menerapkan manajemen dan administrasi di bidang farmasi by andi_mmunila

VIEWS: 88 PAGES: 29

									STANDAR KOMPETENSI :

Menerapkan manajemen dan administrasi di
bidang Farmasi
HILMA HENDRAYANTI, S.Si., Apt.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT

  Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan PKRT

  Fungsi-fungsi manajemen dalam pengelolaan
  perbekalan farmasi, alkes dan PKRT dijalankan
  yaitu dalam kegiatan :

  –   perencanaan
  –   penyimpanan
  –   distribusi
  –   pengawasan
  –   pelaporan

                                              Kesehatan
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT


 Perencanaan → peramalan kebutuhan akan perbekalan
  farmasi, alkes dan PKRT di apotek maupun rumah sakit.

  Rumah sakit        : berpedoman kepada daftar obat
  essensial, formularium rumah sakit, standar terapi dan
  jenis-jenis penyakit di rumah sakit yang bersangkutan.

  Apotek            : didasarkan atas prediksi kebutuhan
  dalam kurun waktu tertentu, pada umumnya juga
  mempertimbangkan jenis penyakit yang sering terjadi dan
  obat yang sering diresepkan oleh dokter sekitar apotek

 Penyimpanan → bagaimana menjaga persediaan yang
  dimiliki agar tetap dalam kondisi yang baik dan bermutu
  sampai tangan konsumen
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT


 Pencatatan → kegiatan penyimpanan menyangkut
  pencatatan keluar masuknya persediaan

 Distribusi → bertujuan untuk menyampaikan persediaan
  kepada konsumen secara efektif dan efisien

 Pengawasan → berupa pengawasan di tempat ataupun
  pengawasan terhadap dokumen atau pencatatan

 Pelaporan → laporan perbekalan farmasi termasuk
  psikotropika dan narkotika
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
 Perencanaan
  Pelaksanaan perencanaan harus memperhatikan ketentuan
  - ketentuan di bawah ini:

  - Doelmatig, artinya pengadaan persediaan berupa
  perbekalan farmasi, alkes dan PKRT harus sesuai dengan
  tujuan atau rencana yang sebelumnya.

  - Rechtmatig, artinya pengadaan persediaan harus sesuai
  dangan hak/kemampuan. Untuk persediaan obat, WHO
  merekomendasikan sistem VEN (vital, essensial, non-
  essensial). Pengadaan diatur mulai dari obat-obat yang masuk
  kategori vital, kemudian essensial, lalu bila ada dana yang belum
  teralokasikan dapat diatur untuk obat-obat kategori non essensial.

  - Wetmatig, artinya sistem atau cara pengadaannya harus sesuai
  dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.


                                                               Kesehatan
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
 Penyimpanan dan Penyaluran

  Kegiatan penyimpanan dan penyaluran terdiri atas
  pekerjaan sebagai berikut:

  a. menerima barang dan dokumen – dokumen
  pendukungnya, antara lain Surat Pesanan/Surat Kontrak, Surat
  Kiriman, Faktur barang.

  b. memeriksa barang dengan dokumen-dokumen yang
  bersangkutan baik dari segi jumlah, mutu, tanggal kadaluarsa,
  merk, harga dan spesifikasi lain bila diperlukan.

  c. menyimpan barang sesuai ketentuan, harus
  memperhatikan stabilitas obat dan tempat penyimpanan agar
  mudah memperoleh dan mengaturnya. Tempat penyimpanan
  barang/obat dapat berdasarkan khasiat/terapi obat atau sesuai
  abjad.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT


 d. memeriksa secara berkala dan menjaga barang dari
 kerusakan atau hilang.

 e. memilih dan melakukan pengepakan untuk persiapan
 pengiriman barang dan menyiapkan dokumennya.

 f. mengirim barang dengan dokumen-dokumen
 pendukungnya dan mengarsipkannya (surat permintaan barang,
 surat pengiriman, faktur barang).

 g. mengadministrasikan keluar masuknya barang dengan
 tertib.

 h. menjaga kebersihan dan kerapian ruang kerja dan tempat
 penyimpanan/gudang.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
 Faktor-faktor yang perlu diperhatikan di dalam fungsi
 penyimpanan dan gudang adalah:

 - masalah keamanan dan bahaya kebakaran
 - tenaga manusia yang seefektif mungkin
 - ruangan seefektif mungkin, baik dari segi besarnya
   ruangan dan pembagian ruangan
 - memelihara gedung dan peralatan dengan sebaik
   mungkin
 - menciptakan suatu sistem yang lebih efektif untuk lebih
   memperlancar arus barang keluar-masuk.
   Menggunakan metode FIFO = First In First Out dan
                        FEFO = First Expired First Out
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
 Gudang Farmasi

  Pengelolaan obat di gudang farmasi di tingkat
  kabupaten atau kota dilakukan sebagai berikut:

  1. Penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan
     pendistribusian obat, alkes dan perbekalan farmasi.
  2. Penyiapan penyusunan rencana pencatatan dan
     pelaporan mengenai persediaan dan penggunaan obat,
     alat kesehatan dan perbekalan farmasi.
  3. Pengamatan terhadap mutu dan khasiat obat secara
     umum dan baik yang ada dalam persediaan maupun
     yang akan didistribusikan.
  4. Melakukan urusan tata usaha, keuangan, kepegawaian
     dan urusan dalam.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT
 Puskesmas (Pusat Kesehatan Masyarakat) dan BP
  (Balai Pengobatan)

  1. Perencanaan
     Didasarkan pada buku pedoman Pengobatan, Pedoman
     pengelolaan Obat di Puskesmas, serta didasarkan pada Daftar
     Obat Essensial (DOEN). Daftar kebutuhan obat puskesmas
     dikirim ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, oleh Dinas
     Kesehatan Kabupaten/Kota daftar ini menjadi masukan
     penyusunan kebutuhan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota

  2. Pengadaan
     Puskesmas tidak mengadakan obat sendiri tetapi menerima
     obat-obatan dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota sesuai
     dengan pengajuan, frekuensi penerimaan disesuaikan dengan
     kemampuan daerah
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT

 3. Penggunaan
    Dalam memudahkan monitoring pelayanan obat dilakukan
    melalui satu pintu (kamar obat) baik untuk penderita umum,
    gigi, dan lain-lain. Pelayanan obat menggunakan resep sesuai
    jenis obat yang akan diambil di kamar obat.

 4. Pencatatan dan Pelaporan
    Semua penggunaan obat dicatat sesuai dengan pedoman
    pengelolaan obat pada akhir bulan penggunaan obat baik
    jenisnya maupun jumlahnya dilaporkan ke Dinas Kesehatan
    Kabupaten/Kotamadya. Laporan harus dilampiri daftar resep,
    nama obat, jumlah masing-masing obat serta nama dokter
    yang menulis resep keluar.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT


 Rumah Sakit

  Pengelolaan obat di rumah sakit diwajibkan mengelola obat
  dengan cara:

  1. Instalasi farmasi rumah sakit diwajibkan mengelola obat
     rumah sakit secara berdaya guna dan berhasil guna.
  2. Instalasi farmasi rumah sakit diharuskan membuat
     prosedur perencanaan, pengadaan, penyimpanan,
     pendistribusian dan pemantauan obat yang digunakan
     rumah sakit.
  3. Instalasi rumah sakit berkewajiban melaporkan kepada
     direktur rumah sakit atas penyimpangan penulisan resep
     yang dilakukan oleh dokter.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT

 Pengelolaan di rumah sakit dapat dilakukan dengan
 beberapa cara, antara lain:

 1. Peresepan Perorangan
 Sistem ini biasanya diterapkan di rumah sakit swasta.
 Pasien memperoleh obat dengan membeli resepnya di
 apotek/unit farmasi rumah sakit.

 2. Persediaan Obat di Ruangan
 Sistem ini biasanya diterapkan di rumah sakit kecil.
 Sistem penyaluran obat dengan persediaan obat di ruangan
 ini dijalankan dengan memberikan kebutuhan obat kepada
 konsumen/pasien menggunakan persediaan-persediaan
 obat yang sudah disalurkan di ruangan-ruangan dalam
 rumah sakit.

 Rumah sakit umum biasanya menerapkan kombinasi dua sistem
 diatas.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT


 3. Unit Dose Dispensing (UDD)
 Sistem UDD adalah dengan menyalurkan obat ke pasien sebanyak
 satu dosis pemakaian setiap kali waktu minum obatnya, sehingga
 sistem ini diberlakukan di rumah sakit khususnya untuk pasien
 rawat inap. Di negara-negara maju, sistem ini sudah sangat
 berkembang.
 Dengan sistem UDD, pelayanan kefarmasian akan lebih
 mendekati penderita, sehingga waktu keperawatan tidak banyak
 terbuang untuk pengurusan obat dan biaya menjadi lebih efisien,
 komunikasi perawat - farmasi juga lebih baik.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT


 Pengawasan

 Pengawasan dalam pengelolaan persediaan dapat mencakup
 pengawasan terhadap:

 a. Harga barang persediaan yang dibeli.
 b. Biaya-biaya yang dikeluarkan
 c. Prosedur pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan
    penyaluran
 d. Kesesuaian barang menyangkut spesifikasi barang, kecocokan
     kartu barang terhadap bukti-bukti pembukuan dan jumlah
     barang
 e. Kualitas barang, obat kadaluarsa, alur obat dengan metode
     FIFO, penandaan terhadap barang-barang yang laku keras
     ataupun laku lambat
 f. Tertib pencatatan dan pelaporan
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT


• Beberapa pencatatan dalam sistem pengawasan
  persediaan di rumah sakit adalah:

  - Permintaan pembelian.
  - Surat pesanan/kontrak.
  - Berita acara penerimaan barang dan laporan penerimaan
  - Catatan persediaan, misalnya dalam bentuk
    kartu stok, kartu kadaluarsa.
  - Surat bukti pengeluaran barang, dapat berupa
    berita acara penyerahan barang dan resep obat.
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT

• Beberapa pencatatan yang dilakukan di apotek
  seperti di bawah ini:

  1. Buku Penjualan Harian Obat Bebas
  Digunakan untuk mencatat semua transaksi harian
  meliputi penjualan obat bebas alkes, PKRT maupun barang-
  barang lain selain resep. Tujuan dari buku penjualan ini
  adalah untuk mengetahui jumlah penjualan setiap harinya.

   Tgl.   Jumlah       Nama Barang             Total Uang




            Contoh Format Buku Penjualan Obat Bebas
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT


 2. Buku Penjualan Resep
 Digunakan untuk mencatat semua resep yang masuk setiap
 harinya, agar apotek mempunyai dokumentasi yang lengkap
 mengenai resep yang sering masuk


  No    Tgl   Nama obat      Jumlah    Nama     Dokter Rupiah
                              obat     pasien




              Contoh Format Buku Pencatatan Resep
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT


 3. Buku Pembelian
 Buku pembelian digunakan untuk mencatat semua pembelian
 obat yang dilakukan di apotek melalui PBF. Pencatatan semua
 pembelian obat dilakukan setiap harinya.

 Tgl   No   PBF     No.     No.    Nama   Jml    Harga   Disc   Total   Jumlah
                  faktur   Bacth   Obat         satuan    %              total




                       Contoh Format Buku Pembelian
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT

 4. Buku Pembayaran
 Buku pembayaran mempunyai fungsi untuk mencatat semua
 pembayaran faktur-faktur dari Pedagang Besar Farmasi (PBF).
 Sebelum dilakukan inkaso/pembayaran obat kredit dilakukan:

 1. Pengumpulan faktur-faktur berdasarkan tanggal jatuh tempo
 2. Pencatatan dilakukan di buku inkaso/pembayaran, lalu ditotal
 berapa jumlah pembayaran yang harus dilakukan.

    No.     PBF       No. Faktur   Tanggal jatuh   Jumlah
                                      tempo




                  Contoh Format Buku Pembayaran
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT

 5. Buku Setoran Harian
 Buku setoran ini dibuat dengan tujuan untuk mencatat semua
 jumlah pendapatan yang diperoleh setiap harinya



      Tgl.    Jam kerja        Jumlah         Pendapatan




              Contoh Format Buku Setoran Harian
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT

 6. Buku Stok Obat
 Buku stok obat memuat tentang obat-obatan yang ada di
 apotek dan memuat jumlah barang yang masih ada dalam
 persediaan. Buku stok obat ini dapat digunakan untuk :
 a. mengetahui obat-obat apa saja yang paling sering terjual
 b. obat-obat apa saja yang tidak laku
 c. mengetahui jumlah obat yang tersisa sebagai data untuk
    pengadaan barang

         No.         Nama Obat                  Jumlah




                 Contoh Format Buku Stok Obat
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT




              Contoh Bentuk Kartu Stok di Apotek
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT

  7. Buku Defecta
  Buku defecta digunakan untuk mencatat persediaan yang
  akan dipesan pada PBF. Berisi tentang nama barang dan
  jumlah yang akan dipesan



    No.    Nama barang       Sisa stok        Kebutuhan




                 Contoh Format Buku Defecta
Pengelolaan Perbekalan Farmasi, Alkes, dan
PKRT

  8. Buku Pengeluaran Narkotika dan Psikotropika

  Buku pengeluaran obat narkotika/psikotropika dibuat untuk
  mencatat pengeluaran obat psikotropika dan obat narkotika
  agar dapat diketahui jumlah obat yang sering keluar dan
  mempunyai dokumentasi yang lengkap mengenai pasien
  tersebut.

    Tgl     Nama dan         Nama      Jumlah     Dokter dan
             alamat          Obat                   alamat
             pasien




          Contoh Format Buku Pengeluaran Narkotika/ Psikotropika
Laporan Narkotika dan Psikotropika


                                                   LAPORAN PEMAKAIAN NARKOTIKA

 Nama Apotek                 :                                                                                Bulan             :
 No. Izin Apotek             :                                                                                Tahun
 Alamat                      :
 No. telpon                  :

       Nama        Sediaan                               Jumlah                                      Jumlah       Persediaan        Ket
                                      Penambahan                           Pengurangan
No    Sediaan        Awal                                (3+4+5)                                      (7+8)       Akhir Bulan
                    bulan        Pembelian   Pembuatan             Pembuatan R/       Lain-lain                      (6-9)
1        2            3             4            5         6            7                 8            9              10            11




                                                                                  Tempat, tanggal, bulan, tahun
                                                                                  Apoteker Pengelola Apotek



                                             Laporan Pemakaian Narkotika

								
To top