens (zie punt 2.2) of
overgangsexamens naar aanleiding van een collectieve upgrading van een
specifieke functie (zie punt 2.3) georganiseerd worden. Ook hier is Jobpunt de
selector.

De scope bij een overgangsexamen (generiek of functiespecifiek) is steeds alle
beleidsdomeinen. Vrijstellingen voor een generiek deel van een overgangsexamen
zijn dus verworven voor alle beleidsdomeinen

Artikel VI 34 dat toelaat om kandidaten die niet voldoen aan de voorwaarden (o.a.
voorwaarden in de vacature) uit te sluiten van deelname aan de functiespecifieke
selectie kan niet toegepast worden om kandidaten uit te sluiten van deelname aan
het generieke overgangsexamen. Indien ze aan de statutaire voorwaarden voldoen,
moeten ze toegelaten worden tot het generieke examen (dat geen functiespecifieke
selectie is). Artikel VI 34 kan wel toegepast worden om kandidaten desgevallend uit
te sluiten van deelname aan het functiespecifieke overgangsexamen.

2.1     Het generieke overgangsexamen

Bij het generieke overgangsexamen wordt er doorgaans een werfreserve aangelegd
met een pool van geslaagden.

Het slagen voor het overgangsexamen voor een bepaald niveau biedt de
mogelijkheid om te kandideren voor alle vacatures binnen de diensten van de
Vlaamse overheid die via bevordering in de eerste rang van dit niveau worden
opengesteld. Er is geen recht op bevordering voor geslaagden voor het
overgangsexamen naar een bepaald niveau. Er dienen vacatures te zijn en de
vacatures worden niet gecreëerd omdat er geslaagden zijn, maar wel omdat er een
personeelsbehoefte is. De concrete vacature-invulling wordt beschreven in artikel VI
52 VPS. Meestal is het zo dat er een bijkomende selectietest georganiseerd wordt
per vacature.

Bij deelname aan een procedure van aanwerving in een bepaald niveau is er geen
vrijstelling voorzien op basis van het slagen voor een bevorderingsprocedure in
datzelfde niveau. De procedures van aanwerving en bevordering worden gescheiden
gehouden in dit opzicht: een vrijstelling in de ene procedure geeft geen vrijstelling in
de andere procedure.

In het examenreglement voor het overgangsexamen staat meestal vermeld dat de
geldigheidsduur van het overgangsexamen aanvangt bij het afsluiten van het proces-
verbaal en dat hij onbeperkt is.

Als het gaat om een examen waarvan de geldigheidsduur nog niet is verstreken, dan
put men uit het slagen voor dit examen gelijke aanspraken voor bevordering bij een


                                         57
entiteit, raad of instelling, ongeacht de dienst of instelling waarvoor het examen
oorspronkelijk georganiseerd werd (art. VI 120 VPS).

Wat betreft de potentieelinschatting is het zo dat het VPS bepaalt dat aan het slagen
voor een test van de generieke competenties een geldigheidsduur verbonden is van
7 jaar indien voor de testafname gebruik gemaakt werd van een externe
potentieelinschatting. Enkel voor het overgangsexamen naar niveau A wordt er een
potentieelinschatting afgenomen. De facto hanteert men zowel een IP als een EP.
Het VPS legt dit echter niet op: statutair bekeken zou een IP alleen of een EP alleen
kunnen volstaan. De vrijstelling geldt enkel voor dezelfde graad (dus niet voor het
niveau, hetgeen betekent dat er geen uitwisselbaarheid is van de vrijstelling tussen
niveau A – adjunct van de directeur en de graad van informaticus, tenzij men het
principe van niet nodeloos hertesten toepast). (zie ook punt 2.1.7 vrijstellingen).

2.1.1   Niveau-anciënniteit bij overgangsexamen

Voor overgang naar het hogere niveau geldt nog steeds de klassieke vereiste van
niveau-anciënniteit (in tegenstelling tot bevordering binnen het niveau waarvoor
relevante beroepservaring gevraagd wordt, naast de vereiste van schaalanciënniteit
voor de leidinggevende bevorderingsfuncties).

Op het moment van deelname aan het examen (= meestal de uiterste
inschrijvingsdatum) dient voldaan te zijn aan de voorwaarden van niveau-
anciënniteit; het volstaat niet dat er op het moment van bevordering aan voldaan is.

Krachtens artikel VI 46 VPS staat bv. de bevordering tot een graad van de rang C1
open voor de ambtenaar van niveau D van de diensten van de Vlaamse Regering die
tenminste twee jaar anciënniteit telt in dat niveau.

De niveauanciënniteit bestaat uit de werkelijke diensten die de ambtenaar bij de
overheid heeft gepresteerd in de hoedanigheden van stagiair en vastbenoemde, in
een graad van het betreffend niveau, of van een vergelijkbaar niveau (art. VI 8 § 2
VPS).

Onder overheid dient tevens begrepen te worden de diensten en instellingen van de
Belgische Staat. Zo is bv. De Post een nv van publiek recht die kan aanzien worden
als een dienst of instelling van de Belgische Staat.
Indien men bv. bij De Post als vastbenoemde een voldoende aantal jaren prestaties
heeft geleverd in een vergelijkbaar niveau, dan voldoet men aan de voorwaarden om
zijn kandidatuur te stellen voor een bevorderingsexamen.

2.1.2   Dienstvrijstelling

Het VPS bepaalt niets specifiek over een dienstvrijstelling voor de voorbereiding van
een overgangsexamen niveau A. Ook bestaan er hierover geen afspraken (dit in
tegenstelling tot bv. de dienstvrijstelling voor de voorbereiding voor de generieke
proeven waarover afspraken gemaakt werden in het sectoraal akkoord).

Bijgevolg geldt artikel X 81 § 2 VPS: De lijnmanager beslist over de toekenning van
andere niet in het VPS vermelde dienstvrijstellingen.


                                         58
Daarnaast kunnen er in bepaalde arbeidsreglementen bepalingen opgenomen zijn
over dienstvrijstelling voor deelname aan examens, maar dit is afhankelijk van entiteit
tot entiteit.

Destijds werd wel in een omzendbrief van 2003 voorzien in een dienstvrijstelling voor
de voorbereiding van bevorderingsexamens maar deze omzendbrief is sinds de
inwerkingtreding van het VPS van 2006 niet meer van toepassing.

Het is dus aan de lijnmanager om al dan niet een dienstvrijstelling toe te staan voor
het deelnemen aan selectieprocedures. Zonder dienstvrijstelling, zal het
personeelslid verlof moeten nemen om te kunnen deelnemen op een werkdag.
Als men dienstvrijstelling krijgt, is de verplaatsing naar en van een examen een
dienstreis (omzendbrief DVO/BZ/P&O/2007/6 van 21 maart 2007). Als men verlof
moet nemen, is de verplaatsing naar en van een examen geen dienstreis.

2.1.3   Deeltijdse proeftijd na bevordering

Krachtens artikel VI 54 VPS beslist de lijnmanager of de proeftijd deeltijds kan
worden uitgevoerd. Krachtens artikel X 31 VPS is de ambtenaar op proef uitgesloten
van het algemene stelsel van loopbaanonderbreking en kan hij dus geen deeltijdse
loopbaanonderbreking opnemen. Titel 5 van deel X van het VPS dat handelt over
verlof voor deeltijdse prestaties heeft geen gelijkaardige bepaling en dus kan een
ambtenaar die verlof voor deeltijdse prestaties heeft aangevraagd voor een bepaalde
duur wel een deeltijdse stage verrichten na het slagen voor een
bevorderingsexamen. In bepaalde situaties is het verlof voor deeltijdse prestaties een
recht, in andere situaties is het een gunst. Indien de ambtenaar recht heeft op verlof
voor deeltijdse prestaties, heeft hij tevens het recht om de proefperiode deeltijds uit
te oefenen. De lijnmanager heeft in die situatie geen beslissingsvrijheid en is
verplicht om de deeltijdse proefperiode toe te staan (zie ook VPS-interpretatie bij
artikel III 15 http://bestuurszaken.be/Int_deeltproefperiode
De bevordering beëindigt wel de machtiging tot deeltijds werken en de betrokkene
moet een nieuwe aanvraag indienen (zie toelichting bij artikel X 27 § 2 VPS).

2.1.4   Voorafgaandelijke potentieelinschatting voor niveau A

Artikel VI 47 stelt dat om aan een vergelijkend overgangsexamen naar niveau A te
mogen deelnemen, de ambtenaar over de noodzakelijke generieke competenties
moet beschikken voor het uitoefenen van een functie in niveau A. Voor het
overgangsexamen naar de graad van informaticus kan de potentieelinschatting
gebeuren na het eigenlijke examen.

2.1.5   Beoordelingscommissie

Het hoofd van het dep BZ stelt in overleg met het lijnmanagement de lijst van de
generieke competenties vast, bepaalt de inhoud van de PI, regelt de organisatie
ervan en stelt de nadere bepalingen, met o.m. de mogelijke vrijstellingen, vast in
een reglement.




                                        59
Het reglement van het laatste overgangsexamen niveau A vermeldde dat het
managementcomité van ieder beleidsdomein autonoom kan beslissen over de
samenstelling van de beoordelingscommissie(s). De beoordelingscommissie kon per
beleidsdomein of per entiteit opgericht worden. Het huishoudelijk reglement voor de
beoordelingscommissie dat het reglement als bijlage bevatte betrof een voorstel en
was niet verplichtend te volgen. Als beoordelingscommissie kan dus ook het
directiecomité optreden, waarbij dan de regels van het huishoudelijk reglement van
het directiecomité golden.

2.1.6    Motivering per competentie

Het laatste reglement van het overgangsexamen niveau A beschreef dat de
beoordelingscommissie de externe en interne potentieelinschattingen vergelijkt en
desgevallend een eindoordeel velt. Het reglement legde echter geen motivering van
de einduitspraak per competentie op.

In andere procedures (N-1 / N-2 en inhoudelijke loopbanen) is wel dikwijls de
redenering gevolgd dat de meest voor de hand liggende werkwijze bij de
einduitspraak een motivering is per competentie: de bespreking gebeurt op basis van
de inschatting van de competenties en de motivering moet verwijzen naar de interne
en externe potentieelinschattingen, die worden opgesteld per competentie.

Uit het arrest nr. 197.284 van 26 oktober 2009 van de Raad van State dat de
beslissing dat een ambtenaar niet beschikt over de generieke competenties voor de
overgang naar niveau A, vernietigt blijkt dat de Raad van State oordeelt dat
motiveringen per competentie nodig zijn, zodra IP en EP niet overeenstemmen.
Wanneer IP en EP tegenstrijdig zijn, mag het managementorgaan zich niet beperken
tot een loutere verwijzing naar één ervan, maar moet zij in de beslissing motiveren
waarom zij het ene advies wél en het andere niet volgt..Per competentie waarvoor IP
en EP tot een tegenstrijdige conclusie komen dient een afweging te gebeuren op
basis van IP enerzijds en EP anderzijds, alvorens een gezamenlijke conclusie te
formuleren Voor een voorbeeld zie modelbesluit inzake generieke geschiktheid N-1
op de website van de afdeling Regelgeving.

Bovendien blijkt uit de rechtspraak van de Raad van State dat een IP of EP altijd met
de nodige zorgvuldigheid dient opgemaakt te worden en voldoende gemotiveerd te
zijn. Indien de IP of EP toch onvoldoende gemotiveerd zijn, vereist het
zorgvuldigheidsbeginsel dat de interne of externe potentieelinschatter door de
beoordelingscommissie wordt uitgenodigd om zijn scores te komen toelichten
alvorens de beoordelingscommissie een oordeel velt.

2.1.7    Vrijstellingen

Het is aan de kandidaat zelf om bij een volgende procedure aan te tonen dat hij een
vrijstelling heeft. De vrijstelling kan blijken uit een brief gericht aan het personeelslid
waarmee hem de beslissing van de beoordelingscommissie wordt meegedeeld. Het
is aan te raden om te werken met een besluit van de lijnmanager indien het gaat om
het meedelen van een beslissing waaraan loopbaangevolgen gekoppeld zijn. Het is
niet de vrijstelling op zich die meegedeeld wordt aan de kandidaat, maar wel de



                                           60
beslissing over het al dan niet slagen voor de potentieelinschatting (hetzij het geheel,
hetzij alleen de EP).

Aan het slagen voor een test van de generieke competenties die onder meer een EP
omvat, is een geldigheidsduur verbonden van 7 jaar.
De vrijstelling kan slaan op:
- alleen de EP, indien alleen de EP positief was;
- het geheel van de potentieelinschatting, indien de beoordelingscommissie
   oordeelt dat het geheel positief is (ook al is bv. de EP negatief of de IP negatief);
- nooit op een positieve IP alleen.

Het VPS voorziet alleen voor overgang naar niveau A een potentieelinschatting
(voorafgaandelijk aan het examen voor adjunct van de directeur, na het examen voor
informaticus, art. VI 46).

De vrijstelling slaat alleen op een test van de generieke competenties voor een
bepaalde graad (bv. adjunct van de directeur) en is dus strikt genomen niet van
toepassing voor bv. de graad van informaticus. Het principe van niet nodeloos
hertesten kan hier echter wel een oplossing beiden: indien selector en lijnmanager
oordelen dat het om een gelijkwaardige test gaat, kan besloten worden om niet
opnieuw te testen.

Ook vrijstellingen van examengedeelten zijn mogelijk op basis van bepalingen uit
vorige selectiereglementen (bv. vrijstelling voor schriftelijke gedeelten zoals case of
kennisgedeelten). De laatste vrijstellingen van dit type dateren uit 2003 (examen van
medewerker en deskundige). Er bestaat geen exhaustief of overkoepelend overzicht
van deze vrijstellingen.

2.1.8   Brief of besluit?

Het VPS schrijft nergens voor wanneer een besluit moet opgemaakt worden.

Voor andere procedures (N-1 / N-2 en inhoudelijke loopbanen) is de redenering dat
men kan werken met een brief in plaats van met een besluit indien aan de beslissing
geen loopbaanaanspraken inzake vrijstellingen verbonden zijn.

De geschikte kandidaten voor overgang naar niveau A dienen dus wel een besluit te
krijgen, aangezien zij van een vrijstelling van 7 jaar genieten voor de test van de
generieke competenties (= de voorafgaandelijke potentieelinschatting)

Voor de niet-geschikte kandidaten volstaat een brief. Uiteraard moet deze brief dan
de motivatie bevatten die anders in de vorm van een besluit zou gegoten zijn. De
niet-geschikte kandidaten kunnen immers beroep aantekenen bij de Raad van State.
Tevens dient de beroepsmogelijkheid bij de Raad van State vermeld te worden.

2.1.9   Wie mag de IP ondertekenen bij een vergelijkend overgangsexamen?

Het VPS stelt enkel dat het hoofd van het departement BZ in overleg met het
lijnmanagement de lijst van de generieke competenties vaststelt, de inhoud van de
potentieelinschatting bepaalt, de organisatie ervan regelt en de nadere bepalingen,


                                         61
met onder meer de mogelijke vrijstellingen, vaststelt in een reglement (art. VI 47
tweede lid).

In het VPS wordt lijnmanager gedefinieerd als het hoofd van een entiteit. Indien het
begrip lijnmanager in het VPS gebruikt wordt, kan de bevoegdheid gedelegeerd
worden.

In het laatste reglement dat betrekking heeft op de potentieelinschatting in het kader
van het vergelijkend overgangsexamen naar niveau A staat vermeld:

"De interne potentieelinschatting houdt in dat het lijnmanagement zich engageert om
de geselecteerde competenties van de betrokken kandidaten/medewerkers in te
schatten op een speciaal daartoe bestemd formulier."

De bevoegdheid kan dus gedelegeerd worden.

2.1.10 Eenmalig voordeel van het slagen voor een examen

Het voordeel van het slagen voor een examen kan slechts eenmaal aangewend
worden. Indien men dus een vrijwillige terugzetting in graad heeft gevraagd, nadat
men eerst een tijd de functie waarvoor men geslaagd was heeft uitgeoefend, maar
om reden van het niet aankunnen van de bevordering vraagt om teruggezet te
worden, dan is het logisch dat betrokkene terug opnieuw dient te slagen voor het
examen alvorens hij terug de functie kan uitoefenen. Hij heeft dus zijn plaats in de
reserve van het overgangsexamen verloren.

Wat wel eventueel kan, is dat men vrijgesteld is van de test generieke competenties
op basis van artikel VI 2, maar dat impliceert dan dat in het verleden het
overgangsexamen duidelijk was opgesplitst in een generiek deel en een
functiespecifiek deel, dat het generieke deel een EP omvatte en dat de betrekkingen
van het toenmalige examen en van het huidige overgangsexamen zich beiden in
dezelfde graad situeren.

2.1.11 Bevorderingspremie

Indien het bevorderen naar de hogere salarisschaal geen financieel voordeel met
zich meebrengt, kan men een bevorderingspremie krijgen (zie art. VII 41).

2.1.12 Examentoelage

Laureaten die geslaagd waren voor een vergelijkend overgangsexamen of
vergelijkende bekwaamheidsproef vóór 1 oktober 2004 en die 2 jaar na de datum
van het proces-verbaal niet bevorderd zijn in de graad waarvoor het examen werd
afgelegd, krijgen een examentoelage. Indien men een bevordering weigert, verliest
men echter de examentoelage (zie artikel VII 140).
Het betreft hier een overgangsregeling van vroeger. Thans oordeelt men dat het
vanuit HR-standpunt niet meer te verantwoorden valt dat men vergoed wordt alleen
omwille van het slagen voor een examen en niet omwille van het effectief uitoefenen
van een zwaardere functie.



                                         62
2.1.13 Mogelijkheid om geldelijke anciënniteit te herzien

Bij bevordering kan privé-ervaring in principe niet gevaloriseerd worden voor de
geldelijke anciënniteit, ook al heeft deze privé-ervaring (gedeeltelijk) gediend als
voorwaarde om te kunnen kandideren voor de bevorderingsbetrekking

Indien echter de bevorderingsfunctie aangeboden wordt in combinatie met de
procedure van externe aanwerving en indien de bevorderingsfunctie een totaal
andere functie betreft dan de functie die thans door betrokkene wordt uitgeoefend,
dan kan de bevordering wel als een nieuwe indiensttreding beschouwd worden.
Ervaring in de privésector of als zelfstandige kan dan gevaloriseerd worden tot een
maximum van 9 jaar reële functierelevante beroepservaring. Voor knelpuntberoepen,
zoals bedoeld in artikel III 3, §1 van het VPS, kan men tot maximaal 15 jaar reële
functierelevante beroepservaring in de privé-sector valoriseren. Zie punt II.1.3.1 van
de omzendbrief DVO/BZ/P&O/2010/2 van 23 december 2010
http://www.bestuurszaken.be/OMZ_DVO_2010_2




                                         63
2.2     Het specifieke overgangsexamen

In situaties waarbij een functie specifiek is voor het beleidsdomein kan de MOD of
personeelsfunctie zelf het loopbaanexamen organiseren.

De toelichting bij het VPS geeft als voorbeeld de functie van technicus nematologisch
onderzoek bij landbouw of deskundige proefveldleider. Het gaat om functies
waarvoor de competenties dermate specifiek zijn dat ze niet kunnen getest worden
met een generiek overgangsexamen van technicus of deskundige.

Voor overgangsexamens is de scope steeds alle beleidsdomeinen. De bepaling
uit artikel VI 1 dat bij keuze voor vacature-invulling via bevordering door overgang
naar een ander niveau de lijnmanager een oproep doet tot de kandidaten uit alle
beleidsdomeinen, primeert boven alle andere bepalingen terzake.

Voor een specifieke functie kan de MOD of de personeelsfunctie dus zelf het
overgangsexamen organiseren maar men moet het examen wel openstellen voor
alle beleidsdomeinen, dus voor de ganse DVO. Uiteraard is men niet verplicht om het
examen zelf te organiseren en kan men ook beroep doen op Jobpunt Vlaanderen om
het examen te organiseren.

Art. VI 34 stelt dat de selector, in overleg met de lijnmanager, de kandidaten die niet
voldoen aan de statutaire voorwaarden of de voorwaarden in de vacature, van
deelname aan de functiespecifieke selectie uitsluit. Aangezien in deze situatie het
vergelijkend overgangsexamen de geschiktheid test voor een bepaalde functie,
betreft het hier een een functiespecifieke selectie. Naast de statutaire voorwaarden
kunnen dus ook voorwaarden in de vacature vermeld worden in het
selectiereglement en kunnen de kandidaten die er niet aan beantwoorden uitgesloten
worden van deelname aan het functiespecifieke overgangsexamen.

De statutaire voorwaarden zijn dezelfde als die bij het gewone overgangsexamen.

In geval van een specifiek overgangsexamen is het aan te raden om een
vergelijkbaar programma te voorzien zoals voor een generiek overgangsexamen
naar het desbetreffende niveau. Het is dan aan te raden om met een generiek en
een functiespecifiek deel te werken, zodat men toch de garantie heeft dat de
geslaagden generiek geschikt zijn voor de overgang naar dat niveau.

Het VPS biedt immers geen grond om te stellen dat het slagen voor een specifiek
overgangsexamen niet dezelfde aanspraken op bevordering in het betreffende
niveau zou verlenen als een algemeen overgangsexamen. De geslaagden voor een
specifiek overgangsexamen dienen wel nog deel te nemen aan de functiespecifieke
selectie voor een andere functie binnen het hogere niveau.

Een aandachtspunt voor de MOD’s is dat indien men in het specifieke
overgangsexamen niet meer spreekt over een generiek en functiespecifiek deel, dit
tot gevolg heeft dat men bij een volgend bevorderingsexamen geen kandidaten meer
kan hebben met een vrijstelling voor het generieke deel verworven in een specifieke
bevorderingsprocedure.



                                        64
Voorbeeld: VTS-operator
Enkel indien men werkt met zowel een generiek als een functiespecifiek gedeelte,
dan is het verdedigbaar om te werken met een vrijstelling voor het generieke
gedeelte. Het slagen voor het generieke gedeelte van het specifiek
overgangsexamen voor de functie van VTS-operator (graad technicus) geeft
vrijstelling voor het generieke gedeelte in de graad van technicus alleen en dus niet
in de graad van medewerker.
De rechtsgrond om in dergelijke situatie een vrijstelling te voorzien is immers artikel
VI 2 eerste alinea dat stelt dat aan het slagen voor een test van de generieke
competenties voor een bepaalde graad die onder meer een externe
potentieelinschatting omvat, een geldigheidsduur verbonden is van 7 jaar, tijdens
dewelke de ambtenaar vrijgesteld is van deelname aan soortgelijke tests voor
dezelfde graad. De vrijstelling geldt dus enkel voor een bepaalde graad en niet voor
een bepaald niveau. De vrijstelling is 7 jaar geldig en alleen voor het generieke
gedeelte van een overgangsexamen naar de graad van technicus voor zover dit deel
onder meer een EP omvat. Wanneer het specifieke overgangsexamen
georganiseerd wordt zonder afsplitsing van een generiek en functiespecifieke
gedeelte of wanneer het geen EP bevat, dan kan er geen enkele vrijstelling gelden.

Er zijn in het verleden echter al functiespecifieke overgangsexamens georganiseerd
die niet uit een generiek en functiespecifiek deel bestonden en dan is het duidelijk
dat het slagen voor dergelijk specifiek overgangsexamen alleen een vrijstelling voor
het generiek gedeelte van het hogere niveau kan genereren indien men geslaagd is
voor het geheel.

2.3     Het bijzonder vergelijkend overgangsexamen voor een groep

Krachtens artikel VI 123 kunnen de ambtenaren die als groep een functie uitoefenen
die wordt afgeschaft in een bepaald niveau en die volgens het personeelsplan bij
aanwerving alleen wordt begeven in een ander niveau, bevorderd worden tot de
graad van het andere niveau waarin de functie zich situeert op voorwaarde dat ze
slagen voor een bijzonder vergelijkend overgangsexamen waaraan zij tweemaal
mogen deelnemen.

De scope bij dergelijk vergelijkend overgangsexamen is de groep van ambtenaren
die een functie uitoefent die wordt afgeschaft in een bepaald niveau en die volgens
het personeelsplan bij aanwerving alleen wordt begeven in een ander niveau. Voor
de bevorderingen zelf is het logisch dat deze gebeuren onmiddellijk na het slagen
voor dergelijk vergelijkend overgangsexamen. Eigenlijk zijn er geen
vacatures: de ambtenaren die deelgenomen hebben aan dergelijk vergelijkend
overgangsexamen bezetten allemaal een functie die kan opgewaardeerd
worden. Het is niet de bedoeling om deze functies aan te bieden aan alle
beleidsdomeinen, het is daarentegen de bedoeling dat de geslaagden voor het
bijzonder vergelijkend overgangsexamen onmiddellijk na het slagen hiervoor
"opgewaardeerd" worden in hun eigen functie. Elke geslaagde wordt bevorderd in
zijn functie en het is niet de bedoeling om hiermee te wachten tot enkele jaren na het
slagen voor het bijzonder vergelijkend overgangsexamen.

Bijlagen



                                         65
Bijlage 1.    Deelnemers werkgroep bevorderingsprocedures

Bijlage 2.    Stappenplan van de MOD Bestuurszaken

Bijlage 3a.   Sollicitatieformulier voorbeeld 1
Bijlage 3b.   Sollicitatieformulier voorbeeld 2

Bijlage 4.    Sjabloon IP

Bijlage 5.    Kwaliteitscriteria voor het uitvoeren van externe potentieelinschattingen

Bijlage 6.    Besluit of brief?




                                         66
Bijlage 1. Deelnemers werkgroep bevorderingsprocedures

Hilde De Paepe (MOD BZ)
Vicky Van den Berge (MOD BZ)
Stijn Staes (MOD BZ)
Steffie Morre (MOD BZ)
Stijn Mertens (MOD BZ)
Karolien Geelen (Jobpunt Vlaanderen)
Myriam Dierickx (Jobpunt Vlaanderen)
Kirsten Wybouw (MOD DAR/IV)
Stephanie De Wulf (MOD LV)
Patrick Van Praet (L&V)
Iwert Van den Broeck (LV)
Leopold Van den Broeke (dep MOW)
Hilde Rochtus (MOD MOW)
Stijn Van Lancker (MOD OND)
Rudy Van den Brulle (MOD OND)
Wouter Hendrickx (MOD OND)
Annemie Claes (MOD OND)
Liesje De Schrijver (MOD LNE)
Dominique Mattheeuws (dep LNE)
Birgit Van Damme (MOD EWI/WSE)
Julie De Witte (MOD WVG)
Kato Simons (INBO)
Eddy Verbestel (Kind en Gezin)
Liesbet De Saeger (Kind en Gezin)
Herman Poels (VDAB)
Anja Verdonck (WenZ)
Liesbet Roose (WenZ)
Kaat Bilsen (MOD RWO)
Jessy Vandousselaere (Syntra Vlaanderen)
Anneleen Cosijn (Syntra Vlaanderen)
Chris Gadeyne (dep. CJSM)
Inge Victor (BZ- afdeling Beleid)
Ronny Verstraete (BZ – afdeling Beleid)
Ellen Van Hamme (BZ-afdeling Regelgeving)
Frieda Van Roost (BZ- afdeling Regelgeving)




                                      67
Bijlage 2. Stappenplan van de MOD BZ

Afspraken taakverdeling selectieprocedure N-2 (en andere leidinggevende loopbanen) en inhoudelijke
loopbanen


Algemeen:

AM is verantwoordelijk voor globale afhandeling bevorderingsprocedure
  - agenderen van aanpak en planning op directiecomité
  - contacten leggen met DRS (i.k.v. EP)
  - behouden van het globaal overzicht
  - kwaliteitscontrole (inhoudelijk nazicht van brieven, besluiten, …)

AM/HR-consulent
  - inhoudelijke verantwoordelijkheid (functiebeschrijving, vacaturebericht, selectiegesprek, …)
  - indien nodig toelichting geven op directiecomité
  - aanlevering van correcte en nodige gegevens voor HR-ondersteuner/dossierbehandelaar PA

HR-ondersteuner is verantwoordelijk voor administratieve afhandeling bevorderingsprocedure
   - opslaan van documenten op server (bv. kandidaatstellingen, brieven, mails, …)
   - opmaken van signataires (incl. voorblad met routing), versturen van brieven/mails naar verschillende doelgroepen (potentiële
     kandidaten, lijnmanager, …)
   - opmaken besluiten generieke en functiespecifieke geschiktheid (competenties) en zorgen voor klassement
   - na volledige afhandeling zorgen voor klassement

Dossierbehandelaar PA is verantwoordelijk voor administratieve afhandeling bevordering
   - opmaken bevorderingsbesluit en inlichten kandidaat
   - invoer in Vlimpers
   - opslaan van bevorderingsbesluiten op server (admin loopbaan) en doorgave voor klassement in personeelsarchief




                                                                   68
1. Voorstel afspraken taakverdeling selectieprocedure N-2 (en andere leidinggevende loopbanen)


Procedurestappen        Activiteit            Verantwoordelijke        Instrument/sjabloon
Opname van de N-2                             LM
functie in het
personeelsplan van
de entiteit
                        Voorleggen aan EOC    LM
Opmaken/aanpassen                             Leidinggevenden i.s.m.
van                                           account manager P&O
functiebeschrijving
(incl bijkomende info
en hoe solliciteren)

                        Ondersteuning bij     AM/HR-consulent          Functiebeschrijving.doc
                        opmaak
                        functiebeschrijving
Functiebeschrijvingen
toewijzen aan een
functiefamilie en een
niveau via de tool
functiefamilies

                        Ondersteuning bij     AM/HR-consulent          Tool functiefamilies:
                        toewijzing aan                                 http://www.functiefamilies.info/
                        functiefamilie                                 Standaard fube (N-2) : ff_lager_kader_niv3.doc
Bekendmaking                                  AM/HR-consulent (inh)    Bekendmaking_vacatures_N_2_aan_kandidaten.dot
vacatures                                     HR-ondersteuner          Bekendmaking_vacatures_vakbonden.doc
(aanschrijving                                (adm)                    Mail_adressen_vakorganisaties.doc
kandidaten +
vakbonden)                                                             Opm:
                                                                       Via mail; er staat een tool ter beschikking




                                                                69
Procedurestappen          Activiteit               Verantwoordelijke       Instrument/sjabloon
Publicatie vacatures
+ sollicitatieformulier                                                    Opm:
op de                                                                      Binnen entiteit; in aanmerking komende kandidaten en site van DBZ
gemeenschappelijke                                                         Buiten entiteit; publicatie op site DRS
site (Dienst
Rekrutering en
Selectie)
                          Doorgeven van de         AM/HR-consulent         Sollicitatieformulier.doc
                          vacatures aan Dienst
                          Rekrutering en
                          Selectie                                         Rubriek opnemen waarin kandidaat kan aangeven wanneer met
                          (functiebeschrijving +                           vakantie.
                          sollicitatieformulier)
Verzamelen                Ontvangst van            HR-ondersteuner         Ontvangstbevestigi ng_kandidatuur.doc
kandidaturen              kandidaturen +                                   Opm:
                          versturen                                        Kandidaturen in de correcte map opslaan; via mail
                          ontvangstbevestiging

Perspectiefgesprek                                 LM
(facultatief)
Screening op
deelnemingsvoorwaar-
den
                          Screening op             AM/HR-consulent         Opm:
                          deelnemingsvoorwaa                               Het aantal jaren gevraagde relevante beroepservaring mag niet
                          rden (vereiste aantal                            opgetrokken worden, een aanvulling met enkele jaren ervaring in
                          jaren relevante                                  een inhoudelijke materie mag wel bijgevoegd worden.
                          beroepservaring,
                          diploma,
                          schaalanciënniteit,
                          andere voorwaarden
                          in de vacature)
                          Screening op             AM/HR-consulent - Via   Of via MOD, team HRM
                          eventuele vrijstelling   DRS (Gisèle Gillis:


                                                                     70
Procedurestappen        Activiteit                Verantwoordelijke         Instrument/sjabloon
                        generiek gedeelte N-      02/553 51 12 of
                        1 (of andere)             gisele.gillis@bz.vlaand
                                                  eren.be )
                        In kennis stellen van     AM/HR-consulent (inh)     Kennisgeving_uitsluiting_deelname.doc
                        uitsluiting deelname      HR-ondersteuner
                        (incl. motivering)        (adm)
Generiek gedeelte
Interne
potentieelinschatting
                        Opmaken van               AM/HR-consulent (inh)     Opm:
                        sjabloon IP               HR-ondersteuner           opmaak sjabloon (o.a. juiste competenties toevoegen)
                                                  (adm)
                        Opmaken van IP            LM                        IP_N_2_formulier.doc
                        o.b.v. generiek profiel   ondersteuning
                        N-2; besluit per          vanwege AM/HR-
                        competentie               consulent mogelijk
Externe                                           Jobpunt Vlaanderen/
potentieelinschatting                             Dienst Rekrutering en
                                                  Selectie
                        Inplannen van EP          Jobpunt Vlaanderen/
                                                  Dienst Rekrutering en
                                                  Selectie
                        Kandidaten                Jobpunt Vlaanderen/       Opm:
                        uitnodigen                Dienst Rekrutering en     Jobpunt moet vakbonden op de hoogte brengen van selecties
                                                  Selectie
                        Afname van de EP          Jobpunt Vlaanderen/       Beoordeling van 6 generieke competenties:
                                                  Dienst Rekrutering en         Voortdurend verbeteren – niv. III
                                                  Selectie                      Klantgerichtheid – niv. III
                                                                                Samenwerken – niv. III
                                                                                Betrouwbaarheid – niv. III
                                                                                Oordeelsvorming – niv. III
                                                                                Richting geven – niv. II.




                                                                     71
Procedurestappen        Activiteit             Verantwoordelijke       Instrument/sjabloon
                        Opmaken van            Jobpunt Vlaanderen/
                        rapport EP             Dienst Rekrutering en
                                               Selectie
                        Opmaken besluit        AM/HR-consulent         BS_generieke_geschiktheid_leidinggevende_loopbaan.dot
                        generieke              HR-ondersteuner
                        competenties
                                                                       Link dossier en info
                        Bijhouden van de       HR-ondersteuner         – Positieve EP voor N-2  vrijstelling van 7 jaar voor EP voor
                        vrijstellingen                                     dezelfde graad
                                                                       – Voor de IP kan geen vrijstelling behaald worden


Administratieve         Bewaren van de IP      HR-ondersteuner         In personeelsdossier
afhandeling IP en EP    en EP
                        Ter beschikking        AM/HR-consulent
                        stellen van IP en EP   HR-ondersteuner
                        ten behoeve van
                        managementorgaan
                        entiteit
Managementorgaan                               DC
adviseert lijnmanager
over wie doorgaat
naar het
functiespecifiek
gedeelte
                        Opmaken van het        Secretariaat DC         Verslag_IP_EP_directieraad.doc
                        verslag (inclusief
                        motivatie)
Kandidaten in kennis
stellen van advies
managementorgaan
mbt generieke
competenties



                                                                 72
Procedurestappen         Activiteit             Verantwoordelijke       Instrument/sjabloon
                         Brief met advies van   AM/HR-consulent (inh)   kennisgeving_advies_managementorgaan_generieke_competenties
                         DC ondertekend door    HR-ondersteuner         .dot
                         LM                     (adm)                   Opm: aangetekend of tegen ontvangstbewijs !!!!
                                                                        Link dossier en info
Beroepsmogelijkheid
15 kalenderdagen
Beslissing generieke                            LM
competenties
Kandidaten in kennis
stellen van beslissing
LM
                      Brief met beslissing      AM/HR-consulent (inh)   kennisgeving_beslissing_LM_generieke_competenties.dot
                      van LM ondertekend        HR-ondersteuner
                      door LM                   (adm)                   Link dossier en info
Functiespecifiek gedeelte
Voorbereiding van de
functiespecifieke
selectie
                      Bepalen van de            LM                      Bijkomende competenties mogelijk
                      inhoud van de             met ondersteuning van   Verschillende mogelijkheden: Presentatie/Interview/case, …
                      functiespecifieke         de AM/HR-consulent
                      selectie
                      Kandidaten                AM/HR-consulent (inh)   Uitnodiging_kand_functiespecifieke_selectie.doc
                      uitnodigen per mail +     HR-ondersteuner         Bekendmaking_selecties_vakbonden.doc
                      bevestiging vragen        (adm)                   Mail_adressen_vakorganisaties.doc
                      van hun
                      aanwezigheid +
                      verwittigen
                      vakbonden
Beoordelen van de     Presentatie,              Jury bestaande uit      Leidraad_interview.doc
functiespecifieke     Interview, Case,…         afdelingshoofd/
competenties                                    AM/HR-consulent / 3de
                                                partij?
                         Opmaken verslag        AM/HR-consulent         Verslag_functiespecifiek.doc


                                                                  73
Procedurestappen         Activiteit             Verantwoordelijke       Instrument/sjabloon
Managementorgaan                                DC                      Secretariaat DC
geeft advies aan de
lijnmanager m.b.t. de
functiespecifieke
competenties
In kennisstelling van
de kandidaten van het
advies van het DC
                         Brief met advies       AM/HR-consulent (inh)   kennisgeving_advies_mangementorgaan_functiespecifieke_compet
                         (+motivering) van DC   HR-ondersteuner         enties.dot
                         m.b.t. de              (adm)
                         functiespecifieke                              Opm:
                         competenties                                   aangetekend of tegen ontvangstbewijs !!!!
                         ondertekend door
                         Voorzitter DC                                  Link dossier en info
Beroepsmogelijkheid
15 kalenderdagen
LM maakt                                        LM
gemotiveerde keuze
                         LM bezorgt             LM
                         motivering aan
                         AM/HR-consulent
                         P&O
Kennisgeving             Brief/mail             AM/HR-consulent (inh)   Kennisgeving_beslissing_LM_functiespecifieke_competenties.dot
geschikt/niet geschikt   ondertekend door LM    HR-ondersteuner         Opm: kennisgeving beslissing LM en bevordering kan in één
voor functiespecifieke   versturen. Inc         (adm)                   beweging in geval er slechts één kandidaat was die bovendien
competenties             motivering en                                  geschikt bevonden werd. In dat geval vervalt deze stap.
                         beroepsmogelijkheid
                         bij Raad van State                             Link dossier en info

LM bevordert             LM kiest kandidaat     AM/HR-consulent geeft
                         die zal bevorderd      info aan dossier-
                         worden + motiveren     behandelaar PA en
                         van keuze              HR-ondersteuner


                                                                  74
Procedurestappen   Activiteit              Verantwoordelijke      Instrument/sjabloon
                   Opmaken                 Dossierbehandelaar     Bevorderingsbesluit + bijlage bij bevorderingsbesluit (motivering)
                   bevorderingsbesluit     PA                     Opm:
                   en bijlage                                     Kan in één beweging met besluit functiespecifieke geschiktheid
                   bevorderingsbesluit                            Opm:
                   (motivering)                                   kopie van bevorderingsbesluit en bijlage bezorgen aan HR-
                                                                  ondersteuner (vrijstellingen)
                   Brief ondertekend       Dossierbehandelaar     kennisgeving_benoemde_kandidaat.doc
                   door leidend            PA
                   ambtenaar aan
                   kandidaat die
                   bevorderd wordt
                   versturen
                   + bevorderingsbesluit
                   en bijlage
                   Invoer in Vlimpers      Dossierbehandelaar
                                           PA
                   Brief ondertekend       AM/HR-consulent        kennisgeving_geslaagden_benoeming.dot
                   door leidend            HR-ondersteuner        Opm:
                   ambtenaar aan                                  Document kan afgehaald worden tegen ontvangstbewijs; indien niet
                   geslaagden voor het                            wordt het document aangetekend verzonden.
                   functiespecifiek deel
                   met vermelding wie
                   in de functie zal                              Link dossier en info
                   benoemd worden
                   versturen
                   Vakbonden               HR-ondersteuner        Bekendmaking_benoeming_vakbonden.doc
                   verwittigen over wie
                   benoemd werd




                                                             75
2. Voorstel afspraken taakverdeling selectieprocedure inhoudelijke loopbanen

Procedurestappen        Activiteit              Verantwoordelijke           Instrument/sjabloon
Opname van de                                   LM
inhoudelijke loopbaan
in het personeelsplan
van de entiteit
Opmaken/aanpassen                               Leidinggevenden i.s.m.
van                                             account manager P&O
functiebeschrijvinge
n

                        Ondersteuning bij       AM/HR-consulent          Functiebeschrijving.doc
                        opmaak
                        functiebeschrijving
Functiebeschrijvingen                           AM/HR-consulent
toewijzen aan een
functiefamilie en een
niveau via de tool
functiefamilies
Opmaken                                         AM/HR-consulent
vacaturebericht
                        Opmaak aanvullende      AM/HR-consulent          Aanvullende informatie
                        informatie en                                    Sollicitatieformulier
                        sollicitatieformulier
Bekendmaking                                    AM/HR-consulent (inh)    Bekendmaking_vacatures_inhoudelijke_loopbanen.doc
vacatures                                       HR-ondersteuner          Bekendmaking_vacatures_vakbonden.doc
(aanschrijving                                  (adm)                    Mail_adressen_vakorganisaties.doc
kandidaten +
vakbonden)
Publicatie vacatures
op de                                                                    Opm:
gemeenschappelijke                                                       Binnen entiteit; in aanmerking komende kandidaten en site van DBZ
sites (Dienst                                                            Buiten entiteit; publicatie op site DRS


                                                                    76
Procedurestappen        Activiteit               Verantwoordelijke           Instrument/sjabloon
Rekrutering en
Selectie en Jobpunt)
                        Doorgeven van de         AM/HR-consulent          Sollicitatieformulier.doc
                        vacatures aan Dienst
                        Rekrutering en
                        Selectie en Jobpunt
                        en dienst selectie en
                        rekrutering
                        (functiebeschrijving,
                        aanvullende
                        informatie &
                        sollicitatieformulier)
Verzamelen              Ontvangst van            HR-ondersteuner          Ontvangstbevestiging_kandidatuur.doc
kandidaturen            kandidaturen +                                    Opm:
                        versturen                                         Kandidaturen in de correcte map opslaan.
                        ontvangstbevestiging
Perspectiefgesprek                               LM
(facultatief)
Screening op
deelnemingsvoorswaa
rden
                        Screening op             AM/HR-consulent          Opm:
                        deelnemingsvoorwaa                                Senior inhoudelijke loopbanen:
                        rden (vereiste aantal                             De toegang tot de vacature moet voor beide rangen openblijven, dus
                        jaren relevante                                   niet beperken tot 2e rang; Het gevraagde aantal jaren relevante
                        beroepservaring)                                  ervaring mag niet opgetrokken worden.

                        In kennis stellen van    AM/HR-consulent (inh)    Kennisgeving_uitsluiting_deelname.doc
                        uitsluiting deelname     HR-ondersteuner
                        (incl. motivering)       (adm)
Interne
potentieelinschatting
                        Opmaken van IP           LM; ondersteuning        IP_experten_formulier
                                                 vanwege AM/HR-


                                                                     77
Procedurestappen        Activiteit              Verantwoordelijke           Instrument/sjabloon
                                                consulent mogelijk
Externe                                         Jobpunt Vlaanderen/
potentieelinschatting                           Dienst Rekrutering en
                                                Selectie
                        Inplannen van EP        Jobpunt Vlaanderen/
                                                Dienst Rekrutering en
                                                Selectie
                        Kandidaten              Jobpunt Vlaanderen/     Opm:
                        uitnodigen              Dienst Rekrutering en   Jobpunt moet vakbonden op de hoogte brengen van selecties
                                                Selectie
                        Afname van de EP        Jobpunt Vlaanderen/     Beoordeling van
                                                Dienst Rekrutering en       De 4 waardegebonden competenties (vereist volgens het
                                                Selectie                      niveau van de functiefamilie waarin inhoudelijke loopbaan
                                                                              gesitueerd wordt)
                                                                            Ontwikkelen van anderen
                        Opmaken van             Jobpunt Vlaanderen/
                        rapport EP              Dienst Rekrutering en
                                                Selectie
Bijhouden van de                                HR-ondersteuner         –   Positieve EP voor inhoudelijke loopbaan  vrijstelling van 7 jaar
vrijstellingen                                                              voor EP voor dezelfde functie


Bewaren van de IP en                            HR-ondersteuner         Bewaren in het personeelsarchief
EP
Selectiegesprek met
voorstelling van de
expertise
                        Bepalen van de          LM met ondersteuning    Verschillende mogelijkheden: Presentatie/Interview/case, …
                        inhoud van de           van de AM/HR-
                        functiespecifieke       consulent
                        selectie Interview?
                        Case?
                        Kandidaten              AM/HR-consulent (inh)   Uitnodiging_kand_functiespecifieke_selectie.doc
                        uitnodigen per mail +   HR-ondersteuner         Bekendmaking_selecties_vakbonden.doc


                                                                  78
Procedurestappen        Activiteit              Verantwoordelijke            Instrument/sjabloon
                        bevestiging vragen      (adm)                     Mail_adressen_vakorganisaties.doc
                        van hun
                        aanwezigheid +
                        verwittigen
                        vakbonden
                        Afname van het          Jury bestaande uit        Leidraad_interview.doc
                        selectiegesprek         afdelingshoofd/
                                                AM/HR-consulent
                                                /Externe expert?
                        Opmaken verslag         AM/HR-consulent           Verslag_functiespecifiek.doc
                        van presentatie en
                        interview
Managementorgaan                                DC                        Secretariaat DC
van de entiteit
vergelijkt de
kandidaten onderling
en geeft advies aan
de LM
In kennisstelling aan
de kandidaten van het
advies van het DC
                        Brief/mail met advies   AM/HR-consulent (inh)     kennisgeving_advies_mangementorgaan_functiespecifieke_compet
                        (+ motivering) van      HR-ondersteuner           enties.dot
                        DC m.b.t.               (adm)
                        geschiktheid                                      Opm:
                                                                          aangetekend of tegen ontvangstbewijs !!!!

                                                                          Link dossier en info
Beroepsmogelijkheid
15 kalenderdagen
LM maakt                Aanduiden kandidaat     LM
gemotiveerde keuze      die zal bevorderd
                        worden + motiveren
                        van keuze +


                                                                     79
Procedurestappen         Activiteit              Verantwoordelijke           Instrument/sjabloon
                         bezorgen aan
                         AM/HR-consulent
                         Opmaken individuele     AM/HR-consulent (inh)    Modelbesluit_lijnmanager_functiespec_geschiktheid_inh_loopb.doc
                         besluiten               HR-ondersteuner          Opm: kan in één beweging met bevorderingsbesluit voor de
                         functiespecifieke       (adm)                    kandidaat die bevorderd wordt. In dit geval zorgt dossierbehandelaar
                         geschiktheid                                     PA voor administratieve afhandeling
                                                                          Link dossier en info
Kennisgeving             Brief ondertekend       AM/HR-consulent (inh)    Kennisgeving_beslissing_LM_functiespecifieke_competenties.doc
geschikt/niet-geschikt   door LM versturen       HR-ondersteuner          Opm: kennisgeving beslissing LM en bevordering kan in één
                         (incl. motivering en    (adm)                    beweging. In dat geval vervalt deze stap.
                         beroepsmogelijkheid
                         bij Raad van State)
                                                                          Opm: moet via brief want LM ondertekent

                                                                          Link dossier en info
                                                                          Brief_advies_DC_Functiespecifieke_competenties.doc(moet bij
                                                                          inhoudelijke loopbaan)

LM bevordert.            LM kiest kandidaat      AM/HR-consulent geeft
                         die zal bevorderd       info door aan
                         worden + motiveert      dossierbehandelaar PA
                         keuze                   en HR-ondersteuner
                         Opmaken                 Dossierbehandelaar       Bevorderingsbesluit + Bijlage bij bevorderingsbesluit
                         bevorderingsbesluit +   PA                       Opm:
                         bijlage                                          Kan in één beweging met besluit functiespecifieke geschiktheid
                         bevorderingsbesluit
                         (motivering)
                         Brief ondertekend       Dossierbehandelaar       kennisgeving_benoemde_kandidaat.doc
                         door leidend            PA
                         ambtenaar aan
                         kandidaat die
                         benoemd wordt
                         versturen
                         +


                                                                     80
Procedurestappen   Activiteit              Verantwoordelijke           Instrument/sjabloon
                   bevorderingssbesluit
                   en bijlage

                   Invoer in Vlimpers      Dossierbehandelaar
                                           PA
                   Brief ondertekend       AM/HR-consulent (inh)    kennisgeving_geslaagden_benoeming.doc
                   door leidend            HR-ondersteuner
                   ambtenaar aan           (adm)                    Opm:
                   deelnemers met                                   Document kan afgehaald worden tegen ontvangstbewijs; indien niet
                   vermelding wie in de                             wordt het document aangetekend verzonden.
                   functie zal benoemd
                   worden versturen                                 Link dossier en info
                   + bevorderingsbesluit
                   en bijlage

                   Vakbonden               HR-ondersteuner          Bekendmaking_benoeming_vakbonden.doc
                   verwittigen over wie
                   benoemd werd




                                                               81
Schematisch overzicht van afhandeling na beslissing functiespecifieke geschiktheid door lijnmanager:

                                                     N-2 en leidinggevende loopbanen
                     1 kandidaat                                                      Meerdere kandidaten
        Geschikt                   Niet geschikt                                Geschikt                            Niet geschikt
                                                               Bevordering               Geen bevordering
Bevorderingsbesluit (incl.                               Bevorderingsbesluit (incl.
besluit functiespecifieke                                besluit functiespecifieke
     geschiktheid)                                            geschiktheid)
   Communicatie +              Communicatie niet            Communicatie +               Communicatie wie         Communicatie niet
       klassement                 geschikt                      klassement                benoemd wordt              geschikt
  Dossierbehandelaar PA            HR-ondersteuner         Dossierbehandelaar PA           HR-ondersteuner          HR-ondersteuner



                                                       Inhoudelijke loopbanen
                     1 kandidaat                                                      Meerdere kandidaten
        Geschikt                   Niet geschikt                                Geschikt                            Niet geschikt
                                                               Bevordering               Geen bevordering
Bevorderingsbesluit (incl.                               Bevorderingsbesluit (incl.   Besluit functiespecifieke
besluit functiespecifieke                                besluit functiespecifieke         geschiktheid
     geschiktheid)                                            geschiktheid)
   Communicatie +              Communicatie niet            Communicatie +               Communicatie wie         Communicatie niet
       klassement                 geschikt                      klassement                benoemd wordt              geschikt
  Dossierbehandelaar PA            HR-ondersteuner         Dossierbehandelaar PA           HR-ondersteuner          HR-ondersteuner




                                                                   82
Klassement


N-2 en leidinggevende loopbanen Inhoudelijke loopbanen
1. generieke competenties
    - IP                                           -   IP
    - EP                                           -   EP
    - Advies DC                                    -   Advies DC
    - Beslissing LM                                -   Beslissing LM
    - Besluit generieke competenties               -   Besluit functiespecifieke geschiktheid
        (vrijstelling 7 jaar)                          (vrijstelling 7 jaar)
2. functiespecifieke competenties                  -   Bevorderingsbesluit
    - Jury
    - Advies DC
    - Beslissing LM
    - Bevorderingsbesluit

IP, EP, Besluit generieke/functiespecifieke competenties
    - Opslag in personeelsdossier (in aparte map) door HR-ondersteuner
    - Opmerking: map wordt uit het dossier gehaald bij interne mobiliteit (buiten het beleidsdomein Bestuurszaken) en in het globale
        bevorderingsdossier gestopt.

Bevorderingsbesluit
   - Opmerking: soms gecombineerd met geschiktheid functiespecifieke selecties
   - Opslag in personeelsdossier (adm loopbaan) door dossierbehandelaar PA




                                                                    83
Hoe vrijstellingen bijhouden?

Kopies van besluiten generieke en functiespecifieke competenties in aparte kaft bijhouden (zowel voor externen als internen)
   - N-2 en inhoudelijke loopbanen
   - per jaar
   - en vervolgens alfabetisch gerangschikt


Dossiers van externen?

Worden bijgehouden in globale bevorderingsdossier (in aparte kast per entiteit).


Opm: op Topo navragen wat hier mee moet gebeuren.




                                                                     84
Bijlage 3a. Sollicitatieformulier voorbeeld 1




                            Kandidaatstellingsformulier voor werfinspecteur
                             Afdeling Zeeschelde – standplaats Antwerpen

Ik stel mij kandidaat voor bevordering in de functie van werfinspecteur (hoofdtechnicus C2) bij
Waterwegen en Zeekanaal NV, afdeling Zeeschelde, standplaats Antwerpen.



Persoonlijke gegevens

   Mevr.         Dhr.

Voornaam en naam:

Personeelsnummer:

Geboortedatum:

Nationaliteit:

Straat en nummer:

Postcode en plaats:

Land:

E-mail:

Telefoon/GSM:

Beleidsdomein: Mobiliteit en Openbare werken

Departement/Agentschap:              Waterwegen & Zeekanaal NV
                                     Ander departement/agentschap:…………………………….

Afdeling:

Huidige functie en graad:




Sollicitatieformulier voorbeeld 1                       85
Motivatie

Motiveer waarom u voor deze vacature kandideert.

Welke zijn de belangrijkste motieven voor uw aanmelding voor deze functie?




Welke zijn volgens u de grote persoonlijke uitdagingen m.b.t. de functie?




Bijkomende elementen of gegevens die u van belang acht om uw kandidatuurstelling te
ondersteunen.




Sollicitatieformulier voorbeeld 1                   86
Opleiding en vorming

Diploma’s en getuigschriften (in chronologische volgorde):

-    middelbaar;
-    hogeschool en/of universitair;
-    specialisaties (bijkomende hogere opleidingen).


Periode          Onderwijsinstelling              Richting




Eindwerk(en) over:
1.


2.


Relevante vorming, training, opleiding en/of zelfstudie:




Sollicitatieformulier voorbeeld 1                       87
Relevante beroepservaring

Voor de functie van werfinspecteur dienen de statutaire ambtenaren niveau C behorend tot rang 1 in de graad van technicus aan te tonen dat ze beschikken
over 6 jaar relevante beroepservaring in een bouwtechnische omgeving.

Geef hier enkel die werkervaring op die relevant is in het kader van deze sollicitatie. Omschrijf duidelijk en gedetailleerd waarom deze ervaring relevant is
en voorzie de nodige staving.

Relevante beroepservaring opgedaan binnen Waterwegen en Zeekanaal NV kan gestaafd worden door te verwijzen naar documenten die beschikbaar zijn in
uw personeelsdossier zoals bijvoorbeeld uw functiebeschrijving of uw PLOEG-documenten (planning, evaluatie). Indien u beroep wilt doen op stukken die niet
beschikbaar zijn in uw personeelsdossier om uw ervaring aan te tonen dan dient u deze als bijlage aan uw kandidatuurstelling toe te voegen.

Indien u buiten Waterwegen en Zeekanaal NV relevante beroepservaring hebt opgedaan, dient u aan uw kandidaatstellingsdossier relevante stukken als bijlage
toe te voegen waarin deze ervaring door uw vorige werkgever(s) geattesteerd wordt (zoals bijvoorbeeld een dienststaat).

Nummer uw bijlagen en verwijs hiernaar op gepaste wijze.

  Periode         Bedrijf/organisatie   Functietitel en beschrijving van de functie zodanig gedetailleerd dat de relevantie ervan        Verwijzing naar
                                                                 voor de functie kan geëvalueerd worden                                   document uit
dd/mm/jjjj –                                                                                                                          personeelsdossier of
 dd/mm/jjjj                                                                                                                             bijlage (nummer)




Sollicitatieformulier voorbeeld 1                      88
  Periode         Bedrijf/organisatie   Functietitel en beschrijving van de functie zodanig gedetailleerd dat de relevantie ervan      Verwijzing naar
dd/mm/jjjj –                                                     voor de functie kan geëvalueerd worden                                 document uit
 dd/mm/jjjj                                                                                                                         personeelsdossier of
                                                                                                                                      bijlage (nummer)




Sollicitatieformulier voorbeeld 1                      89
Loopbaan

Geef hier in chronologische volgorde beknopt uw volledige loopbaan weer.


Periode      Bedrijf/organisatie +       Functietitel +    beschrijving    van   de   functie,
             plaats van                  verantwoordelijkheden en realisaties
dd/mm/jjjj – tewerkstelling
 dd/mm/jjjj




Sollicitatieformulier voorbeeld 1                     90
Bijkomende informatie

Geef hier alle bijkomende informatie op die u in het kader van deze sollicitatie naast de gevraagde
gegevens nog wil verstrekken.




Praktische regelingen

Dit kandidaatstellingsformulier dient uiterlijk op 5 november 2010 ondertekend ingediend te worden
bij Waterwegen en Zeekanaal NV, afdeling Managementondersteuning, cel Personeelsmanagement,
ter attentie van Liesbet Roose:
- per brief: Oostdijk 110, 2830 Willebroek
- of per e-mail: jobs@wenz.be (met als bijlage het ingescande ondertekende formulier)

Ik, ondergetekende, verklaar dat bovenstaande gegevens correct en naar waarheid zijn
ingevuld.



Datum:                                          Naam en handtekening:




Sollicitatieformulier voorbeeld 1                       91
Bijlage 3b. Sollicitatieformulier voorbeeld 2

      Standaard-cv bevorderingen




      Team Personeel en Organisatie
      Management Ondersteunende Diensten
      Departement Diensten voor het Algemeen
      Regeringsbeleid
      Boudewijnlaan 30 | 1000 Brussel
      Fax +32 (0)2 553 58 40

      Waarvoor dient dit formulier?
      Dit standaard-cv wordt door de MOD DAR-iV gebruikt om zich kandidaat te stellen voor een
      bevorderingsfunctie.

      Hoe moet je dit formulier invullen?
      Beantwoord de vragen zo volledig en zo precies mogelijk, maar blijf beknopt en ter zake.

      Gegevens van de vacature
  1
      Vul hieronder de gegevens van de vacature in.
                        functietitel

                      wervende entiteit

                                    afdeling

                                      graad

                                      Rang


      Persoonlijke gegevens

  2
      Vul hieronder je persoonlijke gegevens in.
                    aanspreektitel    de heer                 mevrouw
          voornaam en achternaam

                      vlimpersnummer

                telefoonnummer werk




Sollicitatieformulier voorbeeld 2                      92
    3
        Vul hieronder de gegevens in van opleidingen en cursussen die relevant zijn voor
        de functie.
        naam                        periode                 organisator          nut voor de
                                                                                 functie
    1

    2

    3




        Relevante beroepservaring

    4 Vul hieronder in chronologische volgorde de gegevens in van de functies die je
      vervuld hebt.

        begindatum             einddatum      bedrijf of             inhoud van de       reden
        (dd-mm-jj)             (dd-mm-jj)     organisatie            functie             van
                                                                                         vertrek
    1

    2

    3

    4

    5

5       Beschrijf hieronder de verantwoordelijkheden, taken en realisaties waaruit blijkt
        dat je over de relevante beroepservaring beschikt zoals in de functiebeschrijving
        aangegeven.




Sollicitatieformulier voorbeeld 2                           93
    Informaticakennis
  6 Vul hieronder de gegevens per softwareprogramma in voor zover dit relevant is
    voor de functie
    Vul eventueel aan met informatie over andere programma's die voor de vacature relevant
    zijn.
         programma           kennis                                hoe          waarvoor gebruik
                                                                   verworven?   je het?
                  Word          basis      goed   zeer goed

                  Excel         basis      goed   zeer goed

               Access           basis      goed   zeer goed

                                basis      goed   zeer goed

                                basis      goed   zeer goed

                                basis      goed   zeer goed




     Talenkennis (enkel in te vullen indien relevant voor de functie)
  7 Kruis aan in welke mate je de onderstaande talen beheerst.

                        Frans           kennis
       spreekvaardigheid                  basis   goed         zeer goed

          leesvaardigheid                 basis   goed         zeer goed

        schrijfvaardigheid                basis   goed         zeer goed


                       Engels           kennis
         spreekvaardigheid                basis   goed         zeer goed

            leesvaardigheid               basis   goed         zeer goed

          schrijfvaardigheid              basis   goed         zeer goed


                          Duits         kennis
         spreekvaardigheid                basis   goed         zeer goed

            leesvaardigheid               basis   goed         zeer goed

          schrijfvaardigheid              basis   goed         zeer goed


  8 Welke andere talen beheers je?
    Licht kort toe in welke mate je de talen beheerst.




Sollicitatieformulier voorbeeld 2                             94
     Motivatie

  9 Waarom stel je je kandidaat voor deze functie?




10 Wat zijn de uitdagingen in deze functie?




11 Zijn er nog andere gegevens die van belang zijn om je kandidatuur te
   ondersteunen? Welke?




Sollicitatieformulier voorbeeld 2             95
     Aan wie bezorg je dit formulier?
12 Je bezorgt dit formulier per mail, tegen ontvangstbewijs of per post aan:
     MOD DAR-iV-Team Personeel en Organisatie
     T.a.v. Kirsten Wybouw
     Lokaal 8A16
     Management Ondersteunende Diensten
     Boudewijnlaan 30 | 1000 Brussel
     selectie@dar.vlaanderen.be




Ik, ondergetekende________________________, verklaar dat bovenstaande
gegevens correct en naar waarheid zijn ingevuld.

DATUM:                                                           NAAM (en HANDTEKENING)




Sollicitatieformulier voorbeeld 2                        96
Bijlage 4. Voorbeeld van een IP

                        Interne potentieelinschatting N-2

Inleiding
De kunst van het inschatten

In de potentieelinschatting moet u zich uitspreken of de kandidaat het vereiste niveau heeft om een
leidinggevende functie N-2 goed uit te oefenen en of hij/zij de complexiteit van het takenpakket
aankan.

De inschatting gebeurt via de volgende 4 stappen:

           Stap                                             Handeling
            1.      Vorm u een beeld van het werk- en denkniveau dat typisch is voor een leidinggevende
                    functie op N-2 niveau. Zie pagina 2
             2.     Analyseer de competenties waarover de kandidaat beschikt.
                    Vergeet niet te motiveren, bij voorkeur met concrete voorbeelden.
                    Er zijn 6 competenties op N-2 niveau vereist, elke competentie wordt op een apart blad
                    weergegeven. Zie pagina 3 tot 8
             3.     Maak een praktijktoets over de kans op echt succes in een leidinggevende functie op N-2
                    niveau. Zie pagina 9
             4.     Formuleer een eindadvies. Zie pagina 10


Wat u nog moet weten alvorens te beginnen

1. Deze potentieelinschatting is één van de onderdelen van de selectieprocedure. Ze geeft een
   indicatie over de mate waarin het generieke profiel al dan niet bereikt is. Er is altijd nog een
   functiespecifieke selectie.
   In het examenreglement van uw entiteit leest u op welke manier de functiespecifieke competentie
   getest worden.
2. Uw eindadvies in deze potentieelinschatting is een belangrijk en vaak doorslaggevend element bij
   de bevordering tot N-2.
3. Na de eindbeslissing wordt de interne potentieelinschatting ter beschikking gesteld van de
   kandidaat.
4. Op dat moment kan de kandidaat u ook vragen hierover een nagesprek te houden. U kan ook
   spontaan aanbieden om feedback te geven aan de kandidaat

Meer informatie?

Via de volgende kanalen kunt u meer informatie krijgen:

o     Informatie over de procedure N-2 op de website van
      http://www.agoweb.be//organisatie/talentmanagement/025.aspx?mId=1310
o     de korte handleiding over interne potentieelinschattingen bevat de “Normen en standaarden voor
      de interne potentieelinschatting” die door het Strategisch Overlegforum Personeel & Organisatie
      (SOPO) bepaald werden.
o     uw P&O verantwoordelijke zal u graag ondersteunen
o     u kunt eventueel bij Bestuurszaken terecht voor het volgende:
      Vragen over de procedure :
      Frieda Van Roost – frieda.vanroost@bz.vlaanderen.be of tel. 02 553 50 17 (Departement
      Bestuurszaken)
      Vragen over inhoudelijke aanpak:
      Patricia Van den Bossche – patricia.vandenbossche@bz.vlaanderen.be, tel. 02 553 00 45

     versie dec. 2007
    Naam kandidaat:                                       97
    (Agentschap voor Overheidspersoneel)
    Raymond François – raymond.francois@bz.vlaanderen.be, tel. 02-553 49 68 (Agentschap voor
    Overheidspersoneel)



Stap 1: Beeldvorming van een manager op N-2 niveau
Een functie op leidinggevend N-2 niveau moet een sleutelfunctie worden, een functie waarin veel
hefbomen samenkomen. Om het potentieel van de kandidaat goed te kunnen inschatten is het zinvol
voor uzelf een passend beeld te maken van wat zo’n functie in zou kunnen houden.

De volgende kenmerken van een leidinggevende functie op N-2 niveau kunnen u hierbij helpen.

     Aspect                                           Omschrijving
 Expertise           De functionele expertise wordt aangevuld met brede management kwaliteiten.
                     Om succesvol te zijn is het niet meer voldoende om functionele expertise te
                     hebben in het eigen vak (wonen, armoede, financiën, …) en van daaruit
                     mensen te stimuleren. Er is kennis nodig van en appreciatie voor de typische
                     management invalshoeken: procesverbetering, personeelsmanagement,
                     budget en financiën, de beleidscyclus.

 Complexiteit        De functie vraagt het zoeken naar een evenwicht tussen tegenstrijdige
                     belangen en aspecten. Activiteiten zijn veelzijdig, om ze te kunnen uitoefenen
                     moeten verschillende aspecten gecombineerd en geïnterpreteerd worden.
 Tijdshorizon        Om strategie en actieplannen te realiseren wordt er gepland met een
                     tijdshorizon van 2 à 3 jaar
 Leiding geven       Niet alleen directe leiding van een team, maar ook aansturing van andere
                     teamleiders, coördinatoren of andere mensen die op hun beurt mensen
                     aansturen.
                     Prestatiemanagement, inclusief coachen en ontwikkelen, worden als evident
                     beschouwd.

Bron: functiefamilies Vlaamse overheid




  versie dec. 2007
 Naam kandidaat:                                       98
Stap 2: Analyse van de competenties
Deze inschatting gebeurt vooral op basis van concreet, geobserveerd gedrag. Informatie over dit
gedrag haalt u uit uw eigen waarnemingen of deze van anderen, uit evaluatieverslagen, uit
gesprekken met de rechtstreeks leidinggevende, …

Vaak zijn er zowel positieve als negatieve voorbeelden te vinden. Bij de inschatting moet u deze dan
afwegen en tot een conclusie komen. Als u een bepaalde competentie niet kunt observeren in de
huidige functie omdat de kandidaat geen kansen kreeg of nam kan u beroep doen op andere
informatie of uw aanvoelen. Bij deze afweging kan u zich baseren op uw inschatting van het
leervermogen, de (emotionele) intelligentie en de energie die de kandidaat kan opbrengen om zich
snel nieuwe en meer complexe gedragingen eigen te maken.

 Competentie      Voortdurend verbeteren
 Definitie        Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de
                  entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen.
 Vereist niveau   I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en
 +                situatie
 gedrags-
 indicatoren      II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie, en werkt actief mee aan het verbeteren
                  van de uitvoering van taken

                  III. Leert over andere vakgebieden, methodes, technieken en werkt actief mee
                  aan het verbeteren van de werking van de entiteit

                      -   Heeft belangstelling voor ‘aanverwante’ onderwerpen om zijn kennis te
                          verruimen
                      -   Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen
                          aanpak te optimaliseren
                      -   Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in
                          andere vakgebieden op de eigen werking
                      -   Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het
                          niveau van de entiteit
                      -   Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het
                          takenpakket overstijgen

                  IV. Anticipeert via structurele maatregelen om toekomstige uitdagingen te
                  beantwoorden en stimuleert het voortdurend verbeteren bij anderen*

 Uw inschatting      NEE , er waren kansen en het potentieel voor het vereiste niveau werd
                  onvoldoende getoond of uit andere info of mijn aanvoelen besluit ik: onvoldoende
                  potentieel
                     JA , er waren kansen en het potentieel voor het vereiste niveau werd voldoende
                  getoond of uit andere info of mijn aanvoelen besluit ik: voldoende potentieel
                     WEET NIET , er waren geen kansen om het vereiste niveau van deze
                  competentie te tonen en er is geen andere informatie of aanvoelen over het
                  potentieel

 Motivering       Concrete voorbeelden die mijn inschatting staven zijn:




  versie dec. 2007
 Naam kandidaat:                                        99
Inschatting per competentie

     Competentie      Klantgerichtheid
     Definitie        Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van
                      verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op
                      reageren.
     Vereist niveau   I. Reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen
     +
     gedrags-         II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij
     indicatoren      vragen en problemen die minder voor de hand liggen

                      III. Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de
                      dienstverlening aan klanten te optimaliseren

                          -   Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan
                              worden verbeterd
                          -   Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en
                              verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge
                              enquêtes…)
                          -   Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren
                          -   Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van
                              klanten
                          -   Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de
                              praktijk
                          -   Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te
                              optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv.
                              handicap, allochtonen …)

                      IV. Onderneemt structurele acties om de dienstverlening van de organisatie ten
                      aanzien van klanten te optimaliseren

     Uw inschatting      NEE , er waren kansen en het potentieel voor het vereiste niveau werd
                      onvoldoende getoond of uit andere info of mijn aanvoelen besluit ik: onvoldoende
                      potentieel
                         JA , er waren kansen en het potentieel voor het vereiste niveau werd voldoende
                      getoond of uit andere info of mijn aanvoelen besluit ik: voldoende potentieel
                         WEET NIET , er waren geen kansen om het vereiste niveau van deze
                      competentie te tonen en er is geen andere informatie of aanvoelen over het
                      potentieel

     Motivering       Concrete voorbeelden die mijn inschatting staven zijn:




   versie dec. 2007
 Naam kandidaat:                                      100
Inschatting per competentie

   Competentie        Samenwerken
   Definitie          Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk
                      resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet
                      onmiddellijk van persoonlijk belang is
   Vereist niveau     I. Werkt mee en informeert anderen
   +
   gedrags-           II. Helpt anderen en pleegt overleg
   indicatoren
                      III. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen en
                      projectgroepen

                          -   Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren
                          -   Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en
                              onderling van gedachten te wisselen
                          -   Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen
                              werk overstijgen
                          -   Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact
                              hebben
                          -   Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de
                              verscheidenheid van mensen
                          -   Geeft opbouwende kritiek en feedback
                          -   Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden

                      IV. Creëert gedragen samenwerkingsverbanden met en tussen andere entiteiten

   Uw inschatting        NEE , er waren kansen en het potentieel voor het vereiste niveau werd
                      onvoldoende getoond of uit andere info of mijn aanvoelen besluit ik: onvoldoende
                      potentieel
                         JA , er waren kansen en het potentieel voor het vereiste niveau werd voldoende
                      getoond of uit andere info of mijn aanvoelen besluit ik: voldoende potentieel
                         WEET NIET , er waren geen kansen om het vereiste niveau van deze
                      competentie te tonen en er is geen andere informatie of aanvoelen over het
                      potentieel

   Motivering         Concrete voorbeelden die mijn inschatting staven zijn:




   versie dec. 2007
 Naam kandidaat:                                        101
Inschatting per competentie

   Competentie        Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen”
   Definitie          Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke
                      behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en
                      ethische normen (diversiteit, milieuzorg…). Af¬spraken nakomen en zijn/haar
                      verantwoordelijkheid opnemen
   Vereist niveau     I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn omgeving en van de
   +                  bestaande regels en afspraken
   gedrags-
   indicatoren        II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk

                      III. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk
                      gebracht kan worden

                          -   Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en
                              ethische normen en in het omgaan met diversiteit
                          -   Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit
                          -   Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van
                              de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp
                              regelmatig en systematisch ter sprake)
                          -   Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en
                              afspraken niet worden nageleefd enz.

                      IV. Handelt integer in een veelheid aan situaties, ook in die waar geen eenduidige
                      regelgeving voor bestaat
   Uw inschatting        NEE , er waren kansen en het potentieel voor het vereiste niveau werd
                      onvoldoende getoond of uit andere info of mijn aanvoelen besluit ik: onvoldoende
                      potentieel
                         JA , er waren kansen en het potentieel voor het vereiste niveau werd voldoende
                      getoond of uit andere info of mijn aanvoelen besluit ik: voldoende potentieel
                         WEET NIET , er waren geen kansen om het vereiste niveau van deze
                      competentie te tonen en er is geen andere informatie of aanvoelen over het
                      potentieel

   Motivering         Concrete voorbeelden die mijn inschatting staven zijn:




   versie dec. 2007
 Naam kandidaat:                                       102
Inschatting per competentie

   Competentie        Oordeelsvorming
   Definitie          Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een
                      afweging van relevante criteria
   Vereist niveau     I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare
   +                  gegevens
   gedrags-
   indicatoren        II. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan

                      III. Vormt een goed onderbouwd en geïntegreerd oordeel

                          -   Bekijkt een probleem vanuit verschillende invalshoeken
                          -   Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk
                          -   Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden
                              hiervan voor de organisatie
                          - Benoemt van het eigen oordeel of voorstel zowel de positieve als negatieve
                              kanten
                          - Geeft een inhoudelijke meerwaarde aan de thema’s die hij naar voren
                              brengt
   Uw inschatting        NEE , er waren kansen en het potentieel voor het vereiste niveau werd
                      onvoldoende getoond of uit andere info of mijn aanvoelen besluit ik: onvoldoende
                      potentieel
                         JA , er waren kansen en het potentieel voor het vereiste niveau werd voldoende
                      getoond of uit andere info of mijn aanvoelen besluit ik: voldoende potentieel
                         WEET NIET , er waren geen kansen om het vereiste niveau van deze
                      competentie te tonen en er is geen andere informatie of aanvoelen over het
                      potentieel

   Motivering         Concrete voorbeelden die mijn inschatting staven zijn:




   versie dec. 2007
 Naam kandidaat:                                       103
Inschatting per competentie

   Competentie        Richting geven
   Definitie          Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen
                      en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel
                      als in teamverband
   Vereist niveau
   +                  I.   Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan
   gedrags-
   indicatoren        II. Geeft richting op het niveau van processen en structuren
                            - Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de
                                verschillende teamleden
                            - Zorgt ervoor dat de beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet
                                worden met het oog op de gezamenlijke te behalen doelstellingen
                            - Bevordert de inzetbaarheid van de medewerkers (zodanig dat zij beter in
                                staat zijn om de gezamenlijke en hun individuele doelen te halen)
                            - Heeft oog voor processen die remmend of faciliterend kunnen inspelen op
                                aspecten zoals diversiteit, genderneutraliteit
                            - Stuurt, indien nodig, processen en structuren bij om de efficiëntie van de
                                werking of de kwaliteit van de dienstverlening te verhogen
                            - Voorziet in de organisatorische randvoorwaarden voor het ontwikkelen van
                                medewerkers
                      III. Geeft richting, zowel via processen en structuren als via het bepalen en
                      uitdragen van een visie
   Uw inschatting          NEE , er waren kansen en het potentieel voor het vereiste niveau werd
                      onvoldoende getoond of uit andere info of mijn aanvoelen besluit ik: onvoldoende
                      potentieel
                           JA , er waren kansen en het potentieel voor het vereiste niveau werd voldoende
                      getoond of uit andere info of mijn aanvoelen besluit ik: voldoende potentieel
                           WEET NIET , er waren geen kansen om het vereiste niveau van deze
                      competentie te tonen en er is geen andere informatie of aanvoelen over het
                      potentieel

   Motivering         Concrete voorbeelden die mijn inschatting staven zijn:




   versie dec. 2007
 Naam kandidaat:                                        104
Stap 3: Praktijktoets
Een signaal uit de praktijk dat de kandidaat succesvol zal zijn als leidinggevende is de mate waarin uzelf aan de
kandidaat belangrijke taken zou durven delegeren. Als praktijktoets graag het antwoord op de volgende vraag:


In de hypothese dat het mogelijk zou zijn, hebt u er vertrouwen in dat de kandidaat een project of takenpakket dat
cruciaal is voor uw entiteit of afdeling tot een goed einde kan brengen? Sterker nog, kan de kandidaat succes
boeken als u hem of haar eindverantwoordelijk zou maken voor één of meerdere van uw persoonlijke
doelstellingen?


   ja, ik zou aan de kandidaat cruciale takenpakketten of projecten durven delegeren
   neen, echt cruciale takenpakketten of projecten zou ik op dit moment nog niet delegeren
   misschien, het hangt af van de omstandigheden

MOTIVERING / DUIDING




   versie dec. 2007
 Naam kandidaat:                                            105
Stap 4: Eindadvies

EINDADVIES:

Op basis van
- mijn beeld van een functie als leidinggevende op N-2 niveau (zie pagina 2)
- mijn analyse over de competenties waarover de kandidaat beschikt (zie pagina’s 3 tot 8)
- mijn persoonlijke inschatting dat het kandidaat er in zal slagen om succesvol te functioneren
   binnen de complexiteit van deze functie (zie pagina 9)

is mijn eindadvies dat

   de kandidaat in staat is om op N-2 niveau te functioneren
   de kandidaat op dit moment nog niet in staat is om op N-2 niveau te functioneren
   ik weet het niet, ik waag me niet aan een eindadvies

AAN DE MOTIVERINGEN (zie supra) WENS IK NOG HET VOLGENDE TOE TE VOEGEN:




AANBEVELINGEN VOOR ONTWIKKELING OF ORIENTERING VAN DE LOOPBAAN




Naam van de potentieelinschatter:

Graad / Functie:

Departement of Agentschap:

Datum:                                         Handtekening:




  versie dec. 2007
 Naam kandidaat:                                       106
Bijlage 5. Kwaliteitscriteria voor het uitvoeren van externe
potentieelinschattingen
Bron: Bestuurszaken - Jobpunt Vlaanderen/dienst Rekrutering & Selectie – december 2007




Inleiding

Een potentieelinschatting kan op verschillende manieren worden uitgevoerd.
Voor kandidaten waarvan men de competenties moet inschatten voor een functie die
zij nog niet hebben uitgeoefend is de meest betrouwbare techniek vooralsnog het
assessment center.

Tijdens een assessment center worden de vaardigheden en gedragskenmerken van
mensen via gedragsobservaties in beeld gebracht. Dit gebeurt op een
gestructureerde en systematische wijze tegen de achtergrond van een vooropgesteld
competentieprofiel. Er wordt doelgericht gekeken naar een bepaald gedrag. Dat
gedrag wordt vervolgens eenduidig en ondubbelzinnig in kaart gebracht.

De waarde van een externe potentieelinschatting is sterk afhankelijk van een aantal
belangrijke elementen. Het potentieel van de kandidaten wordt gemeten aan de
hand van een veelheid van technieken door getrainde assessoren.

Hierna volgt een overzicht van criteria die de basis vormen voor een kwaliteitsvolle
potentieelinschatting.


1. De potentieelinschatter


      Moet hiertoe degelijk opgeleid zijn, hij/zij genoot een opleiding
         o tot assessor,14
         o in competentiegericht interviewen,
         o mbt de interpretatie van de gebruikte testen/oefeningen,
         o mbt het spelen van een rol,
         o mbt het opstellen en interpreteren van cases in zoverre men
             inhoudelijke cases wil gebruiken om vakinhoudelijke kennis te testen.


      Heeft aantoonbare routine15 in en ervaring met
         o het systematisch observeren van gedrag,
         o het competentiegericht interviewen,
         o de interpretatie van testen,
         o het opstellen en interpreteren van cases,

14
   De opleiding moet de assessor of potentieelinschatter in staat stellen om volgende activiteiten uit te voeren:
observeren van menselijk gedrag, zo nauwkeurig mogelijke registreren van observaties, het omzetten van
observaties in vooraf bepaalde competenties, het toekennen van een waardeoordeel over de mate waarin de
competentie werd geobserveerd, het integreren van de verschillende observaties in een globale eindbeoordeling.
15
   Een assessor die slechts een paar keer per jaar aan een assessment deelneemt zal zich telkens opnieuw moeten
inwerken. Hij/zij zal het menselijk gedrag niet vlot op een systematische manier kunnen beoordelen.
                                                    107
          o het verwerken van de testresultaten in een competentiegericht rapport,
          o het detecteren en verwoorden van ontwikkelingsgerichte
            aanbevelingen.


    Onderschrijft een strikte deontologie:
       o Kandidaten worden op een professionele en gelijke manier behandeld
           (gelijkwaardige vragen, beoordeling van dezelfde competenties met
           dezelfde indicatoren, gebruik van gelijkwaardige cases, eenzelfde
           timing enz.)
       o Aandacht voor kansengroepen
       o Eerbiediging van wetgeving tot bescherming van privacy en wetgeving
           openbaarheid
       o Kandidaten worden enkel beoordeeld tav de vooropgestelde
           competenties
       o Strikte neutraliteit
       o Discretieplicht

    Heeft voldoende inzicht in de omgeving waarin de kandidaat moet
     functioneren

    Staat (functioneel en hiërarchisch) voldoende op afstand van de kandidaat


2. De gebruikte methodiek

In elk geval moet er op een gestructureerde en gestandaardiseerde manier worden
gewerkt.

Een goede potentieelinschatting begint met een goede voorbereiding.
De in te schatten competenties incl. indicatoren worden vastgelegd op het juiste
niveau.
De beoordelingsmethode wordt gebaseerd op het vooropgestelde
competentieprofiel.

Elke competentie wordt minstens op 2 momenten gemeten.
Er wordt duidelijk weergegeven welke competentie door een bepaalde test gemeten
wordt (competentiegrid). Er wordt een beoordelingsschaal opgesteld.

Elke procedure wordt op een gestructureerde manier aangepakt.
Dit impliceert dat al de kandidaten worden geëvalueerd volgens een vast stramien.
Elke kandidaat krijgt per testonderdeel en in globo evenveel tijd.

Elk assessment wordt gestart met een duidelijke informatie over het verloop en wordt
afgesloten met een debriefing.

Voor elke vorm van interview wordt een vast stramien ontworpen en gevolgd.



                                       108
Voor de case en andere (inhoudelijk gerelateerde) proeven wordt een
verbeterstramien opgesteld zodat elke kandidaat op basis van dezelfde criteria wordt
beoordeeld.

Bij een potentieelinschatting worden in principe 2 opgeleide assessoren betrokken
zodat bij diverse oefeningen steeds minstens 1 assessor kan observeren.
Dit belet niet dat sommige onderdelen van een potentieelinschatting zoals een
interview door 1 assessor kan worden afgenomen.

Het rapport wordt competentiegericht opgesteld. Er wordt vooraf vastgelegd welke
scores of beoordeling leiden tot een positief of een negatief besluit. Het eindbesluit
wordt na overleg door de diverse betrokken assessoren onderschreven.
Het taalgebruik in de rapporten is duidelijk en correct. Er worden geen suggestieve,
geladen of beledigende uitspraken t.a.v. kandidaten gedaan. Het rapport moet
eenvormig, eenduidig, coherent en gestoffeerd worden opgesteld.

Na de eindbeslissing heeft elke kandidaat recht op feedback.


3. De gebruikte testen
Indien men bij de potentieelinschatting of als onderdeel van het assessment center
gebruik maakt van (al dan niet computergestuurde) testen moeten deze testen een
voldoende hoge betrouwbaarheid en validiteit hebben. 16

Bij deze testen houdt men rekening met het eventueel ongewenst effect op
kandidaten ten gevolge van leeftijd, afkomst, geslacht.
Aan kandidaten met een handicap zal men voldoende faciliteiten verlenen zodat
dezen gelijke kansen krijgen.

De interpretatie van de resultaten van deze testen kan enkel gebeuren door
selectiedeskundigen die hiervoor werden opgeleid.


4. Kwaliteitscontrole
De potentieelinschatter organiseert zich zodanig dat intern wordt voorzien in een
grondige kwaliteitscontrole ten aanzien van de diverse aspecten.
Deze kwaliteitscontrole gebeurt door een of meerdere hiertoe aangewezen
personeelsleden die op basis van punt 1,2 en 3 van deze nota nagaat of de
procedure conform de kwaliteitscriteria werd uitgevoerd.




16
  Bvb. Persoonlijkheidsvragenlijsten, redeneertesten, verbale intelligentietesten, computergestuurde
postbakoefeningen, organisatie- en analyseoefeningen, ….
                                                    109
Bijlage 6. Besluit of brief?

                  N-2                                          Vorm                               Geschikt                   Niet-geschikt
Advies generieke competenties van het     Uittreksel uit verslag                        Brief met uittreksel uit         Brief met uittreksel uit
managementorgaan aan de lijnmanager                                                     verslag                                 verslag
                                                     15 kalenderdagen om beroep aan te tekenen
Beslissing generieke competenties door    Besluit of brief                                         Besluit                  (Besluit of) brief
de lijnmanager
Advies functiespecifieke competenties     Uittreksel uit verslag                            Brief met uittreksel uit     Brief met uittreksel uit
van het managementorgaan aan de                                                                    verslag                      verslag
lijnmanager
                                                     15 kalenderdagen om beroep aan te tekenen
Beslissing functiespecifieke              Besluit of brief                                   (Besluit of )brief             (Besluit of )brief
competenties door de lijnmanager
Bevorderingsbeslissing door de            Besluit                                                   Besluit
lijnmanager


        Inhoudelijke loopbanen                                 Vorm                                Geschikt                   Niet-geschikt
Advies functiespecifieke competenties     Uittreksel uit verslag                         Brief met uittreksel uit      Brief met uittreksel uit
van het managementorgaan aan de                                                          verslag                       verslag
lijnmanager
                                                    15 kalenderdagen om beroep aan te tekenen
Beslissing functiespecifieke              Besluit of brief                                   (Besluit of )brief        (Besluit of) brief
competenties door de lijnmanager
Bevorderingsbeslissing door de            besluit                                                   Besluit
lijnmanger

Men kan werken met een brief in plaats van met een besluit indien aan de beslissing geen loopbaanaanspraken inzake vrijstellingen verbonden zijn.

Voor de geschikte kandidaat die bevorderd wordt, kan de beslissing inzake functiespecifieke geschiktheid en bevordering verwerkt worden in één en
hetzelfde bevorderingsbesluit.

Voor de geschikte kandidaat die niet bevorderd wordt, dient een besluit (in geval van inhoudelijke loopbaan) of brief (in geval van N-2) opemaakt te
worden inzake zijn functiespecifieke geschiktheid. De kandidaat dient tevens ingelicht te worden dat hij niet diegene is die bevorderd wordt.
                                                                         110
111

								
To top