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					  APPUI A LA MISE EN ŒUVRE DU SYSTEME D’INFORMATION SUR LA SECURITE
  ALIMENTAIRE ET SUR LES PRIX DES PRODUITS AGRICOLES AU BURUNDI (SIP)



                   PROTOCOLE D'ACCORD pour le SIP III

                            PPCDR - DGPAE




novembre 2011


                                   1
                                                    TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION.......................................................................................................................... 3

OBJET DU PROTOCOLE D’ACCORD ENTRE LE PPCDR ET LA DGPAE DANS LES PROVINCES DE
CANKUZO, CIBITOKE, KIRUNDO, GITEGA, MAKAMBA ET RUTANA, BUJUMBURA ............... 3

Article 1 : Obligations du PPCDR ...................................................................................... 3

Art. 2 Obligations de la DGPAE ......................................................................................... 4

Article 3 Modalités générales de gestion ......................................................................... 5

Art 3 Gestion financière ............................................................................................... 6

   1. Frais de mission......................................................................................................... 6
   2. Frais de transport ...................................................................................................... 7
   3. Connexions internet ................................................................................................ 7

Art. 4 Entretiens, réparations et autres des voitures du SIP. ......................................... 8

Article 5 : Les résultats attendus ...................................................................................... 8

Article 6 : Durée du protocole .......................................................................................... 9

Article 7 : Suivi évaluation ............................................................................................... 9

Article 8 : Dispositions générales .................................................................................... 10

ABREVIATIONS................................................................................................................. 13

ANNEXE I......................................................................................................................... 14

ANNEXE II ........................................................................................................................ 15

ANNEXE IV ....................................................................................................................... 19

ANNEXE V ........................................................................................................................ 22

ANNEXE VI ...................................................................................................................... 23

ANNEXE VII                Carnet de bord du véhicule ................................................................... 39




                                                                   2
INTRODUCTION

Pendant les années de crise au Burundi, le système d'information et de collecte des
données a été perturbé et il a connu un vide. L'insécurité sociale n'a pas permis la
collecte régulière des informations agricoles et a laissé la place aux évaluations
ponctuelles effectuées par certains projets qui n'ont pas donné l'idée claire de ce
qu'était la situation réelle sur le terrain. Le projet SIP (Système d’Information sur la
sécurité Alimentaire et les Prix des Produits Agricoles) a apporté une grande
contribution dans la collecte des prix des produits agricoles. Depuis la mise en place
du SIP deux protocoles d’accord ont été signé entre le PPCDR et la DGPAE, le
premier a été signé en novembre 2009 , le second en mai 2011et le troisième sera
signé novembre 2011.
La zone d’action du SIP III s’étend sur sept provinces à savoir BUJUMBURA, CANKUZO,
CIBITOKE, KIRUNDO, GITEGA, MAKAMBA, RUTANA, RUYIGI. Le SIP III va continuer les
activités de collecte des prix des produits agricoles, il va faire la publication des donnés
collectées et en collaboration avec la cellule de communication la classification de la sécurité
alimentaire à l’aide de l’outil IPC (Integrated Food Sécurity Phase Classification).



OBJET DU PROTOCOLE D’ACCORD ENTRE LE PPCDR ET LA DGPAE DANS LES PROVINCES DE
CANKUZO, CIBITOKE, KIRUNDO, GITEGA, MAKAMBA ET RUTANA, BUJUMBURA

Le présent protocole reprend les thèmes généraux des Protocoles I et II signés entre
la DGPAE et le PPCDR respectivement en novembre 2009 et en mai 2011. Il prend
également en compte de toutes les nouvelles propositions pour la mise en place du
SIP III.
Dans l’idée de pérenniser le SIP au sein du Ministère de l’Agriculture et de l’Elevage,
le présent protocole confie la totale responsabilité à la DGPAE pour permettre la
collaboration directe avec le PPCDR en utilisant une méthodologie souple et sans
alourdir les tâches de suivi et de contrôle financiers.
L’envoie des données est fait en temps réel par courrier électronique.



Article 1 : Obligations du PPCDR

Dans le cadre du présent protocole, le PPCDR s'engage à prendre en charge:

    a) les frais des missions pour les cadres et chauffeurs du DSIA sur présentation de
    l’originale des ordres de mission visés par la DGPAE, des rapports de mission
    détaillés des visites et activités réalisées et la liste de paie dûment signée;

    b) les frais de transport pour les agents des DPAE (référents statistiques et
       moniteurs agricoles) sur présentation, des fiches de prestation et des listes de
       paie



                                               3
    c) les frais de transport pour les agents de la DSIA pour leur permettre de faire
       le traitement des tableaux le week-end et éviter les retards dans la
       transmission des données

    d) Le carburant des véhicules utilisés par la DSIA lors des descentes effectués
       dans le cadre des activités du SIP ;


    e) les frais de connexions Internet au niveau de la DGPAE, au Cabinet du
       Ministère, aux directions Générales à Gitega ainsi que dans les bureaux des
       DPAE concernées ;

    f) les frais de communication téléphonique entre les différents intervenants dans
       les maillons du SIP à savoir la DSIA, les Superviseurs et les référents
       Statistiques


    g)   L’assurance des cinq véhicules utilisés par le SIP.
    h)   Les frais de production et de publication des résultats du SIP
    i)   les frais de maintenance du matériel informatique utilisé dans le cadre du SIP
    j)   les frais de formation et de déplacement de la cellule de communication du
         MINAGRIE chargé d’alimenter le site web et d’appuyer la DGPAE dans la
         production, l’analyse et la publication des données sur la sécurité alimentaire et
         les prix des produits agricoles.
Le PPCDR ne prendra pas en charge les frais qui ne correspondent pas à ce qui est
déclaré dans le présent protocole.




Art. 2 Obligations de la DGPAE

La Direction Générale de la Planification Agricole et de l’Elevage, à travers la Direction
des Statistiques et Information Agricoles et responsable du SIP, s'engage :
   a) exécuter les activités faisant l'objet de la présente convention tel les que
       prévues dans le protocole.
   b) la mobilisation des ressources humaines de la DSIA pour la supervision,
       compilation, traitement, l’analyse et la diffusion des données statistiques ;
   c) le suivi de la mise en place d’une cellule de communication au sein du ministère
       chargé de faire la collecte des données agricoles et l’analyse de la sécurité
       alimentaire
   d) assurer le renforcement des capacités des ressources humaines des DPAE
       intervenant dans le SIP
   e) la mobilisation des ressources humaines des DPAE au niveau provincial, et
       collinaire assurer la collecte de l’information, l'échange, le traitement et la
       diffusion des données;


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    a) L’entretien et les réparations des véhicules du SIP ;
    b) Tout autre charge qui n’est pas prix en charge par le PPCDR
    c) Disposer d'un compte bancaire où pourra être versé l'avance sur dépenses
       engagées pour la bonne marche des activités du SIP II et le PPCDR ne
       remboursant ces frais que sur base des pièces justificatives conformes ;
Elle s'engage à suivre scrupuleusement les dispositions du "Nouveau Guide
Méthodologique" qui est partie intégrante du présent protocole.
Elle s'engage également à demander à ses cadres d’utiliser le matériel reçu dans le cadre du
SIP selon les règles de gestion d’un bon père de famille.

Article 3 Modalités générales de gestion

L’appui financière du PPCDR est constitué de cinq parties :
1. Frais de mission
2. Frais de transport
3. Connexions internet
4. frais de communication téléphonique
5 Frais de production et de publication des résultats du SIP
6. Assurances des véhicules


   1. Frais de mission :
       Les frais de missions seront payés en fonction des procédures décrites dans le
      « Protocole régissant l’octroi des frais de transport et de séjour payés aux
      participants aux activités des projets et programmes financés par la Commission
      Européenne (version décembre 2008)» Les montants seront avancés par la
      DGPAE sur les fonds de roulement du SIP à raison de 70% du montant au départ
      de la mission et solde de 30% après présentation du rapport de mission.
   Un plan de supervision mensuel doit être validé par la DGPAE et le PPCDR. Les
   missions exceptionnelles seront incluses dans la programmation mensuelle et
   pourront être autorisées à la suite d’une demande au PPCDR.

   La liste des documents et la modalité de présentation sont présentées dans la
   partie « annexes » du présent document.



   2. Frais de transport : le PPCDR met à la disposition de la DGPAE des frais de transports
      des agents du SIP, des superviseurs et des membres de la cellule de communication
      selon le « Protocole régissant l’octroi des frais de transport et de séjour payés aux
      participants aux activités des projets et programmes financés par la l’Union
      Européenne » (version déc. 2008). Ces frais seront avancés par la DGPAE à travers les
      fonds de roulement du SIP (contre partie gouvernementale)




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   Le PPCDR est tenu à verser le montant requis dans un délai de 15 jours dans le compte
   bancaire indiqué par la DGPAE.

   Le PPCDR mettra à la disposition du SIP III le carburant nécessaire pour les missions sur
   terrain effectuer dans le cadre de la supervision


3. Connexions Internet : le PPCDR s’engage à prendre en charge les frais de connexion
   Internet pour chaque DPAE (par le biais des GPRS) jusqu'à concurrence de 50.000 Fbu
   par mois à la présentation de la facture. Pour bénéficier de l’appui financier, les originaux
   des factures doivent parvenir avec le reste de la documentation mensuelle au PPCDR. Le
   PPCDR s’engage aussi de prendre en charge des connexions pour les Directions
   Générales intervenant dans le SIP (DGPAE, DGMAVA, DGE et DGA) et pour le Cabinet du
   Ministère.

4. Le PPCDR prends en charge les frais téléphoniques en raison de 20.000 Fbu par mois
   pour le Directeur du DSIA, et 10.000 Fbu pour les superviseurs et le référent statistique.

5. Frais de production, publication et alimentation du site web : La production sera appuyée
    par la cellule de communication Les frais de publication seront payés sur base d’un
    contrat établi entre le PPCDR et une maison de publication. La formation sur
    l’alimentation du site web sera dispensée par un consultant local recruté par le PPCDR
    conformément aux procédures des marchés de service.

6. L’assurance des véhicules est directement payée dans une maison d’assurance qui a un
    contrat avec le PPCDR


Art 4 Gestion financière (au PPCDR de donner des précisions comptables)

Le PPCDR, suivant l’application des procédures de l’Union Européenne, acceptera toute la
documentation conforme décrite dans le présent protocole.



1. Frais de mission
Remboursement des frais de mission : les frais de mission seront remboursés par le
PPCDR après vérification de la documentation y relative et l’acquisition des rapports
de mission de supervision. Il versera, sur le compte bancaire du SIP indiqué par le
Ministère de l’Agriculture et de l’Elevage, la tranche relative aux dépenses déjà
effectués après que la DGPAE ait transmis tous les 15 jours au PPCDR les pièces
justificatives.

Les ordres de mission seront visés à l’aller et au retour par les Directeurs de DPAE ou
les Référents Statistiques ou les autorités administratives locales. De même, le PPCDR
se réserve le droit d'opérer, à chaque fois qu'il le juge nécessaire, un contrôle sur les
rapports et la réalité sur terrain et un contrôle financier sur l’utilisation des fonds
alloués.

                                               6
La DGPAE avancera 70% du montant nécessaire au départ de la mission et donnera la
solde (30%) après production du rapport de mission du superviseur. C’est après la
présentation de toute la documentation requise que le PPCDR pourra passer au
payement.

2. Frais de transport


   a) Fourniture du carburant pour les descentes sur terrain : le PPCDR s'engage à fournir
      du carburant aux véhicules pour les missions de suivi du SIP prévu dans le plan de
      programmation présenté en avance. Durant cette programmation, les distances à
      parcourir seront estimé au départ de chaque mission, le plein du réservoir sera
      effectué. La consommation est calculée selon les kilomètres parcourus par la mission
      sur base de 8 km pour 1 litre de consommation de gasoil : ce qui correspond à 12,5
      litres de carburant sur 100 km.

       Pour chaque mission, le chauffeur doit marquer les kilomètres du départ dans
       l’ordre de mission et dans le carnet de bord au moment de prise de carburant à la
       pompe et les kilomètres de retour après avoir garé le véhicules au bureau.


   Le PPCDR se réserve le droit de faire le contrôle avant le départ et au retour de
   chaque mission pour vérifier l’exactitude des données reportées dans les
   documents.

   b) Remboursement des frais de transport : comme prévu par le « Protocole
      régissant l’octroi des frais de transport et de séjour payés aux participants aux
      activités des projets et programmes financés par la l’Union Européenne », les agents
      sur terrain seront remboursés selon leur déplacement à l’intérieur de leurs
      provinces lors du dépôt des fiches remplies aux référents statistiques dans les
      DPAE et du retrait des tableaux/résultats des prix provenant de la DSIA. Les
      Chaque déplacement est remboursé hebdomadairement de façon suivante :

       -   Moniteur : 10€
       -   Référent statistique : 20 €

       -   Superviseur : 20€
       -   Membre de la cellule de communication : 20€

           Les paiements des frais de transport se font mensuellement.


3 Connexions internet
Le PPCDR s’engage à payer les connexions du Cabinet du Ministère de l’Agriculture et
de l’Elevage ainsi que celles de la DGPAE à Bujumbura et les connexions des Directions
Générales à Gitega. Des contrats avec des providers seront établis avec la possibilité
de prolongé les contrats existants.



                                            7
 Des systèmes de connexion ont été mis à la disposition de toutes les DPAE concernées
par les activités du SIP, à travers les clés GPRS, pour leur permettre de rester joignables
et de pouvoir transmettre ou recevoir des données via internet. Dans le cas présent,
pour chacune des 6 provinces concernées par le présent protocole, il est prévu un
bonus de 50.000 Bif mensuel (forfait verifiable sur les factures) sur des récharges
téléphoniques sur les principales sociétés de télécommunication (LEO, ONAMOB,
ECONET et Tempo) du pays.

Pour les moniteurs qui feront le test du SIP-TIC, il est prévu de mettre à leur disposition
des mobiles « smartphones » pour la transmission des données via internet/téléphone.
Les factures de recharge seront payées par le PPCDR jusqu’à un montant de 40.000Fbu
par mois sous réserve de contrôle de l’utilisation des unités via la consultation de
l’historique de la carte SIM.


4. frais de production et publication


La production des tableaux à publier sera faite par les cadres de la DSIA, ces derniers font
des heures supplémentaires les week -end pour parvenir à produire des tableaux chaque
lundi ,raison pour la quelle des frais de déplacement leur seront accordé.
Ils sont appuyer par une la cellule de communication dans l’analyse et l’alimentation du site
web du MINAGRIE. Les frais de publication sont payés directement par le PPCDR à un journal
de renommé national (Renouneau).

Art. 5 Entretiens, réparations des véhicules du SIP.
Les entretiens ordinaires (vidanges, filtres et pneus) des 5 voitures donnés à travers le
programme PARSAD. Les entretiens extraordinaires (pannes, remplacement des pièces)
et autres réparations sont à la charge du Ministère de l’Agriculture et de l’Elevage qui
prend toutes les responsabilités sur leur mise en service.
Pour ne pas freiner le déroulement des activités du SIPIII, au cas où les voitures doivent
être arrêtées pour les entretiens ou autres réparations, un plan d’utilisation de la
DGPAE, garantira la remise en état des voitures dans le temps minimal ou l’utilisation
des voitures alternatives.
En cas d’accident, la voiture sera remise en état le plus rapidement possible en
fonction des dégâts enregistrés.
La propriété des véhicules est du ressort du Ministère de l’Agriculture et de l’Elevage
qui prendra en charge tous les frais sauf l’assurance.

Article 6 : Les résultats attendus

Le fonctionnement du SIPIII prévoit une production hebdomadaire de l’information sur les
prix des marchés. Aucune rupture de la chaine pour négligence n’est admise. Le responsable
du SIP III ne permettra pas retard ni manquement dans la transmission des informations.

   1. L’information agricole sur les prix des produits agricoles est collectée et transmise de
      façon hebdomadaire (1 fiche/ semaine/moniteur) ;


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   2. La diffusion de l’information entre agents du SIP se fait de façon hebdomadaire et
       sans imprévus (superviseur/référent statistique/moniteurs);
   3. Les offres, les demandes et les variations des prix des produits sur les marchés
       provinciaux sont connus (1 tableau affiché par marché par semaine) ;
   4. Le système internet de transmission de l’information sur les prix des produits
       agricoles est fonctionnel (1 envoi par semaine superviseur/référent stat. et vice-
       versa) ;
   5. Les agriculteurs arrivent à s’interroger sur l’intérêt des tableaux des prix de vente
       affichés dans les marchés ;
   6. Les agriculteurs peuvent utiliser les informations sur les prix pour optimiser leur
       bénéfice financier ;
   7. Les agriculteurs et les commerçants sont informés sur les prix pratiqués dans d’autres
       provinces dans la zone d’action du SIP.
   8. Les prix des produits agricoles sont mensuellement publiés dans un journal ;
   9. L’état de la sécurité alimentaire est connu chaque saison
   10. Les interventions faites dans le domaine agricole sont publiées sur le site web du
       MINAGRIE et connus par tous les gens intéressées.

Article 7 : Durée du protocole
Le présent protocole est conclu à partir de la date de la dernière signature et se
termine le 30 novembre 2012

Article 8 : Suivi évaluation

Les PPCDR et la DGPAE s'engagent à mettre en place un système de suivi qui puisse
permettre l'évaluation régulière et l'avancement dans la réalisation des objectifs et le
contrôle du système de gestion financier.

Quelques indicateurs permettront de suivre régulièrement l’avancement des activités
du SIP notamment :
    - le nombre de collecte effectué par mois et par province,

    -   le nombre de fiches scannées et envoyées par mois et par province,

    -   le nombre de tableaux à diffuser reçus via la DSIA,

    -   le nombre de missions pour la supervision effectué par mois et par province,

    -   le nombre de jours d’entretien / réparation des véhicules

    -   le nombre de documentations échangé par internet ou publié sur le site web

Pour ce faire, la DGPAE et le PPCDR programmeront des rencontres trimestrielles de
façon ordinaire et des rencontres extraordinaires en cas de besoins pour :

    -   évaluer l’avancement des activités



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    -     analyser le rapport d’utilisation des fonds (carburant et per diem) alloués
          précédemment ;

    - analyser les rapports de missions de supervision effectuées au cours du dernier mois ;

    -     rapports de performance des agents sur terrain (moniteurs agricoles et référents
          statistiques)

D'autres rapports d'activités techniques et financiers pourront être demandés
périodiquement par le PPCDR.
    Une réunion d’évaluation sera tenue trimestriellement pour évaluer les activités du
   SIP

Article 9 : Dispositions générales
Les parties au présent protocole d’accord s'accordent à en modifier les termes pour des
raisons de bonne gestion et chaque fois que l'intérêt des parties au protocole, le PPCDR
ou la DGPAE, le demande et dans le respect des procédures en vigueur à l’Union
Européenne.

En cas de litiges, les deux parties s’engagent à les régler à l’amiable et au cas échéant
s’en référer à l’arbitrage des Ministres de tutelle.

Au cas où la communication n’est pas une documentation officielle, les parties utiliseront
les mails pour officialiser toutes les opérations et les décisions courantes telles que
rapports hebdomadaires, envoie de la documentation de remboursement au PPCDR avec
copie pour le DG du DGPAE, programmations des descentes du suivi dans les provinces,
absences des superviseurs et leur remplacement par d’autres responsables, etc.


Dans ce cas, les mails de communication officiels sont :

Personne                                      Mails :


Jean marie collet                             jmcollet@ppcdr.bi


Mamadou B. Ba                                 mamadou12003@ppcdr.bi


Léonard                                       lnibigira@yahoo.fr


Gérard Ndabemeye                              ndabemg2011@yahoo.fr


Espèrance Kamariza                            esperiza05@yahoo.fr


Mathilde NIYONZIMA                            Mathichou2000@yahoo.fr



                                             10
Fait à Bujumbura, le ......./........./2011.




Pour le PPCDR                                       Pour la DGPAE

Jean marie COLLET                                   Gérard NDAYEMEYE

Régisseur du Devis-Programme du PPCDR               Directeur Général de la
                                                    Planification Agricole et
                                                    de l’Elevage
Mamadou Bâ

Comptable du Devis-Programme du PPCDR




                                               11
Sont parties intégrantes du présent protocole les annexes suivantes :




        ANNEXE I            GRILLE DES DEPENSES POUR LES INTERVENANTS DU
                            SIP

        ANNEXE II           SCHEMA DE CONTROLE DE SUPERVISION DU SIP


        ANNEXE III          ORDRE DE MISSION


        ANNEXE IV           MODELE DE RAPPORT DE MISSION DE SUPERVISION


        ANNEXE V            MODELE DE TABLEAU RECAPITULATIF DES MISSIONS
                            MENSUELLES

        ANNEXE VI           GUIDE METHODOLOGIQUE 2011

        ANNEXE VII          CARNET DE BORD DE VEHICULE




                                           12
                      ABREVIATIONS


AT         Assistance Technique du PARSAD


DGPAE      Direction Générale de la Planification de l'Agriculture et
           de l’Elevage

DPAE       Direction Provinciale de l'Agriculture et de l'Elevage


DSIA       Département des Statistiques et Informations Agricoles


MINAGRIE   Ministère de l'Agriculture et de l’Elevage


PARSAD     Projet d’Appui à la Restauration de la Sécurité Alimentaire
           Durable

PPCDR      Programme Post-Conflit de Développement Rural


SIP        Système d’Information sur la sécurité alimentaire et sur
           les Prix des produits agricoles




                       13
                                                                                                                                    ANNEXE I

GRILLE DES DEPENSES POUR LES INTERVENANTS DU SIP *


             Intervenant            Lieu d'affectation        Moyens de            Per diem (Euros)   Frais de déplacement
                                                             déplacement                                     (Euros)

  Superviseur DSIA                                       Voitures SIP         20     par nuitée       20 par semaine
  Chauffeur DSIA                                                              10       " "            20 par semaine

  Cellule de coordination                                                                             20 par semaine
  Référent Statistique                                   -                    -                                20 par semaine
  Moniteur agricole                                      -                    -                                10 par semaine
                                                         -                    -




* Conformément Protocole régissant l’octroi des frais de transport et de séjour payés aux participants aux activités des projets et programmes
financés par la commission européenne




                                                                        14
                                                                                                        ANNEXE II




                  SCHEMA DE CONTROLE ET DE SUPERVISION DU SIP



ACTIVITES A MENER                      RESPONSABLE                 DESCRIPTION                      CONTROLE                     TIMING

Programmation mensuelle des          Responsable du SIP    Production d'un tableau            Transmission par mail   Au plus tard le 15 du mois
missions sur terrain                                       mensuel des descentes sur          avec toute la           précédant la programmation
                                                           terrain détaillé pour chaque       documentation en        des descentes
                                                           superviseur (conseiller au         annexe vers le PPCDR
                                                           DSIA) avec des précisions sur
                                                           le lieu de supervision, le
                                                           nombre de jours de visite et le
                                                           personnel prévu pour les
                                                           missions.
Le contrôle par mission des          PPCDR                 Inscription dans l’ordre de        Demande par PPCDR       Au départ et (si possible) à
kilomètres de départ et d’arrivé                           mission des kilomètres de          de passer au bureau     l’arrivé de chaque mission
                                                           départ ainsi que l’itinéraire de   pour contrôle de
                                                           la mission                         kilométrage
Préparation des ordres de            Superviseurs du SIP   Préparation selon modèle en        PPCDR                   Trois jours avant le départ
missions (deux copies originales     (cadres du DSIA)      annexe II et présentation à la
dont une au retour de la mission                           Direction du DSIA et à la
pour le PPCDR)                                             DGPAE pour signature

Signature des ordres de mission       Responsable du SIP   Signature des ordres de            A la charge des         4 jours avant la date du
                                     et le Directeur       mission après avoir vérifié si     superviseurs            départ
                                     Général de la DGPAE   c’est conforme à la
                                                           programmation
Retrait des frais de mission et du   Superviseurs du SIP   Retrait à la comptabilité de la    Liste de paie,          Une journée avant la
bon de carburant                     (cadres du DSIA)      DGPAE de 80% de la somme                                   descente
                                                           nécessaire pour la mission et
                                                           du bon du carburant.
                                                           Retrait à la banque de
                                                           l'avance.
                                                                    15
Préparation de la voiture pour la    Chauffeur             Contrôle de la voiture pour        Cahier de bord de la         Une journée avant la
descente                                                   qu’elle soit prête pour le         voiture pour vérifier        descente
                                                           voyage                             l’entretien, l’assurance,
                                                                                              le contrôle technique etc.
Présentation de l'ordre de mission   Superviseurs du SIP   Rassemblement des ordres de        Cahier de transmission       Maximum 2 jours ouvrables
contre signé par l’administration    (cadres du DSIA)      mission par le DSIA                du Directeur du DSIA         dès le retour de la mission
locale visitée


Présentation du rapport de           Superviseurs du SIP   Donner une copie en support        Copie du rapport par         Maximum 2 jours ouvrables
mission                              (cadres du DSIA)      papier pour le PPCDR,              mail au PPCDR                dès le retour de la mission
                                                           Utiliser le modèle en annexe III                                pour avoir droit au reste
                                                           Présenter un cadre comptable                                    (20%) des frais de mission
                                                           (liste + signature) du paiement
                                                           des agents sur terrain
Elaboration d’une synthèse des       Responsable du SIP    Tableau récapitulatif des          Copie du rapport par         A présenter à la réunion
rapports de missions effectuées                            missions mensuelles                mail au PPCDR                mensuelle avec le PPCDR
sur terrain                                                effectuées avec le montant des
                                                           dépenses et les litres de
                                                           carburant consommés /autres
                                                           informations éventuelles
                                                           Utiliser le modèle en annexe IV
Vérification de l’entretien des      Chauffeurs et         Vérification hebdomadaire          Vérification obligatoire     Quotidiennement pour les
voitures                             Responsable du SIP                                       du chauffeur sur les         chauffeurs,
                                                                                              données techniques
                                                                                              /entretien du véhicule

Présentation d’une demande de        Directeur Général     Après la synthèse des                                           A la fin de chaque semaine
remboursement des dépenses           DGPAE                 missions précédentes avec les                                   ou mission
avec comme annexe la                                       justificatifs, planifier les
documentation demandée                                     descentes qui vont suivre avec
                                                           les frais y relatifs
Remboursement des frais de           PPCDR                 Après la présentation de la        Chèque de                    Au plus tard 15 jours après la
transport pour les agents sur                              documentation, il faut             remboursement                demande de remboursement
terrain et de frais de mission                             rembourser dans le compte
avancés par la DGPAE                                       bancaire de la DGPAE


                                                                    16
17
                                                                                                                                  ANNEXE III




                           Programme SIP DGPAE / PPCDR / PARSAD
                                                          ORDRE DE MISSION
NOM et PRENOM:
......................................................................................................................

FONCTION :
...............................................................................................................................

                               Journée 1                 Journée 2                Journée 3                Journée 4                        Total
  ITINERAIRE
      ET
 DESTINATION
 KM voiture  Départ:                                                                                                              KM parcouru:
 Plaque :
                                                                                                        Arrivé:
                                                                                                                                  Lt consommés:

OBJET DE LA MISSION /: ................................................................................................

DUREE DE LA MISSION / Heure et Date de départ / Heure et Date de retour :
.........................................................................................................................................

NOM ET PRENOM DU CHAUFFEUR :
……………………..

 VEHICULE : Plaque ...................................... Model …………

Remarque :
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………
Le Directeur du DSIA                                                         Le Directeur de la DGPAE


Nom et Prénom : …………………………………… Nom et Prénom : ………………………..


Signature                                                                                               Signature


Le Représentant de l’Administration Locale / DPAE
Nom et Prénom : …………………………………………………………………Signature




Le Référent Statistique
Nom et Prénom : ………………………………………………………………….Signature


                                                                        18
                                                                                ANNEXE IV

MODELE DE RAPPORT DE MISSION DE SUPERVISION
                     Système d’Information sur la sécurité alimentaire et
                     sur les Prix des produits agricoles au Burundi (SIP)


Date :                 Du............ AU...........    Lieu :




Chef de mission:
Membres de
l’équipe


                        1.      …………………..
                        2.      ……………………
Agenda :
                        3.      …………………………………………………………….




Activités de suivi
A Préciser par le superviseur en fonction de l’agenda mentionné sur son ordre de mission
    Situation de la connexion,
    Etat de matériel informatique,
    Fréquence de déposition des fiches,
    Fréquence du scanning des fiches,
    Fréquence de saisie des fiches,
    Fréquence d’envoi des fiches,
    Problèmes sur la collecte des données + proposition de solution,
    Les dates des tableaux-résultats affichés au marché,
    Autres problèmes rencontrés + solutions proposées



Observations et Recommandations




Prochaine descente




                                                  19
. Les personnes rencontrées.



   1ère Journée du ……………………………………….
      Nom de la
      personne           Fonction Endroit   Quand
     rencontrée




   2ème Journée du ……………………………………….
      Nom de la
      personne          Fonction Endroit    Quand
     rencontrée




   3ème Journée du ……………………………………….
      Nom de la
      personne          Fonction Endroit    Quand
     rencontrée




   4ème Journée du ……………………………………….
      Nom de la
      personne          Fonction Endroit    Quand
     rencontrée




   5ème Journée du ……………………………………….
      Nom de la
      personne          Fonction Endroit    Quand
     rencontrée

                               20
     Fait à Bujumbura, le.... /..... 2011

                       Nom et Prénom

                           Superviseur




21
                                                                              ANNEXE V

MODELE DE TABLEAU RECAPITULATIF DES MISSIONS MENSUELLES

                                    Estimation    Estimation      Autres
       Responsable
                        Activité    du montant    du nombre    informations
Date   de la mission
                       principale      des         de litres       et/ou
         + autres
                                     dépenses    consommés     Observations
                                                                        GDocument1
                                                                         ANNEXE VI

GUIDE METHODOLOGIQUE 2011




                         Elaboration et mise en place du SIP - Pilote

                          GUIDE MÉTHODOLOGIQUE Version 2011




Ministère de l'Agriculture et Elevage

DSIA (Département des Statistiques et Information Agricoles)
en collaboration avec l’Assistance Technique du PARSAD
                                               23
                                                                                        GDocument1

GUIDE MÉTHODOLOGIQUE DU SIP


  I.   INTRODUCTION

Un système d'information est un ensemble de composantes qui agissent en concertation pour
atteindre l'objectif commun de diffusion des notices, des données et d'autres indications d'intérêt
public. Il comprend une unité centrale capable d'organiser les ressources humaines des différentes
composantes pour la collecte, la gestion, le traitement et la diffusion des données essentielles pour
la connaissance et fonctionnement d'un secteur de travail.

L’information, dans tous les domaines, est une ressource capitale pour la gestion des
organisations: elle doit être disponible, fiable, pertinente et ponctuelle pour la bonne marche des
fonctions vitales comme la planification, l’organisation, l’encadrement et le contrôle.
L’efficacité d’un système d’information sur la sécurité alimentaire dépend de la capacité analytique
et de communication du personnel chargé de son fonctionnement.
D’autres facteurs entrent en jeu dont le bon soutien institutionnel, des méthodes adéquates et la
technologie d’information appropriée y compris le matériel informatique.

Pour tous les gouvernements engagés dans le domaine de la sécurité alimentaire, la disponibilité
des informations est un but de développement important pour assurer la mise en place des
politiques agricoles nationales.
Au niveau mondial, les gouvernements nationaux se sont convenus de
S’allier pour réduire de moitié, d’ici 2015, le nombre de personnes souffrant de la faim. C’est bien
ce que vise le 1er Objectif du Millénaire pour le Développement.
Ce but ne sera être atteint que si les décideurs connaissent les groupes exposés à l’insécurité
alimentaire ainsi que la nature et les causes de cette insécurité.
Un Système d’Information sur la sécurité alimentaire a, finalement, pour objet d’apporter aux
décideurs nationales une information bien analysée sur la sécurité alimentaire. Dans ce contexte
l'information devient vitale pour les planificateurs, les financiers et autres décideurs qui formulent
et mettent en œuvre des politiques et programmes de sécurité alimentaire et parviennent à évaluer
les progrès de leur stratégie.

Le SIP au Burundi


Le domaine de l’agriculture jouit au Burundi une grande importance au niveau de l’économie
nationale. Le pays ne dispose pas encore d'un système efficace de collecte de données qui puisse
donner des indications constantes sur la tendance et la productivité du secteur agricole. Pour cette
raison, un système d’évaluation qui présente clairement les quantités produites et les surfaces
cultivées tout en n'oubliant pas les aspects liés à la commercialisation, la transformation et la
consommation familiale est indispensable.

Le Ministère de l'Agriculture et de l’Elevage du Burundi a ouvert une nouvelle phase de
planification pour une longue période et le manque de données réelles limite la possibilité de créer
de nouveaux plans d'action cohérents et réalistes. D'où le besoin de pouvoir trouver ces
informations ainsi que pouvoir prévoir et répondre rapidement aux urgences et carence
alimentaire.

Cette stratégie est conforme aux attentes de la Stratégie Agricole Nationale (juillet 2008) et aux
demandes du Programme National de la Sécurité Alimentaire 2009-2015 (décembre 2008) qui
répondent aux attentes du Sommet Mondial de l’Alimentation (Rome 1996). Ce dernier a
demandé à tous les pays qui font face à des crises alimentaires de mettre en place un système de
collecte de données et d'informations. De ce sommet, il est sorti la recommandation de se doter
des instruments pour permettre une analyse intégrée de la sécurité alimentaire et arriver à une

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meilleure connaissance des causes sous-jacentes de l’insécurité et de la vulnérabilité alimentaires
en soulignant l’importance de trouver des solutions pratiques au problème de la faim.

Le Département des Statistiques et d’Informations Agricoles du Ministère de l’Agriculture et de
l’Elevage est chargé de produire des données statistiques et les informations du monde rural
burundais. Ce département, dans les années passées, n'a pas été performant à cause de la crise
et faute de moyens constants mis à disposition par le Ministère de l’Agriculture et de l’Elevage.
Maintenant, grâce au financement du PARSAD (programme financé par l'Union Européenne), il
deviendra le centre de collecte de toutes les informations de base du Ministère de l’Agriculture et
de l’Elevage. .

Le DSIA rassemblera les informations de base à travers un système informatique étendu dans
tout le territoire national qui liera le cabinet, les directions générales, les directions de département
ainsi que les directions provinciales de l’agriculture et de l’élevage. Pour la mise en place de ce
système, des règles de base sont nécessaires à tous les agents intéressés par le fonctionnement
de ce système.

Le présent manuel sera le guide pour les agents directement impliqués dans le fonctionnement du
SIP pilote. Le présent document est la révision 1.


II.     OBJET ET BUT DU GUIDE METHODOLOGIQUE

Ce guide a pour objet d’offrir un outil de travail à tous ceux qui souhaitent participer activement à la
sauvegarde et à la promotion de l’information statistique en général. S’inspirant d’une démarche
pratique, adaptable à la diversité des contextes des ressources et des besoins, le Système de
collecte de l’Information sur la sécurité alimentaire et sur les Prix des produits agricoles, mis au
point dans ce manuel, offre de précieux conseils pratiques. Il suggère des plans de travail,
souligne les différentes phases nécessaires au déroulement scientifique de l’activité, incite à la
rigueur et en propose les règles.

Ce guide est destiné à tous les intervenants dans le système SIP pilote. Il peut servir également à
toute autre personne physique ou morale qui est intéressée par les résultats issus du SIP pilote.

Identification des risques et points critiques :

Le but et l’objet de ce guide sont indispensables pour la réussite du SIP pilote. Toutefois, il se
pourrait que la vision du SIP pilote soit étendue au fur du temps.

 III.   CHAMP D’APPLICATION

Ce présent guide sera un document flexible pour ce qui concerne des aspects techniques qui
méritent d'être encore essayés sur terrain et pour lesquels on n'a pas encore décidé la dernière
proposition, mais très rigide pour ce qui concerne la conduite à suivre de la part de ses utilisateurs
pour ne pas permettre l'introduction dans le système de la confusion et de l’anarchie, condition qui
décidera de la réussite ou de la faillite du fonctionnement du système.

Le champ d'application du SIP est divisée dans en 2 phases: la phase pour une seule province
(RUTANA) et la phase d’extension sur 4 provinces à savoir RUTANA, KIRUNDO, CIBITOKE et
MURAMVYA.

Risques et points critiques :

Tout ce qui est marqué dans ce guide doit être suivi scrupuleusement. Personne ne doit introduire
sa manière de travailler qui est contraire à ce qui est stipulé dans ce document. De même,
l’échantillon de 5 marchés au niveau d’une province n’est qu’un démarrage pour éviter des

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complications provenant d’un échantillon vaste. Après avoir acquis de l’expérience avec le temps,
il sera procédé à la réduction du nombre de marchés et même que le nombre de produits à suivre.


   IV.     ORGANIGRAMME DU SIP

L’organigramme du SIP sera réduit pour ne garder au niveau de la province que le référent
statistique dans la DPAE et le moniteur agricole sur terrain. L’agronome communal ainsi que
l’assistant de zone ne feront plus partie du SIP : ce qui réduira le nombre de responsables chargés
de l’envoi et de la réception des informations. Les moniteurs responsables de la collecte de prix ne
seront plus au nombre de deux mais un seul par marché.

Le nouveau réseau du SIP comprend d’amont en aval :
    Le superviseur au niveau de la DSIA,
    Le référent statistique au niveau de la DPAE,
    Le moniteur agricole au niveau du marché.

Avec le circuit antérieur où la fiche de collecte devait passer par l’assistant de zone puis à
l’agronome communal, il s’est avéré être encombrant. A partir de maintenant il sera prévu des frais
de déplacement pour les moniteurs qui sont chargés de collecter les données afin qu’ils puissent
déposer les fiches remplies à temps.
Le moniteur agricole sera en contact direct avec le référent statistique sans un autre intermédiaire
selon le schéma suivant :

Collecte information : Moniteur            Référent Statistique          Superviseur (DSIA)
Retour de l’information : Superviseur (DSIA)              Référent Statistique         Moniteur




D’après l’organigramme, il apparaît que le SIP pilote possède 3 niveaux d’intervention d’amont en
aval à savoir le superviseur au niveau de la DSIA, le référent statistique au sein de la DPAE et le
moniteur agricole dans les marchés.

Identification des risques et points critiques :

L’interdépendance entre les différents échelons de l’organigramme du SIP est primordiale pour
prétendre réussir les objectifs du SIP pilote. Si un des maillons de la chaîne se montre défaillant,
pour une raison ou une autre, c’est le système qui va s’ébranler. D’où la prise de conscience et la
responsabilité de chaque intervenant à la chaîne sont indispensables.


ACTIVITES PREALABLES POUR LA MISE EN PLACE DU SIP pilote : FORMATIONS


Avant de lancer toute activité en rapport avec le SIP pilote, une période de formation préalable de
tous les intervenants s’est avérée indispensable :
    Les cadres du DSIA ont été formés en logiciels (Word et Excel, Outlook pour la
        messagerie, en Internet Explorer pour la navigation ainsi l’initiation aux logiciels SPSS et
        ACCESS) pour pouvoir traiter les données qui proviendront des différents marchés. Ils ont
        été aussi formés sur la technique de collecte des données sur terrain.
    Les référents statistiques ont été formés en logiciels (Word et Excel. Outlook pour la
        messagerie et Internet Explorer pour la navigation, formation dans le scanning et la
        création des fichiers PDF pour être capables de saisir, scanner et envoyer au DSIA les
        informations collectées au niveau des marchés. Ils ont aussi été formés sur la technique
        de collecte des données sur terrain.

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    Les moniteurs agricoles ont été formés sur la technique de collecte des données sur
     terrain.

Risques et points critiques :

Pour plus d’efficacité et pour pouvoir former le maximum d’intervenants dans le système SIP, les
cadres du DSIA et les référents statistiques ont subi une formation ensemble de tous les modules
qui se ressemblent. Par la suite, ils ont participé dans la formation des personnes à la base
(moniteurs) afin de pouvoir profiter de la formation sur la collecte des données sur terrain.


ACTIVITES PROPREMENT DITES DU SIP II:

   1. La collecte des prix des produits agricoles

Dans chaque province, il a été pris comme cible 5 grands marchés avec chacun un moniteur
agricole. Pour déterminer le jour de la collecte des données, il faut considérer le jour de la semaine
où les activités d’échange sur tel ou tel autre marché sont maximales. Ils recueillent donc les
informations sur le marché et remplissent la fiche de collecte des données :
     Sur la fiche de collecte, il y a toute une liste de produits qu’il faut renseigner leur prix. Cette
        liste n’est pas exhaustive et l’agent de collecte (moniteur agricole) doit ajouter les produits
        présents sur son marché mais qui ne font pas partie de la liste ;
     Le meilleur moment de la collecte des prix ne doit pas être ni à l’ouverture du marché ni
        vers la fermeture du marché ;
     Les moniteurs agricoles doivent, obligatoirement, visiter trois vendeurs d’un même produit.
        Ces marchands doivent être éloignés les uns les autres pour éviter l’effet d’influence sur la
        déclaration des prix ;
     Pour tous les produits qui ne sont pas vendus en unités standards (tas, régime, panier,
        casserole), les moniteurs doivent les rassembler et les peser pour pouvoir ramener les prix
        au kilo ;
     De plus, pour chaque produit, les moniteurs sont priés d’apporter des observations sur la
        quantité, la qualité, l’évolution ou le comportement du marché par rapport à la semaine
        précédente. Ces informations sur les tendances moyennes, sur les disponibilités en
        produits et sur l’évolution de l’offre et la demande se traduiront par remplissage des cases
        correspondantes par :
        Fb, M ou F respectivement pour la demande faible, moyenne ou Forte,
        Fb, M ou F respectivement pour l’offre faible, moyenne ou Forte,
        B, AB ou M respectivement pour la qualité bonne, assez bonne ou mauvaise,
               +, 0 ou – respectivement pour les prix élevé, modéré ou en baisse

       Ces informations sur les tendances moyennes sont collectées à titre indicatif car elles ne
permettent pas la comparaison dans différentes entités de collecte. Elles sont fonctions de
l’appréciation des agents de collecte.

Risques et points critiques :

       Le travail de collecte des prix demande un esprit d’abnégation de la part de l’exécutant. Il
ne faut en aucun cas qu’il y ait négligence dans la collecte de l’information. Celle-ci peut conduire
à des situations d’accumulation des erreurs.

       L’heure de collecte ne doit pas être identique sur toute la province car certains marchés
battent le plein toute la journée, d’autres uniquement dans l’avant midi et d’autres dans l’après-
midi.

        Les informations sur les tendances sont aussi d’une importance capitale dans l’analyse
qualitative de l’évolution des prix.

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   2.   Diffusion des informations vers les agriculteurs

Le SIP mettra à la disposition du Ministère des informations sur les prix qu’il partagera avec les
opérateurs à la base. Ces informations permettront aux agriculteurs de décider s’il leur convient
de vendre leur récolte un certain jour ou d’attendre, dans l’espoir que les prix vont augmenter. Ces
informations leur indiqueront également si les prix offerts par le commerçant local est raisonnable
ou pas.

Les informations sur les prix s’appliquant à des périodes antérieures permettent aux agriculteurs
de décider par exemple s’il est plus lucratif de se livrer à la production de nouvelles espèces, de
produire hors saison les cultures actuelles ou de chercher à offrir des variétés de qualité plus
élevée.

La diffusion de l’information sur les prix est hebdomadaire. Un tableau d’affichage dot être installé
à l’entrée du marché ou à un endroit le plus fréquenté au niveau du marché.

Identification des risques et points critiques :
L’information sur les prix sera utile aux agriculteurs si elle leur parvient à temps. Le rythme de
diffusion hebdomadaire est ambitieux mais reste réaliste du fait que le rythme de marchés est
aussi hebdomadaire. La façon de faire parvenir les informations aux agriculteurs doit être efficace
de telle sorte que ces derniers puissent exploiter ces informations pour les négociations futures. La
responsabilité incombe aux moniteurs qui doivent diffuser ces informations dans leurs entités
respectives à temps. Le seul point critique est de déterminer l’endroit le plus efficace où la majeure
partie des agriculteurs peuvent se rassembler.



   V.      LA DUREE DE TRANSMISSION DES DONNEES


Comme le prix est une donnée éphémère, c'est-à-dire qu’elle est bel et bien valide au moment et
au lieu de sa collecte, elle ne reste comme donnée nécessaire pour servir de référence qu’à court
terme. C’est pour cette raison qu’il est nécessaire que la diffusion de ce prix soit la plus rapide
possible pour qu’il puisse rester exploitable par les utilisateurs. Or, la transmission de l’information
sur les prix est assurée par une chaine constituée par tous les intervenants au SIP pilote.

A la fin de chaque journée de collecte, la fiche devra être signée par le moniteur agricole. Une fois
la collecte terminée, le moniteur agricole acheminera la fiche de données jusqu’à la DPAE. Cette
transmission se fait le jour même du marché.

Le traitement des données doit se faire pour que les résultats soient disponibles avant le jour du
marché de la semaine suivante. Les agriculteurs ne pourront avoir les informations sur les prix
qu’une fois les deux semaines (voir l’Annexe IV). Ce sont les moniteurs agricoles qui sont chargés
de les diffuser. Ces tableaux devront alors être affichés au niveau des marchés de telle manière à
ce qu’ils soient accessibles à tous. Une des voies de diffusion rependue et très efficace, reste la
diffusion sur les lieux de culte comme les églises qui touche 90% de la population.


Identification des risques et points critiques :
Le plus grand risque est de ne pouvoir rendre disponible les résultats à temps. Ceci peut être dû
soit lors de l’ascendance des informations (du moniteur au DSIA) soit lors de la descendance des
informations. Chaque intervenant dans le SIP a ses tâches bien définies de telle sorte que s’il y a
défaillance, il est facile de déterminer les responsabilités des uns des autres. Aucun intervenant ne
s’est vu attribuer des tâches difficiles accomplir dans le temps imparti.



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   VI.      REGIME DISCIPLINAIRE

La négligence d'une personne faisant partie des maillons de la chaîne entraîne automatique la non
atteinte des résultats escomptés par le SIP pilote. Donc, c’est à cette personne négligente
qu’incombera la responsabilité de cet échec. Il est alors prévu des sanctions à l’égard de toute
personne (maillon de la chaîne) qui entravera la bonne marche du système SIP pilote notamment :
      Pour 5 fautes commises durant une période de 3 mois, il est prévu d’amputer une somme
        équivalente à un mois de salaire,
      Pour 3 fautes consécutives sans explication valable, il est prévu le licenciement dans le
         système SIP pilote,

Tout manquement aux règles en vigueur dans l’exécution du SIP pilote expose le travailleur fautif,
selon la gravité de la faute aux sanctions suivantes :
     La remarque écrite,
     La demande d’explication,
     Le reproche,
     La mise à pied allant de 3 à 15 jours,
     Le licenciement dans l’exécution du SIP.

Sont considérées notamment comme les fautes lourdes :
    Tout détournement ou gestion frauduleuse de la chose du DSIA, tout vol en général, tout
       abus de confiance,
    Absentéisme non autorisé et non justifié,
    Tout abandon et refus de travail,
    Toute destruction ou détérioration volontaire ou par négligence du matériel du DSIA,
    Toutes voies de fait et injures à l’égard d’un membre du personnel ou de l’employeur,
    Tout état d’ébriété sur le lieu de travail,
    Toute utilisation sans autorisation préalable du matériel du SIP,
    Toute publication ou déclaration à la presse sur une question relative au travail,
    La corruption sous toutes ses formes,
    Tout comportement malhonnête susceptible de porter atteinte à l’image de marque du SIP
    Tout abus d’autorité, falsification des documents officiels,
    Le fait de se livrer à des actes de violence envers les tiers, les supérieurs ou tous les
       collègues,
    Les injures proférées à l’égard de ses supérieurs hiérarchiques,


Pour les cas précis des chauffeurs, en plus des obligations communes à tous les employés du
DSIA chargé de l’exécution du SIP pilote, ils doivent garder à l’esprit que :
    Le transport non autorisée des personnes en dehors du DSIA chargé de l’exécution du SIP
       pilote et des biens ou de tout autre comportement irresponsable tel que le détournement du
       carburant, constituent des cas de fautes lourdes passibles d’une exclusion dans l’exécution
       du SIP pilote,
    Les véhicules du DSIA chargés de l’exécution du SIP pilote ne peuvent être utilisés que
       durant les heures de travail ou lors de déplacements professionnels à l’intérieur du pays.
       Chaque véhicule doit disposer d’un cahier de bord qui doit être rempli par chaque
       utilisateur lors des déplacements.
    La surcharge du véhicule, les excès de vitesse, la conduite en état d’ébriété etc. conduiront
       exclusion dans l’exécution du SIP pilote et au remboursement des dégâts provoqués
    Tout déplacement au titre d’une mission doit faire objet d’un ordre de mission établi et
       signé par le Directeur du DSIA

Il est formellement interdit aux employés de prendre un quelconque engagement au nom du DSIA
ou d’utiliser l’image du DSIA en dehors des cas de délégation écrites par les supérieurs
hiérarchiques. Tout écart de comportement de ce genre constituera une faute lourde qui sera
sanctionné par un licenciement sans préavis conformément à la loi.
                                               29
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   VII.     MOYENS DE COLLECTE


VII.1     Moyens humains

Le SIP pilote fonctionne comme une chaine dont les maillons sont de l’aval en amont :
    Les moniteurs agricoles qui œuvrent au niveau de la colline,
    Les référents statistiques qui œuvrent au niveau de la DPAE,
    Les cadres du MINAGRIE qui œuvrent au niveau de la DSIA,
    Un statisticien et un informaticien,
    Les chauffeurs




                                               30
Au sein de la DSIA, le fonctionnement du SIP No2 peut être schématisé comme suit :




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                                                                              Superviseurs



        DPAE                   DPAE                      DPAE                      DPAE                   DPAE                   DPAE                       DPAE
      CIBITOKE               CANKUZ0                    GITEGA                   KIRUNDO                 GITEGA               MAKAMBA                     RUTANA
 Référent Statistique   référent statistique      référent statistique      Référent Statistique   Référent Statistique   Référent statistique       Référent Statistique


        DPAE                          DPAE                      DPAE               DPAE                   DPAE                          DPAE                DPAE
      CIBITOKE                    CANKUZO                    GITEGA              KIRUNDO              MURAMVYA                     MAKAMBA                RUTANA
 Moniteurs Agricoles          Moniteur agricole         Moniteur agricole   Moniteurs Agricoles    Moniteur Agricoles          Moniteurs agricoles   MoniteursAgricoles
                                                                                    GDocument1

1. Le moniteur agricole est chargé de collecter les données et les transcrire sur des fiches
   appropriées. Les informations à collecter seront constituées exclusivement des prix
   moyens des différentes denrées alimentaires qui se trouvent sur le marché qui lui est
   confié.

   Les tâches qui incombent au moniteur sont :
       Durant toute une semaine (semaine1), le moniteur agricole affecté sur un marché
          dispose d’une seule journée de marché pour collecter les prix des produits agricoles
          présents;
       Le jour suivant celui de la collecte des prix, le moniteur doit prendre toutes les
          dispositions pour faire parvenir la fiche remplie au référent statistique à la DPAE;
       Lors du dépôt de la fiche de la semaine 2, le moniteur agricole va retirer le tableau -
          résultats de la semaine 1;
       Le moniteur doit afficher le tableau – résultats à un endroit le plus fréquenté par la
          population qui se rend au marché (entrée du marché, ...etc).

2. Le référent statistique est un cadre de la DPAE qui, de préférence, a le suivi – évaluation
   dans ses attributions. Il doit être nommé officiellement par le Ministre (selon les termes de
   référence) sur proposition du Directeur de la DPAE.

   Les principales tâches hebdomadaires qui incombent au Référent Statistique sont :
         Rassembler toutes les fiches remplies disponibles au sein de sa province ;
         Procéder à un scanning au format PDF, avant toute autre manipulation ;
         A ce stade, il semble nécessaire d’instaurer un 1er niveau de contrôle. En effet, le
          référent statistique pourra vérifier la vraisemblance des données recueillies ;
         Saisir les données collectées au format Excel sur des fichiers préétablis par la
          DSIA ;
         Les erreurs constatées ne seront pas saisies dans les fichiers mais plutôt devront
          faire objet d’une mention spéciale qui sera communiquée aussi bien au cadre de la
          DSIA qu’au moniteur agricole à l’origine de la collecte ;
         Une fois cette opération terminée, il transmet les fichiers PDF et Excel à la DSIA via
          sa connexion internet ;
         Impression et multiplication du tableau – résultats de la semaine passée et le
          distribuer aux différents moniteurs pour affichage
          .
   N.B. Dans la pratique, le référent statistique aura donc à traiter 5 fiches par province
   (équivalent aux 5 marchés cibles). Les opérations de scanning et de saisie doivent se faire
   aussitôt les fiches réceptionnées. Il conservera une copie de tous les fichiers scannés ainsi
   que les fichiers au format Excel dans un répertoire de travail et enverra une copie à
   l’adresse de son superviseur. D’autres copies seront envoyées au PPCDR sur l’adresse
   suivante : matichou2002@yahoo.fr

          La transmission à la DSIA des fiches saisies et scannées doit s’effectuer la journée
   suivant la réception des fiches.

          Il est le responsable de l’ordinateur mis à la disposition de la DPAE par le SIP pilote.

3. Les cadres du DSIA doivent se répartir les différentes tâches qui reviennent au rôle capital
   que doit jouer ce département. Celles - ci consistent en la centralisation de toutes les
   données brutes issues de tout le territoire national, le traitement de ces données pour leur
   donner un format utilisable par tout le monde, la diffusion des résultats obtenus à tous les
   partenaires identifiés ainsi que la conservation de la base de données pour des utilisations
   futures.

   Les opérations de réception et traitement doivent se faire de telle sorte que l’opération de
   diffusion des résultats se fasse le jour du dépôt de la fiche de la semaine suivante.
                                             32
                                                                                    GDocument1
   Concrètement, les tâches hebdomadaires qui incombent au Superviseur sont :
       Réception des documents envoyés par le référent statistique;
       Traitement des données brutes afin de pouvoir produire des tableaux - résultats où
         les informations telles que les prix moyens de chaque produit présent sur les 5
         marchés, le prix le plus élevé de ce même produit dans toute la province (ainsi que
         le nom du marché) et le prix le moins élevé de ce même produit dans toute la
         province (ainsi que le nom du marché) ;
       Vérification de la cohérence des résultats obtenus ;
       Envoi de ces tableaux au référent statistique au plus tard la veille du jour où il y a
         passage du 1er moniteur pour le dépôt des données de la semaine ;
       Descente pour s’assurer que la méthodologie appliquée est conforme à celle
         convenue et résoudre tous les problèmes en rapport avec le SIP.

4. Des équipes de suivi sont également prévues au sein de la DGPAE. La partie de suivi
   est, en effet, considérée comme la plus délicate et nécessite une attention particulière de la
   part de la DGPAE. Comme la réaction, l'engagement et le dévouement des opérateurs à la
   base de la chaîne du SIP pilote ne sont pas connus, il y a un grand risque que les données
   ne seront pas relevées correctement ce qui a comme conséquence le cumul des erreurs.

   Des missions de descente sur terrain seront organisées pour pouvoir visiter chaque DPAE
   au moins une fois par mois. Chaque mission prévoit une équipe de deux personnes dont le
   DGPAE et/ou le DSIA. Arrivée à la DPAE, la mission doit s’effectuer en deux phases à
   savoir : la 1ère phase se passe au bureau de la DPAE pour travailler avec le référent
   statistique tandis que la 2nde phase va se faire sur terrain pour suivre les autres maillons du
   système SIP pilote au niveau de la DPAE visitée.

   L’objectif principal de chaque mission sera de suivre de près le travail des moniteurs et les
   référents statistiques ainsi la formation continue au sein de la DPAE. En effet, toutes les
   directives dirigées vers ces maillons du système SIP pilote doivent être suivies
   scrupuleusement. D’où les descentes sporadiques pour pouvoir surprendre les agents sur
   terrain. De plus, au fur et à mesure que le SIP sera exécuté, des reformes et adaptations
   doivent être effectuées de temps en temps, il n’y aura pas de séances prévues pour
   informer et pour former tous les référents statistiques en même temps. Cette tâche de
   former ou de recycler incombe aux cadres du DSIA qui vont le faire au niveau des DPAE.

 5. Un statisticien et un informaticien ont été recrutés pour le DSIA afin d’appuyer les
    cadres existants pour assurer le bon fonctionnement du SIP pilote aussi bien dans le
    domaine statistique (harmonisation des unités de mesure locales et le calcul des indices
    statistiques) que dans le domaine informatique (usage de logiciels appropriés). Ceci aura
    comme finalité la constitution d’une base de données informatisée avec un logiciel ayant
    des fonctionnalités telles que :
 Un module complet de gestion de base de données sur les prix (gestion, vérification de
    cohérence de données, recherches, analyses statistiques, calculs d’indices des prix,
    éditions, etc.)
 Un module de représentation graphique et d’analyse mathématique des séries
    chronologiques permettant des prévisions à court terme à partir d’une bibliothèque intégrée
    de modèle mathématiques de prévision.

   Le statisticien et l’informaticien sont parfois tenus à effectuer des descentes sur terrain
   avec les cadres du DSIA pour s’assurer que la collecte s’effectue convenablement ainsi
   pouvoir dépanner les référents statistiques sur d’éventuelles difficultés rencontrées dans la
   manipulation des ordinateurs.




                                             33
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Identification des risques et points critiques :

Les moyens humains mis en disposition du SIP sont amplement suffisants mais le plus grand
risque est la mobilisation de chacun pour la réussite du projet. Pour le personnel œuvrant au sein
du DSIA tout comme la cellule centrale, le risque de démotivation est minime. Mais pour le reste
des intervenants, il peut y avoir quelques doutes du fait qui peut y avoir comme prétexte le fait
d’avoir autres tâches quotidiennes à effectuer qui n’ont pas de rapport avec le SIP pilote. C’est le
rôle du Directeur de la DPAE qui pourra résoudre ces types de problèmes.

VII.2   Moyens matériels

Pour mener à bien leur mission dans meilleures conditions, tous les acteurs du SIP pilote
bénéficient des moyens matériels nécessaires. Ainsi, pour chaque partenaire du système (Cabinet,
Directions Générales et DPAE), il est en possession d’un kit informatique constitué :
     Ordinateur
     Scanner
     Système de stabilisation de l’alimentation en électricité

Des véhicules tout terrain sont également prévus.

L’ordinateur est au service du référent statistique. C’est avec ce matériel là qu’il exerce ses
fonctions quotidiennes du SIP pilote notamment saisir les données sur les prix des denrées
alimentaires des marchés de chaque commune. Il est interdit de installer des logiciels autres que
ceux nécessaires au fonctionnement du SIP pilote et que cet ordinateur ne soit utilisé que pour les
activités y relatives.

Le scanner sert à mettre sous support digital toutes les fiches remplies par les moniteurs agricoles
lors de la collecte sur terrain. En effet, parallèlement à la saisie des données au format Excel par
les référents statistiques, ceux-ci pourront effectuer des tests de scan avec les logiciels de
reconnaissance de texte (ORC) fournis avec les scanners. Si ceux-ci s’avèrent concluants, le
système pourra être enrichi de cette procédure. Mais pour cela, il est impératif que les fiches de
collecte de données soient remplies de façon très lisible et ne comporte aucune rature. Ceci a
comme avantage qu’il sera possible de détecter des erreurs éventuelles au niveau du DSIA et
mais la correction de l’erreur étant impossible en temps réel, le moniteur ayant commis l’erreur
devra redoubler de vigilance.

 Le système de stabilisation de l’alimentation électrique est installé pour essayer de pallier aux
éventuelles coupures de courant qui risquent d’être préjudiciables au fonctionnement du kit
informatique. S’il y a coupure de courant, il sera toujours possible d’envoyer des messages car
l’appareil aura conservé de l’énergie utilisable pendant un certain temps.
Une attention particulière doit être tirée du fait que pour chaque kit informatique, il faut désigner
une personne responsable de son fonctionnement dans son entité.

Pour que les descentes sur terrain soient possibles, le SIP pilote prévoit 4 véhicules tout terrain
à mettre à disposition du DSIA ainsi qu’un véhicule tout terrain au niveau du Cabinet. Ces
véhicules doivent être en bon état. Ils doivent être capables d’accéder dans les différents coins du
pays afin de permettre aux membres de l’équipage de se rendre compte de la véracité des
données collectées par les moniteurs et aussi résoudre d’éventuels problèmes qui peuvent
survenir surtout au niveau de la méthodologie de collecte.
La gestion quotidienne de ces véhicules doit être menée avec rigueur : ils ne sont destinés qu’à
l’utilisation unique pour les activités relatives au SIP. Leur utilisation à des fins privées est exclure.
Pour cela, il est prévu de mettre à disposition, pour chaque véhicule, un carnet de bord qui pourra
permettre le suivi régulier de l’utilisation des véhicules. Ce carnet devra contenir entre autre des
éléments suivants : le nom du chauffeur qui conduit, la date et l’heure de sortie ainsi que l’index
kilométrique correspondant, le motif de sortie, la date et l’heure de retour ainsi que l’index
kilométrique, la signature du chauffeur tout comme celle du chef de mission.(voir l'annexe II) En

                                                   34
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dehors des heures de service, ces véhicules doivent être stationnés dans un endroit bien sécurisé,
de préférence dans le parking du DSIA.

C’est le Directeur du DSIA qui est le responsable du parc automobile du SIP pilote. Il affectera les
chauffeurs selon les axes de descentes sur terrain prévus. Ainsi, chaque chauffeur est tenu à :

   1. Effectuer un contrôle complet de l’état de la voiture : huile, carburant, batterie, miroir rétro,
      phares, clignotants, pneus, ou tout problème nécessitant une réparation minimale ;
   2. Remplir le cahier de bord ;
   3. Conduire selon les normes du code de la route et le respect des normes du pays d’accueil
      par une organisation internationale ;
   4. Nettoyer la voiture aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur: le matin après la consigne,
      l’après midi à la fin de la journée de travail ;
   5. Annoncer au Directeur de DSIA tous les problèmes techniques survenus au véhicule
      pendant la journée ou tout autre problème suspect : bruit inconnu ou autre ;
   6. Etablir à la fin de la semaine un rapport écrit, de l’état du véhicule sous sa responsabilité et
      le donner au Directeur de DSIA ;
   7. Contrôler la présence des documents du véhicule et leur date de péremption et l’annoncer
      au Directeur de DSIA ;
   8. En cas d’accident production d’un rapport écrit au Directeur de DSIA ;
   9. En cas de panne grave de la voiture le dire au Directeur de DSIA dans les meilleurs délais ;


Le transport non autorisée des personnes en dehors du DSIA chargé de l’exécution du SIP et des
biens ou tout autre comportement irresponsable tel que le détournement du carburant, constituent
des cas de fautes lourdes passibles d’un exclusion dans l’exécution du SIP,

Pour ce qui est d’autres matériels de travail (carnets, fiches à remplir, stylos, …etc.), ils seront mis
à disposition par l’ ONG CISV.

Identification des risques et points critiques :

Le seul risque apparent est l’utilisation abusive du patrimoine du SIP pilote à d’autres finalités. La
responsabilité incombe en premier lieu au Référent Statistique dans la DPAE pour ce qui est du
parc informatique. Cette responsabilité revient ensuite au Directeur de DSIA surtout en ce qui
concerne le parc automobile du SIP pilote mais aussi à tout le matériel informatique mis à sa
disposition.

VII.3   Moyens financiers

Le budget prévisionnel pour le fonctionnement du SIP se limite :
    Frais d’achat du carburant
    Frais de connexion sur internet
    Frais de transport des équipes de collecte,
    Frais de mission pour la supervision

Le budget d’essence est calculé en fonction des kilométrages prévus mais assez large pour
couvrir des imprévus. Des carnets de bords sont prévus et doivent être régulièrement remplis afin
de permettre une bonne gestion du carburant.

Le budget sur le frais de recharge de la carte pour se connecter a été fortement minimisé. En effet,
il faut noter que le SIP travaillera avec le système OUTLOOK EXPRESS qui a comme avantage
de faire tout le travail hors connexion et de n’utiliser la connexion que pour envoyer les messages
uniquement.

Les frais de mission et de transport sont prévus selon le Protocole régissant l’octroi des frais de
transport et de séjour payés aux participants aux activités des projets et programmes financés

                                                  35
                                                                                                  GDocument1
       par la commission européenne. Toutefois, il faut noter qu’un rapport de mission avec signatures de
       toutes les personnes contactées est un préalable pour qu’il y ait prétention d’effectuer une nouvelle
       mission.

       Identification des risques et points critiques :

       Les moyens financiers mis à disposition doivent l’être de façon régulière et à temps. Le grand
       risque est que si ces moyens tardent à être disponibles, ça peut avoir un impact direct dans
       l’exécution du SIP.


       VIII        LA COLLECTE PROPREMENT DITE

       Une préparation et une planification minutieuse du travail de collecte pourront amoindrir les
       difficultés sans toutefois les annuler. En effet, chaque agent de collecte doit avoir une idée assez
       précise de ce qu’il cherche et de ce pourquoi il le cherche.

       Seul les prix des produits agricoles ainsi que les informations qualitatives seront collectées.


       IX          FICHE DE COLLECTE

       Une fiche de collecte est prévue pour que les moniteurs agricoles puissent la remplir de façon
       uniforme. Les éléments constituants cette fiche peuvent se résumer en :


              0. Les informations d’identification

       Province                                                    :
       Commune                                                     :
       Zone                                                        :
       Marché de                                                   :
       Nom de l’agent de collecte                                  :
       Date de collecte                                            :
       Nom du Référent Statistique                 :
       Date de réception par le Référent Statistique               :


              1. Les informations sur les prix
              2.
     Nom du produit en                                                                      Observations
No                              Nom vernaculaire      Unité   Relevé1   Relevé2   Relevé3
     Français                                                                               D    O    Q    P

1    Riz Paddy Local            Umuceri udasakuye     Kg

2    Riz décortiqué local       Umuceri Usekuye       Kg

3    Riz décortiqué Tanzanien   Umu Tanzaniya         Kg

4    Maïs grain                 Intete z’ibigori      Kg

5    Maïs farine                Ifu y’ibigori         Kg

6    Maïs légume                Ibigori bibisi        Kg

7    Maïs Non égrainé           Ibigori vy’imitumba   Kg

8    Blé                        Ingano                Kg


                                                              36
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9    Blé farine          Ifu y’ingano          Kg

10   Sorgho              Amasaka               Kg

11   Farine de Sorgho    Ifu y’amasaka         Kg

12   Eleusine            Uburo                 Kg

13   Haricot jaune       Ibiharage jone        Kg

14   Haricot volubile    Ibiremberwa           Kg

15   Haricot ordinaire   Ibiharage bisanzwe    Kg

16   Petit pois          Ubushaza              Kg

17   Arachide            Ibiyoba               Kg

18   Manioc              Umwumbati             Kg

19   Manioc ses          Umwumbati wumye       Kg

20   Manioc farine       Ifu y’umwumbati       Kg

21   Chicuangue          Ubuswage              Kg

22   Patate douce        Ibijumbu              Kg

23   Colocase            Amateke               Kg

24   Pomme de terre      Ndinamagara           Kg

25   Pomme de terre      Ibirundi              Kg

26   Banane à cuire      Igisahira             Kg

27   Banane à bière      Igitoke c’inzoga      Kg

28   Banane fruit        Imihwi                Kg

29   Banane plantain     Imizuzu               Kg

30   Choux blanc         Ishu                  Kg

31   Oignon rouge        Ibitunguru bitukura   Kg

32   Oignon blanc        Ibitunguru vyera      Kg

33   Carotte             Ikaroti               Kg

34   Tomate              Itomati               Kg

36   Viande de bœuf      Inyama y’inka         Kg

37   Viande de chèvre    Inyama y’impene       Kg

38   Viande de porc      Inyama y’ingurube     Kg

39   Poisson séché       Indagara              Kg

40   Poisson frais       Isamaki               Kg

41   Poulet              Inkoko                Kg

42   Œuf                 Irigi                 Kg

43   Huile de palme      Amavuta y’ikigazi     Kg



                                                    37
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44   Engrais DAP                Angere yirabura      Kg

45   Engrais Urée               Angere yera          Kg

46   Engrais KCl                Angere y’amabuye     Kg

47                                                   Kg

48                                                   Kg

49                                                   Kg


       N.B.        La liste des cultures n’est pas exhaustive, c’est pour cela qu’il est prévu des cases qui sont
                   vides à la 2ème et à la 3ème colonne, elles seront remplies par les moniteurs agricoles et à la
                   Cellule Centrale de juger si ça vaut la peine de suivre l’évolution de leurs prix. Donc, à
                   partir de la ligne 39, les noms de cultures seront différents selon les lieux de collecte.

       Cette fiche devra évoluer dans le temps surtout avec l’introduction de nouveaux éléments à
       collecter dans le secteur agricole et une formation préalable sur la méthodologie de collecte des
       données est envisagée.

       Identification des risques et points critiques :

       Le seul risque à éviter est la rupture de stock des fiches à remplir. Ceci suppose un
       approvisionnement régulier et la disposition d’une photocopieuse qui va multiplier ces fiches au
       niveau des DPAE.

       X.          TRAITEMENT DES DONNEES

       Le traitement des données se fera au niveau du DSIA. Avec le recrutement d’un statisticien et un
       informaticien, le personnel de ce département ont bénéficié d’une formation adéquate pour qu’il
       puisse être capable produire des éléments exploitables.
       Chaque référent statistique ainsi que chaque superviseur disposent d’une adresse électronique où
       devra régulièrement envoyer les données à son correspondant direct avec une copie obligatoire au
       PPCDR.

       Identification des risques et points critiques :

       Le fonctionnement normal du SIP pilote suppose une disponibilité permanente des cadres de
       DSIA et une meilleure connaissance des logiciels utilisés dans le traitement des données.

       XI.         DIFFUSION DES INFORMATIONS

       L’aspect le plus important du SIP pilote est la diffusion des informations exactes, fiables et
       d’actualité. Des tableaux-résultats seront produits au niveau du DSIA de façon hebdomadaire et
       envoyés à la PDAE pour impression et affichage au niveau des marchés. Chaque moniteur doit
       retirer un tableau des résultats lors du dépôt de la fiche remplie durant la semaine.

       XII.        CONCLUSION

       Le SIP vise à rendre les marchés du pays transparents et efficaces. Il fournit aux utilisateurs des
       informations périodiques leur permettant d’améliorer leur position de négociation et facilitant la
       prise de décision concernant :
            Les meilleurs types de cultures à produire,
            Les meilleurs moments et lieux de vente,
            Les meilleures périodes de stockage de manière à maximiser les profits


                                                             38
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                             ANNEXE VII

Carnet de bord du véhicule




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LISTE DES VEHICULES DU SIP

Marque du véhicule     Numéro du châssis   Plaque d’immatriculation

FORD RANGER 2.5 TDCI   MNCLS3139W7757334   C593AIT

FORD RANGER 2.5 TDCI   MNCLS32109W779773   C595AIT

FORD RANGER 2.5 TDCI   MNLCS32189W775261   C596AIT

FORD RANGER 2.5 TDCI   MNLCS32409W780728   C597AIT




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