Manajemen Proyek
(Perencanaan Proyek)
Ir. Darmawan, MM 2008
Pertemuan 7-8
1
Objektif
Memberikan kepahaman tentang metode perencanaan proyek. Memberikan kepahaman tentang metode jaringan kerja proyek.
2
Perencanaan Proyek
Aktivitas manajemen proyek yang dimungkinkan paling memakan waktu Aktivitas yang terus menerus mulai dari mencirikan konsep sampai dengan penyiapan sistem. Perencanaan secara terus menerus ditinjau kembali menjadi informasi baru. Keanekaan ragam dari tipe perencanaan dapat dikembangkan untuk mendukung software utama proyek yang berkaitn dengan schedule dan budget.
3
Mekanisme Perencanaan
Definisikan tujuan proyek Definisikan “Work Breakdown Structure” (WBS)
– Mengidentifikasikan tugas dan sub tugas – mudah diantar – Unsur terendah – bekerja sendiri
Mengidentifikasi hubungan tugas Mengidentifikasikan kemungkinan resiko Memperkirakan paket pekerjaan (orang, waktu) Menciptakan kode perencanaan Merencanakan berulang-ulang dokumentasi
4
Struktur Prencanaan Proyek
Pembukaan. Organisasi
Proyek. Analisa Resiko. Hardware dan Software sumber permintaan. Kemacetan Bekerja. Daftar perjalanan proyek. Monitoring dan Mekanisme Pelaporan.
5
Penjadualan Proyek
Pemisahan proyek kedalam tugas dan perkiraan waktu serta sumber yang dibutuhkan untuk melengkapi setiap tugas. Mengatur tugas-tugas untuk mengoptimalkan tenaga kerja. Meminimalis ketergantungan sautu terhadap tugas lain yang harus diselesaikan. Tergantung pada intuisi Proyek Manager dan pelangalaman.
6
Proses Penjadualan Proyek
7
Permasalahan
Memperkirakan tingkat kesulitan dari permasalahan dengan demikian biaya mengembangkan sebuah solusi dari permasalahan menjadi besar. Produktivitas akan tidak proposional terhadap jumlah orang yang bekerja pada suatu tugas tertentu. Penambahan orang pada proyek terakhir akan membuat biaya bertambah. Kejadian tidak terduga selalu terjadi. Walaupun ketidaktentuan diperbolehkan dalam perencanaan.
8
Metode Jaringan Kerja
Metode Jalur Kritis (Critical Path Methode – CPM). Menggunakan satu angka estimasi dan dalam prakteknya banyak digunakan oleh industri dan proyek-proyek engineerinng konstruksi. Teknik Evaluasi dan Review Proyek (Project Evaluation and Review Technoque – PERT). Untuk menampung unsur yang belum pasti, menganalisa kemungkinan penyimpangan proyek atau memenuhi sasaran jadual penyelesaian.
9
Menggambarkan Jaring Kerja
Lukiskan anak panah dengan garis penuh dari kiri ke kanan, dan garis putus untuk “dummy”. Dalam menggambar anak panah usahakan ada bagian yang mendatar untuk tempat keterangan kegitan dan kurun waktu. Keterangan kegiatan ditulis diatas anak panah, sedangkan kurun waktu dibawahnya. Hindari sejauh mungkin garis yang saling menyilang. Panjang anak panah tidak ada kaitannya dengan lama kurun waktu (kecuali hal khusus). Peristiwa dilingkari dengan nomor yang bersangkutan. Nomor sebelah kanan lebih besar dari sebelah kiri.
10
“Dummy”
“Kegiatan
Fiktif” agar terlihat adanya hubungan ketergantungan antara dua peristiwa (event) dan tidak memerlukan waktu.
A C
B
Dummy
D
11
Kegiatan-kegiatan
Kegiatan pada Anak Panah (Activity On Arrow, AOA). Kegiatan digambarkan sebagai anak panah yang menghubungkan dua lingkaran peristiwa. Ekor anak panah merupakan awal dan ujungnya sebagai akhir kegiatan. Kegiatan dalam lingkaran/kotak (Activity On Node, AON). Anak panah hanya menjelaskan hubungan ketergantungan antara kegiatan-kegiatan.
12
Menggambar Jaring Kerja
A. Hubungan peristiwa dan kegiatan pada AOA.
Peristiwa terdahulu
i
Kegiatan
Kurun waktu
Peristiwa berikutnya
j
B. Hubungan antara kegiatan-kegiatan pada AON.
Kegiatan A Garis Penghubung Kegiatan B
13
lanjutan
C. Kegiatan B mulai setelah A selesai.
A B
D. Kegiatan B dan C dapat mulai setelah A selesai (kegiatan memencar).
B
A C
14
lanjutan
E. Kegiatan C dan D dapat mulai setelah kedua kegiatan A dan B selesai.
A C
B
D
Teknik-teknik Penjadualan :
PERT – Program Evaluation and Review techniques CPM – Critical Path Method
15
Proyek Pengadaan Generator Listrik
Kegiatan i (1)
1 2 2 2 3 4 5 6 7
Keterangan (3)
Membuat spesifikasi dan desain Pabrikasi generator Membeli material pondasi Merekrut operator Uji coba Membuat pondasi Melatih operator dan mekanik Transportasi generator ke lokasi proyek Memasang dan start-up generator
j (2)
2 3 4 5 6 7 7 7 8
Kegiatan yang mendahului (4)
1–2 1–2 1–2 2–3 2–4 2–5 3–6 4 – 7, 5 – 7, 6 – 7
16
Diagram Jaring
Material Pondasi Membuat Pondasi
4
Memasang
1
Spesifikasi
dan Desain
2
Merekrut Operator
5
Melatih Operator
start-up
7
8
Pabrikasi Genset
Transportasi Uji Coba
3
6
Dummy untuk node 3 – 5, yaitu melatih operator harus menunggu selesainya pabrikasi genset.
17
Metode Diagram Batang
Rencana Kenyataan Kegiatan Waktu Diperlukan Waktu Diperlukan
Rencana (hari)
Kenyataan (hari)
Jenis Kegiatan
a
Tanggal Pelaporan
4
3 5
4
3 8
b c
a b
d e
f
c
d
6 8
5
Belum tahu Belum tahu
Belum tahu
e
f
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
22
24
26
Hari
18
Milestone
Milestone (Tonggak Kemajuan/TK) adalah event yang mempunyai fungsi kunci dilihat dari pencapaian keberhasilan proyek dari segi jadual. TK menandai waktu mulai atau akhir dari suatu kegiatan penting, yang bila terlambat akan mempunyai dampak negatif yang cukup besar.
19
Kurun Waktu
Kurun Waktu adalah waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan dari awal sampai akhir, lazimnya dinyatakan dalam jam, hari atau minggu.
Kurun Waktu =
Jam-orang untuk menyelesaikan pekerjaan
Jumlah tenaga kerja
20
Jaring Kerja Berskala Waktu
3
(5) (6)
1
(2)
2
5
(3)
6
4
(3)
(4)
waktu
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
10
11
12
13
14
15
16
21
Contoh Aplikasi
ID 1
2 3
Task Name BUY HOUSE
LOCATION Determine location criteria
ek 1 Week 2 M T W T F S S M T W T 2/5 2/5
Week 3 F S S M T W T
Week 4 F S S M T W T
4
5 6
Visit key locations
FINANCING Determine affordability 2/5
7 8
9 10 11
Assess Mortagg Provider Secure Mortagg Commitmt
FIND HOUSE Type of House Find RealEstate Agent 2/5 2/14
12
13 14
Look for House
Make Offer, P&S Agreement Closing
2/24
Diagram Gantt
22
Metode Jalur kritis
Jalur
Kritis adalah jalur yang memiliki rangkaian komponen-komponen kegiatan dengan total jumlah waktu terlama dan menunjukkan kurun waktu penyelesaian proyek yang tercepat. Maka Jalur Kritis terdiri dari rangkaian kegiatan kritis, dimulai dari kegiatan pertama sampai pada kegiatan terakhir proyek.
23
Terminologi
TE = E Waktu paling awal peristiwa (node/event) dapat terjadi (Earliest Time of Occurance). TL = L Waktu paling akhir peristiwa boleh terjadi (Last Allowable Event/Occurance Time). ES Waktu mulai paling awal suatu kegiatan (Earliest Start Time). EF Waktu selesai paling awal suatu kegiatan (Earliest Finish Time). Bila hanya ada satu kegiatan terdahulu, maka EF suatu kegiatan terdahulu merupakan ES kegiatan berikutnya. LS Waktu paling akhir kegiatan boleh mulai (Last Allowable Start Time), waktu paling akhir kegaiatan boleh dimulai tanpa memperlambat proyek secara keseluruhan. LF Waktu paling akhir kegiatan boleh selesai (Last Allowable Finish Time) tanpa memperlambat penyelesaian proyek. D Kurun waktu kegiatan, umumnya dengan satuan Hari, Minngu, atau Bulan.
24
Perhitungan
A. B.
Hitungan Maju, untuk mengidentifikasikan jalur kritis. Hitungan Mundur, untuk mengetahui waktu dan tanggal paling akhir “masih” dapat memulai dan mengakhiri masing-masing kegiatan.
4
(5) (6)
1
(2)
2
(3)
5
(3)
6
3
(4)
25
Perhitungan Maju
Peristiwa 1 menandai dimulainya proyek. Disini berlaku waktu paling awal peristiwa terjadi adalah, E(1) = 0. Untuk kegiatan 1-2, EF(1-2) = ES(1-2) + D(1-2). Bila kegiatan memiliki 2 atau lebih kegiatan yang menggabung, maka waktu mulai paling awal (ES) kegiatan adalah sama dengan waktu selesai paling awal (EF) yang terbesar dari kegiatan terdahulu.
a
d
b
c
Misalkan c memiliki EF terbesar dari kegiatan lain yang mendahului d, maka ES dari d = EF dari c. EF(c) > EF (b) > EF (a), maka ES (d) = EF (c). EF(d) = EF (c) + D (d)
26
Perhitungan Maju Mendapatkan EF
Kegiatan i
1
2 2
Kurun Waktu (D) Nama
2
3 5
Paling Awal Mulai (ES)
0
2 2
j
2
3 4
Selesai (EF)
2
5 7
3 4
5
5 5
6
4 6
3
5 7
13
9 13
16
EF(5-6) = EF (4-5) + D (5-6) = 13 + 3 = 16
27
Perhitungan Mundur Mendapatkan LF
Kegiatan Kurun Waktu (D) Paling Awal Paling Akhir
i
1
j
2
Nama
2
Mulai (ES)
0
Selesai (EF)
2
Mulai (LS)
0
Selesai (LF)
2
2 2
3 4
3 4
5 5
3 5
4 6
2 2
5 7
5 7
9 13
6 2
9 7
9 7
13 13
5
6
3
13
16
13
16
L (6) = EF (5-6) = 16 dan LF(5-6) = L(6) LS = LF – D Jadi untuk kegiatan 5-6 dihasilkan : LS (5-6) = LF (5-6) – D atau = 16 – 3 = 13
28
Ringkasan
H.L, Gantt merintis perencanaan dan pengendalian proyek yang sistematis dan analisis dengan metode diagram balok untuk mengidentifikasikan unsur waktu (mulai dan selesai) dan saat pelaporan. Manajemen Proyek berkaitan dengan perencanaan dan pengendalian serta fungsi-fungsi seperti mengorganisasikan, memimpin, dan staffing. Prosedur dan sistematika Jaringan Kerja adalah mengkaji dan memecahkan lingkup proyek menjadi komponen kegiatan, disusun berdasarkan logika ketergantungan, memperkirakan waktu, dan mengidetifikasikan jalur kritis dengan jadual yang optimal dan ekonomis. Kaidah dasar Jaringan Kerja (Critical Path Metode/Program Evaluation Review Techniques) sebagai kegiatan awal, jika kegiatan terdahulu (predecessor) harus sudah selesai.
29
SELESAI
TERIMA KASIH
30